E-Signature & Batch scan Στα πλαίσια της ψηφιοποίησης των διαδικασιών παρέχεται η δυνατότητα να σκαναριστούν τόσο τα έγγραφα της αίτησης όσο και τα δικαιολογητικά, απευθείας μέσα από ειδική οθόνη στο AIOS (Batch Scan). Με αυτό τον τρόπο η κάθε αίτηση μπορεί να ψηφιοποιηθεί πλήρως και να χαρακτηριστεί Full Digital. Για να χαρακτηριστεί μια αίτηση «Full Digital» θα πρέπει: Όλα τα έγγραφα της αίτησης είτε να έχουν υπογραφεί μέσω e-signature είτε να έχουν σκαναριστεί μέσω του Batch Scan, είτε να έχουν επισυναφθεί ως αρχεία και Τα έγγραφα δικαιολογητικών να έχουν σκαναριστεί μέσω του Batch Scan ή να έχουν επισυναπτεί Οι αιτήσεις που μπορούν να χαρακτηριστούν ως «Full Digital» είναι οι παρακάτω: Αιτήσεις Νέων Συνδέσεων: New Connection, Post2pre, Pre2Post, Ec2Post, Pre2Ec, Ex-Prepay, Transfer, Port in, New Ec, Fixed Activation, Vodafone Fixed. Παραγγελίες: New Prepay, Change owner Prepay, Change owner Fixed, Change Msisdn, Post2Pre, Ec2Pre, Reconnect. Retention
Λειτουργία οθόνης Batch Scan Σε διάφορα σημεία των αιτήσεων, έχει προστεθεί η επιλογή «Scan» μέσω της οποίας έχουμε τη δυνατότητα να σκανάρουμε έγγραφα και δικαιολογητικά απευθείας μέσα από το AIOS. Επιλέγοντας «Scan» ανοίγει το παρακάτω παράθυρο, στο οποίο μπορούμε να διαλέξουμε το scanner που θα χρησιμοποιήσουμε για τη σάρωση των εγγράφων. Αφού διαλέξουμε το scanner, επιλέγουμε «σάρωση» Page 2 of 13
Αφού ολοκληρωθεί η πρώτη σάρωση μπορούμε να επιλέξουμε «Σάρωση επόμενης σελίδας» για να σκανάρουμε επιπρόσθετες σελίδες. Εφόσον έχουμε ολοκληρώσει το σκανάρισμα των σελίδων που επιθυμούμε, επιλέγουμε «Ολοκλήρωση Σάρωσης» Page 3 of 13
Έχοντας ολοκληρώσει τη σάρωση, τα πεδία γίνονται ανενεργά. Επιλέγοντας «Συνέχεια» αποθηκεύονται τα δεδομένα και το παράθυρο του Batch Scan κλείνει. Page 4 of 13
1. Αιτήσεις Νέων Συνδέσεων Η λειτουργία του Batch Scan είναι διαθέσιμη στα παρακάτω σημεία της αίτησης, πατώντας την επιλογή «Scan»: Στη σελίδα 2 της αίτησης Νέας Σύνδεσης παρέχεται η δυνατότητα σκαναρίσματος του εγγράφου ταυτοπροσωπίας. Τα δικαιολογητικά επίσκεψης μπορούμε να τα σκανάρουμε μέσα από την σελίδα 4(σελίδα υποβολής αίτησης) πριν στείλουμε την αίτηση στον πιστωτικό έλεγχο. Επιλέγουμε το κάθε δικαιολογητικό και στη συνέχεια «Scan» ώστε να ανοίξει το popup του Batch Scan. Στη περίπτωση που έχουμε ήδη σκανάρει ένα έγγραφο και θέλουμε να το αντικαταστήσουμε, επιλέγουμε εκ νέου «Scan». Page 5 of 13
Θα εμφανιστεί προειδοποιητικό μήνυμα. Πατώντας «Συνέχεια» θα ανοίξει το παράθυρο του Batch Scan όπου μπορούμε να σκανάρουμε το νέο έγγραφο. Προσοχή: Εφόσον ολοκληρώσουμε τη σάρωση, οποιαδήποτε παλιά έγγραφα υπήρχαν σκαναρισμένα, θα αντικατασταθούν από τα νέα. Όσον αφορά τα έγγραφα της αίτησης, από την οθόνη Αναζητήσεις Αναζήτηση Αιτήσεων, στο πεδίο «Δικαιολογητικά Εγγράφων» έχουμε την δυνατότητα να σκανάρουμε τα έγγραφα μέσω Batch Scan. Στη περίπτωση που τα έγγραφα έχουν υπογραφεί μέσω του E-signature δεν παρέχεται η δυνατότητα σκαναρίσματος. Επιλέγοντας το κουμπί «Scan» θα εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα: Page 6 of 13
Αν τα έγγραφα επισυνάφθηκαν υπογεγραμμένα μέσω του Batch Scan υπάρχει η δυνατότητα υπογραφής εκ νέου μέσω του E-signature. Τα έγγραφα που έχουν σκαναριστεί μέσω του Batch Scan θα έχουν στο πεδίο «Batch Scanned» flag Y. Τα έγγραφα που έχουν υπογραφεί μέσω του E-signature θα έχουν στο πεδίο «E- Sign» flag Y. Page 7 of 13
Τα έγγραφα που έχουν σκαναριστεί από εξωτερικό σύστημα θα εμφανίζεται στο πεδίο «External Scanned» flag Y. Σημαντικό: Μια αίτηση χαρακτηρίζεται Full Digital στις 2 ακόλουθες περιπτώσεις: Όλα τα έγγραφα της αίτησης καθώς και όλα τα έγγραφα επίσκεψης έχουν σκαναριστεί (Batch Scan) ή Η αίτηση έχει υπογραφεί με e-signature και όλα τα έγγραφα επίσκεψης έχουν σκαναριστεί (Batch Scan) Page 8 of 13
2. Παραγγελίες Όταν καταχωρούμε μία παραγγελία (π.χ. new prepay) υπάρχει η δυνατότητα να σκανάρουμε το έγγραφο ταυτοπροσωπίας στη σελίδα 1 όπως φαίνεται παρακάτω: Εκτός από την παραπάνω οθόνη υπάρχει η δυνατότητα να σκανάρουμε τα έγγραφα ταυτοπροσωπίας αλλά και τα έγγραφα της παραγγελίας μέσα από την οθόνη «Συνημμένα». Η συγκεκριμένη επιλογή παρέχεται τόσο πριν όσο και μετά την υποβολή της αίτησης. Page 9 of 13
3. Retention Από την οθόνη Αναζητήσεις Αναζήτηση Retention υπάρχει η δυνατότητα να σκανάρουμε τα έγγραφα της αίτησης μέσα από την οθόνη «Συνημμένα». Page 10 of 13
Οθόνη εκκρεμοτήτων «Batch Scanning» Στις βασικές οθόνες του Aios έχει προστεθεί μία νέα οθόνη η οποία ονομάζεται «Batch Scanning». Από αυτή την οθόνη μπορούμε να δούμε: Τις αιτήσεις που δεν είναι Full Digital και απαιτούν σκανάρισμα εγγράφων ή δικαιολογητικών Αιτήσεις που ήταν Full Digital, αλλά κατόπιν ελέγχου από το τμήμα του Filing έχουν βγάλει κάποια εκκρεμότητα και απαιτούν διόρθωση σε κάποιο έγγραφο. Σε αυτή τη περίπτωση το Filing Status θα εμφανίζεται ως «Processed-Update required». Page 11 of 13
Επιλέγοντας την κάθε αίτηση, στο κάτω μέρος της σελίδας μπορούμε να δούμε τα απαιτούμενα έγγραφα και να κάνουμε διαδικασία batch scan από εκεί επιλέγοντας «Scan». Εφόσον τα έγγραφα σκαναριστούν και η αίτηση γίνει Full Digital, όταν η οθόνη γίνει refresh, η αίτηση δε θα εμφανίζεται πλέον. ΕΚΡΕΜΜΟΤΗΤΑ ΜΕΤΑ ΑΠΟ ΕΛΕΓΧΟ FILING Αν η εκκρεμότητα προκύπτει από έλεγχο του Filing, στα έγγραφα της αίτησης μπορούμε να δούμε τα αντίστοιχα σχόλια Με Filing status του εγγράφου «Processed-Update required» Page 12 of 13
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Στις αιτήσεις όπου υπάρχει εκκρεμότητα από το Filing, όταν ολοκληρώσουμε τις διορθωτικές κινήσεις, επιλέγουμε από αριστερά τις αιτήσεις που διορθώσαμε και πατάμε το κουμπί «Αποστολή Επιλεγμένων». Μέσα από την οθόνη «Batch Scan» υπάρχει η δυνατότητα αποστολής εγγράφων της αίτησης στον πελάτη μέσω e-mail. Page 13 of 13