Excel 2: Γραφική απεικόνιση αριθμητικών δεδομένων ενός φύλλου εργασίας Το θέμα της 2 ης πρακτικής άσκησης σε περιβάλλον του Microsoft Excel 2013, αφορά την γραφική απεικόνιση αριθμητικών δεδομένων τα οποία παρουσιάζονται σ ένα φύλλο εργασίας (worksheet). Υποθέτουμε, λοιπόν, ότι η εταιρία «ALFA» η οποία παράγει ένα καλιούχο λίπασμα επιθυμεί να παρουσιάσει παραστατικά την ανοδική πορεία των πωλήσεων της που είχε μέσα στην δεκαετία 1986-1996. Προτίθεται λοιπόν, να παραθέσει από τα αρχεία της για κάθε έτος χωριστά: τον ετήσια τζίρο που έκανε από την πώληση αυτού του λιπάσματος, τα συνολικά διακινηθέντα κεφάλαια στην αγορά από την πώληση όλων των λιπασμάτων αυτής της κατηγορίας, και βεβαίως το προκύπτον κάθε φορά μερίδιο αγοράς γι αυτήν. Ο πίνακας με τα στοιχεία της προαναφερόμενης δεκαετίας φαίνονται στον παρακάτω σχήμα: Σε πρώτη φάση πρέπει να καταχωρήσουμε αυτόν τον πίνακα σε ένα φύλλο Excel, κατά τους γνωστούς τρόπους που περιγράψαμε στην προηγούμενη άσκηση Excel 1 (κατάλληλα πλάτη στηλών, την γραμματοσειρά (Times New Roman), το μέγεθος των γραμμάτων να είναι 11, παχιά γράμματα, στοίχιση στο κέντρο και κάθε λέξη σε διαφορετικό κελί). Κατά την καταχώρηση του πίνακα να έχετε ως οδηγό το κάτωθι σχήμα, το οποίο παρουσιάζει μία «νοικοκυρεμένη» του μορφή. 1
Σε δεύτερη φάση θα ενσωματώσουμε δύο διαγράμματα τύπου πίτας (ή κυκλικού τύπου) στο ίδιο φύλλο εργασίας, τα οποία θα αποδεικνύουν γραφικά την ανοδική πορεία των πωλήσεων της εταιρίας στο συγκεκριμένο λίπασμα. Τα δύο αυτά διαγράμματα θα εμφανίζουν το ποσοστό πωλήσεων που είχε η εν λόγω εταιρία από την αγορά, κατά την πρώτη χρονιά (1986) και την τελευταία (1996) αντίστοιχα. Για την κατασκευή του πρώτου κυκλικού διαγράμματος της πρώτης χρονιάς κάνουμε τις παρακάτω ενέργειες: 1. Επιλέγουμε την περιοχή B6:C6 2. Από την καρτέλα «ΕΙΣΑΓΩΓΗ» (επιλογή 1), διαλέγουμε την περιοχή «Γραφήματα» (επιλογή 2), και από εκεί ανοίγουμε τον πτυσσόμενο κατάλογο του συμβόλου του γραφήματος πίτας (επιλογή 3). Από τον κατάλογο αυτόν επιλέγουμε την μορφή «Πίτα 3 Δ» (επιλογή 4). Όλα αυτά φαίνονται στα διπλανά σχήματα. Τότε στο φύλλο εργασίας θα εμφανιστεί ένα διάγραμμα-πίτα όπως φαίνεται στο κατωτέρω σχήμα: 2
3. Διαμορφώνουμε τώρα την πίτα ώστε να πάρει τρισδιάστατο σχήμα στο οποίο να φαίνονται αποκομμένα τα κομμάτια της. Για να το κάνουμε αυτό καθιστούμε ενεργό το διάγραμμα (αν δεν είναι!!) με ένα κλικ στο εσωτερικό του. Κατόπιν, από την περιοχή «Στυλ γραφήματος» επιλέγουμε την πρώτη εικόνα (επιλογή 1). Στο ίδιο αποτέλεσμα καταλήγουμε και αν κάνουμε κλικ στο μεσαίο εικονίδιο «Στυλ» που φαίνεται δίπλα στο διάγραμμα (επιλογή 2) οπότε ανοίγει ένας πτυσσόμενος κατάλογος και από εκεί επιλέγουμε το πρώτο διάγραμμα (επιλογή 3), όπως φαίνεται στο κατωτέρω σχήμα: Τώρα θα απομακρύνουμε τα δύο κομμάτια της πίτας, ενεργώντας ως εξής: Με το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού «σέρνουμε» προς τα έξω το μικρό κομμάτι της πίτας, ώστε να το αποσπάσουμε λίγο. Το διάγραμμά μας τότε θα φαίνεται ως εξής: 3
Κατόπιν απαλλασσόμαστε από τους δείκτες 1 και 2 (το τμήμα αυτό ονομάζεται «υπόμνημα») που φαίνονται στο κάτω μέρος του διαγράμματος, με το να κάνουμε κλικ κάπου ανάμεσά τους έτσι ώστε να εμφανιστεί ένα πλαίσιο γύρω τους, όπως φαίνεται στο διπλανό σχήμα και έπειτα πατάμε το πλήκτρο «Delete» και διαγράφονται. Ένας άλλος τρόπος διαγραφής του υπομνήματος είναι να κάνουμε κλικ στο πλήκτρο με τον σταυρό (ονομάζεται «Στοιχεία γραφήματος») που είναι δεξιά του διαγράμματος, και από τον εμφανιζόμενο πτυσσόμενο κατάλογο να απενεργοποιήσουμε την επιλογή «Υπόμνημα». ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το υπόμνημα αναφέρει πληροφορίες (συνήθως αριθμητικές) σχετικά με τα επί μέρους κομμάτια της πίτας. Εμείς εδώ δεν χρειαζόμαστε τέτοιου είδους πληροφορίες, οπότε το διαγράφουμε. Τώρα γράφουμε και διαμορφώνουμε τον τίτλο του γραφήματος ως εξής: Κάνουμε διπλό κλικ εκεί που γράφει «Τίτλος γραφήματος» και γράφουμε «Έτος 1986» με γραμματοσειρά Times New Roman και μέγεθος γραμμάτων 11. Τοποθετούμε ένα μαύρο ορθογώνιο πλαίσιο γύρω από τον τίτλο. Για να το κάνουμε αυτό πρώτα κάνουμε κλικ σε ένα σημείο του πλαισίου έτσι, ώστε να το επιλέξουμε και κατόπιν με ένα κλικ επιλέγουμε την καρτέλα «ΜΟΡΦΗ». Στην καρτέλα αυτή και στην περιοχή «Στυλ σχήματος» (επιλογή 1), υπάρχουν τρεις πτυσσόμενοι κατάλογοι: «Γέμισμα», «Περίγραμμα», και «Εφέ» (επιλογές 2, 3 και 4, αντίστοιχα), όπως φαίνεται στο κατωτέρω σχήμα: 4
Εμείς επιλέγουμε «Περίγραμμα» (επιλογή 3) και στον πτυσσόμενο κατάλογο χρωμάτων που ανοίγει επιλέγουμε το μαύρο χρώμα (βλέπε διπλανό σχήμα). Επίσης, με παρόμοιο τρόπο δημιουργούμε ένα μαύρο πλαίσιο γύρω από διάγραμμα-πίτα! Γεμίζουμε με χρώμα το πλαίσιο του τίτλου. Για να το κάνουμε ενεργοποιούμε (με ένα κλικ) το πλαίσιο και μετά επιλέγουμε «Γέμισμα» (επιλογή 2) και στον πτυσσόμενο κατάλογο χρωμάτων που ανοίγει επιλέγουμε ένα χρώμα! Έστω το κίτρινο όπως φαίνεται στο δεύτερο διπλανό σχήμα. 5
Βάζουμε σκιά στην δεξιά εξωτερική πλευρά του πλαισίου του τίτλου. Ενεργοποιούμε (αν δεν είναι) το πλαίσιο με ένα κλικ, και επιλέγουμε «Εφέ» (επιλογή 4). Στον πτυσσόμενο κατάλογο που ανοίγει, τοποθετούμε τον δείκτη του ποντικιού, (όχι με κλικ) στην επιλογή «Σκιά» και τότε αυτόματα ανοίγει ένας δεύτερος πτυσσόμενος κατάλογος με πλαίσια και σκιές. Εκεί, στην περιοχή «Εξωτερικά» επιλέγουμε το πρώτο πλαίσιο, όπως φαίνεται και στο διπλανό σχήμα. Κατασκευάζουμε τώρα ένα δεύτερο διάγραμμα-πίτα για το τελευταίο έτος 1996, ενεργώντας όπως περιγράψαμε ανωτέρω για την κατασκευή του πρώτου διαγράμματος. Εδώ η περιοχή που δεσμεύεται είναι η B16:C16. Τοποθετούμε το δεύτερο διάγραμμα κάτω από το πρώτο, αφού βέβαια μειώσουμε τις διαστάσεις τους έτσι, ώστε η οθόνη του Excel να φαίνεται όπως δείχνει η παρακάτω εικόνα: Τώρα δημιουργούμε έντονα περιγράμματα στα κελιά D6 και D16 χρησιμοποιώντας την επιλογή «Μορφοποίηση κελιών» όπου εκεί επιλέγουμε την καρτέλα «Περίγραμμα». Κατόπιν, σχεδιάζουμε τα τεθλασμένα βέλη τα οποία δείχνουν το μερίδιο αγοράς της εταιρίας στην πίτα της κάθε χρονιάς όπως φαίνεται στο κατωτέρω τελευταίο σχήμα. Για να το κάνουμε αυτό πάμε στην καρτέλα «ΕΙΣΑΓΩΓΗ» και επιλέγουμε «Απεικονίσεις». Τότε, ανοίγει ένας πτυσσόμενος κατάλογος, μέσα στον οποίο επιλέγουμε άλλον πτυσσόμενο κατάλογο ονόματι «Σχήματα», όπως φαίνεται στο διπλανό σχήμα. Εκεί επιλέγουμε ευθείες γραμμές και βέλη με τα οποία σχεδιάζουμε τα τεθλασμένα βέλη. Αν οι γραμμές και τα βέλη έχουν διαφορετικό χρώμα από το μαύρο, τότε, έχοντας κάθε τμήμα τους ενεργοποιημένο διαδοχικά, επιλέγουμε το μαύρο χρώμα στην επιλογή «Περίγραμμα» που υπάρχει στην καρτέλα «ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ». 6
Το φύλλο εργασίας μας τελικά πρέπει να έχει πάρει περίπου την κατωτέρω εικονιζόμενη μορφή: 7