Χαρτογράφηση, επανασχεδιασµός και αξιολόγηση διαδικασιών εφοδιαστικής για την στήριξη της συντήρησης αεροσκαφών * Βασίλης Μουστάκης, Γιώργος Παπαδηµητρίου, Λεωνίδας Λουλουδάκης, Γιάννης Σαµαράς, Κωνσταντίνος Κωτούλας και Νικόλαος Μπιλάλης Πολυτεχνείο Κρήτης Τµήµα Μηχανικών Παραγωγής και ιοίκησης Χανιά 73100 http://www.logistics.tuc.gr E-mail για επικοινωνία: moustaki@dpem.tuc.gr 1. Επιχειρηµατική Μοντελοποίηση Στην παρούσα εργασία παρουσιάζουµε µια πραγµατική εφαρµογή µοντελοποίησης και επανασχεδιασµού διαδικασιών που στηρίζουν τον εφοδιαστικό κύκλο στα πλαίσια της συντήρησης αεροσκαφών. Συνολικά η εργασία συνδυάζει αποτελέσµατα από 4 διαφορετικές µελέτες σε συνεργασία µε µια από τις µεγαλύτερες εταιρίες αεροναυπηγικής στην Ευρωπαϊκή Ένωση. Παρουσιάζουµε τις τεχνικές και διοικητικές λεπτοµέρειες του κύκλου «χαρτογράφηση επανασχεδιασµός αξιολόγηση» διαδικασιών καθώς και τις βασικές αρχές των µεθόδων και εργαλείων που χρησιµοποιήσαµε. Λόγω της πολυπλοκότητας και του µεγέθους µιας επιχείρησης το επιχειρηµατικό µοντέλο συνήθως αποτελείται από οµάδες µοντέλων. Επιπλέον υπάρχουν πολλές διαφορετικές οπτικές γωνίες από τις οποίες µπορεί κανείς να αναλύσει µία επιχείρηση, µε αποτέλεσµα να υπάρχει ποικιλία µοντέλων για διαφορετικούς σκοπούς. 2. Περιβάλλον Συντήρησης Οι διαδικασίες εφοδιαστικής στα πλαίσια της συντήρησης περιλαµβάνουν: 1. ιαµόρφωση στρατηγικής πολιτικών * Η εργασία εκπονήθηκε στα πλαίσια του έργου WACOM (Ανάπτυξη Συνεργατικών Εργαλείων Βασισµένων σε Τεχνικές ιαδικτύου για Σύνθετες Βιοµηχανικές Εφαρµογές) που συγχρηµατοδοτείται µέσω του προγράµµατος «η-επιχειρείν» της Γενικής Γραµµατείας Έρευνας και Ανάπτυξης. Ανάδοχος του έργου είναι η Ελληνική Αεροπορική Βιοµηχανία (ΕΑΒ) ενώ επίσης συµµετέχουν οι εταιρίες: ΓΝΩΜΩΜ, ΖΗΝΩΝ, ΤΕΜΜΑ, και ΝΑΞ, το Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο και το Πανεπιστήµιο Θεσσαλίας. Θέλουµε να εκφράσουµε τις θερµές µας ευχαριστίες στα στελέχη της ΕΑΒ για την βοήθεια τους στην συλλογή και αξιολόγηση των πληροφοριών. Οι απόψεις που εκφράζονται στο παρόν άρθρο εκφράζουν τους συγγραφείς και δεν αποτελούν επίσηµες θέσεις της κοινοπραξίας του WACOM.
2. Προγραµµατισµός απαιτήσεων υλικών 3. Παραγγελία υλικών 4. ιαχείριση µεταφορών 5. ιαχείριση αποθήκης 6. ιαχείριση προµηθευτών Οι διαδικασίες συντήρησης περιλαµβάνουν: 1. Παραλαβή του Αεροσκάφους (απαραίτητοι έλεγχοι στοιχείων, έκδοση πλάνου εργασιών, αποχρωµατισµός ή πλύσιµο /καθαρισµός, x-rays) 2. Αποσυναρµολόγηση (αποστολή εξαρτηµάτων στα συνεργεία επισκευής όπου γίνεται ποιοτικός έλεγχος, shake down inspection για ενδεχόµενες βλάβες, έκδοση κατάστασης απαιτούµενων ανταλλακτικών) 3. Παραγγελίες υλικών και ανταλλακτικών 4. Πραγµατοποίηση installation (εφαρµογών) 5. Βαφή και συναρµολόγηση εξαρτηµάτων 6. Έλεγχοι(κινητήρα, λειτουργικά) και δοκιµαστική πτήση 7. Έκδοση καταστάσεων υλικών (άχρηστα, παραµένοντα, χορηγηθέντα) 3. Συνοπτική παρουσίαση των τεχνικών IDEF και της αρχιτεκτονικής ARIS 3.1 Τεχνική IDEF 0 Για την χαρτογράφηση των διαδικασιών της εφοδιαστικής αλυσίδας και της συντήρησης αρχικά χρησιµοποιήθηκε η τεχνική IDEF-0 η οποία χρησιµοποιείται για τη µοντελοποίηση των επιχειρηµατικών λειτουργιών. Η Integrated DEFinition language (IDEF) είναι µια οικογένεια µεθόδων για τη µοντελοποίηση των διαφορετικών τοµέων και όψεων µίας επιχείρησης. Με τη χρήση της µεθοδολογίας αυτής, επιτυγχάνεται η εξειδίκευση κάθε µοντέλου στις συγκεκριµένες ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης και παράλληλα το σύνολο των µοντέλων µπορεί να προσφέρει ολοκληρωµένες λύσεις στο σύνολο των επιχειρησιακών αναγκών. Ένα µοντέλο IDEF0 εµπεριέχει όλα εκείνα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για την ολοκλήρωση των επιχειρηµατικών διαδικασιών.το βασικό συντακτικό στοιχείο στην IDEF0 είναι το πλαίσιο Εισροών-Εκροών -Ελέγχων-Μηχανισµών ΕΕΕΜ (ICOM Box - Inputs, Constraints, Outputs, Mechanisms), όπως φαίνεται στο Σχήµα 1 Έλεγχοι. Εισροές ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ Εικροές Μηχανισµοί Σχήµα 1. Το πλαίσιο ΕΕΕΜ (Εισροές- Εκροές- Έλεγχοι- Μηχανισµοί)
Η µεθοδολογία IDEF0 δεν αφορά µόνο τη δηµιουργία µοντέλων, αλλά απευθύνεται στην οργάνωση όλου του έργου της µελέτης των λειτουργιών της επιχείρησης (συνεντεύξεις, φόρµες συλλογής πληροφοριών, κτλ.). Ένα µοντέλο IDEF0 δίνει απάντηση στο ερώτηµα τι κάνει η επιχείρηση (λειτουργίες - operations), δηλαδή µε ποιον τρόπο η επιχείρηση επιδιώκει την επίτευξη των στόχων της. Τα µοντέλα που δηµιουργούνται βάσει της µεθοδολογίας IDEF0 καταγράφουν τόσο τις λειτουργίες που λαµβάνουν χώρα σε µία επιχείρηση και τις µεταξύ τους σχέσεις, όσο και τα πληροφοριακά δεδοµένα που απορρέουν από αυτές τις συσχετίσεις. 3.2 ARIS Ο θεµελιώδης σχεδιασµός της αρχιτεκτονικής ARIS βασίζεται σε µια αρχή ολοκλήρωσης που πηγάζει από µια ολιστική ανάλυση των επιχειρησιακών διεργασιών. Με βάση αυτή, το πολύπλοκο µοντέλο ενός οργανισµού διασπάται σε πολλά µικρότερα καθένα από τα οποία απεικονίζει το σύστηµα χρησιµοποιώντας µια διαφορετική οπτική (view). Με αυτό τον τρόπο µειώνεται σηµαντικά η πολυπλοκότητα του. Το βασικό εργαλείο της µεθόδου αυτής αποτελούν τα διαγράµµατα eepc (Extended Event-Driven Process Chain) που συνδυάζουν και ολοκληρώνουν όλους τους στατικούς επιχειρησιακούς πόρους (π.χ συστήµατα, οργανωτικές µονάδες, δεδοµένα) σε µια σειρά από εναλλασσόµενα γεγονότα και δραστηριότητες που προσθέτουν επιχειρηµατική αξία. Στην ουσία οι περισσότερες από τις υπόλοιπες µεθόδους της αρχιτεκτονικής ARIS αποτελούν διαφορετικές «οπτικές» των ίδιων αντικειµένων (objects) και συσχετίσεων (relationships) που περιέχονται στα διαγράµµατα eepc. Ως επί το πλείστον, στην µέθοδο συµµετέχουν τέσσερα είδη αντικειµένων (object types): Γεγονότα (Events) Λειτουργίες (Functions) Πόροι (Personnel, material, Operating, Data and system Resources) Λογικοί Τελεστές (Rules) Οι λειτουργίες αντιπροσωπεύουν τις επιµέρους δραστηριότητες (activities) που εκτελούνται και εναλλασσόµενες µε τα γεγονότα σχηµατίζουν την αλυσίδα της διαδικασίας (process chain). ΟΙ διαδικασίες είναι δυνατόν να εκτελούνται είτε από ανθρώπους (personnel resources) είτε από µηχανές και υπολογιστικά συστήµατα (operation-general resources). Τα γεγονότα µπορούν να απεικονίζουν: Εξωτερικές αλλαγές που αποτελούν το έναυσµα για την εκκίνηση της διαδικασίας (trigger event), π.χ παραγγελία έφτασε. Εσωτερικές αλλαγές στα διάφορα στάδια εκτέλεσης της διαδικασίας π.χ προϊόν κατασκευάστηκε. Την τελική κατάσταση µετά το πέρας της διαδικασίας, π.χ προϊόν παραδόθηκε στον πελάτη (final event).
Σε αυτό το σηµείο κρίνεται σκόπιµο να αναφέρουµε τρεις πολύ σηµαντικούς κανόνες για την κατασκευή µοντέλων eepc. Κάθε µοντέλο eepc να έχει τουλάχιστον ένα αρχικό γεγονός (start event) και ένα τελικό γεγονός (end event) Οι λειτουργίες και τα γεγονότα εναλλάσσονται µεταξύ τους. Κατά συνέπεια δεν µπορούµε να έχουµε συνδέσεις ανάµεσα σε ίδια αντικείµενα π.χ. λειτουργία µε λειτουργία ή γεγονός µε γεγονός. Οι αποφάσεις λαµβάνονται µόνο από τις λειτουργίες. Ένα γεγονός δεν µπορεί να αποφασίσει. Στο Σχήµα 2 παρέχουµε ένα ενδεικτικό παράδειγµα eepc. PARAGGELIA EFTASE PARAGGELIA DHMIOURGH8HKE MHXANOGRAFIKO SYSTHMA ELEGXOS PARAGGELIAS PARAGGELIA ELEX8HKE SXEDIO PROIONTOS KATASKEVH PROIONTOS TMHMA PARAGWGHS PROION KATASKEVASTHKE Σχήµα 2: Παράδειγµα eepc. 4. Αρχές επανασχεδιασµού των διαδικασιών: από τα αποτελέσµατα της ανάλυσης σύµφωνα µε τις τεχνικές IDEF στον επανασχεδιασµό µε την χρήση του συστήµατος ARIS 4.1 Εισαγωγή Μετά την ολοκλήρωση του πρώτου µέρους της εργασίας, που αφορούσε την χαρτογράφηση των διαδικασιών που λαµβάνουν χώρα στην εφοδιαστική αλυσίδα και στην συντήρηση των αεροσκαφών, έπρεπε να βρεθεί τρόπος να αποφασιστεί ποιες
διαδικασίες χρειάζονται και µπορούν να επανασχεδιαστούν. Αρχικά αποφασίστηκε οι επανασχεδιασµένες διαδικασίες να µοντελοποιηθούν στο ARIS λόγο του ότι το λοσµικό αυτό έχει ένα βασικό πορτέρηµα, µπορεί και παρέχει µια πιο δυναµική παρουσίαση των διαδικασιών. Το γεγονός αυτό οφείλεται στην δυνατότητα εκτέλεσης προσοµοίωσης. Αυτο αποτελεί ένα πολύ χρήσιµο εργαλείο εφόσον µπορεί να χρησιµοποιηθεί σαν µέτρο αξιολόγησης, κάτι που θα το αναλύσουµε περισσότερο παρακάτω. 4.2 Επανασχεδιασµός ιαδικασιών Συζητώντας µε τους υπεύθυνους σε κάθε τοµέα που µας ενδιέφερε και έχοντας πλέον στα χέρια µας τις χαρτογραφηµένες διαδικασίες µε βάση την τεχνική IDEF0, προσπαθήσαµε να απαντήσουµε σε διάφορες ερωτήσεις όπως στις ακόλουθες: Τι είναι αυτό που κάνει την επιχείρηση καλύτερη απο τους ανταγωνιστές της; Τι είναι αυτό που µπορεί να βελτιωθεί στην εταιρία; Σε ποιες διαδικασίες έχουµε µεγάλες χρονικές καθυστερήσεις Ποια πράγµατα δεν έγιναν τόσο καλά; Σε ποια σηµεία υστερεί από τους ανταγωνιστές; Ποιες καλές προοπτικές φαίνονται; ιαφαίνονται αλλαγές στην κυβερνητική πολιτική, στην κοινωνία ή στην τεχνολογία που θα την ευνοήσουν; Εάν υπάρχουν οικονοµικά προβλήµατα ή προβλήµατα µετρητών; Υπάρχουν εµπειρότεροι ανταγωνιστές; Οι αλλαγές στην τεχνολογία απειλούν τα συµφέροντα της εταιρείας; Με αυτό τον τρόπο εξετάσαµε τα δυνατά και αδύνατα σηµεία της επιχείρησης σε σχέση µε τους ανταγωνιστές, καθώς και τις ευκαιρίες και απειλές σε σχέση µε το εξωτερικό περιβάλλον. Έτσι, προχωρήσαµε σε µια ανάλυση Πλεονεκτηµάτων Αδυναµιών Ευκαιριών Απειλών (SWOT) των χαρτογραφηµένων πλέον διαδικασιών. Στην συνέχεια, µεττά την πραγµατοποίηση της ανάλυσης αυτής, ακολούθησε ο επανασχεδιασµός των διαδικασιών µε κριτήριο την ελαχιστοποίηση των αδύνατων σηµείων. 5. Αξιολόγηση των επανασχεδιασµένων διαδικασιών µέσω προσοµοίωσης µε την χρήση του συστήµατος ARIS 5.1 Εισαγωγή Η προσοµοίωση µε το λογισµικό ARIS, µπορεί να χρησιµοποιηθεί για την ανάλυση της δυναµικής εξέλιξης των χαρτογραφηµένων διαδικασιών. Μέσω της προσοµοίωσης, αντλούνται πληροφορίες που δεν είναι διαθέσιµες µε την απλή, στατική αναπαράσταση των διαδικασιών. Η προσοµοίωση µέσω του ARIS, κάνοντας χρήση των χαρτογραφηµένων διαδικασιών καθώς και των οργανωτικών δοµών που έχουν µοντελοποιηθεί µε το συγκεκριµένο λογισµικό, αρχικά µπορεί να χρησιµοποιηθεί για την απλή δυναµική
αναπαράσταση της διαδικασίας, αλλά σε δεύτερο και ουσιαστικότερο επίπεδο, για την βελτιστοποίηση της. Παραδείγµατος χάρη, µε χρήση της προσοµοίωσης µπορούν να ανιχνευθούν πιθανά σηµεία στη χαρτογραφηµένη διαδικασία όπου υπάρχει κάποια συµφόρηση ή κάποια έλλειψη, τόσο σε επίπεδο προσωπικού όσο και σε επίπεδο πόρων. 5.2 Τα χαρακτηριστικά της προσοµοίωσης Κάθε προσοµοίωση που πραγµατοποιείται µε το λογισµικό ARIS, παρουσιάζει ορισµένα χαρακτηριστικά µε ιδιαίτερο ενδιαφέρον. Αναφορικά, τα χαρακτηριστικά αυτά είναι: υναµικός συσχετισµός των διαδικασιών Ορθότητα της µοντελοποίησης των διαδικασιών (Semantic Correctness) Χρονική διάρκεια προσοµοίωσης διαδικασίας µε δεδοµένες πηγές Χρόνοι Υστέρησης Εντοπισµός «αδύναµων σηµείων» Ποσοστιαία ανάλυση της χρήσης των πηγών Αριθµός ολοκληρωµένων διαδικασιών µέσα σε µια καθορισµένη χρονική διάρκεια 5.3 Οι στόχοι της προσοµοίωσης Η προσοµοίωση µέσω του λογισµικού ARIS αποσκοπεί στα ακόλουθα: Αφαίρεση των σηµείων όπου διαπιστώνεται συµφόρηση/ έλλειψη στη χαρτογραφηµένη διαδικασία Εκτίµηση των µεταβλητών µιας διαδικασίας Μείωση των χρόνων περάτωσης των διαδικασιών Αύξηση των διαδικασιών που έχουν εκτελεσθεί σε µια προσοµοίωση Προγραµµατισµός δυναµικότητας Βελτιστοποίηση της αξιοποίησης των πηγών Μείωση κόστους 5.4 Η προσοµοίωση ως εργαλείο αξιολόγησης διαδικασιών συντήρησης αεροσκαφών Στα πλαίσια λοιπόν της αξιολόγησης των επανασχεδιασµένων διαδικασιών, η προσοµοίωση γίνεται το εργαλείο µέσω του οποίου αξιολογούνται οι διαδικασίες, αναδεικνύοντας δυνατά και αδύνατα σηµεία στην αλυσίδα της συντήρησης και παρέχοντας χρήσιµα στοιχεία στους ενδιαφερόµενους σχετικά µε το κόστος και τις χρονικές διάρκειες των χαρτογραφηµένων διαδικασιών. Η προσοµοίωση και τα αποτελέσµατα που απορρέουν από αυτή, δίνουν µια χαρακτηριστική εικόνα της διαδικασίας συντήρησης και γίνονται το µέτρο σύγκρισης παλαιών και επανασχεδιασµένων διαδικασιών. Ο σύγχρονος µηχανικός, χρησιµοποιώντας την προσοµοίωση, καταφέρνει να αναπαριστά την πορεία της διαδικασίας της συντήρησης, τους χρόνους επεξεργασίας και καθυστέρησης καθώς και τα κόστη που σχετίζονται µε το προσωπικό, τα υλικά κ.α. Γίνεται λοιπόν ξεκάθαρο, πως η προσοµοίωση αποτελεί το εργαλείο εκείνο που συντελεί στην όσο το δυνατόν αντικειµενικότερη αξιολόγηση µιας διαδικασίας,
εφόσον βέβαια τα δεδοµένα που χρησιµοποιούνται χαρακτηρίζονται τόσο από εγκυρότητα όσο και από ακρίβεια. 5.5 Αποτελέσµατα προσοµοίωσης Στη συνέχεια παρουσιάζουµε ενδεικτικά αποτελέσµατα από την προσοµοίωση των δύο επανασχεδιασµένων διαδικασιών, των οποίων τα διαγράµµατα παρουσιάστηκαν παραπάνω. Για κάθε διάγραµµα φαίνεται ο αριθµός των ενεργοποιήσεων την κάθε επιµέρους διαδικασίας, οαριθµός που ολοκληρώθηκαν οι εργασίες αυτές καθώς και οι διάρκειες των διαδικασιών αυτών. Έτσι για διάγραµµα διαδικασιών παρέχουµε την δυνατότητα αξιολόγησης µέσω των παρακάτω στοιχείων: Event Statistics (cumulative) 1 Number of activations Function Statistics (cumulative) Number executed Processing time sum 6. Αξιοποίηση των αποτελεσµάτων από την χαρτογράφηση και τον επανασχεδιασµό. Τα αποτελέσµατα που είχαµε από τη χαρτογράφηση και τον επανασχεδιασµό αξιοποιήθηκαν πολλαπλά. Ουσιαστικά πλέον η εταιρία είχε στη διάθεσή της ένα σαφές πλάνο για το πώς είναι διατεταγµένοι οι διάφοροι τοµείς στον εφοδιασµό και τη συντήρηση και το κυριότερο πως αλληλεπιδρούν µεταξύ τους. Έτσι διευκολύνεται ο καλύτερος συντονισµός και έλεγχος τµηµάτων ή διαδικασιών της επιχείρησης. Υπάρχει πλέον η δυνατότητα του εντοπισµού των αδύνατων και µη παραγωγικών σηµείων. Με αποτέλεσµα η υποστήριξη και η βελτίωση των διοικητικών διαδικασιών, καθώς και η λήψη καλύτερων αποφάσεων σχετικά µε τις λειτουργίες και η οργάνωση της επιχείρησης να είναι πιο εφικτές και άµεσα υλοποιήσιµες. Κάτι που αποτελεί άλλωστε τη βασική φιλοσοφία του επανασχεδιασµού. Ακόµα δίνεται η δυνατότητα βελτιστοποίησης των επανασχεδιασµένων τοµέων και η δυναµική βελτίωσή τους. Επίσης, η εταιρία πλέον έχει τη δυνατότητα να µπορεί να εφαρµόσει και να επενδύσει σε κάποια συγκεκριµένα πληροφοριακά πακέτα συστηµάτων, όπου χρησιµοποιούνται από όλες τις σύγχρονες βιοµηχανίες. Αυτό έχει σαν αποτέλεσµα τη δηµιουργία ενός πιο αποδοτικού και πιο ανταγωνιστικού προφίλ µε βάση τα διεθνή πρότυπα. 1 Εµπιστευτικά στοιχεία.