1
Περιεχόμενα Αρχική Σελίδα... 3 Ψευδώνυμα (Alias)... 5 Είσοδος στο λογαριασμό... 6 Κωδικός πρόσβασης... 8 Έξοδος από το λογαριασμό... 10 Διαχείριση Μηνυμάτων... 11 Δημιουργία - Αποστολή Μηνύματος... 18 Επεξεργασία Μηνυμάτων... 22 Προσωπικές Ρυθμίσεις... 24 Επαφές - Ημερολόγιο - Tasks... 34 Ιδιαιτερότητες ορισμένων λογαριασμών μετά τη μετάπτωση.... 37 Ρύθμιση παραμέτρων Mail Clients... 38 Microsoft Outlook 2007... 39 Microsoft Outlook 2010... 45 Thunderbird... 49 Ρυθμίσεις για Smart Phones... 52 Android λογισμικό... 52 Επίλυση Συχνότερων Βλαβών... 53 Γενικά... 53 Συχνές Δυσλειτουργίες και Οδηγίες επίλυσης... 53 2
Για τη μετάβαση στην αρχική σελίδα πρόσβασης του e-mail συστήματος είναι πρέπει να δοθεί στο φυλλομετρητή που χρησιμοποιείτε (Internet Explorer, Mozilla, Chrome, Thunderbird) την ακόλουθη διεύθυνση: https://webmail.astynomia.gr Στη σελίδα αυτή υπάρχουν τρία πεδία : Όνομα Χρήστη Κωδικός Πρόσβασης Εξυπηρετητής και το πλήκτρο "Σύνδεση" Στο πρώτο πεδίο " Όνομα Χρήστη" ο χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει το όνομα του λογαριασμού που έχει π.χ. test1 Στο δεύτερο πεδίο "Κωδικός Πρόσβασης " συμπληρώστε τον κωδικό πρόσβασης του ηλεκτρονικού λογαριασμού. Το τρίτο πεδίο "Εξυπηρετητής" πρέπει να επιλεγεί ένα από τα διαθέσιμα ονόματα τομέα Διαδικτύου, με βάση σε ποιο από αυτά έχει δημιουργηθεί ο λογαριασμός σας. 3
ΠΡΟΣΟΧΗ : οι καταλήξεις δεν είναι ίδιες, αναφέρονται σε διαφορετικά domains. Έτσι εάν δεν επιλεγεί η κατάληξη που αντιστοιχεί στο λογαριασμό δεν θα πραγματοποιηθεί η σύνδεση. 4
Επίσης έχουν δημιουργηθεί ψευδώνυμα (alias) τα οποία έχουν αντιστοιχηθεί στα ονόματα τομέα Διαδικτύου που θα μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν από τους χρήστες, αυτά φαίνονται στον παρακάτω πίνακα : Όνομα Τομέα astynomia.gr mopocp.gov.gr passport.gov.gr asylo.gov.gr sirene.gov.gr kemea.gr firstreception.gov.gr Ψευδώνυμο 1)astinomia.gr 2)police.gr 3)hellenicpolice.gr 4)ermis.ydt 5)mopocp.gov.gr 6)minocp.gov.gr 7)mocp.gr 8)mopo.gr 9)yptp.gr 1)minocp.gov.gr 2)mocp.gr 3)mopo.gr 4)yptp.gr diavatiria.gr 1)asilo.gov.gr 2)asylum.gov.gr Δεν έχει Δεν έχει Δεν έχει Εάν ο χρήστης κάνει είσοδο στον λογαριασμό του με κάποιο από αυτά τα ψευδώνυμα θα συνδεθεί σε αυτόν χωρίς να υπάρξει κάποιο πρόβλημα. Ο χρήστης θα βλέπει κανονικά τα μηνύματα, τις επαφές και ότι άλλες ρυθμίσεις έχει κάνει στο λογαριασμό του. Η μόνη διαφορά που θα υπάρχει είναι όταν θα στείλει ένα ηλεκτρονικό μήνυμα θα εμφανίζεται στον παραλήπτη ο λογαριασμός του με το ψευδώνυμο που χρησιμοποίησε κατά την είσοδο. Παράδειγμα : Ο χρήστης test1 έχει λογαριασμό στο astynomia.gr (test1@astynomia.gr). Στο Όνομα Χρήστη για να κάνει σύνδεση στο λογαριασμό του χρησιμοποιεί το hellenicpolice.gr (δηλαδή κάνει σύνδεση σαν test1@ hellenicpolice.gr). Όταν θελήσει να στείλει ένα ηλεκτρονικό μήνυμα το εμφανιζόμενο όνομα αποστολέα δεν θα είναι test1@astynomia.gr αλλά test1@hellenicpolice.gr 5
Αφού γράψουμε τα στοιχεία του λογαριασμού πατήστε το κουμπί "Σύνδεση" και συνδεθείτε στο λογαριασμό σας. 6
Μετά την είσοδο σας μεταφέρεστε στο παρακάτω περιβάλλον 7
Με την πρώτη είσοδο στο λογαριασμό σας και κάθε φορά που επιθυμείτε να αλλάξετε τον κωδικό σας, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία: Πατήστε το εικονίδιο "Ρυθμίσεις" Στη νέα σελίδα που θα εμφανιστεί 8
στο αριστερό μέρος επιλέξτε "Κωδικός Πρόσβασης". Έπειτα, στην φόρμα η οποία εμφανίζεται συμπληρώστε τον υφιστάμενο κωδικό και το νέο κωδικό που θέλετε. Μόλις συμπληρωθούν τα στοιχεία για να πραγματοποιηθεί η αλλαγή πατήστε "Αποθήκευση". Επισημαίνεται ότι ο νέος κωδικός θα πρέπει να πληροί κάποιους κανόνες ασφαλείας, όπως ελάχιστο μήκος, σύμβολα, αριθμούς, κεφαλαίους-μικρούς χαρακτήρες. Ο κωδικός πρόσβασης δεν μπορεί να περιέχει ελληνικούς χαρακτήρες (παρά μόνο λατινικούς). 9
Για να κάνετε έξοδο από το λογαριασμό υπάρχει πάνω δεξιά το κουμπί "Αποσύνδεση" Πατώντας το κουμπί "Αποσύνδεση" πραγματοποιείται η έξοδος από το λογαριασμό. Αριστερά από αυτό το κουμπί εμφανίζεται το όνομα χρήστη με το οποίο έχει γίνει η είσοδος στο λογαριασμό. 10
Στην αρχική οθόνη του λογαριασμού, ξεκινώντας από αριστερά, ο χρήστης μπορεί να δεί τα εξής : Εισερχόμενα: Εισερχόμενα μηνύματα του λογαριασμού του Πρόχειρα: Tα μηνύματα τα οποία : i. ο χρήστης έχει δημιουργήσει, δεν ήθελε τη συγκεκριμένη στιγμή που τα δημιούργησε να τα στείλει και τα έχει αποθηκεύσει εκεί για περαιτέρω επεξεργασία ii. βρίσκονταν σε κάποιο άλλο φάκελο του λογαριασμού και απλά ο χρήστης επέλεξε να μεταφερθούν εκεί. Απεσταλμένα: Τα μηνύματα που έχει στείλει από το λογαριασμό του Ανεπιθύμητα: Τα μηνύματα τα οποία ο χρήστης έχει επιλέξει να πηγαίνουν εκεί ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Σε κάποιες περιπτώσεις προϋπαρχόντων χρηστών που μεταφέρθηκαν αυτόματα στο νέο σύστημα μπορεί να εμφανίζονται επιπλέον φάκελοι. Λεπτομέρειες σχετικά δείτε στο κεφάλαιο «Ιδιαιτερότητες ορισμένων λογαριασμών μετά τη μετάπτωση» 11
Παράδειγμα: Σε ένα λογαριασμό στον οποίο ο χρήστης έχει μηνύματα στην οθόνη του θα φαίνεται ο αριθμός αυτών που υπάρχει σε κάθε φάκελο Πατώντας πάνω στο φάκελο "Απεσταλμένα" βλέπουμε ότι δεξιά εμφανίζονται όλα τα απεσταλμένα μηνύματα του χρήστη. 12
Τα μηνύματα τα οποία ο χρήστης δεν έχει διαβάσει εμφανίζονται με έντονο μαύρο χρώμα. Εάν κάποιος χρήστης θέλει να διαβάσει κάποιο μήνυμα πατάει πάνω σε αυτό και το κείμενό του εμφανίζεται στο κάτω μέρος μαζί με τα υπόλοιπα στοιχεία του Ένας άλλος τρόπος για να ανοίξει ο χρήστης ένα μήνυμα σε ένα νέο παράθυρο ή καρτέλα του προγράμματος περιήγησης είναι να κάνει δεξί κλικ στο στοιχείο και στη συνέχεια "Άνοιγμα συνδέσμου σε νέα καρτέλα / παράθυρο" από το μενού του προγράμματος περιήγησης. Ομοίως εάν επιλέξουμε κάποιο άλλο φάκελο θα εμφανιστούν τα μηνύματα που έχει αυτός και με τον ίδιο τρόπο μπορεί ο χρήστης να διαβάσει οποιοδήποτε μήνυμα βρίσκεται εκεί. Κάδος Απορριμμάτων: Στον κάδο απορριμμάτων βρίσκονται τα μηνύματα που έχει διαγράψει ο χρήστης. Ότι μηνύματα βρίσκονται εκεί μπορεί ο χρήστης να τα επαναφέρει. Επίσης για να αυξηθεί η χωρητικότητα του λογαριασμού του θα πρέπει να τα διαγράψει και από τον "Κάδο Απορριμμάτων". Πατώντας δεξί κλικ πάνω στη λέξη "Κάδος Απορριμμάτων" και "Άδειασμα" διαγράφονται Η δυνατότητα "Άδειασμα" είναι ενεργοποιημένη και στο φάκελο "Ανεπιθύμητα" 13
Ανανέωση : Ο χρήστης εάν έχει παραμείνει για κάποιο χρονικό διάστημα συνδεδεμένος στο λογαριασμό του και θέλει να δει εάν του έχει έρθει νέο μήνυμα θα πρέπει να πατήσει σε αυτήν την επιλογή, ώστε να γίνει έλεγχος (Όταν βάλουμε τον κέρσορα πάνω στο κουμπί εμφανίζει τη λέξη "Έλεγχος για νέα μηνύματα" Δημιουργία μηνύματος: Από εδώ δημιουργούμε ένα νέο μήνυμα. Απάντηση στον Αποστολέα: Επιλέγουμε ένα μήνυμα από τα εισερχόμενα και πατώντας αυτό το πλήκτρο συμπληρώνονται απευθείας τα στοιχεία της καρτέλας ενός μηνύματος με θέμα αυτό που μας είχε στείλει ο αποστολέας. Έτσι το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να γράψουμε το κείμενο και να πατήσουμε αποστολή. Απάντηση στη λίστα ή στον αποστολέα και όλους τους παραλήπτες: Όταν υπάρχει ένα μήνυμα στο οποίο ο αποστολέας έχει πολλούς παραλήπτες μπορεί ο χρήστης από εδώ να απαντήσει στο μήνυμα αυτό και συγχρόνως να το στείλει εκτός από τον αποστολέα και στους υπόλοιπους παραλήπτες που είχαν πάρει το αρχικό μήνυμα. Προώθηση : Επιλέγοντας ένα ή περισσότερα μηνύματα από αυτά που ήδη υπάρχουν στο λογαριασμό του ο χρήστης μπορεί να τα προωθήσει όπως ακριβώς είναι σε έναν άλλο χρήστη. Όταν είναι περισσότερα από ένα τα μηνύματα αυτά εμφανίζονται στο χρήστη ως επισυναπτόμενα αρχεία.eml 14
Εάν κάποιο από τα επισυναπτόμενα αρχεία δε θέλουμε να το στείλουμε απλά το διαγράφουμε πατώντας πάνω στον κάδο. Διαγραφή: Ο χρήστης επιλέγοντας ένα ή περισσότερα μηνύματα πατώντας "Διαγραφή" μεταφέρονται στον "Κάδο Απορριμμάτων" Μαρκάρισμα: Επιλέγοντας ένα ή περισσότερα μηνύματα από ένα φάκελο ο χρήστης μπορεί να τα χαρακτηρίσει (μαρκάρει) i. Ως αναγνωσμένα ii. iii. iv. Ως μη-αναγνωσμένα ως με σήμανση ως Χωρίς σήμανση 15
Περισσότερα : Υπάρχουν κάποιες επιπλεόν δυνατότητες όπως φαίνονται παρακάτω o Η πρώτη από τις δύο μπάρες που εμφανίζεται στο δεξί μέρος της οθόνης αναγράφει τη λέξη "'Όλα" και αναφέρεται στην εμφάνιση των μηνυμάτων που εμφανίζονται στο φάκελο που βρίσκετε εκείνη τη στιγμή ο χρήστης. Πατώντας πάνω στο βελάκι υπάρχουν και άλλες επιλογές με τις οποίες ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει άμεσα μηνύματα που βρίσκονται μέσα στον φάκελο και έχουν επισημανθεί σε κάποια από τις κατηγορίες που φαίνονται εδώ 16
o Η δεύτερη μπάρα που έχει το μεγεθυντικό φακό επιτρέπει στο χρήστη να κάνει αναζήτηση στα μηνύματά του, στο φάκελο που βρίσκετε εκείνη τη στιγμή, αναζητώντας κάποια λέξη ή κάποιο άλλο στοιχείο που βρίσκεται στα μηνύματά του χρησιμοποιώντας κάποια κριτήρια όπως φαίνεται στην εικόνα Παράδειγμα : για να εμφανιστούν στο χρήστη τα εισερχόμενα μηνύματα που έχει λάβει από τον χρήστη test1@astynomia.gr αρκεί να γράψει στην μπάρα αναζήτησης test1@astynomia.gr να επιλέξει "Αποστολέας" και να κάνει την αναζήτηση. Ομοίως εάν θέλει να κάνει αναζήτηση χρησιμοποιώντας κάποια λέξη ή φράση που υπάρχει στα μηνύματά του, τη γράφει, επιλέγει "Σώμα" (όπου θα γίνει η αναζήτηση στα κείμενα των μηνυμάτων) ή "Σε όλο το μήνυμα" (όπου θα γίνει η αναζήτηση όπως λέει και η λέξη σε όλο το μήνυμα) και κάνει την αναζήτηση έτσι εμφανίζονται στο χρήστη όσα μηνύματα περιέχουν τη λέξη ή τη φράση που έγινε η αναζήτηση. Τα εικονίδια που εμφανίζονται στο πάνω δεξιά μέρος δίνουν τη δυνατότητα στο χρήστη να έχει άμεση πρόσβαση : E-Mail στα μηνύματά του Επαφές στις επαφές του Calendar στο ημερολόγιο Tasks στις σημειώσεις του Ρυθμίσεις στις ρυθμίσεις του λογαριασμού του Αποσύνδεση κάνει αποσύνδεση από το λογαριασμό 17
- Πατώντας "Δημιουργία μηνύματος" εμφανίζεται η παρακάτω καρτέλα στην οποία φαίνεται το όνομα του Αποστολέα. Ακριβώς από κάτω συμπληρώνονται τα στοιχειά του παραλήπτη ή των παραληπτών. Πρέπει να ξέρουμε ότι για την προσθήκη του παραλήπτη ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει τις Επαφές του. Επιπλέον ο χρήστης μέσα από το "Global LDAP Address Book" (αριστερά της οθόνης) θα μπορεί να κάνει αναζήτηση και να βρει το e-mail οποιουδήποτε χρήστη έχει λογαριασμό στον E-mail Server. 18
Τα τρία πλήκτρα που βλέπουμε μας δίνουν τις εξής δυνατότητες : " To + " (Προς) είναι για να επιλέξουμε το χρήστη και να τον προσθέσουμε στους παραλήπτες είτε από τις "Προσωπικές Διευθύνσεις" είτε από το "Global LDAP Address Book", η αναζήτηση γίνεται στο πεδίο που υπάρχει ο μεγεθυντικός φακός. " Cc + " (Κοινοποίηση) επιλέγουμε το χρήστη και πατάμε το συγκεκριμένο πλήκτρο για να προστεθεί ο λογαριασμός που θέλουμε να του κοινοποιήσουμε το e-mail " Bcc + " (Κρυφή Κοινοποίηση) επιλέγουμε το χρήστη και πατάμε το συγκεκριμένο πλήκτρο για να προστεθεί ο λογαριασμός που θέλουμε να του κοινοποιήσουμε το e-mail αλλά δε θέλουμε να φαίνεται στους άλλους παραλήπτες ότι το έχουμε στείλει και σε αυτόν. 19
Για κάποιον που δε μπορεί να θυμάται τη χρήση των πλήκτρων αυτών έχουν προστεθεί ακριβώς κάτω από το πεδίο "Παραλήπτης" τα εξής : Προσθήκη Παραλήπτη Κοινοποίησης Προσθήκη Παραλήπτη Κρυφής Κοινοποίησης Προσθήκη Απάντησης Στο : πατώντας αυτό το πλήκτρο μας ανοίγει ένα επιπλέον πεδίο στο οποίο μπορούμε να γράψουμε για το νέο μήνυμά μας σε ποιό μήνυμα απαντάμε. Προσθήκη σε συνέχεια του : πατώντας αυτό το πλήκτρο μας ανοίγει ένα επιπλέον πεδίο στο οποίο μπορούμε να συσχετίσουμε το μήνυμά μας με κάποιο προηγούμενο. 20
Επισύναψη Αρχείου : πατώντας αυτό το πλήκτρο μας ανοίγει ένα νέο παράθυρο από το οποίο μπορούμε να επιλέξουμε ένα αρχείο από τον υπολογιστή μας που θέλουμε να στείλουμε ως επισυναπτόμενο μαζί με το μήνυμα μας. Το μέγιστο επιτρεπόμενο μέγεθος αρχείου που μπορεί να επισυναφθεί είναι 10MB. Κατά τη σύνταξη του μηνύματός μας έχουμε τις εξής επιλογές : Ακύρωση: Με αυτό ακυρώνουμε ότι εργασίες σύνταξης του μηνύματος κάναμε μέχρι τώρα. Ουσιαστικά το μήνυμα διαγράφεται Αποστολή: Με αυτό στέλνουμε το μήνυμά μας Αποθήκευση: Με αυτό αποθηκεύεται το μήνυμά μας στα "Πρόχειρα" προκειμένου να μπορέσουμε να το επεξεργαστούμε ή να το χρησιμοποιήσουμε αργότερα Επισύναψη: Επισυνάπτουμε ένα αρχείο στο μήνυμά μας. Λειτουργεί όπως ακριβώς και η «Επισύναψη Αρχείου». Υπογραφή: Είναι τα προσωπικά στοιχεία τα οποία έχει ρυθμίσει ο χρήστης να εμφανίζονται αυτόματα στο τέλος κάθε μηνύματός του. Η δυνατότητα αυτή είναι ενεργή εφόσον έχει δημιουργηθεί υπογραφή από τον χρήστη αλλιώς το εικονίδιο παραμένει ανενεργό (θολό). 21
Ο χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί τα μηνύματα τα οποία βρίσκονται στο λογαριασμό του. Πρώτον επιλέγει μία από τις κατηγορίες και έπειτα ένα από τα μηνύματα που βρίσκονται σε αυτή και πατάει δεξί κλικ. Τότε εμφανίζεται η παρακάτω καρτέλα Αυτή δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη για: Μαρκάρισμα μηνυμάτων: να μαρκάρει το μήνυμά του όπως ακριβώς έχουμε περιγράψει Απάντηση στον αποστολέα: να απαντήσει στον αποστολέα Απάντηση: να επιλέξει να απαντήσει εκτός από τον αποστολέα και σε άλλους παραλήπτες που υπάρχουν στο μήνυμα, ή να απαντήσει σε μία λίστα παραληπτών την οποία έχει ήδη δημιουργήσει. Προώθηση: να προωθήσει το μήνυμα ενσωματώνοντας το κείμενό του σε κάποιο άλλο ή να προωθήσει ολόκληρο το μήνυμα ως συνημμένο μέσο άλλου μηνύματος 22
Διαγραφή μηνύματος: να διαγράψει το μήνυμα μεταφέροντάς το στον κάδο απορριμάτων. Save as event: να το αποθηκεύσει ως γεγονός Save as task: να το αποθηκεύσει ως εργασία Μετακίνηση σε: Εμφανίζει μία λίστα με τους φακέλους του χρήστη που μπορεί να μετακινηθεί το μήνυμα. Μόλις μετακινηθεί εκεί παύει να υπάρχει στο φάκελο που ήταν πριν Αντιγραφή σε: Εμφανίζει μία λίστα με τους φακέλους του χρήστη για να αντιγραφεί το μήνυμα και σε άλλο φάκελο εκτός από αυτόν που βρίσκεται Περισσότερες ενέργειες: Επιλέγοντας μία από αυτές ο χρήστης μπορεί να το εκτυπώσει, να το πάρει ως αρχείο.eml (έτσι θα μπορεί να το επισυνάψει σε ένα άλλο μήνυμα), να το επεξεργαστεί ως νέο, να προβάλει τον πηγαίο κώδικα και να το ανοίξει σε νέο παράθυρο. 23
Πατώντας το κουμπί "Ρυθμίσεις" ο χρήστης μπορεί να διαμορφώσει και να οργανώσει το λογαριασμό του. Η οθόνη που εμφανίζεται και οι δυνατότητες που του δίνονται φαίνονται παρακάτω: 24
Στις Ρυθμίσεις υπάρχουν οι επιλογές: 1. Προτιμήσεις: Οι ενότητες που υπάρχουν εδώ είναι 1.1 Περιβάλλον χρήστη Από εδώ μπορεί ο χρήστης να επιλέξει ανάμεσα στα θέματα εμφάνισης που υπάρχουν και πώς θέλει να εμφανίζονται η ημερομηνία, η ώρα και κάθε πότε θα γίνεται αυτόματος έλεγχος για νέα μηνύματα. 1.2 Στις υπόλοιπες ενότητες Προβολή Γραμματοκιβωτίου, Προβολή Μηνυμάτων, Δημιουργία Μηνυμάτων, Επαφές, Ειδικοί Φάκελοι, Ρυθμίσεις διακομιστή, Calendar περιέχονται εξειδικευμένες ρυθμίσεις οι οποίες δεν προτείνεται να αλλαχθούν γιατί μπορούν να επηρεάσουν την ομαλή λειτουργία του λογαριασμού. 25
2. Φάκελοι: Εδώ βρίσκονται οι φάκελοι στους οποίους υπάρχουν τα μηνύματα. Κάθε λογαριασμός έχει φάκελο Εισερχόμενα, Πρόχειρα, Απεσταλμένα, Ανεπιθύμητα, Κάδος Απορριμάτων Ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει επιπλέον φακέλους και υποφακέλους για την καλύτερη οργάνωση της αλληλογραφίας του. Για τη δημιουργία νέου φακέλου ο χρήστης πατάει το εικονίδιο "Δημιουργία νέου φακέλου" και εμφανίζεται μία καρτέλα στην οποία ο χρήστης πρέπει να δώσει όνομα στο φάκελό του, να επιλέξει εάν αυτός θα ανήκει σε κάποιο γονικό φάκελο ή θα είναι ανεξάρτητος 26
Στο παράδειγμά μας δημιουργούμε το ΦΑΚΕΛΟΣ1 τον οποίο θα επιλέξουμε να ανήκει στο Γονικό φάκελο "Εισερχόμενα". Πατώντας "Αποθήκευση" πλέον ο φάκελός εμφανίζεται κάτω από τον φάκελο "Εισερχόμενα" στον οποίο έχει προστεθεί και ένα σύμβολο που υποδηλώνει ότι ο συγκεκριμένος φάκελος έχει και υποφακέλους. Ομοίως για να δημιουργήσουμε και δεύτερο φάκελο που δεν θέλουμε όμως να ανήκει κάπου στο μενού "Γονικός Φάκελος" δεν επιλέγουμε κάτι και αυτός φαίνεται στο μενού των φακέλων μας ως ανεξάρτητος φάκελος, εδώ είναι ο "ΦΑΚΕΛΟΣ2" 27
Έχοντας δημιουργήσει τους φακέλους του ο χρήστης μπορεί πλέον πατώντας δεξί κλικ πάνω στο μήνυμα να το μετακινήσει ή να το αντιγράψει σε κάποιον από τους φακέλους του. 3. Ταυτότητες: Ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει την ηλεκτρονική ταυτότητα του λογαριασμού του. 28
Στην καρτέλα με τις "Ρυθμίσεις" τα στοιχεία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι: 3.1 "Εμφανιζόμενο όνομα": συμπληρώνεται το όνομα που θέλει ο χρήστης να εμφανίζεται στους παραλήπτες των μηνυμάτων του. 3.2 "E-Mail": εμφανίζεται ο λογαριασμός που είναι συνδεδεμένος ο χρήστης και είναι το μόνο πεδίο που δεν είναι επεξεργάσιμο από αυτόν. 3.3 "Οργανισμός": συμπληρώνεται το όνομα του οργανισμού, της υπηρεσίας που ανήκει ο χρήστης. 3.4 "Απάντηση στο": μπορεί να επιλεχθεί ένας λογαριασμός διαφορετικός από αυτόν που στέλνει το μήνυμα ο χρήστης και στον οποίο θα λαμβάνει τις απαντήσεις. 3.5 "Κρυφή Κοινοποίηση": μπορεί να επιλεγεί ένας λογαριασμός στον οποίο ο χρήστης θα κοινοποιεί τα μηνύματα που στέλνει. Αυτό δε θα φαίνεται στους παραλήπτες. 3.6 "Ορισμός ως προεπιλογή": Ενεργοποιώντας το η ταυτότητα του χρήστη είναι ενεργή. 3.7 "Υπογραφή": Στο πεδίο αυτό ο χρήστης μπορεί να γράψει ένα ελεύθερο κείμενο το οποίο θα εμφανίζεται στους παραλήπτες των μηνυμάτων του στο τέλος αυτού. Εάν ενεργοποιήσει το πεδίο "Υπογραφή HTML" δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να μορφοποιήσει με κάποια εργαλεία το κείμενο αυτό. 3.8 "Αποθήκευση": Πατώντας αποθήκευση αποθηκεύονται όλες οι ρυθμίσεις που έκανε ο χρήστης. Προσοχή: Ο χρήστης μπορεί να φτιάξει όσες ταυτότητες θέλει αλλά μία μπορεί να είναι ενεργή. Επίσης εάν υπάρχουν παραπάνω από μία ταυτότητες μπορεί ο χρήστης να σβήσει ή να τροποποιήσει όποια θέλει αλλά εφόσον δημιουργηθεί έστω και μία δεν μπορεί να παραμένει κενή. Μπορεί ο χρήστης να την κάνει ανενεργή και να μην τη χρησιμοποιεί. 29
4. Κωδικός πρόσβασης : Ο χρήστης αλλάζει τον κωδικό του λογαριασμού του. 5. Φίλτρα: Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει "Φίλτρα" τα οποία θα τον βοηθήσουν στην οργάνωση του γραμματοκιβωτίου του. Δεν είναι υποχρεωτικό να δημιουργηθούν από τον χρήστη. Επιλέγοντας "Φίλτρα" εμφανίζεται η καρτέλα 30
Στη δεύτερη στήλη της καρτέλας δημιουργείτε το "Φίλτρο". Ένα "Φίλτρο" μπορεί να περιέχει περισσότερα από ένα "Φίλτρα'. Σε όλους τους λογαριασμούς των χρηστών έχει δημιουργηθεί το "Φίλτρο" managesieve. Σε αυτό υπάρχουν δύο "Φίλτρα". Το πρώτο ονομάζεται "vacation" και εφόσον ενεργοποιηθεί στέλνει αυτόματα μία απάντηση σε όποιον έχει στείλει μήνυμα το οποίο ενημερώνει τον αποστολέα ότι ο χρήστης π.χ. "λείπει σε διακοπές" Το κείμενο είναι επεξεργάσιμο και μπορεί ο χρήστης να γράψει ότι θέλει. Το δεύτερο ονομάζεται "Move Spam to Junk Folder" και εφόσον ενεργοποιηθεί μεταφέρει τα μηνύματα που πληρούν τα κριτήρια του φίλτρου στο φάκελο «Ανεπιθύμητα» ή σε όποιον άλλο φάκελο επιλέξει ο χρήστης. 31
Ο χρήστης για να φτιάξει "Φίλτρα" πρώτα θα πρέπει να φτιάξει "Φίλτρο" στο οποίο θα αποθηκευθούν αυτά. Στη στήλη αυτή υπάρχουν δύο εικονίδια Πατώντας στο πρώτο ο χρήστης κάνει προσθήκη φίλτρου και στην καρτέλα που εμφανίζεται ονομάζει το "Φίλτρο" και μπορεί είτε να χρησιμοποιήσει κάποια από τα "Φίλτρα" που έχει δημιουργήσει ήδη είτε να επιλέξει "κανένα" και να φτιάξει από την αρχή. Σημείωση : Τα φίλτρα που έχουν δημιουργηθεί στο παλιό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι συμβατά με το νέο. Έχοντας αποθηκεύσει το "Φίλτρο" ο χρήστης μπορεί πατώντας το δεύτερο από τα εικονίδια να Ενεργοποίηση / Απενεργοποίηση, Διαγραφή, Λήψη. Με τη Λήψη αποθηκεύει το "Φίλτρο" τοπικά στον Υπολογιστή του και μπορεί να το χρησιμοποιήσει άμεσα χωρίς να πρέπει να το ξαναφτιάξει. Το "Φίλτρο" μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε οποιονδήποτε λογαριασμό. 32
Έχοντας φτιάξει το "Φίλτρο" ο χρήστης μέσα σε αυτό δημιουργεί τα "Φίλτρα" πατώντας "Προσθήκη φίλτρου" και εμφανίζεται η καρτέλα "Ορισμός Φίλτρου" στην οποία ορίζει πρώτα τον κανόνα ή τους κανόνες και έπειτα τη συμπεριφορά ή τις συμπεριφορές του "Φίλτρου". Φτιάχνοντάς το μπορεί να επιλέξει να είναι ενεργό ή ανενεργό κλικάροντας ή όχι το κουτάκι που βρίσκεται δίπλα στο πλήκτρο "Αποθήκευση". Αποθηκεύοντας τα "Φίλτρα" πάλι ο χρήστης μπορεί να τα επεξεργαστεί επιλέγοντας το εικονίδιο. 33
- - 1. Επαφές Ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει τις επαφές του. Επιλέγοντας "Επαφές" εμφανίζετε η καρτέλα: Ο χρήστης από εδώ μπορεί να κάνει: "Εισαγωγή επαφών" χρησιμοποιώντας αρχεία που είχε πάρει από άλλα προγράμματα, "Εξαγωγή επαφών" αποθηκεύοντας τις επαφές του για να τις εισάγει μετά και σε άλλον λογαριασμό, "Δημιουργία νέου μηνύματος" να επιλέξει κάποια επαφή ή κάποια ομάδα επαφών και να στείλει μήνυμα άμεσα, "Προηγμένη αναζήτηση" επιλέγει κάποια κριτήρια με τα οποία μπορεί να βρει λογαριασμούς που να ταιριάζουν σε αυτά είτε αυτοί είναι αποθηκευμένοι στις "Προσωπικές Διευθύνσεις" είτε στο "Global LDAP Address Book". Τo "Global LDAP Address Book" είναι ένας καταλόγος στον οποίο είναι αποθηκευμένοι όλοι οι λογαριασμοί που έχουν δημιουργηθεί και θα αποθηκεύονται όσοι νέοι δημιουργούνται στο Server. Ομοίως με τα εικονίδια ο χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί τις ομάδες επαφών που έχει φτιάξει στις "Προσωπικές Διευθύνσεις". Η ομάδα "Global LDAP Address Book" δεν είναι επεξεργάσιμη. 34
Για να καταχωρηθεί μία επαφή στις "Προσωπικές Διευθύνσεις" ο χρήστης πατάει και συμπληρώνει την καρτέλα αριστερά της οθόνης του Οι αποθηκευμένες επαφές είναι επεξεργάσιμες και μπορούν να τροποποιηθούν. 2. Ημερολόγιο Στο "Ημερολόγιο" ο χρήστης μπορεί να καταχωρεί τις εργασίες, συναντήσεις, γεγονότα που θέλει και πρέπει να γίνουν σε συγκεκριμένη ημερομηνία. 35
3. Tasks Στο πεδίο "Tasks" ο χρήστης μπορεί να οργανώσει τις εργασίες του χωρίς να ορίζει χρόνο ή ημερομηνίες Παράδειγμα : Όταν ο χρήστης ορίσει μία συγκεκριμένη ημερομηνία για κάποια εργασία αυτή θα μεταφερθεί στο "Ημερολόγιο". 36
Μετά την αυτόματη μετάβαση της αλληλογραφίας από το παλιό σύστημα στο νέο σύστημα, είναι δυνατό σε ορισμένους χρήστες που χρησιμοποιούν συγκεκριμένη ρύθμιση γλώσσας, οι φάκελοι «Απεσταλμένα», «Πρόχειρα» και «Διαγραμμένα» να διπλοεμφανιστούν. Δηλαδή η εικόνα που θα έχει ο χρήστης την πρώτη φορά να είναι όπως η παρακάτω: Εάν έχετε αυτήν την εικόνα, θα πρέπει να μεταφέρετε τα μηνύματα από τους δεύτερους φακέλους «Απεσταλμένα», «Πρόχειρα» και «Διαγραμμένα» στους σωστούς, δηλαδή σε αυτούς που έχουν τα ιδιαίτερα εικονίδια. Η μεταφορά θα γίνει επιλέγοντας όλα τα μηνύματα με SHIFT + κλικ στο πρώτο και τελευταίο μήνυμα, και στη συνέχεια δεξί κλικ Μετακίνηση σε Απεσταλμένα (ο φάκελος με το σωστό εικονίδιο). Ομοίως και για τους υπόλοιπους φακέλους. Στη συνέχεια, και για να μην δημιουργείται οποιαδήποτε σύγχυση, από τη «διαχείριση φακέλων» (κάτω αριστερά), μπορείτε να σβήσετε τους δεύτερους αυτούς φακέλους (τονίζεται η διαφορά στο εικονίδιο, οι φάκελοι που θα σβήσετε δεν θα έχουν το ιδιαίτερο εικονίδιο). 37
Επισημαίνεται ότι οι χρήστες που έχουν ήδη ρυθμισμένο mail client (π.χ. Outlook) σε Η/Υ του δικτύου PoL και χειρίζονται από εκεί τα μηνύματά τους, δεν θα χρειαστεί να προβούν σε καμία τροποποίηση των ρυθμίσεών τους. Οι χρήστες που παραμετροποιούν εκ νέου mail client σε Η/Υ συνδεδεμένο είτε στο δίκτυο PoL είτε στο Διαδίκτυο (π.χ. σύνδεση ADSL) θα ακολουθήσουν τις οδηγίες του παρόντος οδηγού. Για χρήστες που έχουν πρόσβαση σε ιστοσελίδες του Διαδικτύου μέσω άλλων δικτύων (Intranets) στα οποία ενδεχομένως μεσολαβούν firewalls, διαμεσολαβητές ή άλλες διατάξεις ασφαλείας, ενδέχεται να μην είναι εφικτή η επικοινωνία του «mail client» με τον εξυπηρετητή της Ελληνική Αστυνομίας. Σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει, είτε να απευθυνθούν στο διαχειριστή του δικτύου τους για την τροποποίηση των ρυθμίσεων της υποδομής τους (εφόσον είναι εφικτή), είτε να χρησιμοποιούν το e-mail τους από το περιβάλλον ιστοσελίδων (Webmail) το οποίο και συνιστάται. 38
Microsoft Outlook 2007 O χρήστης ανοίγει το πρόγραμμα και από το μενού επιλέγει "Εργαλεία/Ρυθμίσεις Λογαριασμού" Έπειτα "Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο / Δημιουργία" 39
και μετά "Μη αυτόματη διαμόρφωση ρυθμίσεων διακομιστή ή πρόσθετων τύπων διακομιστή" και μετά "Επόμενο" Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο Ιnternet Επόμενο 40
Στον πίνακα που εμφανίζεται πρέπει να συμπληρωθούν τα στοιχεία του "Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου" Στα πεδία 1)"Το όνομα σας" το όνομα που θέλουμε να εμφανίζεται στον αποδέκτη του μηνύματός. 2) "Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" την ηλεκτρονική διεύθυνση 3)"Τύπος λογαριασμού" IMAP 4)"Διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας" webmail.astynomia.gr 5)"Διακομιστής εξερχόμενης αλληλογραφίας" webmail.astynomia.gr 6)"Όνομα Χρήστη" το πλήρες όνομα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου π.χ. test@astynomia.gr 7)"Kωδικός πρόσβασης" τον κωδικό. Επίσης επιλέγουμε "Απομνημόνευση κωδικού". 41
Μόλις συμπληρωθούν τα στοιχεία επιλέγοντας "Περισσότερες Ρυθμίσεις" στην καρτέλα «Διακομιστής εξερχομένων» να επιλεγεί η ρύθμιση «Ο διακομιστής εξερχομένων απαιτεί έλεγχο ταυτότητας». Έπειτα στην καρτέλα "Για προχωρημένους" οι ρυθμίσεις πρέπει είναι αυτές που φαίνονται στην εικόνα, αν δεν είναι τις συμπληρώνει ο χρήστης 42
Για την αποθήκευση των αλλαγών πατάμε "OK","Επόμενο" και "Τέλος" ολοκληρώνεται η προσθήκη του λογαριασμού. Ο λογαριασμός έχει ρυθμιστεί! Για να λάβει ο χρήστης τα μηνύματα που βρίσκονται στο Server πατάει το κουμπί "Αποστολή/Παραλαβή" 43
Με τον ίδιο τρόπο μπορούν να ρυθμιστούν περισσότεροι από έναν λογαριασμοί. 44
Microsoft Outlook 2010 1) Ο χρήστης ανοίγει το πρόγραμμα και επιλέγει την καρτέλα File (Αρχείο) > Account Information (Πληροφορίες Λογαριασμού) > Add Account (Προσθήκη λογαριασμού) 2) Έπειτα Manually configure server settings or additional server types (Μη αυτόματη διαμόρφωση ρυθμίσεων διακομιστή ή πρόσθετων τύπων διακομιστή) > Next (Επόμενο). 45
3) στη συνέχεια: Internet E-Mail > Νext 4) Στο User Information (Στοιχεία Χρήστη): 46
Υour Name: το όνομα που θέλουμε να φαίνεται στον αποδέκτη του μηνύματος E-mail Address: η πλήρης διεύθυνση email Account Type: ΙΜΑΡ Incoming mail server (Διακομιστής εισερχόμενης αλληλογραφίας): webmail.astynomia.gr Outgoing mail server (SMTP) (Διακομιστής εξερχόμενης αλληλογραφίας): webmail.astynomia.gr User name (όνομα χρήστη): Το πλήρες όνομα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου π.χ. test@astynomia.gr Password (κωδικός): ο κωδικός του email Μόλις συμπληρωθούν τα στοιχεία επιλέγοντας More Settings (Περισσότερες Ρυθμίσεις) και στην καρτέλα «Διακομιστής εξερχομένων» να επιλεγεί η ρύθμιση «Ο διακομιστής εξερχομένων απαιτεί έλεγχο ταυτότητας». Έπειτα στην καρτέλα Advanced (Για προχωρημένους ) > Server Port Numbers: 47
Incoming server (IMAP): 143 Outgoing server (SMTP): 587 5) ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο και μετά NEXT και θα ολοκληρωθεί η προσθήκη του λογαριασμού. 48
Thunderbird Για να ρυθμιστεί ένας λογαριασμός ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ο χρήστης 1) Ανοίγει το πρόγραμμα και επιλέγει Create a new account (Δημιουργία νέου Λογαριασμού) 2) Έπειτα Παράκαμψη αυτού και χρήση της υπάρχουσας διεύθυνσης μου 49
3)Στην καρτέλα που εμφανίζεται συμπληρώνονται 1)"Το όνομα σας" το όνομα που θέλουμε να εμφανίζεται στον αποδέκτη του μηνύματός 2) "Διεύθυνση Email" την ηλεκτρονική διεύθυνση 3)"Kωδικός" τον κωδικό. Επίσης επιλέγουμε "Απομνημόνευση κωδικού" 50
Πατώντας "Συνέχεια" ο χρήστης επιλέγει "Χειροκίνητη Ρύθμιση" και συμπληρώνει την καρτέλα όπως φαίνεται στην εικόνα Μόλις συμπληρωθεί η καρτέλα ο χρήστης πατάει "Δοκιμή ξανά" και ενεργοποιείτε το πλήκτρο "DONE" Τώρα ο χρήστης πατώντας "Ρυθμίσεις για προχωρημένους" συμπληρώνει ανάλογα με τις προτιμήσεις του την παρακάτω καρτέλα Μόλις τελειώσει πατάει ΟΚ, μετά DONE και ο λογαριασμός είναι έτοιμος. 51
Όποιος χρήστης επιθυμεί μπορεί να ρυθμίσει το κινητό του ώστε να λαμβάνει εκεί τα μηνύματά του. Παρακάτω παρατίθενται οδηγίες για Android, ωστόσο οι αντίστοιχες ζητούμενες ρυθμίσεις είναι οι ίδιες και όλα τα Smart Phones που μπορεί να υποστηρίζουν αυτή τη λειτουργία (iphone, Windows Phone). Android λογισμικό 1. Στην αρχική οθόνη, ο χρήστης πατάει Applications (Εφαρμογές) > Settings (Ρυθμίσεις) > Accounts & sync (Λογαριασμοί και συγχρονισμός) > Add account (Προσθήκη λογαριασμού) > Manual setup (Μη αυτόματη ρύθμιση). 2. Στην οθόνη Incoming settings (Ρυθμίσεις εισερχομένων), στο αναπτυσσόμενο μενού Protocol (Πρωτόκολλο), επιλέγει IMAP. 3. Στα πλαίσια κειμένου Email address (Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) και Username (Όνομα χρήστη), ο χρήστης πληκτρολογεί την πλήρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του και στη συνέχεια επιλέγει Next (Επόμενο). Το όνομα χρήστη που χρησιμοποιείτε είναι ίδιο με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. 4. Στο πλαίσιο κειμένου Password (Κωδικός πρόσβασης), πληκτρολογεί τον κωδικό πρόσβασης. 5. Στο πλαίσιο κειμένου IMAP server (Διακομιστής IMAP) συμπληρώνεται από το χρήστη webmail.astynomia.gr. 6. Στην οθόνη Outgoing server settings (Ρυθμίσεις διακομιστή εξερχομένων), πρέπει να είναι επιλεγμένη η επιλογή Login required (Απαιτείται σύνδεση) και τα πλαίσια κειμένου Username (Όνομα χρήστη) και Password (Κωδικός πρόσβασης) πληκτολογείται αντίστοιχα το πλήρες e-mail του χρήστη και ο κωδικός πρόσβασης. 7. Στο πλαίσιο κειμένου SMTP server (Διακομιστής SMTP),ο χρήστης πληκτρολογεί το όνομα διακομιστή SMTP που είναι webmail.astynomia.gr. 8. Στο αναπτυσσόμενο μενού Security type (Τύπος ασφάλειας) και στο πλαίσιο κειμένου Server port (Θύρα διακομιστή), καθορίστε τις ρυθμίσεις IMAP:143 και SMTP:587 και κλικ στο κουμπί Next (Επόμενο). 9. Στο πλαίσιο κειμένου Account name (Όνομα λογαριασμού), ο χρήστης πληκτρολογεί ένα όνομα για τον λογαριασμό. 10. Στο πλαίσιο κειμένου Your name (Το όνομά σας),το όνομα που θέλει ο χρήστης να εμφανίζεται όταν αποστέλλεται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλους και, στη συνέχεια, Finish Setup (Ολοκλήρωση ρύθμισης). 52
Γενικά Για την καταγραφή και επίλυση βλαβών πρέπει να χρησιμοποιείται η πλατφόρμα HELP DESK που βρίσκεται στις εφαρμογές του PoL. Στο Δελτίο βλάβης θα πρέπει να αναφέρονται το Email Account στο οποίο διαπιστώθηκε η δυσλειτουργία και αναλυτικά το πρόβλημα που εντοπίστηκε. Για προσωπικά email accounts η αναφορά της βλάβης θα πρέπει να γίνεται από τον υπάλληλο στον οποίο είναι χρεωμένος ο λογαριασμός. Συχνές Δυσλειτουργίες και Οδηγίες επίλυσης Ερώτηση 1: Δε μπορώ να κάνω είσοδο με τον κωδικό μου. Απάντηση: Ελέγξτε το πληκτρολόγιο αν βρίσκεται στα Αγγλικά ή στα Κεφαλαία και ξαναπροσπαθήστε με τις σωστές επιλογές. Επίσης, ελέγξτε το όνομα χρήστη για αναγραμματισμούς ή κενά διαστήματα πριν ή μετά το όνομα. Στο όνομα χρήστη πρέπει να εισάγετε μόνο το μέρος πριν το @domainname.gr. (Δηλαδή, testuser και όχι testuser@astynomia.gr). Σε περίπτωση αδυναμίας εισόδου μετά τις παραπάνω ενέργειες, αναφέρετε τη δυσλειτουργία μέσω της εφαρμογής HELP DESK, ώστε να γίνει αρχικοποίηση του κωδικού σας. Ερώτηση 2: Γέμισε ο χώρος του λογαριασμού και δεν μπορώ να πάρω ή να στείλω μηνύματα. Σε προσπάθεια μου να διαγράψω παλιά μηνύματα μου εμφανίζει μήνυμα λάθους. Απάντηση: Επιλέξτε τα μηνύματα που θέλετε να διαγράψετε και με συνδυασμό των πλήκτρων Shift+Delete, διαγράψτε τα μόνιμα. Ερώτηση 3: Μου επιστρέφουν μηνύματα από το σύστημα, ότι δεν παραδόθηκε το μήνυμα μου σε κάποιον αποστολέα. Απάντηση: Μια προσεκτική ανάγνωση του μηνύματος θα σας δώσει την απαραίτητη πληροφορία. Συνήθως, όπως θα αναφέρεται και στο μήνυμα, είτε ο χρήστης δε θα υπάρχει (δηλαδή το όνομα χρήστη δεν είναι σωστό), είτε το mailbox του χρήστη στον οποίο στείλατε το μήνυμα είναι γεμάτο και δεν μπορεί να δεχθεί μηνύματα. Ερώτηση 4: Μου επιστρέφουν μηνύματα από το σύστημα, ότι δεν παραδόθηκε το μήνυμα μου σε κάποιον αποστολέα, χωρίς να έχω στείλει ποτέ το συγκεκριμένο μήνυμα. Απάντηση: Ο λογαριασμός σας έχει πέσει θύμα κακόβουλου λογισμικού και αποστέλλονται από αυτόν μηνύματα SPAM. Σε αυτή την περίπτωση, αλλάξτε 53
άμεσα τον κωδικό εισόδου, κάντε εκκαθάριση με πρόγραμμα προστασίας από ιούς, στους προσωπικούς Η/Υ και φορητές συσκευές που έχετε πρόσβαση στο email και αναφέρετε το συμβάν στη Δ/νση Πληροφορικής μέσω της εφαρμογής HELP DESK. 54