Οδηγίες σύνδεσης με το mobility tool: Καταχώρηση στοιχείων στην εφαρμογή ErasmusPlus! -Από τη φόρμα των στοιχείων του ιδρύματος (Προσαρμογή /Στοιχεία ιδρύματος) καταχωρούμε τον κωδικό του project (Κωδικός Llp). Ο συγκεκριμένος κωδικός καταχωρείται ανά ακαδημαϊκό έτος: -Πρίν καταχωρήσουμε τα στοιχεία ενός εξερχομένου (φοιτητή, καθηγητή ή μέλους προσωπικού), θα πρέπει να καταχωρήσουμε τα στοιχεία του οργανισμού υποδοχής (Ίδρυμα erasmus ή επιχείρηση) εφ οσον ο οργανισμός δεν έχει ήδη καταχωρηθεί στο σύστημα. Η καταχώρηση γίνεται από το μενού Εταίροι της αρχικής φόρμας της εφαρμογής: Αν ο οργανισμός είναι ίδρυμα erasmus, τότε επιλέγουμε τον κωδικό erasmus του ιδρύματος από τη σχετική λίστα. 1
Η χώρα και η ονομασία του ιδρύματος συμπληρώνονται αυτόματα. Αν ο οργανισμός είναι επιχείρηση, τότε θα πρέπει να συμπληρώσουμε τα εξής πεδία της φόρμας, τα οποία επισημαίνονται με κόκκινο χρώμα: 1. Όνομα (Λατινικά) 3. Τύπος 4. Κλάδος 5. Email 6. Τ.Κ. 7. Πόλη 8. Χώρα -Όταν καταχωρούμε τα στοιχεία του εξερχόμενου, θα επιλέξουμε το πανεπιστήμιο (σε περίπτωση σπουδών / διδασκαλίας ή επιμόρφωσης σε ίδρυμα erasmus) ή τον φορέα της πρακτικής άσκησης (σε περίπτωση επιμόρφωσης σε εταιρεία) από τις σχετικές λίστες. -Συμπλήρωση στοιχείων φοιτητών: Για να μπορούν τα στοιχεία του φοιτητή να εισαχθούν στο mobility tool, τότε θα πρέπει να έχουμε συμπληρώσει υποχρεωτικά τα παρακάτω πεδία στη φόρμα καταχώρησης: 3. Ημ. Γέννησης 4. Φύλο 5. Email 6. Εθνικότητα 7. Τομέας σπουδών 8. Επίπεδο σπουδών 9. Έναρξη 10. Λήξη 11. Ίδρυμα υποδοχής 12. Αιτία συντομότερης διάρκειας (υποχρεωτικό μόνο για σπουδές), αν η παραμονή είναι μικρότερη από 3 μήνες 13. Α.Μ.Ε.Α. (Αν ο φοιτητής είναι Α.Μ.Ε.Α.) 14. Γλώσσα διδασκαλίας/επιμόρφωσης 15. Γλωσσική προετοιμασία 16. ECTS 2
-Συμπλήρωση στοιχείων καθηγητών (διδασκαλία): Αντίστοιχα, για τα στοιχεία της διδασκαλίας, θα πρέπει να έχουμε συμπληρώσει υποχρεωτικά τα εξής πεδία στη φόρμα καταχώρησης: 6. Τομέας σπουδών 7. Επίπεδο διδασκαλίας 11. Γλώσσα διδασκαλίας 13. Ώρες διδασκαλίας 14. Ίδρυμα υποδοχής -Συμπλήρωση στοιχείων επιμόρφωσης: Για την επιμόρφωση ακαδημαϊκών θα πρέπει να συμπληρώσουμε τα πεδία: 6. Θέση 7. Τύπος δραστηριότητας 11. Γλώσσα επιμόρφωσης 13. Φορέας υποδοχής (Ίδρυμα erasmus ή επιχείρηση) -Συμπλήρωση στοιχείων προσκεκλημένων για διδασκαλία: Για το συγκεκριμένο τύπο κινητικότητας θα πρέπει να συμπληρώσουμε τα πεδία: 3
6. Τομέας σπουδών 7. Επίπεδο διδασκαλίας 11. Γλώσσα διδασκαλίας 13. Φορέας προέλευσης Εξαγωγή στοιχείων σε αρχείο. -Εφόσον έχουμε συμπληρώσει τα απαιτούμενα στοιχεία μπορούμε να προχωρήσουμε στην δημιουργία των αρχείων που θα εισάγουμε στο mobility tool. Από το μενού του τελικού απολογισμού επιλέγουμε πρώτα Έλεγχοι πληρότητας αρχείου για mobility tool. Με αυτόν τον τρόπο θα ελέγξουμε αν έχουμε συμπληρώσει όλα τα στοιχεία που απαιτούνται για να γίνει η εισαγωγή στο mobility tool Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία του ελέγχου, μπορούμε να προχωρήσουμε στην εξαγωγή των στοιχείων σε αρχείο κατάλληλο για εισαγωγή στο mobility tool. Επιλέγουμε από το ίδιο μενού Δημιουργία αρχείου για mobility tool. Τα αρχεία δημιουργούνται στο directory: \ErasmusPlus\FinalReports (που βρίσκεται στο drive letter που έχει εγκατασταθεί η εφαρμογή). Το αρχείο SM_MobilityToolImportFile_2013 περιέχει τα δεδομένα των εξερχόμενων φοιτητών (σπουδές πρακτική) ενώ το αρχείο STA_STT_MobilityToolImportFile_2013 περιέχει τα δεδομένα του εξερχόμενου ακαδημαϊκού προσωπικού (διδασκαλία επιμόρφωση). Παρατήρηση: Οι παραπάνω λειτουργίες μπορούν να πραγματοποιηθούν και με τη χρήση 4
φίλτρου (για παράδειγμα, να δημιουργήσουμε αρχείο που να περιέχει τα στοιχεία φοιτητών συγκεκριμένου τμήματος). Εισαγωγή στοιχείων στο mobility tool -Για να εισάγουμε τα στοιχεία στο mobility tool, θα μεταβούμε από τον browser που χρησιμοποιούμε στη διεύθυνση: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility. Επιλέγουμε το module External,συμπληρώνουμε το Username και το password που μας έχει δοθεί και κάνουμε LogIn. -Μεταβαίνουμε στο module Projects και από τη λιστα που εμφανίζεται επιλέγουμε το ίδρυμά μας. -Επιλέγουμε το μενού Mobilities -Επιλέγουμε Import Export -Από τo πλαίσιο Import πατώντας Browse επιλέγουμε το αντίστοιχο αρχείο που έχουμε παράξει από το ErasmusPlus. Με το import, γίνεται ο έλεγχος και η εισαγωγή των στοιχείων του αρχείου στο mobility tool. 5