Εφαρµογή Βusiness ιαδικασίες Μετασχηµατισµών Παραστατικών
ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 1. Μετασχηµατισµοί Παραστατικών... 4 1.1 Συνδεόµενα Παραστατικά (Έµµεση Οθόνη)...4 1.2 Μαζικοί Μετασχηµατισµοί...7 Σελίδα 2 από 10
Το συγκεκριµένο εγχειρίδιο δηµιουργήθηκε για να βοηθήσει την κατανόηση της ιαδικασίας Μετασχηµατισµού Παραστατικών. Παρουσιάζονται οι διαδικασίες εισαγωγής προσφοράς, παραγγελίας και παραστατικών πωλήσεων. Παρακάτω προτείνεται µια αλληλουχία ενεργειών την οποία ο χρήστης πρέπει να ακολουθήσει για να αξιοποιήσει τις δυνατότητες της εφαρµογής. Σελίδα 3 από 10
1. Μετασχηµατισµοί Παραστατικών 1.1 Συνδεόµενα Παραστατικά (Έµµεση Οθόνη) Έχουµε τη δυνατότητα να εκτελέσουµε µετασχηµατισµούς παραστατικών µε δύο τρόπους. Ο πρώτος τρόπος πραγµατοποιείται διαµέσου µαζικών µετασχηµατισµών ελτίων Αποστολής, Παραγγελιών και Προσφορών, από τη διαδροµή «ιαχείριση Πωλήσεων / Εργασίες Έλεγχοι / Μαζικοί Μετασχηµατισµοί Πωλήσεων». Ο δεύτερος τρόπος, πραγµατοποιείται για συγκεκριµένο πελάτη, µέσα από τη φόρµα καταχώρησης παραστατικού πώλησης, από την επιλογή «Συνδεόµενα Παραστατικά». Οι µετασχηµατισµοί µπορούν να πραγµατοποιηθούν: Από: Προσφορά Σε: Παραγγελία Από: Προσφορά Σε: Παραστατικό Πωλήσεων Από: Παραγγελία Σε: Παραστατικό Πωλήσεων Από: Παραστατικό Πωλήσεων Σε: Πιστωτικό Παραστατικό Πωλήσεων (και αντίστροφα) Από: Παραστατικό Πωλήσεων Σε: Παραγγελία Αγορών Από: Παραστατικό Αγορών Σε: Πιστωτικό Παραστατικό Αγορών (και αντίστροφα) Από: Παραστατικό Αγορών Σε: Παραστατικό Πωλήσεων Από: ελτίο Αποστολής Σε: Τιµολόγιο (Αγορές και Πωλήσεις) Από: ελτίο Επιστροφής Σε: Πιστωτικό Τιµολόγιο (Αγορές και Πωλήσεις) Για να δηµιουργήσουµε ένα παραστατικό µε µετασχηµατισµό, αρχικά ζητούµε εισαγωγή νέου παραστατικού και, στον «Τύπο Παραστατικού» επιλέγουµε το παραστατικό το οποίο θέλουµε να δηµιουργήσουµε. Στη συνέχεια επιλέγουµε το συναλλασσόµενο ο οποίος θα συµµετέχει (πελάτη ή προµηθευτή). Έπειτα, προσπερνούµε τις αναλυτικές γραµµές του παραστατικού και, επιλέγουµε την έµµεση οθόνη «Συνδεόµενα Παραστατικά» (Σχ ), η οποία βρίσκεται στο κάτω τµήµα της οθόνης καταχώρησης παραστατικών. Επιλέγοντας τη συγκεκριµένη οθόνη µας εµφανίζεται η οθόνη των συνδεόµενων παραστατικών. Σελίδα 4 από 10
Για να εµφανίσουµε τη λίστα των διαθέσιµων παραστατικών προς µετασχηµατισµό επιλέγουµε το εικονίδιο της εµφάνισης λίστας. Τα συνδεόµενα παραστατικά µας εµφανίζονται µε βάση τον πελάτη ή τον προµηθευτή στο όνοµα του οποίου θα καταχωρηθεί το παραστατικό. Επιλέγουµε το συνδεόµενο παραστατικό δύο φορές (double click) γρήγορα µε το ποντίκι και εισάγεται στη λίστα των παραστατικών προς µετασχηµατισµό. Σελίδα 5 από 10
Έχουµε την δυνατότητα να επιλέξουµε πολλαπλά παραστατικά προς µετασχηµατισµό. Στη λίστα συνδεόµενων παραστατικών επιλέγουµε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού και µας εµφανίζεται η επιλογή «Multiselect». Αυτόµατα αριστερά από του κωδικούς παραστατικών εµφανίζονται µικρά τετράγωνα επιλογής στα οποία µπορούµε να επιλέξουµε ποια παραστατικά θέλουµε να συµπεριλαµβάνονται στο µετασχηµατισµό. Επιλέγουµε τα παραστατικά που θέλουµε και πατάµε το πλήκτρο «ENTER». Τα παραστατικά µας εµφανίζονται στην οθόνη των συνδεόµενων παραστατικών. Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία επιλέγουµε το εικονίδιο «ηµιουργία κινήσεων», και οι κινήσεις που περιέχονται στα παραστατικά προς µετασχηµατισµό που επιλέξαµε εµφανίζονται στις γραµµές κινήσεων ειδών του παραστατικού που θέλουµε να καταχωρήσουµε. Σελίδα 6 από 10
1.2 Μαζικοί Μετασχηµατισµοί Έχουµε τη δυνατότητα να εκτελέσουµε µαζικούς µετασχηµατισµούς παραστατικών. Οι µαζικοί µετασχηµατισµοί είναι µια αυτοµατοποιηµένη εργασία η οποία ανιχνεύει το σύστηµα για αποθηκευµένα παραστατικά τα οποία µπορούν να µετασχηµατιστούν και µε βάση συγκεκριµένα φίλτρα και κανόνες τα µετασχηµατίζει. Οι µαζικοί µετασχηµατισµοί µπορούν να πραγµατοποιηθούν: Υποσύστηµα εφαρµογής ιαχείριση Πωλήσεων ιαχείριση Αγορών Μαζικοί µετασχηµατισµοί ελτία Αποστολής, Παραγγελίες, Προσφορές ελτία Αποστολής Αγορών, Παραγγελίες Αγορών Τα βήµατα µαζικών µετασχηµατισµών είναι ίδια για κάθε διαδικασία. Στα επόµενα παραδείγµατα θα χρησιµοποιηθεί σαν παράδειγµα ένας µαζικός µετασχηµατισµός δελτίων αποστολής πωλήσεων σε τιµολόγια πωλήσεων. Από το µενού «ιαχείριση Πωλήσεων -> Εργασίες Έλεγχοι -> Μαζικοί µετασχηµατισµοί -> ελτίων Αποστολής» µπορούµε να πραγµατοποιήσουµε τη διαδικασία µαζικών µετασχηµατισµών ελτίων Αποστολής σε Τιµολόγια Πώλησης. Στο πεδίο «Ηµεροµηνία» επιλέγουµε την ηµεροµηνία που θέλουµε να καταχωρηθεί για το µετασχηµατισµό. Στο πεδίο «Τύπος Παραστατικού» επιλέγουµε τον τύπο των παραστατικών που θέλουµε να δηµιουργηθεί και στο πεδίο «Σειρές» την σειρά που θα ανήκουν τα παραστατικά.. Σελίδα 7 από 10
Στη συνέχεια επιλέγουµε το εικονίδιο «Επόµενη Σελίδα» και µας εµφανίζεται η οθόνη επιλογής παραστατικών. Στο πεδίο «Ηµεροµηνία» επιλέγουµε το εύρος ηµεροµηνιών για το οποίο θέλουµε το σύστηµα να µας εµφανίσει τα αντίστοιχα παραστατικά προς µετασχηµατισµό. Στο πεδίο «Οµαδοποίηση Παραστατικών» επιλέγουµε την µέθοδο οµαδοποίησης των παραστατικών. Οι επιλογές που έχουµε είναι: Καµία: ο µετασχηµατισµός θα γίνει ένα προς ένα, δηλαδή για το κάθε δελτίο αποστολής που έχει καταχωρηθεί θα δηµιουργηθεί το αντίστοιχο τιµολόγιο πώλησης, χωρίς καµία οµαδοποίηση των δελτίων αποστολής. Βασική: τα δελτία αποστολής θα µετασχηµατιστούν σε τιµολόγια πώλησης οµαδοποιηµένα µε βάση τον πελάτη. Ασχέτως αν υπάρχει διαφοροποίηση στο υποκατάστηµα ή στη διεύθυνση παράδοσης, όλα τα είδη που περιέχονται στα δελτία αποστολής θα οµαδοποιηθούν σε ένα Τιµολόγιο Πώλησης το οποίο θα έχει ως στοιχεία της προεπιλεγµένες παραµέτρους του πελάτη που είναι ορισµένες στην καρτέλα του (υποκατάστηµα, τρόπος αποστολής κ.τ.λ.). Πλήρης: τα δελτία αποστολής θα µετασχηµατιστούν σε τιµολόγια πώλησης οµαδοποιηµένα µε βάση τον πελάτη. Όλα τα είδη που περιέχονται στα δελτία αποστολής θα οµαδοποιηθούν σε αντίστοιχα Τιµολόγια Πώλησης τα οποία θα περιέχουν όλα τα είδη τα οποία έχουν κοινά στοιχεία. ( ιεύθυνση Παράδοσης, Υποκατάστηµα κ.τ.λ.). Στο πεδίο «Τρόπος υπολογισµού τιµής µονάδας» ορίζουµε τον τρόπο µε τον οποίο θα υπολογιστεί η τιµή του κάθε είδους µέσα στα µετασχηµατισµένα παραστατικά. Οι επιλογές που έχουµε είναι: Από τιµοκατάλογο παραστατικού προέλευσης: Τα είδη θα πάρουν τιµές από τους αντίστοιχους τιµοκαταλόγους που ήταν ορισµένοι στα παραστατικά προέλευσης του µετασχηµατισµού. Στο συγκεκριµένο Σελίδα 8 από 10
παράδειγµα θα πάρουν τιµές από τους τιµοκαταλόγους που ήταν σε ισχύ όταν καταχωρήθηκαν τα ελτία Αποστολής. Από τιµοκατάλογο παραστατικού προορισµού: Τα είδη θα πάρουν τιµές από τους αντίστοιχους τιµοκαταλόγους που είναι σε ισχύ στα παραστατικά προορισµού του µετασχηµατισµού. Στο συγκεκριµένο παράδειγµα θα πάρουν τιµές από τους τιµοκαταλόγους που θα είναι σε ισχύ στα Τιµολόγια Πώλησης τα οποία θα δηµιουργηθούν στο µετασχηµατισµό. Αντιγραφή: Οι τιµές που είχαν οριστεί και καταχωρηθεί στα παραστατικά προέλευσης, οι αντίστοιχες θα χρησιµοποιηθούν στα παραστατικά προορισµού αγνοώντας τιµές τιµοκαταλόγων. Από παραµετροποίηση σύνδεσης: Οι τιµές των ειδών θα διαµορφωθούν µε βάση τις παραµέτρους που έχουν οριστεί στον τύπο παραστατικού, µέσο της έµµεσης οθόνης «Συνδεόµενα Παραστατικά», στη στήλη «Τρόπος υπολογισµού τιµής µονάδος». Στο «Από» στις Σειρές ορίζουµε την σειρά από την οποία θέλουµε να προέλθουν τα παραστατικά προς µετασχηµατισµό. Στις Επιπλέον Επιλογές µπορούµε να ορίσουµε ως φίλτρα τον σκοπό διακίνησης, το µεταφορικό µέσο και τον πελάτη. Για να συνεχίσουµε επιλέγουµε το εικονίδιο «Επόµενη Σελίδα», και µας εµφανίζεται η λίστα επιλογής παραστατικών. Σε όλα τα πεδία της οθόνης µπορούµε να ορίσουµε συγκεκριµένες τιµές οι οποίες και θα καταχωρηθούν στα παραστατικά προορισµού. Αν δεν ορίσουµε τιµές τότε τα παραστατικά προορισµού θα κληρονοµήσουν τις αντίστοιχες τιµές από τα παραστατικά προέλευσης. Οι τιµές που µπορούµε να ορίσουµε είναι: Ηµεροµηνία: Ηµεροµηνία καταχωρήσεων των παραστατικών προορισµού ιεύθυνση Παράδοσης: Η διεύθυνση στην οποία θα οριστεί η παράδοση των ειδών Σκοπός διακίνησης: Ο σκοπός διακίνησης των ειδών (π.χ. πώληση ή επιστροφή) Σελίδα 9 από 10
Τρόπος αποστολής: Ο τρόπος αποστολής των εµπορευµάτων Τιµοκατάλογος: Ο τιµοκατάλογος από τον οποίο θα τιµολογηθούν τα είδη. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η συγκεκριµένη επιλογή υπερισχύει των ρυθµίσεων απόδοσης τιµών ειδών που ορίστηκε στην προηγούµενη οθόνη. Μεταφορικό µέσο: Το µεταφορικό µέσο το οποίο θα χρησιµοποιηθεί για την παράδοση των ειδών. ροµολόγιο: Το δροµολόγιο το οποίο θα ακολουθηθεί για την παράδοση των προϊόντων Μεταφορέας: Ο υπεύθυνος µεταφορέας που έχει οριστεί για την παράδοση Αποθήκη: Η αποθήκη που θα χρησιµοποιηθεί στη διακίνηση. Στη συνέχεια το σύστηµα µας εµφανίζει όλα τα παραστατικά τα οποία πληρούν τα κριτήρια που ορίσαµε στην προηγούµενη οθόνη. Μπορούµε να τα επιλέξουµε όλα ή να επιλέξουµε ποια θέλουµε να µετασχηµατίσουµε. Για να ολοκληρωθεί η διαδικασία επιλέγουµε το εικονίδιο «Επόµενη Σελίδα». Το σύστηµα µας ενηµερώνει ότι ο Μαζικός Μετασχηµατισµός ολοκληρώθηκε. Σελίδα 10 από 10