Παρουσίαση Εφαρμογής i-flow Protocol (Ηλεκτρονική Διαχείριση Αλληλογραφίας Οργανισμών)
Πληροφοριακό Σύστημα Dynamic Information Flow (i-flow) (1) Ολοκληρωμένη λύση Οργάνωσης Ηλεκτρονικής Αλληλογραφίας και Ροής Πληροφοριών για Οργανισμούς Βασικά λειτουργικά χαρακτηριστικά Η Αλληλογραφία αλλά και κάθε είδους διαχείριση-διακίνηση εγγράφων Η οργάνωση θεματολογίων και καταλόγων Η ταξινόμηση και τεκμηρίωση υλικού Η ψηφιοποίηση και αρχειοθέτηση Η δόμηση και η ανάκτηση πληροφοριών
Πληροφοριακό Σύστημα Dynamic Information Flow (i-flow) (2) Στηρίζει καθημερινά την ομαλή ροή της πληροφορίας εντός του Οργανισμού. Συμβάλλει στην εφαρμογή και επέκταση των ενιαίων κανόνων οργάνωσης και διοίκησης του Οργανισμού. Συμβάλει στη σημαντική μείωση κόστους χρήσης εντύπων και αναλώσιμων υλικών και στη βέλτιστη απόδοση του ανθρώπινου δυναμικού
Πληροφοριακό Σύστημα Dynamic Information Flow (i-flow) (3) Συμβάλλει σημαντικά στην ανάπτυξη της επικοινωνίας και συνεργασίας μεταξύ των υπευθύνων Διευθύνσεων και Τμημάτων Εξασφαλίζει την ενιαία διαχείριση και βελτίωση των διαδικασιών του Οργανισμού με την χρήση της σύγχρονης Τεχνολογίας
Πληροφοριακό Σύστημα Dynamic Information Flow (i-flow) (4) Προσφέρει τη δυνατότητα ενοποίησης και οργάνωσης των υπηρεσιών και πληροφοριών Εξασφαλίζει την άμεση αναζήτηση και ανάκτηση στοιχείων με τη χρήση πολλαπλών μεθόδων Μηδενίζει τα λάθη στην οργάνωση, τη διαχείριση και την ταξινόμηση της Ηλεκτρονικής Αλληλογραφίας
Πληροφοριακό Σύστημα Dynamic Information Flow (i-flow) (5) Η νέα Εφαρμογή Οργάνωσης Ηλεκτρονικής Αλληλογραφίας υποστηρίζει τη συνολική διαχείριση ροής των Εγγράφων (Document Workflow). Η τυπική Αλληλογραφία κάθε Οργανισμού διακρίνεται σε Εισερχόμενη και Εξερχόμενη, ωστόσο η πλήρης καταγραφή της Αλληλογραφίας αυτού πραγματοποιείται σε ενιαία μορφή, σε όλα τα στάδια ροής των πληροφοριών για κάθε έγγραφο.
Πληροφοριακό Σύστημα Dynamic Information Flow (i-flow) (6) Βρίσκεται ήδη σε παραγωγική λειτουργία σε αρκετούς Οργανισμούς, παρέχοντας σημαντικά οφέλη στην οργάνωση ροής των διαδικασιών και εγγράων καθώς και και την τήρηση επιχειρηματικής πληροφορίας Παραμετροποιείται και προσαρμόζεται εύκολα στο λειτουργικό Οργανόγραμμα κάθε Οργανισμού
Διαχείριση Λειτουργικών Διαδικασιών των Επιχειρήσεων και Οργανισμών (1) Διαχείριση Μητρώων Συνεργαζόμενων Φορέων & Προσώπων και των Στελεχών του Οργανισμού Καταγραφή εισερχόμενων-εξερχόμενων εγγράφων (ταυτάριθμα αλλά και οίκοθεν έγγραφα) Διαδικασία άμεσης επισύναψης πλήθους ηλεκτρονικών αρχείων για κάθε έγγραφο
Διαχείριση Λειτουργικών Διαδικασιών των Επιχειρήσεων και Οργανισμών (2) Αυτοματοποιημένη διαδικασία εκκαθάρισης χρεώσεων εισερχόμενων εγγράφων Χρέωση σε επίπεδο Διεύθυνσης/Τμήματος από τον Υπεύθυνο Χαρακτηρισμού Εγγράφων Μεταχρέωση σε επίπεδο Στελέχους (Υπεύθυνου Χειριστή) από τον Διευθυντή της εκάστοτε Διεύθυνσης Συσχετισμος και διεκπεραίωση εγγράφων
Διαχείριση Λειτουργικών Διαδικασιών των Επιχειρήσεων και Οργανισμών (2) Εμφάνιση Εκκρεμών Ενεργειών (έγγραφα τα οποία έχουν χρεωθεί με ημερομηνία λήξης χειρισμού, αλλά δεν έχουν γίνει οι σχετικές ενέργειες μέχρι την ημερομηνία αυτή) Εμφάνιση Μη-Χαρακτηρισμένων Εγγράφων (έγγραφα τα οποία δεν έχουν χαρακτηρισθεί (χρεωθεί) σε Διεύθυνση ή Τμήμα ) Παρακολούθηση χρέωσης και ροής των εγγράφων, καθώς και των προθεσμιών λήξης αυτών Ενημέρωση μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (e-mail) για χρεώσεις και κοινοποιήσεις εγγράφων
Διαχείριση Λειτουργικών Διαδικασιών των Επιχειρήσεων και Οργανισμών (3) Δυνατότητα άμεσου συσχετισμού εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων με τους αντίστοιχους κωδικούς διαχείρισης Φακέλων Συνεργατών συγκεντρώνοντας έτσι το σύνολο της Αλληλογραφίας για κάθε Φάκελο και ενέργεια χειρισμού. Άμεση ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων για την λήψη ενεργειών με στόχο την έγκαιρη διεκπεραίωση σημαντικών αιτημάτων σχετικά με τα έργα (συμβάσεις, μελέτες, αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα, κλπ) Δυνατότητα Οργάνωσης Ηλεκτρονικού Φακέλου Έργου
Διαχείριση Λειτουργικών Διαδικασιών των Επιχειρήσεων και Οργανισμών (4) Αποτελεσματικότητα και ευκολία στην διεκπεραίωση καθημερινών εργασιών με : Μείωση του Χρόνου διεκπεραίωσης Μείωση του Κόστους διεκπεραίωσης Μείωση των Αποθηκευτικών χώρων των εντύπων Μείωση του Χρόνου αναζήτησης στοιχείων Τήρηση Χρονοδιαγραμμάτων στη διεκπεραίωση των σχετικών εργασιών
Διαχείριση Λειτουργικών Διαδικασιών των Επιχειρήσεων και Οργανισμών (5) Διαδικασία συγκέντρωσης στοιχείων από υπάρχοντα ηλεκτρονικά μέσα (e-mail, fax) ή από έντυπο υλικό κατόπιν ψηφιοποίησης με τη χρήση Scanner και ενσωμάτωσης στην Εφαρμογή Διαδικασία μαζικών κοινοποιήσεων εξερχόμενων εγγράφων Εκτύπωση Αλληλογραφίας ανά τύπο εγγράφου και συντάκτη με παράλληλη εξαγωγή αρχείου σε excel, word και pdf
Διαχείριση Λειτουργικών Διαδικασιών των Επιχειρήσεων και Οργανισμών (6) Εκτύπωση διεκπεραίωσης χρέωσης εγγράφων και παράλληλη εξαγωγή αρχείου σε Excel, Word και Pdf Εκτύπωση καταλόγου χρεωμένων εγγράφων σε εκκρεμότητα ανά Διεύθυνση, Τμήμα, Χειριστή Εκτύπωση Μητρώου Συνεργατών (Φορέων - Προσώπων) και και παράλληλη εξαγωγή αρχείου σε Excel, Word και Pdf
Μετάπτωση Δεδομένων στην Εφαρμογή Προσαρμογή, μεταφορά και έλεγχος δεδομένων από υπάρχοντα συστήματα Αποκρυπτογράφηση των δομών των αρχείων και των ιδιαίτερων διασυνδέσεων των δεδομένων βάσει των δεδομένων στις υπάρχουσες εφαρμογές Λογικοποίηση Στοιχείων Πρωτοκόλλου και μεταφορά στη Βάση Δεδομένων από υπάρχουσες Εφαρμογές
Παραμετροποίηση Τεχνολογία Πληροφοριακού Συστήματος i-flow Διαδικασία παραμετροποίησης με βάση τις ανάγκες που εκφράζει κάθε Οργανισμός και αναλύονται από την Εταιρεία μας Φιλικότητα, αξιοπιστία, ασφάλεια δεδομένων και ευκολία χρήσης Εργαλεία και Βάσεις Δεδομένων τρέχουσας τεχνολογίας (ORACLE) με παράλληλη εφαρμογή καινοτόμων τεχνικών, προσαρμοσμένων στις ανάγκες κάθε Οργανισμού Πολλαπλή πρόσβαση χρηστών και εκχώρηση διαφορετικών δικαιωμάτων (εισαγωγής, διαγραφής, αναζήτησης και ενημέρωσης)
Χρονοδιάγραμμα - Μεθοδολογία Υλοποίησης του Έργου (1) Ενδεικτικά, τα Στάδια για την υλοποίηση λύσης με το Σύστημα i-flow είναι: Προετοιμασία Έναρξη Συνεργασίας Τελικός Σχεδιασμός Λύσης Προτεινόμενη Υλοποίηση Παραμετροποίηση Εφαρμογής Σχεδίαση Ασφάλειας Ομάδων Χρηστών Εγκατάσταση Βάσης Δεδομένων και Εφαρμογής Λειτουργική Αξιολόγηση Εφαρμογής Εκπαίδευση Ομάδων Εργασίας Μετάπτωση Δεδομένων στην Εφαρμογή Έναρξη Παραγωγικής Λειτουργίας και Πρακτική Εξοικείωση Διαδικασία Ψηφιοποίησης - Τεκμηρίωσης Τελική Παράδοση Έργου
Πρόσθετες Παρεχόμενες Υπηρεσίες Παράλληλα με την εγκατάσταση της Εφαρμογής, από την Εταιρεία μας προσφέρονται επιπλέον, οι παρακάτω πρόσθετες Υπηρεσίες: Οργάνωση και Τεκμηρίωση Φακέλων Αρχειακού Υλικού Μετάπτωση Δεδομένων και Σύνδεση στην Εφαρμογή Ψηφιοποίηση και Τεκμηρίωση Καταλόγων Νομοθεσίας Διαχείριση Ασφάλειας Χρηστών και Δεδομένων Εφαρμογής Εκπαίδευση και Πρακτική Εξοικείωση Χρηστών Εφαρμογής Εγκατάσταση και Προσαρμογή Εφαρμογής και Βάσης Δεδομένων Υποστήριξη Εφαρμογής και Βάσης Δεδομένων Υπηρεσίες Συμβούλων ανάπτυξης Σύγχρονων Πληροφοριακών Συστημάτων Υπηρεσίες Ελέγχου και Μεταφοράς στοιχείων Βάσης Δεδομένων σε αρχείο XML
Ενδεικτικό Χρονοδιάγραμμα - Μεθοδολογία Υλοποίησης του Έργου 1ος Μήνας 2ος Μήνας 3ος Μήνας Εβδομάδα Έργου 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Προετοιμασία - Έναρξη Έργου Τελικός Σχεδιασμός - Υλοποίηση Παραμετροποίηση Συστήματος Σχεδίαση Ασφάλειας Συστήματος Εγκατάσταση Εφαρμογής Αξιολόγηση Συστήματος Εκπαίδευση Χρηστών Μετάπτωση Δεδομένων Έναρξη Λειτουργίας - Πρακτική Εξοικείωση Ψηφιοποίηση Υλικού Τελική Παράδοση Συμμετοχή Πελάτη
Ενδεικτικά Υποδείγματα Εφαρμογής Διαχείριση Οργανογράμματος Οργανισμού Οθόνη Διαχείρισης Αλληλογραφίας Οθόνη Διαχείρισης Χρεώσεων Οθόνη Διεκπεραίωσης Χρεώσεων Εμφάνιση Εκκρεμών Ενεργειών Συνοπτική Εμφάνιση Αλληλογραφίας Αλληλογραφία ανά Αποστολέα-Παραλήπτη Εμφάνιση Συνημμένων Αλληλογραφίας Συνοπτικό Ευρετήριο Συνεργατών
Διαχείριση Οργανογράμματος Οργανισμού
Οθόνη Καταχώρισης Αλληλογραφίας
Οθόνη Καταχώρισης Χρεώσεων
Οθόνη Διεκπεραίωσης Χρεώσεων
Εμφάνιση Εκκρεμών Ενεργειών
Συνοπτική Εμφάνιση Αλληλογραφίας
Αλληλογραφία ανά Αποστολέα - Παραλήπτη
Εμφάνιση Συνημμένων Αλληλογραφίας
Συνοπτικό Ευρετήριο Συνεργατών
Στοιχεία Επικοινωνίας : DBS (Dynamic Business Solutions) ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΑΕ Χριστιανουπόλεως 122, 11146 Γαλάτσι Τηλ: 210 6836550-1 / Fax: 210 6836555 e-mail: info@dbs.gr web: www.dbs.gr