Μελίσσια, 16 Ιουνίου 2010 Οδηγός Εξαγωγής Συγκεντρωτικών Καταστάσεων ΚΕΠΥΟ από InnovEra
Εισαγωγή Αρχείων-Objects για τη συγκεντρωτική ΚΕΠΥΟ (ΜΥΦ) Πριν προχωρήσετε στη διαδικασία της εξαγωγής των συγκεντρωτικών καταστάσεων ΚΕΠΥΟ θα πρέπει να εισαγάγετε στην εφαρμογή τα πιο ενημερωμένα objects. Τα objects αυτά μπορείτε να τα βρείτε ως συνημμένα αρχεία στο mail που σας έχει αποσταλεί. Η διαδικασία για την εισαγωγή τους είναι η εξής: Ανάλογα με την έκδοση του InnovEra την οποία έχετε, αποθηκεύετε σε κάποια θέση στον υπολογιστή σας το αντίστοιχο συνημμένο αρχείο. Συγκεκριμένα για την έκδοση InnovEra 1.0 (Navision 4.0) αποθηκεύετε το αρχείο «MYFObjectsInnovera 1» ενώ, για την έκδοση InnovEra 2.0 (Navision 5.0) αποθηκεύετε το αρχείο «MYFObjectsInnovera 2». Η αποθήκευση πρέπει να γίνει σε υπολογιστή που έχει εγκατεστημένο client του Navision. Ανοίγετε την εφαρμογή και στη γραμμή εργασιών επιλέγετε: «Εργαλεία» -> «ObjectDesigner». Αφού ανοίξει το παράθυρο του ObjectDesigner πηγαίνετε πάλι στη γραμμή εργασιών και επιλέξτε «Αρχείο» -> «Import». Στο παράθυρο που ανοίγει ανατρέξτε στη θέση αποθήκευσης του συνημμένου αρχείου, επιλέξτε το και πατήστε «Open». Στην οθόνη σας εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό μήνυμα, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα: Στο μήνυμα αυτό πατάτε Ok για να σας ανοίξει το παράθυρο του «importworksheet» Στο παράθυρο του «importworksheet» πατήστε την επιλογή κάτω δεξιά «ReplaceAll» (!!!), έτσι ώστε στη στήλη «Action» να εμφανίζεται η λέξη «Replace» για όλα τα objects που πρόκειται να εισαχθούν και, στη συνέχεια, πατήστε Ok για να ξεκινήσει η διαδικασία εισαγωγής των objects. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία της εισαγωγής εμφανίζεται ένα παράθυρο ενημέρωσής σας για την ολοκλήρωση της διαδικασίας, στο οποίο και πατάτε Ok για να κλείσει. Τέλος, κλείνετε και το παράθυρο του ObjectDesigner. 1
Διαδικασία Εξαγωγής Συγκεντρωτική Κατάστασης ΚΕΠΥΟ, Ηλ. Ισοζυγίου και συνοδευτικού Εντύπου Πάμε στο μενού «Οικονομική Διαχείριση\Γενική Λογιστική\Περιοδικές Εργασίες» και επιλέγουμε «Κατάσταση ΜΥΦ» για το InnovEra 1.0 (Navision 4.0) ή «Κατάσταση ΜΥΦ 2006» για το InnovEra 2.0 (Navision 5.0). Στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέγουμε «Λειτουργίες\Δημιουργία ετήσιων Δεδομένων ΜΥΦ». Στις επιλογές που εμφανίζονται δίνουμε τις εξής τιμές: Έτος... 2009 Όριο Πωλήσεων... 300,00 Όριο Αγορών... 300,00 Με τις παραπάνω επιλογές θα έρθουν στην κατάσταση όλα τα παραστατικά πωλήσεων & αγορών του έτους 2009 με αξία πλέον ΦΠΑ πάνω από 300,00. Τα παραστατικά με καθαρή αξία ίση με 300,00 ακριβώς θα εξαιρεθούν. Τέλος πατάμε «ok». Με τη διαδικασία αυτή θα συμπληρωθεί το παράθυρο «Κατάσταση ΜΥΦ» (ή «Κατάσταση ΜΥΦ 2006») με τους συμβαλλομένους, τον αριθμό των στοιχείων τους και τη συνολική αξία τους. Ενδεχομένως, κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της παραπάνω διαδικασίας να μας εμφανιστεί ένα ή περισσότερα μηνύματα λάθους στα οποία θα αναγράφεται το εξής: «Το Παραμετροποίηση ΜΥΦ δεν υπάρχει. Πεδία και τιμές: Αρ. Σειράς= χχχχ, Τύπος Παραστατικού= Τιμολόγιο, Διόρθωση= Όχι» όπου χχχχ ο κωδικός της σειράς που δεν υπάρχει η σχετική παραμετροποίηση της ΜΥΦ.(π.χ. ΤΔΑ) Εννοείται ότι ο τύπος παραστατικού μπορεί να είναι Πιστωτικό Τιμολόγιο και το Διόρθωση μπορεί να είναι Ναι. Για να παρακάμψουμε το παραπάνω σφάλμα, πατάμε ok στο μήνυμα και πάμε στο μενού «Διαχείριση\ Παραμετροποίηση Εφαρμογών\ Γενικά\ Αρ. Σειράς» και επιλέγουμε «Παραμετροποίηση ΜΥΦ». Στο παράθυρο που μας εμφανίζεται πάμε στην τελευταία ελεύθερη γραμμή και συμπληρώνουμε ως εξής: «Αρ. Σειράς»: επιλέγουμε τον κωδικό της σειράς που μας εμφανίστηκε στο μήνυμα. «Τύπος Παραστατικού»: Επιλέγουμε τον τύπο παραστατικού που μας ζήτησε το σχετικό μήνυμα για αυτή τη σειρά. Θα είναι «Τιμολόγιο» ή «Πιστωτικό Τιμολόγιο» 1
«Διόρθωση»: Επιλέγουμε «Ναι» ή «Όχι» ανάλογα με το τι μας ζήτησε το σχετικό μήνυμα. «Ναι» σημαίνει ότι πρόκειται για ακυρωτική σειρά. «Παράγοντας Αρίθμησης»: Επιλέγουμε 1 ή -1 ανάλογα με το αν τα παραστατικά της συγκεκριμένης σειράς θα προστίθενται ή θα αφαιρούνται από το σύνολο των στοιχείων. Για τις σειρές των ακυρωτικών επιλέγουμε -1 «Παράγοντας Ποσού»: Επιλέγουμε 1 ή -1 ανάλογα με το αν η αξία των παραστατικών της συγκεκριμένης σειράς θα προστίθεται ή θα αφαιρείται από τη συνολική αξία των στοιχείων. Για τις σειρές των πιστωτικών και των ακυρωτικών επιλέγουμε -1. Επειδή η ακυρωτική σειρά μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για την ακύρωση τιμολογίου και πιστωτικού τιμολογίου πώλησης, θα πρέπει η συγκεκριμένη σειρά να εμφανίζεται 2 φορές στην παραμετροποίηση της ΜΥΦ, τη μία δηλωμένη ως «Πιστωτικό Τιμολόγιο» (για ακύρωση Τιμολογίων), την άλλη δηλωμένη ως «Τιμολόγιο» (για ακύρωση Πιστωτικών Τιμολογίων). Και οι δύο αυτές εμφανίσεις της θα πρέπει να έχουν «Διόρθωση»: Ναι, «Παράγοντας Αρίθμησης» -1 και «Παράγοντας Ποσού»: -1. Αφού κάνουμε την προσθήκη αυτή στην παραμετροποίηση της ΜΥΦ, ξανατρέχουμε τη διαδικασία της Δημιουργίας ετήσιων Δεδομένων ΜΥΦ. Παράθυρο «Κατάσταση ΜΥΦ 2006» (ή «Κατάσταση ΜΥΦ» για το Navision 4.0): Αφού τρέξουμε την παραπάνω διαδικασία, μπορούμε στο παράθυρο αυτό να δούμε τα συγκεντρωτικά στοιχεία ανά συμβαλλόμενο-αφμ. Για να δούμε τη συγκεντρωτική των πελατών, πρέπει να επιλέξουμε στο πεδίο «Εμφάνιση» πάνω αριστερά την τιμή «Πωλήσεις», ενώ για τους προμηθευτές πρέπει να επιλέξουμε την τιμή «Αγορές». Παράθυρο «Λεπτομέρειες ΜΥΦ»: Από το παράθυρο αυτό μπορούμε να δούμε ανά συμβαλλόμενο αναλυτικά τα παραστατικά του, καθώς και να διορθώσουμε μία εγγραφή που μας έχει έρθει από το σύστημα με την παραπάνω διαδικασία. Η αλλαγή που θα κάνουμε σε ένα παραστατικό σε αυτό το παράθυρο δε θα επηρεάσει την αρχική εγγραφή-παραστατικό του συμβαλλομένου και, αν για κάποιο λόγο ξανατρέξουμε τη διαδικασία της δημιουργίας ετήσιων δεδομένων ΜΥΦ, η αλλαγή μας θα χαθεί! Ακόμα, μπορούμε να προσθέσουμε μία νέα εγγραφή-παραστατικό ή και να διαγράψουμε μία εγγραφή-παραστατικό το οποίο για κάποιο λόγο θα πρέπει να εξαιρεθεί από τη κατάσταση. Για να προβάλουμε τις λεπτομέρειες ΜΥΦ ενός συμβαλλομένου, στο παράθυρο της κατάστασης ΜΥΦ επιλέγουμε τον συμβαλλόμενο και πατάμε την επιλογή: «Γραμμή\ Λεπτομέρειες ΜΥΦ». Δημιουργία νέας εγγραφής παραστατικό από το παράθυρο «Λεπτομέρειες ΜΥΦ»: Είτε πατώντας F3 πάνω σε οποιαδήποτε εγγραφή είτε πάμε στην τελευταία ελεύθερη γραμμή και αρχίζουμε να συμπληρώνουμε τα πεδία με την ίδια ακριβώς λογική που είναι συμπληρωμένα στις υπόλοιπες εγγραφές του ίδιου ή και διαφορετικού συμβαλλομένου. Ενδεικτικά αναφέρουμε τα εξής: 2
Για Τιμολόγιο: Τύπος Παραστατικού: «Τιμολόγιο» Σύνολο: «1» Ποσό: Η αξία του παραστατικού χωρίς πρόσημο (θετική) Για Πιστωτικό Τιμολόγιο: Τύπος Παραστατικού: «Πιστωτικό Τιμολόγιο» Σύνολο: «1» Ποσό: Η αξία του παραστατικού με αρνητικό πρόσημο Για Ακυρωτικό Τιμολογίου: Τύπος Παραστατικού: «Πιστωτικό Τιμολόγιο» Σύνολο: «-1» Ποσό: Η αξία του παραστατικού με αρνητικό πρόσημο Πρέπει να συμπληρωθούν όλα τα πεδία εκτός ίσως από το «Αρ. Σχετικού Παραστατικού» και το πεδίο «Χειροκίνητη Εγγραφή» το οποίο συμπληρώνεται αυτόματα για κάθε νέα εγγραφή που δημιουργούμε. Προσθήκη Νέου Συμβαλλόμενου στην κατάσταση: Σε περίπτωση που κάποιος συμβαλλόμενος δεν έχει έρθει καθόλου στην κατάσταση επειδή το σύστημα δεν βρήκε κάποια εγγραφή γι αυτόν που να πληροί τα κριτήρια, μπορούμε να τον προσθέσουμε στην κατάσταση χειροκίνητα. Η διαδικασία που ακολουθούμε είναι η εξής: Καταρχήν, σε περίπτωση που δεν υπάρχει ήδη στο σύστημά μας, θα πρέπει να ανοιχτεί ο συμβαλλόμενος ως πελάτης ή ως προμηθευτής, ώστε να πάρει κωδικό και τα λοιπά απαραίτητα στοιχεία του όπως ο ΑΦΜ. Στο παράθυρο «Κατάσταση ΜΥΦ» επιλέγουμε «Εμφάνιση» Πωλήσεις ή Αγορές, ανάλογα αν ο συμβαλλόμενό μας είναι πελάτης ή προμηθευτής αντίστοιχα. Πατάμε σε οποιαδήποτε γραμμή F3 (νέα εγγραφή) ή πηγαίνουμε στην τελευταία ελεύθερη γραμμή. Το πεδίο «Έτος» συμπληρώνεται αυτόματα. Παρακάμπτουμε το πεδίο ΑΦΜ (θα συμπληρωθεί αυτόματα), στο πεδίο «Τύπος» επιλέγουμε ανάλογα Πελάτης ή Προμηθευτής και στο πεδίο «Αρ.» κλικάρουμε το άνω βελάκι (ή πατάμε F6) και από τη λίστα των πελατών ή των προμηθευτών που εμφανίζεται επιλέγουμε τον συμβαλλόμενό μας πατώντας ok και, στη συνέχεια, «Enter» για ν αποθηκευθεί η τιμή στη γραμμή. Βλέπουμε τότε ότι τα πεδία «ΑΦΜ» & «Επάγγελμα» έχουν συμπληρωθεί. Πριν ακόμα φύγουμε από τη γραμμή συμβαλλομένου που μόλις δημιουργήσαμε (είτε με τα βελάκια στο πληκτρολόγιο είτε κλικάροντας με το ποντίκι κάπου αλλού) πατάμε «Γραμμή\ Λεπτομέρειες ΜΥΦ» και εισάγουμε το ή τα παραστατικά του συγκεκριμένου συμβαλλομένου με τη διαδικασία που περιγράψαμε παραπάνω. 3
Μόλις ολοκληρώσουμε και την εισαγωγή των παραστατικών, πατάμε «Esc» για να επιστρέψουμε στην κατάσταση της ΜΥΦ. Τότε ο συμβαλλόμενος έχει ταξινομηθεί στην κατάσταση της ΜΥΦ με βάση τον ΑΦΜ του και η διαδικασία της εισαγωγής έχει ολοκληρωθεί. Οι συμβαλλόμενοι που εισαγάγαμε με τη διαδικασία αυτή έχουν το σημάδι στο πεδίο «Χειροκίνητη Εγγραφή», όπως ακριβώς δηλαδή και οι χειροκίνητες εγγραφές. Δημιουργία αρχείων ΜΥΦ για δισκέτα: Από το παράθυρο «Κατάσταση ΜΥΦ» και ανεξαρτήτως αν βλέπουμε πωλήσεις ή αγορές, επιλέγουμε «Λειτουργίες\ Δημιουργία Αρχείου ΜΥΦ». Στο παράθυρο των επιλογών που εμφανίζεται επιλέγουμε: Έτος: Συμπληρώνουμε το έτος για το οποίο εξάγουμε τα δεδομένα. Δημιουργία αρχείου (PIS): Επιλέγουμε αυτό το πεδίο μόνο για την περίπτωση του αρχείου των πιστωτικών υπολοίπων, δηλαδή των συμβαλλομένων που στη συγκεντρωτική κατάσταση τα πιστωτικά τιμολόγια τους είναι μεγαλύτερα σε αξία από τα τιμολόγιά τους για το έτος που αφορά η συγκεντρωτική κατάσταση. Οι συμβαλλόμενοι αυτοί εμφανίζονται με αρνητική αξία τιμολογίων στην Κατάσταση ΜΥΦ και πρέπει να συμπεριληφθούν σε ξεχωριστό αρχείο. Όνομα Αρχείου: Κάνουμε κλικ στο κουτάκι με τις 3 τελίτσες και στο παράθυρο «Διαδρομή ΜΥΦ» που εμφανίζεται επιλέγουμε την τοποθεσία αποθήκευσης του αρχείου μας καθώς και την ονομασία του και πατάμε «Άνοιγμα» (Open). Μπορούμε είτε να το αποθηκεύσουμε απευθείας στη δισκέτα, είτε πρώτα σε κάποιον προσωρινό φάκελο και από εκεί copy-paste στη δισκέτα. Εάν πρόκειται να υποβάλουμε το αρχείο σε ΔΟΥ, τότε το όνομά του θα πρέπει να είναι IL01 ή IL01.PIS (σε περίπτωση πιστωτικών υπολοίπων). Αν πρόκειται να υποβάλουμε το αρχείο μέσω διαδικτύου, τότε μπορούμε να δώσουμε οποιοδήποτε όνομα επιθυμούμε, αρκεί να μη χρησιμοποιήσουμε ελληνικούς χαρακτήρες. Τύπος Αρχείου: Επιλέγουμε την τιμή «LineSequential» Αφού συμπληρώσουμε τα παραπάνω πεδία, πατάμε ok για τη δημιουργία του αρχείου. Ηλεκτρονικό Ισοζύγιο: InnovEra 1.0 Για την έκδοση του ηλεκτρονικού ισοζυγίου πρέπει να πάμε στη διαδρομή «Οικονομική Διαχείριση\Γενική Λογιστική\Εργασίες Τέλους Χρήσης\Ισοζύγιο (Ηλεκτρονική Μορφή)». Στο tab Λογ. Γ/Λ, συμπληρώνουμε στο πεδίο Ημ/νια (Φίλτρο) το συνολικό διάστημα της χρήσης με την εξής μορφή: χχ/χχ/χχ..cψψ/ψψ/ψψ, όπου χχ/χχ/χχ η πρώτη μέρα της χρήσης και ψψ/ψψ/ψψ η ημερομηνία κλεισίματός της (πχ. 01/01/09..C31/12/09). ΠΡΟΣΟΧΗ! Επειδή στο ισοζύγιο δεν πρέπει να περιλαμβάνονται οι εγγραφές ισολογισμού και κλεισίματος (εάν έχουν γίνει), θα πρέπει να τις αποκλείσουμε συμπληρώνοντας το πεδίο «Φίλτρο Αριθμού Σειράς» ως εξής: <> «Αρ. Σειράς Καταχώρησης Εγγραφών Ισολογισμού» <> «Αρ. Σειράς Καταχώρησης Εγγραφών Κλεισίματος», πχ. <> ΛΟΓ-ΛΗΞ <> ΛΟΓ-ΜΗΔ. 4
Σημείωση: Σε περίπτωση που δεν έχουμε τακτοποιητικές εγγραφές σε ημ/νια κλεισίματος, μπορούμε απλώς να μην βάλουμε το πρόθεμα C στην ημερομηνία λήξης και να αφήσουμε κενό το φίλτρο Αρ. Σειράς. Στο tab «Επιλογές», στο πεδίο «Όνομα Αρχείου», επιλέγουμε τη θέση αποθήκευσης και το όνομα του αρχείου. Αφού ολοκληρωθεί η εξαγωγή του ισοζυγίου, θα μας εμφανιστεί μήνυμα για την εκτύπωση του συνοδευτικού εντύπου, στο οποίο και επιλέγουμε Ναι. InnovEra 2.0 Μεταβαίνουμε στη διαδρομή του μενού «Οικονομική Διαχείριση\Γενική Λογιστική\Περιοδικές Εργασίες\Οικονομικό Έτος\Ισοζύγιο (Ηλεκτρονική Μορφή)». Στη φόρμα που μας εμφανίζεται πατάμε το κουμπί «Λειτουργίες» και επιλέγουμε «Δημιουργία Εγγραφών». Συμπληρώνουμε στο πεδίο Ημ/νια (Φίλτρο) το συνολικό διάστημα της χρήσης με την εξής μορφή: χχ/χχ/χχ..cψψ/ψψ/ψψ, όπου χχ/χχ/χχ η πρώτη μέρα της χρήσης και ψψ/ψψ/ψψ η ημερομηνία κλεισίματός της (πχ. 01/01/09..C31/12/09). ΠΡΟΣΟΧΗ! Επειδή στο ισοζύγιο δεν πρέπει να περιλαμβάνονται οι εγγραφές ισολογισμού και κλεισίματος (εάν έχουν γίνει), θα πρέπει να τις αποκλείσουμε συμπληρώνοντας το πεδίο «Φίλτρο Δέσμης Εγγραφών Λογιστικής» ως εξής: <> «Όνομα Δέσμης Εγγραφών Ισολογισμού» <> «Όνομα Δέσμης Εγγραφών Κλεισίματος», πχ. <>ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΥ <> ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ. Σημείωση: Σε περίπτωση που δεν έχουμε τακτοποιητικές εγγραφές σε ημ/νια κλεισίματος, μπορούμε απλώς να μην βάλουμε το πρόθεμα C στην ημερομηνία λήξης και να αφήσουμε κενό το φίλτρο δέσμης. Πατάμε ΟΚ και η φόρμα μας συμπληρώνεται αυτόματα με τα υπόλοιπα ποσά, τη συνολική χρέωση και πίστωση των λογαριασμών. Για να εξαγάγουμε το αρχείο πατάμε «Λειτουργίες» και επιλέγουμε «Εξαγωγή Αρχείου». Στο πεδίο «Όνομα Αρχείου» επιλέγουμε τη θέση αποθήκευσης και το όνομα του αρχείου. Αφού ολοκληρωθεί η εξαγωγή του ισοζυγίου θα μας εμφανιστεί μήνυμα για την εκτύπωση του συνοδευτικού εντύπου, στο οποίο και επιλέγουμε Ναι. Σε περίπτωση που θέλουμε να εκτυπώσουμε ξανά μόνο το συνοδευτικό υποβολής χωρίς να εξαγάγουμε εκ νέου το αρχείο, επιλέγουμε «Εκτύπωση\Παραστατικό Υποβολής». 5