Οδηγός Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (ΣΗΔΕ) Πίνακας περιεχομένων Εισερχόμενο... 2 Καταχώρηση εισερχομένου... 2 Δι@ύγεια... 9 Επισκόπηση Εγγράφου... 9 Διακίνηση εισερχομένου... 10 Σχέδιο... 12 Απάντηση... 12 Οίκοθεν... 12 Καταχώρηση σχεδίου... 13 Διαύγεια... 16 Επιπλέον Πεδία... 16 Διακίνηση Σχεδίου... 17 Αλλαγές και διατύπωση διαφωνιών σε σχέδιο... 17 Εξερχόμενο... 20 Διεκπεραίωση εξερχομένων εγγράφων... 20 Συχνές Ερωτήσεις... 22 Μπορώ να αναρτήσω στη Δι@υγεια ή στο ΚΗΜΔΗΣ τα έγγραφα της υπηρεσίας μου; 22 Μπορώ να κάνω Ορθή Επανάληψη;... 22 Σε περίπτωση που λείπει ο συντάκτης του σχεδίου όταν αυτό πάρει τελική υπογραφή, πώς γίνεται εξερχόμενο;... 22 Στις περιπτώσεις που το σχέδιο έχει αλλάξει, υπάρχουν τα προηγούμενα σχέδια;... 22 Σε αυτόν τον οδηγό, θα δούμε βήμα-βήμα όλες τις λειτουργίες των εγγράφων στο σύστημα.
Εισερχόμενο Καταχώρηση εισερχομένου Η καταχώρηση ενός εισερχομένου πραγματοποιείται κατά κύριο λόγο από το κεντρικό πρωτόκολλο ή τη γραμματεία κάθε διεύθυνσης. Σημείωση: Το σύστημα επιτρέπει σε κάθε χρήστη να καταχωρήσει ένα νέο εισερχόμενο στην υπηρεσιακή μονάδα που ανήκει και από εκεί να το στείλει σε κάποια άλλη διεύθυνση. Για ένα νέο εισερχόμενο λοιπόν, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα: Επιλογή καταλόγου Εικόνα 1 1. Στην κεντρική οθόνη του συστήματος, κάνουμε κλικ στο σταυρό, όπως φαίνεται στην εικόνα 1. 2. Στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέγουμε «Εισερχόμενο», (Εικόνα 2). Εικόνα 2
3. Σε περίπτωση που έχουμε δικαιώματα σε περισσότερους από έναν καταλόγους (πχ Διεύθυνσης και Τμήματα) πρέπει να επιλέξουμε τον κατάλογο της διεύθυνσης πριν την καταχώρηση (Εικόνα 1, Επιλογή καταλόγου) 4. Πατώντας το κουμπί «Επόμενο», εμφανίζεται η οθόνη της Εικόνας 3. 1 2 3 4 Εικόνα 3 Στην καρτέλα «Βασικά», έχουμε τα πεδία 1 έως 4 που αναλύονται ως εξής: ΠΕΔΙΟ 1: ΘΕΜΑ ΕΓΓΡΑΦΟΥ. Ο καταχωρητής συμπληρώνει το θέμα του εγγράφου, όπως διατυπώνεται στο έγγραφο. Σε έγγραφα με παρόμοιο θέμα εγγράφου, συμπληρώνουμε και κάποια λέξη κλειδί (π.χ. Σε περιπτώσεις καταχώρησης αιτήσεων για αναρρωτική άδεια, συμπληρώνουμε και το όνομα του υπαλλήλου). ΠΕΔΙΟ 2: ΈΓΓΡΑΦΟ ΣΕ ΨΗΦΙΑΚΗ ΜΟΡΦΗ. Με τον τρόπο που επισυνάπτουμε ένα αρχείο σε ένα e-mail, έτσι και εδώ κάνοντας κλικ στο πεδίο «Επιλογή», ανοίγει ο Windows Explorer, βρίσκω το αρχείο και επιλέγω «Άνοιγμα» (Εικόνα 4). (Εννοείται ότι πριν ξεκινήσουμε τη διαδικασία καταχώρησης, έχουμε ήδη σκανάρει το έγγραφο!)
Εικόνα 4 ΠΕΔΙΟ 3: ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ. Σε αυτό το πεδίο, προσθέτουμε τις συσχετίσεις. Τα σχετικά έγγραφα που μπορούμε να προσθέσουμε είναι αρχεία που έχουν ήδη εισαχθεί στο σύστημα. Βήμα 1: Πατώντας το κουμπί «Προσθήκη», εμφανίζεται η εικόνα 5. Εικόνα 5 Εδώ επιλέγουμε το είδος της σχέσης, συνήθως «Άλλη σχέση» και εμφανίζεται η εικόνα 6. Εικόνα 6 Βήμα 2: Στο πεδίο της αναζήτησης, πληκτρολογούμε είτε τον αριθμό πρωτοκόλλου του εγγράφου που θέλουμε να συσχετίσουμε, είτε λέξη κλειδί από το θέμα και πατάμε «Αναζήτηση».
Εικόνα 7 Βήμα 3: Στο έγγραφο που θα προκύψει από την αναζήτηση (Εικόνα 7), κάνουμε κλικ στο θέμα και ολοκληρώνεται η συσχέτιση (Εικόνα 8). Εικόνα 8 Αν θέλουμε να προσθέσουμε και άλλα σχετικά, επαναλαμβάνουμε τη διαδικασία από το βήμα 1. Αν έχουμε παλαιότερα σχετικά έγγραφα (που δεν έχουν εισαχθεί στο νέο πρωτόκολλο) για τα οποία πρέπει να λάβει γνώση ο υπάλληλος που θα το χρεωθεί, αυτά θα συμπληρωθούν στο πεδίο «Περίληψη» που βρίσκεται κάτω από το θέμα. Σημαντική σημείωση: ΤΟ ΠΕΔΙΟ ΤΗΣ ΠΕΡΙΛΗΨΗΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΝΕΤΑΙ ΑΠΟ ΤΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑ ΤΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ, ΠΡΙΝ ΑΠΟΣΤΑΛΛΕΙ ΣΤΑ ΤΜΗΜΑΤΑ!!! Μετά το πεδίο κλειδώνει και δεν αποθηκεύει οποιαδήποτε προσθήκη. ΠΕΔΙΟ 4: ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ. Σε αυτό το πεδίο, προσθέτουμε τα συνημμένα αρχεία αν υπάρχουν. Τα συνημμένα αρχεία προστίθενται ένα-ένα με τον ίδιο τρόπο που επιλέγουμε το έγγραφο σε ψηφιακή μορφή. Λόγω περιορισμών σε χώρο αποθήκευσης αλλά και θεμάτων λειτουργικότητας, τα συνημμένα τα οποία «ανεβάζουμε» στο σύστημα, είναι έως 20-30 σελίδες. Σε περίπτωση που το έγγραφο το ακολουθούν είτε φάκελος με πολλά αρχεία, είτε χάρτες κλπ. τα έγγραφα αυτά δεν σκανάρονται!! Καταγράφονται απλώς στο πεδίο της Περίληψης. Ισχύει ο ίδιος περιορισμός της Σημαντικής σημείωσης παραπάνω. Επιπλέον, υπάρχουν και τα συνημμένα εσωτερικής χρήσης, τα οποία διακινούνται 5. Στην καρτέλα «Είδος», επιλέγουμε το είδος του εγγράφου. Προεπιλεγμένο είδος είναι το «Ευρείας χρήσης».
Εικόνα 9 6. Στην καρτέλα «Πρωτόκολλο», εισάγουμε τα στοιχεία του αποστολέα, ήτοι αριθμό πρωτοκόλλου αποστολέα (αν υπάρχει, διότι αν είναι αίτηση πολίτη δεν θα έχει), ημερομηνία αποστολής (Προσοχή: εισάγουμε την ημερομηνία του εγγράφου και όχι την ημερομηνία που το λάβαμε!), το όνομα του αποστολέα και αν υπάρχει τη διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το πεδίο της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας πρέπει να έχει τη σωστή δομή, χωρίς κενά κλπ. Αν κατά την συμπλήρωσή του, εμφανιστεί ένα κόκκινο πλαίσιο, σημαίνει ότι υπάρχει κάποιο λάθος και πρέπει να διορθωθεί. Αν το πλαίσιο παραμείνει, το έγγραφο δεν θα αποθηκευτεί. Σε αυτήν την περίπτωση καλύτερα να αποθηκεύσουμε το έγγραφο χωρίς το e-mail.
Εικόνα 10 7. Στην καρτέλα «Διανομή», συμπληρώνουμε τις διευθύνσεις στις οποίες πρέπει να πάει το έγγραφο. Εικόνα 11 Αν το έγγραφο πρωτοκολλείται σε Διεύθυνση, και δεν απευθύνεται και σε κάποια άλλη οργανική μονάδα, δεν χρειάζεται να συμπληρωθεί. Αν όμως η διαδικασία γίνεται από το κεντρικό πρωτόκολλο, συμπληρώνονται οι υπηρεσίες στις οποίες πρέπει να πάει. Κάνοντας κλικ στο κουμπί «Επιλογή» της Εικόνας 11, ανοίγει το οργανόγραμμα του Υπουργείου σε δενδρική μορφή (Εικόνα 12).
Η διανομή δεν συμπληρώνεται υποχρεωτικά. Σε περίπτωση που δεν συμπληρωθεί, η επιλογή των αποδεκτών μπορεί να γίνει όταν ο χρήστης πατήσει την «Αποστολή». Εικόνα 12 Κάνουμε κλικ στο βελάκι δίπλα από το «Υπουργός» (ή διπλό κλικ πάνω στο «Υπουργός»). Επιλέγουμε τις υπηρεσίες που θέλουμε και πατάμε «Επιλογή». 8. Έχοντας ολοκληρώσει όλα τα παραπάνω βήματα, πατάμε «Αποθήκευση», σε οποιαδήποτε από τις προαναφερθείσες καρτέλες. Αν λείπει κάποιο από τα υποχρεωτικά πεδία, εμφανίζεται σχετικό μήνυμα. Αν η αποθήκευση δεν ολοκληρώνεται, ελέγχουμε τις καρτέλες μήπως υπάρχει κάποιο σφάλμα στα στοιχεία που καταχωρήσαμε. Το λανθασμένο στοιχείο θα είναι μέσα σε κόκκινο πλαίσιο.
9. Με την αποθήκευση, το έγγραφο παίρνει αριθμό πρωτοκόλλου και δημιουργείται αυτόματα αντίγραφο με ψηφιακή υπογραφή και χρονοσήμανση από το σύστημα. 10. Το έγγραφο έχει την μορφή της Εικόνας 13. Εικόνα 13 Δι@ύγεια Σε περίπτωση που το έγγραφο έχει έρθει με ΑΔΑ (Αριθμό Διαδικτυακής Ανάρτησης), αρκεί να τον εισάγουμε στο πλαίσιο της καταχώρησης (Εικόνα 14). Εικόνα 14 Το σύστημα επικοινωνεί με το Δι@ύγεια και εισάγονται όλα τα μεταδεδομένα του εγγράφου και το ίδιο το έγγραφο. Ο καταχωρητής μπορεί να προσθέσει τη Διανομή, αν θέλει, και να πατήσει «Αποθήκευση». Επισκόπηση Εγγράφου Σε κάθε εγγραφή στον κατάλογο εγγράφων, κάνοντας κλικ στο θέμα, ανοίγει στο κάτω τμήμα της οθόνης η επισκόπηση του εγγράφου. Στο κομμάτι αυτό, εμφανίζονται κάποια βασικά στοιχεία όπως θέμα, αριθμός πρωτοκόλλου, ημερομηνία δημιουργίας κλπ. Αν υπάρχουν σχετικά έγγραφα, εμφανίζονται σε ξεχωριστό πίνακα, με στοιχεία το θέμα, το είδος της σχέσης και τον αριθμό πρωτοκόλλου του σχετικού. Το θέμα είναι link, το οποίο μας οδηγεί στην αντίστοιχη εγγραφή.
Ένα βασικό κομμάτι της επισκόπησης είναι ο πίνακας με την Κατάσταση Αντιγράφων Εγγράφου (εικόνα 15). Στον πίνακα αυτό μπορούμε να δούμε ποιος άλλος έχει το έγγραφο αυτό, σε τι κατάσταση βρίσκεται, αν έχει χρεωθεί και σε ποιον υπάλληλο και τι αριθμό πρωτοκόλλου έχει πάρει σε κάθε μία μονάδα που βρίσκεται. Συνημμένα Κατάσταση Αντιγράφων Εγγράφου Σχετικά Έγγραφα Εικόνα 15 Διακίνηση εισερχομένου Το εισερχόμενο έγγραφο μόλις πρωτοκολληθεί στο κεντρικό πρωτόκολλο, αποστέλλεται στις διευθύνσεις πατώντας αποστολή από τον πίνακα δεξιά όπως φαίνεται στην εικόνα 16. Εικόνα 16
Εμφανίζεται το οργανόγραμμα του Υπουργείο σε δενδρική μορφή και αν κατά την καταχώρηση, συμπληρώθηκε η καρτέλα «Διανομή», εμφανίζονται οι Διευθύνσεις που είχαν επιλεχθεί. Αλλιώς τις επιλέγουμε και πατάμε «Αποστολή» (Οι υπηρεσίες είναι όλες κάτω από τον Υπουργό). Το ίδιο συμβαίνει και στην περίπτωση που αποθηκεύτηκε σε μία διεύθυνση και πρέπει να πάει και σε άλλες υπηρεσιακές μονάδες. Στη συνέχεια, ο προϊστάμενος της Διεύθυνσης οφείλει να ελέγχει τα εισερχόμενα του και να φροντίζει για την αποστολή τους στα αρμόδια τμήματά του. Η διαδικασία αυτή μπορεί να γίνει και από τη Γραμματειακή Υποστήριξη της Διεύθυνσης. Μόλις τα έγγραφα αποσταλούν στα τμήματα, οι προϊστάμενοι αυτών χρεώνουν στους υπαλλήλους. Αν δεν απαιτείται ενέργεια, μπορούν να αρχειοθετήσουν το έγγραφο. Αν δεν είναι αρμοδιότητα του τμήματός τους, ή εν γένει της Διεύθυνσης, μπορούν να το επιστρέψουν. Οπότε, έχουμε το παρακάτω διάγραμμα. Αποστολή Τμήμα Αα Χρέωση Υπάλληλος Αα1 Κεντρικό Πρωτόκολλο Αποστολή Αποστολή Διεύθυνση Α Διεύθυνση Β Αποστολή Αποστολή Τμήμα Αβ Τμήμα Βα Αρχειοθέτηση Επιστροφή Οι ενέργειες που μπορούν να γίνουν στα εισερχόμενα είναι οι εξής: Ενέργεια Περιγραφή Χρήστης Αποστολή Πραγματοποιείται μεταξύ υπηρεσιακών μονάδων (Κεντρικό πρωτόκολλο προς Διευθύνσεις, Διευθύνσεις προς Διευθύνσεις, Διευθύνσεις προς Τμήματα, Τμήματα προς Διευθύνσεις) Χρήστες κεντρικού πρωτοκόλλου, προϊστάμενοι διευθύνσεων, υπάλληλοι με ρόλο γραμματειακής υποστήριξης, εισηγητές που αναλαμβάνουν τη διεκπεραίωση του εγγράφου. Χρέωση Το έγγραφο αποστέλλεται σε υπάλληλο προς ενέργεια. Αρχειοθέτηση Δεν απαιτείται ενέργεια Όλοι * Επιστροφή (αποχρέωση) 1. Από υπηρεσιακή μονάδα (διεύθυνση ή τμήμα) προς τον αποστολέα 2. Από υπάλληλο που έχει χρεωθεί το έγγραφο 3. Από προϊστάμενο τμήματος που θέλει να αποχρεώσει τον υπάλληλο που χρέωσε αρχικά Προϊστάμενος Τμήματος ή υπάλληλος με ρόλο γραμματειακής υποστήριξης στο τμήμα. Περιπτώσεις 1 και 3: Προϊστάμενος ή υπάλληλος με ρόλο γραμματειακής υποστήριξης. Περίπτωση 2: χρεωμένος υπάλληλος.
Γνωστοποίηση Άτυπη ενημέρωση υπαλλήλου, δεν είναι χρέωση. Όλοι * Η ενέργεια της αρχειοθέτησης μπορεί να γίνει από οποιονδήποτε στο φορέα. Παρόλα αυτά υπάρχουν διευθύνσεις που επιλέγουν η αρχειοθέτηση να γίνεται μόνο από τους προϊστάμενους των τμημάτων. Είναι αποκλειστικά θέμα απόφασης του προϊστάμενου της διεύθυνσης. Επιπλέον, στην περίπτωση της κοινοποίησης, δεν μπορεί να γίνει η ενέργεια της χρέωσης. Σε περίπτωση που η οργανική μονάδα στην οποία έχει κοινοποιηθεί το έγγραφο θέλει να απαντήσει, τότε γνωστοποιείται σε υπάλληλο, ο οποίος φροντίζει για την απάντηση με έγγραφο οίκοθεν. Σχέδιο Όταν πρόκειται να δημιουργηθεί ένα έγγραφο, αυτό μπορεί να είναι είτε απάντηση σε κάποιο εισερχόμενο ή ένα έγγραφο οίκοθεν. Απάντηση Όταν χρεωθεί ένα εισερχόμενο έγγραφο ο υπάλληλος, από τον πίνακα δεξιά, είναι ενεργή η επιλογή «Απάντηση». Εικόνα 17 Οίκοθεν Ο υπάλληλος κάνει κλικ στο εικονίδιο με το σταυρό στην κορυφή της σελίδας.
Από το σημείο αυτό, η διαδικασία καταχώρησης των στοιχείων του εγγράφου είναι ίδια. Καταχώρηση σχεδίου Κάνοντας κλικ λοιπόν στο «+» εμφανίζεται το παράθυρο της εικόνας 18 και στην Απάντηση εμφανίζεται το παράθυρο της εικόνας 19. Εικόνα 18 Εικόνα 19 Επιλέγουμε το «Σχέδιο» και πατάμε «Επόμενο» Ανοίγουν οι καρτέλες της εικόνας 20.
Εικόνα 20 Τα υποχρεωτικά πεδία για τα σχέδια εγγράφων είναι τα εξής: Καρτέλα «Βασικά» 1. Θέμα εγγράφου. Σε περίπτωση που πατήσαμε απάντηση, το θέμα συμπληρώνεται αυτόματα με το θέμα του εισερχομένου, που φυσικά μπορεί να αλλάξει ο καταχωρητής. 2. Έγγραφο σε ψηφιακή μορφή. Εφόσον έχουμε σχέδιο, εισάγεται έγγραφο σε επεξεργάσιμη μορφή (.doc,.docx). Καρτέλα «Είδος» 3. Είδος εγγράφου. Προεπιλεγμένη τιμή είναι το «Ευρείας χρήσης». Καρτέλα «Υπογραφές» 4. Εσωτερικοί Υπογράφοντες. Επιλέγουμε τον ΤΕΛΙΚΟ υπογράφοντα του εγγράφου. Στις υπογραφές μπορούμε να προσθέσουμε ή και να αφαιρέσουμε προσυπογραφές. Οι υπογραφές που δεν δέχονται επεξεργασία είναι αυτές του συντάκτη/καταχωρητή και του τελικού υπογράφοντα. Προσθήκη υπογραφών Στην περίπτωση που υπάρχει συνεισηγητής, κάνουμε κλικ στο κουμπί «Επιλογή» της εικόνας 21.
Εικόνα 21 Αν θέλουμε να υπογράψει κάποιος επιπλέον (προϊστάμενος τμήματος, διεύθυνσης κλπ) κάνουμε κλικ στο κουμπί «Επιλογή» της εικόνας 22. Αφαίρεση υπογραφών. Αν ο καταχωρητής κρίνει ότι δεν χρειάζεται να υπογράψει κάποιος από αυτούς που έχει υπολογίσει αυτόματα το σύστημα μπορεί να τους διαγράψει πατώντας «Χ». Οι μόνες υπογραφές που δεν μπορούν να αφαιρεθούν είναι του συντάκτη/εισηγητή και του τελικού υπογράφοντα. Επίσης, η σειρά των προσυπογραφών μπορεί να αλλάξει. Οποιαδήποτε από τις παραπάνω ενέργειες αποτυπώνονται στο σχέδιο, δημιουργώντας δηλαδή τα πεδία υπογραφών που ορίζει ο καταχωρητής.
Διαύγεια Σε περίπτωση που το έγγραφο πρέπει να αναρτηθεί στη Δι@υγεια, πρέπει να συμπληρωθούν επιπλέον τα παρακάτω πεδία: Καρτέλα «Είδος» 1. Είδος εγγράφου. Επιλέγουμε μόνο «Απόφαση». 2. Ειδικά πεδία. Συμπληρώνουμε το είδος της απόφασης με ένα από τα είδη που υπάρχουν ήδη στη Δι@ύγεια. Ανάλογα με την επιλογή που θα κάνουμε, μπορεί να υπάρχουν και άλλα υποχρεωτικά πεδία. Σε κάθε περίπτωση πρέπει να συμπληρώσουμε τα πεδία με σήμανση * (κόκκινος αστερίσκος). Καρτέλα «Δημοσιεύσεις» 3. Διαύγεια. Επιλέγουμε «Υποχρέωση Δημοσίευσης». Καρτέλα «Θεματικές Κατηγορίες» 4. Κατηγορίες Διαύγεια. Συμπληρώνουμε την κατηγορία της απόφασης με μία από τις κατηγορίες που υπάρχουν ήδη στη Δι@ύγεια. Επιπλέον Πεδία Ανάλογα με το έγγραφο, μπορούμε να συμπληρώσουμε και επιπλέον πεδία τα οποία βοηθούν και στην αναζήτηση των εγγράφων και την εν γένει οργάνωσή τους. Μερικά από αυτά είναι: Καρτέλα «Βασικά» Όπως και στην περίπτωση του εισερχόμενου, έτσι και στο σχέδιο μπορούμε να προσθέσουμε σχετικά έγγραφα, συνημμένα κλπ. (βλ. Καταχώρηση εισερχομένου) Καρτέλα «Διανομή» Στην καρτέλα αυτή, μπορούμε να συμπληρώσουμε τους αποδέκτες του εγγράφου, είτε είναι εσωτερικοί, δηλαδή υπηρεσίες στο Υπουργείο, είτε είναι εξωτερικοί. Στους εξωτερικούς αποδέκτες, συμπληρώνουμε την Επωνυμία και, αν έχουμε, τη διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Το πεδίο Επωνυμία είναι freetext, το οποίο σημαίνει ότι μπορούμε να πληκτρολογήσουμε οτιδήποτε και το σύστημα το αποθηκεύει. Οπότε όταν γράφουμε, θα πρέπει να ελέγχουμε αν ο αποδέκτης υπάρχει ήδη στο σύστημα για να αποφεύγονται οι διπλοεγγραφές. Επιπλέον, στο e-mail εισάγουμε ΚΕΝΤΡΙΚΟ λογαριασμό και όχι τον προσωπικό κάθε υπαλλήλου. Αν δεν έχουμε, δεν βάζουμε τίποτα. Όταν συμπληρωθούν όλα τα απαραίτητα πεδία, πατάμε σε οποιαδήποτε καρτέλα «Αποθήκευση».
Διακίνηση Σχεδίου Όταν δημιουργείται το σχέδιο, κάθε υπάλληλος που εμπλέκεται πρέπει να υπογράψει το σχέδιο και να το αποστείλει στον επόμενο. Τα βήματα συνεπώς είναι «Υπογραφή» και «Αποστολή προς Υπογραφή». Ο τελικός υπογράφων μόνο υπογράφει. 2 1 Οπότε στην περίπτωση που ο συντάκτης καταχωρεί και προωθεί στους ανωτέρους το σχέδιο και δεν υπάρχει κάποια διόρθωση, δεν χρειάζεται καμία άλλη ενέργεια. Το σχέδιο υπογράφεται από τον τελικό υπογράφοντα και στη συνέχεια ο συντάκτης επιλέγει από τον πίνακα δεξιά «Μετατροπή σε εξερχόμενο». Προτείνεται στις περιπτώσεις που αυτό είναι εφικτό, να γίνεται μία προσυνεννόηση ανάμεσα στον εισηγητή και τον άμεσα προϊστάμενό του για τη μορφή και το σώμα του εγγράφου. Αλλαγές και διατύπωση διαφωνιών σε σχέδιο Στις περιπτώσεις που κάποιος από τους υπογράφοντες θέλει να κάνει αλλαγή στο σχέδιο, έχει τις εξής επιλογές: 1. Με την επιλογή στον πίνακα δεξιά «Επιστροφή».
Εικόνα 22 Κάνοντας κλικ, εμφανίζεται το παράθυρο της εικόνας 23. Εικόνα 23 Στο πεδίο σχόλιο μπορεί να περιγράψει την αλλαγή που πρέπει να γίνει στο έγγραφο και πατώντας επιστροφή το λαμβάνει ο συντάκτης. Στο ιστορικό του εγγράφου εμφανίζεται το σχόλιο που έγινε. 2. Αν κάποιος θέλει να κάνει εκτεταμένες αλλαγές στο έγγραφο, που είναι δύσκολο να περιγραφούν στο πεδίο του Σχολίου, μπορεί να κατεβάσει το σχέδιο στον υπολογιστή του, να το αλλάξει όσο θέλει και να το φορτώσει εκ νέου στο σύστημα. Οι ενέργειες αυτές με τη σειρά που πρέπει να πραγματοποιηθούν είναι: a. Κλικ στο αρχείο.doc ή.docx. b. Άνοιγμα (Open) ή Αποθήκευση (Save). Στο σημείο αυτό επεξεργάζεται το αρχείο όσο χρειάζεται και αποθηκεύεται τοπικά στον υπολογιστή. c. Από τον πίνακα δεξιά, επιλέγουμε «Ενσωμάτωση Ψηφιακού Αρχείου» (εικόνα 24). Ανοίγει το παράθυρο της εικόνας 25.
Εικόνα 24 Εικόνα 25 Κάνοντας κλικ στο κουμπί «Επιλογή», ανοίγει παράθυρο αντίστοιχο με εκείνο της επισύναψης αρχείου σε ένα e-mail για παράδειγμα. Πατώντας αποθήκευση το νέο έγγραφο αντικαθιστά το παλιό. d. Μετά, επιλέγει «Επιστροφή», ώστε το έγγραφο να γυρίσει στο συντάκτη και να υπογράψει το αλλαγμένο έγγραφο. Σημείωση: Ο υπογράφων που αλλάζει το έγγραφο, μπορεί να υπογράψει και να αποστείλει το έγγραφο στον επόμενο. Αυτό σημαίνει όμως ότι αφενός θα έχουν χαθεί όλες οι προηγούμενες υπογραφές, ετέρου οι προηγούμενοι υπογράφοντες δεν θα έχουν λάβει γνώση για τις αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφο. 3. Μία ακόμα επιλογή είναι να γίνουν οι αλλαγές στο σχέδιο με ενεργοποιημένη την επιλογή «Track Changes», ώστε με την ενσωμάτωση του νέου αρχείου να
φαίνονται οι αλλαγές που έγιναν, και στη συνέχεια να γίνει η επιστροφή. Στην περίπτωση αυτή, τη διαδικασία ενσωμάτωσης νέου εγγράφου πρέπει να την ακολουθήσει και ο συντάκτης, αφού πρώτα έχει κάνει αποδεκτές τις αλλαγές στο έγγραφο, ώστε στο σύστημα να ανέβει «καθαρό» το έγγραφο. Σε αυτήν την περίπτωση φυσικά το έγγραφο δεν προχωρά στον επόμενο υπογράφοντα. Κάθε φορά που κάποιος υπογράφει, στο παράθυρο που ανοίγει υπάρχει πεδίο «Σχόλιο». Αν υπάρχει λοιπόν διαφωνία, μπορεί να διατυπωθεί σε αυτό το πεδίο. Κάθε νέο έγγραφο που ενσωματώνεται, καταγράφεται και στο ιστορικό του εγγράφου, αλλά και στις «εκδόσεις ψηφιακού αρχείου», που φαίνονται στην «Επισκόπηση Εγγράφου». Εικόνα 26 Εξερχόμενο Το εξερχόμενο έγγραφο είναι το τελικό έγγραφο που φεύγει από μία υπηρεσία προς κάποιον αποδέκτη, είτε είναι υπηρεσία του φορέα μας, είτε είναι πολίτης, είτε υπηρεσία άλλου φορέα. Υπάρχουν 2 τρόποι να δημιουργηθεί ένα εξερχόμενο στο σύστημα. Ο πρώτος είναι να προκύψει μετά από την καταχώρηση σχεδίου, διαδικασία που περιγράφηκε παραπάνω. Ο δεύτερος τρόπος είναι να καταχωρηθεί απ ευθείας ένα εξερχόμενο έγγραφο που έχει προκύψει από σχέδιο με υπογραφές στο χαρτί. Η διαδικασία καταχώρησης ενός εξερχομένου στο σύστημα είναι παρόμοια με αυτή της καταχώρησης σχεδίου. Δηλαδή στις εικόνες 18 και 19, αντί για σχέδιο επιλέγουμε «Εξερχόμενο». Ακολουθούμε τα ίδια βήματα με το σχέδιο με τη μόνη διαφορά ότι στην καρτέλα «Υπογραφές», στο οργανόγραμμα του Υπουργείου, εμφανίζονται ονόματα και όχι οργανικές μονάδες. Επιλέγουμε πάλι μόνο τον τελικό υπογράφοντα. Με την αποθήκευση του εξερχόμενου, το έγγραφο παίρνει αριθμό πρωτοκόλλου και τυπώνεται στο έγγραφο μαζί με την ημερομηνία. Διεκπεραίωση εξερχομένων εγγράφων Μετά τη δημιουργία του εξερχόμενου εγγράφου, πριν την αποστολή, πρέπει να υπογραφεί ψηφιακά το ακριβές αντίγραφο. Η διαδικασία αυτή πραγματοποιείται από τον
Τμηματάρχη, το Διευθυντή ή τη Γραμματεία της Διεύθυνσης ή από τους υπαλλήλους του Κεντρικού πρωτοκόλλου. Σε περίπτωση που στο σύστημα καταχωρήθηκε απλά το εξερχόμενο, ο εισηγητής οφείλει να προσκομίσει και το σχέδιο σε χαρτί από το οποίο προέκυψε το έγγραφο. Έτσι θα γίνει παραβολή και στη συνέχεια θα προστεθεί η υπογραφή. Η υπογραφή γίνεται επιλέγοντας το εξερχόμενο και από τον πίνακα δεξιά κάνουμε κλικ στην «Υπογραφή». Εικόνα 27 Στη συνέχεια μπορούμε να πατήσουμε αποστολή, συμπληρώνοντας τους αποδέκτες του εγγράφου. Αν στους αποδέκτες υπάρχει και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τότε θα σταλεί e- mail στο οποίο μπορούμε να επεξεργαστούμε το σώμα του όπως βλέπουμε στην εικόνα 28. Εικόνα 28
Συχνές Ερωτήσεις Μπορώ να αναρτήσω στη Δι@υγεια ή στο ΚΗΜΔΗΣ τα έγγραφα της υπηρεσίας μου; Μπορούμε να αναρτήσουμε στη Δι@υγεια, όπως περιγράφεται η διαδικασία εδώ. Το σύστημα δεν επικοινωνεί με το ΚΗΜΔΗΣ. Παρόλα αυτά, αν υπάρχει υποχρέωση δημοσίευσης και στο ΚΗΜΔΗΣ, σημειώνεται στην καρτέλα «Δημοσιεύσεις» ότι υπάρχει σχετική υποχρέωση. Στη συνέχεια, εκτός πρωτοκόλλου αναρτάται στο ΚΗΜΔΗΣ και επιλέγοντας «Επεξεργασία», συμπληρώνει τον ΑΔΑΜ στο αντίστοιχο πεδίο της καρτέλας «Είδος» και στην καρτέλα «Δημοσιεύσεις», για το ΚΗΜΔΗΣ επιλέγουμε «Δημοσιεύτηκε». Μπορώ να κάνω Ορθή Επανάληψη; Το σύστημα έχει διαδικασία Ορθής Επανάληψης, είτε για εισερχόμενα είτε για εξερχόμενα έγγραφα. Η διαδικασία έχει ως εξής: 1. Προσθέτουμε ένα νέο έγγραφο από το «+» στην κορυφή της σελίδας. 2. Επιλέγουμε τον τύπο του εγγράφου που δημιουργούμε (σχέδιο, εισερχόμενο, εξερχόμενο) 3. Συμπληρώνουμε όλα τα πεδία όπως αυτά περιγράφηκαν στις προηγούμενες παραγράφους. 4. Επιπλέον, έχουμε τα εξής: - Στο θέμα συμπληρώνουμε το λεκτικό «Ορθή Επανάληψη». Αυτό γίνεται κυρίως για δική μας ευκολία για να τα ξεχωρίζουμε στην αναζήτηση, στις συσχετίσεις αποστολές κλπ. - Στα σχετικά έγγραφα, πατάμε προσθήκη και με σχέση «Ορθή Επανάληψη», προσθέτουμε το αρχικό έγγραφο. Η προσθήκη σχετικού περιγράφεται στη σελίδα 4. - Στην καρτέλα «Λοιπά» στο πεδίο «Σχόλια», προσθέτουμε το «Ως προς», την αιτιολόγηση δηλαδή της ορθής επανάληψης. Σε περίπτωση που λείπει ο συντάκτης του σχεδίου όταν αυτό πάρει τελική υπογραφή, πώς γίνεται εξερχόμενο; Στην περίπτωση αυτή, ο προϊστάμενος του συντάκτη μπορεί να επιλέξει «Ανάθεση σχεδίου» από τον πίνακα ενεργειών δεξιά. Κάνοντας κλικ, εμφανίζει τη λίστα των υπαλλήλων του και επιλέγει τον υπάλληλο από τον οποίο θα φαίνεται ότι δημιουργήθηκε το εξερχόμενο. Με αυτήν την ενέργεια, αρχειοθετείται το σχέδιο και δημιουργείται το εξερχόμενο έγγραφο. Στις περιπτώσεις που το σχέδιο έχει αλλάξει, υπάρχουν τα προηγούμενα σχέδια; Κάθε αλλαγή ενός εγγράφου αποθηκεύεται και έχει νέα έκδοση. Οι εκδόσεις του ψηφιακού αρχείου φαίνονται στο παράθυρο της επισκόπησης.