Γενικές αρχές διοίκησης μιας μικρής επιχείρησης
Η επιχείρηση αποτελεί μια παραγωγική - οικονομική μονάδα, με την έννοια ότι συνδυάζει και αξιοποιεί τους συντελεστές παραγωγής (εργασία, κεφάλαιο, γνώση, τεχνολογία κτλ.), προκειμένου να παράγει προϊόντα ή υπηρεσίες, με σκοπό τη διάθεση τους μέσω του μηχανισμού της αγοράς στους καταναλωτές. Πώς όμως δημιουργείται μια επιχείρηση; Κάποια άτομα, παρακινούμενα από : εσωτερικά κίνητρα (όπως η φιλοδοξία, η ανάγκη να είναι αρχηγοί, η αίσθηση ανεξαρτησίας στη ζωή, η αγάπη για τον κίνδυνο κ.λπ.) ή από εξωτερικές κοινωνικές συνθήκες (π.χ. η ανεργία, οι αυξημένες οικογενειακές ανάγκες, η επιρροή γνωστών και φίλων, τυχαία γεγονότα κ.λπ.) συλλαμβάνουν μια επιχειρηματική ιδέα που αποβλέπει στην ικανοποίηση μιας ανάγκης της αγοράς με τρόπο συνήθως καινοτόμο και πρωτοποριακό. Αυτό είναι το πρώτο και πιο σημαντικό στάδιο για τη δημιουργία μιας νέας επιχείρησης. «Δουλεύοντας» πάνω σε ιδέα, ο επίδοξος νέος επιχειρηματίας προσπαθεί να της δώσει μια υλοποιήσιμη μορφή και να την αξιολογήσει ελέγχοντας την κατάσταση και τις δυνατότητες της αγοράς στην οποία σκέφτεται να ενεργοποιηθεί. Προσπαθεί, δηλαδή, νοερά να απαντήσει σε ερωτήματα του τύπου: Το προϊόν ή η υπηρεσία που θέλω να προσφέρω μπορούν να υλοποιηθούν; Σε ποια ομάδα καταναλωτών θα απευθυνθώ; Υπάρχουν άλλοι ανταγωνιστές στην αγορά; Μπορώ να περιμένω κέρδη από την επιχείρηση που έχω στο μυαλό μου; Αυτό είναι το δεύτερο στάδιο για τη δημιουργία της επιχείρησης.
Στη συνέχεια, ο μέλλων επιχειρηματίας εκπονεί ένα ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ (BUSINESS PLAN). Σε αυτό προσδιορίζει με όσο μεγαλύτερη ακρίβεια μπορεί τη διαδικασία παραγωγής (του προϊόντος ή της υπηρεσίας που θα προσφέρει), το είδος και την ποσότητα των πόρων και παραγωγικών συντελεστών που θα χρειαστούν στην παραγωγή αυτή και τις χρηματοοικονομικές ροές, δηλαδή τα έσοδα και τις δαπάνες της νέας επιχείρησης για τα επόμενα π.χ. 3-5 χρόνια. Αυτό είναι το τρίτο και πολύ βασικό για τη δημιουργία της επιχείρησης. Σε αυτό το στάδιο, πολλές ιδέες εγκαταλείπονται ως ανέφικτες ή ως αντιοικονομικές Και αντίστροφα, παράλειψη αυτού του σταδίου μπορεί να οδηγήσει μια καλή ιδέα σε αποτυχία. Αφού γίνει το επιχειρηματικό σχέδιο, ο μέλλων επιχειρηματίας «βγαίνει» στην αγορά προκειμένου να βρει και να συγκεντρώσει τους απαραίτητους χρηματικούς πόρους και τους παραγωγικούς συντελεστές, δηλαδή το εργατικό και υπαλληλικό δυναμικό και τους χώρους, τα μηχανήματα και τις πρώτες ύλες που είναι, πιθανόν, αναγκαία στην παραγωγική διαδικασία. Αυτό είναι το τέταρτο στάδιο για τη δημιουργία της επιχείρησης. Τέλος, δεν απομένει παρά να γίνουν οι οικονομικές, νομικές και φοροτεχνικές ενέργειες για την τυπική ΙΔΡΥΣΗ της επιχείρησης, την εγκατάστασή της στους προβλεπόμενους χώρους, την οργάνωσή της και την έναρξη της παραγωγικής διαδικασίας. Αυτό είναι το πέμπτο στάδιο για την ίδρυση της επιχείρησης Αν θέλαμε να δώσουμε ένα γενικό ορισμό της Διοίκησης Επιχειρήσεων, θα λέγαμε ότι: ασχολείται με την περιγραφή και ερμηνεία των φαινομένων που συνδέονται με το σύνολο της επιχείρησης (ή του οργανισμού), με τις επιμέρους λειτουργίες της καθώς και τις σχέσεις της με το εξωτερικό της περιβάλλον. Δηλαδή, αφορά και καλύπτει όλες τις βασικές επιχειρησιακές λειτουργίες στο πλαίσιο των οποίων λαμβάνονται αποφάσεις καθοριστικές για τη ζωή και την πρόοδο της επιχείρησης.
Αυτές οι λειτουργίες ή τα πεδία των επιχειρηματικών αποφάσεων είναι: Το Management (δηλαδή, η Οργάνωση και Διοίκηση) Το Marketing (δηλαδή, η Προώθηση και Πώληση των προϊόντων) Η ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΠΩΛΗΣΕΩΝ Η ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ Η ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ Η ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΠΟΡΩΝ Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ
ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ (MANAGEMENT)
Μάνατζμεντ είναι η διαδικασία του προγραμματισμού, της οργάνωσης, της διεύθυνσης και του ελέγχου που ασκούνται σε μια επιχείρηση ή οργανισμό, προκειμένου να επιτευχθούν αποτελεσματικά οι στόχοι τους. Είναι φανερό από τον ορισμό, ότι το μάνατζμεντ είναι η προϋπόθεση για την αποτελεσματική αξιοποίηση των πόρων της επιχείρησης, δηλαδή των συντελεστών παραγωγής. Επομένως, έχει την ίδια καθοριστική σημασία και τις ίδιες αρχές τόσο για τη μικρή όσο και για τη μεγάλη επιχείρηση. Η μόνη διαφοροποίηση είναι στην ποσότητα των πόρων που διαχειρίζεται η κάθε μία. Πώς ασκείται το μάνατζμεντ Πρώτα, ο Προγραμματισμός O επιχειρηματίας σχεδιάζει τι θα κάνει. Αναφέρεται, δηλαδή, στο "τι" θα γίνει, "γιατί", "με ποια μέσα", "πότε" θα γίνει και "ποιος" θα το κάνει. Είναι "η σκέψη πριν τη δράση", η σχεδίαση για το "τι", "ποιος" και "γιατί" θα πραγματοποιηθεί μια ενέργεια, ποια μέσα θα χρησιμοποιηθούν και τελικά ποιες θα είναι οι οικονομικές επιπτώσεις στην επιχείρηση (ή σε οποιονδήποτε άλλο οργανισμό ). Ύστερα, η Οργάνωση O επιχειρηματίας βρίσκει και οργανώνει τους πόρους που θα χρησιμοποιήσει. H οργάνωση είναι η διαδικασία με την οποία το σύνολο των εργασιών που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων της επιχείρησης ταξινομείται σε επιμέρους καθήκοντα, κατανέμεται στα κατάλληλα στελέχη, στα οποία αναθέτονται παράλληλα οι σχετικές ευθύνες και διαθέτονται οι κατάλληλοι πόροι. Κατόπιν, η Διεύθυνση O επιχειρηματίας θέτει τους πόρους σε δράση και τους κατευθύνει στο στόχο του.
H διεύθυνση αφορά τη σωστή διοίκηση του ανθρώπινου παράγοντα. Είναι, δηλαδή, η καθοδήγηση, η ενθάρρυνση και η ενεργοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης για την καλύτερη δυνατή επίτευξη των στόχων τόσο μακροχρόνια όσο και βραχυχρόνια. Τέλος, ο Έλεγχος O επιχειρηματίας συγκρίνει το σχέδιο με τα αποτελέσματα της δράσης και επαναπρογραμματίζει τη δουλειά του.
Παράδειγμα: Σ' ένα κατάστημα το στέλεχος πρώτης γραμμής σχεδιάζει το πρόγραμμα, οργανώνει τους πόρους και μοιράζει τις θέσεις εργασίας στο προσωπικό, διευθύνει (ενεργοποιεί) τη διαδικασία δίνοντας εντολές και οδηγίες και τέλος ελέγχει τα αποτελέσματα. Σ' ένα σχολείο το αρμόδιο στέλεχος σχεδιάζει το πρόγραμμα λειτουργίας, οργανώνει τους πόρους που διαθέτει και κατανέμει αρμοδιότητες, διευθύνει την όλη διαδικασία και τέλος ελέγχει το αποτέλεσμα. Oι πόροι που χρησιμοποιούνται για την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων, δηλαδή: Οι ανθρώπινοι πόροι (εργάτες, υπάλληλοι, συνεργάτες, σύμβουλοι κ.λπ.). Οι οικονομικοί πόροι (κεφάλαια, ίδια ή ξένα). Οι φυσικοί πόροι (κτίρια, γραφεία, μηχανήματα κ.λπ.). Και οι πόροι πληροφόρησης (όλα τα δεδομένα και οι πληροφορίες που απαιτούνται για να ολοκληρωθεί μια εργασία).
ΠΡΟΩΘΗΣΗ ΚΑΙ ΠΩΛΗΣΗ ΠΡΟΪΟΝΤΩΝ (MARKETING)
Μάρκετινγκ, είναι το σύνολο των ενεργειών που γίνονται σε μια επιχείρηση και οι οποίες αφορούν: Την αναγνώριση των αναγκών της αγοράς, (ύστερα από μελέτη της τελευταίας που θα προσδιορίσει τι ζητάει η πελατεία ή τι είναι πιθανό να χρειαστεί στο μέλλον). Τη δημιουργία προϊόντων ή υπηρεσιών, που μπορούν να ικανοποιήσουν τις ανάγκες της αγοράς. Την τιμολόγηση των προϊόντων ή των υπηρεσιών, με τρόπο που να μπορέσουν να διεισδύσουν στη αγορά και να υπάρχει κερδοφορία. Την προώθηση των προϊόντων ή υπηρεσιών από τον τόπο παραγωγής, στους τόπους κατανάλωσης και η διάθεσή τους στους καταναλωτές. Με άλλα λόγια, το περιεχόμενο του μάρκετινγκ συνοψίζεται σε τέσσερις βασικές ερωτήσεις, τα λεγόμενα τέσσερα Ρ του μάρκετινγκ : Τι είδους προϊόν (product) θα παράγει και θα προσφέρει μια επιχείρηση στην αγορά; Σε ποια τιμή (price) θα το προσφέρει; Πού θα το διανείμει (place) (δηλαδή σε ποιες αγορές θα το τοποθετήσει); Πώς θα το προωθήσει (promotion) ώστε να φτάσει στην αγορά και να αγοραστεί από τους καταναλωτές;
To marketing περιλαμβάνει όλες τις ενέργειες που απαιτούνται για να φθάσουν τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες από τον παραγωγό στον καταναλωτή. Συνδέει, δηλαδή, την παραγωγή με την κατανάλωση, κατευθύνει τη ροή των αγαθών και των υπηρεσιών και επηρεάζει τη λήψη αποφάσεων. Οι ενέργειες αυτές αποσκοπούν στην ικανοποίηση των αναγκών των καταναλωτών μέσω του σχεδιασμού, της παραγωγής και της διάθεσης των προϊόντων ή των υπηρεσιών. Σύμφωνα με την American Marketing Association το μάρκετινγκ είναι : η διαδικασία σχεδιασμού και εκτέλεσης της ανάπτυξης, τιμολόγησης, προβολής και διανομής προϊόντων, υπηρεσιών και ιδεών για τη δημιουργία συναλλαγών που ικανοποιούν άτομα και οργανισμούς. Το προϊόν Οι επιχειρήσεις λειτουργούν και αναπτύσσονται έχοντας ως σκοπό αφενός την πραγματοποίηση κέρδους, αφετέρου την ικανοποίηση των διάφορων αναγκών των καταναλωτών, (φυσικών προσώπων, επιχειρήσεων κτλ.). Ως προϊόν ή υπηρεσία, αναφέρεται όχι μόνο το φυσικό προϊόν, αλλά και οι σχετικές υπηρεσίες που το συνοδεύουν, όπως είναι η ονομασία και το σήμα του προϊόντος (brand name), η συσκευασία κτλ. Για παράδειγμα, ένα νέο προϊόν ή υπηρεσία που πρόκειται να κυκλοφορήσει στην αγορά δεν αρκεί μόνο να είναι καλής ποιότητας, αλλά θα πρέπει να συνοδεύεται από μια ανταγωνιστική τιμή, ένα κατάλληλο δίκτυο διανομής που να διασφαλίζει την έγκαιρη και σε επαρκείς ποσότητες μεταφορά και αποθήκευση στα σημεία πώλησης, καθώς και από μια αποτελεσματική πολιτική προώθησης που θα το καταστήσει γνωστό στους καταναλωτές. Η τιμή Η τιμή Τιμή είναι η αξία ανταλλαγής ενός αγαθού ή υπηρεσίας. Απεικονίζει το "πόσο ή "με τι" ανταλλάσσεται κάτι στην αγορά, εκφράζεται σε χρήματα και ενεργεί ως ρυθμιστής της οικονομίας. Αποτελεί το μέτρο σύγκρισης για τον καταναλωτή σε σχέση με τα άλλα παρόμοια προϊόντα που κυκλοφορούν και τον βοηθά να αποφασίσει κατάλληλα, ώστε τα χρήματα που θα διαθέσει για μια αγορά να του
παρέχουν και την αντίστοιχη ικανοποίηση. Η τιμή επηρεάζει την "εικόνα του προϊόντος. Τα δίκτυα (κανάλια) διανομής Τα προϊόντα και οι υπηρεσίες πρέπει να φτάνουν στους καταναλωτές, όταν τα χρειάζονται στις επιθυμητές ποσότητες και με την ανάλογη ποιότητα. Η λειτουργία της διανομής περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιηθούν, ώστε να μεταβιβαστεί το προϊόν από τον παραγωγό (π.χ. τη βιομηχανία) στον τελικό καταναλωτή. Τα δίκτυα διανομής (κανάλια), δηλαδή οι δρόμοι που θα ακολουθήσουν τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες για να φτάσουν στα σημεία πώλησης, αναφέρονται στα άτομα και στις επιχειρήσεις που συμμετέχουν στις διαδικασίες διακίνησης των προϊόντων, δηλαδή στη μεταφορά, στην αποθήκευση κτλ. Η προώθηση Η προώθηση είναι, σύμφωνα με αρκετές εκτιμήσεις, η πιο δυναμική μεταβλητή του marketing, γιατί φέρει σε επαφή πωλητές και αγοραστές. Η αποτελεσματική προώθηση στοχεύει: στην πληροφόρηση των καταναλωτών, σχετικά με το προϊόν ή την υπηρεσία που διατίθεται, και στην προσπάθεια να πειστούν οι καταναλωτές ότι αυτό το προϊόν ή αυτή η υπηρεσία είναι η καλύτερη εναλλακτική επιλογή για την ικανοποίηση των αναγκών τους. Τα μηνύματα, επομένως, που "εκπέμπονται" με την ιδιότυπη αυτή μορφή επικοινωνίας ανάμεσα στους πωλητές και τους αγοραστές, επηρεάζουν τη στάση και διαμορφώνουν ευνοϊκή καταναλωτική συμπεριφορά για το προϊόν ή την υπηρεσία.
ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΠΩΛΗΣΕΩΝ Στόχος της Διοίκησης Πωλήσεων είναι να προσελκύσει τον πελάτη και να τον πείσει για την αξία του προσφερόμενου προϊόντος ή της παρεχόμενης υπηρεσίας ώστε τελικά αυτός να προβεί σε αγορά. Είναι φανερό ότι η Διοίκηση Πωλήσεων έχει στραμμένη την προσοχή της στον καταναλωτή και προσπαθεί να τον μετατρέψει σε πελάτη της επιχείρησης.
Παρεμβαίνει, δηλαδή, δυναμικά στην αγορά και δεν περιορίζεται σε παθητική αναμονή του πελάτη, όπως συμβαίνει, εξ ανάγκης, στη μικρή επιχείρηση όπου ο επιχειρηματίας πρέπει «να τα κάνει όλα» και μόνο ένα μέρος του χρόνου του μπορεί να αφιερώσει στη λειτουργία των πωλήσεων. ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ Η Διοίκηση Παραγωγής συνίσταται στη λήψη αποφάσεων που σχετίζονται με το σχεδιασμό και τη λειτουργία της παραγωγικής διαδικασίας, δηλαδή με την ορθολογική χρήση και κατανομή των συντελεστών παραγωγής ώστε να παραχθούν προϊόντα ή υπηρεσίες για την ικανοποίηση των αναγκών των καταναλωτών.
ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ Η Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού (ή πόρων) συνίσταται στη λήψη αποφάσεων που αφορούν στην εξασφάλιση, ανά πάσα στιγμή, των κατάλληλων, από άποψη αριθμού και ποιότητας, ανθρώπων που έχει ανάγκη η επιχείρηση και στην αποτελεσματική αξιοποίησή τους για την επίτευξη των στόχων της. Αντικείμενά της είναι: Η πρόσληψη του προσωπικού με διάφορους τρόπους και διαδικασίες. Η αξιολόγηση του προσωπικού βάσει της απόδοσής του στο έργο που του έχει ανατεθεί. Ο καθορισμός και η παροχή αμοιβών και κινήτρων.
Η υπηρεσιακή εξέλιξη και άλλες μεταβολές της υπηρεσιακής κατάστασης του προσωπικού. Η εκπαίδευσή του τόσο κατά την πρόσληψη όσο και κατά τη διάρκεια της παραμονής του στην επιχείρηση. Η εξασφάλιση καλού περιβάλλοντος εργασίας. Η μέριμνα για την υγιεινή και ασφάλεια στους χώρους εργασίας. Η διαμόρφωση κανονισμού εργασίας που θα καθορίζει τις εργασιακές σχέσεις (δικαιώματα και υποχρεώσεις των μερών). ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Η καλή πορεία στις πωλήσεις δεν αρκεί από μόνη της για να εξασφαλίσει τη βιωσιμότητα μιας εμπορικής επιχείρησης ή να βελτιώσει την ανταγωνιστικότητά της. Οι ταχύτατες μεταβολές της παγκοσμιοποιημένης, σήμερα, αγοράς επιβάλλουν επιπλέον την ύπαρξη ευελιξίας και προσαρμοστικότητας στην επιχείρηση. Με τη σειρά του αυτό απαιτεί λήψη αποφάσεων στηριγμένων σε σωστές πληροφορίες και τεκμηριωμένων με στοιχεία. Αυτή τη στήριξη παρέχει η λειτουργία της Διαχείρισης Πληροφοριών. Η Διαχείριση Πληροφοριών είναι η λειτουργία της καθημερινής συγκέντρωσης αποθήκευσης και επεξεργασίας στοιχείων και δεδομένων που έχουν αξία για την εμπορική επιχείρηση και προέρχονται είτε από το εξωτερικό περιβάλλον είτε από τις δικές της δραστηριότητες.