Αφού δώσουμε όνομα χρήση και password μπορούμε να επιλέξουμε ημερομηνία εισόδου στο σύστημα, εταιρία και υποκατάστημα Η κεντρική οθόνη του προγράμματος. Ανά χρήστη υπάρχει δυνατότητα σχεδιασμού Menu
Αρχείο Πελατών. Υπάρχει δυνατότητα πολλαπλών ευρετηρίων. Με δεξί κλικ στις στήλες του ευρετηρίου υπάρχει δυνατότητα ταξινόμησης, φιλτραρίσματος των πληροφοριών που περιέχει το ευρετήριο. Επίσης μπορεί να γίνει αναζήτηση και ανεύρεση πληροφοριών με οριζόμενα πεδία αναζήτησης σύμφωνα με τις ανάγκες του χρήστη. Στοιχεία Πελάτη Στα βασικά στοιχεία πελάτη υπάρχουν όλες οι βασικές πληροφορίες. Υπάρχει έλεγχος ΑΦΜ, τα βασικά πεδία αρχειοθέτησης του πελάτη ( Κωδικός, Περιγραφή, Επάγγελμα, Διεύθυνση, Πόλη, Περιοχή, ΤΚ) που είναι απαραίτητα για την τιμολόγηση. Υπάρχουν τηλέφωνα, πληροφοριακά στοιχεία καθώς και πεδία πινακοποιημένων πληροφοριών (Κατηγορία, Γεωγραφική περιοχή, Τρόπος πληρωμής, Πωλητής) με τα οποία μπορούμε να αντλήσουμε πληθώρα στατιστικών στοιχείων Υπάρχει διαχείριση και καταχώρηση των υποκαταστημάτων του πελάτη καθώς και ελεύθερου κειμένου και φωτογραφίας. Για την καταχώρηση νέου πελάτη με * και enter το πρόγραμμα μας δίνει τον επόμενο κωδικό.
Στίς παραμέτρους του προγράμματος μπορούμε να ορίσουμε την μορφή κωδικών πελατών, αποθήκης, προμηθευτών. Στο πεδίο Μήνυμα μπορούμε να καταχωρήσουμε ένα λεκτικό το οποίο αυτόματα εμφανίζεται στις συναλλαγές που κάνει ο πελάτης ( τιμολόγια, εισπράξεις )
Όπως προαναφέρθηκε υπάρχει δυνατότητα χρήσης πολλαπλών ευρετηρίων τα οποία έχουν και διαφορετικές αναζητήσεις πεδίων Στο αρχείο προμηθευτών υπάρχουν με τον ίδιο τρόπο όπως και στους πελάτες οι βασικές πληροφορίες για τους προμηθευτές. Και εδώ υπάρχει δυνατότητα για διαφορετικά ευρετήρια και για αναζήτηση του αρχείου με διάφορα πεδία (τηλέφωνο, περιοχή, ΤΚ κλπ)
Στο αρχείο αποθήκης έχουμε όλες τις πληροφορίες για τα είδη που χρησιμοποιεί η εταιρεία Τα ευρετήρια είναι οριζόμενα και μπορούμε να εμφανίσουμε διάφορες πληροφορίες από τον πίνακα αποθήκης αλλά και από τα αριθμητικά δεδομένα του ( Υπόλοιπα ειδών, Μέση τιμή αγοράς, Τελευταία ημερομηνία αγοράς κλπ ) Τα βασικά στοιχεία ενός είδους αποτελούνται από τον Κωδικό, Περιγραφή Μονάδες Μέτρησης, Κατηγορία ΦΠΑ, Τιμή Λιανικής, Τιμή Χονδρικής κλπ. Και εδώ υπάρχουν πίνακοποιημένες πληροφορίες με τις οποίες κατατάσουμε τα είδη μας σε Κατηγορίες, Ομάδες, Κατασκευαστή / Οίκο)
Καταχώρηση αγορών. Το πρόγραμμα στην καταχώρηση αγορών απαιτεί το Είδος του Παραστατικού την Ημερομηνία Αγοράς, τον προμηθευτή και τα είδη που αγοράσαμε με τις τιμές και τυχόν εκπτώσεις του. Μία καταχώρηση παραστατικού αγορών με όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες. Το πρόγραμμα αυτόματα εμφανίζει το τρέχον υπόλοιπο του προμηθευτή μετά την επιλογή του στο παραστατικό. Υπάρχει δυνατότητα εκτύπωσης ετικετών Bar Code στις αγορές για ευκολότερη διαχείριση της αποθήκης.
Ενώ είμαστε σε παραστατικό αγορών μπορούμε με έμμεση προβολή των στοιχείων του προμηθευτή να δούμε την οικονομική του καρτέλα Η έμμεση προβολή των στοιχείων του προμηθευτή γίνεται πατώντας κλικ στο φακό δεξιά από το όνομα του προμηθευτή. Η καρτέλα που εμφανίζεται στην οθόνη μπορούμε να την εκτυπώσουμε αλλά ακόμα και να την στείλουμε e-mail Με τον ίδιο τρόπο μπορούμε να δούμε και την καρτέλα του είδους που έχουμε επιλέξει στο παραστατικό. Η διαδικασία είναι παρόμοια πατώντας κλικ στο εικονίδιο έμμεσης προβολής είδους.
Στις πωλήσεις μπορούμε να καταχωρήσουμε τα παραστατικά μας ( μηχανογραφικά με αυτόματη εκτύπωση όσο και χειρόγραφα) Στην καταχώρηση παραστατικού πωλήσεων το σύστημα μας δίνει αυτόματα αρίθμηση για το παραστατικό που διαλέξαμε. Φυσικά σε περιβάλλον δικτύου υπάρχει η πρόβλεψη για επανααρίθμηση του παραστατικού σε περίπτωση που άλλο τερματικό έκανε πριν από μας την καταχώρηση παραστατικού με τον ίδιο αριθμό. Το πρόγραμμα με την επιλογή πελάτη μας εμφανίζει αυτόματα το τρέχον υπόλοιπό του. Μπορούμε να επιλέξουμε υποκατάστημα του πελάτη για να αλλάξει αυτόματα η διεύθυνση αποστολής του πελάτη στο παραστατικό. Οι εκτυπώσεις παραστατικών του προγράμματος μπορούν να γίνουν προ επισκόπηση ώστε να έχουμε μία προβολή του προς εκτύπωση παραστατικού. Οι δυνατότητες γραφικών εκτυπώσεων παραστατικών του προγράμματος είναι πάρα πολύ ικανοποιητικές. Μπορούμε να προσθέσουμε εικονίδια (Logo) και χωρίς κόστος προ εκτυπώσεων να εκτυπώνουμε σε λευκή Α4 κόλλα τα παραστατικά μας. Φυσικά υπάρχει και δυνατότητα εκτύπωσης παραστατικού σε κρουστικό εκτυπωτή.
Δυνατότητα Custom σεναρίων τιμολόγησης. Στην εμφανιζόμενη οθόνη βλέπετε ένα σενάριο τιμολόγησης μεσιτών βάμβακος με απαίτηση αναγραφής ανά γραμμή των στοιχείων του επιλεγμένου παραγωγού. Εμφάνιση προσκομισθέντων ποσοτήτων παραγωγών και αυτόματη επιλογή τους και τοποθέτηση στις γραμμές του παραστατικού.
Εισπράξεις πελατών. Καταχώρηση των εισπράξεων ( μετρητών, αξιογράφων ) αλλά και ακόμα ποσών προς υπενθύμιση στο κύκλωμα πελάτων. Στην επιλογή Πίνακες του προγράμματος διαχειριζόμαστε όλες τις απαραίτητες πινακοποιημένες πληροφορίες του προγράμματος. Υπάρχουν πίνακες ΦΠΑ, Μονάδων Μέτρησης, Κατηγοριών Αποθήκης, Ομάδων Αποθήκης, Κατηγοριών πελατών, Γεωγραφικών περιοχών πελατών, Τρόπων πληρωμής, Σκοπών Διακίνησης, Τρόπων Πληρωμής, Τραπεζών κλπ.
Στην επιλογή Σχεδιασμός Κινήσεων υπάρχει όλη η παραμετροποίηση του συστήματος ( την οποία παραδίδουμε έτοιμη με όλες τις περιπτώσεις παραστατικών κινήσεων κλπ) Στις κινήσεις Λογαριασμών περιγράφουμε την συμπεριφορά κάθε κίνησης ( Πελάτη, Προμηθευτή) Τα flag που υπάρχουν αφορούν Χρέωση, Πίστωση και Τζίρο) Το μόνο που χρειάζεται από άποψη παραμετροποίησης της εφαρμογής είναι να επιλέξουμε την επιθυμητή Φόρμα εκτύπωσης Παραστατικών και τον Εκτυπωτή που θα εκτυπώνονται τα παραστατικά )
Επίσης παραδίδεται έτοιμη και η παραμετροποίηση των κινήσεων αποθήκης. Η παραμετροποίηση των παραστατικών είναι η καρδιά του προγράμματος. Εμφανίζονται όλα μαζί σε ένα ευρετήριο αλλά φιλτράροντας το πεδίο Είδος μπορούμε να εμφανίσουμε μόνο αυτά που χρειαζόμαστε ( αγορών, πωλήσεων, εισπράξεων, πληρωμών )
Η παραμετροποίηση ενός Παραστατικού έχει αρκετά πεδία. Υπάρχει το πεδίο κωδικός και Περιγραφή τα οποία εμφανίζονται και κατά την εκτύπωση του παραστατικού. Στο σημείο αυτό καθορίζουμε τι κινήσεις θα κάνει το παραστατικό στα κυκλώματα πελατών, προμηθευτών, αποθήκης. Σε τι παραστατικό μετασχηματίζεται με πιο ακυρώνεται τι τιμή χρησιμοποιεί, με πια σειρά εμφανίζεται στην επιλογή παραστατικών ( λίστα επιλογής παραστατικών κατά την τιμολόγηση) Επίσης ορίζουμε αν θα γίνεται προεπισκόπηση του προς εκτύπωση παραστατικού ή θα εκτυπώνεται απ ευθείας στον εκτυπωτή ( Τρόπος Εκτύπωσης ) Στο πεδίο Φόρμα εκτύπωσης επιλέγουμε από την σχετική λίστα φορμών με πια φόρμα θέλουμε να εκτυπώνεται το παραστατικό Στα στοιχεία της εταιρίας δηλώνουμε το ΑΦΜ και τα λοιπά στοιχεία της εταιρίας μας. Υπάρχουν παράμετροι για ορισμό Αποθηκευτικών Χώρων, Υποκαταστημάτων, Χρήσεων. Από την επιλογή Χρήσεις γίνεται κάθε χρόνο και το άνοιγμα της νέας χρήσης.
Στην εφαρμογή έχει ενσωματωθεί ο Pascal Script Interpreter της JVCL ( Delphi Library) και μπορούμε να δημιουργήσουμε Custom εργασίες σύμφωνα με τις ανάγκες του πελάτη. Στην συγκεκριμένη οθόνη βλέπετε ένα σενάριο μαζικής αλλαγής τιμών και εκπτώσεων αποθήκης σύμφωνα με ανάγκες πελάτη μας. Η καρδιά του συστήματος παραμετροποίησης του προγράμματος είναι ο Designer. Εδώ μπορούμε να διαχειριστούμε τις εκτυπώσεις της εφαρμογής ( όλες οι εκτυπώσεις της εφαρμογής είναι γραμμένες με αυτό τον τρόπο και μπορούν να αλλαχτούν κατά το δοκούν ) Επίσης μπορούμε να σχεδιάσουμε Ευρετήρια σε όλα τα κυκλώματα της εφαρμογής Πελάτες, Αποθήκη, Προμηθευτές, Πωλήσεις, Αγορές, Εισπράξεις κλπ Επίσης μπορούμε να σχεδιάσουμε Script Οθόνης με τα οποία μπορούμε να αλλάξουμε την αντίστοιχη οθόνη καταχώρησης δεδομένων της εφαρμογής.
Σχεδίαση ευρετηρίου πελατών. Στο πρώτο tab (πεδία) δημιουργούμε τα πεδία ερωτήσεων του ευρετηρίου και τα οποία συμμετέχουν στο Where του query που θα εκτελεστεί. Λεκτικό: Θα εμφανιστεί σαν Label στο panel των ερωτήσεων του query. Πριν: Θέτουμε το AND ή OR της συμμετοχής στο query τού πεδίου Πεδίο: Γράφουμε το όνομα του πεδίου που πρέπει να είναι υπαρκτό στο query που θα δούμε στο επόμενο TAB Σύγκριση: Θέτουμε την SQL ισοδυναμία LIKE, =, >, <> κλπ. Μετά: Συνήθως κλείνουμε την αγκύλη που είχαμε ανοίξει στο Πριν Είδος: Τι είδος είναι το πεδίο Αλφαριθμητικό, Αριθμός κλπ. Στο TAB Queries σχηματίζουμε το Query το οποίο θα εκτελεστεί από το σύστημα. Εδώ έχουμε στα χέρια μας όλη την δύναμη και την ελευθερία της SQL για να σχηματίσουμε τα δεδομένα μας τα οποία μπορούν να προέρχονται από διαφορετικούς πίνακες. ΠΡΟΣΟΧΗ σε όλα τα ευρετήρια είναι απαραίτητο να συμμετέχει το πρωτεύον κλειδί του κυρίως πίνακα. Στον πίνακα Πελατών (LMAST) το πεδίο LMAST στον πίνακα αποθήκης (SMAST) το πεδίο SMAST Στο query για να σχηματιστεί αυτόματα το Where με τα πεδία που θέτουμε σαν ερωτήσεις πρέπει να τοποθετήσουμε την παράμετρο &QUESTIONS Η τοποθέτηση αυτής της παραμέτρου είναι απαραίτητη και αυτόματα το σύστημα κατά την εκτέλεση του query προσθέτει στο where του query τα πεδία των ερωτήσεων. Αν δεν έχει πληκτρολογηθεί σε αυτά καμία τιμή τότε δεν σχηματίζεται where από την παράμετρο &QUESTIONS
Στο τελευταίο TAB αναφέρουμε τα Labels των πεδίων του query και το μήκος που θέλουμε αυτά να έχουν στο εμφανιζόμενο ευρετήριο. Στο δεύτερο Tab υπάρχει δυνατότητα αυτόματου σχηματισμού query. Πατώντας το Button Show Tables εμφανίζονται όλοι οι πίνακες της Βάσης Δεδομένων. Αν πατήσουμε κλικ πάνω στο όνομα του πίνακα στο διπλανό list εμφανίζονται τα ονόματα των πεδίων του πίνακα. Με κλικ στο όνομα του πίνακα σχηματίζεται αυτόματα το Query από τον πίνακα που επιλεξαμε αν είναι κενο το query Μπορουμε φυσικά χειροκίνητα να γράψουμε το query
Σχεδίαση εκτύπωσης. Με παρόμοιο τρόπο σχεδιάζουμε στο σύστημα και εκτυπώσεις. Υπάρχουν τα πεδία των ερωτήσεων της εκτύπωσης που με ακριβώς τον ίδιο τρόπο όπως είδαμε στα ευρετήρια σχηματίζονται. Στο TAB του query με τον ίδιο τρόπο των ευρετηρίων σχηματίζουμε το query των δεδομένων της εκτύπωσης. Πάλι υπάρχει η παράμετρος &QUESTIONS η οποία σχηματίζει το where της ερώτησης βάσει των πληκτρολογηθέντων πληροφοριών στα πεδία των ερωτήσεων. Πατώντας RunSQLBtn μπορούμε να δούμε τα αποτελέσματα του query σε μορφή πλέγματος (Grid)
Εδώ να αναφέρουμε την αυτόματη μεταφορά παραμετροποίησης από εγκατάσταση σε εγκατάσταση των σχεδιασμών με τα Button Save Load Πατώντας Design Report εμφανίζεται ο Run Time Designer του Fast Report Στον Fast Report Run Time Designer μπορούμε να τοποθετήσουμε τα πεδία του query και να σχηματίσουμε την τελική μας εκτύπωση. Υπάρχει δυνατότητα preview της εκτύπωσης. Πατώντας Design Report μπαίνουμε στον Designer της εκτύπωσης φόρμας παραστατικού. Οι δυνατότητες του Fast Report είναι πολύ μεγάλες αρκεί να αναφέρουμε την χρήση μεταβλητών συστήματος την χρήση κώδικα (Pascal, C++, Java). Το πολύ θετικό με τον Fast Report είναι ότι υπάρχει forum και με απλές αναζητήσεις στο google μπορούν να λυθούν προβλήματα ή απορίες σχεδίασης. Ο σχεδιασμός φορμών εκτύπωσης είναι παρόμοια διαδικασία. Απλά εδώ δεν έχουμε πεδία ερωτήσεων παρά το Master Query και το Detail (γραμμών) το πεδίο κλειδί για να σχηματιστεί το query είναι η παράμετρος &FDOC η οποία πρέπει οπωσδήποτε να τοποθετηθεί στο where του query WHERE F.FDOC = &FDOC
Υπάρχει και Data Base Monitor το οποίο μας δείχνει τα query της εφαρμογής και μπορεί να χρησιμοποιηθεί σαν εργαλείο αποσφαλμάτωσης σε περίπτωση Custom εργασιών Σχεδίαση μενού χρήστη. Σε αυτή την εργασία αριστερά βλέπουμε όλες τις υπαρκτές εργασίες της εφαρμογής και με διαδικασία drag & drop τοποθετούμε και σχηματίζουμε το μενού τού χρήστη.
Δυνατότητα εκτέλεσης εξωτερικών προγραμμάτων από μενού της εφαρμογής.