Οδηγός Εξαγωγής Συγκεντρωτικών Καταστάσεων ΚΕΠΥΟ και Ηλεκτρονικού Ισοζυγίου στο InnovEra 3 R2 για τον RTC client Μελίσσια, 12 Ιουλίου 2012
1. ιαδικασία Εξαγωγής Συγκεντρωτικής Κατάστασης ΚΕΠΥΟ - ΜΥΦ 1.1 ηµιουργία Συγκεντρωτικής Κατάστασης Πελατών - Προµηθευτών Η δηµιουργία και επεξεργασία της Συγκεντρωτικής Κατάστασης ΚΕΠΥΟ ΜΥΦ µε τα Σύνολα των παραστατικών Πελατών και Προµηθευτών πραγµατοποιείται στο Microsoft Dynamics NAV InnovEra 3 R2 από την «Κατάσταση ΜΥΦ». Στο γενικό µενού των Τµηµάτων, η επιλογή βρίσκεται µέσα στην «Οικονοµική ιαχείριση», «Περιοδικές Εργασίες», «Γενική Λογιστική», όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη. Εναλλακτικά, από την αναζήτηση πληκτρολογώντας «ΜΥΦ», µπορείτε να βρείτε απευθείας την επιλογή. Για τη δηµιουργία των συνόλων από τις τιµολογήσεις των Πελατών και Προµηθευτών επιλέγετε «Ενέργειες», «Λειτουργίες», «ηµιουργία Ετήσιων εδοµένων ΜΥΦ». Συµπληρώνετε όλα τα πεδία, όπως φαίνεται παρακάτω, και πατάτε «ΟΚ». 1
Με βάση τις παραπάνω επιλογές θα εµφανιστούν στην κατάσταση όλα τα παραστατικά Πωλήσεων & Αγορών του έτους 2011 µε αξία πλέον ΦΠΑ πάνω από 300,00. Τα παραστατικά µε καθαρή αξία ίση µε 300,00 ακριβώς θα εξαιρεθούν. Ενδεχοµένως, κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της ενηµέρωσης, να εµφανιστούν ένα ή περισσότερα µηνύµατα λάθους παρόµοια µε το ακόλουθο παράδειγµα. Σε τέτοια περίπτωση και για να ολοκληρωθεί η διαδικασία, θα πρέπει η παράληψη της παραµετροποίησης που εµφανίζεται στο µήνυµα να δηµιουργηθεί στην «Παραµετροποίηση ΜΥΦ». Η εύρεση της επιλογής µπορεί να γίνει είτε απευθείας από την αναζήτηση, είτε από την διαδροµή που εµφανίζεται στην ακόλουθη οθόνη. Η «Παραµετροποίηση ΜΥΦ» περιλαµβάνει όλους τους πιθανούς συνδυασµούς των κινήσεων που έχουν εισαχθεί από τα διάφορα κυκλώµατα και ορίζει τον τρόπο συµµετοχής της ποσότητας και της αξίας κάθε εγγραφής στα σύνολα ανά συναλλασσόµενο. Αν µία εγγραφή παραστατικό Αγορών, Πωλήσεων ή άρθρο Λογιστικής- δεν έχει οριστεί στον παρακάτω πίνακα, η διαδικασία της δηµιουργίας διακόπτεται. Για την ολοκλήρωση, λοιπόν, του υπολογισµού προσθέτετε διαδοχικά τα πεδία του µηνύµατος στην παραµετροποίηση συµπληρώνοντας τα εξής: 2
«Αρ. Σειράς»: Επιλέγετε τον κωδικό της σειράς που εµφανίστηκε στο µήνυµα. «Τύπος Παραστατικού»: Επιλέγετε τον τύπο παραστατικού που σας ζήτησε το σχετικό µήνυµα για αυτήν τη σειρά. Θα είναι «Τιµολόγιο» ή «Πιστωτικό Τιµολόγιο». «ιόρθωση»: Επιλέγετε «Ναι» ή «Όχι» ανάλογα µε το τι σας ζήτησε το σχετικό µήνυµα. «Ναι» σηµαίνει ότι πρόκειται για ακυρωτική σειρά. 3
Στη συνέχεια, καθορίζετε τον τρόπο συµµετοχής στα σύνολα συµπληρώνοντας τα πεδία: «Παράγοντας Αρίθµησης»: Επιλέγετε 1 ή -1, ανάλογα µε το αν τα παραστατικά της συγκεκριµένης σειράς θα προστίθενται ή θα αφαιρούνται από το σύνολο των στοιχείων. Για τις σειρές των Ακυρωτικών επιλέγετε-1. Για όλα τα υπόλοιπα +1. «Παράγοντας Ποσού»: Επιλέγετε 1 ή -1, ανάλογα µε το αν η αξία των παραστατικών της συγκεκριµένης σειράς θα προστίθεται ή θα αφαιρείται από τη συνολική αξία των στοιχείων. Για τις σειρές των Πιστωτικών και των Ακυρωτικών επιλέγετε -1. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Επειδή η ακυρωτική σειρά µπορεί να χρησιµοποιηθεί και για την ακύρωση τιµολογίου και πιστωτικού τιµολογίου πώλησης, θα πρέπει η συγκεκριµένη σειρά να εµφανίζεται 2 φορές στην παραµετροποίηση της ΜΥΦ, τη µία δηλωµένη ως «Πιστωτικό Τιµολόγιο» (για ακύρωση Τιµολογίων), την άλλη δηλωµένη ως «Τιµολόγιο» (για ακύρωση Πιστωτικών Τιµολογίων). Και οι δύο αυτές εµφανίσεις της θα πρέπει να έχουν «ιόρθωση»: Ναι, «Παράγοντας Αρίθµησης» -1 και «Παράγοντας Ποσού»: -1. Αφού κάνετε την προσθήκη στην παραµετροποίηση της ΜΥΦ, ξανατρέχετε τη διαδικασία της ηµιουργίας Ετήσιων εδοµένων ΜΥΦ µέχρι να ολοκληρωθεί χωρίς µηνύµατα λάθους και να δηµιουργηθούν οι εγγραφές µε τα σύνολα των συµβαλλοµένων. Στην «Εµφάνιση» διαχωρίζετε την προβολή των συνόλων για Πωλήσεις και Αγορές. 4
1.2 Εκτύπωση Κατάστασης Εάν επιθυµείτε, µπορείτε να πάρετε και εκτύπωση των απεικονίσεων της κατάστασης σε χαρτί ή εξαγωγή σε Excel. Η εκτύπωση γίνεται από «Ενέργειες», «Λειτουργίες», «Κατάσταση Ελέγχου ΜΥΦ *», επιλέγοντας τα πεδία που φαίνονται στην ακόλουθη οθόνη. Για ευκολία επικοινωνίας µε τους συναλλασσοµένους, η εκτύπωση περιλαµβάνει και τα πεδία «Τηλέφωνο» και «Κινητό». 5
1.3 Χειροκίνητη Προσθήκη Εγγραφών Σε περίπτωση που κατά τη συµφωνία προκύψουν ασυµφωνίες, έχετε τη δυνατότητα να εισάγετε στο σύστηµα χειροκίνητες εγγραφές µε πλήθος και αξία, ώστε να διαµορφώσετε τα σύνολα. Η προσθήκη εγγραφών ανά συναλλασσόµενο γίνεται από «Σχετικές Πληροφορίες», «Γραµµή», «Λεπτοµέρειες ΜΥΦ» συµπληρώνοντας όλα τα πεδία, όπως φαίνονται παρακάτω, και βάσει των οδηγιών που προαναφέρθηκαν. Εκτός από Προσθήκη, στην παραπάνω οθόνη, µπορείτε να κάνετε και οποιαδήποτε Αλλαγή ή και ιαγραφή γραµµών. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οι χειροκίνητες εγγραφές µαρκάρονται µε σχετική σήµανση ώστε, στην περίπτωση που για κάποιο λόγο ξανατρέξετε τη διαδικασία της δηµιουργίας των Ετήσιων εδοµένων ΜΥΦ, η αλλαγή σας να µην χαθεί! 6
1.4 Χειροκίνητη Προσθήκη Συναλλασσόµενων Εκτός από εγγραφές, έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε και Νέο Συναλλασσόµενο, σε περίπτωση που κάποιος δεν έχει έρθει καθόλου µε την ενηµέρωση, επειδή το σύστηµα δεν βρήκε κάποια εγγραφή που να πληροί τα κριτήρια δηµιουργίας. Για την προσθήκη ακολουθείτε τα παρακάτω βήµατα: Καταρχήν, σε περίπτωση που δεν υπάρχει ήδη στο σύστηµά σας, ο συµβαλλόµενος θα πρέπει να ανοιχτεί ως Πελάτης ή ως Προµηθευτής, ώστε να πάρει κωδικό και τα λοιπά απαραίτητα στοιχεία του, όπως ο ΑΦΜ. Στο παράθυρο «Κατάσταση ΜΥΦ» επιλέγετε «Εµφάνιση» Πωλήσεις ή Αγορές, ανάλογα µε το αν ο συµβαλλόµενός σας είναι Πελάτης ή Προµηθευτής. Πατάτε δεξί πλήκτρο στο mouse ή «Control+Insert» για δηµιουργία νέας γραµµής. Το πεδίο «Έτος» και «ΑΦΜ» συµπληρώνονται αυτόµατα. Στο πεδίο «Τύπος» επιλέγετε Πελάτης ή Προµηθευτής και στο πεδίο «Αρ.» κλικάρετε το βελάκι (ή πατάτε Alt + κάτω βελάκι) ώστε να µεταβείτε στη λίστα των Πελατών ή των Προµηθευτών και να επιλέξετε τον συµβαλλόµενό σας πατώντας «ok» και «Enter» για να αποθηκευθεί η τιµή στη γραµµή. Πριν ακόµη φύγετε από τη γραµµή συµβαλλοµένου που µόλις δηµιουργήσατε (είτε µε τα βελάκια στο πληκτρολόγιο, είτε κλικάροντας µε το ποντίκι κάπου αλλού), πατάτε «Σχετικές Πληροφορίες», «Γραµµή», «Λεπτοµέρειες ΜΥΦ» και εισάγετε το ή τα παραστατικά του συγκεκριµένου συµβαλλοµένου µε τη διαδικασία που προαναφέρθηκε. Μόλις ολοκληρώσετε και την εισαγωγή των παραστατικών, πατάτε «Esc» για να επιστρέψετε στην Κατάσταση της ΜΥΦ. Τότε ο συµβαλλόµενος έχει ταξινοµηθεί στην κατάσταση της ΜΥΦ µε βάση τον ΑΦΜ του και η διαδικασία της εισαγωγής έχει ολοκληρωθεί. Οι συµβαλλόµενοι που προστέθηκαν µε τη διαδικασία αυτή έχουν το σηµάδι στο πεδίο «Χειροκίνητη Εγγραφή», όπως ακριβώς δηλαδή και οι χειροκίνητες εγγραφές. 7
1.5 Εξαγωγή αρχείων ΜΥΦ σε ηλεκτρονική µορφή Μετά τη συµφωνία ολοκληρώνετε τη διαδικασία µε την εξαγωγή των δύο αρχείων σε ηλεκτρονική µορφή από «Ενέργειες», «Λειτουργίες», «ηµιουργία Αρχείου ΜΥΦ». Τα Τιµολόγια και τα Πιστωτικά βγαίνουν σε διαφορετικό αρχείο µε την ενεργοποίηση ή όχι του πεδίου «ηµιουργία Αρχείου (PIS)», την επιλογή του έτους για το οποίο εξάγετε τα δεδοµένα και «Τύπο Αρχείου» Line Sequential. Σαν όνοµα αρχείου επιλέγετε τα IL01 ή IL01.PIS (για τα πιστωτικά) αν η αποθήκευση γίνει µε δισκέτα που θα υποβληθεί στην αρµόδια ΟΥ. Αν πρόκειται να υποβάλετε το αρχείο µέσω διαδικτύου, τότε µπορείτε να δώσετε οποιοδήποτε όνοµα επιθυµείτε, αρκεί να µη χρησιµοποιήσετε ελληνικούς χαρακτήρες. 8
ιαδικασία εξαγωγής Ηλεκτρονικού Ισοζυγίου και συνοδευτικού Εντύπου 2. ιαδικασία εξαγωγής Ηλεκτρονικού Ισοζυγίου και συνοδευτικού Εντύπου 2.1 ηµιουργία εγγραφών για ηλεκτρονική εξαγωγή Η δηµιουργία των εγγραφών για την ηλεκτρονική εξαγωγή του Ισοζυγίου πραγµατοποιείται από την «Οικονοµική ιαχείριση», «Περιοδικές Εργασίες», «Οικονοµικό Έτος», «Ισοζύγιο (Ηλεκτρονική Μορφή)». Η δηµιουργία των εγγραφών υπολογίζεται από «Ενέργειες», «Λειτουργίες», «ηµιουργία Εγγραφών», επιλέγοντας τα επιθυµητά φίλτρα στο «Περιορισµός συνόλων σε:» ανάλογα µε το πώς έχουν γίνει οι εγγραφές. Οι δυνατότητες των επιλογών εµφανίζονται στην επόµενη οθόνη/0. H ηµεροµηνία C31/12/11 στο Microsoft Dynamics NAV συµβολίζει την 13Η Λογιστική περίοδο. ηλαδή είναι µία ενδιάµεση ηµεροµηνία µεταξύ την 31/12 και 01/01. 1
ιαδικασία εξαγωγής Ηλεκτρονικού Ισοζυγίου και συνοδευτικού Εντύπου ΠΡΟΣΟΧΗ! Το Ισοζύγιο περιλαµβάνει τις Τακτοποιητικές εγγραφές, αλλά δεν πρέπει να περιλαµβάνει τις εγγραφές Ισολογισµού και Κλεισίµατος (εάν έχουν γίνει). Για το λόγο αυτό, και ανάλογα µε το πώς έχουν γίνει οι εγγραφές, θα πρέπει οι επιλογές των φίλτρων να προσαρµοστούν χειροκίνητα από το χρήστη. ιαφορετικά παραδείγµατα επιλογών ανάλογα µε τον τρόπο καταχώρησης των εγγραφών είναι: 1. Σε περίπτωση που ΕΝ έχετε τακτοποιητικές εγγραφές σε ηµ/νία κλεισίµατος (π.χ. C31/12/11), επιλέγετε µόνο το φίλτρο για την Ηµ/νία, π.χ. 01/01/11..31/12/11 δηλαδή χωρίς το πρόθεµα C στην ηµεροµηνία λήξης και αφήνετε κενά τα υπόλοιπα φίλτρα. 2. Αν έχετε τακτοποιητικές εγγραφές µε ηµεροµηνία 31/12/11 και όχι C31/12/11, τότε πάλι επιλέγετε 01/01/11..31/12/11 και κενά τα υπόλοιπα πεδία φίλτρων. 3. Αν έχετε τακτοποιητικές µε ηµεροµηνία C31/12/11, εγγραφές Ισολογισµού και Κλεισίµατος επιλέγετε 01/01/11..C31/12/11, αλλά αποκλείετε τις εγγραφές Ισολογισµού και Κλεισίµατος επιλέγοντας <> «φίλτρο σειράς εγγραφών Ισολογισµού» <> «φίλτρο σειράς εγγραφών κλεισίµατος». Αντί για τους αρ. σειράς µπορείτε να αποκλείσετε τις δέσµες εγγραφών µε <> «Όνοµα έσµης Εγγραφών Ισολογισµού» <> «Όνοµα έσµης Εγγραφών Κλεισίµατος», π.χ. <>ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΥ <> ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ 2
ιαδικασία εξαγωγής Ηλεκτρονικού Ισοζυγίου και συνοδευτικού Εντύπου 2.2 Εκτύπωση και εξαγωγή εγγραφών Μετά τη δηµιουργία των εγγραφών και τη συµπλήρωση της οθόνης µε τα σύνολα των λογαριασµών του Λογιστικού Σχεδίου, µπορείτε να εκτυπώσετε ή να εξαγάγετε τις εγγραφές σε ηλεκτρονικό αρχείο για την υποβολή στην αρµόδια υπηρεσία. Οι εκτυπώσεις που µπορούν να βγουν από «Ενέργειες», «Εκτυπώσεις» και περιλαµβάνουν το Ισοζύγιο αλλά και το παραστατικό υποβολής. Η εκτύπωση: 3
ιαδικασία εξαγωγής Ηλεκτρονικού Ισοζυγίου και συνοδευτικού Εντύπου Και το Παραστατικό υποβολής: Ολοκληρώνετε τη διαδικασία µε την εξαγωγή του αρχείου σε ηλεκτρονική µορφή από «Ενέργειες», «Λειτουργίες», «Εξαγωγή Εγγραφών σε Αρχείο» και «Αποθήκευση» στο σχετικό µήνυµα επιβεβαίωσης της διαδροµής και του ονόµατος του αρχείου. 4
ιαδικασία εξαγωγής Ηλεκτρονικού Ισοζυγίου και συνοδευτικού Εντύπου Αφού ολοκληρωθεί η αποθήκευση του αρχείου, επιλέγετε καταφατικά στο σχετικό µήνυµα για την εκτύπωση του συνοδευτικού εντύπου, το οποίο µπορεί να βγει και από τις εκτυπώσεις που προαναφέρθηκαν. 5