ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ........................................23 ΕΝΟΤΗΤΑ 1η ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΥΡΥΘΜΗ ΚΑΙ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΒΑΣΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ ΓΙΑ ΝΑ ΤΗΡΕΙΤΕ ΕΝΗΜΕΡΩΜΕΝΟ ΤΟ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΤΟΥ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΥ ΣΑΣ..........................27 Προγραμματίστε την επιτυχία..........................28 Πώς να δώσετε στον προϊστάμενό σας χρόνο να σκεφτεί και να εκφραστεί..............................32 Πώς να προσαρμόσετε το ημερολόγιό σας στο πρόγραμμα του προϊσταμένου σας.......................35 Παροχή υποστήριξης για το σχεδιασμό των συναντήσεων....36 Τήρηση πρακτικών...................................44 Δημόσιες σχέσεις προϊσταμένου σας.....................48 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΑΝΩΤΕΡΩΝ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΙΚΑΝΟΤΗΤΩΝ......................51 Οργάνωση της διεκπεραίωσης των καθημερινών καθηκόντων........................................52 Έγκαιρη διεκπεραίωση σημαντικών έργων...............58 Βασικός σκελετός για τη διαχείριση έργου................59 Διαχείριση των πόρων και των πληροφοριών του γραφείου...59 11
ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΚΑΤΑΣΤΡΩΣΗ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ..........63 Βελτίωση των επιδόσεών σας..........................64 ΕΝΟΤΗΤΑ 2η ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΕΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΟΥ ΚΑΛΥΤΕΡΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΑΝΑΓΚΕΣ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΣΑΣ.................................71 Μείωση του όγκου της αρχειοθετικής εργασίας............72 Η ασυνέπεια προκαλεί σύγχυση.........................75 Τα υπέρ και τα κατά των πιο δημοφιλών συστημάτων αρχειοθέτησης............................77 Διάταξη φακέλων κατ' αλφαβητική σειρά.................78 Τοποθέτηση φακέλων κατ' αριθμητική σειρά..............79 Δημιουργία ενός λειτουργικού συστήματος αρχειοθέτησης με τη βοήθεια αριθμών...................81 Χρήση της γεωγραφικής θέσης ως κριτήριο αρχειοθέτησης...85 Οργάνωση φακέλων κατά θέμα.........................87 Επιλογή ενός συστήματος χρονολογικής αρχειοθέτησης.....88 Ηλεκτρονικά συστήματα αρχειοθέτησης..................89 Ηλεκτρονική Διαχείριση "Εγγράφων" (Document Management System).......................91 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ, ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΤΩΝ ΦΑΚΕΛΩΝ.....................95 Μέθοδος επεξεργασίας των εγγράφων προς αρχειοθέτηση....95 Πώς να διατηρείτε ακριβείς φακέλους και εύκολα προσπελάσιμους....................................100 12
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Αναζήτηση ενός ντοσιέ αρχειοθέτησης που λείπει.........102 Διαδικασίες παρακολούθησης της πορείας ενός εγγράφου...104 Χρησιμοποίηση πρωτοκόλλου.........................105 Εκ νέου επισήμανση της ανάγκης για παρακολούθηση της πορείας των εγγράφων............................107 Δημιουργία του καλύτερου συστήματος για τις ανάγκες σας.108 Προσεκτική επιλογή αρχειοθηκών......................110 Παραγγελία υλικών αρχειοθέτησης που ταιριάζουν στις ανάγκες σας....................................112 Εκκαθάριση αρχείου.................................113 ΕΝΟΤΗΤΑ 3η ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ ΚΑΙ ΤΡΟΠΟΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ ΣΤΟ ΤΗΛΕΦΩΝΟ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 ΠΩΣ ΝΑ ΓΡΑΦΕΤΕ ΚΑΙ ΝΑ ΟΡΓΑΝΩΝΕΤΕ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΑ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΑ, ΕΠΙΣΤΟΛΕΣ ΚΑΙ ΑΝΑΦΟΡΕΣ.........117 Α. ΣΗΜΕΙΩΜΑ....................................118 Αποτελεσματικά σημειώματα: σύντομα, άτυπα και εύστοχα.118 Β. ΕΠΙΣΤΟΛΗ.....................................124 Τα βασικά στοιχεία-κλειδιά μιας καλογραμμένης επιστολής............................124 Επιστολές προς πελάτες..............................127 Επιστολές προς προμηθευτές..........................127 Γ. ΑΝΑΦΟΡΑ......................................136 Σύνταξη και μορφοποίηση μιας επίσημης αναφοράς.......136 Βασικές ενότητες για τη σύνταξη μιας επίσημης αναφοράς..137 Δ. ΑΙΤΗΣΗ........................................138 Τα βασικά στοιχεία μιας αίτησης.......................138 13
ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ Ε. ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΔΗΛΩΣΗ...........................140 Μορφή της υπεύθυνης δήλωσης.......................140 ΣΤ. ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΗ.............................140 Χρήση της εξουσιοδότησης...........................140 Δομή της εξουσιοδότησης............................143 Ζ. ΣΥΣΤΑΤΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ..........................143 Σύνταξη μιας συστατικής επιστολής....................143 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΡΟΗΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ........145 Χειρισμός του εισερχόμενου υλικού....................145 Ενέργεια με δική σας πρωτοβουλία.....................147 Εναλλακτικές λύσεις για τα εξερχόμενα: αποστολή μέσω φαξ και παράδοση μέσα σε 24 ώρες................154 Αποστολή μηνυμάτων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου...157 Κατευθυντήριες γραμμές για το πώς να απαντάτε στο τηλέφωνο......................................157 Συμβουλές για το πώς να αξιοποιείτε καλύτερα τον χρόνο που μιλάτε στο τηλέφωνο....................160 Τήρηση αρχείου τηλεφωνικών κλήσεων.................161 ΕΝΟΤΗΤΑ 4η: ΕΜΠΡΑΚΤΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΣΩΣΤΗΣ ΤΕΧΝΙΚΗΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8 ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΤΩΝ ΕΠΙΣΚΕΠΤΩΝ................................171 Χαιρετισμός και θέματα ασφαλείας.....................171 Πώς να κάνετε επίσημες συστάσεις.....................173 Τι να κάνετε με τους επισκέπτες που δεν έχουν κλείσει ραντεβού..............................174 14
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Προσεκτική αντιμετώπιση πελατών.....................178 Δύο βασικές εξαιρέσεις στον κανόνα....................180 Προσφορά δώρων σε πελάτες.........................180 "Πολιτισμικά" εύστοχη προσφορά δώρων................181 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 9 ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ ΚΑΛΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΚΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ...........................185 Απόκτηση διπλωματικών ικανοτήτων...................185 Ομαλή συνεργασία με περισσότερους από έναν προϊσταμένους.............................187 Προσωπικές εξυπηρετήσεις του προϊσταμένου σας........192 Αρμονική συνεργασία με τους συναδέλφους..............193 Αντιμετώπιση παραπόνων και εχθρικής στάσης...........195 Η "ευγενική" προσέγγιση σε μια διαφορά................197 Περισσότερα στοιχεία για την αντιμετώπιση παραπόνων....198 ΕΝΟΤΗΤΑ 5η: ΑΝΑΛΗΨΗ ΝΕΩΝ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 10 ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ...................205 Παροχή βοήθειας σε θέματα μισθοδοσίας του γραφείου.....206 Παρακολούθηση των ωρών εργασίας των υπαλλήλων......207 Καταγραφή των υπερωριών...........................208 Επιμήκυνση ημερήσιου ωραρίου.......................208 Πώς να εκτιμάτε την ανάγκη για υπερωριακή εργασία......210 Τι να κάνετε όταν ένας υπάλληλος απουσιάσει από την εργασία του.................................211 15
ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ Πώς να προσαρμόσετε στα δεδομένα το έντυπο των δεδουλευμένων ωρών............................211 Καταγραφή των εξόδων ταξιδιού και των προκαταβολών....212 Έλεγχος της ακρίβειας του λογαριασμού των τηλεφωνικών τελών..............................217 Παρακολούθηση της χρήσης του τηλεφώνου από τους υπαλλήλους................................218 Διαχείριση του "μικρού ταμείου".......................218 Ισοσκελισμός των βιβλίων για τον προϋπολογισμό του τμήματός σας...................................220 ΕΝΟΤΗΤΑ 6η: ΟΣΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΓΝΩΡΙΖΕΤΕ ΓΙΑ ΤΟΝ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 11 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΟΥ ΣΥΓΧΡΟΝΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ: ΠΩΣ ΝΑ ΔΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΕΣΤΕ ΤΗΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΚΑΙ ΠΩΣ ΝΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΖΕΣΤΕ ΜΗΧΑΝΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ ΕΙΔΗ ΓΡΑΦΕΙΟΥ..................227 Πώς να προσδιορίζετε τις ανάγκες σας..................227 Πώς να πετύχετε μέσω διαπραγμάτευσης την πιο συμφέρουσα συμφωνία...........................228 Πώς να αξιοποιείτε στοιχεία από την πείρα σας...........229 Μία άλλη πλευρά της σχέσης ανάμεσα σε γραμματέα και προμηθευτή...........................229 Αξιολόγηση προμηθευτών............................232 Πώς να φροντίζετε τα μηχανήματα γραφείου.............233 Διαχείριση αναλωσίμων ειδών για το γραφείο σας.........234 16
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 12 ΠΩΣ ΝΑ ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΕΤΕ ΤΗ ΝΕΑ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ: ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΚΕΙΜΕΝΟΥ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ.....................237 Σταδιακή εφαρμογή των καινοτομιών...................238 Παραγωγή ή διαχείριση αλληλογραφίας.................239 Αποθήκευση του προσχεδίου εγγράφων.................241 Δημιουργία σελίδων-προτύπων για έγγραφα..............243 Επιλογές εξοπλισμού επεξεργασίας κειμένου.............244 Επιλογή μηχανημάτων επεξεργασίας κειμένου...........244 Πώς να επιλέξετε ένα πακέτο λογισμικού επεξεργασίας κειμένου.249 Περισσότερες λειτουργίες λογισμικού για επεξεργασία κειμένου.251 Υλικό υποστήριξης για προγράμματα λογισμικού..........252 Νέες επιλογές στην ηλεκτρονική επικοινωνία.............253 Τηλεφωνικά συστήματα κατά μέγεθος και ανάγκες........254 Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως καινοτομικό εργαλείο γραφείου..................................255 ΕΝΟΤΗΤΑ 7η: ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΓΙΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΑΞΙΔΙΩΝ ΚΑΙ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 13 ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΟΥ ΤΑΞΙΔΙΟΥ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΡΧΗ ΜΕΧΡΙ ΤΟ ΤΕΛΟΣ..................261 Αναζήτηση και χρήση βοήθειας από έμπειρα άτομα........261 Προσδιορισμός των προτιμήσεων του προϊσταμένου σας....263 Μάθετε με ποιο τρόπο θα ταξιδέψει ο προϊστάμενός σας....266 Ρύθμιση των λεπτομερειών της διαμονής σε ξενοδοχείο.....269 Οργάνωση του δρομολογίου και βοηθητικό υλικό.........270 Πώς να εργάζεστε όσο θα απουσιάζει ο προϊστάμενός σας...275 17
ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 14 ΣΩΣΤΟΣ ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΩΝ ΣΥΣΚΕΨΕΩΝ..................279 Τα τέσσερα βήματα της επιτυχίας......................279 Χρονικός προσδιορισμός της σύσκεψης εργασίας..........283 Επιλογή της σωστής διαρρύθμισης της αίθουσας όπου θα γίνει η σύσκεψη.............................284 Πώς να επιλέξετε το μέγεθος της αίθουσας ανάλογα με το σκοπό της σύσκεψης....................285 Πότε και πώς να χρησιμοποιείτε οπτικο-ακουστικά βοηθήματα.........................286 Πώς κάνετε κράτηση ξενοδοχείου και συνεδριακού κέντρου.287 Ο ρόλος σας ως οικοδέσποινας της σύσκεψης.............290 ΕΝΟΤΗΤΑ 8η: ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΗΣ ΕΙΚΟΝΑΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 15 ΠΩΣ ΝΑ ΔΗΜΙΟΥΡΓΗΣΕΤΕ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΟ ΠΡΟΦΙΛ ΠΟΥ ΘΑ ΤΟ ΣΕΒΟΝΤΑΙ ΟΙ ΑΛΛΟΙ...........297 Πώς να ακούτε πιο αποτελεσματικά....................299 Πώς να αναθέτετε καθήκοντα με πιο αποτελεσματικό τρόπο.305 Πώς να αντιμετωπίζετε το στρες της εργασίας στο γραφείο..306 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι: ΓΛΩΣΣΑΡΙΟ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΩΝ ΟΡΩΝ............................................315 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ: ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΙΣ ΣΤΟ ΔΙΑΔΙΚΤΥΟ......................................335 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ: ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΚΟΥΤΙΟΥ ΠΡΩΤΩΝ ΒΟΗΘΕΙΩΝ..............................345 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙV: ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΘΕΣΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΩΣ.347 18
ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΧΗΜΑΤΩΝ Σχήμα 1: Ημερήσιο πρόγραμμα εργασιών...............33 Σχήμα 2: Πηγές πληροφοριών που δεν πρέπει να λείπουν από καμία γραμματέα.......................38 Σχήμα 3: Δείγμα πρακτικών της Γενικής Συνέλευσης Ε.Π.Ε..........................45 Σχήμα 4: Πίνακας εορτολογίου.......................50 Σχήμα 5: Δείγμα του τρόπου με τον οποίο μια γραμματέας ιεραρχεί τις καθημερινές εργασίες.............53 Σχήμα 6: Ερωτηματολόγιο για τη σύνταξη μνημονίου διαδικασιών γραμματέως....................55 Σχήμα 7: Ερωτήματα που θα βοηθήσουν να δημιουργήσετε δικό σας σύστημα αυτοαξιολόγησης...........66 Σχήμα 8: Ερωτήματα για να αξιολογήσετε το σύστημα αρχειοθέτησης που ισχύει σήμερα.............73 Σχήμα 9: Πώς να δημιουργήσετε φακέλους κατά ηπείρους, κατά χώρες και κατά πόλεις..................86 Σχήμα 10: Δείγμα εντύπων απομάκρυνσης φακέλου και εγγράφου.............................103 Σχήμα 11: Δείγμα σελίδας από πρωτόκολλο παρακολούθησης της πορείας εγγράφου.......106 Σχήμα 12: Δείγμα σημειώματος που διευκρινίζει την πολιτική ενός τμήματος....................122 Σχήμα 13: Δείγμα σημειώματος για την αναγγελία μιας επικείμενης συνάντησης....................123 Σχήμα 14: Υπόδειγμα επιστολής για πώληση προϊόντος ή υπηρεσίας..............................128 Σχήμα 15: Υπόδειγμα επιστολής προς πελάτη με την οποία ζητείται εξόφληση χρέους...................129 19
ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ Σχήμα 16: Υπόδειγμα επαγγελματικής απάντησης σε παράπονο που διατυπώθηκε από κάποιο πελάτη.130 Σχήμα 17: Δείγμα επιστολής προς προμηθευτή με την οποία ζητείται επιστροφή χρημάτων...............131 Σχήμα 18: Δείγμα επιστολής για επίλυση προβλήματος καθυστέρησης στην παράδοση της παραγγελίας.132 Σχήμα 19: Δείγμα επιστολής με την οποία ζητούνται από πωλητή περισσότερες πληροφορίες...........133 Σχήμα 20: Δείγμα επιστολής για παραγγελία αναλωσίμων ειδών γραφείου...........................134 Σχήμα 21: Γενικό υπόδειγμα επιστολής.................135 Σχήμα 22: Υπόδειγμα αίτησης........................139 Σχήμα 23: Υπόδειγμα υπεύθυνης δήλωσης..............141 Σχήμα 24: Υπόδειγμα εξουσιοδότησης.................142 Σχήμα 25: Υπόδειγμα συστατικής επιστολής............144 Σχήμα 26: Υπόδειγμα πρωτοκόλλου...................148 Σχήμα 27: Δείγμα επιστολής με σημειωμένες τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν......................150 Σχήμα 28: Δείγμα επιστολής με την οποία βεβαιώνεται η λήψη επιστολής πελάτη...................151 Σχήμα 29: Δείγμα φύλλου παρακολούθησης της πορείας ενός εγγράφου μέσα στην επιχείρηση.........152 Σχήμα 30: Διαδρομή περιοδικού τύπου.................153 Σχήμα 31: Διαβιβαστική σελίδα φαξ...................155 Σχήμα 32: Μνημόνιο σημείων που πρέπει να προσέχετε όταν μιλάτε στο τηλέφωνο..................163 Σχήμα 33: Αρχείο τηλεφωνικών κλήσεων ρουτίνας.......165 Σχήμα 34: Έντυπο αρχείου τηλεφωνικών κλήσεων ιδιαίτερης σημαντικότητας..................166 20
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Σχήμα 35: Φύλλο πρωτοκόλλου υπεραστικών τηλεφωνικών κλήσεων.....................167 Σχήμα 36: Έντυπο άδειας υπερωριών..................190 Σχήμα 37: Δείγμα υπηρεσιακού σημειώματος για την υπερωριακή απασχόληση...................191 Σχήμα 38: Μνημόνιο ενεργειών που πρέπει να κάνετε για την αντιμετώπιση παραπόνων...............200 Σχήμα 39: Δείγμα εβδομαδιαίας κατάστασης δεδουλευμένων ωρών εργασίας..............209 Σχήμα 40: Έντυπο αίτησης για χορήγηση προκαταβολής για έξοδα ταξιδιού.........................215 Σχήμα 41: Έντυπο δήλωσης εξόδων ταξιδιού............216 Σχήμα 42: Απόδειξη μικρού ταμείου...................221 Σχήμα 43: Έκθεση δαπάνης μικρού ταμείου.............222 Σχήμα 44: Λίστα ελέγχου προϋπολογισμού δαπανών γραφείου................................223 Σχήμα 45: Μητρώο μηχανημάτων γραφείου.............235 Σχήμα 46: Έντυπο διαρκούς απογραφής αναλωσίμων ειδών γραφείου...........................236 Σχήμα 47: Ημερήσιο φύλλο κίνησης αλληλογραφίας......242 Σχήμα 48: Σημεία άξια προσοχής στη χρήση και λειτουργία του Η/Υ........................247 Σχήμα 49: Μνημόνιο που δείχνει τις ταξιδιωτικές προτιμήσεις του προϊσταμένου σας...........264 Σχήμα 50: Δείγμα δρομολογίου του ταξιδιού............271 Σχήμα 51: Δείγμα επιστολής που επιβεβαιώνει ένα επαγγελματικό ραντεβού...................274 Σχήμα 52: Δείγμα απαντητικής επιστολής προς πελάτη από μια γραμματέα........................278 Σχήμα 53: Δείγμα ατζέντας για συσκέψεις εργασίας.......280 21
ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΓΙΑ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΣ Σχήμα 54: Δείγμα ατζέντας για σύσκεψη διάρκειας μιας ημέρας (ημερίδας)........................282 Σχήμα 55: Έντυπο που δείχνει τις δυνατότητες του ξενοδοχείου και του συνεδριακού κέντρου.....288 Σχήμα 56: Μνημόνιο ενεργειών που πρέπει να γίνονται ή να αποφεύγονται κατά το σχεδιασμό μιας σύσκεψης εργασίας........................292 Σχήμα 57: Υπόδειγμα ειδοποίησης αστυνομικών αρχών για άφιξη αντιπροσωπείας από το εξωτερικό.......294 Σχήμα 58: Τι περιμένει ένας μάνατζερ από μια καλή γραμματέα..........................300 Σχήμα 59: Ενδεικτικές αγγελίες για τη θέση της γραμματέως..............................302 Σχήμα 60: Συνήθεις αιτίες για εμφάνιση στρες στο γραφείο.................................310 Σχήμα 61: Αξιολόγηση του προσωπικού σας στρες.......311 22