Δημιουργία Παραστατικού Αγοράς- Πώλησης και Μετασχηματισμοί

Δημιουργία Παραστατικού Αγοράς- Πώλησης και Μετασχηματισμοί

Περιεχόμενα Δημιουργία Παραστατικού Αγοράς... 3 Καρτέλα Παραστατικού Αγοράς... 3 Καρτέλα Βασικό... 4 Καρτέλα Πρόσθετα Στοιχεία... 5 Καρτέλες Πεδία Χρήστη-Παρατηρήσεις... 6 Δημιουργία Παραστατικού Πωλήσεων... 11 Καρτέλα Παραστατικό Πώλησης... 11 Καρτέλα Βασικό... 12 Καρτέλα Πρόσθετα Στοιχεία... 13 Καρτέλες Πεδία Χρήστη-Παρατηρήσεις... 13 Μετασχηματισμοί Παραστατικών... 18 Δημιουργία Ακυρωτικών Παραστατικών... 19 Α.Ο. [2]

Δημιουργία Παραστατικού Αγοράς Παραστατικό Αγορών, θεωρείται οποιαδήποτε παραστατικό έχει εκδοθεί από Προμηθευτή προς την Εταιρία σχετικά με προμήθεια Ειδών και Υπηρεσιών. Για να δημιουργηθεί το Παραστατικό Αγορών, θα πρέπει ο χρήστης να μεταβεί στο Μενού Αγορές Παραστατικά Αγορών. Στην οθόνη που εμφανίζεται, με το σύμβολο της προσθήκης, πραγματοποιείται η δημιουργία του νέου Παραστατικού: Καρτέλα Παραστατικού Αγοράς Στην επικεφαλίδα του παραστατικού, συμπληρώνονται τα σταθερά στοιχεία, τα οποία θα εμφανίζονται σε όλα τα tabs της ενότητας. Αναλυτικότερα: 1. Στο πεδίο «Σειρά», επιλέγεται από τον παραμετρικό πίνακα, η Σειρά Παραστατικού Αγοράς. Με το σύμβολο, δίνεται η δυνατότητα παραμετροποίησης. Καλό είναι ο χρήστης να μην επεμβαίνει στην πρότυπη παραμετροποίηση της εφαρμογής σχετικά με τις Σειρές και τους Τύπους παραστατικών. 2. Στα πεδία «Αριθμός & Κωδικός», αναφέρονται οι αριθμοί και κωδικοί των Παραστατικών. Η τελική τους μορφή εξαρτάται από τις παραμέτρους που έχουν οριστεί στην καρτέλα Πρόσθετα Στοιχεία στην περιοχή Συμπεριφορά της Σειράς που έχει επιλεγεί. Σε κάποιες περιπτώσεις ο Αριθμός συμπληρώνεται από το χρήστη και σε κάποιες όχι. Εξαρτάται από τη Σειρά, αν το παραστατικό εκδίδεται από τον προμηθευτή, οπότε είναι χειρόγραφο, ή από την εταιρία μας, οπότε έχει αυτόματη αρίθμηση. Α.Ο. [3]

3. Στα πεδία «Αριθμός & Κωδικός», αναφέρονται οι αριθμοί και κωδικοί των Παραστατικών. Η τελική τους μορφή εξαρτάται από τις παραμέτρους που έχουν οριστεί στο tab ΠρόσθεταΣτοιχεία στο group Συμπεριφορά της Σειράς που έχει επιλεγεί. Σε κάποιες περιπτώσεις ο Αριθμός συμπληρώνεται από το χρήστη και σε κάποιες όχι. Εξαρτάται από τη Σειρά, αν το παραστατικό εκδίδεται από τον προμηθευτή, οπότε είναι χειρόγραφο, ή από την εταιρία μας, οπότε έχει αυτόματη αρίθμηση. 4. Στο πεδίο «Ημ/νία έκδοσης» συμπληρώνεται η επίσημη ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού, βάσει της οποίας θα γίνει και η ενημέρωση των Οικονομικών Στοιχείων Προμηθευτών. 5. Στο πεδίο «Ημερομηνία» εμφανίζεται η ημερομηνία εισαγωγής του χρήστη στο σύστημα 6. Στο πεδίο «Ημερομηνία Παράδοσης» καταχωρείται η ημερομηνία παράδοσης παραστατικού. Καρτέλα Βασικό Στην καρτέλα «Βασικό» του Παραστατικού Αγοράς, καταχωρούνται τα Στοιχεία Προμηθευτή και οι Λοιπές Πληροφορίες. Αναλυτικότερα: Στην περιοχή Στοιχεία Προμηθευτή, για την επιλογή του «Ονόματος Προμηθευτή» με το πλήκτρο εμφανίζεται πίνακας στον οποίο πραγματοποιείται αναζήτηση συγκεκριμένου Προμηθευτή, βάσει του Κωδικού ή του Ονόματος ή του ΑΦΜ. Η αναζήτηση Προμηθευτή, χρησιμοποιώντας την οθόνη Γρήγορης Αναζήτησης και Γρήγορων Φίλτρων, γίνεται εύκολα και γρήγορα με την τεχνολογία Soundex που διαθέτει η εφαρμογή, (η τεχνολογία Soundex αφορά την ενσωμάτωση αλγορίθμου «φωνητικής αναζήτησης» λέξεων, χωρίς να είναι απαραίτητη η ακριβής ορθογραφικά γραφή τους). Με τη χρήση του πλήκτρου εδώ για να δείτε αναλυτικά Δημιουργία Προμηθευτή. πραγματοποιείται η δημιουργία νέου Προμηθευτή. Πατήστε Α.Ο. [4]

Επιπλέον, με τη χρήση του πλήκτρου που βρίσκεται στα Στοιχεία Προμηθευτή, δίνεται η δυνατότητα εμφάνισης στοιχείων που αφορούν τον συγκεκριμένο Προμηθευτή. Πιο αναλυτικά, εμφανίζονται το Υπόλοιπο, ο Τζίρος και οι ημερομηνίες έναρξης και τελευταίας κίνησης. «Έκπτωση Προμηθευτή» στο σημείο αυτό εμφανίζονται δύο πεδία. Στο πρώτο πεδίο από αριστερά εμφανίζεται το ποσό της έκπτωσης και στο δεύτερο πεδίο εμφανίζεται αυτόματα το ποσοστό έκπτωσης που έχει οριστεί στην καρτέλα του Προμηθευτή. Και στα δύο πεδία, δίνεται η δυνατότητα μεταβολής τους. Στο πεδίο «1η Αιτιολογία», καταχωρείται οποιαδήποτε επεξήγηση αφορά το συγκεκριμένο παραστατικό. Στην περιοχή «Λοιπές Πληροφορίες» καταχωρούνται πληροφορίες όπως ο Τρόπος Πληρωμής, ο Αντιπρόσωπος και ο Εισπράκτορας, είτε επιλέγοντας τις τιμές με το πλήκτρο είτε δημιουργώντας νέες επιλογές με το πλήκτρο. Καρτέλα Πρόσθετα Στοιχεία Στο tab «Πρόσθετα Στοιχεία», εμφανίζονται το Καθεστώς ΦΠΑ του Προμηθευτή, καθώς και οι Λεπτομέρειες Αποστολής, δηλαδή τα στοιχεία διεύθυνσης αποστολής του προμηθευτή. Α.Ο. [5]

Καρτέλες Πεδία Χρήστη-Παρατηρήσεις Στις καρτέλες «Πεδία Χρήστη» και «Κατάσταση / Παρατηρήσεις» εμφανίζονται ελεύθερα πεδία καταχώρησης τα οποία μπορεί να χρησιμοποιήσει ο χρήστης για περισσότερη πληροφόρηση Στην περιοχή «Είδη» επιλέγονται τα είδη που θα χρησιμοποιηθούν στο παραστατικό. Στη στήλη «Κωδικός Σάρωσης» εμφανίζεται το πλήκτρο με το οποίο πραγματοποιείται η αναζήτηση στα είδη που έχουν ήδη δημιουργηθεί. Στο σημείο αυτό αξίζει να σημειωθεί ότι στη στήλη «Κωδικός Σάρωσης» γίνεται αναζήτηση ανάμεσα στον «Κωδικό Εργοστασίου», στον «Βοηθητικό Κωδικό» και στον «Κωδικό Είδους», όπως αυτοί έχουν καταχωρηθεί στο «Είδος» που έχει δημιουργήσει ο χρήστης. Έτσι, στη στήλη αυτή, πληκτρολογώντας ο χρήστης έναν από τους τρείς κωδικούς που αναφέρθηκαν παραπάνω θα εμφανιστεί αυτόματα το είδος που επιθυμεί. Στο κάτω μέρος της φόρμας εμφανίζονται τα πλήκτρα με τα οποία δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας νέας γραμμής για την καταχώρηση νέου είδους ή διαγραφής της επιλεγμένης γραμμής. Α.Ο. [6]

Επιλέγοντας το, στη στήλη «Όνομα» εμφανίζεται το πλήκτρο με το οποίο εμφανίζεται η φόρμα καταχώρησης νέου είδους, σε περίπτωση που ο χρήστης θέλει να δημιουργήσει νέο είδος ενώ βρίσκεται στη φόρμα δημιουργίας παραστατικού. Εφόσον έχει ολοκληρωθεί η καταχώρηση των δεδομένων που απαιτούνται για την δημιουργία του παραστατικού αγορών, με τα πλήκτρα που εμφανίζονται στο ribbon, πραγματοποιείται η εκτύπωση και η αποθήκευση του παραστατικού. Στο κάτω μέρος της φόρμας εμφανίζονται τα πλήκτρα Ανάλυση Γραμμής: ανάλογα με τη γραμμή είδους που έχει επιλέξει ο χρήστης, εμφανίζονται πληροφορίες που αφορούν το συγκεκριμένο είδος, όπως ο συντελεστής ΦΠΑ, οι ποσότητες και η τιμή που εμφανίζεται στο παραστατικό, οι εκπτώσεις είδους και οι εκπτώσεις του Προμηθευτή, καθώς και ανάλυση της τελικής αξίας του παραστατικού. Οικονομικά Στοιχεία: με την επιλογή αυτή εμφανίζονται τα Οικονομικά Στοιχεία του είδους που έχει επιλεγεί, όσον αφορά τα Υπόλοιπα, τις Εισαγωγές και τις Εξαγωγές με ανάλυση σε ποσότητες και αξίες. Ενέργειες: με την επιλογή αυτού του πλήκτρου εμφανίζεται λίστα με τις εξής επιλογές: Υπόλοιπα Ειδών στην οποία εμφανίζονται τα υπόλοιπα του είδους που έχει επιλεγεί, Τελευταίες Τιμές Πώλησης Είδους και Τελευταίες Τιμές Αγοράς Είδους, επιλογές με τις οποίες εμφανίζονται αναλυτικά τα παραστατικά, οι πελάτες ή οι προμηθευτές καθώς και οι αντίστοιχες ποσότητες και αξίες για το κάθε είδος. Στα Σύνολα του παραστατικού εμφανίζονται πληροφορίες σχετικά με τα σύνολα του παραστατικού Έκπτωση: Σε αυτό το σημείο ο χρήστης μπορεί να ορίσει χειροκίνητα έκπτωση στο σύνολο του παραστατικού είτε ποσοστιαία είτε αξιακή. Από το πλήκτρο εμφανίζεται πληροφορία σχετικά με τις εκπτώσεις που επηρεάζουν το παραστατικό είτε προέρχονται από το είδος, τον συναλλασσόμενο, την εκπτωτική πολιτική ή το σύνολο του παραστατικού. Πρ. Χρεώσεις: Σε αυτό το σημείο ο χρήστης μπορεί να ορίσει κάποια επιβάρυνση, όπως για παράδειγμα την αξία των μεταφορικών. Πατήστε εδώ για να δείτε την διαδικασία επιβαρύνσεων. Α.Ο. [7]

Φ.Π.Α: Σε αυτό το σημείο εμφανίζεται το σύνολο του Φ.Π.Α. Σε παραστατικά που εκδίδονται από τον συναλλασσόμενο, όπως για παράδειγμα το τιμολόγιο αγοράς, ενδέχεται να υπάρχει διαφορά στο σύνολο του Φ.Π.Α σε επίπεδο λεπτών. Ο χρήστης μπορεί να τροποποιήσει το σύνολο του Φ.Π.Α στο σύστημα ώστε να συμφωνήσει το σύνολο του παραστατικού και το Φ.Π.Α. με το παραστατικό που έχει εκδοθεί και καταχωρείται στο σύστημα. Για να τροποποιηθεί το Φ.Π.Α, θα πρέπει να επιλεγεί το πλήκτρο, οπότε ανοίγει η φόρμα ανάλυσης του Φ.Π.Α όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στο πεδίο «Φ.Π.Α Διαφορά», μπορεί ο χρήστης να συμπληρώσει τη διαφορά λεπτών που υπάρχει ανάμεσα στο παραστατικό που έχει εκδοθεί και το σύνολο του Φ.Π.Α που έχει υπολογιστεί την ώρα της καταχώρησης στην εφαρμογή, π.χ. 0,01 ή -0,01. Πληρωτέο: Στο σημείο αυτό εμφανίζεται το συνολικό πληρωτέο ποσό του παραστατικού. Με την επιλογή του πλήκτρου εμφανίζεται πίνακας με ανάλυση των αξιών (Αξία προ εκπτώσεων, Συνολική Έκπτωση, Αξία μετά Εκπτώσεων, Επιβαρύνσεις, Αξία Φ.Π.Α, Συνολική Αξία Α.Ο. [8]

Στο επάνω μέρος της φόρμας εμφανίζονται στο ribbon οι εξής επιλογές : οριστεί. : εμφανίζονται όλα τα παραστατικά, σύμφωνα με τα φίλτρα που έχουν : με τα πλήκτρα αυτά, δίνεται η δυνατότητα μετακίνησης στο πρώτο, σε προηγούμενο, σε επόμενο ή στο τελευταίο παραστατικό, χωρίς να χρειάζεται ο χρήστης να βγει από το παραστατικό. : με το πλήκτρο αυτό πραγματοποιείται η ανανέωση της φόρμας, έτσι ώστε να ληφθούν υπόψη οι όποιες αλλαγές έχουν γίνει από το χρήστη. : με το πλήκτρο αυτό πραγματοποιείται αποθήκευση των αλλαγών που έχει κάνει ο χρήστης και ταυτόχρονα γίνεται έξοδος από το παραστατικό. : με το πλήκτρο αυτό πραγματοποιείται αποθήκευση των αλλαγών που έχει κάνει ο χρήστης, ωστόσο παραμένει στη φόρμα προκειμένου, εφόσον το επιθυμεί ο χρήστης να πραγματοποιήσει περαιτέρω αλλαγές. : με τα πλήκτρα Προσθήκης και Διαγραφής, ενώ ο χρήστης βρίσκεται στη φόρμα καταχώρησης του Παραστατικού, δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας νέου παραστατικού Αγορών και Διαγραφής του παραστατικού στο οποίο βρίσκεται μέσα. : με το πλήκτρο της Ακύρωσης, ακυρώνονται όλες οι αλλαγές που έχουν γίνει στο παραστατικό. Για παράδειγμα, αν γίνει αλλαγή στον τρόπο πληρωμής, πριν γίνει αποθήκευση του παραστατικού, επιλέγοντας Ακύρωση επαναφέρεται ο αρχικός τρόπος πληρωμής. Α.Ο. [9]

: με το πλήκτρο Εργασίες δίνονται επιλογές στο χρήστη όπως Αντιγραφή, Ακύρωση, δυνατότητα αποστολής του Παραστατικού με e-mail, καθώς και δυνατότητα Μετασχηματισμού. : με τις Ενέργειες Εκτύπωσης εμφανίζονται οι εξής επιλογές : Εκτύπωση, Προεπισκόπηση Εκτύπωσης και Επανεκτύπωση ενός ήδη εκτυπωμένου παραστατικού. : με το πλήκτρο αυτό, πραγματοποιείται κλείσιμο της φόρμας δημιουργίας παραστατικού και αυτόματα ο χρήστης μεταφέρεται στην Επιφάνεια Εργασίας της εφαρμογής. Εφόσον έχει ολοκληρωθεί η καταχώρηση του παραστατικού Αγορών, από το πλήκτρο που βρίσκεται στο ribbon «Ενέργειες Εκτύπωσης» δίνεται η δυνατότητα εκτύπωσης του Παραστατικού Αγορών. Α.Ο. [10]

Δημιουργία Παραστατικού Πωλήσεων Παραστατικό Πώλησης, θεωρείται οποιοδήποτε Παραστατικό δηλ. Δελτίο Αποστολής, Τιμολόγιο, Απόδειξη, κλπ, εκδίδει μια εταιρία για την πώληση και διακίνηση των προϊόντων και υπηρεσιών της. Στην συγκεκριμένη ενότητα, περιγράφεται ο τρόπος καταχώρησης Παραστατικών Πωλήσεων. Για να δημιουργηθεί το Παραστατικό Πωλήσεων, θα πρέπει ο χρήστης να μεταβεί στο Μενού Πωλήσεις Παραστατικά Πωλήσεων. Στην οθόνη που εμφανίζεται, με το σύμβολο της προσθήκης, πραγματοποιείται η δημιουργία του νέου Παραστατικού: Στην επικεφαλίδα του παραστατικού, συμπληρώνονται τα σταθερά στοιχεία, τα οποία θα εμφανίζονται σε όλα τα tabs της ενότητας. Αναλυτικότερα: Καρτέλα Παραστατικό Πώλησης 1. Στο πεδίο «Σειρά», επιλέγεται από τον παραμετρικό πίνακα, η Σειρά Παραστατικού Πώλησης. Με το σύμβολο, δίνεται η δυνατότητα παραμετροποίησης. 2. Στα πεδία «Αριθμός & Κωδικός», αναφέρονται οι αριθμοί και κωδικοί των Παραστατικών. Η τελική τους μορφή εξαρτάται από τις παραμέτρους που έχουν οριστεί στο tab Πρόσθετα Στοιχεία στο group Συμπεριφορά της Σειράς που έχει επιλεγεί. Σε κάποιες περιπτώσεις ο Αριθμός συμπληρώνεται από το χρήστη και σε κάποιες όχι. Εξαρτάται από τη Σειρά, αν το παραστατικό εκδίδεται από τον πελάτη, οπότε είναι χειρόγραφο, ή από την εταιρία μας, οπότε έχει αυτόματη αρίθμηση. 3. Στο πεδίο «Ημ/νία έκδοσης» συμπληρώνεται η επίσημη ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού, βάσει της οποίας θα γίνει και η ενημέρωση των Οικονομικών Στοιχείων Πελατών. Α.Ο. [11]

4. Στο πεδίο «Ημερομηνία» εμφανίζεται η ημερομηνία εισαγωγής του χρήστη στο σύστημα 5. Στον «Ημερομηνία Παράδοσης» καταχωρείται η ημερομηνία παράδοσης παραστατικού. Καρτέλα Βασικό Στο tab «Βασικό» του Παραστατικού Πώλησης, καταχωρούνται τα Στοιχεία Πελάτη και οι Λοιπές Πληροφορίες. Αναλυτικότερα: Στην περιοχή «Στοιχεία Πελάτη», με το πλήκτρο εμφανίζεται πίνακας στον οποίο πραγματοποιείται αναζήτηση συγκεκριμένου Πελάτη, βάσει του Κωδικού ή του Ονόματος ή του ΑΦΜ. Η αναζήτηση «Πελάτη», χρησιμοποιώντας την οθόνη Γρήγορης Αναζήτησης και Γρήγορων Φίλτρων, γίνεται εύκολα και γρήγορα με την τεχνολογία Soundex που διαθέτει η εφαρμογή, (η τεχνολογία Soundex αφορά την ενσωμάτωση αλγορίθμου «φωνητικής αναζήτησης» λέξεων, χωρίς να είναι απαραίτητη η ακριβής ορθογραφικά γραφή τους). Με τη χρήση του πλήκτρου πραγματοποιείται η δημιουργία νέου Πελάτη. Πατήστε εδώ για να δείτε την διαδικασία δημιουργίας πελάτη. Επιπλέον, με τη χρήση του πλήκτρου που βρίσκεται στα Στοιχεία Πελάτη, δίνεται η δυνατότητα εμφάνισης στοιχείων που αφορούν τον συγκεκριμένο πελάτη. Πιο αναλυτικά, εμφανίζονται το Υπόλοιπο, ο Τζίρος και οι ημερομηνίες έναρξης και τελευταίας κίνησης. «Έκπτωση Πελάτη» στο σημείο αυτό εμφανίζονται δύο πεδία. Στο πρώτο πεδίο από αριστερά εμφανίζεται το ποσό της έκπτωσης και στο δεύτερο πεδίο εμφανίζεται αυτόματα το ποσοστό έκπτωσης που έχει οριστεί στην καρτέλα του Πελάτη. Και στα δύο πεδία, δίνεται η δυνατότητα μεταβολής τους. Α.Ο. [12]

Στο πεδίο «1η Αιτιολογία» καταχωρείται οποιαδήποτε επεξήγηση αφορά το συγκεκριμένο παραστατικό. Στην περιοχή «Λοιπές Πληροφορίες» καταχωρούνται πληροφορίες όπως ο Τρόπος Πληρωμής, ο Πωλητής, και ο Εισπράκτορας, είτε επιλέγοντας τις τιμές με το πλήκτρο είτε δημιουργώντας νέες επιλογές με το πλήκτρο. Καρτέλα Πρόσθετα Στοιχεία Στο tab «Πρόσθετα Στοιχεία» εμφανίζονται το Καθεστώς ΦΠΑ του πελάτη, καθώς και οι Λεπτομέρειες Αποστολής, δηλαδή τα στοιχεία διεύθυνσης αποστολής του πελάτη. Καρτέλες Πεδία Χρήστη-Παρατηρήσεις Στα tabs «Πεδία Χρήστη και Κατάσταση / Παρατηρήσεις» εμφανίζονται ελεύθερα πεδία καταχώρησης τα οποία μπορεί να χρησιμοποιήσει ο χρήστης για περισσότερη πληροφόρηση Α.Ο. [13]

Στην περιοχή «Είδη» επιλέγονται τα είδη που θα χρησιμοποιηθούν στο παραστατικό. Στη στήλη «Κωδικός Σάρωσης» εμφανίζεται το πλήκτρο με το οποίο πραγματοποιείται η αναζήτηση στα είδη που έχουν ήδη δημιουργηθεί. Στο σημείο αυτό αξίζει να σημειωθεί ότι στη στήλη «Κωδικός Σάρωσης» γίνεται αναζήτηση ανάμεσα στον «Κωδικό Εργοστασίου», στον «Βοηθητικό Κωδικό» και στον «Κωδικό Είδους», όπως αυτοί έχουν καταχωρηθεί στο «Είδος» που έχει δημιουργήσει ο χρήστης. Έτσι, στη στήλη αυτή, πληκτρολογώντας ο χρήστης έναν από τους τρείς κωδικούς που αναφέρθηκαν παραπάνω θα εμφανιστεί αυτόματα το είδος που επιθυμεί. Στο κάτω μέρος της φόρμας εμφανίζονται τα πλήκτρα με τα οποία δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας νέας γραμμής για καταχώρηση νέου είδους ή διαγραφής της επιλεγμένης γραμμής, ενώ ο χρήστης βρίσκεται στη φόρμα δημιουργίας παραστατικού. Επιλέγοντας το, στη στήλη «Όνομα» εμφανίζεται το πλήκτρο με το οποίο εμφανίζεται η φόρμα δημιουργίας νέου παραστατικού. Εφόσον έχει ολοκληρωθεί η καταχώρηση των δεδομένων που απαιτούνται για την δημιουργία του παραστατικού πωλήσεων, με τα πλήκτρα που εμφανίζονται στο ribbon, πραγματοποιείται η εκτύπωση και η αποθήκευση του παραστατικού. Στο κάτω μέρος της φόρμας εμφανίζονται τα πλήκτρα Ανάλυση Γραμμής: ανάλογα με το είδος που έχει επιλέξει ο χρήστης, εμφανίζονται πληροφορίες που αφορούν το συγκεκριμένο είδος, όπως ο συντελεστής ΦΠΑ, οι ποσότητες και η τιμή που εμφανίζεται στο παραστατικό, οι εκπτώσεις είδους και οι εκπτώσεις του Πελάτη, καθώς και ανάλυση της τελικής αξίας του παραστατικού. Οικονομικά Στοιχεία: με την επιλογή αυτή εμφανίζονται τα Οικονομικά Στοιχεία του είδους που έχει επιλεγεί, όσον αφορά τα Υπόλοιπα, τις Εισαγωγές και τις Εξαγωγές με ανάλυση σε ποσότητες και αξίες. Α.Ο. [14]

Ενέργειες: με την επιλογή αυτού του πλήκτρου εμφανίζεται λίστα με τις εξής επιλογές: Υπόλοιπα Ειδών στην οποία εμφανίζονται τα υπόλοιπα του επιλεγμένου είδους, Τελευταίες Τιμές Πώλησης Είδους και Τελευταίες Τιμές Αγοράς Είδους, επιλογές με τις οποίες εμφανίζονται αναλυτικά τα παραστατικά, οι πελάτες ή οι προμηθευτές καθώς και οι αντίστοιχες ποσότητες και αξίες για το κάθε είδος. Ομοίως, αντί για τιμολογούμενα Είδη δύναται να χρησιμοποιηθούν τιμολογούμενες Υπηρεσίες. Στα Σύνολα του παραστατικού εμφανίζονται πληροφορίες σχετικά με τα σύνολα του παραστατικού Έκπτωση: Σε αυτό το σημείο ο χρήστης μπορεί να ορίσει χειροκίνητα έκπτωση στο σύνολο του παραστατικού είτε ποσοστιαία είτε αξιακή. Από το πλήκτρο εμφανίζεται πληροφορία σχετικά με τις εκπτώσεις που επηρεάζουν το παραστατικό είτε προέρχονται από το είδος, τον συναλλασσόμενο, την εκπτωτική πολιτική ή το σύνολο του παραστατικού. Πρ. Χρεώσεις: Σε αυτό το σημείο ο χρήστης μπορεί να ορίσει κάποια επιβάρυνση, όπως για παράδειγμα την αξία των μεταφορικών. Πατήστε εδώ για να δείτε την διαδικασία επιβαρύνσεων. Φ.Π.Α: Σε αυτό το σημείο εμφανίζεται το σύνολο του Φ.Π.Α. Σε παραστατικά που εκδίδονται από τον συναλλασσόμενο, όπως για παράδειγμα το δελτίο επιστροφής, ενδέχεται να υπάρχει διαφορά στο σύνολο του Φ.Π.Α σε επίπεδο λεπτών. Ο χρήστης μπορεί να τροποποιήσει το σύνολο του Φ.Π.Α στο σύστημα ώστε να συμφωνήσει το σύνολο του παραστατικού και το Φ.Π.Α. με το παραστατικό που έχει εκδοθεί και Α.Ο. [15]

καταχωρείται στο σύστημα. Για να τροποποιηθεί το Φ.Π.Α, θα πρέπει να επιλεγεί το πλήκτρο, οπότε ανοίγει η φόρμα ανάλυσης του Φ.Π.Α όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στο πεδίο «Φ.Π.Α Διαφορά», μπορεί ο χρήστης να συμπληρώσει τη διαφορά λεπτών που υπάρχει ανάμεσα στο παραστατικό που έχει εκδοθεί και το σύνολο του Φ.Π.Α που έχει υπολογιστεί την ώρα της καταχώρησης στην εφαρμογή, π.χ. 0,01 ή -0,01. Πληρωτέο: Στο σημείο αυτό εμφανίζεται το συνολικό πληρωτέο ποσό του παραστατικού. Με την επιλογή του πλήκτρου εμφανίζεται πίνακας με ανάλυση των αξιών (Αξία προ εκπτώσεων, Συνολική Έκπτωση, Αξία μετά Εκπτώσεων, Επιβαρύνσεις, Αξία Φ.Π.Α, Συνολική Αξία Στο επάνω μέρος της φόρμας εμφανίζονται στο ribbon οι εξής επιλογές : οριστεί. : εμφανίζονται όλα τα παραστατικά, σύμφωνα με τα φίλτρα που έχουν : με τα πλήκτρα αυτά, δίνεται η δυνατότητα μετακίνησης στο πρώτο, σε προηγούμενο, σε επόμενο ή στο τελευταίο παραστατικό, χωρίς να χρειάζεται ο χρήστης να βγει από το παραστατικό. : με το πλήκτρο αυτό πραγματοποιείται η ανανέωση της φόρμας, έτσι ώστε να ληφθούν υπόψη οι όποιες αλλαγές έχουν γίνει από το χρήστη. Α.Ο. [16]

: με το πλήκτρο αυτό πραγματοποιείται αποθήκευση των αλλαγών που έχει κάνει ο χρήστης και ταυτόχρονα γίνεται έξοδος από το παραστατικό. : με το πλήκτρο αυτό πραγματοποιείται αποθήκευση των αλλαγών που έχει κάνει ο χρήστης, ωστόσο παραμένει στη φόρμα προκειμένου, εφόσον το επιθυμεί ο χρήστης να πραγματοποιήσει περαιτέρω αλλαγές. : με τα πλήκτρα Προσθήκης και Διαγραφής, ενώ ο χρήστης βρίσκεται στη φόρμα καταχώρησης του Παραστατικού, δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας νέου παραστατικού Αγορών και Διαγραφής του παραστατικού στο οποίο βρίσκεται μέσα. : με το πλήκτρο της Ακύρωσης, ακυρώνονται όλες οι αλλαγές που έχουν γίνει στο παραστατικό. Για παράδειγμα, αν γίνει αλλαγή στον τρόπο πληρωμής, πριν γίνει αποθήκευση του παραστατικού, επιλέγοντας Ακύρωση επαναφέρεται ο αρχικός τρόπος πληρωμής. : με το πλήκτρο Εργασίες δίνονται επιλογές στο χρήστη όπως Αντιγραφή, Ακύρωση, δυνατότητα αποστολής του Παραστατικού με e-mail, καθώς και δυνατότητα Μετασχηματισμού. : με τις Ενέργειες Εκτύπωσης εμφανίζονται οι εξής επιλογές : Εκτύπωση, Προεπισκόπηση Εκτύπωσης και Επανεκτύπωση ενός ήδη εκτυπωμένου παραστατικού. : με το πλήκτρο αυτό, πραγματοποιείται κλείσιμο της φόρμας δημιουργίας παραστατικού και αυτόματα ο χρήστης μεταφέρεται στην Επιφάνεια Εργασίας της εφαρμογής. Εφόσον έχει ολοκληρωθεί η καταχώρηση του παραστατικού Αγορών, από το πλήκτρο που βρίσκεται στο ribbon «Ενέργειες Εκτύπωσης» δίνεται η δυνατότητα εκτύπωσης του Παραστατικού Πωλήσεων. Α.Ο. [17]

Μετασχηματισμοί Παραστατικών Με τη διαδικασία των μετασχηματισμών παραστατικών, μετατρέπονται τα Δελτία Αποστολής σε Τιμολόγια Πώλησης ή Τιμολόγια Αγορών αναλόγως το κύκλωμα. Στο κύκλωμα των πωλήσεων, η διαδικασία του Μετασχηματισμού πραγματοποιείται με τους εξής τρόπους από το Μενού Πωλήσεις Παραστατικά Πωλήσεων: Με το πλήκτρο Εργασίες Μετασχηματισμός, αφού έχει μαρκαριστεί το παραστατικό στη λίστα. Με δεξί κλικ και Μετασχηματισμός, αφού έχει μαρκαριστεί το παραστατικό στη λίστα. Μπαίνοντας μέσα στο παραστατικό που επιθυμεί ο χρήστης να μετασχηματίσει και με το πλήκτρο Εργασίες Μετασχηματισμός. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να σημειωθεί ότι δίνεται η δυνατότητα μαζικών μετασχηματισμών. Δηλαδή, μπορεί ο χρήστης να επιλέξει ένα ή και περισσότερα παραστατικά «Δελτία Αποστολής» και να τα μετατρέψει σε «Τιμολόγια Πώλησης». Η επιλογή πολλών παραστατικών στη λίστα προς μετασχηματισμό γίνεται με τη χρήση του πλήκτρου εντολής CTRL και κλικ στα παραστατικά που επιθυμεί ο χρήστης. Επιλέγοντας το παραστατικό ή τα παραστατικά που ενδιαφέρουν το χρήστη, και στη συνέχεια από το Μενού Εργασίες Μετασχηματισμός, εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα: Στο σημείο αυτό, ο χρήστης επιλέγει σε ποια σειρά επιθυμεί να μετασχηματίσει τα παραστατικά του και στη συνέχεια το πλήκτρο Εκτέλεση. Α.Ο. [18]

Σε περίπτωση που έχουν επιλεγεί περισσότερα του ενός παραστατικά για μετασχηματισμό, η διαδικασία πραγματοποιείται αυτόματα. Αν έχει επιλεγεί ένα παραστατικό, τότε εμφανίζονται όλα τα στοιχεία συμπληρωμένα και ο χρήστης απλά θα πρέπει να επιλέξει την εκτύπωση του παραστατικού. Με δεξί κλικ στο παραστατικό στη λίστα, είτε στο Δελτίο Αποστολής, είτε στο Τιμολόγιο και επιλέγοντας «Σχετιζόμενα Παραστατικά» εμφανίζεται ο παρακάτω πίνακας, στον οποίο εμφανίζεται το αρχικό παραστατικό καθώς και το μετασχηματισμένο. Επιπλέον, στη Λίστα των Παραστατικών, στις στήλες «Μετασχηματισμένο» και «Καταχώρηση Από» εμφανίζονται πληροφορίες για κάθε ένα παραστατικό, αν έχει μετασχηματιστεί ή όχι κι αν έχει δημιουργηθεί από Μετασχηματισμό ή όχι. Ομοίως πραγματοποιούνται και οι μετασχηματισμοί στις περιπτώσεις των Παραστατικών Αγορών. Δημιουργία Ακυρωτικών Παραστατικών Με τη διαδικασία της ακύρωσης, δίνεται η δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας παραστατικών ακύρωσης είτε αυτά αφορούν Τιμολόγια Πώλησης ή Τιμολόγια Αγορών. Στο κύκλωμα των πωλήσεων, η διαδικασία της Ακύρωσης πραγματοποιείται με τους εξής τρόπους από το Μενού Πωλήσεις Παραστατικά Πωλήσεων: Με το πλήκτρο Εργασίες Ακύρωση, αφού έχει μαρκαριστεί το παραστατικό στη λίστα. Με δεξί κλικ και Ακύρωση, αφού έχει μαρκαριστεί το παραστατικό στη λίστα. Α.Ο. [19]

Μπαίνοντας μέσα στο παραστατικό που επιθυμεί ο χρήστης να ακυρώσει και με το πλήκτρο Εργασίες Ακύρωση. Επιλέγοντας έναν από τους παραπάνω τρόπους για την ακύρωση, εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη: Στο σημείο αυτό, εμφανίζεται συμπληρωμένη η Σειρά Ακύρωσης. Ο χρήστης θα πρέπει να συμπληρώσει την ημερομηνία και, εφόσον το επιθυμεί, τη δεύτερη αιτιολογία. Επιλέγοντας Εκτέλεση δημιουργείται αυτόματα το Ακυρωτικό και στα «Σχετιζόμενα Παραστατικά» εμφανίζεται η σχέση των δύο παραστατικών. Επιπλέον, στη Λίστα των Παραστατικών εμφανίζονται στη στήλη «Καθεστώς» οι τιμές «Ακυρωμένο» και «Ακυρωτικό» για καλύτερο έλεγχο και ευκολότερη διαχείριση. Α.Ο. [20]