ΕΩΣΕΡΙΚΟ ΚΑΝΟΝΙΜΟ ΣΗ ΑΝΑΠΣΤΞΙΑΚΗ ΤΜΠΡΑΞΗ «Κιθαιρώνεια" Πρωτοβουλία απασχόλησης & επιχειρηματικότητας σε δυναμικούς κλάδους της τοπικής οικονομίας στη Δυτική Αττική» ΓΙΑ ΣΗΝ ΠΡΑΞΗ: «"Κιθαιρώνεια" Πρωτοβουλία απασχόλησης & επιχειρηματικότητας σε δυναμικούς κλάδους της τοπικής οικονομίας στη Δυτική Αττική» 1
Πίνακας Περιεχομένων 1. Εισαγωγή 3 2. Όργανα Εσωτερική Λειτουργία Α.Σ. 4 3. Διαδικασίες Διαχείρισης Έργου 17 4. Πιστοποίηση Φυσικού & Οικονομικού Αντικειμένου- Διαχειριστής 19 5. Υποχρεώσεις εταίρων τήρηση αρχείου 20 2
1. Εισαγωγή Η κατάρτιση του Εσωτερικού Κανονισμού της Α.. «Κιθαιρώνεια- Πρωτοβουλία απασχόλησης & επιχειρηματικότητας σε δυναμικούς κλάδους της τοπικής οικονομίας στη Δυτική Αττική» προκύπτει από την ανάγκη ύπαρξης ενός πλαισίου Διαχείρισης και Τλοποίησης του Έργου με τίτλο «Κιθαιρώνεια- Πρωτοβουλία απασχόλησης & επιχειρηματικότητας σε δυναμικούς κλάδους της τοπικής οικονομίας στη Δυτική Αττική», έτσι ώστε να ρυθμίζονται ζητήματα που αφορούν την οργάνωση και λειτουργία της Αναπτυξιακής ύμπραξης, καθώς και την διαχείριση, υλοποίηση, εσωτερική αξιολόγηση και πιστοποίηση της Πράξης. Μέσω του Εσωτερικού Κανονισμού ορίζεται το ύστημα Ελέγχου και Πιστοποίησης του Υυσικού Αντικειμένου του Έργου, προκειμένου κάθε εταίρος της Αναπτυξιακής ύμπραξης να είναι σε θέση να γνωρίζει με σαφήνεια τις υποχρεώσεις και τα καθήκοντά του βάσει των δεσμεύσεων που έχει αναλάβει μέσω της συμμετοχής τους στην Αναπτυξιακή ύμπραξη προς την Ενδιάμεση Διαχειριστική Αρχή της Περιφέρειας Αττικής. Τπεύθυνος Υορέας για την εκπόνηση του παρόντος Εσωτερικού Κανονισμού είναι το ΔΙΟΝ Ευρωπαϊκό Πολιτιστικό & Ερευνητικό Κέντρο Ανάπτυξης (ΔΙΟΝ Ε.Π.Ε.Κ.Α.) ως υντονιστής Εταίρος της Αναπτυξιακής ύμπραξης «Κιθαιρώνεια». 3
2. Όργανα Εσωτερική Λειτουργία Α.. Για την Τλοποίηση και Διαχείριση του Έργου έχει συσταθεί Αστική Μη Κερδοσκοπική Εταιρεία. Βάσει του καταστατικού της ύμπραξης τα Όργανα Διοίκησης της Αναπτυξιακής ύμπραξης είναι: Σο Διοικητικό υμβούλιο (Δ..) των Εταίρων Ο υντονιστής Εταίρος Ο Διαχειριστής- Υυσικό Πρόσωπο Επικουρικά προς τα παραπάνω όργανα διοίκησης θα λειτουργήσουν: ο Πρόεδρος του Δ.. η Διοικούσα Επιτροπή, η οποία συνεπικουρεί τον πρόεδρο της Α στο έργο του η Νομική Τπηρεσία ο Τπεύθυνος παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α. ο Τπεύθυνος παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου της Α.. ο Τπεύθυνος Δημοσιότητας ο Τπεύθυνος Διακρατικότητας Επιστημονικές ομάδες Δράσεων Όργανα Διοίκησης Εταίρου: Σμήμα χεδιασμού Σμήμα Τλοποίησης Σμήμα Οικονομικής & Διοικητικής Διαχείρισης η Επιτροπή Πιστοποίησης Υυσικού Αντικειμένου 4
Παρακάτω περιγράφονται και εξειδικεύονται οι αρμοδιότητες κάθε οργάνου και υπευθύνου. Διοικητικό υμβούλιο Σο Διοικητικό υμβούλιο (Δ.) αποτελείται από ισάριθμα με τους εταίρους μέλη. Κάθε εταίρος ορίζει από ένα τακτικό και ένα αναπληρωματικό μέλος για το Διοικητικό υμβούλιο, το οποίο κατά τη διάρκεια λειτουργίας των Αναπτυξιακών υμπράξεων μπορεί να αντικατασταθεί από τον φορέα, τον οποίο εκπροσωπεί. Οι αρμοδιότητες του Διοικητικού υμβουλίου είναι οι ακόλουθες: εκλέγει τον Διαχειριστή της Αναπτυξιακής ύμπραξης, θεσπίζει εσωτερικό κανονισμό λειτουργίας, αποφασίζει για το μηχανισμό πιστοποίησης εκτέλεσης των πράξεων της Αναπτυξιακής ύμπραξης, καθώς και για τις εσωτερικές διαδικασίες επαλήθευσης των δαπανών αυτής και είναι αρμόδιο για κάθε ζήτημα που δεν εμπίπτει στις αρμοδιότητες του υντονιστή Εταίρου και του Διαχειριστή. Οι αποφάσεις του Δ.. λαμβάνονται με την απόλυτη πλειοψηφία του συνόλου των μελών του, εκτός εάν άλλως ορίζεται στο καταστατικό. Ο Πρόεδρος του Δ.. που εκλέγεται εκ των μελών του, εκπροσωπεί την Αναπτυξιακή ύμπραξη ενώπιον κάθε δικαστικής ή διοικητικής αρχής και ενώπιον κάθε τρίτου. Σο Διοικητικό υμβούλιο συνεδριάζει τακτικά στην έδρα της Αναπτυξιακής ύμπραξης και συγκαλείται τουλάχιστον μία φορά κάθε 5
τρίμηνο και έκτακτα όταν οι υποθέσεις της Αναπτυξιακής ύμπραξης το απαιτούν. Δύναται δε να συγκληθεί στην έδρα οριζόμενου εταίρου της Αναπτυξιακής ύμπραξης. ε τακτική συνέλευση συνέρχονται οι εταίροι, μετά από προηγούμενη πρόσκληση του υντονιστή Εταίρου. Έκτακτα το Διοικητικό υμβούλιο συγκαλείται μετά από προηγούμενη πρόσκληση του υντονιστή Εταίρου για λήψη αποφάσεων σε στρατηγικά ζητήματα υλοποίησης του έργου καθώς και μετά από αίτηση προς τον πρόεδρο του διοικητικού συμβουλίου των 2/5 των εταίρων στην οποία θα αναγράφεται και το προς συζήτηση θέμα. την περίπτωση που δεν επιτυγχάνεται απαρτία, η συνεδρίαση του Δ.. επαναλαμβάνεται ύστερα από πρόσκληση του προέδρου του Δ.. εντός πέντε (5) ημερών. Κατά τη νέα αυτή συνεδρίαση οι αποφάσεις λαμβάνονται με απόλυτη πλειοψηφία των παριστάμενων μελών. Σην ημερήσια διάταξη καθορίζει ο υντονιστής Εταίρος στην οποία μπορεί να συμπεριληφθεί σχετικό με τη λειτουργία της εταιρίας και του Έργου θέμα με αίτημα κάθε Εταίρου της Α.. Σο Διοικητικό υμβούλιο έχει δικαίωμα να λαμβάνει αποφάσεις «εκ περιφοράς» όταν συντρέχουν λόγοι που δεν επιτρέπουν στο Δ να συνεδριάσει, όπως για παράδειγμα υπάρχει μεγάλη πίεση χρόνου, όταν μια λήψη απόφασης επηρεάζει την πορεία υλοποίησης του έργου της Α, κλπ 6
υντονιστής Εταίρος Οι αρμοδιότητες του υντονιστή εταίρου είναι οι ακόλουθες: έχει το γενικό συντονισμό των ενεργειών που απαιτούνται για την άρτια εκτέλεση της Πράξης έναντι της Ειδικής Τπηρεσίας που ασκεί καθήκοντα διαχείρισης, φέρει την ευθύνη για την απρόσκοπτη υλοποίηση της Πράξης και εισηγείται προς το Δ.. τις απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες εφόσον απαιτούνται, είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία και τη συνεργασία με την Ειδική Τπηρεσία που ασκεί καθήκοντα διαχείρισης, μεριμνά ώστε οι δαπάνες που υποβάλλονται από τους εταίρους να έχουν πραγματοποιηθεί για το σκοπό της υλοποίησης της Πράξης και να αντιστοιχούν στις δραστηριότητες που συμφωνήθηκαν μεταξύ τους, ενημερώνει τους εταίρους ως προς τα αναγκαία έγγραφα και τις οδηγίες της Ειδικής Τπηρεσίας που ασκεί καθήκοντα διαχείρισης, των αρμόδιων εθνικών οργάνων και των αρμόδιων οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, προετοιμάζει και υποβάλλει την πρόταση χρηματοδότησης της πράξης, καθώς και όλα τα απαιτούμενα για της εξέλιξη της υλοποίησης και παρακολούθησης της πράξης έγγραφα, καταρτίζει και εισηγείται στο Διοικητικό υμβούλιο το μηχανισμό πιστοποίησης εκτέλεσης της πράξης της Αναπτυξιακής ύμπραξης με σκοπό την εξασφάλιση της ποιότητας υλοποίησης αυτής και του αποτελέσματος, καθώς και τις εσωτερικές διαδικασίες επαλήθευσης των δαπανών, που διασφαλίζουν τη νομιμότητα και κανονικότητά τους, παρακολουθεί τη λειτουργία των παραπάνω διαδικασιών, 7
τηρεί όλα τα διοικητικά και χρηματοοικονομικά στοιχεία της πράξης, της Αναπτυξιακής ύμπραξης, τα στοιχεία υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου και τα προϊόντα αυτής, καθώς και τα δικαιολογητικά έγγραφα σχετικά με τις δαπάνες και τους λογιστικούς ελέγχους για διάστημα τριών ετών μετά το κλείσιμο του επιχειρησιακού προγράμματος και τουλάχιστον μέχρι το έτος 2020, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις. Διαχειριστής Υυσικό Πρόσωπο Ο Διαχειριστής της Αναπτυξιακής ύμπραξης, φυσικό πρόσωπο, εκλέγεται από το Δ.. με ομόφωνη απόφαση όλων των μελών, κατόπιν εισηγήσεως του εκπροσώπου του υντονιστή Εταίρου και έχει τις εξής αρμοδιότητες: κατανέμει τη χρηματοδότηση της πράξης στον κάθε εταίρο ανάλογα με την εξέλιξη της υλοποίησής της παρέχει στοιχεία κίνησης του λογαριασμού στον φορέα που ασκεί καθήκοντα διαχείρισης και στην Αρχή Πιστοποίησης του ν.3614/2007, όπως ισχύει καταρτίζει τα Δελτία Δήλωσης Δαπανών, τα οποία επέχουν θέση Τπεύθυνης Δήλωσης, πιστοποιεί τη νομιμότητα και κανονικότητα των δαπανών της πράξης και έχει την ευθύνη του Δημοσίου Τπολόγου κατά τα άρθρα 54 επ. του ν.2362/1995 (Α 247), όπως κάθε φορά ισχύει. 8
Πρόεδρος Δ.. Ο πρόεδρος, του Διοικητικού υμβουλίου είναι το φυσικό πρόσωπο που έχει εκλεγεί από τα μέλη του Δ.. κατά την πρώτη ιδρυτική συνάντηση, προέρχεται από το υντονιστή Εταίρο και στο εξής έχει όλες τις αναφερόμενες στο Καταστατικό της Α.. αρμοδιότητες στα πλαίσια λειτουργίας του διοικητικού οργάνου αυτής. Διοικούσα Επιτροπή Η Διοικούσα επιτροπή έχει συνεπικουρικό ρόλο στο έργου του Προέδρου του Δ.. Η εκλογή της γίνεται από τα μέλη του Δ.., στη συνέχεια της εκλογής του Προέδρου του Δ.., και έχει ως σκοπό την ενίσχυση του ρόλου του Προέδρου του Δ.. για την αρτιότερη και ομαλότερη υλοποίηση του έργου. Νομική Τπηρεσία Η Νομική Τπηρεσία απαρτίζεται από νομικούς συμβούλους που αναλαμβάνουν την επίλυση νομικών ζητημάτων και διαφορών που προκύπτουν κατά τη διάρκεια της υλοποίησης του έργου. Τπεύθυνος παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. Είναι φυσικό πρόσωπο που προέρχεται από το υντονιστή Εταίρο και έχει την τελική αρμοδιότητα σε όλα τα θέματα που σχετίζονται με την υλοποίηση του έργου και ειδικότερα με το Υυσικό Αντικείμενο αυτού. Ο Τπεύθυνος παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. έχει τις εξής αρμοδιότητες: 9
Προετοιμάζει και υποβάλλει στην Ειδική Τπηρεσία τα Σεχνικά Δελτία και άλλα τυποποιημένα στοιχεία που ζητούνται για το φυσικό αντικείμενο του Έργου. υμμετέχει σε συναντήσεις εργασίας, τεχνικές συσκέψεις και άλλες αντίστοιχες εκδηλώσεις που οργανώνει η Ειδική Τπηρεσία και η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, για ενημέρωση και καθοδήγηση των υντονιστών Έργων. Προετοιμάζει και διεκπεραιώνει όλα τα σχετικά με τις συνεδριάσεις του Διοικητικού υμβουλίου και των Επιτροπών της ύμπραξης και ενημερώνουν αντίστοιχα τους Εταίρους. Ενημερώνει τους Εταίρους της ύμπραξης για οδηγίες και αποφάσεις της Ειδικής Τπηρεσίας και των αρμοδίων οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης. υνεργάζεται με τους Εταίρους της ύμπραξης για την ομαλή εξέλιξη του φυσικού αντικειμένου του Έργου, παρέχοντάς τους όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες, οδηγίες και διευκρινίσεις για θέματα που σχετίζονται με το φυσικό αντικείμενο. Μεριμνά για τη συγκέντρωση από τους Εταίρους της ύμπραξης, όλων των στοιχείων που απαιτούνται για την παρακολούθηση και διαχείριση του φυσικού αντικειμένου (π.χ εκθέσεις προόδου, κλπ.). Μεριμνά για την ομαλή και αποτελεσματική συνεργασία μεταξύ των Εταίρων. Σηρεί στην έδρα του υντονιστή, πλήρες αρχείο με τα παραδοτέα του Έργου (εθνικά, διακρατικά και δημοσιότητας). υνεργάζεται με τον Διαχειριστή της ύμπραξης για θέματα επιλεξιμότητας των δαπανών των Εταίρων ως προς το φυσικό αντικείμενο που υλοποιούν. 10
Τπεύθυνος παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου της Α.. Είναι φυσικό πρόσωπο που προέρχεται από το υντονιστή Εταίρο και έχει την τελική αρμοδιότητα σε όλα τα θέματα που σχετίζονται με την υλοποίηση του έργου και ειδικότερα με το Οικονομικό Αντικείμενο αυτού. Ο Τπεύθυνος παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου της Α.. έχει τις εξής αρμοδιότητες: Παρακολούθηση οικονομικού αντικειμένου κάθε δράσης εταίρων υγκέντρωση Δελτίων Δηλώσεων Δαπανών Εταίρων με τα αντίστοιχα παραστατικά αυτών. Έλεγχος ορθότητας δικαιολογητικών δαπανών (πληρότητα, αντιστοίχιση οικονομικού και φυσικού αντικειμένου κλπ) Τποβολή δαπανών προς τον διαχειριστή Τπεύθυνος Δημοσιότητας Ο Τπεύθυνος Δημοσιότητας προέρχεται από το συντονιστή εταίρο και έχει την ευθύνη συντονισμού, επίβλεψης, παρακολούθησης και υποστήριξης, διαδικασιών και εργασιών σχετικών με τις δράσεις δημοσιότητας και πληροφόρησης της Πράξης. Ο Τπεύθυνος Δημοσιότητας, έχει την υποχρέωση να διασφαλίζει: Σην τήρηση των κανόνων πληροφόρησης και δημοσιότητας σύμφωνα με τον σχετικό κανονισμό (1828/06) και όπως έχει τροποποιηθεί και ισχύει Σον ενιαίο χαρακτήρα και ομοιογένεια, στις επικοινωνιακές ενέργειες της ύμπραξης και στο παραγόμενο υλικό πληροφόρησης και δημοσιότητας. Οι αρμοδιότητες του Τπευθύνου Δημοσιότητας είναι οι εξής: 11
Κάνει κάθε ενέργεια δημοσιότητας της πρότασης Ενημερώνει τον Τπεύθυνο Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. για την πορεία υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου της Δράσης της Δημοσιότητας υντάσσει Δελτία Σύπου υνεργάζεται στενά με όλους τους Εταίρους της ύμπραξης και τους ενημερώνει, καθοδηγεί και υποστηρίζει - μέσω συγκεκριμένων οδηγιών ώστε να διασφαλίζεται η τήρηση των κανόνων πληροφόρησης και δημοσιότητας αλλά και η μέγιστη δυνατή αποτελεσματικότητα των δράσεων. Μεριμνά για την τήρηση, στην έδρα του υντονιστή Εταίρου, πλήρους αρχείου με όλα τα προϊόντα που αφορούν σε δράσεις πληροφόρησης και δημοσιότητας του έργου. Προετοιμάζει και υποβάλλει στην Εδική Τπηρεσία - μέσω του υντονιστή Εταίρου - στοιχεία που ζητούνται σχετικά με τη δημοσιότητα και πληροφόρηση. Τπεύθυνος Διακρατικότητας Ο Τπεύθυνος Διακρατικότητας προέρχεται από το συντονιστή εταίρο και έχει την ευθύνη επίβλεψης και συντονισμού του Διακρατικού Έργου. υμμετέχει στις συνεδριάσεις και αποφάσεις της διακρατικής συμφωνίας. Πιο αναλυτικά οι αρμοδιότητες του Τπεύθυνου Διακρατικότητας είναι οι εξής: υντονίζει όλες τις ενέργειες που αφορούν στη διακρατική συνεργασία της ύμπραξης και παρακολουθεί την πορεία υλοποίησης των διακρατικών δράσεων. 12
Παρακολουθεί και αξιολογεί την πρόοδο του διακρατικού Έργου και δύναται να προτείνει στο Διοικητικό υμβούλιο, αναμορφώσεις εφόσον πιστοποιηθεί ότι η πρόοδος του αντικειμένου δεν είναι ικανοποιητική και σύμφωνη, με τις προσδοκίες της ύμπραξης και των διακρατικών εταίρων και τα αναμενόμενα από τη διακρατική συνεργασία οφέλη. Μεριμνά για την τήρηση του χρονοδιαγράμματος και του προϋπολογισμού του διακρατικού έργου και συνεργάζεται στενά με τους Εταίρους της ύμπραξης που εμπλέκονται σε δράσεις Διακρατικότητας, προκειμένου να διασφαλίζεται η ενεργός συμμετοχή τους και η ανταπόκριση στις υποχρεώσεις που αναλαμβάνουν. Εποπτεύει τη μεταφορά προς όλους τους Εταίρους, εμπειριών και τεχνογνωσίας που αποκτώνται στο πλαίσιο της διακρατικής συνεργασίας. Προετοιμάζει και υποβάλλει στην Ειδική Τπηρεσία Διαχείρισης - μέσω του υντονιστή Εταίρου - στοιχεία που ζητούνται για την πορεία του διακρατικού έργου. υμμετέχει σε συναντήσεις του διακρατικού συντονιστικού οργάνου και σε εκδηλώσεις και συναντήσεις που αφορούν στο διακρατικό έργο. υλλέγει και τηρεί όλα τα σχετικά με τη Διακρατικότητα έγγραφα και στοιχεία που αφορούν στο φυσικό αντικείμενο του διακρατικού έργου, μεταξύ των οποίων και τα προϊόντα και αποτελέσματα που προκύπτουν στη διάρκεια εκτέλεσης του διακρατικού έργου. υνεργάζεται με τον Τπεύθυνο παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. και τον Τπεύθυνο Δημοσιότητας (όταν πρόκειται για ενέργειες πληροφόρησης και δημοσιότητας που αφορούν στη διακρατική συνεργασία), αλλά και με τον Διαχειριστή, ειδικά για θέματα 13
επιλεξιμότητας των δαπανών των Εταίρων ως προς το διακρατικό φυσικό αντικείμενο που υλοποιούν. Επιστημονικές ομάδες Δράσεων Ο Τπεύθυνος Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. συγκροτεί Επιστημονικές ομάδες Δράσεων οι οποίες απαρτίζονται από τους Τπευθύνους Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου των εταίρων που συμμετέχουν στην εκάστοτε Δράση. Οι επιστημονικές ομάδες Δράσεων είναι υπεύθυνες για την παρακολούθηση και τη σωστή υλοποίηση των επιμέρους Δράσεων του Έργου και την αυστηρή τήρηση του χρονοδιαγράμματος αυτών. Η κάθε Επιστημονική ομάδα Δράσεων υποχρεούται να υποβάλει στον Τπεύθυνο παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. εκθέσεις αναφορές προόδου των Δράσεων. Διοικητικά όργανα Εταίρου: Σμήμα χεδιασμού: Σο τμήμα σχεδιασμού κάθε Εταίρου έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες: Διαδικασία προετοιμασίας και διενέργειας των διαγωνισμών Προετοιμασία δημοσίευση προκήρυξης Οριστικοποίηση-δημοσίευση κλπ ύσταση επιτροπών Παραλαβή προσφορών Διαδικασία αξιολόγησης προσφορών /ωφελουμένων και χειρισμού ενστάσεων Αποσφράγιση 14
Αξιολόγηση Κατακύρωση Διαδικασία υπογραφής σύμβασης, ολοκλήρωσης διαγωνισμού χέδιο σύμβασης υμβασιοποίηση Δράσης Σμήμα Τλοποίησης Σο τμήμα Τλοποίησης κάθε Εταίρου ορίζει τον Τπεύθυνο Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου του Εταίρου και έχει τις ακόλουθες αρμοδιότητες: Μεριμνά για την ομαλή υλοποίηση του φυσικού αντικείμενου του Υορέα του ή του Αναδόχου. Παρακολουθεί την εξέλιξη του φυσικού αντικειμένου και ενημερώνει τον Τπεύθυνο Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. με τριμηνιαίες εκθέσεις αναφοράς όπου παρουσιάζεται η εξέλιξη του φυσικού αντικειμένου καθώς και αναφέρει τις ενέργειες που θα υλοποιηθούν στο επόμενο τρίμηνο αναφοράς, όποτε αυτός το ζητήσει. Ελέγχει την τήρηση των διαδικασιών παραγωγής και επιθεώρησης των προϊόντων. υγκαλεί συναντήσεις με τον Τπεύθυνο παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. και τον Διαχειριστή εφόσον αυτό απαιτείται για την αντιμετώπιση σοβαρών προβλημάτων. Προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες βελτίωσης ή διόρθωσης καθώς και στις προληπτικές ενέργειες που τυχόν απαιτηθούν σε συνεργασία με τον Τπεύθυνο Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. 15
υνεργάζεται με το τμήμα Οικονομικής & Διοικητικής Διαχείρισης του φορέα του για θέματα επιλεξιμότητας δαπανών (όπως αυτές αποτυπώνονται στα τεχνικά δελτία) σε σχέση με το φυσικό αντικείμενο. Μεριμνά για την τήρηση αρχείου στην έδρα του φορέα του με στοιχεία και αλληλογραφία που αποστέλλεται από το συντονιστή εταίρο. Έχει την ευθύνη για την τήρηση των προδιαγραφών που έχουν οριστεί για τα προϊόντα που παράγει ο φορέας του. υμμετέχει στις επιστημονικές ομάδες Δράσεων Σμήμα Οικονομικής & Διοικητικής Διαχείρισης Σο Σμήμα Οικονομικής & Διοικητικής Διαχείρισης κάθε εταίρου ορίζει τον Τπεύθυνο Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου του Εταίρου ο οποίος παρακολουθεί και διαχειρίζεται το οικονομικό αντικειμένου των Δράσεων που συμμετέχει. Πιο αναλυτικά αναλαμβάνει τη συγκέντρωση και υποβολή δαπανών προς τον Τπεύθυνο Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου της Α.., ακολουθώντας της Οδηγίες του Διαχειριστή αναφορικά με την κανονικότητα και νομιμότητα των δαπανών. Επιτροπή Πιστοποίησης Υυσικού Αντικειμένου Για την αποτελεσματική λειτουργία του συστήματος διαχείρισης και υλοποίησης του έργου, συγκροτείται Επιτροπή Πιστοποίησης Υυσικού Αντικειμένου με απόφαση του Δ.., η οποία ασκεί συνεχή έλεγχο, αξιολογεί την υλοποίηση των Δράσεων και πιστοποιεί την ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου βάσει των ποσοτικών και ποιοτικών προδιαγραφών που έχουν οριστεί για κάθε επιμέρους δράση του έργου. 16
Κατά τα ανωτέρω, την Επιτροπή, κατόπιν σχετικής πρότασης του υντονιστή και με τη σύμφωνη γνώμη των λοιπών εταίρων της Α.. ορίσθηκε να αποτελούν σε μόνιμη βάση τα ακόλουθα τρία (3) φυσικά πρόσωπα: Δύο (2) Εκπρόσωποι των Υορέων του εταιρικού σχήματος. Ένας (1) Εξωτερικός εμπειρογνώμονας 3. Διαδικασίες Διαχείρισης Έργου Οι διαδικασίες που ακολουθούνται για τη διαχείριση του Έργου είναι οι εξής: 1. Ορισμός Τπευθύνου Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου Εταίρου: Με την έγκριση του Οριστικού χεδίου Δράσης της πράξης από την Ειδική Τπηρεσία, ξεκινάει η υλοποίηση του Έργου από τους εταίρους. Σο τμήμα υλοποίησης κάθε εταίρου ορίζει τον Τπεύθυνο Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου του εταίρου, ο οποίος είναι υπεύθυνος για όλες τις δράσεις στις οποίες εμπλέκεται ο εκάστοτε εταίρος. 2. Ορισμός Τπευθύνου Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου Εταίρου: Με την έναρξη του Έργου το Σμήμα Οικονομικής και Διοικητικής Διαχείρισης του κάθε εταίρου ορίζει τον Τπεύθυνο Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου του εταίρου, ο οποίος είναι αρμόδιος για την οικονομική διαχείριση των δράσεων που υλοποιεί. 3. Διαδικασίες Διαχείρισης του Τπεύθυνου Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου κάθε Εταίρου: 17
Ο Τπεύθυνος Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου κάθε Εταίρου είναι αρμόδιος για τα εξής: Πληροφόρηση του Τπεύθυνου Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. για την εξέλιξη του φυσικού αντικειμένου με εκθέσεις αναφοράς προόδου. Αποστολή προϊόντων που παράχθηκαν σε κάθε Δράση στον Τπεύθυνο Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. υμμετοχή σε επιστημονικές ομάδες των δράσεων που υλοποιεί. 4. Διαδικασίες Διαχείρισης του Τπεύθυνου Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου κάθε Εταίρου: Αποστολή Δελτίων Δήλωσης Δαπανών με τα παραστατικά αυτών στον Τπεύθυνο Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου της Α.. 5. Διαδικασίες Διαχείρισης του Τπεύθυνου Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. Ο Τπεύθυνος Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. ακολουθεί τις εξής διαδικασίες: Έλεγχος Δράσεων και Προϊόντων αυτών ύνταξη πινάκων αποτύπωσης εξέλιξης της πορείας του φυσικού αντικειμένου. Αποστολή στη διαχειριστική αρχή προϊόντων και λοιπού υποστηρικτικού υλικού. 6. Διαδικασίες Διαχείρισης του Τπεύθυνου Παρακολούθησης Οικονομικού Αντικειμένου της Α.. Προέλεγχος πληρότητας Δελτίων Δήλωσης Δαπανών και αντίστοιχων παραστατικών 18
Τποβολή των ανωτέρω στο Διαχειριστή. 4. Πιστοποίηση Υυσικού & Οικονομικού Αντικειμένου- Διαχειριστής 1. Ο Τπεύθυνος Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α..: Προς το σκοπό της πιστοποίησης του Υυσικού Αντικειμένου ο Τπεύθυνος Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α. ακολουθεί τις ακόλουθες διαδικασίες: Έλεγχος παραχθέντων προϊόντων o ύνταξη έκθεσης αναφοράς την οποία κοινοποιεί στους εμπλεκόμενους εταίρους για τυχόν ελλείψεις που έχουν προκύψει με τις διορθωτικές κινήσεις τις οποίες πρέπει να ακολουθήσουν για την διόρθωση αυτών ή o ύγκλιση Επιτροπής Πιστοποίησης Υυσικού Αντικειμένου η οποία και πιστοποιεί την πρόοδό του Έργου. 2. Επιτροπή Πιστοποίησης Υυσικού Αντικειμένου: Η Επιτροπή Πιστοποίησης λαμβάνοντας υπόψη : Σους πίνακες αποτύπωσης εξέλιξης του έργου από τον Τπεύθυνο Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α.. Σα προϊόντα βάσει των προδιαγραφών που είχαν αρχικά τεθεί και σε σχέση με τις τυχόν αναμορφώσεις/ διορθώσεις πιστοποιεί την πρόοδο / ολοκλήρωση του φυσικού και συντάσσει σχετικό Πρακτικό Πιστοποίησης. τη συνέχεια το Πρακτικό Πιστοποίησης κοινοποιείται από τον Τπεύθυνο Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α. στην 19
Διοικούσα Επιτροπή και στο Διαχειριστή και στη συνέχεια στο Δ της Α μαζί με τα τελικά προϊόντα της κάθε Δράσης. 3. Διαχειριστής: Ο Διαχειριστής λαμβάνοντας υπόψη: Σο εγκεκριμένο τμήμα του Έργου που έχει αναλάβει ο κάθε εταίρος Σην πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου Ση σχέση μεταξύ υλοποίησης φυσικού και οικονομικού αντικειμένου Σα Δελτία Δήλωσης Δαπανών των Εταίρων Σα αντίστοιχα παραστατικά των Δελτίων των Εταίρων Ακολουθεί τις εξής διαδικασίες: ύνταξη Δελτίου Δήλωσης Δαπανών ύνταξη Λογιστικών Καταστάσεων ύνταξη υγκεντρωτικής Δαπάνης Τποβολή στην Διαχειριστική Αρχή των ανωτέρω Πληρωμές εταίρων 5. Τποχρεώσεις εταίρων τήρηση αρχείου Κάθε Εταίρος, εκτός από τις ειδικές υποχρεώσεις του που προβλέπονται στο Οριστικό χέδιο ύμπραξης σε ότι αφορά την υλοποίηση των επιμέρους δράσεις του Έργου, έχει επίσης τις εξής υποχρεώσεις καθ όλη τη διάρκεια του Έργου: Να παρέχει ενημέρωση για την πορεία και πρόοδο των εργασιών του Εταίρου και να υποβάλλει, έγκαιρα και έγκυρα, όλα τα απαιτούμενα στοιχεία που ζητούνται από τον Τπεύθυνο 20
Παρακολούθησης Υυσικού Αντικειμένου της Α. και τον Διαχειριστή, για τη συμπλήρωση Δελτίων Παρακολούθησης των Δράσεων στις οποίες εμπλέκεται, τα οποία θα πρέπει να ταυτίζονται απόλυτα με τα στοιχεία που η λογιστική μερίδα του Εταίρου απεικονίζει. Να μεριμνά για την προσαρμογή του περιεχομένου των δράσεων και του χρονοδιαγράμματος υλοποίησής τους, σύμφωνα με τις αποφάσεις του Διοικητικού υμβουλίου, της Διοικούσας Επιτροπής και τις υποδείξεις της Ειδικής Τπηρεσίας. Να μεριμνά για την ενεργό συμμετοχή του σε συναντήσεις του Διοικητικού υμβουλίου, αλλά και σε συναντήσεις σχετικές με την θεματική δικτύωση, τη διακρατικότητα και την διάδοση των καλών πρακτικών. Να μεριμνά για την τήρηση των κανονισμών και των οδηγιών της Ειδικής Τπηρεσίας, της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και του υντονιστή Εταίρου, σχετικά με την υλοποίηση δράσεων δημοσιότητας. Να μεριμνά για την παράδοση στον υντονιστή Εταίρο, αντιγράφων των παραδοτέων και προϊόντων όλων των δράσεων που υλοποιεί στο πλαίσιο του έργου. Να τηρεί όλα τα στοιχεία του φυσικού αντικειμένου για το μέρος των πράξεων που υλοποιεί, σε ειδικό φάκελο. Να εφαρμόζει και να τηρεί στα γραφεία της έδρας του, στοιχεία και αλληλογραφία που αποστέλλεται από τον υντονιστή Εταίρο Πιο αναλυτικά στο αρχείο κάθε εταίρου πρέπει να τηρούνται: 21
ΥΤΙΚΟ ΑΝΣΙΚΕΙΜΕΝΟ Οριστικό χέδιο Δράσης Σα στοιχεία του φυσικού αντικειμένου του μέρους του έργου που υλοποιούν Σα προϊόντα του μέρους του έργου που υλοποιούν. Σις εκθέσεις προόδου Υυσικού Αντικειμένου για το μέρος που υλοποιούν Τλικό Δημοσιότητας Τλικό Διακρατικότητας Απολογιστικές Εκθέσεις του Έργου ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΑΝΣΙΚΕΙΜΕΝΟ ΔΙΑΦΕΙΡΙΗ Οδηγός Τλοποίησης και Διαχείρισης του έργου. Οδηγίες/ διευκρινίσεις σχετικά με την οικονομική διαχείριση έργου από τον υντονιστή Εταίρο. Αντίγραφο Καταστατικού της Α Απόφαση Ένταξης Σεχνικό Δελτίο Έργου υμβάσεις έργου με κάθε Υυσικό Πρόσωπο για την εκτέλεση δραστηριοτήτων στα πλαίσια κάποιας δράσης. Σα πρωτότυπα παραστατικά με σφραγίδα του Έργου-Α. Σα έγγραφα που αφορούν τη μεταβίβαση επιχορήγησης από την Α προς τον εταίρο. Αντίγραφο Πρακτικών και αποφάσεων της Α. 22
ΑΝΑΠΣΤΞΙΑΚΗ ΤΜΠΡΑΞΗ: «Κιθαιρώνεια- Πρωτοβουλία απασχόλησης & επιχειρηματικότητας σε δυναμικούς κλάδους της τοπικής οικονομίας στη Δυτική Αττική» ΑΣΙΚΗ ΜΗ ΚΕΡΔΟΚΟΠΙΚΗ ΕΣΑΙΡΙΑ ΕΡΓΟ: «Κιθαιρώνεια- Πρωτοβουλία απασχόλησης & επιχειρηματικότητας σε δυναμικούς κλάδους της τοπικής οικονομίας στη Δυτική Αττική» ΕΣΑΙΡΟΙ Α..: 23
1. ΓΙΟΝ Δςπωπαϊκό Πολιηιζηικό & Δπεςνηηικό Κένηπο Ανάπηςξηρ (ΓΙΟΝ Δ.Π.Δ.Κ.Α.) 2. Κοινωθελήρ Δπισείπηζη Γήμος Μάνδπαρ-Διδςλλίαρ 3. Γήμορ Αζπποπύπγος 4. Δςπωπαϊκό Πολιηιζηικό & Δπεςνηηικό Κένηπο Αθηνών (Δ.Π.Δ.Κ.Α.) 5. ΑΡΒΙ Πεπιβαλλονηικέρ Δπισειπήζειρ Δλλάδορ - ΑΡΒΙ Α.Δ. 6. ύνδεζμορ Κοινωνικών Λειηοςπγών Δλλάδαρ (.Κ.Λ.Δ.) 7. Θ. Αλεξανδπίδηρ & ΙΑ Δ.Δ. ΩΜΔGA TECHNOLOGY 24