ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗΣ (Το έντυπο αποστέλλεται στην ΕΥ ΕΠ ΨΣ)

ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗΣ (Το έντυπο αποστέλλεται στην ΕΥ ΕΠ ΨΣ) Κωδ ΟΠΣ (MIS) 296678 Πράξη «Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες των Σωµάτων Ασφαλείας του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη» Υποέργο Υποέργο 2 Προµήθεια περιφερειακού εξοπλισµού για την υποστήριξη των Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών του ΥΠτΠ ιάρκεια ιαβούλευσης Από: 01/07/2011 Έως: 15/07/2011 Φορέας (Αναθέτουσα Αρχή) «Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε.» (ΚτΠ Α.Ε.) Όνοµατεπώνυµο Υπεύθυνου Σταµάτης Μποβιάτσης Επικοινωνίας για την Πράξη (όπως αναγράφεται στο εγκεκριµένο Τ Π) Τηλέφωνο 213 1300767 e-mail sboviatsis@ktpae.gr Ηλεκτρονική ιεύθυνση διαβούλευσης http://www.ktpae.gr/index.php?option=com_ktpconsultations&task=details&id=124&itemid=23 (φορέα) Αναφορικά µε τη δηµόσια διαβούλευση της ως άνω πράξης συµµετείχαν 4 φορείς ή εταιρείες. Τα σχόλια που ελήφθησαν τηρούνται στο φάκελο της πράξης, και επεξεργάστηκαν από τον Φορέα («Κοινωνία της Πληροφορίας Α.Ε.» (ΚτΠ Α.Ε.)). Συνηµµένα. Πίνακας Αποτελεσµάτων ηµόσιας ιαβούλευσης 1

ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΗΜΟΣΙΑΣ ΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗΣ Α/Α ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ, Εµπειρία Τεχνογνωσία- Χαµηλότερη Τιµή ιαγωνισµοί όπως ο συγκεκριµένος δεν µπορεί να αποτελούν µία απλή προµήθεια εξοπλισµού στην χαµηλότερη τιµή, µε φυσικό επακόλουθο την χαµηλότερη δυνατή ποιότητα. Οι λόγοι είναι προφανείς: Το έργο απαιτεί σειρά ποιοτικών υπηρεσιών, έχει σηµαντικές ποιοτικές απαιτήσεις (τεχνικές προδιαγραφές), και επιπλέον για την υλοποίηση και υποστήριξη του απαιτεί κατάλληλη υποδοµή και τεχνογνωσία στον χώρο από τον υποψήφιο Ανάδοχο. Τεκµηρίωση ς 1 Σε κάθε περίπτωση ενδεικτικά καταγράφουµε παρακάτω µερικές πολύ σοβαρές παραλήψεις στις ελάχιστες προϋποθέσεις που αν δεν διορθωθούν καθιστούν τον διαγωνισµό µία αγορά υλικού από τον οποιοδήποτε µε µοναδικό κριτήριο επιλογής την χαµηλότερη τιµή (πχ από ένα άτοµο αντιπρόσωπο της Χ εταιρίας από την Υ χώρα, µε άνεια Εµπειρία όπως αυτή αναφέρεται στην διακήρυξη). Τέτοιες παραλήψεις είναι µεταξύ άλλων: εν απαιτείται η ύπαρξη ικτύου Συνεργατών µε αντίστοιχη εµπειρία σε όλη την χώρα ώστε να είναι εφικτοί οι χρόνοι απόκρισης που απαιτούνται µε την αντίστοιχη ποιότητα. Η διακήρυξη δεν το διασφαλίζει ενώ θα έπρεπε. Εποµένως ένας π.χ. «δικηγόρος» δύναται να συµµετάσχει στον διαγωνισµό σαν αντιπρόσωπος ενός άγνωστου κατασκευαστή από οποιαδήποτε χώρα.το ΠΑΡΑΠΑΝΩ ΣΕΝΑΡΙΟ ΕΝ ΕΙΝΑΙ ΥΠΕΡΒΟΛΗ ΑΝ ΕΙΤΕ ΤΗΝ ΑΝΕΙΑ ΕΜΠΕΙΡΙΑ!! εν απαιτείται καµία εµπειρία του προσφέροντος από ανάλογα έργα µε παρόµοια εξάπλωση και µέγεθος. Εποµένως δεν υφίσταται κανένα πρόβληµα συµµετοχής ενός «δικηγόρου» αντιπροσώπου που συµµετέχει καθότι δεν υπάρχει καµία δικλείδα ασφαλείας υπέρ του δηµοσίου συµφέροντος η οποία να του υποβάλει µέσα από την δραστηριότητά του και εµπειρία στον χώρο των εταιρειών πληροφορικής. Σε συνέχεια του παραπάνω συλλογισµού δεν µπορεί να εξασφαλιστεί µέσω της προιστορίας του κατά πόσο θα τηρούνται οι 2 ΝΑΙ - Μερικώς Έγινε προσαρµογή του κειµένου αναφορικά µε την Πανελλαδική Κάλυψη στην παρ. Β.2.6 και συγκεκριµένα στα πεδία 1 και 1.4.

ανειληµµένες υποχρεώσεις του, δηλαδή οι υπηρεσίες συντήρησης που προσφέρονται στο επίπεδο ποιότητας της αντίστοιχης σύµβασης. ΘΕΩΡΟΥΜΕ ΟΤΙ ΤΑ ΠΑΡΑΠΑΝΩ ΣΥΝΙΣΤΟΥΝ ΜΙΑ ΕΧΘΡΙΚΗ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΤΩΝ ΕΛΛΗΝΙΚΩΝ ΕΤΑΙΡΕΙΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ, ΕΝΩ ΤΑΥΤΟΧΡΟΝΑ ΙΝΟΝΤΑΙ ΕΥΚΑΙΡΙΕΣ ΓΙΑ ΤΥΧΟ ΙΩΚΤΙΚΕΣ ΠΡΟΣΦΟΡΕΣ ΜΕ ΕΞΑΙΡΕΤΙΚΑ ΧΑΜΗΛΟ ΤΙΜΗΜΑ. Εάν δεν εφαρµοσθούν στο έργο παρόµοιες και εξίσου αυστηρές δικλείδες εξασφάλισης της ποιότητας και διαθεσιµότητας των προϊόντων και υπηρεσιών που απαιτούνται και να διασφαλίζεται ότι προσφέρονται, τότε ο διαγωνισµός δεδοµένου ότι είναι µειοδοτικός δεν απευθύνεται πλέον σε εταιρείες πληροφορικής αλλά κατά κύριο λόγο σε οποιοδήποτε εισαγωγέα ή εµπορικό αντιπρόσωπο ή στην καλύτερη των περιπτώσεων σε πολυκαταστήµατα ηλεκτρικών και ηλεκτρονικών ειδών. ΘΕΩΡΟΥΜΕ ΟΤΙ ΕΝ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΕΙΝΑΙ ΑΥΤΟΣ Ο ΣΤΟΧΟΣ ΤΗΣ ΚτΠ ΑΕ ΑΝΑΦΟΡΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΠΙΤΥΧΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ. Τεκµηρίωση ς Εποµένως στις ελάχιστες προϋποθέσεις θεωρούµε ότι θα πρέπει κατ ελάχιστον να προστεθούν τα παραπάνω ζητώντας επιπλέον, για την έµπρακτη διασφάλιση του ηµοσίου Συµφέροντος, να απαιτείται κατάλογος µε όλες τις ηµόσιες Υπηρεσίες και Συµβάσεις που οι υποψήφιοι ανάδοχοι έχουν συνάψει τα τελευταία 5 έτη, δηλαδή έχουν προµηθεύσει και συντηρούν αντίστοιχο εξοπλισµό στο ηµόσιο µε τις αντίστοιχες συστατικές επιστολές και µε ονόµατα υπευθύνων και τηλέφωνα επικοινωνίας για την επαλήθευση τους. Εάν οι κατάλογοι για παραδόσεις π.χ. πάνω των 100 PCs ή εκτυπωτών κλπ είναι ελλιπείς, αυτός είναι λόγος αυτόµατης απόρριψης καθότι είναι απόκρυψη στοιχειών. 2 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ, είγµατα & Χαµηλότερη Τιµή Ο πλέον αποτελεσµατικός τρόπος για την ποιοτική εξασφάλιση σε µεγάλο βαθµό, της ΚΤΠ Α.Ε. και του ΥΠτΠ, σε διαγωνισµούς µε κύριο κριτήριο επιλογής την «χαµηλότερη τιµή», πέραν των αυστηρών και απαράβατων Τεχνικών Προδιαγραφών όπου αποκλίσεις ή µη συµµόρφωση ισοδυναµούν µε αυτόµατο αποκλεισµό, είναι η κατάθεση δείγµατος των προσφεροµένων προϊόντων, κάτι που το ΥΠτΠ και ειδικότερα η ΕΛΑΣ κατά κανόνα το απαιτούν στους δικούς τους διαγωνισµούς. 3 Τα δείγµατα δεν είναι αποδεκτά κατά την αξιολόγηση καθώς η διασύνδεση και η λειτουργικότητα του εξοπλισµού είναι

Με το δείγµα (που δεν θα διαφοροποιείται από τα προσφερόµενα προϊόντα) επιτυγχάνεται µία σειρά από στόχους και οφέλη που είναι αδύνατο να γίνει κατά την αξιολόγηση µιας έντυπης προσφοράς, όπως: Το ίδιο το προϊόν (π.χ συσκευές η Hardware) µπορεί να ελεγχθεί ότι πράγµατι ανταποκρίνεται στις περιγραφές και απαντήσεις του προµηθευτή και επιπλέον ότι πληροί τις απαιτήσεις του διαγωνισµού. Η απαίτηση δε (που είναι ο κανόνας παρόµοιων διαγωνισµών της ΕΛ.ΑΣ) ότι µαζί µε το προϊόν θα πρέπει να συνυποβάλλεται όλο το λογισµικό (πχ σε CDs) που προσφέρει ο προµηθευτής µε οδηγίες εγκατάστασης, αποτελεί εξίσου σηµαντικό και αποτελεσµατικό παράγοντα για την ορθή αξιολόγηση των προσφορών. Όταν δηλαδή απαιτείται δείγµα που θα αξιολογηθεί, τότε οι προσφέροντες θα είναι δύο φορές προσεκτικότεροι όσον αφορά τους ισχυρισµούς τους στην έντυπη προσφορά τους, µε αποτέλεσµα την επιλογή µεταξύ ποιοτικών προσφορών κατά την αξιολόγηση. Εποµένως το ΥΠτΠ και η ΚΤΠ Α.Ε., µε το δείγµα, είναι πλέον σε θέση να γνωρίζουν τι προµηθεύονται τόσο από πλευρά Hard όσο και Soft, δεδοµένου ότι δεν απαιτείται ανάπτυξη εφαρµογών στο παρόν έργο. Για την αποφυγή µάλιστα παρεξηγήσεων εάν ένα δείγµα δεν ανταποκρίνεται στις προδιαγραφές ή δεν λειτουργεί στο περιβάλλον που θα αξιοποιηθεί από το ΥΠτΠ, τότε είναι δυνατό να καλείται ο προµηθευτής και εντός ενός εύλογου διαστήµατος µερικών ωρών να µπορεί να διορθώσει ή να εγκαταστήσει το λογισµικό που θα προσφέρει στον διαγωνισµό (και µόνο αυτό) ώστε να µπορεί να δοκιµαστεί στο περιβάλλον λειτουργίας του ΥΠτΠ, (εάν π.χ. υπάρξει περίπτωση η Επιτροπή αξιολόγησης του δείγµατος να µην µπόρεσε να εγκαταστήσει το λογισµικό των CDs). Τεκµηρίωση ς µέρος της εκτέλεσης του έργου. Εξάλλου ο διαγωνισµός είναι µειοδοτικός και δεν υπάρχει διαδικασία βαθµολόγησης. Προτείνεται τα παραπάνω να αναφερθούν στον Τρόπο Αξιολόγησης στην διακήρυξη και το δείγµα να κατατεθεί την ίδια µέρα µε την προσφορά (περίπτωση διαγωνισµών της ΕΛ.ΑΣ) ή εντός 24 ωρών από αυτούς που θα ειδοποιηθούν ότι τα δικαιολογητικά τους έγιναν αποδεκτά στην διεύθυνση που θα ορίσει το ΥΠτΠ για να γίνουν οι δοκιµές δείγµατος από το προσωπικό του ΥΠτΠ. Και στις 2 περιπτώσεις κατάθεσης του δείγµατος η αξιολόγηση δεν πρόκειται να καθυστερήσει πάνω από 2 µέρες (για ένα υποθετικό σενάριο 5 ή 6 προσφορών) ενώ εκτός 4

από τα προφανή πλεονεκτήµατα (ποιότητα των προσφορών) επιτυγχάνεται σε µεγάλο βαθµό η αποφυγή µεγάλων µελλοντικών προβληµάτων εάν η επιλογή λόγω χαµηλής τιµής είναι προβληµατική (π.χ Κατάπτωση Αναδόχου, Ρήτρες κλπ). Το γεγονός αυτό θα οδηγήσει σε επιπλέον αναβάθµιση των προσφερόµενων υπηρεσιών και η επιτυχής λειτουργία του έργου εξασφαλίζεται σε µεγάλο βαθµό. Τεκµηρίωση ς Εποµένως η αξιολόγηση του είγµατος είναι πλέον µέρος της Τεχνικής Αξιολόγησης (αποδεκτό ή µη αποδεκτό δείγµα). Στο Μέρος Β υπό µορφή σχολίων διατυπώνουµε τα σχετικά µέρη / εδάφια της διακήρυξης που θα πρέπει να προσαρµοστούν για να περιληφθεί η κατάθεση και αξιολόγηση του δείγµατος. Β.3.2 Περιεχόµενο Προσφορών Προστίθεται µία πρόταση όπως η παρακάτω:.«είγµα Προσφερόµενων Ειδών», που κατατίθεται από αυτούς που τα δικαιολογητικά τους έγιναν αποδεκτά σε τόπο και χρόνο που θα τους γίνει γνωστό κατά την σχετική ειδοποίηση τους στο ΥΠτΠ. Εναλλακτικά η διατύπωση µπορεί να είναι: που κατατίθεται µέχρι και την ηµέρα του διαγωνισµού (π.χ. µέχρι τις 14:00) στην παρακάτω διεύθυνση..(εάν διαφορετική, π.χ. στο ΥΠτΠ). Β.3.2.2.1 Περιεχόµενα είγµατος (..) Το κάθε δείγµα προσφέροντας θα περιλαµβάνει αντιπροσωπευτικό και όµοιο δείγµα όλων των προσφερόµενων συσκευών. Οµοίως θα περιλαµβάνει, κατά προτίµηση σε µη επανεγγράψιµα CDs, όλο το προσφερόµενο λογισµικό για κάθε προσφερόµενη συσκευή µε αντίστοιχες οδηγίες εγκατάστασης του. Β.4.1.1 ιαδικασία διενέργειας ιαγωνισµού Να προστεθεί στο τέλος της παραγράφου: «Η αρµόδια Επιτροπή ελέγχει τα δικαιολογητικά., έχει γίνει αποδεκτή» και το εδάφιο που ακολουθεί υπογραµµισµένο καθώς και ο 5

τόπος/χρόνος παράδοσης του δείγµατος. Σηµειώνουµε ότι η κατάθεση του δείγµατος επιβάλλεται να προηγείται της έναρξης της Τεχνικής Αξιολόγησης πχ την ηµέρα κατάθεσης ή πριν το άνοιγµα των Τεχνικών προσφορών. Τεκµηρίωση ς Β.4.1.1 ιαδικασία διενέργειας ιαγωνισµού Να προστεθεί η αξιολόγηση του είγµατος στην αντίστοιχη παράγραφο που διαµορφώνεται ως εξής : «Η αρµόδια Επιτροπή αξιολογεί τις Τεχνικές Προσφορές περιλαµβανοµένου του είγµατος και εισηγείται έχει γίνει αποδεκτή. Β.4.1.3 Βαθµολόγηση Τεχνικών Προσφορών Προστίθεται στο τέλος της παραγράφου και το είγµα που υπέβαλαν είναι αποδεκτό. Β.4.2 Απόρριψη Προσφορών Συµπλήρωση της 10 στο τέλος µε το η δεν είναι επιτυχής η λειτουργία του δείγµατος 3 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ, Χαµηλότερη Τιµή και άνεια Εµπειρία Σύµφωνα και µε τα παραπάνω προτείνουµε την παρακάτω διαµόρφωση που θα εξασφαλίσει πράγµατι το καλώς εννοούµενο δηµόσιο συµφέρον στις Ελάχιστες Προϋποθέσεις και ειδικότερα στις ΙΕΥΚΡΙΝΗΣΕΙΣ Β.2.6 Ελάχιστες Προϋποθέσεις, ΙΕΥΚΡΙΝΗΣΕΙΣ Στο σηµείο 5 και στο τέλος να προστεθεί µια ουσιαστική δέσµευση ώστε να είναι αληθής και ουσιαστική η «δάνεια εµπειρία». Προτείνεται και το σηµείο αυτό να διαµορφωθεί ως εξής : 5. «Επιτρέπεται η κάλυψη.. θα θέσει στην διάθεση του υποψηφίου τους αναγκαίους πόρους» και στο σηµείο αυτό να προστεθεί : και ο Ανάδοχος ότι θα τους χρησιµοποιήσει επί ποινή απόρριψης και κατάπτωσης από το έργο εάν δεν τεκµηριώνει την αξιοποίηση των δανείων αναγκαίων πόρων, στις φάσεις υλοποίησης του έργου που έχει γίνει επίκληση ότι θα τους αξιοποιήσει στην προσφορά του (πχ σε ποιες από τις στις Φάσεις 1,2,3, Εγγύηση- Συντήρηση), καθότι µε τον τρόπο αυτό κάλυψε τις ελάχιστες προϋποθέσεις συµµετοχής. 6 Η δάνεια εµπειρία προβλέπεται και τεκµηριώνεται σαφώς στο Β.2.6. ώστε να διασφαλίζεται η ορθή εκτέλεση του έργου.

Τεκµηρίωση ς 4 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ, Περίοδος Εγγύησης και Συντήρησης (Α.4.2.1) Η επιλογή του αναδόχου θα γίνει µε βασικό κριτήριο την χαµηλότερη τιµή και επιπλέον η συντήρηση µπορεί να κυµαίνεται από 4% έως 10% µε ελάχιστη εγγύηση τα 2 έτη και ΠΕΣ τα 7 έτη. Είναι εποµένως πολύ δελεαστικό για µερικές εταιρείες σε άσχηµη χρηµατοοικονοµική κατάσταση και εν µέσω της γενικότερης αρνητικής οικονοµικής συγκυρίας να δώσουν όχι µόνο χαµηλή τιµή αλλά και µηδενική τιµή συντήρησης (ως εγγύηση) για 7 έτη!, επιδιώκοντας να πληρωθούν µεν για το έργο, αλλά εκτιµώντας ότι δεν θα δώσουν τις απαιτούµενες τεχνικές υπηρεσίες κατά την περίοδο εγγύησης - συντήρησης. Υπενθυµίζουµε ότι σε προηγούµενες αντίστοιχες αν και ηπιότερες περιόδους αρνητικής οικονοµικής συγκυρίας, υπήρξαν περιπτώσεις που εταιρείες δήλωσαν πτώχευση αφού έλαβαν την προκαταβολή ενός σηµαντικού έργου πληροφορικής. Προτείνουµε εποµένως στην διαµόρφωση του κόστους για την αξιολόγηση (χαµηλότερη τιµή) να µην ληφθεί καθόλου υπόψη η εγγύηση παρά µόνον το 1 ο έτος συντήρησης, γεγονός που εν µέρει θα αποτρέψει παρόµοια ενδεχόµενα, και επιπλέον θα οδηγήσει τους προσφέροντες σε περισσότερο ορθολογικές και ειλικρινείς οικονοµικές προσφορές. Το ζήτηµα είναι ο διαγωνισµός να µην αντιµετωπισθεί ως µια ευκαιρία ρευστότητας (cash-flow), ανεξαρτήτως µελλοντικών υποχρεώσεων, που δεν πιστεύουµε ότι είναι ο στόχος της ΚτΠ ή του ΥΠτΠ. εν µπορεί η ανάθεση σε ένα προµηθευτή µε πολύ χαµηλή τιµή ο οποίος κινδυνεύει να κλείσει ή αδυνατεί να προσφέρει υπηρεσίες εγγύησης συντήρησης να είναι προς όφελος του ηµοσίου Συµφέροντος. Σελ. 44, Α.4.3.1. Υπηρεσίες τεχνικής Υποστήριξης Υπάρχει ασάφεια και είναι επιδεκτικές πολλαπλών ερµηνειών οι παρακάτω 3 προτάσεις στην διακήρυξη, δηλαδή τι ακριβώς περιλαµβάνεται στις υπηρεσίες Τεχνικής Υποστήριξης, καθότι η διακήρυξη µεταξύ άλλων αναφέρει: Ενηµέρωση για τις νέες εκδόσεις: o Λογισµικού συστήµατος και αυτοµατισµού γραφείου ΝΑΙ Η παρατήρηση καλύπτεται πλήρως από την παρ. «Β.4.1.4 ιαµόρφωση συγκριτικού κόστους Προσφοράς» της ιακήρυξης, ως είναι. Έγιναν σχετικές διορθώσεις στην νέα παρ. Α.4.2.3. Επισήµανση: Η Παράγραφος Α.4.3 7

o Υποστηρικτικού Λογισµικού που έχει προσφερθεί η και αναπτυχθεί Εγκατάσταση και ολοκλήρωση νέων εκδόσεων του Λογισµικού Συστήµατος System Software o Ειδικά για το λειτουργικό σύστηµα καθώς και το λογισµικό αυτοµατισµού γραφείου των σταθµών εργασίας δεν απαιτούνται νέες εκδόσεις κλπ.. Βελτιώσεις, παράδοση, υποστήριξη εγκατάστασης και ολοκλήρωση των νέων εκδόσεων του Υποστηρικτικού Λογισµικού κτλ. Τεκµηρίωση ς ενσωµατώθηκε στην Α.4.2. Η Παράγραφος Α.4.2 ξαναγράφηκε. 5 6 7 Παρακαλούµε διευκρινίσατε τι επιθυµείτε όσο αφορά τις νέες εκδόσεις για : System Software (και τι εννοείται µε αυτό εκτός O.S), Λογισµικό Αυτοµατισµού γραφείου, Υποστηρικτικό λογισµικό και τι αυτό περιλαµβάνει (π.χ. οτιδήποτε άλλο εκτός O.S. και Αυτοµατισµού Γραφείου?). Σελ. 41, A.4.2.2, Πλαίσιο Εγγυηµένου Επιπέδου ιαθεσιµότητας Πληροφοριακού Συστήµατος Να αναφερθεί ο απαιτούµενος χρόνος απόκρισης σε περίπτωση βλάβης. Σελ. 41, A.4.2.2, Πλαίσιο Εγγυηµένου Επιπέδου ιαθεσιµότητας Πληροφοριακού Συστήµατος Η επέµβαση αποκατάστασης σε περίπτωση βλάβης θα γίνεται µόνο εντός Κανονικών Ωρών Κάλυψης (Κ.Ω.Κ) ή και σε Επιπλέον Ώρες Κάλυψης (Ε.Ω.Κ); Σελ. 105, C.3.1.3, Προδιαγραφή 8.4, Προδ. 3.6 Σχετικά µε το ζητούµενο λογισµικό αυτοµατισµού γραφείου και µε το πώς είναι διατυπωµένες οι σχετικές προδιαγραφές έχουµε να κάνουµε τις εξής παρατηρήσεις: Λογισµικό διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, ηµερολογίου, εργασιών & επαφών Όπως είναι διατυπωµένες οι προδιαγραφές για το λογισµικό αυτοµατισµού γραφείου δεν εξασφαλίζεται ότι το λογισµικό αυτοµατισµού γραφείου που θα προσφερθεί θα περιέχει εν απαιτείται ο χρόνος απόκρισης αλλά ο χρόνος αποκατάστασης. Η αποκατάσταση σε περίπτωση βλάβης θα µπορεί να γίνεται και σε ΚΩΚ και σε ΕΩΚ. Το έργο δεν έχει απαίτηση για λογισµικό διαχείρισης ηµερολογίου & εργασιών και ούτε για ορθογράφο & 8

συνιστώσες διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, ηµερολογίου & εργασιών, που αποτελούν σηµαντικές παραµέτρους οργάνωσης της καθηµερινής εργασίας των υπαλλήλων. Αντίθετα στην σελ. 105, προδ. 3.6 ζητείται µεµονωµένα απλά «Εγκατεστηµένο Λογισµικό Ηλεκτρονικού Ταχυδροµείου». Καθώς υπάρχει σήµερα ένας µεγάλος αριθµός διαθέσιµων απλών mail clients που δεν υποστηρίζουν διαχείριση ηµερολογίου & εργασιών, είναι πολύ πιθανό, αν δεν ζητηθεί συγκεκριµένα η δυνατότητα ηµερολογίου & εργασιών, αρκετοί υποψήφιοι ανάδοχοι να προσφέρουν ένα απλό λογισµικό mail client που θα στερήσει στους υπαλλήλους την δυνατότατα χρήσης & διαχείρισης ηµερολογίου και εργασιών. Επίσης όταν η συνιστώσα ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, ηµερολογίου & εργασιών είναι µέρος ενιαίας σουϊτας αυτοµατισµού γραφείου εξασφαλίζεται ενιαίο περιβάλλον εργασίας & ολοκλήρωση µεταξύ των επιµέρους συνιστωσών, ενώ µπορεί να γίνει ενιαία χρήση κοινών υπηρεσιών όπως λ.χ. ο ορθογραφικός έλεγχος & ο θησαυρός λέξεων (βλ. αναλυτικά την επόµενη παρατήρησή µας) και εξελληνισµένο περιβάλλον εργασίας. Με το µεµονωµένο προϊόν λογισµικού E-mail όπως ζητείται δεν εξασφαλίζεται η δυνατότητα χρήσης διορθωτή & θησαυρού ούτε η χρήση εξελληνισµένου περιβάλλοντος εργασίας Για τους παραπάνω λόγους προτείνουµε την διαγραφή της προδιαγραφής 3.6 σελ. 105 και την συνολική αναδιατύπωση της προδιαγραφής 8.4. σελ. 106 ως εξής: Λογισµικό αυτοµατισµού γραφείου πλήρως εξελληνισµένο, το οποίο να περιλαµβάνει τουλάχιστον επεξεργαστή κειµένου, επεξεργαστή φύλλων εργασίας, λογισµικό δηµιουργίας και διαχείρισης παρουσιάσεων και λογισµικό διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, ηµερολογίου & εργασιών, τα οποία να συνεργάζονται µεταξύ τους. Να σηµειωθεί ότι στην αναδιατύπωση αυτή έχουµε αφαιρέσει την υποστήριξη θησαυρού από τον επεξεργαστή κειµένου, καθώς στην επόµενη παράγραφο προτείνουµε συνολική αναδιατύπωση για το θέµα αυτό. Τεκµηρίωση ς θησαυρό εκτός του επεξεργαστή κειµένου. Ορθογράφος & Θησαυρός Όπως είναι εκφρασµένη η προδιαγραφή 8.4, σελ. 106, το νόηµα που εξάγεται είναι ότι ζητείται ορθογράφος και Θησαυρός µόνο για την συνιστώσα επεξεργαστή κειµένου του ζητούµενου λογισµικού αυτοµατισµού γραφείου και ουσιαστικά δεν ζητείται καθόλου 9

ορθογραφικός έλεγχος, συλλαβισµός και θησαυρός στα Ελληνικά, για τις υπόλοιπες συνιστώσες του λογισµικού αυτοµατισµού γραφείου (επεξεργαστής φύλλων εργασίας, λογισµικό δηµιουργίας και διαχείρισης παρουσιάσεων και λογισµικό διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, ηµερολογίου & εργασιών). Πιστεύουµε ότι είναι ορθό και αποδοτικό όσον αφορά την καθηµερινή εργασία των χρηστών, οι συνιστώσες ορθογραφικού ελέγχου, συλλαβισµού και θησαυρού να µπορούν να χρησιµοποιηθούν µε ενιαίο τρόπο από όλες τις εφαρµογές του λογισµικού γραφείου. Επίσης, θα θέλαµε να επιστήσουµε την προσοχή σας στην ποιότητα των συνιστωσών ορθογραφικού ελέγχου και θησαυρού που χρησιµοποιούνται πολύ συχνά σε λογισµικά αυτοµατισµού γραφείου ανοιχτού κώδικα. Τις περισσότερες φορές πρόκειται για συνιστώσες που προέκυψαν από µια ατοµική προσπάθεια ή έναν συγκεκριµένο project που έπαψε να συντηρείται. Για παράδειγµα στην επίσηµη σελίδα του OpenOffice.org http://el.openoffice.org/about-spellcheck.html αναφέρεται: «Το αρχείο του Θησαυρού συνωνύµων προέρχεται από το ελληνικό έργο Openthesaurus.gr (προς το παρόν δεν λειτουργεί).» Οµοίως ο ορθογραφικός έλεγχος χρησιµοποιεί το σχετικό έργο από το ελληνικό έργο elspell (http://elspell.math.upatras.gr/) έκανε 5 χρόνια να ενηµερωθεί (2006 προτελευταία ενηµέρωση και 2011 η τελευταία) (http://elspell.math.upatras.gr/?section=oofficespell&subsection=howto). Προτείνουµε λοιπόν την συµπλήρωση των προδιαγραφών µε τέτοιο τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται ότι οι προσφερόµενες συνιστώσες ορθογραφικού ελέγχου & θησαυρού αποδεδειγµένα συντηρούνται. Να τονίσουµε εδώ ότι υπάρχουν ελληνικές εταιρείες που παρέχουν τέτοιες πιστοποιηµένες συνιστώσες ορθογραφικού ελέγχου & θησαυρού για διαδεδοµένα λογισµικά αυτοµατισµού γραφείου ανοικτού κώδικα και σε καµιά περίπτωση µια τέτοια προδιαγραφή δεν αποκλείει την συµµετοχή αυτών. Στο πλαίσιο των όσων αναφέρθηκαν παραπάνω, προτείνουµε την προσθήκη µιας ξεχωριστής προδιαγραφής σχετικά µε την υποστήριξη ορθογράφου & θησαυρού της Ελληνικής γλώσσας, που να συνοψίζει τα προαναφερθέντα ως εξής: Πλήρης υποστήριξη χρήσης της Ελληνικής γλώσσας κατά την συγγραφή κειµένου. Θα πρέπει να παρέχονται συνιστώσες ορθογραφικού ελέγχου, ελέγχου συλλαβισµού και θησαυρού συνωνύµων όρων για την Ελληνική γλώσσα, οι οποίες να µπορούν να χρησιµοποιηθούν από 10 Τεκµηρίωση ς

8 9 όλες τις επιµέρους εφαρµογές του λογισµικού αυτοµατισµού γραφείου (επεξεργαστή κειµένου, επεξεργαστή φύλλων εργασίας, λογισµικό δηµιουργίας και διαχείρισης παρουσιάσεων, λογισµικό διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, επαφών, ηµερολογίου & εργασιών). Να επισυναφθεί τεκµηρίωση ή να αναφερθούν στοιχεία που να πιστοποιούν ότι οι προσφερόµενες γλωσσικές συνιστώσες ενηµερώνονται & συντηρούνται διαρκώς από τον κατασκευαστή. Σελ 116, C.3.2.4, Προδιαγραφή 28 Σε ποιο σηµείο του ΦΟΡΕΑ κατά τη διάρκεια της δοκιµαστικής λειτουργίας θα εδρεύει το προσωπικό του αναδόχου για την υποστήριξη του έργου; Σελ. 108-109, C.3.1.4-5 Στον πίνακα C.3.1.4. που αφορά τους σαρωτές-εκτυπωτές (δηλαδή πολύ-µηχανήµατα), η απαίτηση της παραγράφου 10.1.10 να υποστηρίζουν χαρτί µεγέθους Α3 και για τα 1.005 τεµάχια αυξάνει το κόστος της συσκευής από τα 1.000 που είναι η τιµή για ένα πολύ- µηχάνηµα µεγέθους Α4 µε ταχύτητα 30 σελ/λεπτό, σε πάνω από 3.000 που είναι η τιµή για ένα πολύ-µηχάνηµα µεγέθους Α3 µε ταχύτητα 30 σελ/λεπτό. Σύµφωνα µε στατιστικές, οι πραγµατικές ανάγκες για σάρωση-φωτοτυπία ή εκτύπωση µεγέθους Α3 είναι λιγότερο από 2% από τις αντίστοιχες ανάγκες µεγέθους Α4. Για το λόγο αυτό θεωρούµε ότι είναι οικονοµικά ασύµφορο να απαιτείτε και τα 1.005 τεµάχια να έχουν δυνατότητα χρήσης Α3. Ο προϋπολογισµός του έργου τριπλασιάζεται και είναι πιθανόν να µην µπορεί κανείς συµµετέχων να προσφέρει ολοκληρωµένη λύση εντός του προϋπολογισµού, για να ικανοποιηθούν οι τυχόν ανάγκες για χρήση Α3 που θα είναι ελάχιστες. Προτείνουµε είτε να διαγράψετε τελείως την απαίτηση χια χρήση χαρτιού Α3, είτε να απαιτήσετε πολύ λιγότερα τεµάχια από τα 1.005 να ικανοποιούν αυτή την απαίτηση (π.χ. 20-50 τεµάχια µόνο). ΝΑΙ - Μερικώς Τεκµηρίωση ς Η προδιαγραφή αναφέρει «όπου απαιτηθεί». Ο Τόπος παράδοσης και υλοποίησης περιγράφεται στην παρ. Α.5.2.1. Το έργο απαιτεί σαφώς πολύ- µηχανήµατα µε ποσοτικά και ποιοτικά χαρακτηριστικά όπως αυτά παρουσιάζονται στην παρ. C.3.1.4. Έγινε διόρθωση στην προδιαγραφή 12.6 και αναφέρει πλέον «Κύκλος λειτουργίας (µέγιστος αριθµός 11

Επίσης στον πίνακα C.3.1.5 που αφορά τους εκτυπωτές, η απαίτηση της παραγράφου 12.5 για ταχύτητα εκτύπωσης 30 σελίδες/λεπτό δεν συµβαδίζει µε την απαίτηση της παραγράφου 12.6 «να ανταποκρίνεται επαρκώς σε µηνιαία χρήση σε σελίδες >= 40.000». Οι εκτυπωτές µε ταχύτητα εκτύπωσης 30 σελίδες/λεπτό είναι χαµηλής αξιοπιστίας, έχουν προτεινόµενη χρήση που σπάνια ξεπερνάει τις 1.000-2.000 σελίδες/µήνα, έχουν αρχικά εγκατεστηµένο toner που διαρκεί ελάχιστα (500-1.000 σελίδες), και δέχονται επιπλέον toner συνήθως µικρής διάρκειας (2.000 2.500 σελίδων) µε πολύ υψηλό κόστος εκτύπωσης/σελίδα. Εάν αυξήσετε την απαίτηση σας σε ταχύτητα εκτύπωσης και duty cycle, όλοι οι συµµετέχοντες θα αναγκαστούν να προσφέρουν µοντέλα υψηλής αξιοπιστίας µε µεγάλη παραγωγικότητα τα οποία είναι και πιο οικονοµικά στη χρήση. ( ιαθέτουν αρχικό αναλώσιµο µεγαλύτερης διάρκειας, δέχονται επιπλέον αναλώσιµο µεγάλης διάρκειας και έχουν χαµηλότερο κόστος εκτύπωσης ανά σελίδα). Οι εκτυπωτές µε ταχύτητα 43-45 σελ/λεπτό λεπτό έχουν συνήθως διάρκεια αρχικού αναλωσίµου τουλάχιστον 7.000 10.000 σελίδων Εάν αφήσετε τις προδιαγραφές ως έχουν οι περισσότεροι συµµετέχοντες θα ερµηνεύσουν τη διατύπωση της παραγράφου 12.6 «Ο εκτυπωτής θα πρέπει να ανταποκρίνεται επαρκώς σε µηνιαία χρήση σε σελίδες >= 40.000» ως το µέγιστο duty cycle του εκτυπωτή αντί για τη µέση χρήση και θα σας προσφέρουν το µικρότερο µοντέλο laser που διαθέτουν αξίας περίπου 100, χαµηλής αξιοπιστίας µε προτεινόµενη χρήση 2.000 σελ/µήνα, ο οποίος µετά από 3 χρόνια χρήσης θα θέλει αντικατάσταση, µε αναλώσιµα διάρκειας 1.000 σελίδων και πολύ υψηλό κόστος εκτύπωσης/σελίδα. Ενώ αν αυξήσετε τις απαιτήσεις σας σε ταχύτητα και duty cycle λόγω του µεγάλου αριθµού εκτυπωτών που ζητάτε και του έντονου ανταγωνισµού που υπάρχει, θα καταφέρετε να προµηθευτείτε εκτυπωτές υψηλής αξιοπιστίας, µε χαµηλό κόστος χρήσης, που θα αντέξουν αρκετά χρόνια σε πολύ ανταγωνιστική τιµή. Θα πετύχετε τουλάχιστον 50% έκπτωση από την τιµή µονάδας. Ο εκτυπωτής του 600 θα σας τον προσφέρουνε 300. Τεκµηρίωση ς εκτυπωµένων σελίδων ανά µήνα) 40.000» Οι προτάσεις µας για τροποποίηση των προδιαγραφών είναι οι εξής: 12

Στην προδιαγραφή 12.5 της ταχύτητας εκτύπωσης να αυξήσετε την απαίτηση από 30 σελίδες/λεπτό Α4 σε 40 ή 43 ή 45 σελίδες/λεπτό. Στην προδιαγραφή 12.6 «να ανταποκρίνεται επαρκώς σε µηνιαία χρήση σε σελίδες >= 40.000» να προσθέσετε και τον όρο duty cycle (που χαρακτηρίζει τη µέγιστη µηνιαία χρήση και όχι την µέση χρήση) και να θέσετε ελάχιστο όριο στην στήλη ΑΠΑΙΤΗΣΗ σε 200.000 τουλάχιστον, ώστε να προδιαγράφετε ένα εκτυπωτή µε µέγιστη µηνιαία χρήση 200.000 σελίδες και µέση µηνιαία χρήση 20.000 σελίδες. Τεκµηρίωση ς Σελ. 108, C.3.1.4, Προδ. 10.1.0 Προτείνουµε είτε να διαγράψετε τελείως την απαίτηση χια χρήση χαρτιού Α3, είτε να απαιτήσετε πολύ λιγότερα τεµάχια από τα 1.005 να ικανοποιούν αυτή την απαίτηση (π.χ. 20-50 τεµάχια µόνο). Σελ. 109, C.3.1.5, Προδ. 12.5 Να αυξηθεί η ελάχιστη απαίτηση από 30 σελίδες/λεπτό Α4 σε 40 ή 43 ή 45 σελίδες/λεπτό. Σελ. 109, C.3.1.5, Προδ. 12.6 Nα προσθέσετε και τον όρο duty cycle (που χαρακτηρίζει τη µέγιστη µηνιαία χρήση και όχι την µέση χρήση) και να θέσετε ελάχιστο όριο στην στήλη ΑΠΑΙΤΗΣΗ σε 200.000 τουλάχιστον, ώστε να προδιαγράφετε ένα εκτυπωτή µε µέγιστη µηνιαία χρήση 200.000 σελίδες και µέση µηνιαία χρήση 40.000 σελίδες. Ο Υπεύθυνος Επικοινωνίας για την Πράξη 13