Περιεχόμενα Ευχαριστίες... 13 1 Εισαγωγή: Tο βιβλίο... 15 Χωρίς τεχνικούς όρους!... 15 Σύντομη παρουσίαση... 16 Μερικές συμβάσεις... 18 Μία τελευταία λέξη (ή και περισσότερες)... 18 2 Τι νέο υπάρχει στο Excel 2007... 19 Περιήγηση στη νέα διασύνδεση χρήστη... 20 Τακτοποίηση δεδομένων σε πίνακες... 21 Παρουσίαση των συλλογών... 21 Χρήση της Μικρής γραμμής εργαλείων... 22 Δημιουργία τύπων με χρήση νέων συναρτήσεων... 23 Χρήση περισσότερων χρωμάτων... 24 Δημιουργία καλύτερων μορφοποιήσεων υπό όρους... 25 Δημιουργία γραφημάτων με βελτιωμένη εμφάνιση... 26 3 Πρώτα βήματα στο Excel 2007... 27 Η οθόνη του Excel... 28 Εκκίνηση του Excel... 30 Εύρεση και άνοιγμα υπαρχόντων βιβλίων εργασίας... 31 Χρήση των ιδιοτήτων αρχείου... 33 Δημιουργία νέου βιβλίου εργασίας... 35 Εργασία με πολλά βιβλία εργασίας... 36 Αλλαγή μεγέθους και προβολή παραθύρων... 37 Ζουμ προσέγγισης ή απομάκρυνσης σε φύλλο εργασίας... 38 Εμφάνιση του φύλλου εργασίας σε πλήρη οθόνη... 39 7
8 Ελληνικό Microsoft Excel 2007 με μια ματιά Αποθήκευση και κλείσιμο ενός βιβλίου εργασίας του Excel... 40 Χρήση του συστήματος βοήθειας του Excel... 43 4 Δημιουργία βιβλίου εργασίας... 45 Πώς αντιλαμβάνεται το Excel την καταχώριση δεδομένων... 46 Περιήγηση στο φύλλο εργασίας... 47 Επιλογή κελιών... 47 Καταχώριση κειμένου σε κελιά... 49 Καταχώριση αριθμών σε κελιά... 50 Καταχώριση ημερομηνιών και ωρών σε κελιά... 51 Καταχώριση δεδομένων με άλλες συντομεύσεις... 54 Δημιουργία πίνακα δεδομένων... 55 Επεξεργασία περιεχομένων κελιού... 58 Εισαγωγή συμβόλου σε κελί... 59 Δημιουργία υπερσυνδέσεων... 60 Αποκοπή, αντιγραφή, και επικόλληση τιμών κελιού... 64 Ελεγχόμενη επικόλληση τιμών... 65 Αναίρεση ή ακύρωση αναίρεσης μιας ενέργειας... 68 Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου... 68 Έλεγχος της ορθογραφίας του φύλλου εργασίας σας... 70 5 Διαχείριση και προβολή φύλλων εργασίας... 71 Προβολή και επιλογή φύλλων εργασίας... 72 Μετονομασία φύλλων εργασίας... 73 Μετακίνηση φύλλων εργασίας... 73 Αντιγραφή φύλλων εργασίας... 75 Εισαγωγή και διαγραφή φύλλων εργασίας... 76 Απόκρυψη ή εμφάνιση φύλλου εργασίας... 77 Αλλαγή χρώματος καρτέλας φύλλου εργασίας... 78 Εισαγωγή, μετακίνηση, και διαγραφή κελιών... 78 Εισαγωγή, μετακίνηση, και διαγραφή στηλών και γραμμών... 81 Απόκρυψη και εμφάνιση στηλών και γραμμών... 84 Καταχώριση δεδομένων σε φύλλα εργασίας και μορφοποίηση πολλών φύλλων εργασίας ταυτόχρονα... 86
Περιεχόμενα 9 Αλλαγή του τρόπου εξέτασης των βιβλίων εργασίας του Excel... 88 Ονομασία και χρήση των προβολών των φύλλων εργασίας... 91 6 Χρήση τύπων και συναρτήσεων... 93 Κατανόηση των τύπων και των αναφορών κελιών... 94 Δημιουργία απλών τύπων κελιού... 95 Ονομασία ομάδων κελιών... 96 Χρήση ονομάτων σε τύπους... 98 Δημιουργία τύπου με αναφορές σε τιμές πίνακα... 99 Δημιουργία τύπων με κελιά από άλλα βιβλία εργασίας... 100 Άθροιση μιας ομάδας κελιών χωρίς τη χρήση τύπου... 103 Δημιουργία τύπου σύνοψης... 104 Άθροιση με μερικά αθροίσματα και γενικά σύνολα... 105 Εξερεύνηση της βιβλιοθήκης συναρτήσεων του Excel... 107 Χρήση της συνάρτησης IF... 109 Έλεγχος των αναφορών κελιού των τύπων... 110 Αποσφαλμάτωση των τύπων σας... 111 7 Μορφοποίηση των κελιών... 113 Μορφοποίηση περιεχομένων κελιού... 114 Μορφοποίηση κελιών που περιέχουν αριθμούς... 116 Μορφοποίηση κελιών που περιέχουν ημερομηνίες... 118 Προσθήκη φόντου και σκίασης σε κελί... 119 Μορφοποίηση περιγράμματος κελιού... 121 Καθορισμός στυλ κελιών... 123 Στοίχιση και προσανατολισμός περιεχομένων κελιού... 127 Μορφοποίηση κελιού υπό όρους... 128 Αλλαγή του τρόπου εφαρμογής των κανόνων μορφοποίησης υπό όρους... 133 Εμφάνιση γραμμών δεδομένων, ομάδων εικονιδίων, ή χρωματικών διαβαθμίσεων με βάση τις τιμές των κελιών... 135 Αντιγραφή μορφοποιήσεων με το πινέλο μορφοποίησης... 137 Συγχώνευση και διαίρεση κελιών ή δεδομένων... 138
10 Ελληνικό Microsoft Excel 2007 με μια ματιά 8 Μορφοποίηση του φύλλου εργασίας... 139 Εφαρμογή θεμάτων σε βιβλία εργασίας... 140 Προσθήκη χρώματος στις καρτέλες των φύλλων... 143 Αλλαγή των γραμμών πλέγματος ενός φύλλου εργασίας... 144 Αλλαγή ύψους γραμμών και πλάτους στηλών... 146 Εισαγωγή γραμμών ή στηλών... 148 Μετακίνηση γραμμών και στηλών... 150 Διαγραφή γραμμών και στηλών... 151 Χρήση διάρθρωσης για απόκρυψη και επανεμφάνιση γραμμών και στηλών... 152 Απόκρυψη γραμμών και στηλών... 154 Προστασία των φύλλων εργασίας από αλλαγές... 155 Κλείδωμα κελιών για την απαγόρευση αλλαγών... 156 9 Εκτύπωση φύλλων εργασίας... 157 Προεπισκόπηση φύλλων εργασίας πριν από την εκτύπωση... 158 Εκτύπωση φύλλων εργασίας με τις τρέχουσες επιλογές... 160 Επιλογή εκτύπωσης γραμμών πλέγματος και επικεφαλίδων... 161 Επιλογή εκτυπωτή και χαρτιού... 162 Εκτύπωση τμήματος φύλλου εργασίας... 164 Εκτύπωση επικεφαλίδων γραμμών και στηλών σε κάθε σελίδα... 165 Ορισμός και αλλαγή περιθωρίων εκτύπωσης... 166 Ορισμός προσανατολισμού και κλίμακας σελίδας... 168 Δημιουργία κεφαλίδων και υποσέλιδων... 170 Προσθήκη γραφικών σε κεφαλίδα ή υποσέλιδο... 173 Ορισμός και προβολή αλλαγών σελίδας... 175 10 Προσαρμογή του Excel στον τρόπο εργασίας σας... 177 Άνοιγμα έτοιμων προτύπων βιβλίων εργασίας... 178 Αποθήκευση βιβλίου εργασίας ως προτύπου... 181 Προσθήκη διαταγών στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης... 182 Επιλογή των μηνυμάτων σφάλματος που θα εμφανίζονται... 185
Περιεχόμενα 11 Ορισμός καταχωρίσεων αυτόματης διόρθωσης και αυτόματης μορφοποίησης... 188 Επιλογή της εμφάνισης των γραμμών πλέγματος σε φύλλο εργασίας... 191 11 Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων... 193 Ταξινόμηση δεδομένων φύλλου εργασίας... 194 Δημιουργία προσαρμοσμένης λίστας ταξινόμησης... 196 Γρήγορο φιλτράρισμα δεδομένων με αυτόματο φίλτρο... 198 Δημιουργία σύνθετου φίλτρου... 201 Επικύρωση ορθότητας δεδομένων κατά την καταχώριση... 202 Πρόσθετα οφέλη από τα σύνθετα φίλτρα... 205 Εύρεση μοναδικών τιμών σε λίστα δεδομένων... 206 Εύρεση διπλών τιμών σε λίστα δεδομένων... 207 12 Συνοπτική παρουσίαση με γραφήματα... 209 Εμφάνιση δεδομένων με γραφικά... 210 Γρήγορη δημιουργία γραφήματος... 211 Αλλαγή εμφάνισης γραφήματος... 213 Μορφοποίηση υπομνημάτων και τίτλων γραφημάτων... 214 Αλλαγή του σώματος ενός γραφήματος... 216 Προσαρμογή δεδομένων γραφήματος... 219 Εργασία με συνηθισμένα γραφήματα... 222 Εργασία με ασυνήθιστα γραφήματα... 225 Προσθήκη γραμμής τάσης σε γράφημα... 226 13 Βελτίωση φύλλων εργασίας με προσθήκη γραφικών... 227 Εργασία με γραφικά στα φύλλα εργασίας σας... 228 Προσθήκη γραφικών σε φύλλα εργασίας... 229 Προσθήκη αντικειμένων σχεδίασης σε φύλλο εργασίας... 230 Προσθήκη γεμίσματος σε αντικείμενα σχεδίασης... 232
12 Ελληνικό Microsoft Excel 2007 με μια ματιά Προσθήκη εφέ σε αντικείμενα σχεδίασης... 234 Προσαρμογή εικόνων και αντικειμένων... 235 Στοίχιση και ομαδοποίηση αντικειμένων σχεδίασης... 236 Χρήση της λειτουργίας Word Art για τη δημιουργία εφέ κειμένου στο Excel.. 238 Εισαγωγή έτοιμων εικόνων Clip Art σε φύλλο εργασίας... 240 Εισαγωγή και αλλαγή διαγράμματος... 242 Δημιουργία οργανογράμματος... 244 14 Χρήση δεδομένων του Excel με άλλα προγράμματα... 247 Εισαγωγή στη σύνδεση και την ενσωμάτωση... 248 Σύνδεση και ενσωμάτωση άλλων αρχείων... 249 Ανταλλαγή δεδομένων πίνακα μεταξύ Excel και Word... 251 Αντιγραφή γραφημάτων και δεδομένων του Excel στο PowerPoint... 253 Ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ Access και Excel... 256 Εισαγωγή αρχείου κειμένου... 258 15 Χρήση του Excel σε περιβάλλον ομάδας... 261 Κοινή χρήση βιβλίων εργασίας στο Excel... 262 Σχολιασμός κελιών... 263 Παρακολούθηση αλλαγών σε βιβλία εργασίας... 265 Αποδοχή και απόρριψη αλλαγών... 266 Αποθήκευση φύλλων εργασίας στον Ιστό... 268 Δυναμική ενημέρωση φύλλων εργασίας που δημοσιεύονται στον Ιστό... 270 Ανάκτηση δεδομένων Ιστού από το Excel... 271 Τροποποίηση ερωτημάτων ιστού... 273 Εισαγωγή στη γλώσσα XML... 274 Αλληλεπίδραση στον Ιστό με τη γλώσσα XML... 275 Ευρετήριο... 277
Χρήση τύπων και συναρτήσεων Στο κεφάλαιο αυτό Κατανόηση των τύπων και των αναφορών κελιών του Excel Δημιουργία και επεξεργασία τύπων Δημιουργία, επεξεργασία, και διαγραφή επώνυμων περιοχών Χρήση επώνυμων περιοχών σε τύπους Σύνοψη τιμών σε ομάδες κελιών Δημιουργία τύπων με αναφορά σε κελιά από άλλα βιβλία εργασίας Άθροιση με μερικά αθροίσματα και γενικά σύνολα Εξερεύνηση της βιβλιοθήκης συναρτήσεων του Excel Δημιουργία συναρτήσεων υπό όρους Αποσφαλμάτωση των τύπων σας Τα βιβλία εργασίας του Microsoft Excel σας δίνουν τη δυνατότητα να κάνετε πολύ περισσότερα από την απλή αποθήκευση και οργάνωση των δεδομένων σας. Μια σημαντική εργασία που μπορείτε να κάνετε στο Excel είναι να συνοψίσετε τις τιμές συσχετισμένων κελιών. Ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για κελιά που αντιπροσωπεύουν τις πωλήσεις της ημέρας στο κατάστημά σας, τα έσοδα από τις προσωπικές σας επενδύσεις, ή τα προσωπικά σας ρεκόρ σε αγώνες ποδηλασίας, μπορείτε να βρείτε το σύνολο ή το μέσο όρο των τιμών, να εντοπίσετε την ελάχιστη ή τη μέγιστη τιμή μέσα σε μια ομάδα, και να κάνετε πολλούς άλλους υπολογισμούς με τα δεδομένα σας. Πολλές φορές δεν είναι δυνατό να προσπελάσετε τις πληροφορίες που θέλετε χωρίς να αναφερθείτε σε πολλά κελιά και επίσης συχνά θα χρησιμοποιείτε τα δεδομένα από μια ομάδα κελιών σε πολλούς υπολογισμούς. Το Excel διευκολύνει την αναφορά σε μια ομάδα κελιών και έτσι σας επιτρέπει να κάνετε γρήγορα τους υπολογισμούς σας. 93
94 Ελληνικό Microsoft Excel 2007 με μια ματιά Κατανόηση των τύπων και των αναφορών κελιών Αφού καταχωρίσετε δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας, μπορείτε να τα συνοψίζετε με τύπους. Τύπος είναι μια παράσταση που εκτελεί υπολογισμούς με δεδομένα. Π.χ., σε ένα φύλλο εργασίας που έχει σε μια γραμμή κελιών ημερήσιες πωλήσεις ανά ώρα, ένας τύπος στο τελευταίο κελί αυτής της γραμμής μπορεί να βρίσκει το σύνολο των πωλήσεων της ημέρας. Άλλοι τύποι μπορούν να υπολογίζουν το μέσο όρο ή να βρίσκουν τη μέγιστη ή την ελάχιστη ωριαία τιμή. Σε κάθε τύπο πρέπει να προσδιορίζετε τα κελιά του φύλλου εργασίας που θα του δίνουν τιμές και τις πράξεις που θα εκτελούνται με αυτές τις τιμές. Για να ονομάσετε ένα κελί, θα χρησιμοποιείτε την αναφορά του. Η αναφορά του πρώτου κελιού της πρώτης στήλης είναι Α1, είναι δηλαδή το κελί στη στήλη Α και στη γραμμή 1. Σε μερικούς τύπους θα παρατηρήσετε ότι η αναφορά κελιού γράφεται με τη μορφή $Α$1 και όχι με την Α1. Η διαφορά είναι ότι οι αναφορές με το σύμβολο του δολαρίου είναι α- πόλυτες που σημαίνει ότι η αναφορά αυτή δεν αλλάζει αν αντιγράψετε τον τύπο σε άλλο κελί, ενώ οι αναφορές χωρίς το σύμβολο του δολαρίου είναι σχετικές, που αλλάζουν όταν αντιγράψετε τον τύπο σε άλλο κελί. Το όφελος που προσφέρουν οι σχετικές αναφορές είναι ότι μπορείτε να συντάξετε έναν τύπο μία φορά και να τον αντιγράψετε σε όσα άλλα κελιά θέλετε το Excel θα ενημερώνει τους τύπους με νέα κελιά. Δείτε π.χ. στην εικόνα το φύλλο εργασίας με τις ωριαίες πωλήσεις ενός μήνα. Τα κελιά της στήλης P έχουν τύπους που υπολογίζουν το άθροισμα των ωριαίων τιμών πωλήσεων από τη στήλη C μέχρι και τη στήλη Ο. Ο τύπος στο κελί P5, ο =SUM(C5:O5), υπολογίζει το άθροισμα των κελιών της γραμμής 5 (τιμές της 1ης Ιανουαρίου). Όταν αντιγράψετε τον τύπο από το κελί P5 στο κελί P6, θα γίνει =SUM(C6:O6) με άλλα λόγια, το Excel αντιλαμβάνεται ότι θέλετε να εφαρμόσετε τον τύπο στα δεδομένα αυτής της γραμμής. Αν είχατε όμως τον τύπο με τη μορφή =SUM($C$5:$O$5), χρησιμοποιώντας απόλυτες αναφορές, το Excel θα αντέγραφε τον τύπο και στη γραμμή 6 ως =SUM($C$5:$O$5). Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τιμές από κελιά άλλων βιβλίων εργασίας. Το Excel χρησιμοποιεί τρισδιάστατες (3Δ) αναφορές, με τις οποίες κάθε κελί, σε οποιοδήποτε βιβλίο εργασίας, μπορεί να περιγραφεί με τρία στοιχεία: Το όνομα του βιβλίου εργασίας Το όνομα του φύλλου εργασίας Την αναφορά του κελιού Έτσι, η αναφορά του κελιού Q38 στο φύλλο εργασίας Ιανουάριος του βιβλίου εργασίας 2007ΑνάΜήνα θα είναι: [2007ΑνάΜήνα.xls]Ιανουάριος!$Q$38 Ευτυχώς, δε χρειάζεται να θυμάστε πώς δημιουργούνται αυτές οι αναφορές. Όταν χρειαστείτε σε έναν τύπο ένα κελί από άλλο βιβλίο εργασίας, αρκεί να πατήσετε στο κελί όπου θα χρησιμοποιήσετε την τιμή, να ξεκινήσετε τον τύπο και, όταν χρειαστεί, να πατήσετε στο κελί του άλλου βιβλίου εργασίας. Το Excel θα συμπληρώσει αυτομάτως την αναφορά.
Κεφάλαιο 6: Χρήση τύπων και συναρτήσεων 95 Δημιουργία απλών τύπων κελιού Η εκτέλεση υπολογισμών στο Excel είναι αρκετά απλή. Αν θέλετε να βρείτε το άθροισμα των τιμών δύο κελιών, πληκτρολογήστε απλώς το σύμβολο ίσον, την αναφορά του πρώτου κελιού, Δημιουργία τύπου 1 Πατήστε στο κελί στο οποίο θέλετε να καταχωρίσετε τον τύπο. 2 Πληκτρολογήστε το σύμβολο =. 3 Πληκτρολογήστε την παράσταση που αντιπροσωπεύει τον υπολογισμό που θέλετε να εκτελέσετε. 4 Πατήστε Enter. το σύμβολο συν, και την αναφορά του δεύτερου κελιού. Ο τύπος που καταχωρίζετε θα εμφανιστεί στη γραμμή τύπων, όπου μπορείτε να τον εξετάσετε και να τον επεξεργαστείτε. Επεξεργασία τύπου 1 Πατήστε στο κελί που θέλετε να επεξεργαστείτε. 2 Επιλέξτε στη γραμμή τύπων το τμήμα του τύπου που θέλετε να επεξεργαστείτε. 3 Κάντε τις αλλαγές που θέλετε. 4 Πατήστε Enter. 2 1 3 2 1 Δοκιμάστε αυτό Πατήστε στο κουμπί Βοήθεια για το Microsoft Office Excel και στο πλαίσιο διαλόγου Βοήθεια για το Excel, πληκτρολογήστε παραδείγματα τύπων στο πεδίο κειμένου Αναζήτηση. Πατήστε Enter και επιλέξτε το θέμα Παραδείγματα τύπων που χρησιμοποιούνται συχνά από τη λίστα με τα διαθέσιμα θέματα. Στο αρχείο βοήθειας που θα εμφανιστεί θα βρείτε πολλά παραδείγματα τύπων που ίσως θέλετε να δημιουργήσετε. Προσοχή Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει κενό διάστημα πριν από το σύμβολο ίσον στον τύπο σας. Εάν υπάρχει, το Excel θα ερμηνεύσει τα περιεχόμενα του κελιού ως κείμενο και όχι ως τύπο.
96 Ελληνικό Microsoft Excel 2007 με μια ματιά Ονομασία ομάδων κελιών Όταν εργάζεστε με μεγάλες ποσότητες δεδομένων, είναι εύκολο να ξεχάσετε σε ποια κελιά βρίσκονται τα δεδομένα που αναζητάτε. Επιπλέον, είναι δύσκολο να εντοπίζετε δεδομένα σε βιβλία εργασίας που δε δημιουργήσατε εσείς. Μπορεί μεν εσείς να αποθηκεύετε πάντοτε τις τιμές των προϊόντων σε μια συγκεκριμένη στήλη, αυτό δε σημαίνει όμως ότι και οι συνεργάτες σας θα κάνουν το ίδιο! Ένας τρόπος για να αποφύγετε τη σύγχυση είναι να ορίσετε μια επώνυμη Δημιουργία επώνυμης περιοχής 1 Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να ονομάσετε. 2 Πατήστε στο Πλαίσιο ονόματος της γραμμής τύπων. 3 Καταχωρίστε το όνομα που θέλετε να δώσετε στην περιοχή. 4 Πατήστε Enter. περιοχή για οποιαδήποτε ομάδα κελιών περιέχει συγκεκριμένες πληροφορίες. Για παράδειγμα, σε ένα φύλλο εργασίας με στοιχεία παραγγελιών από πελάτες μπορείτε να ορίσετε την επώνυμη περιοχή "Σύνολα" η οποία θα αντιπροσωπεύει τα κελιά στα οποία θα αποθηκεύεται το σύνολο κάθε παραγγελίας. Αφού ορίσετε την επώνυμη περιοχή, μπορείτε να εμφανίσετε τα περιεχόμενά της, να τη μετονομάσετε, ή να τη διαγράψετε. 3 2 Δείτε επίσης Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την επιλογή κελιών από διαφορετικά μέρη του ίδιου φύλλου εργασίας δείτε την ενότητα "Επιλογή ομάδας μη συνεχόμενων κελιών" στη σελίδα 48. Μετάβαση σε επώνυμη περιοχή 1 Πατήστε στο κάτω βέλος του Πλαισίου ονόματος. 2 Πατήστε στην περιοχή όπου θέλετε να μεταβείτε. 1 2 1 Προσοχή Το όνομα που δίνετε στην επώνυμη περιοχή δεν πρέπει να είναι ίδιο με μια πιθανή διεύθυνση κελιού. Για παράδειγμα, αν καταχωρίστε το όνομα DAY1 σε έναν τύπο, αυτό αποτελεί αναφορά στο κελί DAY1. Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, βεβαιωθείτε ότι οι περιοχές έχουν τουλάχιστον τέσσερα γράμματα στην αρχή του ονόματός τους (η τελευταία στήλη είναι η XFD) ή χρησιμοποιήστε ένα χαρακτήρα υπογράμμισης για να διαχωρίσετε τα γράμματα από το υπόλοιπο όνομα. Το όνομα DAY1 δεν είναι έγκυρο, αλλά το DAY_1 είναι.
Κεφάλαιο 6: Χρήση τύπων και συναρτήσεων 97 Διαγραφή επώνυμης περιοχής 1 Πατήστε στην καρτέλα Τύποι. 2 Πατήστε στο κουμπί Διαχείριση ονομάτων. 3 Επιλέξτε την επώνυμη περιοχή που θέλετε να διαγράψετε. 4 Πατήστε στο κουμπί Διαγραφή. 5 Πατήστε στο ΟΚ για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου επιβεβαίωσης που εμφανίζεται. 6 Πατήστε στο κουμπί Κλείσιμο. Μετονομασία επώνυμης περιοχής 1 Πατήστε στην καρτέλα Τύποι. 2 Πατήστε στο κουμπί Διαχείριση ονομάτων. 3 Επιλέξτε την επώνυμη περιοχή που θέλετε να μετονομάσετε. 4 Πατήστε στο κουμπί Επεξεργασία. 5 Πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα για την περιοχή. 6 Πατήστε στο ΟΚ. 7 Πατήστε στο κουμπί Κλείσιμο. 1 2 4 3 3 5 6 1 2 Συμβουλή Στη Διαχείριση ονομάτων, θα βρείτε τα διαθέσιμα ονόματα του βιβλίου εργασίας σας. Η λίστα περιέχει τη στήλη Αναφορά σε η οποία δείχνει αν υπάρχουν τύποι που χρησιμοποιούν μια περιοχή για να υπολογίσουν το αποτέλεσμα του τύπου. 3 4 7 5 6
98 Ελληνικό Microsoft Excel 2007 με μια ματιά Χρήση ονομάτων σε τύπους Όταν ορίζετε μια επώνυμη περιοχή, δημιουργείτε μια συντόμευση που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναφερθείτε σε μια ομάδα κελιών. Ένας πολύ καλός τρόπος χρήσης των επώνυμων περιοχών είναι στους τύπους. Αντί να εισάγετε τις αναφορές κάθε κελιού που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στον υπολογισμό σας, αρκεί να καταχωρίζετε το όνομα της περιοχής. Όταν αναφέρεστε σε επώνυμες περιοχές στους τύπους, οι τύποι σας θα είναι πιο σύντομοι και πιο κατανοητοί. Αντί να πρέπει αν εξετάσετε σειρές από αναφορές κελιών, εσείς και οι συνεργάτες σας μπορείτε να βασίζεστε στις επώνυμες περιοχές για να κατανοήσετε το σκοπό ενός υπολογισμού. Το Excel 2007 διευκολύνει ακόμα περισσότερο τη δημιουργία τύπων με τη λειτουργία Δημιουργία τύπου με επώνυμη περιοχή 1 Πατήστε στο κελί όπου θέλετε να εισαγάγετε έ- ναν τύπο. 2 Πληκτρολογήστε το σύμβολο = και τον τύπο που θέλετε. Όταν θελήσετε να χρησιμοποιήσετε μια επώνυμη περιοχή, χρησιμοποιήστε το όνομά της αντί των διευθύνσεων των κελιών. 3 Επιλέξτε την περιοχή κελιών που θέλετε από τη λίστα Αυτόματης Συμπλήρωσης Τύπου που εμφανίζεται. 4 Πατήστε Enter. της αυτόματης συμπλήρωσης τύπων. Θα θυμάστε πως όταν αρχίζετε να πληκτρολογείτε μια τιμή σε ένα κελί, το Excel εξετάζει τις προηγούμενες τιμές της στήλης και σας επιτρέπει να συμπληρώσετε την καταχώριση πατώντας το πλήκτρο Tab ή Enter. Τώρα, όταν αρχίζετε να καταχωρίζετε το όνομα μιας επώνυμης περιοχής σε έναν τύπο, το Excel αντιλαμβάνεται ότι ίσως καταχωρίζετε επώνυμη περιοχή και εμφανίζει μια λίστα με τις διαθέσιμες επώνυμες περιοχές (και τις ενσωματωμένες συναρτήσεις) του ενεργού βιβλίου εργασίας. Εσείς πρέπει απλώς να πατήσετε στην επώνυμη περιοχή που θέλετε και αυτή θα συμπεριληφθεί στον τύπο αμέσως. 2 1 3 Συμβουλή Αν αλλάξετε το όνομα μιας περιοχής κελιών, το Excel θα ενημερώσει αυτόματα και κάθε τύπο που το χρησιμοποιεί.
Κεφάλαιο 6: Χρήση τύπων και συναρτήσεων 99 Δημιουργία τύπου με αναφορές σε τιμές πίνακα Σε προηγούμενες εκδόσεις του Excel, η δημιουργία μιας επώνυμης περιοχής η οποία συμπεριλάμβανε μια ολόκληρη στήλη μιας λίστας δεδομένων ήταν αληθινή πρόκληση. Ας υποθέσουμε ότι δημιουργούσατε μια επώνυμη περιοχή, η οποία περιλάμβανε υπάρχοντα κελιά μιας στήλης δεδομένων, όπως την περιοχή κελιών A3:A44. Αν προσθέτατε δεδομένα στο κελί Α45, ήσασταν υποχρεωμένοι να αλλάξετε τα κελιά στον ορισμό της επώνυμης περιοχής. Ναι, Δημιουργία τύπου με αναφορές πίνακα 1 Πατήστε στο κελί στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε τον τύπο. 2 Πληκτρολογήστε το σύμβολο =, τη συνάρτηση που θέλετε να συμπεριλαμβάνεται στον τύπο και μια αριστερή παρένθεση. Για παράδειγμα, ο τύπος =SUM( είναι ένας έγκυρος τρόπος για να ξεκινήσετε. 3 Μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από την επικεφαλίδα της στήλης του πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στον τύπο. Όταν μετατραπεί σε παχύ βέλος που δείχνει προς τα κάτω, πατήστε στην επικεφαλίδα της στήλης. 4 Πληκτρολογήστε μια δεξιά παρένθεση και πατήστε Enter. υπάρχει ένας περίπλοκος τρόπος για να δημιουργήσετε μια περιοχή με δυναμικό όνομα στο Excel 2003 και στις προηγούμενες εκδόσεις, αλλά δε χρειάζεται να ασχοληθείτε με αυτό στο Excel 2007. Χρειάζεται μόνο να δημιουργήσετε έναν πίνακα δεδομένων (όπως είδαμε στην ενότητα "Δημιουργία πίνακα δεδομένων" στη σελίδα 55) και να επιλέξετε τις επικεφαλίδες των στηλών που περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να συνοψίσετε στους τύπους σας. 1 2 3 Συμβουλή Αν θέλετε να συμπεριλάβετε περισσότερες από μία στήλες πίνακα σε έναν τύπο, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift επιλέξτε την επικεφαλίδα της πρώτης στήλης που θα χρησιμοποιήσετε στον τύπο και πατήστε σε μια άλλη στήλη για να επιλέξετε ό,τι βρίσκεται ανάμεσά τους. Ή, πατήστε το πλήκτρο Ctrl και πατήστε στις επικεφαλίδες των άλλων στηλών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Το Excel θα συμπεριλάβει τις αναφορές στον τύπο.
100 Ελληνικό Microsoft Excel 2007 με μια ματιά Δημιουργία τύπων με κελιά από άλλα βιβλία εργασίας Ένα από τα πλεονεκτήματα του Excel είναι ότι όταν δημιουργείτε τύπους, δε χρειάζεται να περιοριστείτε στα κελιά του τρέχοντος βιβλίου εργασίας. Αν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιείτε στους υπολογισμούς σας δεδομένα από οποιοδήποτε άλλο βιβλίο εργασίας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα βιβλίο εργασίας στο οποίο καταγράφετε τις μηνιαίες διαφημιστικές πωλήσεις του περιοδικού σας. Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα νέο βιβλίο εργασίας όπου θα συνοψίσετε όλα τα έσοδα και τις δαπάνες της έκδοσης, μπορείτε να το κάνετε. Το Excel σας επιτρέπει να δημιουργείτε τύπους με κελιά από περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας και έτσι σας διευκολύνει να οργανώνετε τα βιβλία εργασίας σας ώστε καθένα από αυτά να περιλαμβάνει δεδομένα για ένα συγκεκριμένο θέμα. Έτσι μπορείτε όχι μόνο να βρίσκετε εύκολα τα δεδομένα σας, αλλά και να αναφέρεστε σε αυτά από όποιο άλλο σημείο θέλετε. Αφού δημιουργήσετε συνδέσμους μεταξύ των βιβλίων εργασίας, μπορείτε να ζητήσετε από το Excel να ενημερώνει τους υπολογισμούς όταν αλλάζουν τα δεδομένα των συνδεδεμένων κελιών. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το κελί που έχετε συνδέσει ή, αν το βιβλίο εργασίας που το περιέχει μετακινηθεί ή διαγραφεί, έχετε τη δυνατότητα να καταργήσετε τη σύνδεση και να ζητήσετε από το Excel να αποθηκεύσει την τελευταία τιμή του υπολογισμού. Χρήση κελιών από άλλα βιβλία εργασίας σε έναν τύπο 1 Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που περιέχει το κελί το οποίο θέλετε να αναφέρετε στον τύπο σας. 2 Στο βιβλίο εργασίας στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε τον τύπο, πατήστε στην καρτέλα Προβολή. 3 Πατήστε στο κουμπί Τακτοποίηση όλων. 4 Διαλέξτε την επιλογή Σε παράθεση. 5 Πατήστε στο ΟΚ. (συνεχίζεται στην επόμενη σελίδα) 2 3 4 5
Κεφάλαιο 6: Χρήση τύπων και συναρτήσεων 101 Χρήση κελιών από άλλα βιβλία εργασίας σε έναν τύπο (συνέχεια) 6 Πατήστε στο κελί όπου θέλετε να δημιουργήσετε τον τύπο. 7 Πληκτρολογήστε το σύμβολο = και το πρώτο μέρος του τύπου. 8 Επιλέξτε τα κελιά με τις τιμές που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στον τύπο. 9 Πατήστε Enter. 6 7 8 Κατάργηση συνδέσεων προς άλλα βιβλία εργασίας και μετατροπή σε τιμές 1 Πατήστε στο κελί που περιέχει τον τύπο τον ο- ποίο θέλετε να επεξεργαστείτε. 2 Επιλέξτε το τμήμα του τύπου που αντιπροσωπεύει τη σύνδεση που θέλετε να καταργήσετε. 3 Πατήστε το πλήκτρο F9. 4 Πατήστε Enter. 1 2 Συμβουλή Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις τεχνικές που αναφέρουμε εδώ για να δημιουργήσετε και να χειριστείτε συνδέσμους προς ένα κελί ενός διαφορετικού φύλλου εργασίας του ίδιου βιβλίου εργασίας. Απλώς δημιουργήστε τον τύπο και, όταν θελήσετε να εισαγάγετε την αναφορά κελιού, περάστε στο φύλλο εργασίας προορισμού και πατήστε στο κατάλληλο κελί.
102 Ελληνικό Microsoft Excel 2007 με μια ματιά Ανανέωση συνδέσεων 1 Πατήστε στην καρτέλα Δεδομένα. 2 Στην ομάδα Συνδέσεις, πατήστε στο κουμπί Επεξεργασία συνδέσεων. 3 Πατήστε στο κουμπί Ενημέρωση τιμών. 4 Πατήστε στο Κλείσιμο. 2 1 3 4 Αλλαγή συνδέσεων προς διαφορετικά βιβλία εργασίας 2 1 3 4 1 Πατήστε στην καρτέλα Δεδομένα. 2 Στην ομάδα Συνδέσεις, πατήστε στο κουμπί Επεξεργασία συνδέσεων. 3 Επιλέξτε τη σύνδεση που θέλετε να αλλάξετε. 4 Πατήστε στο κουμπί Αλλαγή αρχείου προέλευσης. 5 Πατήστε στο βιβλίο εργασίας που περιέχει το νέο κελί με το οποίο θέλετε να συνδεθείτε. 6 Πατήστε στο ΟΚ. 7 Πατήστε στο κουμπί Κλείσιμο. 5 7 6
Κεφάλαιο 6: Χρήση τύπων και συναρτήσεων 103 Άθροιση μιας ομάδας κελιών χωρίς τη χρήση τύπου Μερικές φορές, όπως όταν καταχωρίζετε δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας ή έχετε την περιέργεια να μάθετε το άθροισμα ή το μέσο όρο των τιμών μερικών κελιών, είναι δύσκολο να βρείτε ένα άδειο κελί και να γράψετε έναν τύπο που να υπολογίζει το σύνολο ή το μέσο όρο των κελιών. Αντί να σας υποχρεώσει να δημιουργήσετε έναν ξεχωριστό τύπο, το Excel υπολογίζει το τρέχον σύνολο των επιλεγμένων κελιών και εμφανίζει το αποτέλεσμα στη γραμμή κατάστασης. Ο υπολογισμός του αθροίσματος των τιμών, ο μέσος όρος, και η μέτρηση του πλήθους των κελιών είναι οι πράξεις που χρησιμοποιούνται περισσότερο, οπότε το Excel υπολογίζει αυτές τις τιμές εξ ορισμού. Μπορείτε, ωστόσο, να επιλέξετε μεταξύ πολλών άλλων πράξεων ή και να δώσετε στο Excel την εντολή να μην υπολογίσει το τρέχον άθροισμα κάποιων επιλεγμένων κελιών. Σύνοψη δεδομένων μιας ομάδας κελιών 1 Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να συνοψίσετε. 1 Εύρεση αθροίσματος, μέσου όρου, ή άλλων τιμών για δεδομένα κελιών 1 Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στη γραμμή κατάστασης και διαλέξτε από το μενού συντόμευσης τις πράξεις σύνοψης που θέλετε. Οι λειτουργίες σύνοψης και τα σχετικά αποτελέσματα εμφανίζονται στη γραμμή κατάστασης. Συμβουλή Οι ενεργοποιημένες πράξεις σύνοψης είναι επιλεγμένες στο μενού συντόμευσης. Αν πατήσετε σε μια από αυτές θα την απενεργοποιήσετε. 1