Εφαρμογή ψηφιοποίησης RollMan Η εφαρμογή ψηφιοποίησης των ληξιαρχικών πράξεων RollMan (RollManager) δημιουργήθηκε από την εταιρία ειδικά για το σκοπό αυτό στο πλαίσιο της συνεργασίας με τους Δήμους. Από το 2008 πράξεων. έχουν πραγματοποιηθεί πάνω από 490.000 σαρώσεις των ληξιαρχικών Τα βασικά στοιχεία της είναι η ταχύτητα και υψηλή ποιότητα του παραγόμενου εγγράφου χάρη στις δυνατότητες επιλογής όλων των παραμέτρων εικόνας (τύπος, χρώματα, ανάλυση, μέγεθος, φίλτρα βελτίωσης, crop περιθωρίων, περιστροφή, frame, υδρογράφημα, εξομάλυνση χρωμάτων κλπ. Η εφαρμογή μπορεί να χρησιμοποιηθεί με όλους τους τύπους σαρωτών: Τεχνικά Χαρακτηριστικά: Η RollMan είναι γραμμένη σε γλώσσα προγραμματισμού Delphi και υποστηρίζει πολλαπλές βάσεις δεδομένων όπως Oracle, SQL Server, Firebird κλπ Υποστηρίζει Flat scanner, Book scanner, book scanner με φωτογραφικές μηχανές (επιλογή μιας ή 2 φωτογραφικών μηχανών). Είναι δικτυακή εφαρμογή. Υποστηρίζει πολλαπλούς χρήστες με διαβάθμιση δικαιωμάτων Μέγεθος εικόνας έως Α2, έως 1000dpi ανάλυση, 32 bits, ασπρόμαυρο, greyscale, πραγματικά χρώματα Υποστηρίζει όλους τους τύπους αρχείων αποθήκευσης εικόνων Ρύθμιση των φωτογραφικών μηχανών ( όταν χρησιμοποιείται ο αντίστοιχος εξοπλισμός) Ψηφιακή επεξεργασία (αυτόματες μετατροπές format εικόνας, ανάλυσης και χρωμάτων, συνένωση περισσοτέρων από δύο εικόνες σε μία ενοποιημένη εικόνα, διαχωρισμός εικόνας σε δύο ή περισσότερες εικόνες -cropping, περιστροφή, frame, υδρογράφημα, εξομάλυνση χρωμάτων κλπ ) Κρυπτογράφηση εγγράφων Αναφορές ελέγχων - στατιστικά Παρακάτω περιγράφεται διαδικασία σάρωσης με βοήθεια του Bookscanner Atiz, με ενσωματωμένες 2 φωτογραφικές μηχανές. 1
Περιγραφή διαδικασίας σάρωσης: Η εφαρμογή ψηφιοποίησης «RollMan» είναι δικτυακή και υποστηρίζει πολλαπλούς χρήστες με διαβάθμιση δικαιωμάτων πάνω σε όλες τις ενέργειες, πράγμα που επιτρέπει την εξειδίκευση των χρηστών, αλλά και διατηρεί αυστηρό έλεγχο της παραγωγής και αποφυγή λαθών (Βλ. Σχήμα 1). Διαδικασία ψηφιοποίησης εγγράφων Σχήμα 1. 1. Επιλογή χαρακτηριστικών εγγράφου: Το πρώτο βήμα στην διαδικασία ψηφιοποίησης είναι η επιλογή των χαρακτηριστικών εγγράφου, όπως ο τύπος του εγγράφου, μέγεθος του εγγράφου, ανάλυση, χρώματα (βλ. εικόνα 1). Παρακάτω παρουσιάζονται οι δυνατότητες των ρυθμίσεων. ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΟ Τύπος εικόνας Μέγεθος εικόνας Χρώματα Ανάλυση εικόνας ΕΥΡΟΣ Όλοι οι τύποι Έως Α2 32 bits, ασπρόμαυρο, greyscale, πραγματικά χρώματα Έως 1000 dpi 2
Εικόνα 1. 2. Επιλογή ρυθμίσεων φωτογραφικών μηχανών / scanner. Το software που χρησιμοποιείται για την ψηφιοποίηση των Ληξιαρχικών Πράξεων δίνει τη δυνατότητα στον χρήστη να επιλέξει όλες τις παραμέτρους τις φωτογράφησης απευθείας από τη φόρμα του προγράμματος (δεν επιβάλλεται η γνώση του κάθε μοντέλου φωτογραφικής μηχανής) (βλ. εικόνα 2). Όλες οι αλλαγές γίνονται αντιληπτές σε Real Time προεπισκόπηση εγγράφου ώστε να επιλεχτεί το καλύτερο αποτέλεσμα χωρίς να γίνονται δοκιμαστικές σαρώσεις. 3
Εικόνα 2. 3. Ορισμός τρόπου και format αποθήκευσης Ανάλογα με τις προδιαγραφές και τον τύπο του ψηφιοποιημένου υλικού επιλέγεται το format των εγγράφων πχ. Αρχεία tiff, αλλά και ο τρόπος αποθήκευσης του σαρωμένου υλικού: τοπικά ή δικτυακά, σε μορφή Binary Large Object (BLOB) απευθείας στη βάση δεδομένων, χρήση και των δυο. (Βλ. εικόνα 3). ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΟ Τύπος αρχείου ΕΥΡΟΣ Όλοι οι τύποι αρχείων εικόνας: TIFF, JPEG, BMP, PDF, multipage TIFF,GIF κλπ Διαχείριση επεξεργασίας Mode διαχείρισης των ψηφιοποιημένων σελίδων σε του ψηφιοποιημένου υλικού single mode και book mode. Το πρώτο διαχειρίζεται 4
την κάθε ψηφιοποίηση ξεχωριστά, ενώ το δεύτερο διαχειρίζεται τις ψηφιοποιήσεις σε επίπεδο βιβλίου, δίνοντας την δυνατότητα διαχείρισης (μετακίνηση, αντιγραφή, στοχοθέτηση κλπ) του υλικού σε επίπεδο σελίδων βιβλίου Σενάρια αποθήκευσης του αποθήκευση σε μορφή αρχείου τοπικά ή σαρωμένου υλικού δικτυακά δυνατότητες στατικού ή/και δυναμικού ορισμού του path και του ονόματος του αρχείου (αλγοριθμικά ή με στοιχεία του υλικού πχ χρήση κωδικού από αναγνώριση γραμμωτού κώδικα), καθώς και την μορφή του (format, αρχείο μονών ή πολλαπλών σελίδων, κλπ). αποθήκευση στη βάση δεδομένων σε μορφή BLOΒ(Binary Large Object) Εικόνα 3. Στη πρώτη φάση ορίζεται και ο φάκελος αποθήκευσης σύμφωνα με το Ληξιαρχείο (Δήμο / Κοινότητα), είδος ληξιαρχικών πράξεων, τόμος, αρχικός αριθμός πράξης, βήμα σελίδας, βήμα αριθμού ληξιαρχικής πράξης (βλ. εικόνα 4 Α). 5
Εικόνα 4 Α. Τα σαρωμένα έγγραφα θα αποθηκεύονται στον ορισμένο φάκελο και θα εμφανίζονται με τα βασικά στοιχεία μιας Ληξιαρχικής Πράξης στη λίστα προς καταχώρηση (βλ. εικόνα 4 Β). Εικόνα 4Β. 4. Ορισμός αυτοματοποιημένων ενεργειών κατά τη διαδικασία σάρωσης. Το λογισμικό προσφέρει μια γκάμα από αυτοματοποιημένες ενέργειες προς τη βελτίωση της τελικής εικόνας και επιτάχυνσης της διαδικασίας. Από τα πιο σημαντικά είναι (βλ. εικόνα 5). Ορισμός χρόνου λήξης εικόνας (Timer) 6
η αυτόματη αναγνώριση (αναγνώριση της μαύρης ζώνης της εικόνας) και περικοπή περιθωρίων με την ρύθμιση πάχους του περιθωρίου, διαχωρισμός σελίδων (πολλαπλά ορθογώνια) βλ. εικόνα 6. Στη πρώτη και δεύτερη αποτίμηση της ποιότητας εγγράφου ελέγχεται το ιστόγραμμα και τα χρώματα του σαρωμένου (βλ. εικόνα 7). 7
ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΟ Λήψη Εικόνας (Timer) Ψηφιακή επεξεργασία εικόνας ΕΥΡΟΣ αυτόματη λήψη εικόνας με ρύθμιση συχνότητας αυτόματες μετατροπές format εικόνας, ανάλυσης και χρωμάτων συνένωση περισσοτέρων από δύο εικόνες σε μία ενοποιημένη εικόνα Διαχωρισμός εικόνας σε δύο ή περισσότερες εικόνες (cropping ) εξομάλυνση χρωμάτων, λευκού και gain offset αυτοματοποιημένες διαδικασίες αναγνώρισης και διόρθωσης φοράς και γωνίας σελίδας αυτόματο cropping περιθωρίων (ρύθμιση πάχους) δυνατότητα πολλαπλής επιλογής τμημάτων της εικόνας και διαχωρισμός σε σελίδες (πολλαπλά ορθογώνια) αυτόματη αναγνώριση «θεμάτων» (σελίδων εικόνων) και διαχωρισμός των «θεμάτων» ανεξαρτήτως φοράς και γωνίας παράθεσης απαλοιφή κουκκίδων και θορύβου εικόνας διαχείριση και επεξεργασία χρωμάτων, φωτεινότητας, και κοντράστ αναγνώριση άκρων αυτόματα φίλτρα βελτιστοποίησης εικόνας εργαλεία επεξεργασίας της ενεργοποιείται ή απενεργοποιείται κατά την εικόνας σε επίπεδο ζωγραφικής εγκατάσταση από τον χρήστη Εικόνα 5. 8
Εικόνα 6. 9
Εικόνα 7. 5. Διαδικασία σάρωσης Μετά τον ορισμό όλων των παραμέτρων η διαδικασία σάρωσης είναι μια καθαρά αυτόματη διαδικασία. Ο χρόνος λήψης ορίζεται ανάλογα με την ποιότητα του προς ψηφιοποίηση εγγράφου και με έμπειρους σκαναριστές. Όπως αναφέρεται παραπάνω η επεξεργασία (αυτόματο crop, χωρισμός σελίδων κλπ. γίνονται αυτόματα κατά την αποθήκευση. Ο χρόνος αυτός ισχύει για μια φωτογραφική μηχανή, στη χρήση ενός book scanner περιορίζεται από τη ταχύτητα του σαρωτή. 6. Οπτικός έλεγχος κατά τη σάρωση Κατά τη διαδικασία σάρωσης (Real Time) υπάρχει προεπισκόπηση του υλικού (εγγράφου), πράγμα που δίνει στον σκαναριστή τη δυνατότητα συνεχή ελέγχου της ποιότητας του παραγόμενου εγγράφου, ακόμα και στην αυτόματη (χρόνος λήψης) διαδικασία υπάρχει περιθώριο επανάληψης λήψης σε περίπτωση μη ικανοποιητικής ποιότητας, χωρίς καθυστερήσεις σε όλη τη διαδικασία. Σε περίπτωση επανάληψης λήψης (κακή ποιότητα παραγόμενου εγγράφου) αυτόματα αποθηκεύεται η καινούργια εικόνα στην θέση της προηγούμενης (μη ικανοποιητικής ποιότητας) και η διαδικασία συνεχίζεται. Σε περίπτωση βιβλίων (ληξιαρχικών πράξεων) πολύ κακής ποιότητας (όπως συμβαίνει με πολύ παλιά βιβλία) μπορεί να χρειαστεί η αλλαγή των χαρακτηριστικών εικόνας πχ. αλλαγή ανάλυσης εικόνας, αύξηση χρωμάτων κλπ. Αυτό γίνεται σε οποιαδήποτε στιγμή της διαδικασίας χωρίς σημαντικές καθυστερήσεις. Διαδικασία ελέγχου ψηφιοποιημένου υλικού και μεταδεδομένων (βλ. σχήμα 2). Σχήμα 2. Η διαδικασία ξεκινάει με την επιλογή βιβλίων προς τεκμηρίωση και ταξινόμηση της λίστας μεταδεδομένων στην εφαρμογή (βλ. εικόνα 8). 10
Εικόνα 8. Στη συνέχεια ελέγχεται η ποιότητα εικόνας (σάρωσης) από οθόνη, υπάρχει δυνατότητα μεγέθυνσης σμίκρυνσης εικόνας, focus σε συγκεκριμένα σημεία κλπ. Η εικόνα χαρακτηρίζεται σαν αποδεκτή (περίπτωση καλής ποιότητας ) ή προς Rescan (επανάληψη σάρωσης σε περίπτωση μη αποδεκτής ποιότητας). Στην πρώτη περίπτωση («αποδεκτή») ο «Ειδικός Τεκμηρίωσης» ελέγχει τη συμβατότητα των μεταδεδομένων και προχωράει προς τη συμπλήρωση / διόρθωση αυτών. Στο τέλος η εγγραφή χαρακτηρίζεται «Έγκυρη» ως προς τη ποιότητα εικόνας και μεταδεδομένων. Εικόνα 9. 11
Το επόμενο βήμα είναι να περάσει η εγγραφή / εικόνα στον «Ελεγκτή Σάρωσης και Τεκμηρίωσης» ο οποίος είναι υπεύθυνος για τον τελικό ποιοτικό και ποσοτικό έλεγχο των εγγραφών και εικόνων. Σε κάθε φάση της διαδικασίας (σάρωση, έλεγχοι) σημειώνονται τα ονόματα των χρηστών με ακριβή ημ/νία και ώρα της κάθε ενέργειας. Η ασφάλεια των βιβλίων και του σαρωμένου υλικού Η διαδικασία της ψηφιοποίησης παρόλο που γίνεται στο χώρο του Δήμου / Ληξιαρχείου διατηρεί τους βασικούς κανόνες ασφαλείας. Η κυκλοφορία των βιβλίων γίνεται αυστηρά με πρωτόκολλα παραλαβής / παράδοσης. Το σαρωμένο υλικό προστατεύεται με την ειδική κρυπτογράφηση των αρχείων εικόνας. Η κρυπτογράφηση γίνεται κατά την αποθήκευση (βλ. εικόνα 10) (ισχύει και στα αντίγραφα ασφαλείας) και με τέτοια μορφή αποθηκεύονται στο μεταφορικό δίσκο. Αλγόριθμος κρυπτογράφησης εγγράφων Ο Αλγόριθμος κρυπτογράφησης των εγγράφων είναι ο RC6 της RCA Data Security Inc. και θεωρείται από τα καλύτερα στάνταρντ του AES (Advanced Encryption Standard). Ο RC6 είναι ένας συμμετρικός αλγόριθμος κρυπτογράφησης με 128bit block και στα NESSIE και CRYPTREC projects. Το μέγεθος του κλειδιού κρυπτογράφησης μπορεί να είναι 128, 192, 256 bits. O RC6 χρησιμοποιεί data-depentent rotations, modular additions, διαδικασίες που βοηθούν στην αρτιότερη κρυπτογράφηση και στην ταχύτητα κρυπτογράφησης / αποκρυπτογράφησης. Εικόνα 10. Αναφορές Ελέγχου Στατιστικά στοιχεία Η εφαρμογή «RollMan» έχει ενσωματωμένο module δημιουργίας εκτυπωτικών αναφορών / reports (προϊόν της εταιρίας) «Reporter». 12
Οι εκτυπωτικές αναφορές παράγονται και χρησιμοποιούνται σε όλη τη διάρκεια του έργου και σε όλες τις φάσης του, βάση αυτών ελέγχονται οι διαδικασίες, δεδομένα, παραγωγή και ροή του έργου. Σε καθημερινή βάση οι υπεύθυνοι των συνεργείων ενημερώνονται για την πρόοδο του έργου χρησιμοποιώντας της αναφορές. Στο παρακάτω διάγραμμα απεικονίζονται οι βασικές ομάδες (οντότητες) των αναφορών που χρησιμοποιούνται κατά την παραγωγή. 13
παραδείγματα αναφορών: 14