Open Text edocs Records Management

Open Text edocs Records Management Η λύση Open Text edocs Records Management, παρέχει ένα ασφαλές και πλήρως λειτουργικό περιβάλλον τήρησης και παρακολούθησης του αρχείου ενός οργανισµού, πειθαρχώντας σε διεθνή πρότυπα συµβατότητας µε νοµοθεσίες και διατάγµατα στα οποία υπόκεινται οι µέθοδοι ταξινόµησης και παρακολούθησης του εταιρικού αρχείου. Αποτελεί µέρος της συνολικής λύσης που η Open Text παρέχει (Enterprise Content Management), για την διαχείριση και παρακολούθηση του κύκλου ζωής της πληροφορίας, σε οποιαδήποτε µορφή της. Η λύση Open Text edocs Records Management παρέχει τη δυνατότητα αποκεντροποιηµένης Open Text edocs RM Περιβάλλον ιαχείρισης Σηµείωση: Στην αριστερή πλευρά παρουσιάζεται η δενδρική απεικόνιση της δοµής του αρχείου. Στις ιδιότητες ενός όρου, ο αρχειονόµος µπορεί να καθορίσει ενέργειες όπως κανόνες αποθήκευσης, διατήρησης, ενεργοποίησης ή απενεργοποίησής του, καθώς και κανόνες ασφάλειας που θα επηρεάζουν την συγκεκριµένη ενότητα της δοµής του αρχείου. Όλες οι προαναφερθείσες ιδιότητες θα κληρονοµηθούν από τα κατώτερα του όρου αυτού επίπεδα, εκτός και αν παρέχεται το δικαίωµα να αγνοηθούν. 15/9/2011 1/6

Open Text edocs RM Περιβάλλον χρήστη µέσω Windows Explorer Σηµείωση: Στην παραπάνω εικόνα παρουσιάζεται η δενδρική απεικόνιση της λύσης Records Management σε συνδυασµό µε τη λύση Document Management, ολοκληρωµένη στο περιβάλλον Windows Explorer, παρέχοντας στον χρήστη όλες τις λειτουργικές δυνατότητες διαχείρισης αρχείου. Η προσφερόµενη λύση Open Text edocs RM επιτρέπει στην επιχείρηση να διαχειρίζεται ηλεκτρονικά έγγραφα αλλά και έγγραφα στη φυσική τους µορφή (χαρτί), από την στιγµή της δηµιουργίας / εισαγωγής τους, και να τα παρακολουθεί σε όλη τη διάρκεια της ζωής τους. Παρέχει όλες τις απαιτούµενες λειτουργικές δυνατότητες τήρησης αρχείου, όπως ολοκλήρωση µε άλλες εφαρµογές, τήρηση εκδόσεων, πολλαπλά επίπεδα ασφάλειας, καθώς και διαχείριση χώρων αποθήκευσης (storage management). Όλες οι παραπάνω λειτουργίες είναι προσβάσιµες µέσω ενιαίου user interface, ενώ το σύνολο των στοιχείων που συνοδεύουν την πληροφορία (metadata), είτε είναι σε ηλεκτρονική είτε σε φυσική µορφή, τηρούνται σε κοινή βάση δεδοµένων. 15/9/2011 2/6

ΟΦΕΛΗ Τα οφέλη που προκύπτουν µε την εφαρµογή της λύσης Open Text edocs RM, παρουσιάζονται στη συνέχεια, κατηγοριοποιηµένα σε τρεις βασικές ενότητες, που συνθέτουν την συνολική λειτουργία µιας επιχείρησης. Τελικοί χρήστες Απλουστευµένες διαδικασίες δηµιουργίας και κατηγοριοποίησης της πληροφορίας Χρήση της λύσης µέσα από το ήδη γνωστό για το χρήστη περιβάλλον εργασίας του (Windows explorer ή Outlook client) Ταχύτερη και έγκαιρη πρόσβαση στις εταιρικές πληροφορίες µε διάφορους συνδυασµούς απλών αναζητήσεων ιαχειριστές Συστήµατος Παροχή εύκολων στη χρήση εργαλείων διαχείρισης Αυτοµατοποιηµένες διαδικασίες για την συντήρηση του εταιρικού αρχείου και την τήρηση των κανόνων που το διέπουν ιαδικασίες αυτοµατοποιηµένης εγκατάστασης και συντήρησης των clients Επιχείρηση Παροχή µεθόδων παρουσίασης του τρόπου τήρησης του αρχείου, γεγονός που διασφαλίζει τον οργανισµό από νοµικούς κινδύνους και παράλληλα του δίνει τη δυνατότητα παρουσίασης µε ιστορικότητα και πλήρη καταγραφή, των στοιχείων όλου του κύκλου ζωής του εταιρικού αρχείου Αύξηση παραγωγικότητας και µείωση απαιτήσεων εκπαίδευσης λόγω µη αλλαγής του περιβάλλοντος λειτουργίας των χρηστών Μείωση λειτουργικών εξόδων που σχετίζονται µε την τάξη στη δοµή του φυσικού αρχείου (εξοικονόµηση χώρων), αλλά και του αντίστοιχου ηλεκτρονικού Βελτίωση παρεχόµενων υπηρεσιών του οργανισµού προς τους πελάτες και συνεργάτες Η λύση Open Text edocs RM εστιάζει σε δύο βασικές λειτουργικές ενότητες: 1. Γενική λειτουργικότητα διαχείρισης αρχείου που αποτελείται τόσο από ηλεκτρονικά όσο και από φυσικά έγγραφα, µε βασικά χαρακτηριστικά: Εγγραφή και ταξινόµηση πληροφοριών ιαχείριση αποθήκευσης, τήρησης ή καταστροφής πληροφοριών Ασφάλεια πρόσβασης Μετατροπή εγγράφου σε µόνιµη εγγραφή (µη τροποποιήσιµη) Υποστήριξη καθορισµού ορολογιών 2. Λειτουργικότητα διαχείρισης αρχείου σε φυσική µορφή (χαρτί), µε βασικά χαρακτηριστικά: Παρακολούθηση και τήρηση αρχείου µετακινήσεων των εγγράφων (Tracking / Auditing) Υποστήριξη Barcode Υποστήριξη διαδικασιών Απογραφής Κάθε επιχείρηση καθορίζει την δική του οµάδα όρων ταξινόµησης (κατηγορίες αρχείων), που συνήθως ονοµάζουµε εταιρική δοµή αρχείου (File Plan). Μέσω αυτού, τηρείται και ελέγχεται η δοµή του αρχείου, προκειµένου να δεικτοδοτείται σύµφωνα µε τους κανόνες που ορίζονται από την επιχείρηση, έχοντας σαν στόχο την εύκολη και άµεση ανεύρεσή τους. Στην συγκεκριµένη λύση, η τήρηση των όρων βασίζεται σε ISO 2788 θησαυρό. 15/9/2011 3/6

Η λύση Open Text edocs RM υποστηρίζει απεριόριστο αριθµό όρων και επιπέδων δόµησης, καθώς και τυποποιηµένες συνδέσεις µεταξύ Όρων θησαυρού, όπως Ιεραρχικούς όρους, σχετικούς όρους και αντίστοιχους όρους (συνώνυµα, ακρώνυµα). Καταχώρηση εγγράφων και εγγραφών (µη τροποποιούµενων εγγράφων) Για τους χρήστες, η διαδικασία πειθαρχίας στους κανόνες τήρησης του επιχειρησιακού αρχείου, ξεκινά από την στιγµή της καταχώρησης µιας πληροφορίας. Κάθε πληροφορία πρέπει να καταχωρηθεί σε κάποια στιγµή της ζωής της. Η διαδικασία καταχώρησής της είναι απλή και πραγµατοποιείται µε την συµπλήρωση πεδίων χαρακτηρισµού στην κάρτα αρχειοθέτησης που της αναλογεί. Ταξινόµηση στην επιχειρησιακή δοµή τήρησης αρχείου (File Plan) Η λειτουργία της ταξινόµησης πραγµατοποιείται κατά την εισαγωγή της πληροφορίας ή σε οποιαδήποτε µετέπειτα φάση της ζωής της, απαραίτητα όµως πριν τον χαρακτηρισµό της ως εγγραφή µη τροποποιήσιµη. Η λύση Open Text edocs RM, παρέχει στο χρήστη πολλαπλές µεθόδους ταξινόµησης µιας πληροφορίας (απόδοσης κωδικού αρχείου). E-Mail Εγγραφή και ταξινόµηση πληροφοριών Επιλογή κωδικού από την λίστα, των πρόσφατα χρησιµοποιηµένων από τον χρήστη, φακέλων αρχείων Επιλογή κωδικού από λίστα καθορισµένη για την οµάδα χρηστών που ο συγκεκριµένος χρήστης ανήκει Αναζήτηση κωδικού από λίστα αποτελεσµάτων, βασισµένη σε συγκεκριµένα κριτήρια αναζήτησης που ο χρήστης έθεσε Χειροκίνητο άνοιγµα της δενδρικής δοµής του εταιρικού αρχείου, προκειµένου ο χρήστης να εντοπίσει σε ποιόν κωδικό θα βάλει τη συγκεκριµένη πληροφορία Μεταφορά µέσω διαδικασίας Drag & Drop, µιας εγγραφής στον αντίστοιχο κωδικό της δοµής του αρχείου της εταιρείας Αξιοποίηση λειτουργίας µη προτιµώµενων όρων όπως αυτή υποστηρίζεται µέσω του θησαυρού Η λύση Open Text edocs RM, παρέχει τη δυνατότητα τήρησης email µηνυµάτων ως εγγραφών (υποστηρίζει Outlook και Notes Mail). Τα επισυναπτόµενα σε ένα e-mail αρχεία, µπορούν να φυλάσσονται ως ξεχωριστά αρχεία ή ως µια ενότητα µε το κείµενο του ηλεκτρονικού µηνύµατος (όπως ακριβώς βλέπουµε το mail µέσα στο Outlook). Η φύλαξή τους ως ενότητα δεν καταργεί τη δυνατότητα πρόσβασης του χρήστη τόσο στο κείµενο του mail, όσο και στα επισυναπτόµενα σε αυτό αρχεία. Παρεχόµενες λειτουργικές δυνατότητες της λύσης Open Text edocs RM, σε επίπεδο τελικού χρήστη. ηµιουργία εγγραφής - Μετατροπή πληροφορίας σε τελική εγγραφή µη µετατρέψιµη Περιεχόµενα - Παρουσίαση εγγράφων, εγγραφών και φακέλων αρχείων που είτε σχετίζονται, είτε εµπεριέχουν το ζητούµενο από το χρήστη θέµα Κατηγοριοποίηση Μη προτιµώµενων όρων ιαδικασία εισαγωγής προτιµώµενων όρων, όπου εµφανίζονται µη προτιµώµενοι, βάσει του θησαυρού που η λύση διαθέτει Αίτηµα - ιαδικασία που επιτρέπει στο χρήστη να ζητήσει να µεταφερθεί ένας φάκελος ή ένα πακέτο θεµάτων, από την θέση φύλαξής του και να του παραδοθεί. Το αίτηµα προωθείται και υλοποιείται από τον διαχειριστή του συστήµατος, ο οποίος 15/9/2011 4/6

παράλληλα χαρακτηρίζει τον αντίστοιχο φάκελο ή πακέτο ως δανεισµένο στον χρήστη που τον ζήτησε Ακύρωση αιτήµατος - Παρέχει στον χρήστη τη δυνατότητα να βλέπει λίστα µε τα αιτήµατά του που εκκρεµούν, µε δικαίωµα διαγραφής κάποιων ή του συνόλου αυτών ανεισµός - Παροχή δυνατότητας στον χρήστη να παρακολουθεί θέµατα που θα επιθυµούσε να δανειστεί, αν είναι ελεύθερα ή δανεισµένα σε άλλον χρήστη ή έχουν µεταφερθεί από την καθορισµένη τοποθεσία φύλαξής τους Επιστροφή - υνατότητα αποδέσµευσης µιας πληροφορίας ως διαθέσιµης (αλλάζει η κατάστασή της σε διαθέσιµη), µε παράλληλη ενηµέρωση του ιστορικού της αρχείου, προκειµένου να φαίνεται ότι επεστράφη Σύνδεση - υνατότητα που επιτρέπει στον χρήστη να συνδέσει θέµατα, ούτως ώστε κατά την αναζήτηση ενός να µπορεί να έχει το σύνολο των σχετικών του. Η σύνδεση των πληροφοριών µεταξύ τους, είναι λογική και καθόλου δεν επηρεάζει το φυσικό χώρο φύλαξής τους, αλλά ούτε και την ιεραρχική δοµή στην οποία ανήκουν Εµφάνιση συνδέσµων - Παρουσίαση όλων των συνδεδεµένων, στο ζητούµενο από τον χρήστη θέµα, πληροφοριών Αποσύνδεση - υνατότητα στο χρήστη να καταργεί συνδέσεις Ζωτικές εγγραφές υνατότητα χαρακτηρισµού εγγραφών ως ζωτικές (κρίσιµες), µε επαναπροσδιοριµό των ηµεροµηνιών που θέτουν τους κανόνες τήρησης αυτών Αναστολή / Επαναδιάθεση Πάγωµα ή επανενεργοποίηση διαδικασιών µεταφοράς Φακέλων ή εγγραφών, εξαιτίας τροποποιήσεων των νοµοθετικών κανόνων στους οποίους υπόκεινται ή λόγω επαναθεώρησης των κανόνων τήρησης Από τη στιγµή που µια πληροφορία χαρακτηρίζεται ως τελική εγγραφή, η λύση Open Text edocs RM έχει τον απόλυτο έλεγχό της. Η πληροφορία γίνεται read-only για όλους και ακολουθεί τους κανόνες διατήρησης και καταστροφής, όπως αυτοί έχουν οριστεί στο σχεδιασµό του εταιρικού αρχείου. Μόνο ο διαχειριστής του Συστήµατος έχει δικαιώµατα σε αυτές προκειµένου να εκτελεί µαζικές ενέργειες που έχουν να κάνουν µε την µετακίνησή τους, την αποθήκευσή τους κ.λ.π. Επίσης συγκεκριµένοι χρήστες, στους οποίους ο οργανισµός τους έχει δώσει τα ανάλογα δικαιώµατα, µπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτές. Παρεχόµενες λειτουργικές δυνατότητες της λύσης Open Text edocs RM, σε επίπεδο διαχειριστή συστήµατος Ασφάλεια - Καθορισµός Οµάδων και µεµονωµένων χρηστών, τόσο για το αν θα έχουν πρόσβαση στη λύση, όσο και ποιες συγκεκριµένα λειτουργίες της λύσης αυτής θα µπορούν να εκµεταλλευτούν ιαχείριση File Plan - υνατότητα διαχείρισης πολυεπίπεδου και ιεραρχικά δοµηµένου αρχείου όρων και ενοτήτων πληροφοριών Καθορισµός σειράς αρχείων - Καθορισµός σχηµάτων αυτόµατης απόδοσης κωδικού σε αρχείο ή φάκελο αρχείου Κλείσιµο και άνοιγµα ξανά φακέλων αρχείων Μετονοµασία αρχείων Επαναπροσδιορισµός κατηγοριοποίησης αρχείων Κανόνες τήρησης και καταστροφής - Επιτρέπει τον καθορισµό κανόνων τήρησης ή καταστροφής αρχείων, βασισµένων σε χρόνο ή σε γεγονότα που συµβαίνουν Κανόνες διαχείρισης αποθήκευσης - Επιτρέπει τον καθορισµό κανόνων για την αποθήκευση και χρήση στοιχείων του αρχείου, βασισµένων σε χρόνο ή σε γεγονότα που συµβαίνουν. Καλύπτει φυσική αλλά και ηλεκτρονική αποθήκευση ιαδικασία δέσµευσης ή επανενεργοποίησης - Υποστηρίζεται η δυνατότητα καθορισµού αυτοµατοποιηµένης διαδικασίας δέσµευσης ή κλεισίµατος αρχείου, καθώς και η επαναφορά του σε ενεργό αρχείο, βασισµένη σε ηµερολογιακό προσδιορισµό ή στο πλήθος των εγγράφων που έχουν τοποθετηθεί σε αυτό Αυτοµατοποιηµένη διαδικασία καταστροφής - Τηρεί "ουρά" θεµάτων προς τελική καταστροφή, καθώς επίσης δεσµεύει / χαρακτηρίζει θέµατα προς µεταφορά 15/9/2011 5/6

Ασφάλεια Αρχείου - υνατότητα καθορισµού επιπέδων ασφάλειας σε οµάδες χρηστών και µεµονωµένους χρήστες, προκειµένου να ελέγχεται η πρόσβασή τους σε επίπεδο αρχείου Λειτουργίες µετακίνησης Αρχείου ή Πακέτου - Υποστήριξη λειτουργιών µετακίνησης για ενεργούς και ανενεργούς τόπους αποθήκευσης, συµπεριλαµβανοµένης της δυνατότητας υποβολής αίτησης δανεισµού. Στη διαδικασία δανεισµού παρέχεται παρακολούθηση για το αν τα υποψήφια προς δανεισµό αρχεία είναι διαθέσιµα ή όχι, πότε θα είναι κ.λ.π. Καταγραφή (Ξεκαθάρισµα) - Επιτρέπει την φυσική αποτύπωση / καταγραφή σε λίστα των πληροφοριών που απαρτίζουν το αρχείο, καθώς και την διευθέτηση χωροταξικών προβληµάτων Ιστορικό / Παρακολούθηση - Για κάθε πληροφορία του αρχείου καταγράφεται πλήρες ιστορικό παρακολούθησης όλων των κινήσεων και επεµβάσεων Εκτύπωση Barcode Ετικετών - Παρέχεται η δυνατότητα αυτοµατοποιηµένης ή κατόπιν επιλογής, εκτύπωσης Barcode ετικετών. Το εργαλείο σχεδίασης ετικετών, προβλέπει διαµόρφωση ετικετών για εγγραφές, φακέλους ή πακέτα / κουτιά κ.λ.π. Παραγωγή Αναφορών (reports) - Παρέχει µια οµάδα έτοιµων αναφορών, καθώς και την δυνατότητα αξιοποίησης, των στοιχείων που η λύση τηρεί στη βάση δεδοµένων, µέσω ενός τρίτου εργαλείου παραγωγής αναφορών, προκειµένου να παραχθούν αναφορές, ανάλογα µε τις εκάστοτε ανάγκες 15/9/2011 6/6