e-invoicing Paperless

BizDocEE e-archiving 2014 Case Studies Η μελέτη εξετάζει την 1η ευαπμογή Ηλεκτπονικήρ Τιμολόγησηρ με τη σπήση Ψηυιακήρ Υπογπαυήρ σε έναν καινοτόμο οπγανισμό Δημοσίος, τα ΕΛΤΑ ΤΑΦΥΜΕΤΑΦΟΡΕΣ, με τις λύσεις της Retail@Link Α.Ε e-invoicing Paperless

ελ. 2 / 14 ΠΙΝΑΚΑ ΠΕΡΙΕΦΟΜΕΝΨΝ ΕΙΑΓΨΓΗ... 3 1 CASE STUDY: ΕΛΣΑ ΣΑΦΤΜΕΣΑΥΟΡΕ Α.Ε.... 4 1.1 Η Εταιρεία:... 4 1.2 Δεδομένα Τπόθεσης:... 6 1.3 Ανάγκες:... 5 1.4 Η Λύση & οι Τπηρεσίες:... 7 R@L e-invoicing Paperless... 7 R@L e-invoicing BizDocEnterprise Edition... 8 1.5 Πλάνο Εφαρμογής & Τλοποίηση... 9 1.6 Μεθοδολογία Εφαρμογής...10 1.7 Σα Αποτελέσματα...11 1.8 Testimonials...13

ελ. 3 / 14 ΕΙΑΓΨΓΗ Η μελέτη που παρουσιάζεται παρακάτω, αποτελεί πραγματική περίπτωση συνεργασίας της Retail@Link με τον πελάτη της. Σα στοιχεία αφορούν στην παροχή των λύσεων ηλεκτρονικής τιμολόγησης/αρχειοθέτησης της Retail@Link. Οι λύσεις της ηλεκτρονικής τιμολόγησης & αρχειοθέτησης, αφορούν στην ηλεκτρονική-άυλη διαχείριση παραστατικών, χωρίς την ανάγκη εκτύπωσης & φυσικής επεξεργασίας χάρτινου παραστατικού. υγκεκριμένα οι παραπάνω υπηρεσίες παρέχουν : Νόμιμη και ασφαλή αποϋλοποίηση των παραστατικών σε πλήρη ευθυγράμμιση με το νομοθετικό πλαίσιο που διέπει την Ηλεκτρονική Σιμολόγηση, σε εθνικό & διεθνές επίπεδο. Χηφιακή ήμανση με τη χρήση Προηγμένης Χηφιακής Τπογραφής ή Υορολογικού Μηχανισμού. Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση των παραστατικών στο σύννεφο ή τοπικά στους servers της επιχείρησης. Άμεση Ενημέρωση για την την παραλαβή των παραστατικών. Δυνατότητα αποστολής Δομημένης πληροφορίες EDI για την αυτοματοποιημένη εισαγωγή των δεδομένων κάθε παραστατικού απευθείας στο ERP του παραλήπτη, συνεπώς τη μείωση του χρόνου και των σφαλμάτων χειροκίνητης καταχώρησης. Εργαλεία Δικτύωσης (Social Media Tools) για την άμεση εξάπλωση στο δίκτυο εμπορικών συνεργατών.

ελ. 4 / 14 1 CASE STUDY: ΕΛΣΑ ΣΑΦΤΜΕΣΑΥΟΡΕ Α.Ε. 1.1 Η Εταιρεία: Η ΣΑΦΤΜΕΣΑΥΟΡΕ ΕΛΣΑ Α.Ε., η γνωστή θυγατρική επιχείρηση του ομίλου ΕΛΛΗΝΙΚΨΝ ΣΑΦΤΔΡΟΜΕΙΨΝ- ΕΛΣΑ, προσφέρει ανταγωνιστικές & αξιόπιστες υπηρεσίες ταχυμεταφορών από το 1987, με λύσεις όπως η δημοφιλής στο ευρύ καταναλωτικό & επιχειρησιακό κοινό υπηρεσία ΠΟΡΣΑ- ΠΟΡΣΑ. Μέσα από το ευρύτατο και διαρκώς αναπτυσσόμενο δίκτυο καταστημάτων & πρακτορείων της σε ολόκληρη την Ελλάδα, η εταιρεία αποτελεί συνώνυμο της ποιότητας στα Courier Services, με πλάνο διαρκούς εξέλιξης & ανάπτυξης στο μέλλον. τα πλαίσια της προοδευτικής κουλτούρας της εταιρείας και των εξελίξεων στην Ελληνική νομοθεσία με την υιοθέτηση του ΚΥΑ από 1/1/2013, η εταιρεία αποφάσισε να αξιοποιήσει ένα καινοτόμο εργαλείο αμοιβαίου οφέλους που προσφέρεται στην αγορά για την αντιμετώπιση του υπερβάλλοντος λειτουργικού κόστους, την Ηλεκτρονική Σιμολόγηση με τη χρήση Χηφιακής Τπογραφής.

ελ. 5 / 14 1.2 Ανάγκες: Για την ΣΑΦΤΜΕΣΑΥΟΡΕ ΕΛΣΑ Α.Ε., η διαχείριση 120.000 παραστατικών/έτος, ήταν μια επίπονη & ιδιαίτερα ακριβή διαδικασία καθώς το κόστος κάθε χάρτινου παραστατικού άγγιζε τα 4,06 παρόλο που μέρος του κόστους διανομής των παραστατικών γινόταν με ιδία μέσα. Επιπλέον, η αρχειοθέτηση και η αναζήτηση των χάρτινων αρχείων απαιτούσε τη «θυσία» εκτεταμένου παραγωγικού χρόνου των στελεχών λογιστηρίου, ο οποίος αναλωνόταν σε επαναλαμβανόμενες γραφειοκρατικές εργασίες και όχι στην παραγωγή υπεραξίας. ύμφωνα με μετρήσεις, ο μέσος χρόνος διαχείρισης κάθε χάρτινου παραστατικού από την έκδοση μέχρι την αρχειοθέτηση και την ανάκτησή του υπολογίζεται κατά μέσο όρο σε 7-8. Σέλος, για τον οργανισμό που επενδύει σταθερά στην εταιρική και περιβαλλοντική του ευθύνη την τελευταία 10-ετία, η δαπάνη 2 σελίδων χαρτιού ανά χάρτινο παραστατικό δημιουργούσε σημαντικό περιβαλλοντικό κόστος, λόγω της κατανάλωσης 240.000 σελίδων χαρτί (minimum) το έτος, μόνο για τις λειτουργίες τιμολόγησης το οποίο η εταιρεία δεν επιθυμούσε να συντηρεί.

ελ. 6 / 14 1.3 Δεδομένα Τπόθεσης: ΕΓΚΑΣΑΣΑΕΙ Έδρα/ Κεντρικά: Νέος Κόσμος, Αθήνα Δίκτυο Πρακτορείων: 137 ΛΟΓΙΣΗΡΙΟ 2 Υ.Μ., Laser εκτυπωτές Εκτύπωση 2 αντιγράφων ανά παραστατικό (1 A4 σελίδα/παραστατικό) 2 ημεία έκδοσης παραστατικών & κεντρική διαχείριση του συνόλου των παραστατικών από το τμήμα λογιστηρίου στην Αθήνα 120.000 περίπου παραστατικά ετησίως (σύνολο) Αριθμός Παραληπτών: >14.495 Αρχικό Κόστος Παραστατικού: 4,06 Αρχικός Φρόνος Διαχείρισης παραστατικού: 7-8 / παραστατικό Περιβαλλοντική Δαπάνη: 30 δέντρα για τις 240.000 χαρτιού που καταναλώνονται μόνο για τους σκοπούς τιμολόγησης.

ελ. 7 / 14 1.4 Η Λύση & οι Τπηρεσίες: τοχεύοντας στην άμεση εφαρμογή των παραπάνω αλλαγών με όσο το δυνατό μικρότερη «αναστάτωση» στην καθημερινή λειτουργία του οργανισμού, η ΕΛΣΑ ΣΑΦΤΜΕΣΑΥΟΡΕ, επέλεξε να συνεργαστεί με τη Retail@Link, καινοτόμο πάροχο ολοκληρωμένων λύσεων Ηλεκτρονικής Σιμολόγησης και μέλος του ομίλου πληροφορικής Entersoft. R@L e-invoicing Paperless Η Εταιρεία επέλεξε την Cloud Τπηρεσία R@L e-invoicing Paperless με τη χρήση Χηφιακής Τπογραφής (Digital Certificate), η οποία προσφέρει: Σην ηλεκτρονική διακίνηση και διαχείριση των παραστατικών χωρίς την ανάγκη εκτύπωσης φυσικού χάρτινου παραστατικού. Σην ηλεκτρονική αποστολή μέσω ασφαλούς & κρυπτογραφημένης σύνδεσης στο διαδίκτυο. Σην ενημέρωση σχετικά με την παραλαβή των ηλεκτρονικών παραστατικών από το εύχρηστο e-portal της υπηρεσίας R@L e-invoicing Paperless. Σην εύκολη διεύρυνση του δικτύου παραληπτών ηλεκτρονικών παραστατικών, με λειτουργίες Social Media διαθέσιμες στο e-portal της υπηρεσίας R@L e- Invoicing Paperless.

ελ. 8 / 14 R@L e-invoicing BizDocEnterprise Edition Η Εταιρεία επέλεξε επιπλέον, την τοπική εφαρμογή Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης R@L e-invoicing BizDoc Enterprise Edition που της επιτρέπει: Σην τοπική ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των εξερχόμενων παραστατικών για τους πελάτες της και των εισερχόμενων παραστατικών από τους προμηθευτές της σε εταιρικό επίπεδο. Σον κεντρικό έλεγχο αρχειοθέτησης & αναζήτησης παραστατικών & την αυτοματοποίηση των εργασιών που σχετίζονται με τη διαχείρισή τους (αποστολή, αυτόματος έλεγχος αρχειοθετημένων σε σύγκριση με το Ζ, εύρεση σημαντικών δεδομένων ανά παραστατικό βάσει πολλαπλών κριτηρίων κ.ο.κ) Εικόνα 1: Screenshot από το e-portal της Retail@Link

ελ. 9 / 14 1.5 Πλάνο Εφαρμογής & Τλοποίηση Βάσει των επιχειρησιακών δομών και των αναγκών της, η ΕΛΣΑ ΣΑΦΤΜΕΣΑΥΟΡΕ με την καθοδήγηση της Retail@Link όρισε τους παρακάτω στόχους υλοποίησης & εφαρμογής: Πλήρης αποϋλοποίηση του 40% του ετήσιου όγκου παραστατικών μέσα στο 1 ο έτος χρήσης (1/3/2014 1/3/2015). Σοπική Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση του συνόλου των παραστατικών που εκδίδει ή λαμβάνει ο οργανισμός, με τοπική αποθήκευση στους Servers της επιχείρησης. Αποστολή Παραστατικών πλήρως αυτοματοποιημένα μέσα από το e-portal της Retail@Link με λειτουργίες παρακολούθησης της κατάστασης (status) παραλαβής & ανάγνωσης των παραστατικών από τους παραλήπτες. Παροχή πλήρους ορατότητας στα συνεργαζόμενα πρακτορεία σχετικά με τα παραστατικά που τα αφορούν, μέσα από ειδικό e-portal των ΕΛΣΑ ΣΑΦΤΜΕΣΑΥΟΡΨΝ. Παροχή διαρκούς υποστήριξης & Customer Support στη διαδικασία επέκτασης στους εμπορικούς συνεργάτες, με τις εξειδικευμένες υπηρεσίες της Retail@Link. Δημιουργία ολοκληρωμένου υλικού ενημέρωσης για την εκπαίδευση και την καθοδήγηση των εμπορικών συνεργατών.

ελ. 10 / 14 1.6 Μεθοδολογία Εφαρμογής H ΕΛΣΑ ΣΑΦΤΜΕΣΑΥΟΡΕ αξιοποίησε τα οφέλη του outsourcing για τη γρήγορη υλοποίηση του έργου, ενώ εκμεταλλεύτηκε την προστιθέμενη αξία του Software as a Service, η οποία προσφέρει πλεονεκτήματα συμβατότητας με τις υποδομές, τον εξοπλισμό και τα πληροφοριακά συστήματα του οργανισμού και διαρκή & έμπειρη υποστήριξη στη διαδικασία μετάβασης από το χάρτινο στο ηλεκτρονικό παραστατικό. Για την αποτελεσματική εφαρμογή του πλάνου υλοποίησης, αρχικοποίησης και πιλοτικής εφαρμογής της Ηλεκτρονικής Αρχειοθέτησης & Σιμολόγησης, η ΕΛΣΑ ΣΑΦΤΜΕΣΑΥΟΡΕ & η Retail@Link δημιούργησαν δύο δια-τμηματικές ομάδες, οι οποίες σε άρτια συνεννόηση μεταξύ τους και με σαφή στάδια υλοποίησης, έφεραν εις πέρας το έργο σε 2 μήνες από την έναρξη της συνεργασίας. Οι δύο ομάδες απαρτίζονταν από στελέχη των τμημάτων: Πληροφορικής, Λογιστηρίο, & Διοίκησης για την ΕΛΣΑ ΣΑΦΤΜΕΣΑΥΟΡΕ και Πληροφορικής, Customer Service, Πωλήσεων & Marketing για την Retail@Link

ελ. 11 / 14 1.7 Σα Αποτελέσματα ΠΟΟΣΙΚΑ Μείωση του συνολικού κόστους/παραστατικό κατά 57,6% (Αρχικό κόστος= 4,06 Σελικό κόστος = 1,72 ). Μείωση του διαχειριστικού χρόνου κατά 70% κατά Μ.Ο ανά παραστατικό (Αρχικός διαχειριστικός χρόνος = 7-8 Σελικός διαχειριστικός χρόνος = 2 ). Αποστολή Ηλεκτρονικών Σιμολογίων σε 4.436 εμπορικούς συνεργάτες μέσα στους 6 πρώτους μήνες & κάλυψη του 30,5 % του δικτύου της εταιρείας υνολικό Οικονομικό όφελος που αγγίζει τις 230.000 το 1ο έτος (40% αποϋλοποίηση) και εκτιμώμενο οικονομικό όφελος της τάξης των 241.000 κάθε επόμενο έτος. Απόσβεση της επένδυσης (R.O.I) σε 2.5 μήνες από την έναρξη συνεργασίας και μόλις 0,5 μήνα από την ημερομηνία υλοποίησης, χάριν στην άμεση εφαρμογή και την ταχεία διάχυση στο δίκτυο εμπορικών συνεργατών της εταιρείας. Περιβαλλοντική Εξοικονόμηση που υπολογίζεται σε 30 δέντρα, 8.160 τόνους CO² και 91m³ υγρών ρύπων ΠΟΙΟΣΙΚΑ Βέλτιστη αξιοποίηση του δημιουργικού χρόνου των στελεχών του οργανισμού με την εξάλειψη της γραφειοκρατίας στη διαχείριση παραστατικών. Ασφαλής αρχειοθέτηση παραστατικών, καθώς τα ηλεκτρονικά αρχεία δεν υπόκεινται στις συνθήκες φυσικής φθοράς που σε βάθος να καταστρέφουν τα φορολογικά αρχεία (υγρασία, «ξεθώριασμα», χαμένα έγγραφα κ.ο.κ) Κεντρικός έλεγχος της αρχειοθέτησης και αναζήτησης παραστατικών & αυτοματοποίηση των εργασιών που σχετίζονται με τη διαχείρισή τους

ελ. 12 / 14 (αποστολή, αυτόματος έλεγχος αρχειοθετημένων σε σύγκριση με το Ζ, εύρεση σημαντικών δεδομένων ανά παραστατικό βάσει πολλαπλών κριτηρίων κ.ο.κ). Αυτοματοποιημένη Επέκταση του δικτύου παραληπτών Ηλεκτρονικών Παραστατικών χάρη στο Ηλεκτρονικό Portal της Retail@Link το οποίο ενσωματώνει λειτουργίες Κοινωνικής Δικτύωσης (Social Media) για την τάχιστη εύρεση, ειδοποίηση και διασύνδεση με τους εμπορικούς συνεργάτες της ΕΛΣΑ ΣΑΦΤΜΕΣΑΥΟΡΕ. Τπηρεσίες προστιθέμενης αξίας στο δίκτυο συνεργαζόμενων πρακτορείων της ΕΛΣΑ ΣΑΦΤΜΕΣΑΥΟΡΕ, μέσω της ορατότητας στα απεσταλμένα & αρχειοθετημένα παραστατικά που τους αφορούν & σε άλλα σημαντικά δεδομένα, όπως οι πληροφορίες καρτέλας. Τπηρεσίες προστιθέμενης αξίας σε ολόκληρο το δίκτυο παραληπτών, με την Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση στο Cloud για τα παραστατικά που τους αφορούν & τη δυνατότητα γρήγορης αναζήτησης μέσα από την εύχρηστη πλατφόρμα της Retail@Link. ΤΓΚΕΝΣΡΨΣΙΚΑ ΑΠΟΣΕΛΕΜΑΣΑ Κόστος Παραστατικού / Πριν 4,06 Κόστος Παραστατικού / Μετά (αξιακά) 1,73 / Μείωση 56,7% Αριθμός Παραστατικών 120.000 /έτος Αρχικό Κόστος Σιμολόγησης (ύνολο) 487.386 Σελικό Κόστος Σιμολόγησης (Full Roll Out) 236.370 Pay Back Period 2,5 μήνες από την έναρξη συνεργασίας ύνολο Παραληπτών τιμολογίων 14.495 (100%) ύνολο Παραληπτών με e-invoicing (6 μήνες) 4.346 (30,5%)

ελ. 13 / 14 1.8 Testimonials Όπως δηλώνει, ο εμπνευστής του εγχειρήματος για την ΕΛΣΑ ΣΑΦΤΜΕΣΑΥΟΡΕ & Διευθυντής Πληροφορικής στην εταιρεία κος Γιώργος Θεοδωρίδης: «Η συνεργασία μας με τη Retail@Link, μας επέτρεψε να διαχειριστούμε εύκολα & γρήγορα την αλλαγή από το χάρτινο στο ηλεκτρονικό παραστατικό και την ψηφιακή υπογραφή, προσφέροντάς μας ένα εύχρηστο τεχνολογικό εργαλείο που μειώνει καθημερινά το κόστος λειτουργίας μας και βελτιώνει τις λειτουργίες του οργανισμού μας. Ο Δημόσιος Τομέας έχει να κερδίσει πολλά από την αυτοματοποίηση των λειτουργιών του και αποτελεί μεγάλη μας ευχαρίστηση να πρωτοστατούμε στην εφαρμογή νέων μεθόδων που προσφέρουν άμεσο & ασφαλές αποτέλεσμα! Τα ΕΛΤΑ Ταχυμεταφορές εφαρμόζουν καινοτόμες τεχνολογικές λύσεις, που αυτοματοποιούν τις λειτουργίες & οδηγούν σε διαρκή επιχειρησιακή βελτιστοποίηση»

ελ. 14 / 14