ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΑΝΑΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗΣ «Διαχείριση Έργων στη Δημόσια Διοίκηση» Ενότητα 9: Έλεγχος έργου, Διαχείριση κινδύνου, Διαχείριση αλλαγών, Αναφορές (μέρος 1ο) ΕΙΔΙΚΗΣ ΦΑΣΗΣ ΣΠΟΥΔΩΝ 24η ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ
Ενότητες Έλεγχος έργου Γραμμή Βάσης ΕΣΔΔΑ 2014 2
Παρακολούθηση της προόδου του έργου Παρακολούθηση είναι η συγκέντρωση πραγματικών πληροφοριών και καταχώρησή τους στο χρονοδιάγραμμα. Για κάθε εργασία υπάρχουν καταχωρημένοι τρεις τύποι ημερομηνιών που αναφέρονται σε: 1. Προγραμματισμένες(τρέχουσες)Αναφέρονται σε εργασίες που δεν έχουν ξεκινήσει ακόμα ή βρίσκονται σε εξέλιξη. Αυτές αλλάζουν καθώς προχωρά το έργο. 2. Πραγματικές Αναφέρονται σε εργασίες που βρίσκονται σε εξέλιξη ή έχουν ολοκληρωθεί. Αυτές δεν αλλάζουν 3. Γραμμής Βάσης Αναφέρονται στις αρχικά σχεδιασμένες ημερομηνίες. Χρησιμοποιούνται για τη σύγκριση του αρχικού σχεδίου με τις πραγματικές ημερομηνίες. Αυτές δεν αλλάζουν. Όταν το χρονοδιάγραμμα του έργου βρίσκεται στο στάδιο του σχεδιασμού, οι μόνες ημερομηνίες που υπάρχουν είναι οι προγραμματισμένες ημερομηνίες. Όταν ορισθεί μια γραμμή βάσης, οι προγραμματισμένες ημερομηνίες γίνονται οι ημερομηνίες της γραμμής βάσης. ΕΣΔΔΑ 2014 3
Παρακολούθηση έργου Είναι η φάση που γίνεται η υλοποίηση του έργου Παρακολουθούμε πλέον τα πραγματικά δεδομένα και όχι σχεδιασμό Δεδομένα κόστους, χρόνου κλπ ΕΣΔΔΑ 2014 4
Παρακολούθηση έργου Η σύγκριση γίνεται με βάση κάποιο αρχικό σχέδιο και ελέγχουμε Αν οι εργασίες εκτελούνται όπως σχεδιάστηκαν Αν οι πόροι καταναλώνουν περισσότερο ή λιγότερο χρόνο Αν το κόστος των εργασιών αυξάνεται ΕΣΔΔΑ 2014 5
Αποθήκευση αρχείου έργου και με γραμμή βάσης (baseline) H γραμμή βάσης είναι το τελικό σχέδιο του έργου, το οποίο ο διαχειριστής του έργου χρησιμοποιεί ως σύστημα αναφοράς στη φάση της υλοποίησης, προκειμένου να παρακολουθεί και να διορθώνει τυχόν αποκλίσεις που μπορεί να παρουσιαστούν κατά την εξέλιξη του έργου. Ο διαχειριστής κατασκευάζει με το «Microsoft Project» τα λεγόμενα ενδιάμεσα σχέδια (interim plans), που περιέχουν πληροφορίες για την πορεία των εργασιών και τα συγκρίνει με το σχέδιο γραμμής βάσης. Οι διαφορές που προκύπτουν από τη σύγκριση αυτή του παρέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες για το ποια διορθωτικά μέτρα θα πρέπει να πάρει, ώστε να επαναφέρει το έργο στην προσχεδιασμένη πορεία του. Συνεπώς, γίνεται φανερό ότι θα πρέπει να αποθηκεύεται το έργο σας με γραμμή βάσης, μόνον όταν έχετε ολοκληρώσει τη φάση του σχεδιασμού και πρόκειται να περάσετε στη φάση της παρακολούθησης του έργου. ΕΣΔΔΑ 2014 6
Αποθήκευση γραμμής βάσης Είναι το αρχικό σχέδιο προς σύγκριση. Με αυτό τον τρόπο το Project δημιουργεί ένα «στιγμιότυπο» των υφιστάμενων τιμών ως βάση σύγκρισης με την όποια πρόοδο του έργου. Η αποθήκευση του γίνεται μετά την ολοκλήρωση του σχεδίου και πριν την καταχώριση πραγματικών τιμών. ΕΣΔΔΑ 2014 7
Αποθήκευση γραμμής βάσης Στην ομάδα Schedule της καρτέλας Project, πατήστε στο κουμπί Set Baseline (Ορισμός γραμμής βάσης) και μετά την ομώνυμη διαταγή. Πατήστε οκ στο πλαίσιο διαλόγου ΕΣΔΔΑ 2014 8
Αποθήκευση γραμμής βάσης Στο διάγραμμα Gantt δεν παρατηρείται κάποια αλλαγή αλλά έχουν γίνει αρκετά ΕΣΔΔΑ 2014 9
Γραμμή Βάσης Στην ομάδα Task Views της καρτέλας View, πατήστε πρώτα στο κουμπί Other Views (Άλλες Προβολές) και έπειτα στην επιλογή Task Sheet (Φύλλο εργασιών). ΕΣΔΔΑ 2014 10
Task Sheet ΕΣΔΔΑ 2014 11
Γραμμή Βάσης Στην ομάδα Data (Δεδομένα) της καρτέλας View, πατήστε στο κουμπί Tables (Πίνακες). Στον πίνακα που εμφανίζεται πατήστε στο σημάδι δίπλα στην επιλογή Entry (Καταχώριση). Πατήστε την επιλογή Variance (Απόκλιση). Σημ. Εναλλακτικά δεξί κλικ πάνω αριστερά στον πίνακα ΕΣΔΔΑ 2014 12
Γραμμή Βάσης ΕΣΔΔΑ 2014 13
Όλα σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα Στην ομάδα Status (Κατάσταση) της καρτέλας Project, πατήστε στο κουμπί Update Project (ενημέρωση έργου). Βεβαιωνόμαστε ότι έχουμε επιλεγμένο το Update work as complete through. Πατάμε οκ. ΕΣΔΔΑ 2014 14
Ράβδοι προόδου ΕΣΔΔΑ 2014 15
Καταχώριση Ποσοστού Ολοκλήρωσης Από κουμπιά Ομάδας Schedule καρτέλα Task Καρτέλα Task, πατήστε το βέλος του κουμπιού mark on Track (Σήμανση προόδου εργασίας) της ομάδας Schedule και μετά Update Tasks Από το task information ΕΣΔΔΑ 2014 16
Παράδειγμα Περάστε για τις δύο πρώτες εργασίες του έργου 50% ποσοστό ολοκλήρωσης ΕΣΔΔΑ 2014 17
Καταχώριση πραγματικών τιμών Από τον πίνακα καταχώρισης του Gantt Chart, πατήστε πάνω αριστερά δεξί κλικ και από τη λίστα επιλέξτε work. Ο πίνακας δείχνει την προγραμματισμένη εργασία, της γραμμής βάσης, τη διαφορά και την πραγματική. Μπορείτε να αλλάξετε την πραγματική (actual) ΕΣΔΔΑ 2014 18
Καταχώριση πραγματικών τιμών Από το mark on task, update tasks της ομάδας Schedule της καρτέλας Task μπορείτε να καταχωρήσετε την πραγματική έναρξη (actual start) ή την πραγματική διάρκεια (actual duration). ΕΣΔΔΑ 2014 19