Pylon Entry Προμηθευτές Στην διαδικασία αυτή περιγράφεται η Δημιουργία-Μεταβολή- Διαγραφή Αναζήτηση ενός προμηθευτή
Περιεχόμενα Δημιουργία Νέου Προμηθευτή... 3 Καρτέλα Βασικά Στοιχεία... 5 Καρτέλα Εμπορικά Στοιχεία... 6 Καρτέλα Πρόσθετα Στοιχεία... 8 Μεταβολή Προμηθευτή... 10 Αναζήτηση Προμηθευτή... 12 Διαγραφή Προμηθευτή... 13 Προμηθευτές [2]
Δημιουργία Νέου Προμηθευτή Για να δημιουργηθεί ένας νέος προμηθευτής η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: 1. Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού Αρχείο Προμηθευτής ανοίγει η οθόνη των προμηθευτών. 2. Στην επόμενη οθόνη της Λίστας των προμηθευτών, υπάρχει η μπάρα εργαλείων που βρίσκεται στο επάνω μέρος της οθόνης, πατώντας την επιλογή Προσθήκη (το σύμβολο +) ανοίγει η φόρμα καταχώρησης του προμηθευτή. Προμηθευτές [3]
Στη φόρμα του προμηθευτή, συμπληρώνονται από το χρήστη απαραίτητα τα πεδία που είναι υποχρεωτικά και έχουν τη σήμανση του κόκκινου τριγώνου επιλογήν τα προαιρετικά (χωρίς τη σήμανση). Αναλυτικότερα:, καθώς και κατ 1. Το πεδίο «Κωδικός» δεν συμπληρώνεται, έρχεται αυτόματα από την βάση. 2. Η επωνυμία του προμηθευτή καταχωρείται στο πεδίο με το λεκτικό «Όνομα». 3. Το Α.Φ.Μ του προμηθευτή καταχωρείται στο πεδίο «ΑΦΜ». Επιπρόσθετα στο ίδιο πεδίο πατώντας την επιλογή γίνονται άντληση των στοιχείων του προμηθευτή από τη Γενική Γραμματεία. Για να λειτουργήσει η συγκεκριμένη δυνατότητα πρέπει να έχει προηγηθεί η καταχώρηση στις επιλογές «Πληροφορίες Σύνδεσης για την Λήψη ΑΦΜ». (προσθήκη Link με το σχετικό εγχειρίδιο). 4. Η ΔΟΥ του προμηθευτή καταχωρείται στο πεδίο «ΔΟΥ» ή επιλέγεται από την αυτόματη λίστα που εμφανίζεται πατώντας το βελάκι που βρίσκεται στην άκρη του πεδίου. 5. Σο πεδίο «Ειδικό Καθεστώς Φ.Π.Α.» έρχεται προεπιλεγμένο το «Κανονικό Καθεστώς» εκτός αν ο προμηθευτής εντάσσεται σε κάποια άλλη κατηγορία η οποία μπορεί να επιλεγεί από την λίστα που εμφανίζεται επιλέγοντας το βελάκι στο τέλος Προμηθευτές [4]
του πεδίου. (Παράδειγμα: Στο Μειωμένο Καθεστώς ΦΠΑ εντάσσονται συναλλασσόμενοι των νήσων περιοχών. ) Σε κάθε περίπτωση, αν ο χρήστης δε γνωρίζει τι να επιλέξει, θα χρειαστεί τη συμβουλή του λογιστή του. 6. Στο πεδίο «Έκπτωση» δίνεται η δυνατότητα να συμπληρωθεί το ποσοστό έκπτωσης που θα ισχύει για το συγκεκριμένο προμηθευτή, όταν στα παραστατικά αγορών καλείται ο συγκεκριμένος προμηθευτής. 7. Στο πεδίο «Λογιστική Κατηγορία» καταχωρείται η αντίστοιχη κατηγορία, η οποία θα χρησιμοποιηθεί για τη συλλογή λογιστικών πληροφοριών των προμηθευτών ανά κατηγορία. Το συγκεκριμένο πεδίο επίσης, είναι σημαντικό για την εξαγωγή αρχείου (γέφυρα) προς λογιστική εφαρμογή της Epsilon Net A.E. Σε κάθε περίπτωση, αν ο χρήστης δε γνωρίζει τι να επιλέξει, θα χρειαστεί τη συμβουλή του λογιστή του. 8. Στο πεδίο «Επάγγελμα» δίνεται η δυνατότητα να επιλεχθεί το επάγγελμά του προμηθευτή από την λίστα. Επίσης, αν ένα επάγγελμα δεν υπάρχει στη λίστα μπορεί να καταχωρηθεί από αυτό εδώ το πεδίο άμεσα, πληκτρολογώντας το μέσα στο πεδίο και πατώντας «Enter», τότε εμφανίζεται μήνυμα «Εισαγωγή Νέας Εγγραφής Όνομα Επαγγέλματος στον Πίνακα;», και πατώντας «Ναι» γίνεται άμεσα η καταχώρηση του νέου επαγγέλματος. 9. Το πεδίο «Συνεργάτης» μπορεί να συμπληρωθεί από τις επαφές που έχουν ήδη καταχωρηθεί. Το συγκεκριμένο πεδίο χρησιμοποιείται αν και εφόσον ο χρήστης θέλει να παρακολουθήσει τον προμηθευτή με βάση αυτό το πεδίο. (Παράδειγμα: Είτε κάποιος υπεύθυνος επικοινωνίας, είτε κάποιος που τον έχει συστήσει). 10. Στο πεδίο «Κατάσταση ΚΕΠΥΟ» εμφανίζεται προεπιλεγμένη η τιμή «Υπόχρεος» σε περίπτωση άλλης κατάστασης τότε πρέπει να επιλεχθεί η κατάλληλη από την λίστα. Σε κάθε περίπτωση, αν ο χρήστης δε γνωρίζει τι να επιλέξει, θα χρειαστεί τη συμβουλή του λογιστή του. Καρτέλα Βασικά Στοιχεία Στην καρτέλα «Βασικά Στοιχεία» και στην περιοχή «Στοιχεία Επαφής» δίνεται η δυνατότητα να καταχωρηθούν όλα τα απαραίτητα στοιχεία διεύθυνσης του προμηθευτή. Στο πεδίο του «Τ.Κ» με την χρήση του εικονιδίου χρησιμοποιείται η δυνατότητα Geodata, συμπληρώνοντας την διεύθυνση ή τον Τ.Κ γίνεται εύκολα και γρήγορα η αναζήτηση Προμηθευτές [5]
διεύθυνσης και αντίστροφα. Για την ενεργοποίηση της λειτουργικότητας GeoData απαιτείται η Εισαγωγή Γεωγραφικών Δεδομένων. (link στο σχετικό εγχειρίδιο) Με το εικονίδιο, εμφανίζεται ο αντίστοιχος χάρτης. Για την λειτουργικότητα αυτή απαιτείται σύνδεση Internet. Καρτέλα Εμπορικά Στοιχεία Στην περιοχή «Εμπορικά Στοιχεία» καταχωρείται ο «Τρόπος Πληρωμής», ο «Αντιπρόσωπος» και το «Όριο Υπολοίπου» του συγκεκριμένου προμηθευτή. Πιο συγκεκριμένα: 1. Στο πεδίο «Τρόπος Πληρωμής» μπορεί να επιλεγούν οι παρακάτω τιμές «Επι πιστώσει» ή «Μετρητά» είτε να καταχωρηθεί κάποια νέα τιμή. Ο ορισμός του τρόπου πληρωμής στον προμηθευτή θα εμφανίζεται ως προτεινόμενος τρόπος πληρωμής στο παραστατικό αγοράς όταν θα καλείται ο συγκεκριμένος προμηθευτής. Εάν ο χρήστης θέλει να προσθέσει έναν νέο τρόπο πληρωμής η καταχώρηση της νέας τιμής μπορεί να πραγματοποιηθεί επιλέγοντας το μολυβακι στο τέλος του πεδίου. Ανοίγει ο πίνακας με τους τρόπους πληρωμής, στο κάτω μέρος του παραθύρου πατώντας το σταυρουδάκι (+) ξεκινάει η καταχώρηση μίας νέας τιμής, μόλις ο χρήστης ολοκληρώσει τα πεδία τότε πατάει αποθήκευση και έχει δημιουργηθεί ο νέος τρόπος πληρωμής στη λίστα. Προμηθευτές [6]
2. Στο πεδίο «Αντιπρόσωπος» καταχωρείται ο αντιπρόσωπος του προμηθευτή. Εάν ο χρήστης θέλει να δημιουργήσει έναν νέο αντιπρόσωπο θα πρέπει να επιλέξει το μολυβακι στο τέλος του πεδίου. Ανοίγει η κάρτα καταχώρησης αντιπροσώπου. Αφού συμπληρωθεί το υποχρεωτικό πεδίο Όνομα και ενδεχομένως τα προαιρετικά πεδία που εμφανίζονται στην κάρτα, με την επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο, ολοκληρώνεται η δημιουργία του αντιπροσώπου και επιλέγεται αυτόματα στο πεδίο «Αντιπρόσωπος» στην κάρτα καταχώρησης του προμηθευτή. 3. Στο πεδίο «Όριο Υπολοίπου» τοποθετείται το χρεωστικό πόσο που θα ισχύει για τον συγκεκριμένο προμηθευτή. Εάν συμπληρωθεί το συγκεκριμένο πεδίο, κατά την τιμολόγηση στον προμηθευτή θα εμφανιστεί προειδοποιητικό μήνυμα αν και εφόσον έχει ξεπεραστεί το όριο του ποσού που τέθηκε. Στην περιοχή «Λογαριασμός Τραπέζης» συμπληρώνεται η «Τράπεζα», ο «Αριθμός Λογαριασμού» και το «IBAN» του προμηθευτή. Προμηθευτές [7]
Καρτέλα Πρόσθετα Στοιχεία Στην καρτέλα «Πρόσθετα Στοιχεία» έχουν τοποθετηθεί επιπρόσθετα πεδία που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο χρήστης για την συμπλήρωση επιπλέον πληροφορίες στην κάρτα καταχώρησης του προμηθευτή. Οι επιλογές στα «Στοιχεία Αποστολής» ενεργοποιούνται όταν στην καρτέλα τα «Βασικά Στοιχεία» η επιλογή «Ίδια Διεύθυνσης Αποστολής» είναι χαρακτηρισμένη «Όχι». Αυτή η δυνατότητα χρησιμοποιείται όταν τα στοιχεία αποστολής είναι διαφορετικά από αυτά της τιμολόγησης. Το πεδίο «Αιτία Απαλλαγής ΦΠΑ» αιτιολογεί την περίπτωση που το πεδίο «Κατάσταση ΚΕΠΥΟ είναι Απαλλάσσεται». Στο πεδίο «Μήνυμα Προειδοποίησης» ο χρήστης μπορεί να συμπληρώσει μήνυμα το οποίο θα εμφανίζεται κάθε φορά που θα επιλέγεται ο συγκεκριμένος προμηθευτής σε κάποιο παραστατικό. Το μήνυμα μπορεί να καταχωρηθεί είτε ως ελεύθερο κείμενο είτε να επιλεγεί από μια λίστα πρότυπων μηνυμάτων. Για να δημιουργηθεί ένα πρότυπο μήνυμα θα πρέπει ο χρήστης να επιλέξει το βελάκι και αφού καταχωρηθεί το κείμενο να επιλεγεί η αποθήκευση. Για να επιλεγεί κάποιο μήνυμα από την δημιουργημένη λίστα θα πρέπει ο χρήστης να επιλέξει το σύμβολο, να αναζητήσει και να επιλέξει το μήνυμα που επιθυμεί. Στην καρτέλα «Σχόλια» υπάρχει ελεύθερη περιοχή για να καταχωρηθεί οποιοδήποτε ελεύθερο κείμενο για τον συγκεκριμένο προμηθευτή. Προμηθευτές [8]
Τέλος, κάτω δεξιά υπάρχει η επιλογή με επιλογή «Ναι» και «Όχι» ως πληροφοριακό Εφόσον ολοκληρωθεί η καταχώρηση όλων των στοιχείων του είδους, η καρτέλα αποθηκεύεται με το κουμπί Αποθήκευση». Εναλλακτικά, μπορεί να επιλεγεί το κουμπί «Αποθήκευση και κλείσιμο» να κλείσει το παράθυρο της φόρμας καταχώρησης, ώστε να αποθηκευτεί η καρτέλα και παράλληλα Προμηθευτές [9]
Μεταβολή Προμηθευτή Για να γίνει μεταβολή στα στοιχεία ενός προμηθευτή η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού Αρχείο Προμηθευτές ανοίγει η οθόνη των προμηθευτών. Στην επόμενη οθόνη, λίστα των προμηθευτών, υπάρχει η μπάρα εργαλείων που βρίσκεται στο επάνω μέρος της οθόνης, πατώντας την επιλογή Επεξεργασία (το σύμβολο ) ανοίγει η φόρμα μεταβολής του προμηθευτή. Προμηθευτές [10]
Εφόσον μεταβληθεί ή προστεθεί κάποιο πεδίο του είδους, η καρτέλα αποθηκεύεται με το κουμπί Αποθήκευση». Εναλλακτικά, μπορεί να επιλεγεί το κουμπί «Αποθήκευση και κλείσιμο» της φόρμας καταχώρησης, ώστε να αποθηκευτεί η καρτέλα και παράλληλα να κλείσει το παράθυρο Προμηθευτές [11]
Αναζήτηση Προμηθευτή Για να γίνει αναζήτηση ενός προμηθευτή η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού Αρχείο Προμηθευτές ανοίγει η οθόνη των προμηθευτών. Πάνω από τη Λίστα των προμηθευτών παρέχεται η «Γρήγορη Αναζήτηση» για την πληκτρολόγηση κάποιου στοιχείου που προσδιορίζει τον προμηθευτή π.χ. πληκτρολογώντας το Όνομα και πατώντας «Enter». Επιπλέον, από την αριστερή πλευρά της οθόνης υπάρχει μια πληθώρα «Γρήγορα Φίλτρα». Επιπρόσθετα, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να εμφανίσει περισσότερα φίλτρα μέσα από το κουμπί Φίλτρα στην μπάρα αναζήτησης. Στη λίστα των προμηθευτών η μέθοδος αναζήτησης «soundex» εκτελεί ευέλικτη ανεύρεση στους προμηθευτές κατά την πληκτρολόγηση, αντιστοιχίζοντας Λατινο Ελληνικούς χαρακτήρες. Για παράδειγμα, ο προμηθευτής με το όνομα «ΣΤΑΜΠΟΛΟΥ ΑΝΑΤΟΛΗ» μπορεί να αναζητηθεί και ως «Anatoli» ή μέρος αυτής της λέξης Προμηθευτές [12]
Διαγραφή Προμηθευτή Η επιτυχής διαγραφή ενός προμηθευτεί προϋποθέτει ότι ο προμηθευτής δεν έχει χρησιμοποιηθεί σε παραστατικά. Για να γίνει διαγραφή των στοιχείων ενός προμηθευτή η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού Αρχείο Προμηθευτές ανοίγει η οθόνη των προμηθευτών. Στο πεδίο «Γρήγορη Αναζήτηση», εφόσον ο χρήστης πληκτρολογήσει κάποιο στοιχείο από την καρτέλα του προμηθευτή, π.χ. το Όνομα και «Enter», εμφανίζεται ο προμηθευτής στη λίστα. Αφού τον επιλέξει, από τη μπάρα των εργαλείων έχει τη δυνατότητα να πατήσει το κουμπί «Διαγραφή» επιλέγοντας «Ναι».. Εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης και η διαδικασία προχωράει Προμηθευτές [13]