Ενισχυτική διδασκαλία Πληροφοριακά Συστήματα (Information Systems) Μελέτη Περίπτωσης Αυτοματισμού Βιβλιοθήκης. Διδάσκων: Χ. Σκουρλάς, cskourlas@teiath.gr
Σκοπός του μαθήματος είναι η παρουσίαση των απαραίτητων εννοιών με τη βοήθεια Μελέτη Περίπτωσης Αυτοματισμού Βιβλιοθήκης ώστε οι φοιτητές να κατανοήσουν την τεχνολογία Πληροφοριακών Συστημάτων. Χ. Σκουρλάς
Κύριος στόχος του μαθήματος είναι να εφοδιάσει τους φοιτητές µε εισαγωγικές γνώσεις έτσι ώστε να κατανοήσουν βασικά θέματα σχεδίασης και υλοποίησης Πληροφοριακών Συστημάτων.
Θυμίζουμε τις τέσσερις ερωτήσεις που διατυπώσαμε και στις οποίες προσπαθούμε να απαντήσουμε στο πλαίσιο της «κλασσικής» ανάλυσης συστημάτων: Ερώτηση 1: Τι είναι ένα Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) και τι είναι ο κύκλος ζωής του; Αν υποτεθεί ότι παίζουμε το ρόλο του Αναλυτή Συστημάτων (ενδεχομένως και του προγραμματιστή, ταυτόχρονα) και εργαζόμαστε για την ανάλυση και το σχεδιασμό ενός Πληροφοριακού Συστήματος (ΠΣ) ενός Οργανισμού ή μιας Επιχείρησης τότε είναι χρήσιμο να θεωρούμε ότι: Το ΠΣ μπορεί να μοντελοποιηθεί σαν ένα σύστημα κοινωνικών συσχετίσεων μεταξύ ανθρώπων που πρέπει να επιτελέσουν/ υποστηρίξουν τις λειτουργίες του Οργανισμού ή της Eπιχείρησης χρησιμοποιώντας ή παρέχοντας, ανάλογα με το ρόλο τους, τα απαραίτητα μέσα. Το πλαίσιο των δραστηριοτήτων των ανθρώπων αυτών καθορίζεται από τους περιορισμούς που επιβάλει η οργανωτική δομή του οργανισμού.
Στην κλασική ανάλυση το ΠΣ αντιμετωπίζεται σαν ένα κοινωνικό σύστημα αποτελούμενο από τέσσερις (4) συσχετιζόμενες συνιστώσες: Αρχιτεκτονική και Οργανωτική δομή Συνήθως, εκφράζεται με οργανόγραμμα που αποτυπώνει τη συσχέτιση Διευθύνσεων, Τμημάτων κ.τ.λ. και συνοδεύεται από επεξηγηματικό κείμενο που περιγράφει λειτουργίες υπο-τμημάτων, προσωπικό κ.α. Ενσωματώνει τα παρακάτω: 1) Συσχετίσεις μεταξύ Διευθύνσεων, Τμημάτων κ.τ.λ. 2) Κανόνες, κανονισμούς και τιμολόγια σύμφωνα με τα οποία παρέχονται υπηρεσίες 3) Κατανομή εργασιών, συντονισμός υπο-τμημάτων κ.τ.λ. 4) Ρόλος ατόμων 5) Δομή επικοινωνιών που απαιτείται για το συντονισμό και την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων
Λειτουργίες Περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες που απαιτούνται για την κάλυψη των αναγκών του Οργανισμού/Επιχείρησης και των αναγκών των πελατών του. Σύμφωνα με πολλές γνωστές μεθοδολογίες, ενδιαφέρει ιδιαίτερα η αποτύπωση της ροής της πληροφορίας στον οργανισμό και η μοντελοποίηση δεδομένων. Μέσα (resources) Όταν αναφερόμαστε σε μέσα, ιδιαίτερη έμφαση δίδεται στα στοιχεία (data) και στις πληροφορίες που ενδιαφέρουν τον Οργανισμό/Επιχείρηση. Η πληροφορία αποτελεί αντικείμενο μελέτης σε όλες τις συνιστώσες του ΠΣ. Ενδιαφέρουν, ακόμη, ο εξοπλισμός, το λογισμικό, τα μέσα επικοινωνίας κ.τ.λ.
Προσωπικό (personnel) Συμπεριλαμβάνει αριθμό και είδος προσωπικού και απαιτούμενες δεξιότητες, επίπεδο εκπαίδευσης, περιοχή ή περιοχές εξειδίκευσης κ.τ.λ. έτσι ώστε να διεκπεραιώνονται/υποστηρίζονται οι λειτουργίες με τη χρήση των μέσων του οργανισμού.
Ερώτηση 2: Ποιες είναι οι συνηθέστερες / κύριες δραστηριότητες του αναλυτή συστημάτων; Κατά την άποψή μου δύο είναι οι κύριες εργασίες: Αποτύπωση του υπάρχοντος συστήματος Προτάσεις για νέο (μελλοντικό) σύστημα Όπως είναι προφανές ενδιαφέρει ιδιαίτερα ο προσεκτικός σχεδιασμός και η πραγματοποίηση της μετάπτωσης από το υπάρχον στο νέο σύστημα.
Ερώτηση 3: Ποια τα κύρια εργαλεία του αναλυτή; Η συνέντευξη, τα ερωτηματολόγια, η συλλογή και ανάλυση υλικού (εντύπων, εκτυπώσεων κ.τ.λ.), οι διαγραμματικές τεχνικές (data flow diagram, Entity-Relationship model, κ.τ.λ.) κ.τ.λ. Αυτά τα εργαλεία, συχνά, συνδέονται με συγκεκριμένες μεθοδολογίες (ανάλυσης κ.τ.λ.) που μπορεί να χρησιμοποιεί / υιοθετεί ο χώρος εργασίας σας.
Ερώτηση 4: Ποια τα «τυπικά» στάδια της ανάλυσης και του σχεδιασμού του ΠΣ; Υπάρχει μία μεγάλη συζήτηση και βιβλιογραφία γύρω από τις μεθοδολογίες και τα εργαλεία στο θέμα αυτό. Συνήθως, κάθε πρόταση αναφέρεται στον κύκλο ζωής του συστήματος, προσπαθεί να «τοποθετήσει» την ανάλυση αναφορικά με τον κύκλο ζωής του συστήματος, προδιαγράφει τις εργασίες της, δίνει επόμενες φάσεις κ.τ.λ. Έμφαση δίδεται, συνήθως, στη μελέτη σκοπιμότητας, στην επιλογή και αξιολόγηση εξοπλισμού και στην μετάπτωση στο νέο σύστημα.
Διατύπωση του προβλήματος Το πρόβλημα της υλοποίησης και σχεδίασης Εξειδικευμένων Πληροφοριακών Συστημάτων ή Υποσυστημάτων σε χαμηλής, μεσαίας ή ακόμα και υψηλής, ωρίμανσης οργανισμούς σε συνδυασμό με την απαίτηση για χαμηλό κόστος, υψηλή ταχύτητα εφαρμογής με περιορισμένους ανθρώπινους και υλικούς πόρους ανάγεται στην απλοποίηση των μεθοδολογικών προσεγγίσεων και των εργαλείων και στην επιλογή των κατάλληλων.
ΕΝΑ «ΠΡΑΚΤΙΚΟ» ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΝΑΛΥΣΗΣ, ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ & ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΜΕ ΧΡΗΣΗ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Το μεθοδολογικό πλαίσιο Το Πληροφοριακό σύστημα (Π.Σ.) αντιμετωπίζεται (system view), στην εργασία μας, σαν ένα σύνολο που πρέπει να μελετηθεί σε κατευθύνσειςάξονες, όπως: 1. Οργανωτική δομή (οργανόγραμμα) και Αρχιτεκτονική συστήματος 2. πιθανοί χρήστες - ομάδες χρηστών 3. λειτουργίες του ΠΣ και παρεχόμενες υπηρεσίες 4. απαιτούμενα μέσα (resources) 5. συμμετοχή σε σχήματα συνεργασίας 6. προσωπικό - ρόλοι εμπλεκομένων προσώπων 7. πρότυπα υιοθετούμενα / χρησιμοποιούμενα στις λειτουργίες/ υπηρεσίες 8. ωριμότητα (maturity) τεχνολογίας και χρηστών 9. Οικονομικά στοιχεία 10. Προβολή του έργου και των υπηρεσιών (exploitation) 11. Tυποποίηση (και φιλικότητα) της Διεπαφής (interface) του χρήστη 12. Mετάπτωση στο νέο σύστημα.
Κύριες δραστηριότητες και παραδοτέα ανάλυσης συστημάτων 1) Καθορισμός Πιθανών χρηστών ( και ομάδων χρηστών) του ΠΣ Η εμπειρία μας έδειξε ότι αποτελεί κύριο τμήμα (ή και αντικείμενο ξεχωριστής) μελέτης σε κάθε περίπτωση η έρευνα αγοράς και ο καθορισμός των πιθανών χρηστών του ΠΣ. Συνοπτικά (και κάπως αξιωματικά) : Ένα ΠΣ σύστημα βασίζεται στους χρήστες του και υπάρχει για αυτούς. Σε αρκετές περιπτώσεις τα ΠΣ ή πολλά υποσυστήματά τους, οικοδομούνται χωρίς να υπάρχει πλήρως αποτυπωμένη η σχετική ανάγκη. Σε αρκετές περιπτώσεις δεν υπάρχουν ικανοποιητικά ποσοτικά στοιχεία από τη χρήση του ΠΣ Σε αρκετές περιπτώσεις δεν έχει προηγηθεί έρευνα αγοράς που να περιλαμβάνει πιθανούς χρήστες.
2) Καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης (ή αποτύπωση του ΠΣ) Γίνεται με τη μέθοδο ελεύθερων συνεντεύξεων / συζητήσεων (που περιλαμβάνουν διατύπωση κρίσιμων ερωτήσεων) με ανθρώπους του φορέα του ΠΣ αλλά και άλλων φορέων και ειδικών. Συνοδεύεται από ερωτηματολόγια, συλλογή εντύπων, παρατήρηση λειτουργίας σε πραγματικές συνθήκες κ.τ.λ. Για την έγκυρη καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης του ΠΣ αλλά και των μελλοντικών απαιτήσεων από τις λειτουργίες, τις υπηρεσίες κτλ. (αλλά και σε πολλές άλλες από τις περιπτώσεις του παραπάνω πλαισίου) είναι πολύ χρήσιμο να ακολουθείται μία απλή μεθοδολογία:
Να διατυπώνονται κύρια σενάρια (Use Cases) χρησιμοποίησης του συστήματος, περιγραφής της λειτουργίας του, περιγραφής των ρόλων των εμπλεκομένων χρηστών στο ΠΣ κτλ. Για την διατύπωση κρίσιμων ερωτήσεων κατά τις συνεντεύξεις, αν εφαρμόζετε συγκεκριμένη μεθοδολογία υπάρχουν συγκεκριμένες υποδείξεις διαφορετικά ακολουθείται το πλαίσιο που καθορίζεται από γνωστές λίστες ελέγχου (checklists). Πολλές φορές κρίνεται σκόπιμο να γίνονται συνεντεύξεις για επιμέρους θέματα όχι μόνο με ανθρώπους του φορέα του ΠΣ αλλά και άλλων φορέων και ειδικών.
3) Προκαταρκτική μελέτη σκοπιμότητας (ή προμελέτη) Συνήθως, γίνεται από τον ίδιο τον οργανισμό, έχει σύντομη διάρκεια (1/2 έως 1 ½ μήνα) και καθορίζει τις προδιαγραφές για τη μελέτη σκοπιμότητας (που θα ακολουθήσει). Πιο συγκεκριμένα καθορίζει: Προϋπολογισμό μελέτης σκοπιμότητας Χρόνο εκπόνησης Ζητούμενα (εύρος έργου, πιθανές λύσεις που πρέπει να εξεταστούν κ.τ.λ.)
4) Μελέτη σκοπιμότητας Περιγράφει εναλλακτικές λύσεις (σενάρια) και επιλέγει προτείνει την επικρατέστερη λύση παραθέτοντας επιχειρήματα σχετικά με: Οικονομική σκοπιμότητα (cost benefit analysis) Τεχνική σκοπιμότητα ενώ παράλληλα καλύπτει / διερευνά άλλες πλευρές εξαρτώμενες από το συγκεκριμένο έργο π.χ. Νομικά παρακλάδια, πιθανές εμπλοκές, διαχείριση απορρήτων πληροφοριών κ.τ.λ. Χρησιμοποιεί την προμελέτη και ως ένα βαθμό προδιαγράφει το νέο, προτεινόμενο σύστημα. Συνήθως, υπάρχουν τρία τουλάχιστον σενάρια: «φτωχό», συντηρητικό Ενδιάμεσο Προχωρημένο Αν οι συνθήκες το επιτρέπουν αποφεύγουμε το πρώτο σενάριο.
Περιεχόμενα μελέτης σκοπιμότητας 4.1) Εισαγωγή Μια σύντομη διατύπωση του προβλήματος το περιβάλλον υλοποίησης του συστήματος (τεχνολογικό πλαίσιο κ.τ.λ.) περιορισμοί που επιδρούν στο έργο (project) 4.2) Σύνοψη και προτάσεις για Διοίκηση (management) 4.3) Σενάρια Εναλλακτικές λύσεις Παρουσίαση εναλλακτικών λύσεων Κριτήρια επιλογής λύσης Προτεινόμενη λύση 4.4) Περιγραφή συστήματος (σύμφωνα με το επικρατέστερο σενάριο / λύση) Συντομευμένη μορφή του υλικού που περιλαμβάνεται (ή θα περιληφθεί) στις Προδιαγραφές του νέου συστήματος (system specification) 4.5) Ανάλυση κόστους ωφέλειας (cost benefit analysis) Το πρόβλημα στην περίπτωση αυτή είναι ότι συνήθως το κόστος είναι χειροπιαστό, όχι όμως και το όφελος. 4.6) Υπολογισμός τεχνικού ρίσκου 4.7) Νομικά παρακλάδια εμπλοκές (legal ramifications) 4.8) Άλλα κρίσιμα σημεία (topics) εξαρτώμενα από το έργο
5) Εκπόνηση προδιαγραφών και πρόταση νέου συστήματος Βασίζεται στη μελέτη σκοπιμότητας και προτείνει ένα από τα εκεί περιγραφόμενα σενάρια συμπεριλαμβάνοντας αναλυτικότερα τις προδιαγραφές. Είναι ενδιαφέρον να επισημανθεί ότι, συχνά, υπάρχει ένα είδος «ωρίμανσης» προδιαγραφών: Στην προμελέτη προτείνεται η αγορά / δημιουργία και λειτουργία βάσης δεδομένων Στη μελέτη σκοπιμότητας προτείνεται η αγορά εφαρμογής (προγραμμάτων) που δεν είναι δεμένη με συγκεκριμένη πλατφόρμα εξοπλισμού (proprietary). Στο στάδιο εκπόνησης αναλυτικών, λεπτομερών προδιαγραφών επιλέγεται συγκεκριμένη εφαρμογή (ες) που εξασφαλίζει (ουν) ανεξαρτησία από συγκεκριμένη πλατφόρμα.
Διακήρυξη Όροι και προδιαγραφές διαγωνισμού για την προμήθεια του συστήματος Αξιολόγηση
Βιβλιοθήκη 1. Οργανόγραμμα
Διευθυντής/τρια Γραμματεία / Γραφείο Προσωπικού Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Γραφείο Προϋπολογισμού & Οικονομικών Γραφείο Τεχνικών Υπηρεσιών Τμήμα Συλλογών Γραφείο Προσκτήσεων Γραφείο Καταλογογράφησης Γραφείο Διαχείρισης Συλλογών Τμήμα Υπηρεσιών προς τους Χρήστες Γραφείο Πληροφόρησης, Δανεισμού και Διαδανεισμού Γραφείο Εκπαίδευσης Χρηστών
2. Λειτουργίες Παραδείγματα Διευθυντής/τρια, Γραμματεία / Γραφείο Προσωπικού Τήρηση Πρωτοκόλλου και αρχείου εγγράφων και Διεκπεραίωση και τήρηση όλων των εγγράφων της βιβλιοθήκης (εισερχόμενα, εξερχόμενα, αλληλογραφία, έγγραφα διαγωνισμού) Διαχείριση αρχείου Προσωπικού Τμήμα Διοικητικής Υποστήριξης Γραφείο Προϋπολογισμού & Οικονομικών Διαχείριση προϋπολογισμού και εποπτεία εξόδων Διαχείριση εσόδων Έλεγχος τιμολογίων προσκτήσεων υλικού Γραφείο Τεχνικών Υπηρεσιών Συντήρηση, επισκευές και ασφάλεια χώρων και εξοπλισμού βιβλιοθήκης
Τμήμα Συλλογών Γραφείο Προσκτήσεων Περιοδικά Διαγωνισμός προμήθειας περιοδικών Διαγωνισμός βιβλιοδεσίας Παραγγελίες τίτλων περιοδικών στους προμηθευτές Παραλαβή, έλεγχος και καταγραφή στον online κατάλογο Αλληλογραφία με τους εκδότες και τους προμηθευτές Διεκπεραίωση τιμολογίων σε συνεργασία με Γραφείο Προϋπολογισμού & Οικονομικών Βιβλία Προμήθεια βιβλίων Ηλεκτρονικό υλικό Παραλαβή, πρώτη επεξεργασία βιβλιακού υλικού (σφραγίδα, αριθμός εισαγωγής κ.λπ.)
Γραφείο Καταλογογράφησης Βιβλιοθηκονομική επεξεργασία (περιγραφική καταλογογράφηση) και Holdings στο σύστημα αυτοματισμού βιβλιοθήκης Παραλαβή και επεξεργασία διδακτικών βιβλίων Καταλογογράφηση θεματική Αρχεία καθιερωμένων όρων Γραφείο Διαχείρισης Συλλογών. Διαχείριση πτυχιακών εργασιών Διαχείριση δωρεών Απογραφή, αποθήκευση, απόσυρση υλικού Βιβλιοδέτηση υλικού Συντήρηση υλικού Τμήμα Υπηρεσιών Χρηστών Γραφείο Πληροφόρησης, Δανεισμού και Διαδανεισμού Εξυπηρέτηση χρηστών και δανεισμός Ηλεκτρονική Εξυπηρέτηση χρηστών μέσω Web εφαρμογής Διατήρηση ιστοσελίδας Καθοδήγηση και ενημέρωση χρηστών στο ηλεκτρονικό αναγνωστήριο Δώστε παραδείγματα λειτουργιών στην περίπτωση του Γραφείου Εκπαίδευσης Χρηστών
Πως προετοιμάζουμε μία συνέντευξη ή / και ένα ερωτηματολόγιο Υπάρχουν πέντε (5) απαραίτητα βήματα: Διάβασε σχετικό υλικό Καθόρισε στόχους Αποφάσισε από ποιους θα πάρεις συνέντευξη Προετοίμασέ τους Αποφάσισε για τύπο ερωτήσεων και δομή. Το ερωτηματολόγιο, συνήθως, ακολουθεί, συμπληρώνει και επιβεβαιώνει μία συνέντευξη.
Ποιοι οι θεμελιώδεις τύποι ερωτήσεων Ανοικτές (open ended), δηλαδή ερωτήσεις που επιτρέπουν κάθε απάντηση Κλειστές (closed), δηλαδή ερωτήσεις που περιορίζουν / δεσμεύουν τις απαντήσεις κατά προκαθορισμένο τρόπο Ποια η δομή της συνέντευξης Υπάρχουν τρεις βασικές δομές συνέντευξης: Δομή πυραμίδας (pyramid), όπου αρχίζουμε με λεπτομερείς, κλειστές ερωτήσεις και συνεχίζουμε με πιο γενικές. Δομή χωνιού (funnel), όπου αρχίζουμε με ανοικτές γενικές ερωτήσεις και προχωρούμε με ειδικές κλειστές ερωτήσεις Δομή διαμαντιού (diamond), όπου συνδυάζονται οι δύο προηγούμενες με αποτέλεσμα, συνήθως, τη χρονική επιμήκυνση της συνέντευξης.
Ποια η δομή του ερωτηματολογίου Περιλαμβάνει, τουλάχιστον, τις παρακάτω υποενότητες: Προκαταρκτικά, όπου πληροφορούμε τον ερωτώμενο για το σκοπό της έρευνας, τη σημασία της κ.τ.λ. Ενότητα ερωτήσεων, όπου διατυπώνονται με σαφή, σύντομο και απλό τρόπο οι ερωτήσεις μας. Ανάλογα με το αντικείμενο η ενότητα αυτή, συνήθως, υποδιαιρείται σε υποενότητες. Επίλογος Ευχαριστίες Τέλος, πρέπει να αναφερθεί ότι η συνέντευξη πρέπει να εξασφαλίζει ειδική άδεια για τη συλλογή εντύπων που χρησιμοποιεί η εταιρεία.
Η μοντελοποίηση Όταν θέλουμε να μοντελοποιήσουμε ένα σύστημα βάσης δεδομένων σχεδιάζουμε ένα ειδικό μοντέλο για όλες τις εφαρμογές που μας ενδιαφέρουν, το Μοντέλο Οντοτήτων Συσχετίσεων (ΜΟΣ). Το μοντέλο αναπαριστά όλες τις οντότητες (entities) και τις μεταξύ τους συσχετίσεις (relationships).
ΘΕΜΑ : Σύστημα Διαχείρισης Βάσης Βιβλιοθήκης (Library Automation System) Έστω ότι η εταιρεία Library Automation στην οποία εργάζεστε αναλαμβάνει την οργάνωση της νέας βιβλιοθήκης La Galeria που θα λειτουργεί παράλληλα ως κέντρο πληροφόρησης σε μικρή επαρχιακή πόλη. Δικό σας έργο είναι η δημιουργία και λειτουργία καταλόγου βιβλίων. Μετά από σχετικές συζητήσεις (interviews) αποφασίστηκε ότι οι βιβλιοθηκονόμοι θα καταλογραφούν τα βιβλία και θα καταχωρούν τα στοιχεία τους σε βάση δεδομένων. Επίσης, η άμεση (online) πρόσβαση στα στοιχεία του καταλόγου θα γίνεται μέσω διαδικτύου.
Μετά από τη σχετική ανάλυση δεδομένων καταλήγετε στους εξής επιχειρησιακούς κανόνες - περιορισμούς: 1. Τα βιβλία στη βιβλιοθήκη θα είναι ταξινομημένα με το δεκαδικό σύστημα Dewey. Κάθε βιβλίο καταχωρείται σε μια μόνο κατηγορία Dewey. 2. Κάθε βιβλίο έχει ένα μοναδικό ISBN (Διεθνή Αριθμό Βιβλίου) και έναν ακριβώς τίτλο. 3. Κάθε βιβλίο έχει τουλάχιστον ένα συγγραφέα και ένας συγγραφέας έχει γράψει ένα ή περισσότερα βιβλία. 4. Κάθε βιβλίο έχει ένα μόνο εκδότη και κάθε εκδότης εκδίδει ένα ή περισσότερα βιβλία.. 5. Κάθε εκδότης έχει μία μόνο διεύθυνση και ένα μοναδικό όνομα. 6. Σε κάθε συγγραφέα εκχωρείται ένας μοναδικός αριθμός ώστε να μπορεί να γίνει διάκριση σε περίπτωση συνωνυμίας. 7. Μπορούν να υπάρχουν πολλά αντίτυπα ενός βιβλίου στη βιβλιοθήκη. Βεβαίως κάθε αντίτυπο έχει μοναδικό κωδικό αριθμό (unique accession number).
Σχεσιακή βάση δεδομένων BOOK (ISBN, Title, PubName, DeweyDode) COPY (AccessionNo, ISBN) AUTHOR (AuthorNo, Surname, Fname) SUBJECT(SubjectCode, Name) WRITER (ISBN, AuthorNo) BOOK_SUBJECT(ISBN, SubjectCode) PUBLISHER (PubName, Address) Θα πρέπει να οριστούν τουλάχιστον τρεις κατηγορίες χρηστών: -Βιβλιοθηκονόμος (librarian) -Αναγνώστης (reader) -Διαχειριστής (administrator)
Ερωτήσεις