Μάθηµα 2 24
Στρατηγική Τεχνολογιών της Πληροφορίας Οστρατηγικός σχεδιασµός: Εντοπίζει παραµέτρους του περιβάλλοντος της βιβλιοθήκης που επηρεάζουν & πρέπει να προσδιορίζουν της επιλογές της Προσδιορίζει ένα όραµα για τη µορφή που πρέπει να πάρουν οι υπηρεσίες της και για τα αναµενόµενα αποτελέσµατα, µε πρόβλεψη των σχετικών ανοχών 25
Στρατηγική Τεχνολογιών της Πληροφορίας 26
Στρατηγική Τεχνολογιών της Πληροφορίας 27
Επιχειρησιακό Σχέδιο Ηδιαµόρφωση ενός επιχειρησιακού σχεδίου εισαγωγής τεχνολογιών της πληροφορίας περιλαµβάνει: Αποτίµηση της υπάρχουσας τεχνολογικής υποδοµής και υπηρεσιών Εκτίµηση των αναγκών του περιβάλλοντος και των χρηστών Καθορισµό προτεραιοτήτων Περιγραφή της αποστολής και των αντικειµενικών στόχων Κοστολόγηση των αλλαγών που θα επιχειρηθούν 28
Προσδιορισµός Απαιτήσεων Κείµενο O/R (Operational requirements) Πληροφορίες για τη βιβλιοθήκη Χαρακτηριστικά του επιθυµητού συστήµατος Χαρακτηριστικά του περιβάλλοντος που θα λειτουργήσει το σύστηµα Μέγεθος του συστήµατος (αριθµός εγγραφών και τερµατικών, αριθµός συναλλαγών) Χρονοδιάγραµµα υλοποίησης Υποχρεωτικές για απάντηση ερωτήσεις Πληροφορίες για ειδικούς περιορισµούς Προαιρετικά, προϋπολογισµός της προµήθειας 29
Προσδιορισµός Απαιτήσεων (2) Κείµενο O/R (Operational requirements) ιαδικασία παραγωγής και βοηθήµατα Η σηµασία της τυπικής παραγωγής του: Επιτρέπει στη Βιβλιοθήκη να κατανοήσει καλύτερα τις ανάγκες της Επιτρέπει στους προµηθευτές να κατανοήσουν σωστά αυτές τις ανάγκες ιευκολύνει το στάδιο της αξιολόγησης Επιτρέπει την εύκολη ενσωµάτωση του στο κείµενο της σύµβασης προµήθειας 30
ιαδικασία προκήρυξης & προµήθειας (RFP-RequestRequest For Proposals) Τι θέλουν να γνωρίζουν οι προµηθευτές Υπάρχουν χρήµατα? Πως θα γίνει η αξιολόγηση? Ποιος παίρνει πραγµατικά τις αποφάσεις? Ποιο είναι το χρονοδιάγραµµα? Ποια η έκταση των απαιτούµενων µετατροπών? Ποια η δοµή των δεδοµένων? 31
ιαδικασία προκήρυξης & προµήθειας (2) εν πρέπει να λησµονούµε: Οι προµηθευτές πρέπει να κερδίσουν Πρέπει να γνωρίζουµε την οικονοµική τους κατάσταση εν µπορείς να γνωρίζεις τα µελλοντικά σχέδια ενός προµηθευτή Οι προµηθευτές είναι καχύποπτοι: Ότι έχεις ήδη επιλέξει το σύστηµα και η διαδικασία είναι για τυπικούς λόγους 32
ιαδικασία προκήρυξης & προµήθειας (3) RFP :Εργαλείο Επικοινωνίας Εµπλοκή του προσωπικού στη διαδικασία Ανοικτές συναντήσεις για συζήτηση των σχεδίων Αντιπρόσωποι από τα διάφορα τµήµατα Ενηµέρωση του προσωπικού (πρόσκληση οµιλητών, διεξαγωγή σεµιναρίων, επίσκεψη άλλων αυτοµατοποιηµένων βιβλιοθηκών και εκθέσεων κλπ.) Συνεργασία µε άλλες σχετιζόµενες µονάδες / οργανισµούς (π.χ. Οικονοµικές υπηρεσίες) 33
ιαµόρφωση RFP Κριτήρια αξιολόγησης Κριτήρια = οι επιθυµητές δυνατότητες του συστήµατος Για το σύνολο του συστήµατος (Γενικά) και κατά υποσύστηµα) Καθορισµός βαρύτητας κριτηρίων Υποχρεωτικά και επιθυµητά χαρακτηριστικά: Η έννοια και η σχέση µεταξύ τους 34
Συγγραφή του RFP Πηγές Άλλες προκηρύξεις Σύµβουλοι ιαµόρφωση RFP (2) Πληροφοριακά έργα (π.χ. Library systems, BTR -Biblio Tech Review ένας νέος πόρος του Internet που σκοπό έχει την αυτόµατη πώληση και ενηµέρωση σχετικά µε τεχνολογικού υλικό στο προσωπικό των βιβλιοθηκών, κλπ.) Περιεχόµενα RFP Γενικοί όροι διαδικασίας και υποχρεώσεων Προδιαγραφές υποβολής πρότασης ιαδικασία & Αλγόριθµος αξιολόγησης Πίνακες προδιαγραφών (χαρακτηριστικών του συστήµατος) ιάκριση Υποχρεωτικών & Επιθυµητών Οργανωµένες σε οµάδες ανά λειτουργία του συστήµατος 35
Προµήθεια & Αξιολόγηση του Συστήµατος ηµοσίευση της προκήρυξης Τυπικός έλεγχος των προσφορών Τεχνική αξιολόγηση Για το ηµόσιο: Έλεγχος υποχρεωτικών στοιχείων Βαθµολόγηση τεχνικών χαρακτηριστικών Για τον ιδιωτικό τοµέα: ιαµόρφωση short - list από µικρή οµάδα ειδικών Αξιολόγηση των χαρακτηριστικών 36
Προµήθεια & Αξιολόγηση του Συστήµατος (2) Και για τις δύο περιπτώσεις: Εµπλοκή µεγαλύτερου µέρους του προσωπικού σε αναλυτική αξιολόγηση των προσφορών Οργάνωση παρουσιάσεων από τους προµηθευτές ιευκρινήσεις ασαφειών των προσφορών Επικοινωνία µε ήδη λειτουργούσες εγκαταστάσεις των προσφεροµένων συστηµάτων οκιµασίες ανταπόκρισης του συστήµατος στις γενικές απαιτήσεις λειτουργίας, αλλά και σε ειδικές απαιτήσεις της προκήρυξης 37
Προµήθεια & Αξιολόγηση του Συστήµατος (3) Εφαρµογή του αλγορίθµου επιλογής(οικονοµική + τεχνική προσφορά) Επιλογή του συστήµατος Ανάθεση Εγκατάσταση Εκπαίδευση οκιµαστική λειτουργία Προσωρινή και οριστική παραλαβή 38
Χρήσιµες ιαχειριστικές Επισηµάνσεις Κατά τη διαδικασία του σχεδιασµού & της υλοποίησης της προµήθειας πρέπει να έχουµε υπόψιν: εν υπάρχει τέλειο σύστηµα Ένα νέο σύστηµα είναι µια µεγάλη επένδυση Σχεδιάζουµε µε µακρόχρονη προοπτική και µε ρεαλιστικούς χρόνους υλοποίησης Ζητούµε τη συνδροµή ειδικών στην αυτοµατοποίηση και τις νέες τεχνολογίες 39
Χρήσιµες ιαχειριστικές Επισηµάνσεις (2) Φροντίζουµεγια τη συνεχή ενηµέρωση µας σχετικά µε τις νέες τεχνολογίες Μπορεί να χρειασθεί να περιµένουµε, προκειµένου µια νέα και σηµαντική τεχνολογία ενσωµατωθεί στα διαθέσιµα συστήµατα Τα LMS (library Management Systems) είναι πολύπλοκα και παίρνει χρόνια η ωρίµανση ενός νέου συστήµατος Μια επισκόπηση της σχετικής αγοράς είναι απαραίτητη στα πρώτα βήµατα του σχεδιασµού (εκθέσεις σε συνέδρια, websites προµηθευτών, πρόσκληση προµηθευτών για επιδείξεις κλπ.) 40
Χρήσιµες ιαχειριστικές Επισηµάνσεις (3) Κατά την αξιολόγηση του προσφεροµένου συστήµατος πρέπει να έχουµε υπόψιν: Πόσο χρόνο είναι το σύστηµα στην αγορά? Είναι καινούργιο σύστηµα ή αναβάθµιση παλαιότερου? Εργάζεται πλήρως σε windows και γραφικό περιβάλλον? Τι µέγεθος & τύπος εξοπλισµού απαιτείται για τη λειτουργία του? Ενός ή περισσοτέρων κατασκευαστών? Χρειάζεται νέος εξοπλισµός ή µπορεί να χρησιµοποιηθεί ο ήδη υπάρχων? 41
Χρήσιµες ιαχειριστικές Επισηµάνσεις (4) Σε ποιο λειτουργικό σύστηµα λειτουργεί? Είναι 16 ή 32 bit εφαρµογή? Μπορούν παράλληλα να τρέχουν άλλες εφαρµογές στο σύστηµα? Είναι ολοκληρωµένο? Σε ποιο DBMS (Data Base Management Systemprotocol) στηρίζεται? Υπάρχουν τµήµατα λογισµικού τρίτων κατασκευαστών προσαρτηµένα στο λογισµικό? Το ειδικό προσωπικό IT (INFORMATION TECHNOLOGY) πρέπει να εµπλέκεται σε όλες τις σχετικές εκτιµήσεις Παρέχονται όλες οι σχετιζόµενες µε το web δυνατότητες και υποστηρίζονται τα σχετικά πρότυπα? 42
Χρήσιµες ιαχειριστικές Επισηµάνσεις (5) Σχετικά µε την υποστήριξη, συντήρηση, µετατροπή εγγραφών και εκπαίδευση: Προσεκτική εξέταση των προσφεροµένων ρυθµίσεων για υποστήριξη και συντήρηση Τρόποι επικοινωνίας µε τον προµηθευτή (fax, e-mail, τηλέφωνο κλπ.) ιαθέσιµο ωράριο υποστήριξης Ενηµερώσεις ή νέες εκδόσεις του λογισµικού χρεώνονται ξεχωριστά ή περιλαµβάνονται στο κόστος συντήρησης? 43
Χρήσιµες ιαχειριστικές Επισηµάνσεις (6) Ποια η συχνότητα ενηµερώσεων ή νέων εκδόσεων στο παρελθόν και ποια προβλέπεται για το µέλλον? Ποια η διαδικασία διόρθωσης λαθών του λογισµικού? Προσεκτική µελέτη των συµβάσεων υποστήριξης. Οι όροι πρέπει να είναι πλήρως κατανοητοί. Ποιο το πραγµατικό επίπεδο τοπικής τεχνικής υποστήριξης? Πλήρης ενηµέρωση για το προβλεπόµενο πρόγραµµα εκπαίδευσης και για το κόστος ενδεχόµενης επιπλέον εκπαίδευσης. Ποιος θα αναλάβει τη µετατροπή των δεδοµένων? οκιµή σε δείγµα του υλικού Εξέταση της ποιότητας και της πληρότητας των εγχειριδίων χρήσης του λογισµικού 44