ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Καθηγητής Π. Φωτήλας Λέκτορας Ι. Γιαννατσής ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Η άτυπη οργάνωση συνυπάρχει με την τυπική οργάνωση και αποτελείται κυρίως από ομάδες Είδη άτυπων ομάδων: Κάθετες: Συναντώνται σε μεμονωμένα τμήματα και απαρτίζονται από ιεραρχικά άνισους Οριζόντιες: Αποτελούνται από άτομα στο ίδιο επίπεδο ιεραρχίας ρχ Τυχαίες: Δεν συνδέονται κάπως με την τυπική δομή αλλά προκύπτουν με βάση τις σχέσεις 1
ΑΤΥΠΕΣ ΟΜΑΔΕΣ Στηρίζονται και ενισχύουν κοινές πεποιθήσεις και απόψεις των ατόμων Τα άτομα επιδιώκουν την κάλυψη κοινών αναγκών Αποτελούν τον χώρο για κοινωνικές επαφές και την ικανοποίηση των κοινωνικών αναγκών Διευκολύνουν την επικοινωνία και την πληροφόρηση Κάνουν δυνατό τον κοινωνικό έλεγχο μέσω κανόνων και προτύπων Ενδυναμώνουν τα μέλη και παρέχουν ασφάλεια ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΑ ΜΕ ΤΗΝ ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Οι άτυπες ομάδες μπορεί να προκαλέσουν: Αντιδράσεις όταν επιβληθούν αλλαγές Σύγκρουση ρόλων (ότι είναι καλό για την ομάδα δεν είναι πάντα και για την οργάνωση) Διασπορά φημών Πίεση στα μέλη για ομοιόμορφη συμπεριφορά και Πίεση στα μέλη για ομοιόμορφη συμπεριφορά και αντιλήψεις 2
ΣΗΜΕΙΑ ΟΠΟΥ ΒΟΗΘΑ Η ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Αυξάνουν την ευελιξία και βελτιώνουν κάποιες φορές τις διαδικασίες Dubin «Οι (άτυπες) κοινωνικές σχέσεις βοηθούν την επιχείρηση από τις αυτοκαταστροφικές συνέπειες της τυφλής υπακοής στους κανονισμούς και τις τυπικές διαδικασίες» Μπορεί να διευκολύνει την Διοίκηση Προσφέρει ικανοποίηση και την απαραίτητη «ασφάλεια» (σταθερότητα) στα μέλη Αποτελεί «βαλβίδα ασφαλείας» για εντάσεις Εντείνει την προσοχή/επιμέλεια της διοίκησης ΑΤΥΠΗ & ΤΥΠΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Τυπικό σύστημα επικοινωνιών: Η ποιότητα των επικοινωνιών εξαρτάται από το μέγεθος της ομάδας που επικοινωνεί: Μικρό μέγεθος > Καλή ποιότητα > Μεγάλη συνοχή Μεγάλο μέγεθος > Κακή ποιότητα > Μικρή συνοχή Άτυπο σύστημα επικοινωνίας Κυρίως προφορική επικοινωνία Μεγάλη ταχύτητα σε σχέση με την τυπική Μικρότερη ακρίβεια στις μεταδιδόμενες πληροφορίες Τα άτομα τείνουν να «συμπληρώνουν» τις πληροφορίες Ενισχύεται από την συχνότητα των επαφών Διαπερνά όλα τα επίπεδα οργάνωσης και ασφάλειας Αποτελεί το υπόβαθρο για την διασπορά φημών (ενδιαφέρον θέμα σε συνδυασμό με ελλιπή πληροφόρηση) 3
ΣΥΓΚΡΙΣΗ ΤΥΠΙΚΗΣ & ΑΤΥΠΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΥΠΙΚΗ ΑΤΥΠΗ Στόχοι Αντικειμενικοί στόχοι Ικανοποίηση των αναγκών των επιχείρησης μελών Επικοινωνία Χρήση μόνο των τυπικών Διαπροσωπικές σχέσεις καναλιών Ηγέτης Τοποθετείται από τον οργανισμό Καθορίζεται από την ομάδα Έλεγχος Βασίζεται σε υλικές κυρίως ποινές Βασίζεται σε ισχυρές κοινωνικές κυρώσεις Διαπροσωπικές Καθορισμένες από την θέση και Βασίζονται στον σχέσεις το αντικείμενο εργασίας συναισθηματικό παράγοντα Δομή Ορθολογική (αρχή της οικονομικότητας) Διαμορφώνεται αυθόρμητα ΔΙΟΙΚΗΣΗ & ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Η Διοίκηση οφείλει να: Αποδέχεται και να γνωρίζει την άτυπη οργάνωση Να προβλέπει πως οι αποφάσεις της μπορεί να επηρεάσουν την άτυπη οργάνωση Να εναρμονίσει όσο γίνεται τους στόχους της ομάδας και της επιχείρησης και να διατηρεί σε πρώτη προτεραιότητα τους στόχους της επιχείρησης Να μην εντείνει την πίεση στην άτυπη οργάνωση μέσω τυπικών διαδικασιών όταν δεν υπάρχει (σοβαρός) β ρ λόγος Οι στόχοι της επιχείρησης επιτυγχάνονται βάσει της αρμονίας των σχέσεων και της αμοιβαίας συνύπαρξης συμφερόντων μεταξύ ατόμων και επιχείρησης 4
ΜΕΘΟΔΟΙ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΑΤΥΠΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ Κοινωνιομετρία Ποσοτικές μέθοδοι μέτρησης / καταγραφής «κοινωνικών» παραμέτρων Πίνακες Γραφήματα/Δίκτυα Δείκτες Αρ. σχέσεων Αρ.Αμοιβαίων σχέσεων / Αρ.Σχέσεων συνολικά ΠΙΝΑΚΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΟΜΕΤΡΙΑΣ 5
ΠΙΝΑΚΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΟΜΕΤΡΙΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΟΓΡΑΜΜΑ 6
Η ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Επικοινωνία: Ανταλλαγή πληροφοριών, σκέψεων, ιδεών ή συναισθημάτων μεταξύ δύο ή περισσότερων ανθρώπων Γενικό μοντέλο επικοινωνίας Αποστολέας (Πηγή/Πομπός): Το άτομο που κωδικοποιεί και αποστέλλει το μήνυμα Μέθοδος/Κανάλι μεταβίβασης (παρεμβάλλεται πάντα θόρυβος) Αποδέκτης: Το άτομο που λαμβάνει και αποκωδικοποιεί το μήνυμα προκειμένου να το κατανοήσει Επιτυχής επικοινωνία = Σωστή μεταβίβαση + Κατανόηση Η πλήρης κατανόηση δεν συνεπάγεται απαραίτητα και συμφωνία ΜΕΘΟΔΟΙ & ΚΑΝΑΛΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ Μέθοδοι επικοινωνίας Προφορική (Ταχεία επαναπληροφόρηση αλλά και μεγάλη πιθανότητα διαστρέβλωσης) Γραπτή (Μεγάλη ακρίβεια και διάρκεια αλλά και σχετικά χρονοβόρα) Ηλεκτρονικά μέσα (Αντίστοιχα χαρακτηριστικά με αυτά της γραπτής αλλά μεγαλύτερη ταχύτητα και σχετική δυνατότητα επαναπληροφόρησης) Κανάλια επικοινωνίας Κάθετα: Μεταξύ διαφορετικών επιπέδων ιεραρχίας Οριζόντια: Στο ίδιο επίπεδο ιεραρχίας 7
ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Όσο πιο πολλά επίπεδα επικοινωνίας τόσο μεγαλύτερη η πιθανότητα διαστρέβλωσης του μηνύματος κατά τη μεταβίβαση Πιθανά εμπόδια: Έλλειψη προγραμματισμού Διαστρεβλωμένη διάθεση Δυσπιστία προς την πηγή Λανθασμένη αποκωδικοποίηση Οδηγίες για αποτελεσματική επικοινωνία Σωστός προγραμματισμός και επιλογή μεθόδου/καναλιού Σαφήνεια μηνύματος και πιθανώς δοκιμή Υπομονή στην αποκωδικοποίση 8