Πάπυρος Millennium III. Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης - Πρωτοκόλλησης & Διακίνησης Εγγράφων. Στασινόπουλος Ασημάκης

Πάπυρος Millennium III Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης - Πρωτοκόλλησης & Διακίνησης Εγγράφων Στασινόπουλος Ασημάκης

Σύνδεση στο σύστημα...3 Αποσύνδεση...4 Περιβάλλον εργασίας...5 Εισαγωγή στο Σύστημα...5 Παραλαβή αναθέσεων Χρεώσεων...5 Προβολή Εγγράφου...6 Προβολή Φόρμας Αρχειοθέτησης...7 Δεσμευμένο...9 Δέσμευση Ανάθεσης...9 Αποδέσμευση Ανάθεσης...10 Διεκπεραιωμένο...10 Διεκπεραίωση Ανάθεσης...10 Πρωτοκόλληση Εγγράφων... 11 Καταχώριση στοιχείων (Συμπλήρωση πεδίων)...12 Πεδίο κουμπί επιλογής...13 Πεδίο πτυσσόμενης λίστας...13 Πλαίσιο κειμένου...13 Πεδίο Ευρετήριο Απλής Επιλογής...13 Πεδίο συμπλήρωσης ημερομηνίας...16 Πεδίο ελέγχου (checkbox)...17 Πεδίο πολλαπλών επιλογών...18 Πεδίο απλής επιλογής δενδροειδούς μορφής...19 Διαχείριση Λεξικών...21 Αρχειοθέτηση / Πρωτοκόλληση (Tύπος Εντύπου)...22 Διαδικασία Πρωτοκόλλησης ηλεκτρονικών εγγράφων (όχι έντυπα - pdf) 27 Αναζήτηση Εγγράφων... 29 Καταχώριση στοιχείων (Συμπλήρωση πεδίων)...31 Πλαίσιο κειμένου (αλφαριθμητικό)...31 Πλαίσιο κειμένου (αριθμητικό)...31 Πεδίο συμπλήρωσης ημερομηνίας...31 MODUS Software 1

Πεδίο Ευρετήριο Απλής Επιλογής...32 Πεδίο ελέγχου (checkbox)...32 Πεδίο πολλαπλών επιλογών...32 Πεδίο πτυσσόμενης λίστας...32 Πεδίο απλής επιλογής δενδροειδούς μορφής...32 Αναζήτηση χρεώσεων-αναθέσεων... 32 Εκτύπωση / Αποθήκευση λίστας αποτελεσμάτων... 35 Δημιουργία αναθέσεων-χρεώσεων... 35 Ακύρωση εγγράφου... 38 Σχετικά Έγγραφα... 39 Συνημμένα Έγγραφα... 41 Σάρωση Εγγράφου... 42 MODUS Software 2

Σύνδεση στο σύστημα Πληκτρολογούμε την παρακάτω ηλεκτρονική διεύθυνση: https://protocol.demokritos.gr Περιβάλλον Σύνδεσης Πληκτρολογούμε τα στοιχεία σύνδεσης στο σχετικό παράθυρο που παρουσιάζεται και πιέζουμε το πλήκτρο ή Enter στο πληκτρολόγιο. Το όνομα χρήστη είναι το e-mail του χρήστη και ο κωδικός πρόσβασης είναι ο κωδικός του e-mail. MODUS Software 3

Στοιχεία Σύνδεσης Αν τα στοιχεία είναι ορθά, τότε το σύστημα παρουσιάζει το περιβάλλον εργασίας. Σε διαφορετική περίπτωση το σύστημα παρουσιάζει σχετικό μήνυμα και δεν επιτρέπει τη χρήση της εφαρμογής. Αποσύνδεση Για να αποσυνδεθούμε από το σύστημα, επιλέγουμε το πλήκτρο. Στην περίπτωση που έχουμε εισαχθεί στο σύστημα, αλλά δεν εκτελούμε καμία ενέργεια στο σύστημα (ελαχιστοποίηση), όταν προβάλλουμε ξανά την εφαρμογή και επιχειρήσουμε οποιαδήποτε ενέργεια, τότε θα εμφανιστεί στην οθόνη μας, το παρακάτω μήνυμα αποσύνδεσης: Αποσύνδεση εφαρμογής Λήξη περιόδου Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να πληκτρολογούμε ξανά τα στοιχεία σύνδεσης. MODUS Software 4

Περιβάλλον εργασίας Εισαγωγή στο Σύστημα Περιβάλλον Εργασίας Επάνω δεξιά, αναγράφεται το ονοματεπώνυμο του χρήστη που έχει εισαχθεί στο Σύστημα καθώς και σε ποια δ/νση-ινστιτούτο ανήκει. Παραλαβή αναθέσεων Χρεώσεων Το σύστημα παρέχει μηχανισμό για τη δρομολόγηση των ηλεκτρονικών εγγράφων που διαχειρίζεται. Με χρήση του μηχανισμού πραγματοποιούνται οι χρεώσεις εγγράφων στο σύστημα. Η χρέωση αποστέλλεται και με e-mail, με τις απαραίτητες πληροφορίες του εγγράφου καθώς και το link, για την άμεση πρόσβαση στο έγγραφο. Παραλαμβάνουμε τις αναθέσεις χρεώσεις, έγγραφα δηλαδή που μας έχει δρομολογήσει (αναθέτων), είτε χρήστης του Κεντρικού Πρωτοκόλλου (εισερχόμενα) είτε οποιοσδήποτε άλλος χρήστης. Αν πλοηγούμαστε στην αρχική σελίδα, επιλέγουμε από το μενού Δρομολογήσεις, τον όρο Εισερχόμενα - Σε Εξέλιξη. Παραλαβή εγγράφων MODUS Software 5

Αν πλοηγούμαστε στην βασική σελίδα (Μη αρχειοθετημένα), επιλέγουμε από το μενού Δρομολογήσεις, την διαδρομή Εισερχόμενα - Σε Εξέλιξη - Όλα. Παραλαβή εγγράφων Στη λίστα εμφανίζονται σημαντικά στοιχεία της χρέωσης, όπως: Αναθέτων: ο χρήστης που μας διαβιβάζει το έγγραφο ηλεκτρονικά Ανατάθηκε σε: στο χρήστη ονομαστικά ή στην ομάδα που ανήκει Ημ/νία ανάθεσης: ημερομηνία και ώρα διαβίβασης του εγγράφου Σχόλια Δημιουργίας: σχόλια που τυχόν έχει εισάγει ο αναθέτων του εγγράφου Προθεσμία λήξης: προθεσμία λήξης για το συγκεκριμένο έγγραφο Ενέργειες: το έγγραφο διαβιβάζεται για ενέργεια ή ενημέρωση Οι αναθέσεις (χρεώσεις), εμφανίζονται με τη μορφή λίστας. Χρέωση εγγράφου Προβολή Εγγράφου Επιλέγουμε την ανάθεση εγγράφου και με δεξί κλικ εμφανίζεται το μενού. Επιλέγουμε Έγγραφο > Εμφάνιση και ανοίγει το παράθυρο File Download. MODUS Software 6

Επιλογή προβολής εγγράφου Επιλέγοντας Open ή Άνοιγμα, προβάλλεται το έγγραφο. Επιλέγοντας Save ή Αποθήκευση, αποθηκεύουμε το έγγραφο. Επιλέγοντας Cancel ή Ακυρο, κλείνουμε τελείως το παράθυρο. Στο όνομα του εγγράφου αναγράφονται τα στοιχεία πρωτοκόλλου. Το pdf αρχείο προβάλλεται αυτόματα. Προβολή Φόρμας Αρχειοθέτησης Για να προβάλλουμε τη φόρμα αρχειοθέτησης, επιλέγουμε την ανάθεση του εγγράφου, δεξί κλικ, Έγγραφο > Αρχειοθέτηση > Πρωτόκολλο. Τη φόρμα μπορούμε να την επιλέξουμε και από το αριστερό μέρος του συστήματος. Επιλογή Φόρμας Αρχειοθέτησης MODUS Software 7

Προβολή Φόρμας Αρχειοθέτησης Το έγγραφο είναι ήδη πρωτοκολλημένο. Υπάρχουν πεδία που είναι απενεργοποιημένα για την ασφάλεια του συστήματος. Ο χρήστης που παραλαμβάνει το έγγραφο, βάση των δικαιωμάτων που διαθέτει, έχει τη δυνατότητα ενημέρωσης των στοιχείων της φόρμας αρχειοθέτησης πιέζοντας το κουμπί (Ενημέρωση). Το πλήκτρο προκαλεί το κλείσιμο της φόρμας αρχειοθέτησης του εγγράφου. Η αρχική κατάσταση του εγγράφου που παραλαμβάνουμε είναι Σε εξέλιξη. Ένα έγγραφο παραμένει σ αυτή την κατάσταση μέχρι να την αλλάξουμε. Έτσι, ένα έγγραφο παραμένει σε εξέλιξη όσο δεν το δεσμεύουμε ή δεν το διεκπεραιώνουμε. Εισερχόμενη Ανάθεση Σε εξέλιξη MODUS Software 8

Δεσμευμένο Όταν δεσμεύουμε ένα έγγραφο, σημαίνει ότι έχουμε παραλάβει το έγγραφο και έχουμε ξεκινήσει τις δικές μας ενέργειες οι οποίες ακόμη δεν έχουν ολοκληρωθεί (ως υπενθύμιση). Η δέσμευση έχει νόημα όταν το έγγραφο μας ανατίθεται Για ενέργεια. Ανάθεση - Δεσμευμένη Δέσμευση Ανάθεσης Επιλέγουμε τη χρέωση, δεξί κλικ και επιλογή του όρου Δέσμευση. Προβολή παραθύρου Δέσμευσης Εισάγουμε τις απαραίτητες παρατηρήσεις (δεν είναι υποχρεωτικό), που είναι εμφανείς αλλά όχι επεξεργάσιμες από τους υπόλοιπους χρήστες που τους έχει ανατεθεί το συγκεκριμένο έγγραφο. Πιέζοντας το πλήκτρο Δέσμευση, η ανάθεση δεσμεύεται και πλέον εμφανίζεται στις λίστες με το αντίστοιχο σύμβολο έγγραφο παραμένει στο φάκελο Εισερχόμενα Σε εξέλιξη.. Το Αν θέλουμε να διορθώσουμε ή να προσθέσουμε σχόλια (παρατηρήσεις επεξεργασίας) δέσμευσης, θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα: o o o o Επιλογή της ανάθεσης Δεξί κλικ και επιλογή Στοιχεία Επεξεργασία στο πεδίο Παρατηρήσεις Επεξεργασίας, στα Στοιχεία Διεκπεραίωσης Επιλογή του πλήκτρου Ενημέρωση για την αποθήκευση των σχολίων. MODUS Software 9

Αποδέσμευση Ανάθεσης Στην περίπτωση που θέλουμε να αποδεσμεύσουμε την ανάθεση αλλά όχι να την διεκπεραιώσουμε (θα μπορούσε να γίνει χωρίς να την αποδεσμεύσουμε), επιλέγουμε την ανάθεση, δεξί κλικ και πιέζουμε το πλήκτρο Αποδέσμευση. Προβολή παραθύρου Αποδέσμευσης Επιλέγοντας το πλήκτρο Αποδέσμευση, η ανάθεση αποδεσμεύεται και πλέον εμφανίζεται στις λίστες με το αρχικό σύμβολο, - σε εξέλιξη. Διεκπεραιωμένο Διεκπεραίωση είναι η περάτωση των ενεργειών για το έγγραφο. Δεν είναι απαραίτητα και η διεκπεραίωση όλων των σχετιζόμενων ενεργειών για το έγγραφο. Ανάθεση- Διεκπεραιωμένη Διεκπεραίωση Ανάθεσης Επιλέγουμε την ανάθεση, δεξί κλικ και πιέζουμε το πλήκτρο Διεκπεραίωση. Εισάγουμε τις απαραίτητες παρατηρήσεις (δεν είναι υποχρεωτικό) και πιέζοντας το πλήκτρο Διεκπεραίωση, η ανάθεση διεκπεραιώνεται αυτόματα, εξαφανίζεται από το φάκελο Εισερχόμενα Σε εξέλιξη και πλέον εμφανίζεται στη λίστα του φακέλου Εισερχόμενα Διεκπεραιωμένα με το αντίστοιχο σύμβολο. MODUS Software 10

Εισερχόμενα Διεκπεραιωμένα- Σήμερα Πρωτοκόλληση Εγγράφων Επιλέγουμε από την αρχική σελίδα τον όρο Πρωτόκολλο και προβάλλεται η φόρμα αρχειοθέτησης. Επιλογής φόρμας Προς Πρωτοκόλληση MODUS Software 11

Επιλέγουμε τον τύπο του εγγράφου (Εξερχόμενο ή Λοιπά). Τα εισερχόμενα πρωτοκολλούνται από το Κεντρικό Πρωτόκολλο. Λοιπά χαρακτηρίζονται τα έγγραφα που θα λάβουν έναν αύξων αριθμό αλλά όχι ως κανονικό πρωτόκολλο. Βάση του τύπου εγγράφου, ενεργοποιούνται και απενεργοποιούνται τα κατάλληλα δικαιώματα. Τα πεδία που παρουσιάζονται με αστεράκι (*) συμπληρώνονται υποχρεωτικά από τους χειριστές γιατί σε αντίθετη περίπτωση το σύστημα δεν επιτρέπει την πρωτοκόλληση του εγγράφου. Υποχρεωτικό πεδίο Ο αριθμός πρωτοκόλλου αποδίδεται αυτόματα από το σύστημα βάση της ομάδας (ινστιτούτου) που ανήκει ο χρήστης. Ο αριθμός αυτός μηδενίζεται ανά έτος. Καταχώριση στοιχείων (Συμπλήρωση πεδίων) Τα πεδία της ενότητας Στοιχεία Πρωτοκόλλου εισάγονται αυτόματα από το σύστημα. Για την πρωτοκόλληση εντύπων (pdf αρχεία), πρέπει να επιλεγεί το πεδίο Τύπος Εντύπου (αυτόματα συμπληρώνεται το πεδίο Θέμα ). Τύπος Εντύπου (Διαθέσιμοι Όροι) MODUS Software 12

Παρακάτω περιγράφονται οι διαφορετικοί τύποι πεδίων που υπάρχουν στη φόρμα αρχειοθέτησης. Πεδίο κουμπί επιλογής Κουμπί επιλογής Προεπιλεγμένη είναι η τιμή Εισερχόμενο. Για να αλλάξουμε το χαρακτηρισμό θα πρέπει να κάνουμε αριστερό κλικ σε μία από τις άλλες δύο επιλογές. Είναι πάντα επιλεγμένος μόνο ο ένας όρος. Πεδίο πτυσσόμενης λίστας Πεδίο πτυσσόμενης λίστας Το πεδίο πτυσσόμενης λίστας (π.χ. Τύπος Εντύπου) χρησιμοποιείται για την καταχώριση τιμών σε φόρμες αρχειοθέτησης-αναζήτησης με επιλογή από λίστα αποθηκευμένων τιμών. Για την επιλογή, πιέζουμε το πλήκτρο οπότε στην οθόνη παρουσιάζεται λίστα με τιμές που έχουν οριστεί από το σύστημα και δεν μπορούν να μεταβληθούν. Σε περίπτωση που απαιτείται προσθήκη τιμών σε τέτοια πεδία, απευθυνόμαστε στο Διαχειριστή Συστήματος. Οι πτυσσόμενες λίστες διαθέτουν και μια τιμή <Καμία επιλογή> ως τιμή μη συμπλήρωσης του πεδίου, όταν αυτό δεν ορίζεται ως υποχρεωτικής συμπλήρωσης. Πλαίσιο κειμένου Πλαίσιο κειμένου Τα πεδία κειμένου ορίζονται στις φόρμες αρχειοθέτησης-αναζήτησης με σκοπό την συμπλήρωση κειμένου από το χρήστη, με πληκτρολόγηση. Τέτοια πεδία είναι το «Θέμα», «Παρατηρήσεις», «Αρ. Πρωτ. Αποστολέα», «Κωδικός Έργου ΓΕΛ» κλπ. Για την καταχώριση κειμένου αρκεί να τοποθετήσουμε τον κέρσορα (δείκτη) του ποντικιού στο αντίστοιχο πλαίσιο, να πιέσουμε το αριστερό πλήκτρο στο ποντίκι και να πληκτρολογήσουμε το κείμενο. Μέσω της δυνατότητας επικόλλησης (paste) μπορούμε να τοποθετήσουμε στο πλαίσιο κειμένου, το κείμενο που προηγουμένως είχαμε αντιγράψει (copy). Η οδηγία είναι οι λέξεις να εισάγονται πάντα κεφαλαία. Πεδίο Ευρετήριο Απλής Επιλογής Πεδίο ευρετήριο απλής επιλογής MODUS Software 13

Το πεδίο ευρετήριο απλής επιλογής (π.χ. Αποστολέας) χρησιμοποιείται για την επιλογή-καταχώριση μιας τιμής σε φόρμες αρχειοθέτησης-αναζήτησης, από ένα ευρετήριο το οποίο περιέχει λίστα τιμών ως όρους. Επιλέγοντας το εικονίδιο προβάλλεται το ευρετήριο. Πεδίο ευρετήριο απλής επιλογής Όταν επιθυμούμε να αναζητήσουμε έναν όρο, τότε για την εύρεση μπορούμε να πληκτρολογήσουμε μέρος της περιγραφής του όρου ή ολόκληρο τον όρο στο φίλτρο αναζήτησης όρων, ώστε το ευρετήριο να παρουσιάζει τον επιθυμητό όρο ή ομοειδής ως προς την περιγραφή. Έστω ότι επιθυμούμε να εντοπίσουμε τον όρο ΥΠΕΠΘ/ΓΓΕΤ στο ευρετήριο όρων. Στο φίλτρο αναζήτησης όρων και μπροστά από τα %% συμπληρώνουμε τη λέξη, δηλαδή : ΥΠΕΠΘ%% και πιέζουμε το πλήκτρο αναζήτηση. για να εκτελέσουμε την MODUS Software 14

Αναζήτηση όρου Το ευρετήριο, με αυτό τον τρόπο συμπλήρωσης, παρουσιάζει όλους τους όρους που η περιγραφή τους ξεκινάει με τη λέξη ΥΠΕΠΘ. Αν συμπληρώσουμε τον όρο ΓΓΕΤ ανάμεσα στα %%, δηλαδή %ΓΓΕΤ%, στην αναζήτηση θα παρουσιαστούν οι όροι που στην περιγραφή τους περιέχεται ο αριθμός ΓΓΕΤ. Αναζήτηση όρου MODUS Software 15

Πλήκτρο «Επιλογή» Επιλέγουμε τον όρο (μπλε φόντο) και πιέζουμε το πλήκτρο «Επιλογή». Πλήκτρο «Καμία επιλογή» Το πλήκτρο χρησιμοποιείται για να απομακρύνουμε από το πεδίο στη φόρμα, οποιαδήποτε επιλογή έχουμε κάνει προηγουμένως. Πλήκτρο «Άκυρο» Το πλήκτρο χρησιμοποιείται απλά για να κλείσει το παράθυρο του ευρετηρίου, χωρίς καμία μεταβολή. Πεδίο συμπλήρωσης ημερομηνίας Πεδίο συμπλήρωσης ημερομηνίας Το πεδίο συμπλήρωσης ημερομηνίας χρησιμοποιείται για τη συμπλήρωση ημερομηνιών σε φόρμες αρχειοθέτησης-αναζήτησης. Η συμπλήρωση της ημερομηνίας πρέπει να γίνεται με την πλήρη της μορφή. Στο πεδίο ημερομηνίας είναι ήδη προσυμπληρωμένο το διαχωριστικό ημέρας-μήνα-έτος ( - ) και πρέπει να συμπληρώνονται μόνο τα 8 ψηφία ημερομηνίας (π.χ.21/10/2011). Σε περίπτωση που συμπληρωθεί λανθασμένα η ημερομηνία (π.χ. 21/10/11 ) και αναζητήσουμε έγγραφα με το κριτήριο αυτό, τότε στη λίστα αποτελεσμάτων, θα εμφανιστεί μήνυμα μη αποδεκτής ημερομηνίας. Μη αποδεκτή ημερομηνία Για να εισάγουμε έτοιμες ημερομηνίες, επιλέγουμε το πλήκτρο. MODUS Software 16

Επιλογή έτοιμων ημερομηνιών Επιλέγουμε την ημερομηνία που επιθυμούμε και αυτόματα εισάγεται στο πεδίο ημερομηνίας. Αν επιθυμούμε να διαγράψουμε την ημερομηνία που έχουμε συμπληρώσει, τότε πιέζουμε το πλήκτρο. Όταν είναι επιθυμητή η διόρθωση μιας ημερομηνίας τότε κάνουμε αριστερό κλικ στο πεδίο και στο τμήμα που επιθυμούμε να αλλάξει (ημέρα, μήνας, έτος) και απλά πληκτρολογούμε τη νέα τιμή. Όταν ο κέρσορας βρίσκεται στο πεδίο ημερομηνίας μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα πλήκτρα στο πληκτρολόγιο και για να μετακινηθεί στην περιοχή της ημέρας, του μήνα ή του έτους. Πεδίο ελέγχου (checkbox) Πεδίο ελέγχου (checkbox) Το πεδίο ελέγχου (checkbox) χρησιμοποιείται για την καταχώριση τιμής χαρακτηρισμού σε φόρμες αρχειοθέτησης-αναζήτησης. Το πεδίο μπορεί να πάρει δύο μόνο τιμές (checked, unchecked) οι οποίες αποδίδονται κάνοντας αριστερό κλικ στο τετράγωνο πλαίσιο που ορίζει το πεδίο, διαδοχικά. Με αυτό τον τρόπο ορίζεται ένα check ( ) ή το τετράγωνο πλαίσιο παραμένει χωρίς check ( ). MODUS Software 17

Πεδίο πολλαπλών επιλογών Πεδίο πολλαπλών επιλογών Το πεδίο ευρετήριο πολλαπλών επιλογών (Εξωτερικοί Αποδέκτες, Εσωτερικοί Αποδέκτες) χρησιμοποιείται για την επιλογή-καταχώριση πολλαπλών τιμών σε φόρμες αρχειοθέτησης-αναζήτησης, από ένα ευρετήριο το οποίο περιέχει λίστα τιμών ως όρους. Επιλέγοντας το εικονίδιο προβάλλεται το ευρετήριο. Ευρετήριο όρων Ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα μεταφέρονται οι επιλεγμένοι όροι στη φόρμα αρχειοθέτησης: Αναζήτηση όρου Επιλογή από τους διαθέσιμους όρους Προσθήκη Επιλογή MODUS Software 18

Αναζήτηση & επιλογή όρου Για να απομακρύνουμε έναν επιλεγμένο όρο θα πρέπει να τον επιλέξουμε και να πατήσουμε το κουμπί απομάκρυνση. Πλήκτρο «Επιλογή» Πιέζοντας το πλήκτρο «Επιλογή», μεταφέρονται οι επιλεγμένοι όροι στη φόρμα αρχειοθέτησης. Πλήκτρο «Καμία επιλογή» Το πλήκτρο χρησιμοποιείται για να απομακρύνουμε από το πεδίο στη φόρμα, οποιαδήποτε επιλογή έχουμε κάνει προηγουμένως. Πλήκτρο «Άκυρο» Το πλήκτρο χρησιμοποιείται απλά για να κλείσει το παράθυρο του ευρετηρίου, χωρίς καμία μεταβολή. Πεδίο απλής επιλογής δενδροειδούς μορφής Πεδίο απλής επιλογής δενδροειδούς μορφή Το πεδίο ευρετήριο απλής επιλογής δενδροειδούς μορφής χρησιμοποιείται για την επιλογή-καταχώριση μιας τιμής σε φόρμες αρχειοθέτησης-αναζήτησης, από ένα ευρετήριο όρων σε μορφή δένδρου (φάκελοι υποφάκελοι). Επιλέγοντας το εικονίδιο προβάλλεται το ευρετήριο. MODUS Software 19

Παρουσίαση όρων του πεδίου Οι όροι παρουσιάζονται ταξινομημένοι κατά αύξουσα αλφαβητική σειρά. Ο όρος που έχουμε επιλέξει αναγράφεται στο κάτω μέρος του παραθύρου. Επιλογή όρου MODUS Software 20

Πλήκτρο «Επιλογή» Για να μεταφερθεί ο επιλεγμένος όρος στη φόρμα, πιέζουμε το πλήκτρο «Επιλογή». Πλήκτρο «Καμία επιλογή» Το πλήκτρο χρησιμοποιείται για να απομακρύνουμε από το πεδίο στη φόρμα, οποιαδήποτε επιλογή έχουμε κάνει προηγουμένως. Πλήκτρο «Άκυρο» Το πλήκτρο χρησιμοποιείται απλά για να κλείσει το παράθυρο του ευρετηρίου, χωρίς καμία μεταβολή. Διαχείριση Λεξικών Εισαγωγή Επιμέλεια Διαγραφή όρων Εισαγωγή, επιμέλεια, διαγραφή όρων Για την εισαγωγή ενός νέου όρου, θα πρέπει να επιλέξουμε το εικονίδιο. Πληκτρολογούμε το λεκτικό που επιθυμούμε και πιέζουμε το πλήκτρο «Εισαγωγή όρου» Εισαγωγή όρου Για την επεξεργασία του λεκτικού, επιλέγουμε τον όρο που επιθυμούμε και ύστερα το εικονίδιο. Διορθώνουμε το λεκτικό και πιέζουμε το πλήκτρο «Επιμέλεια όρου». Αν προσπαθήσουμε να διαγράψουμε κάποιον όρο επιλέγοντας το εικονίδιο, θα εμφανιστεί το παρακάτω μήνυμα, ενημερώνοντας μας πως δεν διαθέτουμε το δικαίωμα αυτό. MODUS Software 21

Διαγραφή όρου Πληκτρολογώντας στο πλαίσιο, μέρος του όρου που αναζητώ, εμφανίζεται λίστα (auto fill) με τους διαθέσιμους όρους. Με αριστερό κλικ στον επιλεγμένο όρο, ο όρος αυτός μεταφέρεται στη φόρμα. Στη λίστα με τους διαθέσιμους όρους βάση της πληκτρολόγησης μας υπάρχουν δύο επιλογές. Επιλέγοντας το εικονίδιο (Εκκαθάριση πεδίου) διαγράφεται ο όρος από το πλαίσιο. Επιλέγοντας το εικονίδιο κλείνει η λίστα. Auto fill Αρχειοθέτηση / Πρωτοκόλληση (Tύπος Εντύπου) Η λειτουργικότητα που περιγράφεται παρακάτω είναι συμβατή σε Internet Explorer & Mozilla Firefox. Σε Mozilla, θα πρέπει όμως να χρησιμοποιείται ο Acrobat Reader 9. Εφόσον έχουν συμπληρωθεί τα υποχρεωτικά πεδία (Θέμα,Εσωτερικοί Αποδέκτες), για να αποδοθεί ο αριθμός πρωτοκόλλου θα πρέπει να πιέσουμε το πλήκτρο (Αρχειοθέτηση). Εσωτερικοί Αποδέκτες: Χρέωση εγγράφου και ενημέρωση μέσω e-mail. Τα δεδομένα που έχουν συμπληρωθεί παρακάτω είναι τυχαία. Πρωτοκόλληση εγγράφου MODUS Software 22

Στην οθόνη μας εμφανίζεται μήνυμα ενημέρωσης απόδοσης του αριθμού πρωτοκόλλου. Απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου Πιέζοντας ΟΚ προβάλλεται το έντυπο (pdf) που έχει επιλεγεί βάση του πεδίου (Τύπος Εντύπου). Προβολή εντύπου Στο έντυπο έχουν συμπληρωθεί αυτόματα τα εξής πεδία: Ινστιτούτο Διεύθυνση Αριθμός Αίτησης (Αρ. Πρωτ.) Ημερομηνία (Ημ/νία Πρωτ.) Αριθμός Έργου (εφόσον συμπληρωθεί στη φόρμα αρχειοθέτησης) MODUS Software 23

Συμπληρώνονται τα απαραίτητα πεδία. Σε περίπτωση που δεν είμαι χρήστης που θα εισάγω ψηφιακή υπογραφή ή δεν επιθυμώ να πραγματοποιηθεί σε αυτό βήμα, θα πρέπει να αποθηκεύσω το έγγραφο με τον εξής τρόπο: Save a copy My Computer -> NetDrive@papyros-> Papyros -> Save Κλείνουμε το έγγραφο (αφού αποθηκευτεί) Σε περίπτωση υπογραφής, σε κάθε τύπο εντύπου στο κάτω μέρος εμφανίζονται οι ρόλοι που πρέπει να υπογραψουν ηλεκτρονικά. Εισαγωγή υπογραφής: Αριστερο κλικ στο αντίστοιχο πεδίο Έχει επιλεγεί το πιστοποιητικό που είναι συνδεδεμένο με το pc. Πληκτρολογούμε το κωδικό του πιστοποιητικού (password) Πατάμε το κουμπί Sign για να εισαχθεί το πιστοποιητικό Save a copy My Computer -> NetDrive@papyros-> Papyros -> Save Κλείνουμε το έγγραφο Εισαγωγή ψηφιακής υπογραφής MODUS Software 24

Αποθήκευση αρχείου Η φόρμα αρχειοθέτησης παραμένει ανοικτή. Ο αριθμός πρωτοκόλλου εμφανίζεται στη φόρμα και είναι απενεργοποιημένος για οποιοδήποτε χρήστη. Η περιγραφή του εγγράφου κατά την πρωτοκόλληση ή κατά την ενημέρωση των στοιχείων έχει την εξής μορφή: Τύπος Εγγράφου (Εισερχ., Εξερχ., Λοιπά) - Ινστιτούτο - Έτος - Αρ.Πρωτ - Θέμα. Οπότε αν θελήσουμε να εξάγουμε το έγγραφο από το σύστημα, κατά την αποθήκευση, δεν είναι αναγκαίο να πληκτρολογήσουμε την περιγραφή. Πλέον το πλήκτρο ονομάζεται «Ενημέρωση» επειδή το έγγραφο έχει πρωτοκολληθεί. Πιέζοντας το πλήκτρο αυτό, αποθηκεύονται οι προσθήκες ή οι αλλαγές των στοιχείων (σε όσα επιτρέπονται) στη φόρμα. Για να κλείσουμε τη φόρμα πιέζουμε το πλήκτρο της φόρμας ή το εικονίδιο του παραθύρου. MODUS Software 25

Ενημέρωση στοιχείων Στη φόρμα υπάρχουν οι εξής επιλογές: Έγγραφο : Προβολή εγγράφου Δρομολογήσεις: Χρέωση εγγράφων Σχετικά: Μηχανισμός συσχέτισης εγγράφων Συνημμένα: Μηχανισμός συνημμένων εγγράφων MODUS Software 26

Διαδικασία Πρωτοκόλλησης ηλεκτρονικών εγγράφων (όχι έντυπα - pdf) Στην βασική σελίδα θα πρέπει να επιλέξουμε από το μενού Προσωπικά, τον όρο Μη αρχειοθετημένα. Από το μενού Έγγραφα, επιλέγουμε τον όρο Εισαγωγή εγγράφου. Επιλέγουμε το αρχείο και το καταχωρούμε στο σύστημα. Το έγγραφο εισάγεται αυτόματα στο φάκελο Μη αρχειοθετημένα. Προβολή φόρμας αρχειοθέτησης: Παραλαβή του εγγράφου από το φάκελο Μη αρχειοθετημένα. 1 ος τρόπος: Δεξί κλικ στο επιλεγμένο έγγραφο, Αρχειοθέτηση -> Πρωτόκολλο Επιλογή φόρμας αρχειοθέτησης 2 ος τρόπος: Υπάρχει η δυνατότητα οι φόρμες αρχειοθέτησης να παρουσιαστούν στο αριστερό τμήμα του συστήματος. Επιλέγουμε από το μενού Επιλογές, τον όρο Ρυθμίσεις. MODUS Software 27

Παρουσίαση φορμών αρχειοθέτησης Επιλέγουμε το πεδίο Φόρμες Αρχειοθέτησης και πιέζουμε το πλήκτρο Ενημέρωση. Κλείνουμε το παράθυρο πιέζοντας το εικονίδιο της εξόδου. Επιλέγουμε Εκτεταμένη Προβολή. Εκτεταμένη προβολή Επιλέγουμε το έγγραφο και ύστερα τη φόρμα αρχειοθέτησης που βρίσκεται στο αριστερό μέρος του συστήματος. Επιλογή φόρμας αρχειοθέτησης Η διαδικασία της πρωτοκόλλησης είναι ακριβώς ίδια, με τη μόνη διαφορά πως δεν πρέπει να επιλέξουμε Τύπο Εντύπου. MODUS Software 28

Αναζήτηση Εγγράφων 1 ος τρόπος: Αν πλοηγούμαστε στην αρχική σελίδα, επιλέγουμε από την ενότητα Έγγραφα/Υποθέσεις, τον όρο Αναζήτηση Εγγράφων και εμφανίζεται μια νέα σελίδα που παρουσιάζεται η φόρμα αναζήτησης των πρωτοκολλημένων εγγράφων. 2 ος τρόπος: Αν πλοηγούμαστε στην βασική σελίδα, επιλέγουμε από το μενού Αναζήτηση, τον όρο Εγγράφων / Υποθέσεων και ύστερα επιλέγουμε τη φόρμα Αναζήτηση Εγγράφων. Περιβάλλον Αναζήτησης Εγγράφων Συμπληρώνουμε τις τιμές που γνωρίζουμε στη φόρμα και στα κατάλληλα πεδία, διαμορφώνοντας με αυτό τον τρόπο ένα ερώτημα προς το σύστημα. Για τη διενέργεια της αναζήτησης πιέζουμε το πλήκτρο. Εκτελώντας την αναζήτηση, στη λίστα παρουσιάζονται τα αποτελέσματα. Τα πεδία της φόρμας δεν εμφανίζονται έτσι ώστε να παρουσιαστούν τα αποτελέσματα. Για να εκτελέσουμε νέα αναζήτηση, πιέζουμε το πλήκτρο εμφανιστεί η φόρμα αναζήτησης. (Εμφάνιση κριτηρίων) για να Στην περίπτωση που θέλουμε να εκτελέσουμε νέα αναζήτηση με διαφορετικά στοιχεία, μπορούμε να καθαρίσουμε τα υπάρχοντα επιλέγοντας το εικονίδιο. MODUS Software 29

Εκτέλεση Αναζήτησης- Αποτελέσματα Στη λίστα, παρουσιάζονται μόνο τα έγγραφα που έχουμε δημιουργήσει εμείς οι ίδιοι ή αυτά που έχουν χρεωθεί προς εμάς ή την ομάδα που ανήκουμε. Οι χρήστες γραμματειών και οι διευθυντές έχουν πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα της αντίστοιχης διεύθυνσης που ανήκουν. Εμφάνιση: Προβολή εγγράφου (ή διπλό δεξί κλικ) Προβολή εγγράφου MODUS Software 30

Αρχειοθέτηση: Προβολή Φόρμα Αρχειοθέτησης Επιλογή Φόρμας Αρχειοθέτησης Καταχώριση στοιχείων (Συμπλήρωση πεδίων) Πλαίσιο κειμένου (αλφαριθμητικό) Πλαίσιο κειμένου (αλφαριθμητικό) Στα πεδία κειμένου (π.χ. Θέμα) κάνουμε χρήση του συμβόλου %, συμπληρώνοντας στην αρχή και στο τέλος των λέξεων που έχει συμπληρώσει ώστε το σύστημα να αναζητεί έγγραφα που στο θέμα περιέχονται οι λέξεις αυτές, ανεξάρτητα από το υπόλοιπο κείμενο που μπορεί να τις περιβάλλει (π.χ. %ΠΡΟΜΗΘ%ΕΚΤΥΠΩΤ%). Οι λέξεις αναζητούνται από το σύστημα με τον τρόπο που συμπληρώθηκαν ακριβώς κατά την αρχειοθέτηση (κεφαλαία). Πλαίσιο κειμένου (αριθμητικό) Πλαίσιο κειμένου (αριθμητικό) Στα αριθμητικά πεδία κειμένου (π.χ. Α/Α) εισάγονται μόνο αριθμοί. Υπάρχει εύρος τιμών (από έως). Αν δεν εισάγουμε τιμή στο έως, το σύστημα λαμβάνει υπόψη του και τον τελευταίο αριθμό που έχει καταχωρηθεί. Πεδίο συμπλήρωσης ημερομηνίας Ίδιος τρόπος με την καταχώριση του πεδίου κατά την αρχειοθέτηση με τη διαφορά ότι υπάρχει εύρος τιμών (από έως). Αν δεν εισάγουμε τιμή στο έως, το σύστημα λαμβάνει υπόψη του την τρέχουσα. MODUS Software 31

Πεδίο Ευρετήριο Απλής Επιλογής Ίδιος τρόπος με την καταχώριση του πεδίου κατά την αρχειοθέτηση. Πεδίο ελέγχου (checkbox) Ίδιος τρόπος με την καταχώριση του πεδίου κατά την αρχειοθέτηση. Στην περίπτωση που επιθυμούμε να αναζητήσουμε μόνο εισερχόμενα έγγραφα, απλά επιλέγουμε μόνο το πεδίο Εισερχόμενο. Πεδίο πολλαπλών επιλογών Ίδιος τρόπος με την καταχώριση του πεδίου κατά την αρχειοθέτηση. Πεδίο πτυσσόμενης λίστας Ίδιος τρόπος με την καταχώριση του πεδίου κατά την αρχειοθέτηση. Πεδίο απλής επιλογής δενδροειδούς μορφής Ίδιος τρόπος με την καταχώριση του πεδίου κατά την αρχειοθέτηση. Αναζήτηση χρεώσεων-αναθέσεων 1 ος τρόπος: Αν πλοηγούμαστε στην αρχική σελίδα, επιλέγουμε από την ενότητα Δρομολογήσεις, τον όρο Αναζήτηση Δρομολογήσεων. 2 ος τρόπος: Αν πλοηγούμαστε στην βασική σελίδα, επιλέγουμε από το μενού Αναζήτηση, τον όρο Δρομολογήσεων. Το σύστημα εμφανίζει ένα περιβάλλον στο οποίο μπορούμε να «φιλτράρουμε» εισερχόμενες ή εξερχόμενες αναθέσεις με βάση: Την ημερομηνία ανάθεσης που έχουν γίνει Την ημερομηνία λήξης που έχει ορισθεί Την ημερομηνία διεκπεραίωσης για τις διεκπεραιωμένες αναθέσεις Το τύπο τους : σε εξέλιξη, δεσμευμένες ή διεκπεραιωμένες Τις ενέργειες τους (Ενέργεια, Ενημέρωση) Τον αναθέτων (Ανάθεση από) Τον παραλήπτη (Ανατέθηκε σε) MODUS Software 32

Περιβάλλον Αναζήτησης Δρομολογήσεων Αναζήτηση αναθέσεων που πραγματοποιήθηκαν από όλους χρήστες του Παπύρου προς εμένα (π.χ. Επιστημονικό υπεύθυνο ΙΠΦ). Αναζήτηση Αναθέσεων Στις λίστες Ανάθεση από, Ανατέθηκε σε, μπορώ να επιλέξω έχοντας πιεσμένο το πλήκτρο Ctrl στο πληκτρολόγιο, περισσότερους από έναν όρο. MODUS Software 33

Αποτέλεσμα Αναζήτησης Αναζήτηση βάση ενεργειών, κατάσταση εγγράφου, ημερομηνιών κλπ. Αναζήτηση Αναθέσεων MODUS Software 34

Εκτύπωση / Αποθήκευση λίστας αποτελεσμάτων Το σύστημα παρέχει εκτύπωση και αποθήκευση λίστας αποτελεσμάτων στα περιβάλλοντα αναζήτησης πρωτοκόλλου και δρομολογήσεων. Περιβάλλον Αναζήτησης Δημιουργία αναθέσεων-χρεώσεων Η χρέωση των εγγράφων πραγματοποιείται πιο γρήγορα από τα πεδία των χρεώσεων στις φόρμες αρχειοθέτησης (τα σχόλια αν θέλουμε τα αναγράφουμε στο θέμα ή στα σχόλια, πεδία των φορμών). Όταν θέλουμε να δημιουργήσουμε μια νέα ανάθεση χρέωση, ορίζοντας προθεσμία λήξης ή παρατηρήσεις σχόλια, τότε κάνουμε τα ακόλουθα ανάλογα με το σημείο που βρισκόμαστε: Δεξί κλικ στο επιλεγμένο έγγραφο, Δρομολογήσεις Νέα Ανάθεση. MODUS Software 35

Παράθυρο Νέας Ανάθεσης Επιλέγουμε το checkbox Χρήστες ή Ομάδες. Για να προστεθεί ο όρος στη λίστα των επιλεγμένων όρων, επιλέγουμε τον όρο και πιέζουμε το πλήκτρο. Για να προστεθούν πολλοί όροι μαζικά, πιέζουμε το πλήκτρο. Αφού καταχωρηθούν οι παραλήπτες, πιέζουμε το πλήκτρο (ΟΚ). Επιλέγουμε την ενέργεια που θα αποσταλεί το έγγραφο (Ενέργεια ή Ενημέρωση) και τον τρόπο διεκπεραίωσης που αφορά τον παραλήπτη (Υποχρεωτικά πεδία). Στο πεδίο Σχόλια ανάθεσης μπορούμε να γράψουμε κάποια παρατήρηση ή οδηγία για τους παραλήπτες της ανάθεσης. Αν αναθέσουμε το έγγραφο για ενέργεια και θέλουμε να ορίσουμε μία ημερομηνία μέχρι την οποία πρέπει να γίνουν οι ενέργειες (χρόνος διεκπεραίωσης του εγγράφου από τον παραλήπτη) μπορούμε να επιλέξουμε στο χρονοδιάγραμμα ανάθεσης το κουμπί Με ημερομηνία λήξης και στην συνέχεια από το ημερολόγιο την ημερομηνία λήξης που θέλουμε. Η ημερομηνία λήξης καταχωρείται για καθαρά ενημερωτικό σκοπό. MODUS Software 36

Αν επιθυμούμε ορίζουμε και προτεραιότητα του εγγράφου. Αφού συμπληρώσουμε τα στοιχεία πιέζουμε το πλήκτρο (Νέα Ανάθεση). Ανάθεση εγγράφου Η χρέωση πραγματοποιήθηκε, το παράθυρο παραμένει ανοικτό αν τυχόν επιθυμούμε νέα ανάθεση. Αν επιλεγεί η ανάθεση να δρομολογηθεί σε ομάδα, η οποία διαθέτει παραπάνω από έναν χρήστη και επιθυμούμε να δρομολογηθεί διαφορετικά σε όλους τους χρήστες (αποστολή e-mail), θα πρέπει να επιλέξουμε το check Ξεχωριστές Δρομολογήσεις στους χρήστες της ομάδας. MODUS Software 37

Ακύρωση εγγράφου Για να ακυρώσουμε ένα έγγραφο, το αναζητούμε και προβάλλουμε τη φόρμα αρχειοθέτησης. Στη φόρμα υπάρχει ένα πεδίο που ονομάζεται Άκυρο. Το επιλέγουμε, αν θέλουμε στα σχόλια ή στο θέμα αναγράφουμε και την αιτία ακύρωσης και πιέζουμε το πλήκτρο Ενημέρωση. Το έγγραφο παραμένει στο σύστημα έχοντας δεσμεύσει τον αριθμό πρωτοκόλλου. Ακύρωση εγγράφου Αν δεν έχουμε το δικαίωμα ακύρωσης εγγράφου, εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα. Ακύρωση εγγράφου MODUS Software 38

Σχετικά Έγγραφα Στο σύστημα, στη φόρμα πρωτοκόλλου παρέχεται μηχανισμός συσχέτισης εγγράφων ο οποίος επιτρέπει τη δημιουργία συσχετίσεων (συνδέσεων) μεταξύ διαφόρων ηλεκτρονικών εγγράφων που έχουν αρχειοθετηθεί/πρωτοκολληθεί στο σύστημα. Στον τίτλο του πλήκτρου, που παρουσιάζεται στη φόρμα πρωτοκόλλου, αναγράφεται το πλήθος των σχετικών εγγράφων που έχουν οριστεί για το τρέχων έγγραφο. Με τον τρόπο αυτό προβάλλοντας τη φόρμα πρωτοκόλλου, μπορούμε να ενημερωθούμε άμεσα για την ύπαρξη ή όχι σχετικών εγγράφων στο τρέχων έγγραφο. Πρόσβαση στο μηχανισμό συσχετίσεων, παρέχεται πιέζοντας το πλήκτρο. Η πίεση του πλήκτρου προκαλεί την παρουσίαση παραθύρου στο οποίο παρουσιάζεται λίστα με τα σχετικά έγγραφα καθώς και σχετικά πλήκτρα διαχείρισης. Ύπαρξη σχετικού εγγράφου Προβολή μέσω της φόρμας πρωτοκόλλου Στη λίστα εμφανίζονται κάποια βασικά στοιχεία του εγγράφου (Τύπος, Αρ. Πρωτοκόλλου, Ημ/νία Πρωτοκόλλησης, Θέμα). Τοποθετώντας τον κέρσορα στο εικονίδιο του εγγράφου παρακάτω επιλογές: εμφανίζονται οι Εμφάνιση: Προβολή εγγράφου Αρχειοθέτηση: Προβολή Φόρμα Αρχειοθέτησης Διαγραφή συσχέτισης: Διαγραφή σχετικού εγγράφου από τη λίστα MODUS Software 39

Δημιουργία/Προβολή Συσχέτισης Η διαδικασία της συσχέτισης δύο ή περισσοτέρων εγγράφων μεταξύ τους, γίνεται με βάση τον Αριθμό Πρωτοκόλλου (Α/Α), το Έτος, τον Τύπο Εγγράφου και την Μονάδα Πρωτοκόλλησης. Αυτά τα στοιχεία είναι απαραίτητα για τη συσχέτιση εγγράφων στο σύστημα, καθώς μόνο ο συνδυασμός τους ορίζει μοναδικά ένα έγγραφο στο σύστημα. Τα πεδία αυτά προσυμπληρώνονται και ο χρήστης αν είναι σωστά, πληκτρολογεί μόνο τον αύξων αριθμό (αριθμό πρωτοκόλλου). Στο παράθυρο Σχετικών Εγγράφων, πρέπει να γνωρίζουμε τα στοιχεία που ορίζουν μοναδικά το έγγραφο στο σύστημα, τα οποία και συμπληρώνουμε στα αντίστοιχα πεδία που παρουσιάζονται στο πάνω μέρος. Στη συνέχεια πιέζουμε το πλήκτρο για την ολοκλήρωση της διαδικασίας. Παράθυρο Συσχέτισης Εγγράφων Μετά την δημιουργία μιας συσχέτισης, στη λίστα σχετικών εγγράφων, παρουσιάζονται τα στοιχεία του εγγράφου που μόλις συσχετίστηκε. Μπορούμε να δημιουργήσουμε σε ένα αρχειοθετημένο έγγραφο, όσες συσχετίσεις εγγράφων επιθυμεί. Κατά τη συσχέτιση δύο εγγράφων αν το ένα από αυτά είναι συσχετισμένο με άλλα έγγραφα, τότε συσχετίζονται όλα τα έγγραφα μεταξύ τους. Διαγραφή Συσχέτισης Επιλέγοντας τον όρο «Διαγραφή όλων», μπορούμε να απομακρύνουμε όλα τα έγγραφα από τη λίστα των σχετικών εγγράφων. Πλήκτρο Έξοδος Με την ένδειξη κλείνει το παράθυρο των σχετικών εγγράφων και γίνεται μετάβαση στην φόρμα Αρχειοθέτησης του αρχικά επιλεγμένου εγγράφου. MODUS Software 40

Συνημμένα Έγγραφα Διαδικασία συνημμένων εγγράφων: Αναζήτηση εγγράφου Προβολή φόρμα αρχειοθέτησης Επιλογή, το πλήκτρο Συνημμένα ( ) Προβολή νέου παραθύρου - Επιλογή εγγράφου από δίσκο Επιλογή αρχείου Καταχώρηση Προβάλλοντας τη φόρμα αρχειοθέτησης, μπορούμε να ενημερωθούμε άμεσα για την ύπαρξη ή όχι συνημμένων εγγράφων στο τρέχων έγγραφο. Πλέον αφού το συνημμένο καταχωρήθηκε, το πλήκτρο εμανίζεται αναγράφοντας το πλήθος των συνημμένων. Τοποθετώντας τον κέρσορα στο εικονίδιο του εγγράφου παρακάτω επιλογές: εμφανίζονται οι Εμφάνιση: Προβολή συνημμένου εγγράφου Αρχειοθέτηση: Προβολή Φόρμα Αρχειοθέτησης (αν έχει γίνει λάθος σύνδεση, διορθώνεται από τη φόρμα) Διαγραφή συσχέτισης: Διαγραφή συνημμένου εγγράφου από τη λίστα Στην αναζήτηση εγγράφων, υπάρχει πεδίο που μας ενημερώνει αν το πρωτοκολλημένο έγγραφο διαθέτει συνημμένα ή όχι. Αναζήτηση εγγράφου Πληροφορία συνημμένου MODUS Software 41

Σάρωση Εγγράφου Στο μενού Έγγραφα, επιλέγουμε τον όρο Σάρωση εγγράφου. Ρυθμίσεις σαρωτή Πηγή: Επιλογή του σωστού σαρωτή Χρώμα: BW Ανάλυση: 300 DPI Μέγεθος: Α4 Την αντίθεση και τη φωτεινότητα δεν την χρησιμοποιούμε εφόσον σαρώνουμε σε ασπρόμαυρη μορφή. Για να σαρωθεί το έγγραφο θα πρέπει να είναι επιλεγμένες οι παρακάτω τιμές: Εμφάνιση Twain Τροφοδότης Η επιλογή Διπλής όψης, δεν χρησιμοποιείται στις περιπτώσεις που ο σαρωτής υποστηρίζει την δυνατότητα αυτή. Εισάγουμε το έγγραφο στον σαρωτή και πιέζουμε το πλήκτρο Εισαγωγή σελίδας. Να σημειωθεί πως το σύστημα αποθηκεύει στη μνήμη του, τις επιλογές της τελευταίας σάρωσης. MODUS Software 42

Σάρωση εγγράφου Το έγγραφο αφού σαρωθεί εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα, αν τυχόν έχουμε παραλείψει κάποια σελίδα για το ίδιο πάντα έγγραφο. Ρυθμίσεις σαρωτή Τοποθετούμε τις υπόλοιπες σελίδες στο σαρωτή και πιέζουμε το πλήκτρο Yes, διαφορετικά No. Προεπισκόπηση εγγράφου: Επιλέγοντας το (+) στο σαρωμένο έγγραφο, παρουσιάζονται οι σελίδες του εγγράφου. Επιλέγοντας κάποια εμφανίζεται η προεπισκόπηση της συγκεκριμένης σελίδας. MODUS Software 43

Προεπισκόπηση Εγγράφου Αν το έγγραφο που σαρώθηκε είναι λάθος, τότε μπορούμε να διαγράψουμε το έγγραφο, επιλέγοντας το έγγραφο και πιέζοντας το πλήκτρο Διαγραφή. Αν θέλουμε να διαγράψουμε κάποια σελίδα, επιλέγουμε την συγκεκριμένη σελίδα και ύστερα το πλήκτρο Διαγραφή. Αποθήκευση εγγράφου Για να αποθηκευτεί το έγγραφο στο σύστημα και συγκεκριμένα στον φάκελο Μη αρχειοθετημένα, πρέπει να πιέσουμε την ένδειξη Εισαγωγή εγγράφου. Αποθήκευση σαρωμένου εγγράφου MODUS Software 44

Προβολή φόρμας αρχειοθέτησης: Παραλαβή του σαρωμένου εγγράφου από το φάκελο Μη αρχειοθετημένα. Δεξί κλικ στο επιλεγμένο έγγραφο, Αρχειοθέτηση Πρωτόκολλο Πρωτοκόλληση εγγράφου MODUS Software 45