-invoicing 2012 Case Studies E-ordering BizDocEE
ΠΙΝΑΚΑ ΠΕΡΙΕΦΟΜΕΝΩΝ ελ. 2 / 12 1 ΕΙΑΓΩΓΗ... 3 2 Η Εταιρεία και η Ανάγκη... 4 2.1 Η Εταιρεία:...4 2.2 Ανάγκες:...5 2.3 Δεδομένα Τπόθεσης:...6 3 Η Λύση... 7 3.1 Γιατί η Retail@Link;...7 3.2 Η Λύση:...8 3.2.1 e-invoicing Paperless BizDoc EE... 8 4 Σα Αποτελέσματα... 9 4.1 Μετρήσιμα Αποτελέσματα και Απόδοση Επένδυσης...9 5 ΤΝΟΠΣΙΚΟ ΠΙΝΑΚΑ ΑΠΟΣΕΛΕΜΑΣΩΝ... 10 6 Επόμενα Βήματα... 11 6.1 Μελλοντικές Προεκτάσεις... 11
ελ. 3 / 12 CASE STUDY: ΚΤΚΝΟ Α.Ε 1 ΕΙΑΓΩΓΗ Οι μελέτη που παρουσιάζεται παρακάτω, αποτελεί πραγματική περίπτωση συνεργασίας της Retail@Link με τον πελάτη της. Σα στοιχεία αφορούν στην παροχή των υπηρεσιών της ηλεκτρονικής τιμολόγησης/αρχειοθέτησης & της ηλεκτρονικής παραγγελιοληψίας. Η υπηρεσία της ηλεκτρονικής τιμολόγησης αφορά στην ηλεκτρονική διακίνηση προς τους πελάτες της εταιρείας και στην αρχειοθέτηση παραστατικών χωρίς την ανάγκη εκτύπωσής τους σε φυσικό παραστατικό, καθώς επίσης και στην αρχειοθέτηση των εισερχόμενων παραστατικών. υγκεκριμένα η υπηρεσία παρέχει : Νόμιμη και ασφαλή αποϋλοποίηση των παραστατικών. Επιβεβαίωση συμφωνίας μεταξύ του αρχείου «Α» και του αρχείου «PDF». Ενημέρωση των εμπλεκομένων για την αποστολή και την παραλαβή των παραστατικών. Αρχειοθέτηση όλων των παραστατικών τοπικά, στους servers της εταιρίας. Αρχειοθέτηση των εισερχόμενων παραστατικών και διασύνδεσή τους με το εγκατεστημένο ERP.
2 Η Εταιρεία και η Ανάγκη ελ. 4 / 12 2.1 Η Εταιρεία: Η Ελληνική Εταιρία Κονσερβών ΚΤΚΝΟS Α.Ε. είναι ηγέτης στην παραγωγή προϊόντων τομάτας και στη συσκευασία φρούτων και λαχανικών. Με εντυπωσιακή επιχειρηματική δράση, η ΚΤΚΝΟ δραστηριοποιείται στην Ελληνική αγορά από το 1911. Η έδρα της εταιρίας βρίσκεται στον τόπο ίδρυσής της, το Ναύπλιο, ενώ η παραγωγή και το διανεμητικό κέντρο βρίσκονται στα αβάλια Ηλείας. Η ημερήσια παραγωγική δυναμικότητα του εργοστασίου Ηλείας φθάνει τους 2100 τόνους νωπού προϊόντος. Κατά την παραγωγική περίοδο μέσα Ιουλίου με μέσα επτέμβρη ο αριθμός των εργαζόμενων ξεπερνά τα 400 άτομα. Σο 2010, ενώ η χώρα μας έχει μπει σε οικονομική ύφεση, η εταιρία ΚΤΚΝΟ Α.Ε περιλαμβάνεται σε έρευνα της ICAP στη λίστα με τις υγιέστερες οικονομικά επιχειρήσεις του τόπου (STRONGEST COMPANIES IN GREECE). (Info source: http://www.kyknos.com.gr) ii: Παράδειγμα Προϊοντικού Φαρτοφυλακίου της ΚΤΚΝΟ Α.Ε
2.2 Ανάγκες: ελ. 5 / 12 Με μακρόχρονη πορεία στην ελληνική αγορά, η ΚΤΚΝΟ Α.Ε έχει «μάθει» να προσαρμόζεται στα δεδομένα της ελληνικής πραγματικότητας, διατηρώντας την ηγετική της θέση στην αγορά. Έτσι το 2011, εξέτασε πώς εν μέσω οικονομικής ύφεσης, θα μπορούσε να γίνει πιο ανταγωνιστική, μέσα από τον εξορθολογισμό του λειτουργικού της κόστους. Καθώς η σταθερή ποιότητα του χαρτοφυλακίου προϊόντων της ΚΤΚΝΟ, είναι βασικό επιχείρημα της φιλοσοφίας της εταιρείας, στόχος ήταν να εξεταστεί πώς θα μπορούσε να εκμεταλλευτεί τους δεδομένους πόρους της επιχείρησης, ούτως ώστε η εταιρία να κερδίσει, μειώνοντας το κόστος της. Μετά από παρακολούθηση των εξελίξεων, όσον αφορά στην αποϋλοποίηση των διαδικασιών τιμολόγησης, η ΚΤΚΝΟ προέβη στην εξέταση της υιοθέτησης λύσεων e- invoicing και e-archiving με τους ακόλουθους στόχους: Αποϋλοποίηση και διακίνηση εξερχομένων παραστατικών για μείωση διαχειριστικού κόστους και αποδέσμευση από το χαρτί. (Μείωση Κόστους: χώρος-χαρτί-χρόνος) Γρήγορη παράδοση των Πιστωτικών Σιμολογίων Σζίρου του τριμήνου, εξαμήνου & ιδιαίτερα έτους (για τον υπολογισμό αποτελεσμάτων χρήσης). Αποϋλοποίηση, διαχείριση και αρχειοθέτηση εισερχομένων παραστατικών τοπικά σε εταιρικό επίπεδο. (Μείωση Κόστους: χώρος-χαρτί-χρόνος) Κεντρικός έλεγχος για διασφάλιση ορθότητας και σύννομης λειτουργίας. Αυτοματοποίηση διαδικασιών Ελέγχου και Αρχειοθέτησης και μείωση του κόστους δέσμευσης ανθρωποωρών. Διευκόλυνση διαδικασιών αναζήτησης και επανεκτύπωσης για μελλοντικές ανάγκες διαχείρισης παραστατικών. Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση χάρτινων εγγράφων της εταιρείας, τα οποία έπρεπε να αρχειοθετούνται καταναλώνοντας διαχειριστικό χρόνο και φυσικά χώρο.
2.3 Δεδομένα Τπόθεσης: ελ. 6 / 12 Έδρα στο Ναύπλιο & Γραφεία στην Αθήνα, Εργοστάσιο στα αβάλια Αμαλιάδος, Ηλία, 3 Υορολογικοί Μηχανισμοί (1 στο Ναύπλιο /Κεντρικά της ΚΤΚΝΟ Α.Ε και 2 στα αβάλια Ηλείας/ Εργοστάσιο), 17.160 παραστατικά ετησίως. Είδος Παραστατικών: ΑΣΔΑ ΑΚΤΡΩΣΙΚΟ ΣΙΜΟΛΟΓΙΟ ΔΕΛΣΙΟ ΑΠΟΣΟΛΗ 95 ΔΑΣ ΔΕΛΣΙΟ ΑΠΟΣΟΛΗ ΣΡΙΣΟΤ 3 ΠΣ ΠΙΣΩΣΙΚΟ ΣΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΗ 1465 ΠΣΑ ΑΚΤΡΩΣΙΚΟ ΠΙΣΩΣΙΚΟ ΣΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΗ 5 ΣΙΜΠ ΣΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΗ ΣΖΙΡΟΤ 324 ΑΑΑ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΑΤΣΟΠΑΡΑΔΟΗ ΑΓΑΘΩΝ 151 ΑΑΑΑ ΑΚΤΡΩΣΙΚΟ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΑΤΣΟΠΑΡΑΔΟΗ ΑΓΑΘΩΝ 12 ΑΔΑ ΕΙΔΙΚΟ ΑΚΤΡΩΣΙΚΟ ΔΕΛΣΙΟ ΑΠΟΣΟΛΗ 24 ΔΑΑ ΔΕΛΣΙΟ ΑΠΟΣ.ΑΠΟΔ. ΑΤΣΟΠΑΡΑΔΟΗ ΑΓΑΘΩΝ 179 ΔΕ ΔΕΛΣΙΟ ΕΠΙΣΡΟΥΗ ΠΕΛΑΣΗ 397 ΑΣΙΜ ΑΚΤΡΩΣΙΚΟ ΣΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΗ 12 ΔΑ ΔΕΛΣΙΟ ΑΠΟΣΟΛΗ 2785 ΑΑΛΠ ΑΚΤΡΩΣΙΚΗ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΛΙΑΝΙΚΗ ΠΩΛΗΗ 20 ΑΕΛ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΠΙΣΡΟΥΗ ΛΙΑΝΙΚΗ 1 ΑΛΠ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΛΙΑΝΙΚΗ ΠΩΛΗΗ 781 ΠΣΣ ΠΙΣΩΣΙΚΟ ΣΙΜΟΛΟΓΙΟ ΣΖΙΡΟΤ 1663 ΠΣΣΑ ΑΚΤΡΩΣΙΚΟ ΠΙΣΩΣΙΚΟ ΣΙΜΟΛΟΓΙΟ ΣΖΙΡΟΤ 5 ΣΔΑ ΣΙΜΟΛΟΓΙΟ ΔΕΛΣΙΟ ΑΠΟΣΟΛΗ 4880 ΣΕ ΣΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΗ ΕΞΑΓΩΓΩΝ 40 ΣΙΜ ΣΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΗ 1653 ΔΕ ΔΕΛΣΙΟ ΕΠΙΣΡΟΥΗ ΠΕΛΑΣΗ 1123 ΔΑΣ ΔΕΛΣΙΟ ΑΠΟΣΟΛΗ ΣΡΙΣΟΤ 1555 ΔΑ ΔΕΛΣΙΟ ΑΠΟΣΟΛΗ 93 ΑΑΑΞ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΑΤΣΟΠΑΡΑΔΟΗ (ΑΞΙΑΚΟ) 27
3 Η Λύση ελ. 7 / 12 3.1 Γιατί η Retail@Link; H ΚYKNO Α.Ε, απευθύνθηκε στη Retail@Link, για την παροχή λύσεων ηλεκτρονικής τιμολόγησης και αρχειοθέτησης. H Retail@Link, λειτουργώντας σαν συνδετικός κρίκος (Β2Β HUB) μεταξύ επιχειρήσεων με εμπειρία από το 2003, παρουσίαζε τα ακόλουθα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα για την εταιρεία: Με μεγάλη εμπειρία στο χώρο του λιανεμπορίου και των FMCG, η Retail@Link παρουσίασε μια ολοκληρωμένη πρόταση για την ΚΤΚΝΟ Α.Ε προσαρμοσμένη στις ανάγκες της, με το μικρότερο δυνατό κόστος εσωτερικής επένδυσης. Οι λύσεις της Retail@Link, ήταν απόλυτα συμβατές με το υπάρχον πληροφοριακό - λογιστικό σύστημα της ΚΤΚΝΟ Α.Ε, δεν απαίτησαν αλλαγές, ενώ προσέφεραν ελευθερία στη συνεργασία και με άλλους Application Service Providers. Η Retail@Link προσέφερε τη δυνατότητα μελλοντικής επέκτασης της λύσης, συμπεριλαμβάνοντας πρόσθετα στοιχεία που θα βοηθήσουν στη σταδιακή αυτοματοποίηση περισσότερων λειτουργιών-διαδικασιών (πχ: EDI). H εταιρεία συνεργαζόταν ήδη με την Retail@Link για την ηλεκτρονική διακίνηση των παραγγελιών της από την Carrefour και την αυτόματη εισαγωγή στο σύστημα ERP της ΚΤΚΝΟ. Η Retail@Link σε συνεργασία με την CPI Computers, παρείχε πρόσθετα λύσεις για το σκανάρισμα των εγγράφων της KYKNO Α.Ε και την αρχειοθέτησή τους στα συστήματα της εταιρείας. Η εμπειρία της Retail@Link, καθώς και η φύση των παρεχόμενων υπηρεσιών, επέτρεπε στην ΚΤΚΝΟ Α.Ε να πραγματοποιήσει μια επένδυση μικρού κόστους, με μεγάλες δυνατότητες εξοικονόμησης κόστους και μετρήσιμο αποτέλεσμα. Παρόμοια έργα της εταιρείες είχαν μάλιστα αποδείξει ότι η απόδοση επένδυσης μπορεί να πραγματοποιηθεί σε διάστημα μικρότερο των 6 μηνών.
3.2 Η Λύση: ελ. 8 / 12 3.2.1 e-invoicing Paperless BizDoc EE Η Εταιρεία επέλεξε τη λύση του e-invoicing BizDocEE της Retail@Link που της επιτρέπει: Σην πλήρη αποϋλοποίηση των αξιακών παραστατικών της. (το 30% των παραστατικών της ετησίως). Σην τοπική αρχειοθέτηση όλων των εξερχόμενων παραστατικών για τους πελάτες της και των εισερχόμενων παραστατικών από τους προμηθευτές της. (το 100% των παραστατικών της). Σην άμεση ενημέρωση των εμπλεκομένων για την αποστολή και την παραλαβή των παραστατικών και ευρύτερα όλης της διακινούμενης ηλεκτρονικής πληροφορίες (πχ: ηλ. Παραγγελίες). Ση γρήγορη και αποτελεσματική αναζήτηση και επανεκτύπωση ή επαναποστολή των ηλεκτρονικά αρχειοθετημένων παραστατικών. Ση σάρωση των εγγράφων της εταιρείας, την ονομασία τους με λογική μοναδικού κωδικού και την ηλεκτρονική τους αρχειοθέτηση, με πολλές δυνατότητες αναζήτησης και ανάκτησης. Δυνατότητα επέκτασης της λύσης για την εκμετάλλευση της μεταφοράς EDI πληροφορίας. υνεργασία με άλλα ASP μοντέλα και λύση απόλυτα συμβατή με το πληροφοριακό σύστημα της εταιρείας.
4 Σα Αποτελέσματα ελ. 9 / 12 4.1 Μετρήσιμα Αποτελέσματα και Απόδοση Επένδυσης Απόδοση επένδυσης σε μόλις 2,6 μήνες. Μείωση κόστους διαχείρισης/διακίνησης κατά 80 %, με την αποϋλοποίηση 5.167 παραστατικών/έτος. Σο κόστος του χάρτινου παραστατικού για την ΚΤΚΝΟ Α.Ε υπολογίζεται στα 3,89 /παραστατικό, ενώ το κόστος του ηλεκτρονικού παραστατικού σε μόλις 0,76 /παραστατικό. Μείωση κόστους αρχειοθέτησης 100% με ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των παραστατικών της. Αυτό εξοικονομεί στην ΚΤΚΝΟ Α.Ε, 5.578 /έτος. Μείωση χρόνου ενασχόλησης με διαδικασίες τιμολόγησης (και απελευθέρωση ανθρωποωρών για διαδικασίες είσπραξης και ελέγχου πληρωμών). Κατά προσέγγιση ο χρόνος ενασχόλησης για την έκδοση των παραστατικών μειώθηκε κατά 60%, ενώ όσον αφορά στην παραλαβή και αρχειοθέτηση ο χρόνος εκμηδενίζεται ενώ παραδοσιακά απαιτούσε μέχρι και 6. Κεντρική σύννομη ηλεκτρονική αρχειοθέτηση για Κάλυψη Νόμου και Υορολογικών Ελέγχων. Γρήγορη Ενημέρωση Αντιπροσώπων (Distribution). Καλύτερες συμφωνίες καρτέλας και ταχύτερη συνεννόηση μεταξύ των εμπλεκομένων μερών. Καλύτερο Cash Flow το οποίο οφείλεται στην επιτάχυνση των διαδικασιών πληρωμών. -100% στο κόστος αρχειοθέτησης Απόδοση Επένδυσης σε 2,6 μήνες και μείωση κόστους διακίνησης κατά 80%. Μείωση Κόστους Παραστατικού από 3,89 σε 0,76 / παραστατικό.
ελ. 10 / 12 5 ΤΝΟΠΣΙΚΟ ΠΙΝΑΚΑ ΑΠΟΣΕΛΕΜΑΣΩΝ Αριθμός Παραστατικών 17.293 ( 2011) /έτος & 58 /ημέρα Αποϋλοποίηση στη Διακίνηση Για Αξιακά Παρ/κα: Κέρδος από την Ηλεκτρονική Διακίνηση/έτος 30% = 5.167 Παραστατικά/Έτος Πιστωτικό Σιμ/ Πωλ Ακυρωτικό, Πιστωτικό Σιμ/Πώλησης, Σιμολόγιο Πώλησης Σζίρου, Ακυρωτικό Σιμ Πώλ, Πιστωτικό Σιμ.Σζίρου, Ακυρωτικό Πιστωτικό Σιμ.Σζίρου, Σιμολόγιο Πώλησης, Σιμολόγιο Πώλησης Εξαγωγών Περίπου 16.180 /έτος Κόστος Παραστατικού / Πριν (Διακίνηση) 3,89 Κόστος Παραστατικού / Μετά (Διακίνηση) 0,76 Κόστος Παραστατικού / Πριν (Αρχειοθέτηση) 0,46 Κόστος Παραστατικού / Μετά (Αρχειοθέτηση) 0 Κέρδος από την Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση/έτος Φρόνος χρήσης της υπηρεσίας e-invoicing BizDoc 5.578 /έτος 3 μήνες Φρόνος χρήσης της υπηρεσίας e-ordering 4 έτη (από το 2008) Set-up Cost υπηρεσίας BizDocEE 7.330 RΟΙ PayBack Period 2,6 Μήνες
6 Επόμενα Βήματα ελ. 11 / 12 6.1 Μελλοντικές Προεκτάσεις Αντιλαμβανόμενη των ευκαιριών της ηλεκτρονικής και αυτοματοποιημένης διαδικασίας τιμολόγησης, η ΚΤΚΝΟ Α.Ε, σκοπεύει να εκμεταλλευτεί τα πλεονεκτήματα του EDI. Έτσι σε επόμενο στάδιο, τα παραστατικά της ΚΤΚΝΟ Α.Ε θα παραδίδονται και ηλεκτρονικά μέσω της υπηρεσίας R@L e-invoicing/edi, που επιτρέπει τη μεταφορά της πληροφορίας των ηλεκτρονικών παραστατικών, για την αυτόματη καταχώρηση στα συστήματα των εμπλεκομένων μερών. Η προέκταση αυτή (η οποία μπορεί να αφορά σε οποιαδήποτε μορφή ηλεκτρονικής πληροφορίας) έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα. Σαχύτερη καταχώρηση των παραστατικών στα συστήματα των πελατών της ΚΤΚΝΟ και το καλύτερο cash flow (εισπράξεις από πελάτες). Αυτοματοποιημένη μετάφρασης των δεδομένων στην φόρμα εισαγωγής των πελατών/προμηθευτών της ΚΤΚΝΟ Α.Ε, μέσω της Retail@Link. Έλεγχος για την έγκαιρη άφιξη του EDI μετά την έκδοση του παραστατικού. Ελέγχου και συμφωνίας ανάμεσα στο Ηλεκτρονικό Άυλο Παραστατικό, pdf και στο EDI. Exception management Mail ή SMS τόσο προς τον εκδότη όσο και προς τον αποδέκτη σχετικά με το ζήτημα. Data alignment σε επίπεδο γραμμής σχετικά με τα Master data του εκδότη και του παραλήπτη.
ελ. 12 / 12