Δ5 Διαδικασία Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναµικού

Δ5 Διαδικασία Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναµικού Επάρκειας για την υλοποίηση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων Σύµφωνα µε το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429: 2008 Έκδοση Έγκριση 3 η 3 η Ηµεροµηνία 03/06/2016 03/06/2016 Από Εκπρόσωπος Διοίκησης Πρόεδρος Δ.Σ. ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Δέσποινα Κότογλου Υπογραφή 1

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΣΚΟΠΟΣ... 3 2 ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ... 4 3 ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ... 5 3.1 ΣΧΕΤΙΚΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟΥ 1429:2008... 5 3.2 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 5 3.3 ΒΑΣΙΚΟ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ... 5 4 ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ... 6 5 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ... 7 5.1 ΠΡΟΣΛΗΨΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ... 7 5.2 ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗ ΚΑΙ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΝΕΟΥ ΚΑΙ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ... 7 5.3 ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΑΝΑΓΚΩΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ... 8 5.4 ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ... 9 5.4.1 Γενικά... 9 5.4.2 Επιμόρφωση κατάρτιση σε θέματα διαχειριστικής επάρκειας... 9 5.5 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ... 11 6 ΕΝΤΥΠΑ ΚΑΙ ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ... 12 7 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ... 13 2

1 Σκοπός Η παρούσα διαδικασία αναφέρεται στον τρόπο µε τον ο οποίο η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, ως οργανισµός, αναγνωρίζει και εντοπίζει τις ανάγκες εκπαίδευσης του προσωπικού της, καθώς επίσης και τον τρόπο µε τον οποίο προγραµµατίζει και παρακολουθεί την εκτέλεση εκπαιδευτικών προγραµµάτων κατάρτισης, εξασφαλίζοντας πως το προσωπικό της επιχείρησης είναι κατάλληλα εκπαιδευµένο αναφορικά µε τις δραστηριότητες που υλοποιεί. Εκτός από τα παραπάνω, η εκπαίδευση περιλαµβάνει και την ευαισθητοποίηση του προσωπικού σε θέµατα ποιότητας. Επιπλέον, η παρούσα διαδικασία περιγράφει τον τρόπο µε τον οποίο, πραγµατοποιείται η πρόσληψη νέου προσωπικού, καθώς και τον τρόπο µε τον οποίο καθορίζονται και καταγράφονται τα καθήκοντα και οι αρµοδιότητες του προσωπικού της επιχείρησης. Τέλος, αναφέρεται ο τρόπος µε τον οποίο αξιολογείται το προσωπικό. 3

2 Πεδίο Εφαρµογής της Διαδικασίας Η παρούσα διαδικασία εφαρµόζεται από το σύνολο των Τµηµάτων της επιχείρησης 4

3 Σχετικές Αναφορές 3.1 Σχετική παράγραφος προτύπου 1429:2008 6.1 Ανθρώπινο δυναµικό και Περιβάλλον εργασίας 3.2 Διαδικασίες Συστήµατος Δ3 Διαδικασία Ανασκόπησης Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας 3.3 Βασικό Θεσµικό Πλαίσιο Ν. 4024/11 (ΦΕΚ 226/27.10.2011 τεύχος Α ): Συνταξιοδοτικές ρυθµίσεις, ενιαίο µισθολόγιο - βαθµολόγιο, εργασιακή εφεδρεία και άλλες διατάξεις εφαρµογής του µεσοπρόθεσµου πλαισίου δηµοσιονοµικής στρατηγικής 2012-2015 Ν.3584/07, άρθρο 54 παρ. 2 (Νοµοθεσία για εκπαίδευση) Ν. 2527/97 όπως τροποποιήθηκε και ισχύει και ιδίως µε τις διατάξεις του Ν.3812/09 (Για Συµβάσεις Έργου) Ν. 2190/94, όπως τροποποιήθηκε και ισχύει, Ν.3812/09, Ν.3899/10, Ν.3943/11 (Νοµοθεσία για προσλήψεις µόνιµου προσωπικό) Ν. 2190/94 όπως τροποποιήθηκε και ισχύει και ιδίως µε τις διατάξεις του Ν.3812/09, Ν.3852/2010, Ν.3943/11 (για Συµβάσεις Ορισµένου Χρόνου). Π.Δ.318/92, Ν. 3584/07, άρθρο 84 (Νοµοθεσία για αξιολόγηση υπαλλήλων) 5

4 Αρµοδιότητες Υπεύθυνος για την εκτέλεση της παρούσας διαδικασίας είναι ο Διευθυντής, οι Προϊστάµενοι Τµηµάτων και ο Πρόεδρος της επιχείρησης και αρµόδιοι στην εκτέλεση της διαδικασίας είναι το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ. Πιο συγκεκριµένα, την ευθύνη για: την κατάρτιση των υπαλλήλων σε θέµατα σχετικά µε το σχεδιασµό, την ωρίµανση, την υλοποίηση και την οικονοµική διαχείριση έργων έχουν οι Προϊστάµενοι των τµηµάτων των διάφορων υπηρεσιών τον προγραµµατισµό της εκπαίδευσης και την εκπαίδευση προσωπικού σε θέµατα διαχείρισης ποιότητας και ειδικότερα σε ότι αφορά το εφαρµοζόµενο ΣΔΕΠ έχει ο Εκπρόσωπος της Διοίκησης 6

5 Διαδικασία 5.1 Πρόσληψη προσωπικού Με τον Εσωτερικό Κανονισµό Υπηρεσιών καθορίζεται η εσωτερική διάρθρωση των υπηρεσιών σε Τµήµατα, Γραφεία και Δοµές, οι αρµοδιότητές τους και οι θέσεις κατά κατηγορίες και κλάδους προσωπικού. Επίσης, ορίζονται οι κλάδοι ΠΕ, ΤΕ, ΔΕ και ΥΕ των οποίων οι υπάλληλοι κρίνονται για την κατάληψη θέσεων διευθυντή και προϊσταµένων τµηµάτων και γραφείων των κατά περίπτωση οργανικών µονάδων, ανάλογα µε την ειδικότητα του κλάδου και το αντικείµενο των συγκεκριµένων οργανικών µονάδων. Η ανάγκη για πρόσληψη προσωπικού καθορίζεται από την εκτίµηση των υπηρεσιακών αναγκών, οι οποίες αναλύονται, εκτιµώνται και καθορίζονται από τον προγραµµατισµό των παρεχόµενων έργων και υπηρεσιών και τις εκτιµήσεις για τις αναµενόµενες ανάγκες κατά την εκτέλεση των συµβατικών ή άλλων υποχρεώσεων, καθώς και από τη στρατηγική επιλογή για ανάπτυξη νέων υπηρεσιών και επέκταση των δραστηριοτήτων της επιχείρησης και µε βάση τον ευρύτερο σχεδιασµό και το όραµα του Διοικητικού Συµβουλίου. Με βάση αυτήν την εκτίµηση, γίνεται σύσταση νέων θέσεων προσωπικού µε τροποποίηση του Εσωτερικού Κανονισµού Υπηρεσιών, εφόσον δεν προβλέπονται στον υπάρχοντα Εσωτερικό Κανονισµό Υπηρεσιών. Ο Πρόεδρος εισηγείται στο Διοικητικό Συµβούλιο την πρόσληψη του νέου προσωπικού. Η διαδικασία της πρόσληψης γίνεται σύµφωνα µε την κείµενη νοµοθεσία 5.2 Τοποθέτηση και ενηµέρωση νέου και υφιστάµενου προσωπικού Κάθε υπάλληλος (νεοεισερχόµενος ή υφιστάµενος) ενηµερώνεται από τον προϊστάµενο του αντίστοιχου Τµήµατος όπου τοποθετείται (µε απόφαση Προέδρου) για την έκταση των ευθυνών και των καθηκόντων που επιφέρει η θέση εργασίας που καταλαµβάνει, καθώς και για τον αρµόδιο υπάλληλο που πρέπει να ενηµερώνει για ζητήµατα που υπερβαίνουν την αρµοδιότητά του. 7

Στον κάθε εργαζόµενο δίδονται επίσης, µε ευθύνη του Υπευθύνου Ποιότητας του Τµήµατος, οι βασικές πληροφορίες για το Επάρκειας που εφαρµόζεται και το ρόλο του εντός αυτού. Το προσωπικό της επιχείρησης που εµπλέκεται στην εφαρµογή του πεδίου που εµπίπτει στις προβλέψεις του εφαρµοζόµενου ΣΔΕΠ (Διαχείριση Συχγρηµατοδοτούµενων Έργων) καταγράφεται στο Έντυπο Εµπλεκόµενου Προσωπικού το οποίο περιέχει τα εξής στοιχεία: Ονοµατεπώνυµο Τµήµα Σχέση εργασίας Ειδικότητα Θεση Βαθµός Αρµοδιότητες Αναπλήρωση Επίσης, στο λειτουργικό οργανόγραµµα περιγράφονται οι εµπλεκόµενες στο ΣΔΕΠ λειτουργίες σε σχέση µε τους αρµόδιους κάθε λειτουργίας (Λειτουργικό Οργανόγραµµα, Παράρτηµα Εγχειριδίου ΣΔΕΠ) 5.3 Προσδιορισµός Αναγκών Εκπαίδευσης Οι ανάγκες για εκπαίδευση του προσωπικού ανιχνεύονται και καθορίζονται από τον Διευθυντή σε συνεργασία µε τον αντίστοιχο Προϊστάµενο κάθε τµήµατος ή /και µε τον Εκπρόσωπο της Διοίκησης (αναφορικά µε θέµατα ποιότητας και ΣΔΕΠ), οι οποίοι εξετάζουν τις απαιτούµενες ικανότητες και τις υφιστάµενες δεξιότητες του προσωπικού της επιχείρησης. Ο προσδιορισµός των εκπαιδευτικών αναγκών πραγµατοποιείται σε ετήσια βάση σύµφωνα µε το Έντυπο Καταγραφής Αναγκών Εκπαίδευσης, το οποίο καταρτίζεται από τους Προϊσταµένους των Τµηµάτων υπό την εποπτεία του Διευθυντή. 8

Με βάση αυτό, αποφασίζεται η εκπαίδευση/επιµόρφωση του προσωπικού των Τµηµάτων. 5.4 Προγραµµατισµός Εκπαίδευσης 5.4.1 Γενικά Τα υλοποιούµενα προγράµµατα επιµόρφωσης διαβιβάζονται µέσω του Διευθυντή στις σχετικές υπηρεσίες για ενηµέρωση του προσωπικού και εκδήλωση αρχικού ενδιαφέροντος και για τον καθορισµό των υπαλλήλων που θα συµµετέχουν στην επιµόρφωση. Η αίτηση επιµόρφωσης υποβάλλεται από τον ενδιαφερόµενο υπάλληλο και εγκρίνεται από τον οικείο Προϊστάµενο και τον Διευθυντή. Με την ολοκλήρωση οποιουδήποτε εκπαιδευτικού προγράµµατος και µόνο για το προσωπικό της επιχείρησης που εµπλέκεται στην εφαρµογή του ΣΔΕΠ (δηλ. όσοι αναφέρονται στο Έντυπο Εµπλεκόµενου Προσωπικού), συµπληρώνεται η Ατοµική Καρτέλα εκπαίδευσης, η οποία καταχωρείται στο Αρχείο Προσωπικού κατά ΣΔΕΠ. Το Αρχείο Προσωπικού κατά ΣΔΕΠ, το οποίο τηρείται από το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού σε συνεργασία µε τον Εκπρόσωπο Διοίκησης, αποτελεί υποσύνολο του κεντρικού Αρχείου Προσωπικού που τηρεί Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού, και σε αυτό καταχωρούνται τα Συνοπτικά Βιογραφικά του Διευθυντή και των Προϊσταµένων τµηµάτων και γραφείων, καθώς και τα υπόλοιπα έντυπα της διαδικασίας 5.4.2 Επιμόρφωση κατάρτιση σε θέματα διαχειριστικής επάρκειας Το προσωπικό της επιχείρησης, η οποία επιθυµεί να επιδεικνύει τη διαχειριστική της επάρκεια για τη διαχείριση συγχρηµατοδοτούµενων έργων, χρήζει ειδικής επιµόρφωσης στις αρχές δεοντολογίας και ορθής διαχείρισης που διέπουν τη λειτουργία της σε ότι αφορά τη συγκεκριµένη δραστηριότητα, ανάλογα µε τη θέση του στην επιχείρηση και τις εκάστοτε εργασίες που αναλαµβάνονται. Η συνεχιζόµενη εκπαίδευση/επιµόρφωση του προσωπικού, πέρα από το γεγονός ότι αποτελεί ρητή υποχρέωση και δέσµευση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ και εγγενή απαίτηση κάθε σύγχρονης µορφής οργανισµού, είναι παράλληλα και θεµελιώδης απαίτηση του εφαρµοζόµενου 9

ΣΔΕΠ, τόσο γιατί βελτιώνεται η επίδοση, η δεξιότητα και η ικανότητα του εργαζοµένου, όσο και γιατί αυξάνεται η αίσθηση ευθύνης και η αναγκαία ευαισθητοποίηση σε θέµατα ποιότητας στην εργασία που οφείλει να επιδεικνύεται. Το εµπλεκόµενο προσωπικό της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ σε θέµατα συγχρηµατοδοτούµενων έργων πρέπει να εκπαιδεύεται και να τονίζεται ο ρόλος που παίζει και η ευθύνη που επωµίζεται στο πλαίσιο εφαρµογής του ΣΔΕΠ. Το εκπαιδευτικό πρόγραµµα πρέπει να επικεντρώνεται στο πεδίο εφαρµογής του ΣΔΕΠ («Διαχείριση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων»). Το αντίστοιχο κατά περίπτωση προσωπικό µεταξύ άλλων, ενδεικτικά πρέπει να γνωρίζει: την ορθή και πιστή εκτέλεση των κανόνων και υποχρεώσεων που διέπουν τη διαχείριση συγχρηµατοδοτούµενων έργων όπως εκάστοτε βρίσκονται σε ισχύ και κατά κατηγορία και είδους χρηµατοδότησης (επιχειρησιακό πρόγραµµα, κοινοτική πρωτοβουλία, άλλου είδους έργο, κ.λπ.) τη σηµασία της ορθής διαχείρισης του εξοπλισµού και της διατιθέµενης υλικοτεχνικής υποδοµής, συµπεριλαµβανοµένης της ορθής χρήσης συστηµάτων Η/Υ, µηχανογράφησης και του εξειδικευµένου λογισµικού Διαχείρισης Έργων, καθώς και της αναγνώρισης ενδεχόµενων δυσλειτουργιών, βλαβών και προβληµάτων τη σηµασία της διατήρησης σε συνθήκες ασφάλειας κατάλληλων αρχείων που δίνουν την απαραίτητη πληροφορία για τις εκτελούµενες εργασίες και επιτρέπουν τη γρήγορη και ασφαλή ανάσυρση αναγκαίας πληροφορίας όποτε χρειαστεί (π.χ. σε περίπτωση ελέγχου αρµόδιας εντεταλµένης αρχής) τον τρόπο ελέγχου υλοποίησης εσωτερικού έλεγχου ποιότητας και διεξαγωγής αξιόπιστων εσωτερικών επιθεωρήσεων τη σηµασία λήψης κατάλληλων και ισοβαρών µε το πρόβληµα που χρήζει αντιµετώπισης, διορθωτικών ή/και προληπτικών ενεργειών την εφαρµογή ειδικών µέτρων και την εκτέλεση ειδικών εργασιών που σχετίζονται µε τη διαχείριση, την υλοποίηση και τη πιστοποίηση φυσικού αντικειµένου έργων µε τεχνικό περιεχόµενο 10

5.5 Αξιολόγηση προσωπικού Η επιχείρηση ακολουθεί αξιολόγηση του προσωπικού της σύµφωνα µε όσα ορίζονται στον Κανονισµό Προσωπικού της. 11

6 Έντυπα και Τηρούµενα Αρχεία Κωδικός Περιγραφή Έντυπα Δ5_ΕΝ01 Δ5_ΕΝ02 Δ5_ΕΝ03 Δ5_ΕΝ04 Έντυπο Εµπλεκόµενου Προσωπικού Καρτέλα Εκπαίδευσης Προσωπικού Έντυπο Καταγραφής Αναγκών Εκπαίδευσης Έντυπο Άδειας Προσωπικού Αρχεία Αρχείο Προσωπικού κατά ΣΔΕΠ 12

7 Ιστορικό Τροποποιήσεων Έκδοση Περιγραφή Τροποποίησης Συντάχθηκε Εγκρίθηκε Ισχύει από 1 Αρχική Έκδοση Οµάδα εργασίας 2 2 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Βασίλειος Κοντορίζος Πρόεδρος: Αναστασία Μορφογιάννη 22/06/2012 11/06/2015 3 3 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Δέσποινα Κότογλου 03/06/2016 13