Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης

Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης Ανάπτυξη και προμήθεια συστημάτων Διαχείριση έργων ΠΜΣ Λογιστική Χρηματοοικονομική και Διοικητική Επιστήμη ΤΕΙ Ηπείρου @ 2017

Ανάπτυξη και προμήθεια συστημάτων 2

Κύκλος ζωής ανάπτυξης συστημάτων 1. Προγραμματισμός (planning) 2. Ανάλυση απαιτήσεων 3. Σχεδιασμός 4. Ανάπτυξη 5. Έλεγχος 6. Εγκατάσταση 7. Συντήρηση 3

1. Προγραμματισμός (planning) Στην φάση του προγραμματισμού γίνεται: Καθορισμός της επιχειρησιακής ανάγκης Αξιολόγηση της σημασίας που έχει για τον οργανισμό Επικεφαλής της φάσης προγραμματισμού τίθεται μια συντονιστική επιτροπή steering committee Η επιλογή κατανομής πόρων για τα έργα ανάπτυξης συστημάτων θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη: την απόδοση της επένδυσης (ROI=Return Of Investment) το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα που ενδεχόμενα θα δημιουργήσει θέματα διαχείρισης κινδύνου που διευθετεί (π.χ. ζητήματα ασφάλειας, απορρήτου, συμμόρφωσης με κανονισμούς) 4

Μελέτη σκοπιμότητας Εξετάζει κατά πόσο το έργο είναι βιώσιμο από τεχνικής, οικονομικής και νομικής πλευράς Σε περίπτωση που η μελέτη σκοπιμότητας είναι αρνητική σχετικά με την υλοποίηση του συστήματος το έργο δεν πραγματοποιείται 5

2. Ανάλυση απαιτήσεων (requirements analysis) Καταγραφή των λειτουργικών χαρακτηριστικών που θα χρειαστεί να διαθέτει το σύστημα (μέσω συνεντεύξεων, συσκέψεων, αξιολογήσεων υφιστάμενων διαδικασιών) Κατάταξη των λειτουργικών χαρακτηριστικών σε σειρά προτεραιότητας: Υποχρεωτικά χαρακτηριστικά Προτιμώμενα χαρακτηριστικά Μη ουσιώδη χαρακτηριστικά Ανασχεδιασμός επιχειρησιακών διαδικασιών (BPR=Business Process Reengineering): Σχεδιασμός και ανάλυση της ροής εργασιών ενός οργανισμού με στόχο την εξάλειψη διαδικασιών που δεν προσθέτουν κανενός είδους αξία 6

Διαγράμματα ροής διαδικασιών Η αποτύπωση των διαδικασιών που θα υποστηρίζει το σύστημα γίνεται μέσω των διαγραμμάτων ροής διαδικασιών (process diagrams) Τα διαγράμματα ροής διαδικασιών είναι γραφικές παραστάσεις που περιγράφουν κατανοητά κάθε διαδικασία την οποία θα υποστηρίζει το νέο Πληροφοριακό σύστημα http://www.conceptdraw.com/solution-park/business-process-cross-functional-flowcharts 7

Έγγραφο ορισμού απαιτήσεων (RDD=Requirements Definition Document) Το έγγραφο ορισμού απαιτήσεων προσδιορίζει λεπτομερώς ποια λειτουργικά χαρακτηριστικά θα πρέπει να έχει το σύστημα Τα ενδιαφερόμενα μέρη συνυπογράφουν το κείμενο, επιβεβαιώνοντας ότι πράγματι αυτό είναι το σύστημα που χρειάζονται Το έγγραφο ορισμού απαιτήσεων χρησιμοποιείται έτσι ώστε να γίνει έρευνα σχετικά με εμπορικά διαθέσιμα Πληροφοριακά Συστήματα τα οποία πιθανώς καλύπτουν τις απαιτήσεις Αν μεγάλο ποσοστό των απαιτήσεων καλύπτονται (>80%) και η τιμή είναι λογική τότε είναι καλή λύση η αγορά του έτοιμου λογισμικού 8

3. Σχεδιασμός (design) Ο σχεδιασμός μετασχηματίζει το έγγραφο ορισμού απαιτήσεων σε ένα εκτελέσιμο τεχνικό σχέδιο Στη φάση του σχεδιασμού καθορίζεται η αρχιτεκτονική του συστήματος Η διόρθωση λαθών στη φάση της σχεδίασης βοηθά στην αποφυγή κοστοβόρων διορθωτικών κινήσεων στο μέλλον Συχνά χρησιμοποιείται η γλώσσα UML (Unified Markup Language) που αποτελεί μια τυποποιημένη προσέγγιση στη μοντελοποίηση συστημάτων 9

Αρχιτεκτονική προσανατολισμένη σε υπηρεσίες (SOA=Service Oriented Architecture) Η SOA είναι μια σύγχρονη τάση η οποία κερδίζει έδαφος στο σχεδιασμό λογισμικού Τα συστήματα «συναρμολογούνται» από σχετικά ανεξάρτητα επιμέρους στοιχεία λογισμικού καθένα εκ των οποίων χειρίζεται μια συγκεκριμένη επιχειρησιακή υπηρεσία 10

Software as a Service (SaaS) Το SaaS είναι η πλέον συνηθισμένη μορφή υπηρεσίας νέφους (cloud service), χρησιμοποιεί φυλλομετρητές (browsers) για να έχει πρόσβαση σε λογισμικό το οποίο εκτελείται σε εξυπηρετητές (servers) Η διαχείριση του λογισμικού και η εγκατάστασή του δεν είναι ευθύνη της επιχείρησης Δημοφιλείς SaaS εφαρμογές για επιχειρήσεις είναι το λογισμικό διαχείρισης πελατειακών σχέσεων Salesforce, Microsoft Office 365, η εφαρμογή διαμοιρασμού και συγχρονισμού αρχείων Dropbox, το λογισμικό τηλεδιασκέψεων GoΤoMeeting κ.α. Η χρήση εφαρμογών SaaS τείνει να μειώνει τα κόστη που σχετίζονται με το λογισμικό καθώς το κόστος άδειας χρήσης είναι μικρότερο και δεν υπάρχει η ανάγκη τεχνικού προσωπικού που θα πραγματοποιεί εγκαταστάσεις και ενημερώσεις 11

Platform as a Service (PaaS) To PaaS λειτουργεί σε χαμηλότερο επίπεδο σε σχέση με το SaaS και παρέχει την υποδομή στην οποία μπορεί να αναπτυχθεί ή να εγκατασταθεί λογισμικό Οι πάροχοι PaaS φροντίζουν έτσι ώστε να προσφέρουν στους ενδιαφερόμενους υποδομές εξυπηρετητών και δικτυακής υποδομής σε συνδυασμό με λογισμικό λειτουργικών συστημάτων και άλλου λογισμικού εξυπηρετητών Οι επιχειρήσεις μπορούν να ζητούν επιπλέον πόρους καθώς τους χρειάζονται αντί να επενδύουν σε υλικό που μπορεί στην πλειονότητα των περιπτώσεων να υποχρησιμοποιείται Πάροχοι PaaS είναι οι: Engine Yard, Heroku, Google App Engine, Red Hat OpenShift, Windows Azure Cloud Services, Amazon Web Services, AppFog κ.α. 12

Infrastructure as a Service (IaaS) To IaaS αφορά την αυτοματοποιημένη διάθεση υπολογιστικής ισχύος σε συνδυασμό με αποθήκευση στο νέφος καθώς και δυνατότητες δικτύωσης Οι πάροχοι IaaS παρέχουν στους πελάτες τους τη δυνατότητα να δημιουργήσουν ένα εικονικό κέντρο δεδομένων στο νέφος και να έχουν πρόσβαση στους ίδιους πόρους με αυτούς που θα είχαν αν διέθεταν ένα παραδοσιακό κέντρο δεδομένων στις δικές τους εγκαταστάσεις Πάροχοι IaaS είναι οι: Amazon Web Services, Windows Azure, Google Compute Space, Rackspace Open Cloud κ.α. 13

4. Ανάπτυξη (implementation) Στη φάση της ανάπτυξης μετατρέπεται το αποτέλεσμα του σχεδιασμού σε ένα πλήρως λειτουργικό Πληροφοριακό Σύστημα Στη φάση της ανάπτυξης χρησιμοποιούνται από τους προγραμματιστές χρήσιμα λογισμικά που υποβοηθούν την ανάπτυξη του λογισμικού: Λογισμικό ελέγχου εκδόσεων (version control software): Καταγράφει τις διάφορες εκδόσεις του κώδικα έτσι ώστε να διευκολύνει την από κοινού εργασία των προγραμματιστών Λογισμικό παρακολούθησης έργου και συμβάντων (project and issue tracking software): οι προγραμματιστές μπορούν να αναφέρουν σφάλματα, να ζητούν βοήθεια και να μένουν ενήμεροι για την ιστορία και την πρόοδο του συστήματος Ανασκόπηση κώδικα (code review): διαδικασία αξιολόγησης κατά την οποία προγραμματιστές ελέγχουν τη δουλειά άλλων προγραμματιστών έτσι ώστε να διασφαλιστεί η ποιότητά της 14

5. Έλεγχος (testing) Έλεγχοι διενεργούνται σε όλη τη διάρκεια της φάσης ανάπτυξης, κάθε φορά που ολοκληρώνονται τα υποσυστήματα Όταν το σύστημα ολοκληρωθεί τότε υποβάλλεται σε ενδελεχή έλεγχο Καθένας έλεγχος μιμείται γεγονότα που θα κληθεί να χειριστεί το σύστημα όταν τεθεί σε πλήρη λειτουργία Τύπος ελέγχου Έλεγχος μονάδας (unit testing) Έλεγχος συστήματος (system testing) Έλεγχος ακραίων καταστάσεων (stress testing) Έλεγχος παράλληλης λειτουργίας (parallel testing) Έλεγχος ολοκλήρωσης (integration testing) Έλεγχος αποδοχής (acceptance testing) Περιγραφή Έλεγχος υπομονάδων που γίνεται στη φάση της ανάπτυξης Έλεγχος συστήματος από προγραμματιστές και χρήστες Έλεγχος απόκρισης του συστήματος σε καταστάσεις φόρτου Σύγκριση της εξόδου του συστήματος με το σύστημα που αντικαθιστά Έλεγχος ορθής λειτουργίας συστήματος με άλλα συστήματα με τα οποία αλληλοεπιδρά Τελικός έλεγχος συμφωνίας με τις προδιαγραφές 15

6. Εγκατάσταση (deployment) Στη φάση της εγκατάστασης το σύστημα τίθεται σε κανονική λειτουργία Εναλλακτικές στρατηγικές εγκατάστασης είναι: Παράλληλη εγκατάσταση (το παλαιό σύστημα βρίσκεται σε λειτουργία ενώ το νέο σύστημα ξεκινά να λειτουργεί και διενεργούνται έλεγχοι ορθής λειτουργίας) Σταδιακή εγκατάσταση (τα επιμέρους υποσυστήματα τίθενται σε λειτουργία σε φάσεις και όχι ταυτόχρονα, π.χ. ERP) Άμεση εγκατάσταση (το παλαιό σύστημα τίθεται εκτός λειτουργίας και αντικαθίσταται από το νέο σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία) 16

7. Συντήρηση (maintenance) Η συντήρηση περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που χρειάζεται να γίνουν προκειμένου να υποστηριχθούν οι συνεχώς μεταβαλλόμενες επιχειρησιακές απαιτήσεις Η συντήρηση των συστημάτων επηρεάζεται από τις αλλαγές στους κανονισμούς που θεσπίζει το κράτος Με το πέρασμα του χρόνου, το βάρος της συντήρησης μπορεί να γίνει πολύ μεγάλο Συστήματα παλαιού τύπου (legacy systems): Συστήματα τα οποία στηρίζονται σε απαρχαιωμένες αρχιτεκτονικές τα οποία συνεχίζουν να χρησιμοποιούνται λόγω του ότι είτε λειτουργούν ικανοποιητικά είτε η αντικατάστασή τους είναι εξαιρετικά ακριβή 17

Στρατηγικές ανάπτυξης συστημάτων Η μέθοδος του καταρράκτη Επαναληπτικές μέθοδοι Ευέλικτες μέθοδοι 18

Η μέθοδος του καταρράκτη (waterfall method) Στη μέθοδο του καταρράκτη οι φάσεις του κύκλου ζωής ανάπτυξης συστημάτων λαμβάνουν χώρα διαδοχικά, με την κάθε εργασία να ξεκινά μόνο εφόσον έχει ολοκληρωθεί η προηγούμενη Στη φάση ανάλυσης καθορίζονται οι απαιτήσεις και υπολογίζεται ο χρόνος και οι πόροι που θα απαιτηθούν από κάθε επόμενη φάση Οι προγραμματιστές δεν ξεκινούν να γράφουν κώδικα παρά μόνο όταν όλες οι προηγούμενες φάσεις της ανάπτυξης έχουν ολοκληρωθεί Η μέθοδος του καταρράκτη συχνά αποτυγχάνει καθώς οι απαιτήσεις μπορεί να μεταβληθούν πριν ολοκληρωθεί το έργο 19

Επαναληπτικές μέθοδοι (iterative methods) Οι επαναληπτικές μέθοδοι είναι στρατηγικές που συμπιέζουν τον χρονικό ορίζοντα ανάπτυξης του λογισμικού έτσι ώστε να μειωθεί η επίδραση των μεταβαλλόμενων επιχειρησιακών αλλαγών Εστιάζουν στο διαθέσιμο χρόνο μέχρι την επόμενη έκδοση Η ομάδα ανάπτυξης καθορίζει ποιες από τις απαιτήσεις θα μπορούν να παραδοθούν στο διαθέσιμο χρόνο Ταχεία ανάπτυξη εφαρμογής (RAD=Rapid Application Development): Οι προγραμματιστές δημιουργούν ένα πρωτότυπο λογισμικό το οποίο μοιράζονται με τους χρήστες έτσι ώστε να λάβουν διορθώσεις και ανατροφοδότηση 20

Ευέλικτες μέθοδοι (agile software development) Η ομάδα ανάπτυξης είναι κατά κανόνα πολύ συνεκτική και τα μέλη της συστεγάζονται Στην ομάδα ανάπτυξης συμμετέχουν με αποκλειστική δέσμευση χρόνου ένας ή περισσότεροι χρήστες Πολλές εργασίες εκτελούνται ταυτόχρονα έτσι ώστε να επιταχυνθεί η παράδοση ενός πλήρως λειτουργικού λογισμικού Η διάρκεια ανάπτυξης (time box) είναι πολύ μικρή (2-6 εβδομάδες) Οι συχνότερα χρησιμοποιούμενες ευέλικτες μέθοδοι είναι η Scrum και ο ακραίος προγραμματισμός (XP) http://agilemanifesto.org/iso/el/ 21

Οι 12 αρχές που διέπουν το ευέλικτο λογισμικό 1. Πρώτη μας προτεραιότητα είναι η ικανοποίηση του πελάτη μέσω της έγκαιρης και συνεχούς παράδοσης χρήσιμου λογισμικού. 2. Οι αλλαγές στις απαιτήσεις είναι ευπρόσδεκτες, ακόμα και σε προχωρημένα στάδια της ανάπτυξης. Οι ευέλικτες διαδικασίες δαμάζουν τις αλλαγές με στόχο την ενίσχυση του ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος του πελάτη. 3. Παραδίδουμε συχνά λογισμικό που λειτουργεί, σε διαστήματα μερικών εβδομάδων ή μηνών, με προτίμηση στη συντομότερη χρονική κλίμακα. 4. Οι προγραμματιστές και οι ειδικοί της αγοράς πρέπει να συνεργάζονται καθημερινά καθ' όλη τη διάρκεια του έργου. 5. Θεμελιώνουμε τα έργα γύρω από άτομα με πάθος και ενδιαφέρον. Διαμορφώνουμε το κατάλληλο περιβάλλον, τους παρέχουμε την αναγκαία υποστήριξη, και εμπιστευόμαστε την ικανότητά τους να φέρουν σε πέρας την αποστολή τους. 6. Η πιο αποδοτική και αποτελεσματική μέθοδος για τη μετάδοση πληροφορίας προς και εντός της ομάδας ανάπτυξης λογισμικού είναι η συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο. 7. Το λογισμικό που λειτουργεί είναι το κύριο μέτρο προόδου. 8. Οι ευέλικτες διαδικασίες προάγουν την αειφόρο ανάπτυξη. Οι χορηγοί, η ομάδα ανάπτυξης λογισμικού και οι χρήστες θα πρέπει να είναι σε θέση να διατηρούν ένα σταθερό ρυθμό επ' αόριστον. 9. Η διαρκής έμφαση στην τεχνική αρτιότητα και στην εύρυθμη σχεδίαση ενισχύουν την ευελιξία. 10. Η απλότητα -- η τέχνη της μεγιστοποίησης του όγκου της δουλειάς που δεν χρειάζεται να γίνει -- είναι ουσιώδης. 11. Οι καλύτερες αρχιτεκτονικές, απαιτήσεις και σχέδια προκύπτουν από ομάδες πού οργανώνονται μόνες τους. 12. Σε τακτά χρονικά διαστήματα, η ομάδα συλλογίζεται για το πώς θα γίνει πιο αποτελεσματική, ρυθμίζοντας και προσαρμόζοντας τη συμπεριφορά της αναλόγως. http://agilemanifesto.org/iso/el/principles.html 22

Η μέθοδος Scrum Ισχυρά συνεκτικές ομάδες συχνές συσκέψεις μικρής διάρκειας Ρόλοι στην ομάδα: Ιδιοκτήτης προϊόντος: χρήστης που συμμετέχει στην ομάδα και διασφαλίζει ότι το έργο προσδίδει αξία στην επιχείρηση Αρχηγός (master) του Scrum: διαχειριστής του έργου Κάθε ομάδα εκτελεί ένα επαναληπτικό κύκλο ανάπτυξης διάρκειας 1-4 εβδομάδων (sprint) Στην αρχή κάθε επαναληπτικού κύκλου ο ιδιοκτήτης περιγράφει και ιεραρχεί τις ανεκτέλεστες απαιτήσεις (backlog) Η ομάδα ξεκινά άμεσα εργασία με στόχο στο τέλος κάθε επαναληπτικού κύκλου να παραδοθεί λογισμικό με νέα λειτουργικά χαρακτηριστικά 23 http://www.vanharen.net/blog/project-management/scrum-in-3-minutes-2/

Ακραίος προγραμματισμός (extreme Programming-XP) Ο XP βασίζεται σε ομάδες και χαρακτηρίζεται από τη συχνή έκδοση εφαρμόσιμου λογισμικού, τα στενά χρονικά πλαίσια ανάπτυξης, τους προγραμματιστές που εργάζονται σε ζεύγη και την έμφαση στη διενέργεια ελέγχων Το έργο ξεκινά με ιστορίες χρηστών (user stories) που συχνά γράφονται σε κάρτες 3x5 εκ.) Οι προγραμματιστές εργάζονται σε ζεύγη (pair programming) αξιολογώντας ο ένας την εργασία του άλλου, είναι του ίδιου επιπέδου και μοιράζονται τον ίδιο υπολογιστή pair programming 24

Σύγκριση προσεγγίσεων ανάπτυξης λογισμικού Όλες οι μέθοδοι μπορούν να επιφέρουν καλά ή κακά αποτελέσματα ανάλογα με την περίσταση και τους ανθρώπους που καλούνται να τις εφαρμόσουν Η επιλογή μεθόδου εξαρτάται από τη σαφήνεια των απαιτήσεων Μεγάλο ποσοστό των έργων λογισμικού χρησιμοποιούν παρά τα μειονεκτήματα που έχει τη μέθοδο καταρράκτη Στη μέθοδο καταρράκτη: Οι προγραμματιστές μπορεί να θεωρούν την εργασία τους επιτυχημένη ακόμα και αν το έργο αποτύχει Οι προγραμματιστές τείνουν να αντιστέκονται σε αλλαγές ή προσθήκες στις απαιτήσεις μετά τη φάση ανάλυσης Στις ευέλικτες ομάδες: Οι προγραμματιστές πρέπει να δέχονται ευχάριστα τις αλλαγές διότι κατανοούν ότι ο τελικός σκοπός είναι να δημιουργηθεί λογισμικό που θα θέλει πραγματικά ο πελάτης Η ευθύνη για την παράδοση ενός έργου είναι συλλογική 25

Προμήθεια λογισμικού (η στρατηγική αγοράς έναντι της ανάπτυξης κατά παραγγελία) Η στρατηγική αξία, το συνολικό κόστος, ο χρόνος που απαιτείται για ανάπτυξη, η ανάγκη παραμετροποίησης και η διαθεσιμότητα πληροφοριακών πόρων επηρεάζουν την απόφαση αγοράς ή ανάπτυξης λογισμικού Πλεονεκτήματα μπορεί να προσδώσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα Καλύτερη προσαρμογή στις ανάγκες του οργανισμού Αγορά έτοιμου λογισμικού Πλεονεκτήματα ακολουθεί βέλτιστες πρακτικές κάθε κλάδου μικρότερο κόστος μικρότερος χρόνος υλοποίησης Ανάπτυξη κατά παραγγελία Μειονεκτήματα δεν καλύπτει όλες τις απαιτήσεις μπορεί να μην ταιριάζει με την υπάρχουσα αρχιτεκτονική Μειονεκτήματα υψηλότερο κόστος απαιτεί περισσότερο χρόνο 26

Διαδικασία προμήθειας Πληροφοριακού Συστήματος 1. Προγραμματισμός 2. Ανάλυση απαιτήσεων και υποβολή αιτήματος παροχής πληροφοριών 3. Υποβολή αιτήματος παροχής προσφορών Αίτημα παροχής πληροφοριών (RFI=Request For Information): Σύνταξη αρχικού καταλόγου απαιτήσεων και αποστολή σε μεγάλο αριθμό υποψήφιων προμηθευτών 4. Αξιολόγηση και επιλογή προμηθευτή 5. Διαπραγμάτευση και υπογραφή σύμβασης 6. Παραμετροποίηση 7. Εγκατάσταση Αίτημα παροχής προσφορών (RFP=Request For Proposal): Πρόσκληση στην οποία περιλαμβάνονται οι λεπτομερείς απαιτήσεις προς επιλεγμένες εταιρείες λογισμικού έτσι ώστε να υποβάλλουν επίσημη πρόταση με περιγραφή υπηρεσιών και κόστους 8. Συντήρηση 27

Αξιολόγηση διαθέσιμων προσφορών Η συντονιστική επιτροπή 1. μελετά επιδείξεις λογισμικού, επισκέπτεται εταιρείες στις οποίες χρησιμοποιείται και προσπαθεί να περιορίσει τις επιλογές στις πλέον αξιόλογες 2. καταστρώνει στρατηγική αξιολόγησης με ιεράρχηση κριτηρίων Βαρύτητα (1=πολύ κακή έως 5=πολύ καλή) Προμηθευτής Α 30% Συνάφεια με απαιτήσεις 20% Εμπειρία προμηθευτή 10% Συστάσεις προμηθευτή 20% Αρχιτεκτονι κή προμηθευτή 20% Κόστος 100% Σύνολο 5 3 2 1 1 2,7 2,5 Καλύτερο στο είδος του Αρχιτεκτονική προμηθευτή Ενιαία προμήθεια 28

Προσαρμογή και παραμετροποίηση Αν το έτοιμο λογισμικό δεν καλύπτει όλες τις απαιτήσεις η επιχείρηση μπορεί είτε να προσαρμόσει τις διαδικασίες της έτσι ώστε να ταιριάζουν με όσα υποστηρίζει το λογισμικό είτε να ζητήσουν από τον προμηθευτή παραμετροποίηση του λογισμικού Ο παραμετροποιημένος κώδικας μπορεί να δίνει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα αλλά μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα αυξημένου κόστους, σφαλμάτων, προβλημάτων υποστήριξης κ.α. Οι περισσότερες επιχειρήσεις προσπαθούν να κρατούν την παραμετροποίηση στο ελάχιστο δυνατό επίπεδο 29

Ο ανθρώπινος παράγοντας στην ανάπτυξη και προμήθεια του λογισμικού Μπορεί να προκύψουν χάσματα στην επικοινωνία στις ομάδες που δημιουργούνται για την ανάπτυξη ή την προμήθεια λογισμικού λόγω του διαφορετικού υποβάθρου των μελών τους Τα χάσματα επικοινωνίας θα πρέπει να γεφυρωθούν έτσι ώστε να υπάρξει επιτυχία στο έργο Η καλή γνώση ενός μέρους της διαδικασίας δεν αρκεί για τη συνολική σχεδίαση της διαδικασίας από την αρχή μέχρι το τέλος Ο αναλυτής που ηγείται της προσπάθειας θα πρέπει να έχει τη συνολική εικόνα και να συνθέτει τις εμπειρίες και τις γνώσεις των μελών της ομάδας ενθαρρύνοντας την επικοινωνία μεταξύ τους 30

Ο ρόλος της ανώτατης διοίκησης Η ανώτατη διοίκηση εστιάζει στη στρατηγική αξία που θα προσδώσει το νέο λογισμικό διασφαλίζει τους απαιτούμενους πόρους προετοιμάζει τον οργανισμό για τις επερχόμενες αλλαγές Σύμβουλοι (consultants): Ειδικοί που διαθέτουν βαθιά γνώση του λογισμικού και έχουν εμπειρία συμμετοχής σε παρόμοιες εφαρμογές 31

Διαχείριση έργων 32

Τι είναι έργο; Έργο είναι μια προσωρινή δραστηριότητα η οποία ξεκινά για ένα συγκεκριμένο σκοπό Χαρακτηριστικά έργου Έχει ένα βασικό πελάτη καθώς και ενδιαφερόμενα μέρη Απαιτεί πόρους και συμμετοχή ειδικών από διάφορες επιστημονικές περιοχές Περιλαμβάνει το στοιχείο της αβεβαιότητας Διαθέτει δείκτες μέτρησης της επιτυχίας του 33

Χρόνος, κόστος και αντικείμενο έργου Κάθε έργο περιορίζεται από τρεις θεμελιώδεις δυνάμεις: το χρόνο, το κόστος και το εύρος του αντικειμένου του έργου Συχνά στα έργα ένας από τους τρεις περιορισμούς είναι αυστηρά προκαθορισμένος με αποτέλεσμα να πρέπει να προσαρμοστούν οι άλλοι δύο αν προκύψουν αλλαγές 34

Διαχείριση έργου Η διαχείριση έργου αφορά τη συστηματική προσέγγιση στον προγραμματισμό, την οργάνωση και τη διαχείριση των πόρων, καταλήγοντας σε ένα έργο που επιτυγχάνει τους στόχους του Οι 5 διαδικασίες της διαχείρισης έργου 1. Εκκίνηση 2. Προγραμματισμός 3. Υλοποίηση 4. Παρακολούθηση και έλεγχος 5. Κλείσιμο 35

1. Εκκίνηση έργου Οι διαδικασίες εκκίνησης θέτουν τις βάσεις του έργου, καθορίζοντας με σαφήνεια την αξία που θα προσδώσει στον οργανισμό, προσδιορίζοντας τους στόχους του, υπολογίζοντας τη χρονική διάρκεια, το αντικείμενο και το κόστος, καθορίζοντας τα μέλη της ομάδας και λαμβάνοντας έγκριση Καταστατικό έργου (project charter): Έγγραφο που περιγράφει σαφή διατύπωση στόχων, ονόματα και ρόλους μελών, προσωρινό προϋπολογισμό, ημερομηνίες έναρξης και λήξης, κριτήρια αξιολόγησης επιτυχούς επικοινωνίας Εναρκτήρια συνάντηση (kickoff meeting): συνάντηση των ενδιαφερόμενων μελών στην οποία γίνεται αξιολόγηση του καταστατικού του έργου 36

2. Προγραμματισμός έργου Στα πλαίσια του προγραμματισμού θα πρέπει να γίνει η κατάστρωση ενός πλάνου διαχείρισης έργου Το πλάνο διαχείρισης έργου αποτελεί ένα οδηγό υλοποίησης του έργου που περιλαμβάνει οργανόγραμμα, περιγραφή των εργασιών, παραδοτέα, πληροφορίες χρονοπρογραμματισμού και δείκτες μέτρησης της επιτυχίας του έργου Αποφυγή ανεξέλεγκτης αύξησης του φυσικού αντικειμένου (scope creep) 37

3. Υλοποίηση έργου Οι διαδικασίες υλοποίησης αφορούν τις προσπάθειες συντονισμού, οι οποίες διασφαλίζουν ότι οι εργασίες που έχουν καταγραφεί στην αναλυτική δομή εργασιών εκτελούνται σωστά Ο διαχειριστής του έργου αναλαμβάνει τη διευκόλυνση της επικοινωνίας ανάμεσα στα μέλη της ομάδας του έργου, καθοδήγηση των μελών, καταγραφή της προόδου του έργου κ.α. 38

4. Παρακολούθηση και έλεγχος έργου Οι διαδικασίες παρακολούθησης και ελέγχου αφορούν τον εντοπισμό παρεκκλίσεων από το αρχικό πλάνο και στη λήψη διορθωτικών ενεργειών έτσι ώστε να αντιμετωπιστούν αστοχίες στις χρονικές εκτιμήσεις για τις επιμέρους εργασίες 39

5. Κλείσιμο έργου Οι διαδικασίες κλεισίματος αφορούν τον οργανωμένο τρόπο τέλους του έργου Ο χρηματοδότης του έργου μπορεί να χρειαστεί να εγκρίνει όλα τα παραδοτέα του έργου Καταγραφή της εμπειρίας που αποκτήθηκε στο έργο έτσι ώστε να αποτελέσει τεκμηρίωση για μελλοντικά έργα 40

Χαρακτηριστικά αποτελεσματικών διαχειριστών έργου Δυναμικά ηγετικά χαρακτηριστικά Εξαιρετικές «ανθρώπινες» δεξιότητες Τεχνική κατάρτιση σε όλες τις πτυχές του έργου Καλές δεξιότητες ακρόασης Δεξιότητες οικοδόμησης ομάδων Εξαιρετικές ικανότητες παρουσίασης Δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων και κριτικής σκέψης Ο διαχειριστής έργου έχει την υποχρέωση να εντοπίζει και να αποτρέπει οποιαδήποτε σύγκρουση συμφερόντων για όλα τα μέλη της ομάδας ανάπτυξης του έργου Ικανότητα εξισορρόπησης προτεραιοτήτων, οργανωτική σκέψη και διατήρηση της ομάδας σε σωστό δρόμο 41

Παράγοντες αποτυχίας των έργων Έλλειψη υποστήριξης από την ανώτατη διοίκηση Απουσία εμπλοκής των ενδιαφερόμενων μερών Ασαφείς απαιτήσεις Τεχνολογικά προβλήματα Ανεξέλεγκτη αύξηση αντικειμένου Ασαφείς ρόλοι και αρμοδιότητες Μη ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα Κακή επικοινωνία Κακοδιαχείριση αλλαγής 42

Επίδραση του ανθρώπινου παράγοντα στη διαχείριση έργου Οι άνθρωποι συχνά υποπίπτουν σε σφάλματα Αναγνώριση καταστάσεων που οδηγούν συστηματικά σε λάθος εκτιμήσεις μπορούν να μειώσουν τη συχνότητα εμφάνισής τους Στρέβλωση επιβεβαίωσης: Η τάση εστίασης σε πληροφορίες που υποστηρίζουν την άποψη που έχει ήδη σχηματιστεί, αγνοώντας δεδομένα τα οποία πιθανό την καταρρίπτουν Πλάνη προγραμματισμού: Η τάση υποεκτίμησης του χρόνου που χρειάζεται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας Στρέβλωση διαθεσιμότητας: Η τάση υπολογισμού της πιθανότητας να συμβεί ένα γεγονός με βάσει την ευκολία ανάκλησης σχετικών περιστατικών από προσωπική εμπειρία 43

Μαύροι κύκνοι Μαύρος κύκνος είναι ένας όρος που περιγράφει εξαιρετικά σπάνια γεγονότα που είναι σχεδόν αδύνατο να προβλεφθούν αλλά μπορεί να έχουν τεράστιες επιπτώσεις Οι μαύροι κύκνοι δημιουργούν τεράστιες προκλήσεις στο στρατηγικό σχεδιασμό Παραδείγματα: Σπάνια φυσικά φαινόμενα (σεισμοί, πυρκαγιές, πλημμύρες κ.α.) Τρομοκρατία Οικονομικές καταστροφές Καινοτόμα προϊόντα (προσωπικοί υπολογιστές, διαδίκτυο, έξυπνα τηλέφωνα κ.α.) 44