Προγραμματισμός & διοίκηση έργων Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Κωνσταντίνος Κηρυττόπουλος Βρασίδας Λεώπουλος 1
Άδεια Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άδεια χρήσης άλλου τύπου, αυτή πρέπει να αναφέρεται ρητώς. 2
Περιοχές γνώσης (Knowledge areas) - Εργαλεία Διαχείριση ενοποίησης Processes Διαχείριση εύρους Διαχείριση χρόνου Διαχείριση κόστους Διαχείριση ποιότητας Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Διαχείριση επικοινωνίας Διαχείριση κινδύνου Διαχείριση προμηθειών WBS CPM, PERT, Gantt Cash flow, EVM Standards Org. Charts, RACI Reports Risk Sheet, Risk Matrix, MCS Contracts Διαχείριση ενδιαφερομένων God with you! 3
Βασική οργάνωση έργων: Οργανωτικές δομές επιχείρησης (λειτουργική, μήτρας, κατά έργο) Οργανόγραμμα έργου Διευθυντής έργου ομάδα έργου (αρμοδιότητες) Ανάθεση αρμοδιοτήτων 4
Πόροι Οργανωτικές δομές - RACI Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Εκτός από τις δομές ανάλυσης, η οργάνωση των πόρων μπορεί να γίνει μέσω πινάκων αρμοδιοτήτων. Ο πιο διαδεδομένος πίνακας αρμοδιοτήτων ονομάζεται RACI: RACI Στέλεχος Εργασία Γιάννης Μαρία Κώστας Θανάσης Μυρτώ Σχέδια R C A I I Προμήθειες C R I A I Επίβλεψη R C I I A R=Responsible, A=Accountable, C=Consult, I=Inform Ο πίνακας RACI μπορεί αντί για στελέχη και εργασίες να έχει ομάδες στελεχών και φάσεις εργασιών ή να έχει και ένα μεικτό σύστημα. 5
Πόροι Οργανωτικές δομές - RACI Επεξήγηση ρόλων RACI: Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Responsible: είναι υπεύθυνος για να γίνει η εργασία Accountable: εγκρίνει / ελέγχει το αποτέλεσμα της εργασίας Consult: συμβουλεύει ή συμμετέχει ως βοηθός στην υλοποίηση της εργασίας (Support): συμμετέχει ως βοηθός στην υλοποίηση της εργασίας Informed: ενημερώνεται για το αποτέλεσμα 6
Πόροι Οργανωτικές δομές - RACI Βασικές αρχές ενός πίνακα RACI: Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Σε κάθε εργασία αντιστοιχεί ένας και μόνο ένας Responsible Οι ιδιότητες Responsible και Accountable δεν αντιμετατίθενται στις εργασίες 7
Κατανόηση ομάδας Αναγνώριση της συνεισφοράς των υφισταμένων Σύνθεση απόψεων και όχι διάσταση. Το παράδειγμα των Μαυριτανών. Αναγνώριση ιδιαίτερων ικανοτήτων κάθε στελέχους. 8
Κατανομή πόρων Κατανομή πόρων Resource allocation Προγραμματισμός πόρων Resource scheduling (περιορισμός στους πόρους) Εξομάλυνση πόρων Resource leveling (περιορισμός στο χρόνο) 9
Υπέρβαση δυναμικότητας Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Κατανομή πόρων Προφίλ πόρων 10
Εξομάλυνση πόρων Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων Κατανομή πόρων 11
Τεχνικές διαχείρισης (??&*%^&$%) Παρατήρηση και συζήτηση Εκτίμηση απόδοσης του έργου Διαχείριση συγκρούσεων Ημερολόγιο «ζητημάτων» (Issue logs) Προσωπικά χαρακτηριστικά (Ηγεσία, επιρροή, ικανότητα απόφασης) (PMI 2013) 12
Ευχολόγιο Προτίμησε την επίλυση του προβλήματος από την κατηγορία των στελεχών Κάνε συχνές συναντήσεις με την ομάδα έργου Να είσαι υπομονετικός με τα στελέχη Να διοργανώνεις γεγονότα «δεσίματος της ομάδας» Περιόρισε την ομάδα στα 3 έως 7 μέλη 13
Διαχείριση συγκρούσεων (Kerzner 2013) 14
Συγκρούσεις Τεχνικές επίλυσης Απόσυρση withdrawing Σύγκρουση Απόσυρση Άμεση Λύση Χρησιμοποιείται για δευτερεύοντα προβλήματα ή για να κερδίσει κανείς χρόνο! 15
Συγκρούσεις Τεχνικές επίλυσης Εξομάλυνση smoothing Σύγκρουση Εξομάλυνση Χρησιμοποιείται για τη διατήρηση των σχέσεων και όταν το πρόβλημα δεν είναι σημαντικό! 16
Συγκρούσεις Τεχνικές επίλυσης Συμβιβασμός compromising / collaborating Σύγκρουση Λύση 1 Λύση 2 Κοινή Λύση Χρησιμοποιείται για λόγους ίσων αποστάσεων, όταν και τα δύο μέρη έχουν δίκιο, για να αποφευχθεί μια μεγάλη διαμάχη! 17
Συγκρούσεις Τεχνικές επίλυσης Επιβολή forcing Σύγκρουση Ι σ χ ύ ς Άμεση Λύση Χρησιμοποιείται όταν απαιτείται άμεση λύση ή οι σχέσεις δεν ενδιαφέρουν! 18
Συγκρούσεις Τεχνικές επίλυσης Αντιμετώπιση - confrontation Σύγκρουση Αναζήτηση λύσης Λύση Χρησιμοποιείται όταν υπάρχει χρόνος για να επιλυθεί το πρόβλημα! 19
Συγκρούσεις Τεχνικές επίλυσης Δώστε ένα παράδειγμα για κάθε μια από τις τεχνικές. Περιγράψτε γιατί είναι η κατάλληλη. Απόσυρση Εξομάλυνση Συμβιβασμός Επιβολή Αντιμετώπιση 20
Κατάλογος βιβλιογραφικών αναφορών Kerzner, H 2013, Project management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling, 11th edn, John Wiley & Sons, N.J. PMI 2013, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), 5th edn, Project Management Institute, Newtown Square, Pa. Σχετική βιβλιογραφία για μελέτη Larson, E, Honig, B, Gray, C, Dantin, U & Baccarini, D 2014, Project management: the managerial process, McGraw- Hill, Australia. Κεφάλαια: 10, 11 και 18. PMI 2013, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), 5th edn, Project Management Institute, Newtown Square, Pa. Κεφάλαιo: 9. Shtub, A, Bard, JF & Globerson, S 2005, Project management: processes, methodologies, and economics, 2nd edn, Pearson Prentice Hall, Upper Saddle River, N.J. Κεφάλαιo: 10. 21
Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα Ε.Μ.Π.» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 22