Συνεργείο Αυτοκινήτων v2.102, Οκτώβριος 2015 Σύντοµες οδηγίες χρήσης Εισαγωγή Το πρόγραµµα Συνεργείο Αυτοκινήτων έχει σκοπό τη διαχείριση και παρακολούθηση του πελατολογίου, των αυτοκινήτων και των εργασιών ενός συνεργείου αυτοκινήτων. Ο δηµιουργός του προγράµµατος δεν φέρει ευθύνη για περιπτώσεις απώλειας χρόνου, χρήµατος και δεδοµένων που σχετίζονται µε αυτό. Τα δεδοµένα του αποθηκεύονται στον υπολογιστή σας και καλό είναι να δηµιουργείτε τακτικά αντίγραφο ασφαλείας (backup) σε εξωτερική µονάδα αποθήκευσης (π.χ. usb στικάκι, εξωτερικό δίσκο, clouding κλπ). Μπορείτε να στέλνετε τις απορίες και τις προτάσεις σας για περαιτέρω ανάπτυξη του προγράµµατος, µέσω email στη διεύθυνση info@xaaosfund.gr.
Κεντρική φόρµα Στην κεντρική φόρµα του προγράµµατος υπάρχει το πλαίσιο Γρήγορης εύρεσης στο οποίο µπορείτε να αναζητήσετε δεδοµένα που έχετε καταχωρήσει, είτε εισάγοντας κάποιον όρο αναζήτησης (π.χ. όνοµα πελάτη, τηλέφωνο, κωδικός εργασίας, αριθµός πινακίδας αυτοκινήτου), είτε πληκτρολογώντας τον κωδικό πελάτη. Μετά, πατήστε το πλήκτρο Enter και στον πίνακα θα εµφανιστούν οι εγγραφές εκείνες που αντιστοιχούν στην αναζήτησή σας. Κάνοντας διπλό κλικ σε κάποια από τις εγγραφές, θα ανοίξει η Κάρτα πελάτη. Με δεξί κλικ στο ονοµατεπώνυµο ανοίγει η κάρτα Γρήγορης αναφοράς όπου εµφανίζονται συνοπτικά στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη. Κάτω από τον πίνακα αποτελεσµάτων υπάρχει το Φίλτρο µε το οποίο µπορείτε να φιλτράρετε τα αποτελέσµατα της αναζήτησης. Για παράδειγµα, αν στο φίλτρο πληκτρολογήσετε στο "Ονοµατεπώνυµο" την ένδειξη ΒΑΚ και πατήσετε ξανά Enter στο πλαίσιο αναζήτησης, στα αποτελέσµατα θα εµφανιστούν µόνο οι εγγραφές εκείνες που στο ονοµατεπώνυµό τους περιλαµβάνεται το ΒΑΚ. Στο µενού εδοµένα υπάρχουν εντολές όπως προσθήκη νέου πελάτη, καταχώρηση εργασιών - ανταλλακτικών, παρακολούθηση αρχείου εργασιών κλπ. Στο µενού Πρόσφατα αυτοκίνητα εµφανίζονται τα 20 αυτοκίνητα (και οι ιδιοκτήτες τους) των οποίων τις καρτέλες ανοίξατε πιο πρόσφατα, ώστε να έχετε γρήγορη πρόσβαση σε αυτά. Στο µενού Το πρόγραµµα υπάρχει η δυνατότητα δηµιουργίας αντιγράφου ασφαλείας (backup) των δεδοµένων σας. Το αντίγραφο ασφαλείας τοποθετείται στην Επιφάνεια Εργασίας µε την ονοµασία Synergeio.backup.ηµεροµηνία κι από εκεί µπορείτε να το αντιγράψετε για ασφάλεια σε µια εξωτερική µονάδα αποθήκευσης, π.χ. εξωτερικό σκληρό δίσκο, έτσι ώστε να µην χαθούν τα δεδοµένα σας σε περίπτωση που συµβεί κάτι στον υπολογιστή. Με την εντολή Ανάκτηση µπορείτε να επαναφέρετε δεδοµένα από ένα παλιότερο αντίγραφο ασφαλείας, αρκεί να επιλέξετε το σωστό φάκελο και το αρχείο µε την ονοµασία synergeio_restore_backup. Ωστόσο, µε την ανάκτηση, τα τρέχοντα δεδοµένα θα αντικατασταθούν από αυτά της ανάκτησης, οπότε πρέπει η διαδικασία να γίνεται µε προσοχή.
Νέος πελάτης Με την εντολή εδοµένα > Νέος πελάτης θα ανοίξει η σχετική φόρµα. Εισάγετε το ονοµατεπώνυµο του νέου πελάτη, πατήστε Αποθήκευση και θα ανοίξει η κάρτα πελάτη όπου µπορείτε να συµπληρώσετε τα στοιχεία του. Κάρτα πελάτη Η κάρτα πελάτη περιλαµβάνει 3 ενότητες (στοιχεία πελάτη, αυτοκινήτου και εργασίας) όπου µπορείτε να κάνετε τις προσθήκες και τροποποιήσεις δεδοµένων που θέλετε. Για να διατηρηθούν οι αλλαγές που κάνετε πατήστε την εντολή Αποθήκευση. Στο µενού Επιλογές υπάρχουν εντολές που αφορούν τα αυτοκίνητα και τις εργασίες του πελάτη. Μπορείτε να εκτυπώσετε στοιχεία που σας ενδιαφέρουν ή µια νέα εντολή, να ενηµερώσετε το ιστορικό πληρωµών του πελάτη ή να τον διαγράψετε από το πρόγραµµα. Με διπλό κλικ στα πλαίσια των σηµειώσεων ανοίγει µεγαλύτερη φόρµα για να γράφετε πιο εύκολα τις σηµειώσεις που θέλετε. > Στοιχεία πελάτη Σε αυτή την ενότητα µπορείτε να τροποποιήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη και τις σηµειώσεις. Το ονοµατεπώνυµο είναι υποχρεωτικό πεδίο. Μερικά πεδία, όπως η πόλη, το επάγγελµα κλπ αποθηκεύουν στη µνήµη του προγράµµατος τις εγγραφές που κάνετε για να τις προτείνουν αυτοµάτως την επόµενη φορά που θα πληκτρολογήσετε σε αυτά. Επίσης, εµφανίζεται η ένδειξη (...) και µε διπλό κλικ ανοίγει φόρµα µε όλες τις προεπιλογές κι από εκεί µε νέο διπλό κλικ εισάγεται απευθείας η επιλεγµένη τιµή στο πλαίσιο του πεδίου. Μπορείτε να δείτε και να τροποποιήσετε όλες τις προεπιλογές µε την εντολή εδοµένα > Προεπιλογές. > Στοιχεία αυτοκινήτου Σε αυτή την ενότητα µπορείτε να προσθέσετε και να διαχειριστείτε τα αυτοκίνητα που έχει ο κάθε πελάτης σας. Για να προσθέσετε ένα αυτοκίνητο, πατήστε την εντολή Επιλογές > Αυτοκίνητα > Νέο και πληκτρολογήστε τον αριθµό πινακίδας. Μπορείτε να προσθέσετε και να παρακολουθείτε περισσότερα από ένα αυτοκίνητα για κάθε πελάτη.
Στην περιοχή Προγραµµατισµένες εργασίες µπορείτε να πληκτρολογήσετε στις στήλες την ηµεροµηνία ή τα χιλιόµετρα (ΧΛΜ) µετά τα οποία θα πρέπει να γίνει η αντίστοιχη προγραµµατισµένη εργασία. Αν κάποια στιγµή δεν σας ενδιαφέρει πλέον να παρακολουθείτε µια προγραµµατισµένη εργασία τότε διαγράψτε την ηµεροµηνία ή τα ΧΛΜ. Μετά από οποιαδήποτε αλλαγή κάνετε, πατήστε Αποθήκευση. Σε περίπτωση που η ηµεροµηνία µιας προγραµµατισµένης εργασίας πλησιάζει εντός 30 ηµερών τότε εµφανίζεται µια πράσινη ένδειξη στην πρώτη στήλη. Αν η ηµεροµηνία έχει παρέλθει τότε εµφανίζεται κόκκινη ένδειξη. Σε κάθε άλλη περίπτωση θα εµφανίζεται µε ουδέτερο (συνήθως λευκό) χρώµα. Με την εντολή εδοµένα > Προγραµµατισµένες εργασίες της κεντρικής φόρµας, µπορείτε να δείτε συγκεντρωτικά όλες τις προγραµµατισµένες εργασίες, όλων των πελατών και των αυτοκινήτων τους των οποίων οι ηµεροµηνίες είναι κρίσιµες. Κάνοντας διπλό κλικ σε µία από αυτές τις εργασίες, θα ανοίξει η αντίστοιχη κάρτα πελάτη. Επίσης, από το µενού εντολών Επιλογές > Αυτοκίνητα µπορείτε να αλλάξετε την ονοµασία της πινακίδας ή να το µεταβιβάσετε σε άλλον ιδιοκτήτη, αρκεί να έχετε καταχωρήσει τα στοιχεία του στο πρόγραµµα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Επιλογές > Αυτοκίνητα > Μεταβίβαση. Στη φόρµα που θα ανοίξει, αναζητήστε τον πελάτη στον οποίο θα µεταβιβαστεί το αυτοκίνητο. Θα εµφανιστούν ονόµατα στην λίστα κι εκεί επιλέγετε τον πελάτη που θέλετε µε διπλό κλικ και πατάτε Αποθήκευση. Τέλος, µε την εντολή Επιλογές > ιαγραφή αυτοκινήτου διαγράφετε οριστικά ένα αυτοκίνητο από το πρόγραµµα. > Στοιχεία εργασίας Σε αυτή την ενότητα µπορείτε να προσθέσετε και να διαχειριστείτε τις εργασίες που αντιστοιχούν στο επιλεγµένο αυτοκίνητο. Για να προσθέσετε µια νέα εντολή εργασίας, πατήστε την εντολή Επιλογές > Εργασίες > Νέα, πληκτρολογήστε την ηµεροµηνία και τα ΧΛΜ του αυτοκινήτου (προαιρετικά) και πατήστε Αποθήκευση. Η νέα εργασία θα πάρει έναν µοναδικό αύξοντα αριθµό κωδικό και θα εµφανιστεί στη λίστα Εργασίες (µε τη µορφή κωδικός - ηµεροµηνία), ώστε να µπορείτε µελλοντικά να την επιλέγετε ανάµεσα στις υπόλοιπες εργασίες που επίσης θα υπάρχουν στη λίστα. Επιλέγοντας κάποια από αυτές τις εργασίες, βλέπετε περισσότερες λεπτοµέρειες για αυτή και κυρίως την περιγραφή εργασιών - ανταλλακτικών που απαιτούνται, τις επιµέρους σηµειώσεις και τις τιµές τους. Μπορείτε να τροποποιήσετε ή να διαγράψετε αυτά τα στοιχεία ή και να προσθέσετε καινούρια. Με τα κουµπιά Αντιγραφής και Επικόλλησης κάτω από τον πίνακα µπορείτε να αντιγράψετε επιλεγµένα κελιά του. Για να αποθηκευθούν οι αλλαγές πατήστε Αποθήκευση.
Για να συµπληρώσετε εργασίες ανταλλακτικά, απλώς πληκτρολογήστε τις στην αντίστοιχη στήλη ή επιλέξτε από τη λίστα µε τις προεπιλεγµένες τιµές (µπορείτε να τροποποιήσετε τις προεπιλεγµένες τιµές µε την εντολή εδοµένα > Προεπιλογές > Εργασίες - ανταλλακτικά στην κεντρική φόρµα). Επίσης, µε διπλό κλικ στην 1 η στήλη ανοίγει φόρµα µε τις προεπιλεγµένες εργασίες - ανταλλακτικά απ' όπου µπορείτε να επιλέξετε µε διπλό κλικ αυτή που σας ενδιαφέρει. Αν η 1 η στήλη (Εργασίες - ανταλλακτικά) είναι κενή και έχετε συµπληρώσει τη 2 η στήλη (Σηµειώσεις), όταν πατήσετε Αποθήκευση η 1 η στήλη θα πάρει αυτόµατα την τιµή. Επίσης µπορείτε να τροποποιήσετε τις παρατηρήσεις του πελάτη ή του συνεργείου, τον αριθµό τιµολογίου - απόδειξης, τα χιλιόµετρα εργασίας, τη θερµοκρασία του αντιψυκτικού ή να επιβεβαιώσετε αν έχει ολοκληρωθεί ή όχι η εργασία. Για να διαγράψετε µια εργασία πατήστε την εντολή Επιλογές > Εργασίες > ιαγραφή. Πληρωµές Από την κάρτα πελάτη, µε την εντολή Επιλογές > Πληρωµές µπορείτε να εισάγετε νέες χρεώσεις προς τους πελάτες ή πληρωµές υπολοίπων τους. Σε περίπτωση που το υπόλοιπο του πελάτη είναι χρεωστικό, εµφανίζεται πράσινη ένδειξη, ενώ αντίθετα αν του οφείλετε εσείς χρήµατα, εµφανίζεται κόκκινη ένδειξη. Με δεξί κλικ σε µια εγγραφή µπορείτε να την επεξεργαστείτε ή να την διαγράψετε. Από την κεντρική φόρµα του προγράµµατος, µε την εντολή εδοµένα > Πληρωµές βλέπετε το ιστορικό πληρωµών προς όλους τους πελάτες, καθώς και το συνολικό υπόλοιπο (χρεωστικό ή πιστωτικό) του συνεργείου. Αντίστοιχα, µε την εντολή εδοµένα > Υπόλοιπα πελατών εµφανίζονται τα επιµέρους υπόλοιπα κάθε πελάτη ξεχωριστά. Συνεργείο Αυτοκινήτων Προγραµµατισµός: Χρήστος Στεφανίδης emai: info@xaaosfund.gr