Εγχειρίδιο Χρήσης Βιβλιοθήκη&ΚέντροΠληροφόρησης,ΠανεπιστήμιοΠατρών ΛογισμικόΔιαχείρισηςΒιβλιογραφικώνΑναφορών ΕγχειρίδιοΧρήσης ΤοRefWorksπαρέχεταιαπότηνΚεντρικήΒιβλιοθήκητουΔημοκρίτειου ΠανεπιστημίουΘράκηςσταπλαίσιατουέργου«ΠΡΟΜΗΘΕΥΣ Ι» Ο παρώνοδηγόςέχεισυνταχθείαπότηνβιβλιοθήκη&κέντρο ΠληροφόρησηςτουΠανεπιστημίουΠατρών.Παρέχεταιύστερααπόσχετική άδεια.
Λογισμικό Διαχείρισης Βιβλιογραφικών Αναφορών Εγχειρίδιο Χρήσης Παροχή Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών της Βιβλιοθήκης & Υπηρεσίας Πληροφόρησης του Πανεπιστημίου Πατρών στην Ακαδημαϊκή Κοινότητα ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ (Γ ΚΠΣ) ΥΠΟΕΡΓΟ 9: Προμήθεια/Συνδρομή Χρήσης του λογισμικού διαχείρισης Βιβλιογραφικών Δεδομένων RefWorks. Πρόγραμμα: Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Εκπαίδευσης & Αρχικής Επαγγελματικής Κατάρτισης (ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ) Μέτρο 2.1.: Αναβάθμιση της Ποιότητας της Παρεχόμενης Εκπαίδευσης Ενέργεια 2.1.3.: Ενίσχυση Βιβλιοθηκών Κατηγορία Πράξεων Ε: Ενίσχυση και Εμπλουτισμός Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών Το έργο συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση
Βιβλιοθήκη & Υπηρεσία Πληροφόρησης, Πανεπιστήμιο Πατρών Έκδοση 3 η, Φεβρουάριος 2007 Βιβλιοθήκη & Υπηρεσία Πληροφόρησης, Πανεπιστήμιο Πατρών http://www.lis.upatras.gr 2
Εγχειρίδιο χρήσης RefWorks ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. Τι είναι το RefWorks...5 2. Ποιος και πως μπορεί να το χρησιμοποιήσει...6 3. Πρόσβαση στο RefWorks...7 3.1 Πρόσβαση... 7 3.2 Δημιουργία Προσωπικού Λογαριασμού Χρήστη... 7 3.3 Σύνδεση χρήστη (login)... 7 3.4 Ενημέρωση στοιχείων χρήστη... 8 3.5 Κοινή χρήση βάσης... 8 4. Δημιουργία προσωπικής βάσης δεδομένων Εισαγωγή δεδομένων...10 4.1 Αυτόματη online εισαγωγή δεδομένων μέσα από τις συνδρομητικές βάσεις βιβλιογραφικών δεδομένων της ΒΥΠ... 10 4.2 Μη-αυτόματη εισαγωγή δεδομένων από βάσεις βιβλιογραφικών δεδομένων... 11 4.3 Χειρωνακτική εισαγωγή δεδομένων... 12 4.4 Αυτόματη online εισαγωγή δεδομένων από ελεύθερες (δωρεάν) βάσεις δεδομένων (PubMed) και από βάσεις δεδομένων συμβατές με Z39.50 πρωτόκολλα, όπως είναι οι Online κατάλογοι των βιβλιοθηκών... 13 4.5 Μετατροπή και εισαγωγή δεδομένων από άλλα προγράμματα διαχείρισης βιβλιογραφικών αναφορών... 14 EndNote... 14 Reference Manager... 15 4.6. Εισαγωγή δεδομένων από RSS Feeds... 15 5. Οργάνωση της προσωπικής σας βάσης δεδομένων...16 5.1 Οργάνωση φακέλων (folders)... 16 Δημιουργία ενός νέου φακέλου... 16 Μετονομασία φακέλου... 16 Διαγραφή φακέλου... 16 Εκκαθάριση φακέλου... 17 Προβολή αναφορών που δεν έχουν καταχωρηθεί σε κάποιο φάκελο.... 17 Χρήση του φακέλου Last Imported Folder.... 17 Χρήση της Προσωπική Λίστας (My List)... 17 5.2 Εισαγωγή εγγραφών σας φακέλους σας... 17 5.3 Ορισμός λέξεων κλειδιών (θεματικών όρων) σε αναφορές... 18 6. Αναζήτηση βιβλιογραφίας (βιβλιογραφικών εγγραφών) στην προσωπική βάση δεδομένων...19 Απλή αναζήτηση (Quick Search)... 19 Σύνθετη αναζήτηση (Advanced Search)... 19 Αναζήτηση συγκεκριμένου συγγραφέα, λέξης-κλειδιού ή περιοδικού.... 19 7. Διαχείριση, προβολή και επεξεργασία βιβλιογραφικών αναφορών...20 7.1 Διαχείριση αναφορών... 20 7.2 Προβολή αναφορών... 20 Προβολή όλων των αναφορών... 20 Προβολή των αναφορών κατά φάκελο... 20 Προβολή διπλό-εγγραφών... 20 Διαγραφή διπλό-εγγραφών... 20 Customize... 21 7.3 Επεξεργασία αναφορών... 21 Επεξεργασία μιας συγκεκριμένης αναφοράς:... 21 Προσθήκη μιας αναφοράς σε έναν φάκελο... 22 Απομάκρυνση μιας αναφοράς από έναν φάκελο... 22 Καθολική επεξεργασία πληροφοριών ηλεκτρονικών πηγών... 22 7.4. Διαγραφή εγγραφών... 22 8. Εξαγωγή, μορφοποίηση και χρήση βιβλιογραφικών εγγραφών...23 8.1 Δημιουργία απλής βιβλιογραφικής λίστας... 23 8.2 Εισαγωγή βιβλιογραφίας σε ένα σύγγραμμα χειρωνακτικά... 24 3
Βιβλιοθήκη & Υπηρεσία Πληροφόρησης, Πανεπιστήμιο Πατρών 8.3 Αυτόματη εισαγωγή βιβλιογραφίας σε ένα σύγγραμμα με την χρήση του εργαλείου Write-N-Cite...25 Εγκατάσταση του Write-N-Cite στον προσωπικό σας υπολογιστή...25 Ξεκινώντας το Write-N-Cite...25 Εισαγωγή αναφορών στο έγγραφό σας...26 Δημιουργία βιβλιογραφίας στο έγγραφό σας...26 8.4 Αυτόματη εισαγωγή βιβλιογραφίας σε ένα σύγγραμμα με την χρήση του εργαλείου One line/cite view....26 Εισαγωγή αναφορών στο έγγραφό σας...26 Δημιουργία βιβλιογραφίας στο έγγραφό σας...27 9. Συντήρηση και διαχείριση της προσωπικής σας βάσης δεδομένων... 28 9.1 Εξαγωγή δεδομένων από την προσωπική σας βάση δεδομένων...28 9.2 Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας (backup) και αποκατάσταση (restore)...28 Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων της βάσης σας....28 Αποκατάσταση αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων της βάσης σας....29 10. Βοηθητικά εργαλεία του Refworks... 30 10.1 QuickBib...30 10.2 RefShare...30 Διαμοιρασμός μοναδικής αναφοράς σε διαμοιραζόμενο φάκελο ή βάση δεδομένων...31 Χαρακτηριστικό σχολιασμού στο RefShare...31 Προβολή αναφορών στο RefShare...31 10.3 RefGrab-It...31 11. Refworks και PubMed... 33 Προβολή αναφορών της PubMed...33 Aναζήτηση της PubMed μέσα από το RefWorks...33 12. Refworks και Scopus... 34 Παράρτημα 1... 34 Παράρτημα 1... 35 Υποστηριζόμενες Βάσεις Δεδομένων...35 Υποστηριζόμενες Βάσεις Δεδομένων Άμεσης Εξαγωγής...37 Υποστηριζόμενοι Εξαγόμενοι Τύποι Βιβλιογραφικών Αναφορών...38 4
Εγχειρίδιο χρήσης RefWorks 1. Τι είναι το RefWorks Το RefWorks είναι μια δικτυακή εφαρμογή οργάνωσης και διαχείρισης βιβλιογραφίας και βιβλιογραφικών αναφορών (references). Παρέχει την δυνατότητα δημιουργίας προσωπικής βάσης δεδομένων, εισάγοντας βιβλιογραφικές αναφορές χειρωνακτικά, από κατάλληλα ηλεκτρονικά αρχεία κειμένου ή απευθείας από δικτυακές βάσεις βιβλιογραφικών δεδομένων. Επίσης παρέχει την δυνατότητα μορφοποίησης των αναφορών αυτών και χρήσης τους για την δημιουργία βιβλιογραφιών σε επιστημονικά συγγράμματα, άρθρα, εργασίες κλπ. 5
Βιβλιοθήκη & Υπηρεσία Πληροφόρησης, Πανεπιστήμιο Πατρών 2. Ποιος και πως μπορεί να το χρησιμοποιήσει Το RefWorks είναι μια καθαρά δικτυακή εφαρμογή και δεν απαιτείται η εγκατάσταση του προγράμματος ή δεδομένων στον υπολογιστή σας. Δικαίωμα χρήσης του RefWorks έχουν όλα τα μέλη της Ακαδημαϊκής Κοινότητας του Πανεπιστημίου Πατρών (Μέλη ΔΕΠ, Προπτυχιακοί και Μεταπτυχιακοί Φοιτητές, Ερευνητές κλπ.). Η υπηρεσία παρέχεται σε συνδρομητική βάση σε ολόκληρο το campus του Πανεπιστημίου, σύμφωνα με την σχετική συμφωνία που υπέγραψε η ΒΥΠ για λογαριασμό των χρηστών της, για τα έτη 2003-2006, στα πλαίσια υλοποίησης της σχετικής δράσης του Έργου ΤΗΛΕΦΑΕΣΣΑ: Παροχή Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών της Βιβλιοθήκης & Υπηρεσίας Πληροφόρησης του Πανεπιστημίου Πατρών στην Ακαδημαϊκή Κοινότητα (ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ Γ ΚΠΣ). 6
Εγχειρίδιο χρήσης RefWorks 3. Πρόσβαση στο RefWorks 3.1 Πρόσβαση Η αυτόματη πρόσβαση στο RefWorks γενικά επιτυγχάνεται μέσα από Η/Υ με IP διευθύνσεις του Πανεπιστημίου Πατρών, δηλαδή βρίσκονται εντός του campus του Πανεπιστημίου και από Η/Υ που χρησιμοποιούν την υπηρεσία Απομακρυσμένης Πρόσβασης (dialup) για να συνδεθούν στο Internet. Παρόλα υπάρχει δυνατότητα πρόσβασης και από Η/Υ εκτός του IP range του Πανεπιστημίου Πατρών με την χρήση του κατάλληλου κωδικού (Group Code). ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Σε κάθε περίπτωση, την πρώτη φορά που θα χρησιμοποιήσετε το RefWorks θα πρέπει να το κάνετε μέσα από τον χώρο του Πανεπιστημίου. 3.2 Δημιουργία Προσωπικού Λογαριασμού Χρήστη Η χρήση του RefWorks συνίσταται στην δημιουργία μιας προσωπικής βάσης βιβλιογραφικών δεδομένων για κάθε χρήστη. Ως εκ τούτου απαιτείται αντίστοιχα η δημιουργία προσωπικού λογαριασμού για κάθε χρήστη σύμφωνα με την παρακάτω διαδικασία: 1. Θυμηθείτε ότι για να χρησιμοποιήσετε για πρώτη φορά το RefWorks και να δημιουργήσετε τον προσωπικό σας λογαριασμό, θα πρέπει να το κάνετε μέσα από τον χώρο του Πανεπιστημίου. 2. Με την βοήθεια του φυλλομετρητή σας (web browser) πηγαίνετε στην σελίδα www.refworks.com/refworks. 3. Στο παράθυρο RefWorks User Login for University of Patras που εμφανίζεται επιλέξτε τον σύνδεσμο (link) Sign up for an Individual Account 4. Στο νέο παράθυρο New User Information for University of Patras, συμπληρώστε τα στοιχεία σας και ορίστε τους προσωπικούς σας κωδικούς πρόσβασης (login name και password). 5. Πατήστε Register. Σε πολύ λίγο χρόνο θα λάβετε στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο (e-mail) ένα μήνυμα επιβεβαίωσης της εγγραφής σας, το οποίο θα περιλαμβάνει τους προσωπικούς κωδικούς πρόσβασης, καθώς επίσης και τον κοινό κωδικό απομακρυσμένης πρόσβασης για όλους τους χρήστες του Πανεπιστημίου Πατρών (Group Code). 3.3 Σύνδεση χρήστη (login) Για να συνδεθείτε και να χρησιμοποιήσετε το RefWorks υπάρχουν δύο τρόποι: 1. Μέσω ενός Η/Υ εντός του Πανεπιστημίου Πατρών ή ενός Η/Υ που συνδέεται στο Internet μέσω της υπηρεσίας Απομακρυσμένης Πρόσβασης (dial up) του Πανεπιστημίου Πατρών. Σε αυτή την περίπτωση απαιτείται μόνο να συμπληρώσετε τους προσωπικούς σας κωδικούς πρόσβασης στο παράθυρο RefWorks User Login for University of Patras. 2. Μέσω ενός Η/Υ εκτός του Πανεπιστημίου Πατρών και οποίος δεν χρησιμοποιεί την υποδομή του Πανεπιστημίου για την σύνδεσή του στο Internet (π.χ. σύνδεση μέσω Otenet, Forthnet κλπ). Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει πρώτα να συμπληρωθεί ο κατάλληλος κωδικός απομακρυσμένης πρόσβασης του RefWorks (Group Code), ο οποίος περιέχεται στο επιβεβαιωτικό μήνυμα που λάβατε στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, όταν δημιουργήσατε τον προσωπικό 7
Βιβλιοθήκη & Υπηρεσία Πληροφόρησης, Πανεπιστήμιο Πατρών σας λογαριασμό. Κατόπιν θα πρέπει να συμπληρώσετε τους προσωπικούς σας κωδικούς πρόσβασης. ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Στην περίπτωση που έχετε χάσει το Group Code επικοινωνήστε με το αρμόδιο προσωπικό της ΒΥΠ. 3.4 Ενημέρωση στοιχείων χρήστη Εικόνα 1: Ιστοσελίδα σύνδεσης Σε περίπτωση που θέλετε αλλάξετε κάποιο από τα προσωπικά σας στοιχεία ή τους προσωπικούς σας κωδικούς πρόσβασης στο RefWorks, από την κεντρική προσωπική σας σελίδα στο RefWorks επιλέξτε τον σύνδεσμο Update User Info μέσα από την επιλογή Tools και Settings. Εικόνα 2: Ιστοσελίδα ενημέρωσης των προσωπικών στοιχείων. 3.5 Κοινή χρήση βάσης Το RefWorks σας δίνει την δυνατότητα να μοιράζεστε το περιεχόμενο της προσωπικής σας βάσης δεδομένων με συναδέλφους ή φοιτητές σας να παρέχοντας τους την δυνατότητα μόνο ανάγνωσης των δεδομένων σας. Με απλά λόγια θα μπορούν να: - Αναζητούν και να βλέπουν τις βιβλιογραφικές αναφορές που έχετε συμπεριλάβει στην προσωπική σας βάση δεδομένων - να εξάγουν (export) δεδομένα, και - να χρησιμοποιούν τα δεδομένα σας για την δημιουργία βιβλιογραφικών λιστών, αλλά δεν θα μπορούν τις επεξεργαστούν, να εισάγουν νέες αναφορές ή να αλλάξουν την οργάνωση των φακέλων και εγγραφών της βάση σας. 8
Εγχειρίδιο χρήσης RefWorks Για να ενεργοποιήσετε την δυνατότητα αυτή, από την κεντρική προσωπική σας σελίδα στο RefWorks επιλέξτε τον σύνδεσμο Update User Info και στο πεδίο Read-only password συμπληρώστε ένα κωδικό της επιλογής σας και τον οποίο θα μπορείτε να δίνετε στους συνεργάτες ή φοιτητές σας για αποκτούν πρόσβαση στην προσωπικής σας βάση. ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Το μπλε εικονίδιο στο πάνω δεξιά τμήμα της οθόνης εργασίας σας επιτρέπει να επισκεφτείτε την ιστοσελίδα υποστήριξης του RefWorks που διατηρεί η Βιβλιοθήκη & Υπηρεσία Πληροφόρησης. 9
Βιβλιοθήκη & Υπηρεσία Πληροφόρησης, Πανεπιστήμιο Πατρών 4. Δημιουργία προσωπικής βάσης δεδομένων Εισαγωγή δεδομένων Το πρώτο βήμα σας στο RefWorks είναι η δημιουργία της προσωπικής σας βάσης βιβλιογραφικών αναφορών. Η εισαγωγή δεδομένων (αναφορών) στο RefWorks γίνεται με πέντε (5) τρόπους. 1. Αυτόματη online εισαγωγή δεδομένων μέσα από τις συνδρομητικές βάσεις βιβλιογραφικών δεδομένων της ΒΥΠ. 2. Μη-αυτόματη εισαγωγή δεδομένων από βάσεις βιβλιογραφικών δεδομένων (Εισαγωγή δεδομένων από αποθηκευμένα αρχεία αναφορών). 3. Χειρωνακτική εισαγωγή δεδομένων. 4. Αυτόματη online εισαγωγή δεδομένων από δωρεάν βάσεις δεδομένων (PubMed) και από βάσεις δεδομένων συμβατές με Z39.50 πρωτόκολλα, όπως είναι οι Online κατάλογοι των βιβλιοθηκών. 5. Μετατροπή και εισαγωγή δεδομένων από άλλα προγράμματα διαχείρισης βιβλιογραφικών αναφορών π.χ. Endnote. ΠΡΟΣΟΧΗ: Σε κάθε περίπτωση εισαγωγής βιβλιογραφικών αναφορών στην προσωπικής σας βάσης στο RefWorks, θα πρέπει να ελέγχετε τις αναφορές αυτές για να εξακριβώσετε ότι όλες οι πληροφορίες έχουν εισαχθεί στην βάση σας και το πιο σημαντικό ότι έχουν εισαχθεί στα σωστά πεδία. Αναλυτικά η εισαγωγή των δεδομένων κατά περίπτωση γίνεται ως εξής: 4.1 Αυτόματη online εισαγωγή δεδομένων μέσα από τις συνδρομητικές βάσεις βιβλιογραφικών δεδομένων της ΒΥΠ Με την επιλογή αυτή είναι δυνατή η αυτόματη εισαγωγή δεδομένων στο RefWorks από τις παρακάτω βάσεις δεδομένων στις οποίες η ΒΥΠ διατηρεί συνδρομή. Στις περιπτώσεις που αναζητείτε βιβλιογραφικές αναφορές και αρθρογραφία στις συγκεκριμένες βάσεις δεδομένων, αφού τελειώσετε με την αναζήτηση και ανακτήσετε τα αποτελέσματα της αναζήτησή σας στην οθόνη σας, μπορείτε να επιλέξετε τις εγγραφές που επιθυμείτε να εισάγετε στο RefWorks και με τις αντίστοιχες επιλογές ή εικονίδια, τύπου Save to RefWorks, οι επιλεγμένες εγγραφές εισάγονται αυτόματα στην προσωπική σας βάση δεδομένων. Είναι αυτονόητο ότι για να εισαχθούν οι εγγραφές στην προσωπική σας βάση δεδομένων, θα πρέπει να είστε συνδεδεμένος ή να συνδεθείτε (login) στο RefWorks με την χρήση των προσωπικών σας κωδικών πρόσβασης. Παρατίθενται δύο (2) παραδείγματα. - Ceramic Abstracts Επιλέξτε τις εγγραφές από τα αποτελέσματα της αναζήτησής σας, που σας ενδιαφέρουν και πατήστε το εικονίδιο Save to RefWorks. Οι βιβλιογραφικές αναφορές που επιλέξατε εισάγονται αυτόματα στην προσωπική σας βάση δεδομένων στο RefWorks. Για τους χρήστες του Ceramic Abstracts διατίθεται το online εργαλείο QuickBib. Περισσότερες πληροφορίες στο παράρτημα 1. - OCLC First Search Επιλέξτε σας εγγραφές από τα αποτελέσματα σας αναζήτησής σας, που σας ενδιαφέρουν. Επιλέγετε το εικονίδιο Export. Στην οθόνη που εμφανίζεται επιλέγετε το RefWorks και πατάτε το κουμπί Export. 10
Εγχειρίδιο χρήσης RefWorks Εικόνα 3: Αυτόματη εξαγωγή αναφορών από βάσεις δεδομένων. 4.2 Μη-αυτόματη εισαγωγή δεδομένων από βάσεις βιβλιογραφικών δεδομένων Πέρα από την αυτόματη εισαγωγή δεδομένων, η οποία υποστηρίζεται από συγκεκριμένες βάσεις δεδομένων, το RefWorks έχει την δυνατότητα να εισάγει αυτόματα εγγραφές βιβλιογραφικών αναφορών από τις περισσότερες διεθνείς βάσεις δεδομένων, αφού πρώτα οι αναφορές αποθηκευτούν στον υπολογιστή σας (συνήθως σε μορφή αρχείου κειμένου, txt files). Η διαδικασία για την εισαγωγή τέτοιων εγγραφών στο RefWorks, αν και ποικίλλει αναλόγως την βάση ή υπηρεσία, είναι σε γενικές γραμμές η παρακάτω: Βήμα 1 ο : Εξαγωγή Αποθήκευση αναφορών από την βάση δεδομένων 1. Συνδέεστε με την βάση βιβλιογραφικών δεδομένων που επιθυμείτε να αναζητήσετε πληροφορίες. 2. Αναζητάτε εγγραφές με τα επιθυμητά κριτήρια. 3. Όταν ολοκληρωθεί η αναζήτηση και προβληθούν στην οθόνη σας τα αποτελέσματα της αναζήτησης, επιλέξτε όσες από τις εγγραφές σας ενδιαφέρουν και θέλετε να εισάγετε στο RefWorks. 4. Χρησιμοποιήστε την κατάλληλη εντολή (Save, Export κ.ά.) της βάσης δεδομένων ή της υπηρεσίας για να αποθηκεύσετε τις εγγραφές σας στον σκληρό δίσκο ή σε οποιαδήποτε κινητή αποθηκευτική μονάδα του Η/Υ σας (δισκέτα κλπ.). Σας περισσότερες περιπτώσεις οι αποθηκευμένες αναφορές σας έχουν την μορφή αρχείου κειμένου (text files). Παρόλα αυτά ορισμένες φορές και ανάλογα με την βάση δεδομένων (π.χ. ScienceDirect του Elsevier), οι εγγραφές σας αποθηκεύονται σε ειδική μορφή (format), όπως για παράδειγμα RIS Format. Εικόνα 4: Αποθήκευση εγγραφών σε τοπικό δίσκο για την εισαγωγή τους στην βάση του RefWorks. 11
Βιβλιοθήκη & Υπηρεσία Πληροφόρησης, Πανεπιστήμιο Πατρών ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερες λεπτομέρειες για τον τρόπο εισαγωγής εγγραφών στο RefWorks στον αναλυτικό οδηγό με τίτλο Εισαγωγή βιβλιογραφικών εγγραφών από τις βάσεις δεδομένων της ΒΥΠ ή μπορείτε να επισκεφτείτε την ιστοσελίδα http://www.refworks.com/refworks/help/exporting_from_data_services_and_importing_into_r efworks.htm. Βήμα 2 ο : Εισαγωγή αναφορών στην προσωπική σας βάση δεδομένων στο RefWorks 1. Επιλέγετε το μενού References και το Import. 2. Από το πλαίσιο Import Filter/Data Source επιλέγετε το φίλτρο που ταιριάζει με τα δεδομένα που έχουμε αποθηκεύσει. Η επιλογή σας εξαρτάται από ποια βάση δεδομένων έχετε εξάγει τις αποθηκευμένες αναφορές. Για παράδειγμα αν οι αποθηκευμένες αναφορές προέρχονται από το Science Direct τότε πρέπει να επιλέξουμε Science Direct (RIS Format). 3. Επιλέγετε την συγκεκριμένη βάση δεδομένων (επιλογή Database) από την οποία εξάγατε σας αναφορές. 4. Από την λίστα Import References Into επιλέγετε τον φάκελο της προσωπικής βάσης δεδομένων στο RefWorks, όπου επιθυμείτε να αποθηκεύσετε τις νέες εγγραφές. Ανεξάρτητα από την επιλογή σας οι αναφορές αυτές θα αποθηκευτούν ΚΑΙ στο φάκελο Last Imported, ώστε να διευκολύνεται η πρόσβαση σας σε αυτές. Την επόμενη βέβαια φορά που θα αποθηκεύσετε στην βάση σας νέες αναφορές, οι προηγούμενες αναφορές θα απομακρυνθούν αυτόματα από το συγκεκριμένο φάκελο. 5. Το επόμενο βήμα είναι, από το πλαίσιο Import Data from the following Text File, να επιλέξετε το ή τα αρχεία με τις αποθηκευμένες αναφορές σας από την περιοχή (φάκελο) του σκληρού σας δίσκου όπου το έχετε αποθηκεύσει. Αυτό γίνεται με την χρήση του κουμπιού Browse. Ένας άλλος τρόπος θα ήταν αν π.χ. είχατε ανοιχτό το αρχείο κειμένου με τις αναφορές, να αντιγράψετε το κείμενο του αρχείου στο κουτί Import Data from the following Text. 6. Πατήστε το κουμπί Import για να εισάγετε σας αναφορές στην βάση σας. Η πρόοδος σας εισαγωγής των δεδομένων απεικονίζεται στην οθόνη σας με έναν αστερίσκο (*) για κάθε αναφορά που εισάγεται, ενώ όταν ολοκληρωθεί η εισαγωγή εμφανίζεται στην οθόνη σας ένα μήνυμα επιβεβαίωσης. 7. Πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση και την διαδικασία σας εισαγωγής των αναφορών σας, καθώς και με τα λάθη που πιθανόν παρουσιάστηκαν, μπορείτε να βρείτε στην επιλογή View Log. Ο κατάλογος των φίλτρων εισαγωγής (import filter) στο σχετικό αναδυόμενο μενού αποθηκεύει τις δέκα τελευταίες επιλογές σας. Οι επιλογές αυτές εμφανίζονται στην κορυφή των μενού, ενώ συνεχίζουν να αναφέρονται στον αλφαβητικό κατάλογο που ακολουθεί. *ΠΡΟΣΟΧΗ: Μην ξεχνάτε ότι θα πρέπει πάντα να ελέγχετε τις αναφορές αυτές για να εξακριβώσετε ότι όλες οι πληροφορίες έχουν εισαχθεί στην βάση σας και το πιο σημαντικό ότι έχουν εισαχθεί στα σωστά πεδία. 4.3 Χειρωνακτική εισαγωγή δεδομένων Χρησιμοποιείτε την επιλογή αυτή όταν οι αναφορές δεν βρίσκονται ή δεν μπορούν να μετατραπούν σε ηλεκτρονική ή/και τυποποιημένη μορφή. Για να εισάγετε σε αυτή την περίπτωση μια αναφορά στην προσωπική σας βάση δεδομένων στο RefWorks ακολουθείτε τα παρακάτω βήματα: 12
Εγχειρίδιο χρήσης RefWorks 1. Επιλέγετε το μενού References και το Add New Reference. 2. Η επιλογή View required fields for σας επιτρέπει να δείτε τα υποχρεωτικά πεδία για τον τύπο της αναφοράς που σας ενδιαφέρει. 3. Στο πλαίσιο In Folder(s), επιλέγετε τον φάκελο της προσωπικής βάσης δεδομένων στο RefWorks, όπου επιθυμείτε να αποθηκεύσετε τις νέες εγγραφές. 4. Στο πεδίο Ref Type, επιλέγετε τον τύπο σας αναφοράς που θα εισάγετε. 5. Στο πεδίο Source Type ορίζετε εάν η πηγή είναι ηλεκτρονική ή έντυπη. Σκοπός του συγκεκριμένου πεδίου είναι να μειωθούν τα πεδία που εισάγονται στην βιβλιογραφία και εκτυπώνονται, καθώς δεν είναι όλα κατάλληλα για εκτύπωση. Για μεγαλύτερη ευκολία μπορείτε να ορίσετε τον προεπιλεγμένο τύπο της πηγής από το μενού Tools και την επιλογή Customize. Ο παρόν προεπιλεγμένος τύπος είναι Print, ενώ όλες οι υπάρχουσες εγγραφές διαθέτουν αυτόν τον χαρακτηρισμό. 6. Το επόμενο βήμα είναι να συμπληρώσετε τα απαραίτητα πεδία που ακολουθούν με τα κατάλληλα δεδομένα (Συγγραφείς, τίτλος τεκμηρίου, έτος δημοσίευσης κλπ.). 7. Περισσότερες πληροφορίες και οδηγίες για την συμπλήρωση των διαφόρων πεδίων μπορείτε να αναζητήσετε στην ιστοσελίδα: http://www.refworks.com/refworks/help/adding_references_manually.htm 8. Αν θέλετε να σβήσετε τα δεδομένα όλων των πεδίων επιλέγετε την εντολή Clear. 9. Όταν τελειώσετε την εισαγωγή των δεδομένων σας επιλέγετε Save ώστε να ολοκληρωθεί η εισαγωγή σας αναφοράς. Εικόνα 5: Εισαγωγή νέας αναφοράς ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Η χειρονακτική εισαγωγή και επιμέλεια αναφορών έχει γίνει πιο εύκολη με το χαρακτηριστικό Term Assistant για τα πεδία των ονομάτων συγγραφέων (author names), τίτλων περιοδικών (periodical titles) και λέξεων περιγραφή (descriptors). Όταν αρχίζετε την πληκτρολόγηση στα συγκεκριμένα πεδία, ανοίγει ένα πλαίσιο που εμφανίζει τα ονόματα και τους όρους που έχετε ήδη στην βάση σας και με διπλό κλικ ή Enter επιλέγετε το όνομα ή τον όρο που επιθυμείτε. 4.4 Αυτόματη online εισαγωγή δεδομένων από ελεύθερες (δωρεάν) βάσεις δεδομένων (PubMed) και από βάσεις δεδομένων συμβατές με Z39.50 πρωτόκολλα, όπως είναι οι Online κατάλογοι των βιβλιοθηκών. Ένας άλλος τρόπος αναζήτησης και εισαγωγής βιβλιογραφικών αναφορών στην προσωπική σας βάση στο RefWorks είναι να εκτελέσετε τις αναζητήσεις σας μέσα από το περιβάλλον του RefWorks. Στην περίπτωση αυτή βέβαια οι επιλογές σε σχέση με τις βάσεις δεδομένων που μπορείτε να αναζητήσετε πληροφορίες είναι συγκεκριμένες και περιορισμένες όσον αφορά το είδος και τον τύπο της βάσης. Πιο συγκεκριμένα η επιλογή αυτή χρησιμοποιείται μόνο σε βάσεις δεδομένων που χρησιμοποιούν ή είναι συμβατές με το πρωτόκολλο επικοινωνίας Ζ39.50 και είναι όλοι σχεδόν οι Online κατάλογοι των βιβλιοθηκών παγκοσμίως, καθώς επίσης και η γνωστή βάση δεδομένων PubMed (Medline). 13
Βιβλιοθήκη & Υπηρεσία Πληροφόρησης, Πανεπιστήμιο Πατρών Για να αναζητήσετε και να εισάγετε αυτόματα βιβλιογραφικές αναφορές στο RefWorks θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα: Βήμα 1 Ο : Αναζήτηση βιβλιογραφικών πληροφοριών 1. Από το μενού Search, επιλέγετε το Online Catalogue or Database. 2. Στο πλαίσιο Online Database to Search επιλέγετε την βάση δεδομένων που θέλετε να αναζητήσετε πληροφορίες. 3. Επιλέξτε τον μέγιστο αριθμό αναφορών που θέλετε να κατεβάσετε από την βάση δεδομένων από το πλαίσιο Max. Number of References to Download. 4. Ξεκινήστε την αναζήτησή σας, δίνοντας τους όρους της αναζήτησής σας, είτε στο πλαίσιο της απλής αναζήτησης (Quick Search), είτε σε αυτό της σύνθετης αναζήτησης (Advanced Search). 5. Πατήστε το κουμπί Search. 6. Τα αποτελέσματα της αναζήτησής σας θα εμφανιστούν σε ένα νέο παράθυρο σε μορφή λίστας. Τα αποτελέσματα αυτά μπορούν να εμφανιστούν ταξινομημένα κατά συγγραφέα, κατά τίτλο εργασίας, τίτλο περιοδικού, έτος δημοσίευσης κλπ. Η ταξινόμηση των αναφορών γίνεται με την χρήση της κατάλληλης επιλογής από την λίστα Sort by που βρίσκεται στο πάνω δεξιά μέρος του παραθύρου με τα αποτελέσματα της αναζήτησης. 7. Για να προβληθούν οι λεπτομέρειες μιας αναφοράς πατήστε το κουμπί View. Βήμα 2 Ο : Εισαγωγή των βιβλιογραφικών αναφορών στην προσωπική σας βάση δεδομένων στο RefWorks 1. Επιλέγετε τις αναφορές από την λίστα των αποτελεσμάτων αναζήτησης που σας ενδιαφέρουν και θέλετε να εισάγετε στο RefWorks. 2. Για να εισάγετε τις αναφορές στο RefWorks: o πατάτε το κουμπί Import, ή o επιλέγετε έναν φάκελο από την λίστα με τους φακέλους της βάσης σας. 3. Οι επιλεγμένες αναφορές έχουν εισαχθεί στην προσωπική σας βάση. *ΠΡΟΣΟΧΗ: Μην ξεχνάτε ότι θα πρέπει πάντα να ελέγχετε τις αναφορές αυτές για να εξακριβώσετε ότι όλες οι πληροφορίες έχουν εισαχθεί στην βάση σας και το πιο σημαντικό ότι έχουν εισαχθεί στα σωστά πεδία. 4.5 Μετατροπή και εισαγωγή δεδομένων από άλλα προγράμματα διαχείρισης βιβλιογραφικών αναφορών Στην προσωπική σας βάση δεδομένων στο RefWorks μπορείτε να εισάγετε βιβλιογραφικές αναφορές και από άλλα προγράμματα διαχείρισης βιβλιογραφικών αναφορών όπως το EndNote ή το Reference Manager. Η εισαγωγή των δεδομένων από κάθε πρόγραμμα γίνεται ως εξής: EndNote 1. Από το EndNote επιλέξτε το κατάλληλο Output Style για την εξαγωγή των αναφορών από το μενού File. 2. Από την λίστα επιλέξτε RefMan (RIS) Export. 3. Επιλέξτε σας αναφορές που θέλετε να εξάγετε στο RefWorks. 4. Από το μενού Reference, επιλέγετε Show Selected (ή Show All αν θέλετε να εξάγετε όλη τη βάση) 5. Από το μενού File επιλέγετε Export. 14
Εγχειρίδιο χρήσης RefWorks 6. Ένα πλαίσιο διαλόγου εμφανίζεται στην οθόνη σας ώστε να επιλέξετε την τοποθεσία όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο με σας αναφορές σας. Επιλέξτε τύπο αρχείου Save as Text και πατήστε Save. 7. Συνδέεστε με το RefWorks και επιλέγετε την εντολή Import. 8. Σαν Import Filter επιλέγετε Desktop Biblio. Mgt. Software και σαν Database το EndNote. 9. Το επόμενο βήμα είναι από το πλαίσιο Import Data from the following Text File, να επιλέξετε το αρχείο με τις αποθηκευμένες αναφορές σας από την περιοχή (φάκελο) του σκληρού σας δίσκου όπου το έχετε αποθηκεύσει με την χρήση του κουμπιού Browse. Ένας εναλλακτικός τρόπος θα ήταν αν π.χ. είχατε ανοιχτό το αρχείο κειμένου με τις αναφορές, να αντιγράψετε το κείμενο του αρχείου στο κουτί Import Data from the following Text. 10. Πατήστε το κουμπί Import για να εισάγετε σας αναφορές στην βάση σας. ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Μέσα από την επιλογή Import EndNote V8 Database, η οποία βρίσκεται στο μενού "References", μπορείτε να εισάγετε αυτόματα στην βάση σας στο RefWorks όλες τις εγγραφές που είχατε προηγουμένως στο σύστημα EndNote. Reference Manager 1. Από το Reference Manager επιλέξτε σας αναφορές που θέλετε να εισάγετε στο RefWorks. 2. Από το μενού References επιλέξτε Export. 3. Επιλέξτε ένα όνομα αρχείου και επιλέξτε την μορφή RIS και το κατάλληλο References Option. 4. Πατήστε Export. 5. Συνδέεστε με το RefWorks και επιλέγετε την εντολή Import. 6. Σαν Import Filter επιλέγετε Desktop Biblio. Mgt. Software και σαν Database το Reference Manager. 7. Το επόμενο βήμα είναι, από το πλαίσιο Import Data from the following Text File, να επιλέξετε το ή τα αρχεία με τις αποθηκευμένες αναφορές σας από την περιοχή (φάκελο) του σκληρού σας δίσκου όπου το έχετε αποθηκεύσει με την χρήση του κουμπιού Browse. Ένας εναλλακτικός τρόπος θα ήταν αν π.χ. είχατε ανοιχτό το αρχείο κειμένου με τις αναφορές, να αντιγράψετε το κείμενο του αρχείου στο κουτί Import Data from the following Text. 8. Πατήστε το κουμπί Import για να εισάγετε τις αναφορές στην βάση σας. 4.6. Εισαγωγή δεδομένων από RSS Feeds Το RefWorks έχει ενσωματώσει την υπηρεσία διασύνδεσης του με RSS Feeds, προκειμένου να διασυνδέεστε με τις δικές σας RSS feed υπηρεσίες και να εισάγετε δεδομένα από αυτές. Η υπηρεσία RSS Feeds βρίσκεται στο μενού Search. Στην οθόνη του RSS Feed απλά εισάγετε τον σύνδεσμο της υπηρεσίας που σας ενδιαφέρει και πατάτε το πλήκτρο Add RSS Feed. 15
Βιβλιοθήκη & Υπηρεσία Πληροφόρησης, Πανεπιστήμιο Πατρών 5. Οργάνωση της προσωπικής σας βάσης δεδομένων Ένας παραδοσιακός τρόπος οργάνωσης των βιβλιογραφικών αναφορών σε μια ηλεκτρονική βάση δεδομένων, όπως η βάση σας στο RefWorks είναι η οργάνωση των δεδομένων σε φακέλους (folders), όπου θα μπορείτε να καταχωρείτε τις αναφορές με κάποιο δικό σας κριτήριο, π.χ. το γνωστικό αντικείμενο. Μια αναφορά που έχετε αποθηκεύσει στην βάση σας μπορείτε να την καταχωρήσετε σε περισσότερους του ενός φακέλους. Εξυπακούεται ότι η ταξινόμηση των αναφορών σας σε φακέλους είναι προαιρετική. 5.1 Οργάνωση φακέλων (folders) Για την οργάνωση των φακέλων σας επιλέξτε την εντολή Organizing Folders από το μενού Folders. Στην οθόνη σας θα εμφανιστεί το παράθυρο Organizing Folders όπου εμφανίζονται ο αριθμός των αναφορών σε κάθε φάκελο, καθώς και ο συνολικός αριθμός αναφορών στην προσωπική σας βάση δεδομένων στο RefWorks. Στο μενού Folders μπορείτε να κάνετε τις παρακάτω εργασίες: Δημιουργία ενός νέου φακέλου. 1. Πατήστε Create New Folder. 2. Πληκτρολογήστε το όνομα του φακέλου 3. Πατήστε ΟΚ. Εικόνα 6: Οργάνωση φακέλων στην προσωπική βάση του χρήστη Μετονομασία φακέλου 1. Επιλέξτε την εντολή Organize Folders για να δείτε τους φακέλους σας. 2. Πατήστε την εντολή Rename, που βρίσκεται αριστερά από τον φάκελο που θέλετε να μετονομάσετε. 3. Στο πλαίσιο New Folder Name, πληκτρολογήστε το νέο όνομα του φακέλου. 4. Πατήστε ΟΚ. Διαγραφή φακέλου 1. Επιλέξτε την εντολή Organize Folders για να δείτε τους φακέλους σας. 2. Πατήστε την εντολή Delete, που βρίσκεται αριστερά από τον φάκελο που θέλετε να μετονομάσετε. 3. Όταν το πλαίσιο με το μήνυμα επιβεβαίωσης εμφανιστεί στην οθόνη σας πατήστε ΟΚ. 16
Εγχειρίδιο χρήσης RefWorks *ΠΡΟΣΟΧΗ: Τα περιεχόμενα του φακέλου που διαγράψατε παραμένουν στην προσωπική σας βάση δεδομένων στο RefWorks και φυσικά εμφανίζονται στα περιεχόμενα όσων φακέλων έχουν καταχωρηθεί. Εκκαθάριση φακέλου Αν θέλετε να αδειάσετε ένα φάκελο από τα περιεχόμενά του 1. Επιλέξτε την εντολή Organize Folders για να δείτε τους φακέλους σας. 2. Πατήστε το κουμπί Clear Folder που βρίσκεται δεξιά από το φάκελο που θέλετε να καθαρίσετε. 3. Όταν το πλαίσιο με το μήνυμα επιβεβαίωσης εμφανιστεί στην οθόνη σας πατήστε ΟΚ. *ΠΡΟΣΟΧΗ: Τα περιεχόμενα του φακέλου που καθαρίσατε παραμένουν στην προσωπική σας βάση δεδομένων στο RefWorks και φυσικά εμφανίζονται στα περιεχόμενα όσων φακέλων έχουν καταχωρηθεί. Προβολή αναφορών που δεν έχουν καταχωρηθεί σε κάποιο φάκελο. Για να δείτε σας βιβλιογραφικές αναφορές που δεν έχετε καταχωρήσει σε κάποιο φάκελο πατήστε την επιλογή # references are not in the folder δίπλα στο πλήκτρο Create Folder, αλλά και δίπλα στο μήνυμα You have # references in your database. Αν δεν βλέπετε αυτό το μήνυμα σας τότε όλες οι αναφορές έχουν καταχωρηθεί σε κάποιο φάκελο. Χρήση του φακέλου Last Imported Folder. Ο φάκελος Last Imported Folder περιέχει τις αναφορές που εισαγάγατε στην προσωπική σας βάση δεδομένων τελευταία. Οι αναφορές αυτές απομακρύνονται αυτόματα από τον φάκελο αυτόν την επόμενη φορά που θα εισάγετε νέες αναφορές στην βάση σας. Χρήση της Προσωπική Λίστας (My List) Η προσωπική λίστα (My List) σας επιτρέπει να προσθέτετε εγγραφές σε έναν προσωρινό φάκελο. Μπορείτε να επιλέξετε όποιες εγγραφές θέλετε από όποιον φάκελο θέλετε (ανεξάρτητα από τύπο εμφάνισης) και να πατήσετε το πλήκτρο Add to my list το οποίο βρίσκεται στο άνω δεξιό τμήμα της οθόνης. Στην συνέχεια μπορείτε να δείτε τις εγγραφές αυτές μέσα από την επιλογή My List που βρίσκεται στο μενού View. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε την επιλογή της προσωπικής λίστας ακόμη και κάποιος άλλος χρήστης σας έχει εκχωρήσει δικαιώματα ανάγνωσης στο περιεχόμενο μιας βάσης (read-only). ΠΡΟΣΟΧΗ: Αν έχετε οργανώσει τις εγγραφές σας σε φακέλους, κάθε φορά που εισάγετε αναφορές, βεβαιωθείτε ότι τις αποθηκεύετε στο σωστό φάκελο. 5.2 Εισαγωγή εγγραφών σας φακέλους σας Μπορείτε να προσθέτετε ή να αφαιρέσετε μια μεμονωμένη αναφορά από έναν φάκελο με τους παρακάτω τρόπους: 17
Βιβλιοθήκη & Υπηρεσία Πληροφόρησης, Πανεπιστήμιο Πατρών 1. Από την εντολή Put In folder για κάθε αναφορά της βάσης σας που έχετε επιλέξει. 2. Από την εντολή View και Edit. 3. Όταν εισάγετε χειρωνακτικά μια νέα αναφορά στην βάση σας. Για να προσθέσετε αναφορές σε έναν φάκελο: 1. Επιλέξτε σας αναφορές που θέλετε να προσθέσετε σε έναν φάκελο 2. Από το πλαίσιο Put in folder list επιλέξτε τον φάκελο όπου θέλετε να καταχωρήσετε σας αναφορές. Για να απομακρύνετε αναφορές από έναν φάκελο: 1. Ανοίξτε τον φάκελο. 2. Επιλέξτε σας αναφορές που επιθυμείτε να απομακρύνετε. 3. Πατήστε το κουμπί Remove From Folder. 5.3 Ορισμός λέξεων κλειδιών (θεματικών όρων) σε αναφορές Όταν μια αναφορά εισάγετε με οποιοδήποτε τρόπο στην βάση σας στο RefWorks το πεδίο Descriptors (λέξεις κλειδιά) συμπληρώνεται αυτόματα με όσες πληροφορίες παρέχονται από την βάση δεδομένων από όπου προήλθε η αναφορά ή με όσες πληροφορίες δώσατε εσείς, αν εισάγατε την αναφορά χειρωνακτικά. Σε κάθε περίπτωση μπορείτε να προσθέσετε νέους όρους (λέξεις κλειδιά) οποιαδήποτε στιγμή επιθυμείτε και μάλιστα κοινούς όρους σε επιλεγμένες αναφορές. Για να προσθέσετε λέξεις-κλειδιά (descriptors) σε μια ή περισσότερες αναφορές σας προσωπικής σας βάσης δεδομένων στο RefWorks: 1. Επιλέγετε τις αναφορές στις οποίες θέλετε να προσθέσετε λέξεις-κλειδιά. 2. Σιγουρευτείτε ότι η επιλογή στην εντολή Use, η οποία είναι στο επάνω τμήμα των εγγραφών, είναι στην τιμή Selected. 3. Πατήστε Add descriptor. 4. Στην νέα οθόνη Add descriptor που εμφανίζεται, συμπληρώστε την λέξη-κλειδί που επιθυμείτε στο πλαίσιο Descriptor to Add. 5. Πατήστε ΟΚ. Για να προσθέσετε λέξεις-κλειδιά (descriptors) σε μια αναφορά της προσωπικής σας βάσης δεδομένων στο RefWorks: 1. Από την λίστα εμφάνισης των αναφορών πατήστε το κουμπί Edit, το οποίο βρίσκεται δίπλα από την αναφορά που επιθυμείτε. 2. Στην οθόνη σας εμφανίζεται η φόρμα Edit Reference, όπου μπορείτε να συμπληρώσετε ή να αλλάξετε κάποια από τα δεδομένα στα διάφορα πεδία της αναφοράς. 3. Τοποθετήστε τον κέρσορά στο πεδίο Descriptors και πληκτρολογήστε την λέξηκλειδί που επιθυμείτε, αφού σιγουρευτείτε ότι διαχωρίσατε την νέα λέξη-κλειδί από την προηγούμενη με τον χαρακτήρα «;». 4. Αν είστε σίγουροι ότι ολοκληρώσατε τις αλλαγές σας πατήστε Save Reference. 5. Για να δείτε τις αλλαγές που κάνατε πατήστε το κουμπί View, ενώ αν θέλετε να γυρίσετε πίσω στην λίστα αναφορών πατήστε το κουμπί Back to Reference List. 18