Published on PRISMA Win Help - Megasoft (http://docs.megasoft.gr) Home > PRISMA Win Εμπορικό > Megasoft Megasoft Αριθμομηχανή Αριθμομηχανή (F2) Με την επιλογή της εργασίας αυτής εμφανίζεται μια Αριθμομηχανή έτσι ώστε να μπορείτε να εκτελείτε, ενώ είστε μέσα στην εφαρμογή, αριθμητικές πράξεις. Η εφαρμογή σάς δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε ποσοστό Φ.Π.Α. με τη χρήση του οποίου θα γίνεται αυτόματα ο υπολογισμός του Φ.Π.Α. στις πράξεις. Επίσης μπορείτε να ενεργοποιήσετε την Αριθμομηχανή σε οποιοδήποτε σημείο της εφαρμογής με το βοηθητικό πλήκτρο F2. Υπολογιστής Δανείου Με την επιλογή της εργασίας αυτής η εφαρμογή σας δίνει τη δυνατότητα αυτόματου υπολογισμού του ποσού της δόσης του δανείου σας, αρκεί να συμπληρώσετε το συνολικό ποσό του δανείου, το πλήθος των δόσεων και το επιτόκιο. Υποβολή Μηνιαίων Συγκεντρωτικών Μηνιαίες Συγκεντρωτικές Καταστάσεις Πελατών & Προμηθευτών Μ.Υ.Φ. Γενικά Χρόνος Υποβολής Συναλλαγές που περιλαμβάνονται Εμπορική Διαχείριση PRISMA Win Παραμετροποίηση εφαρμογής Τι περιέχει το αρχείο υποβολής Εκτέλεση διαδικασίας εξαγωγής και αποστολής
Αρχείο ΜΥΦ Γενικά Για τις συναλλαγές που θα πραγματοποιούνται από 1.1.2014 υπάρχει η υποχρέωση για τις επιχειρήσεις και τους επιτηδευματίες να υποβάλλουν καταστάσεις φορολογικών στοιχείων για διασταύρωση πληροφοριών σύμφωνα με την ΠΟΛ1022/2014. Οι καταστάσεις αυτές θα περιέχουν συγκεντρωτικά στοιχεία εκδοθέντων και ληφθέντων τιμολογίων και συγκεντρωτικά στοιχεία λιανικών πωλήσεων και δαπανών. Πιο συγκεκριμένα, κάθε εγγραφή με τιμολόγια περιέχει: Το ΑΦΜ του αντισυμβαλλόμενου, Την περίοδο που αφορά, Το πλήθος των τιμολογίων, Την καθαρή αξία του συνόλου των τιμολογίων ανά συμβαλλόμενο και Το ΦΠΑ του συνόλου των τιμολογίων ανά συμβαλλόμενο. Οι εγγραφές λιανικών συναλλαγών και δαπανών είναι παρόμοιες, χωρίς ΑΦΜ αντισυμβαλλόμενου. Χρόνος Υποβολής Για το 2014 οι καταστάσεις αυτές υποβάλλονται από τις εταιρίες ανά τρίμηνο, μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα κάθε ημερολογιακού τριμήνου που αφορούν, ανεξάρτητα από την κατηγορία των τηρούμενων βιβλίων (απλογραφικά ή διπλογραφικά) και την υποχρέωση ή μη υποβολής περιοδικών δηλώσεων Φ.Π.Α. από τον υπόχρεο. Για παράδειγμα, οι καταστάσεις πελατών του πρώτου τριμήνου του ημερολογιακού έτους 2014, υποβάλλονται μέχρι το τέλος Μαΐου 2014. Συγκεκριμένα οι καταστάσεις πελατών του ημερολογιακού έτους 2014 υποβάλλονται στις εξής προθεσμίες: 1ο τρίμηνο 2014 (Ιανουάριος - Φεβρουάριος - Μάρτιος) : μέχρι την 02.06.2014* 2ο τρίμηνο 2014 (Απρίλιος - Μάιος - Ιούνιος) : μέχρι την 31.07.2014 3ο τρίμηνο 2014 (Ιούλιος - Αύγουστος - Σεπτέμβριος) : μέχρι την 31.10.2014 4ο τρίμηνο 2014 (Οκτώβριος - Νοέμβριος - Δεκέμβριος) : μέχρι την 02.02.2015* * δεδομένου ότι η 31.5.2014 και η 31.1.2015 συμπίπτουν με την ημέρα Σάββατο. Συναλλαγές που περιλαμβάνονται Στις καταστάσεις πελατών περιλαμβάνονται: Τα τιμολόγια, χρεωστικά και πιστωτικά, για την πώληση αγαθών ή την παροχή υπηρεσιών (παράγραφοι 1, 2, 3, 4 και 6 του άρθρου 6 του Κ.Φ.Α.Σ.). Συγκεντρωτικά οι αποδείξεις λιανικών συναλλαγών και οι αποδείξεις επιστροφής λιανικώς πωληθέντων αγαθών. Στις καταστάσεις προμηθευτών περιλαμβάνονται: Τα τιμολόγια, χρεωστικά και πιστωτικά, για την αγορά αγαθών ή την παροχή υπηρεσιών. Συγκεντρωτικά οι λοιπές δαπάνες χωρίς υποχρέωση διασταύρωσης. Εμπορική Διαχείριση PRISMA Win Οι εφαρμογές PRISMA Win εναρμονίζονται με τις παραπάνω διατάξεις συμπεριλαμβάνοντας στα μενού των εφαρμογών διαδικασία για την εξαγωγή αρχείου για την υποβολή της μηνιαίας συγκεντρωτικής κατάστασης.
Πιο συγκεκριμένα μεταβείτε στο menu Megasoft και επιλέξτε Υποβολή μηνιαίων συγκεντρωτικών. Με την διαδικασία αυτή, δημιουργείται και εξάγεται αρχείο τύπου xml με όλες τις προδιαγραφές που ορίζει η ΠΟΛ1022/2014. Παραμετροποίηση εφαρμογής Η υποχρέωση κάθε επιχείρησης είναι να εκτελέσει τα παρακάτω βήματα έτσι ώστε να πληρεί κάθε παραστατικό τις προδιαγραφές για τις συγκεντρωτικές καταστάσεις ΜΥΦ. Στην καρτέλα του πελάτη στο πεδίο ΜΥΦ ορίζετε το καθεστώς ΜΥΦ(ΚΕΠΥΟ) του συναλλασσόμενου.
Στο menu Αρχεία μεταβείτε στα Παραμετρικά Αρχεία. Στα παραστατικά πωλήσεων, στην καρτέλα Ρυθμίσεις ΚΕΠΥΟ - ΜΥΦ για κάθε παραστατικό πρέπει να ορίσετε τα παρακάτω: Για τα παραστατικά που συμμετέχουν στις συγκεντρωτικές καταστάσεις πρέπει να ενεργοποιήσετε την επιλογή Συμμετέχει στις συγκεντρωτικές καταστάσεις πελατών, προμηθευτών. Στο πεδίο Κατηγορία Υποβολής επιλέγετε αν το παραστατικό αφορά Έσοδα (Χονδρικές Πωλήσεις) ή Έσοδα (Λιανικές Πωλήσεις). Αντίστοιχα στα παραστατικά αγορών επιλέγετε αν το παραστατικό θα αποσταλεί σαν Έξοδα (ανά ΑΦΜ) ή συγκεντρωτικά σαν Έξοδα (Συγκεντρ.) Στο πεδίο Υπολογισμός Αξίας επιλέξτε (+) στην περίπτωση που το παραστατικό συμμετέχει στα χρεωστικά παρaστατικά (normal) και (-) στην περίπτωση που το παραστατικό συμμετέχει στα πιστωτικά παραστατικά (credits). Τέλος στο πεδίο SN Ταμειακής συμπληρώνεται τον σειριακό αριθμό της ταμειακής μηχανής. Προσοχή η υποχρέωση να συμπληρώσετε και να ομαδοποιήσετε τις λιανικές πωλήσεις ανά σειριακό αριθμό, δεν αφορά φορολογικούς μηχανισμούς. Προσοχή: Ειδικά για το Δελτίο Αυτοπαράδοσης θα πρέπει να έχετε ορίσει στον συναλλασσόμενο καθεστώς ΜΥΦ Ιδιώτης, δεδομένου του ότι τα Δελτία Αυτόπαράδοσης υποβάλλονται συγκεντρωτικά με τις λιανικές πωλήσεις.
Στα παραμετρικά αρχεία αποθήκης, στις κατηγορίες ειδών θα πρέπει να έχετε ορίσει για κάθε κατηγορία (εμπορεύματα, υπηρεσίες κ.τ.λ) αν θα συμμετέχει στις συγκεντρωτικές καταστάσεις, ενεργοποιώντας την παράμετρο Συμμετέχει στις συγκεντρωτικές καταστάσεις ΚΕΠΥΟ - ΜΥΦ.
Στην διαχείριση βάσης δεδομένων (DBAdmin), στα στοιχεία εταιρίας υποχρεωτικά πρέπει να είναι συμπληρωμένα τα πεδία ΑΦΜ, η κατηγορία βιβλίων Κ.Β.Σ και στα στοιχεία κωδικών τα στοιχεία λογαριασμού ΜΥΦ. Οι πληροφορίες αυτές είναι απαραίτητες γιατί το ΑΦΜ του υπόχρεου συμμετέχει στο αρχείο που θα αποσταλεί στην ΓΓΠΣ και η κατηγορία βιβλίων της επιχείρησης καθορίζει την περίοδο στην οποία υποχρεούται να υποβάλλει η εταιρία συγκεντρωτικές καταστάσεις. Οι κωδικού ΜΥΦ είναι απαραίτητοι για την αυτόματη σύνδεση και αποστολή του αρχείου στο taxis. Για την δημιουργία λογαριασμού ΜΥΦ απευθυνθείτε στο λογιστή σας.
Στην διαχείριση βάσης δεδομένων (DBAdmin), στους αποθηκευτικούς χώρους πρέπει να συμπληρώσετε τον κωδικό ΜΥΦ (όπως αυτός έχει δηλωθεί στην ΔΟΥ) σε κάθε υποκατάστημα που έχετε δημιουργήσει. Αυτό για την περίπτωση που πρέπει να υποβάλετε συγκεντρωτικές για κάθε υποκατάστημα ξεχωριστά. Σημαντικό είναι να γνωρίζεται ότι στις συγκεντρωτικές καταστάσεις δεν συμμετέχουν τα ακυρωμένα και τα ακυρωτικά παραστατικά. Τι περιέχει το αρχείο υποβολής Στο αρχείο που υποβάλλετε στην ΓΓΠΣ εξάγονται οι παρακάτω πληροφορίες: Στοιχεία επιχείρησης που υποβάλει τη συγκεντρωτική Έτος που αφορά η υποβολή της συγκεντρωτικής Μήνα που αφορά η υποβολή της συγκεντρωτικής ΦΜ υπόχρεου (της επιχείρησης που υποβάλει την συγκεντρωτική) Κωδικός υποκαταστήματος (όπως έχει δηλωθεί από την επιχείρηση στη ΔΟΥ)
Πωλήσεις Χονδρικής (Υποβάλλονται συγκεντρωτικά ή αναλυτικά ανά ΑΦΜ): Το ΑΦΜ του συμβαλλόμενου της κίνησης Η ημερομηνία της κίνησης (άφορα την ημερομηνία του παραστατικού στην περίπτωση που υποβάλλετε αναλυτικά τις κινήσεις, ενώ αφορά την ημερομηνία του τελευταίου παρατατικού στην περίπτωση που υποβάλλετε συγκεντρωτικά) Η καθαρή αξία της κίνησης (Η αξία συναλλαγής προ ΦΠΑ υπολογίζεται από το άθροισμα της καθαρής αξίας, της αξίας επιβαρύνσεων και της αξίας των ειδικών φόρων). Το σύνολο ΦΠΑ της κίνησης (Υπολογίζεται από το άθροισμα της συνολικής αξίας ΦΠΑ και το ΦΠΑ επιβαρύνσεων). Το πλήθος των τιμολογίων (μόνο στην περίπτωση που υποβάλλονται συγκεντρωτικά ανά ΑΦΜ) Πωλήσεις Λιανικής: (Υποβάλλονται συγκεντρωτικά ανά κωδικό ταμειακής) Κωδικός ταμειακής (παραλείπεται στην περίπτωση χειρόγραφων και φορολογικών μηχανισμών) Το σύνολο της καθαρής αξίας
Το σύνολο του ΦΠΑ Η ημερομηνία του τελευταίου παραστατικού. Αγορές Έξοδα (Υποβάλλονται αναλυτικά ανά ΑΦΜ): Το ΑΦΜ του συμβαλλόμενου της κίνησης Η ημερομηνία της κίνησης (αφορά την ημερομηνία του τελευταίου παρατατικού στην περίπτωση) Η καθαρή αξία της κίνησης (Η αξία συναλλαγής προ ΦΠΑ υπολογίζεται από το άθροισμα της καθαρής αξίας, της αξίας επιβαρύνσεων και της αξίας των ειδικών φόρων.) Το σύνολο ΦΠΑ της κίνησης (Υπολογίζεται από το άθροισμα της συνολικής αξίας ΦΠΑ και το ΦΠΑ επιβαρύνσεων) Το πλήθος των τιμολογίων Λοιπά Έξοδα Δαπάνες (Υποβάλλονται συγκεντρωτικά και αφορούν δαπάνες χωρίς υποχρέωση διασταύρωσης): Το σύνολο της καθαρής αξίας Το σύνολο του ΦΠΑ Η ημερομηνία του τελευταίου παραστατικού. Εκτέλεση διαδικασίας εξαγωγής και αποστολής Μεταβείτε στο menu Megasoft και επιλέξτε την νέα διαδικασία Υποβολή μηνιαίων συγκεντρωτικών. Στο πεδίο Περίοδος επιλέγετε το τρίμηνο για το οποίο επιθυμείτε να υποβάλλεται συγκεντρωτικές καταστάσεις πελατών και προμηθευτών. Στα ημερολογιακά πεδία από έως, μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα προβολής των κινήσεων. Προσοχή τα αρχεία που θα δημιουργηθούν και θα αποσταλούνστην ΓΓΠΣ θα αφορούν σε ημερολογιακή περίοδο τριμήνου και όχι οποιουδήποτε άλλου διαστήματος επιλέξετε. Η δυνατότητα επιλογής άλλου διαστήματος σας δίνεται μόνο για προβολή και έλεγχο των κινήσεων και όχι για αποστολή αυτών. Για κάθε τρίμηνο δημιουργούνται 3 αρχεία (xml) ένα για κάθε μήνα. Στην κατηγορία υποβολής, επιλέγετε τον τύπο των εγγραφών για τις οποίες επιθυμείτε να αποστείλετε αρχείο συγκεντρωτικών. Έσοδα (Χονδρικές πωλήσεις) εδώ έχετε την δυνατότητα να εμφανίζονται οι εγγραφές συγκεντρωτικά ανά ΑΦΜ ενεργοποιώντας την παράμετρο Εμφάνιση εσόδων (Χονδρικές) Συγκεντρωτικές. Σε αντίθετη περίπτωση οι εγγραφές εμφανίζονται αναλυτικά, δηλαδή κάθε πώληση ξεχωριστά. Έσοδα (Λιανικές πωλήσεις) Έξοδα (ανά ΑΦΜ) Έξοδα (Συγκεντρωτικά) Πατώντας το κουμπί Εκτέλεση Φίλτρου εμφανίζονται οι εγγραφές σε κάθε καρτέλα ανάλογα με τον τύπο κίνησης. Προσοχή, οι εγγραφές που εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα δεν θα αποσταλούν δεδομένου ότι δεν καλύπτουν τις προδιαγραφές υποβολής. Οι τιμές normal και credit στην στήλη Κατηγορία αφορούν αντίστοιχα χρεωστικές και πιστωτικές εγγραφές. Η ημερομηνία αναφοράς, αφορά στην ημερομηνία του τελευταίου παραστατικού της περιόδου που έχετε επιλέξει. Πατώντας το κουμπί Κινήσεις, μπορείτε να ελέγξετε τα παραστατικά από τα οποία υπολογίζονται οι εγγραφές που θα υποβάλλετε. Εξαγωγή αρχείου
Επιλέγετε το κουμπί εξαγωγή αρχείου ώστε να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε τα αρχεία τύπου xml στον υπολογιστή σας. Τα αρχεία που έχετε αποθηκεύσει μπορείτε να τα αποστείλετε στην ΓΓΠΣ μέσω του εργαλείου εφαρμογής που σας παρέχετε από το taxis. Αποστολή αρχείου Επιλέγετε το κουμπί αποστολή αρχείου ώστε να δημιουργήσετε και να αποστείλετε απ ευθείας μέσα από την εφαρμογή τα αρχεία τύπου xml στην ΓΓΠΣ. Αρχείο ΜΥΦ Για κάθε τρίμηνο που εξάγετε ή αποστέλλετε αρχείο, δημιουργείται μια εγγραφή με την ημερομηνία υποβολής στο αρχείο ΜΥΦ. Για παράδειγμα, για το πρώτο τρίμηνο θα δημιουργηθούν 4 εγγραφές μία για κάθε κατηγορία υποβολής. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι κάθε φορά που δημιουργείτε αρχείο για το ίδιο τρίμηνο, αντικαθίστανται οι προηγούμενες εγγραφές, χωρίς να δημιουργούνται νέες. Το ίδιο συμβαίνει και στην ΓΓΠΣ. Εκτός από την κατηγορία και την περίοδο που αφορούν οι εγγραφές, βλέπετε ποιος χειριστής έχει υποβάλλει την κατάσταση, την ημερομηνία κλειδώματος (οριστικοποίησης) και την ημερομηνία αναίρεσης (της οριστικοποίησης). Κλείδωμα Εφόσον επιθυμείτε να οριστικοποιήσετε την υποβολή και να κλειδώσετε τις εγγραφές του τριμήνου που αφορά, επιλέγετε το κουμπί Κλείδωμα. Για παράδειγμα δεν μπορείτε να μεταβάλετε ή να ακυρώσετε κινήσεις που έχουν καταχωρηθεί στο διάστημα που έχετε υποβάλει αρχείο. Αναίρεση κλειδώματος Εφόσον επιθυμείτε να μεταβάλλετε ή να ακυρώσετε κινήσεις οι οποίες συμπεριλαμβάνονται σε κλειδωμένη (οριστικοποιημένη ) περίοδο, θα πρέπει να επιλέξετε από το menuαρχείοτην επιλογή Αναίρεση Κλειδώματος Αποστολή αρχείου μηδενισμού κινήσεων Δεδομένου ότι δεν υπάρχει επιλογή διαγραφής των εγγραφών που έχετε ήδη υποβάλλει στο taxis, και εφόσον επιθυμείτε να αναιρέσετε την όποια υποβολή σας, θα πρέπει να αποστείλετε αρχείο με μηδενικές τιμές. Για το σκοπό αυτό μεταβείτε στο menu αρχείο και επιλέξτε Αποστολή αρχείου μηδενισμού κινήσεων
Ημερολόγιο F9 Με την επιλογή της εργασίας αυτής έχετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα Διαχείρισης Γραφείου. Εχετε την δυνατότητα υπενθύμισης στο χειριστή ή ομάδα χειριστών, υποχρεώσεων όπως: κλείσιμο εκκρεμών παραστατικών, εκτέλεση παραγγελιών, λήξη αξιογράφων, πληρωμών, ραντεβού και μηνύματα ημερολογίου, καθώς και δυνατότητα εξαγωγής σε αρχείο.xls,.txt,.html,.xml, ή σε εκτύπωση. Σε οποιοδήποτε σημείο του Ημερολογίου και με διπλό κλικ του ποντικιού σας έχετε την δυνατότητα να καταχωρήσετε ένα Νέο Συμβάν στο Ημερολόγιο.
Αρχείο Αναφορές κατά Ομάδα: Με την αναφορά κατά Ομάδα μπορείτε να έχετε μία αναλυτική Εκτύπωση Ημερολογίου κατά Ομάδα Χειριστών Αναφορές κατά κατηγορία: Έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε μια κατάσταση ημερολογίου κατά κατηγορία Εξαγωγή σε : Μπορείτε να εξάγετε τις εγγραφές του ημερολογίου σε αρχείο.xls,.txt,.html, ή.xml. Εξαγωγή σε Outlook: Μπορείτε να εξάγετε τις εγγραφές του ημερολογίου στο outlook Αναζήτηση: Επιλέγετε εφόσον επιθυμείτε να κάνετε αναζήτηση συμβάντος Εκτύπωση: Επιλέγετε εφόσον επιθυμείτε να εκτυπώσετε το ημερολόγιο. Επίσης μπορείτε να επιλέξετε αρχικές ρυθμίσεις ή προσαρμοσμένη εκτύπωση. Προεπισκόπηση: Χρησιμοποιείται για προβολή της εκτύπωσης στην οθόνη Διαμόρφωση σελίδας: Επιλέγετε εφόσον επιθυμείτε να διαμορφώσετε τη σελίδα, τα περιθώρια εκτύπωσης, την επικεφαλίδα/υποσέλιδο, την κλίμακα εκτύπωσης Έξοδος: Επιλέγετε για έξοδο από το ημερολόγιο Προβολή Ημέρας: επιλέγετε για να προβάλλετε στο ημερολόγιο μόνο τις ημερήσιες εγγραφές Εργάσιμης Εβδομάδας: επιλέγετε για να προβάλλετε στο ημερολόγιο μόνο τις εγγραφές της εργάσιμης εβδομάδας (χωρίς το Σάββατο και την Κυριακή) Εβδομάδας: επιλέγετε για να προβάλλετε στο ημερολόγιο μόνο τις εγγραφές της εβδομάδας (με το Σάββατο και την Κυριακή) Μήνα: επιλέγετε για να προβάλλετε στο ημερολόγιο μόνο τις εγγραφές του μήνα Εργασίες: εμφανίζει συγκεντρωτικά και με αναλυτική εμφάνιση ανά συμβάν, όλα τα συμβάντα που έχουν καταχωρηθεί στο ημερολόγιο. Παράλληλα προσφέρονται μία σειρά από δυνατότητες όπως: Φιλτράρισμα των εγγραφών θέτοντας σύνθετα κριτήρια αναζήτησης (π.χ. αναζήτηση εγγραφών που ισούται ή είναι μικρότερες, μεγαλύτερες ή μοιάζουν ή έχουν κενές τιμές και κατόπιν να καταχωρείτε τα κριτήρια αυτά). Δυνατότητα προσθήκης υποσέλιδου το οποίο δίνει πολύ χρήσιμες πληροφορίες όπως το άθροισμα, το ελάχιστο, ή μέγιστο, το πλήθος και τον Μέσο όρο των στηλών που θα επιλέξετε, καθώς και δυνατότητες εξαγωγής και εκτύπωσης. Τοποθεσία Προβολής Μηνών: Αριστερά: επιλέγετε για να προβάλετε τους μήνες στην αριστερή πλευρά του ημερολογίου Δεξιά: επιλέγετε για να προβάλετε τους μήνες στην δεξιά πλευρά του ημερολογίου Προβολή ώρας με μορφή ρολογιού: Επιλέγετε για να σας εμφανίζεται στο συμβάν η ώρα με την μορφή ρολογιού Ορισμός Εργάσιμης Εβδομάδας: Επιλέγετε για να ορίσετε τις ημέρες και τις ώρες της εργάσιμης εβδομάδας Ρυθμίσεις Κατηγορίες: Μπορείτε να δείτε τις κατηγορίες στις οποίες εντάσσετε τα συμβάντα π.χ. προσωπικό, τηλεφώνημα, αγορές, τιμολόγηση, παραγγελίες κ.α.)ενώ παράλληλα μπορείτε και να τις μετονομάσετε. Παράμετροι: Από τις παραμέτρους έχετε τη δυνατότητα για τις υπηρεσίες ή τα είδη που καταχωρήσατε στο συμβάν να τιμολογήσετε, να εκτελέσετε μία αγορά ή να καταχωρήσετε μία παραγγελία για τον συμβαλλόμενο αυτόματα μέσα από το συμβάν. Από την καρτέλα Ρυθμίσεις Συμβάντος μπορείτε να ορίσετε την Εμφάνιση ειδών σε σειρά, το Μέγεθος γραμματοσειράς, να γίνεται Απόκρυψη ώρας και τύπου, να γίνεται Εμφάνιση Διεύθυνσης, Εμφάνιση Τηλεφώνου/Κινητού, καθώς και να ορίσετε το χρονικό περιθώριο προβολής παλαιότερων συμβάντων. Ο σκοπός που εξυπηρετούν οι παραπάνω παράμετροι είναι να μην αποκρύπτονται τα πιο σημαντικά στοιχεία των ραντεβού, όπως είναι τα στοιχεία του πελάτη και οι εργασίες. Μπορείτε, άμεσα να έχετε την πλήρη
εικόνα των εργασιών σας ακόμα και στην περίπτωση που έχετε σε μικρό διάστημα ωρών ή για το ίδιο διάστημα πολλές εγγραφές. Θέματα: Μπορείτε να δείτε τα θέματα στα οποία μπορείτε να εντάξετε τα συμβάντα (π.χ. είσπραξη, παραλαβή κ.α.) Ομάδες - Χειριστές Διαχείριση Ομάδων Χειριστών: Στην καρτέλα αυτή σας εμφανίζονται δύο πίνακες όπου σας δίνουν την δυνατότητα να διαχειρίζεστε τις Ομάδες, καθώς και να καθορίζετε τους Χειριστές που θα συμμετέχουν στην κάθε ομάδα Ταξινόμηση Ομάδων Χειριστών: Απενεργοποίηση: επιλέγετε για να βλέπετε μόνο το ημερολόγιο της ομάδας του χειριστή Κατά Ομάδα - Χειριστές: επιλέγετε για να ταξινομήσετε τα ημερολόγια κατά Ομάδα - Χειριστές Κατά ημερομηνία: επιλέγετε για να ταξινομήσετε τα ημερολόγια κατά Ημερομηνία Επιπλέον Λειτουργίες Με τη χρήση του δεξιού κλικ σε οποιοδήποτε σημείο του Ημερολογίου έχετε την δυνατότητα των παρακάτω επιπλέον λειτουργιών Νέο Συμβάν: επιλέγετε για να καταχωρήσετε ένα νέο συμβάν επιλέγοντας εσείς την ημερομηνία που επιθυμείτε. Νέο ημερήσιο Συμβάν: επιλέγετε για να καταχωρήσετε ένα νέο ημερήσιο συμβάν με προεπιλεγμένη την ημερομηνία στην οποία βρίσκεστε Νέο επαναλαμβανόμενο συμβάν: επιλέγετε για να καταχωρήσετε ένα επαναλαμβανόμενο συμβάν συμπληρώνοντας την καρτέλα Περιοδικότητα που σας εμφανίζεται αυτομάτα. Σήμερα: επιλέγετε για να μετακινηθείτε αυτόματα στην σημερινή ημερομηνία Επιλογή Ημερομηνίας: επιλέγετε για να καθορίσετε την ημερομηνία για την οποία επιθυμείτε να δείτε το ημερολόγιο καθώς και τον τρόπο προβολής (π.χ. ημερήσιο, εβδομαδιαίο, μηνιαίο, ημερολόγιο εργάσιμης εβδομάδας) Διαχείριση Ομάδων - Χειριστών: Επιλέγετε του χειριστές που επιθυμείτε να συμμετέχουν στην κάθε ομάδα Διαθέσιμες Ομάδες Πάνω - Κάτω: επιλέγετε για να μετακινηθείτε στις Ομάδες Προσθήκη: επιλέγετε για να προσθέσετε μία νέα Ομάδα Διαγραφή: επιλέγετε για να διαγράψετε μία ήδη υπάρχουσα Ομάδα Μετονομασία: επιλέγετε για να μετονομάσετε μία Ομάδα Κλείσιμο: επιλέγετε για κλείσιμο του παραθύρου Μπορείτε να ενεργοποιήσετε το Ημερολόγιο σε οποιοδήποτε σημείο της εφαρμογής με το βοηθητικό πλήκτρο F9. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι: στην στήλη με τις ώρες δεξιά της καρτέλας μπορείτε πατώντας δεξί κλικ με το ποντίκι σας να επιλέξετε τη μορφή με την οποία θα εμφανίζονται οι ώρες (π.χ. ανά 60 λεπτά, ανά 30 λεπτά κτλ.) Nέο Συμβάν Θέμα: Συμπληρώνετε το θέμα του συμβάντος
Κατηγορία: Επιλέγετε την κατηγορία στην οποία επιθυμείτε να εντάξετε το συμβάν π.χ. προσωπικό, τηλεφώνημα, αγορές, τιμολόγηση, παραγγελίες κ.α.) Ημ/νία Έναρξης: Συμπληρώνετε την Ημ/νία Έναρξης του συμβάντος Ημ/νία Λήξης: Συμπληρώνετε την Ημ/νία Λήξης του συμβάντος Ημερήσιο Συμβάν: Επιλέγετε αυτή την παράμετρο εάν επιθυμείτε να εμφανίζεται σαν ημερήσιο συμβάν ή την απεπιλέγετε εάν επιθυμείτε να ορίσετε συγκεκριμένη ώρα. Προβολή ώρας ως: Επιλέγετε μία από τις τέσσερες επιλογές που επιθυμείτε να εμφανίζει το συμβάν (κενό, δοκιμαστική, απασχόληση, εκτός γραφείου) Αυτόματη Υπενθύμιση Συμβάντος: Επιλέγετε εφόσον επιθυμείτε να εμφανίζεται αυτόματα υπενθύμιση του συμβάντος την ώρα έναρξης ακόμα και εάν δεν είστε μέσα στη διαχείριση ημερολογίου. ΟΚ: Επιλέγετε για καταχώρηση της εγγραφής Άκυρο: Επιλέγετε για ακύρωση και έξοδο από το συμβάν Διαγραφή: Επιλέγετε για να διαγράψετε το συμβάν Περιοδικότητα: Ώρα συμβάντος: συμπληρώνετε την ώρα έναρξης και την ώρα τερματισμού του συμβάντος Τύπος επανάληψης: επιλέγετε την συχνότητα εμφάνισης της υπενθύμισης συμβάντος. Μπορείτε να επιλέξετε η επανάληψη να γίνεται ημερησίως, εβδομαδιαίως, μηνιαίως ή ετησίως. Εμβέλεια Επανάληψης: επιλέγετε εφόσον επιθυμείτε την λήξη της υπενθύμισης Σε κάθε νέο συμβάν υπάρχει ένα πλαίσιο κειμένου όπου μπορείτε να συμπληρώσετε οποιαδήποτε επιπλέον πληροφορία. Διαχείριση Τηλεφωνικών Κλήσεων Με την επιλογή της εργασίας αυτής έχετε τη δυνατότητα κατά την εισερχόμενη κλήση πελάτη να σας εμφανίζεται στην οθόνη του υπολογιστή η καρτέλα με τα στοιχεία της εισερχόμενη κλήσης όπως: Επωνυμία Πελάτη, Διεύθυνση και μία λίστα με τα είδη που ο πελάτης παραγγέλνει συνήθως. Πιο συγκεκριμένα: Οθόνη εμφάνισης των εισερχόμενων κλήσεων και ταύτιση του αριθμού καλούντος με οποιοδήποτε τηλέφωνο έχουμε καταχωρήσει και σε οποιαδήποτε μορφή, στα ανάλογα προς χρήση πεδία. Τήρηση και δυνατότητα διαχείρισης αρχείου ιστορικού εισερχόμενων κλήσεων. Άμεση εμφάνιση χρήσιμων πληροφοριών για κάθε τρέχουσα κλήση όπως: η κατηγορία (Πελάτης, Προμηθευτής, Τρίτος), η επωνυμία, τα στοιχεία διεύθυνσης και τέλος σημαντικό πλεονέκτημα η δυνατότητα εμφάνισης πεδίων που έχει δημιουργήσει ο χειριστής (παραμετρικά πεδία). Επιπλέον στην οθόνη εμφάνισης των εισερχόμενων κλήσεων εκτός των βασικών στοιχείων του καλούντος, έχουμε άμεση προβολή του ιστορικού των προϊόντων που έχει παραγγείλει και
δυνατότητες όπως την δημιουργία νέας παραγγελίας, εκτύπωσης σε εκτυπωτή κουζίνας ή και έκδοσης παραστατικού Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι: Στην οθόνη Διαχείριση τηλεφωνικών κλήσεων υπάρχει η δυνατότητα στον χειριστή να επιλέξετε οποιοδήποτε πελάτη επιθυμείτε και έχετε καταχωρημένο στο πελατολόγιο σας για να εκτελέσετε παραγγελία χωρίς να είναι απαραίτητο να έχετε δεχτεί προηγουμένως τηλεφωνική κλήση. Στην οθόνη επιλογής ειδών, υπαρχει στήλη που εμφανίζει το σύνολο Καθαρής Αξίας. η στήλη υπάρχει και στην εκτύπωση για θερμικούς εκτυπωτές κουζίνας. Κατά την επιλογή ειδών για παραγγελία Πελάτη κατά την διάρκεια της εισερχόμενης κλήσης εκτελείται αυτόματη αποθήκευση των ειδών που επιλέγετε ανά πελάτη έτσι ώστε να μπορείτε να επεξεργάζεστε ταυτόχρονα πολλές παραγγελίες. Στις ρυθμίσεις εκτύπωσης υπάρχει παράμετρος Αυτόματη Δημιουργία παραγγελίας κατά την Εκτύπωση που σας προσφέρει τη δυνατότητα, εφόσον την επιλέξετε, να δημιουργεί αυτόματα με την εκτύπωση και παραγγελία. Στην περίπτωση εισερχόμενης κλήσης από άγνωστο τηλεφωνικό αριθμό έχετε τη δυνατότητα καταχώρησης του νέου πελάτη, προμηθευτή ή τρίτου με δεξί κλικ πάνω στην άγνωστη εισερχόμενη κλήση και επιλέγοντας μία από τις τρείς επιλογές: Εισαγωγή στους Πελάτες/ στους Προμηθευτές / στους Τρίτους. Στην αντίστοιχη οθόνη που σας εμφανίζει καταχωρείτε κατά περίπτωση ανάλογα με την ιδιότητα του καλούντος.. Εσωτερική Επικοινωνία Με την επιλογή της εργασίας αυτής έχετε τη δυνατότητα της ανταλλαγής γραπτών μηνυμάτων μεταξύ των χειριστών ενός δικτύου. Μακροεντολές Καταγραφή νέας μακροεντολής Η καταγραφή μακροεντολής στο PRISMA Win ενεργεί όπως ένα κασετόφωνο. Καταγράφει τη σκόπιμη πληκτρολόγησή σας και τα κλικ του ποντικιού. Όταν καταγράφετε μια μακροεντολή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι για να κάνετε κλικ σε εντολές και επιλογές. Πριν να καταγράψετε μια μακροεντολή, σχεδιάστε τα βήματα και τις εντολές που θέλετε να εκτελεί η μακροεντολή. Εάν κάνετε κάποιο σφάλμα κατά την καταγραφή της μακροεντολής, θα καταγραφούν και οι διορθώσεις που θα κάνετε. Μπορείτε αν επιλέξετε μία μακροεντολή για να δείτε την ροή λειτουργιών για συγκεκριμένες διαδικασίες.
Διακοπή καταγραφής Ctrl+Break Την επιλογή αυτή κάνετε για να διακόψετε την καταγραφή μακροεντολής Εκτέλεση μακροεντολής Επιλέγετε την μακροεντολή που επιθυμείτε να εκτελέσετε Χρήσιμα Έγγραφα Μπορείτε να βρείτε χρήσιμα έγγραφα όπως Υπεύθυνη Δήλωση, Εξουσιοδότηση, Αναγγελία Πρόσληψης κ.α. Πατάτε διπλό κλικ με το ποντίκι σας στο Έγγραφo που επιθυμείτε, συμπληρώνετε τα απαιτούμενα στοιχεία και εκτυπώνετε αυτόματα το Έγγραφο. Κυλιόμενο Μήνυμα Έχετε τη δυνατότητα να εισάγετε ένα μήνυμα στην οθόνη σας σε περίπτωση που δεν χρησιμοποιείτε για αρκετή ώρα τον υπολογιστή σας. Με δεξί κλικ του ποντικιού σας επάνω στο κυλιόμενο μήνυμα και επιλέγοντας Ρυθμίσεις μπορείτε να πληκτρολογήσετε το μήνυμα που επιθυμείτε να εμφανίζεται, το χρώμα του πλαισίου που θα εμφανίζεται το μήνυμα, την κατεύθυνση της κίνησης, την γραμματοσειρά και το μέγεθος της καθώς και το αν επιθυμείτε πλαίσιο γύρω από το μήνυμα ή όχι. Εύρεση Στοιχείων Μη Φυσικών Προσώπων και Φυσικών Προσώπων Επιτηδευματιών Γνωρίζοντας το Α.Φ.Μ. του συναλλασσομένου, μέσω της εφαρμογής PRISMA Win μπορείτε να βρείτε τα πλήρη στοιχεία του. Αρκεί μόνο η πληκτρολόγηση του Α.Φ.Μ. του Νομικού προσώπου ή του Επιτηδευματία και των Ατομικών Επιχειρήσεων που αναζητάτε στο αντίστοιχο πεδίο και τα στοιχεία όπως Επωνυμία, Τίτλος, ΔΟΥ, κύρια δραστηριότητα, τηλέφωνο, διεύθυνση, Περιοχή, Ημερομηνία Έναρξης κ.α. εμφανίζονται αυτόματα. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι: Η εφαρμογή σας δίνει τη δυνατότητα, αφού βρείτε τα πλήρη στοιχεία να τα αντιγράψετε π.χ. σε ένα
αρχείο word κάνοντας μία απλή επικόλληση. Εργασίες ΚΕ.Π.Υ.Ο. Χρεωστικές Κατάσταση Αγορών Με την εργασία αυτή μπορείτε να δείτε ή και να εκτυπώσετε την κατάσταση Αγορών ΚΕ.Π.Υ.Ο με το Συνολικό Αριθμό και την Συνολική Αξία των Τιμολογίων Αγορών για προμηθευτές με καθαρή αξία μεγαλύτερη από αυτή που θα θέσετε εσείς. Με τη χρήση του πλήκτρου Space Bar ή πατώντας διπλό κλικ με το ποντίκι σας πάνω σε κάθε εγγραφή μπορείτε να δείτε αναλυτικά τα στοιχεία της. Κατάσταση Πωλήσεων Με την εργασία αυτή μπορείτε να δείτε ή και να εκτυπώσετε την κατάσταση Πωλήσεων με το Συνολικό Αριθμό και την Συνολική Αξία των Τιμολογίων Πωλήσεων για πελάτες με καθαρή αξία μεγαλύτερη από αυτή που θα θέσετε εσείς. Με τη χρήση του πλήκτρου Space Bar ή πατώντας διπλό κλικ με το ποντίκι σας πάνω σε κάθε
εγγραφή μπορείτε να δείτε αναλυτικά τα στοιχεία της. Αγορών - Πωλήσεων σε Δισκέτα Η εργασία αυτή σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε τα χρεωστικά στοιχεία Πωλήσεων και Αγορών σε δισκέτα, έτσι ώστε να τα υποβάλετε στο ΚΕ.ΠΥ.Ο. είτε μέσω της δισκέτας είτε μέσω Internet. Πιστωτικές Κατάσταση Αγορών Με την εργασία αυτή μπορείτε να δείτε ή και να εκτυπώσετε την πιστωτική κατάσταση Αγορών με το Συνολικό Αριθμό και τη Συνολική Αξία των Πιστωτικών Τιμολογίων Αγορών για προμηθευτές με χρεωστικό υπόλοιπο.. Με τη χρήση του πλήκτρου Space Bar ή πατώντας διπλό κλικ με το ποντίκι σας πάνω σε κάθε εγγραφή μπορείτε να δείτε αναλυτικά τα στοιχεία της. Κατάσταση Πωλήσεων Με την εργασία αυτή μπορείτε να δείτε ή και να εκτυπώσετε την πιστωτική κατάσταση Πωλήσεων με το Συνολικό Αριθμό και τη Συνολική Αξία των Πιστωτικών Τιμολογίων Πωλήσεων για τους πελάτες με πιστωτικό υπόλοιπο. Με τη χρήση του πλήκτρου Space Bar ή πατώντας διπλό κλικ με το ποντίκι σας πάνω σε κάθε εγγραφή μπορείτε να δείτε αναλυτικά τα στοιχεία της. Πωλήσεων-Αγορών σε Δισκέτα Η εργασία αυτή σας δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρετε τα πιστωτικά στοιχεία Πωλήσεων και Αγορών σε δισκέτα, έτσι ώστε να τα υποβάλλετε στο ΚΕ.ΠΥ.Ο είτε μέσω της δισκέτας είτε μέσω Internet. Αρχείο ΚΕ.Π.Υ.Ο. Πελατών Έχετε τη δυνατότητα καταχώρησης της συνολικής αξίας και του πλήθους των φορολογικών στοιχείων, για τις κινήσεις των Πελατών σας που δεν είχαν καταχωρηθεί στην εφαρμογή, προκειμένου να υποβληθούν στο ΚΕ.Π.Υ.Ο. Προμηθευτών Έχετε τη δυνατότητα καταχώρησης της συνολικής αξίας και του πλήθους των φορολογικών στοιχείων, για τις κινήσεις των Προμηθευτών σας που δεν είχαν καταχωρηθεί στην εφαρμογή, προκειμένου να υποβληθούν στο ΚΕ.Π.Υ.Ο.
Επανενημέρωση ΚΕΠΥΟ Η εργασία Επανενημέρωση ΚΕ.Π.Υ.Ο. ελέγχει και ενημεrρώνει τις συγκεντρωτικές καταστάσεις Πελατών, Προμηθευτών και πιστωτικών υπολοίπων, σύμφωνα με τις κινήσεις της περιόδου στην οποία βρίσκεστε. Πατώντας το πλήκτρο Εκκίνηση ξεκινάει η διαδικασία της επανενημέρωσης. Εικόνα Επιχείρησης Με την εργασία Εικόνα Επιχείρησης σας εμφανίζεται ένας αναλυτικός πίνακας με τις αξίες των Μεταβλητών που επιθυμείτε. Μπορείτε να επιλέξετε τη χρήση σύγκρισης και τα όρια των ημερομηνιών, και με τη χρήση του πλήκτρου Υπολογισμός, ενημερώνεται ο πίνακας με τα νέα αποτελέσματα. Επίσης στο πεδίο Μήνες έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε την εμφάνιση της Εικόνας Επιχείρησης για συγκεκριμένο μήνα χωρίς να χρειάζεται να καθορίσετε Ημερολογιακό Διάστημα: Από - Έως. Σχεδίαση Εικόνας Με την εργασία Σχεδίαση Εικόνας μπορείτε να ρυθμίσετε τη σχεδίαση του πίνακα Μεταβλητών και Αξιών. Επιλέγετε για κάθε Τύπο Παραστατικών (Αγορών και Πωλήσεων) τις μεταβλητές που επιθυμείτε. Η εφαρμογή σας προτείνει συγκεκριμένες μεταβλητές, τις οποίες μπορείτε να διαγράψετε με τη χρήση του πλήκτρου Διαγραφή, όπως επίσης και να προσθέσετε και δικές σας, συμπληρώνοντας το κενό πεδίο με τα ονόματα αυτών και με το βελάκι να τις μεταφέρετε στον πίνακά σας. Υπολογιζόμενες Τιμές: Επιλέγετε τα Σύνολα (π.χ. Σύνολο Καθαρής Αξίας) και τα παραστατικά (π.χ Τιμολόγιο Πώλησης-Δελτίο Αποστολής) που θα την ενημερώνουν. Στην περίπτωση που επιθυμείτε η μεταβλητή να ενημερώνεται από όλα τα παραστατικά χρησιμοποιήτε το πλήκτρο Επιλογή Όλων. Ανάκτηση Μεταβλητών: Επιλέγετε για να επαναφέρετε τις προεπιλεγμένες μεταβλητές Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι: Η εφαρμογή διατηρεί τις μεταβλητές που θα προσθέσετε / διαγράψετε για κάθε Ρόλο Χειριστή και Εταιρία. Γραφική Απεικόνιση Έξοδος Alt+F4 Με την επιλογή αυτής της εργασίας μπορείτε να επιτύχετε την έξοδό σας από την εφαρμογή. Μπορείτε επίσης να βγείτε από την εφαρμογή με την ταυτόχρονη χρήση των πλήκτρων Alt και F4 ενώ βρίσκεστε σε οποιοδήποτε σημείο της εφαρμογής. Στην επισήμανση που εμφανίζεται: «Επιβεβαίωση εξόδου!» μπορείτε να βγείτε από την εφαρμογή ή
να ακυρώσετε την έξοδό σας πατώντας Ναι ή Όχι αντίστοιχα.