Στόχοι Παράδοσης Στοιχεία Μηχανογραφημένης Λογιστικής Οι στόχοι της παράδοσης είναι: Κατανόηση του τρόπου μετασχηματισμού των Λογιστικών Πληροφοριών στα πλαίσια ενός Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήματος. Αναφορά στην ελληνική λογιστική πρακτική: Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο (Ε.Γ.Λ.Σ) Κώδικας Βιβλίων και Στοιχείων (Κ.Β.Σ) Γεώργιος Βενιέρης, Καθηγητής Λογιστικής Ορέστης Βλησμάς, Ε.Ε.ΔΙ.Π (ΙΙ) Λογιστικής Τμήμα Λογιστικής & Χρηματοοικονομικής Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Χρηματοοικονομική Λογιστική 2 Εισαγωγή στα Εισαγωγή στα 3 4 1
Γενική Θεωρία των Συστημάτων Η Γενική θεωρία των Συστημάτων έχει ως αντικείμενο μελέτης τις δομές, τις συνδέσεις, τις αλληλεξαρτήσεις, τις αλληλεπιδράσεις και τη συμπεριφορά των συστημάτων γενικότερα (von Bertallanfy, 1968). Σύστημα θεωρείται οποιοδήποτε: «σύνολο στοιχείων ή οντοτήτων, οι οποίες αναπτύσσουν δυναμική αλληλεξάρτηση μεταξύ τους και χαρακτηρίζονται από μία συγκεκριμένη συμπεριφορά κατά τέτοιο τρόπο ώστε να αποτελούν μία ολότητα». Από τον παραπάνω ορισμό είναι σαφές ότι τα χαρακτηριστικά ενός συστήματος είναι τα ακόλουθα: Αποτελείται από ένα αριθμό στοιχείων ή οντοτήτων (τα οποία δύναται να ορισθούν και ως υποσυστήματα). Τα μέρη αυτά βρίσκονται σε δυναμική αλληλεξάρτηση μεταξύ τους. Αποτελούν ένα οργανικό σύνολο οριοθετούμενο από το περιβάλλον. Τόσο το σύστημα, όσο και τα στοιχεία ή υποσυστήματα, έχουν κατευθυνόμενη συμπεριφορά προς την επίτευξη καθορισμένων στόχων (τελεολογική θεώρηση). Σχεδιασμός και Περιγραφή Συστήματος (Σημασιολογικές Παραστάσεις) Καθορισμός Στόχων Εισροές Εκροές Διαδικασία (Process) Επαναπληροφοριοδότηση 5 6 Σχεδιασμός και Περιγραφή Συστήματος Το Πληροφοριακό Σύστημα Ο σχεδιασμός και η περιγραφή ενός συστήματος προϋποθέτει το σαφή ορισμό των παρακάτω μερών του: Οι εισροές (Inputs), οι οποίες εισρέουν από το περιβάλλον σύστημα προκειμένου να συμμετάσχουν ή να υποστούν συγκεκριμένη διεργασία. Η μεταποιητική διεργασία ή διαδικασία (Transformation Process), δηλαδή το σύνολο των ενεργειών οι οποίες αποσκοπούν στην επεξεργασία των εισροών. Είναι φανερό ότι οι εισροές διακρίνονται σε αυτές που (α) δομούν ή (β) τροφοδοτούν την μεταποιητική διαδικασία. Οι εκροές (Outputs) που εκρέουν από το σύστηµα στο περιβάλλον. Ο µηχανισµός επαναπληροφοριοδότησης (Feed Back Loop), ο οποίος δίνει πληροφορίες στο σύστηµα όσον αφορά τη συµπεριφορά του περιβάλλοντος και τις αντιδράσεις του περιβάλλοντος στις εκροές του. Επίσης, ρυθµίζει ανάλογα τόσο τη ροή των εισροών στο σύστηµα, όσο και την εκροή των εκροών. Η θέση καθορισµού της συµπεριφοράς του συστήµατος, δηλαδή ο μηχανισμός καθοδήγησης ή λήψης αποφάσεων ως προς τη συµπεριφορά του συστήµατος (Decision Maker). Με το µηχανισµό αυτό επιδιώκεται βασικά η εξασφάλιση της τελεολογικής συµπεριφοράς του συστήµατος και η ικανότητα αυτού να αναπροσαρµόζεται στις συνεχείς µεταβαλλόµενες συνθήκες του περιβάλλοντος. Πληροφοριακό Σύστημα είναι το περιβάλλον εκείνο στο οποίο πόροι (π.χ. Άνθρωποι, ηλεκτρονικοί υπολογιστές και ηλεκτρονικά συστήματα) συντονίζονται για να μετατρέψουν αρχικά δεδομένα (στοιχεία εισόδου) σε πληροφορίες (στοιχεία εξόδου) χρήσιμες για την επίτευξη των στόχων μιας οικονομικής μονάδας. Η μετατροπή αυτή αποτελεί τη βασική λειτουργία κάθε πληροφοριακού συστήματος. Ένα Πληροφοριακό Σύστημα έχει τρεις κυρίως στόχους: Την παροχή πληροφοριών που υποστηρίζουν την λήψη αποφάσεων (decision making). Την παροχή πληροφοριών που υποβοηθούν τη λειτουργία (operation) του οργανισμού. Την παροχή πληροφοριών που αφορούν το τρόπο διαχείρισης (management) της λογιστικής οντότητας από τους υπευθύνους της. Ένα Πληροφοριακό Σύστημα είναι δυνατόν να είναι χειρόγραφο ή μηχανογραφικό. 7 8 2
Το Πληροφοριακό Σύστημα ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ Εσωτερικές πηγές μη Πληροφορίες για τη λήψη επαναλαμβανόμενων μη επαναλαμβανόμενων αρχικών δεδομένων αποφάσεων (3) (5) Λειτουργίες Πληροφοριακού Συστήματος Ένα Πληροφοριακό Σύστημα επιτελεί συγκεκριμένες λειτουργίες: Συλλογή των δεδομένων (data collection). Διαχείριση των δεδομένων (data management). Έλεγχος των δεδομένων (data control). Ασφάλεια των δεδομένων (data security). Δημιουργία των πληροφοριών (information generation). ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Εξωτερικές πηγές αρχικών δεδομένων από επαναλαμβανόμενες ή μη επαναλαμβανόμενες αλληλεπιδράσεις με το εξωτερικό περιβάλλον (1) ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Πληροφορίες για τη λήψη αποφάσεων από εξωτερικούς φορείς (6) Πηγές αρχικών δεδομένων Συλλογή αρχικών δεδομένων Έλεγχος δεδομένων Επεξεργασία για τη μετατροπή των αρχικών δεδομένων σε πληροφόρηση Δημιουργία πληροφοριών Χρήστες Πληροφοριών Εσωτερικές πηγές επαναλαμβανόμενων αρχικών δεδομένων (2) Πληροφορίες για την εκτέλεση επαν αλ αμβανόμενων εργασιών (4) Διαχείριση δεδομένων Ασφάλεια δεδομένων 9 10 Η Λογιστική ως Πληροφοριακό Σύστημα Η Λογιστική πρακτική και μεθοδολογία συνθέτουν ένα περιβάλλον Πληροφοριακού Συστήματος υπό την έννοια ότι επιτελούν συστημικές λειτουργίες προκειμένου να επεξεργαστούν χρηματοοικονομικά δεδομένα και να δημιουργήσουν χρηματοοικονομική πληροφόρηση. Συλλογή Χρηματοοικονομικών Δεδομένων. Επεξεργασία και Ανάλυση των Χρηματοοικονομικών Δεδομένων. Δημιουργία Χρηματοοικονομικών Αναφορών. Χρηματοοικονομικά Δεδομένα ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΚΑΙ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ Συλλογή Επεξεργασία Ανάλυση Αναφορά Χρηματοοικονομική Πληροφόρηση Η Λογιστική ως Πληροφοριακό Σύστημα Λογιστικά Γεγονότα Λογιστική Ισότητα : Ημερολόγιο Γενικό Καθολικό Αναλυτικά Καθολικά Ισοζύγια Απογραφή κα. ιεθνή Λογιστικά Πρότυπα. Εθνικά Λογιστικά Πρότυπα. Εθνικό Κανονιστικό Πλαίσιο. Καταστάσεις: Ισολογισμός Κατάσταση Αποτελεσμάτων Χρήσης 11 12 3
Η Λογιστική ως Πληροφοριακό Σύστημα Η Λογιστική είναι ένα πληροφοριακό σύστημα, το οποίο: Μετρά την επιχειρηματική δραστηριότητα. Αξιολογεί την επιχειρηματική δραστηριότητα. Επεξεργάζεται την πληροφορία και την ενσωματώνει σε λογιστικές καταστάσεις. Εξυπηρετεί τη Λήψη Αποφάσεων. Οι χρήστες της Λογιστικής Πληροφορίας: Εξωτερικοί Χρήστες οι οποίοι βρίσκονται εκτός της επιχείρησης οι οποίοι: Λαμβάνουν αποφάσεις σχετικά με την επιχείρηση. Ενδιαφέρονται για την επιχείρηση. Εσωτερικοί Χρήστες οι οποίοι βρίσκονται εντός της επιχείρησης οι οποίοι: Λαμβάνουν αποφάσεις για την επιχείρηση. Πλαίσιο Εφαρμογής της Λογιστικής Χειρόγραφα Α. Παραδοσιακό Εμπόριο Παραστατικά Ηλεκτρονικά Λογιστικά. Βιβλία Χειρόγραφα Β. Ηλεκτρονικό Εμπόριο internet Χ Π Ηλεκτρονικά Χ Π 13 Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστημα: Βασικές Έννοιες Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστημα: Βασικές Έννοιες Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστημα είναι: Ένα πληροφοριακό σύστημα με αντικείμενο την καταγραφή και τη λογιστική απεικόνιση της επιχειρηματικής δραστηριότητας καθώς και την επεξεργασία και δημιουργία λογιστικών πληροφοριών που αφορούν εσωτερικούς (Ισοζύγιο, Αναλυτικό Καθολικό κά) και εξωτερικούς χρήστες (Ισολογισμός, Κατάσταση Αποτελεσμάτων Χρήσεως) της επιχείρησης. Διαπεραστικό, δηλαδή άπτεται όλων των δραστηριοτήτων της επιχειρηματικής μονάδας. Επικέντρωση στα οικονομικά δεδομένα. Περιλαμβάνει δύο λογιστικά υποδείγματα: Χρηματοοικονομικής και Διοικητικής Λογιστικής. Δεδομένα πραγματικά, προϋπολογιστικά, πρότυπα. Αφορά επεξεργασία συναλλαγών (transaction processing) και επεξεργασία πληροφοριών (information processing). Λογιστικά Γεγονότα (π.χ. Αγορές, Πωλήσεις, Επενδύσεις κλπ) Παραστατικά (π.χ. Τιμολόγιο, Απόδειξη Λιανικής κλπ) Βιβλία Ββλί Καταχώρησης (π.χ. Βιβλίο Παραγγελιών, Πωλήσεων κλπ) Εγγραφές Οικονομικό Έτος Λογιστικό Σχέδιο Καρτέλες Ημερολόγια Περίοδοι Γενικό / Αναλυτικά Καθολικά ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΒΙΒΛΙΑ / Οικονομικές Καταστάσεις (π.χ.ισοζύγια, Ισολογισμός, Κ.Α.Χ.) ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ 15 16 4
Δομή Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήματος Η Έννοια της Λογιστικής Διαδικασίας Ι Η Λογιστική Διαδικασία αποτυπώνει τις συναλλαγές τις οποίες αναπτύσσει η επιχειρηματική μονάδα με τις οντότητες και τα αντικείμενα του περιβάλλοντος. Λογιστικά Γεγονότα- Παραστατικά (Είσοδος) Οικονομικές Καταστάσεις (Έξοδος) Αντικείμενο 1 Συναλλαγή Επιχειρηματική Μονάδα Αντικείμενο 4 Συναλλαγή Αντικείμενο 3 Αντικείμενο Οντότητα 1 2 Οντότητα 2 Εισερχόμενη Πληροφορία Λογιστική: Ο Κύκλος Επεξεργασίας Των Πληροφοριών Καταχώρηση σε Ημερολόγια Ενημέρωση Γενικού Καθολικού Προετοιμασία Οικονομικών Εκθέσεων Οι υλοποιούνται μέσα στα πλαίσια του κύκλου επεξεργασίας πληροφοριών από την Λογιστική. Αποτελεί ένα σύνολο συστηματικών εργασιών επεξεργασία πληροφοριών σε όρους λογιστικής, δηλαδή σύμφωνα με της γενικά παραδεκτά λογιστικές αρχές. Εξερχόμενη Πληροφορία Το Γενικό Πλαίσιο Λειτουργίας Των Λογιστικών Διαδικασιών Έναρξη Λογιστικής Περιόδου Συναλλαγή Ημερολογιακή Εγγραφή Ημερολόγιο Λήξη Λογιστικής Περιόδου ημιουργία Γενικό Καθολικό Οικονομικές Καταστάσεις Τέλους Χρήσης 5
Oι Βασικές Αποφάσεις στα Πλαίσια Οργάνωσης των Λογιστικών Διαδικασιών Επικεφαλής Λογιστηρίου ή Οικονομικής ιαχείρισης ημιουργία Σχεδίου Έναρξη Εκτέλεσης Λογιστικών ιαδικασιών Επεξεργασίας Πληροφοριών Οι Διαδικασίες: Δημιουργία Ορισμός Οντοτήτων και Αντικειμένων ΟΝΤΟΤΗΤΑ 2 ημιουργία ΟΝΤΟΤΗΤΑ 2 Μεταβολή Κατάστασης Οντότητας ή Αντικειμένου ΟΝΤΟΤΗΤΑ 2 Προσδιορισμός Χρονικής Περιόδου ΟΝΤΟΤΗΤΑ 3 ΟΝΤΟΤΗΤΑ 3 ΟΝΤΟΤΗΤΑ 3 ιακοπή Εκτέλεσης Λογιστικών ιαδικασιών Επεξεργασίας Πληροφοριών Έλεγχος Ορθής Εκτέλεσης Λογιστικών ιαδικασιών ημιουργία Χρηματοοικονομικών Εκθέσεων Οι Διαδικασίες: Συνδεσμολογία Συλλειτουργία Οι Διαδικασίες: Ιεραρχία και Λογιστικό Σχέδιο Ομαδοποίηση Οντοτήτων και Αντικείμενων Ιεραρχία Αλληλεπίδραση Οντοτήτων και Αντικείμενων ΟΝΤΟΤΗΤΑ 2 Συνδεσμολογία ΟΝΤΟΤΗΤΑ 2 ΣΥΝ ΕΣΜΟΛΟΓΙΑ ΟΝΤ. 1 ΟΝΤ. 7 ΟΜΑ Α 1 ΟΜΑ Α 1 ΑΝΤΙΚ. 3 ΣΥΝ ΕΣΜΟΛΟΓΙΑ ΟΜΑ Α 2 ΟΝΤ. 5 ΟΝΤ. 1 ΑΝΤ. 2 ΟΜΑ Α 3 ΣΥΝ ΕΣΜΟΛΟΓΙΑ ΟΝΤ. 6 ΟΝΤ. 2 ΟΝΤ. 7 ΟΝΤ. 4 ΟΝΤ. 3 6
Οι Διαδικασίες: Η Λογιστική Ισότητα ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ ΟΝΤ. 1 = Ι ΙΑ ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΟΝΤ. 6 ΟΝΤ. 2 ΟΝΤ. 4 ΟΝΤ. 3 Οι Διαδικασίες: Ισολογισμός και Κατάσταση Αποτελεσμάτων Χρήσης ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Ι ΙΑ ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΧΡΗΣΗΣ ΟΝΤ. 7 ΑΝΤΙΚ. 3 ΟΜΑ Α. 1 ΠΑΘΗΤΙΚΟ ΟΝΤ. 5 ΟΜΑ Α. 3 ΟΜΑ Α. 2 ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ ΠΑΘΗΤΙΚΟ ΚΑΘΑΡΗ ΘΕΣΗ (-) = (-) (-) ΟΜΑ Α. 4 ΟΜΑ Α. 5 ΟΜΑ Α. 7 Οι Διαδικασίες: Ορισμός Λογιστικών Περιόδων 2001 2002 2003 2004 ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Ο Ρόλος του Λογιστή σε Σχέση με τα Λ.Π.Σ. Ο ρόλος του λογιστή σε σχέση με τα είναι εκείνος του: Χρήστη. Αξιολογητή. Ελεγκτή. Κατασκευαστή. Οι θέσεις στις οποίες απασχολείται ένας λογιστής σε μία επιχείρηση σε σχέση με τα Λ.Π.Σ είναι αυτές του: Χρηματοοικονομικού ύλογιστή. Διοικητικού λογιστή. Φοροτέχνη λογιστή. Προϊστάμενου λογιστηρίου. Ελεγκτή λογιστηρίου. Σχεδιαστή συστημάτων. 28 7
8