Διοίκηση Επιχειρήσεων Ενότητα 4: Βιογραφικό Σημείωμα και Συνέντευξη Πουλιόπουλος Λεωνίδας Τμήμα Διεθνούς Εμπορίου
Άδειες Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άλλου τύπου άδειας χρήσης, η άδεια χρήσης αναφέρεται ρητώς. 2
Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα στο TEI Δυτικής Μακεδονίας» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 3
Σκοποί ενότητας Να κατανοήσει ο φοιτητής τα βασικά στοιχεία του βιογραφικού σημειώματος και της συνέντευξης. 4
Περιεχόμενα ενότητας Βιογραφικό σημείωμα. Συνοδευτική επιστολή. Συνέντευξη. 5
Το βιογραφικό σημείωμα (1) ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ: Προσέγγιση: το βιογραφικό θα πρέπει να είναι απολύτως ειλικρινές. Μέγεθος: Προτιμήστε το σύντομο, οργανωμένο και σαφές βιογραφικό σημείωμα (1-2 σελίδες). Να περιέχει κύρια σημεία και να τονίζει τις ικανότητές σας και τα επιτεύγματά σας. Περιεχόμενο: ένα καλό βιογραφικό συνάσσεται μόνον αν έχετε κατά νου ένα συγκεκριμένο τομέα εργασίας και έναν ξεκάθαρο αντικειμενικό στόχο που πρέπει να αιτιολογούνται από τα προσόντα σας για την συγκεκριμένη εργασία. Αν ζητάτε εργασία σε περισσότερες διαφορετικές θέσεις, θα πρέπει να συντάξετε περισσότερα βιογραφικά. 6
Το βιογραφικό σημείωμα (2) ΜΟΡΦΗ ΤΟΥ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟΥ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΟΣ: Υπάρχουν πολλές μορφές, εκείνες που χρησιμοποιούνται συχνότερα είναι η χρονολογική, η λειτουργική και η μικτή. Χρονολογική μορφή χρησιμοποιείται περισσότερο και είναι η πιο οικεία στους εργοδότες. Χρησιμοποιείτε αυτή τη μορφή όταν δεν υπάρχουν κενά στη σταδιοδρομία σας. Λειτουργική μορφή, μπορείτε να ταξινομήσετε την προϋπηρεσία σας σε τρεις έως πέντε τομείς τους οποίους θέλετε να τονίσετε. Αυτός ο τύπος δίνει μεγαλύτερη σημασία στις ικανότητές σας και λιγότερη στις ημερομηνίες, τα ονόματα και τους τόπους. Παρουσιάζει τις γνώσεις σε βασικούς τομείς εργασιών. Παραδείγματα τέτοιων λειτουργικών τομέων είναι η οργάνωση, η ηγεσία, ο προγραμματισμός και η επικοινωνία. 7
Το βιογραφικό σημείωμα (3) Μικτή μορφή, είναι στην ουσία λειτουργική μορφή στην οποία αναφέρονται και οι τίτλοι θέσεων, τα ονόματα των εταιριών και οι ημερομηνίες προϋπηρεσίας. Αυτός ο τύπος δίνει έμφαση στις ικανότητες και τις δεξιότητες και είναι συνήθως μεγαλύτερος σε έκταση από τις άλλες μορφές. Η ρήση αυτής της μορφής συνιστάται αν η προϋπηρεσία προέρχεται, κατά κύριο λόγο από μια εταιρία. 8
Τι να αποφύγετε στο βιογραφικό σημείωμα (1) Οι επόμενες οδηγίες έχουν σαν σκοπό να αποτρέψουν να πεταχτεί το βιογραφικό σας σημείωμα στο καλάθι των αχρήστων: Μην αναφέρετε σε αυτό προσωπικά στοιχεία (π.χ. ηλικία, ύψος οικογενειακή κατάσταση, κλπ.). Μην επισυνάπτετε συστάσεις. Δηλώστε την προθυμία σας να τις προσκομίσετε αν ζητηθούν. Μην χρησιμοποιείτε εξειδικευμένη τεχνική γλώσσα, εκτός αν αυτή είναι η καταλληλότερη για την εργασία που κάνετε την αίτηση. Μην βάζετε το βιογραφικό σας σε φανταχτερό φάκελο. Δεν προσθέτετε τίποτα και μπορεί να θυμίζει διαφήμιση. 9
Τι να αποφύγετε στο βιογραφικό σημείωμα (2) Τα παρακάτω βιογραφικά σημειώματα απορρίπτονται: Σε αυτά που έχουν ορθογραφικά λάθη, λείπει η λογική σειρά, έχουν πολυλογία, ή πολλά κοσμητικά επίθετα (του τύπου να η ιστορία της ζωής μου ). Αυτά που είναι αόριστα και αδόμητα. Όσα εκτείνονται σε τρεις σελίδες και άνω. Αυτά που είναι κακογραμμένα ή γραμμένα με καρμπόν. Αυτά που φαίνονται ότι έχουν παραχθεί μαζικά. Όσα είναι γραμμένα σε χρωματιστό χαρτί εκτός από λευκό, ανοιχτό γκρίζο ή ανοιχτό μπεζ. 10
Η συνοδευτική επιστολή (1) Για να σταλεί το βιογραφικό σημείωμα στον πιθανό εργοδότη, καλό είναι να επισυναφθεί σε μια συνοδευτική επιστολή. Αυτή η επιστολή δεν πρέπει συνήθως να είναι μεγαλύτερη από τρεις παραγράφους και καλό είναι να γράφεται σε τυπωμένο προσωπικό επιστολόχαρτο. Αν απαντάτε σε μια αγγελία που δημοσιεύθηκε σε εφημερίδα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στη επιστολή σας στοιχεία από αυτή την αγγελία. Αυτό που σας συνιστούμε είναι να προσαρμόζετε κάθε συνοδευτική επιστολή στη θέση ή στην κατηγορία των θέσεων για την οποία ενδιαφέρεστε. Αν στέλνετε δέκα βιογραφικά σημειώματα σε δέκα διαφορετικές εταιρίες γράψτε χωριστή συνοδευτική επιστολή για κάθε μια από αυτές. 11
Η συνοδευτική επιστολή (2) Μία καλή συνοδευτική επιστολή πρέπει να περιέχει τις εξής πληροφορίες: 1. Το όνομα και τον τίτλο του προσώπου που θέλετε να σας ορίσει συνέντευξη. 2. Μια συγκεκριμένη δεξιότητα ή συγκεκριμένο προσόν που μπορείτε να προσφέρετε στην εταιρία και το οποίο η τελευταία χρειάζεται. 3. Μία πρόταση για τον χρόνο συνέντευξης στο τέλος της επιστολής. 12
Συνέντευξη: Πώς να κερδίσετε τις εντυπώσεις (1) ΠΡΟΣΩΠΙΚΗ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ Εμφάνιση: ο σημαντικότερος μη προφορικός τρόπος επικοινωνίας πληροφοριών για τον εαυτόν σας είναι η εμφάνισή σας. Αν είναι απαραίτητο, αγοράστε ρούχα ειδικά για την αναζήτηση εργασίας. Για να βελτιώσετε την εντύπωση, μπορείτε να πάρετε μαζί σας και ένα χαρτοφύλακα. Χρόνος: προσπαθήστε να ορίσετε την συνέντευξη σε κάποια ώρα της ημέρας στην οποία αισθάνεστε πιο άνετα (σύμφωνα με τα βιολογικό σας ρολόι). 13
Συνέντευξη: Πώς να κερδίσετε τις εντυπώσεις (2) Προσωπικές ιστορίες: προετοιμαστείτε για τη σύντομη περιγραφή ορισμένων προσωπικών επιτευγμάτων που θα θέλατε να θυμάται αυτός που σας παίρνει συνέντευξη. Αυτά τα επιτεύγματα πρέπει να είναι παραδείγματα επιτυχιών και ικανοτήτων σας στον εντοπισμό και τη λύση προβλημάτων. Ακρίβεια: Να είστε στην ώρα σας. Είναι μάλιστα φρόνιμο να βρίσκεστε λίγο νωρίτερα στο σημείο της συνέντευξης. 14
Συνέντευξη: Πώς να κερδίσετε τις εντυπώσεις (3) ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να πετύχετε σε μια συνέντευξη είναι να επιδείξετε βασικές γνώσεις για την εταιρεία όπως το μέγεθος της, το αντικείμενο παραγωγής, τα κύρια προβλήματά της και τις ανάγκες της. Πιθανές πηγές πληροφοριών για εταιρίες είναι οι ετήσιες εκθέσεις (π.χ. ο οδηγός ICAP), τα οικονομικά περιοδικά και οι εφημερίδες, φιλικά πρόσωπα που ανήκουν σε αυτόν τον κλάδο, καθώς και ειδικά γραφεία εύρεσης εργασίας. 15
Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης να θυμάστε (1) 1. Εάν περιμένετε για τη συνέντευξη, προσέχετε την εντύπωση που δημιουργείτε. Αν είναι δυνατό, πάρτε μαζί σας ένα σοβαρό περιοδικό ή ένα έντυπο οικονομικού περιεχομένου. 2. Θα πρέπει να γνωρίζετε τη σωστή προφορά του ονόματος του προσώπου που θα σας πάρει τη συνέντευξη. 3. Όταν μπείτε στο γραφείο του, χαιρετήστε με χειραψία κοιτάζοντας στα μάτια. 4. Περιμένετε ώσπου να καθίσει ο άλλος ή να σας προσφέρει κάθισμα. Καθίστε άνετα. Αποφεύγετε τις αδέξιες κινήσεις και τους εξεζητημένους τρόπους. Έχετε τεταμένη την προσοχή σας, δείχνετε ενδιαφέρον και χαμογελάστε φυσιολογικά. 5. Μην καπνίζετε ακόμη και αν σας προσφέρουν τσιγάρο. 16
Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης να θυμάστε (2) 6. Μην φοβηθείτε να αρχίσετε εσείς την συζήτηση κάνοντας κάποιο σχόλιο για τη διακόσμηση του γραφείου, το κτίριο ή το γενικό περιβάλλον. 7. Μάθετε να ακούτε προσεκτικά. Αυτό είναι πολύ σημαντικό, διότι έτσι θα ακούσετε τι λέει ο συνομιλητής σας σχετικά με το πρόσωπο που θα ήθελαν να προσλάβουν. 8. Δείξτε ενθουσιασμό, εντιμότητα, και ειλικρίνεια. Δώστε μια ζεστή και θετική εντύπωση. 9. Πριν φύγετε, μάθετε κάτι για το πρόσωπο που σας πήρε την συνέντευξη. Ίσως να μπορέσετε να το χρησιμοποιήσετε στην επιστολή υπενθύμισης (ανάγκες της εταιρίας ενδιαφέροντα ή χόμπι). 10. Τέσσερις ημέρες μετά την συνέντευξη στείλτε ένα ευχαριστήριο σημείωμα. 17
Δομή της συνέντευξης (1) Μία συνέντευξη αποτελείται από τα παρακάτω μέρη: ΓΝΩΡΙΜΙΑ Γνωριστείτε. Μια αρχική συζήτηση γενικού περιεχομένου θα κάνει και τους δυο σας να αισθανθείτε άνετα. Μην ξεχνάτε να κοιτάζετε τον άλλον στα μάτια και να ακούτε προσεκτικά. Θα πρέπει να φαίνετε ότι αισθάνεστε άνετα και ότι έχετε αυτοέλεγχο. ΣΥΝΗΘΙΣΜΕΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗΣ Τα περισσότερα που θα πείτε εσείς στη συνέντευξη εργασίας είναι απαντήσεις σε σημαντικές ερωτήσεις. Οι γνώσεις σας πάνω σε αυτές τις ερωτήσεις και η ικανότητά σας να απαντάτε και άνετα θα σας βοηθήσουν να αφήσετε καλές εντυπώσεις. Μην πανικοβάλλεστε αν δεν γνωρίζετε την απάντηση σε μια τεχνική ερώτηση. Παραδεχθείτε ότι δεν την ξέρετε. Μην ξεχνάτε ότι κανείς δεν περιμένει από σας να τα ξέρετε όλα. 18
Δομή της συνέντευξης (2) Αν διαφωνείτε με μια γνώμη που εκφράσθηκε, πείτε το ειλικρινά αλλά διπλωματικά. Ερωτήσεις: 1. μιλήστε μου για τον εαυτό σας.2. ποια είναι τα κυριότερα προσόντα σας.3. ποιες είναι οι κυριότερες αδυναμίες σας.4.γιατί ενδιαφέρεστε να δουλέψετε σε αυτή την εταιρία;5. γιατί διαλέξατε αυτόν τον τομέα;6. γιατί θα πρέπει να σας προσλάβουμε;7. ποιοι είναι οι μακροπρόθεσμοι στόχοι σας;8. ποιος είναι ο σημερινός μισθός σας και τι περιμένετε από εμάς.9. πως αντιδράτε στην πίεση;10. τι είναι το σημαντικό για σας σε μια δουλειά;11. πως ταιριάζει η προηγούμενη εμπειρία σας με τη δουλειά που κάνουμε εδώ;12. γιατί φύγατε από την προηγούμενη εργασία σας.13. πια είναι τα ενδιαφέροντα σας εκτός εργασίας;14. πως σας περιγράφουν οι άλλοι;15.πείτε μου για την εκπαίδευσή σας και τη μόρφωσή σας. 19
Ερωτήσεις που κάνετε εσείς (1) Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης, όταν καταλαβαίνετε ότι είναι η κατάλληλη στιγμή, μπορείτε να κάνετε και εσείς ερωτήσεις. Δώσε την εντύπωση ότι και εσείς θα πρέπει να δεχθείτε να αγοράσετε τη θέση και την εταιρία. Αυτή είναι η ευκαιρία να δείξετε αυτά που μάθατε για την εταιρία πριν από την συνέντευξη. Σας προτείνουμε τις ακόλουθες ερωτήσεις, τις οποίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όπως νομίζετε καλύτερα. 1. Μπορώ να δω ένα αντίγραφο της περιγραφής εργασίας; 2. Με ποιους θα συνεργάζομαι; 3. Ποιος είναι ο ρυθμός ανάπτυξης της εταιρείας; 4. Που θα εμφανίζομαι στο οργανόγραμμα; 5. Ποιες μπορεί να είναι οι ευκαιρίες προαγωγής σε δύο χρόνια; 20
Ερωτήσεις που κάνετε εσείς (2) 6. Τι συνέβη στο πρόσωπο που κατείχε τη θέση για την οποία συζητάμε; 7. Ποιοι είναι οι μεγαλύτεροι ανταγωνιστές σας; 8. Ποιες είναι οι κυριότερες αγορές σας; 9. Ποιος είναι ο μεγαλύτερος πελάτης σας σε αυτή την περιοχή; 10. Πότε θα πάρετε απόφαση γι αυτή τη θέση; 11. Σε ποιόν θα αναφέρομαι; 12. Ποια είναι η ασφάλιση των υπαλλήλων; Πότε αρχίζει η κάλυψη. 13. Προβλέπονται ταξίδια σ αυτή τη θέση και πόσα; 14. Προβλέπεται να μετακομίσετε τα γραφεία σύντομα στο μέλλον; 21
Το κλείσιμο της συνέντευξης (1) Εδώ θα πρέπει να καταλάβετε αν η μετάδοση των πληροφοριών ήταν ικανοποιητική. Αν έχετε αυτήν τη γνώμη αλλά ο συνομιλητής σας δεν προχωρά στο επόμενο βήμα, ρωτήστε αποφασιστικά; Νομίζετε ότι η πείρα μου ανταποκρίνεται στις ανάγκες της εταιρείας; ή Υπάρχει κάτι άλλο που θέλετε να ρωτήσετε για μένα. Δηλώστε ότι πιστεύετε ότι η εμπειρία θα είναι πολύτιμη για την εταιρεία. Ζητήστε να σας ξεκαθαρίσουν τη διαδικασία πρόσληψης ώστε να έχετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε και να ξέρετε τι περιμένετε. Ποιο είναι το επόμενο βήμα; 22
Το κλείσιμο της συνέντευξης (2) Αν δεν υπάρχει ενδιαφέρον ούτε από εσάς ούτε από την εταιρία ζητήστε ονόματα άλλων προσώπων που θα μπορούσατε να δείτε σε άλλες εταιρίες του ιδίου κλάδου. Ζητήστε επίσης μια αξιολόγηση ή γνώμη για την ποιότητα της συνέντευξης και του βιογραφικού σας σημειώματος. Να συμπεριφέρεστε ευγενικά. Τελειώστε με μια ζεστή χειραψία και ένα ευχαριστώ, π.χ. σας ευχαριστώ για το χρόνο που μου διαθέσατε ή θα επιδιώξω να τα ξαναπούμε. ΜΕΤΑ ΤΗ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ: ΤΟ ΕΥΧΑΡΙΣΤΗΡΙΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ Σκοπός αυτού είναι η επιδίωξη μια γρήγορης και θετικής απάντησης, καθώς και η υπενθύμιση των προσόντων σας σε σχέση με την εργασία. 23
Βιβλιογραφία (1) Armstrong, G. & Kotler P. (2009). Εισαγωγή στο Μάρκετινγκ. Εκδόσεις Επίκεντρο, Αθήνα. Drucker, P. (1973). Management: Tasks, Responsibilities, Practices. New York, NY. Haas Edersheim, E. (2009). Peter Drucker ο Γκουρού του Μάνατζμεντ. Εκδόσεις Επίκεντρο, Αθήνα. Handbuch, C. C., Habisch, A., Schmidpeter, R. & Neureiter, M. (2008). Handbuch Corporate Citizenship. Springer Verlag, Berlin. Kotler, P. & Lee, N. (2009). Εταιρική Κοινωνική Ευθύνη. Εκδόσεις Economia, Αθήνα. Θανόπουλος, Γ. (2003). Επιχειρηματική ηθική και δεοντολογία. Εκδόσεις Interbooks, Πειραιάς. 24
Βιβλιογραφία (2) Πουλιόπουλος, Λ. (2013). Εταιρική Κοινωνική Ευθύνη ως παράγων υπεραξίας τόσο για τις επιχειρήσεις όσο και για την κοινωνία και το περιβάλλον. Διδακτορική Διατριβή. Πανεπιστήμιο Πελοποννήσου, Τμήμα Κοινωνικής και Εκπαιδευτικής Πολιτικής, Σχολή Κοινωνικών Επιστημών. Τζωρτζάκης, Κ. & Τζωρτζάκη, Α. (2007). Οργάνωση και Διοίκηση, Το μάνατζμεντ της νέας εποχής. Εκδόσεις Rosili, Αθήνα. Τσούκας, Χ. (2004). Αν ο Αριστοτέλης ήταν διευθύνων σύμβουλος. Εκδόσεις Καστανιώτη, Αθήνα. Τσούκας, Χ., Θεοχαράκης, Β. & Μυλωνόπουλος, Ν. (2008). Σύγχρονες Τάσεις στο Μάνατζμεντ. Εκδόσεις Καστανιώτη, Αθήνα. 25