ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗ ΤΕΕ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΤΕΧΝΙΚΟ ΕΠΙΜΕΛΗΤΗΡΙΟ ΕΛΛΑΔΑΣ ΕΙΔΙΚΗ ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΘΕΜΑΤΩΝ ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗΣ, ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ EEΕ-ΤΠΔΠ Θέμα εισήγησης: «ΤοΤο πρότυπο ΕΛΟΤ EN ISO 19011:2002» Αίθουσα εκδηλώσεων ΤΕΕ Αθήνα, Τετάρτη 4 Απριλίου 2012 Εισηγήτρια: Λένα Τζαβάρα, 1
Εισαγωγή Οι σειρές προτύπων ISO 9000 και ISO 14000 τονίζουν την σημασία των επιθεωρήσεων σαν εργαλείο για την παρακολούθηση και επιβεβαίωση της αποτελεσματικής εφαρμογής των πολιτικών ποιότητας/ περιβάλλοντος/υγείας και ασφάλειας κλπ. Οι επιθεωρήσεις εξάλλου αποτελούν σημαντικό μέρος της διαδικασίας της «αξιολόγησης της συμμόρφωσης» είτε για πιστοποίηση/διακρίβωση είτε για εκτίμηση και επιτήρηση μερών της εφοδιαστικής αλυσίδας. 2
Το πρότυπο ISO 19011:2002 Το διεθνές πρότυπο ISO 19011:2002, που αντικατέστησε τα πρότυπα ISO 10011-1:1990 ISO 10011-2:1990 ISO 10011-3:1990 ISO 14010:1996 ISO 14011:1996 ISO 14012:1996 και αποτελεί ελληνικό και ευρωπαϊκό πρότυπο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 19011:2002 Δίνει οδηγίες γιαταπρογράμματαεπιθεωρήσεων για το περιεχόμενο των επιθεωρήσεων, εσωτερικών ή εξωτερικών, συστημάτων διαχείρισης (ποιότητας ή/και περιβάλλοντος) καθώς και γιαταπροσόντακαιτηναξιολόγησητωνεπιθεωρητών 3
Τα περιεχόμενα του προτύπου Το πρότυπο περιλαμβάνει 7 άρθρα Στο 1 ο άρθρο αναφέρεται ο σκοπός Στο 2 ο άρθρο παρατίθενται οι κανονιστικές αναφορές Στο 3 ο άρθρο δίδονται οι όροι και οι ορισμοί των αναφορών Στο 4 ο άρθρο περιγράφονται οι αρχές της επιθεώρησης και οι οποίες βοηθούν στο να γίνουν κατανοητά στην ουσία τους τα αναφερόμενα στα άρθρα 5,6,7 Στο άρθρο 5 δίνονται κατευθύνσεις για το πως γίνεται ένα πρόγραμμα επιθεώρησης Στο άρθρο 6 δίνονται κατευθύνσεις για το πως πραγματοποιείται μία επιθεώρηση και Στο άρθρο 7 δίνονται κατευθύνσεις για τα χαρακτηριστικά (προσόντα), που πρέπει να διαθέτουν οι επιθεωρητές καθώς και η διαδικασία αξιολόγησής τους. 4
Τί είναι? ΜΕΡΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ Επιθεώρηση (3.9.1) Συστηματική, ανεξάρτητη και τεκμηριωμένη διεργασία για τη λήψη αποδεικτικού υλικού της επιθεώρησης και την αντικειμενική αξιολόγησή του, με σκοπό τον προσδιορισμό του βαθμού στον οποίο πληρούνται τα κριτήρια της επιθεώρησης Πρόγραμμα της επιθεώρησης (3.9.2) Σύνολο μίας ή περισσότερων επιθεωρήσεων οι οποίες έχουν σχεδιασθεί για ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα και κατευθύνονται προς έναν καθορισμένο σκοπό. Πελάτης της επιθεώρησης (3.9.7) Οργανισμός ή πρόσωπο το οποίο αιτείται επιθεώρηση Επιθεωρούμενος (3.9.8) Οργανισμός υποβαλλόμενος σε επιθεώρηση Ευρήματα της επιθεώρησης (3.9.5) Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης του συλλεχθέντος αποδεικτικού υλικού της επιθεώρησηςωςπροςτα κριτήριατηςεπιθεώρησης. 5
Τί είναι? ΜΕΡΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ Κριτήρια της επιθεώρησης (3.9.3) Το σύνολο των πολιτικών, των διαδικασιών ή των απαιτήσεων που χρησιμοποιούνται ως αναφορά. Ομάδα επιθεώρησης (3.9.10) Ένας ή περισσότεροι επιθεωρητές οι οποίοι διενεργούν επιθεώρηση Αποδεικτικό υλικό της επιθεώρησης (3.9.4) Αρχεία, ρητές δηλώσεις γεγονότων ή άλλες πληροφορίες, συναφή με τα κριτήρια της επιθεώρησης και επαληθεύσιμα. Τεχνικός εμπειρογνώμων (3.9.11) Πρόσωπο το οποίο παρέχει εξειδικευμένη γνώση ή εμπειρογνωμοσύνη σε ότι αφορά το προς επιθεώρηση αντικείμενο. Επιθεωρητής (3.9.9) Πρόσωπο το οποίο διαθέτει την ικανότητα να διενεργεί επιθεώρηση Συμπεράσματα της επιθεώρησης (3.9.6) Το αποτέλεσμα μίας επιθεώρησης το οποίο δίνεται από την ομάδα επιθεώρησης ύστερα από την εξέταση των αντικειμενικών σκοπών της επιθεώρησης και όλων των ευρημάτων της επιθεώρησης. 6
Οι Αρχές της Επιθεώρησης Η επιθεώρηση διέπεται από μερικές αρχές Είναι αυτές που κάνουν την επιθεώρηση ένα αποτελεσματικό και αξιόπιστο εργαλείο στην υπηρεσία των πολιτικών, που δίνει πληροφορίες για το τί πρέπει να κάνει ένας οργανισμός προκειμένου να βελτιώσει την αποδοτικότητά του. Οι αρχές είναι: Διεξαγωγή με ήθος: Το θεμέλιο του επαγγελματισμού (Εμπιστοσύνη, διακριτικότητα, εμπιστευτικότητα, ακεραιότητα κλπ) Δίκαιη παρουσία: Η υποχρέωση του αναφέρεσθαι με ειλικρίνεια και ακρίβεια Ευρήματα, συμπεράσματα και αναφορές αντικατοπτρίζουν τις ενέργειες που έγιναν κατα την διάρκεια της επιθεώρησης. Επαγγελματικό ενδιαφέρον: Η εφαρμογή της επιμέλειας και της κρίσης στην επιθεώρηση Οι επιθεωρητές δείχνουν ενδιαφέρον ανάλογο της σημασίας του σκοπού που υπηρετούν και της εμπιστοσύνης με την οποία τους τιμούν 7
Οι Αρχές της Επιθεώρησης Και ακόμα Ανεξαρτησία: Η βάση της αμεροληψίας της επιθεώρησης και της αντικειμενικότητας των συμπερασμάτων Στοιχειοθετημένη προσέγγιση: Η λογική μέθοδος προκειμένου να βρεθούν αξιόπιστα και αξιοποιήσιμα συμπεράσματα σε μια συστηματική διαδικασία ΣΗΜΕΙΩΣΗ Διακρίνουμε Επιθεωρήσεις: Εσωτερικές (1 ου μέρους) Εξωτερικές (2 ου μέρους & 3 ου μέρους) 8
Το πρόγραμμα της Επιθεώρησης είναι ευθύνη της ανώτατης διοίκησης να οργανώσει ένα πρόγραμμα επιθεωρήσεως, δηλαδή να σχεδιάσει, εφαρμόσει, παρακολουθεί, ανασκοπεί και βελτιώνει το πρόγραμμα και προσδιορίζει και εξασφαλίζει τους αναγκαίους πόρους για την υλοποίησή του 9
ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ Ο ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΗΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ Αντικείμενο και πεδίο Υπευθυνότητες Πόροι Διαδικασίες PLAN ACT ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟ Σ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Προγραμματισμός των επιθεωρήσεων Αξιολόγηση των επιθεωρητών Δημιουργία των ομάδων επιθεώρησης Καθοδήγηση των επιθεωρήσεων Τήρηση αρχείων ΠΡΟΣΟΝΤΑ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΕΠΙΘΕΩΡΗΤΩΝ Η ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ DO ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ Παρακολούθηση και ανασκόπηση Εντοπισμός ανάγκης διορθωτικών ή προληπτικών ενεργειών Εντοπισμός ευκαιριών βελτίωσης CHECK 10
ΣΥΛΛΟΓΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΞΑΓΩΓΗ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΩΝ ΠΗΓΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ ΜΕ ΚΑΤΑΛΛΗΛΗ ΔΕΙΓΜΑΤΟΛΗΨΙΑ ΚΑΙ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΑΠΟΔΕΙΚΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΑ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ ΕΥΡΗΜΑΤΑ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ 11
Πώς? Ρωτώντας: Τί Πώς Ποιός Πότε Πού Γιατί Χρησιμοποιώντας Όραση Ακοή Όσφρηση Γεύση Αφή αλλά και την αίσθηση της ατμόσφαιρας 12
Η ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ (AUDIT ACTIVITIES) ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ Καθορισμός του επικεφαλής της ομάδας Προσδιορισμός του αντικειμένου, του πεδίου και των κριτηρίων Επιλογή της ομάδας Διευθέτηση της αρχικής επαφής με τον επιθεωρούμενο Η ΕΠΙ ΤΟΠΟΥ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ Η εισαγωγική συνάντηση Επικοινωνία κατα την διάρκεια της επιθεώρησης Ρόλοι και υπευθυνότητες οδηγών και παρατηρητών Συγκέντρωση και επιβεβαίωση πληροφοριών Προετοιμασία των συμπερασμάτων Η καταληκτική συνάντηση ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΤΗΣ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ Ανασκόπηση της τεκμηρίωσης του σχετικού συστήματος και των αρχείων και προσδιορισμός της επάρκειας σύμφωνα με τα κριτήρια επιθεώρησης ΣΥΝΤΑΞΗ, ΕΓΚΡΙΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΝΟΜΗ ΤΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ Σύνταξη της αναφοράς επιθεώρησης Εγκριση και διανομή της ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙ ΤΟΠΟΥ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ Προετοιμασία του πλανου επιθεώρησης Καθορισμός εργασιών στα μέλη της ομάδας Προετοιμασία των εγγράφων εργασίας (πεδίου) ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ (FOLLOW UP) 13
Προσωπικά χαρακτηριστικά Επιθεωρητή Ηθικός (πχ δίκαιος, έμπιστος, ειλικρινής, έντιμος, διακριτικός) Ανοιχτόμυαλος Διπλωμάτης Παρατηρητικός Αντιληπτικός Εύστροφος Επίμονος Αποφασιστικός με Αυτοπεποίθηση 14
Τα περιεχόμενα της Αναφοράς Επιθεώρησης Η σύνταξη καθώς και η πληρότητα, ησαφήνεια, η ορθότητα και ακρίβεια της αναφοράς επιθεώρησης είναι ευθύνη του επικεφαλής της ομάδας επιθεώρησης Θα πρέπει επίσης να συμπεριλαμβάνονται σ αυτή: Το σκοπό (αντικείμενο) της επιθεώρησης Το πεδίο αναφοράς, με προσδιορισμό των τμημάτων του οργανισμού καθώς και των διεργασιών που επιθεωρήθηκαν με παράλληλη αναφορά του σχετικού χρόνου Προσδιορισμός των επιθεωρούμενων Προσδιορισμός της ομάδας επιθεώρησης και του επικεφαλής ημερομηνίες και τόπο για τις επι τόπου επιθεωρήσεις Τα κριτήρια της επιθεώρησης Τα ευρήματα της επιθεώρησης Τα συμπεράσματα της επιθεώρησης 15
Τα περιεχόμενα της Αναφοράς Επιθεώρησης Ακόμη δυνατόν να περιλαμβάνει Το πλάνο επιθεώρησης Κατάλογο με τους εκπροσώπους του επιθεωρούμενου Σύντομη περιγραφή της διαδικασίας, περιλαμβάνοντας τυχόν εμπόδια ή δυσκολίες που πιθανόν να επηρεάζουν την αξιοπιστία των αποτελεσμάτων Επιβεβαίωση ότι το αντικείμενο καλύφθηκε στο πεδίο αναφοράς που είχε προγραμματισθεί Περιοχές που δεν καλύφθηκαν αν και ήσαν εντός του πεδίου αναφοράς Προτάσεις βελτιώσεις, εάν περιλαμβάνεται στο σκοπό/αντικείμενο Συμφωνημένες περαιτέρω ενέργειες (follow up) Δήλωση εμπιστευτικότητας των πληροφοριών Τον κατάλογο παραληπτών της αναφοράς 16
Ερωτήσεις 17 Σας Σας ευχαριστώ ευχαριστώ για για την την προσοχή προσοχή σας! σας