ΘΕΜΑ: ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ - ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΕΚΤΑΚΤΟΥ ΑΙΑΑΚΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΣΕ ACCESS

Transcript

1 Τ Ε.Ι, ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ : ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ : ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΘΕΜΑ: ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ - ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΕΚΤΑΚΤΟΥ ΑΙΑΑΚΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΣΕ ACCESS ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ: ΜΑΔΥΤΙΝΟΣ ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΣΠΟΥΔΑΣΤΡΙΑ : ΑΡΝΑΟΥΤΟΓΛΟΥ ΕΥΔΟΞΙΑ ΚΑΒΑΛΑ 1997

2 Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ : ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ : ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Γ ] α ^ σ υ 6 ΐ( Χ 6 ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΘΕΜΑ: ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ - ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΕΚΤΑΚΤΟΥ ΔΙΔΑΚΤΙΚΟΥ ΠΡΟΣΟΠΙΚΟΥ ΣΕ ACCESS ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ: ΜΑΔΥΤΙΝΟΣ ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΣΠΟΥΔΑΣΤΡΙΑ : ΑΡΝΑΟΥΤΟΓΛΟΥ ΕΥΔΟΞΙΑ ΚΑΒΑΛΑ 1997

3 ^ E P I E X O M E f l ^ Σελ. ΕΙΣΑΓΩΓΉ... 5 ΜΕΡΟΣ A' : Η ACCESS ΚΑΙ Η ΛΕΙΤΟΥΡΠΑ Τ Η Σ... 6 Εισαγωγή... 7 Τι είναι η Access... 7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ :ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΒΑΣΗ Δ ΕΔΟ Μ ΕΝΩ Ν... 8 Η χρησιμότητα των βάσεων δεδομένων... 8 Τρόττος σττοθήκευσης δεδομένων της A ccess... 8 Πίνακες... 8 Φόρμες Αναφορές Ερωτήσεις Πώς ταιριάζουν όλα αυτά τα μέρη μεταξύ το υ ς ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΥΤΕΡΟ ΕΚΚΙΝΗΣΗ ΚΑΙ ΈΞΟΔΟΣ ΑΠΌ ΤΗΝ ACCESS. 12 Εκκίνηση της Access Οι γραμμές εργαλείων της Access Έξοδος από την A ccess ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΡΙΤΟ: ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Επιλογή του τρόπου για την δημιουργία μιας Βάσης Δεδομένων Δημιουργία μιας κενής βάσης δεδομένων Δημιουργία μιας Βάσης Δεδομένων με ένα W izard ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΕΤΑΡΤΟ : ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ, ΑΝΟΙΓΜΑ ΚΑΙ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩ Ν Αποθήκευση Βάσεων Δεδομένων Κλείσιμο Βάσεων Δεδομένων ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΕΜΠΤΟ :ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΙΝΑΚΑ ΧΩΡΙΣ W IZ A R D Καθορισμός πρωτεύοντος κλειδιού Κατανόηση των τύπων και των ιδιοτήτων των πεδίων Τύποι Πεδίου Ιδιότητες πεδίου ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΈΚΤΟ :ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΠΙΝΑΚΩ Ν Τροποποίηση Πεδίων και των Ιδιοτήτων τους Πρόσθεση Πεδίου Διαγραφή Πεδίου Απόκρυψη Πεδίου Διαγραφή Πίνακα ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΈΒΔΟΜΟ :ΕΙΣΑΓΩΓΉ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΕ ΈΝΑ ΠΙΝΑΚΑ Εισαγωγή μιας εγγραφής Μετακινήσεις σε έναν Πίνακα Εκτύπωση Πίνακα Κλείσιμο Πίνακα... 30

4 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΌΓΔΟΟΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΕΝΟΣ Π ΙΝΑΚΑ Αντικατάσταση των περιεχομένων ενός κελιού Τροποποίηση των περιεχομένων ενός κελιού Επιλογή εγγραφής Εισαγωγή νέων εγγραφών σε έναν Πίνακα Διαγραφή εγγραφών από έναν Πίνακα Μετακίνηση και αντιγραφή δεδομένων ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΈΝΑΤΟ: ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΠΙΝ Α Κ Α Αλλαγή των διαστάσεων των στηλών και των γραμμών Αλλαγή του πλάτους των στηλώ ν Αλλαγή του ύψους των στηλώ ν Γραμματοσειρές και μ εγέθη ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΚΑΤΟ :ΔΗΜΙΟΥΡΠΑ ΜΙΑΣ ΑΠΛΗΣ Φ Ο Ρ Μ Α Σ Γιατί δημιουργούμε φόρμες Δημιουργία φόρμας με την λειτουργία Auto Form Δημιουργία φόρμας «εκ του μηδενός» Πρόσθεση πεδίων στη φόρμα Εισαγωγή δεδομένων στη Φ όρμα ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΕΝΔΕΚΑΤΟ : ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ Φ Ο Ρ Μ Α Σ Μετακίνηση πεδίων Αλλαγή μεγέθους των πεδίω ν Πρόσθεση κειμένου Εμφάνιση κεφαλίδων και υποσέλιδων Μορφοποίηση κειμένου σε μία φόρμα Αλλαγή της σειράς του πλήκτρου T a b ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΩΔΕΚΑΤΟ : ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΔΕΔΟ Μ ΕΝΩ Ν Χρησιμοποίηση της λειτουργίας Εύρεσης Χ 3ησιμοποίηση της λειτουργίας Αντικατάστασης ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΚΑΤΟ ΤΡΙΤΟ ;ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΚΑΙ ΦΙΛΤΡΑΡΙΣΜΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩ Ν Ταξινόμηση δεδομένων Φιλτράρισμα δεδομένων Η εντολή Filter by Form Αποθήκευση φίλτρων σαν Ερωτήσεις ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΚΑΤΟ ΤΕΤΑΡΤΟ :ΔΗΜΙΟΥΡΠΑ ΕΡΩ ΤΗ ΣΗ Σ Τι είναι μία Ερώτηση Χρησιμοποίηση του Query W izard Αποθήκευση ερώτησης Αλλαγή των αποτελεσμάτων μιας ερώτησης Εκτύπωση των αποτελεσμάτων μιας Ερώτησης ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΚΑΤΟ ΠΕΜΠΤΟ : ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ Ε ΡΩ ΤΗ ΣΕΩ Ν Η άποψη Σχεδίασης Ερώτησης... 54

5 Εμφάνιση μιας Ερώτησης σε Άττοψη Σχεδίασης Δημιουργία Ερώτησης σε Άποψη Σχεδίασης Προσθήκη πεδίων σε μια Ερώτηση Διαγραφή Πεδίων από μία Ερώτηση Παρεμβολή νέας Στήλης Αλλαγή του μεγέθους μιας Στήλης Απόκρυψη Στήλης Κριτήρια Ερωτήσεων Ταξινόμηση Πεδίων Παρουσίαση των αποτελεσμάτων μιας ερώτησης ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΚΑΤΟ ΈΚΤΟ :ΣΧΕΣΕΙΣ ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΠΙΝΑΚΩΝ 59 Γιατί ορίζουμε σχέσεις Δημιουργία μιας σχέσης μεταξύ Πινάκων Τι είναι η Ακεραιότητα Αναφοράς Διαγραφή μιας σχέσης ΜΕΡΟΣ Β' : ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ - ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ/ ΕΠΙΛΟΓΉ ΕΚΤΑΚΤΟΥ ΔΙΔΑΚΤΙΚΟΥ ΠΡΟ ΣΩ ΠΙΚΟΥ ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ :0 ΝΟΜΟΣ (περί αξιολόγησης/ επιλογής εκτάκτου διδ/ού Προσωπικού ) ΚΕΦΑΛΑΙΟ Δ Ε Υ ΤΕΡΟ ΓΕΝΙΚΑ Η Αίτηση ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΡΙΤΟ :ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΛΕΙΤΟ ΥΡΓΙΑ Σ Σύμβολα / κουμπιά που χρησιμοποιούνται συχνά σε οθόνες του προγράμματος Εκκίνηση της Microsoft Access και άνοιγμα της βάσης ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΕΤΑΡΤΟ ; ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ / ΕΠΙΛΟΓΉΣ Φόρμα «ΑΙΤΗΣΕΙΣ - ΑΤΟΜΙΚΑ ΣΤΟ ΙΧ Ε ΙΑ» Φόρμα «ΠΡΟ ΣΟ ΝΤΑ» Πίνακας ΔΗΛΩΣΗ Πίνακας "ΜΑΘΗΜΑΤΑ" Πίνακας "ΒΑΘΜΟΙ ΠΡΟΣΟΝΤΩ Ν" ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΕΜΠΤΟ ΣΥΣΧΕΤΙΣΜ Ο Ι (RELATIONSHIPS) ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΈΚΤΟ ΕΡΩ ΤΗΣΕΙΣ (Q U E R IE S ) Query "ΒΑΘΜΟΛΟΠΑ ΕΙΣΗΓΗΤΩ Ν" Query ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΑΚΟΙ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ Query "ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟΙ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ" Query "ΔΗΛΩΣΕΙΣ ΜΑΘΗΜΑΤΩΝ" Query "ΔΗΜΟΣΙΟΙ ΥΠΑΛΛΗΛΟ Ι" Query ΒΑΘΜΟΛΟΠΑ ΚΑΤΕΧΟΝΤΩΝ ΔΙΔ/ K O r Queries "ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΤΗΤΑ - ΠΡΩΙ" και "ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΤΗΤΑ - ΑΠΟΓΕΥΜ Α... 89

6 Εκτύπωση ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΈΒΔΟΜΟ : ΑΝΑΦΟΡΕΣ (R E P O R TS) Εμφάνιση και εκτύπωση αναφορών Έξοδος από την βάση δεδομένων και από την A ccess ΠΑΡΑΤΗΜΑ I ; ΥΠΟΔΕΙΓΜΑΤΑ ΑΠΟ ΤΙΣ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ Φόρμα ΑΙΤΗΣΕΙΣ - ΑΤΟΜΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ (2 εγγραφές) Φόρμα ΠΡΟΣΟΝΤΑ (1 εγγραφή) Πίνακας ΜΑΘΗΜΑΤΑ Ερώτηση ΒΑΘΜΟΛΟΠΑ ΕΙΣΗΓΗΤΩΝ Ερώτηση ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΑΚΟΙ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ Ερώτηση ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟΙ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ Ερώτηση ΔΗΛΩΣΕΙΣ ΜΑΘΗΜΑΤΩΝ (Παράδειγμα για το μάθημα 9 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΑΚΤΥΛΟΓΡΑΦΙΑ) Ερώτηση ΔΗΜΟΣΙΟΙ ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ Ερώτηση ΒΑΘΜΟΛΟΠΑ ΚΑΤΕΧΟΝΤΩΝ ΔΙΔΑΚΤΟΡΙΚΟΥ Ερώτηση ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΤΗΤΑ ΠΡΩΙ Ερώτηση ΔΙΑΘΕΣΙΜΟΤΗΤΑ ΑΠΟΓΕΥΜΑ Αναφορά ΤΥΠΙΚΑ ΠΡΟΣΟΝΤΑ Αναφορά ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΠΡΟΫΠΗΡΕΣΙΑ Αναφορά ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΠΡΟΫΠΗΡΕΣΙΑ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

7 ^ x f i j r a r t f Με βάση το ερέθισμα από το μάθημα υπολογιστών του τμήματος και την επιθυμία μου να εμβαθύνω στο θέμα «προγραμματισμός Η/Υ», αποφάσισα να δημιουργήσω κάποιο πρόγραμμα, το οποίο θα αποτελούσε και την πτυχιακή μου εργασία. Συζητώντας με τον καθηγητή κ. Μαδυτινό καταλήξαμε στο αντικείμενο του προγράμματος το οποίο είναι η «Αξιολόγηση - Επιλογή Εκτάκτου Διδακτικού Προσωπικού». Επιλέξαμε αυτό το θέμα γιατί εκτός από την από μέρους μου εξάσκηση και εμβάθυνση στον προγραμματισμό, θα ήταν κάτι χρήσιμο για την γραμματεία του τμήματος και γενικότερα του Τ.Ε.Ι., καθώς θα ήταν ένα πιο βελτιωμένο και ευέλικτο πρόγραμμα για τον σκοπό αυτό, από το ήδη υπάρχον. Σαν γλώσσα προγραμματισμού επιλέξαμε την Microsoft Access επειδή είναι το πιο σύγχρονο σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, αφού δουλεύει στο περιβάλλον των Windows και παρέχει άριστες δυνατότητες για την δημιουργία προγραμμάτων διαχείρισης αρχείων. Στο A μέρος της εργασίας αυτής έγινε μία προσπάθεια να γίνουν κατανοητές οι κυριότερες λειτουργίες της Access, ώστε να διευκολυνθεί η χρήση του προγράμματος «ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ», αλλά και να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εγχειρίδιο χρήσης από τον κάθε ένα που επιθυμεί να μάθει την Microsoft Access. Σαν βοηθήματα χρησιμοποιήθηκαν μερικά βιβλία' σχετικά με την λειτουργία της Access από τα οποία έλαβα τις γνώσεις για την δημιουργία βάσεων δεδομένων και γενικότερα για την λειτουργία τους, καθώς και για την καλύτερη οτπική εμφάνιση των φορμών. Σ' αυτό το σημείο θα ήθελα να ευχαριστήσω τους καθηγητές κ. Μαδυτινό, και κ. Αγγελίδη και για τις υποδείξεις και την συμβολή τους για την ολοκλήρωση της εργασίας, τον κ. Δημητριάδη για την συνεργασία του, καθώς και τους εργαζόμενους στη γραμματεία του τμήματος Διοίκησης Επιχειρήσεων για τις παρατηρήσεις τους σχετικά με πρακτικά ζητήματα αρτιότητας του προγράμματος. Τέλος, θα ήθελα να αναφέρω ότι το πρόγραμμα της εργασίας αυτής («ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ»), τέθηκε σε εφαρμογή με την εισαγωγή των στοιχείων των υποψηφίων εκτάκτων εισηγητών για το διδακτικό έτος 97-'98, σε συνεργασία με τους καθηγητές κ. Δ. Μαδυτινό, Ε. Δημητριάδη και Ν. Θερίου. Όλες οι καταστάσεις που προέκυψαν κατατέθηκαν στην αρμόδια Επιτροπή του Τμήματος Δ/σης Επιχ/σεων του Τ.Ε.Ι. ' Για τα βιβλία που χρησιμοποιήθηκαν βλέττε ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ.

8 Η λειτουργία της Access l A O T K A I B f f l O m M

9 Η λατουργία της Access ^ X A T o r t f Τι είναι η Access Η Microsoft Access είναι σήμερα το δημοφιλέστερο σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Διαχειρίζεται μάλιστα σχεσιακές βάσεις δεδομένων (relational databases) έχοντας το πλεονέκτημα να δουλεύει στο γραφικό περιβάλλον των Windows. Το βασικότερο της πλεονέκτημα είναι ο εποπτικός τρόπος διαχείρισης και προσπέλασης δεδομένων. Συνήθως ένα πρόγραμμα βάσης δεδομένων είναι δύσχρηστο, αλλά η Microsoft αφαίρεσε τη δυσκολία από την εκμάθηση και χρήση των βάσεων δεδομένων, δημιουργώντας αυτό το εύχρηστο πρόγραμμα που ονομάζεται Microsoft Access. To πρόγραμμα αυτό είναι τόσο εύκολο στη χρήση, ώστε να μπορείτε να κάνετε παραγωγική εργασία σε ελάχιστο χρόνο, χρησιμοποιώντας τον υπολογιστή σας για να αποθηκεύετε, να οργανώνετε, να ανακτάτε, να διαχειρίζεστε και να εκτυπώνετε πληροφορίες.

10 Η λειτουρ γία της Access ^ Φ Α Λ Α Ι Ο n P Q f ^ ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Η χρησιμότητα των βάσεων δεδομένων Μια βάση δεδομένων (database) είναι οποιαδήποτε συλλογή πληροφοριών. Θα μπορούσε για παράδειγμα να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση των προμηθευτών μιας επιχείρησης, για τη διαχείριση των πωλήσεων, για τον έλεγχο μιας αποθήκης προϊόντων κ.τ.λ. Έτσι, με την Microsoft Access μπορείτε να: Εισάγετε, τροποποιείτε και διαγράψετε δεδομένα. Ανακτάτε τα δεδομένα που θέλετε. Οργανώνετε τα δεδομένα όπως σας «βολεύει». Δημιουργείτε πίνακες, αναφορές, φόρμες, ερωταπαντήσεις και ετικέτες από τα δεδομένα σας. Στη συνέχεια θα γνωρίσετε τις κυριότερες λειτουργίες της Access. Τρόπος αποθήκευσης δεδομένων της Access Στην Access, το πρώτο πράγμα που κάνετε είναι η δημιουργία ενός αρχείου βάσης δεδομένων. Το αρχείο αυτό περιέχει όλα όσα δημιουργείτε για αυτή τη βάση δεδομένων - όχι μόνο όλες τις πληροφορίες, αλλά επίσης τις εξειδικευμένες φόρμες, τις αναφορές και τα ευρετήρια που δημιουργείτε. Πίνακες Οι πίνακες αποτελούν την καρδιά κάθε βάσης δεδομένων. Ένας πίνακας δεδομένων παρουσιάζεται στην Εικόνα 1.1. Η Access αποθηκεύει κάθε καταχώρηση που κάνετε στη βάση δεδομένων (π.χ. κάθε πελάτη) σε δική του γραμμή, η οποία ονομάζεται εγγραφή (record). Για παράδειγμα όλες οι πληροφορίες για έναν πελάτη, π.χ. ο κωδικός του, το επώνυμο, το όνομα, η διεύθυνσή του, το τηλέφωνό του κ.τ.λ., αποτελούν μια εγγραφή. Κάθε είδος πληροφορίας, π.χ. ο κωδικός προμηθευτή, το επώνυμό του κ.τλ., είναι ένα πεδίο (field). Τα πεδία είναι οι στήλες σε έναν πίνακα. Κάθε βάση δεδομένων μπορεί να έχει πολλούς πίνακες. Για παράδειγμα θα μπορούσατε να έχετε έναν τπ'νακα ο οποίος παρουσιάζει όλους τους πελάτες σας και έναν άλλο, ο οποίος παρουσιάζει πληροφορίες για τα προϊόντα που πουλάτε, κ.ο.κ.

11 Η λειτουργία της Access 9 Εικόνα 1.1. Ένας πίνακας της Access Φόρμες Όλα τα δεδομένα που εισάγετε στη βάση δεδομένων σας καταλήγουν σε έναν πίνακα. Όμως η εισαγωγή πληροφοριών απευθείας σε έναν πίνακα δεν είναι πάντα ο καλύτερος τρόπος. Όι φόρμες μας δίνουν τη δυνατότητα να εισάγουμε, να επεξεργαστούμε και εμφανίσουμε τα δεδομένα κατά μία εγγραφή τη φορά (εικόνα 1.2). Η Access διασυνδέει τη φόρμα με έναν πίνακα και αποθηκεύει τις πληροφορίες που εισάγετε στη φόρμα στον πίνακα αυτόν. Το ίδιο βέβαια συμβαίνει και όταν εισάγετε πληροφορίες σε έναν πίνακα. Τα δεδομένα αυτά αποθηκεύονται και στην αντίστοιχη φόρμα, εφόσον έχει δημιουργηθεί. «ΙΔΕΙΣ^ΉΤΗ: εηακγίμ HMOTt^ArmrHI I ΪΛλΒΪ rutpqffrtid jrrodciataytothtor [S H li^ ΓΕΝΝΗΣΕΣ ί Εικόνα 1.2. Οι φόρμες κάνουν πιο εύκολη την εισαγωγή δεδομένων.

12 Η λατουργία της Access 10 Αναφορές Ενώ οι φόρμες είναι σχεδιασμένες ώστε να χρησιμοποιούνται στην οθόνη, οι αναφορές (reports) είναι σχεδιασμένες ώστε να εκτυπώνονται. Οι αναφορές είναι ειδικά μορφοποιημένες συλλογές των δεδομένων σας, οργανωμένες ακριβώς με τον τρόπο που θέλετε. Για παράδειγμα μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε μια αναφορά όλων σας των πελατών (εικόνα 1.3).^ Εικόνα 1.3. Παράδειγμα αναφοράς σε άττοψη προεττισκότησης εκτύπωσης. Ερωτήσεις Ένα από τα ισχυρότερα χαρακτηριστικά σε μια βάση δεδομένων είναι η δυνατότητα απόσπασης κάποιων συγκεκριμένων πληροφοριών. Μία ερώτηση (query) είναι ένας τρόπος για να εξαιρείτε τις πληροφορίες που δεν θέλετε να βλέπετε, έτσι ώστε να επικεντρώνεστε μόνο σ εκείνες τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Αν, για παράδειγμα θέλετε να βρείτε τις παραγγελίες που έγιναν π.χ. τον μήνα Νοέμβριο, μπορείτε να κατασκευάσετε μια ερώτηση (query), με την οποία θα πάρετε από την βάση δεδομένων μόνο τις παραγγελίες που ικανοποιούν τη συγκεκριμένη συνθήκη. Μετά μπορείτε και να τυπώσετε τα αποτελέσματα της ερώτησης. Πώς ταιριάζουν όλα αυτά τα μέρη μεταξύ τους Αν και δημιουργείτε τους πίνακες, τις αναφορές, τις φόρμες και τις ερωτήσεις ακολουθώντας ξεχωριστά βήματα, όλα αυτά τα στοιχεία σχετίζονται μεταξύ τους. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, οι πίνακες είναι το κεντρικό σημείο 'Βλ. "Το ττλήρες περιβάλλον του Microsoft Office Professional 97", Β. Γκιούρδας Εκδοτική. 1997,σελ

13 Η λειτουργία της Access εστίασης όλων των δραστηριοτήτων - όλα τα άλλα αντικείμενα κάνουν κάτι ττάνω στα δεδομένα των πινάκων ή με αυτά. Οι αναφορές συνοψίζουν και οργανώνουν τα δεδομένα ενός πίνακα. Οι φόρμες σας βοηθούν να εισάγετε δεδομένα σ έναν πίνακα. Οι ερωτήσεις σας βοηθούν να βρίσκετε τις πληροφορίες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σ έναν πίνακα.' ' Βλ. «Το πλήρες περιβάλλον του Microsoft Office Professional 97 ",όπ.π., σελ

14 Η λειτουρ γία της Access 12 ^ Φ Α Λ Α ΙΟ ΔΕΥΤΕΡΟ ΕΚΚΙΝΗΣΗ ΚΑΙ ΕΞΟΔΟΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ACCESS Εκκίνηση της Access Υπάρχουν πολλοί τρόποι για την εκκίνηση της Access, ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο έχει εγκατασταθεί. Δύο από τους βασικούς και πιο απλούς τρόπους είναι οι εξής; Λ' τρόπος : Εκκίνηση μέσω του πλήκτρου Start της γραμμής εργασιών των Windows. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Κάντε κλικ στο πλήκτρο Start της γραμμής εργασιών των Wndows. Θα εμφανιστεί το μενού του πλήκτρου Start. 2. Επιλέξτε την καταχώρηση Programs (προγράμματα). Θα εμφανιστεί μία λίστα των ομάδων προγραμμάτων που είναι εγκατεστημένα στον υπολογιστή σας. 3. Επιλέξτε την καταχώρηση Microsoft Access για να ξεκινήσετε την Access. g τρόπος : Εκκίνηση μέσω συντόμευσης (shortcut). Αν έχετε δημιουργήσει μία συντόμευση (shortcut) για την Access, πάνω στην επιφάνεια εργασίας των Wndows, μπορείτε να ξεκινήσετε την Access κάνοντας διπλό κλικ πάνω στο εικονίδιο της συντόμευσης. Εικόνα 2.1. Το πλαίσιο διαλόγου Microsoft Access

15 Η λειτουργία της Access 13 Όταν ξεκινάτε την Access εμφανίζεται ένα ττλαίσιο διαλόγου (βλ. Εικόνα 2,1), το οττοίο σας ρωτάει αν θέλετε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων και με ττοιον τρόττο [«εκ του μηδενός» (Blank Database) ή χρησιμοττοιώντας έναν Οδηγό Δημιουργίας Βάσεων Δεδομένων (Database Wizard)], ή να ανοίξετε μια υπάρχουσα. Μετά την επιλογή σας πατήστε ΟΚ. Αν πατήσετε Cancel θα εμφανιστεί η αρχική οθόνη της Access (εικόνα 2.2). Όπως και στις οθόνες των άλλων εφαρμογών για Windows υπάρχουν γραμμές εργαλείων, μενού, μια γραμμή καταστάσεων κλπ. Η περιοχή εργασίας είναι κενή και τα μενού που εμφανίζονται είναι ελάχιστα, αφού δεν υπάρχει καμία ανοικτή βάση δεδομένων. Γραμμή των μενού Γραμμή εργαλείων Εικόνα 2.2. Η αρχική οθόνη της Access. Οι γραμμές εργαλείων της Access Οι γραμμές εργαλείων είναι γραμμές με πλήκτρα τα οποία αντιπροσωπεύουν συχνά χρησιμοποιούμενες εντολές και συχνά γρηγορότερους τρόπους για την εκτέλεση των ίδιων λειτουργιών που εκτελούν και οι εντολές των μενού. Η γραμμή εργαλείων της Access αλλάζει ανάλογα με την εργασία που εκτελείτε κάθε φορά στη βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, άλλη είναι όταν βλέπετε έναν πίνακα και άλλη όταν σχεδιάζετε έναν πίνακα, μία φόρμα ή μία αναφορά. Για να δείτε τι κάνει το κάθε ένα από τα πλήκτρα αυτά, απλώς τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού για λίγο επάνω του χωρίς να κάνετε κλικ και θα δείτε ότι εμφανίζεται ένα πλαίσιο με το όνομα του πλήκτρου (Screen- Tip) (εικόνα 2.3). ' Βλ. όπ.π., σελ. 581.

16 Η λειτουργία της Access 14 Εικόνα 2.3. Τοποθετώντας τον δείκτη του ποντικιού πάνω ο εργαλείων, εμφανίζεται το όνομά του. ) πλήκτρο μιας γραμμής Έξοδος από την Access Τελειώνοντας την εργασία σας στην Access, μπορείτε να την κλείσετε χρησιμοποιώντας μία από τις παρακάτω μεθόδους: Επιλέξτε File από το μενού της Access και Exit. Κάντε κλικ στο πλήκτρο κλεισίματος (αυτό με το «X») του παραθύρου της εφαρμογής Access.

17 Η λατουργία της Access ^Φ Α Λ Α ΙΟ Τ ΡίΤο ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΑΣ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Επιλογή του τρόπου για την δημιουργία μιας Βάσης Δεδομένων Πριν δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων, θα πρέπει να αποφασίσετε αν θα δημιουργήσετε την βάση δεδομένων «εκ του μηδενός» (δημιουργώντας κατόπιν «χειρωνακτικά» όλους τους πίνακες, τις αναφορές και τις φόρμες που θα χρειαστείτε) ή αν θα χρησιμοποιήσετε έναν Οδηγό Δημιουργίας Βάσεων Δεδομένων (Database Wizard), ο οποίος μπορεί να κάνει όλη την δουλεία για σας.' Εάν υπάρχει κάποιο κατάλληλο wizard μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε γρήγορα την βάση δεδομένων σας και κατόπιν να κάνετε τις αλλαγές που θέλετε, αν απαιτούνται. Δημιουργία μιας κενής βάσης δεδομένων Α ΤΡΟΠΟΣ Εάν στην οθόνη σας εμφανίζεται ακόμη το πλαίσιο διαλόγου Microsoft Access (εικόνα 2.1), ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων: 1. Επιλέξτε το πλήκτρο Blank Database (κενή Βάση Δεδομένων). 2. Κάντε κλικ στο πλήκτρο ΟΚ. W ΤΡΟΠΟΣ Αν είχατε κλείσει αυτό το πλαίσιο διαλόγου και βρίσκεστε στην αρχική οθόνη της Access (εικόνα 2.2), μπορείτε να δημιουργήσετε μία νέα Βάση Δεδομένων ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα; 1. Επιλέξτε File, New ή κάντε κλικ στο πλήκτρο New της γραμμής εργαλείων. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου New (εικόνα 3.1). 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα General (γενικά), αν χρειάζεται, για να εμφανίσετε τα περιεχόμενά της. Έπειτα κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Blank Database. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου File New Database. 3. Στο πλαίσιο File Name εισάγετε ένα όνομα για τη βάση δεδομένων. Κατόπιν κάντε κλικ στο Create. Η Access δημιουργεί τη νέα βάση δεδομένων (εικόνα 3.2) ' Database Wizard (Οδηγός Δημιουργίας Βάσεων Δεδομένων): Η Access διαθέτει αρκετά Database Wizards τα οποία είναι μίνι προγράμματα, τα οποία σας ρωτούν σχετικά με τις ανάγκες σας και κατόπιν δημιουργούν μια βάση δεδομένων με την κατάλληλη δομή.

18 Η λειτουργία της Access 16 Εικόνα 3.1. Η καρτέλα General του πλαισίου διαλόγου New. Εικόνα 3.2. Το παράθυρο μιας νέας, κενής βάσης δεδομένων. Δημιουργία μιας Βάσης Δεδομένων με ένα Wizard Ένας Οδηγός Δημιουργίας Βάσεων Δεδομένων, Database Wizard, μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα σχεδόν όλους τους απαραίτητους πίνακες, τις φόρμες και τις αναφορές. Το σημαντικό σημείο εδώ είναι η επιλογή του κατάλληλου V\/izard για να επιτύχετε το σκοπό σας. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα;

19 Η λατουργία της Access Εάν μόλις ξεκινήσατε την Access και εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Microsoft Access στην οθόνη, κάντε ι^ικ στην επιλογή Database Wizard και μετά στο ΟΚ. Αν κλείσατε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε την εντολή File, New Database Και στις δύο περιπτώσεις, θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου New. 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Databases για να εμφανίσετε την λίστα των wizards. 3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ενός από τα διαθέσιμα wizards. 4. Αφού βρείτε το επιθυμητό wizard, κάντε κλικ στο ΟΚ. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου File New Database. 5. Εισάγετε ένα όνομα για τη βάση δεδομένων στο πλαίσιο File Name και κάνε κλικ στο Create για να τη δημιουργήσετε. Το wizard ξεκινά την εργασία του και εμφανίζει ορισμένες πληροφορίες στην οθόνη. 6. Κάντε κλικ στο πλήκτρο Next για να συνεχίσετε. Εμφανίζεται μια λίστα με τους πίνακες που θα δημιουργηθούν (εικόνα 3.3). Στην αριστερή λίστα εμφανίζονται οι πίνακες που θα δημιουργηθούν και στη δεξιά λίστα εμφανίζονται τα πεδία του επιλεγμένου πίνακα. Εικόνα 3.3. Οι πίνακες και τα πεδία που θα δημιουργήσει ιο wizard για σας. 7. Επιλέξτε την καταχώρηση ενός πίνακα στην αριστερή λίστα και εξετάστε τα πεδία του στη δεξιά. 8. Κάντε κλικ στο Next για να συνεχίσετε. Το wizard σας ρωτάει τι είδους εμφάνιση θέλετε για την οθόνη. 9. Επιλέξτε ένα στυλ εμφάνισης από τη λίστα και κάντε κλικ στο Next. Το wizard θα σας ζητήσει να επιλέξετε ένα στυλ για τις εκτυπωμένες αναφορές. 10. Κάντε κλικ σε ένα στυλ αναφοράς και πατήστε στο Next. 11. Το wizard σας ζητά τώρα έναν τίτλο για τη βάση δεδομένων, ο οποίος θα εμφανίζεται στις αναφορές. Εισάγετε έναν τίτλο. 12. Κάντε κλικ στο Finish για να ανοίξετε τη νέα βάση δεδομένων σας.

20 Η λειτουργία της Access 18 Η βάση δεδομένων σας έχει δημιουργηθεί και στην οθόνη θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με έναν πίνακα επιλογών (switchboard) (εικόνα 3.4). Για να κλείσετε το παράθυρο του πίνακα επιλογών κάντε κλικ στο πλήκτρο κλεισίματος ' Για να δείτε τους πίνακες, τις φόρμες και τις αναφορές που έχουν δημιουργηθεί κάντε κλικ σε καθένα από τα αντικείμενα αυτά. Εικόνα 3.4. Το παράθυρο ίου πίνακα επιλογών που δημιούργησε ιο Database wizard. ' Βλ. όπ.π. σελ

21 Η λατουργία της Access ^ Φ Α Λ Α ΙΟ ΤΕΤΑΡΤΟ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ, ΑΝΟΙΓΜΑ ΚΑΙ ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Αποθήκευση Βάσεων Δεδομένων Για να μην χάσετε τίποτα από αυτά που κάνατε με τον υπολογιστή σας, πριν τον κλείσετε, θα πρέπει να αποθηκεύσετε την δουλειά σας. Όταν ονομάσατε την βάση δεδομένων που δημιουργήσατε, αποθηκεύτηκε αυτόματα. Το ίδιο αυτόματα αποθηκεύεται και κάθε εισαγωγή πληροφοριών που κάνετε, οπότε δεν χρειάζεται να αποθηκεύετε τη δουλειά σας πριν κλείσετε μία βάση δεδομένων. Όταν κάνετε όμως κάποια αλλαγή στη δομή κάποιου αντικειμένου, η Access σας ρωτά αν θέλετε να αποθηκεύσετε τη αλλαγή, κάθε φορά που πηγαίνετε να κλείσετε το αντικείμενο. Έτσι, εμφανίζεται στην οθόνη ένα πλαίσιο διαλόγου (εικόνα 4.1), στο οποίο πρέπει να πατήσετε στο Yes για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές. λ Dojrou wanuo save changes hdthe desis^ri of table h Yes i Cancel Εικόνα 4.1. To πλαίσιο διαλόγου που σας ρωτά αν θέλετε να αποθτικεύσετε τις αλλαγές στη δομή ενός αντικειμένου. Κλείσιμο Βάσεων Δεδομένων Αν θέλετε να κλείσετε μία βάση δεδομένων για να ανοίξετε μία άλλη, έχετε τις εξής επιλογές: Κάντε κλικ στο πλήκτρο Κλεισίματος (X), στην πάνω δεξιά γωνία του παραθύρου βάσης δεδομένων. Κάντε διπλό κλικ στο πλήκτρο εμφάνισης του μενού ελέγχου, στην πάνω αριστερή γωνία του παραθύρου βάσης δεδομένων (εικόνα 4.2). Επιλέξτε την εντολή File και Close.

22 Η λειτουργία της Access 20 Εικόνα 4.2. Κλείνοντας μια βάση δεδομένων. Ανοιγμα μιας Βάσης Δεδομένων Για να ανοίξετε μια ττρόσφατα χρησιμοττοιημένη βάση δεδομένων, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Ανοίξτε το μενού File. Στο κάτω μέρος του μενού, θα δείτε τις τέσσερις βάσεις δεδομένων που χρησιμοποιήθηκαν πιο πρόσφατα. 2. Κάντε κλικ στην επιθυμητή βάση δεδομένων. Αν η βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε δεν υπάρχει στο μενού File, κάντε τα εξής: 1. Επιλέξτε File, Open ή κάντε κλικ στο πλήκτρο Open της γραμμής εργαλείων. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου. 2. Κάντε διπλό κλικ στο όνομα της επιθυμητής βάσης δεδομένων για να την ανοίξετε.

23 Η λειτουργία της Access 21 ^ Φ Α Λ Α ΙΟ ΠΕΜΠΤΟ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΙΝΑΚΑ ΧΩΡΙΣ WIZARD Η δημιουργία ενός Πίνακα μπορεί να γίνει είτε στην άποψη Σχεδίασης, είτε στην άποψη Φύλλου Δεδομένων. Ο δεύτερος τρόπος ωστόσο δεν συνιστάται, αφού η άποψη Φύλλου Δεδομένων είναι σχεδιασμένη για εισαγωγή και παρουσίαση δεδομένων, ΓΓ αυτό θα αναλύσουμε μόνο τον πρώτο τρόπο. Για να δημιουργήσετε, έναν πίνακα, λοιπόν, στην άποψη Σχεδίασης Πίνακα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Από το παράθυρο βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στην καρτέλα Tables και μετά στο πλήκτρο New. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου (εικόνα 5.1). Εικόνα 5.1. Από αυτό το πλαίσιο διαλόγου ξεκινάτε τη δημιουργία ενός ττίνακα. 2. Κάντε κλικ στο Design View και στο ΟΚ. Θα εμφανιστεί στην οθόνη σας η άποψη Σχεδίασης (εικόνα 5.2). Εικόνα 5.2. Η άποψη Σχεδίασης Πίνακα

24 Η λατουργία της Access Πληκτρολογήστε ένα όνομα πεδίου στην πρώτη κενή γραμμή της στήλης Field Νβπιβ (Όνομα Πεδίου). Κατόπιν πατήστε το πλήκτρο Tab για να μεταφερθείτε στη στήλη Data Type (Τύπος Δεδομένων). 4. Όταν μεταβείτε στη στήλη Data Type, θα δείτε ένα πλήκτρο με κάτω βέλος. Κάντε κλικ επάνω του και επιλέξτε έναν τύπο δεδομένων για το πεδίο αυτό από την αναδιπλούμενη λίστα. Παρακάτω θα αναλύσουμε τους τύπους και τις ιδιότητες των πεδίων. 5. Η επόμενη στήλη, Description, είναι προαιρετική. Πατώντας για να μεταβείτε σ αυτή, μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια περιγραφή για το πεδίο, η οποία θα εμφανίζεται στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης, όταν δουλεύετε στην άποψη Φύλλου Δεδομένων. 6. Κάθε πεδίο που προσθέτετε έχει πολλές ιδιότητες, τις οποίες μπορείτε να ορίζετε ή να αλλάζετε μέσω της περιοχής Field Properties (Ιδιότητες πεδίου) της άποψης σχεδίασης (εικόνα 5.3). Εικόνα 5.3 Αλλάζετε τις ιδιότητες των ττεδίων από την περιοχή Field Properties. 7. Εισάγετε όσα πεδία θέλετε, επαναλαμβάνοντας τα βήματα 3 έως Κάντε κλικ στο πλήκτρο κλεισίματος ( Ξ ) του παραθύρου Σχεδίασης Πίνακα. 9. Στην ερώτηση για το αν θέλετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στον πίνακα, επιλέξτε Yes. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Save As. 10. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον πίνακα στο πλαίσιο κειμένου Table Name και κάντε κλικ στο ΟΚ. Καθορισμός πρωτεύοντος κλειδιού Όταν κλείσετε την άποψη Σχεδίασης Πίνακα, μπορεί να δείτε ένα μήνυμα που θα σας ενημερώνει ότι δεν έχετε ορίσει πρωτεύον κλειδί. Κάθε πίνακας της Ανά πάσα στιγμή μπορείτε να μεταβείτε σε άποψη Φύλλου Δεδομένων (Datasheet) για να δείτε πώς δείχνει ο ττίνακάς σας. Ετπλέξτε View, Datasheet ή κάντε κλικ στο μέλος του πλήκτρου της γραμμής εργαλείων και ετπλέξτε την άποψη Datasheet. Αν σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε τη δουλειά σας πατήστε Yes και αφού εισάγετε ένα όνομα πατήστε στο ΟΚ.

25 Η λειτουργία της Access 23 βάσης δεδομένων σας θα πρέπει να έχει ένα πρωτεύον κλειδί (primary key>δηλαδή, ένα ή περισσότερα πεδία των σποίων οι τιμές θα χαρακτηρίζουν με μοναδικό τρόπο κάθε εγγραφή του πίνακα. Το πρωτεύον κλειδί βοηθά τη Microsoft Access να αναζητά, να βρίσκει και να συνδυάζει δεδομένα όσο το δυνατό πιο αποδοτικά. Για να ορίσετε το πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Επιλέξτε το κατάλληλο πεδίο, σε άποψη Σχεδίασης Πίνακα, πατώντας στον επιλογέα γραμμής που αντιστοιχεί στο πεδίο αυτό (εικόνα 5.4). 2. Επιλέξτε Edit, Primary Key (Πρωτεύον κλειδί) ή πατήστε στο κουμττί ορισμού πρωτεύοντος κλειδιού (Set Primary Key) της γραμμής εργαλείων. Στα αριστερά του ονόματος του πεδίου, θα εμφανιστεί ένα εικονίδιο κλειδιού (εικόνα 5.4). Εικόνα 5.4 Ορίζοντας το ττεδίο πρωτεύοντος κλειδιού. Κατανόηση των Τύττων και των Ιδιοτήτων των Πεδίων Στις προηγούμενες ενότητες αυτού του κεφαλαίου έγινε αναφορά στους τύπους και τις Ιδιότητες των πεδίων. Παρακάτω θα αναλύσουμε ποιοι είναι οι Τύποι αυτοί και ποιες οι Ιδιότητες. Τύποι Πεδίου (Data Type) Text (Κείμενο). Απλό κείμενο, το οποίο μπορεί να περιέχει αριθμούς, γράμματα και σύμβολα. Ένα πεδίο Κειμένου μπορεί να περιέχει μέχρι 255 χαρακτήρες.

26 Η λατουργία της Access 24 Memo (Απόσπασμα κειμένου). Απλό κείμενο, στο οποίο όμως δεν καθορίζετε μέγιστο μήκος πεδίου. Ένα πεδίο αυτού του τύπου μπορεί να περιέχει σχεδόν οπτειρο κείμενο. Number (Αριθμός). Απλοί αριθμοί (όχι νομισματικές τιμές ή ημερομηνίες). Στα πεδία αυτά δεν επιτρέπονται χαρακτήρες κειμένου. Date / Time. Τιμές ημερομηνίας ή ώρας. Currency (Νομισματική μονάδα). Τιμές μορφοποιημένες σαν χρηματικά ποσά. Auto Number (Αυτόματη αρίθμηση). Η Access εισάγει αυτόματα έναν διαδοχικό αριθμό για κάθε εγγραφή. Yes / No (Ναι / Όχι). Η απάντηση σε μία ερώτηση που μπορεί να απαντηθεί με ένα «ναι» ή ένα «όχι». Μπορεί να περιέχει τις τιμές Yes ή No, True ή False, On ή Off. OLE object (Αντικείμενο OLE). Ένας σύνδεσμος προς μία άλλη βάση δεδομένων ή αρχείο. Hyperlink (Υπέρ-Σύνδεσμος). Ένας σύνδεσμος προς μία θέση στο World Wide Web. Lookup Wizard (Οδηγός Αναζήτησης). Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μία λίστα από την οποία επιλέγετε μία τιμή για κάθε εγγραφή. Iδιότπτεc Πεδίου (Field Properties) Ανάλογα με τον τύπο του, κάθε πεδίο μπορεί να έχει διαφορετικές ιδιότητες. Αυτές εμφανίζονται στη περιοχή Field Properties. Ορισμένες από τις σημαντικότερες ιδιότητες για κάθε τύπο πεδίου είναι οι εξής: Field Size (Μέγεθος πεδίου). Ο μέγιστος αριθμός χαρακτήρων που μπορείτε να εισάγετε σ αυτό το πεδίο. Format (μορφή). Εμφανίζει μια λίστα με επιλογές μορφοποίησης για κάθε τύπο δεδομένων. Default Value (Εξ ορισμού Τιμή). Αν το πεδίο θα περιέχει συνήθως μία συγκεκριμένη τιμή (για παράδειγμα, το ίδιο όνομα πόλης) σε σχεδόν κάθε εγγραφή, μπορείτε να την εισάγετε εδώ για να διευκολύνετε την καταχώρηση των δεδομένων. Η τιμή αυτή θα εμφανίζεται σε κάθε νέα εγγραφή, αλλά θα μπορείτε να την αντικαταστήσετε στις περπττώσεις που δεν είναι κατάλληλη. Decimal Places (Δεκαδικά Ψηφία). Για αριθμητικά πεδία μπορείτε να καθορίζετε το εξ ορισμού αριθμό δεκαδικών ψηφίων με τα οποία θα εμφανίζονται οι αριθμοί. Required (Απαιτούμενο). Επιλέξτε Yes (Ναι) ή No (Όχι) για να καθορίσετε αν ο χρήστης θα μπορεί να αφήσει κενό αυτό το πεδίο κατά την εισαγωγή μιας νέας εγγραφής.^ Caption (Επικεφαλίδα). Πληκτρολογήστε, αν θέλετε, το όνομα με το οποίο θέλετε να εμφανίζεται η επικεφαλίδα του πεδίου στην άποψη Φύλλου Δεδομένων του Πίνακα. ' ΒΑ. όπ.π., σελ Βλ. όπ.ττ., σελ

27 Η λειτουργία της Access 25 ^ςβφαλαιο ΈΚΤο ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΠΙΝΑΚΩΝ Τροποποίηση Πεδίων και των Ιδιοτήτων τους Μπορείτε να τροποποιήσετε οποιονδήποτε πίνακα σε άποψη Σχεδίασης Πίνακα, είτε τον δημιουργήσατε χειρωνακτικά, είτε με την βοήθεια του Table Wizard (εικόνα 6.1). Αν δεν είστε σε άποψη Σχεδίασης Πίνακα, για να μεταβείτε εκεί, επιλέξτε ένα από τα ακόλουθα: Εμφανίστε το παράθυρο βάσης δεδομένων (Database) και κάντε κλικ στην καρτέλα Tables. Επιλέξτε τον πίνακα τον οποίο θέλετε να τροποποιήσετε και κάντε κλικ στο πλήκτρο Design (Σχεδίαση). Αν είστε σε άποψη Φύλλου Δεδομένων του πίνακα που θέλετε να τροποποιήσετε, επιλέξτε View, Table Design, ή Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα από το πλήκτρο View της γραμμής εργαλείων και επιλέξτε την άποψη Σχεδίασης. Για να κάνετε αλλαγές σε οποιοδήποτε πεδίο, ακολουθήστε την παρακάτω διαδικασία: 1. Κάντε κλικ στο όνομα οποιουδήποτε πεδίου, στη στήλη Field Name 2. Κάντε κλικ στη στήλη Data Type για να εμφανίσετε τους τύπους δεδομένων και επιλέξτε διαφορετικό τύπο για το πεδίο, αν θέλετε. 3. Αν θέλετε, χρησιμοποιήστε την περιοχή Field Properties για να αλλάξετε οποιεσδήποτε ιδιότητες του πεδίου. Κάντε κλικ στο πλαίσιο δίπλα από το όνομα μιας ιδιότητας για να αλλάξετε την ρύθμισή του. 4. Αν θέλετε να τροποποιήσετε επιπλέον πεδία, επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 3. Εικόνα 6.1. Η άποψη Σχεδίασης Πίνακα.

28 Η λειτουργία της Access 26 Πρόσθεση Πεδίου Η πρόσθεση ενός πεδίου μπορεί να γίνει είτε σε άποψη Σχεδίασης Πίνακα, είτε σε άποψη Φύλλου Δεδομένων. Σε άποψη Σχεδίασης Πίνακα γίνεται ως εξής: I I 1. Επιλέξτε το πεδίο που βρίσκεται μετά από την θέση στην σποία θέλετε να εισάγετε το νέο πεδίο. 2. Κάντε κλικ στο πλήκτρο Insert Rows (Εισαγωγή γραμμών) της γραμμής εργαλείων, ή επιλέξτε Insert, Row από το βασικό μενσύ. Θα εμφανιστεί μια κενή γραμμή στην λίστα Field Name. 3. Εισάγετε το όνομα, τον τύπο και την περιγραφή (προαιρετικά) για το νέο πεδίο. Διαγραφή Πεδίου Η διαγραφή πεδίου μπορεί να γίνει είτε σε άποψη Σχεδίασης Πίνακα, είτε σε άποψη Φύλλου Δεδομένων. Για να διαγράψετε ένα πεδίο στην άποψη Σχεδίασης, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να διαγράψετε, κάνοντας κλικ στον επιλογέα πεδίων. 2. Χρησιμοποιήστε μία από τις παρακάτω τεχνικές: Πατήστε το πλήκτρο Delete του πληκτρολογίου σας. Π Κάντε κλικ στο πλήκτρο Delete Rows (Διαγραφή γραμμών) της - I γραμμής εργαλείων. Επιλέξτε Edit, Delete Row από τα μενού. Όσον αφορά την πρόσθεση πεδίου, συνιστάται να γίνεται σε άποψη Σχεδίασης, αφού είναι ο ευκολότερος τρόπος. Η διαγραφή πεδίου γίνεται εξίσου εύκολα και στις δύο απόψεις. Για την διαγραφή πεδίου σε άποψη Φύλλου Δεδομένων ακολουθήστε τα εξής βήματα: 1. Μεταβείτε σε άποψη Φύλλου Δεδομένων, αν δεν είστε ήδη. 2. Επιλέξτε ολόκληρη την στήλη για το πεδίο που θέλετε να διαγράψετε κάνοντας κλικ πάνω ακριβώς από την επικεφαλίδα του πεδίου όπου ο κέρσορας εμφανίζεται σαν βελάκι με κατεύθυνση προς τα κάτω. 3. Επιλέξτε την εντολή Edit, Delete Column (Διαγραφή στήλης).^ Απόκρυφη Πεδίου Σε ορισμένες περιτττώσεις, μπορεί να χρειάζεστε ένα πεδίο, αλλά δεν θέλετε να είναι πάντα ορατά τα περιεχόμενά του. Σ αυτές τις περιπτώσεις μπορείτε να κρύβετε το πεδίο αντί να το διαγράφετε, ούτως ώστε, αφ ενός να διατηρήσετε τα δεδομένα που έχετε - αν έχετε - εισάγει σ αυτό το πεδίο και αφ ετέρου να μην χρειαστεί να ορίσετε ξανά τις ιδιότητες του πεδίου (Field Properties), αφού θα μείνουν άθικτες. Η απόκρυψη πεδίου μπορεί να γίνει μόνο σε άποψη Φύλλου Δεδομένων. ' Βλ. όττ,ττ., ςτελ

29 Η λειτουργία της Access 27 Η απόκρυψη πεδίου μπορεί να γίνει μόνο σε άποψη Φύλλου Δεδομένων. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Μεταβείτε σε άποψη Φύλλου Δεδομένων, αν δεν είστε. 2. Επιλέξτε το πεδίο (ή τα πεδία) που θέλετε να κρύψετε. 3. Επιλέξτε Format, Hide Columns (Απόκρυψη Στηλών). Τα επιλεγμένα πεδία θα εξαφανιστούν από την οθόνη. Για να εμφανίσετε τα κρυμμένα πεδία, κάντε τα εξής: 1. Επιλέξτε Format, Unhide Columns (Επανεμφάνιση Στηλών). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Unhide Columns (εικόνα 6.2), όπου, όπως θα παρατηρήσετε, τα κρυμμένα πεδία δεν εμφανίζουν σύμβολο μαρκαρίσματος στα αριστερά τους. Εικόνα 6.2. Το πλαίσιο διαλόγου Επανεμφάνισης Στηλών. 2. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε οποιοδήποτε πεδίο του οποίου την κατάσταση εμφάνισης / απόκρυψης θέλετε να αλλάξετε. 3. Κάντε κλικ στο πλήκτρο Close για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου. Διαγραφή Πίνακα Αν θελήσετε να διαγράψετε έναν πίνακα, για οποιονδήποτε λόγο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Κάντε κλικ στο αντικείμενο Tables, στο παράθυρο βάσης δεδομένων (Database). 2. Κάντε κλικ στον πίνακα που θέλετε να διαγράψετε. 3. Πατήστε το πλήκτρο Delete του πληκτρολογίου σας, ή επιλέξτε Edit, Delete. ' Βλ. όπ.π.,σελ

30 Η Αυτουργία της Access 28. Θα εμφανιστεί ένα μήνυμα, το οποίο σας ρωτάει αν είστε σίγουροι ότι θελετε να διαγράψετε τον πίνακα. Κάντε κλικ στο Yes για να το επιβεβαιώσετε.

31 Ι^ΦΑΛΑΙΟ ΈΒΑΟΜο ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΕ ΕΝΑΝ ΠΙ Η λειτουργία της Access Μετά την δημιουργία ενός πίνακα και αφού έχουν γίνει οι απαραίτητες τροποποιήσεις στη δομή του μπορείτε να αρχίσετε την εισαγωγή των δεδομένων σ' αυτόν. Εισαγωγή μιας εγγραφής Όπως αναφέρθηκε στο πρώτο κεφάλαιο, μια εγγραφή περιέχει όλα τα δεδομένα για ένα συγκεκριμένο αντικείμενο ή άτομο. Σε κάθε πεδίο μιας εγγραφής εισάγετε ένα στοιχείο πληροφορίας. Ανοίξτε τον πίνακά σας, κάνοντας διπλό κλικ επάνω του στο παράθυρο Database και ακολουθήστε την εξής διαδικασία: 1. Κάντε κλικ στο πρώτο κενό κελί της πρώτης κενής στήλης. (Αν το πρώτο πεδίο είναι ορισμένο τύπου αυτόματης αρίθμησης, ξεκινήστε με το δεύτερο πεδίο). 2. Πληκτρολογήστε μια τιμή για το πεδίο. 3. Πατήστε Tab για να μεταφερθείτε στο επόμενο πεδίο και εισάγετε μία τιμή γι αυτό. 4. Συνεχίστε κατά τον ίδιο τρόπο μέχρι την τελευταία εγγραφή. Πατώντας Tab στο τελευταίο πεδίο της εγγραφής, θα μεταβείτε στην επόμενη εγγραφή. 5. Συνεχίστε έτσι μέχρι να εισάγετε όλες τις εγγραφές. Μετακινήσεις σε έναν Πίνακα Γ ια τις μετακινήσεις σε έναν πίνακα υπάρχουν πολλές τεχνικές πληκτρολογίου, εκτός από να πατάτε το Tab ή να κάνετε κλικ στο κελί που θέλετε. Αυτές αναγράφονται στον πίνακα 7.1. Πίνακας 7.1. Τεχνικές μετακίνησης σε Πίνακες Γ ια να μεταβείτε στο.. Επόμενο πεδίο Προηγούμενο πεδίο Τελευταίο πεδίο της εγγραφής Πρώτο πεδίο της εγγραφής Ιδιο πεδίο της επόμενης εγγραφής Ιδιο πεδίο της προηγούμενης εγγραφής Ιδιο πεδίο της τελευταίας εγγραφής Ιδιο πεδίο της πρώτης εγγραφής Τελευταίο πεδίο της τελευταίας εγγραφής Πρώτο πεδίο της πρώτης εγγραφής Πατήστε.. Tab Shift + Tab End Home Κάτω βέλος Πάνω βέλος Ctrl + κάτω βέλος Ctrl + πάνω βέλος Ctrl + End Ctrl -* Home Κελί (Cell) είναι ri τομή μιας γραμμής και μιας στήλίΐς. Είναι το στιμείο στο οποίο εισάγετε τα δεδομένα για ένα συγκεκριμένο πεδίο μιας συγκεκριμένης εγγραφής.

32 Η λειτουργία της Access 30 Εκτύπωση Πίνακα Για να εκτυπώσετε έναν πίνακα, κάνετε τα εξής; 1. Ανοίξτε τον πίνακα. 2. Κάντε κλικ στο πλήκτρο Print (εκτύπωση) της γραμμής εργαλείων ή επιλέξτε File, Print, κάντε τις επιλογές στο πλαίσιο διαλόγου και πατήστε στο ΟΚ. Ο πίνακας θα εκτυπωθεί. Κλείσιμο πίνακα Όπως κάθε παράθυρο έτσι και ένας πίνακας μπορεί να κλείσει απλώς κάνοντας κλικ στο πλήκτρο κλεισίματος (X). ' Βλ. όπ.π., σελ. 617.

33 Η λειτουρ γία της Access 31 ^ςΐ^φαλαιο Ό Γ^Ο ο ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΕΝΟΣ ΠΙΝΑΚΑ Αντικατάσταση των περιεχομένων ενός κελιού Για να αντικαταστήσετε ολοκληρωτικά τα περιεχόμενα ενός κελιού, ακολουθήστε τις εξής οδηγίες: 1. Κάντε κλικ στο αριστερό άκρο του κελιού, όταν ο δείκτης του ποντικιού εμφανιστεί σαν σύμβολο συν. Έτσι επιλέγετε ολόκληρο το κελί. 2. Αρχίστε να πληκτρολογείτε τα νέα δεδομένα. Θα δείτε ότι τα παλιά εξαφανίζονται. Ολοκληρώστε. Τροποποίηση των περιεχομένων ενός κελιού Για να κάνετε μία μικρή τροποποίηση στα περιεχόμενα ενός κελιού και να μην τα διαγράψετε ολοκληρωτικά, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στο σημείο του κελιού όπου θέλετε να κάνετε την αλλαγή. Το σημείο εισαγωγής εμφανίζεται με σχήμα I. 2. Πατήστε Backspace για να διαγράψετε τον χαρακτήρα που βρίσκεται πριν από το σημείο εισαγωγής ή Delete για να διαγράψετε τον χαρακτήρα μετά το σημείο εισαγωγής. Έπειτα πληκτρολογήστε την αλλαγή σας. 3. Αν θέλετε να κάνετε κι άλλη τροποποίηση στο ίδιο κελί, μετακινηθείτε μέσα σ αυτό με τα βελάκια του πληκτρολογίου και ακολουθήστε τα βήματα 1 και 2. Επιλογή εγγραφής Για να επιλέξετε ολόκληρη την εγγραφή κάντε κλικ στον επιλογέα εγγραφής (το γκρι τετράγωνο πλαίσιο στα αριστερά της εγγραφής). Όταν την επιλέξετε εμφανίζεται με αντίστροφη φωτεινότητα (εικόνα 8.1). Εικόνα 8.1. ΕτΓίλογή έγγραφης.

34 Η λειτουργία της Access 32 Για να επιλέξετε πολλές εγγραφές μαζί, επιλέξτε την πρώτη εγγραφή από αυτές, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift και επιλέξτε την τελευταία εγγραφή. Εισαγωγή νέων εγγραφών σ έναν Πίνακα Η εισαγωγή νέων εγγραφών γίνεται αυτόματα. Όταν πληκτρολογείτε τα δεδομένα για μια εγγραφή, εμφανίζεται μια κενή γραμμή (επόμενη νέα εγγραφή) κάτω απ αυτήν. Το σύμβολο που εμφανίζεται σαν αστεράκι ( ) στην περιοχή επιλογής εγγραφής δείχνει την επόμενη νέα εγγραφή. Ανάμεσα στις υπάρχουσες εγγραφές δεν μπορείτε να εισάγετε νέα εγγραφή. Οι νέες εγγραφές εισάγονται πάντα στο τέλος του πίνακα. Διαγραφή εγγραφών από έναν Πίνακα Αν δεν χρειάζεστε μία εγγραφή (ή περισσότερες) πλέον και θέλετε να τη διαγράψετε κάντε τα εξής: Ξ 1. Επιλέξτε την εγγραφή ή τις εγγραφές που θέλετε να διαγράψετε. 2. Κάντε ένα από τα παρακάτω: Κάντε κλικ στο πλήκτρο Delete Records (Διαγραφή εγγραφών) της γραμμής εργαλείων. Πατήστε το πλήκτρο Delete του πληκτρολογίου σας. Επιλέξτε την εντολή Edit, Delete Record Μετακίνηση και αντιγραφή δεδομένων Όπως και σε όλα τα προγράμματα των Windows μπορείτε να χρησιμοποιείτε τις εντολές Cut (αποκοπή). Copy (αντιγραφή) και Paste (επικόλληση) για την αντιγραφή και μετακίνηση δεδομένων. Ακολουθήστε τις οδηγίες: a Β 1. Επιλέξτε τα πεδία, τις εγγραφές, τα κελιά ή το κείμενο που θέλετε να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε. 2. Επιλέξτε Edit, Cut (για μετακίνηση), ή Edit, Copy (για αντιγραφή). Αντί γγ αυτά μπορείτε να κάνετε κλικ στα πλήκτρα Cut και Copy της γραμμής εργαλείων. 3. Τοποθετήστε το σημείο εισαγωγής στην θέση όπου θέλετε να μετακινηθούν ή να αντιγραφούν τα δεδομένα. 4. Επιλέξτε Edit, Paste ή κάντε κλικ στο πλήκτρο Paste της γραμμής εργαλείων. Τα δεδομένα θα επικολληθούν. Εκτός από μεμονωμένα πεδία και εγγραφές μπορείτε ακόμη να μεταφέρετε και να αντιγράφετε αντικείμενα με την ίδια διαδικασία, μόνο που θα πρέπει από το παράθυρο βάσης δεδομένων να επιλέξετε το επιθυμητό αντικείμενο. ' Βλ. όπ.π., σελ. 622.

35 Η λατουργία της Access 33 ^ Φ Α Λ Α ΙΟ ΈΝΑΤΟ ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΠΙΝΑΚΑ Αλλαγή των διαστάσεων των στηλών και των γραμμών Το πρόβλημα με τους πίνακες είναι ότι δεν φαίνονται ολόκληρα τα περιεχόμενα των πεδίων τους. Τα πεδία συνήθως μπορούν να αποθηκεύουν περισσότερα δεδομένα απ όσα χωρούν στο πλάτος της στήλης τους. Μπορείτε βέβαια να αλλάξετε τις διαστάσεις των γραμμών και των στηλών στον πίνακα, ώστε να διορθωθεί αυτό το πρόβλημα. Αλλαγή του πλάτους των στηλών Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για την ρύθμιση του πλάτους των στηλών ενός πίνακα. Ο συνηθέστερος είναι αυτός με την χρήση του ποντικιού: 1. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού στην διαχωριστική γραμμή μεταξύ δύο ονομάτων πεδίων. Ο δείκτης θα μετατραπεί σε μία κάθετη γραμμή με δύο οριζόντια βέλη. Έτσι θα αλλάξετε το πλάτος του πεδίου που βρίσκεται τα αριστερά του δείκτη, ενώ το πεδίο στα δεξιά του θα μετακινηθεί για να προσαρμοστεί στην αλλαγή. 2. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο του ποντικιού και σύρετε την διαχωριστική γραμμή προς τα αριστερά για να μειώσετε ή προς τα δεξιά για να αυξήσετε το πλάτος της στήλης. 3. Όταν φτάσετε στο επιθυμητό πλάτος, αφήστε το πλήκτρο του ποντικιού. Ένας άλλος, ακριβέστερος τρόπος για να αλλάξετε το πλάτος των στηλών είναι με το πλαίσιο διαλόγου ΌοΙυπιη Width (πλάτος στηλών): 1. Επιλέξτε την στήλη (ή τις στήλες )που θέλετε να αλλάξετε. 2. Επιλέξτε Format, Column Width θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου (εικόνα 9.1). 3. Επιλέξτε ένα από τα ακόλουθα για να καθορίσετε τα πλάτος της στήλης: Κάντε κλικ στο πλήκτρο Best Fit για να προσαρμοστεί το πλάτος της στήλης, ώστε να χωράει και την μεγαλύτερη καταχώρηση που κάνατε σ' αυτήν. Εισάγετε το πλάτος για την επιλεγμένη στήλη (πεδίο) σε πλήθος χαρακτήρων, στο πλαίσιο κειμένου Column Width. Επαναφέρετε το εξ ορισμού πλάτος μιας στήλης μαρκάροντας το πλαίσιο ελέγχου Standard Width. 4. Κάντε κλικ στο ΟΚ. ' Βλ. όπ.π., σελ

36 Η λειτουργία της Access 34 ςοκίίτ Width; Q< { Γ" Standard Width Carcel [ Εικόνα 9.1. To πααί(τιο διαλόγου Column Width. Αλλαγή του ύψους των στηλών Αν θέλετε να αυξήσετε το ύψος των γραμμών, ώστε να μπορείτε να βλέπετε περισσότερα περιεχόμενα σ αυτές μπορείτε είτε να σύρετε τον δείκτη του ποντικιού τοποθετώντας τον στην διαχωριστική γραμμή μεταξύ δύο γραμμών (στην περιοχή επιλογής εγγραφών), είτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Row Height (ύψος γραμμής). Αυτό λειτουργεί όπως το πλαίσιο διαλόγου Column Width, μόνο που δεν έχει την επιλογή Best Fit. Επιλέξτε Format, Row Height, εισάγετε το νέο ύψος και κάντε κλικ στο ΟΚ. Η διαφορά της αλλαγής του ύψους από αυτήν του πλάτους των στηλών είναι, ότι το ύψος αλλάζει για όλες τις γραμμές ενώ το πλάτος μόνο για την στήλη που επιλέγουμε Γραμματοσειρές και μεγέθη Σ' έναν πίνακα δεν μπορείτε να μορφοποιείτε μεμονωμένες καταχωρίσεις πεδίων όπως στις φόρμες και τις αναφορές. Αν αλλάξετε γραμματοσειρά, αυτή θα εφαρμοστεί σε όλο το κείμενο του πίνακα, συμπεριλαμβανομένων και των επικεφαλίδων των στηλών. Για να επιλέξετε διαφορετική γραμματοσειρά, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Επιλέξτε Format, Font.Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου (εικόνα 9.2).

37 Η λειτουργία της Access Εττιλέξτε μία γραμματοσειρά από την λίστα Font. 3. Επιλέξτε στυλ γραμματοσειράς από την λίστα Font Style. 4. Επιλέξτε μέγεθος γραμματοσειράς από την λίστα Size. 5. Επιλέξτε χρώμα γραμματοσειράς από την λίστα Color. 6. Αν θέλετε υπογράμμιση μαρκάρετε το πλαίσιο ελέγχου Underline 7. Στην περιοχή Sample μπορείτε να δείτε ένα δείγμα των επιλογών σας. Κάντε κλικ στο ΟΚ, αφού τελειώσετε τις αλλαγές σας.

38 Η λειτουργία της Access ^ Φ Α Λ Α ΙΟ ΔΕΚΑΤΟ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΜΙΑΣ ΑΠΛΗΣ ΦΟΡΜΑΣ Γιατί δημιουργούμε φόρμες Όπως είδατε σε προηγούμενα κεφάλαια μπορείτε να κάνετε όλες τις καταχωρήσεις των δεδομένων σας κατευθείαν σε έναν πίνακα, αλλά για να μπορείτε να βλέπετε ολόκληρα τα περιεχόμενα των πεδίων τους, πρέπει να μορφοποιήσετε το πλάτος των στηλών. Επίσης, αν θέλετε να εισάγετε ή να τροποποιήσετε δεδομένα σε πολλούς πίνακες, θα πρέπει να ανοίγετε κάθε πίνακα ξεχωριστά. Με την δημιουργία φόρμας (Form) αυτά τα προβλήματα παραμερίζονται, αφού μπορείτε σε μία φόρμα να παραχωρήσετε σε κάθε πεδίο όσο χώρο χρειάζεται για να εμφανίζεται σωστά, μπορείτε να εισάγετε δεδομένα σε πολλούς πίνακες ταυτόχρονα και τέλος, επειδή εμφανίζεται στη οθόνη μια εγγραφή κάθε φορά, είστε βέβαιοι ότι εργάζεστε με τα πεδία της ίδιας εγγραφής. Για την δημιουργία μιας φόρμας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν από τους παρακάτω τρόπους: AutoForm (Αυτόματη Φόρμα). Ο ταχύτερος τρόπος για να δημιουργήσετε μία απλή φόρμα με όλα τα πεδία ενός πίνακα. Form Wizard (Οδηγός δημιουργίας Φορμών). Δημιουργείτε μία φόρμα επιλέγοντας πεδία από έναν ή περισσότερους πίνακες ή Ερωτήσεις (Queries). Η τεχνική αυτή δεν είναι γρήγορη, αλλά παρέχει μεγαλύτερες δυνατότητες ελέγχου από την πρώτη. Δημιουργία εκ του μηδενός. Ο δυσκολότερος αλλά και πιο ισχυρός τρόπος δημιουργίας φορμών. Στη συνέχεια παρουσιάζσνται αναλυτικά οι τρόποι δημιουργίας φορμών. Δημιουργία φόρμας με την λειτουργία AutoForm Το Form Wizard είναι ένας συνδυασμός του Auto Form και της δημιοαργίας φόρμας εκ του μηδενός. Δημιουργείται αυτόματα μια φόρμα, αλλά έχετε μεγαλύτερη δυνατότητα ελέγχου επάνω της. Για να δημιουργήσετε μια φόρμα με τον τρόπο αυτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα: 1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Forms του παραθύρου Database. 2. Κάντε κλικ στο πλήκτρο New. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου New Form (εικόνα 10.1). 3. Επιλέξτε Form Wizard 4. Κάντε κλικ στο ΟΚ για να ξεκινήσετε (εικόνα 10.2). 5. Ανοίξτε την λίστα Tables/Queries (Πίνακες /Ερωτήσεις) και επιλέξτε έναν πίνακα (ή μια ερώτηση) από τον οποίο θα χρησιμοποιήσετε πεδία. 6. Στο πλαίσιο Available Fields (διαθέσιμα πεδία) θα εμφανιστούν τα πεδία του πίνακα (ή της ερώτησης) που επιλέξατε. Κάντε κλικ στο ' Βλ. όπ.π., σελ

39 Η λεηουρ γία της Access 37 Εικόνα Το πλαίσιο διαλόγου New Ροπή. πεδίο που θέλετε και μετά στο πλήκτρο > για να το μεταφέρετε στο πλαίσιο Selected Fields (επιλεγμένα πεδία). 7. Συνεχίστε όπως στο βήμα 6 για να επιλέξετε όλα τα πεδία που θέλετε. Για να μεταφέρετε όλα τα πεδία του επιλεγμένου πίνακα (ή ερώτησης), Εικόνα Το πλαίσιο διαλόγου του Form Wizard. κάντε κλικ στο πλήκτρο». Αν θέλετε να επιλέξετε πεδία και από άλλους πίνακες (ή ερωτήσεις) επαναλάβετε τα βήματα 5 και Κάντε κλικ στο Next, μόλις ολοκληρώσετε τις επιλογές σας. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εμφανιστεί, θα πρέπει να επιλέξετε μία ' Αν κάνετε κάποιο λάθος και θέλετε να διαγράψετε ένα πεδίο από την λίστα Selected Fields πατήστε στο πεδίο και μετά στο πλήκτρο <. Για να διαγράψετε όλα τα πεδία, κάντε κλικ στο πλήκτρο «.

40 Η λειτουργία της Access 38 διάταξη: Columnar (με στήλες), Tabular (σε μορφή πίνακα), Datasheet (σε μορφή φύλλου δεδομένων), ή Justified (με στοίχιση). Εικόνα Η φόρμα που δημιούργησε τοροιπι Wizard. 9. Επιλέξτε την διάταξη που θέλετε και κάντε κλικ στο Next. 10. Σ αυτό το πλαίσιο διαλόγου θα σας ζητηθεί να επιλέξετε ένα στυλ. Επιλέγοντας ένα στυλ της λίστας, μπορείτε να δείτε ένα δείγμα του στα αριστερά του παραθύρου. Κάντε κλικ στο Next. 11. Εισάγετε έναν τίτλο για τη φόρμα στο πλαίσιο κειμένου του τελικού πλαισίου διαλόγου. 12. Κάντε κλικ στο πλήκτρο Finish. Η φόρμα θα εμφανιστεί στην οθόνη έτοιμη για να εισάγετε δεδομένα (εικόνα 10.3). Δημιουργία φόρμας εκ του μηδενός Η δημιουργία φόρμας εκ του μηδενός είναι ο δυσκολότερος αλλά και ισχυρότερος τρόπος. Γίνεται με την χρήση της άποψης Σχεδίασης Φόρμας (Form Design). Τα δύο πρώτα βήματα είναι όμοια με τους δύο προηγούμενους τρόπους. Συνεχίστε ως εξής: 3. Επιλέξτε Design View (άποψη Σχεδίασης). 4. Επιλέξτε έναν πίνακα ή μια ερώτηση από την αναδιπλούμενη λίστα. 5. Κάντε κλικ στο ΟΚ, Θα εμφανιστεί το πλέγμα Σχεδίασης Φόρμας (εικόνα 10.4). Σ αυτό θα δημιουργήσετε την φόρμα. ' Βλ. όπ.π., σελ

41 Η λατουργία της Access 39 Πλήκτρο εμφάνισης της λίστας πεδίων - Πλήκτρο εμφάνισης της εργαλειοβήκης 6^ ϋβ*insert Ffmat Xooi» a - u s a. e ΰφ 14i5 ferif <f 'a - (3 ^ - B / μ ;- / r;j. ^ Μπορείτε να σύρετε το περίγραμμα της περιοχής εργασίας προς τα κάτω για να την μεγαλώσετε Λίστα πεδίων Εικόνα Το πλέγμα Σχεδίασης Φόρμας. Πρόσθεση πεδίων στη φόρμα Έχετε την δυνατότητα να τοποθετήσετε μόνο τα πεδία του πίνακα ή της ερώτησης που επιλέξατε. Αρχικά εμφανίζεται μόνο η περιοχή Detail (λεπτομερή στοιχεία) και σ αυτό θα τοποθετήσετε τα πεδία. Για να προσθέσετε, λοιπόν, πεδία στο πλέγμα, ακολουθήστε τα βήματα Φ ^ 1. Επιλέξτε View, Field List, ή κάντε κλικ στο πλήκτρο της γραμμής J εργαλείων. 2. Κάντε κλικ σ ένα πεδίο και σύρετε το ποντίκι στην περιοχή Detail. 3. Επαναλάβετε το βήμα 2 για να προσθέσετε όσα πεδία θέλετε. Για να επιλέξετε όλα τα πεδία, κάντε διπλό κλικ στην γραμμή τίτλου της λίστας πεδίων. Στο επόμενο κεφάλαιο θα δείτε πώς μπορείτε να βελτιώσετε την εμφάνιση της φόρμας σας, μια που σίγουρα, σ αυτό το σημείο, δεν είστε απόλυτα ικανοποιημένοι μ αυτήν. Για να κλείσετε την φόρμα σας, κάντε κλικ στο πλήκτρο κλεισίματος (X ) του παραθύρου και επιλέξτε Yes στην ερώτηση για το αν θέλετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές. Αν δεν θέλετε να κλείσετε το παράθυρο και θέλετε να δείτε πως

42 Η Αυτουργία της Access 40 εμφανίζεται η φόρμα σας σε άποψη Φόρμας, επιλέξτε View, Form ή κάντε κλικ στο κάτω βέλος του πλήκτρου View. Εισαγωγή δεδομένων στη Φόρμα Δεδομένα μπορείτε να εισάγετε μόνο σε άποψη φόρμας. Έτσι, λοιπόν, αν έχετε κλείσει την φόρμα, κάντε κλικ στην καρτέλα Foims και διπλό κλικ στο όνομα της φόρμας. Αν είναι ανοιχτή σε άποψη Σχεδίασης Φόρμας, κάντε ότι κάνατε παραπάνω για να μεταβείτε σε άποψη Φόρμας. Στη συνέχεια: 1. Κάντε κλικ στο πεδίο από όπου θέλετε να ξεκινήσετε την εισαγωγή των δεδομένων σας. 2. Πατήστε Tab για να μεταφερθείτε στο επόμενο πεδίο. Αν θέλετε να επιστρέφετε στο προηγούμενο πεδίο πατήστε Shift+Tab. Αν θέλετε να μεταφερθείτε σε ένα άλλο πεδίο που δεν είναι στη σειρά, τοποθετήστε σ αυτό το σημείο εισαγωγής, κάνοντας κλικ. Όταν φτάσετε στο τελευταίο πεδίο και πατήσετε Tab θα μεταφερθείτε σε νέα εγγραφή. Για να μεταβαίνετε από μία εγγραφή στην άλλη μπορείτε να κάνετε κλικ στα πλήκτρα με το αριστερό και το δεξί βέλος (πλήκτρα πλοήγησης) στο αριστερό μέρος της γραμμής καταστάσεων (εικόνα 10.5). ΠροηγοΟμινη εγγραφή litod μι π Γ iuihu Εττ^ενη εγγραφή Πρώτη εγγραφή '"^Aalthia εγ Εικόνα Η γραμμή καταστάσεων με τα ττλήκτρα πλοήγησης. 3. Εισάγετε με τον ίδιο τρόπο όσες εγγραφές θέλετε. Δεν χρειάζεται να σώζετε κάθε εγγραφή, γιατί αποθηκεύεται αυτόματα κατά την εισαγωγή της. Βλ. όπ.π., σελ