Microsoft Excel Παγανός Ε.

Transcript

1 1 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. βιβλίο εργασίας - προσθήκη, µετονοµασία, διαγραφή φύλλων εργασίας σελ γραφήµατα σελ διαχωρισµός εγγραφών µε κριτήρια σελ εισαγωγή σελ επεξεργασία φύλλων εργασίας ( Ι ) σελ επεξεργασία φύλλων εργασίας ΙΙ σελ έρευνα σελ µορφοποίηση κελιών σελ ταξινόµηση δεδοµένων σελ φύλλα εργασίας - κελιά ( διεύθυνση και περιεχόµενο ) σελ χώρος εργασίας σελ φόρµες εισαγωγής δεδοµένων σελ. 54

2 2 Εισαγωγή Θεωρούµε ότι οι γνώσεις χειρισµού του πληκτρολογίου, αποθήκευση αρχείου, δηµιουργία αρχείου και άνοιγµα αρχείου είναι γνωστές από το word. Η αποθήκευση, η δηµιουργία και το άνοιγµα ενός αρχείου γίνονται όπως και στο word επιλέγοντας αντίστοιχα τις επιλογές : Αρχείο / αποθήκευση, Αρχείο / ηµιουργία και Αρχείο / άνοιγµα. Η αποκοπή, αντιγραφή και επικόλληση γίνεται από τον κατάλογο Επεξεργασία Σηµείωση : Και ο κατάλογος Αρχείο και ο κατάλογος Επεξεργασία περιλαµβάνουν επιλογές που δεν τις έχουµε δει στο word και θα εξηγηθούν στα επόµενα. Η µορφοποίηση χαρακτήρων ( επιλογή γραµµατοσειρών, µεγέθους χαρακτήρων, η έντονη, πλάγια και υπογραµµισµένη γραφή ) γίνεται όπως και στο word.

3 3 ΦΥΛΛΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΕΛΙΑ Όταν µπαίνουµε στο excel βλέπουµε στο µεγαλύτερο µέρος της οθόνης γραµµές και στήλες. Η τοµή µιας στήλης και µιας γραµµής λέγεται κελί ( cell ) Π.χ. στην παραπάνω εικόνα, το ενεργό κελί είναι το A2. Όταν πρωτοµπαίνουµε στο excel, το ενεργό κελί είναι το Α1. Η σελίδα που µπορούµε να φτιάξουµε λέγεται φύλλο εργασίας ( worksheet ) και το excel της δίνει αυτόµατα το όνοµα φύλλο1, αλλά εµείς µπορούµε να της δώσουµε ένα πιο περιγραφικό όνοµα. Κατόπιν µπορούµε να φτιάξουµε ένα άλλο φύλλο εργασίας (φύλλο2 ), κατόπιν ένα άλλο (φύλλο3 ) κ.ο.κ. καρτελοδείκτης φύλλων εργασίας Η µετακίνηση από φύλλο σε φύλλο γίνεται µε τη βοήθεια του mouse, δηλαδή επιλέγουµε µε το mouse ένα από τα φύλλα εργασίας του καρτελοδείκτη που βρίσκεται στο κάτω µέρος της οθόνης. Όλα αυτά τα φύλλα εργασίας ανήκουν στο ίδιο βιβλίο εργασίας, το οποίο µπορούµε να αποθηκεύσουµε στο δίσκο µας. Όταν διαλέγουµε την επιλογή Αρχείο / αποθήκευση ή αποθήκευση ως, αποθηκεύουµε το βιβλίο εργασίας και όχι το κάθε φύλλο εργασίας µεµονωµένα. Κατά την αποθήκευση του εγγράφου σας, το excel σας προτείνει το όνοµα Βιβλίο1, δηλαδή το βιβλίο εργασίας να πάρει το παραπάνω όνοµα, αλλά δεν είναι καλή ιδέα να αποθηκεύσετε το έγγραφό σας µε το όνοµα αυτό, επειδή δεν θα ξέρετε µετά από λίγο καιρό τι πραγµατικά περιέχει ένα τέτοιο έγγραφο. ώστε ένα πιο περιγραφικό όνοµα.

4 4 Περιεχόµενο και διεύθυνση κελιού Κάθε κελί έχει ορισµένο περιεχόµενο και ορισµένη διεύθυνση. Η διεύθυνση ενός κελιού αποτελείται από το γράµµα της στήλης που του αντιστοιχεί και από τον αριθµό γραµµής στην οποία βρίσκεται. Π.χ. K6. Κάτω από τη γραµµή εργαλείων φαίνεται αριστερά η διεύθυνση του ενεργού κελιού, π.χ. C3. Το περιεχόµενο ενός κελιού µπορεί να είναι : (α) ετικέτες ( labels ), (β) αριθµητικοί χαρακτήρες ή αλλιώς τιµές ( values ) (γ) τύποι υπολογισµού ή (δ) συναρτήσεις ( έτοιµοι τύποι υπολογισµού π.χ. sum για την πρόσθεση ή avg για το µέσο όρο κ.λ.π. ) Όταν λέµε ετικέτα εννοούµε το κείµενο που εισάγουµε σε ένα κελί του φύλλου εργασίας δηλαδή γράµµατα ή αριθµούς, που δεν θα χρησιµοποιηθούν όµως σε αριθµητικές πράξεις.π.χ. µια ταχυδροµική διεύθυνση (Αιτωλίας ) περιλαµβάνει αριθµούς, αλλά άσχετους µε αριθµητικές πράξεις. Οι αριθµητικοί χαρακτήρες ή αλλιώς οι τιµές είναι τα αριθµητικά δεδοµένα που χρησιµοποιούνται σε αριθµητικές πράξεις. Οι τύποι συσχετίζουν µεταξύ τους τα αριθµητικά δεδοµένα των κελιών.π.χ. µε έναν τύπο µπορούµε να υπολογίζουµε το µέσο όρο πολλών αριθµών ή το σύνολο των εσόδων µιας επιχείρησης κ.λ.π.

5 5 Στο διπλανό φύλλο εργασίας υπολογίστηκε ο µέσος όρος τριών αριθµών µε τον τύπο : = ( Β3+Β4+Β5)/3 Για να ξεχωρίζει το excel τους τύπους από τους αλφαριθµητικούς ή αριθµητικούς χαρακτήρες, είµαστε αναγκασµένοι πριν τη γραφή ενός τύπου να πληκτρολογούµε το σύµβολο «=» ή το «+» και µετά να ακολουθεί ο τύπος. Το excel, για να ξεχωρίζει κανείς µε µια µατιά, ποια δεδοµένα είναι αριθµητικά και ποια αλφαριθµητικά, στοιχίζει τα πρώτα δεξιά και τα δεύτερα αριστερά. Γενικά πάντως µπορούµε να στοιχίζουµε τα περιεχόµενα ενός cell αριστερά, κεντρικά ή δεξιά µε την επιλογή των αντίστοιχων εικονιδίων από το toolbar. Οι συναρτήσεις είναι πολύ σηµαντικές. Μερικές από αυτές είναι η συνάρτηση SUM, που υπολογίζει µε την κατάλληλη σύνταξη, το άθροισµα πολλών αριθµών είτε βρίσκονται σε γραµµές είτε βρίσκονται σε στήλες. Μια άλλη είναι η average µε την οποία υπολογίζεται ο µέσος όρος πολλών αριθµών κ.λ.π. Γιατί οι τύποι και οι συναρτήσεις είναι τόσο σηµαντικοί στο excel ; Άπαξ και δηµιουργήσετε µια σχέση µεταξύ των κελιών µε τη βοήθεια ενός τύπου ή µιας συνάρτησης, µπορείτε να αλλάξετε τους αριθµούς που περιλαµβάνονται στα κελιά, αλλά η σχέση του τύπου ή της συνάρτησης συνεχίζει να ισχύει. Π.χ. η σχέση µεταξύ των κελιών B2 µέχρι και Β5 είναι : = sum ( B2;B5), η οποία προσθέτει τους αριθµούς από αυτόν που περιέχεται στο Β2 µέχρι αυτόν που περιέχεται στο Β5. Με τους συγκεκριµένους αριθµούς, το αποτέλεσµα της πρόσθεσης είναι 135. Αν υποθέσουµε ότι αλλάζουµε τους αριθµούς ( έναν / µερικούς ή όλους ) τότε δεν αλλάζει ο τύπος που αναφέραµε, αλλά το αποτέλεσµα της πρόσθεσης ( βλέπε στο δεύτερο πίνακα )

6 6 Αυτό είναι ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά του excel, αλλά και άλλων αντίστοιχων προγραµµάτων, που το κάνουν δυνατή εφαρµογή. Σηµείωση : Φανταστείτε ένα πολύ µεγάλο φύλλο εργασίας στο οποίο εµπλέκονται πολλοί αριθµοί και τύποι που τους συσχετίζουν. Αλλάζοντας κάποιους αριθµούς δεν χρειάζεται να ξανακάνουµε τις πράξεις για τους καινούργιους υπολογισµούς. Οι τύποι που όπως είδαµε δεν αλλάζουν απλά κάνουν τις πράξεις ανάµεσα στους καινούργιους αριθµούς.

7 7 ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΒΙΒΛΙΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΧΩΡΟΙ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Έστω ότι σε ένα βιβλίο εργασίας υπάρχουν τα παρακάτω τρία βασικά φύλλα εργασίας, που φαίνονται στον καρτελοδείκτη. καρτελοδείκτης φύλλων εργασίας ηµιουργία µετονοµασία διαγραφή φύλλου εργασίας Για να δηµιουργήσετε ένα νέο φύλλο εργασίας, επιλέξτε εισαγωγή / Φύλλο εργασίας. Προστέθηκε το φύλλο εργασίας sheet 4 Για να αλλάξετε το όνοµα σε ένα φύλλο εργασίας απλά κάντε διπλό στο sheet 4 και πληκτρολογείστε το νέο όνοµα : Το φύλλο sheet4 άλλαξε όνοµα Για να διαγράψετε ένα φύλλο εργασίας, αφού επιλέξετε το φύλλο εργασίας που θέλετε να διαγράψετε, ανοίξτε τον κατάλογο Επεξεργασία και επιλέξτε ιαγραφή φύλλου. Προσέξτε µόνο επειδή η διαγραφή είναι µόνιµη και είναι πιθανό, αν βιαστείτε, να χάσετε πολύτιµες πληροφορίες. το φύλλο εργασίας «προϋπολογισµός» διαγράφτηκε οριστικά

8 8 Σηµείωση : Οι παραπάνω εργασίες αλλά και άλλες µπορούν να γίνουν αν κάνουµε δεξί click στον καρτελοδείκτη : Εισαγωγή : για την εισαγωγή ενός νέου φύλλου εργασίας ιαγραφή : για τη διαγραφή ενός επιλεγµένου φύλλου εργασίας Μετονοµασία : για την αλλαγή ονόµατος ενός φύλλου εργασίας Μετακίνηση ή αντιγραφή - Ας πούµε ότι έχουµε δυο βιβλία εργασίας book1 και book3. Μπορούµε να αντιγράψουµε ή να µετακινήσουµε φύλλα εργασίας από το ένα στο άλλο µαζί φυσικά µε τα περιεχόµενά τους. Χρησιµοποιούµε για το σκοπό αυτό την επιλογή Μετακίνηση ή αντιγραφή. Ας πούµε ότι στο book1 περιλαµβάνονται τα φύλλα εργασίας : άθροισµα και µέσος όρος και θέλουµε να τα αντιγράψουµε στο book3. ( I ) Κατ αρχάς επιλέγουµε µε τη βοήθεια του mouse και του πλήκτρου Shift τα δύο φύλλα εργασίας που αναφέραµε. ( II ) Κατόπιν πατάµε δεξί click και επιλέγουµε Μετακίνηση ή αντιγραφή. Προκύπτει η παρακάτω εικόνα : ( III ) Επιλέγουµε το book3 που θα αντιγραφούν τα αρχεία και διαλέγουµε να τοποθετηθούν στο τέλος ( µετακίνηση στο τέλος ) των φύλλων εργασίας που ήδη υπάρχουν.

9 9 ( IV ) Τσεκάρουµε την επιλογή ηµιουργία αντιγράφου. Αν δεν την τσεκάρουµε, τότε τα επιλεγµένα φύλλα εργασίας θα µετακινηθούν στο νέο βιβλίο εργασίας και θα πάψουν να υπάρχουν στο book1. Με τις παραπάνω ενέργειες τα φύλλα εργασίας αντιγράφονται και στο βιβλίο εργασίας book3. - Πρέπει να προσέχουµε πολύ κατά τη µετακίνηση φύλλων εργασίας, επειδή παύουν να υπάρχουν στο αρχικό λογιστικό φύλλο. Μπορούµε πάντως κι αν ακόµη κάνουµε λάθος, να µην αποθηκεύσουµε το φύλλο εργασίας από το οποίο µετακινήσαµε, κατά λάθος, φύλλα εργασίας. - Αν διαλέξουµε να µετακινήσουµε όλα τα φύλλα εργασίας από ένα βιβλίο εργασίας, τότε το excel εκτελεί τη µετακίνηση που του ζητήσαµε, αλλά κλείνει προληπτικά χωρίς να αποθηκεύσει τις αλλαγές στο αρχικό βιβλίο εργασίας. - Χρώµα καρτέλας : δίνουµε χρώµα στα φύλλα εργασίας µας, επιλέγοντας από µια παλέτα χρωµάτων. Βρίσκουµε εύκολα ποια φύλλα εργασίας υπάρχουν στο βιβλίο εργασίας αν κάνουµε δεξί click στον καρτελοδείκτη ( σε κάποιο από τα βέλη ). Π.χ. στο παρόν βιβλίο εργασίας ανήκουν 8 φύλλα εργασίας. Η πλοήγηση στα φύλλα εργασίας ( όταν δεν φαίνονται όλα ) γίνεται µε τα βέλη του καρτελοδείκτη ή µε επιλογή από τον παραπάνω πίνακα. Σηµείωση : To excel έχει, γενικά, πολλούς εναλλακτικούς τρόπους για τον ίδιο σκοπό.

10 10 Χώρος εργασίας ( workspace ) Μπορούµε να ανοίξουµε πολλά βιβλία εργασίας και να τα έχουµε στο ίδιο κοινό παράθυρο µε την επιλογή παράθυρο / τακτοποίηση, οπότε προκύπτει η παρακάτω εικόνα : Κατόπιν µπορούµε να τα αποθηκεύσουµε σε ένα χώρο εργασίας ( workspace ) κάτω από ένα όνοµα. Το excel προτείνει το όνοµα resume. Το αποδεχόµαστε αν θέλουµε ή δίνουµε ένα πιο περιγραφικό όνοµα π.χ. φάκελος σχολείου Όταν ανοίγουµε από δώ και πέρα το χώρο εργασίας «φάκελος σχολείου» θα βλέπουµε τα δυο βιβλία εργασίας στο ίδιο παράθυρο. Εδώ είναι ανοιγµένα δυο βιβλία εργασίας : το book2 και το lesson1. Αν υποθέσουµε ότι κάνουµε αλλαγές σε ένα από τα βιβλία εργασίας, τότε µπορούµε να τις αποθηκεύσουµε µε δεξί click στην µπάρα τίτλου :

11 11 οπότε ανοίγει ένα πλαίσιο εντολών, που περιλαµβάνει και άλλες εντολές όπως π.χ. εκτύπωση, διαµόρφωση σελίδας, ορθογραφικός έλεγχος κ.λ.π.

12 12 ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΚΕΛΙΩΝ 1. Επιλέγουµε Μορφή / κελιά 2. Εµφανίζεται η παρακάτω εικόνα Στην καρτέλα number εµφανίζονται οι παρακάτω κατηγορίες : - Γενική, όπου οι αριθµοί δεν έχουν συγκεκριµένη φόρµα - Αριθµός, όπου µπορούµε να ορίσουµε πόσα δεκαδικά ψηφία θα έχουν οι αριθµοί και αν υπάρχουν «τελείες» για τις χιλιάδες Χρήση του διαχωριστικού χιλιάδων (. )

13 13 - Νοµισµατική, όπου δίπλα στους αριθµούς θα υπάρχει το νόµισµα της χώρας ( υπάρχει δυνατότητα επιλογής νοµίσµατος και διαφορετικού πλήθους δεκαδικών ). - Λογιστική, χωρίς παράσταση για τους αρνητικούς αριθµούς. Σηµείωση : Το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων µπορεί να αλλάξει µε τη βοήθεια των εικονιδίων :, που βρίσκονται στο toolbar. Πάτηµα του πρώτου προκαλεί αύξηση των δεκαδικών ψηφίων και πάτηµα του δεύτερου µείωση. Παρατηρείστε ότι στην περίπτωση της µείωσης δεκαδικών ο αριθµός στρογγυλοποιείται.

14 14 Στη διπλανή εικόνα φαίνεται η περίπτωση που οι αριθµοί είναι περισσότεροι από ένα και ζητάµε µορφοποίηση σε όλους ώστε να αυξηθούν τα δεκαδικά τους ψηφία Παρατηρείστε ότι στον δεύτερο αριθµό έχουν προστεθεί µηδενικά ώστε να µοιάζει στο πλήθος των δεκαδικών µε τον πρώτο. - Ηµεροµηνία, π.χ. η ίδια ηµεροµηνία µπορεί να πάρει τις παρακάτω µορφές : 21/6/2002 Παρασκευή, 21 Ιούνιος /6 21-Ιουν Ιουν /06/02 ανάλογα µε τον τύπο, που επιλέξαµε, από το παρακάτω πλαίσιο : - Ώρα, π.χ. η ίδια ώρα µπορεί να πάρει τις παρακάτω µορφές : 1:54 1:54 AM 1:54:00 1:54:00 πµ Σηµείωση 1: Και στον τύπο της ηµεροµηνίας και στον τύπο της ώρας, υπάρχουν επιλογές µε αστερίσκο. Αυτές σχετίζονται µε τα αντίστοιχα στοιχεία ηµεροµηνίας και ώρας, που ορίζονται από το λειτουργικό σύστηµα. Π.χ. αν δώσουµε ως ηµεροµηνία 22/6/2002 και εκλέξουµε τον τύπο µε τον αστερίσκο που περιλαµβάνει την ηµέρα της εβδοµάδας, το excel υπολογίζει µε τη βοήθεια του λειτουργικού συστήµατος, τι ηµέρα πέφτει η παραπάνω ηµεροµηνία και εµφανίζει : Σάββατο, 22 Ιούνιος 2002 Σηµείωση 2 : Μπορούµε να βάλουµε τη σηµερινή ηµεροµηνία σε ένα φύλλο υπολογισµού, ώστε κάθε φορά που το ανοίγετε να ενηµερώνεται αυτόµατα. Αυτό γίνεται, αν κάνουµε click στο πλήκτρο «επεξεργασία τύπου», οπότε θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου :

15 15 Κατόπιν επιλέγουµε τη συνάρτηση TODAY και η σηµερινή ηµεροµηνία εµφανίζεται στο φύλλο. - ποσοστό ( % ), όπου υπολογίζεται το ποσοστό %. Π.χ. στο παρακάτω τµήµα φύλλου υπολογισµού υπολογίζεται το ποσοστό των αγοριών %. Η µορφοποίηση του κελιού ώστε να µας υπολογίζει το αποτέλεσµα % έγινε µε την επιλογή του τύπου ποσοστό και µε πλήθος δεκαδικών δύο. - κλάσµα

16 16 π.χ. όπως στο παρακάτω τµήµα φύλλου υπολογισµού, όπου ο µέσος όρος είναι ο βαθµός 12 και 1/3 αντί του δεκαδικού 12, επιστηµονική όπου π.χ. ο αριθµός παίρνει τη µορφή µαθηµατική µορφή. Το αποτέλεσµα διαβάζεται : 1,20 επί 10 στην εβδόµη,δηλαδή ισοδυναµεί µε το 1, κείµενο τύπου κείµενο. Στο πρώτο cell αποκόπτεται από τον αριθµό το ψηφίο 0, ενώ στο δεύτερο ο αριθµός εισάγεται ακριβώς όπως πληκτρολογήθηκε, επειδή το cell είναι - ειδική, όπου περιλαµβάνονται επιλογές όπως ταχυδροµικός κώδικας, ΑΦΜ κ.λ.π.

17 17 Παρατηρείστε στο δείγµα ( Sample ) ο αριθµός αλλάζει σε προσαρµογή µε διάφορες επιλογές µορφοποίησης, που φαίνονται στον παρακάτω πίνακα :

18 18 ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΦΥΛΛΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ( I ) Έστω ότι έχουµε φτιάξει το παρακάτω φύλλο εργασίας : Φύλλο εργασίας 1 Υποτίθεται ότι αγοράζουµε από ένα κατάστηµα τα παραπάνω είδη κι έχουµε έκπτωση σε κάθε είδος, αυτή που αναγράφεται στο φύλλο εργασίας. Η τελική τιµή κάθε προϊόντος υπολογίζεται αν αφαιρέσουµε από την αρχική τιµή την έκπτωση. Έτσι στο cell Ε3 πρέπει να γράψουµε : C3 D3*C3 και προκύπτει η τελική τιµή. Αποκοπή, αντιγραφή και επικόλληση Η τελική τιµή του επόµενου προϊόντος θα βρεθεί, αν γράψουµε τον ανάλογο τύπο για τη γραµµή αυτή, δηλαδή : C4 D4*C4. Αν τα προϊόντα ήταν όµως πολλά θα ήταν κουραστικό κάτι τέτοιο. Αντί γι αυτό µπορούµε : (α) να επιλέξουµε Επεξεργασία / αντιγραφή (β) να πάµε στη θέση E4 και (γ) να επιλέξουµε Επεξεργασία / επικόλληση Το excel αναπροσαρµόζει τον τύπο κάθε φορά που κάνουµε επικόλληση, ώστε να συνδυάζει τα περιεχόµενα της κάθε καινούργιας γραµµής! Σηµείωση : Μετά το τέλος της επικόλλησης πιέζουµε µια φορά το πλήκτρο esc. Τη διαδικασία αντιγραφή - επικόλληση µπορούµε να την εφαρµόσουµε για να αντιγράψουµε και σε άλλη θέση του φύλλου εργασίας, τα περιεχόµενα ενός ή και περισσοτέρων cells. Στο επόµενο παράδειγµα, που αποτελεί την καταγραφή µερικών τίτλων βιβλίων µε το έτος έκδοσής τους, παρατηρούµε τη χρονολογία ( 1999 ) να επαναλαµβάνεται 3 φορές. Για να αποφύγουµε την περιττή πληκτρολόγηση, µπορούµε να κάνουµε αντιγραφή - επικόλληση.

19 19 Φύλλο εργασίας 2 Αυτό µπορούµε να το εφαρµόσουµε και µε τους τίτλους, αφού βλέπουµε ότι η µόνη διαφορά είναι οι αριθµοί στο τέλος των τίτλων. Απλά µετά την επικόλληση αλλάζουµε τους αριθµούς ( βλέπε στη «διόρθωση περιεχοµένων ενός cell» ). Η διαδικασία επεξεργασία / αποκοπή και µετά στη νέα θέση επεξεργασία / επικόλληση χρησιµοποιείται για τη µετακίνηση και όχι την αντιγραφή ενός ή και περισσοτέρων κελιών σε νέα θέση. Η µετακίνηση µπορεί να γίνει και αλλιώς, πολύ πιο εύκολα : 1) Σηµαδεύουµε µε το mouse στο περιθώριο του κελιού ή των κελιών που θέλουµε να µετακινήσουµε, χωρίς να πιέζουµε κανένα πλήκτρο του. 2) Μόλις το ίχνος του mouse αλλάξει µορφή και γίνει δυο βέλη κάθετα µεταξύ τους, τότε σύρουµε και αφήνουµε ( drag and drop ) το κελί ή τα κελιά σε όποια θέση θέλουµε. Εισαγωγή δεδοµένων µε επιλογή από λίστα Κατά την εισαγωγή των δεδοµένων πολλές φορές συναντάµε ίδια δεδοµένα µε κάποια από αυτά που έχουµε πληκτρολογήσει ήδη. Το excel µας δίνει τη δυνατότητα να πιέσουµε δεξί κλίκ και να διαλέξουµε επιλογή από λίστα. ιαλέγουµε από τη µικρή λίστα όποιο όνοµα ταιριάζει. Φυσικά αν δεν περιλαµβάνεται στη λίστα πληκτρολογούµε κανονικά το όνοµα που θέλουµε. ιόρθωση περιεχοµένων ενός cell Αν θέλουµε να αλλάξουµε το περιεχόµενο ενός cell ή να διορθώσουµε κάποιο ορθογραφικό λάθος, τότε κάνουµε double click στο cell αυτό. Το σηµείο

20 20 αναφοράς αναβοσβήνει ( βλ. Σχήµα ) και µπορούµε να διορθώσουµε το περιεχόµενο του cell (π.χ. τη λέξη «Τιµή» ), όπως κάναµε στο word. Σηµείωση : Αντί για double click µπορούσαµε να πιέσουµε µια φορά το πλήκτρο F2, αφού προηγουµένως κάναµε click στο cell. Η επιλογή αυτόµατης συµπλήρωσης Μπορούµε να πληκτρολογήσουµε τους λίγους πρώτους χαρακτήρες µιας ετικέτας σ ένα κελί και το excel θα αναλάβει να συµπληρώσει µόνο του το υπόλοιπο! Π.χ. στο παρακάτω παράδειγµα, µόλις πληκτρολογήσουµε το γράµµα Γ το excel θα συµπληρώσει µόνο του τη λέξη «Γραβάτα». Αν δεν θέλουµε την προτεινόµενη καταχώριση, συνεχίζουµε κανονικά την πληκτρολόγηση στο κελί. Σηµείωση : Για να είναι δυνατή η αυτόµατη ολοκλήρωση πρέπει να είναι ενεργοποιηµένη η αντίστοιχη λειτουργία. Αν δεν συµβαίνει αυτό πρέπει να επιλέξετε Εργαλεία / επιλογές και µετά, από την καρτέλα επεξεργασία ενεργοποιείστε την επιλογή : ενεργοποίηση αυτόµατης καταχώρισης για τις τιµές των κελιών

21 21 Πατείστε το ΟΚ. Γενικά στο πλαίσιο options υπάρχουν πολύ ενδιαφέρουσες προεπιλογές που µπορείτε να κάνετε για να ρυθµίσετε το φύλλο εργασίας σας. Η χρησιµότητα της επιλογής Επεξεργασία / συµπλήρωση Στο φύλλο εργασίας 1, αντί για την διαδικασία αντιγραφή επικόλληση, µπορούµε να εφαρµόσουµε τη διαδικασία επεξεργασία / συµπλήρωση, η οποία προτιµάται όταν ειδικά το φύλλο εργασίας είναι πολύ µεγάλο. Συγκεκριµένα : (α) γράφουµε τον πρώτο τύπο ( π.χ. C3 D3*C3 ) (β) σηµαδεύουµε τα cell στα οποία θέλουµε να αντιγραφεί ο τύπος (γ) επιλέγουµε επεξεργασία / συµπλήρωση και (δ) επιλέγουµε Προς τα κάτω Το αποτέλεσµα είναι ότι οι τύποι αντιγράφτηκαν στις θέσεις που ζητήσαµε. - Προς τα κάτω, αντιγραφή προς τα κάτω όπως στο παραπάνω παράδειγµα - εξιά, αντιγραφή προς τα δεξιά

22 22 Φύλλο εργασίας 3 Π.χ. στο παραπάνω φύλλο εργασίας, το σύνολο του πρώτου εργαζόµενου υπολογίστηκε µε τον τύπο : = SUM(B5;B16). Μετά σηµαδέψαµε την περιοχή από το cell Β18 µέχρι το D18 και επιλέξαµε επεξεργασία / συµπλήρωση. Από το πλαίσιο που εµφανίσθηκε διαλέξαµε δεξιά, οπότε υπολογίσθηκαν και εµφανίσθηκαν αυτόµατα τα υπόλοιπα σύνολα. Σηµείωση : Η αντιγραφή µπορεί να γίνει και ως εξής, πολύ εύκολα : σηµαδεύουµε το πρώτο κελί και µετά αφήνουµε τα πλήκτρα του mouse µόλις ο δείκτης του mouse γίνει µαύρος σταυρός, επιλέγουµε χρησιµοποιώντας το αριστερό πλήκτρο του mouse όλα τα κελιά που θέλουµε, αφήνουµε το αριστερό πλήκτρο του mouse - Προς τα επάνω, το ίδιο µε το προς τα κάτω µόνο που πρώτα υπολογίζεται το αποτέλεσµα στο κάτω cell και µετά αντιγράφεται στα cells που βρίσκονται πάνω από αυτό.

23 23 Φύλλο εργασίας 4 Π.χ. στο παραπάνω φύλλο εργασίας υπολογίζεται από τον τύπο που βλέπετε, ο µέσος όρος στο cell F7 και µετά, αφού σηµαδέψουµε τα cells από F7 µέχρι F2 διαλέγουµε επεξεργασία / συµπλήρωση / προς τα επάνω. - Αριστερά, η αντιγραφή γίνεται προς τ αριστερά. Π.χ στο φύλλο εργασίας 3 θα µπορούσαµε να υπολογίσουµε το σύνολο στη στήλη D πρώτα και µετά αντιγράψουµε τον τύπο στα cells που βρίσκονται αριστερά από αυτήν. - Σειρά, όταν την επιλέξουµε εµφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο : - Αριθµητική πρόοδος

24 24 Π.χ. η παραπάνω αριθµητική πρόοδος όπου οι αριθµοί απέχουν κατά 3 µεταξύ τους. Για να τη δηµιουργήσουµε : 1. πληκτρολογήσαµε τον αριθµό 1 στο cell C3 2. σηµαδέψαµε τα cells από C3 µέχρι και το C10 3. επιλέξαµε επεξεργασία / συµπλήρωση και µετά σειρά 4. στην τιµή βήµατος πληκτρολογήσαµε 3, δηλαδή το βήµα να είναι 3 5. πατήσαµε το ΟΚ - γεωµετρική πρόοδος Οι αριθµοί του διπλανού φύλλου εργασίας έχουν σταθερό πηλίκο 3 ( ή ο καθένας προκύπτει από τον προηγούµενό του µε πολλαπλασιασµό επί 3 ). Αυτή είναι µια γεωµετρική πρόοδος. Για να τη δηµιουργήσουµε : 1. πληκτρολογούµε τον πρώτο όρο εδώ τον 1 2. επιλέγουµε τα cells από B3 µέχρι και Β10 3. επιλέγουµε επεξεργασία / συµπλήρωση και µετά σειρά 4. στην τιµή βήµατος πληκτρολογούµε 3 5. πατάµε το ΟΚ - ηµεροµηνία Στο cell B3 πληκτρολογούµε : 25/6/2002. Κατόπιν επιλέγουµε Μορφή / κελιά και επιλέγουµε τον τύπο ηµεροµηνίας ( date ) που µας εµφανίζει στην οθόνη : «Τρίτη, 25 Ιουνίου 2002»

25 25 Επιλέγουµε τα cells από B3 µέχρι και Β10 Επιλέγουµε Edit / Fill και µετά series και δίνουµε step value = 2 Εµφανίζεται η εικόνα του διπλανού φύλλου εργασίας µε τις ηµέρες και τις ηµεροµηνίες ανά 2. Μπορούµε να εµφανίσουµε όλες τις εργάσιµες ηµέρες ( εργάσιµη ) µετά την Τρίτη, 25/6/2002. Πατώντας το ΟΚ εµφανίζεται ο παραπάνω πίνακας. Επίσης αν υποθέσουµε ότι θέλουµε να εµφανίσουµε όλες τις Τετάρτες των µηνών Ιουλίου και Αυγούστου του 2002, κάνουµε τα παρακάτω :

26 26 Η επιλογή Επεξεργασία / αναίρεση. Αν υποθέσουµε ότι έχουµε γράψει µια ετικέτα π.χ. Επώνυµο και κατόπιν µετανοιώσουµε για τον τίτλο αυτό. Μπορούµε να επιλέξουµε επεξεργασία / αναίρεση και η ετικέτα θα σβηστεί αυτοµάτως.

27 27 Σηµείωση 1: Με τη διαδικασία επεξεργασία / αναίρεση αναιρείται οποιαδήποτε προηγούµενη ενέργεια έγινε. Π.χ. µπορεί να έχουµε κάνει µε πλάγια γράµµατα τα κελιά του σχήµατος. Αν µετανοιώσαµε επιλέγουµε πάλι επεξεργασία / αναίρεση. Σηµείωση 2: Πιέζοντας ξανά επεξεργασία / αναίρεση εµφανίζονται µε τη σειρά όλες οι προηγούµενες ενέργειες που κάναµε στο φύλλο εργασίας και τις οποίες µπορούµε να αναιρέσουµε. Αν πάλι µετανοιώσαµε για την καινούργια αλλαγή µας, επιλέγουµε ακύρωση αναίρεσης : πλάγια γραφή ιαγραφές Οι επιλογές Επεξεργασία / διαγραφή και επεξεργασία / διαγραφή φύλλου χρησιµοποιούνται για να σβήσουµε τα περιεχόµενα ενός ή περισσοτέρων κελιών η πρώτη και ολόκληρο το φύλλο εργασίας η δεύτερη. Προσέξτε στη δεύτερη επιλογή δεν υπάρχει διαδικασία αναίρεσης. Παρατηρείστε το διπλανό φύλλο εργασίας. Αν διαλέξουµε επεξεργασία και διαγραφή θα εµφανιστεί το παρακάτω πλαίσιο εντολών :

28 28 Αν επιλέξουµε µετακίνηση κελιών προς τα επάνω, τότε θα παρουσιαστεί η παρακάτω εικόνα : ηλαδή το περιεχόµενο του κελιού Β3 σβήστηκε αλλά µετά το σβήσιµο τα παρακάτω κελιά ανέβηκαν ( shift ) µια θέση πιο πάνω. Το ανάλογο γίνεται µε την επιλογή µετακίνηση κελιών προς τα αριστερά, όπου τα κελιά που βρίσκονται δεξιά µεταφέρονται αυτόµατα προς τ αριστερά. Αν δεν θέλουµε να συµβούν τα παραπάνω καταφεύγουµε στην επιλογή απαλοιφή ( καθαρισµός ) και επιλέγουµε περιεχόµενα.

29 29 Όταν επιλέγουµε επεξεργασία / απαλοιφή, τότε σβήνουµε τα περιεχόµενα των κελιών ( τύπους και δεδοµένα ), τυχόν µορφοποιήσεις ( Μορφές ) ή Σχόλια, αλλά αφήνουµε τα κενά κελιά στο φύλλο εργασίας, ενώ όταν επιλέγουµε επεξεργασία / διαγραφή τότε µετακινούνται τα κελιά που «πλαϊνά» κελιά για να καλύψουν το χώρο. Αν επιλέξουµε επεξεργασία / µορφές σβήνονται µόνο οι µορφοποιήσεις, αν επιλέξουµε Σχόλια µόνο τα περιεχόµενα, ενώ αν επιλέξουµε Όλα σβήνονται και οι µορφοποιήσεις και τα περιεχόµενα και µένουν τα κελία κενά. Σηµείωση : Το περιεχόµενο ενός κελιού ή περισσοτέρων µπορεί να σβηστεί : (α) αν σηµαδέψουµε µε το mouse το κελί ή τα κελιά χωρίς να πιέσουµε κανένα του πλήκτρο. (β) µόλις ο δείκτης του mouse πάρει το σχήµα του µαύρου σταυρού, τότε πιέζουµε το αριστερό πλήκτρο του mouse και σέρνουµε προς τα µέσα. (γ) Κατόπιν αφήνουµε το αριστερό πλήκτρο του mouse. Παρατηρούµε ότι το περιεχόµενο του ή των κελιών σβήστηκε.

30 30 Χρήση συναρτήσεων ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΦΥΛΛΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ( II ) Κατά τη διάρκεια γραφής της συνάρτησης εµφανίζεται η λωρίδα : όπου το εικονίδιο X ακυρώνει τη διαδικασία και σύµβολο ισοδυναµεί µε το enter. Επίσης πατώντας το εικονίδιο εµφανίζεται λίστα µε τις συναρτήσεις του excel. Η συνάρτηση SUM Στο παραπάνω φύλλο εργασίας, το σύνολο υπολογίζεται µε τη συνάρτηση SUM, η οποία στη συγκεκριµένη περίπτωση συντάσσεται : = SUM ( E3:E6) ή γενικά : = SUM(αρχικό κελί : τελικό κελί ) και δίνει το άθροισµα των αριθµών ανάµεσα στο αρχικό και στο τελικό κελί. είτε και το παρακάτω παράδειγµα : Σηµείωση : Αν αντί «:» πληκτρολογήσουµε «;», τότε το excel υπολογίζει το άθροισµα των κελιών που αναφέρονται στη συνάρτηση και όχι όσων αριθµών βρίσκονται µεταξύ του αρχικού και του τελικού κελιού. Π.χ.

31 31 Εισαγωγή συνάρτησης µέσω του εικονιδίου εισαγωγής συνάρτησης Ένας άλλος τρόπος για να εισάγουµε µια συνάρτηση είναι να επιλέξουµε το εικονίδιο εισαγωγή συνάρτησης. Π.χ. προσέξτε το παρακάτω φύλλο εργασίας : Το excel µας ζητάει µια περιγραφή της λειτουργίας που θέλουµε να εκτελέσουµε : Αν για παράδειγµα γράψουµε max εννοώντας ότι θέλουµε να βρούµε το µέγιστο µεταξύ αριθµών του φύλλου εργασίας, τότε επιλέγουµε τη συνάρτηση αυτή από τη λίστα και πατάµε enter ή κάνουµε double click.

32 32 Πατώντας το ΟΚ το excel εισάγει τη συνάρτηση MAX στο φύλλο εργασίας µας και υπολογίζει αυτόµατα τον µέγιστο αριθµό. Σηµείωση : Αν θέλουµε να υπολογίσουµε τον µέγιστο αριθµό άλλης περιοχής κελιών, τότε : 1. κάνουµε click στο κουµπί σύµπτυξης : 2. επιλέγουµε µε το mouse την περιοχή που θέλουµε : 3. κάνουµε click στο κλείσιµο Χ του πλαισίου και 4. επιλέγουµε ΟΚ Το excel υπολογίζει τον µέγιστο αριθµό και τον εισάγει στο φύλλο εργασίας µας :

33 33 Η συνάρτηση MAX Υπολογίζει το µέγιστο µεταξύ δυο ή περισσοτέρων αριθµών. Βλέπε στις προηγούµενες σελίδες. Η συνάρτηση MIN Υπολογίζει αντίθετα από την MAX τον ελάχιστο µεταξύ δύο ή περισσοτέρων αριθµών. Π.χ. δείτε το παρακάτω φύλλο εργασίας : Η συνάρτηση AVERAGE Υπολογίζει το µέσο όρο µεταξύ δυο ή περισσοτέρων αριθµών. Στην παραπάνω συνάρτηση χρησιµοποιήσαµε το «;» οπότε το excel υπολόγισε το µέσο όρο των αριθµών που περιέχονται στα κελιά B2 και Β4. Αν χρησιµοποιούσαµε την «:» θα υπολόγιζε το µέσο όρο όσων αριθµών περιλαµβάνονται µεταξύ των κελιών Β2 έως και Β4. Π.χ.

34 34 HYPERLINK ηµιουργεί ένα shortcut ή έναν σύνδεσµο που ανοίγει ένα έγγραφο που βρίσκεται π.χ. στο internet ή στο server τοπικού δικτύου. Όταν κάνουµε click στο κελί που περιέχει τη συνάρτηση HYPERLINK, το Microsoft Excel ανοίγει το αντίστοιχο έγγραφο. Σύνταξη HYPERLINK(link_location,friendly_name) Παραδείγµατα Το παρακάτω παράδειγµα ανοίγει ένα φύλλο εργασίας που ονοµάζεται Budget Report.xls αποθηκευµένο στο Internet στο site example.microsoft.com/report και εµφανίζει το κείµενο "Click for report": =HYPERLINK(" report.xls", "Click for report") Το επόµενο παράδειγµα δηµιουργεί έναν υπερσύνδεσµο µε το κελί F10 του φύλλου εργασίας που ονοµάζεται Annual στο βιβλίο εργασίας Budget Report.xls, αποθηκευµένο στο Internet στο site example.microsoft.com/report. Το κελί στο φύλλο εργασίας που περιέχει τον υπερσύνδεσµο είναι το D1 : =HYPERLINK("[ report.xls]annual!f10", D1) Η συνάρτηση TODAY Εµφανίζει την τρέχουσα ηµεροµηνία : Ακολούθως αν θέλουµε µπορούµε να αλλάξουµε τη µορφή της ηµεροµηνίας µε την επιλογή Format / cells. Το excel περιλαµβάνει πάρα πολλές συναρτήσεις τις οποίες µπορείτε να βρείτε σε ένα βιβλίο για το office ή ειδικά για το excel.

35 35 ΓΡΑΦΗΜΑΤΑ Προσέξτε το παρακάτω φύλλο εργασίας : Αν θέλουµε να έχουµε ένα γράφηµα που να περιλαµβάνει π.χ. τα ονόµατα των σπουδαστών και το µέσο όρο τους, π.χ. σαν το ακόλουθο : τότε επιλέγουµε το εικονίδιο µε ονοµασία «οδηγός γραφηµάτων» : Ο οδηγός γραφηµάτων περιλαµβάνει µια σειρά από παράθυρα διαλόγου τα οποία µας καθοδηγούν σε όλα τα βήµατα που απαιτούνται για τη δηµιουργία ενός σωστού και ελκυστικού γραφήµατος. Αφού δηµιουργήσουµε το γράφηµά µας µπορούµε να το επεξεργαστούµε δηλαδή να του επιφέρουµε όσες αλλαγές νοµίζουµε. ιαδικασία Το πρώτο που πρέπει να αποφασίσουµε πριν ανοίξουµε τον οδηγό γραφηµάτων είναι ποια από τα δεδοµένα µας θα περιλαµβάνονται στο γράφηµα. Π.χ. στο παραπάνω γράφηµα µας ενδιαφέρουν τα ονόµατα των σπουδαστών και οι µέσοι όροι τους. Σε άλλη περίπτωση µπορεί να µας ενδιαφέρουν τα ονόµατα και οι βαθµοί του 1 ου τριµήνου κ.λ.π. Τις περιοχές που µας ενδιαφέρουν τις επιλέγουµε µε το mouse. Αν είναι διαδοχικές περιοχές χρησιµοποιούµε το πλήκτρο shift µαζί µε το mouse και αν όχι το πλήκτρο Ctrl και το mouse ( όπως στο παρακάτω σχήµα ).

36 36 Μετά : 1) Επιλέγουµε τον οδηγό γραφηµάτων 2) Εµφανίζεται η παρακάτω εικόνα : στην οποία µπορούµε να επιλέξουµε τον τύπο του γραφήµατος ( chart type ) π.χ. Στήλες, Ράβδοι, Γραµµές κ.λ.π. 3) Αφού επιλέξουµε, πατάµε επόµενο 4) Εµφανίζεται η παρακάτω εικόνα :

37 37 στην οποία βλέπουµε στην περιοχή δεδοµένων να σηµειώνονται ποια κελιά θα απεικονιστούν στο γράφηµα ή µπορούµε να διαλέξουµε άλλες περιοχές αν πιέσουµε το εικονίδιο σύµπτυξης. Επιλέγουµε πάλι επόµενο 5) εµφανίζεται η παρακάτω εικόνα :

38 38 Πληκτρολογούµε στο πεδίο τίτλος γραφήµατος : «βαθµολογία κατά µαθητή / τρια» και πατάµε πάλι επόµενο. 6) εµφανίζεται η παρακάτω εικόνα, στην οποία µπορούµε να ορίσουµε τη θέση που θα εµφανίζεται το γράφηµα : ιαλέγουµε π.χ. sheet1 και πατάµε τέλος. Εµφανίζεται το γράφηµα που είδαµε στην αρχή του κεφαλαίου.

39 39 Παραδείγµατα 1. Γράφηµα σε µορφή pie Το παραπάνω γράφηµα µπορεί να βελτιωθεί ώστε να εµφανίζει και τα ποσοστά (percentage) ή και τους ψήφους των σπουδαστών.

40 40 Σηµείωση : Αν αλλάξουµε ένα από τα δεδοµένα µας ( π.χ. τον αριθµό ψήφων της Μαρίας, τότε αλλάζει και η εικόνα του γραφήµατος. 2. Γράφηµα σε µορφή Line Κάθε γράφηµα έχει ορισµένες περιοχές, όπως περιοχή γραφήµατος, τίτλος γραφήµατος κ.λ.π. Μπορούµε να αλλάξουµε το χρώµα ή το µοτίβο τους µε διπλό κλικ.εµφανίζεται η παρακάτω εικόνα :

41 41 Επιλέγοντας το επιθυµητό χρώµα ή µοτίβο µπορούµε να έχουµε π.χ. τα παρακάτω γραφήµατα : Εβδοµαδιαία θερµοκρασία Εβδοµαδιαία θερµοκρασία θερµοκρασία Series1 θερµοκρασία Series1 0 ευτέρα Τρίτη Τετάρτη Πέµπτη Παρασκευή Σάββατο Κυριακή 0 ευτέρα Τρίτη Τετάρτη Πέµπτη Παρασκευή Σάββατο Κυριακή Εβδοµαδιαία θερµοκρασία θερµοκρασία Series1 0 ευτέρα Τρίτη Τετάρτη Πέµπτη Παρασκευή Σάββατο Κυριακή

42 42 ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΕΙΣ ΕΡΕΥΝΑ Η ταξινόµηση είναι µια από τις σπουδαιότερες δυνατότητες του excel όπως άλλωστε και η δυνατότητα έρευνας µέσα σ αυτά για την ανεύρεση κάποιων δεδοµένων. Έστω το παρακάτω φύλλο εργασίας : 1. Ταξινόµηση Μπορούµε να ταξινοµήσουµε τα παραπάνω δεδοµένα κατά συγγραφέα αλφαβητικά. Πρώτα επιλέγουµε µε το mouse όλα τα δεδοµένα. 1. Επιλέγουµε εδοµένα / ταξινόµηση 2. Εµφανίζεται το διπλανό πλαίσιο, στο οποίο επιλέγουµε ταξινόµηση κατά στήλη Β, επειδή στη στήλη Β βρίσκονται οι συγγραφείς 3. Επιλέγουµε ΟΚ και το φύλλο εργασίας γίνεται όπως παρακάτω.

43 43 Να σηµειωθεί ότι µπορούµε να ταξινοµήσουµε τα δεδοµένα µας κατά φθίνουσα ή κατ αύξουσα σειρά. Ένα παράδειγµα φθίνουσας ταξινόµησης φαίνεται στο παρακάτω φύλλο εργασίας. Στο δεύτερο πίνακα εµφανίζεται πρώτη η ηµέρα µε τη µεγαλύτερη θερµοκρασία. Ένα παράδειγµα στο οποίο θα γίνει φθίνουσα ταξινόµηση φαίνεται στο παρακάτω φύλλο εργασίας :

44 44 Επιλέγοντας εδοµένα / ταξινόµηση εµφανίζεται η παρακάτω εικόνα : Στην στήλη Ταξινόµηση κατά επιλέγουµε «αριθµός ψήφων» επειδή θέλουµε η ταξινόµηση να γίνει σύµφωνα µε τον αριθµό των ψήφων. Κάνοντας click στο ΟΚ εµφανίζεται ο παρακάτω πίνακας :

45 45 2. Έρευνα Το παρακάτω φύλλο εργασίας περιλαµβάνει τη βαθµολογία κατά τρίµηνο µερικών σπουδαστών : (α) Επιλέγουµε Edit / Find ( επεξεργασία / εύρεση ) και ζητάµε από το excel να µας βρει το όνοµα «Μαρία». (β) ιαλέγουµε Εύρεση όλων και κάνουµε click και στις επιλογές. Το excel βρίσκει 2 εγγραφές µε το κοινό στοιχείο «Μαρία» και τις εµφανίζει στο κάτω µέρος του πλαισίου Εύρεση αντικατάσταση. (γ) Επιλέγουµε ποια εγγραφή θέλουµε και το excel την εµφανίζει στην οθόνη. Σηµείωση : Το ίδιο θα µπορούσε να γίνει αν κάναµε click στο εικονίδιο «Εύρεση εποµένου»

46 46 ιαχωρισµός εγγραφών µε κριτήρια Στον παραπάνω πίνακα δίνονται τα ονόµατα των σπουδαστών και δίπλα ο αριθµός των ψήφων που πήρε ο καθένας. Στο παρακάτω φύλλο εργασίας θα διαχωρίσουµε τις εγγραφές που ικανοποιούν ορισµένα κριτήρια π.χ. όσους σπουδαστές είχαν πάνω από 20 ψήφους. Κατ αρχήν επιλέγουµε την περιοχή από B4 µέχρι και C16 και κατόπιν διαλέγουµε εδοµένα / φίλτρο και µετά αυτόµατο φίλτρο.

47 47 1. Κάνουµε click στο βέλος στη στήλη που περιέχει τους αριθµούς των ψήφων και κάντε click στο (Προσαρµογή). 2. Στο αριστερό κουτί, κάνουµε click στο είναι µεγαλύτερο από 3. Στο δεξί κουτί πληκτρολογούµε Τέλος κάνουµε click στο ΟΚ Εµφανίζεται η διπλανή λίστα, που περιέχει µόνο τους σπουδαστές που πήραν στις εκλογές πάνω από 20 ψήφους ( οι 20 δεν περιλαµβάνονται ). Αν θέλαµε να τους συµπεριλάβουµε θα διαλέγαµε την επιλογή στο αριστερό κουτί : Μπορούµε να διαχωρίσουµε τους 5 πρώτους :

48 48 1. Κάντε click στο βέλος στη στήλη που περιέχει τους αριθµούς και κάντε click στο πρώτα Στο πλαίσιο που θα εµφανισθεί πληκτρολογείστε στο δεύτερο κουτί : 5 3. Κάντε click στο ΟΚ και θα εµφανιστούν οι πέντε πρώτοι σε ψήφους. Σηµείωση : Αν θέλετε να εµφανίσετε ξανά πάλι όλες τις εγγραφές επιλέξτε το βέλος στη στήλη που περιέχει τους αριθµούς και κάντε click στο Όλα. 4. Αν θέλουµε να εµφανίσουµε µόνο µια εγγραφή µε κάποιον συγκεκριµένο σπουδαστή επιλέγουµε το βέλος στη στήλη που περιέχει τα ονόµατα και διαλέγουµε π.χ. ένα από αυτά : Σηµείωση : Στο παραπάνω φύλλο εργασίας µπορούµε να κάνουµε και το γράφηµα που ακολουθεί :

49 49 Αν τσεκάρουµε λιγότερους σπουδαστές τότε θα έχουµε και γράφηµα µόνο γι αυτούς δηλαδή το γράφηµα συνδέεται άµεσα µε τα δεδοµένα. Στο γράφηµα εµφανίζονται τώρα µόνο 4 από τους σπουδαστές.

50 50 Επίσης µπορούµε να εµφανίσουµε µόνο τους σπουδαστές που το όνοµά τους αρχίζει π.χ. από το γράµµα Α. Παρατηρείστε ότι στο γράφηµα εµφανίζονται µόνο αυτοί οι 4 µε τα ποσοστά που έλαβαν %. Όταν γράφουµε πολλές εγγραφές είναι πιθανόν να έχουµε διπλοεγγραφές, δηλαδή εγγραφές µε τα ίδια ακριβώς δεδοµένα. Μπορούµε να αποκλείσουµε αυτές τις διπλοεγγραφές, αν : 1. επιλέξουµε όλες τις εγγραφές

51 51 2. επιλέξουµε εδοµένα / φίλτρο και µετά Σύνθετο φίλτρο 3. Επιλέξουµε από το παρακάτω πλαίσιο : unique records only 3. Χάνονται από τη λίστα οι διπλοεγγραφές :

52 52 Ας υποθέσουµε ότι θέλουµε µια κατάσταση των σπουδαστών µε ψήφους περισσότερες από 20 και λιγότερες από 70. Για το σκοπό αυτό : 1. Κάνουµε click στο βέλος στη στήλη που περιέχει τους αριθµούς και επιλέγουµε το προσαρµογή. 2. Συµπληρώνουµε στο πρώτο κουτί «είναι µεγαλύτερο από και τιµή «20». Στο δεύτερο κουτί συµπληρώνουµε είναι µικρότερο από και τιµή Πιέζουµε το ΟΚ και το excel µας εµφανίζει τον παρακάτω πίνακα :

53 53 Ας υποθέσουµε ότι θέλουµε µια κατάσταση µε όσων σπουδαστών τα επώνυµα τελειώνουν σε -ίδης καθώς και αυτά που τελειώνουν σε άκης. Επιλέγουµε πάλι custom ( βλ. εικόνα ) Το excel, στο τέλος, εµφανίζει τον παρακάτω πίνακα :

54 54 ΦΟΡΜΕΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ Το Excel µπορεί να σας βοηθήσει να εισάγετε δεδοµένα σε µια λίστα δεδοµένων. Αυτό µπορεί να γίνει µε τους ακόλουθους τύπους φορµών ( forms ). Όταν λέµε λίστα δεδοµένων εννοούµε ένα σύνολο σειρών ( π.χ. ονοµατεπώνυµα µε τηλέφωνα ή ονοµατεπώνυµα σπουδαστών µε βαθµούς κ.λ.π. τα οποία περιέχουν συσχετιζόµενες πληροφορίες ). Φόρµα δεδοµένων Το excel δηµιουργεί για σας µια φόρµα δεδοµένων. Η φόρµα δεδοµένων εµφανίζει όλες τις ετικέτες των στηλών σε ένα πλαίσιο διαλόγου, µε ένα άδειο κουτί δίπλα τους για να µπορέσετε να εισάγετε τα δεδοµένα σας. Μπορείτε να εισάγετε νέα δεδοµένα, να σβήσετε γραµµές από τη λίστα σας, να βρείτε κάτι κ.λ.π. Το πέρασµα από εγγραφή σε εγγραφή γίνεται µε το πάτηµα του κάτω ή του πάνω βέλους, ενώ το πέρασµα από πεδίο σε πεδίο µε το πλήκτρο ΤΑΒ. µπορούµε να βρούµε µια εγγραφή στη λίστα µας κ.λ.π. Φόρµα δεδοµένων που αντιστοιχεί σε λίστα που περιέχει τα ονοµατεπώνυµα των σπουδαστών, τους βαθµούς ανά τρίµηνο καθώς και το µέσο όρο της βαθµολογίας τους.αν αλλάξουµε τα δεδοµένα στη φόρµα αλλάζουν αυτόµατα και τα δεδοµένα στη λίστα.μπορούµε να σβήσουµε ( delete ) µια εγγραφή, ή να προσθέσουµε µια καινούργια. Ακόµα µε την επιλογή Criteria Για να δηµιουργήσουµε την παραπάνω φόρµα δεδοµένων, επιλέγουµε κατ αρχάς όλα τα δεδοµένα που θέλουµε να περιέχονται στη φόρµα, µαζί µε τις ετικέτες των στηλών, οι οποίες θα αποτελέσουν τα πεδία ( fields ) της φόρµας :

55 55 1. Κατόπιν επιλέγουµε εδοµένα / φόρµα 2. Το excel µπορεί να εµφανίσει το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου. Αν συµβεί αυτό πιέζουµε ΟΚ δηλαδή αποδεχόµαστε οι επικεφαλίδες των στηλών να αποτελέσουν τα πεδία της φόρµας. Το excel εµφανίζει τη φόρµα που είδαµε παραπάνω. Παράδειγµα τηλεφωνικού καταλόγου Όπως και πριν φτιάχνουµε µερικές εγγραφές στη λίστα µας και τις επιλέγουµε : Κατόπιν επιλέγουµε εδοµένα / φόρµα και το excel εµφανίζει τη φόρµα δεδοµένων :

56 56 Εύρεση εγγραφής Επιλέγουµε Κριτήρια και εµφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου : Στο παράδειγµά µας δίνουµε στο πεδίο «Όνοµα» το όνοµα «Άννα» και πατάµε το enter. Το excel µας εµφανίζει τη πρώτη εγγραφή που ικανοποιεί αυτό το κριτήριο. Αν πατήσουµε Εύρεση εποµένου µας δείχνει την επόµενη εγγραφή που ικανοποιεί το κριτήριο. Σηµείωση : Με την επιλογή Εύρεση προηγουµένου µας εµφανίζει την προηγούµενη εγγραφή.

57 57 ΑΛΛΕΣ ΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΤΟΥ EXCEL 1. Προσθήκη σχολίων ( comments ) Επιλέγουµε σε ποιο cell θέλουµε να προστεθεί το σχόλιο και πατάµε δεξί click Από τη λίστα εντολών που εµφανίζεται διαλέγουµε εισαγωγή σχολίου και πληκτρολογούµε το σχόλιό µας στο πλαίσιο που θα βγει. Τα κελιά που περιέχουν κάποιο σχόλιο εµφανίζονται µε ένα ενδεικτικό κόκκινο σηµάδι ( βλ. σχήµα ). Αν πιέσουµε δεξί click σ ένα cell που περιέχει σχόλιο, τότε εµφανίζεται µια λίστα εντολών στην οποία µας δίνεται εκτός των άλλων η δυνατότητα να διορθώσουµε το σχόλιό µας ή να το σβήσουµε ή να το εµφανίσουµε απλά. 2. Αφαίρεση οριζόντιων και κάθετων γραµµών ( gridlines )

58 58 Επιλέγουµε εργαλεία / επιλογές και κάνουµε click στο πεδίο Γραµµές πλέγµατος στη καρτέλα προβολή. Σηµείωση : Μπορείτε φυσικά να πειραµατιστείτε και µε τις υπόλοιπες επιλογές αλλά µε πάρα πολύ προσοχή. Ένας ασφαλής τρόπος είναι να σηµειώνετε τις αλλαγές που κάνετε ώστε να µπορείτε εκ των υστέρων να τις αναιρέσετε. 3. Εισαγωγή αλλαγών σελίδας Αν θέλουµε να εκτυπώσουµε ένα φύλλο εργασίας το οποίο είναι µεγαλύτερο από µια σελίδα, το excel αυτοµάτως διαιρεί το φύλλο εργασίας σε σελίδες εισάγοντας αλλαγές σελίδων ( automatic page breaks ). Πάντως µπορούµε να αλλάξουµε τις γραµµές ή τις στήλες που θα εκτυπώνονται σε κάθε σελίδα, εισάγοντας µη αυτόµατες οριζόντιες ή κατακόρυφες αλλαγές σελίδων. Στην προβολή προεκπισκόπισης αλλαγών σελίδας µπορούµε νε εξετάζουµε τις αλλαγές σελίδας και να τις µετακινήσουµε, σέρνοντάς τες σε µια διαφορετική θέση του φύλλου εργασίας.