Οδηγίες για την εξισορρόπηση των πόρων στο Ρ6 (Resource Leveling)

Transcript

1 ΤΕΙ ΛΑΡΙΣΑΣ- ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ- ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΟ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων-Y Οδηγίες για την εξισορρόπηση των πόρων στο Ρ6 (Resource Leveling) Δημήτρης Τσέλιος, Καθηγητής Εφαρμογών

2 ΒΕΛΤΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΠΟΡΩΝ Το χρονοδιάγραμμα μπορεί να βελτιστοποιήσει τους πόρους ως εξής: Με μείωση των υψηλών κορυφώσεων για πόρους (peaks) και εξομάλυνση των απαιτήσεων για πόρους, μειώνοντας έτσι τα κόστη δέσμευσης και αποδέσμευσης ή μειώνοντας τις απαιτήσεις για επιπλέον δυνατότητες. Μειώνοντας τις απαιτήσεις μόνο για τους διαθέσιμους αριθμούς πόρων. Μειώνοντας τις απαιτήσεις για τη διαθέσιμη χρηματοροή όταν το έργο χρηματοδοτείται από τα έσοδα του. Επισκόπηση της ανάθεσης των πόρων Υπάρχει ένας αριθμός πρόσθετων επιλογών για την επισκόπηση της ανάθεσης (φορτώματος) των πόρων που περιέχουν είτε την εμφάνιση ενός Layout ή το «τρέξιμο» μιας αναφοράς. Η χρονική κλίμακα Timescale επιδρά στην εμφάνιση. Τα Layouts δεν θα καλυφθούν με λεπτομέρειες αλλά ερμηνεύονται από μόνα τους. Προφίλ της Χρήσης της Δραστηριότητας Αυτό εμφανίζεται με ένα κλικ στο πλήκτρο και εμφανίζει το ιστόγραμμα του συνόλου των πόρων για τις επιλεγμένες δραστηριότητες. Με δεξί κλικ στο ιστόγραμμα θα εμφανιστούν οι επιλογές της εμφάνισης: Σχήμα 1 Φύλλο Εργασίας της Χρήσης των Πόρων Αυτό εμφανίζεται με κλικ στο πλήκτρο Οι μονάδες είναι μορφοποιημένες με βάση τον πίνακα User PreferencesTime Units. Αν η ελάχιστη μονάδα είναι η ώρα, βεβαιωθείτε ότι στην επιλογή User Preferences η ρύθμιση για την ανάλυση των [1]

3 πόρων Interval for time-distributed resource calculations είναι ρυθμισμένη στην ώρα, αλλιώς τα δεδομένα δεν θα εμφανιστούν σωστά. Σχήμα 2 Προφίλ Χρήσης Πόρων με την εμφάνιση Ιστογράμματος Πόρων Σχήμα 3 Σημείωση: Η διαθεσιμότητα των πόρων εμφανίζεται χρησιμοποιώντας το Ημερολόγιο Πόρων όταν ο τύπος της Δραστηριότητας είναι Task Dependent και η δραστηριότητα είναι χρονοδρομολογημένη με βάση το Task Calendar. [2]

4 Προφίλ Χρήσης Πόρων με εμφάνιση καμπυλών S Σχήμα 4 Φύλλο Χρήσης Δραστηριότητας Οι μονάδες είναι μορφοποιημένες χρησιμοποιώντας το User Preferences, Time Unit πίνακα. Αν η ελάχιστη μονάδα χρόνου είναι η ώρα, βεβαιωθείτε ότι στην επιλογή User Preferences η ρύθμιση Interval for time-distributed resource έχει την τιμή hour. Σχήμα 5 Θα πρέπει να ετοιμαστείτε για πειραματισμό με τη μορφοποίηση των μενού κάνοντας δεξί κλικ σε κάθε παράθυρο που εμφανίστηκε πιο πάνω για να κατανοήσετε τις πολλές επιλογές που περιλαμβάνουν όπως: Ρόλοι ή πόροι, Όλοι οι Πόροι, Όλοι οι Ενεργοί Πόροι και οι Πόροι των ανοικτών Έργων μόνο, Επιλογές που δείχνουν την περίοδο και τις αθροιστικές τιμές ή έναν μέσο όρο διαιρώντας με έναν αριθμό, Επιλογές για φιλτράρισμα, Επιλογές ομαδοποίησης και ταξινόμησης. [3]

5 Μέθοδος Επίλυσης των Κορυφώσεων των Πόρων και των Συγκρούσεων Οι μέθοδοι της επίλυσης της υπερφόρτωσης των πόρων είναι: Διόρθωση του Σχεδίου του Έργου. Διορθώστε το πλάνο του έργου για να μετριάσετε τις συγκρούσεις των πόρων, όπως αλλάξτε τη σειρά των εργασιών, δώστε εργασία εκτός της εταιρείας (outsourcing) κλπ. Αλλαγή διάρκειας. Αυξήστε τη διάρκεια της δραστηριότητας ή μειώστε τις απαιτήσεις των πόρων, έτσι ώστε πχ. μια δραστηριότητα 5 ημερών με 10 άτομα να επεκτείνετε σε 10 ημέρες με 5 άτομα. Υποκατάσταση πόρων. Αντικαταστήστε έναν πόρο με έναν άλλο διαθέσιμο. Αυξήστε τον εργάσιμο χρόνο. Επιταχύνετε τη δραστηριότητα του έργου, ενέργεια που μπορεί να απελευθερώσει πόρους για άλλες δραστηριότητες. Διασπάστε μια δραστηριότητα γύρω από τα σημεία αιχμής. Κάποια λογισμικά επιτρέπουν τη διάσπαση των δραστηριοτήτων, κάτι που επιτρέπει τη διάσπαση της εργασίας γύρω από τα σημεία αιχμής των πόρων. Αυτή η λειτουργία δεν είναι διαθέσιμη στο Ρ6 αλλά μια δραστηριότητα μπορεί να διασπαστεί σε δύο επιτρέποντας στην εργασία να διακόπτεται στα σημεία αιχμής. Εξισορρόπηση του Χρονοδιαγράμματος. Αυτή η τεχνική καθυστερεί τις δραστηριότητες μέχρι οι πόροι να είναι διαθέσιμοι. Καμπύλες πόρων ή χειρωνακτική διόρθωση του Resource Spreadsheet μπορούν να βοηθήσουν σε κάποιες περιστάσεις. Εξισορρόπηση Πόρων Μέθοδοι της Εξισορρόπησης πόρων Μετά την ανίχνευση των τυχόν υπερφορτώσεων και των μη ικανοποιήσεων των πόρων, το χρονοδιάγραμμα μπορεί τώρα να εξισορροπηθεί μειώνοντας τις αιχμές των απαιτήσεων των πόρων. Η Εξισορρόπηση ορίζεται ως η καθυστέρηση των δραστηριοτήτων μέχρι οι πόροι να είναι διαθέσιμοι. Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι καθυστέρησης των δραστηριοτήτων ενός χρονοδιαγράμματος: Θέτοντας εκτός τον Αυτόματο Υπολογισμό και μετακινώντας τις Δραστηριότητες. Αυτή η επιλογή δεν διατηρεί το κρίσιμο μονοπάτι και επαναφέρει το αρχικό χρονοδιάγραμμα όταν γίνεται επανα-υπολογισμός. Αυτή η επιλογή δεν θα πρέπει να χρησιμοποιείται όταν η σύμβαση απαιτεί ένα κρίσιμο μονοπάτι να διατηρείται, καθώς το χρονοδιάγραμμα δεν υπολογίζεται πλέον σωστά. Θέτοντας περιορισμούς (constraints) σε δραστηριότητες. Ένας περιορισμός μπορεί να εφαρμοστεί για να καθυστερήσει μια δραστηριότητα μέχρι μια ημερομηνία έτσι ώστε ένας πόρος να γίνεται διαθέσιμος για μια υψηλότερης προτεραιότητας δραστηριότητα. Αυτή δεν είναι όμως μια προτεινόμενη μέθοδος επειδή η καθυστέρηση της υψηλής προτεραιότητας δραστηριότητας απορυθμίζει το χρονοδιάγραμμα. Σειριακή Λογική. Οι σχέσεις μπορούν να εφαρμοστούν σε δραστηριότητες που μοιράζονται τους ίδιους πόρους με μια σειρά προτεραιότητας. Με αυτή τη διαδικασία, ένα κρίσιμο μονοπάτι καθοδηγούμενο από έναν πόρο δημιουργείται. Αν η πρώτη δραστηριότητα στην αλυσίδα καθυστερεί τότε όλη η αλυσίδα δραστηριοτήτων θα καθυστερήσει. Αλλά το χρονοδιάγραμμα δεν [4]

6 θα γίνει απορυθμισμένο και το κρίσιμο μονοπάτι διατηρείται. Σε αυτή την περίπτωση μια ακόλουθη δραστηριότητα μπορεί να είναι ικανή να εκτελεστεί νωρίτερα και η λογική να αλλάξει χειρωνακτικά. Λειτουργία Εξισορρόπησης. Η λειτουργία Resource Leveling εξισορροπεί τους πόρους καθυστερώντας τις δραστηριότητες χωρίς τη χρήση Περιορισμών ή Λογικής, βρίσκοντας τη βέλτιστη διάταξη των δραστηριοτήτων που βασίζεται σε καθορισμένες παραμέτρους. Και πάλι, καθώς αυτή η επιλογή δεν διατηρεί ένα κρίσιμο μονοπάτι που να αναπτύσσεται από τις διάρκειες και τις σχέσεις, θα πρέπει να μην χρησιμοποιείται όταν μία σύμβαση απαιτεί τη δημιουργία ενός κρίσιμου μονοπατιού. Η λειτουργία Εξισορρόπησης μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εγκαθίδρυση μιας βέλτιστης σειράς χρονοδρομολόγησης και στη συνέχεια η Σειριακή Λογική εφαρμόζεται για να τηρηθούν οι ημερομηνίες και να δημιουργηθεί το κρίσιμο μονοπάτι. Η λειτουργία της Εξισορρόπησης Πόρων επιτρέπει τη βελτιστοποίηση της χρήσης των πόρων καθυστερώντας τις δραστηριότητες μέχρι να γίνουν διαθέσιμοι οι πόροι, μειώνοντας έτσι τις αιχμές των πόρων. Αυτή η λειτουργία μπορεί να επεκτείνει το μήκος του έργου. Η λειτουργία της Εξισορρόπησης μπορεί να χρησιμοποιηθεί από αρχάριους διαχειριστές με εξαιρετική προσοχή. Απαιτεί από το σχεδιαστή να κατέχει στέρεα κατανόηση για τον τρόπο υπολογισμού των λειτουργιών του λογισμικού. Η Εξισορρόπηση αυξάνει την πολυπλοκότητα ενός χρονοδιαγράμματος και απαιτεί μια διαφορετική προσέγγιση κατά το κτίσιμό του. Καταρχάς, η σειριακή λογική αντικαθίσταται από προτεραιότητες αλλά ένα κλειστό Δίκτυο εξακολουθεί να διατηρείται. Η ικανότητα κατανόησης της λειτουργίας του λογισμικού είναι σπουδαία για να μπορείτε να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία της Εξισορρόπησης με ασφάλεια σε μεγαλύτερα χρονοδιαγράμματα. Συνίσταται να κάνετε πρακτική πρώτα σε μικρά χρονοδιαγράμματα για να αποκτήσετε εμπειρία και μετά να προχωρήσετε σε πιο σύνθετα. Λειτουργία της Εξισορρόπησης Πόρων Αυτή η ενότητα παρουσιάζει τις λειτουργίες Εξισορρόπησης πόρων του λογισμικού που περιλαμβάνουν Τη φόρμα Level Resources. Παραδείγματα Εξισορρόπησης συμπεριλαμβανομένης και της ολίσθησης πόρων. Οδηγίες κατά την Εξισορρόπηση. Τι συμβαίνει όταν οι πόροι δεν εξισορροπούνται Η φόρμα της Εξισορρόπησης Πόρων Επιτρέπει την ρύθμιση των περισσοτέρων Επιλογών της Εξισορρόπησης. Επιλέξτε ToolsLevel Resource για να ανοίξει η φόρμα που περιέχει τις εξής ρυθμίσεις: [5]

7 Σχήμα 6 Automatically level resources when scheduling- Εξισορροπεί το χρονοδιάγραμμα κάθε φορά που γίνεται χρονοδρομολόγηση. Consider assignments in other projects with priority equal/higher than- Εξισορροπεί τους πόρους λαμβάνοντας υπόψη και τις ανάγκες άλλων έργων. Η προτεραιότητα Εξισορρόπησης τίθεται στην καρτέλα Projects Workspace, General. Preserve scheduled early and late dates- απλά, όταν απορυθμίζεται επιτρέπει την επιλογή Late Leveling. Αυτό εξηγείται αναλυτικότερα παρακάτω καθώς οι υπολογισμοί γίνονται περισσότερο πολύπλοκοι. Το Late Leveling απομακρύνει τις δραστηριότητες από τις αργότερες ημερομηνίες τους για να επιτύχουν τη διαθεσιμότητα πόρων και παρέχει τις πιο καθυστερημένες ημερομηνίες χωρίς να καθυστερεί το τέλος (finish date) του έργου. Recalculate assignment costs after leveling- χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με το Effective date και Price/Unit του πόρου. Αυτές οι δυνατότητες επιτρέπουν την αλλαγή του κόστους ενός πόρου με το χρόνο. Τα κόστη των πόρων επαναϋπολογίζονται βασισμένα στο Price/Unit αν η δραστηριότητα μετακινείται σε άλλο χρονικό διάστημα όπου έχει διαφορετική τιμή. Level all resources- αν είναι επιλεγμένη αυτή η ρύθμιση εξισορροπούνται όλοι οι πόροι, διαφορετικά εξισορροπούνται οι επιλεγμένοι πόροι (Select Resources). Level resources only within activity Total Float [6]

8 Όταν είναι επιλεγμένη, η διαδικασία Εξισορρόπησης δεν θα παράγει αρνητικά περιθώρια αλλά πιθανώς δεν θα μπορεί να εξισορροπήσει όλο το χρονοδιάγραμμα. Συνεπώς, οι δραστηριότητες θα καθυστερούν μόνο μέχρι να καταναλωθεί όλο το διαθέσιμο περιθώριο και η Εξισορρόπηση δεν θα επεκτείνει το χρονοδιάγραμμα πέρα από την ημερομηνία τέλους του έργου. Αυτή η επιλογή ρυθμίζει και την Preserve scheduled early and late dates. Όταν δεν είναι επιλεγμένη, η Εξισορρόπηση θα επιτρέπει τις δραστηριότητες να επεκτείνονται πέρα από την ημερομηνία Project must Finish By date, ή μπορεί να δημιουργεί αρνητικά περιθώρια. Preserve minimum float when leveling- δουλεύει μόνο με την Level resources only within Total Float και δεν Εξισορροπεί δραστηριότητες αν το περιθώριο πέφτει μετά την αποδιδόμενη τιμή. Max percent to over-allocate resources- δουλεύει μόνο με την Level resources only within activity Total Float και επιτρέπει το διπλασιασμό της διαθεσιμότητας του πόρου αν και αυτό δεν παρουσιάζεται στα ιστογράμματα. Leveling priorities: θέτει τις προτεραιότητες Εξισορρόπησης, και οι δραστηριότητες λαμβάνουν τους πόρους σύμφωνα με αυτές. Αν δύο δραστηριότητες έχουν την ίδια τιμή προτεραιότητας (first line) έπειτα χρησιμοποιείται η δεύτερη προτεραιότητα (second line). Ο κωδικός (id) της δραστηριότητας είναι η τελευταία τιμή που χρησιμοποιείται για την απόδοση πόρων. Υπάρχουν πολλές επιλογές για τις προτεραιότητες και οι ακόλουθες είναι οι πιο σημαντικές: Activity Leveling Priority- είναι το πεδίο που μπορεί να έχει τιμή από 1 έως 5 (με προκαθορισμένη τιμή 3). Αυτές που έχουν προτεραιότητα 1 λαμβάνουν πρώτες τους πόρους. Activity Codes ή User Defined Fields και πολλά άλλα πεδία όπως Remaining Duration, Early Start, Total Float και Late Start μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να τεθούν προτεραιότητες. Παραδείγματα Εξισορρόπησης Παρακάτω παρουσιάζονται δύο απλά παραδείγματα που μπορούν να βοηθήσουν στην κατανόηση της λειτουργίας του λογισμικού. Το πρώτο παράδειγμα επιτρέπει την Εξισορρόπηση του χρονοδιαγράμματος με θετικό περιθώριο. Το δεύτερο δεν επιτρέπει την Εξισορρόπηση του χρονοδιαγράμματος με θετικό περιθώριο. Παρατήρηση: συνίσταται η κατασκευή ενός μικρού χρονοδιαγράμματος πάνω στο οποίο θα δοκιμάσετε τις διάφορες επιλογές μέχρι να κατανοήσετε το λογισμικό και τον τρόπο λειτουργίας πριν μετακινηθείτε σε ένα μεγαλύτερο χρονοδιάγραμμα. Εξισορρόπηση με Θετικό Περιθώριο Η παρακάτω εικόνα παρουσιάζει ένα χρονοδιάγραμμα μη ισορροπημένο: Το έργο πρέπει να τελειώσει μέχρι τις 01 Απριλίου. Το ιστόγραμμα δείχνει ότι τα Early και Late ιστόγραμμα είναι υπερφορτωμένα. [7]

9 Οι ράβδοι (bars) που εμφανίζονται είναι οι Remaining Early, η Late και η Total Float: Σχήμα 7 Μετά την Εξισορρόπηση με όλες τις επιλογές ανενεργές (off): Έχει γίνει Early και Late Εξισορρόπηση και τα ιστογράμματα φαίνονται ισορροπημένα. Οι ράβδοι Early και Remaining έχουν τις ίδιες ημερομηνίες και είναι ισορροπημένες. Το ολικό περιθώριο είναι η διαφορά μεταξύ Late και Early Finish και παρέχει παρόμοιο αποτέλεσμα με το αν υπήρχε σχέση μεταξύ των δραστηριοτήτων. Σχήμα 8 Έχοντας τη ρύθμιση Preserve scheduled early and late dates επιλεγμένη: [8]

10 Εξισορροπούνται οι δραστηριότητες με βάση τις νωρίτερες ημερομηνίες. Δεν γίνεται καμιά Εξισορρόπηση που να αφορά Late ημερομηνίες. Οι ράβδοι Early και Late δεν εξισορροπούνται. Το ολικό περιθώριο είναι η διαφορά μεταξύ της Late και της Remaining ημερομηνίας τέλους και παρέχει το ίδιο αποτέλεσμα με το αν δεν υπήρχε σχέση μεταξύ των δραστηριοτήτων. Σχήμα 9 Εξισορρόπηση χωρίς Θετικό Περιθώριο Η εικόνα παρακάτω δείχνει το χρονοδιάγραμμα μη ισορροπημένο: Το έργο πρέπει να τελειώσει μέχρι τις 01 Απριλίου. Το ιστόγραμμα δείχνει ότι τα Early και Late ιστογράμματα είναι υπερφορτωμένα. [9]

11 Σχήμα 10 Μετά την Εξισορρόπηση με όλες τις επιλογές ανενεργές (off): Έχει εκτελεστεί Εξισορρόπηση των Early και Late ημερομηνιών και τα αντίστοιχα ιστογράμματα έχουν ισορροπηθεί. Οι Early και Remaining ράβδοι έχουν τις ίδιες ημερομηνίες και είναι ισορροπημένες με αρνητικό περιθώριο. Το ολικό περιθώριο είναι η διαφορά μεταξύ του Late και του Early Finish και παρέχει παρόμοιο αποτέλεσμα με το αν υπήρχε σχέση μεταξύ των δραστηριοτήτων. Σχήμα 11 Έχοντας επιλεγμένη την επιλογή Preserve scheduled and late dates θα πάρουμε τα εξής: [10]

12 Έχει γίνει Εξισορρόπηση των Early ημερομηνιών και το Early ιστόγραμμα είναι ισορροπημένο. Δεν έχει γίνει Εξισορρόπηση των Late ημερομηνιών και το Late ιστόγραμμα δεν είναι ισορροπημένο. Οι ράβδοι Early και Late δεν έχουν εξισορροπηθεί. Η ράβδος Remaining έχει ισορροπηθεί και έχει αρνητικό περιθώριο. Σχήμα 12 Έχοντας επιλέξει τις ρυθμίσεις Preserve scheduled early and late dates και Level resources only within activity Total Float option έχουμε: Εξισορρόπηση των Early Remaining ημερομηνιών προσπαθώντας όσο γίνεται να μην δημιουργηθούν αρνητικά περιθώρια. Η δεύτερη δραστηριότητα με τη χαμηλότερη προτεραιότητα έχει μπει στα αριστερά του Data Date. Η Εξισορρόπηση των Late ημερομηνιών δεν έχει γίνει και το Late ιστόγραμμα δεν είναι ισορροπημένο. Η ράβδος Early δεν έχει εξισορροπηθεί. [11]

13 Σχήμα 13 Ολίσθηση Πόρων Οι ολισθήσεις πόρων επιτρέπουν τη μοντελοποίηση της διαθεσιμότητας των πόρων όταν ένας διαφορετικός αριθμός πόρων μπορεί να είναι διαθέσιμος σε διάφορες ολισθήσεις. Κάποια κύρια σημεία καλύπτονται πιο κάτω: Οι ολισθήσεις πόρων χρησιμοποιούνται με: Δραστηριότητες τύπου Resource Dependent Πόρους που έχουν τεθεί σε Drive Activity ημερομηνίες αφού έχουν ανατεθεί σε δραστηριότητες. Σε αντίθεση με άλλα λογισμικά, στο Ρ6 όταν μια δραστηριότητα γίνεται Resource Dependent τότε το ημερολόγιο της εξακολουθεί να ισχύει για την έναρξη αλλά όχι για τη λήξη. Παρατήρηση: πριν προσπαθήσετε να χρησιμοποιήσετε ολισθήσεις καλό θα ήταν να έχετε αξιοσημείωτη εμπειρία ή να συνεργάζεστε με κάποιον έμπειρο χρήστη. Δημιουργώντας Ολισθήσεις Επιλέξτε EnterpriseShifts για να ανοίξετε τη φόρμα Resource Shifts: [12]

14 Σχήμα 14 Όταν καθυστερεί μια ολίσθηση θα πρέπει να αθροίζει 24 ώρες: Σχήμα 15 Αναθέτοντας Ολισθήσεις στους Πόρους Μια ολίσθηση μπορεί να ανατεθεί σε ένα πόρο μέσα από το χώρο Resource Workspace Units & Prices έχοντας διαφορετική διαθεσιμότητα (Max Units/Time) και τιμή (Price/Units) για κάθε ολίσθηση. Αυτό το παράδειγμα δείχνει ότι δεν έχουν αποδοθεί στην ολίσθηση 3 πόροι, γι αυτό αντιπροσωπεύει ένα περιβάλλον δύο ολισθήσεων. Ένας πόρος θα έχει ένα μικρό βέλος σε ένα κουτί δείχνει η κεφαλή του όταν αποδίδεται σε μια δραστηριότητα ενός ανοικτού έργου Σχήμα 16 [13]

15 Εξισορρόπηση με Ολισθήσεις Οι ολισθήσεις επιβεβαιώνονται όταν η λειτουργία της Εξισορρόπησης χρησιμοποιείται. Το παράδειγμα πιο κάτω δείχνει τις δραστηριότητες που έχουν ένα ημερολόγιο 24 ώρες την ημέρα, 7 ημέρες την εβδομάδα, με ολισθήσεις που έχουν τεθεί όπως πιο πριν με όλες τις δραστηριότητες να τίθενται ως Resource Dependent και Drive Activity Dates. Η κατάσταση πριν την Εξισορρόπηση με το όριο του πόρου να εμφανίζεται σύμφωνα με τη διαθεσιμότητα της ολίσθησης: Σχήμα 17 Μετά την Εξισορρόπηση με όλες τις επιλογές της μη επιλεγμένες: Σχήμα 18 Το παράδειγμα παρακάτω έχει τις δραστηριότητες να εκτελούνται με ημερολόγιο 8 ωρών ανά ημέρα και 7 ημερών ανά εβδομάδα. [14]

16 Σχήμα 19 Σε αυτή την κατάσταση, η Εξισορρόπηση λαμβάνει υπόψη της το ημερολόγιο της δραστηριότητας για ημερομηνία Start της κάθε δραστηριότητας και οι ολισθήσεις λειτουργούν μετά την ημερομηνία Start. Ακόμη και αν οι δραστηριότητες είναι Resource Driven: Σχήμα 20 Όταν οι πόροι τίθενται σε μη Drive Activity Dates οι πόροι μπορούν να εξισορροπηθούν, αλλά: Η εργασία ξεκινά κατά την ημερομηνία έναρξης και το χρόνο της πρώτης δραστηριότητας και όχι κατά την αρχή της ολίσθησης του πόρου. Οι ράβδοι των δραστηριοτήτων δεν δείχνουν πότε η εργασία λαμβάνει χώρα. [15]

17 Οι δραστηριότητες επίσης δεν ξεκινούν κατά τον χρόνο έναρξης της ολίσθησης όταν το Default Calendar τίθεται στο 7 ημέρες ανά εβδομάδα, 24 ώρες την ημέρα. Σχήμα 21 Φαίνεται ότι η καλύτερη επιλογή για να υπολογίσετε του πόρους ορθά χρησιμοποιώντας ολισθήσεις είναι να: Θέτετε στις δραστηριότητες ένα ημερολόγιο που έχει τις ίδιες ή περισσότερες εργάσιμες ώρες από τις ολισθήσεις πόρων, έτσι ώστε η αρχή της εργασίας του πόρου να μην καθυστερεί. Ρυθμίζετε τους πόρους ως Resource Driven, για να επιβεβαιώσετε τα ημερολόγια πόρων. Ρυθμίζετε τους πόρους ως Drive Activity Dates, για να διασφαλίσετε ότι οι ράβδοι των δραστηριοτήτων μετακινούνται με τους ισορροπημένους πόρους. Δημιουργείτε ένα μικρό χρονοδιάγραμμα και κάνετε δοκιμές για να βεβαιωθείτε ότι το χρονοδιάγραμμα συμπεριφέρεται με τον τρόπο που σκέφτεστε ότι έπρεπε και κατανοείτε το τι συμβαίνει. Οδηγίες για την Εξισορρόπηση (leveling) Η Εξισορρόπηση ενός χρονοδιαγράμματος είναι μια δεξιότητα που αποκτάται μέσα από την πρακτική και την εμπειρία και υπάρχουν κάποια θεμελιώδη που θα πρέπει να [16]

18 έχει στο μυαλό του ο διαχειριστής πριν αποπειραθεί να εξισορροπήσει ένα σύνθετο χρονοδιάγραμμα. Αν δεν είστε ένας έμπειρος χρήστης ενός λογισμικού διαχείρισης έργων συνίσταται να πειραματιστείτε χρησιμοποιώντας το P6 με πόρους πριν προσπαθήσετε να εξισορροπήσετε ένα σύνθετο χρονοδιάγραμμα, ειδικά αν δοκιμάσετε να εξισορροπήσετε ένα χρονοδιάγραμμα που είναι σε πρόοδο. Θα χρειαστείτε αυτή την εμπειρία για να επιλύσετε κάποια σύνθετα ζητήματα που συχνά εμφανίζονται κατά την Εξισορρόπηση. Χρειάζεστε μια διαφορετική προσέγγιση κατά την έναρξη της κατασκευής του χρονοδιαγράμματος. Χωρίς Εξισορρόπηση, οι διαχειριστές φυσιολογικά εφαρμόζουν ακολουθιακή λογική (soft logic) για να αποτρέψουν την εμφάνιση πολλών δραστηριοτήτων ταυτοχρόνως. Αν η επιλογή σας είναι η Εξισορρόπηση ως μέθοδος χρονοδρομολόγησης, τότε η soft logic θα πρέπει να παραβλεφθεί από την έναρξη της κατασκευής του χρονοδιαγράμματος. Όλες οι χρήστες και οι επιθεωρητές (reviewers) του χρονοδιαγράμματος θα πρέπει να κατανοούν ότι ένα ισορροπημένο χρονοδιάγραμμα μπορεί να αλλάξει δραματικά με την προσθήκη ή την αφαίρεση ή την αλλαγή των δραστηριοτήτων ή την αλλαγή των προτεραιοτήτων. Υπάρχουν κάποιες αρχές που θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την Εξισορρόπηση: Εξισορροπήσετε μόνο τους πόρους που είναι υπερφορτωμένοι και δεν μπορείτε να τους συμπληρώσετε εύκολα ή για τους οποίους έχετε ένα απόλυτο όριο. Δοκιμάστε να εξισορροπήσετε έναν μόνο πόρο κάθε φορά και δείτε τα ιστογράμματα για να βεβαιωθείτε ότι ο πόρος εξισορροπείται. Αν ο πόρος δεν εξισορροπείται και τα ιστογράμματα δείχνουν υπερφόρτωση, τότε αναζητήστε την αιτία (δείτε την επόμενη ενότητα). Αυτή η διαδικασία συχνά εντοπίζει έναν υπερφορτωμένο οδηγό πόρο και η Εξισορρόπηση ενός τέτοιου πόρου Εξισορροπεί όλο το έργο. Αφού εξισορροπήσετε όλους τους πόρους ξεχωριστά, θα πρέπει να ξεκινήσετε την Εξισορρόπηση δύο πόρων μαζί και έπειτα τριών. Μην ξεκινάτε την Εξισορρόπηση όλων των πόρων μονομιάς, καθώς το χρονοδιάγραμμα συχνά θα υφίσταται δραστικές αλλαγές και θα επεκτείνει την ημερομηνία τέλους μη ρεαλιστικά. Μην αναμένετε ένα τέλειο αποτέλεσμα. Να είστε ικανοποιημένοι με μια μέση χρήση των πόρων που συμπίπτει με τις απαιτήσεις σας κατά περιόδους όπως οι μήνες. Διορθώστε μικρές υπερφορτώσεις πόρων όσο το δυνατόν πιο κοντά στην έναρξη των δραστηριοτήτων. Οι δραστηριότητες έχουν τις ακόλουθες επιλογές που επηρεάζουν τη διάρκεια που υπολογίζεται: Οι τύποι όπως Task, Independent ή Meeting. Οι πόροι που μπορούν να αποδοθούν στις δραστηριότητες ως οδηγοί ή μη οδηγοί (Non Driving) Οι πόροι που μπορεί να έχουν τα δικά τους ημερολόγια. Για να κατανοήσετε το πώς η Εξισορρόπηση καθυστερεί ή αλλάζει τις διάρκειες των δραστηριοτήτων θα πρέπει να γνωρίζετε ποιοι από τους παραπάνω συνδυασμούς έχουν χρησιμοποιηθεί στο χρονοδιάγραμμα σας και θα πρέπει να καταλαβαίνετε πως κάθε συνδυασμός υπολογίζει σε ένα περιβάλλον μη Εξισορρόπησης. [17]

19 Τι πρέπει να αναζητηθεί αν οι πόροι δεν εξισορροπούνται Συνήθως είναι πολύ ενοχλητικό όταν το έργο δεν εξισορροπείται οπότε δοκιμάστε κάποιες από τις ακόλουθες επιλογές: Έχετε επιλέξει έναν πόρο για να εξισορροπήσετε στη φόρμα Select Resources; Πρέπει να έχετε επιλέξει έναν τουλάχιστον. Έχετε θέσει όρια στο περιβάλλον Resource Workspace; Κάθε πόρος χρειάζεται ένα όριο. Ένας πόρος δεν θα εξισορροπηθεί όταν ο πόρος που αποδίδεται σε μια δραστηριότητα με μια περίοδο Unit per time μεγαλύτερη από το σύνολο τιμών που έχει στο λεξικό των πόρων. Αυτό μπορεί να εμφανιστεί όταν: Το όριο Resource Limit στο Resource Dictionary έχει μειωθεί. Μια δραστηριότητα έχει έναν πόρο με ένα Unit per time Period που είναι μεγαλύτερο από το όριο Limit. Όταν η δραστηριότητα έχει Fixed Units και η διάρκεια μιας δραστηριότητας έχει μειωθεί, αυξάνοντας το Unit per time Period πάνω από το μέγιστο που είναι διαθέσιμο στη φόρμα Resource. Μήπως έχετε αποδώσει ένα Mandatory Constraint σε μια μη ισορροπημένη δραστηριότητα; Μήπως έχετε checked την επιλογή Level resources only within activity Total Float; Αυτή η επιλογή επιτρέπει τις δραστηριότητες χωρίς περιθώριο να εξισορροπηθούν. Καμπύλες Πόρων Οι καμπύλες πόρων επιτρέπουν τη μη γραμμική απόδοση των πόρων στα χρονοδιαγράμματα με παρόμοιο τρόπο όπως στο MS Project. Χρησιμοποιούνται συχνά σε μεγάλες δραστηριότητες όπου δεν υπάρχει η απαίτηση για γραμμική απόδοση των πόρων. Οι καμπύλες αποδίδονται στη στήλη Curve της καρτέλας Resources στο περιβάλλον Projects Workspace. Σχήμα 22 Η δραστηριότητα A1010 πιο κάτω έχει μια κανονική καμπύλη απόδοσης πόρων: [18]

20 Σχήμα 23 Για να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε τις καμπύλες πόρων: Επιλέγετε Enterprise, Resource Curves και ανοίγει η ακόλουθη φόρμα: Σχήμα 24 Οι προκαθορισμένες Default καμπύλες δεν μπορούν να διαγραφούν ή να αλλαχθούν αλλά μπορούν να αντιγραφούν με τη φόρμα Modify Resource Curves. [19]

21 Οι καθολικές Global μπορούν να αλλαχθούν, αντιγραφούν ή διαγραφούν. Για να δημιουργήσετε μια νέα καμπύλη επιλέξτε το πλήκτρο ADD για να ανοίξει η φόρμα Select Resource Curve To Copy και επιλέξτε την καμπύλη που θα αντιγράψετε. Σχήμα 25 Θα επιστρέψετε στη φόρμα Resource Curves όπου μπορείτε να διορθώσετε τον τίτλο. Επιλέξτε το πλήκτρο Modify για να ανοίξετε τη φόρμα Modify Resource Form: Σχήμα 26 Επιλέξτε τα ποσοστά που θα σας δώσουν το επιθυμητό σχήμα: [20]

22 Σχήμα 27 Κάντε κλικ στο πλήκτρο Prorate για να δίνουν αθροιστικά τα ποσοστά το 100%: Σχήμα 28 Χρησιμοποιώντας το φύλλο Resource Usage-Bucket Planning. Είναι μια νέα δυνατότητα του P6 που επιτρέπει τη απόδοση τιμών των πόρων με χειρωνακτικό τρόπο (manually). Αυτό δίνει περισσότερο έλεγχο κατά την απόδοση των πόρων που απασχολούνται περιοδικά σε μια δραστηριότητα. Είναι όμοια με τη χρήση του πίνακα Resource Usage του MS Project και κάνει την απόδοση των πόρων «Ανατομική». Η παρακάτω εικόνα μας δείχνει τις τιμές στο φύλλο Resource Usage Spreadsheet. Σχήμα 29 Κάθε χρονική περίοδος, συνεπώς, θα περιέχει μια διαφορετική τιμή. [21]

23 ΒΕΛΤΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΠΟΡΩΝ... 1 Επισκόπηση της ανάθεσης των πόρων... 1 Προφίλ της Χρήσης της Δραστηριότητας... 1 Φύλλο Εργασίας της Χρήσης των Πόρων... 1 Προφίλ Χρήσης Πόρων με την εμφάνιση Ιστογράμματος Πόρων... 2 Προφίλ Χρήσης Πόρων με εμφάνιση καμπυλών S... 3 Φύλλο Χρήσης Δραστηριότητας... 3 Μέθοδος Επίλυσης των Κορυφώσεων των Πόρων και των Συγκρούσεων... 4 Εξισορρόπηση Πόρων... 4 Μέθοδοι της Εξισορρόπησης πόρων... 4 Λειτουργία της Εξισορρόπησης Πόρων... 5 Η φόρμα της Εξισορρόπησης Πόρων... 5 Παραδείγματα Εξισορρόπησης... 7 Εξισορρόπηση με Θετικό Περιθώριο... 7 Εξισορρόπηση χωρίς Θετικό Περιθώριο... 9 Ολίσθηση Πόρων Δημιουργώντας Ολισθήσεις Αναθέτοντας Ολισθήσεις στους Πόρους Εξισορρόπηση με Ολισθήσεις Οδηγίες για την Εξισορρόπηση (leveling) Τι πρέπει να αναζητηθεί αν οι πόροι δεν εξισορροπούνται Καμπύλες Πόρων Χρησιμοποιώντας το φύλλο Resource Usage-Bucket Planning [22]