ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ ΣΖN EΠΗΣΖΜΖ ΣΖ ΓΗΟΗΚΖΖ ΔΠΗΥΔΗΡΖΔΧΝ

Transcript

1 ΣΔΥΝΟΛΟΓΗΚΟ ΔΚΠΑΗΓΔΤΣΗΚΟ ΗΓΡΤΜΑ ΚΡΖΣΖ ΥΟΛΖ ΓΗΟΗΚΖΖ & ΟΗΚΟΝΟΜΗΑ Τκήκα Δηνίθεζεο Επηρεηξήζεσλ * ΠΣΤΥΗΑΚΖ ΔΡΓΑΗΑ * Θέκα: ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ ΣΖN EΠΗΣΖΜΖ ΣΖ ΓΗΟΗΚΖΖ ΔΠΗΥΔΗΡΖΔΧΝ θνηηήηξηα: Σζνππάθε Κσλζηαληίλα (Α.Μ. 2357) επηβιέπσλ: παλάθεο Αληώληνο διδάζκυν Τμήμαηορ Διοίκηζηρ Επισειπήζευν Τ.Ε.Ι. Κπήηηρ Ζξάθιεην 2014

2

3 ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΑ ΠΔΡΗΛΖΦΖ.6 ABSTRACT ΔΡΔΤΣΖΡΗΟ ΥΖΜΑΣΧΝ... 8 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 1 ΒΑΗΚΔ ΔΝΝΟΗΔ ΓΗΑ ΣΖ ΜΔΛΔΣΖ ΣΧΝ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΧΝ ΤΣΖΜΑΣΧΝ 1.1 ΔΗΑΓΩΓΖ ΔΝΝΟΗΑ ΚΑΗ ΟΡΗΜΟ ΣΩΝ ΓΔΓΟΜΔΝΩΝ ΥΑΡΑΚΣΖΡΗΣΗΚΑ ΣΩΝ ΓΔΓΟΜΔΝΩΝ ΚΤΚΛΟ ΕΩΖ ΣΩΝ ΓΔΓΟΜΔΝΩΝ ΔΝΝΟΗΑ ΚΑΗ ΟΡΗΜΟ ΣΖ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑ ΑΞΗΑ ΚΑΗ ΥΑΡΑΚΣΖΡΗΣΗΚΑ ΣΖ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑ ΚΑΣΖΓΟΡΗΔ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΩΝ ΓΗΑΦΟΡΔ ΓΔΓΟΜΔΝΩΝ ΚΑΗ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΩΝ ΔΝΝΟΗΑ ΚΑΗ ΟΡΗΜΟ ΣΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ ΥΑΡΑΚΣΖΡΗΣΗΚΑ ΤΣΖΜΑΣΟ ΔΛΔΓΥΟ ΤΣΖΜΑΣΟ ΔΗΓΖ ΤΣΖΜΑΣΩΝ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΖ ΣΔΥΝΟΛΟΓΗΑ 25 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 2 ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ 2.1 ΔΗΑΓΩΓΖ ΟΡΗΜΟ ΚΑΗ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΔ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ ΤΝΗΣΩΔ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ ΚΤΚΛΟ ΕΩΖ ΚΑΗ ΑΝΑΠΣΤΞΖ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ ΓΗΔΡΔΤΝΖΖ ΑΝΑΛΤΖ ΥΔΓΗΑΖ ΓΟΚΗΜΖ ΚΑΗ ΤΛΟΠΟΗΖΖ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΑ ΚΑΗ ΤΝΣΖΡΖΖ

4 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 3 ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ ΚΑΗ ΔΠΗΥΔΗΡΖΔΗ 3.1 ΔΗΑΓΩΓΖ ΗΣΟΡΗΚΖ ΔΞΔΛΗΞΖ ΣΩΝ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΩΝ ΤΣΖΜΑΣΩΝ ΚΟΠΟΗ ΣΩΝ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΩΝ ΤΣΖΜΑΣΩΝ ΔΠΗΥΔΗΡEIN ΚΑΗ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ & ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΖ ΣΔΥΝΟΛΟΓΗΑ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ & ΑΝΣΑΓΩΝΗΣΗΚΟ ΠΛΔΟΝΔΚΣΖΜΑ ΓΗΑ ΣΗ ΔΠΗΥΔΗΡΖΔΗ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ & ΔΠΗΠΣΩΔΗ ΣΖ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΑ ΣΩΝ ΔΠΗΥΔΗΡΖΔΩΝ ΔΠΗΠΣΩΔΗ ΣΖ ΓΟΜΖ ΣΩΝ ΔΠΗΥΔΗΡΖΔΩΝ ΔΠΗΠΣΩΔΗ ΣΖΝ ΔΤΔΛΗΞΗΑ ΣΩΝ ΔΠΗΥΔΗΡΖΔΩΝ..61 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 4 ΔΗΓΖ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΧΝ ΤΣΖΜΑΣΧΝ 4.1 ΔΗΑΓΩΓΖ ΚΑΣΖΓΟΡΗΔ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΩΝ ΤΣΖΜΑΣΩΝ ΤΣΖΜΑΣΑ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΚΟΤ ΔΠΗΠΔΓΟΤ ΤΣΖΜΑΣΑ ΓΗΟΗΚΖΣΗΚΟΤ ΔΠΗΠΔΓΟΤ ΤΣΖΜΑΣΑ ΣΡΑΣΖΓΗΚΟΤ ΔΠΗΠΔΓΟΤ ΤΣΖΜΑΣΑ ΔΠΗΠΔΓΟΤ ΓΝΩΖ ΣΤΠΟΗ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΩΝ ΤΣΖΜΑΣΩΝ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ ΔΠΔΞΔΡΓΑΗΑ ΤΝΑΛΑΓΩΝ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ ΓΗΟΗΚΖΖ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ ΤΠΟΣΖΡΗΞΖ ΑΠΟΦΑΔΩΝ (ΚΑΗ ΟΜΑΓΗΚΩΝ ΑΠΟΦΑΔΩΝ) ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ ΤΠΟΣΖΡΗΞΖ ΓΗΟΗΚΖΖ ΣΑ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ ΑΠΟ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΚΖ ΚΟΠΗΑ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ ΠΩΛΖΔΩΝ & ΜΑΡΚΔΣΗΝΓΚ

5 4.4.2 ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ ΚΑΣΑΚΔΤΖ & ΠΑΡΑΓΩΓΖ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ ΟΗΚΟΝΟΜΗΚΖ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ & ΛΟΓΗΣΖΡΗΟΤ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ ΑΝΘΡΩΠΗΝΩΝ ΠΟΡΩΝ 77 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 5 ΑΠΟΣΤΥΗΑ ΔΦΑΡΜΟΓΖ ΚΑΗ ΠΟΛΗΣΗΚΔ ΑΦΑΛΔΗΑ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΧΝ ΤΣΖΜΑΣΧΝ 5.1 ΔΗΑΓΩΓΖ ΛΟΓΟΗ ΑΠΟΣΤΥΗΑ ΔΦΑΡΜΟΓΖ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΩΝ ΤΣΖΜΑΣΩΝ ΑΦΑΛΔΗΑ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΩΝ ΤΣΖΜΑΣΩΝ ΠΟΛΗΣΗΚΖ ΑΦΑΛΔΗΑ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΩΝ ΤΣΖΜΑΣΩΝ ΒΗΒΛΗΟΓΡΑΦΗΑ

6 ΠΔΡΗΛΖΦΖ Ζ ζεκεξηλή επνρή ζα κπνξνχζε αδηακθηζβήηεηα λα ραξαθηεξηζηεί σο «Δπνρή ηεο Πιεξνθνξίαο», κε δεδνκέλν πσο ζηνπο παξαδνζηαθνχο ζπληειεζηέο παξαγσγήο, έρεη πξνζηεζεί απηφο ηεο πιεξνθνξίαο. Ζ ξαγδαία εμέιημε ηεο ηερλνινγίαο, ζε ζπλδπαζκφ κε ηελ λέα θνηλσληθή θαη νηθνλνκηθή θαηάζηαζε πνπ επηθξαηεί, έρνπλ κεηαηξέςεη ηελ πιεξνθνξηαθή ηερλνινγία γηα ηηο επηρεηξήζεηο ζε έλα κέζν επηβίσζεο απφ ηνλ αληαγσληζκφ θαη ζηε ζπλέρεηα ζε κέζν απφθηεζεο αληαγσληζηηθνχ πιενλεθηήκαηνο. Ζ δηαρείξηζε ηνπ ηεξάζηηνπ φγθνπ δεδνκέλσλ πνπ κε θαηάιιειε επεμεξγαζία κεηαηξέπνληαη ζε πνιχηηκεο πιεξνθνξίεο, πξαγκαηνπνηείηαη κε ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα πνπ αλαπηχζζνληαη. Οη επηρεηξήζεηο εθκεηαιιεχνληαη ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα πνπ πξνζθέξνπλ ηαρχηαηε επηθνηλσλία κεηαμχ ηνπνζεζηψλ, κεγάιε απνζεθεπηηθή ηθαλφηεηα, θαιχηεξν ζπληνληζκφ κεηαμχ αηφκσλ - νκάδσλ θαη αχμεζε απνδνηηθφηεηαο, έρνληαο ζαλ απψηεξν ζηφρν λα παξέρνπλ ζηα ζηειέρε βνήζεηα ζηε ιήςε απνθάζεσλ, ειαρηζηνπνηψληαο ηνλ θίλδπλν θαη εμνηθνλνκψληαο ρξφλν. Ωζηφζν είλαη απαξαίηεηνο ν ζσζηφο ζρεδηαζκφο ηνπο ψζηε λα αληαπνθξίλνληαη πιήξσο ζηηο απαηηήζεηο ηεο επηρείξεζεο θαη ηειηθά λα επηηεπρζεί πξαγκαηηθή θαη νπζηαζηηθή βειηίσζε ησλ επηκέξνπο ιεηηνπξγηψλ ηεο. Έηζη ζηελ παξνχζα εξγαζία, γίλεηαη πξνζπάζεηα λα γίλεη κηα αλάιπζε θαη παξνπζίαζε ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ θαη ησλ δηαθφξσλ ηχπσλ ηνπο. Σνλίδεηαη ε αιιειεπίδξαζή ηνπο κε ηηο επηρεηξήζεηο θαη ην πσο ρξεζηκνπνηνχληαη ψζηε λα δψζνπλ απνηειεζκαηηθέο ιχζεηο ζηε ιήςε απνθάζεσλ απφ ηα ζηειέρε. Σέινο εμεηάδνληαη νη ιφγνη απνηπρίαο ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ αιιά θαη πνιηηηθέο αζθάιεηαο απηψλ. 6

7 ABSTRACT The current era would unquestionably be classified as 'Information Age', given that the traditional factors of production, he added information. The rapid evolution of technology, combined with the new social and economic situation, have turned its information technology for businesses in an average survival of the competition and then an average gain competitive advantage. The management of the enormous volume of data with appropriate processing into valuable information, place the information systems developed. Businesses operate information systems that offer rapid communication between sites, large storage capacity, better coordination between people - groups and increase efficiency, as having ultimate objective of providing assistance to executives in decision making, minimizing risk and saving time. However it is necessary to correct design in order to fully meet the requirements of the business and eventually achieved real and substantial improvement of individual operations. So in this paper, is an attempt to make an analysis and presentation of information systems and their different types. Emphasizes the interaction with industry and how it is used to give effective solutions in decision-making by executives. Finally consider the causes of failure of information systems and these security policies. 7

8 ΔΡΔΤΣΖΡΗΟ ΥΖΜΑΣΧΝ ρήκα 1.1: Γηαθνξεηηθή αληίιεςε πιεξνθνξηψλ ρήκα 1.2: Βαζηθά ζηνηρεία ελφο ζπζηήκαηνο ρήκα 1.3: Έιεγρνο κε αλαηξνθνδφηεζε ρήκα 1.4: Αλνηρηά ζπζηήκαηα ρήκα 1.5: Κιεηζηά ζπζηήκαηα ρήκα 2.1: Πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα ρήκα 2.2: πληζηψζεο πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο ρήκα 3.1: Ηζηνξηθή εμέιημε πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ ρήκα 3.2: Ζ επηρείξεζε σο ζχζηεκα ρήκα 3.3: Γνκή ηεο επηρείξεζεο ρήκα 4.1: Δπίπεδα δνκήο ηεο επηρείξεζεο θαη ιεηηνπξγηθνί ηνκείο ρήκα 4.2: Πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα ππνζηήξημεο δηνίθεζεο 8

9 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 1 ΒΑΗΚΔ ΔΝΝΟΗΔ ΓΗΑ ΣΖ ΜΔΛΔΣΖ ΣΧΝ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΧΝ ΤΣΖΜΑΣΧΝ 1.1 ΔΗΑΓΧΓΖ ην θεθάιαην απηφ ζα γίλεη κηα αλάιπζε θαη κεζνδηθή παξνπζίαζε ησλ βαζηθψλ ελλνηψλ, πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζνχλ ζηε ζπλέρεηα ηεο πηπρηαθήο κνπ εξγαζίαο. Θα παξνπζηαζηνχλ νη ζηνηρεησδψο απαξαίηεηεο έλλνηεο γηα ηελ θαιχηεξε θαηαλφεζε άιισλ ελλνηψλ πνπ βαζίδνληαη ζε απηέο θαη επίζεο κπνξεί λα κελ γλσξίδεη ν αλαγλψζηεο. Αξρηθά ζα αλαιπζνχλ νη φξνη Γεδνκέλα θαη Πιεξνθνξία, ε κεηαμχ ηνπο ζρέζε θαη ε νη δηαθνξέο ηνπο. Αθνινπζεί ε αλάιπζε ηνπ φξνπ χζηεκα, θαζψο θαη ε αλαθνξά δηαθφξσλ εηδψλ ζπζηεκάησλ. Σέινο αλαιχεηαη ν φξνο Πιεξνθνξηαθή Σερλνινγία πνπ ζεσξείηαη βαζηθφο γηα ηε ζπλέρεηα ζηελ θαηαλφεζε ηεο δνκήο ησλ Πιεξνθνξηαθψλ πζηεκάησλ. 1.2 ΔΝΝΟΗΑ ΚΑΗ ΟΡΗΜΟ ΣΧΝ ΓΔΓΟΜΔΝΧΝ Ωο Γεδνκέλα (Data) 1, νξίδνληαη ηα δηαθξηηά ζηνηρεία ηα νπνία αληηθαηνπηξίδνπλ φςεηο ηεο πξαγκαηηθφηεηαο, φπσο κεηξήζεηο ή παξαηεξήζεηο κηαο κεηαβιεηήο, πνπ ζπιιέγνληαη απφ κία επηρείξεζε, κε απψηεξν ζθνπφ ηελ αλάιπζε θαη επεμεξγαζία ηνπο θαη θαη' επέθηαζε ηε δεκηνπξγία πιεξνθνξηψλ ρξήζηκσλ ζε απηή, γηα ηελ απνδνηηθφηεξε θαη εγθπξφηεξε ιήςε απνθάζεσλ. Σα δεδνκέλα έρνπλ ηε κνξθή αξηζκψλ, ιέμεσλ, ζπκβφισλ (ηα ζχκβνια κπνξεί λα είλαη γξάκκαηα ή ςεθία ή αθφκα θαη νπνηαδήπνηε ζήκα γηα ην νπνίν έρεη ζπκθσλεζεί κεηαμχ δχν πιεπξψλ πνπ επηθνηλσλνχλ) θαζψο θαη γεγνλφηα, πνπ πεξηγξάθνπλ ή αληηπξνζσπεχνπλ πνζφηεηεο, έλλνηεο, ηδέεο, αληηθείκελα, εηδήζεηο, γλψκεο, απνθάζεηο, δηαηαγέο, νδεγίεο, θαηαζηάζεηο θαη ιεηηνπξγίεο. Σα γεγνλφηα ζηελ νπνηαδήπνηε κνξθή έρνπλ ζπιιερζεί ηφζν απφ πεγέο εληφο, φζν θαη απφ πεγέο εθηφο ηεο επηρείξεζεο, κπνξνχλ λα θαηαγξάθνληαη, λα απνζεθεχνληαη θαη λα κεηαθέξνληαη. 1 Παπαζαλαζίνπ Διεπζέξηνο (2008) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα: Θευπία και Εθαπμογέρ, Γθηνχξδαο Δθδνηηθή. 9

10 1.2.1 ΥΑΡΑΚΣΖΡΗΣΗΚΑ ΣΧΝ ΓΔΓΟΜΔΝΧΝ Σα δεδνκέλα γηα λα είλαη ρξήζηκα πξέπεη λα έρνπλ ηα παξαθάησ ραξαθηεξηζηηθά ηα νπνία θαζνξίδνπλ ηελ πνηφηεηά ηνπο 2 : Αθξηβή: δειαδή λα κελ πεξηέρνπλ ζθάικαηα (ε κέζνδνο ζπιινγήο θαη εηζαγσγήο ησλ δεδνκέλσλ ζα πξέπεη λα ειέγρεη ζην κέηξν ηνπ δπλαηνχ ηελ αθξίβεηα ησλ δεδνκέλσλ πνπ ζπιιέγνληαη θαη εηζάγνληαη). Πιήξε: δειαδή πξέπεη λα ππάξρνπλ φια ηα δεδνκέλα πνπ απαηηνχληαη γηα ηελ ιχζε ελφο πξνβιήκαηνο ή γηα ηελ ιήςε κίαο απφθαζεο Σρεηηθά: δειαδή ηα δεδνκέλα λα έρνπλ ζρέζε κε ην πξφβιεκα ή ηελ απφθαζε πνπ ζα ιεθζεί. Έγθαηξα: δειαδή λα είλαη δηαζέζηκα φηαλ ηα ρξεηάδεηαη ε επηρείξεζε ΚΤΚΛΟ ΕΧΖ ΣΧΝ ΓΔΓΟΜΔΝΧΝ Σα δεδνκέλα έρνπλ ζπγθεθξηκέλν θχθιν δσήο, ζηνλ νπνίν δηαθξίλνληαη ηα εμήο ζηάδηα 3 : Δεκηνπξγία: Ζ δεκηνπξγία ησλ δεδνκέλσλ γίλεηαη ζην εζσηεξηθφ θαη ζην εμσηεξηθφ πεξηβάιινλ ηεο επηρείξεζεο. Απνζήθεπζε: Μεηά ηε δεκηνπξγία ηνπο, ηα δεδνκέλα απνζεθεχνληαη ζπλήζσο ζε δηάθνξα αξρεία θαξηειψλ ή ζε κηα βάζε δεδνκέλσλ. Καηαζηξνθή: Σα άρξεζηα δεδνκέλα θαηαζηξέθνληαη αληί λα απνζεθεχνληαη. Μεηαθνξά: Ζ κεηαθνξά ησλ δεδνκέλσλ απφ θάπνηα δηαδηθαζία ζε θάπνηα άιιε γίλεηαη ζπλερψο θαηά ηε δηάξθεηα ηνπ θχθινπ δσήο ηνπο. Επαλάθηεζε: Ζ επαλάθηεζε ησλ δεδνκέλσλ απφ έλα ζχζηεκα δηαρείξηζεο βάζεο δεδνκέλσλ γίλεηαη κε δηάθνξεο κεζφδνπο. Αλαπαξαγσγή: Ζ δηαδηθαζία απηή αθνξά φιεο ηηο θαηεγνξίεο αλαπαξαγσγήο δεδνκέλσλ, πνπ είλαη απνζεθεπκέλα ζε θαξηέιεο ή ζηα κέζα απνζήθεπζεο ηνπ Ζ/Τ θαη ηα νπνία δελ είλαη ζηελ θαηάιιειε κνξθή γηα λα ρξεζηκνπνηεζνχλ απφ ηνπο ρξήζηεο. 2 Παπαζαλαζίνπ Διεπζέξηνο (2008) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα: Θευπία και Εθαπμογέρ, Γθηνχξδαο Δθδνηηθή. 3 Οηθνλφκνπ Γεψξγηνο - Γεσξγφπνπινο Νηθφιανο (2004), Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα για ηη Διοίκηζη Επισειπήζευν, Δθδφζεηο Δπγ. Μπέλνπ. 10

11 Ωζηφζν αθφκα θαη ζηελ πεξίπησζε πνπ βξίζθνληαη ζηελ θαηάιιειε κνξθή ελδέρεηαη λα απαηηείηαη αλαπαξαγσγή ηνπο ζε πνιιαπιά αληίγξαθα, φηαλ νη ρξήζηεο είλαη πνιινί. Αμηνιόγεζε: Μεηά ηελ επαλάθηεζε γίλεηαη ε αμηνιφγεζε ησλ δεδνκέλσλ. Με απηή θαζνξίδεηαη αλ ηα δεδνκέλα ζα πξέπεη λα επεμεξγαζζνχλ, λα επηζηξαθνχλ ζηελ ηξάπεδα δεδνκέλσλ γηα απνζήθεπζε, ή λα θαηαζηξαθνχλ. Βέβαηα, ηα δεδνκέλα κεηά ηε κεηαηξνπή ηνπο ζε πιεξνθνξίεο είλαη δπλαηφ λα αμηνινγεζνχλ εθ λένπ, γηα λα δηαπηζησζεί αλ ζα πξέπεη λα ηχρνπλ πξφζζεηεο επεμεξγαζίαο, λα απνζεθεπηνχλ ή λα θαηαζηξαθνχλ. Αλάιπζε: Πξηλ γίλεη ρξήζε ησλ δεδνκέλσλ, γίλεηαη αλάιπζή ηνπο αλάινγα κε ηηο απαηηήζεηο θαη ηηο αλάγθεο ησλ ρξεζηψλ. Ταμηλόκεζε: Σα δεδνκέλα ζπλήζσο ζπγθεληξψλνληαη θαηά ηπραίν ηξφπν. Ωζηφζν γηα λα αμηνπνηεζνχλ θαηάιιεια ηαμηλνκνχληαη κε βάζε θάπνην θξηηήξην ηαμηλφκεζεο. Δπηπιένλ, ζπρλά απαηηείηαη επαλα-ηαμηλφκεζε ησλ ήδε ηαμηλνκεκέλσλ θξηηεξίσλ κε δηαθνξεηηθφ θξηηήξην ηαμηλφκεζεο. Σύλζεζε: πρλά ε ελνπνίεζε ησλ δεδνκέλσλ είλαη απαξαίηεηε γηα ηε δεκηνπξγία κηαο νινθιεξσκέλεο αλαθνξάο ή έθζεζεο. Δεκηνπξγία Πιεξνθνξίαο: Σα δεδνκέλα κεηαηξέπνληαη ζε πιεξνθνξία, ηελ νπνία ζα κπνξνχλ πηα νη ρξήζηεο λα ηε ρξεζηκνπνηήζνπλ γηα ηε ιήςε απνθάζεσλ. Σα δεδνκέλα έρνληαο πιένλ κνξθή πιεξνθνξηψλ κπνξνχλ λα αμηνινγεζνχλ πάιη γηα πξφζζεηε επεμεξγαζία, απνζήθεπζε ή θαηαζηξνθή. 1.3 ΔΝΝΟΗΑ ΚΑΗ ΟΡΗΜΟ ΣΖ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑ Ζ Πιεξνθνξία (Information) 4, νπζηαζηηθά, είλαη δεδνκέλα ηα νπνία χζηεξα απφ θάπνηα επεμεξγαζία θαη νξγάλσζε, απνθηνχλ κνξθή ηέηνηα, ψζηε λα κπνξνχλ λα εξκελεπηνχλ θαη λα ρξεζηκνπνηεζνχλ απφ ηνλ απνδέθηε ηνπο, γηα απνηειεζκαηηθφηεξε ιήςε απνθάζεσλ θαη δξάζε. Οη πιεξνθνξίεο πνπ πξνθχπηνπλ απφ ηελ επεμεξγαζία δεδνκέλσλ κπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζνχλ σο λέα δεδνκέλα γηα πεξαηηέξσ επεμεξγαζία θαη λα δψζνπλ σο απνηειέζκαηα λέεο πιεξνθνξίεο. 4 Γηαλλαθφπνπινο Γηνλχζεο - Παπνπηζήο Ησάλλεο (2003) Διοικηηικά Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα, Δθδφζεηο χγρξνλε Δθδνηηθή. 11

12 αλ πιεξνθνξία ζα κπνξνχζε επίζεο λα ραξαθηεξηζηεί θαη θάζε θξηηήξην επηινγήο κεηαμχ ησλ ζηνηρείσλ ελφο ζπλφινπ, δειαδή, θάζε θξηηήξην πνπ επηηξέπεη ηνλ πεξηνξηζκφ ηνπ κεγέζνπο απηνχ ηνπ ζπλφινπ ζε έλα ππνζχλνιν πνπ πεξηέρεη ηελ απάληεζε κηαο ζπγθεθξηκέλεο εξψηεζεο 5. Με θαιχηεξε πιεξνθνξία ν ιήπηεο απνθάζεσλ είλαη πεξηζζφηεξν βέβαηνο γηα ην απνηέιεζκα ηεο απφθαζεο πνπ ζα θιεζεί λα ιάβεη. Ωζηφζν, αμίδεη λα ηνληζηεί φηη ηνπιάρηζηνλ φζνλ αθνξά ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα, δεδνκέλα θαη πιεξνθνξία πξφθεηηαη γηα δηαθνξεηηθέο έλλνηεο. Πην ζπγθεθξηκέλα, πξνθχπηεη φηη ε πιεξνθνξία είλαη δεδνκέλα πνπ έρνπλ ππνζηεί θάπνηνπ είδνπο επεμεξγαζία γηα λα πξνζθέξνπλ ηε δπλαηφηεηα ιήςεο θαιχηεξσλ απνθάζεσλ. Οη πιεξνθνξίεο κπνξνχλ λα δηαρσξηζηνχλ ζε εζσηεξηθέο (internal) θαη εμσηεξηθέο (external) 6. Δζσηεξηθέο ραξαθηεξίδνληαη απηέο νη νπνίεο αληινχληαη απφ δηάθνξεο αλαθνξέο, κειέηεο θαη ζηαηηζηηθά δεδνκέλα πνπ αθνξνχλ ηα πξντφληα θαη ηηο ππεξεζίεο πνπ παξέρεη ε ίδηα ε επηρείξεζε. Αληίζεηα εμσηεξηθέο ραξαθηεξίδνληαη απηέο νη νπνίεο αληινχληαη απφ θνηλσληθνχο, πνιηηηθνχο, νηθνλνκηθνχο θαη ηερλνινγηθνχο παξάγνληεο θαη ρξεζηκνπνηνχληαη απφ ηε δηνίθεζε ζηε ζχληαμε ηνπ επηρεηξεκαηηθνχ ζρεδίνπ ΑΞΗΑ ΚΑΗ ΥΑΡΑΚΣΖΡΗΣΗΚΑ ΣΖ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑ Λακβάλνληαο ππφςε φηη νη πιεξνθνξίεο, ηδηαίηεξα ζήκεξα ζηελ επνρή ηεο πιεξνθνξίαο είλαη απαξαίηεηεο γηα ηελ επηβίσζε θαη ηελ αλάπηπμε ησλ επηρεηξήζεσλ, είλαη πςίζηεο ζεκαζίαο λα αλαγλσξίδνληαη νη νπζηαζηηθά ρξήζηκεο θαη ηθαλέο ζην λα ζπκβάινπλ ζηελ νξζή ιήςε απνθάζεσλ, πιεξνθνξίεο. Ο ρξφλνο θαη ην ρξήκα πνπ δαπαλά κηα επηρείξεζε γηα ηελ απφθηεζε θάπνηαο πιεξνθνξίαο ζα πξέπεη λα είλαη ηνπιάρηζηνλ αλάινγν κε ηε αμία ηεο. Ωζηφζν ε κέηξεζε ηεο αμίαο ηεο πιεξνθνξίαο είλαη αξθεηά δχζθνιε, ψζηε λα αληηζηνηρεζεί ζε θάπνην νηθνλνκηθφ ηζνδχλακν. Έλαο νξηζκφο γηα ηελ αμία ησλ πιεξνθνξηψλ είλαη «ην φθεινο πνπ απνθνκίδεη ε επηρείξεζε απφ ηε ρξήζε ησλ ζπγθεθξηκέλσλ πιεξνθνξηψλ». 5 Πνιιάιεο Ησάλλεο - Γηαλλαθφπνπινο Γηνλχζεο - Παπνπηζήο Ησάλλεο (2004) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα Επισειπήζευν, Δθδφζεηο Αζ. ηακνχιεο. 6 Γεκεηξηάδεο Αληψλεο (2007), Διοίκηζη-Διασείπιζη Πληποθοπιακών Σςζηημάηυν, Δθδφζεηο Νέσλ Σερλνινγηψλ. 12

13 Ο νξηζκφο απηφο απνηππψλεηαη κε ηνλ παξαθάησ ηχπν 7 : Όθεινο - Κόζηνο = Αμία - Όπνπ φθεινο = θαιχηεξε εμππεξέηεζε, θαιχηεξεο απνθάζεηο, θαιχηεξε δηνίθεζε θαη έιεγρνο, κείσζε θφζηνπο. - Όπνπ θφζηνο = πξνζσπηθφ, εμνπιηζκφο, πξνκήζεηεο. Σν πξφβιεκα 8 πνπ πξνθχπηεη φκσο είλαη φηη πνιχ ζπρλά, ηα νθέιε πνπ πξνθχπηνπλ απφ ηε ρξήζε ησλ πιεξνθνξηψλ δελ είλαη δπλαηφλ λα εθηηκεζνχλ κε νηθνλνκηθνχο φξνπο, θαζψο πνιιέο θνξέο ηα ζεηηθά απνηειέζκαηα απφ ηε ρξήζε απηή κπνξεί λα είλαη καθξνπξφζεζκα κε απνηέιεζκα ηε δπζθνιία εθηίκεζήο ηνπο. Έηζη γεληθφηεξα, νη πιεξνθνξίεο έρνπλ αμία φηαλ νδεγνχλ ζε απνθάζεηο πνπ βειηηψλνπλ ην φθεινο ησλ αηφκσλ (θαη θαηά ζπλέπεηα ησλ νξγαληζκψλ θαη ησλ επηρεηξήζεσλ) πνπ ηηο ρξεζηκνπνηνχλ. Ηδηαίηεξα γηα ηηο επηρεηξήζεηο, ην φθεινο κπνξεί λα κεηαθξαζηεί λα πξνζδηνξηζηεί ζαλ πηζαλή αχμεζε ησλ θεξδψλ ηνπο, ζαλ κείσζε θφζηνπο, ζαλ αχμεζε κεξηδίσλ αγνξάο ή αθφκα θαη ζαλ αχμεζε ηεο πνηφηεηαο ησλ πξντφλησλ θαη ησλ ππεξεζηψλ ηνπο. Λακβάλνληαο ππφςε ηα παξαπάλσ, ππάξρνπλ θάπνηα επηζπκεηά ραξαθηεξηζηηθά θαη ηδηφηεηεο ησλ πιεξνθνξηψλ πνπ ηνπο πξνζδίδνπλ αμία θαη απηά είλαη 9, 10 : Αθξίβεηα (Accuracy): είλαη ν βαζκφο ζηνλ νπνίν ε πιεξνθνξία απεηθνλίδεη απηφ πνπ ζα έπξεπε λα απεηθνλίδεη. Μηα αθξηβήο πιεξνθνξία εθθξάδεη ηελ θαηάζηαζε ελφο γεγνλφηνο κε απφιπηε πηζηφηεηα, δειαδή φπσο απηφ είλαη ζηελ πξαγκαηηθφηεηα. Δίλαη πνιχ ζεκαληηθφ ραξαθηεξηζηηθφ θαζψο αλαθξηβείο πιεξνθνξίεο κπνξεί λα νδεγήζνπλ ζηε ιήςε ιαλζαζκέλσλ απνθάζεσλ κε αλεπηζχκεηα απνηειέζκαηα. Ζ απμεκέλε αθξίβεηα απνηειεί θαη επηδίσμε ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ. πλάθεηα (Relevance): πνιιέο θνξέο, αθξηβείο πιεξνθνξίεο δελ έρνπλ άκεζε ζρέζε κε ην ζπγθεθξηκέλν δηνηθεηηθφ πξφβιεκα πνπ αληηκεησπίδεη ν ρξήζηεο πιεξνθνξηψλ. 7 Πνιιάιεο Ησάλλεο - Γηαλλαθφπνπινο Γηνλχζεο - Παπνπηζήο Ησάλλεο (2004) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα Επισειπήζευν, Δθδφζεηο Αζ. ηακνχιεο. 8 Τςειάληεο Παληειήο (2001) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα Διοίκηζηρ, εθδφζεηο Παηάθε. 9 Οηθνλφκνπ Γεψξγηνο - Γεσξγφπνπινο Νηθφιανο (2004), Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα για ηη Διοίκηζη Επισειπήζευν, Δθδφζεηο Δπγ. Μπέλνπ. 10 Steven Alter (2001) "Information systems - The foundation of E-Business", fourth edition, Prentice Hall International Editions. 13

14 Με ζπλαθείο ή αιιηψο κε ζρεηηθέο πιεξνθνξίεο κπνξεί λα εθηξέςνπλ ηελ πξνζνρή ηνπ απνδέθηε ζε άζρεηα ζέκαηα θαη λα νδεγήζνπλ ζε απψιεηα πνιχηηκνπ ρξφλνπ. Πιεξνθνξίεο νη νπνίεο είλαη ζπλαθείο - ζρεηηθέο κε έλα ζέκα ή πνπ ελδηαθέξνπλ έλα άηνκν κπνξεί λα είλαη ηειείσο άζρεηεο γηα έλα άιιν άηνκν κε δηαθνξεηηθέο ππεπζπλφηεηεο. Μηα πιεξνθνξία ζεσξείηαη επίζεο ζρεηηθή, φηαλ ρξεζηκνπνηείηαη ζε κηα ηξέρνπζα θαηάζηαζε θαη είλαη απαξαίηεηε γηα ηε ιχζε ελφο πξνβιήκαηνο ή ηε ιήςε κηαο απφθαζεο 11. Πιεξνθνξίεο πνπ ελδερνκέλσο λα ήηαλ ζρεηηθέο ζην παξειζφλ αιιά ζηελ ηξέρνπζα θαηάζηαζε δελ ρξεζηκνπνηνχληαη, παχνπλ λα είλαη ζρεηηθέο. Πιεξόηεηα (Completeness): είλαη ν βαζκφο ζηνλ νπνίν νη δηαζέζηκεο πιεξνθνξίεο είλαη αξθεηέο γηα ηε ιήςε κηαο απφθαζεο ή γηα νπνηνδήπνηε επηρεηξεκαηηθφ ζρεδηαζκφ. Ωζηφζν, είλαη ζχλεζεο θαηλφκελν ζηηο επηρεηξήζεηο λα πξέπεη λα ιεθζνχλ απνθάζεηο ρσξίο λα δηαηίζεληαη φιεο νη απαξαίηεηεο πιεξνθνξίεο. Δπηθαηξόηεηα (Timeliness): είλαη ην θαηά πφζν ε πιεξνθνξία κε ηελ ζπγθεθξηκέλε εκεξνκελία παξαγσγήο ηεο, είλαη ηθαλή λα βνεζήζεη ζηελ ιήςε απφθαζεο. Ζ παξαγσγή κηαο πιεξνθνξίαο πνιχ πξηλ ηε ρξήζε ηεο, κπνξεί νδεγήζεη ζε αλεπηζχκεηα απνηειέζκαηα αληί λα είλαη ρξήζηκε φπσο ζπαηάιε ρξήκαηνο, ρξφλνπ θαη πξνζπάζεηαο. Πιεξνθνξίεο πνπ κπνξεί λα έρνπλ πνιχ κεγάιε αμία φηαλ είλαη δηαζέζηκεο ζην ζσζηφ ρξφλν κπνξεί λα ράζνπλ κεκηάο φιε ηνπο ηελ αμία κεηά απφ κηα δεδνκέλε ρξνληθή ζηηγκή. Πξνέιεπζε (Origin): είλαη νπζηαζηηθά ε πεγή πνπ παξάγεη ηελ πιεξνθνξία. Όπσο έρεη πξναλαθεξζεί κπνξεί λα είλαη εζσηεξηθή ή εμσηεξηθή. Μηα άιιε δηάθξηζε βαζηδφκελε ζηελ «πξνέιεπζε» είλαη ζε επίζεκεο θαη αλεπίζεκεο. Δπίζεκεο είλαη απηέο νη πιεξνθνξίεο πνπ πξνέξρνληαη απφ πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα, αλαθνξέο πξνφδνπ, δεκνζηεπκέλα έγγξαθα ή επίζεκεο δειψζεηο απφ δηνηθεηηθά ζηειέρε. Αληίζεηα νη αλεπίζεκεο πιεξνθνξίεο πξνέξρνληαη απφ πξνζσπηθέο ζπδεηήζεηο ζε ζπλαληήζεηο, εληφο θαη εθηφο εξγαζηαθνχ ρψξνπ, ζπδεηήζεηο κε πειάηεο θαη αληαγσληζηέο θαζψο θαη απφ πξνζσπηθέο παξαηεξήζεηο. Οη αλεπίζεκεο πιεξνθνξίεο έρνπλ πνιχ έληνλν ην πξνζσπηθφ ζηνηρείν, νξγαλψλνληαη δχζθνια θαη ε απφιπηε εκπηζηνζχλε ζε απηέο εκπεξηέρεη θηλδχλνπο. 11 Οηθνλφκνπ Γεψξγηνο - Γεσξγφπνπινο Νηθφιανο (2004), Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα για ηη Διοίκηζη Επισειπήζευν, Δθδφζεηο Δπγ. Μπέλνπ. 14

15 πρλόηεηα (Frequency): είλαη ην πφζν ζπρλά κηα πιεξνθνξία ρξεηάδεηαη, ζπιιέγεηαη ή παξάγεηαη. Μηα πιεξνθνξία κπνξεί λα παξάγεηαη ζε θαζεκεξηλή βάζε ή αθφκα θαη πην ζπάληα αλάινγα θάζε πφηε ηε ρξεηάδεηαη ην θάζε άηνκν ζηελ επηρείξεζε. Πεξηεθηηθόηεηα (Extensiveness): έλα βαζηθφ ραξαθηεξηζηηθφ ηεο πνηφηεηαο ησλ πιεξνθνξηψλ είλαη φηη πξέπεη λα κεηαθέξνπλ ην απαξαίηεην κήλπκα κε ηελ ειάρηζηε πνζφηεηα ζηνηρείσλ. Οηηδήπνηε πέξα απφ απηφ ιεηηνπξγεί κφλν αξλεηηθά απμάλνληαο ηφζν ην θφζηνο επεμεξγαζίαο θαη παξαγσγήο πιεξνθνξηψλ φζν θαη ηελ πιεξνθνξηαθή ππεξθφξησζε ησλ δηνηθεηηθψλ ζηειερψλ. Υξνληθόο Οξίδνληαο (Time Horizon): ζρεηίδεηαη κε ην ρξφλν ζηνλ νπνίν αλαθέξεηαη κηα πιεξνθνξία θαη κε βάζε απηφλ ραξαθηεξίδεηαη σο ηζηνξηθή ή κειινληηθή. Ηζηνξηθή είλαη ε πιεξνθνξία πνπ καο παξέρεη ζηνηρεία γηα ην παξειζφλ θαη ρξεζηκνπνηείηαη θπξίσο γηα λα καο δείμεη πηζαλέο κεηαβνιέο ζπγθεθξηκέλσλ κεηαβιεηψλ ζηελ ηξέρνπζα πεξίνδν. Αληίζεηα ε κειινληηθή πιεξνθνξία ρξεζηκνπνηείηαη γηα ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ αλαγθψλ ηεο επηρείξεζεο ζην κέιινλ. Με βάζε ηελ κειινληηθή πιεξνθνξία θαη ηηο πξνβιέςεηο ηεο κηα επηρείξεζε πξνζπαζεί λα πξνγξακκαηίζεη κε φζν ην δπλαηφλ πεξηζζφηεξε αθξίβεηα ηελ αλάπηπμε λέσλ πξντφλησλ ηεο, ηελ επέθηαζε ηεο παξαγσγηθήο ηεο δπλακηθφηεηαο, ηελ πξφζιεςε λένπ πξνζσπηθνχ θαζψο θαη άιιεο δξαζηεξηφηεηεο. Μνξθή (Form): έλα απφ ηα βαζηθφηεξα ραξαθηεξηζηηθά αλαθέξεηαη ζηε δνκή ηεο πιεξνθνξίαο. Με βάζε απηή, γίλνληαη ηξηψλ εηδψλ δηαθξίζεηο. Ζ πξψηε δηάθξηζε είλαη ζε πνζνηηθέο θαη πνηνηηθέο. Οη πνζνηηθέο εθθξάδνπλ ην πφζν έρεη κεηξεζεί απφ έλα είδνο ή γεγνλφο θαη παξνπζηάδνληαη αξηζκεηηθά ή γξαθηθά κε δηαγξάκκαηα ή άιινπο ηξφπνπο παξνπζίαζεο. Αληίζεηα νη πνηνηηθέο πιεξνθνξίεο βνεζνχλ ζηελ πεξηγξαθή κηαο θαηάζηαζεο ή ελφο γεγνλφηνο κε βάζε θάπνην πνηνηηθφ θξηηήξην. Ζ δεχηεξε δηάθξηζε ζρεηίδεηαη κε ην κέζν πνπ ρξεζηκνπνηείηαη γηα ηελ παξνπζίαζή ηνπο. Σέινο νη πιεξνθνξίεο δηαθξίλνληαη ζε ιεπηνκεξείο θαη ζπγθεληξσηηθέο αλάινγα κε ην βαζκφ ζπγθέληξσζεο. Ζ δηαθνξά ηνπο είλαη φηη νη ιεπηνκεξείο ρξεζηκνπνηνχληαη θπξίσο απφ ηα ζηειέρε θαηψηεξνπ επηπέδνπ δηνίθεζεο ελψ νη ζπγθεληξσηηθέο απφ ηα ζηειέρε αλψηεξνπ επηπέδνπ. Άξηηα Παξνπζίαζε (Presentation): ν ηξφπνο παξνπζίαζεο ησλ πιεξνθνξηψλ έρεη άκεζε ζρέζε κε ηε ρξεζηκφηεηά ηνπο ζηε δηαδηθαζία ιήςεο απνθάζεσλ θαη επίιπζεο πξνβιεκάησλ. Πιεξνθνξίεο πνπ πεξηιακβάλνπλ ππεξβνιηθά πνιιέο ιεπηνκέξεηεο, είλαη πνιχ πηζαλφ λα απνπξνζαλαηνιίζνπλ ηελ πξνζνρή ηνπ δέθηε θαη λα κελ θαηαθέξεη λα ρξεζηκνπνηήζεη νπζηαζηηθά θαη απνηειεζκαηηθά ην θπξίσο κήλπκα ηεο 15

16 πιεξνθνξίαο. Δδψ πξέπεη λα ζεκεησζεί πσο ππάξρνπλ ηξφπνη γηα απνηειεζκαηηθή παξνπζίαζε ησλ πιεξνθνξηψλ θαη απηνί είλαη θπξίσο ηα δηαγξάκκαηα θαη ε νκαδνπνίεζε δεδνκέλσλ ζε πίλαθεο ΚΑΣΖΓΟΡΗΔ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΧΝ Οη πιεξνθνξίεο κπνξνχλ λα ηαμηλνκεζνχλ ζε ηξεηο θαηεγνξίεο, αλάινγα κε ηνλ ζθνπφ γηα ηνλ νπνίν ρξεζηκνπνηνχληαη. Οη πιεξνθνξίεο ινηπφλ δηαθξίλνληαη ζε ζηξαηεγηθέο, ηαθηηθέο θαη ιεηηνπξγηθέο 12. Έηζη: ηξαηεγηθέο: ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηε ιήςε ζηξαηεγηθψλ απνθάζεσλ απφ ηα ζηειέρε ηεο αλψηαηεο δηνίθεζεο ηεο επηρείξεζεο θαη αθνξνχλ ην καθξνπξφζεζκν πξνγξακκαηηζκφ ηεο. Γηα ηελ δηεπθφιπλζε ηνπ καθξνπξφζεζκνπ πξνγξακκαηηζκνχ, είλαη ζεκαληηθφ νη πιεξνθνξίεο απηέο λα βξίζθνληαη ζηελ θαηάιιειε κνξθή. Δπίζεο, νη πιεξνθνξίεο απηέο πξνέξρνληαη θπξίσο απφ πεγέο θαη γεγνλφηα, ηα ζηνηρεία ησλ νπνίσλ δελ ππφθεηληαη ζε επεμεξγαζία κε ειεθηξνληθφ ππνινγηζηή. Σαθηηθέο: απηέο αθνξνχλ θπξίσο ηα κεζνπξφζεζκα πξνγξάκκαηα ηεο επηρείξεζεο, ησλ νπνίσλ ε ρξνληθή δηάξθεηα πνηθίιεη απφ κεξηθνχο κήλεο κέρξη έλα ή ην πνιχ δχν ρξφληα. Οη πιεξνθνξίεο απηέο βαζίδνληαη ζε δεδνκέλα είηε απφ ηξέρνπζεο δξαζηεξηφηεηεο ηεο επηρείξεζεο θαη απηφο είλαη ν ιφγνο γηα ηνλ νπνίν ππάξρεη αλάγθε γηα ηαρεία επεμεξγαζία, είηε ζε δεδνκέλα εμσηεξηθψλ πεγψλ γηα ηα νπνία ππάξρεη κηθξή ή κεδακηλή αλάγθε επεμεξγαζίαο ηνπο. Λεηηνπξγηθέο: απηέο ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηε ιήςε απνθάζεσλ ξνπηίλαο θαζψο θαη απνθάζεσλ ζρεηηθψλ κε ηνλ ιεηηνπξγηθφ πξνγξακκαηηζκφ. Οπζηαζηηθά, βνεζνχλ δειαδή ηα πξνγξάκκαηα κε πνιχ βξαρππξφζεζκν νξίδνληα πξνγξακκαηηζκνχ. πζηαηηθφ απηψλ ησλ πιεξνθνξηψλ είλαη δεδνκέλα πνπ πξνέξρνληαη απφ ηηο θαζεκεξηλέο θαη ηξέρνπζεο δξαζηεξηφηεηεο ηεο επηρείξεζεο, γηα απηφ ππάξρεη επίζεο αλάγθε γηα γξήγνξε επεμεξγαζία ηνπο. Σέινο, επεηδή ν βαζκφο ιεπηνκέξεηαο ησλ πιεξνθνξηψλ απηψλ είλαη κεγαιχηεξνο απφ ησλ ζηξαηεγηθψλ θαη ησλ ηαθηηθψλ, είλαη πνιχ ζεκαληηθφ λα έρνπλ φζν ην δπλαηφλ θαηαιιειφηεξε κνξθή, ψζηε λα κπνξνχλ λα αληαπνθξηζνχλ ζηηο αλάγθεο ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ ρξήζηε. 12 Οηθνλφκνπ Γεψξγηνο - Γεσξγφπνπινο Νηθφιανο (2004), Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα για ηη Διοίκηζη Επισειπήζευν, Δθδφζεηο Δπγ. Μπέλνπ. 16

17 1.4 ΓΗΑΦΟΡΔ ΓΔΓΟΜΔΝΧΝ ΚΑΗ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΧΝ Λακβάλνληαο ππφςε ηα παξαπάλσ, πξάγκαηη ηα δεδνκέλα θαη νη πιεξνθνξίεο δηαθέξνπλ. Οπζηαζηηθά ε ζρέζε ηνπο είλαη αλάινγε κε απηή πνπ ππάξρεη κεηαμχ ησλ πξψησλ πιψλ θαη ηνπ ηειηθνχ πξντφληνο. Σα Γεδνκέλα φζν απιή θαη αλ είλαη ε επεμεξγαζία ηνπο ή αθφκα θαη αλ είλαη εκθαλήο ε ζεκαζία ηνπο, δελ απνηεινχλ πιεξνθνξίεο. Απαηηνχλ έζησ θαη κηα ζηνηρεηψδε επεμεξγαζία ψζηε λα πξνθχςνπλ θαη πάιη πιεξνθνξίεο. Δθηφο ηεο δηαθνξεηηθήο ηνπο θχζεο, έρνπλ θαη θάπνηεο άιιεο νπζηψδεηο δηαθνξέο, νη νπνίεο αλαιχνληαη ζηε ζπλέρεηα 13. Σα Γεδνκέλα κεηαδίδνληαη, ελώ νη Πιεξνθνξίεο όρη. Ζ επεμεξγαζία πνπ νδεγεί ζηηο πιεξνθνξίεο, κπνξεί λα έρεη αθφκα θαη θάπνηα ζηαζεξά βήκαηα, ηα νπνία ζίγνπξα κπνξνχλ λα κεηαδνζνχλ, σζηφζν απηά απφ κφλα ηνπο δελ επαξθνχλ γηα ηελ παξαγσγή πιεξνθνξίαο. Γηα λα παξαρζεί ε πιεξνθνξία, ρξεηάδνληαη ηφζν ηα δεδνκέλα θαη ε επεμεξγαζία ηνπο πνπ κπνξνχλ λα κεηαδνζνχλ, φζν θαη νη ίδηεο πξνυπνζέζεηο, θίλεηξα, ζπλζήθεο, επηθξαηνχζα θαηάζηαζε θαη γλσζηηθφ ππφβαζξν πνπ φκσο δελ κπνξνχλ λα κεηαδνζνχλ. Έηζη ν ζπλδπαζκφο φισλ απηψλ ηειηθά δελ κπνξεί λα κεηαδνζεί. Σν γεγνλφο απηφ εληζρχεηαη θαη απφ ην φηη ε επεμεξγαζία ησλ ίδησλ αθξηβψο δεδνκέλσλ, απφ δχν δηαθνξεηηθά άηνκα, κπνξεί λα έρεη σο απνηέιεζκα ηειείσο δηαθνξεηηθέο πιεξνθνξίεο (ζρήκα 1.1). ρήκα Παπαζαλαζίνπ Διεπζέξηνο (2008) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα: Θευπία και Εθαπμογέρ, Γθηνχξδαο Δθδνηηθή. 17

18 Σα Γεδνκέλα απνζεθεύνληαη, ελώ νη Πιεξνθνξίεο όρη. Ο ζπλδπαζκφο δεδνκέλσλ, επεμεξγαζίαο, πξνυπνζέζεσλ, θηλήηξσλ, ζπλζεθψλ, επηθξαηνχζαο θαηάζηαζεο, θαη γλσζηηθνχ ππνβάζξνπ φπσο δελ κεηαβηβάδεηαη έηζη δελ απνζεθεχεηαη θηφιαο. Τπάξρεη ε πηζαλφηεηα θάπνηνο κέζα ζηελ επηρείξεζε λα έρεη θαηαιήμεη ζε ζπκπεξάζκαηα ή απφςεηο κεηά ηελ επεμεξγαζία δεδνκέλσλ θαη λα έρεη θξαηήζεη αθφκα θαη ζρεηηθέο-επεμεγεκαηηθέο ζεκεηψζεηο, σζηφζν κπνξεί κεηά απφ θάπνην δηάζηεκα λα κελ κπνξεί νχηε ν ίδηνο λα επεμεξγαζηεί κε ην ίδην απνηέιεζκα ηα ίδηα δεδνκέλα. Απηφ ηζρχεη γηαηί ηα δεδνκέλα κπνξνχλ λα απνζεθεπηνχλ θαζψο είλαη ζηαζεξά, δελ κεηαβάιινληαη θαη κπνξνχλ έηζη φπνηε ρξεηαζηεί λα επαλαρξεζηκνπνηεζνχλ, ελψ νη πιεξνθνξίεο έρνπλ χπαξμε θαη ζεκαζία κφλν θαηά ηε ζηηγκή ηεο δεκηνπξγίαο ηνπο. 1.5 ΔΝΝΟΗΑ ΚΑΗ ΟΡΗΜΟ ΣΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ Ζ ιέμε χζηεκα (System) ιακβάλεη ζηελ θαζεκεξηλφηεηα πνιιέο θαη δηαθνξεηηθέο έλλνηεο, σζηφζν ζηελ παξνχζα δηπισκαηηθή εξγαζία, ρξεζηκνπνηψληαο ηνλ φξν ζχζηεκα ζα ελλνείηαη: έλα ζχλνιν ζπζηαηηθψλ κεξψλ, ιεηηνπξγηθά ζπλδεδεκέλσλ ζε θάπνηα νξγαλσηηθή δνκή πνπ επηηειεί κηα ζεηξά δξαζηεξηνηήησλ θαη επηδηψθεη ηελ επίηεπμε ελφο πξνθαζνξηζκέλνπ ζθνπνχ 14. ην ζεκείν απηφ, αμίδεη λα ηνληζηνχλ θάπνηα βαζηθά ζηνηρεία πνπ εληνπίδνληαη ζε θάζε ζχζηεκα 15 : Κάζε ζχζηεκα κπνξεί λα είλαη κηα απιή νληφηεηα ή λα απνηειείηαη θαη απφ πεξηζζφηεξα ζπζηαηηθά κέξε, ηα νπνία κπνξεί λα είλαη πιηθά, κπνξεί λα είλαη αλζξψπηλνη πφξνη αιιά κπνξεί θαη λα είλαη αθφκα θαη δηαδηθαζίεο, πξφηππα νξγάλσζεο ή θαη πιεξνθνξίεο. ηελ πεξίπησζε φπνπ έλα απφ απηά ηα ζπζηαηηθά κέξε, απνηειεί απφ κφλν ηνπ έλα ζχζηεκα, ηφηε απηφ νλνκάδεηαη ππνζχζηεκα. Παξφιν πνπ ηα κέξε ελφο ζπζηήκαηνο κπνξεί λα έρνπλ δηαθνξεηηθή κνξθή, ππάξρεη έλαο κεγάινο βαζκφο αιιειεπίδξαζεο θαη ζπζρέηηζεο κεηαμχ ηνπο έηζη, ψζηε ε ζεψξεζε ηνπ ζπζηήκαηνο λα έρεη έλλνηα κφλν ζηελ νιφηεηά ηνπ θαη φρη ζηε ζεψξεζε θάζε κέξνπο μερσξηζηά. Ζ ζπζρέηηζε απηή νξίδεη, δηεπθνιχλεη θαη εμππεξεηεί ηε ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο, γηα ηελ επίηεπμε ελφο αληηθεηκεληθνχ ζθνπνχ κε απνηειεζκαηηθφ ηξφπν, έηζη, ψζηε ε 14 Πνιιάιεο Ησάλλεο - Γηαλλαθφπνπινο Γηνλχζεο - Παπνπηζήο Ησάλλεο (2004) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα Επισειπήζευν, Δθδφζεηο Αζ. ηακνχιεο. 15 Τςειάληεο Παληειήο (2001) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα Διοίκηζηρ, εθδφζεηο Παηάθε. 18

19 αμία ηνπ σο νιφηεηα λα είλαη κεγαιχηεξε απφ ην άζξνηζκα ηεο αμίαο ησλ επηκέξνπο κεξψλ, επηηπγράλνληαο ζπλεξγηθφ απνηέιεζκα ΥΑΡΑΚΣΖΡΗΣΗΚΑ ΤΣΖΜΑΣΟ Όπσο πξνθχπηεη απφ ηνλ νξηζκφ πνπ δφζεθε γηα ην ζχζηεκα, ππάξρνπλ ηα εμήο ηξία βαζηθά ραξαθηεξηζηηθά ησλ ζπζηεκάησλ γηα ηα νπνία ρξεηάδεηαη λα γίλεη ηδηαίηεξε αλαθνξά γηα ηελ θαιχηεξε θαηαλφεζε ηεο ιεηηνπξγίαο ελφο ζπζηήκαηνο: νη εηζξνέο - ε επεμεξγαζία - νη εθξνέο, ην πεξηβάιινλ ηνπ ζπζηήκαηνο θαη ηα φξηα ηνπ 16. Δηζξνέο - Δπεμεξγαζία - Δθξνέο: απνηεινχλ νπζηαζηηθά ηε δηαδηθαζία πνπ εμππεξεηεί ηνλ αληηθεηκεληθφ ζθνπφ ηνπ ζπζηήκαηνο θαη ν νπνίνο ελεξγνπνηεί ην ζχζηεκα θαη παίδεη ην ξφιν ηνπ θηλήηξνπ. Δηζξνή απνηειεί νηηδήπνηε εηζέξρεηαη ζην ζχζηεκα απφ ην πεξηβάιινλ ηνπ θαη επεξεάδεη ζε κηθξφ ή κεγάιν βαζκφ ηε ιεηηνπξγία απηνχ. Αλ θαη νη εηζξνέο ελφο ζπζηήκαηνο δελ έρνπλ πεξηνξηζκφ θαη κπνξεί λα είλαη νηηδήπνηε, νη θπξηφηεξεο θαη νη νπνίεο ζα αλαθεξζνχλ θαη ζηε ζπλέρεηα ηεο παξνχζαο εξγαζίαο, είλαη νη εμήο: πιηθά, ελέξγεηα, αλζξψπηλε εξγαζία, δεδνκέλα, απνθάζεηο θαη ρξήκαηα. Αληίζεηα σο εθξνή νλνκάδεηαη νηηδήπνηε εμέξρεηαη απφ ην ζχζηεκα, δηαπεξλά ηα φξηά ηνπ θαη εηζέξρεηαη ζην πεξηβάιινλ. Ζ επεμεξγαζία απνηειεί ηνλ ζπλδεηηθφ θξίθν κεηαμχ εηζξνψλ θαη εθξνψλ ελφο ζπζηήκαηνο, θαζψο απνηειεί ην κεηαζρεκαηηζκφ ησλ εηζξνψλ ζε εθξνέο. Ζ επεμεξγαζία απηή κπνξεί λα είλαη θαηά θχξην ιφγν θπζηθή επεμεξγαζία ή κπνξεί λα είλαη επεμεξγαζία πιεξνθνξηψλ. ε κεξηθέο πεξηπηψζεηο ζπζηεκάησλ, ν κεηαζρεκαηηζκφο ησλ εηζξνψλ ζε εθξνέο κπνξεί λα πεξηγξαθεί κε ζρεηηθή ζαθήλεηα κέζσ δηαδηθαζηψλ θαη θαλφλσλ, ελψ ζε κεξηθέο άιιεο ν κεηαζρεκαηηζκφο απηφο είλαη κηα εμαηξεηηθά πνιχπινθε δηαδηθαζία, ε νπνία δελ είλαη δπλαηφλ λα πεξηγξαθεί κε απινχο θαλφλεο θαη δηαδηθαζίεο. Σέινο, αμίδεη λα ζεκεησζεί, πσο έλα ζχζηεκα είλαη πιήξσο γλσζηφ ζην ρξήζηε ηνπ, φηαλ είλαη γλσζηέο νη εηζξνέο θαη νη εθξνέο αιιά θαη ε επηηεινχκελε επεμεξγαζία. ηελ πεξίπησζε πνπ κέξνο ηεο επεμεξγαζίαο ή ε επεμεξγαζία ζην ζχλνιφ ηεο είλαη άγλσζηε, ην ζχζηεκα ραξαθηεξίδεηαη κε ηνλ φξν καχξν θνπηί (black box) Γεκεηξηάδεο Αληψλεο (2007), Διοίκηζη-Διασείπιζη Πληποθοπιακών Σςζηημάηυν, Δθδφζεηο Νέσλ Σερλνινγηψλ. 17 Πνιιάιεο Ησάλλεο - Γηαλλαθφπνπινο Γηνλχζεο - Παπνπηζήο Ησάλλεο (2004) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα Επισειπήζευν, Δθδφζεηο Αζ. ηακνχιεο. 19

20 Πεξηβάιινλ ηνπ πζηήκαηνο 18 : θάζε ζχζηεκα ιεηηνπξγεί κέζα ζε έλα πεξηβάιινλ, ην νπνίν επεξεάδεη ηε ιεηηνπξγία ηνπ, αιιά θαη επεξεάδεηαη απφ απηφ ζε κηθξφηεξν ή κεγαιχηεξν βαζκφ. Με ηνλ φξν πεξηβάιινλ ελλνείηαη θάζε ζηνηρείν πνπ έρεη ηελ νπνηαδήπνηε ζρέζε κε ηε ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο θαη ηνπ νπνίνπ θάζε αιιαγή ζηελ ηδηφηεηα ή ηε ζπκπεξηθνξά επεξεάδεη ηε ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο, θαζψο επίζεο θαη ηα αληίζηνηρα ζηνηρεία ηα νπνία επεξεάδνληαη απφ ηηο εθξνέο ηνπ ζπζηήκαηνο. Σν πεξηβάιινλ ηνπ ζπζηήκαηνο δηαθξίλεηαη απφ δχν βαζηθά ραξαθηεξηζηηθά. Πξψηνλ, δελ είλαη ζηαηηθφ, αιιά δπλακηθφ θαη έηζη αιιαγέο ζηελ νηθνλνκία, ζηελ ηερλνινγία, ζηελ θνηλσλία θαη ζηελ πνιηηηθή ην επεξεάδνπλ ζε κηθξφ ή κεγάιν βαζκφ. Γεχηεξνλ, ην ζχζηεκα ελψ κπνξεί λα επεξεάζεη θάπνηα ζηνηρεία ηνπ πεξηβάιινληνο, δελ κπνξεί λα ην αιιάμεη ζπλνιηθά. Έηζη ην ζχζηεκα πξέπεη λα ιεηηνπξγήζεη ζε έλα δεδνκέλν πεξηβάιινλ θαη λα πξνζαξκφδεηαη δηαξθψο ζηηο αιιαγέο απηνχ. Όξηα ηνπ πζηήκαηνο: ηα φξηα ηνπ ζπζηήκαηνο είλαη απηά πνπ ην δηαρσξίδνπλ απφ ην πεξηβάιινλ κέζα ζην νπνίν ιεηηνπξγεί. Δίλαη ζεκαληηθφ φηη ηα φξηα ειέγρνπλ ηηο εηζξνέο θαη ηηο εθξνέο ηνπ ζπζηήκαηνο, ξπζκίδνληαο ηηο ξνέο κέζα θαη έμσ απφ απηφ θαη ην πξνζηαηεχνπλ απφ θαηαζηξνθηθέο ή δεκηνγφλεο δξαζηεξηφηεηεο κε ην πεξηβάιινλ, απνηεινχλ νπζηαζηηθά ηα θίιηξα ησλ εηζξνψλ θαη ησλ εθξνψλ. Ηδηαίηεξα κεγάιε ζεκαζία έρεη θαη ν θαζνξηζκφο ησλ νξίσλ ηνπ ζπζηήκαηνο 14. Σν γεγνλφο απηφ νθείιεηαη ζην φηη πνιχ ζηελά θαη πεξηνξηζκέλα φξηα, κπνξεί λα νδεγήζνπλ ζε κε απνηειεζκαηηθή ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο, επεηδή αγλννχληαη βαζηθά ζηνηρεία ησλ εηζξνψλ ηνπ θαη ησλ εθξνψλ ηνπ. Δπηπιένλ, φξηα νξηζκέλα κε επξχηεηα κπνξεί λα νδεγήζνπλ ζε δπζιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο ιφγσ ηεο ζχγρπζεο κεηαμχ ζηνηρείσλ θαη παξακέηξσλ ηνπ πεξηβάιινληνο θαη ησλ πξαγκαηηθψλ εηζξνψλ θαη εθξνψλ ηνπ ζπζηήκαηνο (ζρήκα 1.2). 18 Τςειάληεο Παληειήο (2001) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα Διοίκηζηρ, εθδφζεηο Παηάθε. 20

21 ρήκα ΔΛΔΓΥΟ ΤΣΖΜΑΣΟ Δίλαη πξνθαλέο, πσο ην λα γλσξίδεη ν ρξήζηεο ηελ απφδνζε ηνπ ζπζηήκαηνο είλαη πςίζηεο ζεκαζίαο γηα απηφλ, ψζηε λα είλαη βέβαηνο φηη ην ζχζηεκα πνπ ζρεδηάζηεθε θαη ιεηηνπξγεί γηα ηελ επίηεπμε ελφο αληηθεηκεληθνχ ζθνπνχ δελ απνκαθξχλεηαη απφ ην ζθνπφ απηφ θαη ζε αληίζεηε πεξίπησζε λα πξνβεί ζηηο αλαγθαίεο αιιαγέο - δηνξζψζεηο. Απηφ επηηπγράλεηαη κε ηελ αμηνπνίεζε ησλ πιεξνθνξηψλ πνπ πεξηέρνληαη ζηηο εθξνέο ηνπ, θπξίσο ζπγθξίλνληαο ηηο ηξέρνπζεο εθξνέο κε ηα πξφηππα εθξνψλ πνπ ηέζεθαλ θαηά ην ζρεδηαζκφ ηνπ ζπζηήκαηνο 19. ηελ πεξίπησζε πνπ παξαηεξεζεί απφθιηζε απφ ηα πξφηππα, ηφηε πξαγκαηνπνηνχληαη δηνξζσηηθέο ελέξγεηεο 20. χκθσλα κε ηα παξαπάλσ ν έιεγρνο κπνξεί λα νξηζηεί σο εμήο 21 : είλαη ε δηαδηθαζία κε ηελ νπνία κεηξάηαη ε ηξέρνπζα απφδνζε ελφο ζπζηήκαηνο θαη κε ηελ νπνία νδεγείηαη απηφ ζηνλ πξνθαζνξηζκέλν ηνπ ζθνπφ. πρλά ν έιεγρνο ηνπ ζπζηήκαηνο απηνκαηνπνηείηαη κε εθνδηαζκφ ηνπ ζπζηήκαηνο κε θαηάιιεια ππνζπζηήκαηα πνπ αλαιακβάλνπλ ην έξγν απηφ. πλήζσο απαηηείηαη έλα αηζζεηήξην ππνζχζηεκα (sensor) πνπ επαηζζεηνπνηείηαη απφ ηελ παξαγφκελε έμνδν θαη ηε κεηξά. 19 Γεκεηξηάδεο Αληψλεο (2007), Διοίκηζη-Διασείπιζη Πληποθοπιακών Σςζηημάηυν, Δθδφζεηο Νέσλ Σερλνινγηψλ. 20 Τςειάληεο Παληειήο (2001) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα Διοίκηζηρ, εθδφζεηο Παηάθε. 21 Οηθνλφκνπ Γεψξγηνο - Γεσξγφπνπινο Νηθφιανο (2004), Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα για ηη Διοίκηζη Επισειπήζευν, Δθδφζεηο Δπγ. Μπέλνπ. 21

22 Οη κεηξήζεηο απηέο δηαβηβάδνληαη ζε έλα άιιν ππνζχζηεκα ειέγρνπ (control), ην νπνίν εθηειεί ζχγθξηζε πξνο ηα πξφηππα θαη δηαβηβάδεη θαηάιιεια δηνξζσηηθά κελχκαηα ζην ζχζηεκα. Ζ κέζνδνο απηή θαιείηαη έιεγρνο κε αλαηξνθνδφηεζε (feedback control) θαη θαίλεηαη ζην ζρήκα ρήκα ΔΗΓΖ ΤΣΖΜΑΣΧΝ Μηα πξψηε θαη ζηνηρεηψδεο δηάθξηζε ησλ ζπζηεκάησλ είλαη ε εμήο 23 : Φπζηθά πζηήκαηα: έλαο νπνηνζδήπνηε δσλ νξγαληζκφο απνηειεί θπζηθφ ζχζηεκα. Σερλεηά πζηήκαηα: έλα κεράλεκα πνπ απνηειείηαη κφλν απφ πιηθά κέζα ζεσξείηαη ηερλεηφ ζχζηεκα. Μεηθηά πζηήκαηα: ηα ζπζηήκαηα ησλ νπνίσλ ηα ζηνηρεία είλαη θαη άλζξσπνη θαη πιηθά κέζα. Μηα δεχηεξε δηάθξηζε ε νπνία γίλεηαη κε βάζε ηνλ ηξφπν θαζνξηζκνχ ησλ εθξνψλ ηνπο, είλαη ε εμήο 24 : Αηηηνθξαηηθά (Deterministic): είλαη απηά ησλ νπνίσλ νη εθξνέο δίλνπλ βέβαηε πξφβιεςε γεγνλφησλ θαη ηα ζηνηρεία ηνπο είλαη ζε απζηεξά θαζνξηζκέλε ζρέζε κεηαμχ 22 Γεκεηξηάδεο Αληψλεο (2007), Διοίκηζη-Διασείπιζη Πληποθοπιακών Σςζηημάηυν, Δθδφζεηο Νέσλ Σερλνινγηψλ. 23 Γηαλλαθφπνπινο Γηνλχζεο - Παπνπηζήο Ησάλλεο (2003) Διοικηηικά Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα, Δθδφζεηο χγρξνλε Δθδνηηθή. 24 Παπαζαλαζίνπ Διεπζέξηνο (2008) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα: Θευπία και Εθαπμογέρ, Γθηνχξδαο Δθδνηηθή. 22

23 ηνπο, δειαδή ιεηηνπξγνχλ κε έλα ζαθψο θαζνξηζκέλν ζχλνιν θαλφλσλ. Γηα κηα ζσζηή πξφβιεςε πξέπεη λα είλαη επίζεο γλσζηή θαη ε ηξέρνπζα θαηάζηαζή ηνπο. Πηζαλνινγηθά: είλαη απηά πνπ επεξεάδνληαη απφ αβέβαηα γεγνλφηα κε απνηέιεζκα ε κειινληηθή ηνπο ζπκπεξηθνξά, δειαδή νη εθξνέο ηνπο, δελ είλαη δπλαηφ λα πξνβιεθζνχλ επαθξηβψο, κηα θαη είλαη αληηθείκελν εμέηαζεο πηζαλνηήησλ. Δίλαη πνιχ ζχλεζεο θαηλφκελν πνιιά απφ ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα ησλ επηρεηξήζεσλ, λα κνηάδνπλ αξρηθά λα είλαη αηηηνθξαηηθά, δεδνκέλνπ ηνπ φηη ιεηηνπξγνχλ ζχκθσλα κε ζπγθεθξηκέλνπο θαλφλεο, κε απψηεξν ζθνπφ ηελ επίηεπμε ηνπ ζθνπνχ ηνπο. Ωζηφζν, έλα ηέηνην ζχζηεκα ζα κπνξνχζε λα ραξαθηεξηζηεί θαη σο πηζαλνινγηθφ, ιακβάλνληαο ππφςε πσο ζπλήζσο ζηα ζπζηήκαηα απηά ησλ επηρεηξήζεσλ, καδί κε ηνλ κεγάιν αξηζκφ εηζξνψλ θαη ηε κεγάιε πνηθηιία απηψλ, είλαη πνιχ πηζαλή θαη ε εηζαγσγή αβέβαησλ παξαγφλησλ, νη νπνίνη κε ηε ζεηξά ηνπο θαζηζηνχλ ηε κειινληηθή ζπκπεξηθνξά ηνπ ζπζηήκαηνο αβέβαηα. Σέινο, κηα δηάθξηζε αθφκα πνπ κπνξεί λα γίλεη, είλαη κε βάζε ην αλ αιιειεπηδξνχλ κε ην πεξηβάιινλ ηνπο θαη είλαη ε εμήο 25 : Αλνηθηά πζηήκαηα (Open Systems): ραξαθηεξίδνληαη ηα ζπζηήκαηα εθείλα πνπ παξνπζηάδνπλ αιιειεπίδξαζε κε ην πεξηβάιινλ ηνπο, είηε ζε κηθξφ είηε ζε κεγάιν βαζκφ. Ωο αιιειεπίδξαζε νξίδεηαη ε αληαιιαγή πιεξνθνξηψλ, ελέξγεηαο, πιηθψλ ή θαη άιισλ ζηνηρείσλ. Πην ζπγθεθξηκέλα, νη εηζξνέο ησλ αλνηρηψλ ζπζηεκάησλ επεξεάδνληαη απφ ην πεξηβάιινλ, ελψ αληίζεηα νη εθξνέο ηνπο είλαη απηέο πνπ επεξεάδνπλ ην πεξηβάιινλ. Ηδηαίηεξν ελδηαθέξνλ παξνπζηάδεη, ζηα αλνηθηά ζπζηήκαηα, ε δπλαηφηεηα πξνζαξκνγήο πνπ πξέπεη λα έρνπλ ζηηο φπνηεο αιιαγέο ηνπ πεξηβάιινληνο. Δλδερφκελε αδπλακία πξνζαξκνγήο ζηηο αιιαγέο απηέο, ζεκαίλεη δπζιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο, δειαδή ηα ππνζπζηήκαηα ηνπ δελ ζπλεξγάδνληαη ζσζηά κε ζθνπφ ηελ αλαδηνξγάλσζή ηνπ θαη είλαη βέβαην φηη ην ζχζηεκα ζα νδεγεζεί ζηελ απνηπρία. ε αληίζεηε πεξίπησζε, ην ζχζηεκα αλαδηνξγαλψλεηαη θαη πξνζαξκφδεηαη θηάλνληαο ζε θαηάζηαζε δπλακηθήο ηζνξξνπίαο. ην ζεκείν απηφ πξέπεη λα ηνληζηεί, πσο ε επηβίσζε θαη ε επηηπρία ησλ νξγαληζκψλ εμαξηάηαη ζε κεγάιν βαζκφ απφ ηελ επειημία κε ηελ νπνία πξνζαξκφδνληαη ζηηο αιιαγέο. 25 Οηθνλφκνπ Γεψξγηνο - Γεσξγφπνπινο Νηθφιανο (2004), Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα για ηη Διοίκηζη Επισειπήζευν, Δθδφζεηο Δπγ. Μπέλνπ. 23

24 Ζ πξνζαξκνγή δελ αθνξά κφλν ηε ζρέζε ησλ δηάθνξσλ ζπζηεκάησλ κε ην πεξηβάιινλ, αιιά επίζεο ηελ ηθαλφηεηα έγθαηξεο αληίιεςεο ησλ αλαγθαίσλ αιιαγψλ ζηηο εζσηεξηθέο δηαδηθαζίεο, ηηο κεζφδνπο θαη ηηο νξγαλσηηθέο δνκέο. Οη αλαγθαίεο πξνζαξκνγέο δε γίλνληαη, κε θαλέλα ηξφπν, απηφκαηα. πκβαίλνπλ σο απνηέιεζκα ζπγθεθξηκέλσλ δηνηθεηηθψλ απνθάζεσλ θαη δξάζεσλ θαη είλαη επηηπρεκέλεο φηαλ αληηκεησπίδνπλ έλα ζχζηεκα ζηελ νιφηεηά ηνπ θαη δελ πεξηνξίδνληαη ζε αιιαγέο ζε ηκήκαηα ηνπ ζπζηήκαηνο (ζρήκα 1.4). ρήκα 1.4 Κιεηζηά πζηήκαηα (Closed Systems): ραξαθηεξίδνληαη εθείλα πνπ είλαη απνκνλσκέλα απφ ην πεξηβάιινλ ηνπο, δειαδή δελ αιιειεπηδξνχλ κε θαλέλα ηξφπν κε απηφ. Σα ζπζηήκαηα απηά νχηε επεξεάδνπλ ην πεξηβάιινλ κέζα ζην νπνίν ιεηηνπξγνχλ νχηε επεξεάδνληαη απφ απηφ. ηελ πξαγκαηηθφηεηα φκσο ηα ζπζηήκαηα πνπ κπνξνχλ λα ζεσξεζνχλ θιεηζηά, κε απζηεξή ρξήζε ηνπ φξνπ, είλαη ειάρηζηα θαη απηά είλαη θπξίσο θάπνηα θπζηθά θαη θάπνηα ηερλεηά ζπζηήκαηα. Άιισζηε ζε πνιιέο πεξηπηψζεηο, ζπζηήκαηα πνπ έρνπλ κηθξφ βαζκφ αιιειεπίδξαζεο κε ην πεξηβάιινλ ηνπο είλαη δπλαηφλ λα ζεσξεζνχλ σο θιεηζηά ζπζηήκαηα (ζρήκα 1.5) Οηθνλφκνπ Γεψξγηνο - Γεσξγφπνπινο Νηθφιανο (2004), Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα για ηη Διοίκηζη Επισειπήζευν, Δθδφζεηο Δπγ. Μπέλνπ. 24

25 ρήκα ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΖ ΣΔΥΝΟΛΟΓΗΑ Ο φξνο Πιεξνθνξηθή Σερλνινγία (Information Technology) αλαθέξεηαη ζηελ ηερλνινγία-ππνδνκή πνπ ρξεζηκνπνηνχλ ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα πξνθεηκέλνπ λα ιεηηνπξγήζνπλ θαη λα αλαπηπρζνχλ, δειαδή ζηελ ηερλνινγηθή πιεπξά ηνπο. Πην ζπγθεθξηκέλα, αλαθέξεηαη 27 ζην Τιηθφ (Hardware), ζην Λνγηζκηθφ (Software), ζηηο Βάζεηο Γεδνκέλσλ (Databases), ζηα Γίθηπα (Networks), ζηηο Σειεπηθνηλσλίεο (Telecommunications) θαη ζηηο άιιεο Ζιεθηξνληθέο πζθεπέο (Electronic Devices) πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη θαη γηα ην ιφγν απηφ ζα κπνξνχζε λα ζεσξεζεί ζαλ ππνζχζηεκα ελφο πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο. Δίλαη ζεκαληηθφ λα ηνληζηεί, πσο ε Πιεξνθνξηαθή Σερλνινγία κπνξεί λα ραξαθηεξηζηεί ζαλ ηνλ «κεζνιαβεηή», πνπ δίλεη βξαρπρξφλην πιενλέθηεκα θαη ηελ επθαηξία λα αλαπηπρζνχλ λέα ζπζηήκαηα έηζη ψζηε λα παξαρζεί πιεξνθνξία πνπ κπνξεί λα θαλεί ρξήζηκε γηα ηελ εθάζηνηε επηρείξεζε. Ωζηφζν, νη αληαγσληζηέο κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηήζνπλ ηελ ίδηα ηερλνινγία, νπφηε ην πιενλέθηεκα παχεη λα ηζρχεη Turban - Leidner - McLean Wetherbe (2005) "Information Technology for Management - Transforming Organizations in the Digital Economy", 5 th edition, John Wiley & Sons. 28 David Boddy - Albert Boonstra - Graham Kennedy (2005) "Managing Information Systems - An Organisational Perspective", second edition, Prentice Hall. 25

26 Σέινο, ε Πιεξνθνξηαθή Σερλνινγία γίλεηαη επξέσο δηαδεδνκέλε (παληαρνχ παξνχζα) νπνπδήπνηε θαη νπνηαδήπνηε ρξνληθή ζηηγκή, επεξεάδνληαο 29 : Σνλ ηξφπν πνπ νη επηρεηξήζεηο εθηεινχλ ηηο δξαζηεξηφηεηέο ηνπο Σνλ ηξφπν πνπ αλαπηχζζνληαη Σνλ ηξφπν πνπ αληαγσλίδνληαη Σνλ ηξφπν πνπ ε Πνιηηεία παξέρεη ππεξεζίεο Σνλ ηξφπν πνπ νη εξγαδφκελνη εθηεινχλ ηελ εξγαζία ηνπο. 29 Οηθνλφκνπ Γεψξγηνο - Γεσξγφπνπινο Νηθφιανο (2004), Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα για ηη Διοίκηζη Επισειπήζευν, Δθδφζεηο Δπγ. Μπέλνπ. 26

27 ΚΔΦΑΛΑΗΟ 2 ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΑ ΤΣΖΜΑΣΑ 2.1 ΔΗΑΓΧΓΖ ην δεχηεξν θεθάιαην, ζα νξηζηεί ην Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα ελψ ζα δηεπθξηληζηνχλ θαη νη ιεηηνπξγίεο ηνπ. ηε ζπλέρεηα ζα παξνπζηαζηνχλ νη πληζηψζεο ελφο Πιεξνθνξηαθνχ πζηήκαηνο θαη ζα γίλεη ε βαζηθή δηάθξηζή ηνπο ζε ηερλνινγηθέο θαη θνηλσληθέο. Σέινο, ηδηαίηεξε έκθαζε ζα δνζεί ζηνλ θχθιν δσήο ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο φπνπ ε ιεπηνκεξήο αλάιπζε ηνπ θάζε ηνπ ζηαδίνπ μερσξηζηά. 2.2 ΟΡΗΜΟ ΚΑΗ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΔ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ Έλαο απφ ηνπο επηθξαηέζηεξνπο νξηζκνχο ηεο δηεζλνχο βηβιηνγξαθίαο γηα ηα Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα (Information Systems), είλαη απηφο ησλ Kenneth C. Laudon θαη Jane P. Laudon (2005), ζχκθσλα κε ηνλ νπνίν «έλα πιεξνθνξηαθό ζύζηεκα κπνξεί λα νξηζηεί ηερληθά σο έλα ζύλνιν αιιεινζρεηηδόκελσλ ζηνηρείσλ, ηα νπνία ζπιιέγνπλ (ή αλαθηνύλ), επεμεξγάδνληαη, απνζεθεύνπλ θαη δηαλέκνπλ πιεξνθνξίεο πνπ ππνζηεξίδνπλ ηε ιήςε απνθάζεσλ θαη ηνλ έιεγρν ζε έλαλ νξγαληζκό 30». Πέξα απφ ηελ ππνζηήξημε ζηε ιήςε απνθάζεσλ, ζην ζπληνληζκφ θαη ζηνλ έιεγρν, ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα κπνξνχλ επίζεο λα βνεζνχλ ηα ζηειέρε θαη ην πξνζσπηθφ ζηελ αλάιπζε πξνβιεκάησλ, ζηελ απεηθφληζε ζχλζεησλ ζεκάησλ θαη ζηε δεκηνπξγία λέσλ πξντφλησλ. Δπηπιένλ, φπσο θαη ζε θάζε άιιν ζχζηεκα, έηζη θαη ζηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα, παξαηεξνχληαη νη Δηζξνέο (Input), νη Δθξνέο (Output), ε Γηαδηθαζία (Process) πνπ επηηειείηαη θαη ε Αλάδξαζε (Feedback), δειαδή νη ζπλήζεηεο ιεηηνπξγίεο ησλ ζπζηεκάησλ, φπσο θαίλνληαη ζην ζρήκα Kenneth C. Laudon - Jane P. Laudon (2005) "Essentials of management information systems: managing the digital firm", 6 th edition, Pearson Education Inc - Prentice Hall. 31 Γεκεηξηάδεο Αληψλεο (2007), Διοίκηζη-Διασείπιζη Πληποθοπιακών Σςζηημάηυν, Δθδφζεηο Νέσλ Σερλνινγηψλ. 27

28 ρήκα 2.1 Έηζη, θαηά ηελ εθάζηνηε δηαδηθαζία 32, επεμεξγάδνληαη νη εηζξνέο κε ηε ρξήζε ηεο ηερλνινγίαο, θπξίσο δε ειεθηξνληθψλ ππνινγηζηψλ θαη παξάγνληαη εθξνέο πνπ απνζηέιινληαη ζηνπο ρξήζηεο ή ζε άιια ζπζηήκαηα κέζσ θαηάιιεισλ δηθηχσλ, ελψ ν απαξαίηεηνο κεραληζκφο αλάδξαζεο ειέγρεη ηελ νκαιή ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο. ην ζεκείν απηφ 33 λα αλαθεξζεί πσο νη εηζξνέο είλαη ηα αθαηέξγαζηα δεδνκέλα πνπ ζπιιέγνληαη ή απνθηψληαη, πξνεξρφκελα απφ ην εζσηεξηθφ ή εμσηεξηθφ πεξηβάιινλ ηεο επηρείξεζεο θαη κπαίλνπλ ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα, είηε κε ρεηξνθίλεηε είηε κε απηνκαηνπνηεκέλε δηαδηθαζία. Αληίζεηα νη εθξνέο, είλαη έηνηκεο πηα γηα ρξήζε πιεξνθνξίεο πνπ ζα δηαλεκεζνχλ, γηα λα βνεζήζνπλ ζηε ιήςε απνθάζεσλ, ηα ζηειέρε ηεο επηρείξεζεο θαη έρνπλ ζπλήζσο ηε κνξθή αλαθνξψλ. Οη πιεξνθνξίεο απηέο αμηνινγνχληαη απφ ηνλ κεραληζκφ αλάδξαζεο - αλαηξνθνδφηεζεο, ψζηε ε δηαδηθαζία λα πξαγκαηνπνηείηαη ζε πςειά επίπεδα απφδνζεο θαη απνηειεζκαηηθφηεηαο. Όπσο θαη άιια ζπζηήκαηα, ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα πεξηέρνπλ αλζξψπηλν ζηνηρείν, δηαδηθαζίεο, αλζξψπηλεο δηεξγαζίεο θαη ιεηηνπξγνχλ κέζα ζε έλα πεξηβάιινλ. Σα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα σο ηερλεηά ζπζηήκαηα, ζρεδηάδνληαη θαη θαηαζθεπάδνληαη, άξα ηα φξηά ηνπο νξίδνληαη θαη πεξηιακβάλνπλ φηη πξνζδηνξίδεηαη ζηε θάζε ηεο ζρεδίαζήο ηνπο Turban - Leidner - McLean Wetherbe (2005) "Information Technology for Management - Transforming Organizations in the Digital Economy", 5 th edition, John Wiley & Sons. 33 Φσιίλαο Γ. - Μάλζνπ Β. - Βιαρνπνχινπ Μ. (2007) Ολοκληπυμένα Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα Διασείπιζηρ Επισειπημαηικών Πόπυν, Δθδφζεηο ΑΝΗΚΟΤΛΑ. 34 Παπαζαλαζίνπ Διεπζέξηνο (2008) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα: Θευπία και Εθαπμογέρ, Γθηνχξδαο Δθδνηηθή. 28

29 ην ζεκείν απηφ, αμίδεη λα ηνληζηεί πσο ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα κπνξεί λα βαζίδνληαη ζε ππνινγηζηέο ή λα είλαη ρεηξφγξαθα. Σα ρεηξφγξαθα ζπζηήκαηα ρξεζηκνπνηνχλ ηελ ηερλνινγία ραξηηνχ θαη κνιπβηνχ. Αληίζεηα, ηα Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα Βαζηζκέλα ζε Τπνινγηζηέο (Computer Based Information Systems) βαζίδνληαη ζε ηερλνινγία πιηθνχ θαη ινγηζκηθνχ ππνινγηζηψλ γηα ηελ επεμεξγαζία θαη γηα ηε δηάδνζε ησλ πιεξνθνξηψλ. ηε ζπλέρεηα ηεο παξνχζεο δηπισκαηηθήο εξγαζίαο, θάζε θνξά πνπ ζα γίλεηαη ρξήζε ηνπ φξνπ πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα, ζα ελλννχληαη ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα βαζηζκέλα ζε ππνινγηζηέο ΤΝΗΣΧΔ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ Ζ νκαιή θαη απνηειεζκαηηθή ιεηηνπξγία ελφο Πιεξνθνξηαθνχ πζηήκαηνο πξνυπνζέηεη ηελ αξκνλία ζηελ αιιειεμάξηεζε ησλ ζπληζησζψλ ηνπ κεηαμχ ηνπο, αιιά θαη κεηαμχ απηψλ θαη ηνπ πεξηβάιινληνο ηνπ Πιεξνθνξηαθνχ πζηήκαηνο. Οη ζπληζηψζεο απηέο κπνξνχλ λα δηαθξηζνχλ ζε ηερλνινγηθέο θαη ζε θνηλσληθέο. Οη ηερλνινγηθέο ζπληζηώζεο πεξηιακβάλνπλ 36 : Τιηθό (Hardware): Σν πιηθφ ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο απνηειείηαη απφ ην ζχλνιν ησλ θπζηθψλ εμαξηεκάησλ ηα νπνία ζπλζέηνπλ ην κεραληθφ ππνινγηζηηθφ κέξνο. Σα θχξηα θπζηθά εμαξηήκαηα είλαη ζπλήζσο ηα εμήο: - Μονάδερ ειζόδος (input devices): νπνηαδήπνηε ζπζθεπή ή δηάηαμε επηηξέπεη ηελ επηθνηλσλία κεηαμχ αλζξψπνπ θαη ππνινγηζηή, κεηαηξέπνληαο δεδνκέλα πνπ θαηαλνεί ν άλζξσπνο ζε ςεθηαθή κνξθή (πνληίθη, πιεθηξνιφγην, θ.ά.). - Κενηπική μονάδα επεξεπγαζίαρ (central processing unit): κεηαρεηξίδεηαη ηα δεδνκέλα θαη ειέγρεη ην ππνινγηζηηθφ ζχζηεκα. - Μονάδερ αποθήκεςζηρ (storage devices): εδψ δηαθξίλνληαη δχν είδε απνζήθεπζεο, ε θχξηα κλήκε θαη ε δεπηεξεχνπζα κλήκε. ηελ θχξηα κλήκε αλήθεη ε κλήκε ROM (πεξηέρεη βαζηθέο πιεξνθνξίεο γηα ηε ιεηηνπξγία ηνπ ππνινγηζηή, ηηο νπνίεο έρεη εγθαηαζηήζεη ν θαηαζθεπαζηήο) θαη ε κλήκε RAM (πεξηέρεη ηα πξνγξάκκαηα, ηα δεδνκέλα θαη ηα απνηειέζκαηα ηεο επεμεξγαζίαο). Ζ δεπηεξεχνπζα κλήκε πεξηιακβάλεη έλα ζχλνιν κέζσλ απνζήθεπζεο φπσο δηζθέηεο, CD, θ.ά. 35 Γηαλλαθφπνπινο Γηνλχζεο - Παπνπηζήο Ησάλλεο (2003) Διοικηηικά Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα, Δθδφζεηο χγρξνλε Δθδνηηθή. 36 David Boddy - Albert Boonstra - Graham Kennedy (2005) "Managing Information Systems - An Organisational Perspective", second edition, Prentice Hall. 29

30 - Μονάδερ εξόδος (output devices): εθηεινχλ ηελ αληίζηξνθε δηαδηθαζία απφ ηηο κνλάδεο εηζφδνπ, δειαδή κεηαηξέπνπλ ηα δεδνκέλα απφ ηελ ςεθηαθή κνξθή πνπ βξίζθνληαη ζηνλ Ζ/Τ ζε θαηαλνεηέο κνξθέο γηα ηνλ άλζξσπν. - Μονάδερ επικοινυνίαρ (communication devices): γηα λα ζπλδέεηαη ν ππνινγηζηήο κε ηα ππνινγηζηηθά δίθηπα. Λνγηζκηθό (Software): ην ινγηζκηθφ είλαη έλα ζχλνιν εληνιψλ θαη πξνγξακκάησλ, γξακκέλσλ ζε εηδηθή γιψζζα, πνπ ειέγρεη ηε ιεηηνπξγία ηνπ ππνινγηζηή, αλαιακβάλνληαο ηελ απηνκαηνπνίεζε ζεκαληηθψλ δηαδηθαζηψλ, φπσο ε δηαρείξηζε ηεο Κεληξηθήο Μνλάδαο Δπεμεξγαζίαο. ην ινγηζκηθφ δηαθξίλνληαη ηα εμήο 37 : - Λειηοςπγικό Σύζηημα (system software): είλαη ην ζχλνιν ησλ πξνγξακκάησλ πνπ ειέγρνπλ θαη ππνζηεξίδνπλ ηηο ιεηηνπξγίεο ηνπ ππνινγηζηή. Οη θπξηφηεξεο ιεηηνπξγίεο ησλ ιεηηνπξγηθψλ ζπζηεκάησλ είλαη: α) ε δηαρείξηζε ιεηηνπξγίαο ηεο Κεληξηθήο Μνλάδαο Δπεμεξγαζίαο, ηεο κλήκεο ησλ πεξηθεξεηαθψλ κνλάδσλ θ.ά., β) ε δεκηνπξγία νινθιεξσκέλνπ πεξηβάιινληνο επηθνηλσλίαο κε ην ρξήζηε, γ) ε άκεζε ή εηεξνρξνληζκέλε εθηχπσζε ζηνηρείσλ ζε δηάθνξνπο εθηππσηέο θαη δ) ε επηθνηλσλία κέζσ δηθηχσλ κε ηνπηθνχο ή απνκαθξπζκέλνπο ζηαζκνχο. - Λογιζμικό εθαπμογών: επιηπέπει ζηοςρ σπήζηερ μέζυ εύσπηζηυν και θιλικών πακέηυν να εκμεηαλλεςηούν ηιρ δςναηόηηηερ και ηιρ εθαπμογέρ ηυν ςπολογιζηικών ζςζηημάηυν. - Λογιζμικό επαγγελμαηικών εθαπμογών: επηηξέπεη ζηνπο ρξήζηεο λα αμηνπνηήζνπλ ηηο δπλαηφηεηεο ησλ ππνινγηζηηθψλ ηνπο ζπζηεκάησλ πξνθεηκέλνπ κέζσ εχρξεζησλ θαη θηιηθψλ πξνγξακκάησλ, λα νξγαλψζνπλ ην ινγηζηήξηφ ηνπο, ηηο απνζήθεο, ηηο πσιήζεηο, ηηο κηζζνδνζίεο ηνπ πξνζσπηθνχ, θ.ά. Σειεπηθνηλσλίεο (Telecommunications) 38 : Οπζηαζηηθά ηειεπηθνηλσλίεο είλαη ε επηθνηλσλία κέζσ πιεξνθνξηψλ κε ηε βνήζεηα ειεθηξνληθψλ κέζσλ απφ απφζηαζε. Σα δίθηπα ηειεπηθνηλσληψλ είλαη πηα απαξαίηεηα γηα ηελ ιεηηνπξγία ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ βαζηζκέλσλ ζε ππνινγηζηέο θαη θαη' επέθηαζε γηα ηελ νκαιή ιεηηνπξγία ησλ ζχγρξνλσλ επηρεηξήζεσλ. 37 Αλαζηαζηάδεο Παλαγηψηεο (2001) Τα Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα Διοίκηζηρ ζηη Νέα Οικονομία - Η νέα τηθιακή μεηαμησανογπαθημένη επισείπηζη, Δθδφζεηο Alfa Books Scientific Editions. 38 David Boddy - Albert Boonstra - Graham Kennedy (2005) "Managing Information Systems - An Organisational Perspective", second edition, Prentice Hall. 30

31 Απνηεινχληαη απφ ζχλνια ζπκβαηψλ πιηθψλ (hardwares) θαη ινγηζκηθψλ (softwares) θαη πην ζπγθεθξηκέλα ππνινγηζηέο, ηεξκαηηθά ηειηθνχ ρξήζηε (end user terminals), θαλάιηα επηθνηλσλίαο (communication channels) θαη επεμεξγαζηέο επηθνηλσληαθψλ δεδνκέλσλ (communications processors). Γεδνκέλα (Data): Σα δεδνκέλα απνηεινχλ ζεκαληηθφ πφξν γηα έλα νξγαληζκφ, γηα απηφ είλαη ηδηαίηεξα ζεκαληηθφ ε δηαρείξηζή ηνπο λα γίλεηαη κε έλα ηξφπν πνπ λα σθεινχληαη φινη νη ηειηθνί ρξήζηεο. Όπσο έρεη πξναλαθεξζεί ηα δεδνκέλα κπνξνχλ λα πάξνπλ δηάθνξεο κνξθέο θαη νξγαλψλνληαη ζε α) βάζεηο δεδνκέλσλ πνπ απνζεθεχνπλ θαη δηαρεηξίδνληαη νξγαλσκέλα δεδνκέλα, β) βάζεηο πξνηχπσλ πνπ απνζεθεχνπλ καζεκαηηθά θαη ινγηθά πξφηππα ηα νπνία πεξηέρνπλ ζρέζεηο, ππνινγηζκνχο θαη αλαιπηηθέο ηερληθέο θαη γ) βάζεηο γλψζεσλ πνπ απνζεθεχνπλ γεγνλφηα θαη θαλφλεο γηα δηάθνξα πξνβιήκαηα. Οη θνηλσληθέο ζπληζηώζεο πεξηιακβάλνπλ 39 : Άλζξσπνη - Πξνζσπηθό ηνπ πζηήκαηνο (People): Σν αλζξψπηλν ζηνηρείν εληνπίδεηαη ζε φια ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα θαη απηφο είλαη ν ιφγνο γηα ηνλ νπνίν ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα ραξαθηεξίδνληαη θνηλσληθά ζπζηήκαηα. Όζν πνιχπινθα θαη αλ είλαη ηα ηερληθά ζηνηρεία ελφο πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο, εμαξηάηαη απφ ηνπο αλζξψπνπο - πξνζσπηθφ ηνπ ζπζηήκαηνο λα ην θάλνπλ λα ιεηηνπξγεί απνδνηηθά. ε απηφ πεξηιακβάλνληαη ηερληθφ πξνζσπηθφ θαη κάλαηδεξ πνπ εηζάγνπλ δεδνκέλα ζην ζχζηεκα αιιά θαη πνπ ιακβάλνπλ απφ απηφ ζαλ απνηέιεζκα επεμεξγαζίαο ηηο απαξαίηεηεο πιεξνθνξίεο. Αλαιπηηθά ην Πξνζσπηθό ηνπ πζηήκαηνο δηαθξίλνληαη ζε 40 : Γεκηνπξγνί ηνπ πζηήκαηνο: Δίλαη ν άλζξσπνο ή ε νκάδα αλζξψπσλ πνπ ην δεκηνχξγεζαλ. ηνπο δεκηνπξγνχο ζπγθαηαιέγνληαη: - Ο ςπεύθςνορ διασείπιζηρ ηος έπγος: ζρεδηάδεη, νξγαλψλεη, ζπληνλίδεη ηηο δξαζηεξηφηεηεο ηνπ έξγνπ έρνληαο ηε ζπλνιηθή ηνπ επζχλε. - Ο αναλςηήρ ηος ζςζηήμαηορ: Αλαιχεη ηηο απαηηήζεηο ηνπ ζπζηήκαηνο θαη αμηνινγψληαο ελαιιαθηηθέο ιχζεηο θαζνξίδεη ηηο πξνδηαγξαθέο ζρεδίαζεο ηνπ πιηθνχ. 39 Γεκεηξηάδεο Αληψλεο (2007), Διοίκηζη-Διασείπιζη Πληποθοπιακών Σςζηημάηυν, Δθδφζεηο Νέσλ Σερλνινγηψλ. 40 Αλαζηαζηάδεο Παλαγηψηεο (2001) Τα Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα Διοίκηζηρ ζηη Νέα Οικονομία - Η νέα τηθιακή μεηαμησανογπαθημένη επισείπηζη, Δθδφζεηο Alfa Books Scientific Editions. 31

32 - Ο ππογπαμμαηιζηήρ ηος ζςζηήμαηορ: πληάζζεη, ειέγρεη θαη ζπληεξεί ηα πξνγξάκκαηα ινγηζκηθνχ. - Οι ειδικοί επί ηυν δικηύυν και Βάζευν Δεδομένυν: πληάζζνπλ ηηο ιεπηνκεξείο πξνδηαγξαθέο ησλ δηθηχσλ θαη ησλ βάζεσλ δεδνκέλσλ πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζνχλ. - Ο εκπαιδεςηήρ: έρεη ηελ επζχλε ηεο επηκφξθσζεο θαη ηεο εμνηθείσζεο κε ην ζχζηεκα φισλ ησλ αλζξψπσλ πνπ ζα έξζνπλ ζε επαθή κε απηφ ηφζν σο ρξήζηεο φζν θαη σο ρεηξηζηέο. - Ο ςπεύθςνορ αζθαλείαρ: έρεη ηελ επζχλε ηεο αζθάιεηαο ηφζν ησλ δεδνκέλσλ, φζν θαη ησλ κεραλεκάησλ. Οη Υεηξηζηέο ηνπ πζηήκαηνο: ζε απηή ηελ θαηεγνξία ζπγθαηαιέγνληαη νη ρεηξηζηέο θαη νη ζπληεξεηέο ησλ κεραλεκάησλ θαη ησλ πξνγξακκάησλ ινγηζκηθνχ ηνπ ζπζηήκαηνο. Οη Υξήζηεο ηνπ πζηήκαηνο: δειαδή νη θπξίσο ρξήζηεο θαη νη πξντζηάκελνη ηνπο νη νπνίνη έρνπλ ηελ επζχλε ηεο νξγάλσζεο ηεο ρξήζεο ησλ δπλαηνηήησλ πνπ πξνζθέξεη ην ζχζηεκα. Γηαδηθαζίεο (Procedures): είλαη δηαδηθαζίεο ή θαλφλεο πνπ ην πξνζσπηθφ ηνπ ζπζηήκαηνο πξέπεη λα αθνινπζεί φηαλ αιιειεπηδξά κε ην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα. Οη θαλφλεο απηνί κπνξεί λα είλαη ειαζηηθνί ή απζηεξνί αλάινγα κε ην εθάζηνηε πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα. Οη ζπληζηψζεο ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο κπνξνχλ λα δηαθξηζνχλ θαη ζην ζρήκα 2.2 πνπ αθνινπζεί. ρήκα

33 2.4 ΚΤΚΛΟ ΕΧΖ ΚΑΗ ΑΝΑΠΣΤΞΖ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ Ο θχθινο δσήο θαη αλάπηπμεο πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ απνηειεί κηα κεζνδηθή θαη ζπζηεκαηηθή κεζνδνινγία αλάπηπμεο πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ. Ζ κεζνδνινγία απηή βαζίδεηαη ζην δηαρσξηζκφ ηεο φιεο δηαδηθαζίαο ζε θάζεηο, νη νπνίεο ζπλδένληαη θαη εμαξηψληαη κεηαμχ ηνπο 41. Κάζε θάζε πεξηιακβάλεη ζπγθεθξηκέλεο εξγαζίεο, σζηφζν 42, επεηδή ε εθξνή κηαο θάζεο απνηειεί εηζξνή γηα ηελ επφκελε θάζε, ρσξίο λα ππάξρεη δπλαηφηεηα αλαηξνθνδφηεζεο ηεο πιεξνθνξίαο κεηαμχ ησλ θάζεσλ, απαηηείηαη ζαθήλεηα ζηνλ θαζνξηζκφ θαη ηελ πινπνίεζε ησλ θάζεσλ ψζηε λα απνθεπρζνχλ πξνβιήκαηα. Ο θαζνξηζκφο επίζεο ζεκείσλ ειέγρνπ κεηαμχ ησλ δηαδνρηθψλ θάζεσλ, δηεπθνιχλεη ηνλ έιεγρν θαη ηελ παξαθνινχζεζε ηεο ζσζηήο πνξείαο ηνπ φινπ έξγνπ. Ωο πξνβιήκαηα ζηελ πεξίπησζε απηή, ελλννχληαη αλεπηζχκεηεο θαηαζηάζεηο νη νπνίεο εκπνδίδνπλ ηελ επηρείξεζε απφ ην λα εθπιεξψζεη πιήξσο ηνπο ζηφρνπο, πνπ έρεη ζέζεη 43. ε πεξίπησζε εληνπηζκνχ νπνηνπδήπνηε πξνβιήκαηνο, πξέπεη λα γίλεη επαλαδεκηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο, εληνπηζκφο αθξηβψο ηεο θάζεο φπνπ δεκηνπξγείηαη ην πξφβιεκα, πξέπεη λα γίλνπλ νη απαξαίηεηεο ηξνπνπνηήζεηο θαη δηνξζψζεηο ψζηε λα ιπζεί, ελψ ζηε ζπλέρεηα ζα πξέπεη λα πξνζαξκνζηνχλ θαηάιιεια θαη φιεο νη θάζεηο πνπ αθνινπζνχλ. Δμαηηίαο ηεο έιιεηςεο αλαηξνθνδφηεζεο ηεο πιεξνθνξίαο κεηαμχ ησλ θάζεσλ, ν θχθινο δσήο ηνπ ζπζηήκαηνο, θαιείηαη επίζεο θαη κνληέιν θαηαξξάθηεο (waterfall model). Ζ νλνκαζία απηή πξνθχπηεη απφ ηε κνξθή ηνπ θαηαξξάθηε φπνπ ην λεξφ δελ γπξίδεη πξνο ηα πίζσ Αλαζηαζηάδεο Παλαγηψηεο (2001) Σα Πιεξνθνξηαθά πζηήκαηα Γηνίθεζεο ζηε Νέα Οηθνλνκία - Ζ λέα ςεθηαθή κεηακεραλνγξαθεκέλε επηρείξεζε, Δθδφζεηο Alfa Books Scientific Editions. 42 Οηθνλφκνπ Γεψξγηνο - Γεσξγφπνπινο Νηθφιανο (2004), Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα για ηη Διοίκηζη Επισειπήζευν, Δθδφζεηο Δπγ. Μπέλνπ. 43 Γεκεηξηάδεο Αληψλεο (2007), Διοίκηζη-Διασείπιζη Πληποθοπιακών Σςζηημάηυν, Δθδφζεηο Νέσλ Σερλνινγηψλ. 44 Παπαζαλαζίνπ Διεπζέξηνο (2008) Πληποθοπιακά Σςζηήμαηα: Θευπία και Εθαπμογέρ, Γθηνχξδαο Δθδνηηθή. 33