Ανάλυση και Σχεδιασμός Πληροφοριακών Συστημάτων

Transcript

1 Power Point 0 1) ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ; ΠΟΙΕΣ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ; ΑΝΑΛΥΣΤΕ 2 ΑΠΟ ΑΥΤΕΣ;(ΔΙΑΦΑΝΕΙΑ 2,5,6,7,8,9) Πληροφοριακό Σύστημα (ΠΣ) (information system) είναι ένα σύνολο οντοτήτων το οποίο συλλέγει, αποθηκεύει, αναλύει δεδομένα και διαχέει πληροφορίες. Οι δραστηριότητες ενός Π.Σ. είναι: συλλογή δεδομένων αποθήκευση δεδομένων επεξεργασία δεδομένων και διάδοση πληροφοριών συλλογή δεδομένων Τα δεδομένα συλλέγονται από διάφορες πηγές: από εσωτερικές πηγές (internal sources) - π.χ. δεδομένα σχετικά με τις παραγγελίες που είναι έτοιμες προς αποστολή. από εξωτερικές πηγές (external sources) - π.χ. δεδομένα σχετικά με τις παραγγελίες των πελατών από το περιβάλλον - π.χ. δεδομένα που συλλέγονται από εταιρίες δημοσκοπήσεων Τα δεδομένα καταγράφονται σε κάποιο μέσο (συνήθως χαρτί) ή εισάγονται κατευθείαν στο σύστημα. Τα δεδομένα ελέγχονται για να εξασφαλισθεί ότι καταγράφηκαν σωστά. αποθήκευση δεδομένων Με την αποθήκευση τα δεδομένα φυλάσσονται με έναν οργανωμένο τρόπο για μελλοντική χρήση. επεξεργασία δεδομένων Η επεξεργασία των δεδομένων περιλαμβάνει υπολογισμούς, συγκρίσεις, ταξινομήσεις και κατηγοριοποιήσεις. Για παράδειγμα, τα δεδομένα που αφορούν μία αγορά ενός πελάτη μπορεί να: προστεθούν στο σύνολο των αγορών του πελάτη συγκριθούν με το ποσό που καθιστά τον πελάτη δικαιούχο της έκπτωσης ταξινομηθούν σύμφωνα με τους κωδικούς των προϊόντων που αγόρασε ο πελάτης ταξινομηθούν σε κατηγορίες προϊόντων (πχ τρόφιμα, απορρυπαντικά). διάδοση πληροφοριών Ο στόχος ενός Π.Σ. είναι η διάδοση πληροφοριών. Η πληροφορία μπορεί να διαδοθεί σε διάφορες μορφές (μηνύματα, φόρμες, αναφορές, λίστες, γραφήματα, κλπ) Τζίγκου Δήμητρα 1

2 2) ΠΟΙΟΙ ΟΙ ΒΑΣΙΚΟΙ ΠΟΡΟΙ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ; (ΔΙΑΦΑΝΕΙΑ 10) Οι βασικοί πόροι ενός Π.Σ. είναι: ανθρώπινοι πόροι (τελικοί χρήστες, ειδικοί της πληροφορικής), υλικοί πόροι (το σύνολο συσκευών το οποίο χρησιμοποιείται για την εισαγωγή την επεξεργασία και την αποθήκευση των δεδομένων), πόροι λογισμικού (προγράμματα και διαδικασίες) και πόροι δεδομένων (βάσεις δεδομένων, βάσεις μοντέλων και βάσεις γνώσεων). 3) ΠΟΙΟΙ ΕΙΝΑΙ ΟΙ ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ; (ΔΙΑΦΑΝΕΙΑ 15) Για να διευκολυνθεί η μελέτη των Π.Σ. έχουν προταθεί διάφοροι τρόποι κατηγοριοποίησής τους. Οι κυριότεροι είναι ανάλογα με: το υποσύστημα το οποίο υποστηρίζουν την επιχειρηματική δραστηριότητα που υποστηρίζουν το είδος της υποστήριξης που παρέχουν ανάλογα με την αρχιτεκτονική τους Power Point 1 1. ΠΟΙΕΣ ΟΙ ΔΙΑΦΟΡΕΣ ΑΝΑΜΕΣΑ ΣΤΑ ΑΝΟΙΚΤΑ ΚΑΙ ΚΛΕΙΣΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ;(ΔΙΑΦΑΝΕΙΑ 7,8) Τα ανοικτά και κλειστά συστήματα διαφέρουν όσον αφορά την εντροπία τους. Η Εντροπία (Systems Entropy) είναι ένα μέτρο της "αταξίας" ενός συστήματος. Στα ανοικτά συστήματα η "τάξη" επομένως και η εντροπία τους παραμένει σταθερές, αυξάνεται ή μειώνεται ανάλογα με την είσοδο (input) της συντήρησής τους. Στα κλειστά συστήματα η εντροπία ποτέ δεν μεταβάλλεται επειδή δεν έχουν είσοδο συντήρησής τους. Στον χώρο των πληροφοριακών συστημάτων ο όρος ανοικτό σύστημα αναφέρεται κυρίως στα συστήματα τα οποία μπορούν να λειτουργούν με λογισμικό (Software) και εξοπλισμό (Hardware) από διαφόρους προμηθευτές, και ο όρος κλειστό σε εκείνα τα οποία μπορούν να λειτουργούν με λογισμικό και εξοπλισμό από ένα μόνο προμηθευτή. Εννοείται ότι τα ανοικτά συστήματα είναι περισσότερο ευέλικτα και σημερινή τάση είναι η δυναμική μετακίνηση από τα κλειστά στα ανοικτά συστήματα. Τζίγκου Δήμητρα 2

3 2. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ ΚΑΙ ΑΠΟ ΤΙ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΖΕΤΑΙ ΜΙΑ ΚΑΛΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ;(ΔΙΑΦΑΝΕΙΑ 9,11) Πληροφορία (information) είναι κάθε μορφή επικοινωνίας, η οποία παρέχει κατανοητή και χρήσιμη γνώση στο πρόσωπο που την λαμβάνει. Δηλαδή είναι τα στοιχεία (data), τα οποία έχουν τύχει μιας συγκεκριμένης επεξεργασίας και έχουν μετατραπεί σε μία μορφή, η οποία είναι κατανοητή και χρήσιμη σε εκείνους που έχουν να λάβουν αποφάσεις. Οι λέξεις "στοιχεία" (data) και "πληροφορία" (information) είναι δύο από τις λέξεις που χρησιμοποιούνται συνεχώς στον χώρο της επιστήμης των υπολογιστών (computer science). Μία "καλή" πληροφορία χαρακτηρίζεται από ακρίβεια, πληρότητα και αντικειμενικότητα, είναι σχετική με το θέμα για το οποίο απαιτείται η λήψη αποφάσεως, είναι διαθέσιμη στην κατάλληλη μορφή και στην κατάλληλη στιγμή, και είναι εύκολα προσπελάσιμη. Power Point 2 1. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΕΙΔΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΑΝΑΛΥΣΤΕ ΕΝΑ ΤΗΣ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΣΑΣ. Πληροφοριακά Συστήματα Διοικήσεως "ΠΣΔ" Επιχειρησιακά Συστήματα Διευθυντικά Πληροφοριακά Συστήματα "ΔΠΣ" Στρατηγικά Πληροφοριακά Συστήματα "ΣΠΣ" Οικονομικά Πληροφοριακά Συστήματα "ΟΠΣ" Πληροφοριακά Συστήματα Αγοραστικής "ΠΣΑ" Πληροφοριακά Συστήματα Διοικήσεως Προσωπικού "ΠΣΔΠ" Πληροφοριακά Συστήματα Παραγωγής "ΠΣΠ" Γεωγραφικά Πληροφοριακά Συστήματα "ΓΠΣ" Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων "ΣΥΑ" Έμπειρα Συστήματα ΕΣ ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΠΛΗΡ. ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΕΩΣ Πληροφοριακό Σύστημα Διοικήσεως είναι το σύστημα σχετικών ουσιωδών πληροφοριών για τον προγραμματισμό, έλεγχο, και λειτουργία μιας Επιχειρήσεως. Επίσης είναι το Πληροφοριακό Σύστημα (συνδυασμός υπηρεσιών - μέσων - λειτουργίας μηχανών) το οποίο σκοπεί στην συλλογή, οργάνωση, επικοινωνία και παρουσίαση των στοιχείων (data), που χρησιμοποιούνται για προγραμματισμό (planning) και έλεγχο (control) της λειτουργίας μιας Επιχειρήσεως. Τζίγκου Δήμητρα 3

4 ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Επιχειρησιακό Σύστημα είναι το Πληροφοριακό Σύστημα στο οποίο αλληλοσχετιζόμενα στοιχεία εκτελούν κάποια επιχειρησιακή δραστηριότητα ή λειτουργία. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΔΙΕΥΘΥΝΤΙΚΑ ΠΛΗΡ. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Διευθυντικό Πληροφοριακό Σύστημα (Executive Information System) είναι ένας ειδικός τύπος Π.Σ., ή καλύτερα ΠΣΔ, το οποίο δίνει πληροφορίες, συνήθως σε μορφή γραφημάτων, που προορίζονται για τα ανώτατα στελέχη διοικήσεως της επιχειρήσεως. Είναι μια σειρά από μηχανογραφικά (computer based) εργαλεία (tools) με δυνατότητες χρωμάτων, γραφημάτων, φωνητικών εντολών, διασυνδέσεως (interfaces) φυσικής γλώσσας, κ.λπ. που βοηθούν τους διευθυντές σε ταχύτατη προσπέλαση, ανάλυση, σύνοψη και διάδοση μεγάλων όγκων στοιχείων (data) και πληροφοριών. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΑ ΠΛΗΡ. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Στρατηγικά πληροφοριακά Συστήματα (Strategic Information systems) θεωρούνται εκείνα τα οποία βοηθούν τη διαφοροποίηση του προϊόντος της επιχείρησης από τους ανταγωνιστές της. Τυπικά τα συστήματα αυτά αυξάνουν την αξία του προϊόντος με την παροχή πληροφοριών (και υπηρεσιών) σχετικών με αυτό, τον περιορισμό των καθυστερήσεων, την αύξηση της αξιοπιστίας του, ελαττώνοντας το χρόνο μεταβίβασης των πληροφοριών, κ.λπ. Μπορεί να ειπωθεί ότι τα ΣΠΣ αποτελούν ένα μέρος της στρατηγικής της επιχείρησης, αφού παρέχουν πληροφορίες οι οποίες βοηθούν αποτελεσματικά την επιχείρηση στην επίτευξη των στρατηγικών της στόχων. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΠΛΗΡ. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Τα συστήματα αυτά παρέχουν πληροφορίες σχετικές με τις οικονομικές δραστηριότητες της επιχείρησης, σε λειτουργικό, τακτικό και στρατηγικό επίπεδο. Ένα ΟΠΣ περιλαμβάνει ένα αριθμό από υποσυστήματα όπως: γενική λογιστική (general accounting), προϋπολογισμός (budgeting), χρηματική διαχείριση, έλεγχος αποθεμάτων (inventory control), μισθοδοσία προσωπικού (payroll). Όλα τα ανωτέρω υποσυστήματα συνήθως αλληλοσυνδέονται, με την έννοια της μεταξύ των ανταλλαγής στοιχείων (data) και πληροφοριών, συνιστώντας έτσι ένα ολοκληρωμένο οικονομικό σύστημα ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΠΛΗΡ. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΑΓΟΡΑΣΤΙΚΗΣ Ο όρος "αγοραστική" (marketing) περιγράφει τις λειτουργίες της επιχείρησης οι οποίες αποσκοπούν στη δημιουργία πελατών και στην Τζίγκου Δήμητρα 4

5 προσφορά των προϊόντων/υπηρεσιών της σε αυτούς. Πληροφοριακό Σύστημα Αγοραστικής είναι το σύστημα το οποίο καλύπτει τις ανάγκες της επιχείρησης για τις πωλήσεις, την διανομή, την διαφήμιση, την ανάλυση αγοράς, την έρευνα προϊόντος, την διοίκηση των υπηρεσιών, την σκιαγράφηση των πελατών, και λοιπών λειτουργιών της αγοραστικής. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΠΛΗΡ. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΕΩΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΚΑΙ ΠΟΙΑ ΤΑ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Η Διοίκηση Προσωπικού αναφέρεται στις προσλήψεις, μεταθέσεις - προαγωγές, απολύσεις, αποχωρήσεις, και την εκπαίδευση. Ένα ΠΣΔΠ υποστηρίζει τον προγραμματισμό, τον έλεγχο, και τον συντονισμό όλων των παραπάνω λειτουργιών της διοικήσεως προσωπικού μιας επιχείρησης. Υποσυστήματα: Στοιχεία Προσωπικού (personal data). Μισθοδοσία Προσωπικού Αξιοκρατική Πρόσληψη και Εξέλιξη. Παρακολούθηση Τοποθετήσεων / Μεταθέσεων. Εκπαίδευση και Επιμόρφωση Σχέσεις με τις Συνδικαλιστικές Ενώσεις. Περιγραφή Καθηκόντων (Job Description) κάθε θέσης της Επιχειρήσεως. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΠΛΗΡ. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ Οι διαδικασίες της παραγωγής στις κατασκευαστικές επιχειρήσεις υπόκεινται συνεχώς σε σημαντικές και ταχύτατες αλλαγές, οι υπολογιστές και κυρίως τα πληροφοριακά συστήματα αναμένεται να επιφέρουν μεγαλύτερες ακόμη αλλαγές κατά τα επόμενα έτη. Τα ΠΣΠ υποστηρίζουν τις διαδικασίες της παραγωγής προϊόντων και υπηρεσιών. Γενικώς ένα ΠΣΠ καλύπτει τις ανάγκες για πληροφορίες σε θέματα προμήθειας και διαχείρισης πρώτων υλών, προγραμματισμού της λειτουργίας του εξοπλισμού, προγραμματισμού απασχολήσεως του προσωπικού, επιδιορθώσεως, συντηρήσεως και λοιπών λειτουργιών της παραγωγής. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΑ ΠΛΗΡ. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Η Γεωγραφία παίζει ένα πολύ σημαντικό ρόλο σε πολλές περιπτώσεις επιχειρησιακών αποφάσεων (business decisions), όπως τοποθεσίες αποθηκεύσεως, περιοχές πωλήσεων κ.λπ. Επίσης ένα υψηλότατο ποσοστό των επιχειρησιακών πληροφοριών περιλαμβάνει γεωγραφικά στοιχεία, όπως διευθύνσεις πελατών, προμηθευτών και υπαλλήλων. Αυτό οδήγησε πολλές εταιρίες λογισμικού (software houses) να προσθέσουν τεχνολογίες χαρτογραφήσεως στα πακέτα τους, ούτως ώστε οι χρήστες να μπορούν εύκολα να σχεδιάζουν χάρτες. Ένα ΓΠΣ είναι ένα μηχανογραφικό (computer based) σύστημα το οποίο αποθηκεύει και χειρίζεται στοιχεία (data), τα οποία ενδιαφέρουν τον οργανισμό από γεωγραφικής απόψεως. Τα ΓΠΣ παρέχουν ευφυείς Τζίγκου Δήμητρα 5

6 τρόπους στις επιχειρήσεις για την συλλογή μεγάλων όγκων πληροφοριών και εμφανίσεώς τους σε χάρτες παραγόμενους από τους υπολογιστές. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Τα Πληροφοριακά Συστήματα και τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοικήσεως (ΠΣΔ) δεν καλύπτουν πάντοτε όλες τις ανάγκες πληροφόρησης της διοικήσεως της επιχείρησης κυρίως σε θέματα προγραμματισμού νέων και ασυνήθιστων γεγονότων. Τα Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (ΣΥΑ) αναπτύσσονται για την κάλυψη αυτών των αναγκών κατά τη λήψη αποφάσεων σε στρατηγικό επίπεδο. Αντικείμενο τους είναι η υποστήριξη των διευθυντικών στελεχών της επιχείρησης στην εργασία τους και κυρίως στην λήψη αποφάσεων. Τα ΣΥΑ χρησιμοποιούνται στον προγραμματισμό (planning), σχεδιασμό υποδειγμάτων (modeling), ανάλυση εναλλακτικών λύσεων, και λήψη αποφάσεων. Ο χρήστης, δηλαδή ο διευθυντής χρησιμοποιώντας μία ποικιλία από εργαλεία (tools) και διαδικασίες μπορεί να αναπτύξει το "δικό" του σύστημα για την υποστήριξη των "δικών" του λειτουργιών (εργασιών). Η έμφαση δίνεται στην υποστήριξη της λήψης αποφάσεων και όχι στην αυτόματη λήψη αποφάσεων. Τα κύρια χαρακτηριστικά των ΣΥΑ είναι: o Υποστηρίζουν, αλλά δεν αντικαθιστούν την κρίση του διευθυντού και δεν παρέχουν προκαθορισμένες λύσεις. o Ανταποκρίνονται καλύτερα σε ημιδομημένα προβλήματα. o Βελτιώνουν την αποτελεσματική επίλυση προβλημάτων με την αλληλεπίδραση (interaction) μεταξύ του διευθυντού και του υπολογιστή. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΕΜΠΕΙΡΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Τα Έμπειρα Συστήματα (Expert Systems) λέγονται και Συστήματα Βασιζόμενα στη Γνώση (Knowledge Based Systems) είναι ένας κλάδος της Τεχνητής Νοημοσύνης κυρίως στον επιχειρησιακό (business) τομέα. Έμπειρο Σύστημα (ΕΣ) είναι ένα πρόγραμμα (ή σειρά από προγράμματα) υπολογιστή, το οποίο εφαρμόζει "ανθρώπινη γνώση" σε ένα ορισμένο χώρο εξειδίκευσης για την επίλυση δύσκολων προβλημάτων του χώρου. Ένα τέτοιο πρόγραμμα "μιμείται" τη "διαδικασία σκέψεως" του ειδικού (ανθρώπου) στον συγκεκριμένο χώρο και συνήθως βασίζεται σε εμπειρικές μεθόδους και "συμβολική λογική". Η πλέον δύσκολη για τους υπολογιστές από τις ιδιότητες της φυσικής νοημοσύνης είναι η μάθηση. Βεβαίως οι σύγχρονοι Η/Υ δεν είναι σε θέση να μαθαίνουν από μόνοι τους όπως οι άνθρωποι, αλλά η γνώση μπορεί να "συγκεντρωθεί" και υπό μορφή κανόνων / ορισμών να δοθεί ως είσοδος (input) σε ένα πρόγραμμα (expert), νοείται δε ότι αυτοί οι Τζίγκου Δήμητρα 6

7 κανόνες/ ορισμοί θα πρέπει συνεχώς να "ενημερώνονται" από τους ανθρώπους. Σε μία τέτοια ιδανική περίπτωση οι υπολογιστές θα μπορούν να μαθαίνουν από "εμπειρίες", όπως ακριβώς συμβαίνει με τους ανθρώπους. Τα πρώτα βήματα για το σκοπό αυτό ήδη γίνονται με τα Νευρωνικά Δίκτυα (Neural Networks) αλλά το επίπεδο της μαθητικής ικανότητος των υπολογιστών απέχει πολύ από το αντίστοιχο των ανθρώπων και θα περάσουν ακόμη πολλά χρόνια για να το πλησιάσουν. Τα ΕΣ συνήθως "λειτουργούν" ως ειδικοί σύμβουλοι των ανθρώπων δίνοντας συμβουλές σε συγκεκριμένους εξειδικευμένους τομείς. Παραδείγματα αποφάσεων, οι οποίες λαμβάνονται με την υποστήριξη των ΕΣ είναι οι διαγνώσεις ασθενειών με ακρίβεια μεγαλύτερη από εκείνες των ιατρών. Ένα άλλο παράδειγμα είναι η συγκρότηση (δυνατότητες, περιφερειακές μονάδες, κ.λπ.) του Η/Υ με βάση την πρόβλεψη του όγκου των εργασιών της επιχείρησης. Επίσης η διάγνωση των δυσλειτουργιών στις ηλεκτρικές "ατμομηχανές" κ.λπ. Βεβαίως τα ΕΣ δεν "σκέπτονται" ακριβώς όπως οι άνθρωποι, απλώς "χειρίζονται" σύμβολα και μεθόδους, και σκοπός τους είναι να βοηθήσουν την "διαδικασία σκέψης" ενός ατόμου και όχι απλώς να του δώσουν πληροφορίες για να σκεφθεί σχετικώς δηλ. εφόσον χρησιμοποιηθούν κατάλληλα είναι δυνατόν να βοηθήσουν αυτό το άτομο να γίνει κάπως "σοφότερο" και όχι καλύτερα πληροφορημένο. Τεχνητή Νοημοσύνη και Έμπειρα Συστήματα δεν είναι ακριβώς το ίδιο πράγμα. Πιο πάνω ειπώθηκε ότι τα ΕΣ είναι κλάδος της ΤΝ. Η ΤΝ περικλείει πολλές όψεις της ανθρώπινης συμπεριφοράς (ομιλία, γλώσσα, κίνηση), ενώ τα ΕΣ "περιέχουν" πρακτική γνώση, η οποία ελήφθη από κάποιον ειδικό εστιάζονται και στο έργο της επίλυσης προβλημάτων. Βασικά τα ΕΣ χρησιμοποιούν την ερευνητική πειθαρχία της ΤΝ για την δημιουργία μιας επιχειρησιακής (εμπορικής) πραγματικότητας η οποία χρησιμοποιείται για την επίλυση δύσκολων προβλημάτων. 1. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΑΠΟ ΤΑ ΔΙΕΥΘΥΝΤΙΚΑ ΠΛΗΡ. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Τα πλεονεκτήματα των ΔΠΣ είναι τα ακόλουθα: Προμηθεύουν τους διευθυντές της επιχείρησης με πολύτιμες πληροφορίες σε συνοπτική μορφή περιορίζοντας έτσι τον όγκο των στοιχείων που πρέπει να εξετασθούν από αυτούς. Διευκολύνουν την επικοινωνία μεταξύ των διευθυντών και των συνεργατών τους υποστηρίζοντας έτσι την διαδικασία της λήψης αποφάσεων. Βοηθούν του διευθυντές στην κατανόηση της επιχείρησης και του περιβάλλοντος της. Εξοικονομούν χρόνο για τους διευθυντές της επιχείρησης και τους συνεργάτες τους. Τζίγκου Δήμητρα 7

8 2. ΠΟΙΟ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΩΝ ΠΛΗΡ. ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΑΓΟΡΑΣΤΙΚΗΣ Οργανωτικές διευθετήσεις Αρμοδιότητες / Υπευθυνότητες προσωπικού. Διαδικασίες προγραμματισμού και ελέγχου των λειτουργιών αγοραστικής (marketing). Διαδικασίες για την απόκτηση, επεξεργασία, προσπέλαση και διανομή των πληροφοριών για την έρευνα αγοράς. Διαδικασίες για την ανάλυση των πληροφοριών, οι οποίες θα χρησιμοποιηθούν για την διοίκηση των αποφάσεων αγοραστικής. 3. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ Η ΔΙΑΦΟΡΑ ΤΩΝ ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΩΝ ΠΛΗΡ. ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΧΑΡΤΟΓΡΑΦΙΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Ένα χαρτογραφικό σύστημα απλώς καταχωρεί στοιχεία και δημιουργεί χάρτες (μέσω του υπολογιστή). Ένα ΓΠΣ είναι κατά πολύ "ευφυέστερο" από ένα χαρτογραφικό αφού μπορεί να δημιουργήσει πληροφορίες με τον συνδυασμό διαφορετικών στοιχείων (data) από εσωτερικές και εξωτερικές πηγές και να τις παρουσιάσει στον χρήστη με διαφόρους τρόπους. Γενικώς, ένα ΓΠΣ είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για λήψη αποφάσεων το οποίο συνδυάζει γεωγραφικά στοιχεία (data) με άλλα επιχειρησιακά στοιχεία (business data). Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την δυνατότητα "ολοκλήρωσης" ενός ΓΠΣ με τα πληροφοριακά συστήματα παραγωγής, αγοραστικής (marketing) κ.λπ. σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα της επιχείρησης. 4. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Τα κύρια χαρακτηριστικά των ΣΥΑ είναι: Υποστηρίζουν, αλλά δεν αντικαθιστούν την κρίση του διευθυντού και δεν παρέχουν προκαθορισμένες λύσεις. Ανταποκρίνονται καλύτερα σε ημιδομημένα προβλήματα. Βελτιώνουν την αποτελεσματική επίλυση προβλημάτων με την αλληλεπίδραση (interaction) μεταξύ του διευθυντού και του υπολογιστή. 5. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΚΥΡΙΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Τα κύρια στοιχεία (συστατικά) του λογισμικού (software) ενός ΣΥΑ είναι τρία: Το Σύστημα Διοικήσεως Βάσεων Στοιχείων (Data Base Management System "DBMS"). Η Βάση Στοιχείων (Data Base) των Υποδειγμάτων (models), η Τζίγκου Δήμητρα 8

9 οποία περιλαμβάνει υποδείγματα: οικονομικά (financial models), λογιστικά (accounting models), στατιστικά (statistical models), παραγωγής (production models), ανθρωπίνων πόρων (human resource models), Τα Εργαλεία Υποστηρίξεως (Support Tools) τα οποία διευκολύνουν τις αλληλοεπιδράσεις των χρηστών (users interactions) με το σύστημα, π.χ: λίστες εργασιών στην οθόνη (menus), γραφήματα, διασυνδέσεις χρηστών (user interfaces), μηχανισμούς διορθώσεως λαθών 6. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Τα κύρια πλεονεκτήματα για το διευθυντικό στέλεχος από την χρήση των ΣΥΑ είναι τα ακόλουθα: Έχει την δυνατότητα να ερευνήσει περισσότερες απόψεις με την μελέτη περισσότερων στοιχείων και να καταλήξει σε καλύτερες αποφάσεις. Μπορεί να λάβει τις αποφάσεις του ταχύτερα. Έχει την δυνατότητα να κάνει "πειστικές" και "πραγματικές" υποδείξεις προς τους συνεργάτες του. Έχει την δυνατότητα να κάνει αυτές τις υποδείξεις ταχύτερα και σαφέστερα. Στο παρελθόν ένα ΣΥΑ χρησιμοποιούνταν μόνο από ένα στέλεχος της επιχείρησης. Τώρα τελευταία όμως αναπτύσσονται Ομαδικά ΣΥΑ "ΟΣΥΑ" (Group Decision Support Systems). Αυτά προσφέρουν ότι και τα "ατομικά" ΣΥΑ, αλλά έχουν το επιπλέον πλεονέκτημα ότι επιτρέπουν σε περισσότερα από ένα άτομα να συμμετάσχουν μέσω του υπολογιστή τους στην διαδικασία διαμορφώσεως της αποφάσεως. 7. ΠΟΙΑ ΕΙΝΑΙ ΤΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΩΝ ΕΜΠΕΙΡΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Τα κύρια χαρακτηριστικά των ΕΣ είναι τα ακόλουθα: Ένα ΕΣ έχει τρία κύρια στοιχεία (συστατικά): την βάση γνώσεων (Knowledge base), τον μηχανισμό δημιουργίας συμπερασμάτων ο οποίος αποθηκεύει αξιόλογους συλλογισμούς που χρησιμοποιούνται από τον εμπειρογνώμονα, και την διασύνδεση του χρήστη (user interface), που επιτρέπει στον χρήστη να αλληλοεπιδρά με το σύστημα. Τα ΕΣ δεν σχεδιάζονται ειδικώς για κανένα από τα επίπεδα της διοικήσεως, η κυρία λειτουργία τους είναι η διάδοση της εξειδικευμένης εμπειρίας στην επιχείρηση. Τα ΕΣ χειρίζονται προβλήματα, τα οποία απαιτούν γνώση, αντίληψη και κρίση. Ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό των ΕΣ είναι ότι σε αντίθεση με τα Τζίγκου Δήμητρα 9

10 Συστήματα Υποστηρίξεως Αποφάσεων και τα Διευθυντικά Πληροφοριακά Συστήματα μπορούν να αντικαταστήσουν τα στελέχη της επιχείρησης στην λήψη αποφάσεων. Τα Π.Σ. διακρίνονται από τα ακόλουθα κοινά και χαρακτηριστικά στοιχεία τους: αλληλεπίδραση με το περιβάλλον (interaction with the environment), σκοπός (purpose), αυτο-ρύθμιση (self-regulation), και αυτο-διόρθωση (self-correction). Power Point 3 1.ΠΟΙΕΣ ΟΙ ΔΙΑΚΡΙΣΕΙΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ? Συστήματα Ομαδικής Επεξεργασίας (ΟΕ) ή Συστήματα Επεξεργασίας Στοιχείων κατά Ομάδες (Batch Systems), και Συστήματα Πραγματικού Χρόνου (ΠΧ), δηλ. Συστήματα Επεξεργασίας Στοιχείων σε Χρόνο Άμεσης Ανταπόκρισης (Real Time Systems). 2.ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΣΥΣΤΗΜΑ ΟΜΑΔΙΚΗΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ? Σαν Σύστημα "ΟΕ" μπορεί να χαρακτηρισθεί εκείνο στο οποίο μια ομάδα που αποτελείται από ομοειδή στοιχεία εισόδου (input) εισάγεται για επεξεργασία στο υπολογιστή κατά την εκτέλεση του αυτού προγράμματος 3.ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΥ ΧΡΟΝΟΥ? Σαν Σύστημα "ΠΧ" (Σχ.-2) καθορίζεται εκείνο στο οποίο ο Υπολογιστής ελέγχει ένα αριθμό τερματικών (συνήθως απομακρυσμένων), τα οποία αποστέλλουν πληροφορίες για επεξεργασία μέσω τηλεπικοινωνιακών γραμμών. Η επεξεργασία πραγματοποιείται αμέσως (real time) και τα αποτελέσματα της διαβιβάζονται σε επαρκώς ταχύ χρονικό διάστημα (άμεση ανταπόκριση) στο αντίστοιχο τερματικό. 4. ΠΟΙΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΆ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΆΤΩΝ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΎ ΧΡΌΝΟΥ? Το κυριότερο χαρακτηριστικό των Συστημάτων Π.Χ. (Real Time Systems) είναι ο χρόνος ανταπόκρισης τους (response time). Μερικά πληροφοριακά συστήματα έχουν χρόνο ανταπόκρισης που μετριέται σε μικροδευτερόλεπτα. Μερικά από τα "στρατιωτικά" πληροφοριακά συστήματα χαρακτηρίζονται από τέτοιους και ακόμη μικρότερους χρόνους. Άλλα πληροφοριακά συστήματα, όπως τα επιχειρησιακά (εμπορικά) έχουν χρόνο ανταπόκρισης μεταξύ 1 και 5 δευτερολέπτων, χρονικό διάστημα που είναι κατάλληλο (αρκετό) για ερωτο-αποκρίσεις μεταξύ χρήστη και υπολογιστή. Από την άλλη πλευρά (των σχετικά μεγάλων χρόνων) υπάρχουν συστήματα διαχείρισης πληροφοριών που χρειάζονται μερικά λεπτά για να δώσουν κάποια σύνοψη ή περίληψη και εν τούτοις παραμένουν χρήσιμα. Τζίγκου Δήμητρα 10

11 Καταλήγοντας μπορεί να γίνει δεκτό ότι ο χρόνος ανταπόκρισης είναι ένα μόνο χαρακτηριστικό, το οποίο μπορεί να ποικίλλει μεταξύ των Συστημάτων Π.Χ.. Επίσης ποικιλία υπάρχει και σε πολλά άλλα χαρακτηριστικά των Συστημάτων Π.Χ., όπως: Η φυσική συγκρότηση (physical configuration) του μηχανογραφικού εξοπλισμού (αριθμός και τύπος των τερματικών, τοποθεσία τους σε σχέση με τον υπολογιστή, κ.λπ.). Οι "λογικές" δυνατότητες σε σχέση με το λογισμικό ελέγχου, όπως: η έκταση της "αφιέρωσης" του επεξεργαστή στο Σύστημα Π.Χ., και η ποικιλία και το πλήθος των μηνυμάτων που μπορεί το σύστημα να χειρισθεί. Οι δυνατότητες του χρήστη να χρησιμοποιήσει εναλλακτικές λύσεις σε περιπτώσεις διακοπής της λειτουργίας του συστήματος. 5.ΠΟΙΑ ΚΑΤΗΓΟΡΊΕΣ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΆΤΩΝ ΠΡΑΓΡΑΤΙΚΟΥ ΧΡΌΝΟΥ Συστήματα Ερωτο-Αποκρίσεων (Enquire Systems), Συστήματα Μεταβιβάσεως Μηνυμάτων (Message Switching Systems). Συστήματα Διαφυλάξεως Στοιχείων (Data Capture Systems). Συστήματα Ενημερώσεως Αρχείων (File Update Systems). Συστήματα Ελέγχου Πορείας της Επεξεργασίας (Process Control Systems). 6. ΣΥΣΤΉΜΑΤΑ ΕΡΩΤΟ-ΑΠΟΚΡΊΣΕΩΝ Ή ΑΝΑΖΗΤΉΣΕΩΝ (ENQUIRE SYSTEMS) Ένα σύστημα για να χαρακτηρισθεί ως Σύστημα Αναζητήσεων θα πρέπει μετά την προσπέλαση στα στοιχεία (data) να μην υπάρξει καμία αλλαγή σ' αυτά καθώς και καμία διαφύλαξή τους (capturing). Θα μπορούσε λοιπόν να λεχθεί ότι το κύριο χαρακτηριστικό ενός τέτοιου συστήματος είναι ότι η κατάστασή του στο τέλος της χρονικής περιόδου (ημέρας, κ,λπ.) είναι η αυτή όπως στην αρχή της περιόδου, καθόσον ούτε αρχεία υπέστησαν αλλαγές και ούτε κινήσεις (transactions) διαφυλάχτηκαν. Το μόνο που συνέβη είναι ότι κάποιο (ή κάποια) τερματικό (ά) χρησιμοποιήθηκε(καν) για να δει ο Χρήστης κάποια στοιχεία (πληροφορίες). Νοείται επομένως ότι τα στοιχεία (data) συντηρούνται / ενημερώνονται από "ομαδικές" επεξεργασίες (batch processing) και ότι το σύστημα δεν είναι ιδιαίτερα ευπαθές σε διακοπές της λειτουργίας του. Η μόνη περίπτωση για αδυναμία της λειτουργίας του είναι η απώλεια ή η καταστροφή των αρχείων του. Για τον λόγο αυτό επιβάλλεται η αντιγραφή των αρχείων του συστήματος (τήρηση διπλών αρχείων). Δύο Κύρια Αρχεία, που περιέχουν ορισμένα στοιχεία βρίσκονται σε δίσκους (ή οιοδήποτε άλλο φυσικό μέσο που επιτρέπει κατ' ευθείαν προσπέλαση). Οι μονάδες των δίσκων είναι σε (διαρκή) σύνδεση με τον υπολογιστή. Δύο κατηγορίες Χρηστών επιθυμούν να εντοπίσουν εγγραφές (records) στα αρχεία αυτά και να πάρουν πληροφορίες. Ο Πρώτος Χρήστης είναι ένας ΠΩΛΗΤΗΣ που επιθυμεί να ελέγξει εάν ένα προϊόν έχει απόθεμα και εάν όχι, εάν υπάρχει κάποιο (άλλο προϊόν) υποκατάστατο του. Ο Δεύτερος Χρήστης είναι ένας ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ του Τμήματος Πιστώσεων και επιθυμεί να ελέγξει εάν η αξία μιας παραγγελίας κάποιου πελάτη θα Τζίγκου Δήμητρα 11

12 περάσει ή όχι το επιτρεπτό γι' αυτόν όριο. 7. ΣΥΣΤΉΜΑΤΑ ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΕΩΣ ΜΗΝΥΜΆΤΩΝ (MESSAGE SWITCHING SYSTEMS) Στα συστήματα αυτά ο Χρήστης μπορεί να κάνει μια είσοδο (entry) από το τερματικό του και να απευθυνθεί σε μια διεύθυνση σ' αυτό. Η είσοδος μπορεί να είναι σε κανονική γλώσσα ή κωδικοποιημένη κατά κάποιο τρόπο κατανοητό από τον παραλήπτη. Το μήνυμα δεν μεταφράζεται από κάποιο πρόγραμμα του υπολογιστή και έτσι ο τύπος του (φόρμα) επιλέγεται μόνο αφού ληφθεί υπόψη η ευκολία και η επιβάρυνση (φόρτιση) της μεταβιβάσεως. Η λειτουργία του συστήματος είναι σχετικώς απλή. Η διεύθυνση του παραλήπτη περιλαμβάνεται στο μήνυμα σαν ένα τμήμα του "φακέλου" του μηνύματος και πρέπει να μεταφρασθεί σε μια μηχανική (hardware) διεύθυνση της μονάδος (device) του παραλήπτη του μηνύματος. Το κείμενο τότε μεταφέρεται σε ένα νέο "φάκελο", ο οποίος περιλαμβάνει τον αρχικό σε μια μορφή κατανοητή από τον παραλήπτη. Στο τερματικό του παραλήπτη το μήνυμα θα ληφθεί ακριβώς όπως εστάλη, μαζί με κάποιες ενδείξεις της προέλευσής του. Στο σύστημα αυτό υπάρχουν προβλήματα, όταν ο φόρτος της κίνησης είναι μεγάλος. Προβλήματα επίσης υπάρχουν λόγω απασχολήσεως των γραμμών ή και του τερματικού του παραλήπτη. Η σειρά των αποστελλομένων μηνυμάτων καθορίζεται από: την σειρά "παραλαβής", και την διαθεσιμότητα ενός επικοινωνιακού μονοπατιού (communication path) για το τερματικό του παραλήπτη. Ένα πρόγραμμα (του συστήματος) πρέπει να ελέγχει τις ουρές των μηνυμάτων και να τηρεί τις γραμμές σε τόση απασχόληση που να επιτρέπει την ομαλή λειτουργία του συστήματος. Καθώς ένα τερματικό ελευθερώνεται, το πρόγραμμα θα ρωτά εάν υπάρχει κάποιο μήνυμα που "περιμένει". Έτσι όλα τα μηνύματα που τυχόν είχαν συσσωρευτεί για το συγκεκριμένο τερματικό θα μεταβιβασθούν κατά την σειρά της συσσώρευσης τους. Εννοείται ότι το πρόγραμμα αυτό θα πρέπει να είναι ένα "έξυπνο" πρόγραμμα, καθώς θα είναι υπεύθυνο για: τον έλεγχο του διαθέσιμου χώρου για την καταχώρηση των μηνυμάτων, την διάθεση του απαιτουμένου χώρου για το μήνυμα, και την "επιστροφή" του όταν το μήνυμα κληθεί στην μνήμη για την μεταβίβασή του. Άλλες λειτουργίες του συστήματος μπορεί να αναφέρονται στην επαναμεταβίβαση μηνυμάτων, υστέρα από αίτηση του παραλήπτη, καθώς και στον έλεγχο της μεταβίβασης πολύ μεγάλων μηνυμάτων. Τα προβλήματα της αποκαταστάσεως (recovery) της λειτουργίας του συστήματος ύστερα από κάποια διακοπή του αναφέρονται στην διαπίστωση ότι τα μηνύματα δεν θα χαθούν. Τα προβλήματα αυτά μπορούν να επιλυθούν με την εγγραφή του μηνύματος σε ένα αρχείο μηνυμάτων κατά την στιγμή της μεταβιβάσεως (log file). Το αρχείο αυτό θα επιτρέπει την επαναμεταβίβαση των απολεσθέντων μηνυμάτων. Εκτός των παραπάνω το Σύστημα Μεταβιβάσεως Μηνυμάτων Τζίγκου Δήμητρα 12

13 χαρακτηρίζεται από: απλό και "λίγο" προγραμματισμό του υπολογιστή, έλλειψη (υποχρεώσεως) προγραμμάτων για την μετάφραση των μηνυμάτων, και ανεξαρτησία όσον αφορά τον αριθμό των τερματικών (είναι καλύτερο όμως αυτός να είναι υψηλός παρά χαμηλός). 8. ΣΥΣΤΉΜΑΤΑ ΔΙΑΦΥΛΆΞΕΩΣ ΣΤΟΙΧΕΊΩΝ (DATA CAPTURE SYSTEMS) Τα συστήματα αυτά μπορεί να χρησιμοποιούν διαφορετικούς τρόπους για την είσοδο των στοιχείων (data entry) στον υπολογιστή. Η ουσιαστική διαφορά έγκειται στο εάν η είσοδος έχει ή δεν έχει προπαρασκευασθεί με έντυπα (φόρμες) ή οδηγίες. Εάν η είσοδος έχει προπαρασκευασθεί, νοείται ότι τα στοιχεία (data) είναι πλέον έτοιμα για το πρόγραμμα του υπολογιστή. Εάν όχι, τότε πρέπει να αναγνωρισθούν και να "κατανοηθούν" από το πρόγραμμα. Όταν τα εισερχόμενα στοιχεία (input) αναγνωρισθούν και "κατανοηθούν" η επεξεργασία γενικά θα συνεχισθεί για τον έλεγχο της εγκυρότητας των (validation). Ο έλεγχος εγκυρότητας (validation) θα περιλαμβάνει: τον έλεγχο εγκυρότητας του σχεδιασμού των εντύπων (format validation). τις δυνατές συσχετίσεις προς τα υπάρχοντα αρχεία, τις επιτρεπόμενες αξίες (διάστημα ή ελαχίστη / μεγίστη), και οποιαδήποτε άλλα χαρακτηριστικά γνωρίσματα τα οποία μπορούν να ελεγχθούν. Εάν η διαδικασία για τον έλεγχο εγκυρότητας δεν ολοκληρωθεί ή αποτύχει τότε το πρόγραμμα, κατ' εξαίρεση, θα ζητήσει την συμμετοχή του Χρήστη, αναφέροντας τις αμφισβητούμενες περιπτώσεις για επίλυση κατά σειρά σταθμού εργασίας. Στην συνέχεια ο υπάλληλος του σταθμού εργασίας μπορεί να αναφερθεί στην υπηρεσία του ή στον πελάτη για διευκρινίσεις. Είναι προφανές ότι όσον αφορά την προσπέλαση των υφισταμένων αρχείων τα Συστήματα αυτά μοιάζουν με τα Συστήματα Ερωτο-αποκρίσεων. Η κατ' ευθείαν επαφή μεταξύ ενός πεπειραμένου υπαλλήλου (Χρήστη) και των αρχείων της επιχείρησης επιτρέπει τον σχηματισμό ενός ισχυρού συνδυασμού της ανθρώπινης κρίσης και της ταχύτητας και ακριβείας του υπολογιστή. Η έγκυρη "κίνηση" (valid transaction) μετά την αποδοχή της προστίθεται σε ένα "αρχείο κινήσεως" (transaction file). Το αρχείο αυτό μπορεί να είναι ένα απλό σειριακό αρχείο συνδεόμενο με ένα υφιστάμενο σύστημα μαζικής επεξεργασίας (batch processing system) ή μπορεί να "καταχωρείται" μέσω ενός συνθέτου δομής δικτύου σε μια μονάδα κατ' ευθείαν προσπελάσεως. Όπως στα Συστήματα Μεταβιβάσεως Μηνυμάτων η καλή εκτέλεση υποστηρίζεται κατ' αρχήν από την όσο το δυνατόν μεγαλύτερη απασχόληση των γραμμών μεταβίβασης. Τέλος οι λειτουργίες των συστημάτων αυτών είναι: ο έλεγχος της ουράς των μηνυμάτων (message queue control), η διαχείριση της μνήμης (core management), η διαχείριση των προγραμμάτων, και Τζίγκου Δήμητρα 13

14 η ανάλυση των μηνυμάτων. Στην επόμενη διαφάνεια θα δούμε ένα τέτοιο σύστημα, που αναφέρεται στην κοινή επιχειρησιακή λειτουργία της επεξεργασίας των παραγγελιών. Σε αυτό αντί της συμπλήρωσης έντυπων για παραγγελία ο υπάλληλος παραγγελιών καταχωρεί τα στοιχεία της παραγγελίας μέσω ενός τερματικού. Η χρήση του τερματικού και του υπολογιστή επιτρέπει την εξακρίβωση της εγκυρότητας των παραγγελιών και τον περιορισμό των δακτυλισμών (στο πληκτρολόγιο του τερματικού) μέσω της προσπέλασης στα στοιχεία των αρχείων. 9.ΠΟΙΕΣ ΟΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΤΩΝ ΕΝΗΜΕΡΟΣΕΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ? ελέγχου της ουράς των μηνυμάτων (παραγγελιών), διαχειρίσεως της μνήμης, αναλύσεως των μηνυμάτων, και διαχειρίσεως των προγραμμάτων 10.ΠΟΙΑ ΤΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΔΙΑΦΥΛΑΞΗΣ ΑΡΧΕΙΩΝ? η ασφάλεια (security), και η επεξεργασία των αρχείων. 11.ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΩΝ. ΑΣΦΆΛΕΙΑ Η Ασφάλεια διακρίνεται σε Φυσική και Λογική. Ως Φυσική Ασφάλεια μπορεί να θεωρηθεί η προστασία του συστήματος έναντι κακοβούλων ενεργειών ή διακοπών. Η Λογική Ασφάλεια αναφέρεται περισσότερο σε θέματα πρόληψης μη εξουσιοδοτημένων προσπελάσεων σε λειτουργίες ή στοιχεία (data) του συστήματος. Σχετικώς με την ασφάλεια αξίζει να σημειωθεί ότι σε πολλά μεγάλα συστήματα αυτού του τύπου είναι σχεδόν υποχρεωτική η ύπαρξη "διπλών" (εφεδρικών) μονάδων επεξεργασίας και διπλών περιφερειακών μονάδων (δίσκων, κ.λπ.). ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΊΑ ΤΩΝ ΑΡΧΕΊΩΝ Η Επεξεργασία των Αρχείων στα συστήματα αυτά γίνεται ακόμη πιο πολύπλοκη επειδή σε καταχωρημένες εγγραφές (records) γίνεται τροποποίηση / ενημέρωση ή και απλή προσπέλαση. Επίσης γίνεται και καταχώρηση νέων εγγραφών (records). Η τροποποίηση των αρχείων (εν λειτουργία, on-line) δημιουργεί το πρόβλημα του ελέγχου της ταυτόχρονης επεξεργασίας μιας εγγραφής (record) από περισσότερες από μια κινήσεις (transactions). Η είσοδος των στοιχείων (data entry) και στα Συστήματα Ενημερώσεως Αρχείων εξυπηρετείται κατά τον καλύτερο τρόπο από τερματικές οθόνες. Η επεξεργασία των στοιχείων όμως είναι ανάγκη να καταχωρείται σε "διαρκή" μέσα (δίσκους, κ.λπ.). Τέλος ένα Σύστημα Ενημερώσεως Αρχείων είναι πιθανόν να έχει μεγαλύτερη ποικιλία στους τύπους των τερματικών του από όλα τα προηγούμενα είδη Συστημάτων Π.Χ.. Αυτή η ποικιλία πρέπει να διασυνδέεται με τον εξοπλισμό (hardware) και με το Σύστημα. Ένα πρόγραμμα διασυνδέσεως (interfacing program) "επιτρέπει" στα προγράμματα (επεξεργασίας) να είναι ανεξάρτητα από την προέλευση και Τζίγκου Δήμητρα 14

15 τον προορισμό των μηνυμάτων / πληροφοριών του συστήματος. Τα "υψηλής" κλίμακας συστήματα ενημερώσεως αρχείων είναι συγκριτικώς σπάνια στον χώρο των εμπορικών εφαρμογών 12. ΣΥΣΤΉΜΑΤΑ ΕΝΗΜΕΡΏΣΕΩΣ «ΥΠΟΜΝΗΜΆΤΩΝ»("MEMO" UPDATE SYSTEMS) Στο χώρο αυτό περισσότερο συνήθη είναι τα Συστήματα Ενημερώσεως Υπομνημάτων ("Memo" Update Systems), τα οποία μπορούν να ενταχθούν μεταξύ των Συστημάτων Διαφυλάξεως Στοιχείων (Data Capture Systems) και των Συστημάτων Ενημερώσεως Αρχείων (File Update Systems). Η ονομασία "υπόμνημα" (memo) εδόθη επειδή τα κύρια αρχεία (master files) αλλάζουν από κινήσεις πραγματικού χρόνου (real time transactions), αλλά όχι μόνιμα. Ορισμένα σημαντικά πεδία, όπως π.χ. το υπόλοιπο του αποθέματος, αλλάζουν αλλά το τροποποιούμενο, εν λειτουργία (on-line) αρχείο δεν είναι το "μόνιμο" (διαρκές) εμπορικό αρχείο. Στο τέλος της ημέρας το εν λειτουργία (on-line) αρχείο "διαγράφεται" αφού οι διαφυλαχθείσες κινήσεις (captured transactions) ενημερώσουν το πραγματικό κύριο αρχείο μέσω μιας μαζικής επεξεργασίας (batch processing). Όλη αυτή η διαδικασία έχει το πλεονέκτημα της χρησιμοποιήσεως των τεχνικών "του λογιστικού ελέγχου και της επιθεωρήσεως" που είναι πιο ολοκληρωμένες στα Συστήματα Ομαδικής Επεξεργασίας (Batch Systems). Επίσης υπάρχει και το πλεονέκτημα από την ύπαρξη συστημάτων ενημερώσεως υπομνημάτων (memo update systems), ότι η επιχείρηση διαθέτει ένα "έτοιμο" εφεδρικό (back up) σύστημα σε περίπτωση διακοπής της λειτουργίας του συστήματος πραγματικού χρόνου. 13. ΣΥΣΤΉΜΑΤΑ ΕΛΈΓΧΟΥ ΠΟΡΕΊΑΣ ΤΗΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΊΑΣ (PROCESS CONTROL SYSTEMS) Μια ακόμη κατηγορία συστημάτων που δικαιωματικά εντάσσεται στα Συστήματα Π.Χ. είναι τα Συστήματα Ελέγχου Πορείας της Επεξεργασίας (Process Control Systems). Στα συστήματα αυτά τα γεγονότα που προκαλούν επεξεργασία δεν αναφέρονται στο σύστημα μέσω τερματικών των χρηστών, αλλά μάλλον "ανακαλύπτονται" και αναφέρονται αυτομάτως από ειδικά όργανα. Οι ανταποκρίσεις (responses) του συστήματος δεν απευθύνονται σε χρήστες μέσω τερματικών οθονών ή καταστάσεων (αναφορών), αλλά είναι σήματα (signals) που χρησιμοποιούνται για να δραστηριοποιήσουν εργαλεία ή ελέγχους για την πρόκληση αλλαγών στην (υπό έλεγχο) πορεία της επεξεργασίας / διαδικασίας. Τα συστήματα αυτά καλύπτουν εφαρμογές στρατιωτικές, βιομηχανίες ή εμπορικές. Παραδείγματα τέτοιων συστημάτων είναι τα συστήματα οδηγιών κατευθύνσεως των αεροσκαφών, τα συστήματα παρακολουθήσεως πυραύλων και δορυφόρων, τα συστήματα συνεχούς ελέγχου της διαδικασίας της παραγωγής διαφόρων εργοστασίων, κ.λπ. Τζίγκου Δήμητρα 15

16 Power Point 4 Τί είναι η Ανάλυση των συστημάτων; Ανάλυση Συστημάτων (Systems Analysis) είναι η διαδικασία μελέτης του δικτύου των αλληλοεπιδράσεων σε μία Επιχείρηση και υποστηρίξεως της αναπτύξεως νέων και βελτιωμένων μεθόδων για την εκτέλεση αναγκαίων εργασιών.(σελιδα2) Ποια είναι τα απαραίτητα πεδία γνώσεων και ιδιοτήτων που πρεπει να γνωρίζει ένας αναλυτης; Να κατέχει επιστημονικά το προς ανάλυση πρόβλημα (Σύστημα), για αυτό απαιτείται γνώση μιας ή περισσοτέρων από τις παρακάτω επιστήμες.(σελιδα 3) Επιχειρησιακή Έρευνα Στατιστική Οικονομική Ανάλυση Λογιστική Κοστολόγηση Εμπορικό Δίκαιο Μαθηματικά Μηχανική κ.λπ. Να είναι άριστα εκπαιδευμένος και να έχει πείρα μηχανογραφήσεως (γνώσεις Hard-Ware, Soft-Ware, Teleprocessing, κ.λπ.). Να έχει ταλέντο, δηλαδή έμφυτη ικανότητα Οργανωτή-Αναλυτή, πρωτοτυπία και να μπορεί να αναπτύσσει πρωτοβουλία, κ.α. Ποιοι είναι οι 2 κύριοι σκοποί ενός αναλυτη συστηματων;(σελ. 5,6) Ο Αναλυτής Συστημάτων έχει δύο κύριους σκοπούς: : Πρώτον Να εξετάσει, κατανοήσει και αξιολογήσει τις αλληλεπιδράσεις των στοιχείων της υπό μελέτη εργασίας. Αυτό μπορεί να ονομασθεί Σκοπός Εκτίμησης (Assessment Objective) Δεύτερον, Τζίγκου Δήμητρα 16

17 Ο αναλυτής κάνει ειδικές εισηγήσεις για την ανάπτυξη της αποτελεσματικότητος μιας "εργασίας". Ένας πρωταρχικός στόχος του Αναλυτού είναι να βοηθήσει τους Χρήστες προτείνοντας εναλλακτικές λύσεις. Σε ποια στάδια διακρίνεται η εργασία ενός αναλυτή;(σελ.9) Ανάλυση και Σχεδιασμό του Συστήματος Πραγματοποίηση Εκτίμηση του Αποτελέσματος Ποια τα βήματα της ανάλυσης «εκ των άνω προς τα κάτω»;(σελ 10) Το πρώτο βήμα στην εργασία της αναλύσεως είναι ο προσδιορισμός των βασικών λειτουργιών (main functions) που θα πρέπει να εκτελούνται από το νέο πληροφοριακό σύστημα. Το δεύτερο αναφέρεται στην δομή (structure) αυτών των λειτουργιών και υπό την έννοια του εάν αυτές είναι ανεξάρτητες μεταξύ τους ή η πραγματοποίηση μιας από αυτές εξαρτάται από την επιτυχή ανάπτυξη των άλλων. Ως προς τί πρέπει να γίνεται η ανάλυση ενός συστήματος;(σελ.11) τον σκοπό του (purpose), την πορεία της επεξεργασίας (business process), δηλ. τι κάνει το σύστημα, τις διαδικασίες (procedures) που θα ακολουθεί, δηλ. πως θα το κάνει, και την υπηρεσία (διεύθυνση) που θα εξυπηρετεί. Η διαδικασία του διαχωρισμού του συστήματος σε μια ιεραρχία συνδεομένων τμημάτων (ιεραρχική ανάλυση) χωριζεται σε 4 κονονες, 6 ενεργειες και 3 ερωτησεις. Να τα αναφερεται επιγραμματικά.(σελ12,13,14,15,16,17,18) Κανόνες: Πρώτος: Όλες οι λειτουργίες θα πρέπει να καθορισθούν με δύο λέξεις, ένα ρήμα και ένα ουσιαστικό, και κατ' αυτή την σειρά. Δεύτερος: Οι λειτουργίες "εργασίας" εκφράζονται με ένα ρήμα που δηλώνει ενέργεια και ένα ουσιαστικό δεκτικό μετρήσεως. Οι λειτουργίες "πωλήσεως" αναπτύσσουν την αξία του προϊόντος ή της υπηρεσίας και εκφράζονται με ρήμα το οποίο δεν δηλώνει ενέργεια και με ουσιαστικό το οποίο δεν είναι πάντοτε δεκτικό μετρήσεως. Τρίτος: Όλες οι λειτουργίες μπορούν να εκτιμηθούν ως πρωτευούσης, Τζίγκου Δήμητρα 17

18 ή δευτερευούσης σημασίας. Τέταρτος: Πρότυπα Εκτελέσεως (performance standards) καθοριζόμενα για κάθε λειτουργία είναι το ελάχιστο από τα πρότυπα (standards) που απαιτούνται για να είναι δυνατή η λειτουργία του συστήματος. Ενέργειες και ερωτησεις: Καθορισμός κάθε λειτουργίας του συστήματος με την χρήση δύο λέξεων: ενός ρήματος και ενός ουσιαστικού (Πρώτος Κανών). Εγγραφή κάθε λειτουργίας σε μια καρτέλα. Επιλογή της καρτέλας με την λειτουργία που θεωρείται πρωτευούσης σπουδαιότητος. Εντοπισμός των αμέσως δευτερευουσών λειτουργιών εκάστης καθορισθείσης πρωτευούσης λειτουργίας με απάντηση στην ερώτηση (πρώτη): Τί ; Έλεγχος κάθε λειτουργίας για την επιβεβαίωση ότι έχει ευρεθεί η ορθή πρωτεύουσά της λειτουργία, με απάντηση στην ερώτηση (δεύτερη): Γιατί; Διευθέτηση των λειτουργιών κατά την ορθή σειρά εκτελέσεώς τους (εφόσον αυτό κρίνεται σημαντικό) με απάντηση στην ερώτηση (τρίτη): Πότε; Καθορισμός των προτύπων (standards) εκτελέσεως κάθε λειτουργίας, αμέσως μετά την ολοκλήρωση της ιεραρχήσεως των λειτουργιών. Power Point 5 Ποιοι οι κυριότεροι λόγοι που χρειάζεται η προσωπική συνεργασία μεταξύ των αναλυτών(σελ.2): Οι γραπτές απαντήσεις ή / και τα στοιχεία που υπάρχουν στις ανωτέρω "δευτερεύουσες" πηγές, σχεδόν πάντοτε δημιουργούν νέες ερωτήσεις, οι οποίες είναι δυνατόν να απαντηθούν μόνο από τους υπαλλήλους που εκτελούν τη συγκεκριμένη εργασία.είναι δύσκολο να εκτιμήσεις την σημαντικότητα των στοιχείων και να ζητήσεις σχετικές επεξηγήσεις, από μακριά. Τα στοιχεία που υπάρχουν σε μια γραπτή απάντηση συνήθως είναι συνοπτικά και όχι πάντοτε "ολοκληρωμένα". Οι υπάλληλοι που απαντούν γραπτά σε ερωτηματολόγια δεν είναι πάντοτε εκείνοι που "κάνουν" την σχετική εργασία. Τέλος η "προσωπική συνεργασία" δημιουργεί ένα είδος αμοιβαίας κατανόησης στον προσδιορισμό και περιορισμό των περιπτώσεων που μπορούν να δημιουργήσουν δυσκολίες σε ένα ερωτηματολόγιο. Ποιες οι προϋποθέσεις για αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ αναλυτή και χρήστη;(σελ.5)) Βάση για αποτελεσματική επικοινωνία είναι "αρμονική σχέση«μεταξύ συνεργατών, που δημιουργεί την "αίσθηση" της μεταξύ τους εμπιστοσύνης και κατανόησης. Για την δημιουργία αυτής της αρμονικής σχέσεως απαιτείται Τζίγκου Δήμητρα 18

19 ειλικρίνεια και τιμιότητα σε όλες τις περιπτώσεις είτε αυτές είναι ευχάριστες ή δυσάρεστες, απλές ή πολύπλοκες, μεγάλης ή μικρής σπουδαιότητος, κ.λπ. Η αληθής επικοινωνία είναι μια "αμφίδρομη" (προς δύο κατευθύνσεις) διαδικασία και όχι να αφήνεις τον "συνομιλητή" σου να εκφράζει συνεχώς τις απόψεις του. Επίσης το να συμφωνείς συνεχώς μαζί του δεν σημαίνει απαραιτήτως ότι και επικοινωνείς μαζί του. Ποιες είναι οι πιο γνωστές τεχνικές για την ανάπτυξη της ικανότητος της ακροάσεως;(σελ.6) Κάνε τον συνομιλητή σου "κέντρο" στην συζήτηση, σκεπτόμενος τον εαυτό σου στη θέση του. Δίνε μεγάλη προσοχή και δείχνε ενδιαφέρον σε ότι συζητείται. Πρόσεχε όχι μόνο τις σαφείς, αλλά και τις υπονοούμενες έννοιες των όσων λέγονται κατά την συζήτηση. Προσπάθησε να "οργανώσεις" αυτά που λέγονται με την "αναγνώριση" και " επικέντρωση" σου στα κύρια σημεία, τα οποία ο συνομιλητής σου προσπαθεί να αναπτύξει. Δείχνε ενδιαφέρον κάνοντας ερωτήσεις και παρατηρήσεις που ενθαρρύνουν τον συνομιλητή σου να εκφράσει τις απόψεις του ή να επανέλθει σε προηγούμενες θέσεις του για να τις βελτιώσει. Ελαχιστοποίησε ή απόφυγε τελείως την παρεκτροπή από το θέμα της συζητήσεως. Εξέτασε και τιθάσευσε τις προκαταλήψεις σου. Ποιοι ειναι οι δύο λόγοι για τους οποίους ο Αναλυτής θα πρέπει να καταχωρεί τα αποτελέσματα (αποφάσεις) των συνομιλιών του με τους Χρήστες;(σελ.)8 Είναι πολύ εύκολο να ξεχασθεί ότι "ακριβώς" είχε λεχθεί καθώς και οι συνθήκες υπό τις οποίες είχε λεχθεί Οι άνθρωποι θυμούνται μερικά πράγματα καλύτερα από ότι άλλα. Αυτό συχνά αναφέρεται ως "επιλεκτική ανάκληση" ή "επιλεκτική μνήμη". Ένας αναλυτής για να επιτύχει στο εξαιρετικά προσωπικό και συγχρόνως δύσκολο έργο της επικοινωνίας, πρέπει συνεχώς να προσπαθεί. Τι θα πρέπει να κάνει;(σελ.10) να αναγνωρίζει ότι όλοι οι άνθρωποι έχουν υποκειμενικές, προσωπικές απόψεις. να προσδιορίσει την έκταση κατά την οποία ο συνομιλητής του έχει προσωπικές προκαταλήψεις, ιδέες και σκέψεις για τους άλλους, να περιορίσει τις αρνητικές επιδράσεις αυτών των υποκειμενικών προκαταλήψεων επί του έργου της αναλύσεως του συστήματος. Ποια είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγει ο Αναλυτής όσο αφορά τις ερωτήσεις;(σελ.11) Να κάνει ερωτήσεις οι οποίες μπορούν να απαντηθούν με ένα "ναι" ή ένα "όχι", ενώ η πραγματικότητα στο συγκεκριμένο πρόβλημα δεν είναι τόσο απλή. Να κάνει "καθοδηγούμενες" ερωτήσεις οι οποίες υποδεικνύουν τις απαντήσεις, όπως π.χ. "Δεν νομίζετε ότι...;" ή "Αυτό θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για..., δεν θα μπορούσε;". Τζίγκου Δήμητρα 19

20 Να κάνει ερωτήσεις "χωρίς φαντασία" για τις οποίες ο ερωτώμενος έχει "έτοιμες" απαντήσεις. Να κάνει ερωτήσεις που δεν είναι ουδέτερες ή που είναι συναισθηματικά φορτισμένες και που φανερώνουν τις προσωπικές του θέσεις ή εκτιμήσεις. Να κάνει ερωτήσεις χρησιμοποιώντας συντετμημένες λέξεις ή χρησιμοποιώντας ειδικές λέξεις της πληροφορικής για να εντυπωσιάσει τον συνομιλητή του. Να κάνει ερωτήσεις οι οποίες είναι άσχετες με το συγκεκριμένο θέμα ή που έχουν ήδη απαντηθεί, οπότε το μόνο αποτέλεσμα που έχουν είναι η απώλεια χρόνου. Ποιες είναι οι 5 μέθοδοι (πρακτικές) που πρέπει να έχει κατά νου ο αναλυτής για την τεχνική των ερωτήσεων για περισσότερο επιτυχή αποτελέσματα; Αναπτύξτε μια απ αυτές. (σελ.14) Επανάληψη ή Παράφραση Ένδειξη Αντίληψης / Κατανόησης Ενθάρρυνση Παύση ή Σιωπή Σύνοψη Πχ: ΠΑΥΣΗ Ή ΣΙΩΠΗ Η Σιωπή είναι το πιο δύσκολο αλλά συγχρόνως και το πιο αποτελεσματικό μέσο στην τεχνική των ερωτήσεων. Δείχνει στον συνομιλητή ότι η προηγούμενη ερώτηση δεν έχει τελείως απαντηθεί. Επειδή η μέθοδος αυτή είναι πολύ δύσκολη, συνιστάται στο Αναλυτή να την χρησιμοποιήσει μόνο όταν θα έχει αποκτήσει αρκετή εμπειρία και όταν θα αισθάνεται άνετα για να την χρησιμοποιήσει. Power Point 6 1. ΠΟΙΑ Η ΧΡΗΣΗ ΥΩΝ ΕΡΩΤΗΜΑΤΩΛΟΓΙΩΝ? ΚΑΙ ΠΟΙΕΣ Η ΜΟΡΦΕΣ ΤΟΥΣ? Η χρήση των ερωτηματολογίων δίνει την δυνατότητα στον Αναλυτή να καταχωρήσει τις απόψεις, απαιτήσεις ή γνώμες των χρηστών κατά ένα τυποποιημένο τρόπο. Τα ερωτηματολόγια διακρίνονται σε: ελεύθερης μορφής (free format), και καθορισμένης (fixed format). Και οι δυο μορφές (τύποι) των ερωτηματολογίων χρησιμοποιούνται από τους Αναλυτές στη φάση της αναλύσεως για την ανάπτυξη του νέου συστήματος. Ο δεύτερος όμως τύπος (fixed format) έχει το πλεονέκτημα ότι προσφέρεται για γρήγορη εξαγωγή συμπερασμάτων. Επίσης προσφέρεται όταν ο αριθμός των ερωτωμένων είναι σχετικά μεγάλος. Τα ερωτηματολόγια αυτά συνήθως θέτουν μια ερώτηση που αναμένει μια Τζίγκου Δήμητρα 20

21 απάντηση. Ο τύπος (μορφή) που χρησιμοποιείται σ' αυτά ουσιαστικώς προτρέπει σε μια απάντηση: γρήγορη, ακριβή, σύντομη, και κοινής (απλής) "ορολογίας". 2. ΠΟΙΕΣ Η ΟΔΗΓΙΕΣ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΑΚΟΛΟΥΘΟΥΝΤΕ ΑΠΟ ΤΟΝ ΑΝΑΛΥΤΗ ΟΤΑΝ ΣΥΝΤΑΣΣΕΙ ΕΝΑ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ? Τα Ερωτηματολόγια έχουν την μεγαλύτερη χρήση, αμέσως μετά από τα Διαγράμματα, από τους Αναλυτές. Είναι αυτά όμως που πολλές φορές δεν χρησιμοποιούνται σωστά και έτσι οδηγούν σε λανθασμένα συμπεράσματα. Οι ακόλουθες οδηγίες πρέπει να ακολουθούνται από τον Αναλυτή όταν συντάσσει ένα ερωτηματολόγιο: Το ερωτηματολόγιο πρέπει να έχει μια συνοπτική εισαγωγή (πρόλογο) στην οποία ο Αναλυτής πρέπει να: Γράψει το όνομά του, τη θέση του και την υπηρεσία / εταιρία του. Περιγράψει τον σκοπό και τη φύση του ερωτηματολογίου. Εξηγήσει βάσει ποίων κριτηρίων επελέγη ο ερωτώμενος για να απαντήσει στο ερωτηματολόγιο (π.χ. ως Δ/ντής Πωλήσεων). Δηλώσει τον τύπο (μορφή) κατά τον οποίο πρέπει να δοθεί η απάντηση. Περιλάβει μια εκτίμηση του χρόνου που θα απαιτηθεί για την συμπλήρωση του ερωτηματολογίου. Όλες οι ερωτήσεις, είτε πρόκειται για ερωτηματολόγιο ελεύθερης ή καθορισμένης μορφής πρέπει να έχουν γραφεί κατά τρόπο που να μην "τονίζει" ιδιαιτέρως κάποια στοιχεία και να προκαλεί ιδιαίτερη προσοχή σ' αυτά, οπότε η απάντηση ίσως δεν ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα. Σε περίπτωση που το ερωτηματολόγιο δεν αποστέλλεται στον ερωτώμενο, αλλά παρουσιάζεται προσωπικώς από τον Αναλυτή, τότε αυτός θα πρέπει να: Διαβάσει στον ερωτώμενο καθαρά την εισαγωγή (πρόλογο) του ερωτηματολογίου. Διαβάσει κάθε μια από τις ερωτήσεις καθώς και τις απαντήσεις από τις οποίες ο ερωτώμενος έχει να επιλέξει (ερωτηματολόγια καθορισμένης μορφής) αργά, καθαρά και χωρίς χρωματισμό φωνής σε κάποια απ' αυτές. Επανέλθει σε κάποια ή κάποιες ερωτήσεις, εάν το θεωρεί αναγκαίο. Καταχωρήσει με ακρίβεια όλες τις απαντήσεις 3. ΤΙ ΕΙΝΑΙ Η ΣΥΝΤΕΥΞΗ ΚΑΙ ΠΙΟΙ ΟΙ ΣΚΟΠΟΙ ΤΗΣ ΚΑΙ ΠOΙΟΙ ΟΙ ΛΟΓΟΙ ΑΠΟΤΥΧΙΑΣ ΤΗΣ Η Συνέντευξη είναι η πλέον αποτελεσματική μέθοδος για την συγκέντρωση πληροφοριών και με αυτή συγκεκριμενοποιούνται σκέψεις, σχέδια, ελπίδες, αξίες και ποσότητες σχετικά με το υπό μελέτη σύστημα. Αντικειμενικοί Σκοποί μιας συνεντεύξεως είναι: Συλλογή πληροφοριών (οι περισσότερες των συνεντεύξεων αποσκοπούν σε αυτό). Ενημέρωση των χρηστών μας επί του τι σκεπτόμεθα και συνήθως επί των δυνατοτήτων του συγκροτήματος μας. Τζίγκου Δήμητρα 21

22 Αποδοχή ή και ανάπτυξη των σχεδίων μας υπό των χρηστών μας. Μια συνέντευξη δυνατόν να αποτύχει λόγω: Προσωπικών αντιζηλιών Διακοπής στην επαφή μετά των συνεργατών για οιανδήποτε αιτία. Διαφοράς γνώμης. Μη οργανώσεως της συνεντεύξεως ή μη προγραμματισμού της. Υπάρξεως φατριών εντός της επιχειρήσεως Φόβων των υπηρετούντων στις διάφορες υπηρεσίες ότι παραμερίζονται ή ότι η θέση τους είναι επισφαλής. Δυστυχώς οι δύο τελευταίες περιπτώσεις είναι οι περισσότερο συνηθισμένες ειδικότερα στην Ελλάδα αντιμετωπίζονται τόσο συχνά ώστε όχι μόνο εμποδίζουν την εξέλιξη ενός Μ.Κ. αλλά και την εξέλιξη των επιχειρήσεων και ως εκ τούτου την ανάπτυξη της οικονομίας της χώρας. 4. ΠΟΥ ΒΑΣΙΖΕΤΑΙ ΜΙΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ? Γενικώς, μια αποτελεσματική συνέντευξη βασίζεται σε: ακριβή καθορισμό του αντικειμένου της, καλή προετοιμασία της, προσεκτική δομή της, καλή τεχνική ερωτήσεων, στάση κατανόησης και από τις δύο πλευρές, ακριβή σύνοψη των συζητηθέντων και συμφωνία γι' αυτά, και ο καλή τεκμηρίωσή της (documentation). 5.ΠΟΙΑ Η ΠΡΟΕΤΗΜΑΣΙΑ ΤΟΥ ΑΝΑΛΥΤΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΗ (ΕΠΙΓΡΑΜΜΑΤΙΚΑ) Η επιτυχία μιας συνεντεύξεως απαιτεί την προετοιμασία και του Αναλυτή και του Χρήστη. Ο Αναλυτής θα πρέπει να καθορίσει επακριβώς τα θέματα της συνεντεύξεως έτσι θα πρέπει να: Βεβαιωθεί ότι επέλεξε τους "σωστούς" χρήστες για την συνέντευξη. Θα πρέπει να έχει πάντοτε υπ' όψη του, ότι στην επιχείρηση ένα πρόβλημα αντιμετωπίζεται με διαφορετικό τρόπο π.χ. από τον διευθυντή πωλήσεων και με διαφορετικό από τον διευθυντή παραγωγής. Ώς εκ τούτου θα πρέπει να σκεφθεί και να προσδιορίσει ακριβώς την φύση του θέματος, για το οποίο χρειάζεται πληροφορίες και κατόπιν να προσδιορίσει τα άτομα, τα οποία θα συναντήσει4. Δίδει την ευχέρεια στους χρήστες (interviewees) να προετοιμασθούν επαρκώς. Προετοιμάσει μια κατάσταση ερωτήσεων. Συνήθως είναι χρήσιμο ο Αναλυτής να στείλει ένα ερωτηματολόγιο στους Χρήστες, ούτως ώστε αυτοί να έχουν τον απαραίτητο χρόνο να μελετήσουν όγκους, συχνότητες, και στοιχεία από το χώρο της εργασίας τους. Οι ερωτήσεις είναι χρήσιμο να έχουν γραφεί (στο ερωτηματολόγιο) και ταξινομηθεί κατά την έννοια γενικών και ειδικών (ερωτήσεων) επί του θέματος, ούτως ώστε να μη λησμονηθεί καμία ερώτηση και συγχρόνως η συνέντευξη να ακολουθήσει την επιθυμητή πορεία. Κατά την σύνταξη του ερωτηματολογίου δέον να πρυτανεύει η σκέψη ότι θα πρέπει να είναι περιορισμένος ο αριθμός των συναντήσεων που θα πρέπει να πραγματοποιηθούν με τα αυτά πρόσωπα εκτός εάν το μέγεθος του συστήματος επιτρέπει το αντίθετο. Τζίγκου Δήμητρα 22

23 Αποφεύγει να επιδεικνύει κατά την συνέντευξη παραστατικά ή σχέδια, τα οποία είναι οικεία στους αναλυτές, αλλά τελείως άγνωστα στους χρήστες, ως επί παραδείγματι έντυπα περιγραφής αρχείων ή οδηγιών προς τους προγραμματιστές κ.λπ. Αντιθέτως χρησιμοποιώντας έγγραφα οικεία στους χρήστες αποφεύγει την δημιουργία της εντυπώσεως (την οποία τυχόν σχημάτισαν κατόπιν της εντολής για την μηχανογράφηση της εργασίας τους) ότι η μέχρι τώρα εργασία τους, δεν ήταν ευφυής, οργανωμένη κ.λπ. και γι' αυτό μηχανογραφείται. Συγκεντρώνει κενά και συμπληρωμένα έντυπα, τα οποία μπορεί να χρειάζονται κατά την διάρκεια της συνεντεύξεως. Οργανώνει την δομή της συνεντεύξεως για να επιτύχει τους στόχους του με όσον το δυνατόν οικονομικότερο τρόπο. Φροντίζει την συμπεριφορά του. Μεγίστη σημασία για την επιτυχία μιας συνεντεύξεως έχει η συμπεριφορά των αναλυτών πρωτεύοντα ρόλο διαδραματίζει το αξίωμα "Μάθε ν' ακούς, ακούγοντας μαθαίνεις". Επίσης τονίζεται ότι ο αναλυτής πρέπει να συμπεριφέρεται κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να πείθει ότι πιστεύει, στην ποιότητα της εργασίας και την προσωπικότητα του χρήστη, κυρίως δε ότι κατανοεί το πρόβλημά του. Προς τούτο ο αναλυτής θα πρέπει να είναι ευγενής, εύχαρις, μετριόφρων, υπεύθυνος και με έκδηλο το ενδιαφέρον του για την εργασία του συνομιλητή του ακόμη θα πρέπει να μην εκθέτει προσωπικές του γνώμες κατά την διάρκεια της συνεντεύξεως και να μην υποβάλει ερωτήσεις για το επόμενο θέμα, εάν προηγουμένως δεν είναι βέβαιος ότι τελείωσε η συζήτηση για το εξεταζόμενο. Υπό τις ανωτέρω προϋποθέσεις είναι βέβαιο ότι ο αναλυτής θα συγκεντρώσει όλες τις αναγκαίες πληροφορίες για το υπό μελέτη πρόβλημα. Ο Χρήστης για την προετοιμασία του σχετικά με την επιτυχία της συνεντεύξεως θα πρέπει: Να γνωρίζει πόσος χρόνος απαιτείται, και κυρίως να φροντίσει για την εξασφάλισή του. Να διαλέξει την κατάλληλη ώρα και το κατάλληλο μέρος (για τον περιορισμό των διακοπών από τους προϊσταμένους / υφισταμένους / συνεργάτες του). Να έχει ετοιμάσει εκ των προτέρων τις απαντήσεις του (επί του ερωτηματολογίου που του έχει υποβληθεί). Να είναι σύντομος στις περιγραφές του επί των αντικειμένων της συζητήσεως και στις απαντήσεις του 6. ποιες η συνεδριες που απαιτουντε για την συνεντευξη? Μία συνέντευξη μπορεί να έχει μία ή και περισσότερες συνεδρίες (ή συναντήσεις). Όπου είναι δυνατό ή / και απαραίτητο μια συνέντευξη θα πρέπει να οργανώνεται έτσι ώστε να περιλαμβάνει: Μία Εισαγωγική Συνεδρία (Introductory Session). Μία ή και περισσότερες Λεπτομερείς Συνεδρίες (Detailed Session(s)). Μια Τελική Συνεδρία (Exit Session). Τζίγκου Δήμητρα 23