Ανάπτυξη Πληροφοριακού Συστήματος και Προμήθεια Εξοπλισμού για το Εθνικό Σύστημα Θεωρήσεων (N-VIS) του Υπουργείου Εξωτερικών...

Transcript

1 Ημέρα 2: Βασικά Workflows 1/2 Ανάπτυξη Πληροφοριακού Συστήματος και Προμήθεια Εξοπλισμού για το Εθνικό Σύστημα Θεωρήσεων (N-VIS) του Υπουργείου Εξωτερικών... Κώστας Τριπολίτης Σπύρος Πανταζής Δημήτρης Κόλλιας Classification ISO 27001: Restricted

2 Βασικά workflows ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 8 Ενότητες: {1} Αίτηση Schengen Πρώτη Φορά {2} Αίτηση Schengen με Προηγούμενη Θεώρηση {3} Επεξεργασία Αίτησης μέσω Case Folder {4} Καθεστώς Διαβούλευσης {5} Καθεστώς Αντιπροσώπευσης 2 {6} Καθεστώς Pending Applications

3 {1} Αίτηση Schengen Πρώτη Φορά (online) Space Hellas S.A. Telecommunications, IT, Security Systems and Services Private Enterprise for Provision of Security Services 312, Messogion Ave., Ag. Paraskevi, Athens, Greece Tel Fax

4 Αίτηση Schengen - Πρώτη Φορά Ο αιτών κάνει αίτηση για πρώτη φορά Πρέπει να μην βρεθεί άτομο που να ταιριάζει! Καταχωρούμε τις αιτήσεις σε κατάσταση Online Καταχωρούμε τα στοιχεία 4 αιτήσεων Αίτηση #1: Touristria, Xanthi, fp>adamantia, 10/10/90, από Ρωσσία, για τουρισμό 10 ημέρες. Αίτηση #2: Spoudastis, Nikos, no fp, 10/10/90, 4 από Ρωσσία, για παρακολούθηση συνεδρίου, 15 ημέρες, στο Πανεπιστήμιο Πατρών,

5 Βασική ροή εργασίας για την έκδοση θεώρησης Υπενθύμιση [T10] Close Application (Withdraw) Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης Πριν την καταχώρηση απόφασης [T8] Register Visa Denial [T9] Issue/Print Visa [T1] Register Visa Application [T5] Examination [T6] Register Visa Approval Πριν την καταχώρηση απόφασης Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης 5 [T8] Register Visa Denial [T7] G4 Register Visa Approval Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης [T10] Close Application (Withdraw)

6 Αίτηση Schengen - Πρώτη Φορά Αίτηση #1.1 Εισαγωγή Στοιχείων Αίτησης #1.1: Αίτηση #1: Touristria, Xanthi, fp>adamantia, 10/10/90, από Ρωσσία, για τουρισμό 10 ημέρες. Συμπληρώνουμε μόνο τα «υποχρεωτικά» πεδία, αφήνοντας 1-2 κενά στην αρχή. Register Visa Application Edit Application (συμπληρώνοντας την εθνική ταυτότητα στο πεδίο #11) Examination 6 View Answers, μέχρι να έρθουν οι απαντήσεις

7 Εισαγωγή Νέας Αίτησης (Αίτηση #1.1), (1/8) Ενεργοποίηση και Επιλογή τύπου Ενεργοποιούμε την εφαρμογή θεώρησης από το Tool bar, επιλέγοντας το εικονίδιο New Visa Application Πρώτη επιλογή είναι να επιλέξουμε μεταξύ Schengen και Εθνικής Θεώρησης. Schengen είναι «προσυμπληρωμένο» και απλά πατάμε το <ok>. Με <Cancel>, ασφαλώς ακυρώνουμε τη διαδικασία. 7

8 Εισαγωγή Νέας Αίτησης (Αίτηση #1.1), (2/8) Tab <Check Fee>: Εισαγωγή στοιχείων πληρωμής Εισάγουμε το τελών ποσό 8 που πληρώθηκε και προαιρετικά την απόδειξη πληρωμής και κάτι στα σχόλια. Το ποσό και το νόμισμα πληρωμής είναι τα μόνα υποχρεωτικά πεδία. Εάν, για κάποιο λόγο υπάρχει κάποια απαλλαγή, τότε σημειώνουμε τηνhellas - All Rights Reserved Space

9 Εισαγωγή Νέας Αίτησης (Αίτηση #1.1), (3/8) Tab <Biometry> Φωτογραφία και Φωτογραφία: Από αρχείο, Αποτυπώματα camera ή scanner Αποτυπώματα: Από αρχείο ή fingerprints scanner. Σημειώνουμε το Acquire όταν παίρνουμε αποτυπώματα. Σημειώνουμε το Exemption εάν για κάποιο λόγο δεν πάρουμε αποτυπώματα. Το Force Update είναι ένδειξη που ζητάμε από το σύστημα να αποθηκεύσει τα νέα αποτυπώματα, άσχετα από την «ηλικία» των προηγούμενων αποτυπωμάτων. 9

10 Εισαγωγή Νέας Αίτησης (Αίτηση #1.1), (4/8) Tab <1-11>: Προσωπικά Στοιχεία Αρχίζοντας από το Επώνυμο (πεδίο #1) συμπληρώνουμε μόνο τα υποχρεωτικά πεδία, πηγαίνοντας με <tab> από το ένα στο άλλο. Σημειώνουμε τις κλειδωνιές στα πεδία #6, 7.1 και

11 Εισαγωγή Νέας Αίτησης (Αίτηση #1.1), (5/8) Tab <12-18>: Ταξιδιωτικό Έγγραφο & Διεύθυνση Παρόλο που συμπληρώνουμε μόνο τα υποχρεωτικά πεδία, θα ήταν καλή πρακτική να συμπληρώνουμε και τα στοιχεία επικοινωνίας όπως το και τηλεφωνα. 11

12 Εισαγωγή Νέας Αίτησης (Αίτηση #1.1), (6/8) Tab <19-25> Επιλέγοντας tourism, αυτόματα μας δείχνει C Short stay visa 12

13 Εισαγωγή Νέας Αίτησης (Αίτηση #1.1), (7/8) Tab <26-30>: Καθορισμός Άφιξης και Η ημερομηνία αναχώρησης Αναχώρησης υπολογίζεται αυτόματα με βάση την ημερομηνία άφιξης και τη διάρκεια παραμονής (εφόσον μιλάμε για single entry). Αυτή είναι και η τελευταία οθόνη με υποχρεωτικά πεδία και επομένως μπορούμε σε αυτό το σημείο να πατήσουμε το <Save Application> για την αποθήκευση της αίτησης. 13 Εάν έχουμε παραλήψει κάποιο πεδίο, θα «μας το πει», ενώ θα έχουμε την ευκαιρία στο επόμενο στάδιο να διορθώσουμε τυχόν λάθη ή να συμπληρώσουμε περαιτέρω

14 Εισαγωγή Νέας Αίτησης (Αίτηση #1.1), (8/8) Ολοκλήρωση εισαγωγής, <Save Με το <Save Application> Application>, η αίτηση αποθηκεύεται και εμφανίζεται στο Inbox στο στάδιο Register Visa Application 14

15 Βασική ροή εργασίας για την έκδοση θεώρησης Μέχρι τώρα κάναμε την Εισαγωγή Υπενθύμιση [T10] Close Application (Withdraw) Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης Πριν την καταχώρηση απόφασης [T8] Register Visa Denial [T9] Issue/Print Visa [T1] Register Visa Application [T5] Examination [T6] Register Visa Approval Πριν την καταχώρηση απόφασης Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης Και φτάσαμε εδώ Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης 15 [T8] Register Visa Denial [T7] G4 Register Visa Approval [T10] Close Application (Withdraw)

16 Register Visa Application, (1/7) Περιλαμβάνει τις ενέργειες: <Edit Application>, για ενημέρωση ή συμπλήρωση στοιχείων της αίτησης <Print Receipt>, εκτύπωση απόδειξης <Collect/Review Attached Documents>, επισκόπηση και συμπλήρωση των συνοδευτικών εγγράφων <Delete Application>, διαγραφή αίτησης <Proceed with Examination>, Προώθηση της 16 αίτησης στο επόμενο στάδιο της Εξέτασης.

17 Register Visa Application, (2/7) Ενέργεια <Edit Application> Μπορούμε να ενημερώσουμε ή να συμπληρώσουμε όλα τα πεδία. Στο παράδειγμα, έχουμε ενημερώσει το πεδίο #11 με την εθνική ταυτότητα του αιτούντος 17

18 Register Visa Application, (3/7) Ενέργεια <Print Receipt> Απόδειξη κατάθεσης της αίτησης και πληρωμής των τελών. 18

19 Register Visa Application, (4/7) Ενέργεια <Collect/Review Attached Documents> Καταγράφουμε ότι μας έχει δώσει το διαβατήριο 19

20 Register Visa Application, (5/7) Ενέργεια <Collect/Review Attached Έχουμε καταγράψει Documents> ότι μας παρέδωσε το διαβατήριο. Με τον ίδιο τρόπο μπορούμε να καταγράψουμε και τα υπόλοιπα συνοδευτικά έγγραφα. Σημείωση: Θα εξετάσουμε την ενέργεια με περισσότερη λεπτομέρεια όταν θα ασχοληθούμε με τις Εθνικές Θεωρήσεις. 20

21 Register Visa Application, (6/7) Ενέργεια <Delete Application> Εκτελώντας την ενέργεια <Delete Application>, η εφαρμογή ζητάει επιβεβαίωση (μήπως το κάναμε κατά λάθος). Πατώντας <Yes>, η αίτηση διαγράφεται προσωρινά. Η οριστική διαγραφή γίνεται από άλλο χρήστη με «αυξημένα» δικαιώματα (θα το δούμε στην ενότητα της «Τοπικής διαχείρισης»). Στο παράδειγμα, πατάμε <Cancel>, καθώς θέλουμε να προχωρήσουμε με την αίτηση. 21

22 Register Visa Application, (7/7) Ενέργεια <Proceed with Examination> Με την εκτέλεση της ενέργειας ενεργοποιούνται όλοι οι έλεγχοι, οι αναζητήσεις και εάν όλα πάνε καλά γίνεται και η αυτόματη σύνδεση. Η εργασία Register Visa Application ολοκληρώνεται εδώ και η αίτηση θα εμφανιστεί ξανά όταν ολοκληρωθούν οι έλεγχοι και οι αναζητήσεις. 22

23 Register Visa Application Εάν «ξεχάσουμε» κάτι? Θα μας το υπενθυμίσει εδώ! Πριν προχωρήσει στο Examination 23

24 Βασική ροή εργασίας για την έκδοση θεώρησης Υπενθύμιση [T10] Close Application (Withdraw) Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης Πριν την καταχώρηση απόφασης Και φτάσαμε εδώ [T8] Register Visa Denial [T9] Issue/Print Visa [T1] Register Visa Application [T5] Examination [T6] Register Visa Approval Πριν την καταχώρηση Κάναμε το Register Visa Application Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης 24 απόφασης [T8] Register Visa Denial [T7] G4 Register Visa Approval Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης [T10] Close Application (Withdraw)

25 Examination, (1/11) Περιλαμβάνει τις ενέργειες: <View Answers>, επισκόπηση απαντήσεων από εξωτερικά συστήματα <Consideration Checklist>, checklist εξέτασης από officer <Manage application Group Membership>, ένταξη αίτησης σε travel group <Register Visa Denial>, ενέργεια απόφασης <Register Visa Approval>, ενέργεια απόφασης 25 <Register VTL>, ενέργεια απόφασης

26 Examination, (2/11) <Examination> Η υπόθεση φτάνει εδώ όταν ολοκληρωθούν οι αυτόματοι έλεγχοι και γίνει η σύνδεση. Περιμένουμε να έρθουν οι απαντήσεις από τα εξωτερικά συστήματα. Η υπόθεση θα παραμείνει εδώ μέχρι που να πάρουμε κάποια απόφαση (Approve, Deny, VTL). Διατίθενται «Βοηθητικές» ενέργειες για αντιμετώπιση λαθών ή προβλημάτων 26

27 Examination, (3/11) Ενέργεια <View Answers> - Local Είναι η πρώτη και Consultations υποχρεωτική ενέργεια μέσω τις οποίας βλέπουμε τις απαντήσεις από τα εξωτερικά συστήματα. Για τη διευκόλυνση του χρήστη, η γραμμή στο Inbox γίνεται πράσινη όταν έρθουν όλες οι αναμενόμενες απαντήσεις. Δείχνει τις απαντήσεις από τα Εθνικά συστήματα. 27

28 Examination, (4/11) Ενέργεια <View Answers> - Schengen Consultations Δείχνει τις απαντήσεις από τη διαβούλευση με τα άλλα ΚΜ. 28

29 Examination, (5/11) Ενέργεια <Consideration Checklist> Προαιρετική ενέργεια με την οποία ο Officer μπορεί να αξιολογήσει εάν ο αιτών είναι αξιόπιστος και ότι θα επιστρέψει πίσω και ότι διαθέτει τα απαραίτητα μέσα διαβίωσης. Πατάμε το <All Items ok> μια και εμπιστευόμαστε την αιτούσα! 29

30 Examination, (6/11) Ενέργεια < Manage application Group Membership > Προαιρετική ενέργεια με την οποία ο Officer μπορεί να εντάξει την αίτηση σε ένα Travel Group (έτσι ώστε να μπορεί να γίνει και η σχετική αναζήτηση). 30

31 Examination, (7/11) «Βοηθητικές» Ενέργειες <Close Application>,» Κλείσιμο ή απόσυρση της αίτησης (από τον αιτούντα)» Τυπώνουμε «επιστολή απόσυρσης»» Ο αιτών δεν έχει δικαίωμα ένστασης. <Delete Application>,» Διαγραφή αίτησης, όπως και στο στάδιο Register Visa Application 31 <Update Application Non Critical Data>

32 Examination, (8/11) Ενέργεια <Update Application Non Critical Data> «Κρίσιμα» είναι τα στοιχεία που με κάποιο τρόπο εμπλέκονται στις αναζητήσεις, τη σύνδεση και τη διαβούλευση. Στην αίτηση φαίνονται με γκρι χρώμα (απενεργοποιημένα) και ο χρήστης δεν μπορεί να τα αλλάξει. Ο χρήστης μπορεί να ενημερώσει όλα τα άλλα στοιχεία (που δεν είναι γκρι), όπως για παράδειγμα το πεδίο #9, Marital Status. 32

33 Examination, (9/11) Ενέργεια <Update Application Critical Data (delete and start on aη new copy) Εκτελώντας την ενέργεια, εφαρμογή ζητά επιβεβαίωση και εφόσον ο χρήστης πει <Yes>, η παλιά αίτηση διαγράφεται ενώ δημιουργείται νέα αίτηση που προωθείται στο αρχικό στάδιο Register Visa Application (αρχίζουμε από την αρχή). Μας βοηθά να διορθώσουμε χειριστικά λάθη (ή λανθασμένα στοιχεία) τα οποία ανακαλύψαμε αργά και αφού οι υπόλοιποι (άλλα ΚΜ, Εθνικά συστήματα) έχουν στείλει τις απαντήσεις τους. 33

34 Examination, (10/11) Examination - Ενέργειες Απόφασης <Register Visa Denial>» Απόρριψη αίτησης» Μπορεί να εκτελεστεί χωρίς να περιμένουμε απαντήσεις <Register Visa Approval>» Μπορεί να εκτελεστεί αφού έρθουν όλες οι αναμενόμενες απαντήσεις» Και όλες οι απαντήσεις θετικές 34 <Register VTL>

35 Examination, (11/11) Ενέργεια < Register Visa Approval > Θετική απόφαση για Χορήγηση Θεώρησης. Η υπόθεση προωθείται στο επόμενο στάδιο του Register Visa Approval, όπου θα καταχωρήσουμε τις λεπτομέρειες της απόφασης. 35

36 Βασική ροή εργασίας για την έκδοση θεώρησης Υπενθύμιση [T10] Close Application (Withdraw) Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης Πριν την καταχώρηση απόφασης Κάναμε το Examination [T8] Register Visa Denial [T9] Issue/Print Visa [T1] Register Visa Application [T5] Examination [T6] Register Visa Approval Πριν την καταχώρηση απόφασης Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης [T8] Register Visa Denial [T10] Close Application (Withdraw) [T7] G4 Register Visa Approval Και φτάσαμε εδώ 36 Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης

37 Register Visa Approval, (1/3) Περιέχει τις ενέργειες: <Change Approval to Refusal>» Για την περίπτωση που κάναμε λάθος ή αλλάξαμε γνώμη» Εκτελείται με παρέμβαση κατάλληλα εξουσιοδοτημένου χρήστη Θα την εξετάσουμε σε επόμενη ενότητα <Close Application>» Για την περίπτωση που ο αιτών ματαίωσε το ταξίδι ή άλλαξε γνώμη 37 - All Rights Reserved Όπως καιspace στοhellas Examination

38 Register Visa Approval, (2/3) Ενέργεια <Check warnings for possible denial reasons> Εμφανίζει ότι δεν υπάρχουν προειδοποιήσεις ΑΛΛΑ προσοχή στην απάντηση που θα δώσουμε. Δίνει την ευκαιρία να αντιστρέψουμε την απόφαση στην περίπτωση που υπάρχει κάποια προειδοποίηση όπως εντοπισμός του ατόμου στην «τοπική λίστα προειδοποιήσεων». Εφόσον θέλουμε να προχωρήσουμε με τη Χορήγηση, πατάμε το <No> 38!!!!!!!!

39 Register Visa Approval, (3/3) Ενέργεια <Grant Visa and proceed with Issue> Τα εμφανιζόμενα στοιχεία προέρχονται από αυτά της αίτησης. Ο χρήστης μπορεί να τροποποιήσει τα 4 πρώτα, αλλά δεν μπορεί να αλλάξει τον τύπο της θεώρησης ή την εδαφική ισχύ. Με το <ok>, η αίτηση προωθείται στο επόμενο στάδιο για να τυπώσουμε τη βινιέτα. 39

40 Βασική ροή εργασίας για την έκδοση θεώρησης Υπενθύμιση [T10] Close Application (Withdraw) Κάναμε το Register Visa Approval Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης Πριν την καταχώρηση απόφασης Και φτάσαμε εδώ [T8] Register Visa Denial [T9] Issue/Print Visa [T1] Register Visa Application [T5] Examination [T6] Register Visa Approval Πριν την καταχώρηση απόφασης Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης 40 [T8] Register Visa Denial [T7] G4 Register Visa Approval Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης [T10] Close Application (Withdraw)

41 Issue Visa, (1/6) Περιέχει τις ενέργειες: <Change Approval to Refusal>» Για την περίπτωση που κάναμε λάθος ή αλλάξαμε γνώμη» Εκτελείται με παρέμβαση κατάλληλα εξουσιοδοτημένου χρήστη Θα την εξετάσουμε σε επόμενη ενότητα <Close Application>» Για την περίπτωση που ο αιτών ματαίωσε το ταξίδι ή άλλαξε γνώμη 41 - All Rights Reserved Όπως καιspace στοhellas Examination

42 Issue Visa, (2/6) Ενέργειες στο Issue Visa 42

43 Issue Visa, (3/6) Ενέργεια <Register and print visa sticker> Βασική και υποχρεωτική ενέργεια (βήμα στο Issue Visa. 1/3) Μέσω αυτής τυπώνουμε το sticker! To sticker no. Συμπληρώνεται αυτόματα σύμφωνα με τις δεσμίδες που έχουν χορηγηθεί στον χρήστη. Μπορεί να αλλάξει το νούμερο ώστε να συμπίπτει με το πραγματικό sticker που έχει στα χέρια του. (2) Ο χρήστης επιλέγει το Reason for Travel (που θα τυπωθεί πάνω στο sticker) και προαιρετικά συμπληρώνει τα Remarks 2 και 3. (3) Πατάμε <Print> για την έναρξη της εκτύπωσης (1) 43

44 Issue Visa, (4/6) Ενέργεια <Register and print visa sticker> Προεπισκόπηση της (βήμα προς εκτύπωση2/3) βινιέτας Σε αυτό το σημείο, ο χρήστης μπορεί να ρυθμίσει τον εκτυπωτή, εάν οι βινιέτες δεν τυπώνονται καλά. Καλή πρακτική όμως είναι οι όποιες ρυθμίσεις να γίνονται άπαξ με την παραλαβή μιας νέας δεσμίδας από βινιέτες. Πατάμε <Print> για την πραγματική εκτύπωση 44

45 Issue Visa, (5/6) Ενέργεια <Register and print visa sticker> (βήμα 3/3) Επιβεβαίωση της καλής εκτύπωσης Πατάμε <Successful Printing> εφόσον η βινιέτα τυπώθηκε σωστά ΚΑΙ επικολλήθηκε χωρίς πρόβλημα πάνω στο ταξιδιωτικό έγγραφο. Εάν έχουμε κακέκτυπο, τότε επιλέγουμε μια από τις επιλογές sticker used ή No sticker used προκειμένου να ενεργοποιήσουμε τη νέα εργασία Reprint sticker (που εκτελείται από κατάλληλα εξουσιοδοτημένο χρήστη) ώστε να κάνουμε επανεκτύπωση. 45

46 Issue Visa, (6/6) Ενέργεια <Close Case> Έχοντας επιβεβαιώσει την ορθή εκτύπωση της βινιέτας, η υπόθεση εμφανίζεται πάλι στο Inbox όπου η ενέργεια Register and print visa sticker φαίνεται ως «εκτελεσμένη» (και δεν μπορούμε να την επαναλάβουμε), ενώ η ενέργεια Close Case είναι τώρα πια έτοιμη για εκτέλεση. Ο χρήστης χρειάζεται μόνο να εκτελέσει την ενέργεια (με διπλό κλικ) και να ολοκληρώσει έτσι την επεξεργασία Αίτησης. 46

47 Βασική ροή εργασίας για την έκδοση θεώρησης Υπενθύμιση [T10] Close Application (Withdraw) Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης Πριν την καταχώρηση απόφασης Κάναμε (και) το Ιssue/Print Visa [T8] Register Visa Denial [T9] Issue/Print Visa [T1] Register Visa Application [T5] Examination [T6] Register Visa Approval Πριν την καταχώρηση απόφασης Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης 47 [T8] Register Visa Denial [T7] G4 Register Visa Approval..και ΤΕΛΟΣ Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης [T10] Close Application (Withdraw)

48 Αίτηση Schengen - Πρώτη Φορά Αίτηση #1.1 Υπενθύμιση Εισαγωγή Στοιχείων Αίτησης #1.1: Αίτηση #1: Touristria, Xanthi, fp>adamantia, 10/10/90, από Ρωσσία, για τουρισμό 10 ημέρες. Συμπληρώνουμε μόνο τα «υποχρεωτικά» πεδία, αφήνοντας 1-2 κενά στην αρχή. Register Visa Application Την Αίτηση #1.1 Edit Application (συμπληρώνοντας την εθνική ταυτότητα στο πεδίο #11) Examination 48 τελειώσαμε! Έχουμε και άλλες 3 σε αυτή την ενότητα!!!! View Answers, μέχρι να έρθουν οι απαντήσεις

49 Αίτηση Schengen - Πρώτη Φορά Αίτηση #1.2 Εισαγωγή Στοιχείων Αίτησης #1.2: Αίτηση #1.2: Spoudastis, Nikos, no fp, 10/10/90, από Ρωσσία, για παρακολούθηση συνεδρίου, 15 ημέρες, στο Πανεπιστήμιο Πατρών, προσκεκλημένος του κου Πρύτανη. Συμπληρώνουμε τα επιπλέον πεδία που αφορούν στην πρόσκληση Register Visa Application Examination 49 Καταχώριση Πρόσκλησης του Πρύτανη στα

50 Αίτηση Schengen - Πρώτη Φορά Αίτηση #1.2 Διαφορές από την Αίτηση #1.1: Εισαγωγή στοιχείων αίτησης» Αίτηση #1.2: Spoudastis, Nikos, no fp, 10/10/90, από Ρωσσία, για παρακολούθηση συνεδρίου, 15 ημέρες, στο Πανεπιστήμιο Πατρών, προσκεκλημένος του κου Πρύτανη.» Συμπληρώνουμε τα επιπλέον πεδία που αφορούν στην πρόσκληση Register Visa Application Examination 50 Hellas - All Rights Reserved» ΚαταχώρισηSpace Πρόσκλησης του Πρύτανη στα

51 Αίτηση #1.2, (1/3) Καταχώριση Αίτησης Συμπληρώνουμε τα επιπλέον στοιχεία στη σελίδα <31-36>. Πεδίο #32: Αφορά στο Contact Person (που ανήκει στον Οργανισμό) Πεδίο #32: Οργανισμός που κάνει την πρόσκληση Πεδίο #33: Κάλυψη των εξόδων 51

52 Αίτηση #1.2, (2/3) Register Visa Application Στο Register Visa Application, εκτελούμε την ενέργεια Collect / Review documents και εισάγουμε την Πρόσκληση από τον Πρύτανη 52

53 Αίτηση #1.2, (3/3) Reprint Visa Sticker Στην εκτύπωση σημειώνουμε ότι έχουμε κακέκτυπο και ζητάμε την επανεκτύπωση. 53

54 Αίτηση Schengen - Πρώτη Φορά Αίτηση #1.3 Εισαγωγή Στοιχείων Αίτησης #1.3: Αίτηση #1.3: Stelexos, Makis, no fp, 10/10/90, από Ρωσσία, για business reasons, 25 ημέρες, προσκεκλημένος από το υποκατάστημα της εταιρείας στην Ελλάδα. Συμπληρώνουμε τα επιπλέον πεδία που αφορούν στην πρόσκληση Register Visa Application Examination 54 View Answers, μέχρι να έρθουν οι απαντήσεις

55 Αίτηση Schengen - Πρώτη Φορά Αίτηση #1.3 Διαφορές από την Αίτηση #1.1 Εισαγωγή Στοιχείων Αίτησης #1.3:» Αίτηση #1.3: Stelexos, Makis, no fp, 10/10/90, από Ρωσσία, για business reasons, 25 ημέρες, προσκεκλημένος από το υποκατάστημα της εταιρείας στην Ελλάδα.» Συμπληρώνουμε τα επιπλέον πεδία που αφορούν στην πρόσκληση Register Visa Application Examination 55» View Answers, μέχρι να έρθουν οι απαντήσεις (όλες

56 Αίτηση Schengen - Πρώτη Φορά Αίτηση #1.4 Εισαγωγή Στοιχείων Αίτησης #1.4: Αίτηση #1.4: Touristria, Nice, no fp, 10/10/90, από Ρωσσία, για τουρισμό 15 ημέρες, προσκεκλημένη ατόμου που είναι EU/EEA citizen. Συμπληρώνουμε τα επιπλέον πεδία που αφορούν στην πρόσκληση Register Visa Application Προωθούμε την αίτηση στο Examination 56 Examination

57 Αίτηση Schengen - Πρώτη Φορά Αίτηση #1.4 Διαφορές από την Αίτηση #1.1 Εισαγωγή Στοιχείων Αίτησης #1.4:» Αίτηση #1.4: Touristria, Nice, no fp, 10/10/90, από Ρωσσία, για τουρισμό 15 ημέρες, προσκεκλημένη ατόμου που είναι EU/EEA citizen.» Συμπληρώνουμε τα επιπλέον πεδία που αφορούν στην πρόσκληση Register Visa Application» Προωθούμε την αίτηση στο Examination Examination 57

58 {2} Schengen Προηγούμενη Θεώρηση Space Hellas S.A. Telecommunications, IT, Security Systems and Services Private Enterprise for Provision of Security Services 312, Messogion Ave., Ag. Paraskevi, Athens, Greece Tel Fax

59 Αίτηση Schengen Προηγούμενη Θεώρηση Εισαγωγή του προηγούμενου Sticker Αναζήτηση και «προσυμπλήρωση» πεδίων Αρχική Ταυτοποίηση και Σύνδεση στο ELVIS Διακρίνουμε 3 περιπτώσεις: Τα στοιχεία υπάρχουν και ταιριάζουν Τα στοιχεία υπάρχουν αλλά δεν ταιριάζουν» Διαφορετικά αλφαριθμητικά 59» ΔιαφορετικάSpace αποτυπώματα («δίδυμος αδερφός»!) Hellas - All Rights Reserved

60 Αίτηση Schengen Προηγούμενη Θεώρηση Αίτηση #2.1: Τα στοιχεία υπάρχουν και Αίτηση #2.1 ταιριάζουν Αφορά στην Touristria, Nice, που έρχεται για θεώρηση δεύτερη φορά. Χρησιμοποιούμε το sticker από την Αίτηση #1.4 Αναζήτηση και «προσυμπλήρωση» πεδίων Εισαγωγή των στοιχείων που αφορούν σε αυτή την αίτηση (ταξίδι). 60 Register Visa Application

61 Αίτηση Schengen Προηγούμενη Θεώρηση Αίτηση #2.2: Τα στοιχεία υπάρχουν αλλά Αίτηση #2.2 δεν ταιριάζουν όλα Αφορά στην Touristria, Xanthi, που έρχεται για θεώρηση δεύτερη φορά. Χρησιμοποιούμε το sticker από την Αίτηση #1.1 Δεν παίρνουμε αποτυπώματα, καθώς τα προηγούμενα υπάρχουν και είναι πρόσφατα Διαφορετικά Αλφαριθμητικά Από Xanthi έγινε Melahrini 61

62 Αίτηση Schengen Προηγούμενη Θεώρηση Αίτηση #2.3: Τα στοιχεία υπάρχουν αλλά Αίτηση #2.3 δεν ταιριάζουν Χρησιμοποιηούμε το sticker από την Αίτηση #1.1 (είχε fp>adamantia) Διαφορετικά Αποτυπώματα! Παίρνουμε νέα αποτυπώματα (fp>iraklis) Αναζήτηση και «προσυμπλήρωση» πεδίων Εισαγωγή των στοιχείων που αφορούν σε αυτή την αίτηση (ταξίδι). 62

63 Βασικές Διεργασίες Κύκλος Ζωής Θεώρησης / Αναλυτικά Υπενθύμιση Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης [T10] Close Application (Withdraw) Θέλαμε να φτάσουμε εδώ Πριν την καταχώρηση απόφασης [T4] Register G4 decision on Central Warnings list hit [T8] Register Visa Denial [T9] Issue/Print Visa [T8] Register Visa Denial [T1] Register Visa Application [T2] Registration Alerts [T5] Examination [T6] Register Visa Approval Πριν την καταχώρηση Update Critical Update Critical απόφασης Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης [T8] Register Visa Denial.. Αλλά φτάσαμε εδώ 63 Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης [T7] G4 Register Visa Approval [T10] Close Application (Withdraw) Κλείσιμο Ολοκλήρωση Υπόθεσης

64 Αίτηση Schengen Προηγούμενη Θεώρηση Αίτηση #2.4: Τα στοιχεία δεν υπάρχουν Αίτηση #2.4 Εξετάζουμε την αιτία! Λάθος πληκτρολόγηση του sticker Μη αναγνώσιμο sticker (κακοποιημένο ταξιδιωτικό έγγραφο) Sticker από άλλο ΚΜ Παλαιό sticker Άλλη αιτία 64 Διαπιστώνουμε ότι είναι Sticker από άλλο

65 {3} Επεξεργασία μέσω Case Folder Space Hellas S.A. Telecommunications, IT, Security Systems and Services Private Enterprise for Provision of Security Services 312, Messogion Ave., Ag. Paraskevi, Athens, Greece Tel Fax

66 Επεξεργασία Αίτησης μέσω Case Folder Διαφορετικός τρόπος επεξεργασίας αίτησης με εστίαση στην Αίτηση και όχι στο Inbox Τρόπος επεξεργασίας για τους Officers, που αναλαμβάνουν υποθέσεις από το Inbox της ΠΑ Εισαγωγή Αίτησης με προηγούμενο Sticker Χρησιμοποιούμε το sticker από την αίτηση #2.4 Εισάγουμε τα επιπλέον στοιχεία 66 Προωθούμε την αίτηση στο Examination

67 Ευχαριστούμε για την προσοχή σας Ερωτήσεις / Απαντήσεις Space Hellas S.A. Telecommunications, IT, Security Systems and Services Private Enterprise for Provision of Security Services 312, Messogion Ave., Ag. Paraskevi, Athens, Greece Tel Fax info@space.gr