ΟΔΗΓΙΑ ΔΟΜΗΣ, ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΚΑΙ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΠΠΕ (ΈΚΔΟΣΗ 1.1) - Ο.Τ.Π.Μ.Κ ΠΑΡΒ 1 V

Transcript

1 ΟΔΗΓΙΑ ΔΟΜΗΣ, ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΚΑΙ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΠΠΕ (ΈΚΔΟΣΗ 1.1) - Ο.Τ.Π.Μ.Κ ΠΑΡΒ 1 V ΟΔΗΓΙΑ ΔΟΜΗΣ, ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΚΑΙ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΠΠΕ Έκδοση 1.1 (σχετική με τα προβλεπόμενα στο Προσάρτημα 6, Τεύχους Συγγραφής Υποχρεώσεων) Σύνταξη: Τμήμα Ελέγχων & Διαχείρισης Ποιότητας Έργων ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το Πρόγραμμα Ποιότητας Έργου (ΠΠΕ) είναι ένα έγγραφο που οριστικοποιείται και συγκεκριμενοποιείται κατά την περίοδο προπαρασκευής των εργασιών. Η σύνταξη ενός κατάλληλου Προγράμματος Ποιότητας για κάθε έργο που εκτελείται και η παρακολούθηση της εφαρμογής του είναι ο καλύτερος δυνατός τρόπος για την εκτέλεση του έργου σύμφωνα με τις συμβατικές απαιτήσεις. Κύριος στόχος ενός Προγράμματος Ποιότητας είναι η σωστή οργάνωση του έργου και η κάλυψη των απαιτήσεων που θέτει ο Κύριος του Έργου μέσω της σύμβασης. Το ΠΠΕ αφενός ενσωματώνει και κωδικοποιεί όλες τις απαιτήσεις των συμβατικών τευχών και αφετέρου: - περιγράφει τις φάσεις ανάπτυξης του έργου και τις αντίστοιχες δραστηριότητες - είναι σε πλήρη συμφωνία και περιλαμβάνει το χρονοδιάγραμμα του έργου - καθορίζει τον τρόπο οργάνωσης και διοίκησης του έργου - καθορίζει τον τρόπο και τις λεπτομέρειες συγκέντρωσης και αρχειοθέτησης των στοιχείων κατά την εκπόνηση του έργου ώστε να ικανοποιούνται οι απαιτήσεις ιχνηλασιμότητας (δηλαδή να είναι δυνατή η εκ των υστέρων αναζήτηση όλων των στοιχείων για ένα συγκεκριμένο τμήμα του έργου και η συγκρότηση του μητρώου του έργου) Κατά τη φάση της σύνταξης του ΠΠΕ πρέπει να γίνει συστηματική, σχολαστική και ολοκληρωμένη μελέτη των απαιτήσεων των συμβατικών τευχών, να εντοπιστούν έγκαιρα οι τυχόν ασάφειες στα συμβατικά τεύχη καθώς και πιθανές αντιφάσεις της τεχνικής προσφοράς του Αναδόχου με αυτά, να συζητηθούν μεταξύ της Κτηματολόγιο Α.Ε. και του Αναδόχου και να ληφθούν οριστικές αποφάσεις για τις λεπτομέρειες εκπόνησης του έργου, οι οποίες θα αποτυπωθούν επίσης στο ΠΠΕ Το ΠΠΕ πρέπει να αναθεωρείται όταν προκύπτουν σημαντικές αλλαγές (ήτοι σημαντικές αλλαγές σε προσωπικό, εξοπλισμό και διαδικασίες ή μεταβολή κάθε άλλου παράγοντα, ο οποίος μπορεί να επηρεάζει είτε το χρονοπρογραμματισμό υλοποίησης είτε την ποιότητα των εργασιών και παραδοτέων της σύμβασης), ώστε να ανταποκρίνεται διαρκώς στην πραγματική κατάσταση του έργου. Οι αλλαγές θα πρέπει να τυγχάνουν της γραπτής έγκρισης της ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε. μετά από πρόταση/ αίτηση του Αναδόχου. Μετά την έγκριση αυτή, ο Ανάδοχος είναι υποχρεωμένος να υποβάλει προς την ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε. το ενημερωμένο με τις εγκεκριμένες αλλαγές ΠΠΕ, στο οποίο η ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε. δύναται να διενεργεί επιθεωρήσεις.

2 Ακολουθεί περιγραφή των περιεχομένων του ΠΠΕ και διευκρινίσεις/παρατηρήσεις επί αυτών: ΤΜΗΜΑ Ι 1. ΓΕΝΙΚΑ 1.1. Αντικείμενο του Προγράμματος Ποιότητας Απαιτείται μια σύντομη περιγραφή του Έργου με επιγραμματική αναφορά των κυριότερων εργασιών Τα επιμέρους πεδία στα οποία θα πρέπει να γίνεται αναφορά στο πλαίσιο της 1.1 είναι: ο σκοπός της προς εκπόνηση μελέτης τα στάδια ή/και οι φάσεις της μελέτης (βλέπε ) οι εργασίες που προβλέπονται ανά στάδιο ή/και φάση της μελέτης η διευκρίνιση όλων των απαιτήσεων που προβλέπονται στη Σύμβαση για την εκπόνηση της μελέτης [Πίνακας που θα αναγράφονται όλες οι απαιτήσεις των συμβατικών τευχών ανά τεύχος, άρθρο και παράγραφο και η σύνδεση τους με τα αντίστοιχα σημεία (κεφάλαιο, παράγραφος) του ΠΠΕ όπου οι απαιτήσεις αυτές καλύπτονται] Πίνακας (βλέπε ) που θα περιλαμβάνει: τα παραδοτέα της μελέτης, την ημερομηνία υποβολής τους, τη μορφή υποβολής (ψηφιακή/αναλογική) τον αριθμό των αντιγράφων σε κάθε υποβολή τον τελικός αριθμό αντιγράφων που υποβάλλονται σε χαρτί το μέσο επί του οποίου θα γίνονται οι ενδιάμεσες υποβολές και τα πρωτότυπα τεύχη και σχέδια (διαφανή, άδετες σελίδες σε χαρτί, ψηφιακή μορφή, κτλ.) 1.2. Πολιτική Ποιότητας για τη σύμβαση (Δήλωση πολιτικής - καθορισμός μετρήσιμων στόχων ποιότητας -προγράμματα ενεργειών, κλπ) Περιλαμβάνεται δήλωση του Αναδόχου για την πολιτική που θα ακολουθήσει και θα εφαρμόσει ώστε το έργο να εκτελεστεί σύμφωνα με τις συμβατικές απαιτήσεις και τις διαδικασίες ελέγχου ποιότητας της εταιρείας που περιγράφονται στο ΠΠΕ. Πιο συγκεκριμένα: Διατυπώνεται δήλωση δέσμευσης του Αναδόχου Μελετητή για την τήρηση γενικής πολιτικής διαχείρισης της ποιότητας κατά την εκπόνηση της μελέτης. Η διατύπωση γίνεται με απλά λόγια προκειμένου να κατανοείται από την ομάδα εργασίας, αλλά και τους άλλους εμπλεκόμενους. Στόχος της δήλωσης είναι να δημιουργούνται όλες οι προϋποθέσεις για τον αυτοσεβασμό των μελών της Ομάδας Μελέτης στο έργο τους, αλλά και ο σεβασμός των τρίτων προς το έργο της Ομάδας Μελέτης Καταγράφονται κατά σειρά ισχύος όλα τα επίσημα έγγραφα που θα χρησιμοποιηθούν αμέσως ή εμμέσως για την εκπόνηση της μελέτης

3 Επιπλέον εφόσον κρίνεται ότι θα πρέπει να διατυπωθούν-σχεδιασθούν νέα πρότυπα (π.χ. παραδοχές υπολογισμού κτλ.), αυτά δηλώνονται και δικαιολογείται η ανάγκη Αναφέρονται οι όροι με τους οποίους θα ενσωματώνονται οι τυχόν τροποποιήσεις που θα προκύψουν στη διάρκεια εκπόνησης της μελέτης Αναφέρεται ο τρόπος που θα αντιμετωπίζονται οι τυχόν εναλλακτικές λύσεις με τις οποίες επιτυγχάνονται οι σκοποί της μελέτης Σημείωση: Κρίνεται σκόπιμο να καθορισθούν οι στόχοι ποιότητας του έργου οι οποίοι θα πρέπει να είναι μετρήσιμοι τουλάχιστον για κάθε κύρια φάση (οι ποσοτικοί στόχοι μπορούν να περιλαμβάνονται στην 1.2 του ΠΠΕ αν είναι γενικής μορφής και οπωσδήποτε θα περιλαμβάνονται στην 2.1 του ΠΠΕ όταν αναφέρονται σε μετρήσιμα μεγέθη) Ενδεικτικά αναφέρουμε παραδείγματα καταγραφής καθορισμένων στόχων: Πρόχειρη κτηματογράφηση Στόχοι ποσοτικοί κτηματογράφηση έκτασης ~ στρ Οριοθέτηση ~ γεωτεμαχίων εκ των οποίων τα είναι αγροτικά Μετρήσεις πεδίου σε Ο.Τ. Επεξεργασία δικαιωμάτων (35% προεκτιμώμενων) Επεξεργασία 20 διοικητικών πράξεων που αφορούν έκταση 1000 στρ. κ.ο.κ Στόχοι χρονικοί Ολοκλήρωση σε 6 μήνες κ.ο.κ. Στόχοι ποιοτικοί Το σύνολο των γεωτεμαχίων να είναι ορθά οριοθετημένα σε σύγκριση με τα υπόβαθρα Για τις ενότητες όπου θα έχει ολοκληρωθεί η επεξεργασία των συλλεχθέντων στοιχείων (35% των προεκτιμώμενων δικαιωμάτων) επιτρεπτό σφάλμα : a. στα περιγραφικά κτηματολογικά στοιχεία 2% (στα 500^10) b. στα γεωμετρικά κτηματολογικά στοιχεία Τ.Π. (βλ. σχετικό πίνακα) Ενσωμάτωση των στοιχείων 5 διοικητικών πράξεων στο 100% αυτών κ.ο.κ Δομή Προγράμματος Ποιότητας Τρόπος σύνταξης του ΠΠΕ και επιβεβαίωση ότι αυτό είναι λειτουργικό και αποτελεί πραγματικό εργαλείο διαχείρισης του έργου Το ΠΠΕ πρέπει να καλύπτει τις συμβατικές απαιτήσεις του Έργου και θα πρέπει να περιλαμβάνει αναλυτική περιγραφή των δραστηριοτήτων του έργου, οι οποίες θα κατανέμονται σε τμήματα ανάλογα με τη δομή του. Το ΠΠΕ είναι δυνατό να αποτελείται από τα εξής τμήματα: - Τμήμα Ι (Γενικά) Το τμήμα αυτό περιλαμβάνει: Α) την περιγραφή του έργου (μεθοδολογία, έλεγχοι, δοκιμές, επαληθεύσεις αποτελεσμάτων, χρονοδιάγραμμα)

4 Β) τους διαθέσιμους πόρους του Αναδόχου [ανθρώπινο δυναμικό (προσωπικό αναδόχου και εξωτερικοί συνεργάτες/ υπεργολάβοι), υλικά, υπηρεσίες, εξοπλισμός, λογισμικό, εκπαιδεύσεις] Γ) τον τρόπο διαχείρισης του Προγράμματος Ποιότητας (έγγραφα, έντυπα, κωδικοποίηση, αρχειοθέτηση, επιθεωρήσεις, ανασκοπήσεις, κλπ) - Τμήμα ΙΙ (Προγράμματα Ενεργειών) Βλέπε 7 - Τμήμα ΙΙΙ (Παραρτήματα) Τα Παραρτήματα είναι απαραίτητα για τη συμπλήρωση, την υποστήριξη και την εφαρμογή του ΠΠΕ. Τα Παραρτήματα είτε περιέχονται στο κυρίως κείμενο του ΠΠΕ είτε επισυνάπτονται σε αυτό και το συνοδεύουν (Επισημαίνεται ότι ένα ΠΠΕ είναι τόσο πιο ευέλικτο όσο περισσότερα Παραρτήματα έχει, στα οποία αποτυπώνονται ξεχωριστά τα διάφορα θέματα και υπάρχει η δυνατότητα ανεξάρτητης αναθεώρησης του καθενός από αυτά αν απαιτηθεί) Από την 1.3. πρέπει κατ' ελάχιστο να προκύπτουν τα παρακάτω: Κάθε τμήμα ή λειτουργική ενότητα της μελέτης αναλύεται σε επιμέρους προγράμματα ενεργειών σύμφωνα με τη Σύμβαση και τις ισχύουσες ή μετά από πρόταση του Αναδόχου Μελετητή αποδεκτές από την Υπηρεσία- οδηγίες ή/και Προδιαγραφές μελετών που αφορούν στη μελέτη του έργου Εφόσον ο Ανάδοχος Μελετητής διατηρεί δικό του σύστημα ποιότητας (ΣΠ) τότε το ΠΠΕ μπορεί να παραπέμπει στις σχετικές έγγραφες διαδικασίες ή οδηγίες εκείνων των μερών του ΣΠ που καλύπτουν τις ανάγκες της μελέτης του έργου. Στην περίπτωση αυτή το ΣΠ του Αναδόχου θα πρέπει να βρίσκεται στη διάθεση της Κτηματολόγιο Α.Ε. εάν και όποτε ζητηθεί κατά τις επιτόπου επιθεωρήσεις στα γραφεία του. 2. ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Η πληροφορία των παραγράφων του παρόντος κεφαλαίου (π.χ. 2.1, 2.2, 2.7) μπορεί να περιλαμβάνεται, είτε στο κυρίως κείμενο του ΠΠΕ, είτε σε αυτοτελή παραρτήματα (επισυναπτόμενα στο ΠΠΕ) για την ευκολότερη διαχείριση πιθανών αναθεωρήσεών της Εργασίες και Μέσα Υποστήριξης για την Υλοποίηση της Σύμβασης Ο ανάδοχος του έργου θα πρέπει να περιγράψει τις μεθόδους εκτέλεσης των εργασιών, οι οποίες πρέπει να είναι σύμφωνες με τα συμβατικά τεύχη και σχέδια. Θα πρέπει να έχουν ληφθεί υπόψη ο εξοπλισμός (τεχνικομηχανικός και λογισμικό) που θα χρησιμοποιηθεί κατά την εκπόνηση της μελέτης, το ανθρώπινο δυναμικό (προσωπικό αναδόχου και εξωτερικοί συνεργάτες/υπεργολάβοι) που ο Ανάδοχος θα έχει στη διάθεσή του και οι ανάγκες για την εκπαίδευσή του, ταπιθανά μέσα διατεθούν από την ΚΤ ΑΕ, κ.α. (ο έλεγχος και η παρακολούθηση της κάθε εργασίας απαιτεί τη σύνταξη οδηγίας και δελτίου ελέγχου αυτής) Πιο αναλυτικά, στο πλαίσιο της 2.1. θα πρέπει να: Περιγράφεται η μεθοδολογία που θα ακολουθηθεί στην εκπόνηση της μελέτης σύμφωνα με τις επιταγές της Σύμβασης. Σημείωση: Για κάθε εργασία που περιγράφεται στην κρίνεται σκόπιμο να καταγράφονται παράλληλα και οι ποσοτικοί, χρονικοί και ποιοτικοί

5 στόχοι που έχουν τεθεί από τον Ανάδοχο (σύμφωνα με τα αναφερόμενα στη «σημείωση» της 1.2) ώστε να καθίσταται δυνατή η άμεση σύγκριση στόχων και μεθοδολογίας που υιοθετείται για την επίτευξή τους. Δηλώνονται και περιγράφονται όλα τα μέσα που θα χρησιμοποιηθούν για την εκπόνηση της μελέτης, ήτοι: Ο εξοπλισμός συνοπτικά (για τις λεπτομέρειες θα γίνεται παραπομπή στην 3.4) Το λογισμικό συνοπτικά (για τις λεπτομέρειες θα γίνεται παραπομπή στην 3.4) Το ανθρώπινο δυναμικό της Ομάδας Μελέτης με αναλυτικά στοιχεία όπως οι θέσεις στο έργο, τα ονόματα, οι ειδικότητες, η εμπειρία, κτλ Περιλαμβάνονται: Πίνακες απασχόλησης ανθρώπινου δυναμικού της σύμβασης με α) ταξινόμηση βάσει σταδίου, φάσης κλπ & β) ταξινόμηση βάση επωνύμων των στελεχών σύμφωνα με τα υποδείγματα (3α, 3β) του Προσαρτήματος ΙΙΙ του τεύχους προκήρυξης του διαγωνισμού. Βιογραφικά σημειώματα. Σημείωση: βιογραφικά πρέπει να δίνονται μόνο για τα μέλη της Ομάδας Έργου που έχουν αντικατασταθεί ή προστεθεί σε σχέση με την αρχική προσφορά του αναδόχου όπως επίσης πρέπει να αναφέρεται και η έγκριση της αλλαγής ομάδας έργου από την Κτηματολόγιο. (βλέπε και ) Οι υπεργολάβοι, οι εξωτερικοί σύμβουλοι με αναφορά στα συγκεκριμένα μέρη της μελέτης που αυτοί θα αναλάβουν (για τις λεπτομέρειες θα γίνεται παραπομπή στην 3.3) Περιγράφεται ο τρόπος εκπαίδευσης του προσωπικού που απαιτείται για την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών της μελέτης και ο τρόπος παρακολούθησης και αξιολόγησης της πραγματοποιούμενων εκπαιδεύσεων (επισύναψη υποδειγμάτων αντίστοιχων εντύπων, μητρώων εκπαίδευσης, κτλ) (βλέπε ) Περιγράφεται η διαδικασία αντιμετώπισης πιθανών αλλαγών στη σύνθεση της ομάδας έργου Αναφέρονται οι διαδικασίες που θα ακολουθηθούν για τυχόν εγκρίσεις ή παροχή στοιχείων από τρίτους φορείς που θα χρειαστούν κατά την εκτέλεση των εργασιών της μελέτης (π.χ. στην περίπτωση αεροφωτογραφήσεων απαιτείται έγκριση της ΓΥΣ κτλ.) Δηλώνονται τα βασικά κριτήρια με τα οποία ελέγχεται η ικανοποίηση του σκοπού της μελέτης Καταγράφονται οι παραδοχές που θα εφαρμοσθούν σε κάθε επιμέρους τμήμα της μελέτης Περιγράφεται ο τρόπος που θα αντιμετωπισθεί η περίπτωση έκδοσης νέων ή αναμενόμενων προδιαγραφών, κανονισμών, κωδίκων κ.α. Δίνεται το γενικό διάγραμμα ροής των εργασιών της μελέτης, με ανάλυση σε επιμέρους υποομάδες εργασιών καθώς και η διασύνδεση τους

6 2.2. Έλεγχοι ανά Τμήματα και στο Σύνολο της Σύμβασης Περιγράφεται το σύστημα εσωτερικών ελέγχων και αναφέρονται οπωσδήποτε τα Quality Control Records (QCRs), που θα τηρούνται από τον Ανάδοχο, καθώς και τα Quality Assurance Reports (QARs), που θα υποβάλλονται στην ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε. σύμφωνα με τα αναφερόμενα στα ΤτΔ και στην Τεχνική Προσφορά του Αναδόχου. Στην 2.2. θα πρέπει να: Περιγράφεται η εσωτερική διαδικασία ελέγχων (μεθοδολογίες, κριτήρια κ.α.) που θα αναπτυχθεί, έτσι ώστε τα τελικά προϊόντα να είναι σύμφωνα με τις τεχνικές απαιτήσεις του έργου Καθορίζονται τα σημεία στα οποία εκτελούνται οι έλεγχοι των τμημάτων και του συνόλου της μελέτης, καθώς και κατά στάδια και φάσεις της εκπόνησης της μελέτης Περιλαμβάνονται κατ' ελάχιστο οι εσωτερικοί έλεγχοι που αφορούν στην «αναφορά εσωτερικού ελέγχου» (Παράρτημα Β', Κεφ. 5, 5.2) Επισήμανση: Οι εσωτερικοί έλεγχοι που αφορούν στην ΑΕΕ περιγράφονται στο Παράρτημα Β', Κεφ. 5, 5.2. (με παραπομπή και στο κεφ.3, 3.3.) και πρέπει, μεταξύ των άλλων που πιθανά να ζητηθούν από την ΚΤ, να περιλαμβάνουν οπωσδήποτε όλους τους ελέγχους που πραγματοποιούνται στις ΨΒΔ (γενικούς ελέγχους, αυτοματοποιημένους ελέγχους, δειγματοληπτικούς ελέγχους, ελέγχους παραδοτέων, κτλ) Επιπλέον, κρίνεται σκόπιμο να συνυποβληθεί κατάλογος αυτοματοποιημένων ελέγχων που θα διενεργούνται στις ΨΒΔ και υπόδειγμα πίνακα καταγραφής αποτελεσμάτων ελέγχων ο οποίος θα συνυποβληθεί με τις ΑΕΕ (ο πίνακας θα πρέπει κατ' ελάχιστον να περιλαμβάνει: περιγραφή ελέγχου, αριθμό μη συμμορφούμενων εγγραφών και αιτιολόγηση εμφάνισής τους) Περιλαμβάνεται συμπληρωμένο «Πλάνο Ελέγχων Ποιότητας» σε μορφή πίνακα, στο οποίο ανά εσωτερικό έλεγχο κατ' ελάχιστο θα καταγράφεται: Το είδος του ελέγχου (περιγραφή ελέγχου) Το επίπεδο ανάλυσης του έργου όπου εφαρμόζεται (π.χ. φάση, στάδιο κλπ) Η συχνότητα των ελέγχων (π.χ. μηνιαία) Το εύρος των ελέγχων (π.χ. στο σύνολο του παραδοτέου) Οι παράμετροι ή μέγεθος ή χαρακτηριστικό που θα ελεγχθεί ή μετρηθεί Οι απαιτήσεις των ελέγχων ή μετρήσεων (κριτήρια συμμόρφωσης,) Τα αποδεκτά όρια ανοχής (όρια αποδοχής σφαλμάτων) Ο τρόπος ελέγχου (διαδικασία, μεθοδολογία κ.α.) Σημείωση: Σε περίπτωση δειγματοληπτικού ελέγχου απαιτείται να προσδιορίζονται σαφώς τα κάτωθι: - η μέθοδος δειγματοληψίας (τυχαία, στρωματοποιημένη κ.α.) - η ελάχιστη εξεταζόμενη μονάδα (έγγραφο, δικαίωμα, ΟΤ, κλπ) - το μέγεθος του υπό εξέταση συνόλου (βλέπε και «εύρος ελέγχων») - το μέγεθος δείγματος (αριθμός ή ποσοστό επί του συνόλου) και πώς προκύπτει

7 - τα κριτήρια συμμόρφωσης, δηλαδή τα κριτήρια βάσει των οποίων μια ελεγχόμενη μονάδα κρίνεται αποδεκτή ή μη αποδεκτή με παράλληλη αναφορά στην απόδοση διαφορετικής βαρύτητας στις εμφανιζόμενες, κατά τον έλεγχο, μη συμμορφώσεις. (βλέπε και «απαιτήσεις ελέγχων ή μετρήσεων») - τα όρια ανοχής και πώς προκύπτουν (π.χ. βάσει κάποιου προεπιλεγμένου δείκτη LQ) Ο υπεύθυνος του ελέγχου Το αντίστοιχο έντυπο, οδηγία εργασίας ή/και Δελτίο Ελέγχου (QCR) Περιλαμβάνεται το σύνολο των ελέγχων που περιγράφονται και στα διαγράμματα ροής των διαδικασιών παραγωγής που συμπεριλαμβάνονται στα προγράμματα ενεργειών (βλέπε 7) Περιλαμβάνεται το σύνολο των Δελτίων Ελέγχου που αναφέρονται στο Πλάνο Ελέγχων Ποιότητας και συγκεντρωτικός κατάλογος αυτών (βλέπε ) Ορίζονται οι υπεύθυνοι (εσωτερικοί συνεργάτες ή/και εξωτερικός φορέας) διενέργειας των ελέγχων και περιγράφεται η έκταση της αρμοδιότητας/δικαιοδοσίας του καθενός, για κάθε υποομάδα μελέτης και για τη συνολική μελέτη ανάλογα με τη γενική ταξινόμηση των ελέγχων 2.3. Επαληθεύσεις Αποτελεσμάτων Οι επαληθεύσεις αφορούν στο περιεχόμενο της μελέτης, διενεργούνται οπωσδήποτε πριν να παραχθούν τα παραδοτέα, αλλά και πριν να χρησιμοποιηθούν τα στοιχεία προηγούμενου σταδίου ή φάσης της μελέτης στο επόμενο στάδιο ή φάση αυτής. Για την υλοποίηση των επαληθεύσεων καθορίζονται: Τα αντικείμενα των επαληθεύσεων (π.χ. Ενδιάμεση Υποβολή Ψηφιακής Κτηματολογικής Βάσης Δεδομένων της Ανάρτησης) Τα σημεία εκτέλεσης των επαληθεύσεων στη διάρκεια εκπόνησης της μελέτης Ο τρόπος διεξαγωγής των επαληθεύσεων (καθορίζονται όλοι οι εναλλακτικοί τρόποι, π.χ. επαλήθευση αποτελεσμάτων ελέγχων με άλλη εφαρμογή, επανάληψη ελέγχων από διαφορετικό άτομο μετά την ολοκλήρωση των διορθωτικών ενεργειών, κτλ.) Οι συνεργάτες του Αναδόχου Μελετητή που θα εκτελούν τις επαληθεύσεις Οι εξωτερικοί ελεγκτές που θα εκτελούν τις επαληθεύσεις (σε περίπτωση που έχουν ορισθεί από τον Ανάδοχο) Οι επαληθεύσεις στις οποίες μπορεί ή/και πρέπει να συμμετέχει η ΚΤ ΑΕ Διευκρινίζεται ότι οι επαληθεύσεις αποτελεσμάτων είναι έλεγχοι που διενεργούνται σε δεύτερο χρόνο, σε σαφώς προσδιορισμένα αντικείμενα (που καθορίζονται σύμφωνα με την κρίση του Αναδόχου) και η ιδιαιτερότητά τους είναι ότι θα πρέπει να πραγματοποιούνται είτε από διαφορετικό άτομο (διαφορετικό από τον αρχικό ελεγκτή) είτε με διαφορετική μέθοδο ελέγχου, ώστε να επιτυγχάνεται σε κάθε περίπτωση η αντικειμενικότητα των αποτελεσμάτων τους Επιπλέον, περιλαμβάνεται:

8 Συμπληρωμένο «Πλάνο Επαλήθευσης-Επιβεβαίωσης Αποτελεσμάτων» σε μορφή πίνακα και υπόδειγμα αντίστοιχου εντύπου καταγραφής αποτελεσμάτων των επαληθεύσεων (βλέπε ) 2.4. Ανασκοπήσεις της Σύμβασης Οι ανασκοπήσεις της μελέτης έχουν σκοπό την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων, την επίλυση προβλημάτων και την διατύπωση κατευθυντήριων οδηγιών σε σχέση με τις υποχρεώσεις που επιβάλλονται από τη Σύμβαση. Για την υλοποίηση των ανασκοπήσεων καθορίζονται τα κρίσιμα στάδια και φάσεις της μελέτης που θα γίνονται συναντήσεις για ανασκόπηση προκειμένου να επιβεβαιώνεται ότι οι υπολογισμοί (χρονικοί, ποσοτικοί, ποιοτικοί) έχουν γίνει με τον ενδεδειγμένο τρόπο και έχουν ικανοποιηθεί τα κριτήρια αποδοχής τους έχουν ληφθεί υπόψη, όλες οι συμβατικές απαιτήσεις, καθώς και εκείνες που έχουν τεθεί εσωτερικά από την ομάδα μελέτης, οι κανονισμοί, οι κώδικες, τα πρότυπα και οι προδιαγραφές, που έχουν εφαρμογή στη μελέτη στα αρχικά δεδομένα έχουν γίνει οι αλλαγές που καθορίστηκαν με απαίτηση είτε του Εργοδότη είτε του Αναδόχου Μελετητή οι παραδοχές που χρησιμοποιήθηκαν είναι οι σωστές και συμβατές μεταξύ τους τα θέματα περιβάλλοντος, ασφάλειας και υγείας των πολιτών καθώς και του προσωπικού του Αναδόχου, έχουν ληφθεί υπόψη με την πρέπουσα σημασία τα αποτελέσματα των επαληθεύσεων (εφόσον αυτές έχουν προηγηθεί) παρουσιάζονται και εξετάζονται κατά τις ανασκοπήσεις Σημείωση: Στην ζητείται να καταγραφούν περιγραφικά τα κρίσιμα στάδια/φάσεις της μελέτης κατά τα οποία σχεδιάζεται να πραγματοποιούνται ανασκοπήσεις για τον έλεγχο και απολογισμό των θεμάτων που παρατίθενται στις παραγράφους έως (π.χ. μετά την ολοκλήρωση κάθε φάσης εργασιών και πριν την έναρξη της επόμενης ώστε να εντοπισθούν τυχόν «μη συμμορφώσεις», να πραγματοποιηθούν οι απαιτούμενες διορθωτικές ενέργειες και οι απαραίτητες προληπτικές ενέργειες για αποφυγή επανεμφάνισής τους σε επόμενα στάδια/φάσεις του έργου, ικανό διάστημα πριν την υποβολή του κάθε παραδοτέου ώστε να προγνωσθούν/αντιμετωπιστούν έγκαιρα πιθανές αστοχίες χωρίς να υπάρξουν επιπτώσεις στην τήρηση του χρονοδιαγράμματος, κτλ). Κρίνεται σκόπιμο επιπλέον να καθοριστούν τακτικά χρονικά διαστήματα κατά τα οποία θα συγκεντρώνεται η ομάδα έργου και θα αξιολογεί την πορεία των εργασιών (π.χ. μία φορά το μήνα πριν την υποβολή κάθε μηνιαίας αναφοράς προόδου, ώστε να συλλέγεται και να καταγράφεται μεγάλο μέρος της πληροφορίας που θα περιλαμβάνεται σε αυτές οι συμμετέχοντες (προσωπικό του Αναδόχου Μελετητή, υπεργολάβοι, εκπρόσωποι της Υπηρεσίας) ο τρόπος και η μορφή τήρησης (να επισυνάπτεται τυπικό έντυπο) και επικύρωσης των πρακτικών κατά τις συναντήσεις

9 Επιπλέον, περιλαμβάνεται: Υπόδειγμα εντύπου τήρησης πρακτικών Ανασκοπήσεων Σύμβασης (βλέπε ) 2.5. Έλεγχοι και Εγκρίσεις της Υπηρεσίας Οι έλεγχοι και οι εγκρίσεις εκ μέρους της Υπηρεσίας μπορεί να αφορούν σε κάθε στάδιο και φάση της μελέτης. Γι' αυτό καθορίζονται: Τα σημεία των ελέγχων και εγκρίσεων Οι αρμόδιοι για τους ελέγχους και τις εγκρίσεις Οι σχετικές ενέργειες ώστε να παγιοποιούνται τα ενδιάμεσα αποτελέσματα και να αποτελούν αποδεκτά δεδομένα εισόδου για τα επόμενα στάδια και φάσεις της μελέτη με διαδικασίες που καλύπτουν: την κατ' αρχήν αποδοχή των προτάσεων του Αναδόχου Μελετητή, που αποκτάται με την τήρηση επίσημων πρακτικών την προέγκριση ενδιαμέσων παραδοτέων της μελέτης Την επίσημη έγκριση ενδιαμέσων σταδίων και φάσεων της μελέτης Τις τμηματικές παραλαβές της μελέτης 2.6. Διαχείριση των Τροποποιήσεων Περιγραφή του τρόπου διαχείρισης των τροποποιήσεων που δύναται να προκύψουν κατά τη διάρκεια εκπόνησης της μελέτης, ανάλογα με την προέλευση τους, όπως για παράδειγμα: Οι επιβαλλόμενες από την ΚΤ ΑΕ Οι επιβαλλόμενες από τον Ανάδοχο Μελετητή Οι επιβαλλόμενες σε προηγούμενο περαιωμένο στάδιο ή φάση της μελέτης Εκείνες που προβλέπεται ότι μπορεί να συμβούν κατά τη διάρκεια της φάσης εκπόνησης του έργου 2.7. Χρονοδιάγραμμα Εργασιών της Σύμβασης (αναλυτικό χρονοδιάγραμμα σε αντιστοιχία με τα προγράμματα ενεργειών, κλπ) Περιλαμβάνεται το αναλυτικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης της σύμβασης όπου θα γίνεται χρονική ανάπτυξη των επιπέδων ανάλυσης έργου (σταδίων, φάσεων, κλπ.) με τους αντίστοιχους πόρους (ανθρώπινο δυναμικό -εξοπλισμό). Το ανωτέρω χρονοδιάγραμμα θα βασίζεται σε αυτό της προσφοράς του Αναδόχου, με τυχόν διαφοροποιήσεις μετά από έγκριση της ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε. σύμφωνα και με τα συμφωνηθέντα στην «εναρκτήρια συνάντηση της σύμβασης» και με υποχρεωτικούς τους χρόνους που καθορίζονται στη σύμβαση και αφορούν τις ημερομηνίες υποβολής των παραδοτέων και παροχής υπηρεσιών της σύμβασης. Το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης της σύμβασης θα υποβάλλεται σε σχηματική μορφή Gantt Chart σχεδιασμένο με λογισμικό χρονικού προγραμματισμού MSProject ή ισοδύναμο και θα παραδίδεται και σε ψηφιακή μορφή MS Project ή ισοδύναμης όπου θα περιέχονται και οι διατιθέμενοι πόροι. Οι πόροι αυτοί θα παραδίδονται και στην μορφή που προβλέπεται στο Τεύχος της Προκήρυξης (παρ Τεχνική Προσφορά: πίνακες απασχόλησης ανθρωπίνου δυναμικού και πίνακας διάθεσης / χρήσης του τεχνικού εξοπλισμού). Βλέπε και 3.4.

10 Το χρονοδιάγραμμα του έργου πρέπει να ελέγχεται / ενημερώνεται τακτικά ώστε να συμβαδίζει με οποιαδήποτε αλλαγή (σχετική με το χρονοδιάγραμμα) προκύπτει κατά την πορεία των εργασιών (για το λόγο αυτό εξυπηρετεί η ενσωμάτωσή του με τη μορφή παραρτήματος (βλέπε ) ώστε να διευκολύνεται η υποβολή της αναθεώρησής του). Η εκτέλεση των εργασιών πρέπει να γίνεται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα, το οποίο θα ανταποκρίνεται στις επιμέρους δραστηριότητες που περιγράφονται στα προγράμματα ενεργειών (ΤΜΗΜΑ ΙΙ) Στο πλαίσιο του γενικού χρονοδιαγράμματος καθορίζεται η αντιστοιχία όλων των επιμέρους εργασιών με χρονικές διάρκειες σύμφωνα με τη σύμβαση και παρουσιάζονται με σαφήνεια: Η διασύνδεση και η αλληλουχία των επιμέρους εργασιών ή/και τμημάτων της μελέτης όπου αυτή απαιτείται Η αντιστοιχία των δραστηριοτήτων του χρονοδιαγράμματος με τις απαιτούμενες ενέργειες όπως περιγράφονται στα προγράμματα ενεργειών (βλέπε 7) Τεκμηρίωση χρονοδιαγράμματος Ορόσημα υποβολών των παραδοτέων της σύμβασης Παρατηρήσεις - Απαιτήσεις σχετικά με το Χρονοδιάγραμμα και τη Δομή Ανάλυσης Εργασιών (WBS): Το χρονοδιάγραμμα θα πρέπει να είναι δομημένο στο MsProject και να περιλαμβάνονται ανθρώπινοι πόροι σε κάθε εργασία με το προβλεπόμενο ωράριο εργασίας του καθενός και το ποσοστό απασχόλησής τους Η δομή ανάλυσης εργασιών (WBS) (βλέπε και ) θα πρέπει να ταυτίζεται με την ανάλυση των εργασιών στο MsProject καθώς και τα προγράμματα ενεργειών (βλέπε 7) Η ανάλυση θα πρέπει να είναι ιεραρχική σε υποέργα (βασικές εργασίες - υποεργασίες) Ιδιαίτερα για το 1 ο στάδιο του έργου θα πρέπει να υπάρχει διαίρεση σε αυτοτελείς επιμέρους εργασίες και δραστηριότητες (αν μέσα σε μια εργασία εκτελούνται και άλλες επιμέρους υποεργασίες, θα πρέπει αυτές να περιγράφονται ανεξάρτητα και να προσδιορίζονται οι επιμέρους αλληλεξαρτήσεις - λογικές συνδέσεις) Προτείνεται οι επιμέρους εργασίες να μη διαρκούν περισσότερο από το διάστημα μεταξύ δύο σημείων στάσης για έλεγχο Στο χρονοδιάγραμμα θα πρέπει να υπάρχουν οι αλληλεξαρτήσεις - λογικές συνδέσεις μεταξύ των εργασιών οι οποίες να είναι ανεξάρτητες από τους περιορισμούς της διαθεσιμότητας των ανθρωπίνων πόρων που σχετίζονται με την κάθε εργασία Η τεκμηρίωση του χρονοδιαγράμματος θα περιλαμβάνει κατ' ελάχιστο: - παραδοχές σε ότι αφορά τις ημερήσιες αποδόσεις των ατόμων ανά ειδικότητα και ανά πακέτο εργασίας (π.χ. Συλλογή δηλώσεων = παραλαβή + καταχώριση υποχρεωτικών πεδίων + εντοπισμός + αποδεικτικό κλπ)

11 - παραδοχές σε ποσοτικά στοιχεία για κάθε πακέτο εργασιών ή εργασία π.χ. αριθμός δικαιωμάτων, αριθμός ΟΤ και σημείων που θα μετρηθούν επίγεια κλπ. - εκτίμηση φόρτων ανά χρονική περίοδο εφαρμογής κάποιας δραστηριότητας/ πακέτο Εργασίας η οποία διαφοροποιεί τις απαιτήσεις - νόρμες υπολογισμού από τις οποίες θα προκύπτει ο χρόνος και το απαιτούμενο προσωπικό και οι ειδικότητες τους ανά πακέτο Εργασίας και το οποίο θα συμπίπτει με το χρονοδιάγραμμα Πρόοδος της Σύμβασης Διατυπώνεται ο τρόπος παρακολούθησης της προόδου της μελέτης, επισυνάπτονται τυπικά έντυπα* που θα χρησιμοποιηθούν για την παρουσίαση της προόδου και καθορίζονται: Τα περιεχόμενα των εκθέσεων προόδου* Η συχνότητα υποβολής των εκθέσεων προόδου Ο αρμόδιος υπεύθυνος σύνταξης εκθέσεων προόδου Οι υποχρεώσεις των επικεφαλής υποομάδων μελέτης για την παροχή όλων των στοιχείων που προσδιορίζουν την πρόοδο * Σχετικά μα τη μορφή, δομή και περιεχόμενα των τυπικών εντύπων παρουσίασης της προόδου (μηνιαία αναφορά προόδου) βλέπε και «ΠΡΟΤΥΠΟ ΜΗΝΙΑΙΑ ΕΚΘΕΣΗ ΑΝΑΔΟΧΟΥ_1ο ΣΤΑΔΙΟ(2)^οο> που επισυνάπτεται στην παρούσα οδηγία Παρατηρήσεις: 1. Κρίνεται σκόπιμο, για την καλύτερη παρακολούθηση της προόδου των εργασιών, να υιοθετηθούν δείκτες παρακολούθησης πορείας εργασιών σε συνάρτηση με τους στόχους παραγωγικότητας που έχουν τεθεί από τον Ανάδοχο κατά το σχεδιασμό του Έργου. Οι δείκτες θα πρέπει να αναφέρονται σε βασικές δραστηριότητες και να είναι εξειδικευμένοι ανά στόχο. Κατά το σχεδιασμό του έργου καθορίζονται ποιοι είναι, η συχνότητα μέτρησής τους και ποιος είναι ο υπεύθυνος παρακολούθησης, ενώ κατά την υλοποίηση πραγματοποιούνται και καταγράφονται οι μετρήσεις τους (βλέπε ) Ο πίνακας καταγραφής των δεικτών παρακολούθησης της παραγωγικότητας του έργου θα πρέπει να περιέχει: - Κωδικός WBS - Δραστηριότητα στην οποία αναφέρονται - Μονάδα Παρακολούθησης - Τίτλους δεικτών (προαιρετικά) - Τρόπο μέτρησης - Συχνότητα μέτρησης - Υπεύθυνο παρακολούθησης του δείκτη - Τιμές που αντιστοιχούν στους στόχους τους (του μήνα αναφοράς - προηγούμενος μήνας) - Τιμές που αντιστοιχούν στα αποτελέσματα μέτρησης - Περίοδος μέτρησης (μήνας αναφοράς - προηγούμενος μήνας) - Δείκτης % (= τιμή/στόχος) - Διορθωτικές ενέργειες σε περίπτωση αποκλίσεων από τους στόχους

12 - Επίτευξη συνολικού στόχου % (από την αρχή της σύμβασης μέχρι σήμερα) - Στόχος επόμενου μήνα Ακολουθεί υπόδειγμα πίνακα καταγραφής και παρακολούθησης δεικτών:

13 ΚΩΔΙΚΟΣ WBS ΒΑΣΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗ ΤΑ ΜΟΝΑΔΑ ΠΑΡΑΚΟΛ ΟΥΘΗΣΗΣ ΤΡΟΠΟΣ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΣΥΧΝΟΤΗΤΑ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΥΠΕΥΘΥ Ν ΟΣ ΣΤΟΧΟΣ ΤΙΜΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ *(αναφέρετα ι ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΜΕΤΡΗΣΗΣ στον μήνα *(αναφέρεται στον αναφοράς) μήνα αναφοράς) *ΔΕΙΚΤΗΣ (=ΤΙΜΗ /ΣΤΟΧΟ) % ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΕΙΙΙΙΕΥΞΗ ΣΤΟΧΟΣ ΣΥΝΟΛΙΚΟΥ ΕΠΟΜΕΝΟΥ ΣΤΟΧΟΥ % (από την αρχή της ΜΗΝΑ σύμβασης έως κα Πρόχειρη ΚτηματΌγράφη ση - Μετρήσεις Σημο'ων ελέγχου για τη συνόρθωση των υποβάθρων των πράξεων εφαρμογής Σημεία Ελέγχου Από μετρήσεις πεδίου καταγεγραμμ έν ες στα καταγραφικά οργάνου 1 φορά τον μήνα 200 ανά μήνα έως % 2 επιπλεον συνεργε'α τον επόμενο μήνα 77% 250 σελ Απόδοση μοναδικών προσωρνων ΚΑΕΚ σε κάθε γεωτεμάχιο ΚΑΕΚ Μέτρηση ΚΑΕΚ στο σχεδιαστικό πακέτο 1 φορά τον μήνα/ εβδομάδα/ ημέρα έως % 8 επιπλέον θέσεις εργασ'ας 22% (ΚΑΕΚ)

14 Οι πίνακες των δεικτών παρακολούθησης φυλάσσονται στο αρχείο του αναδόχου και τα στοιχεία τους χρησιμοποιούνται κατά τη σύνταξη των μηνιαίων αναφορών (στις οποίες θα πρέπει να επισυνάπτονται και τα αντίστοιχα αποσπάσματα των πινάκων - βλέπε και «ΠΡΟΤΥΠΟ ΜΗΝΙΑΙΑ ΕΚΘΕΣΗ ΑΝΑΔΟΧΟΥ_1ο ΣΤΑΔΙΟ(2)^θθ> που επισυνάπτεται στην παρούσα οδηγία) ή κατά τις επισκέψεις επίβλεψης 2. Το ΠΠΕ (δεσμεύσεις αναδόχου) θα πρέπει να περιέχει με τέτοιο τρόπο τα στοιχεία ώστε να μπορούν άμεσα να ελεγχθούν συγκριτικά με τις μηνιαίες αναφορές προόδου. 3. Τα στοιχεία που θα πρέπει να περιλαμβάνονται στις μηνιαίες αναφορές προόδου σύμφωνα και με το υπόδειγμα «ΠΡΟΤΥΠΟ ΜΗΝΙΑΙΑ ΕΚΘΕΣΗ ΑΝΑΔΟΧΟΥ_1ο ΣΤΑΔΙΟ(2)^οο> που επισυνάπτεται στην παρούσα οδηγία είναι: Απολογιστικά (προηγούμενος μήνας) : Αναλυτική Καταγραφή των εργασιών που εκτελέστηκαν κατά τον προηγούμενο μήνα με αναφορά σε ποσοτικά στοιχεία Έλεγχοι που εκτελέστηκαν και αποτελέσματα ποιότητας Στόχοι που είχαν τεθεί (κατ' ελάχιστο σε εβδομαδιαία βάση) και δείκτες παρακολούθησής τους Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης (σε εβδομαδιαία βάση) και αποκλίσεις που προέκυψαν συνοδευόμενες από αντίστοιχη αιτιολόγηση Προσωπικό που απασχολήθηκε Κατάλογος εγγράφων που περιλαμβάνονται στην αλληλογραφία του έργου και διακινήθηκαν μεταξύ του Αναδόχου και της ΚΤΑΕ κατά τον προηγούμενο μήνα Καταγραφή προβλημάτων που αντιμετώπισε ο Ανάδοχος κατά τον προηγούμενο μήνα - τρόποι επίλυσης που επέλεξε ο Ανάδοχος Προγραμματιστικά (επόμενος μήνας) : Εργασίες που πρόκειται να εκτελεστούν (κατ' ελάχιστο σε εβδομαδιαία βάση) Έλεγχοι που πρόκειται να εκτελεστούν (κατ' ελάχιστο σε εβδομαδιαία βάση) Νέοι στόχοι που τίθενται λαμβανομένων υπόψη των δεικτών του προηγούμενου διαστήματος Χρονοδιάγραμμα σχεδιασμού των επιμέρους εργασιών που πρόκειται να εκτελεστούν σε συμφωνία με το εγκεκριμένο (σε εβδομαδιαία βάση) Προσωπικό που θα απασχοληθεί Συγκεντρωτικά στοιχεία Με κάθε μηνιαία αναφορά υποβάλλεται σε ψηφιακή μορφή συμπληρωμένος συγκεντρωτικός πίνακας στατιστικών στοιχείων προόδου - βλέπε και αντίστοιχο υπόδειγμα «EXCEL Μηνιαίας Αναφοράς.χ^» που επισυνάπτεται στην παρούσα οδηγία) 3. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ Επισημαίνεται ότι η ομάδα έργου όπως παρουσιάζεται στις 3.1 και 3.2 θα πρέπει να συμφωνεί με την Τεχνική Προσφορά του Αναδόχου ή ήδη εγκεκριμένες αλλαγές σε στελέχη καθώς και με το Χρονοδιάγραμμα (πόροι).

15 3.1. Αναλυτική Περιγραφή Οργανογράμματος Υλοποίησης της Σύμβασης Περιγράφεται αναλυτικά η οργανωτική δομή της Ομάδας Μελέτης με παράθεση των απαιτούμενων επεξηγήσεων ως προς τις βαθμίδες αρμοδιοτήτων των μελών. Δηλαδή παρουσιάζεται η κατάταξη της στελέχωσης της ομάδας για κάθε στάδιο και φάση της μελέτης ανά κατηγορία επιμέρους μελετών, οι θέσεις των υπευθύνων (αναγράφονται και τα ονόματα) για κάθε υποομάδα ή/και ειδικότητα, ανάλογα με την κατηγορία της μελέτης (π.χ. για τις κατηγορίες μελετών τοπογραφικών, περιβαλλοντικών κτλ.), οι εσωτερικοί ελεγκτές της μελέτης, οι εξωτερικοί σύμβουλοι. Η αναλυτική περιγραφή πρέπει να συνοδεύεται από έντυπα του ΠΠΕ (βλέπε ) τα οποία υποδεικνύουν τους υπεύθυνους με σαφείς αρμοδιότητες χωρίς αλληλοκάλυψη και χωρίς να συσσωρεύονται πολλαπλές αρμοδιότητες σε ένα πρόσωπο, κατ' ελάχιστον για τις ακόλουθες κατηγορίες: Γενικός συντονισμός της Ομάδας Μελέτης και των υπεργολάβων καθώς και των εξωτερικών συμβούλων Παρακολούθηση της προόδου της μελέτης Διασυνδέσεις με τους εμπλεκόμενους φορείς Έλεγχος των εργασιών των υπεργολάβων και των εξωτερικών συμβούλων Τήρηση των αρχείων Έγκριση αποκλίσεων από τις εφαρμοζόμενες Προδιαγραφές και Οδηγίες Παρακολούθηση της διακίνησης και της κατάστασης των παραδοτέων, καθώς και κεντρικός συντονισμός για την παρακολούθηση, τον έλεγχο και την ενημέρωση του αρχείου Ενέργειες για την τυχόν απαιτούμενη εκπαίδευση του προσωπικού που θα απασχοληθεί για την εκπόνηση της μελέτης Διαδικασίες για την επικοινωνία μεταξύ των συνεργαζόμενων Γραφείων Μελετών (Συμπραττόντων ή Κοινοπρακτούντων εφόσον υπάρχουν) Επικοινωνία με την Υπηρεσία (με ορισμό ενός μοναδικού αρμόδιου) 3.2. Διάγραμμα Οργανογράμματος Παρουσιάζεται σε διαγραμματική μορφή το αναλυτικό οργανόγραμμα εκπόνησης της μελέτης (βλέπε ) το οποίο πρέπει να εμπεριέχει την απεικόνιση για: Τις κύριες λειτουργίες Τις θέσεις που καθορίζονται ρητά στη σύμβαση ανάθεσης της μελέτης Τις θέσεις των εσωτερικών ελεγκτών της μελέτης, εφόσον προβλέπεται κάτι τέτοιο στη σύμβαση ανάθεσης της μελέτης των εξωτερικών ελεγκτών Τον τρόπο διασύνδεσης των Συμπραττόντων ή Κοινοπρακτούντων Γραφείων Μελετών, εφόσον ο Ανάδοχος Μελετητής αποτελείται από περισσότερες της μιας οντότητες 3.3. Υπεργολάβοι και Εξωτερικοί Σύμβουλοι Στο πλαίσιο της 3.3 θα πρέπει να: Αναφέρονται όλοι οι εγκεκριμένοι από τον Ανάδοχο Μελετητή, ή/και την Υπηρεσία (εφόσον αυτό προβλέπεται από τη σύμβαση) υπεργολάβοι εξωτερικοί σύμβουλοι που θα συμμετέχουν στην εκπόνηση της μελέτης. και

16 Περιγράφεται η διαδικασία αξιολόγησης και επιλογής των υπεργολάβων και εξωτερικών συμβούλων, την οποία θα ακολουθεί ο Ανάδοχος Μελετητής Διατυπώνονται τα κριτήρια (π.χ. ο διαθέσιμος εξοπλισμός, το σχετικό λογισμικό κτλ.) που θα λαμβάνονται υπόψη, για την αξιολόγηση των υπεργολάβων και εξωτερικών συμβούλων, είτε άμεσα, είτε με παραπομπή σε διαδικασία του συστήματος ποιότητας του Αναδόχου Μελετητή Με σκοπό τη διαπίστωση της τήρησης των προβλεπόμενων από την έγγραφη Σύμβαση Συνεργασίας (δηλαδή την καλή εκτέλεση των εργασιών και την τήρηση των συμβατικών απαιτήσεων), περιγράφονται οι επιθεωρήσεις που θα γίνονται στους υπεργολάβους και στους εξωτερικούς συμβούλους από αρμόδια στελέχη του Αναδόχου Μελετητή ή/και από την Υπηρεσία εφόσον το τελευταίο προβλέπεται από τη Σύμβαση Ανάθεσης της μελέτης 3.4. Εξοπλισμός (περιλαμβάνεται και το λογισμικό) Περιγράφεται με κάθε λεπτομέρεια ο εξοπλισμός γραφείου και πεδίου και το λογισμικό, που θα χρησιμοποιηθεί για την εκπόνηση της μελέτης και περιλαμβάνονται: Κατάλογοι στους οποίους εμφανίζεται η ποσότητα και τα χαρακτηριστικά του εξοπλισμού και του λογισμικού (Πίνακας διάθεσης / χρήσης του τεχνικού εξοπλισμού σύμφωνα με το υπόδειγμα 4 του Προσαρτήματος ΙΙΙ του τεύχους προκήρυξης του διαγωνισμού): του Αναδόχου Μελετητή των υπεργολάβων της Υπηρεσίας (που ενδεχομένως διατίθενται στον Ανάδοχο Μελετητή) Οι διαδικασίες συντήρησης και διακρίβωσης του εξοπλισμού (π.χ. επαλήθευσης του λογισμικού, διακρίβωσης οργάνων) Η περιγραφή του τρόπου με τον οποίο θα πραγματοποιείται η παραλαβή και ο έλεγχος του εξοπλισμού που θα προμηθευτεί για τη συγκεκριμένη μελέτη, είτε άμεσα είτε με παραπομπή σε αντίστοιχη διαδικασία του συστήματος ποιότητας του Αναδόχου Μελετητή. Η περιγραφή πρέπει να συνοδεύεται από έντυπες οδηγίες παραλαβής και ελέγχου της πληρότητας και καλής λειτουργίας του εξοπλισμού (τυπική μορφή πρωτοκόλλου παραλαβής και κατάλογοι ελέγχων) Οι διαδικασίες εγκρίσεων του εξοπλισμού εκ μέρους της Υπηρεσίας εφόσον αυτό απαιτείται 4. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΣΥΜΒΑΣΗΣ 4.1. Διαχείριση εγγράφων Το ΠΠΕ υποδεικνύει τα έγγραφα και τα έντυπα που θα χρησιμοποιηθούν κατά την εκπόνηση του έργου, τον τρόπο αναγνώρισης αυτών, πώς και από ποιόν αποκτάται η πρόσβαση στα έγγραφα αυτά και ακολούθως πως και από ποιόν γίνεται ανασκόπηση, αναθεώρηση και έγκρισή τους Στη διαχείριση εγγράφων περιλαμβάνονται η διαμόρφωση των εξώφυλλων του τεύχους του ΠΠΕ και των τευχών και σχεδίων της μελέτης, των ειδικών φύλλων για την κατάσταση αναθεωρήσεων του ΠΠΕ, των δελτίων ελέγχου παραδοτέων, οι

17 ετικέτες που χρησιμοποιούνται για την αναγραφή των στοιχείων ταυτότητας (π.χ. φωτογραφικών φιλμ, δειγμάτων από γεώτρηση, κτλ). Σχετικά, στο ΠΠΕ προβλέπονται τα εξής: Σύνταξη-Έγκριση-Αναθεώρηση-Διανομή ΠΠΕ Στο εξώφυλλο του ΠΠΕ πρέπει να είναι εμφανή τα ονόματα, οι τίτλοι και οι υπογραφές των προσώπων του Αναδόχου που είχαν την ευθύνη σύνταξης (π.χ. Υπεύθυνος Ποιότητας Έργου) και έγκρισης (π.χ. ο Διευθυντής του Έργου ή ο Εκπρόσωπος του Αναδόχου) Σε κάθε σελίδα του ΠΠΕ θα πρέπει να αναγράφονται τα ονόματα του υπευθύνου σύνταξης και του εγκρίνοντος εκπροσώπου του αναδόχου, να προβλέπονται θέσεις για υπογραφές, να είναι υπογεγραμμένο και να αναφέρεται ο αριθμός έκδοσης και αντιγράφου Στο εξώφυλλο του ΠΠΕ πρέπει να υπάρχει κατάλληλος χώρος, στον οποίο οι υπηρεσίες του Κυρίου του έργου θα εγκρίνουν το ΠΠΕ (ονοματεπώνυμο, ιδιότητα του εγκρίνοντος, σφραγίδα, υπογραφή) αφού έχουν προβεί στον έλεγχο σύμφωνα με τις παρούσες οδηγίες Στην αρχή κάθε ΠΠΕ είναι απαραίτητο να υπάρχει ειδικό φύλλο (κατάσταση αναθεωρήσεων) όπου θα δηλώνεται η τρέχουσα έκδοση του ΠΠΕ, έτσι ώστε να καταγράφονται οι αλλαγές που έγιναν κατά την πορεία του Έργου. Για κάθε έκδοση θα συμπληρώνεται η ημερομηνία από την οποία ισχύει (και από την οποία καταργείται η προηγούμενη έκδοση του ΠΠΕ) καθώς και σύντομη αιτιολογία για την αναθεώρηση (π.χ. τροποποίηση μελέτης) Είναι απαραίτητο στο ΠΠΕ να περιλαμβάνονται λεπτομέρειες για τη διανομή του στους αποδέκτες και για τον τρόπο αναθεώρησης (διαδικασία αναθεώρησης, αλλαγή σελίδων ή τμημάτων/παραρτημάτων ή ολόκληρου του ΠΠΕ). Τα παραπάνω είναι δυνατό επίσης να καλυφθούν με απλή παραπομπή σε αντίστοιχη διαδικασία του Αναδόχου, αν υπάρχει Τα έγγραφα και τα έντυπα που εκδίδονται για να ενσωματωθούν στο ΠΠΕ και να χρησιμοποιηθούν κατά την εκπόνηση της έργου (διαδικασίες, οδηγίες, δελτία ελέγχου, έντυπα παρακολούθησης / καταγραφής διαδικασιών, κλπ), πρέπει να χαρακτηρίζονται από κατάλληλο κωδικό. Η κωδικοποίηση των εγγράφων και εντύπων πρέπει να είναι τέτοια ώστε να αναγνωρίζονται εύκολα, να διευκολύνεται η διανομή τους και η ενδεχόμενη αναθεώρησή τους. Επίσης, η κωδικοποίηση πρέπει να δίνει τη δυνατότητα εύκολης αναζήτησης πληροφοριών ιχνηλασιμότητας των εργασιών. Πιο συγκεκριμένα, οι κατηγορίες εντύπων για τα οποία απαιτείται προτυποποίηση και κωδικοποίηση σύμφωνα με τα παραπάνω είναι τα εξής: τα τεύχη και σχέδια της μελέτης τα ψηφιακά αρχεία τα έγγραφα τα έντυπα που ενσωματώνονται στο ΠΠΕ για να χρησιμοποιηθούν κατά τηνεκπόνηση της μελέτης (πρότυπα έντυπα πρακτικών

18 συναντήσεων, διαδικασιών, οδηγιών, δελτίων ελέγχου παραδοτέων κτλ.) Όλα τα έντυπα, δελτία ελέγχου, κ.α. που θα χρησιμοποιηθούν κατά την εκπόνηση της μελέτης και ενσωματώνονται στο ΠΠΕ, πρέπει να αναφέρονται σε συγκεντρωτικό πίνακα (κατάλογο) και υποδείγματα αυτών να επισυνάπτονται στο ΠΠΕ με τη μορφή Παραρτήματος (βλέπε ) Επισημαίνεται ότι τα χρησιμοποιούμενα κατά την πορεία των εργασιών της Σύμβασης έντυπα (έγγραφα, δελτία ελέγχου, κλπ) θα πρέπει να τηρούν τη μορφή, την κωδικοποίηση, κτλ όπως ακριβώς περιγράφεται στο εγκεκριμένο ΠΠΕ. Σε αντίθετη περίπτωση (αναθεώρηση εντύπων λόγω των αναγκών που προκύπτουν κατά την εκτέλεση των εργασιών) τα προτεινόμενα αναθεωρημένα έντυπα θα πρέπει να υποβάλλονται στην Υπηρεσία για την εκ νέου έγκρισή τους. (σύμφωνα με τα αναφερόμενα στις , 2.5., 2.6. του ΠΠΕ) Προσχεδιασμένες ετικέτες που θα συνοδεύουν π.χ. παραδοτέα, τεύχη σε ψηφιακή μορφή κτλ Περιγραφή των εντύπων που τυχόν θα παραδίνονται από την Υπηρεσία στον Ανάδοχο Μελετητή Καθορισμός του τρόπου και των λεπτομερειών συγκέντρωσης και αρχειοθέτησης όλων των στοιχείων, που χρησιμοποιούνται ή προκύπτουν κατά την υλοποίηση της σύμβασης, ώστε να ικανοποιούνται οι απαιτήσεις ιχνηλασιμότητας (δηλαδή να είναι δυνατή η εκ των υστέρων αναζήτηση όλων των στοιχείων για ένα συγκεκριμένο τμήμα του έργου). Η αρχειοθέτηση των εγγράφων και εντύπων πρέπει να γίνεται σε κατάλληλο αρχείο, η οργάνωση του οποίου θα πρέπει να δίνει τη δυνατότητα εύκολης αναζήτησης των πληροφοριών («ιχνηλασιμότητα» εγγράφων και ενεργειών). Επίσης, θα πρέπει να προσδιορίζονται οι υπεύθυνοι για την τήρηση των αρχείων και τα πρόσωπα που έχουν δυνατότητα πρόσβασης στα αρχεία Καθορισμός της δικαιοδοσίας πρόσβασης των αρχείων Οδηγίες για τη σύνταξη εγγράφων κτλ. και σε δεύτερη γλώσσα εκτός της Ελληνικής εφόσον αυτό απαιτείται Σχέδιο διασφάλισης των δεδομένων και των αρχείων από διαρροή και καταστροφή (π.χ. διαδικασίες backup και ανάκτησης δεδομένων) 4.2. Μη συμμορφώσεις - Διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες Οι μη συμμορφώσεις μπορεί να αφορούν στη μη τήρηση διαδικασιών κατά την εκπόνηση της μελέτης, ή μη επίτευξη των στόχων της μελέτης. Μη συμμορφώσεις μπορεί να εμφανίζονται σε εργασίες που εκτελούνται από τον Ανάδοχο Μελετητή, που εκτελούνται από τους υπεργολάβους και εξωτερικούς συμβούλους ή παραδίνονται έτοιμες από την Υπηρεσία στον Ανάδοχο Μελετητή π.χ. τοπογραφικές αποτυπώσεις κτλ. Στο πλαίσιο της 4.2 θα πρέπει να: Περιγράφεται (είτε απευθείας, είτε με παραπομπή σε αντίστοιχη διαδικασία του συστήματος ποιότητας του Αναδόχου Μελετητή όταν υπάρχει τέτοιο) ο τρόπος διαχείρισης των μη συμμορφώσεων, όπου αυτές θα εντοπίζονται κατά

19 την εκπόνηση της μελέτης καθώς και ο τρόπος λήψης των απαραίτητων μέτρων προκειμένου να διορθωθούν ή και να προληφθεί η επανεμφάνιση τους Περιγράφεται η διαδικασία παρακολούθησης και επαλήθευσης των διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών και καθορίζονται οι αντίστοιχοι αρμόδιοι για τις σχετικές ενέργειες Υποβάλλεται (στο αντίστοιχο Παράρτημα) υπόδειγμα εντύπου «μη συμμόρφωσης - διορθωτικών/προληπτικών ενεργειών» και προαιρετικά πίνακας παρακολούθησης αντιμετώπισης μη συμμορφώσεων (αν τηρείται από τον Ανάδοχο) 4.3. Επιθεωρήσεις Οι επιθεωρήσεις αφορούν στην τήρηση των προκαθορισμένων διαδικασιών κατά την εκπόνηση της μελέτης, ενώ δεν αφορούν στο περιεχόμενο της μελέτης. Αυτές εκτελούνται κατά την εξέλιξη των εργασιών από κατάλληλα στελέχη και προκαθορίζονται σε συνδυασμό με τα ενδεχομένως προβλεπόμενα από τη Σύμβαση Ανάθεσης της μελέτης Στο πλαίσιο της 4.3 ζητείται η περιγραφή του τρόπου υλοποίησης των επιθεωρήσεων (είναι δυνατόν να γίνει και με παραπομπή σε αντίστοιχη διαδικασία από το σύστημα ποιότητας του Αναδόχου Μελετητή όταν αυτό υπάρχει - και επισύναψη αυτής στο ΠΠΕ) με σαφείς αναφορές: στον καθορισμό των επιθεωρητών: από στελέχη του Αναδόχου Μελετητή από εξωτερικούς φορείς που ορίζει η Υπηρεσία στον καθορισμό της συχνότητας και του περιεχομένου των επιθεωρήσεων και επισύναψη συμπληρωμένου «Πλάνου Εσωτερικών Επιθεωρήσεων» και υποδείγματος αντίστοιχου εντύπου καταγραφής αποτελεσμάτων εσωτερικής επιθεώρησης Ανασκοπήσεις του ΠΠΕ Περιγράφεται ο τρόπος που θα ενεργούνται ανασκοπήσεις του ΠΠΕ με σκοπό τον έλεγχο τήρησης των διαδικασιών που περιγράφονται σε αυτό, τον εντοπισμό διαφοροποιήσεων που προκύπτουν κατά την πορεία εκτέλεσης των εργασιών και την πιθανή ανάγκη αναθεώρησής του, μετά από τη συγκέντρωση διάφορων στοιχείων κατά την πορεία της μελέτης (από δελτία ελέγχων, επιθεωρήσεις, παράπονα της Υπηρεσίας κτλ.). Ο τρόπος υλοποίησης των ανασκοπήσεων περιγράφεται, είτε στο ΠΠΕ είτε γίνεται παραπομπή στο σύστημα ποιότητας του Αναδόχου Μελετητή -αν υπάρχει-, και καθορίζονται: Τα τακτικά και έκτακτα σημεία διεξαγωγής ανασκοπήσεων του ΠΠΕ Οι συμμετέχοντες σε κάθε περίπτωση στις ανασκοπήσεις του ΠΠΕ Τα σημεία ανασκοπήσεων του ΠΠΕ στα οποία μπορεί ή/και πρέπει να συμμετέχει η Υπηρεσία 4.5. Σχέδιο επικοινωνίας

20 Περιγράφεται το σχέδιο επικοινωνίας (project communication plan) που θα εφαρμοστεί στη σύμβαση όπου κατ' ελάχιστο καθορίζονται: Ποια στοιχεία θα επικοινωνούνται και με ποια συχνότητα Πως η πρόοδος του έργου θα αναφέρεται στα εμπλεκόμενα μέρη Πως θα γίνεται η επικοινωνία των απαιτήσεων της συγκεκριμένης σύμβασης σε όλους όσοι επηρεάζονται Ποιος θα έχει την ευθύνη να αποστέλλει και να λαμβάνει Η επικοινωνία μεταξύ των μελών της σύμπραξης, μεταξύ της σύμπραξης και της αναθέτουσας αρχής, των μελών της ομάδας έργου μεταξύ τους και με τους υπεργολάβους Πίνακας επικοινωνίας που κατ' ελάχιστο θα περιλαμβάνει: Παραγόμενη πληροφορία: Για κάθε επίπεδο ανάλυσης έργου (Στάδιο/Φάση/κλπ) καταγράφονται οι παραγόμενες πληροφορίες που πρέπει ή επιθυμεί ο διαγωνιζόμενος να γίνουν γνωστές σε διάφορους αποδέκτες, είτε για να προβούν σε κάποια ενέργεια είτε για να ενημερωθούν απλώς για την πληροφορία αυτή Συχνότητα επικοινωνίας της πληροφορίας Μορφή πληροφορίας: αναφέρεται η μορφή με την οποία θα διακινηθεί η πληροφορία (έντυπη ή ηλεκτρονική) Τρόπος επικοινωνίας: περιγράφεται ο τρόπος με τον οποίο θα διακινηθεί η πληροφορία (πχ με , fax, με ταχυδρομείο μέσω γραμματείας κλπ) Αναφέρεται ο τίτλος της θέσης εκείνου που την παράγει (ετοιμάζει, συντάσσει) και εκείνου που την εγκρίνει Αναφέρεται ο τίτλος θέσης του αποδέκτη της πληροφορίας, ο οποίος θα πρέπει να προβεί σε κάποια ενέργεια που ορίζει η πληροφορία Αναφέρεται ο τίτλος θέσης του αποδέκτη της πληροφορίας, ο οποίος θα πρέπει να ενημερωθεί για την διακινούμενη πληροφορία Αναφέρεται το αρχείο όπου αρχειοθετείται η πληροφορία 5. ΑΛΛΑ ΘΕΜΑΤΑ Περιγράφεται ο τρόπος αντιμετώπισης και οι αντίστοιχες ενέργειες για θέματα που δεν καλύπτονται από τα προηγούμενα. Στα άλλα θέματα μπορεί να περιλαμβάνονται: Τα μέτρα ασφάλειας και υγείας για το προσωπικό του Αναδόχου Μελετητή ή του υπεργολάβου στην περίπτωση που περιλαμβάνονται εργασίες πεδίου Το ΣΑΥ και ΦΑΥ που πρέπει να συντάξει ο Ανάδοχος Μελετητής με το συντονιστή Ασφάλειας και Υγείας κατά την εκπόνηση της μελέτης Τα μέτρα προστασίας του περιβάλλοντος από δραστηριότητες του Αναδόχου Μελετητή κατά την εκτέλεση εργασιών πεδίου Η υποχρέωση του Αναδόχου Μελετητή να εκπαιδεύσει προσωπικό της Υπηρεσίας εφόσον προβλέπεται από τη Σύμβαση ανάθεσης της μελέτης 6. ΠΑΡΑΠΟΜΠΕΣ- ΑΝΑΦΟΡΕΣ

21 Σχέδια (συγκεντρωτικός κατάλογος εγκεκριμένων τευχών και σχεδίων), Πρότυπα/Κανονισμοί, Τεχνικές Προδιαγραφές (συγκεντρωτικός κατάλογος), Οδηγίες, Προτάσεις, Σύνδεση με Σύστημα Ποιότητας Αναδόχου, κλπ Τα στοιχεία αυτών των αναφορών πρέπει να βρίσκονται άμεσα διαθέσιμα στο κεντρικό γραφείο/έδρα/υποκατάστημα του Αναδόχου. Όλες οι απαιτούμενες παραπομπές ή αναφορές, που χρειάζεται να γίνονται σε σχέση με τη μελέτη, περιλαμβάνονται στο ΠΠΕ και κατατίθενται με μορφή καταλόγων. Τα στοιχεία αυτών των αναφορών πρέπει να βρίσκονται στο γραφείο του Αναδόχου Μελετητή, διαθέσιμα άμεσα, ιδιαίτερα όταν αυτά είναι ξένων φορέων. Τέτοια στοιχεία είναι: Οι ισχύουσες εκδόσεις σχεδίων που θα χρησιμοποιηθούν ως δεδομένα κατά την εκπόνηση της μελέτης Τα πρότυπα, οι κανονισμοί, τεχνικές προδιαγραφές και οδηγίες για την εκπόνηση μελετών Οι έγγραφες διαδικασίες που περιγράφουν τον τρόπο υλοποίησης διαφόρων απαραίτητων λειτουργιών για την εκπόνηση της μελέτης Σημείωση: Κρίνεται σκόπιμο στο σημείο αυτό να αναπτυχθεί / επισυναφθεί η διαδικασία διαχείρισης πιθανών προβλημάτων που ενδέχεται να προκύψουν κατά την εκτέλεση των εργασιών της Σύμβασης Οι έγγραφες οδηγίες που υποδεικνύουν τις λεπτομέρειες εργασιών οι οποίες υλοποιούνται κατά την εκπόνηση της μελέτης (βλέπε ) Οι διαδικασίες του συστήματος ποιότητας του Αναδόχου Μελετητή (εφόσον τέτοιο υπάρχει) στις οποίες γίνεται παραπομπή από το ΠΠΕ της μελέτης (βλέπε ) ΤΜΗΜΑ ΙΙ 7. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ Τα προγράμματα ενεργειών αποτελούν το λειτουργικό τμήμα του ΠΠΕ και κάθε ένα από αυτά αναφέρεται σε συγκεκριμένο τμήμα ή σε συγκεκριμένη ενότητα της σύμβασης και περιγράφει τις διαδοχικές ενέργειες που απαιτούνται για την υλοποίησης της σύμβασης. Τα προγράμματα ενεργειών περιλαμβάνουν οπωσδήποτε όλους τους ελέγχους και δοκιμές του έργου. Η ανάλυση των εργασιών που περιλαμβάνονται στα προγράμματα ενεργειών, θα πρέπει να ταυτίζεται με την ανάλυση των εργασιών στο MsProject (βλέπε 2.7.) καθώς και με τη δομή ανάλυσης εργασιών (WBS) (βλέπε και ) Στα προγράμματα ενεργειών θα πρέπει να: Αναλύονται οι φάσεις και οι δραστηριότητες για την υλοποίηση της σύμβασης Καθορίζονται τα σημεία στα οποία απαιτείται έγκριση πριν από τη συνέχιση των εργασιών (Σημεία Στάσης για Έγκριση-ΣΣΕ) Καθορίζονται τα έγγραφα αναφοράς που εφαρμόζονται (π.χ. οδηγίες, προδιαγραφές, πρότυπα, συμβατικές απαιτήσεις) Περιγράφονται οι ενέργειες (π.χ. οι έλεγχοι που θα γίνονται και η συνοπτική παράθεση των αντίστοιχων απαιτήσεων και των κριτηρίων αποδοχής) για τις δραστηριότητες σε κάθε στάδιο ή/και φάση της μελέτης με όσες λεπτομέρειες χρειάζονται

22 Καθορίζονται τα έντυπα που θα χρησιμοποιηθούν για την καταγραφή των αποτελεσμάτων (π.χ. QCRs, κατάλογοι ελέγχων, παραδοτέων της μελέτης, κτλ) Καθορίζονται οι εμπλεκόμενοι σε κάθε επίπεδο ανάλυσης του έργου φορείς (π.χ. Ανάδοχος, Υπεργολάβος, ΚΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ Α.Ε., Τρίτοι). Σημείωση: Κρίνεται σκόπιμο τα προγράμματα ενεργειών να υποβληθούν σε μορφή πινάκων ή ροϊκών διαγραμμάτων ώστε να εξυπηρετούν το σκοπό τους, δηλαδή την συνολική και εποπτική απόδοση της πληροφορίας σχετικά με τις ενέργειες/ ελέγχους/ έγγραφα αναφοράς/ ΣΣΕ/ εμπλεκόμενους, κτλ που συμμετέχουν σε κάθε τμήμα ή ενότητα υλοποίησης της μελέτης ΤΜΗΜΑ ΙΙΙ 8. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ Τα θέματα που περιλαμβάνονται στο ΠΠΕ, ανάλογα με την έκταση και το περιεχόμενό τους, είναι δυνατό είτε να περιέχονται στο ΠΠΕ είτε να επισυνάπτονται σε αυτό ως συνοδευτικά Παραρτήματα. Στα παραρτήματα περιλαμβάνονται: το Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνων, το Σχέδιο Επικοινωνίας και Ενημέρωσης (Σ.Υ. Προσάρτημα 7), το Σχέδιο Οργάνωσης, Στελέχωσης, Εξοπλισμού και Λειτουργίας Γραφείου Κτηματογράφησης (του Παραρτήματος 7) η μεθοδολογία εκπόνησης της μελέτης (προαιρετικά και σε περίπτωση που δεν έχει αναπτυχθεί στην 2.1. του ΠΠΕ) το χρονοδιάγραμμα σε αναλογική μορφή (βλέπε και 2.7.) το οργανόγραμμα που εμπεριέχει και τις αρμοδιότητες (θέση στο έργο) των μελών της ομάδας μελέτης (βλέπε 3.2.) οι περιγραφές αρμοδιοτήτων θέσεων εργασίας της ομάδας έργου (βλέπε και 3.1.) οι διαδικασίες του συστήματος ποιότητας του Αναδόχου Μελετητή που έχουν εφαρμογή (βλέπε ) οι χρησιμοποιούμενες οδηγίες (βλέπε ) τα έντυπα που θα χρησιμοποιηθούν (QCRs, έντυπα διαδικασιών, κλπ) (βλέπε 2.1.3, 2.2.6, 2.3.7, 2.4.4, 2.8.5, 4.1.3, 4.2.3, 4.3.3) τα σχέδια, τα πρότυπα, οι κανονισμοί, οι προδιαγραφές κλπ. που θα χρησιμοποιηθούν Πίνακες: Πίνακας δομής ανάλυσης εργασιών (WBS) (βλέπε ) Πίνακας παραδοτέων στην ΚΤ ΑΕ (βλέπε ) Πίνακας υπευθύνων ανά ομάδα εργασίας (βλέπε 3.1., 3.2.) Πίνακας παρακολούθησης δεικτών παραγωγικότητας ανά ομάδα εργασιών (βλέπε 2.8., «Παρατηρήσεις») Πίνακας διοικητικών πράξεων και αξιόπιστων κτηματογραφικών /τοπογραφικών υποβάθρων όπου επιπλέον των στοιχείων περιγραφής τους, π.χ. περιγραφή έκταση αριθμός πινακίδων,