ΓΗΑΜΟΡΦΧΖ ΡΟΛΧΝ ΚΑΗ ΔΞΟΤΗΟΓΟΣΖΔΧΝ ΣΟ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟ ΤΣΖΜΑ ERP ΜΔΓΑΛΖ ΠΑΡΑΓΧΓΗΚΖ ΔΠΗΥΔΗΡΖΖ

Transcript

1 ΔΘΝΗΚΟ ΜΔΣΟΒΗΟ ΠΟΛΤΣΔΥΝΔΗΟ ΥΟΛΖ ΜΖΥΑΝΟΛΟΓΧΝ ΜΖΥΑΝΗΚΧΝ ΣΟΜΔΑ ΒΗΟΜΖΥΑΝΗΚΖ ΓΗΟΗΚΖΖ & ΔΠΗΥΔΗΡΖΗΑΚΖ ΔΡΔΤΝΑ ΓΗΠΛΧΜΑΣΗΚΖ ΔΡΓΑΗΑ ΓΗΑΜΟΡΦΧΖ ΡΟΛΧΝ ΚΑΗ ΔΞΟΤΗΟΓΟΣΖΔΧΝ ΣΟ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟ ΤΣΖΜΑ ERP ΜΔΓΑΛΖ ΠΑΡΑΓΧΓΗΚΖ ΔΠΗΥΔΗΡΖΖ ΤΓΓΡΑΦΔΑ: ΘΔΜΖ ΜΟΤΕΟΤΡΑ ΔΠΗΒΛΔΠΧΝ ΚΑΘΖΓΖΣΖ: ΖΛΗΑ ΣΑΣΗΟΠΟΤΛΟ ΑΘΖΝΑ 2009

2 ΔΤΥΑΡΗΣΗΔ Δπραξηζηψ ηελ νηθνγέλεηα κνπ γηα ηε ζηήξημε φια απηά ηα ρξφληα ησλ ζπνπδψλ κνπ ζην Δζληθφ Μεηζφβην Πνιπηερλείν. Υσξίο ηε δηθή ηνπο βνήζεηα δε ζα ήηαλ εθηθηή ε νινθιήξσζε ηεο παξνχζαο δηπισκαηηθήο εξγαζίαο. Δπραξηζηψ ηνλ θαζεγεηή κνπ, ηνλ θ. Ζιία Σαηζηφπνπιν πνπ έδσζε ηελ επθαηξία λα αζρνιεζψ κε έλα ζέκα ηδηαίηεξνπ ελδηαθέξνληνο. Σέινο, ζα ήζεια λα επραξηζηήζσ ην σηήξε Γθαγηαιή γηα ηελ θαζνδήγεζε, ηελ ππνκνλή θαη ηελ θαηαλφεζε θαηά ηε δηάξθεηα ηεο παξνχζαο δηπισκαηηθήο εξγαζίαο. 2

3 3

4 ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΑ 0 ΔΠΟΦΖ ΔΗΑΓΧΓΖ ΚΟΠΟ ΓΗΠΛΧΜΑΣΗΚΖ ΤΣΖΜΑΣΑ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΔΠΗΥΔΗΡΖΜΑΣΗΚΧΝ ΠΟΡΧΝ ( ERP ) ΔΗΑΓΧΓΖ ΟΡΗΜΟ ΣΟΤ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ ERP ΣΟΥΟ ΔΝΟ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ ERP Ζ ΑΓΟΡΑ ΣΟΤ ERP ΣΖΝ ΔΛΛΑΓΑ ΟΗ ΔΛΛΖΝΗΚΔ ΔΠΗΥΔΗΡΖΔΗ KAI TA ERP ΔΝΑ ΠΑΚΔΣΟ ΛΟΓΗΜΗΚΟΤ ERP ΓΗΑ ΟΛΔ ΣΗ ΔΠΗΥΔΗΡΖΔΗ ΦΗΛΗΚΟΣΖΣΑ ΠΡΟ ΣΟ ΥΡΖΣΖ Ζ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΚΟΣΖΣΑ ΣΧΝ ΤΣΖΜΑΣΧΝ ERP ΠΛΔΟΝΔΚΣΖΜΑΣΑ ΚΑΗ ΜΔΗΟΝΔΚΣΖΜΑΣΑ ERP Ζ ΛΤΖ ERP ΣΖ ΔΣΑΗΡΗΑ SAP Ζ ΔΣΑΗΡΗΑ SAP ΣΟ ΛΟΓΗΜΗΚΟ ERP ΣΖ SAP ΗΣΟΡΗΚΖ ΑΝΑΓΡΟΜΖ ΣΑ ΠΛΔΟΝΔΚΣΖΜΑΣΑ ΚΑΗ ΣΑ ΜΔΗΟΝΔΚΣΖΜΑΣΑ ΣΟΤ SAP ERP ΣΟ ΛΟΓΗΜΗΚΟ SAP R/ ΣΟ ΒΑΗΚΟ ΔΡΓΑΛΔΗΟ ΓΖΜΗΟΤΡΓΗΑ ΚΑΗ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΣΧΝ ΡΟΛΧΝ ΣΟΤ SAP R/ ΒΑΗΚΟΗ ΟΡΗΜΟΗ ΣΟΤ SAP ΓΗΑ ΣΖ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΣΧΝ ΡΟΛΧΝ ΑΦΑΛΔΗΑ ΥΡΖΖ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΧΝ ΤΣΖΜΑΣΧΝ ΔΗΑΓΧΓΖ ΜΔΘΟΓΟ ΔΛΔΓΥΟΤ ΣΖ ΠΡΟΒΑΖ Δ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟ ΤΣΖΜΑ ΜΔ ΒΑΖ ΣΟΤ ΡΟΛΟΤ ( RBAC ) ΔΡΔΤΝΑ ΣΟΤ ΑΜΔΡΗΚΑΝΗΚΟΤ ΓΗΔΘΝΟΤ ΟΡΓΑΝΗΜΟΤ ΠΡΟΣΤΠΧΝ ΚΑΗ ΣΔΥΝΟΛΟΓΗΑ ( NIST )

5 4.4 Ο NISΣ ΚΑΗ Ζ ΔΝΑΡΜΟΝΗΖ ΣΧΝ ΓΡΑΣΖΡΗΟΣΖΣΧΝ ΣΖ ΜΔΘΟΓΟΤ RBAC ΤΜΠΔΡΑΜΑΣΑ Δ ΘΔΜΑΣΑ ΑΦΑΛΔΗΑ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΧΝ ΤΣΖΜΑΣΧΝ ΠΑΡΟΤΗΑΖ ΣΖ ΔΣΑΗΡΗΑ ΔΛΜΑΝ ( SHELMAN ) ΤΝΣΟΜΖ ΠΔΡΗΓΡΑΦΖ ΣΖ ΔΣΑΗΡΗΑ ΔΛΜΑΝ ( SHELMAN ) ΑΝΑΓΚΑΗΟΣΖΣΑ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΡΟΛΧΝ ΣΖ SHELMAN ΜΔΘΟΓΟΛΟΓΗΑ ΣΖ ΟΡΓΑΝΧΖ ΣΧΝ ΡΟΛΧΝ ΣΟ ΤΣΖΜΑ SAP ΣΖ ΔΣΑΗΡΗΑ ΔΛΜΑΝ ( SHELMAN ) ΒΖΜΑ 1 ΑΝΑΛΤΖ ΤΦΗΣΑΜΔΝΧΝ ΡΟΛΧΝ ΣΟ ERP ΤΣΖΜΑ: Βήκα 2 ΔΚΣΔΛΔΖ ΤΝΔΝΣΔΤΞΔΧΝ ΓΗΑ ΣΖΝ ΑΝΑΛΤΖ ΣΧΝ ΑΠΑΗΣΖΔΧΝ ΑΠΟ ΣΟΤ ΝΔΟΤ ΡΟΛΟΤ: ΒΖΜΑ 3 ΠΡΑΓΜΑΣΟΠΟΗΖΖ ΟΡΓΑΝΧΣΗΚΖ ΜΔΛΔΣΖ ΣΧΝ ΡΟΛΧΝ ( ΟΡΓΑΝΧΣΗΚΟΗ ΚΑΗ ΤΣΖΜΗΚΟΗ ΡΟΛΟΗ ΚΑΗ Ζ ΤΝΓΔΖ ΣΟΤ ΜΔ ΣΟΤ ΤΠΑΛΛΖΛΟΤ ΣΖ ΔΣΑΗΡΗΑ ): ΒΖΜΑ 4 ΤΛΟΠΟΗΖΖ ΤΣΖΜΗΚΧΝ ΡΟΛΧΝ ΣΟ ΤΣΖΜΑ ERP: ΒΖΜΑ 5 ΔΛΔΓΥΟ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΑ ΣΧΝ ΡΟΛΧΝ ΚΑΗ ΓΗΟΡΘΧΔΗ: ΒΖΜΑ 6 ΣΔΚΜΖΡΗΧΖ ΡΟΛΧΝ : ΒΖΜΑ 7 ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΑ ΡΟΛΧΝ ΣΟ SAP Δ ΠΡΑΓΜΑΣΗΚΟ ΥΡΟΝΟ: ΤΜΠΔΡΑΜΑΣΑ...56 ΒΗΒΛΗΟΓΡΑΦΗΑ ΠΑΡΑΡΣΖΜΑΣΑ ΠΑΡΑΡΣΖΜΑ Η ΥΑΡΣΖ ΟΡΓΑΝΧΣΗΚΧΝ ΚΑΗ ΤΣΖΜΗΚΧΝ ΡΟΛΧΝ ΠΑΡΑΡΣΖΜΑ II - ΤΣΖΜΗΚΟΗ ΡΟΛΟΗ ΣΟΤ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ SAP ΣΖ ΔΛΜΑΝ ( SHELMAN ) ΠΑΡΑΡΣΖΜΑ III ΔΓΥΔΗΡΗΓΗΟ ΓΗΑΓΗΚΑΗΧΝ ΓΖΜΗΟΤΡΓΗΑ ΚΑΗ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΡΟΛΧΝ ΣΟ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟ ΤΣΖΜΑ SAP

6 0 ΔΠΟΦΖ ηελ παξνχζα δηπισκαηηθή εξγαζία παξνπζηάδεηαη ε κειέηε γηα ηνλ αλαζρεδηαζκφ ησλ ξφισλ ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο SAP R/3 κίαο απφ ηηο κεγαιχηεξεο εηαηξίεο εκπνξίαο θαη παξαγσγήο μχινπ ζηελ Διιάδα, ηεο εηαηξίαο έικαλ (Shelman). Έλα απφ ηα πξνβιήκαηα πνπ αληηκεηψπηδε ε εηαηξία, αλαθνξηθά κε ην πιεξνθνξηαθφ ηεο ζχζηεκα, ήηαλ ε δφκεζε ησλ ξφισλ ERP ζχζηεκα ην νπνίν ρξεζηκνπνηεί. Οη δηάθνξνη ρξήζηεο ηνπ ελ ιφγσ ζπζηήκαηνο (ππάιιεινη ηεο εηαηξίαο), είραλ ην δηθαίσκα πξφζβαζεο ζε θάπνηνπο ξφινπο ή θηλήζεηο κέζα ζηνπο ξφινπο απηνχο, πνπ δελ ηνπο ήηαλ αλαγθαίνη ή ρξήζηκνη γηα ηε δνπιεηά ηνπο. Δπηπιένλ, θαηά ηε δηάξθεηα ηεο πεληαεηνχο ιεηηνπξγίαο ηνπ ζπζηήκαηνο, ε δεκηνπξγία λέσλ ξφισλ είρε πξαγκαηνπνηεζεί κε αδφκεην ηξφπν. ηφρνο ηνπ έξγνπ πνπ πξαγκαηνπνηήζεθε απφ νκάδα ηνπ Δξγαζηεξίνπ Οξγάλσζεο Παξαγσγήο ηνπ Δ.Μ.Π, είλαη ν ζσζηφο ζρεδηαζκφο ησλ ζπζηεκηθψλ ξφισλ κέζα ζην SAP θαη βαζίζηεθε ζηελ νξγάλσζε θαη ηηο ζέζεηο εξγαζίαο ηεο εηαηξίαο. Παξάιιεια έγηλε ζσζηφο ζρεδηαζκφο ησλ θηλήζεσλ θαη ησλ δηθαησκάησλ πξφζβαζεο πνπ εκπεξηέρνληαη ζηνπο ξφινπο απηνχο. Ζ δηαδηθαζία πινπνίεζεο ησλ ζηφρσλ πεξηιάκβαλε αξρηθά ζπλεληεχμεηο απφ ζπγθεθξηκέλα κέιε ηεο εηαηξίαο πνπ ήηαλ θαη ρξήζηεο ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο ηεο έικαλ (Shelman). Οη ζπλεληεχμεηο έγηλαλ έηζη ψζηε λα θαηαγξαθνχλ νη θηλήζεηο θαη νη εθαξκνγέο θάζε ρξήζηε. Οη θηλήζεηο απηέο θαη νη εθαξκνγέο αθνχ ζπζρεηίζηεθαλ κε ην ξφιν πνπ έρεη ν θάζε ρξήζηεο ζηελ εηαηξία θαη νκαδνπνηήζεθαλ, δεκηνχξγεζαλ έλα ράξηε νξγαλσηηθψλ θαη ζπζηεκηθψλ ξφισλ. Ο ράξηεο απηφο, παξνπζηάδεη ηηο ζρέζεηο ησλ νξγαλσηηθψλ κε ηνπο ζπζηεκηθνχο ξφινπο αιιά θαη κε ηνπο ρξήζηεο, κε απψηεξν ζθνπφ ηελ θαιχηεξε εθκεηάιιεπζε ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο. Κάζε ρξήζηεο δελ έρεη δηθέο ηνπ θηλήζεηο κέζα ζην ζχζηεκα, αιιά κε βάζε ηελ αλαδηνξγάλσζε ησλ ξφισλ, έρεη πξφζβαζε ζην ξφιν ή ηνπο ξφινπο πνπ είλαη θαηάιιεινη γηα ηε κνξθή ηεο δνπιεηάο πνπ θάλεη κέζα ζηε εηαηξία. Αθνχ ζρεδηάζηεθαλ νη ξφινη θαη εηζήρζεζαλ ζην ζχζηεκα, ην επφκελν θνκκάηη ηεο δηαδηθαζίαο πινπνίεζεο, ήηαλ ν έιεγρνο ησλ ξφισλ, ελψ ηπρφλ πξνβιήκαηα πνπ ζα πξνέθππηαλ, έπξεπε λα δηνξζσζνχλ άκεζα. Μαδί κε ην ράξηε 6

7 ησλ νξγαλσηηθψλ θαη ζπζηεκηθψλ ξφισλ, ζηελ εηαηξία έρεη δνζεί θαη έλα εγρεηξίδην δηαδηθαζηψλ γηα ηε δεκηνπξγία θαη δηαρείξηζε ξφισλ ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP. Σν εγρεηξίδην απηφ είλαη έλαο απιφο θαη εχθνινο ηξφπνο γηα ηελ εηαηξία λα δεκηνπξγήζεη λένπο ξφινπο ή λα ηξνπνπνηήζεη φηαλ ρξεηαζηεί ηνπο πθηζηάκελνπο ξφινπο, ηηο εμνπζηνδνηήζεηο θαη ηηο θηλήζεηο ηνπο ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP. Οη ξφινη αθνχ αλαδηνξγαλψζεθαλ θαη εηζήρζεζαλ ζην ζχζηεκα, δίλνπλ ηε δπλαηφηεηα ζηελ εηαηξία λα ηνπο ρξεζηκνπνηεί ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν δηαπηζηψλνληαο ηα πξαγκαηηθά νθέιε απφ ηελ αλαδηνξγάλσζε πνπ έγηλε θαη ηα εξγαιεία πνπ απέθηεζαλ (Υάξηεο Οξγαλσηηθψλ θαη πζηεκηθψλ Ρφισλ θαη Δγρεηξίδην Γηαδηθαζηψλ θαη Γηαρείξηζεο Ρφισλ ζην SAP). 7

8 1 ΔΗΑΓΧΓΖ ΚΟΠΟ ΓΗΠΛΧΜΑΣΗΚΖ Αληηθείκελν ηεο παξνχζαο δηπισκαηηθήο εξγαζίαο είλαη ε κειέηε θαη αλαδηνξγάλσζε ησλ ξφισλ ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο SAP ηεο εηαηξίαο έικαλ (Shelman). πγθεθξηκέλα, ε κειέηε θαη αλαδηνξγάλσζε ησλ ξφισλ πεξηιακβάλεη ηε δεκηνπξγία ησλ θαηάιιεισλ ζπζηεκηθψλ ξφισλ ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα ERP ηεο εηαηξίαο θαη ηελ παξνρή ησλ θαηάιιεισλ εμνπζηνδνηήζεσλ πνπ απηνί ζα έρνπλ ζε ζρέζε κε ηνπο νξγαλσηηθνχο ξφινπο θαη ηηο εξγαζίεο πνπ πξαγκαηνπνηνχληαη αλά ζέζε εξγαζίαο ησλ ππαιιήισλ ηεο εηαηξίαο. Οη ξφινη αλαζρεδηάζηεθαλ κε βάζε ηηο αλάγθεο ηεο εηαηξίαο θαη νη εμνπζηνδνηήζεηο πιεξνχλ ηηο πξνδηαγξαθέο ζε ζέκαηα αζθαιείαο πνπ ζέηεη ε εηαηξία. Μεηά ηελ παξνχζα Δηζαγσγή (Κεθάιαην 1), ζην Κεθάιαην 2 παξνπζηάδνληαη ηα πζηήκαηα Γηαρείξηζεο Δπηρεηξεκαηηθψλ Πφξσλ (ERP). Γίλεηαη ν νξηζκφο ησλ ERP θαη ν ζηφρνο ηνπο, ελψ παξάιιεια παξνπζηάδεηαη ε ειιεληθή αγνξά θαη νη ειιεληθέο επηρεηξήζεηο πνπ ζρεηίδνληαη κε απηά. ην Κεθάιαην 2 γίλεηαη επίζεο κηα αλαθνξά ζηε ιεηηνπξγηθφηεηα ησλ ζπζηεκάησλ ERP θαζψο θαη ζηα πιενλεθηήκαηα θαη ηα κεηνλεθηήκαηα ηνπο. Σν Κεθάιαην 3 επηθεληξψλεηαη ζηε ιχζε πνπ πξνζθέξεη ε εηαηξία SAP γηα ηα ERP ζπζηήκαηα. Γίλεηαη παξνπζίαζε ηνπ ινγηζκηθνχ πνπ πξνζθέξεη ε εηαηξία SAP, ηνπ SAP R/3 θαη αλαθέξνληαη ηα πιενλεθηήκαηα θαη ηα κεηνλεθηήκαηα ηνπ. Δπίζεο παξνπζηάδεηαη ην βαζηθφ εξγαιείν δεκηνπξγίαο θαη δηαρείξηζεο ξφισλ ηνπ SAP R/3 θαη εηζάγνληαη βαζηθέο έλλνηεο ηνπ ινγηζκηθνχ. Σν Κεθάιαην 4 παξνπζηάδεη ηε Μέζνδν Διέγρνπ ηεο Πξφζβαζεο ζε έλα Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα κε βάζε ηνπο ξφινπο (RBAC). Γίλεηαη εθηελήο αλαθνξά ζηε ζεκαζία ηεο αζθάιεηαο ελφο πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο, πεξηγξάθνληαη δηάθνξα κνληέια ηεο κεζφδνπ θαη παξνπζηάδεηαη ην δηεζλέο πξφηππν ANSI INCITS ηνπ NIST γηα ηελ ελαξκφληζε ησλ δξαζηεξηνηήησλ πνπ θαιχπηεη ε κέζνδνο RBAC. 8

9 Σν Κεθάιαην 5 παξνπζηάδεη ηελ εηαηξία έικαλ (Shelman), ηηο εγθαηαζηάζεηο, ηα πξντφληα θαη ηηο δξαζηεξηφηεηεο ηεο ζην ρψξν ηνπ εκπνξίνπ. Δπηπξφζζεηα γίλεηαη αλαθνξά ζηε ζηξαηεγηθή πνπ αθνινπζεί ε εηαηξία θαη ηνπο ζηφρνπο ηεο. Σν Κεθάιαην 5 επίζεο αλαθέξεηαη ζηελ αλαγθαηφηεηα γηα αλαδηνξγάλσζε θαη δηαρείξηζε ησλ ξφισλ πνπ αληηκεηψπηδε ε εηαηξία έικαλ (Shelman) ιφγσ ηεο πθηζηάκελεο δνκήο θαη νξγάλσζεο ησλ ξφισλ κέζα ζην πιεξνθνξηαθφ ηεο ζχζηεκα θαη ηεο παξνρήο εμνπζηνδνηήζεσλ ζε απηνχο. ην Κεθάιαην 6 παξνπζηάδεηαη ε κεζνδνινγηθή πξνζέγγηζε πνπ αθνινπζήζεθε γηα ηελ νξγάλσζε ησλ ξφισλ ζηελ εηαηξία έικαλ (Shelman). Παξνπζηάδνληαη ηα βήκαηα ηεο κεζνδνινγίαο θαη γίλεηαη εθηελήο αλαθνξά ζηηο δξαζηεξηφηεηεο πνπ πξαγκαηνπνηήζεθαλ ζε έηζη ψζηε λα γίλεη πιήξσο θαηαλνεηή ε φιε δηαδηθαζία. Σν Κεθάιαην 7 παξνπζηάδεη ηα ζπκπεξάζκαηα θαη ηα νθέιε απφ ηε αλαδηνξγάλσζε ησλ ξφισλ κέζα ζηελ εηαηξία. Δπίζεο αλαθέξεηαη ζε κειινληηθέο ελέξγεηεο πνπ κπνξεί λα θάλεη ε εηαηξία γηα θαιχηεξε νξγάλσζε ησλ ξφισλ. ην ηέινο ηεο παξνχζαο δηπισκαηηθήο εξγαζίαο ππάξρνπλ ηα Παξαξηήκαηα ζηα νπνία παξνπζηάδνληαη ν Χάρηης ηων Οργανωηικών και σζηημικών Ρόλων φπσο απηφο ζρεδηάζηεθε κε βάζε ηηο αλάγθεο ηεο εηαηξίαο έικαλ (Shelman), ν Πίνακας με ηοσς σζηημικούς Ρόλοσς πνπ δεκηνπξγήζεθαλ γηα ην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα ηεο εηαηξία θαη έλα εθηελέο Εγτειρίδιο Διαδικαζιών για ηη Δημιοσργία και Διατείριζη ηων Ρόλων ζην Πιεξνθνξηαθφ χζηεκα ERP ηεο εηαηξίαο. 9

10 2 ΤΣΖΜΑΣΑ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΔΠΗΥΔΗΡΖΜΑΣΗΚΧΝ ΠΟΡΧΝ ( ERP ) 2.1 ΔΗΑΓΧΓΖ Οη ξαγδαίεο κεηαβνιέο θαη νη επαθφινπζεο εμειίμεηο πνπ παξαηεξνχληαη ηα ηειεπηαία ρξφληα ζην παγθφζκην πεξηβάιινλ ησλ επηρεηξήζεσλ, ζε ζπλδπαζκφ κε ην θαηλφκελν ηεο παγθνζκηνπνίεζεο θαη ηνπ έληνλνπ αληαγσληζκνχ, νδεγνχλ ηηο βηνκεραλίεο θαη ηηο θάζε είδνπο επηρεηξήζεηο ( κεγάιεο, κεζαίεο, κηθξνκεζαίεο, κηθξέο ) ζηνλ εθζπγρξνληζκφ ησλ πιεξνθνξηαθψλ ηνπο ζπζηεκάησλ. Ζ αλάγθε πξνζαξκνγήο ζηηο ζπλερψο κεηαβαιιφκελεο ζπλζήθεο αγνξάο απαηηεί απφ ην ινγηζκηθφ κηαο εηαηξίαο λα παξέρεη έλα επξχ θάζκα πιεξνθνξηψλ θαη λα απνδίδεη ηα κέγηζηα. Απηφο είλαη θαη ν ξφινο ησλ ERP ζπζηεκάησλ θαη ησλ ινγηζκηθψλ πνπ παξέρνπλ. Σα πζηήκαηα Γηαρείξηζεο Δπηρεηξεκαηηθψλ Πφξσλ ή αιιηψο πζηήκαηα Δπηρεηξεζηαθήο Οξγάλσζεο ( ERP Enterprise Resource Planning ) έρνπλ ηα ηειεπηαία ρξφληα απνγεησζεί, ελψ ηαπηφρξνλα θαη πνιιέο άιιεο ιηγφηεξν ή πεξηζζφηεξν θαηλνηφκεο εθαξκνγέο φπσο: ην Customer Relationship Management ( CRM ), ην Knowledge Management, ην e-commerce, ην m-business, ην Warehouse Management Systems ( WMS ), ην Project Management θηι απαζρνινχλ φιν θαη πεξηζζφηεξν ηελ επηρεηξεκαηηθή ζηξαηεγηθή κηαο ζχγρξνλεο εηαηξίαο. Μέζα ζε απηή ηε θνζκνγνλία ζχγρξνλσλ ιχζεσλ αιιά θαη ηνπ αλάινγνπ marketing πνπ ηηο ζπλνδεχεη, ε δηνίθεζε θαη ηα ζηειέρε κηαο εηαηξίαο θαινχληαη λα θάλνπλ ζπγθεθξηκέλεο επηινγέο. Καινχληαη λα ραξάμνπλ κηα πνξεία πνπ ζα εμππεξεηεί ηνπο ζηφρνπο ηεο εηαηξίαο, είηε απηνί αθνξνχλ ζηελ εζσηεξηθή ηεο νξγάλσζε θαη απφδνζε, είηε ζην εμσηεξηθφ πεξηβάιινλ ( αγνξά, αληαγσληζκφ ), κε ηελ θαιχηεξε δπλαηή ζρέζε επέλδπζεο - νθέινπο θαη κε ηηο ιηγφηεξεο δπλαηέο πεξηπέηεηεο. Δίλαη θπζηθφ ζηελ αξρή κηαο ηέηνηαο δηαδηθαζίαο ιήςεο απνθάζεσλ λα ηίζεληαη πνιιά δχζθνια εξσηήκαηα. ηελ νπζία ε επέλδπζε ζε ERP είλαη επέλδπζε ζε ππεξεζίεο νξγάλσζεο θαη ζην ρψξν απηφ είλαη δχζθνιν λα δηαθξίλεη θάπνηνο, πφζν κάιινλ λα αμηνινγήζεη, ηηο πξνζθεξφκελεο θαιέο ιχζεηο. 10

11 2.2 ΟΡΗΜΟ ΣΟΤ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ ERP Σν ERP είλαη έλα πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα πνπ αθνξά ζηηο δηαδηθαζίεο νιφθιεξεο ηεο επηρείξεζεο, θέξλνληαο φιεο απηέο ηηο δηαδηθαζίεο λα ζπλαληήζνπλ ηνπο επηρεηξεκαηηθνχο ζηφρνπο θαη ελνπνηψληαο- νινθιεξψλνληαο δηαιεηηνπξγηθά ( Cross- Functional Integration ) φια ηα ηκήκαηα ηεο επηρείξεζεο. Μέζσ ηεο δηαιεηηνπξγηθήο νινθιήξσζεο επηηπγράλεηαη ε ηαρχηαηε, αθξηβήο θαη έγθαηξε κεηάδνζε ηεο πιεξνθνξίαο ζην εζσηεξηθφ ηεο επηρείξεζεο. Απηή ε πιεξνθνξία κπνξεί λα αθνξά ζε θφζηνο, θέξδε, πιηθά θηι. 2.3 ΣΟΥΟ ΔΝΟ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ ERP ηφρνο ηνπ ERP δελ είλαη ε εμππεξέηεζε ησλ απαηηήζεσλ ελφο ηνκέα ζηελ επηρείξεζε, φπσο ι.ρ. ηνπ ινγηζηεξίνπ, ηεο παξαγσγήο, ησλ πσιήζεσλ θ.ιπ., αιιά ε εμππεξέηεζε ησλ δηαδηθαζηψλ κέζα ζηελ επηρείξεζε, ζηηο νπνίεο δηαδηθαζίεο εκπιέθνληαη νη δηάθνξνη ηνκείο, έηζη ψζηε λα κπνξεί απηή λα δηεθπεξαηψλεη ηηο θχξηεο επηρεηξεκαηηθέο δξαζηεξηφηεηέο ηεο (core businesses). Απφ ηε ζηηγκή πνπ ηα δεδνκέλα εηζαρζνχλ ζε θάπνηα κνλάδα (module) ηνπ ERP, απηά είλαη δηαζέζηκα ζε νπνηαδήπνηε κνλάδα ηνπ ERP ηα ρξεηαζηεί. Με ηνλ ηξφπν απηφ, επηηπγράλεηαη κία ινγηθή ελνπνίεζε ησλ δηαδηθαζηψλ κεηαμχ ησλ ηκεκάησλ ηεο επηρείξεζεο. 2.4 Ζ ΑΓΟΡΑ ΣΟΤ ERP ΣΖΝ ΔΛΛΑΓΑ Σν πξψην θαη ην βαζηθφηεξν εξψηεκα ηεο Γηνίθεζεο κηαο εηαηξίαο κπξνζηά ζε κηα δηαδηθαζία εγθαηάζηαζεο ελφο ινγηζκηθνχ ERP ή θαη αιιαγήο ERP είλαη: Πνην παθέην ινγηζκηθνχ; Πνηνο πξνκεζεπηήο; Παξά ηηο ζπγρσλεχζεηο εηαηξηψλ ζην ρψξν ηεο πιεξνθνξηθήο πνπ έρνπλ ππθλψζεη ηειεπηαία θαη πνπ αληηθεηκεληθά κηθξαίλνπλ ηνλ αξηζκφ ησλ ελαιιαθηηθψλ πξνκεζεπηψλ άξα θαη ησλ ελαιιαθηηθψλ ιχζεσλ, ε αγνξά ηνπ ERP ζηελ Διιάδα δελ έρεη εληειψο μεθαζαξίζεη. Αληίζεηα, λέεο ιχζεηο πξνηείλνληαη, θάπνηεο παιηφηεξεο θάλνπλ πξνζπάζεηεο αλαλέσζεο, νη ηηκέο δηαθνξνπνηνχληαη θαη φια δείρλνπλ φηη ην πεξηβάιινλ απηφ είλαη δπλακηθά 11

12 αλαπηπζζφκελν αλ θαη κε ιηγφηεξνπο παίθηεο. Δπηπιένλ, κηα έξεπλα αγνξάο αλάκεζα ζε επηρεηξήζεηο κε ζεκαληηθφ ηδίξν θαη πξνζσπηθφ- φρη απαξαίηεηα απφ ην ρψξν ησλ ηαρπθίλεησλ θαηαλαισηηθψλ πξντφλησλ ( Fast Moving Consumer Goods - FMCG ) ή ζπλαθείο ρψξνπο αιιά θαη ζην ρψξν ησλ ππεξεζηψλ ζίγνπξα ζα έδεηρλε φηη ν αξηζκφο εηαηξηψλ πνπ είλαη δπλεηηθνί πειάηεο ιχζεσλ ERP είλαη αθφκε πάξα πνιχ κεγάινο. Καηά ζπλέπεηα ε πίηα είλαη κεγάιε θαη φπσο εθηηκάηαη, ππάξρεη ρψξνο θαη γηα λέεο πξνηάζεηο. Αλ θαη πιένλ είλαη θνηλφηππν λα επηζεκαίλεηαη, έλαο βαζηθφο δηαρσξηζκφο ησλ ιχζεσλ ERP πνπ δηαηίζεληαη είλαη (α) κεγάια πνιπεζληθά παθέηα θαη (β) ειιεληθά ERP. ηε πξψηε θαηεγνξία ζηελ ειιεληθή αγνξά δξαζηεξηνπνηνχληαη έληνλα ιχζεηο SAP R/3, BaaN IV, JDEdwards θαη επίζεο Singular, Platinum, Oracle Financials, MFG/PRO ERP.ERM System θαζψο θαη ην θιαζζηθφ BPCS. Σα πιενλεθηήκαηα απηψλ ησλ ιχζεσλ ζε γεληθέο γξακκέο είλαη ε πςειή ηνπο παξακεηξηθφηεηα, ε νινθιεξσκέλε ( intergrated ) ελζσκάησζε πεξηθεξεηαθψλ θπθισκάησλ ( Παξαγσγή, Γηαρείξηζε Έξγσλ/ πκβάζεσλ, πληήξεζε Δμνπιηζκνχ, Γηαρείξηζε Αλζξψπηλσλ Πφξσλ, θά. ) θαη ηέινο ε ιεηηνπξγηθφηεηα work-flow πνπ επηηξέπεη ηε κεραλνγξαθηθή ππνζηήξημε ι.ρ δηαδηθαζηψλ commitment management ή pre-sales. Γελ είλαη ζσζηφ λα κηιήζνπκε γηα κεηνλεθηήκαηα απηψλ ησλ ιχζεσλ αιιά βέβαηα πξέπεη λα επηζεκαλζεί φηη, παξφιν πνπ ε πςειή ηνπο παξακεηξηθφηεηα πξνζδίδεη ζεκαληηθή επειημία γηα λα αληηκεησπίζνπλ ηηο ηδηαηηεξφηεηεο ηεο θάζε επηρεηξεκαηηθήο δξαζηεξηφηεηαο, ε πηνζέηεζε ηνπο πξνυπνζέηεη φηη ε ελδηαθεξφκελε εηαηξία έρεη ήδε ή είλαη απνθαζηζκέλε λα απνθηήζεη ζαθείο δηαδηθαζίεο. Δπηπιένλ, εθφζνλ ζέιεη λα σθειεζεί φζν ην δπλαηφλ πεξηζζφηεξν απφ ηε κεγάιε ζηελ πεξίπησζε απηή επέλδπζε, είλαη ππνρξεσκέλε λα δεζκεχζεη ζεκαληηθνχο αλζξψπηλνπο πφξνπο ζηε δηαδηθαζία ηεο εγθαηάζηαζεο ( implementation ). Σν δήηεκα ηέινο ηεο ειιεληθνπνίεζεο, ππήξμε θαη ζπλερίδεη ζε θάπνηεο πεξηπηψζεηο λα είλαη ζνβαξφ θαη γη απηφ, φζνη Οίθνη πνπ αληηπξνζσπεχνπλ δηεζλή παθέηα έρνπλ επελδχζεη ζεκαληηθά ζε απηφλ ηνλ ηνκέα, έρνπλ θεξδίζεη ήδε αμηφινγα κεξίδηα αγνξάο. 12

13 Όζνλ αθνξά ηα ειιεληθά παθέηα, κπνξνχκε λα αλαθέξνπκε ηα: Atlantis, Compak Win, Computer Logic ERP System, Orama ERP θαη Singular Enterprise, ρσξίο απηφ λα ζεκαίλεη φηη δελ ππάξρνπλ θαη άιιεο ιχζεηο ζε ζπγθξίζηκα επίπεδα. Δδψ βέβαηα δελ ηίζεληαη ζέκαηα ειιεληθνπνίεζεο. Οη απαηηνχκελνη πφξνη πνπ πξέπεη λα δεζκεπηνχλ ζην έξγν ηεο εγθαηάζηαζεο είλαη δπλαηφλ λα είλαη θάπσο ιηγφηεξνη, αιιά ε πξνζθεξφκελε ιεηηνπξγηθφηεηα θαη νινθιήξσζε θπθισκάησλ είλαη ζηελ παξνχζα θάζε πην ιηηή. Χζηφζν, πξέπεη λα επηζεκαλζεί φηη νη ειιεληθνί Οίθνη ζε γεληθέο γξακκέο, επελδχνπλ ζεκαληηθά ζηελ αλάπηπμε θαη ηελ ελζσκάησζε ζηα πξντφληα ηνπο, ιχζεσλ αλαθνξηθά κε ηα logistics θαη ηελ παξαγσγή. εκαληηθφ είλαη αθφκα ην γεγνλφο φηη νη ειιεληθέο εηαηξίεο ζην ρψξν ηνπ ERP έρνπλ αξθεηά δηαθνξνπνηεκέλεο ζηξαηεγηθέο αλαθνξηθά κε ηα πξντφληα ηνπο, φζνλ αθνξά ηφζν ηελ αξρηηεθηνληθή αλάπηπμεο ηνπο φζν θαη ηα λέα θπθιψκαηα πνπ ζηαδηαθά εληάζζνπλ ζε απηά. Ζ επηρείξεζε πνπ ζα αξρίζεη κηα καθξνρξφληα ζρέζε κε έλαλ Οίθν Λνγηζκηθνχ πξέπεη λα εμαζθαιίζεη φηη ε ζηξαηεγηθή ηνπ πξντφληνο ERP πνπ ζα πηνζεηήζεη ζα θαιχπηεη ηηο κειινληηθέο ηεο απαηηήζεηο νξγάλσζεο. Αλαθνξηθά κε ηε επηινγή ERP είλαη ηέινο ζεκαληηθφ λα επηζεκαλζεί φηη νη ηάζεηο πνπ επηθξαηνχλ ζηελ αγνξά ζήκεξα επλννχλ εθαξκνγέο πνπ βαζίδνληαη ζηελ πιαηθφξκα Windows NT πεξηζζφηεξν ( ζε ζρέζε κε ην Unix θαη ην AS-400 ) θαη ζπλεξγάδνληαη κε φιεο ηηο βάζεηο δεδνκέλσλ: Oracle, Microsoft SQL Server, DB2, θιπ. Δπίζεο, αλαθέξεηαη σο ζεκαληηθφ ηερληθφ ζηνηρείν αμηνιφγεζεο, ε πξνζέγγηζε ηνπ ινγηζκηθνχ ζην κνληέιν ηεο 3-tier Client-Server αξρηηεθηνληθήο, πνπ εμαζθαιίδεη ηαρχηεηεο επηθνηλσλίαο κε remote sites, ζηνηρείν κε ηδηαίηεξν ελδηαθέξνλ γηα επηρεηξήζεηο πνπ ιεηηνπξγνχλ ππνθαηαζηήκαηα. 2.5 ΟΗ ΔΛΛΖΝΗΚΔ ΔΠΗΥΔΗΡΖΔΗ KAI TA ERP Έλα δεχηεξν ζεκαληηθφ εξψηεκα πνπ ππάξρεη κπξνζηά ζε κηα δηαδηθαζία πινπνίεζεο ελφο έξγνπ ERP είλαη: γηαηί ζέιεη ε επηρείξεζε ERP; Με άιια ιφγηα, πνηεο αθξηβψο ζηνρεχζεηο έξρεηαη λα εμππεξεηήζεη ε εγθαηάζηαζε ελφο λένπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο θαη αθφκα πην ζπγθεθξηκέλα, ηη αθξηβψο ζέινπκε ην ERP λα θάλεη. Δκπεηξηθά, δηαπηζηψλεηαη δπζηπρψο φηη κάιινλ ζπάληα νη ειιεληθέο εηαηξίεο, πνπ πξνρσξνχλ ζε κηα ηέηνηα ιχζε, έρνπλ πξνεηνηκαζηεί θαηάιιεια γηα λα 13

14 απαληήζνπλ ζε απηά ηα βαζηθά εξσηήκαηα πξηλ αξρίζνπλ ηε δηαδηθαζία εγθαηάζηαζεο ελφο ηέηνηνπ ζπζηήκαηνο. Όπσο ζα έπξεπε λα είλαη θαλεξφ, ην γεγνλφο απηφ δπζθνιεχεη αθάληαζηα ηε κεηάβαζε απφ ην παιηφ ζχζηεκα ζην λέν, επηκεθχλεη ηε δηαδηθαζία θαη ην θφζηνο ηεο εγθαηάζηαζεο ( implementation ) θαη έρεη αξλεηηθή επίπησζε φζνλ αθνξά ηελ σθέιεηα πνπ ζα κπνξνχζε λα απνθνκίζεη κηα επηρείξεζε απφ ην ERP. ηαηηζηηθά, ε πιένλ ζπλεζηζκέλε απάληεζε πνπ παίξλεη θάπνηνο ζέηνληαο ην εξψηεκα: γηαηί ERP; είλαη δηφηη ππάξρεη έιιεηςε επαξθνχο πιεξνθφξεζεο απφ ην παιηφ ζχζηεκα. Ζ απαίηεζε γηα αλαθνξέο ( reporting ) είλαη ε απινχζηεξε πνπ ζα κπνξνχζε λα έρεη κηα εηαηξία απφ έλα πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα, δεδνκέλνπ φηη ζρεδφλ νπνηνδήπνηε παθέην ζε παξαζπξηθφ πεξηβάιινλ, πνπ βαζίδεηαη ( ή θαη έρεη κέξνο ηεο ινγηθήο ηνπ αλαπηπγκέλν ) ζε κηα ζρεζηαθή βάζε δεδνκέλσλ ( RDBMS ), δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα αληιεζεί ε απαηηνχκελε πιεξνθφξεζε κε φινπο ηνπο ηξφπνπο. Με άιια ιφγηα, απηή θαη κφλν ε απαίηεζε είλαη κηθξή ζε ζρέζε κε ην κέγεζνο ηεο επέλδπζεο πνπ πξέπεη λα θάλεη ε εηαηξία γηα ην ERP. Γπζηπρψο πνιχ ζπαληφηεξα νη εηαηξίεο είλαη πξνεηνηκαζκέλεο λα δεηήζνπλ απφ ην ERP λα ππνζηεξίμεη ζπγθεθξηκέλεο δηαδηθαζίεο θαη νξγαλσηηθά ζρήκαηα. Παξφια απηά, έλα έξγν ERP είλαη κηα πνιχ θαιή επθαηξία γηα λα επηβιεζνχλ λέεο δηαδηθαζίεο θαη νξγαλσηηθέο ιχζεηο ζε κηα εηαηξία ελψ αμίδεη λα αλαθεξζεί θαη ε αζθάιεηα πνπ παξέρεη έλα ηέηνην ζχζηεκα κέζσ ησλ ξφισλ θαη ησλ εμνπζηνδνηήζεσλ πνπ κπνξνχλ λα δεκηνπξγεζνχλ θαη λα εθαξκνζηνχλ. Ζ δπλαηφηεηα ηνπ ERP γηα δεκηνπξγία θαη εθαξκνγή ηέηνησλ ξφισλ θαη ε παξνρή εμνπζηνδνηήζεσλ ζηνπο ξφινπο απηνχο θαη φρη ζηνπο ίδηνπο ηνπο ρξήζηεο ηνπ δίλεη έλα ζαθέο πιενλέθηεκα έλαληη άιισλ ζπζηεκάησλ ηνπ εκπνξίνπ. Απηφ φκσο, δπζηπρψο, γίλεηαη ζπλήζσο θαηαλνεηφ θαηά ηε δηάξθεηα ηεο εγθαηάζηαζεο ( implementation ) ή θαη πην κεηά θαη φρη πξηλ απφ απηή, κε απνηέιεζκα λα κελ ρξεζηκνπνηνχληαη ζην κέγηζην νη δπλαηφηεηεο ηέηνησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ. 2.6 ΔΝΑ ΠΑΚΔΣΟ ΛΟΓΗΜΗΚΟΤ ERP ΓΗΑ ΟΛΔ ΣΗ ΔΠΗΥΔΗΡΖΔΗ Σν εξψηεκα απηφ ζα κπνξνχζε λα δηαηππσζεί θαη σο εμήο: Πψο κπνξεί κία εηαηξία ινγηζκηθνχ ζηηο ΖΠΑ, ηε Γεξκαλία ή ηελ Αγγιία λα θαηαλνήζεη ηηο αλάγθεο κηαο 14

15 εηαηξίαο πνπ εδξεχεη ζηελ Ηηαιία θαη κε ην ίδην ινγηζκηθφ λα θαιχπηεη εηαηξίεο θαη ζηελ Διιάδα θαη ζηελ Κχπξν; Πνιινί πηζαλφλ λα ζεσξήζνπλ φηη ην ινγηζκηθφ πνπ θαηαζθεπάδεηαη απνθιεηζηηθά γηα ηελ θάζε εηαηξία ζα ιεηηνπξγεί θαιχηεξα ζε ζρέζε κε ην ινγηζκηθφ ζε παθέην. Όκσο, δελ πξέπεη λα μερλάκε φηη, ζηε ζπληξηπηηθή ηνπο πιεηνςεθία, νη βαζηθέο δηαδηθαζίεο ζε θάζε επηρείξεζε είλαη νη ίδηεο. Δπίζεο, κε ηελ παγθνζκηνπνίεζε, ππάξρεη αλάγθε γηα ρξήζε ζε κεγάιν βαζκφ ίδησλ πξαθηηθψλ θαη δηαδηθαζηψλ απφ ηηο επηρεηξήζεηο δηαθφξσλ ρσξψλ. Οη πνιπεζληθέο εηαηξίεο πνπ αλαπηχζζνπλ ERP παθέηα επελδχνπλ αξθεηά ρξήκαηα ζηε κειέηε ησλ αλαγθψλ ησλ επηρεηξήζεσλ θαη, βέβαηα, ζηελ αλάπηπμε πςειήο πνηφηεηαο ινγηζκηθνχ. Απφ ηελ άιιε, νη ειιεληθέο εηαηξίεο ινγηζκηθνχ έρνπλ ην πιενλέθηεκα φηη κπνξνχλ λα είλαη πην θνληά ζηηο πξαθηηθέο ησλ ειιεληθψλ επηρεηξήζεσλ θαη λα ηηο θαηαλννχλ θαιχηεξα, έζησ θη εάλ δελ κπνξνχλ λα επελδχζνπλ ηα ίδηα θεθάιαηα κε απηά ησλ πνιπεζληθψλ ζηελ αλάπηπμε ηνπ ινγηζκηθνχ, ιφγσ ηεο κηθξφηεξεο αγνξάο ζηελ νπνία απεπζχλνληαη. 2.7 ΦΗΛΗΚΟΣΖΣΑ ΠΡΟ ΣΟ ΥΡΖΣΖ Σν ERP είλαη κία εθαξκνγή ινγηζκηθνχ πνπ "κηιά ηε γιψζζα" ηνπ ρξήζηε. Έρεη θαηαζθεπαζηεί γη' απηφλ, κε βάζε ηηο επηρεηξεζηαθέο δηαδηθαζίεο, θαη φρη γηα ηελ εθπιήξσζε ησλ δηαδηθαζηψλ ηνπ ηκήκαηνο κεραλνγξάθεζεο. πλεπψο, ηα ζπζηήκαηα ERP έρνπλ ηηο πξνδηαγξαθέο γηα λα γίλνπλ απνδεθηά απφ ηνπο ρξήζηεο. Απφ εθεί θαη πέξα, ρξεηάδεηαη ε θαηάιιειε εθπαίδεπζε ησλ ρξεζηψλ ζην ERP, ε νπνία πξέπεη λα ηνπο παξνπζηάδεη ην ζχζηεκα θαη ηηο ιεηηνπξγίεο ηνπ κε βάζε ηηο ιεηηνπξγίεο ηεο επηρείξεζεο θαη φρη κε βάζε ηηο επηινγέο θάπνησλ κελνχ ηνπ ινγηζκηθνχ. Έηζη, νη ρξήζηεο ζα δνπλ ην ERP σο ζπλέρεηα ηεο εξγαζίαο πνπ έθαλαλ πξηλ θαη φρη σο θάηη ξηδηθά δηαθνξεηηθφ. Γηα ην ιφγν απηφ, πξέπεη απηφο πνπ αλαιακβάλεη ηελ εθπαίδεπζε λα γλσξίδεη γηα ηηο ιεηηνπξγίεο ηεο επηρείξεζεο θαη πψο απηέο δηεθπεξαηψλνληαη απφ ην ERP. 2.8 Ζ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΚΟΣΖΣΑ ΣΧΝ ΤΣΖΜΑΣΧΝ ERP 15

16 Σα ζπζηήκαηα ERP ππνζηεξίδνπλ ηηο βαζηθφηεξεο επηρεηξεκαηηθέο δηαδηθαζίεο θαη είλαη δνκεκέλα ζε ιεηηνπξγηθά ππνζπζηήκαηα ( functional modules ). Παξαθάησ ζπλνςίδνληαη νη βαζηθέο δηαδηθαζίεο πνπ ππνζηεξίδνληαη απφ θάζε ππνζχζηεκα Σν ππνζχζηεκα νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο είλαη ε θαξδηά ηνπ ERP θαη αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο κε φια ηα ππφινηπα ζπζηήκαηα. Βαζηθέο δηαδηθαζίεο ηεο νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο πεξηιακβάλνπλ ηε γεληθή ινγηζηηθή, ηελ αλαιπηηθή ινγηζηηθή, ηε δηαρείξηζε παγίσλ, ηηο νηθνλνκηθέο θαηαζηάζεηο, ηνπο εηζπξαθηένπο θαη πιεξσηένπο ινγαξηαζκνχο θαζψο επίζεο θαη ηε δηαρείξηζε δηαζεζίκσλ. Αλάινγα κε ην βαζκφ νινθιήξσζεο ησλ ERP ππνζηεξίδνληαη θαη άιιεο δηαδηθαζίεο, φπσο ν πξνυπνινγηζκφο, ε θνζηνιφγεζε βάζεη δξαζηεξηνηήησλ θαη άιιεο. Οη βαζηθέο ιεηηνπξγίεο ηνπ ππνζπζηήκαηνο Πσιήζεσλ Marketing πεξηιακβάλνπλ ηελ παξαγγειηνιεςία, ηελ ηηκνιφγεζε, ηε δηαρείξηζε ζπκβνιαίσλ, ην κεηξψν πειαηψλ, ηα αμηφγξαθα θαη ζηαηηζηηθά πσιήζεσλ. Οξηζκέλα απφ ηα ζπζηήκαηα ERP ππνζηεξίδνπλ επίζεο ηελ αλάιπζε νθεηιψλ ην marketing, ηηο πξνβιέςεηο δήηεζεο, ηελ ειεθηξνληθή αληαιιαγή δεδνκέλσλ θαη ην ειεθηξνληθφ εκπφξην κέζσ δηαδηθηχνπ. Σν ππνζχζηεκα ησλ πσιήζεσλ αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο θπξίσο κε ηα ππνζπζηήκαηα απνζήθεπζεο θαη δηαλνκήο, νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο θαη παξαγσγήο. Οη βαζηθέο ιεηηνπξγίεο ηνπ ππνζπζηήκαηνο πξνκεζεηψλ πεξηιακβάλνπλ ηνλ έιεγρν θαη ηε δηαρείξηζε αηηήζεσλ αγνξάο, ηε δηαρείξηζε εληνιψλ αγνξάο, ηελ αμηνιφγεζε πξνκεζεπηψλ θαη ηε δηαρείξηζε ζπκβάζεσλ. Σν ππνζχζηεκα ησλ πξνκεζεηψλ αληαιιάζεη πιεξνθνξίεο θπξίσο κε ηα ππνζπζηήκαηα απνζήθεπζεο θαη δηαλνκήο, νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο θαη παξαγσγήο. Οη βαζηθέο ιεηηνπξγίεο ηνπ ππνζπζηήκαηνο απνζήθεπζεο δηαλνκήο πεξηιακβάλνπλ ηε δηαρείξηζε απνζεκάησλ θαη ηνλ πξνγξακκαηηζκφ ησλ απαηηήζεσλ δηαλνκήο. Άιιεο ιεηηνπξγίεο πεξηιακβάλνπλ ηε δηαρείξηζε απνζεθψλ θαη ηε δηαρείξηζε ζηφινπ θνξηεγψλ. Σν ππνζχζηεκα ηεο απνζήθεπζεο δηαλνκήο αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο θπξίσο κε ηα ππνζπζηήκαηα ηεο νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο, πσιήζεσλ marketing, πξνκεζεηψλ θαη παξαγσγήο. Οη βαζηθέο ιεηηνπξγίεο πνπ θαιχπηεη ην ππνζχζηεκα αλζξψπηλσλ πφξσλ πεξηιακβάλνπλ ηνλ πξνγξακκαηηζκφ πξνζσπηθνχ, ηε κηζζνδνζία θαη ηελ 16

17 αμηνιφγεζε πξνζσπηθνχ. Άιιεο ιεηηνπξγίεο πνπ θαιχπηνληαη είλαη ηα εμνδνιφγηα θαη ε παξνπζία πξνζσπηθνχ. Σέινο, νη βαζηθέο ιεηηνπξγίεο πνπ θαιχπηεη ην ππνζχζηεκα παξαγσγήο πεξηιακβάλνπλ ηνλ πξνγξακκαηηζκφ απαηηήζεσλ δπλακηθφηεηαο, ην καθξνπξφζεζκν πξνγξακκαηηζκφ παξαγσγήο, ηνλ πξνγξακκαηηζκφ απαηηήζεσλ πιηθψλ, ηνλ έιεγρν παξαγσγήο θαη ηελ θνζηνιφγεζε παξαγσγήο. Άιιεο ιεηηνπξγίεο πνπ πηζαλψο λα ππνζηεξίδεη είλαη ε δνκή πξντφλησλ, ν έιεγρνο αιιαγψλ ζρεδίσλ θαη ν βξαρππξφζεζκνο πξνγξακκαηηζκφο παξαγσγήο. Σν ππνζχζηεκα ηεο παξαγσγήο αληαιιάζζεη πιεξνθνξίεο κε ηα ππνζπζηήκαηα νηθνλνκηθήο δηαρείξηζεο, πσιήζεσλ, πξνκεζεηψλ θαη απνζήθεπζεο δηαλνκήο. 2.9 ΠΛΔΟΝΔΚΣΖΜΑΣΑ ΚΑΗ ΜΔΗΟΝΔΚΣΖΜΑΣΑ ERP Όπσο είλαη θπζηθφ, ε ιχζε ησλ ERP πζηεκάησλ έρεη ηφζν πιενλεθηήκαηα φζν θαη κεηνλεθηήκαηα. Δπηγξακκαηηθά ηα πιενλεθηήκαηα ηεο εθαξκνγήο ελφο ζπζηήκαηνο ERP: Απνηειεί έλα εληειψο νινθιεξσκέλν ζχζηεκα Έρεη ηελ ηθαλφηεηα γηα απινχζηεπζε ησλ δηαθφξσλ δηαδηθαζηψλ θαη εξγαζηψλ Παξέρεη ηε δπλαηφηεηα εχθνιεο θνηλήο ρξήζεο δεδνκέλσλ ζε δηάθνξεο ππεξεζίεο ηεο εθάζηνηε εηαηξίαο Βειηησκέλε απνηειεζκαηηθφηεηα θαη πςειφηεξα επίπεδα παξαγσγηθφηεηαο Βειηίσζε ηεο παξαθνινχζεζεο, ηεο επίβιεςεο θαη ηεο πξφβιεςεο Υακειφηεξν θφζηνο γηα ηελ εηαηξία Βειηίσζε ηεο εμππεξέηεζεο ησλ πειαηψλ Παξάιιεια φκσο έρεη θαη θάπνηα κεηνλεθηήκαηα: Ζ παξακεηξηθφηεηα ζε θάπνηεο πεξηπηψζεηο είλαη πεξηνξηζκέλε Απαγνξεπηηθφ θφζηνο γηα ηελ εγθαηάζηαζε θαη ιεηηνπξγία Διιείπεηο ηερληθή ππνζηήξημε 17

18 Όρη θαιή απνδνρή απφ ηνπο ρξήζηεο ιφγσ θαθήο πιεξνθφξεζεο πκπεξαζκαηηθά, ηα ζπζηήκαηα ERP απνηεινχλ έλα ππφβαζξν ζην νπνίν κπνξνχλ λα ζπλδεζνχλ εμεηδηθεπκέλεο εθαξκνγέο πνπ εμππεξεηνχλ ζπγθεθξηκέλεο αλάγθεο ηεο εηαηξίαο. Κάζε κία απφ απηέο ηηο εθαξκνγέο ζπλδέεηαη, αληιεί θαη ελεκεξψλεη ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν φιν ην ππφινηπν ζχζηεκα. Δίλαη πξνθαλήο θαη αλαπφθεπθηε ινηπφλ ε αλάγθε εγθαηάζηαζεο ελφο νινθιεξσκέλνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο ERP ζε κηα επηρείξεζε, δηφηη ηθαλνπνηεί ηηο αλάγθεο ηεο, ελνπνηψληαο θαη ηππνπνηψληαο ηηο βαζηθέο επηρεηξεκαηηθέο δηαδηθαζίεο ηεο θαη δεκηνπξγψληαο έλα εληαίν πιαίζην ιεηηνπξγίαο θαη επηθνηλσλίαο. Παξάιιεια, αλακελφκελα νθέιε απφ ηελ εγθαηάζηαζε ελφο ζπζηήκαηνο ERP ζε κηα εηαηξία πεξηιακβάλνπλ ηνλ πνιιαπιαζηαζκφ ηεο επειημίαο ησλ ηκεκάησλ ηεο επηρείξεζεο, ηελ εμνηθνλφκεζε πφξσλ ( θπξίσο αλζξσπίλσλ ) ιφγσ ηεο θαιχηεξεο αμηνπνίεζεο ηνπο, ηε βειηηζηνπνίεζε ηεο δηαδηθαζίαο ιήςεο απνθάζεσλ θαζψο θαη ηε δηάρπζε πιεξνθνξηψλ θαη αξκνδηνηήησλ ζε φιε ηελ επηρείξεζε. επηπιένλ εμαζθαιίδεηαη θαιχηεξε πνηφηεηα θαη ηαρχηεηα εμππεξέηεζεο ησλ πειαηψλ, ειαρηζηνπνίεζε ησλ απνζεκάησλ, κείσζε ηνπ θφζηνπο ησλ πξνκεζεηψλ θαη απηνκαηνπνίεζε ησλ ινγηζηηθψλ εξγαζηψλ. Σα ζπζηήκαηα ERP ζεσξνχληαη σο ε αλαγθαία πιεξνθνξηαθή ππνδνκή απνδνηηθήο ιεηηνπξγίαο θαη ππνζηήξημεο ησλ επηρεηξεκαηηθψλ απνθάζεσλ κηαο εηαηξίαο. Ζ εγθαηάζηαζε ηνπο, δελ απνηειεί ηνλ θαηαιεθηηθφ ζηφρν κηαο επηρείξεζεο, αιιά ηελ αθεηεξία ηεο πνξείαο ηεο πξνο ηε ζπλερή βειηίσζε. 18

19 3 Ζ ΛΤΖ ERP ΣΖ ΔΣΑΗΡΗΑ SAP 3.1 Ζ ΔΣΑΗΡΗΑ SAP Ζ εηαηξία SAP ( Systems πζηήκαηα, Applications Δθαξκνγέο, Products - Πξντφληα ) είλαη ε κεγαιχηεξε εηαηξία παξνρήο ινγηζκηθψλ ERP ζηελ Δπξψπε θαη ε ηέηαξηε ( 4 ε ) κεγαιχηεξε ζηελ παγθφζκηα αγνξά. Ζ έδξα ηεο, φπνπ βξίζθνληαη θαη ηα θεληξηθά γξαθεία, είλαη ζην Βάιηνξθ ( Walldorf ) ηεο Γεξκαλίαο. Ηδξχζεθε ην 1972 απφ πέληε ( 5 ) πξψελ κεραληθνχο ηεο εηαηξίαο IBM, ( Σνλ Dietmar Hopp, ηνλ Hans-Werner Hector, ηνλ Hasso Plattner, ηνλ Klaus E Tschira, θαη ηνλ Claus Wellenreuther), ζην Μαλρέτκ ( Mannheim ) ηεο Γεξκαλίαο θαη ν πξψηνο ηνπο πειάηεο ήηαλ ε εηαηξία ICI ( Imperial Chemical Industries ). Σν 1976 ε εηαηξία κεηνλνκάζηεθε ζε SAP GmbH θαη κεηαθέξζεθε ζηελ παξνχζα έδξα ηεο ζην Βάιηνξθ ( Walldorf ). Σν ζεκεξηλφ ηεο φλνκα ην πήξε ην 1988 ελψ απφ ην 1995 ε κεηνρή ηεο εηαηξίαο βξίζθεηαη ζην ρξεκαηηζηήξην ( DAX ) ηεο Γεξκαλίαο. 3.2 ΣΟ ΛΟΓΗΜΗΚΟ ERP ΣΖ SAP ΗΣΟΡΗΚΖ ΑΝΑΓΡΟΜΖ Σν πξψην ινγηζκηθφ ηεο εηαηξίαο, ην SAP R/1, δεκηνπξγήζεθε ην 1973 ελψ έμη ( 6 ) ρξφληα αξγφηεξα ην 1979 δεκηνχξγεζε ην SAP R/2. Σν 1992 ε SAP AG έθεξε ζηελ αγνξά ην SAP R/3 πνπ ζε ζπλδπαζκφ κε ηελ απφηνκε εμέιημε ηνπ δηαδηθηχνπ έθαλαλ ηελ εηαηξία κηα απφ ηηο θαιχηεξεο εηαηξίεο ζην ζρεδηαζκφ θαη ηελ εθαξκνγή ινγηζκηθνχ επηρεηξεκαηηθψλ δηαδηθαζηψλ. ήκεξα, ε εηαηξία πξνκεζεχεη ηελ αγνξά κε ην SAP ERP 6.0 ην νπνίν είλαη εμέιημε ηνπ SAP R/3 θαη κέξνο ηεο επηρεηξεκαηηθήο ζνπίηαο SAP ( SAP Business Suite ) ε νπνία πεξηιακβάλεη άιιεο ηέζζεξηο ( 4 ) επηρεηξεκαηηθέο εθαξκνγέο: ηε δηαρείξηζε ησλ δηαπξνζσπηθψλ ζρέζεσλ πειάηε εηαηξίαο ( Customer Relationship Management CRM ), ηε δηαρείξηζε ηνπ θχθινπ δσήο ηνπ πξντφληνο ( Product Lifecycle Management PLM ), ηε δηαρείξηζε ηεο εθνδηαζηηθήο αιπζίδαο ( Supply Chain Management SCM ) θαη ηέινο ηε δηαρείξηζε ησλ δαπαλψλ γηα ζπλερή θεξδνθνξία ( Supplier Relationship Management SRM ). Δθηφο απφ ηελ επηρεηξεκαηηθή ζνπίηα SAP ( SAP Business 19

20 Suite ) ε εηαηξία πξνκεζεχεη ηελ αγνξά θαη κε άιιεο εθαξκνγέο φπσο ηελ πιαηθφξκα Netweaver, ηηο ιχζεηο GRC, DUET θαη RFID. Με βάζε επίζεκεο αλαθνξέο απφ ηελ ίδηα ηελ εηαηξία, έρνπλ εγθαηαζηαζεί παγθνζκίσο πεξηζζφηεξα απφ εθαηφλ είθνζη ρηιηάδεο ( ) ινγηζκηθά SAP ζε πεξηζζφηεξεο απφ ζαξάληα ρηιηάδεο ( ) εηαηξίεο ζε πεξηζζφηεξεο απφ εθαηφλ είθνζη ( 120 ) ρψξεο, ελψ ν αξηζκφο ησλ ρξεζηψλ ζην ζχλνιν, μεπεξλά ηα δψδεθα εθαηνκκχξηα ( ). Παξφια απηά, ε εηαηξία, δέρεηαη θάπνηεο αξλεηηθέο θξηηηθέο γηα ην γεγνλφο φηη νη ιχζεηο πνπ πξνηείλεη, αθνινπζνχλ ην κνληέιν Έλα ινγηζκηθφ γηα φιεο ηηο εηαηξίεο ( One-size-fits-all product ). Μεξηθνί απφ ηνπο πειάηεο ηεο δελ ζπκθσλνχλ κε ηελ ηαθηηθή ηεο εηαηξίαο λα θηηάρλεη έλα ινγηζκηθφ γηα φισλ ησλ εηδψλ ηηο επηρεηξήζεηο ππνζηεξίδνληαο φηη θάηη ηέηνην δελ είλαη επέιηθην ζε ζπγρσλεχζεηο ή δηαρσξηζκνχο εηαηξηψλ. 3.3 ΣΑ ΠΛΔΟΝΔΚΣΖΜΑΣΑ ΚΑΗ ΣΑ ΜΔΗΟΝΔΚΣΖΜΑΣΑ ΣΟΤ SAP ERP Σα πιενλεθηήκαηα ηνπ ινγηζκηθνχ πνπ παξέρεη ε εηαηξία SAP είλαη ζπλνπηηθά: Οη πξνκεζεπηέο ηνπ SAP έρνπλ ήδε ηηο γλψζεηο θαη ηελ εκπεηξία πσο λα δεκηνπξγήζνπλ θαη λα εγθαηαζηήζνπλ ην ζχζηεκα γηα κηα εηαηξία Γελ ππάξρεη επηπιένλ θφζηνο γηα αγνξά νπνηνπδήπνηε εμνπιηζκνχ άξα δελ ππάξρεη νχηε θφζηνο ζπληήξεζεο Γελ ππάξρεη θφζηνο γηα ηελ εθπαίδεπζε ησλ ππεχζπλσλ θαη νη πξνκεζεπηέο ζα αλαιάβνπλ ηελ νπνηαδήπνηε αλαγθαία θαηάξηηζε ηνπ πξνζσπηθνχ Αληίζηνηρα ηα κεηνλεθηήκαηα ηνπ SAP ERP είλαη: Γελ ππάξρεη αξθεηή επειημία απφ πιεπξάο SAP, αθνχ ηα παθέηα ινγηζκηθνχ πνπ πξνζθέξνληαη απφ ηνπο πξνκεζεπηέο πνιιέο θνξέο δελ θαιχπηνπλ ηηο αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο, κε απνηέιεζκα λα ρξεηάδεηαη ε θαηάιιειε πξνζαξκνγή ηνπ ινγηζκηθνχ, θάηη πνπ απμάλεη ην θφζηνο Ζ απφδνζε ηεο επέλδπζεο είλαη πηζαλφλ λα πάξεη αξθεηφ ρξφλν ψζηε λα είλαη θεξδνθφξα Τπάξρεη δέζκεπζε ηεο εθάζηνηε εηαηξίαο κε ηνπο πξνκεζεπηέο, κέζσ ζπκβνιαίνπ, γηα ηε δηαρείξηζε ηνπ ινγηζκηθνχ. Όηαλ ην ζπκβφιαην ιήμεη, 20

21 ηφηε είλαη δχζθνιν γηα κηα εηαηξία, απφ πιεπξάο θφζηνπο, λα αιιάμεη πξνκεζεπηή. 3.4 ΣΟ ΛΟΓΗΜΗΚΟ SAP R/3 Έλα απφ ηα πξντφληα, φπσο πξναλαθέξζεθε, πνπ έδσζε ηελ ψζεζε ζηελ εηαηξία ζηνλ θφζκν ηνπ εκπνξίνπ, ήηαλ ην SAP R/3. Σν SAP R/3, ήξζε ζηελ αγνξά, γηα λα αληηθαηαζηήζεη ηνλ πξνθάηνρν ηνπ SAP R/2, κε ηελ θαηλνηνκία ελφο ινγηζκηθνχ πνπ ζπλδπάδεη ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν ηελ αλάιπζε δεδνκέλσλ πειάηε εηαηξίαο Πξφθεηηαη γηα έλα πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα πνπ απεπζχλεηαη ζε έλα κεγάιν εχξνο εηαηξηψλ, ζρεδηαζκέλν θαηάιιεια, έηζη ψζηε λα ζπληνλίδεη ηνπο πφξνπο, ηηο πιεξνθνξίεο θαη ηηο δξαζηεξηφηεηεο πνπ είλαη αλαγθαίεο γηα ηελ εθπιήξσζε ησλ επηρεηξεκαηηθψλ εθαξκνγψλ θάζε εηαηξίαο. Όπσο φια ηα ινγηζκηθά ηεο εηαηξίαο, έηζη θαη ην SAP R/3 δέρεηαη ζπλερψο βειηηψζεηο θηάλνληαο έηζη ζην ζεκεξηλφ ινγηζκηθφ ην SAP ERP 6.0. Ζ ιεηηνπξγία ηνπ είλαη δνκεκέλε θαη βαζίδεηαη ζε κηα δηθή ηνπ γιψζζα, ηελ απνθαινχκελε ABAP (Advanced Business Application Programming ). Ζ ABAP ή ABAP/4 είλαη κηα γιψζζα πξνγξακκαηηζκνχ ηέηαξηεο γεληάο ( 4GL ) πνπ ηξνρνδξνκεί ηε δεκηνπξγία απιψλ αιιά παξάιιεια ηζρπξψλ πξνγξακκάησλ. Ζ γιψζζα απηή ζπλεξγάδεηαη κε ηε βάζε δεδνκέλσλ ηνπ ζπζηήκαηνο κέζσ SQL. Σν SAP R/3 πξνζθέξεη επίζεο έλα πιήξεο πεξηβάιινλ αλάπηπμεο ζην νπνίν νη ππεχζπλνη αλάπηπμεο θάζε εηαηξίαο έρνπλ ηελ επρέξεηα είηε λα ηξνπνπνηήζνπλ ηνλ ήδε ππάξρνληα θψδηθα ηνπ SAP κε βάζε ηηο δηθέο ηνπο αλάγθεο, είηε λα αλαπηχμνπλ ηηο δηθέο ηνπο ιεηηνπξγίεο, εθαξκνγέο ή αλαθνξέο. Έλα απφ ηα δπζθνιφηεξα θνκκάηηα ηνπ SAP R/3, αλ φρη ην δπζθνιφηεξν, είλαη ε εγθαηάζηαζε αθνχ δελ ρξεζηκνπνηείηαη πνηέ δχν θνξέο κε ηνλ ίδην ηξφπν. Γηα παξάδεηγκα, ε εηαηξία έικαλ ( Shelman ) έρεη εγθαηεζηεκέλν ην SAP R/3 αιιά δελ είλαη ην ίδην κε ην SAP R/3 πνπ έρεη θαη κηα άιιε εηαηξία. Ζ δπζθνιία ηεο εγθαηάζηαζεο θαη εθαξκνγήο ηνπ ινγηζκηθνχ είλαη θαη ν θπξηφηεξνο ιφγνο πνπ νη 21

22 πεξηζζφηεξεο επηρεηξήζεηο, πξνζιακβάλνπλ ηνπο πνιχ θαιά εθπαηδεπκέλνπο ζπκβνχινπο ηεο SAP γηα λα ην εγθαηαζηήζνπλ. Ζ εγθαηάζηαζε πξέπεη λα γίλεηαη κε βάζε ηηο αλάγθεο θαη ηνπο δηαζέζηκνπο πφξνπο ηεο εθάζηνηε εηαηξίαο. Έλα απφ ηα ζηνηρεία ηνπ ινγηζκηθνχ πνπ ην θάλεη αλαγθαίν ζηηο επηρεηξήζεηο, είλαη ε αζθάιεηα πνπ παξέρεη κέζσ ηνπ βαζηζκέλνπ ζε ξφινπο ειέγρνπ ηεο πξφζβαζεο. Οη ξφινη είλαη ην ηείρνο πξνζηαζίαο ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο αθνχ κέζσ ηνπ ειέγρνπ ηεο πξφζβαζεο ζε απηνχο, ην ζχζηεκα επηηξέπεη ηελ πξφζβαζε κφλν ζηνπο ρξήζηεο ηνπ. 3.5 ΣΟ ΒΑΗΚΟ ΔΡΓΑΛΔΗΟ ΓΖΜΗΟΤΡΓΗΑ ΚΑΗ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΣΧΝ ΡΟΛΧΝ ΣΟΤ SAP R/3 Σν βαζηθφ εξγαιείν γηα ηε δεκηνπξγία θαη ηε δηαρείξηζε ξφισλ ζην SAP είλαη ην profile generator ζην νπνίν έρεη πξφζβαζε θάπνηνο κέζσ ηεο θίλεζεο ( transaction ) PFCG. Πξφθεηηαη γηα έλα ηζρπξφ εξγαιείν αζθάιεηαο πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ ην νπνίν επηηξέπεη ηελ εχθνιε δεκηνπξγία ξφισλ, αξρηθά κε ηε δεκηνπξγία ησλ κελνχ κε ηηο δηάθνξεο θηλήζεηο θαη ζηε ζπλέρεηα κε ηελ παξνρή ησλ θαηάιιεισλ εμνπζηνδνηήζεσλ γηα ηηο απαηηήζεηο ηνπ ξφινπ. Ζ παξνρή εμνπζηνδνηήζεσλ είλαη ην θιεηδί ηεο PFCG γηα ηελ αζθάιεηα ηνπ ζπζηήκαηνο. Ζ εηαηξία SAP παξαδίδεη ην ζχζηεκα κε ζπλδπαζκνχο θηλήζεσλ θαη αληηθεηκέλσλ εμνπζηνδφηεζεο έηζη ψζηε κφιηο κηα θίλεζε εηζαρζεί ζην κελνχ ελφο ξφινπ, ε PFCG αλαγλσξίδεη πξέπεη πνηα αληηθείκελα λα ζπκπεξηιεθζνχλ ή φρη ζηηο εμνπζηνδνηήζεηο ηνπ ξφινπ. Πνιινί ππεχζπλνη αζθαιείαο ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ, νη νπνίνη είλαη θαηλνχξηνη θαη δελ έρνπλ πείξα, δε γλσξίδνπλ ή κεξηθέο θνξέο δελ θαηαιαβαίλνπλ ηε ζρέζε κεηαμχ ησλ εμνπζηνδνηήζεσλ θαη ησλ ξφισλ. Δπίζεο θάπνηνη δε γλσξίδνπλ φηη ην SAP δίλεη ηε δπλαηφηεηα ηξνπνπνηήζεσλ ζηηο εμνπζηνδνηήζεηο ησλ ξφισλ κε κηα άιιε θίλεζε ηελ SU24, ε νπνία επηπιένλ δίλεη ηε δπλαηφηεηα πξφζζεζεο ζρέζεσλ εμνπζηνδνηήζεσλ ξφισλ γηα θηλήζεηο πνπ πξνζζέηνληαη απφ ηνλ ίδην ην ρξήζηε. 22

23 3.6 ΒΑΗΚΟΗ ΟΡΗΜΟΗ ΣΟΤ SAP ΓΗΑ ΣΖ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΣΧΝ ΡΟΛΧΝ ην ζεκείν απηφ ζα δνζνχλ βαζηθνί νξηζκνί ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο SAP R/3 γηα ηελ θαιχηεξε θαηαλφεζε θαη αθνκνίσζε ησλ φξσλ πνπ ζα ρξεζηκνπνηεζνχλ ζηε ζπλέρεηα. Ρόλορ : Ο ξφινο αληηπξνζσπεχεη έλα ζπγθεθξηκέλν θαζήθνλ ή δξαζηεξηφηεηα κέζα ζε κηα επηρείξεζε. Απνηειεί πεξηγξαθή ζηελ νπζία ηεο ζπγθεθξηκέλεο δξαζηεξηφηεηαο ή θαζήθνληνο ( Job Description ). Δλζσκαηψλεη ηηο εμνπζηνδνηήζεηο θαη ηηο θηλήζεηο πνπ ηνπ αληηζηνηρνχλ γηα λα κπνξνχλ νη εθάζηνηε ρξήζηεο πνπ ζα αλαηεζνχλ ζε απηφ λα εθηεινχλ ηα ζπγθεθξηκέλα θαζήθνληα ή δξαζηεξηφηεηεο. Δξοςζιοδόηηζη : Ζ έγθξηζε λα εθηειέζεη θάπνηνο κηα ζπγθεθξηκέλε δξαζηεξηφηεηα ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP R/3. Κάζε εμνπζηνδφηεζε αλαθέξεηαη ζε έλα αληηθείκελν εμνπζηνδφηεζεο θαη θαζνξίδεη κία ή πεξηζζφηεξεο επηηξεπηέο αμίεο γηα θάζε πεδίν εμνπζηνδφηεζεο πνπ ππάξρεη ζην ζπγθεθξηκέλν αληηθείκελν εμνπζηνδφηεζεο. Οη εμνπζηνδνηήζεηο κπνξνχλ λα ζπλδπαζηνχλ αλαιφγσο θαη λα εηζαρζνχλ ζην πξνθίι ελφο ξφινπ. Γελ αλαηίζεληαη άκεζα ζε ζπγθεθξηκέλνπο ρξήζηεο αιιά ζε ζπγθεθξηκέλνπο ξφινπο. Ανηικείμενα Δξοςζιοδόηηζηρ : Σα αληηθείκελα εμνπζηνδφηεζεο επηηξέπνπλ ζην ρξήζηε λα θαζνξίζεη πνιχπινθεο εμνπζηνδνηήζεηο. Έλα αληηθείκελν εμνπζηνδφηεζεο ζπγθεληξψλεη καδί κέρξη θαη δέθα ( 10 ) πεδία εμνπζηνδφηεζεο ζε κηα θαζνξηζκέλε ζρέζε έηζη ψζηε λα γίλεηαη έιεγρνο αλ έλαο ρξήζηεο επηηξέπεηαη λα εθηειέζεη κηα ζπγθεθξηκέλε δξαζηεξηφηεηα. Ο ρξήζηεο, γηα λα πεξάζεη έλαλ έιεγρν εμνπζηνδφηεζεο γηα έλα αληηθείκελν πξέπεη λα πιεξνί ηηο πξνδηαγξαθέο ηνπ ειέγρνπ εμνπζηνδφηεζεο γηα θάζε πεδίν ηνπ αληηθεηκέλνπ. Χπήζηηρ : Σν θάζε άηνκν πνπ έρεη άκεζε αιιειεπίδξαζε κε έλα πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα. 23

24 4 ΑΦΑΛΔΗΑ ΥΡΖΖ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΧΝ ΤΣΖΜΑΣΧΝ 4.1 ΔΗΑΓΧΓΖ Απφ ηε δεθαεηία ηνπ 70 θαη κεηά, νη ππνινγηζηέο άξρηζαλ λα ελζσκαηψλνπλ φιν θαη πεξηζζφηεξεο εθαξκνγέο θαη εμππεξεηνχζαλ φιν θαη πεξηζζφηεξνπο ρξήζηεο, δεκηνπξγψληαο έηζη ζέκαηα γηα ηελ αζθάιεηα ησλ δεδνκέλσλ πνπ δηαρεηξίδνληαη. Απηφ είρε σο απνηέιεζκα νη εηδηθνί ζε ζέκαηα πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ θαη εμέιημεο ινγηζκηθψλ λα επηθεληξσζνχλ ζηελ εχξεζε δηαθφξσλ κεζφδσλ ειέγρνπ ηεο πξφζβαζεο ζηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα, γηα λα ζηγνπξεπηνχλ φηη κφλν νη εμνπζηνδνηεκέλνη ρξήζηεο είραλ πξφζβαζε ζηα αξρεία θαη ηα δεδνκέλα ησλ ζπζηεκάησλ απηψλ. Ζ Μέζνδνο Διέγρνπ ηεο Πξφζβαζεο κε Βάζε ηνπο Ρφινπο ( Role Based Access Control ή RBAC ), είλαη κηα ηέηνηα κέζνδνο, ε νπνία πξφθπςε απφ απηή ηελ αλάγθε γηα έιεγρν ηεο πξφζβαζεο ζηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα. Απφ ηε δεθαεηία ηνπ 90 θαη κεηά δέρζεθε αλαβαζκίζεηο θαη είλαη ζήκεξα ε πην επέιηθηε κέζνδνο ειέγρνπ πξφζβαζεο ζε πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα. 4.2 ΜΔΘΟΓΟ ΔΛΔΓΥΟΤ ΣΖ ΠΡΟΒΑΖ Δ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟ ΤΣΖΜΑ ΜΔ ΒΑΖ ΣΟΤ ΡΟΛΟΤ ( RBAC ) Ο ξφινο είλαη έλα ζεκαληηθφ δεκηνχξγεκα βαζηζκέλν ζηελ πνιηηηθή ειέγρνπ ηεο πξφζβαζεο. Μπνξεί λα αληηπξνζσπεχεη έλα ζπγθεθξηκέλν θαζήθνλ ή κηα αξκνδηφηεηα, φπσο απηφ ηνπ γηαηξνχ ή ηνπ θαξκαθνπνηνχ. Έλαο ξφινο κπνξεί λα ελζσκαηψλεη φκσο θαη ηηο εμνπζηνδνηήζεηο ή ηηο αξκνδηφηεηεο ηνπ ππεχζπλνπ ελφο έξγνπ ή κηαο κειέηεο. Αμίδεη λα ζεκεησζεί φηη ε εμνπζηνδφηεζε θαη ε αξκνδηφηεηα ηνπ ρξήζηε ελφο ξφινπ είλαη θάηη μερσξηζηφ απφ ηελ εηδηθφηεηα πνπ έρεη ν ρξήζηεο ζηελ επηρείξεζε. Έλαο ρξήζηεο κπνξεί λα είλαη ζεσξεηηθά ππεχζπλνο γηα πεξηζζφηεξα απφ έλα ηκήκαηα κηαο επηρείξεζεο, φκσο ζηελ νπζία λα ειέγρεη κφλν έλα απφ απηά, νπφηε κφλν ζε απηφ ζα έρεη εμνπζηνδνηήζεηο θαη αξκνδηφηεηεο. Οη ξφινη επηπξφζζεηα, κπνξνχλ λα αληηπξνζσπεχνπλ θαη ζπγθεθξηκέλα θαζήθνληα βάξδηαο ζηα νπνία ν ρξήζηεο αιιάδεη ζπρλά ( π.ρ. ν εθεκεξεχνλ γηαηξφο ). 24

25 Δπηπιένλ, ν ξφινο δελ θαζνξίδεη κφλν ηα άηνκα ρξήζηεο πνπ ζα έρνπλ πξφζβαζε ζε δηάθνξεο πεγέο ηεο βάζεο δεδνκέλσλ ηνπ ζπζηήκαηνο αιιά θαη ην είδνο ηεο πξφζβαζεο πνπ ζα έρνπλ. Γηα παξάδεηγκα, έλαο ξφινο, κπνξεί λα έρεη πξφζβαζε ζε φια ηα αξρεία ησλ πειαηψλ κηαο επηρείξεζεο, αιιά λα κελ έρεη δηθαίσκα λα ηα ηξνπνπνηήζεη, ελψ έλαο άιινο ξφινο, κπνξεί λα έρεη άδεηα γηα ηξνπνπνίεζε ησλ αδεηψλ πξφζβαζεο, άιια λα κελ έρεη πξφζβαζε ζηα αξρεία ηεο επηρείξεζεο. Ο ηδηαίηεξνο απηφο ζπλδπαζκφο ρξεζηψλ θαη αδεηψλ πξφζβαζεο κέζα ζε έλα ξφιν αιιάδεη ζπλερψο κε ηελ πάξνδν ηνπ ρξφλνπ. Οη εμνπζηνδνηήζεηο φκσο ελφο ξφινπ δελ αιιάδνπλ ηφζν ζπρλά, είλαη πην ζηαζεξέο, ζε αληίζεζε κε ηνπο ρξήζηεο, ηα άηνκα δειαδή πνπ είλαη ζε κηα επηρείξεζε θαη ηα νπνία αιιάδνπλ πφζην, θεχγνπλ ή έξρνληαη ζηελ επηρείξεζε. Απηφο είλαη θαη ν θχξηνο ιφγνο πνπ ε αζθάιεηα ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ πξέπεη λα βαζίδεηαη ζηνπο ξφινπο θαη φρη ζηνπο ρξήζηεο. Οη ρξήζηεο κπνξνχλ λα αλαηίζεληαη ζε δηαθνξεηηθνχο ξφινπο θαζψο νη αλάγθεο ηεο επηρείξεζεο αιιάδνπλ ζπλερψο. Όκνηα, θαζψο ε ίδηα ε επηρείξεζε ελζσκαηψλεη λέα ζπζηήκαηα θαη εθαξκνγέο, νη ξφινη κπνξνχλ λα έρνπλ θαηλνχξηα δηθαηψκαηα πξφζβαζεο ελψ ηα ήδε ππάξρνληα δηθαηψκαηα πξφζβαζεο κπνξνχλ λα αλαζεσξεζνχλ. Ζ δηαρείξηζε ησλ αδεηψλ πξφζβαζεο ζε πνιιαπιέο εθαξκνγέο ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο ελφο νξγαληζκνχ ή κηαο εηαηξίαο κπνξεί λα απνδεηρζεί κία πνιχπινθε, γξαθεηνθξαηηθή θαη ζπλάκα επίπνλε δηαδηθαζία, κε απνηέιεζκα ηηο πεξηζζφηεξεο θνξέο λα είλαη δχζθνιν λα εθηειεζηεί ζσζηά θαη λα είλαη πιήξσο ελεκεξσκέλε κε ηπρφλ αιιαγέο ή αλαβαζκίζεηο. Σα ηειεπηαία ρξφληα φκσο, ε δηαδηθαζία ηεο δηαρείξηζεο ησλ αδεηψλ πξφζβαζεο γίλεηαη αλακθηζβήηεηα πνιχ ζεκαληηθή αθνχ φιν θαη πεξηζζφηεξα επαίζζεηα δεδνκέλα ηεο επηρείξεζεο απνζεθεχνληαη ζηα ζχζηεκα, ηα πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα θαη δίθηπα επεθηείλνληαη, ελψ ε αλάγθε γηα πξφζβαζε ζε απηά απφ νπνηνδήπνηε ζεκείν εληφο ή εθηφο ηεο επηρείξεζεο είηε απφ ην πξνζσπηθφ είηε απφ ηνλ πειάηε γίλεηαη επηηαθηηθή. Τπάξρνπλ πνιιά ηππηθά πξνβιήκαηα ζηα ζεκεξηλά πιεξνθνξηαθά ζπζηήκαηα θαη εηδηθά ζηνλ ηνκέα ησλ αδεηψλ πξφζβαζεο ζε απηά ηα νπνία αμίδεη λα αλαθεξζνχλ. Γηα παξάδεηγκα, πνιινί ρξήζηεο ελφο πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο, αιιάδνληαο πφζην ζηελ εηαηξία ηνπο, κεηαθέξνπλ θαη ζπζζσξεχνπλ πεξηηηέο θαη αθαηάιιειεο 25

26 άδεηεο πξφζβαζεο, παξαβηάδνληαο πνιιέο θνξέο ην δηαρσξηζκφ ησλ θαζεθφλησλ πνπ ππάξρεη ζηελ επηρείξεζε κε απνηέιεζκα λα δεκηνπξγείηαη ζχγρπζε θαη πξνβιήκαηα κε ηνπο άιινπο ρξήζηεο. Έλα άιιν παξάδεηγκα είλαη ε αληθαλφηεηα ησλ ππεπζχλσλ λα θαηαιάβνπλ πνηέο άδεηεο πξφζβαζεο ρξεηάδεηαη έλαο λένο ρξήζηεο, κε ζπλέπεηα λα ρνξεγνχλ ηηο άδεηεο πξφζβαζεο πνπ είρε έλαο άιινο ρξήζηεο θαη είλαη βαζηζκέλεο ζην ξφιν πνπ απηφο είρε ζην ζχζηεκα. Γειαδή, ν λένο ρξήζηεο έρεη άδεηεο πξφζβαζεο κε βάζε ηα θαζήθνληα θάπνηνπ άιινπ ρξήζηε. νβαξφ επίζεο πξφβιεκα απνηειεί θαη ε νξζή δηαρείξηζε θαη ζπληήξεζε ησλ αδεηψλ πξφζβαζεο. Ζ δηαρείξηζε θαη ζπληήξεζε ησλ αδεηψλ πξφζβαζεο εμαξηάηαη απφ ηε ζσζηή ελεκέξσζε γηα ηε πξφζιεςε λέσλ ρξεζηψλ, ηελ απνρψξεζε παιηψλ θαη ηηο εζσηεξηθέο κεηαθηλήζεηο ηνπο, ελψ επεξεάδεηαη θαη απφ αλεπαίζζεηεο αιιαγέο ζηνπο ξφινπο θάζε ηκήκαηνο κηαο επηρείξεζεο. Σππηθφ πξφβιεκα φκσο απνηειεί θαη ν έιεγρνο νξζφηεηαο ησλ αδεηψλ πξφζβαζεο. Ζ δηνίθεζε κηαο επηρείξεζεο πξέπεη ζπλερψο, ζε ηαθηά ρξνληθά δηαζηήκαηα, λα ειέγρεη ηελ εγθπξφηεηα ησλ αδεηψλ θαη ησλ δηθαησκάησλ πξφζβαζεο θάζε ρξήζηε. Με απηφ ηνλ ηξφπν είλαη ζε ζέζε λα γλσξίδεη αλ έλαο ρξήζηεο είλαη ελεξγφο θαη αλ ρξεηάδεηαη ηα δηθαηψκαηα πξφζβαζεο πνπ έρεη. Ζ φιε δηαδηθαζία ειέγρνπ φκσο, είλαη ρξνλνβφξα θαη απαηηεί ζπλερψο ελεκεξσκέλα αξρεία απφ ηελ επηρείξεζε, ζπλερήο επηθνηλσλία ησλ ππεπζχλσλ κε ηνπο ρξήζηεο γηα ηηο απαηηήζεηο θάζε ρξήζηε θαη ηέινο ζχγθξηζε ησλ απνηειεζκάησλ κε πξνεγνχκελεο δηαδηθαζίεο ειέγρνπ πνπ έγηλαλ, κε απνηέιεζκα πνιιέο επηρεηξήζεηο λα ηελ απνθεχγνπλ ή λα κελ ηελ παίξλνπλ ζηα ζνβαξά. Γελ είλαη άιισζηε ηπραίν ην γεγνλφο φηη % ησλ αδεηψλ πξφζβαζεο ζε πνιιέο εηαηξίεο δελ είλαη ηηο πεξηζζφηεξεο θνξέο έγθπξεο. Ζ έθζεζε ησλ επηρεηξήζεσλ ζε πηζαλνχο θηλδχλνπο, απάηεο θαη εηζβνιέο απφ ράθεξο ( hackers ), ζε έλα πεξηβάιινλ αληαγσληζκνχ πνπ ηα επλνεί, θαζηζηά αλαγθαίν θαη δσηηθφ γηα ηελ ίδηα ηελ επηρείξεζε λα βξεη κεζφδνπο γηα λα ηα αληηκεησπίζεη θαη κάιηζηα άκεζα. Ζ Βαζηζκέλε ζε Ρφινπο κέζνδνο Διέγρνπ Πξφζβαζεο ( RBAC ) απνηειεί κηα ηέηνηα κέζνδν. Ζ RBAC, φπσο πξναλαθέξζεθε, είλαη κηα κέζνδνο παξνρήο εμνπζηνδνηήζεσλ θαη αδεηψλ πξφζβαζεο ζε πνιιαπιέο εθαξκνγέο θαη δεδνκέλα, βαζηδφκελε φπσο ιέεη θαη ην φλνκα ηεο ζηνπο ξφινπο πνπ έρεη ν ρξήζηεο ή νη ρξήζηεο ζηελ επηρείξεζε. Οη ξφινη είλαη απηνί πνπ έρνπλ ηηο εμνπζηνδνηήζεηο θαη ηηο άδεηεο πξφζβαζεο θαη φρη νη ρξήζηεο, ελψ νη ρξήζηεο κε ηε ζεηξά ηνπο είλαη θαη απηνί κέξνο ηνπ ξφινπ. Με απιά 26

27 ιφγηα, ζε έλα ξφιν γίλεηαη αλάζεζε ρξεζηψλ θαη παξνρή εμνπζηνδνηήζεσλ ζχκθσλα κε ηηο αλάγθεο ηνπ. Οη ξφινη είλαη εχθνιν λα ηξνπνπνηεζνχλ, θάηη πνπ πξνζθέξεη επειημία ζηελ επηρείξεζε, ελψ επεξεάδεη άκεζα θαη ηα δηθαηψκαηα πξφζβαζεο ησλ ρξεζηψλ πνπ έρνπλ αλαηεζεί ζε απηφλ. Δίλαη εχθνιν θαη πξαθηηθά γξήγνξν λα γίλεη αλάζεζε ρξεζηψλ ζε δηαθνξεηηθνχο ξφινπο. Αλ ε κέζνδνο RBAC εθαξκνζηεί ζσζηά, ηφηε απινπνηεί θαη ελδπλακψλεη ηαπηφρξνλα ηνλ έιεγρν ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο ηεο επηρείξεζεο θαη παξάιιεια ην έξγν ηεο δηνίθεζεο. Τπάξρεη κηα πιεηάδα RBAC κνληέισλ, απφ ηα πνιχ απιά έσο ηα πνιχπινθα. Θεσξεηηθά, είλαη πηζαλφλ, λα ππάξρνπλ δηαθνξεηηθνί ξφινη, νη νπνίνη ζα κπνξνχλ λα δνκεζνχλ ηεξαξρηθά κέζα ζην ζχζηεκα έηζη ψζηε ε RBAC λα αλαγλσξίζεη θαη λα δηαρσξίζεη πηζαλέο δηαθνξέο ή δπζιεηηνπξγίεο ζηα θαζήθνληα θάζε ξφινπ. ε απηφ ην κνληέιν, ν ρξήζηεο ζα αλαηεζεί ζε έλα κίγκα απφ ξφινπο κέζα ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα ( ζπζηεκηθνχο ξφινπο ), νη νπνίνη ζα είλαη νη θαηάιιεινη γηα ην ξφιν πνπ απηφο έρεη ζηε δνκή ηεο επηρείξεζεο. Δληνχηνηο, έλαο κεγάινο δηθηπαθά νξγαληζκφο, είλαη πηζαλφλ λα έρεη πνιιέο, άκεζα ζπλδεδεκέλεο κεηαμχ ηνπο, ζπζηεκηθέο εθαξκνγέο, πνηθίια ιεηηνπξγηθά ζπζηήκαηα, βάζεηο δεδνκέλσλ θαη πιαηθφξκεο. Ο ίδηνο νξγαληζκφο είλαη πάιη πηζαλφλ λα έρεη ρηιηάδεο ρξήζηεο ζε πνιιά ηκήκαηα, κε θάζε έλα απφ ηα ηκήκαηα λα έρεη ζπλήζσο κνλαδηθέο απαηηήζεηο. Απηφ ην ζπλνλζχιεπκα απαηηήζεσλ θαη πεξηνξηζκψλ, δίλεη έλα πνιχ πςειφ βαζκφ δπζθνιίαο ζηελ παξνρή ησλ ζσζηψλ θαη θαηάιιεισλ ξφισλ, νη νπνίνη ζα θαιχπηνπλ ηηο αλάγθεο ησλ ρξεζηψλ άξα θαη νιφθιεξεο ηεο επηρείξεζεο. χκθσλα κε ηνλ Φίιηπ Μπέηηεξηηδ ( Philip Betteridge ), Τπεχζπλν Αζθαιείαο ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ ηεο SIML ( Schroders Investment Management Limited ) ην θαιχηεξν κνληέιν RBAC είλαη ην κνληέιν ηνπ μερσξηζηνχ ξφινπ γηα θάζε ρξήζηε. ε απηφ ην κνληέιν, θάζε ξφινο ζα κπνξεί λα αλαιπζεί αλάινγα κε ηα θαζήθνληα ηνπ ρξήζηε θαη αθνχ εγθξηζεί απφ ηνπο ππεχζπλνπο ηνπ ζπζηήκαηνο, λα αλαηεζεί ζε απηφλ ν θαηάιιεινο ρξήζηεο. Παξφιν πνπ ε κνξθή απηνχ ηνπ κνληέινπ δεκηνπξγεί πνιινχο ξφινπο κέζα ζε έλα ηκήκα ηεο επηρείξεζεο, δελ είλαη δχζθνιε ε δηαρείξηζε ηνπο, αλ πξηλ απφ ηε δεκηνπξγία ηνπο είραλ ιεθζεί ηα απαξαίηεηα κέηξα γηα ηελ θάιπςε ησλ απαηηήζεσλ ηνπο θαη έγηλε θαηαλνεηφο ν ζθνπφο θάζε ξφινπ κέζα ζην ηκήκα, άξα θαη ζε νιφθιεξε ηελ επηρείξεζε. Όκσο νχηε θαη απηνί νη ξφινη είλαη ηέιεηνη θαη νη απαηηήζεηο θαζελφο απφ απηνχο αιιάδνπλ ζπλερψο, κε 27

28 απνηέιεζκα λα είλαη αλαγθαία ε ζπλερήο ηξνπνπνίεζε ησλ δηθαησκάησλ θαη ησλ αδεηψλ πξφζβαζεο ζε απηνχο θαη ε πξαγκαηνπνίεζε θάπνησλ εμαηξέζεσλ γηα ηε ζσζηή ιεηηνπξγία ηνπο. Πξηλ ηελ εθαξκνγή κηαο εμαίξεζεο ζηηο άδεηεο πξφζβαζεο πξέπεη λα εμεηάδεηαη πξνζεθηηθά πσο απηή ε εμαίξεζε ζα επεξεάζεη ηφζν ηνλ ίδην ην ξφιν, φζν θαη άιινπο ξφινπο. Ζ δεκηνπξγία ξφισλ γηα έλα κεγάιν νξγαληζκφ, ζχκθσλα πάληα κε ηνλ Φίιηπ Μπέηηεξηηδ ( Philip Betteridge ) θαη ην κνληέιν πνπ ππνζηεξίδεη, είλαη έλα ηεξάζηην θαζήθνλ πνπ ηξνρνδξνκείηαη θαιχηεξα ζε θάζε ηκήκα ηνπ νξγαληζκνχ παξά ζε νιφθιεξν ηνλ νξγαληζκφ. Οη ζπλεληεχμεηο κε ηνπο πξντζηάκελνπο θάζε ηκήκαηνο, βνεζνχλ ζηελ θαηαλφεζε ησλ αλαγθψλ αζθαιείαο θάζε ηκήκαηνο θαη ηνπ δηαρσξηζκνχ ησλ θαζεθφλησλ. Οη ήδε ππάξρνπζεο άδεηεο πξφζβαζεο ζηηο δηάθνξεο εθαξκνγέο κπνξνχλ λα είλαη ην ππφβαζξν γηα ηε δεκηνπξγία ησλ θαηλνχξησλ αδεηψλ πξφζβαζεο ζηνπο ξφινπο απφ ηνπο ρξήζηεο. Δθηφο απφ ηνπο πξντζηάκελνπο θάζε ηκήκαηνο ζπλεληεχμεηο πξέπεη λα παίξλνληαη θαη απφ θάζε ρξήζηε μερσξηζηά. Με απηφ ηνλ ηξφπν γίλεηαη έλαο έιεγρνο ηεο φιεο δηαδηθαζίαο θαη πξνζηίζεληαη ηπρφλ παξαιήςεηο. Οη πιεξνθνξίεο πνπ καδεχνληαη απφ ηηο ζπλεληεχμεηο, ζηε ζπλέρεηα πξέπεη λα ζπγθεληξψλνληαη θαη λα αληηπαξαβάιινληαη κε ηηο αξρηθέο αλάγθεο θάζε ξφινπ, έηζη ψζηε λα ππάξρεη έλα νινθιεξσκέλν αξρείν κε ηηο αλάγθεο θάζε ξφινπ θαη ρξήζηε. Με απηφ ηνλ ηξφπν γίλεηαη έλαο δηαρσξηζκφο ησλ ρξεζηψλ θαη ησλ ξφισλ ζηνλ νπνίν ζα αλαηεζνχλ. Κάζε ξφινο πξέπεη λα εγθξηζεί θαη απφ ηελ δηεχζπλζε ηνπ ηκήκαηνο ζην νπνίν ζα αλήθεη αιιά θαη απφ ηε γεληθή δηεχζπλζε ηνπ εθάζηνηε νξγαληζκνχ πνπ είλαη ππεχζπλε γηα ην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα. Μεηά ηελ έγθξηζε, νη ξφινη παίξλνπλ ζάξθα θαη νζηά κέζα ζην ζχζηεκα θαη νη ρξήζηεο αλαηίζεληαη ζε απηνχο. Κάζε ξφινο θαη θάζε άδεηα πξφζβαζεο ζε απηφλ, πξέπεη λα ειέγρνληαη ζε ηαθηά ρξνληθά δηαζηήκαηα, γηα ηελ ιεηηνπξγία ηνπο, αλάινγα κε ην είδνο ηεο επηρείξεζεο, πεξίπνπ κηα θνξά θάζε ρξφλν είλαη απνηειεζκαηηθφ. Ζ θαηαιιειφηεηα φκσο θάζε ξφινπ πξέπεη λα ειέγρεηαη πην ζπρλά, πάληνηε βέβαηα αλάινγα κε ην ξίζθν πνπ ζέιεη λα πάξεη θάζε εηαηξία, ζε πςεινχ θηλδχλνπ ηκήκαηα θαιφ ζα ήηαλ λα γίλεηαη απηφο ν έιεγρνο θάζε κήλα. Ζ RBAC κε απηφ ηνλ ηξφπν πξνζθέξεη ζηελ επηρείξεζε επθνιία ειέγρνπ ησλ εθαξκνγψλ θαη δηνίθεζεο ησλ ηκεκάησλ ηεο, παξάιιεια φκσο κπνξεί λα ελδπλακσζεί απφ απηνκαηνπνηήζεηο ηνπ φινπ ζπζηήκαηνο. 28

29 Τπάξρεη ζήκεξα πιήζνο εθαξκνγψλ πνπ κπνξνχλ λα ειέγρνπλ απφ κφλεο ηνπο ηηο άδεηεο θαη ηα δηθαηψκαηα πξφζβαζεο κέζα ζηελ επηρείξεζε. Σν κφλν πνπ ρξεηάδνληαη είλαη πξφζβαζε ζηε βάζε δεδνκέλσλ ηνπ ζπζηήκαηνο θαη ελεκέξσζε γηα ηνπο ρξήζηεο θαη ηνπο ξφινπο πνπ ππάξρνπλ. Οη εθαξκνγέο απηέο κπνξνχλ λα εγθαηαζηαζνχλ θαη ζπλεξγαδφκελεο κε ηα αξρεία ηνπ ζπζηήκαηνο, λα ρεηξηζηνχλ επηδέμηα έλα κεγάιν εχξνο θαζεθφλησλ φπσο ε δηνίθεζε αζθαιείαο ηνπ ζπζηήκαηνο, ε δηαρείξηζε ησλ αλαθνξψλ ( reports ) θαη ν έιεγρνο ηνπ ζπζηήκαηνο. Έηζη γίλεηαη εχθνιε ε δηαδηθαζία ζπιινγήο δεδνκέλσλ πνπ ζην παξειζφλ ρξεηαδφηαλ κεγάιε πξνζπάζεηα θαη αξθεηφο ρξφλνο. Γηα παξάδεηγκα εχθνια θάπνηνο ρξήζηεο ηνπ ζπζηήκαηνο κπνξεί λα εθηππψζεη κηα αλαθνξά κε φινπο ηνπο ρξήζηεο πνπ έρνπλ πξφζβαζε ζε ζπγθεθξηκέλν ξφιν ή λα εθηππψζεη κηα αλαθνξά κε ηηο θηλήζεηο πνπ έρεη έλαο ξφινο, ρσξίο λα έρεη πξφζβαζε ζε απηφ ην ξφιν. Σν κεγαιχηεξν θαη ην πην εκθαλέο θέξδνο κηαο επηρείξεζεο απφ ηελ εθαξκνγή ελφο ηέηνηνπ κνληέινπ RBAC είλαη νπζηαζηηθά ν ρξφλνο. Όκσο ρξεηάδεηαη θαιά θαη θαηάιιεια εθπαηδεπκέλν πξνζσπηθφ ζε πιήζνο ιεηηνπξγηθψλ ζπζηεκάησλ, εθαξκνγψλ θαη βάζεσλ δεδνκέλσλ γηα ηε ζσζηή εθαξκνγή ηνπ κνληέινπ. Σν γεγνλφο απηφ θάλεη δχζθνιε ηελ επηινγή ηέηνηνπ πξνζσπηθνχ, αιιά αθφκε θαη εάλ βξεζεί ην θαηάιιειν πξνζσπηθφ, ζπλήζσο ε ακνηβή ηνπ είλαη απαγνξεπηηθή γηα πνιιέο εηαηξίεο. Γη απηφ είλαη πξνο φθεινο ηεο εηαηξίαο ε εγθαηάζηαζε απηνκαηνπνηεκέλσλ εθαξκνγψλ γηα ηε κείσζε ηνπ θφζηνπο, φκσο πάληα είλαη αλαγθαία θαη ε πξφζιεςε ηθαλνχ θαη θαιά εθπαηδεπκέλνπ πξνζσπηθνχ. 4.3 ΔΡΔΤΝΑ ΣΟΤ ΑΜΔΡΗΚΑΝΗΚΟΤ ΓΗΔΘΝΟΤ ΟΡΓΑΝΗΜΟΤ ΠΡΟΣΤΠΧΝ ΚΑΗ ΣΔΥΝΟΛΟΓΗΑ ( NIST ) χκθσλα κε πξφζθαηε έξεπλα ηνπ NIST ( National Institute of Standards and Technology ), ηνπ Ακεξηθάληθνπ δειαδή Γηεζλνχο Οξγαληζκνχ Πξνηχπσλ θαη Σερλνινγίαο, ζηελ νπνία ζπκκεηείραλ 28 νξγαληζκνί, ηα απνηειέζκαηα έδεημαλ φηη ε κέζνδνο RBAC θαιχπηεη πνιιέο δηαθνξεηηθέο αλάγθεο ηφζν ζηνλ ηνκέα ηνπ εκπνξίνπ φζν θαη ζηνλ θπβεξλεηηθφ ηνκέα. Οη απαηηήζεηο γηα έιεγρν ηεο πξφζβαζεο ζηα πιεξνθνξηαθά ζχζηεκα, ζχκθσλα πάληα κε ηελ έξεπλα ηνπ NIST, θαζνξίδνληαη απφ ηελ αλάγθε ηφζν ηνπ πειάηε, ηνπ κεηφρνπ φζν θαη ηνπ αζθαιηζηή γηα 29

30 εκπηζηνζχλε, αζθάιεηα ησλ πξνζσπηθψλ δεδνκέλσλ θαη ηελ πξνθχιαμε απφ κε πξνγξακκαηηζκέλα ρξέε. Δπηπιένλ, ε έξεπλα έδεημε φηη πνιινί νξγαληζκνί: Βαζίδνπλ ηηο απνθάζεηο ηνπο γηα ηα δηθαηψκαηα πξφζβαζεο ζηα πιεξνθνξηαθά ηνπο ζπζηήκαηα πάλσ ζηα θαζήθνληα πνπ νη ρξήζηεο έρνπλ κέζα ζηνλ νξγαληζκφ Πξνηηκνχλ ηνλ έιεγρν θαη ηε δηαηήξεζε ησλ δηθαησκάησλ πξφζβαζεο πνπ αληηθαηνπηξίδνπλ ηηο αξρέο αζθαιείαο ηνπ νξγαληζκνχ Βιέπνπλ ηηο αλάγθεο ηνπο γηα έιεγρν πξφζβαζεο σο κνλαδηθέο θαη πηζηεχνπλ φηη ηα πξντφληα ηνπ εκπνξίνπ πνπ είλαη δηαζέζηκα, δελ δηαζέηνπλ επαξθή επειημία 4.4 Ο NISΣ ΚΑΗ Ζ ΔΝΑΡΜΟΝΗΖ ΣΧΝ ΓΡΑΣΖΡΗΟΣΖΣΧΝ ΣΖ ΜΔΘΟΓΟΤ RBAC O NISΣ, απφ ην 2004, πηνζέηεζε ην πξφηππν ANSI INCITS , ζε κηα πξνζπάζεηα λα ελαξκνλίζεη φιεο ηηο δξαζηεξηφηεηεο πνπ θαιχπηεη ε κέζνδνο RBAC θαη λα δψζεη έλα ζαθή νξηζκφ ηνπο. Σν πξφηππν RBAC θαζνξίδεη ην ξφιν σο: κηα εξγαζηαθή ιεηηνπξγία κέζα ζηα πιαίζηα ηεο νξγάλσζεο κηαο επηρείξεζεο κε ζεκαζηνινγία ζρεηηθή κε ηηο αξκνδηφηεηεο θαη ηηο ππεπζπλφηεηεο ηνπ ρξήζηε πνπ είλαη δηνξηζκέλνο ζην ξφιν. Σν κνληέιν απηφ ηνπ NIST απνηειείηαη απφ ηέζζεξα ( 4 ) ζηνηρεία - ζπζηαηηθά: Σνλ Ππξήλα RBAC ( Core RBAC ), Σν Ηεξαξρηθφ RBAC ( Hierarchical RBAC ), Σν ηαηηθφ δηαρσξηζκφ ησλ ζρέζεσλ κεηαμχ ησλ θαζεθφλησλ ( Static separation of duty relations - SSD ) θαη ηέινο Σν Γπλακηθφ δηαρσξηζκφ ησλ ζρέζεσλ κεηαμχ ησλ θαζεθφλησλ ( Dynamic separation of duty relations DSD ) Δληνχηνηο φκσο, έλα πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα ή κηα εθαξκνγή, δελ είλαη αλαγθαίν λα ππνζηεξίδεη φια ηα ζηνηρεία ηνπ πξνηχπνπ. 30

31 Ο Ππξήλαο RBAC ( Core RBAC ) είλαη ην βαζηθφ ζπζηαηηθφ ηεο φιεο κεζφδνπ. Οη ιεηηνπξγίεο ηνπ βαζίδνληαη απφ ηε κία ζηελ αλάζεζε κεκνλσκέλσλ ρξεζηψλ ζε ξφινπο θαη απφ ηελ άιιε ζηελ παξνρή δηθαησκάησλ πξφζβαζεο ζηνπο ξφινπο. Ο ξφινο δειαδή είλαη έλα κέζν γηα ην ρεηξηζκφ ησλ ζρέζεσλ κεηαμχ ρξεζηψλ θαη δηθαησκάησλ πξφζβαζεο. Δπηπιένλ, ν Ππξήλαο RBAC ( Core RBAC ) πεξηέρεη έλα ζχλνιν εθαξκνγψλ ζην νπνίν θάζε εθαξκνγή είλαη κηα απεηθφληζε ηεο ζρέζεο ηνπ ρξήζηε θαη ησλ ελεξγψλ ξφισλ ζηνπο νπνίνπο ν ρξήζηεο έρεη αλαηεζεί. Σν Ηεξαξρηθφ RBAC ( Hierarchical RBAC ), εηζάγεη ηηο ηεξαξρίεο ησλ ξφισλ σο έλα θπζηθφ κέζν γηα ηε δνκή ηνπο θαη είλαη κηα αληαλάθιαζε ησλ αξκνδηνηήησλ θαη ππεπζπλνηήησλ κέζα ζε έλα νξγαληζκφ. Οη ηεξαξρίεο ησλ ξφισλ πξνζδηνξίδνπλ ηελ θιεξνλνκηθή ζρέζε πνπ έρνπλ νη ξφινη κεηαμχ ηνπο. ηαηηθφο δηαρσξηζκφο θαζεθφλησλ ( SSD ) ζεκαίλεη φηη αλ έλαο ρξήζηεο αλαηεζεί ζε έλα ξφιν θαη ν ξφινο απηφο ζχκθσλα κε ηελ πνιηηηθή ηνπ νξγαληζκνχ είλαη μερσξηζηφο απφ έλα δεχηεξν ξφιν, ν ρξήζηεο ηφηε δελ έρεη δηθαίσκα λα αλαηεζεί ζην δεχηεξν ξφιν. Γπλακηθφο δηαρσξηζκφο θαζεθφλησλ ( DSD ) ζεκαίλεη φηη έλα ρξήζηεο έρεη ην δηθαίσκα λα έρεη άδεηα πξφζβαζεο ζε πεξηζζφηεξνπο απφ έλα ξφινπο, κε ηελ πξνυπφζεζε φηη νη ξφινη είλαη ζπκβαηνί θαη δελ ππάξρεη ιεηηνπξγηθφ πξφβιεκα φηαλ ιεηηνπξγνχληαη αλεμάξηεηα παξακφλν φηαλ ελεξγνπνηνχληαη ηαπηφρξνλα. Δπηπξφζζεηα, ην πξφηππν RBAC θαζνξίδεη ηηο ζπζηεκηθέο θαη δηνηθεηηθέο ιεηηνπξγίεο δηεπθξηλίδνληαο ηα ραξαθηεξηζηηθά γλσξίζκαηα πνπ απαηηνχληαη απφ έλα ζχζηεκα κε RBAC. Σα ραξαθηεξηζηηθά απηά γλσξίζκαηα ρσξίδνληαη ζε ηξεηο ( 3 ) θαηεγνξίεο: Σηο δηνηθεηηθέο δηαδηθαζίεο ( administrative operations ) Σηο δηνηθεηηθέο επηζεσξήζεηο ( administrative reviews ) Σε ιεηηνπξγηθφηεηα ησλ επηπέδσλ ηνπ ζπζηήκαηνο ( system level functionality ) 31

32 Οη δηνηθεηηθέο δηαδηθαζίεο θαζνξίδνπλ ηηο ιεηηνπξγίεο νη νπνίεο παξέρνπλ ηελ ηθαλφηεηα ζην ζχζηεκα γηα δεκηνπξγία, δηαγξαθή θαη δηαηήξεζε ησλ ζηνηρείσλ θαη ησλ ζρέζεσλ ηεο RBAC κεζφδνπ. Οη δηνηθεηηθέο επηζεσξήζεηο, κε ηε ζεηξά ηνπο, θαζνξίδνπλ ηηο ιεηηνπξγίεο νη νπνίεο παξέρνπλ ηελ ηθαλφηεηα ζην ζχζηεκα λα εθηειεί εξσηήκαηα ( queries ) ζηα ζηνηρεία θαη ηηο ζρέζεηο ηεο RBAC κεζφδνπ. Σν ηειεπηαίν ραξαθηεξηζηηθφ γλψξηζκα είλαη ε ιεηηνπξγηθφηεηα ησλ επηπέδσλ ηνπ ζπζηήκαηνο πνπ πξνζδηνξίδεη ηα ραξαθηεξηζηηθά ηνπ ζπζηήκαηνο ηα νπνία πεξηιακβάλνπλ ηελ ελεξγνπνίεζε ή απελεξγνπνίεζε ελφο ξφινπ, ηελ επηβνιή πεξηνξηζκψλ ζηελ ελεξγνπνίεζε ηνπ θαζψο θαη ηελ απφθαζε γηα ρνξήγεζε άδεηαο πξφζβαζεο ζε έλα ξφιν. Απφ ηα ηέζζεξα απηά ζηνηρεία κφλν ν Ππξήλαο RBAC είλαη αλαγθαίνο γηα φια ηα παθέηα κε ηηο ιεηηνπξγίεο. Σα ππφινηπα ζηνηρεία είλαη πξναηξεηηθά θαη κπνξνχλ λα επηιερζνχλ κφλν αλ ην επηζπκεί ε επηρείξεζε. 4.5 ΤΜΠΔΡΑΜΑΣΑ Δ ΘΔΜΑΣΑ ΑΦΑΛΔΗΑ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΧΝ ΤΣΖΜΑΣΧΝ Δίλαη ινηπφλ θαηαλνεηφ, φηη ε αζθάιεηα ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ απνηειεί έλα απφ ηνπο πξσηαξρηθνχο ζηφρνπο θαη ζθνπνχο θάζε επηρείξεζεο. Ζ θαιή θαη απνδνηηθή ιεηηνπξγία ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο ζηεξίδεηαη ζηελ αζθάιεηα θαη ε κέζνδνο ειέγρνπ ηεο πξφζβαζεο ε νπνία βαζίδεηαη ζε ξφινπο ( RBAC ), απνηειεί ην θαηάιιειν εθφδην γηα ηελ παξνρή ηεο αλαγθαίαο αζθάιεηαο. Κάζε επηρείξεζε πξέπεη λα είλαη ζε ζέζε λα γλσξίδεη αλά πάζα ζηηγκή ηελ θαηάζηαζε ηνπ ζπζηήκαηνο ηεο θαη λα επηηξέπεη πξφζβαζε ζην ζχζηεκά ηεο κφλν ζηα άηνκα κε ηηο θαηάιιειεο εμνπζηνδνηήζεηο. 32

33 5 ΠΑΡΟΤΗΑΖ ΣΖ ΔΣΑΗΡΗΑ ΔΛΜΑΝ ( SHELMAN ) 5.1 ΤΝΣΟΜΖ ΠΔΡΗΓΡΑΦΖ ΣΖ ΔΣΑΗΡΗΑ ΔΛΜΑΝ ( SHELMAN ) Ζ SHELMAN είλαη ε κεγαιχηεξε εηαηξία ζηνλ θιάδν πξντφλησλ μχινπ ζηελ Διιάδα θαη κηα απφ ηηο κεγαιχηεξεο ζηελ Δπξψπε. Ηδξχζεθε ην 1962, εδξεχεη ζηελ Αζήλα, έγηλε κέινο ηνπ Υ.Α.Α. ην 1988 θαη παξάγεη κηα επξχηαηε γθάκα πξντφλησλ μχινπ. Δθαηνκκχξηα άλζξσπνη ζηελ Διιάδα αιιά θαη ηνλ ππφινηπν θφζκν, δνπλ θαζεκεξηλά ζε ρψξνπο φπνπ έρνπλ ρξεζηκνπνηεζεί πξντφληα SHELMAN. Οη εθηεηακέλεο εξγνζηαζηαθέο εγθαηαζηάζεηο, νη ζπλερείο επελδχζεηο ζε λέεο ηερλνινγίεο, ην εμεηδηθεπκέλν θαη έκπεηξν πξνζσπηθφ, αιιά θπξίσο ηα πεξηζζφηεξα απφ 45 ρξφληα εκπεηξίαο ζηελ επεμεξγαζία ηνπ μχινπ, εγγπψληαη πξντφληα μχινπ πςειψλ πξνδηαγξαθψλ θαη θνξπθαίαο πνηφηεηαο. Ζ παξαγσγηθή δπλακηθφηεηα ηεο SHELMAN είλαη ηεηξαγσληθά κέηξα film κειακίλεο ην έηνο κε δπλαηφηεηα δηπιαζηαζκνχ ηεο πνζφηεηαο απηήο ζην κέιινλ. Σν έκςπρν δπλακηθφ ηεο εηαηξείαο απαξηίδεηαη απφ άηνκα απφ ηνπο νπνίνπο νη 563 είλαη δηνηθεηηθά ζηειέρε θαη ππάιιεινη θαη νη 572 είλαη εξγάηεο Ζ εηαηξία δηαζέηεη δχν εξγνζηαζηαθά ζπγθξνηήκαηα. Σν πξψην είλαη ζην Βαζηιηθφ Υαιθίδαο, ζε ηδηφθηεην βηνκεραληθφ γήπεδν, ζπλνιηθνχ εκβαδνχ ηκ. Δληφο απηνχ ππάξρνπλ θηηξηαθέο εγθαηαζηάζεηο ζπλνιηθνχ εκβαδνχ ηκ. νη νπνίεο πεξηιακβάλνπλ γξαθεία, βηνκεραλνζηάζηα θαη απνζεθεπηηθνχο ρψξνπο. Σν δεχηεξν βξίζθεηαη ζηελ ΒΗ.ΠΔ. Κνκνηελήο θαη είλαη ζε ηδηφθηεην βηνκεραληθφ γήπεδν έθηαζεο ηκ. κε ζπλνιηθή ζηεγαζκέλε επηθάλεηα βηνκεραλνζηαζίσλ απνζεθψλ έθηαζεο ηκ. Σν Δξγνζηάζην ηεο εηαηξίαο ζηε Υαιθίδα απαξηίδεηαη ζήκεξα απφ ηηο παξαθάησ κνλάδεο παξαγσγήο: Μνλάδα Κνληξαπιαθέ (Κ/Π) κε ηέζζεξηο ( 4 ) γξακκέο παξαγσγήο, γηα ηελ παξαγσγή θνληξαπιαθέ Μνλάδα Καπιακά κε ηέζζεξηο ( 4 ) γξακκέο παξαγσγήο γηα ηελ παξαγσγή ζπξξακκέλνπ θαπιακά 33

34 Μνλάδα Μνξηνζαλίδσλ ή Chipboard (C/B), κε ηξεηο ( 3 ) γξακκέο παξαγσγήο γηα ηελ παξαγσγή κνξηνζαλίδαο πξνο επέλδπζε ή πψιεζε Μνλάδα Δπελδπκέλσλ Δπηθαλεηψλ (Δ/Δ) κε ηέζζεξηο ( 4 ) γξακκέο παξαγσγήο, γηα ηελ παξαγσγή μχιηλσλ πάλει επελδπκέλσλ κε κειακίλε ή θαπιακά Μνλάδα Post forming θαη Direct Post forming κε ηξεηο ( 3 ) γξακκέο παξαγσγήο, γηα ηελ παξαγσγή πάγθσλ, νξζνζηαηψλ, ξαθηψλ θαη πνξηψλ. Σν Δξγνζηάζην ηεο Κνκνηελήο παξάγεη πξντφληα κνξηνζαλίδαο θαη δηαζέηεη κνλάδα παξαγσγήο κνξηνζαλίδαο (C/B), κνλάδεο επέλδπζεο ηεο κνξηνζαλίδαο κε κειακίλε θαη κνλάδα εκβαπηηζκνχ films κειακίλεο (εηδηθά ραξηηά εκβαπηηζκέλα ζε ακηλνπιαζηηθέο ξεηίλεο). Ζ Δηαηξία δξαζηεξηνπνηείηαη ηφζν ζηελ παξαγσγή φζν θαη ζηελ εκπνξία. Οη θχξηεο δξαζηεξηφηεηεο ηεο εηαηξίαο ζηελ παξαγσγή είλαη: Μειακίλε, Μνξηνζαλίδα, Πξντφληα Postforming, Δπελδπκέλα Πξντφληα ( Κφληξα Πιαθέ, Μνξηνζαλίδα, MDF ) κε Καπιακά, Κφληξα Πιαθέ θαη SHELMAN HPL. Αλάινγα νη θχξηεο δξαζηεξηφηεηεο ηεο ζηελ εκπνξία είλαη: Πξηζηή Ξπιεία, Hardwoods ( θιεξή Ξπιεία Δπξψπεο θαη Ακεξηθήο ) - Softwoods ( Μαιαθή Ξπιεία Ακεξηθήο ), Οηθνδνκηθή Ξπιεία, χλζεηε Ξπιεία, MDF ( Ηλνζαλίδα ), Hardboard ( Xαξηνζκαιηίλε ), ΟSB ( Λεπηδφπιαθα ) θαη MDF LAC. Ο βαζηθφο αληηθεηκεληθφο ζθνπφο ηεο ζηξαηεγηθήο ηεο SHELMAN είλαη ε επίηεπμε θεξδνθφξνπ θαη βηψζηκεο επηρεηξεκαηηθήο αλάπηπμεο κέζα ζηα πιαίζηα ηνπ δηεζλνχο αληαγσληζηηθνχ πεδίνπ. Γηα ηελ πξαγκαηνπνίεζε ηνπ ζθνπνχ απηνχ, ε εηαηξηθή ζηξαηεγηθή αθνινπζεί ζπγθεθξηκέλνπο άμνλεο. Ζ πξνζήισζε ζηελ πνηφηεηα πξντφλησλ είλαη ν πξψηνο άμνλαο. Σα πξντφληα μχινπ SHELMAN θεκίδνληαη γηα ηελ πςειή πνηφηεηά ηνπο. ηφρνο είλαη ε ζπλερήο, πεξαηηέξσ βειηίσζε ηεο πνηφηεηαο θαη ε εκπέδσζε ηεο πνηνηηθήο ππεξνρήο ησλ πξντφλησλ ζηε ζπλείδεζε ησλ ρξεζηψλ ηφζν ζηελ Διιάδα φζν θαη δηεζλψο. Ο δεχηεξνο άμνλαο είλαη ε θεξδνθφξα αλάπηπμε φγθνπ θαη αμίαο πσιήζεσλ. Ζ εηαηξία ζηνρεχεη ζηε δπλακηθή αλάπηπμε ησλ εξγαζηψλ ηεο κέζα απφ ηελ πεξαηηέξσ δηεχξπλζε ηεο γθάκαο πξντφλησλ, ηε ζπλερή βειηίσζε ηεο εμππεξέηεζεο πειαηψλ, ηελ ελίζρπζε ηνπ εμαγσγηθνχ 34

35 πξνζαλαηνιηζκνχ ηεο θαη ηελ άξηζηε δηνίθεζε ηεο νξγάλσζεο πσιήζεσλ. Ο ηξίηνο άμνλαο είλαη ε ζπλερήο βειηίσζε ηεο ζρεηηθήο ζέζεο θφζηνπο. Ζ βειηίσζε απηή αθνξά ζην ζχλνιν ηεο αιπζίδαο αμίαο ηεο επηρείξεζεο θαη ηδηαίηεξα ζηηο δξαζηεξηφηεηεο πξνκήζεηαο πξψησλ πιψλ πςειήο πνηφηεηαο ζηηο πιένλ ζπκθέξνπζεο ηηκέο θαη ζηελ ζπλερή αλαδήηεζε ηξφπσλ κείσζεο ηνπ θφζηνπο παξαγσγήο, κέζσ πιήξνπο αμηνπνίεζεο ηεο ζχγρξνλεο ηερλνινγίαο. Ο ηέηαξηνο θαη ηειεπηαίνο άμνλαο ηεο ζηξαηεγηθήο πνπ αθνινπζεί ε εηαηξία είλαη ε νξγαλσηηθή αλαβάζκηζε. Ζ SHELMAN πξνρσξά κε ηαρείο ξπζκνχο ζε έλα επξχ πξφγξακκα αχμεζεο ηεο απνηειεζκαηηθφηεηαο, κέζα απφ εθζπγρξνληζκφ ησλ δηαδηθαζηψλ ιεηηνπξγίαο, ηελ εθαξκνγή ζχγρξνλσλ κεζφδσλ δηνίθεζεο, ηε ζπλερή εθπαίδεπζε ησλ αλζξψπσλ θαη ηελ αλαβάζκηζε ησλ πιεξνθνξηαθψλ ζπζηεκάησλ. Μέζα απφ ηελ πινπνίεζε ηεο ζηξαηεγηθήο απηήο, ε SHELMAN πξνζβιέπεη ζηελ πεξαηηέξσ ελίζρπζε ηεο εγεηηθήο ηεο ζέζεο ζηελ Διιεληθή αγνξά, ζηελ θαζηέξσζή ηεο θαη ζηελ αλάδεημή ηεο ζε ππνινγίζηκε δχλακε ζηα πιαίζηα ηνπ δηεζλνχο αληαγσληζκνχ. 5.2 ΑΝΑΓΚΑΗΟΣΖΣΑ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΡΟΛΧΝ ΣΖ SHELMAN Γηα ηελ πινπνίεζε ησλ ζηφρσλ ηεο, ε εηαηξία, είλαη απαξαίηεην λα έρεη έλα πιήξσο αμηφπηζην θαη ζπλάκα απνηειεζκαηηθφ πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα. Έλα πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα ην νπνίν λα πιεξνί ηηο πξνδηαγξαθέο ηνπ ζχγρξνλνπ αληαγσληζκνχ. Γη απηφ ην ιφγν ε εηαηξία Shelman ρξεζηκνπνηεί ην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα ηεο εηαηξίαο SAP απφ ην Οη ππάιιεινη ηεο εηαηξίαο είλαη θαη νη ρξήζηεο ηνπ ζπζηήκαηνο SAP ERP 6.O γη απηφ θαη είλαη ην βαζηθφ εξγαιείν νξγάλσζεο, θαιήο θαη ζσζηήο ιεηηνπξγίαο ηεο εηαηξίαο. Κάζε ππάιιεινο ρξήζηεο ηνπ ζπζηήκαηνο έρεη έλα δηθφ ηνπ φλνκα ( username ) θαη θσδηθφ πξφζβαζεο ( password ) κε ηα νπνία ζπλδέεηαη ζην ζχζηεκα. πλδεφκελνο ζην ζχζηεκα ν θάζε ρξήζηεο, ππφ θαλνληθέο ζπλζήθεο πξέπεη λα έρεη πξφζβαζε κφλν ζην θνκκάηη ηνπ ζπζηήκαηνο ( ξφινο ) πνπ αθνξά ζηε δνπιεηά πνπ θάλεη κέζα ζηελ εηαηξία. Γηα παξάδεηγκα, ν Τπεχζπλνο Λνγηζηεξίνπ πξέπεη λα έρεη άκεζε πξφζβαζε ζην κηζζνιφγην ησλ ππαιιήισλ ελψ δελ ππάξρεη ιφγνο λα έρεη πξφζβαζε ζηα ξαληεβνχ κε ηνπο πειάηεο ηνπ Γηεπζπληή Πσιήζεσλ. 35

36 Έλα φκσο απφ ηα βαζηθφηεξα πξνβιήκαηα πνπ αληηκεηψπηδε ε εηαηξία είλαη ε δνκή θαη ε νξγάλσζε ησλ ξφισλ κέζα ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα. πγθεθξηκέλα, φινη νη ρξήζηεο είραλ πξφζβαζε ζρεδφλ ζε φινπο ηνπο ξφινπο, κε απνηέιεζκα λα επηθξαηεί κηα ζχγρπζε ζην ηη πξαγκαηηθά ρξεηάδεηαη ν θάζε ρξήζηεο γηα λα εθπιεξψζεη ηα θαζήθνληα ηνπ. Τπήξραλ ζηελ εηαηξία ξφινη πνπ ηνπο είρε αλαηεζεί κφλν κία θίλεζε ( transaction ) θαη ηαπηφρξνλα ππήξραλ ξφινη ( super ξφινη ) ζηνπο νπνίνπο είραλ αλαηεζεί φιεο νη θηλήζεηο. Ζ δνκή ησλ ξφισλ δε βνεζνχζε ηε Γηνίθεζε ηεο εηαηξίαο ε νπνία αληηκεηψπηδε ζνβαξφ πξφβιεκα κε ηελ επνπηεία θαη ηε δηαρείξηζε ησλ ρξεζηψλ θαη ησλ αλαγθαίσλ θηλήζεσλ πνπ απηνί ρξεηάδνληαη κέζα ζηνπο ξφινπο. Δθηφο απφ ην πξφβιεκα κε ηηο άδεηεο πξνζβάζεηο ην άιιν ζνβαξφ πξφβιεκα ήηαλ ην γεγνλφο φηη δελ ππήξραλ ζπγθεθξηκέλνη νξγαλσηηθνί ξφινη, αιιά γεληθνί ξφινη. Οη ξφινη δελ ήηαλ βαζηζκέλνη ζηηο αλάγθεο ηεο εηαηξίαο αιιά βαζίδνληαλ πεξηζζφηεξν ζηηο αλάγθεο θάζε ρξήζηε ππαιιήινπ. 36

37 6 ΜΔΘΟΓΟΛΟΓΗΑ ΣΖ ΟΡΓΑΝΧΖ ΣΧΝ ΡΟΛΧΝ ΣΟ ΤΣΖΜΑ SAP ΣΖ ΔΣΑΗΡΗΑ ΔΛΜΑΝ ( SHELMAN ) ην θεθάιαην απηφ παξνπζηάδεηαη ε κεζνδνινγία πνπ αθνινπζήζεθε θαη ηα βήκαηα πνπ απηή πεξηιακβάλεη, γηα ηελ νξγάλσζε ησλ ξφισλ ζηελ εηαηξία έικαλ (Shelman). Ζ κεζνδνινγηθή πξνζέγγηζε δηακνξθψζεθε κε γλψκνλα ηελ αζθάιεηα ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο θαη κε ηέηνην ηξφπν έηζη ψζηε λα επηηξέπεη κειινληηθέο ελέξγεηεο αλαβάζκηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο θαη ηξνπνπνίεζεο ησλ ξφισλ πνπ δεκηνπξγήζεθαλ. Παξάιιεια δίλεηαη ζηελ εηαηξία ε δπλαηφηεηα λα θαηαλνήζεη πιήξσο ηε ινγηθή δηακφξθσζεο θαη δηαρείξηζεο ησλ ξφισλ, ψζηε λα είλαη ζε ζέζε λα ηνπο δηαρεηξηζηεί ρσξίο πξνβιήκαηα θαη δπζθνιίεο ζην εγγχο κέιινλ. ηε ζπλέρεηα, γίλεηαη εθηελήο αλαθνξά ζε θάζε βήκα ηεο δηαδηθαζίαο θαη ζηα κέζα πνπ ρξεζηκνπνηήζεθαλ γηα ηελ επίηεπμή ηνπο, έηζη ψζηε λα γίλεη πιήξσο θαηαλνεηή ε φιε δηαδηθαζία, ελψ παξνπζηάδεηαη θαη δηαγξακκαηηθά ε κεζνδνινγηθή πξνζέγγηζε γηα θαιχηεξε επνπηεία ηεο. τήμα 1: Αναπαράζηαζη ηων βημάηων ηης μεθοδολογίας 37

38 πλνπηηθά ηα βήκαηα ηεο κεζνδνινγίαο πνπ αθνινπζήζεθε είλαη : Αλάιπζε Τθηζηάκελσλ Ρφισλ ζην ERP χζηεκα Δθηέιεζε πλεληεχμεσλ γηα ηε Αλάιπζε ησλ Απαηηήζεσλ απφ ηνπο Νένπο Ρφινπο Πξαγκαηνπνίεζε Οξγαλσηηθήο Μειέηε ησλ Ρφισλ ( Οξγαλσηηθνί θαη πζηεκηθνί ξφινη θαη ε ζχλδεζε ηνπο κε ηνπο ππαιιήινπο ηεο εηαηξίαο ) Τινπνίεζε πζηεκηθψλ Ρφισλ ζην ζχζηεκα ERP Έιεγρνο Λεηηνπξγίαο ησλ Ρφισλ θαη Γηνξζψζεηο Σεθκεξίσζε Ρφισλ Λεηηνπξγία Ρφισλ ζην SAP ζε Πξαγκαηηθφ Υξφλν Ζ εηαηξία έικαλ ( Shelman ), ε νπνία ρξεζηκνπνίεη ην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP ERP 6.0, κεηά απφ έιεγρν πνπ ηεο δηελεξγήζεθε, αιιά θαη απφ ηελ πξαθηηθή δηαρείξηζε ησλ ξφισλ απφ ηε Γηεχζπλζε Πιεξνθνξηθήο ηεο εηαηξείαο, δηαπηζηψζεθε φηη αληηκεηψπηδε αδπλακίεο ζηελ νξγάλσζε ησλ ξφισλ ηνπ ζπζηήκαηνο. Εεηήζεθε απφ ηελ νκάδα ηνπ Δξγαζηεξίνπ Οξγάλσζεο Παξαγσγήο ηνπ Δ.Μ.Π. λα αμηνινγήζεη ηελ θαηάζηαζε ηνπ ζπζηήκαηνο θαη λα πξνζπαζήζεη λα ηελ δηνξζψζεη. Ζ νκάδα ηνπ Δ.Μ.Π θιήζεθε λα πξαγκαηνπνηήζεη αλαδηνξγάλσζε ησλ ξφισλ θαη δεκηνπξγία θαηλνχξησλ νη νπνίνη ζα εμππεξεηνχλ ηηο αλάγθεο ηηο εηαηξίαο κε ην θαιχηεξν δπλαηφ απνηέιεζκα. πγθεθξηκέλα, νη πθηζηάκελνη ξφινη έπξεπε είηε λα δηαγξαθνχλ αλ δελ είλαη πιένλ ρξήζηκνη ή λα ηξνπνπνηεζνχλ θαηαιιήισο γηα λα ηεξνχλ ηηο πξνδηαγξαθέο ηφζν ηεο αζθάιεηαο ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο φζν θαη ηηο απαηηήζεηο ιεηηνπξγίαο ηεο ίδηαο ηεο εηαηξίαο. 6.1 ΒΖΜΑ 1 ΑΝΑΛΤΖ ΤΦΗΣΑΜΔΝΧΝ ΡΟΛΧΝ ΣΟ ERP ΤΣΖΜΑ: Έρνληαο εληνπίζεη ην πξφβιεκα πνπ ππάξρεη ζηελ εηαηξία, ην πξψην θαη θαζνξηζηηθφ βήκα γηα ηε ζσζηή πξνζέγγηζή ηνπ, είλαη ε αλάιπζε ησλ πθηζηάκελσλ ξφισλ ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα. ην ινγηζκηθφ ηεο εηαηξίαο πξνυπήξρε έλαο κεγάινο αξηζκφο ξφισλ. ε θάζε ξφιν αληηζηνηρνχζαλ θάπνηεο θηλήζεηο ( transactions ) ελψ παξάιιεια θάζε ξφινο είρε ηηο δηθέο ηνπ εμνπζηνδνηήζεηο. Οη πεξηζζφηεξνη απφ απηνχο ηνπο ξφινπο ήηαλ πξνζπειάζηκνη απφ κεγάιν αξηζκφ ρξεζηψλ ηνπ 38

39 ζπζηήκαηνο ρσξίο φκσο νη ρξήζηεο απηνί λα ηνπο ρξεζηκνπνηνχλ. Όινη ζρεδφλ νη ρξήζηεο, είραλ ηελ εμνπζηνδφηεζε λα έρνπλ πξφζβαζε ζε αξρεία θαη πιεξνθνξίεο ηεο εηαηξίαο πνπ νπζηαζηηθά δελ ηνπο ήηαλ ρξήζηκα, κε απνηέιεζκα λα δεκηνπξγείηαη ζην ζχζηεκα κηα θαηάζηαζε πνπ πξνβιεκάηηδε θαη πξαθηηθά πξνθαινχζε ζχγρπζε ζηνπο ρξήζηεο θαη επηπιένλ πξνθαινχζε δηάθνξα πξνβιήκαηα απφδνζεο ζην ζχζηεκα. Τπήξραλ ξφινη ζηνπο νπνίνπο είραλ αλαηεζεί κεγάινο αξηζκφο θηλήζεσλ ηνπ ζπζηήκαηνο θαη άιινη ξφινη πνπ ηνπο είρε αλαηεζεί κφλν κία θίλεζε. Ο ιφγνο πνπ ππήξρε απηή ε θαηάζηαζε είλαη φηη θαηά ηελ αξρηθή ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο πξηλ απφ 5 πεξίπνπ ρξφληα, απνδφζεθαλ ζηνπο ρξήζηεο ππέξ - ξφινη κε κεγάιν αξηζκφ θηλήζεσλ ( έλαο γηα θάζε ππνζχζηεκα ζηνπ SAP ) πξνθεηκέλνπ θαηά ηνπο πξψηνπο κήλεο παξαγσγηθήο ιεηηνπξγίαο ηνπ ζπζηήκαηνο θαη κέρξη λα νκαινπνηεζεί ε θαηάζηαζε απφ ηε κεηάβαζε ζην λέν ζχζηεκα, νη ρξήζηεο λα κπνξνχλ λα πξαγκαηνπνηνχλ ρσξίο πεξηνξηζκνχο αιιά θαη απξνβιεκάηηζηα ηελ εξγαζία ηνπο. Δπηπιένλ, θάζε θνξά πνπ δηακνξθσλφηαλ κία λέα θίλεζε ( Ε πξφγξακκα ) ή θάζε θνξά πνπ έλαο ρξήζηεο δηαπίζησλε ηελ έιιεηςε θάπνηαο θίλεζεο, θαηαζθεπαδφηαλ έλαο λένο ξφινο κε ηελ θίλεζε απηή θαη απνδηδφηαλ ζε φζνπο ρξήζηεο επξφθεηην λα ηελ ρξεηαζηνχλ. Ζ θαηάζηαζε απηή γηγάλησζε ηνλ αξηζκφ ησλ ξφισλ θαη πξαθηηθά είρε ραζεί ε εηθφλα ηνπ ηη δπλαηφηεηεο πξφζβαζεο έρεη ν θάζε ρξήζηεο κέζα ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP. Ζ ελ ιφγσ θαηάζηαζε δεκηνπξγνχζε θηλδχλνπο γηα ηελ αζθάιεηα ηεο πιεξνθνξίαο ζηελ εηαηξεία, ε νπνία γηλφηαλ πιένλ επηξξεπήο ζε θαθφβνπιεο ελέξγεηεο κέζα απφ ην ERP ζχζηεκα. 6.2 Βήμα 2 ΔΚΣΔΛΔΖ ΤΝΔΝΣΔΤΞΔΧΝ ΓΗΑ ΣΖΝ ΑΝΑΛΤΖ ΣΧΝ ΑΠΑΗΣΖΔΧΝ ΑΠΟ ΣΟΤ ΝΔΟΤ ΡΟΛΟΤ: Σν επφκελν βήκα ήηαλ νη ζπλεληεχμεηο, κε ηε ρξήζε εξσηεκαηνινγίνπ, πξφζσπν κε πξφζσπν κε φινπο ηνπο δηεπζπληέο θαη πξντζηάκελνπο ησλ ηκεκάησλ ηεο εηαηξίαο, απφ ηνπο νπνίνπο δεηήζεθε λα δψζνπλ κηα πεξηγξαθή ηεο δνπιείαο πνπ θάλνπλ νη ππάιιεινη ηνπο ( job description ). Δθηφο απφ απηφ, δεηήζεθε απφ ηνπο δηεπζπληέο θαη πξντζηάκελνπο ησλ ηκεκάησλ λα θαζνξίζνπλ ηνπο ξφινπο θαη ηηο αξκνδηφηεηεο πνπ πξέπεη λα έρεη ην ηκήκα ηνπο. Δθφζνλ θξίζεθε απαξαίηεην απφ ηνπο δηεπζπληέο έγηλαλ ζπλεληεχμεηο θαη ζε νξηζκέλνπο ππαιιήινπο ηνπο. Γηα ιφγνπο πξαθηηθφηεηαο, φζνη είραλ παξφκνηεο αξκνδηφηεηεο ζηελ εηαηξία, ηνπο έγηλαλ θνηλέο ζπλεληεχμεηο. 39

40 πγθεθξηκέλα δεηήζεθε ζηηο ζπλεληεχμεηο λα δψζνπλ κηα αλαθνξά κε ηηο θηλήζεηο ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο πνπ ρξεζηκνπνηνχλ θαζεκεξηλά ζαλ κέξνο ηεο δνπιείαο ηνπο. Με απηφ ηνλ ηξφπν, έγηλαλ γλσζηέο γηα θάζε ρξήζηε νη θηλήζεηο πνπ ππάξρνπλ ζην δηθφ ηνπ πξνθίι ζην ζχζηεκα. Δπίζεο δεηήζεθε λα εμεγεζνχλ θαη λα πεξηγξαθνχλ θηλήζεηο πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη. Με απηφ ηνλ ηξφπν ζρεκαηίζηεθε κηα αξρηθή εηθφλα γηα ηνπο ξφινπο πνπ ππάξρνπλ θαη πξαγκαηηθά ρξεζηκνπνηνχληαη ζηα δηάθνξα ηκήκαηα ηεο εηαηξίαο. Παξάιιεια δεηήζεθε κηα αλαθνξά κε ηα αγαπεκέλα (favorites) θάζε ρξήζηε, δειαδή κηα ιίζηα κε ηηο ζπρλφηεξεο θηλήζεηο πνπ θάλεη ν ίδηνο ζην ζχζηεκα. Οη αλαθνξέο ησλ ξφισλ κε ηηο θηλήζεηο ηνπο θαη ηνπο ρξήζηεο, κεηαηξάπεθαλ θαη απνζεθεχηεθαλ ππφ κνξθή αξρείνπ Excel ηεο Microsoft Office θαη ζπγθεληξψζεθαλ φιεο καδί γηα θαιχηεξε επνπηεία ηφζν ησλ ξφισλ φζν θαη φισλ ησλ θηλήζεσλ. Παξαθάησ παξνπζηάδεηαη έλα δείγκα αλαθνξάο κε ηηο θηλήζεηο ελφο ξφινπ αιιά θαη ζχληνκεο πεξηγξαθήο θάζε θίλεζεο. Group (Scenario) Κωδικός Περιγραθή Department Χρήζηης 1 ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ ME5A Αιτήσεις προς Δκτέλεση ( Δγκεκριμένες ) Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ ME53N Δμυάνιση Αίτησης Αγοράς Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ ME52N Αλλαγή Αίτησης Αγοράς Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ ME2M Δμυάνιση Καταλόγων ανά Υλικό ( εντολή αγοράς ) Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ ME21N Δημιοσργία Εντολής Αγοράς Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ ME22N Αλλαγή Εντολής Αγοράς Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ ME23N Εμυάνιση Εντολής Αγοράς Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ MM02 Αλλαγή Υλικού Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ MM03 Δμυάνιση Υλικού Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ ME51N Γημιοσργία Αίτησης Αγοράς Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ ME28 Έγκριση Δντολών Γιακίνησης Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ CV01N Γημιοσργία Δγγραυής Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ CV02N Αλλαγή Δγγραυής Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ CV03N Δμυάνιση Δγγραυής Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ ZSH_CLAIMS Shelman Claims Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ MK01 Γημιοσργία Βασικού Αρτείοσ Προμηθεστή Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ MK02 Αλλαγή Βασικού Αρτείοσ Προμηθεστή Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ MK03 Δμυάνιση Βασικού Αρτείοσ Προμηθεστή Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ ME1L Δμυάνιση Καταλόγοσ ανά Προμηθεστή ( βασικού αρτείοσ ) Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΑ/ ΜΗΦΑΝΗΜΑΤΑ/ Β' ΥΛΔΣ ME1M Δμυάνιση Καταλόγοσ ανά Υλικό ( βασικού αρτείοσ ) Γ/νση Προμηθειών Γεωργούση Γεωργία τήμα 2 : Παράδειγμα αναθοράς κινήζεων από ζσγκεκριμένο τρήζηη Με ηηο ζπλεληεχμεηο απηέο, νινθιεξψζεθε ε εηθφλα γηα ηνπο πθηζηάκελνπο ξφινπο θαη ηηο θηλήζεηο ηνπο γηα λα αθνινπζήζεη ε νξγαλσηηθή κειέηε ξφισλ ζην επφκελν βήκα. 6.3 ΒΖΜΑ 3 ΠΡΑΓΜΑΣΟΠΟΗΖΖ ΟΡΓΑΝΧΣΗΚΖ ΜΔΛΔΣΖ ΣΧΝ ΡΟΛΧΝ ( ΟΡΓΑΝΧΣΗΚΟΗ ΚΑΗ ΤΣΖΜΗΚΟΗ ΡΟΛΟΗ ΚΑΗ Ζ ΤΝΓΔΖ ΣΟΤ ΜΔ ΣΟΤ ΤΠΑΛΛΖΛΟΤ ΣΖ ΔΣΑΗΡΗΑ ): 40

41 Οη ζπλεληεχμεηο δεκηνχξγεζαλ αξθεηά εξσηεκαηηθά γηα ηε ρξεζηκφηεηα ελφο αξηζκνχ ησλ πθηζηάκελσλ ξφισλ αιιά θαη γηα ην ζέκα ηεο πξφζβαζεο ζε απηνχο απφ φινπο ηνπο ρξήζηεο. Δπηπιένλ, ρξεηαδφηαλ κηα νξγαλσηηθή κειέηε ησλ ξφισλ θαζψο θαη ησλ ρξεζηψλ θαη παξάιιεια ε δεκηνπξγία, αξρηθά, θαηλνχξησλ νξγαλσηηθψλ ξφισλ θαη ζηε ζπλέρεηα ζπζηεκηθψλ θαη ε αλάζεζε ρξεζηψλ ζε απηνχο. Οη νξγαλσηηθνί ξφινη πνπ δεκηνπξγήζεθαλ νπζηαζηηθά ήηαλ άηππνη. Γειαδή δελ πθίζηαλην ζαλ ξφινη ζην νξγαλφγξακκα ηεο εηαηξίαο, αιιά δεκηνπξγήζεθαλ κε ζηφρν ηελ απνηειεζκαηηθφηεξε θαηαλνκή ησλ ζπζηεκηθψλ ξφισλ ζην ERP ζχζηεκα ηεο εηαηξίαο. Σν πξψην κέξνο ηεο νξγαλσηηθήο κειέηεο ησλ ξφισλ, φπσο αλαθέξζεθε πην πάλσ, ήηαλ ε δεκηνπξγία ησλ νξγαλσηηθψλ ξφισλ κε βάζε ηνπο ρξήζηεο πνπ είλαη ελεξγνί ζην ζχζηεκα θαη κε βάζε ηηο εξγαζίεο πνπ απηνί εθηεινχλ. Κάζε ξφινο πνπ δεκηνπξγήζεθε, βαζηδφηαλ ζην είδνο ηεο δνπιεηάο πνπ πξαγκαηνπνηνχλ νη ρξήζηεο, κέζα ζηελ εηαηξία, φπσο πξνέθπςε απφ ηηο ζπλεληεχμεηο. Γη απηφ ην ιφγν, νη ξφινη δηαρσξίζηεθαλ αλάινγα κε ην ηκήκα ή ηε δηεχζπλζε ηεο εηαηξίαο ζην νπνίν ζα αλήθνπλ. Έηζη έγηλε κηα νκαδνπνίεζε ησλ ηκεκάησλ ηεο εηαηξίαο γηα θαιχηεξε εθκεηάιιεπζε ησλ πιεξνθνξηψλ πνπ καδεχηεθαλ απφ ηηο ζπλεληεχμεηο, ε νπνία δελ απέρεη θαη πνιχ απφ ην ππάξρνλ νξγαλφγξακκα ηεο εηαηξίαο. πγθεθξηκέλα, ηα ηκήκαηα ή δηεπζχλζεηο ρσξίζηεθαλ σο εμήο: Γηεχζπλζε Γηαρείξηζεο Πσιήζεσλ Γηεχζπλζε Πσιήζεσλ Γηεχζπλζε Πνηνηηθνχ Διέγρνπ Γηεχζπλζε Πξνκεζεηψλ Παξαγσγή Γηεχζπλζε Πξνγξακκαηηζκνχ Παξαγσγήο Γηεχζπλζε πληήξεζεο Γηεχζπλζε Logistics Γηεχζπλζε Αλζξσπίλσλ Πφξσλ Γηεχζπλζε Οηθνλνκηθψλ θαη Γηεχζπλζε Δμαγσγψλ 41

42 ε θάζε έλα απφ απηά ηα ηκήκαηα ή δηεπζχλζεηο αληηζηνηρνχλ ζπγθεθξηκέλνη νξγαλσηηθνί ξφινη. Σν δεχηεξν θνκκάηη ηεο νξγαλσηηθήο κειέηεο πεξηιάκβαλε ηε δηακφξθσζε ησλ ζπζηεκηθψλ ξφισλ. Οη ζπζηεκηθνί ξφινη δεκηνπξγήζεθαλ έηζη ψζηε λα νκαδνπνηνχλ ζπγθεθξηκέλεο θηλήζεηο ( transactions ) ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο γηα ηελ εθηέιεζε ησλ εξγαζηψλ ελφο νξγαλσηηθνχ ξφινπ. Έγηλε πξνζπάζεηα ψζηε νη ίδηεο θηλήζεηο λα εκθαλίδνληαη ζε φζν ην δπλαηφλ ιηγφηεξνπο ξφινπο. Όκσο απηφ δελ ήηαλ πάληα εθηθηφ, θαζψο ζηελ πεξίπησζε πνπ ηίζεην ν πεξηνξηζκφο ηεο εκθάληζεο ηεο θάζε θίλεζεο κία κφλν θνξά ζε ξφιν, ζα νδεγνχηαλ ε κειέηε ζε πάξα πνιινχο ξφινπο κε ειάρηζηεο θηλήζεηο ν θάζε έλαο. Γεκηνπξγήζεθαλ επίζεο ζπζηεκηθνί ξφινη πνπ ήηαλ γεληθνί θαη ζπλδέζεθαλ κε πνιινχο νξγαλσηηθνχο ξφινπο ( φπσο είλαη ν ξφινο γηα ηε δεκηνπξγία αηηήζεσλ αγνξάο ), ελψ θάζε Γηεπζπληήο ή πξντζηάκελνο έπαηξλε θαη ηνπο ξφινπο πνπ είραλ αλαηεζεί ζηνπο πθηζηάκελνχο ηνπ. Γεκηνπξγήζεθαλ 217 ζπζηεκηθνί ξφινη ζπλνιηθά νη νπνίνη ζπλδέζεθαλ κε έλαλ ή πεξηζζφηεξνπο νξγαλσηηθνχο ξφινπο ηεο εηαηξίαο. ηε ζπλέρεηα παξνπζηάδεηαη έλα παξάδεηγκα ζπζρέηηζεο νξγαλσηηθνχ ξφινπ θαη ζπζηεκηθψλ φπσο απηφ ππάξρεη ζην Υάξηε ησλ Οξγαλσηηθψλ θαη πζηεκηθψλ Ρφισλ ππφ κνξθή αξρείνπ PowerPoint ηνπ Microsoft Office, ν νπνίνο παξνπζηάδεηαη νινθιεξσκέλνο ζην Παράρηημα Η. τήμα 3 :Παράδειγμα Οργανωηικού Ρόλοσ και σζηημικών Ρόλων όπως ασηό σπάρτει ζηο Υάρηη Οργανωηικών και σζηημικών Ρόλων ηνπο νξγαλσηηθνχο απηνχο ξφινπο έγηλε αλάζεζε θαη ησλ ελεξγψλ ρξεζηψλ κε βάζε ην είδνο ηεο δνπιείαο πνπ θάλνπλ κέζα ζηε εηαηξία. Γηα παξάδεηγκα, αο ππνζέζνπκε φηη έλαο ρξήζηεο αλήθεη ζηε Γηεχζπλζε πληήξεζεο θαη ε ζέζε ηνπ είλαη απηή ηνπ Γηεπζπληή πληήξεζεο. Γεκηνπξγήζεθε έηζη, ν νξγαλσηηθφο ξφινο Γηεπζπληήο πληήξεζεο θαη ζε απηφλ αλαηέζεθε ν ζπγθεθξηκέλνο ρξήζηεο. Με ηε δεκηνπξγία ηνπ ξφινπ θαη ηελ αλάζεζε ηνπ ρξήζηε ζε απηφλ, ην φθεινο γηα ηελ εηαηξία είλαη δηπιφ, δηφηη ζε πεξίπησζε πνπ ν ζπγθεθξηκέλνο ρξήζηεο ή ν εθάζηνηε 42

43 ρξήζηεο θάπνηνπ ξφινπ θχγεη απφ ην πφζην ηνπ, ν επφκελνο πνπ ζα ηνλ αληηθαηαζηήζεη ζα είλαη ζε ζέζε λα εθηειέζεη ηα θαζήθνληα ηνπ κέζα απφ ην ζχζηεκα SAP ρσξίο θαζπζηεξήζεηο θαη ρσξίο λα πξέπεη λα αλαδεηεζνχλ εμαξρήο νη εμνπζηνδνηήζεηο πνπ ζα πξέπεη λα ηνπ δνζνχλ ζην ζχζηεκα SAP. Παξαθάησ, παξαηίζεηαη έλα παξάδεηγκα ζπζρέηηζεο Οξγαλσηηθψλ Ρφισλ θαη Υξεζηψλ φπσο απηφ ππάξρεη ζην Υάξηε ησλ Οξγαλσηηθψλ θαη πζηεκηθψλ Ρφισλ. τήμα 4 : Παράδειγμα Οργανωηικών Ρόλων και σζηημικών όπως ασηό σπάρτει ζηο Υάρηη Οργανωηικών Ρόλων 6.4 ΒΖΜΑ 4 ΤΛΟΠΟΗΖΖ ΤΣΖΜΗΚΧΝ ΡΟΛΧΝ ΣΟ ΤΣΖΜΑ ERP: Μεηά ηε δεκηνπξγία ησλ ζπζηεκηθψλ ξφισλ ζε επίπεδν ζρεδηαζκνχ, πξέπεη λα εηζαρζνχλ ζην ζχζηεκα SAP ηεο εηαηξίαο. Κάζε ζπζηεκηθφο ξφινο πνπ δεκηνπξγήζεθε θέξεη κηα θσδηθή νλνκαζία, γηα λα δηαβάδεηαη απφ ην ζχζηεκα, πνπ ηνλ θάλεη λα μερσξίδεη. Γηα παξάδεηγκα, ν ζπζηεκηθφο ξφινο πνπ αθνξά ζηηο κεηαθνξέο απφ θαη πξνο ην εξγνζηάζην ηεο Υαιθίδαο ( Transport Chalkis ), έρεη ηελ θσδηθή νλνκαζία ζην SAP: ZN_TRANSPORT_CHALKIS. Με απηφ ηνλ ηξφπν θσδηθνπνίεζεο θαη νη ππφινηπνη ζπζηεκηθνί ξφινη εηζάγνληαη ζην ζχζηεκα. Σα αξρηθά «ZN_» ζηελ νλνκαζία ηνπ ξφινπ δφζεθαλ ζε φινπο ηνπο λένπο ζπζηεκηθνχο ξφινπο γηα λα μερσξίδνπλ απηνί απφ ηνπο ππφινηπνπο ξφινπο ηνπ ζπζηήκαηνο SAP. Γηα ηηο αλάγθεο ηεο εηαηξίαο Shelman δεκηνπξγήζεθαλ φπσο πξναλαθέξζεθε, 217 ζπζηεκηθνί ξφινη, ελψ ζε απηνχο αλαηέζεθαλ πεξηζζφηεξνη απφ 140 ρξήζηεο. 43

44 Παξαθάησ παξνπζηάδεηαη ζε κνξθή αξρείνπ Excel ηνπ Microsoft Office έλα κέξνο ηνπ πίλαθα κε ηνπο ζπζηεκηθνχο ξφινπο θαη ηελ θσδηθή νλνκαζία πνπ ζα θέξεη ν θαζέλαο απφ απηνχο ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP ηεο εηαηξίαο, ελψ νιφθιεξνο ν πίλαθαο θαη κε ηνπο 217 ζπζηεκηθνχο ξφινπο ππάξρεη ζην Παράρηημα Η. Role Role name ZN_ACCOUNTING_CHALKIS_MM Accounting Chalkis Materials Management ZN_ACCOUNTING_CHALKIS_SD Accounting Chalkis Sales and Distribution ZN_ACCOUNTING_MANAGER_CHALKIS Accounting Manager Chalkis ZN_ACCOUNTING_MANAGMNT_MAROUSI Accounting Management Marousi ZN_ACCOUNTING_MNGMNT_CHALKIS Accounting Management Chalkis ZN_ASSET_MANAGEMENT FI MENU ZN_BUYER Buyer ZN_BUYER_OF_TRANSPORT Buyer of Transport τήμα 5 : Δνδεικηικός πίνακας με ζσζηημικούς ρόλοσς και ηην κωδική ονομαζία ηοσς Μεηά ηελ εηζαγσγή, ζε θάζε ξφιν δηακνξθψλνληαη νη θαηάιιειεο εμνπζηνδνηήζεηο γηα ηηο θηλήζεηο ( transactions ) πνπ εκπεξηέρνληαη ζε απηφ, κε βάζε ηηο εξγαζίεο πνπ είλαη ππεχζπλνο λα εθηειεί εληφο ηεο εηαηξείαο ν ρξήζηεο ηεο εθάζηνηε νξγαλσηηθήο ζέζεο. Απφ ηνπο ξφινπο πνπ δηακνξθψζεθαλ, νη ξφινη γηα ηε δηαρείξηζε πξνζσπηθνχ ( HR ) θαη φινη νη ξφινη ησλ εγθξίζεσλ ( γηα παξάδεηγκα, εγθξίζεηο αηηήζεσλ αγνξψλ, αηηήζεηο εληνιψλ αγνξψλ θαη εγθξίζεηο πηζησηηθψλ ηδίξνπ, θιπ ) έρνπλ ππνζηεί ηηο πεξηζζφηεξεο θαη ηηο πην πνιιέο επεκβάζεηο ζηα αληηθείκελα εμνπζηνδνηήζεσλ ( authorization objects ) ηνπ SAP πξνθεηκέλνπ λα δηαζθαιηζηεί ε ειεγρφκελε πξφζβαζε ησλ ρξεζηψλ ζηελ πιεξνθνξία. ην SAP γίλεηαη θαη ε αλάζεζε ησλ ρξεζηψλ ζηνλ θάζε ξφιν, απηή ηε θνξά κε βάζε ην φλνκα πνπ έρεη ν θάζε ππάιιεινο ρξήζηεο γηα λα κπεη ζην ζχζηεκα, δειαδή ην Όλνκα Υξήζηε (Username). Ζ φιε δηαδηθαζία δεκηνπξγίαο θαη δηαρείξηζεο ησλ ξφισλ παξνπζηάδεηαη αλαιπηηθφηεξα ζην εγρεηξίδην δηαδηθαζηψλ ην νπνίν ππάξρεη ζην Παράρηημα III. εκεηψλεηαη φηη ε πινπνίεζε ησλ ζπζηεκηθψλ ξφισλ ζην SAP πξαγκαηνπνηήζεθε ζε εηδηθφ ζχζηεκα ειέγρνπ (SAP Quality System), φπνπ θαη ειέγρζεθαλ νη ξφινη πξηλ κεηαθεξζνχλ ζην παξαγσγηθφ ζχζηεκα SAP ηεο εηαηξείαο (SAP Productive System). 44

45 6.5 ΒΖΜΑ 5 ΔΛΔΓΥΟ ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΑ ΣΧΝ ΡΟΛΧΝ ΚΑΗ ΓΗΟΡΘΧΔΗ: Σν επφκελν βήκα είλαη ν έιεγρνο ηεο νξζήο ιεηηνπξγίαο ησλ ξφισλ θαη ησλ ρξεζηψλ (testing). Ζ δηαδηθαζία απηή απαηηεί θαη πάιη ηε ζπλεξγαζία κε ηνπο ππαιιήινπο - ρξήζηεο ηεο εηαηξίαο έικαλ ( Shelman ), αθνχ πξέπεη λα γίλεη έιεγρνο ζηνπο ξφινπο θάζε ηκήκαηνο γηα ηε ιεηηνπξγηθφηεηά ηνπο. Διέγρεηαη αλ ν ρξήζηεο φλησο έρεη πξφζβαζε ζηνπο ξφινπο ζηνπο νπνίνπο ζρεδηάζηεθε ελψ παξάιιεια γίλεηαη θαη έιεγρνο ηεο νξζφηεηαο ησλ θηλήζεσλ πνπ έρνπλ αλαηεζεί ζε θάζε ξφιν. Μαδί κε ηνλ έιεγρν, φπσο είλαη ινγηθφ γίλνληαη θαη νη απαξαίηεηεο ηξνπνπνηήζεηο θαη νη θαηάιιειεο δηνξζψζεηο ζε ηπρφλ πξνβιήκαηα πνπ ζα πξνθχςνπλ. Ο έιεγρνο θαη νη δηνξζψζεηο είλαη έλα βήκα πνιχ αλαγθαίν αθνχ έηζη θαίλεηαη θαη ε απφδνζε ηεο φιεο νξγαλσηηθήο κειέηεο πνπ έγηλε. Γηα ηελ πξαγκαηνπνίεζε ησλ ειέγρσλ ζηελ εηαηξεία Shelman έγηλαλ ζπλεδξίεο ρξεζηψλ ζε εηδηθά δηακνξθσκέλνπο ρψξνπο, φπνπ νη ρξήζηεο θάζε ηκήκαηνο θιήζεθαλ λα ειέγμνπλ ηελ πξφζβαζή ηνπο ζην ζχζηεκα SAP κε ηε ζπλεξγαζία ζηειέρνπο ηεο Γηεχζπλζεο Πιεξνθνξηθήο ηεο εηαηξείαο θαη ηεο νκάδαο έξγνπ ηνπ ΔΜΠ. Ο έιεγρνο πξαγκαηνπνηήζεθε ζην εηδηθφ ζχζηεκα ειέγρνπ (SAP Quality System), φπνπ θαη αλαπηχρζεθαλ νη ξφινη. 6.6 ΒΖΜΑ 6 ΣΔΚΜΖΡΗΧΖ ΡΟΛΧΝ : Σν βήκα απηφ ηεο κεζνδνινγίαο αθνξά ζηελ ηεθκεξίσζε ησλ ξφισλ. Ζ ηεθκεξίσζε ησλ ξφισλ πεξηιακβάλεη ην Υάξηε ησλ Οξγαλσηηθψλ θαη πζηεκηθψλ Ρφισλ ηεο εηαηξίαο, ην Δγρεηξίδην Γηαδηθαζηψλ Γεκηνπξγίαο θαη Γηαρείξηζεο Ρφισλ ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP θαη έλα αξρείν ζε κνξθή Access ηεο Microsoft Office κε Πίλαθεο θαη Αλαθνξέο ην νπνίν πεξηιακβάλεη δηάθνξα ζηνηρεία θαη πιεξνθνξίεο ηεο εηαηξίαο. Ο Χάρηης ηων Οργανωηικών και σζηημικών Ρόλων, ν νπνίνο ππάξρεη ζην Παράρηημα I, παξνπζηάδεη ηηο ζρέζεηο κεηαμχ ησλ νξγαλσηηθψλ θαη ησλ ζπζηεκηθψλ ξφισλ θαη ηηο ζρέζεηο κεηαμχ ησλ νξγαλσηηθψλ ξφισλ θαη ησλ ρξεζηψλ 45

46 επαιιήισλ ηεο εηαηξίαο. Δίλαη ρσξηζκέλνο αλά ηκήκα ηεο εηαηξίαο θαη δεκηνπξγήζεθε ζε κνξθή αξρείνπ PowerPoint ηεο Microsoft Office. Απνηειεί έλα απφ ηα ρξεζηκφηεξα εξγαιεία δηαρείξηζεο γηα ηε Γηνίθεζε ηεο εηαηξίαο έικαλ ( Shelman ) αθνχ ζε απηφλ απνηππψλεηαη ε δηακνξθσκέλε θαηάζηαζε νξγάλσζεο ησλ ξφισλ ζηελ εηαηξία. Παξνπζηάδεη γηα θάζε ηκήκα ηεο εηαηξίαο ηνπο νξγαλσηηθνχο ξφινπο πνπ ην απνηεινχλ, δειαδή δίλεη κηα εηθφλα ηεο δνπιεηάο πνπ θάλεη θάζε ηκήκα, αθνχ θάζε νξγαλσηηθφο ξφινο απνηειεί ζηελ νπζία κηα γεληθή πεξηγξαθή ησλ εξγαζηψλ πνπ εθηειείηαη ζην ζπγθεθξηκέλν ηκήκα. ε θάζε νξγαλσηηθφ ξφιν, έρνπλ αλαηεζεί ζχκθσλα κε ηα θαζήθνληα ηνπο ζηελ εηαηξία, νη θαηάιιεινη ρξήζηεο, έηζη ψζηε θάζε ππάιιεινο λα ζπλδέεηαη κε ηηο θηλήζεηο θαη ηα δηθαηψκαηα ηνπ ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP. Έλαο ρξήζηεο κπνξεί λα αλαηεζεί ζε πεξηζζφηεξνπο απφ έλα νξγαλσηηθνχο ξφινπο αλ ην απαηηεί ην είδνο ηεο δνπιεηάο πνπ θάλεη κέζα ζηελ εηαηξία, εηδηθά ζε ηκήκαηα πνπ βξίζθνληαη ζε θάζε αλαδηνξγάλσζεο, φπσο ζπλέβεθε κε ηε Γηεχζπλζε Logistics ηεο εηαηξείαο. ηνπο νξγαλσηηθνχο ξφινπο έρνπλ αλαηεζεί επίζεο θαη νη ζπζηεκηθνί ξφινη νη νπνίνη δεκηνπξγήζεθαλ γηα ηηο αλάγθεο ηεο εηαηξίαο θαη ππάξρνπλ ζην Παράρηημα II. Κάζε ζπζηεκηθφο ξφινο απνηειεί έλα ζχλνιν θηλήζεσλ θαη εμνπζηνδνηήζεσλ, ελψ ηαπηφρξνλα πνιινί ζπζηεκηθνί ξφινη καδί απνηεινχλ ζηελ νπζία έλα νξγαλσηηθφ ξφιν. Δίλαη πηζαλφλ έλαο ζπζηεκηθφο ξφινο λα αλαηεζεί ζε πεξηζζφηεξνπο απφ έλα νξγαλσηηθνχο ξφινπο. Σν Εγτειρίδιο Διαδικαζιών Δημιοσργίας και Διατείριζης Ρόλων ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP, ην νπνίν ππάξρεη ζην Παράρηημα ΗIΗ, απνηειεί επίζεο ζεκαληηθφ εξγαιείν θαη εθφδην δηαρείξηζεο γηα ηε Γηνίθεζε ηεο έικαλ ( Shelman ). ην εγρεηξίδην απηφ γίλεηαη πεξηγξαθή ησλ βεκάησλ γηα ηε δεκηνπξγία ζπζηεκηθψλ ξφισλ απφ ην ρξήζηε ηνπ ζπζηήκαηνο θαη παξνπζηάδνληαη νη δηαδηθαζίεο δηαρείξηζεο ησλ ξφισλ απηψλ κε απιά βήκαηα. Σν εγρεηξίδην φπσο πξναλαθέξζεθε, απνηειεί εξγαιείν δηαρείξηζεο ηεο Γηνίθεζεο ηεο εηαηξίαο θαη είλαη αλαπφζπαζην θνκκάηη ηνπ γεληθνχ ειέγρνπ πνπ ζα πξέπεη λα θάλεη ε εηαηξία ζηνπο ξφινπο θαη ηνπο ρξήζηεο ηνπ ζπζηήκαηνο γηα ηελ ίδηα ηελ αζθάιεηα ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο αιιά θαη ηελ θαιχηεξε νξγάλσζε θαη ιεηηνπξγία ηεο ίδηαο ηεο εηαηξίαο. Σν Δγρεηξίδην Γηαδηθαζηψλ Γεκηνπξγίαο θαη Γηαρείξηζεο Ρφισλ ζπληάρζεθε ζε κνξθή αξρείνπ Word ηνπ Microsoft Office, ελψ ρξεζηκνπνηήζεθαλ απηνχζηεο νη ελδείμεηο απφ ηελ νζφλε ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο SAP ηεο εηαηξίαο γηα θαιχηεξε θαζνδήγεζε ηνπ αλαγλψζηε ζηηο δηαδηθαζίεο πνπ πεξηγξάθνληαη. 46

47 Δθηφο απφ ην Υάξηε ησλ Οξγαλσηηθψλ θαη πζηεκηθψλ Ρφισλ θαη ην Δγρεηξίδην Γηαδηθαζηψλ Γεκηνπξγίαο θαη Γηαρείξηζεο Ρφισλ, ε ηεθκεξίσζε πεξηιακβάλεη φπσο πξναλαθέξζεθε, ηε δεκηνπξγία ελφο Αρτείοσ με Πίνακες και Αναθορές ζε Access, κέζσ ηνπ νπνίνπ ζα κπνξεί θάπνηνο λα αληιεί πιεξνθνξίεο γηα ηνπο ξφινπο (νξγαλσηηθνχο θαη ζπζηεκηθνχο), ηνπο ρξήζηεο, ηηο θηλήζεηο αιιά θαη γηα ηηο κεηαμχ ηνπο ζρέζεηο. ρεδηάζηεθε κία βάζε δεδνκέλσλ ζηελ Access, ε νπνία έρεη απνζεθεπκέλα ζε πίλαθεο: Σα Σκήκαηα ηεο εηαηξίαο ( Departments ) τήμα 6: Πίνακας Σμημάηων ηης εηαιρίας όπως ασηός είναι καηατωρημένος ζηην Access Σνπο Οξγαλσηηθνχο Ρφινπο ( Org_roles ) 47

48 τήμα 7: Μέρος ηοσ Πίνακα με ηοσς Οργανωηικούς Ρόλοσς όπως έτει καηατωρηθεί ζηην Access Σνπο πζηεκηθνχο Ρφινπο ( System_roles ) τήμα 8: Μέρος ηοσ Πίνακα με ηοσς σζηημικούς Ρόλοσς όπως έτει καηατωρηθεί ζηην Access Σηο Κηλήζεηο ( Transactions ) 48

49 τήμα 9: Μέρος ηοσ Πίνακα με Κινήζεις ηοσ πληροθοριακού ζσζηήμαηος όπως έτει καηατωρηθεί ζηην Access Σνπο Υξήζηεο ( Users ) ηεο εηαηξίαο τήμα 10: Μέρος ηοσ Πίνακα με Υρήζηες ηοσ πληροθοριακού ζσζηήμαηος όπως έτει καηατωρηθεί ζηην Access 49

50 Με βάζε ηνπο πέληε ( 5 ) απηνχο πίλαθεο δεκηνπξγήζεθαλ άιινη ηέζζεξηο ( 4 ) πίλαθεο νη νπνίνη παξνπζηάδνπλ: Σε ζρέζε ησλ Σκεκάησλ ηεο εηαηξίαο κε ηνπο Οξγαλσηηθνχο Ρφινπο ( ζε θάζε ηκήκα αληηζηνηρνχλ έλαο ή πεξηζζφηεξνη νξγαλσηηθνί ξφινη ) τήμα 11: Μέρος ηοσ Πίνακα με ηη ζσζτέηιζη Σμημάηων Οργανωηικών Ρόλων όπως έτει καηατωρηθεί ζηην Access Σε ζρέζε κεηαμχ ησλ Οξγαλσηηθψλ θαη ησλ πζηεκηθψλ Ρφισλ ( ζε θάζε νξγαλσηηθφ ξφιν έρνπλ αλαηεζεί έλαο ή πεξηζζφηεξνη ζπζηεκηθνί ξφινη ) 50

51 τήμα 12: Μέρος ηοσ Πίνακα με ηη ζσζτέηιζη Οργανωηικών - σζηημικών Ρόλων όπως έτει καηατωρηθεί ζηην Access Σε ζρέζε κεηαμχ ησλ πζηεκηθψλ Ρφισλ θαη ησλ Κηλήζεσλ πνπ εκπεξηέρνληαη ζε απηνχο ( ζε θάζε ζπζηεκηθφ ξφιν έρνπλ αλαηεζεί κία ή πεξηζζφηεξεο θηλήζεηο ) τήμα 13: Μέρος ηοσ Πίνακα με ηη ζσζτέηιζη σζηημικών Ρόλων - Κινήζεων όπως έτει καηατωρηθεί ζηην Access 51

52 Σε ζρέζε ησλ Οξγαλσηηθψλ Ρφισλ κε ηνπο Υξήζηεο ( θάζε ρξήζηεο έρεη αλαηεζεί ζε έλα ή πεξηζζφηεξνπο νξγαλσηηθνχο ξφινπο ) τήμα 14: Μέρος ηοσ Πίνακα με ηη ζσζτέηιζη Οργανωηικών Ρόλων - Υρηζηών όπως έτει καηατωρηθεί ζηην Access Σα δεδνκέλα γηα ηνλ πίλαθα κε ηηο θηλήζεηο αλά ξφιν ηξαβήρηεθαλ απφ ην ίδην ην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα ηεο εηαηξίαο ζε κνξθή Excel ( ρήκα 6 ) ελψ ηα ππφινηπα δεδνκέλα αληιήζεθαλ απφ ην Υάξηε ησλ Οξγαλσηηθψλ θαη πζηεκηθψλ Ρφισλ. 52

53 τήμα 15 : Παράδειγμα Αναθοράς Κινήζεων ενός ησταίοσ Ρόλοσ όπως ηη δίνει ηο Πληροθοριακό ύζηημα SAP ζε μορθή αρτείοσ Excel ηαηηζηηθά, πξνέθπςαλ κε βάζε ηνπο πίλαθεο δεδνκέλσλ πνπ εηζήρζεζαλ ζηελ Access ηα εμήο ζηνηρεία γηα ηελ εηαηξία έικαλ (Shelman): Τπάξρνπλ 13 Σκήκαηα Γηεπζχλζεηο Τπάξρνπλ 94 Οξγαλσηηθνί Ρφινη Γεκηνπξγήζεθαλ θαη ρξεζηκνπνηνχληαη 217 πζηεκηθνί Ρφινη Τπάξρνπλ 146 ελεξγνί Υξήζηεο ηνπ SAP ζηελ εηαηξία Γεκηνπξγήζεθαλ θαη ρξεζηκνπνηνχληαη 2875 Κηλήζεηο ζε φινπο ηνπο ξφινπο Ζ Access δίλεη ηε δπλαηφηεηα γηα αλαθνξέο (reports) ζην ρξήζηε ηεο φπνηε απηφο ην ζειήζεη. Έηζη ζην αξρείν Access πνπ δεκηνπξγήζεθε εηδηθά γηα ηηο αλάγθεο ηεο έικαλ (Shelman), ππάξρνπλ αλαθνξέο νη νπνίεο παξέρνπλ κε επθνιία θαη γξήγνξα πιεξνθνξίεο γηα δεδνκέλα ηεο εηαηξίαο. Αλαιπηηθφηεξα ππάξρνπλ: Αλαθνξέο κε ηηο θηλήζεηο αλά ζπζηεκηθφ ξφιν ή ην αληίζεην, δειαδή ζε πνηνπο ζπζηεκηθνχο ξφινπο ππάξρεη κία ζπγθεθξηκέλε θίλεζε Αλαθνξέο κε ηηο θηλήζεηο αλά νξγαλσηηθφ ξφιν ή ζε πνην ξφιν ή ξφινπο ππάξρεη θάπνηα ζπγθεθξηκέλε θίλεζε Αλαθνξέο κε ηνπο ρξήζηεο αλά νξγαλσηηθφ ξφιν ή ην αληίζεην, ζε πνηνπο ξφινπο έρεη αλαηεζεί έλαο ρξήζηεο Αλαθνξέο κε ηνπο ρξήζηεο αλά ηκήκα ή δηεχζπλζε ηεο εηαηξίαο Αλαθνξέο κε ηηο θηλήζεηο αλά ρξήζηε 53

54 Οη αλαθνξέο απηέο είλαη εχθνιν λα κεηαηξαπνχλ ζε κνξθή αξρείνπ Excel ή λα εθηππσζνχλ πνιχ εχθνια. Έλα παξάδεηγκα κε Αλαθνξά απφ ην αξρείν ζηελ Access, ε νπνία παξνπζηάδεη ηηο θηλήζεηο πνπ πξαγκαηνπνηεί έλαο ζπγθεθξηκέλνο ρξήζηεο ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο θαίλεηαη ζην πην θάησ ζρήκα τήμα 16 : Παράδειγμα Αναθοράς Κινήζεων ενός ζσγκεκριμένοσ Υρήζηη όπως ηη δίνει η Access Οη πιεξνθνξίεο πνπ κπνξεί λα αληιήζεη ε εηαηξία απφ ηηο αλαθνξέο είλαη ρξήζηκεο γηα ηελ επνπηεία ηνπ ζπζηήκαηνο ζην ζέκα ηεο νξγάλσζεο ησλ ξφισλ θαη ησλ ρξεζηψλ. Δίλαη εθηθηφ πιένλ, ρσξίο λα απαηηεί ηδηαίηεξε δπζθνιία, λα γίλεηαη έιεγρνο ησλ ρξεζηψλ θαη ησλ ξφισλ γηα ηηο θηλήζεηο ηνπο ρσξίο ρξνλνηξηβέο θαη πνιχπινθεο δηαδηθαζίεο. Σν αξρείν απηφ ρξεηάδεηαη φκσο ζπλερψο ελεκέξσζε γηα ηπρφλ πξνζζαθαηξέζεηο ρξεζηψλ, ξφισλ ή θηλήζεσλ έηζη ψζηε λα έρεη απνζεθεπκέλα ηα πην πξφζθαηα δεδνκέλα ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο ηεο εηαηξίαο. Δπηπξφζζεηα, απνηειεί βαζηθφ εξγαιείν ηεο Γηνίθεζεο γηα έιεγρν (audit) ησλ θηλήζεσλ πνπ πξαγκαηνπνηνχλ νη ρξήζηεο γηα ηε κειινληηθή δηακφξθσζε ησλ ξφισλ κε βάζε ηηο αξρέο ηνπ δηαρσξηζκνχ θαζεθφλησλ (separation of duties). 54

55 6.7 ΒΖΜΑ 7 ΛΔΗΣΟΤΡΓΗΑ ΡΟΛΧΝ ΣΟ SAP Δ ΠΡΑΓΜΑΣΗΚΟ ΥΡΟΝΟ: Σν ηειεπηαίν βήκα ηεο κεζνδνινγίαο, αθνξά ζηε ιεηηνπξγία ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο SAP ηεο εηαηξίαο έικαλ (Shelman), ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν κε βάζε ηνπο αλαζρεδηαζκέλνπο ξφινπο θαη ηηο δηνξζψζεηο ηνπ ειέγρνπ ιεηηνπξγίαο πνπ έγηλαλ ζε πξνεγνχκελα ζηάδηα. Ζ ιεηηνπξγία ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν είλαη θαζνξηζηηθή γηα ηελ αμηνιφγεζε ηεο αλαδηνξγάλσζεο ησλ ξφισλ, αθνχ κφλν κε ηελ πάξνδν ελφο εχινγνπ ρξνληθνχ δηαζηήκαηνο ην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα ζα κπνξεί λα απνδψζεη ηα επηζπκεηά απνηειέζκαηα. Γηα ηελ ρξήζε ησλ λέσλ ξφισλ ζε πεξηβάιινλ πξαγκαηηθήο ιεηηνπξγίαο ηνπ SAP, ζην παξαγσγηθφ ζχζηεκα ηεο εηαηξείαο (SAP Productive System) δηαγξάθεθαλ νη ζρέζεηο ησλ παιαηψλ ζπζηεκηθψλ ξφισλ κε ηνπο ρξήζηεο, ζηε ζπλέρεηα κεηαθέξζεθαλ νη λένη ξφινη απφ ην εηδηθφ ζχζηεκα ειέγρνπ (SAP Quality System) φπνπ αλαπηχρζεθαλ θαη ειέγρζεθαλ νη ξφινη, καδί κε ηηο ζπλδέζεηο ηνπο κε ηνπο ρξήζηεο ηνπ ERP ζπζηήκαηνο. ηελ πξάμε ζην βήκα απηφ, φζν θαιφο θαη λα είλαη ν ζρεδηαζκφο, πξνθχπηνπλ απαηηήζεηο γηα πεξεηαίξσ βειηηψζεηο θαη ηξνπνπνηήζεηο ζηνπο ξφινπο θαη ηηο εμνπζηνδνηήζεηο. Απηφ ζπκβαίλεη θπξίσο γηαηί θαηά ηε θάζε ηεο θαηαγξαθήο ησλ απαηηήζεσλ θαη ηνπ ειέγρνπ ησλ ξφισλ, δηέθπγε ε αλαγθαηφηεηα έληαμεο ζε ξφινπο ζπγθεθξηκέλσλ θηλήζεσλ θαη θπξίσο απηψλ πνπ πξαγκαηνπνηνχληαη ζηελ εηαηξεία πεξηνδηθά. 55

56 7 ΤΜΠΔΡΑΜΑΣΑ Ζ κειέηε θαη ε αλαδηνξγάλσζε ησλ ζπζηεκηθψλ ξφισλ θαη ησλ εμνπζηνδνηήζεσλ ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP ERP ηεο εηαηξίαο έικαλ (Shelman), ζηα πιαίζηα ηεο παξνχζαο δηπισκαηηθήο εξγαζίαο, έγηλε κε απφιπηε επηηπρία. Σν ζχζηεκα ηεο εηαηξίαο απνηειείηαη πιένλ απφ ηνπο θαηάιιεινπο ζπζηεκηθνχο ξφινπο, νη νπνίνη είλαη δνκεκέλνη κε ηέηνην ηξφπν ψζηε λα αληαπνθξίλνληαη ζηηο πςειέο απαηηήζεηο ηεο. ε θάζε ξφιν έρνπλ αλαηεζεί νη θαηάιιεινη ρξήζηεο ππάιιεινη ηεο εηαηξίαο, έηζη ψζηε λα είλαη ζε ζέζε λα εθηεινχλ ηα εξγαζηαθά ηνπο θαζήθνληα κε ηνλ πην απνδνηηθφ ηξφπν. Δπηπξφζζεηα, έρνπλ δνζεί ζε θάζε ξφιν κφλν νη θαηάιιειεο εμνπζηνδνηήζεηο θαη άδεηεο πξφζβαζεο ζε αξρεία θαη πεγέο ηεο εηαηξίαο, έηζη ψζηε λα κελ ηίζεληαη ζέκαηα αζθάιεηαο ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο. Παξάιιεια, ε δνκή ησλ ξφισλ ζην ζχζηεκα θαη ην εγρεηξίδην δηαδηθαζηψλ γηα δεκηνπξγία θαη δηαρείξηζε ησλ ξφισλ απνηεινχλ ηα θαηάιιεια εθφδηα γηα κειινληηθέο ελέξγεηεο βειηίσζεο ηνπ ζπζηήκαηνο. Τπάξρεη πιένλ ζηα αξρεία ηεο εηαηξίαο ν ράξηεο ησλ ξφισλ πνπ παξνπζηάδεη ηε ζρέζε ξφισλ ρξεζηψλ εμνπζηνδνηήζεσλ θαη δίλεη κηα εηθφλα ηεο θαηάζηαζεο ηνπ ζπζηήκαηνο, ν νπνίνο ζε ζπλδπαζκφ κε ην εγρεηξίδην δηαδηθαζηψλ επηηξέπεη ζηνπο ππεχζπλνπο, φπνηε απηνί θξίλνπλ απαξαίηεην, λα ηξνπνπνηήζνπλ είηε εμνπζηνδνηήζεηο, είηε θηλήζεηο, είηε λα αλαζέζνπλ ή λα δηαγξάςνπλ ρξήζηεο ή αθφκε λα ηξνπνπνηήζνπλ νιφθιεξνπο ηνπο ξφινπο. Θα είλαη δειαδή ζε ζέζε ε εηαηξία λα βειηηψζεη ην πιεξνθνξηαθφ ηεο ζχζηεκα κε απιφ ηξφπν θαη ρσξίο δπζθνιία. Έλα απφ ηα ζεκαληηθά νθέιε πνπ απνθφκηζε ε ίδηα ε εηαηξία απφ ηελ αλαδηνξγάλσζε ησλ ξφισλ ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ηεο ζπζηήκαηνο, είλαη ν έιεγρνο (audit) πνπ κπνξεί λα θάλεη αλά πάζα ζηηγκή ζην ζχζηεκα ηεο θαη ζπγθεθξηκέλα ζηνπο ξφινπο. Δθηφο απφ ηνλ έιεγρν ησλ ξφισλ ππάξρεη ε δπλαηφηεηα ηφζν γηα ελδερφκελν πεξηνξηζκφ θηλήζεσλ ελφο ρξήζηε ή ελφο ξφινπ αλ απηφ θξηζεί αλαγθαίν ελψ κε ηε λέα δνκή ησλ ξφισλ είλαη επθνιφηεξν λα πξαγκαηνπνηεζεί θαη δηαρσξηζκφο ησλ θαζεθφλησλ. 56

57 Ο ράξηεο ησλ νξγαλσηηθψλ θαη ζπζηεκηθψλ ξφισλ καδί κε ηηο αλαθνξέο θηλήζεσλ αλά ρξήζηε, ξφιν θαη ηκήκα, δίλεη ζηε δηνίθεζε ηεο εηαηξίαο ηε δπλαηφηεηα λα αμηνινγήζεη ην ππάξρνλ νξγαλφγξακκα θαη λα έρεη κε βάζε απηφ, ηελ πιήξε επνπηεία ησλ ξφισλ ζην ζχζηεκα. Με απηφ ηνλ ηξφπν θάζε ξφινο θαη επαθφινπζα θάζε ρξήζηεο, είλαη πιένλ εκθαλέο ηη θάλεη θαη ηη απφ απηά πνπ θάλεη είλαη αλαγθαίν. Ζ εηαηξία, πιένλ, δηαζέηεη έλα δνκεκέλν θαη νξγαλσκέλν ζχζηεκα ξφισλ ην νπνίν καδί κε ην εγρεηξίδην δηαδηθαζηψλ δεκηνπξγίαο θαη δηαρείξηζεο ξφισλ ζην SAP θαη ην ράξηε νξγαλσηηθψλ θαη ζπζηεκηθψλ ξφισλ απνηεινχλ εξγαιεία, φρη κφλν ηεο Γηεχζπλζεο Πιεξνθνξηθήο ηεο εηαηξίαο, αιιά εξγαιεία θαη ηεο ίδηαο ηεο Γηνίθεζεο. Ζ ίδηα ε Γηνίθεζε πιένλ είλαη ζε ζέζε λα θαηαλνεί θαη ζπλάκα λα αμηνινγεί ηε ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο κε βάζε ηεο αλάγθεο ηεο εηαηξίαο ζε κία πην απιή γιψζζα απφ απηή ησλ ππνινγηζηψλ. Βέβαηα, απηφ δελ ππνβαζκίδεη ηε Γηεχζπλζε Πιεξνθνξηθήο θαη νχηε δίλεη ζηε Γηνίθεζε ηεο εηαηξίαο ην δηθαίσκα λα πξάηηεη θαηά βνχιεζε. Ζ θαιή ζπλεξγαζία θαη επηθνηλσλία είλαη ην θιεηδί ηεο αξκνληθήο ιεηηνπξγίαο κέζα ζηελ επηρείξεζε. 57

58 ΒΗΒΛΗΟΓΡΑΦΗΑ ΒΗΒΛΗΑ: Leslie Wun Young, Joey Hirao. 2009, SAP Security Configuration and Deployment, The IT Administrator s Guide to Best Practices, USA Γεσξγίνπ. Οηθνλφκνπ θαη Νηθνιάνπ Β. Γεσξγνπνχινπ 1995, Πληποθοπιακά ςζηήμαηα για ηη Γιοίκηζη Δπισειπήζεων Σόμορ Α Έκδοζη Β, Δθδφζεηο Δπγ. Μπέλνπ, Αζήλα Σαηζηφπνπινο Ζ. θαη Υαηδεγηαλλάθεο Γ. 2008, Δπισειπηζιακή Οπγάνωζη - με ηη βοήθεια ηων πληποθοπιακών ζςζηημάηων SAP, Δθδφζεηο Παπαζσηεξίνπ, ΑΡΘΡΑ ΑΠΟ ΒΗΒΛΗΑ : Marko Vogel. 2006, Implementing Role Based Access Control How we can do it better!, ζην Securing Electronic Business Processes, Germany, pp Ζλεκηρονικά Βιβλία ( E Books ): SAP AG. 2000, Users and Authorizations Release 4.6B SAP Labs Inc. 2000, Authorizations Made Easy, User Role Templates and Generating Authorization Profiles, Palo Alto California Δπιζηημονικά Άρθρα: Ivan Milenkovic. 2008, Adapting Organizations for Role Based Access Control Measures, Computer Fraud and Security, vol 2008, no2, pp 14 18, Γηαζέζηκν ζην Ravi S. Sandhu, Edward J. Coyne, Hal L. Feinstein, Chavles E. Youman. 1996, Role Based Access Control Models, Computer, vol 29, no 2, pp 38 47, Γηαζέζηκν ζην Marnewick C, Labuschagne L. 2006, A Security Framework for an ERP System, Academy for Information Technology, University of Johannesburg, South Africa 58

59 Philip Betteridge. Role Based Access Control A Real World Solution, Computer Fraud and Security, vol 2002, no 12, pp 9-11, Γηαζέζηκν ζην Adam Little, Peter J. Best. 2003, A Framework for Separation of Duties in an SAP R/3 Environment, Managerial Auditing Journal, vol 18, no 5, pp , Γηαζέζηκν ζην Mirja Pulkkinen, Anton Naumenko, Kari Luostarinen. 2007, Managing Information Security in a Business Enterprise Architecture as a Coordination tool, Journal of Systems and Software, vol 80, no 10, pp , Γηαζέζηκν ζην Λοιπές Αναθορές: Create Roles ( Single and Composite ) in SAP: Γηαζέζηκν ζην SAP User Roles A Way Towards a Personalized Workplace, Peter Bittner, SAP AG: Γηαζέζηκν ζην Assigning User Roles in SAP: Γηαζέζηκν ζην What does the term "technical names on" refer to in SAP Basis or SAP security? : Γηαζέζηκν ζην Role Based Access Control ( RBAC ) and Role Based Security: Γηαζέζηκν ζην SAP ERP: Γηαζέζηκν ζην SAP R/3: Γηαζέζηκν ζην Η Σεσνολογία ζηην Δπισείπηζη: Γηαζέζηκν ζην Σα ςζηήμαηα ERP : Γηαζέζηκν ζην 59

60 8 ΠΑΡΑΡΣΖΜΑΣΑ 8.1 ΠΑΡΑΡΣΖΜΑ Η ΥΑΡΣΖ ΟΡΓΑΝΧΣΗΚΧΝ ΚΑΗ ΤΣΖΜΗΚΧΝ ΡΟΛΧΝ ηα πην θάησ ζρεδηαγξάκκαηα παξνπζηάδεηαη ν Χάρηης ηων Οργανωηικών και σζηημικών Ρόλων ν νπνίνο παξνπζηάδεη ηνπο νξγαλσηηθνχο ξφινπο θαη ηε ζρέζε ηνπο κε ηνπο ζπζηεκηθνχο ξφινπο θαη ηνπο ππαιιήινπο ρξήζηεο πνπ αλήθνπλ ζε απηνχο. Κάζε ζρεδηάγξακκα είλαη θαη έλα μερσξηζηφ ηκήκα ή δηεχζπλζε ηεο εηαηξίαο θαη πεξηιακβάλεη ηφζν ηνπο νξγαλσηηθνχο ξφινπο φζν θαη ηνπο ζπζηεκηθνχο ξφινπο θαζψο θαη ηνπο ππαιιήινπο ρξήζηεο πνπ είλαη ζηελ εηαηξία θαη ζα αλαηεζνχλ ζηνπο ξφινπο απηνχο. 60

61 ρεδηάγξακκα 1 Γηεχζπλζε Δμαγσγψλ 61

62 ρεδηάγξακκα 2 Γηεχζπλζε Οηθνλνκηθψλ 62

63 ρεδηάγξακκα 3 Γηεχζπλζε Οηθνλνκηθνχ Διέγρνπ 63

64 ρεδηάγξακκα 4 Γηεχζπλζε Αλζξσπίλσλ Πφξσλ 64

65 65

66 ρεδηάγξακκα 5 Γηεχζπλζε Logistics 66

67 ρεδηάγξακκα 6 δηεχζπλζε πληήξεζεο 67

68 ρεδηάγξακκα 7 Γηεχζπλζε Πξνγξακκαηηζκνχ Παξαγσγήο 68

69 69

70 70

71 ρεδηάγξακκα 8 - Παξαγσγή 71

72 ρεδηάγξακκα 9 Γηεχζπλζε Πξνκεζεηψλ 72

73 ρεδηάγξακκα 10 Γηεχζπλζε Πνηνηηθνχ Διέγρνπ 73

74 74

75 ρεδηάγξακκα 11 Γηεχζπλζε Πσιήζεσλ 75

76 ρεδηάγξακκα 12 Γηεχζπλζε Γηαρείξηζεο Πσιήζεσλ 76

77 8.2 ΠΑΡΑΡΣΖΜΑ II - ΤΣΖΜΗΚΟΗ ΡΟΛΟΗ ΣΟΤ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟΤ ΤΣΖΜΑΣΟ SAP ΣΖ ΔΛΜΑΝ ( SHELMAN ) Οη 217 ζπζηεκηθνί ξφινη πνπ δεκηνπξγήζεθαλ γηα ηηο αλάγθεο ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο ηεο εηαηξίαο έικαλ ( Shelman ) παξνπζηάδνληαη ζηνπο παξαθάησ πίλαθεο καδί κε ηελ θσδηθή νλνκαζία ηνπο. Role Role name ZN_ACCOUNTING_CHALKIS_MM Accounting Chalkis Materials Management ZN_ACCOUNTING_CHALKIS_SD Accounting Chalkis Sales and Distribution ZN_ACCOUNTING_MANAGER_CHALKIS Accounting Manager Chalkis ZN_ACCOUNTING_MANAGMNT_MAROUSI Accounting Management Marousi ZN_ACCOUNTING_MNGMNT_CHALKIS Accounting Management Chalkis ZN_ASSET_MANAGEMENT FI MENU ZN_BUYER Buyer ZN_BUYER_OF_TRANSPORT Buyer of Transport ZN_CASH_CHECK_MNGMNT_MAROUSI Cash & Check Management Marousi ZN_CASH_MANAGEMENT_CHALKIS Cash Management Chalkis ZN_CASH_MENU Cash Management Menus ZN_CB_PRODUCTION_MANAGER CB Production Manager ZN_CB_PRODUCTION_SUPERVISOR CB Production Supervisor ZN_CLASSIFICATION_MANAGEMENT Classification Management ZN_CO_GENERAL_LEDGER CO: General Ledger ZN_CO_MATERIAL_MANAGEMENT CO: Material Management ZN_CONTROLLING Controlling ZN_COST_CNTR_EXP_REP_ACC_CHALK Cost Center Expenses Report (Accounting Chalkis) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_CB_PROD Cost Center Expenses Report (CB Production) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_FIN_CONTR Cost Center Expenses Report (Financial Controlling) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_FINANCIAL Cost Center Expenses Report (Financial) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_HR Cost Center Expenses Report (HR) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_HR_ATHENS Cost Center Expenses Report (HR Athens) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_KP_PROD Cost Center Expenses Report (KP Production) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_LOG Cost Center Expenses Report (Logistics) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_LOG_CHALK Cost Center Expenses Report (Logistics-Chalkis) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_LOG_KOMOT Cost Center Expenses Report (Logistics-Komotini) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_LOG_THESS Cost Center Expenses Report (Logistics-Thessaloniki) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_PF_EE_PR Cost Center Expenses Report (PF-EE Production) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_QUAL_CTRL Cost Center Expenses Report (Quality Control) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_SALES_ADM Cost Center Expenses Report (Sales Administration) ZN_COST_CNTR_EXP_REP_VEN_PROD Cost Center Expenses Report (Veneer Production) ZN_COST_CNTR_EXP_REPORT_EXPORT Cost Center Expenses Report (Export) ZN_COST_CNTR_EXP_REPORT_PM Cost Center Expenses Report (Maintenace) ZN_COST_CNTR_EXP_REPORT_PP Cost Center Expenses Report (Production Planning) ZN_COST_CNTR_EXP_REPORT_PURCH Cost Center Expenses Report (Purchasing) ZN_COST_CNTR_EXP_REPORT_SALES Cost Center Expenses Report (Sales) ZN_COSTING Costing ZN_CREDIT_MANAGEMENT Credit Management ZN_CUSTOMER_DELIVERIES Customer Deliveries ZN_CUSTOMER_ORDER_PROCESSING Customer Order Processing ZN_CUSTOMER_SERVICE Customer Service ZN_DEBUGGING Debugging Role for Testing ZN_DECOR_PRODUCTION_SUPERVISOR Decor Production Supervisor 77

78 ZN_DEL_WAREHOUSE_MATER_MASTER Delivery & Warehouse Material Master ZN_EXPENSES_BUDGETING Expenses Budgeting ZN_EXPENSES_MONITORING Expenses Monitoring ZN_EXPORT_MANAGER Export Manager ZN_EXPORT_MGMNT_MATERIAL_MGMNT Export Management - Materials Management ZN_EXPORT_MGMNT_SALES_DISTRIB Export Management - Sales and Distribution ZN_FI_CO_MATERIAL_MASTER FI/ CO Material Master ZN_FI_MATERIAL_MANAGEMENT FI: Material Management ZN_FI_MENU FI MENU ZN_FI_MENU_INVOICING FI Menu Invoicing ZN_FINANCIAL_CONTROLING_MANAG Financial Controling Manager ZN_FINANCIAL_MANAGER Financial Manager ZN_GENERAL_AUTHORIZATIONS General Authorizations Role ZN_HR_ALL_KOMOTINI Organizational Management for area 3000 FULL ZN_HR_ALL_MANAGER All HR authorizations ZN_HR_COST_ORDER_REPORTING HR Cost Orders Reporting ZN_HR_EXTRA_TRANS_CHALKIS new transactions from karamouzis jobs ZN_HR_EXTRA_TRANS_KOMOTINI new transactions from karamouzis jobs ZN_HR_EXTRA_TRANS_MANAGER HR Manager Transactions ZN_HR_INFOTYPES_CHALKIS_1 Access to specific infotypes ZN_HR_INFOTYPES_CHALKIS_2 Access to specific infotypes ZN_HR_INFOTYPES_KOMOTINI Access to specific infotypes ZN_HR_INFOTYPES_MANAGER Access to specific infotypes ZN_HR_ORG_MGT_ATHENS HR Manager Organizational Management ZN_HR_ORG_MGT_CHALKIS Organizational Management for areas ZN_HR_PAYROLL_ADMIN_MANAGER Συλλογικές Συμβάσεις Εργασίας & Μισθολογικές Αυξήσεις ZN_HR_PAYROLL_ATHENS Payroll Administrator ZN_HR_PAYROLL_CHALKIS PAYROLL USER for area 2000 and Y0-Y5 NOT 0008 ZN_HR_PAYROLL_MANAGER PAYROLL USER for ALL AREAS ZN_HR_PERS_PLAN_INFOTYPES_CHAL Personnel Planning ZN_HR_PERSONNEL_MGT_ATHENS HR Administrator Personnel Administration ZN_HR_PERSONNEL_MGT_CHALKIS Personnel Administration for area 2000 full for Y0-Y ZN_HR_REPORTING_MANAGER Human Resources Analyst ZN_HR_TIME_INFOTYPES_CHALKIS Access to specific infotypes ZN_HR_TIME_INFOTYPES_MANAGER Access to specific infotypes ZN_HR_TIME_MANAGEMENT_ATHENS Time Administrator ZN_HR_TIME_MANAGEMENT_CHALKIS Time Administrator FULL for area 2000 and Y0-Y5 not 0008 ZN_HR_TRAINING_MANAGEMENT HR Training Management ZN_IAS_MENU International Accounting Standards Menu ZN_INVOICING Invoicing ZN_KEY_ACCOUNTS Key Accounts ZN_KP_PRODUCTION_FOREMEN KP Production Foremen ZN_KP_PRODUCTION_MANAGER KP Production Manager ZN_KP_PRODUCTION_SUPERVISOR KP Production Supervisor ZN_KP_PURCHASE_ORDER_RECEIPT KP Purchase Orders Receipt ZN_KP_TIME_MANAGEMENT KP Time Management 78

79 ZN_LAMINATES_WAREHOUSE_MNGMNT Laminates Warehouse Management ZN_LEGAL_DOCUMENTS Legal Documents ZN_LOANS_MANAGEMENT Loans Management ZN_LOGISTICS_CUSTOMER_SERVICE Logistics Customer Service ZN_LOGISTICS_KOMOTINI_SUPERVSR Logistics Komitini Supervisor ZN_LOGISTICS_MANAGER Logistics Manager ZN_LOT_NUMBERS_MANAGEMENT Lot Numbers Management ZN_MAINTENANCE_CATS Maintenance CATS ZN_MAINTENANCE_MANAGER Maintenance Manager ZN_MAINTENANCE_MATERIAL_MNGMNT Maintenance Material Management ZN_MANUAL_PRICING_APPROVAL Manual Pricing Approval ZN_MATERIAL_MOVEMENT_MERCHAND Material Movements Merchandising ZN_MERCHANDISE_COORDINATOR Merchandise Coordinator ZN_MERCHANDISE_REPS Merchandise Reps ZN_MERCHANDISE_SUPERVISOR Merchandise Supervisor ZN_PANELS_WAREHOUSE_MANAGEMENT Panels Warehouse Management ZN_PARQUET_WAREHOUSE_MNGMNT Parquet Warehouse Management ZN_PF_EE_PRODUCTION_MANAGER PF-EE Production Manager ZN_PF_EE_PRODUCTION_SUPERVISOR PF-EE Production Supervisor ZN_PF_WAREHOUSE_MANAGEMENT PF Warehouse Management ZN_PO_RELEASE_00 Purchase Order Release (Code 00) ZN_PO_RELEASE_01 Purchase Order Release (Code 01) ZN_PO_RELEASE_03 Purchase Order Release (Code 03) ZN_PO_RELEASE_07 Purchase Order Release (Code 07) ZN_PO_RELEASE_08 Purchase Order Release (Code 08) ZN_PO_RELEASE_11 Purchase Order Release (Code 11) ZN_PO_RELEASE_40 Purchase Order Release (Code 40) ZN_PO_RELEASE_50 Purchase Order Release (Code 50) ZN_PO_RELEASE_90 Purchase Order Release (Code 90) ZN_PORT_FOREMAN Port Foreman ZN_PORT_MANAGEMENT Port Management ZN_PORT_TIME_MANAGEMENT Port Time Management ZN_PP_MATERIAL_MASTER PP Material Master ZN_PP_Z_EXECUTION ZN_PP_Z_EXECUTION ZN_PRODCTION_INVENTORY_MGMNT Production Inventory Management ZN_PRODUCT_DIMENSIONING Products Dimensioning ZN_PRODUCTION_ADMIN_KOMOTINI Production Admin Komotini ZN_PRODUCTION_BUYER Production Buyer ZN_PRODUCTION_CATS Production CATS ZN_PRODUCTION_CONFIRMATION Production Confirmation ZN_PRODUCTION_CONTROL Production Control ZN_PRODUCTION_MASTER_DATA Production Master Data ZN_PRODUCTION_ORDER_MANAGEMENT Production Orders Management ZN_PRODUCTION_PLANNING_MANAGER Production Planning Manager ZN_PRODUCTION_PLANNING_TOOLS Production Planning Tools ZN_PROFITABILITY_ANALYSIS Profitability Analysis 79

80 ZN_PURC_REQ_APPR_ACC_MGR_CHALK Purchase Requisition & Approvals (Accounting Manager Chalkis) ZN_PURCH_REQ_APPR_CASH_MGT_SRV Purchase Requisition & Approvals (Cash Management Supevisor) ZN_PURCH_REQ_APPR_EXECUTIVE_VP Purchase Requisition & Approvals (Executive Vice President) ZN_PURCH_REQ_APPR_OFF_SRV_MNGR Purchase Requisition & Approvals (Office Service Manager) ZN_PURCH_REQ_APPROVE_SALES_ADM Purchase Requisition & Approvals (Sales Administration Manager) ZN_PURCH_REQ_INTER_AUDIT_MNGR Purchase Requisition & Approvals (Internal Audit Manager) ZN_PURCH_REQ_LEGAL_SERV_MNGR Purchase Requisition & Approvals (Legal Service Manager) ZN_PURCH_REQ_MARKETING_DIRECT Purchase Requisition & Approvals (Marketing Director) ZN_PURCH_REQ_PROD_MNGR_CHALKIS Purchase Requisition & Approvals (Production Manager Chalkis) ZN_PURCH_REQ_PROD_MNGR_KOMOTIN Purchase Requisition & Approvals (Production Manager Komotini) ZN_PURCH_REQ_TECHNIC_DIRECTOR Purchase Requisition & Approvals (Technical Director) ZN_PURCHASE_MATERIAL_MASTER Purchase Material Master ZN_PURCHASE_ORDER_MERCHAND Purchase Order Merchandising ZN_PURCHASE_REQ_APPR_CB_PROD Purchase Requisition & Approvals (CB Production Manager) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_FIN_BUDG Purchase Requisition & Approvals (Budgeting Supervisor) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_FIN_CONTR Purchase Requisition & Approvals (Financial Controlling Mgr) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_FIN_DIREC Purchase Requisition & Approvals (Financial Director) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_FIN_MANAG Purchase Requisition & Approvals (Financial Manager) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_FIN_SPRV Purchase Requisition & Approvals (Financial Supervisor) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_GM_ADMIN Purchase Requisition & Approvals (General Management Administration) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_HR_CHALK Purchase Requisition & Approvals (HR Chalkis) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_KP_PROD Purchase Requisition & Approvals (KP Production Manager) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_LOG_MNGR Purchase Requisition & Approvals (Logistics Manager) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_LOG_SPRV Purchase Requisition & Approvals (Logistics Supervisor) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_MERC_MNGR Purchase Requisition & Approvals (Merchandise Manager) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_PF_EE_PR Purchase Requisition & Approvals (PF-EE Production Manager) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_PURCH_SPR Purchase Requisition & Approvals (Purchasing Supervisor) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_QUAL_CTRL Purchase Requisition & Approvals (Quality Control Manager) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_SALES_MNG Purchase Requisition & Approvals (Sales Manager) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_SALES_NG Purchase Requisition & Approvals (Sales Manager North Greece) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_VEN_PROD Purchase Requisition & Approvals (Veneer Production Manager) ZN_PURCHASE_REQ_APPR_WAREH_MGR Purchase Requisition & Approvals (Warehouses Manager) ZN_PURCHASE_REQ_APPROVE_EXPORT Purchase Requisition & Approvals (Export Manager) ZN_PURCHASE_REQ_APPROVE_PM Purchase Requisition & Approvals (Maintenace Manager) ZN_PURCHASE_REQ_APPROVE_PP Purchase Requisition & Approvals (Production Planning Manager) ZN_PURCHASE_REQ_APPROVE_PURCH Purchase Requisition & Approvals (Purchasing Manager) ZN_PURCHASE_REQUISITION Purchase Requisition ZN_PURCHASING_MANAGER Purchasing Manager ZN_PURCHASING_MASTER_DATA Purchasing Master Data ZN_QUALITY_CONTROL_CLERK Quality Control Clerk ZN_QUALITY_CONTROL_MANAGER Quality Control Manager ZN_SALES_ADMIN_CUSTOMER_MASTER Sales Admin Customer Master ZN_SALES_ADMIN_MANAGER ZN_SALES_ADMIN_MANAGER ZN_SALES_ADMIN_MATERIAL_MASTER Sales Admin Material Master ZN_SALES_ADMIN_PRICING Sales Admin Pricing 80

81 ZN_SALES_CUSTOMER_MASTER Sales Customer Master ZN_SALES_CUSTOMER_MASTER_ADV Sales Customer Master Adv. ZN_SALES_LEGAL_DOCS_OVERVIEW Sales Legal Docs Overview ZN_SALES_LEGAL_DOCS_REPORTING Sales Legal Docs Reporting ZN_SALES_MANAGER Sales Manager ZN_SALES_MASTER_DATA Sales Master Data ZN_SALES_MM_REPORTING Sales MM Reporting ZN_SALES_PP_REPORTING Sales PP Reporting ZN_SALES_REPS Πωλητές ZN_SALES_SD_REPORTING Sales SD Reporting ZN_SALES_SUPERVISOR Sales Supervisor ZN_SD_MATERIAL_MASTER SD Material Master ZN_SD_ORDER_CORRECTION SD Orders Correction ZN_SPARE_PARTS_WHOUSE_MNGMNT Spare Parts Warehouse Management ZN_TRANSFER_ORDERS_MANAGEMENT Transfer Orders Management ZN_TRANSPORT_CHALKIS Transport Chalkis ZN_TRANSPORT_CHALKIS_SUPERVIS Transport Chalkis Supervisor ZN_TRANSPORT_KOMOTINI Transport Komotini ZN_TRANSPORT_ORDERS_APPROVAL Transport Orders Approval ZN_TRANSPORT_THESSALONIKI Transport Thessaloniki ZN_TRANSPORT_WAREHOUSE_ADMIN Transport and Warehouses Admin ZN_TREASURY Treasury ZN_VENEER_MATERIAL_MANAGEMENT Veneer Material Management ZN_VENEER_PHYSICAL_INVENTORY Veneer Physical Inventory ZN_VENEER_PRODUCTION_MANAGER Veneer Production Manager ZN_VENEER_PRODUCTION_MNGMNT Veneer Production Management ZN_VENEER_PRODUCTION_SUPERV Veneer Production Supervisor ZN_VENEER_TIME_MANAGEMENT Veneer Time Management ZN_WAREHOUSE_ADMIN Warehouses Admin ZN_WAREHOUSE_ADMIN_KOMOTINI Warehouses Admin Komotini ZN_WAREHOUSE_BOOK_ADVANCED Warehouse Book Advanced ZN_WAREHOUSE_MATERIAL_MASTER Warehouse Material Master ZN_WAREHOUSE_MNGMNT_KOMOTINI Warehouse Management Komotini ZN_WMS_CUSTOMER_TRANSFERING WMS Customer Trasfering ZN_WMS_MATERIAL_TRANSFERING WMS Material Trasfering ZN_WOOD_CB_RECEIPT Wood CB Receipt 81

82 8.3 ΠΑΡΑΡΣΖΜΑ III ΔΓΥΔΗΡΗΓΗΟ ΓΗΑΓΗΚΑΗΧΝ ΓΖΜΗΟΤΡΓΗΑ ΚΑΗ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΡΟΛΧΝ ΣΟ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟ ΤΣΖΜΑ SAP ην Παξάξηεκα III παξνπζηάδεηαη ην Εγτειρίδιο Διαδικαζιών Δημιοσργίας και Διατείριζης Ρόλων ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP πνπ ρξεζηκνπνηεί ε εηαηξία έικαλ ( Shelman ). Σν παξψλ εγρεηξίδην πξννξίδεηαη γηα ηελ ίδηα ηελ εηαηξία κε ζθνπφ λα βνεζήζεη ζηε ζσζηή δηαρείξηζε ησλ ξφισλ κέζα ζην ζχζηεκα αιιά θαη ζηε δεκηνπξγία θαηλνχξγησλ φηαλ απηφ θξηζεί απαξαίηεην. Δίλαη γξακκέλν ζε απιή θαη ιηηή γιψζζα κε ζηφρν ηελ εχθνιε αιιά θαη παξάιιεια γξήγνξε θαηαλφεζε ηνπ. Σν εγρεηξίδην απηφ έρεη ηε ινγηθή ησλ βεκάησλ ηεο δηαδηθαζίαο πνπ ζα πξέπεη λα αθνινπζεί ν ρξήζηεο γηα ηε δηαρείξηζε ησλ ξφισλ ζην SAP. Γηα θάζε βήκα ηεο δηαδηθαζίαο δίλεηαη ε εθηελήο πεξηγξαθή ησλ ελεξγεηψλ πνπ ζα πξέπεη λα αθνινπζνχληαη ελψ παξάιιεια ππάξρεη θαη απνηχπσζε ησλ βεκάησλ απηψλ ζην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP κε ηε ρξήζε νζνλψλ ( print screen ). 82

83 ΔΓΥΔΗΡΗΓΗΟ ΓΗΑΓΗΚΑΗΧΝ ΓΖΜΗΟΤΡΓΗΑ ΚΑΗ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΡΟΛΧΝ ΣΟ ΠΛΖΡΟΦΟΡΗΑΚΟ ΤΣΖΜΑ SAP 83

84 ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΑ ΠΔΡΗΔΥΟΜΔΝΑ ΔΗΑΓΧΓΖ ΓΖΜΗΟΤΡΓΗΑ ΚΑΗΝΟΤΡΗΟΤ ΡΟΛΟΤ ΑΠΛΟ ΡΟΛΟ ( SINGLE ROLE ) ΤΝΘΔΣΟ ΡΟΛΟ ( COMPOSITE ROLE ) ΑΝΣΗΓΡΑΦΖ ΡΟΛΟΤ ΑΝΑΘΔΖ ΚΗΝΖΔΧΝ Δ ΡΟΛΟΤ ΠΑΡΟΥΖ ΔΞΟΤΗΟΓΟΣΖΔΧΝ Δ ΡΟΛΟΤ ΑΝΑΘΔΖ ΥΡΖΣΧΝ Δ ΡΟΛΟΤ ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΡΟΛΧΝ ΓΗΑΓΡΑΦΖ ΡΟΛΟΤ ΑΛΛΑΓΖ ΡΟΛΟΤ ΓΗΑΓΡΑΦΖ ΔΞΟΤΗΟΓΟΣΖΖ ΠΡΟΘΖΚΖ / ΓΗΑΓΡΑΦΖ ΔΞΟΤΗΟΓΟΣΖΖ ( Manually ) TEXNIKA ONOMATA ( TECHNICAL NAMES ) ΔΛΔΓΥΟ ΔΞΟΤΗΟΓΟΣΖΔΧΝ ( ΚΗΝΖΖ SU53 ) ΚΗΝΖΔΗ ΑΝΑ ΡΟΛΟ ( ΚΗΝΖΖ S_BCE_ )

85 1 ΔΗΑΓΧΓΖ ην παξφλ εγρεηξίδην, παξνπζηάδεηαη ν ηξφπνο δεκηνπξγίαο θαζψο επίζεο θαη ε δηαρείξηζε ζπζηεκηθψλ ξφισλ ζε πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP. πγθεθξηκέλα ην παξφλ εγρεηξίδην πεξηιακβάλεη: Σε δεκηνπξγία θαηλνχξησλ ξφισλ Σελ αλάζεζε θηλήζεσλ ( transactions ) ζε ξφινπο Σελ παξνρή εμνπζηνδνηήζεσλ ( authorizations ) ζε ξφινπο Σελ αλάζεζε ρξεζηψλ ζε ξφινπο Σε δηαρείξηζε πθηζηάκελσλ ξφισλ 85

86 2 ΓΖΜΗΟΤΡΓΗΑ ΚΑΗΝΟΤΡΗΟΤ ΡΟΛΟΤ Ο ρξήζηεο αθνχ ζπλδεζεί ζην ζχζηεκα SAP ( Logon ), νδεγείηαη ζην κελνχ Δχθνιεο Πξφζβαζεο ηνπ SAP ( SAP Easy Access ) φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα 1. τήμα 1 Γηα ηε δεκηνπξγία ελφο ξφινπ ππάξρνπλ ηξεηο ( 3 ) ελαιιαθηηθέο δηαδξνκέο πνπ κπνξεί λα αθνινπζήζεη ν ρξήζηεο. Πην ζπγθεθξηκέλα, ε δεκηνπξγία ηνπ ξφινπ κπνξεί λα αξρίζεη: είηε πιεθηξνινγψληαο ζην παξάζπξν εληνιψλ ηελ θίλεζε PFCG, είηε επηιέγνληαο ην εηθνλίδην Γεκηνπξγία Ρφινπ ( Create Role ) ή επηιέγνληαο απφ ηα Αγαπεκέλα ( Favorites ) ηελ θίλεζε PFCG-Role Maintenance ( ρήκα 2 ). 86

87 τήμα 2 Μφιηο ν ρξήζηεο επηιέμεη θαη αθνινπζήζεη κηα εθ ησλ ηξηψλ ελαιιαθηηθψλ δηαδξνκψλ, ζηελ νζφλε ηνπ εκθαλίδεηαη ην κελνχ Γηαρείξηζεο Ρφινπ ( Role Maintenance ) φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα 3. τήμα 3 Δπηιέγνληαο ην πεδίν Ρφινο ( Role ), ν ρξήζηεο κπνξεί λα δψζεη ην φλνκα πνπ επηζπκεί ζην ξφιν πνπ ζέιεη λα δεκηνπξγήζεη ( πρ. ZSH_REPS ) θαη αθνινχζσο 87

88 επηιέγεη είηε ην εηθνλίδην Απιφο Ρφινο ( Single Role ), είηε ην εηθνλίδην χλζεηνο Ρφινο ( Composite Role ). 2.1 ΑΠΛΟ ΡΟΛΟ ( SINGLE ROLE ) τήμα 4 Αθνχ επηιέμεη ην εηθνλίδην ηνπ Απινχ Ρφινπ ( Single Role ) φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα 4, ν ρξήζηεο κεηαθέξεηαη ζην κελνχ Γεκηνπξγία Ρφισλ ( Create Roles ), ρήκα 5. 88

89 τήμα 5 Ζ νζφλε πνπ εκθαλίδεηαη είλαη ην κελνχ Γεκηνπξγία Ρφισλ ( Create Roles ). ην πεδίν Ρφινο ( Role ) αλαγξάθεηαη ην φλνκα πνπ έρεη επηιεγεί γηα ην ξφιν. Κάησ απφ απηφ είλαη ην πεδίν Πεξηγξαθή ( Description ) ζην νπνίν ν ρξήζηεο έρεη ηε δπλαηφηεηα λα δψζεη κηα ζχληνκε πεξηγξαθή ηνπ ξφινπ ή νπνηαδήπνηε πιεξνθνξία θξίλεη απαξαίηεηε γηα ηνπο ππφινηπνπο ρξήζηεο πνπ ζα έρνπλ πξφζβαζε ζην ξφιν. ην ζεκείν απηφ είλαη αλαγθαίν λα απνζεθεπηεί ( Save ) ν ξφινο, γηαηί ην ίδην ην ζχζηεκα δελ ζνπ επηηξέπεη λα πξνρσξήζεηο. Ζ απνζήθεπζε ( Save ) κπνξεί λα πξαγκαηνπνηεζεί επηιέγνληαο ην εηθνλίδην ζην επάλσ κέξνο ηεο νζφλεο ή ην εηθνλίδην Ναη ( Yes ) ζην αλαδπφκελν παξάζπξν Απνζήθεπζε ηνπ Ρφινπ ( Save the role ) βιέπε ρήκα 6. 89

90 τήμα 6 Μεηά ηελ απνζήθεπζε ηνπ ξφινπ ν ρξήζηεο θαιείηαη λα επηιέμεη ηελ θαξηέια Μελνχ ( Menu ) απφ ην κελνχ Γεκηνπξγία Ρφισλ ( Create Roles ), ρήκα 7. τήμα 7 ηελ νζφλε ηψξα εκθαλίδεηαη ην κελνχ Αιιαγή Ρφισλ ( Change Roles ) φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα 8. 90

91 τήμα 8 Ο ρξήζηεο έρεη ηε δπλαηφηεηα ζε απηφ ην ζεκείν, λα δεκηνπξγήζεη ην κελνχ ησλ ρξεζηψλ πνπ ζα έρνπλ πξφζβαζε ζην ξφιν. ηελ θαξηέια Αληηγξαθή Μελνχ ( Copy Menus ), ην SAP δίλεη ηέζζεξηο ( 4 ) επηινγέο ζην ρξήζηε λα δηαιέμεη απηφ πνπ ηνπ ηαηξηάδεη θαιχηεξα ( ρήκα 9 ) : 1 Σα έηνηκα κελνχ πνπ ήδε ππάξρνπλ ζην ζχζηεκα ( From SAP Menu ) 2 Σν κελνχ θάπνηνπ άιινπ ξφινπ ( From other role ) 3 Σελ πεξηνρή κελνχ ( From area menu ) θαη ηέινο 4 Απφ θάπνην αξρείν εθηφο ηνπ ζπζηήκαηνο ( Import from file ) 91

92 τήμα 9 a. Αλ ν ρξήζηεο ρξεζηκνπνηήζεη έλα απφ ηα έηνηκα κελνχ πνπ ππάξρνπλ ζηε βάζε δεδνκέλσλ ηνπ ζπζηήκαηνο ή κέξε απηψλ, ηφηε επηιέγεη ην εηθνλίδην Απφ ην Μελνχ SAP ( From SAP Menu ) θαη ηα κεηαθέξεη ζην ξφιν ηνπ ( ρήκα 10 ). 92

93 τήμα 10 Γηα παξάδεηγκα, αλ ν ξφινο πνπ ζα θηηάμεη αθνξά ζηε γξακκαηεία θαη είλαη αλαγθαίν λα ππάξρεη ην εκεξνιφγην ηεο εηαηξίαο κε ηα θαζεκεξηλά ξαληεβνχ ηφηε αθνινπζψληαο ηε δηαδξνκή SAP STANDARD MENU Office Appointment Calendar Employee θαη επηιέγνληαο ην εηθνλίδην Μεηαθνξά ( Transfer ) εληάζζεη ζην ξφιν ηνπ ην ζπγθεθξηκέλν κελνχ φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα 11. Αλ δελ ππάξρεη θάπνην πξφβιεκα, ηφηε ε θνπθθίδα ζηελ θαξηέια Μελνχ απφ θφθθηλε γίλεηαη πξάζηλε. 93

94 τήμα 11 b. Δλαιιαθηηθά ν ρξήζηεο κπνξεί λα ρξεζηκνπνηήζεη ην κελνχ θάπνηνπ άιινπ ξφινπ πνπ ήδε ππάξρεη ζην ζχζηεκα επηιέγνληαο ην εηθνλίδην Απφ άιιν Ρφιν ( From other role ) θαη ζηε νζφλε ηνπ εκθαλίδεηαη ην παξάζπξν ηνπ ρήκαηνο 12, ζην νπνίν κπνξεί λα επηιέμεη κελνχ είηε απφ έλα Απιφ Ρφιν ( Single Role ) είηε απφ έλα χλζεην Ρφιν ( Composite Role ). 94

95 τήμα 12 c. Ζ ηξίηε επηινγή γηα κελνχ είλαη Απφ ηελ πεξηνρή κελνχ ( From area menu ) θαη ζηελ νζφλε εκθαλίδεηαη ην παξάζπξν ηνπ ρήκαηνο 13 ζην νπνίν ν ρξήζηεο κπνξεί λα επηιέμεη κελνχ εηδηθά θηηαγκέλα, φρη απφ ην ίδην ην ζχζηεκα, γηα ην ζθνπφ πνπ ζέιεη θαη ηα νπνία ππάξρνπλ ζηε βάζε δεδνκέλσλ ηνπ ζπζηήκαηνο. 95

96 τήμα 13 d. Ζ ηειεπηαία επηινγή γηα κελνχ είλαη ε εηζαγσγή κελνχ απφ αξρείν εθηφο ζπζηήκαηνο ( Import from file ). 2.2 ΤΝΘΔΣΟ ΡΟΛΟ ( COMPOSITE ROLE ) Δθηφο απφ Απιφ Ρφιν ( Single Role ), ην SAP παξέρεη ζην ρξήζηε ηε δπλαηφηεηα λα δεκηνπξγήζεη θαη χλζεην Ρφιν ( Composite Role ) επηιέγνληαο ζην κελνχ Γηαρείξηζεο Ρφινπ ( Role Maintenance ) ην εηθνλίδην Comp.Role, φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα 14, αθνχ πξψηα δψζεη φλνκα ζην ξφιν φπσο ζηε δεκηνπξγία ηνπ Απινχ Ρφινπ ( Single Role ). 96

97 τήμα 14 Σφηε εκθαλίδεηαη ζηελ νζφλε ηνπ ην κελνχ ηνπ ρήκαηνο 15. τήμα 15 ην πεδίν Ρφινο ( Role ) εηζάγεηαη ην φλνκα ηνπ ξφινπ ( πρ Testntua1 ), ελψ ζην πεδίν Πεξηγξαθή ( Description ) δίλεηαη απφ ην ρξήζηε κηα ζχληνκε πεξηγξαθή ηνπ ξφινπ ή νπνηαδήπνηε πιεξνθνξία είλαη απαξαίηεηε γηα ηνπο ππφινηπνπο ρξήζηεο πνπ ζα έρνπλ πξφζβαζε ζε απηφλ. ηελ θαξηέια Ρφινη ( Roles ) ν ρξήζηεο κπνξεί λα 97

98 αλαζέζεη ζην χλζεην Ρφιν ηνπ άιινπο ξφινπο. ηελ θαξηέια Μελνχ ( Menu ) λα εηζάγεη ην κελνχ ηνπ ξφινπ θαη ζηελ θαξηέια Υξήζηεο ( User ) λα αλαζέζεη ηνπο ρξήζηεο. 2.3 ΑΝΣΗΓΡΑΦΖ ΡΟΛΟΤ Δθηφο απφ ηε δεκηνπξγία ελφο εληειψο θαηλνχξηνπ ξφινπ, ν ρξήζηεο, κπνξεί λα αληηγξάςεη έλαλ ήδε ππάξρνληα ξφιν ζην ζχζηεκα κε φια ηα ζηνηρεία ηνπ ή κέξνο απηψλ. ην κελνχ Γηαρείξηζε Ρφινπ ( Role Maintenance ) ν ρξήζηεο γξάθεη ζην πεδίν Ρφινο ( Role ) ην φλνκα ηνπ ήδε ππάξρνληα ξφινπ ηνλ νπνίν ζέιεη λα αληηγξάςεη θαη επηιέγεη ην εηθνλίδην ζην επάλσ αξηζηεξά κέξνο ηεο νζφλεο ηνπ φπσο δείρλεη ην ρήκα 16. τήμα 16 ηελ νζφλε εκθαλίδεηαη ην παξάζπξν ηνπ ρήκαηνο

99 τήμα 17 ην πξψην πεδίν Απφ Ρφιν ( From Role ) ν ρξήζηεο εηζάγεη ην φλνκα ηνπ ξφινπ ηνλ νπνίν ζέιεη λα αληηγξάςεη. Δπηπξφζζεηα επηιέγνληαο ην εηθνλίδην,ην ζχζηεκα δίλεη ηε δπλαηφηεηα ζην ρξήζηε λα αλαδεηήζεη ην ξφιν πνπ ζέιεη απφ ηνλ θαηάινγν ξφισλ πνπ ήδε ππάξρνπλ. ην δεχηεξν πεδίν ην Ρφιν ( To Role ) ν ρξήζηεο εηζάγεη ην φλνκα ηνπ ξφινπ πνπ ζέιεη λα δεκηνπξγήζεη. Τπάξρνπλ δχν ( 2) επηινγέο ζηε ζπλέρεηα γηα ην ρξήζηε. Δπηιέγνληαο ην εηθνλίδην ην ζχζηεκα αληηγξάθεη ηνλ ππάξρνληα ξφιν κε ηηο θηλήζεηο, ηνπο ρξήζηεο θαη ηηο εμνπζηνδνηήζεηο ηνπ. Δλαιιαθηηθά, επηιέγνληαο ην εηθνλίδην εκθαλίδεηαη ην αλαδπφκελν παξάζπξν ηνπ ρήκαηνο 18. τήμα 18 99

100 ην αλαδπφκελν απηφ παξάζπξν ν ρξήζηεο επηιέγεη πνηα αληηθείκελα ζέιεη λα αληηγξάςεη ζην ξφιν πνπ θηηάρλεη. 100

101 3 ΑΝΑΘΔΖ ΚΗΝΖΔΧΝ Δ ΡΟΛΟΤ Ζ αλάζεζε θηλήζεσλ ( transactions ) ζην ξφιν, γίλεηαη αλ ν ρξήζηεο επηιέμεη ην εηθνλίδην Κίλεζε ( transaction ), ζην κελνχ Αιιαγή Ρφισλ ( Change Roles ), ρήκα 19. τήμα 19 Δπηιέγνληαο ην εηθνλίδην απηφ, ν ρξήζηεο, έρεη ηε δπλαηφηεηα ζηελ νζφλε πνπ εκθαλίδεηαη κπξνζηά ηνπ λα αλαζέζεη θίλεζε ( transaction ) απφ ην ζχζηεκα ζην ξφιν ηνπ, ρήκα

102 τήμα 20 ην πεδίν Κσδηθφο Κίλεζεο ( Transaction Code ), ν ρξήζηεο γξάθεη ηε θίλεζε ή ηηο θηλήζεηο πνπ ζέιεη λα πξνζζέζεη ζην ξφιν ηνπ θαη ζηε ζπλέρεηα επηιέγεη ην εηθνλίδην Αλάζεζε Κηλήζεσλ ( Assign Transactions ) ζην θάησ αξηζηεξφ κέξνο ηεο νζφλεο ηνπ, ρήκα

103 τήμα 21 ην ζεκείν απηφ ν ρξήζηεο πξέπεη λα απνζεθεχζεη ην ξφιν ηνπ, κεηά απφ πξνηξνπή ηνπ ίδηνπ ηνπ ζπζηήκαηνο θαη νδεγείηαη πάιη ζην κελνχ Αιιαγή Ρφισλ ( Change Roles ). 103

104 4 ΠΑΡΟΥΖ ΔΞΟΤΗΟΓΟΣΖΔΧΝ Δ ΡΟΛΟΤ ην κελνχ Αιιαγή Ρφισλ ( Change Roles ), ν ρξήζηεο θαιείηαη λα επηιέμεη αξρηθά ηελ θαξηέια Δμνπζηνδνηήζεηο ( Authorizations ) θαη ζηε ζπλέρεηα ην εηθνλίδην ζην πεδίν Αιιαγή Γεδνκέλσλ Δμνπζηνδφηεζεο ( Change Authorization Data ) φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα 22. τήμα 22 Σν ζχζηεκα ζηε ζπλέρεηα, κεηαθέξεη ην ρξήζηε ζην ππνκελνχ Αιιαγή Ρφισλ: Δμνπζηνδνηήζεηο ( Change Roles: Authorizations ) ην νπνίν θαίλεηαη ζην ρήκα

105 τήμα 23 ην ππνκελνχ απηφ, ν ρξήζηεο έρεη ηε δπλαηφηεηα λα απνθαζίζεη ηε κνξθή ηεο εμνπζηνδφηεζεο πνπ ζα δψζεη ζην ξφιν ηνπ. Τπάξρνπλ ηξεηο ( 3 ) επηινγέο: ε επηινγή Πξφηππα Αληηθείκελα Λεηηνπξγηθψλ Γηαδηθαζηψλ ( Standard Cross - Application Authorization Objects ), ε επηινγή Πξφηππε Βάζε: Γηαρείξηζε ( Standard Basis: Administration ) θαη ε επηινγή Πξφηππε Βάζε: Κεληξηθέο Λεηηνπξγίεο ( Standard Basis: Central Functions ). Σνπνζεηψληαο ηνλ θέξζνξα ζην εηθνλίδην ζην ζεκείν φπνπ αλαγξάθεηαη ην φλνκα ηνπ ξφινπ ( βιέπε ρήκα 24 ) θαη επηιέγνληαο ην δεμηφ θχθιν, ηφηε παξέρνληαη φιεο νη εμνπζηνδνηήζεηο ζην ξφιν. 105

106 τήμα 24 Αλ δελ ππάξρεη θάπνην πξφβιεκα, ηφηε ν δεμηφο θχθινο ζα κεηαηξαπεί ζε ηεηξάγσλν θαη ζα έρεη πξάζηλν ρξψκα ( ρήκα 25 ). τήμα 25 Αληίζηνηρα, αλ ν ρξήζηεο δελ επηζπκεί λα δψζεη φιεο ηηο εμνπζηνδνηήζεηο ζην ξφιν, ηφηε έρεη ηε δπλαηφηεηα λα επηιέμεη απηέο πνπ ν ίδηνο ζέιεη. Δπηιέγνληαο έλα απφ ηα πεδία εμνπζηνδνηήζεσλ πνπ ν ίδηνο ζέιεη λα δψζεη, εκθαλίδεηαη ζηελ νζφλε ηνπ ην 106

107 παξάζπξν ηνπ ρήκαηνο 26. Γηαιέγνληαο ην είδνο ηεο εμνπζηνδφηεζεο ν ρξήζηεο αθνινχζσο απνζεθεχεη ηηο αιιαγέο κε ην εηθνλίδην. τήμα 26 Ο ρξήζηεο θαιείηαη ηψξα λα επηιέμεη ην εηθνλίδην Γεκηνπξγία ( Generate ) ζηε νζφλε ηνπ αλαδχεηαη ην παξάζπξν πνπ θαίλεηαη ζην ρήκα 27. θαη τήμα

108 ην πεδίν Όλνκα Πξνθίι ( Profile Name ) ν ρξήζηεο δίλεη φλνκα ζην πξνθίι ησλ εμνπζηνδνηήζεσλ θαη αθνινχζσο επηιέγεη ην εηθνλίδην φπσο δείρλεη ην ρήκα 28 τήμα 28 Αθνχ επηιεγεί ην εηθνλίδην εκθαλίδεηαη ην κελνχ Αιιαγή Ρφισλ: Δμνπζηνδνηήζεηο ( Change Roles: Authorizations ) θαη πάιη ( ρήκα 25 ). Ο ρξήζηεο απνζεθεχεη ηηο εμνπζηνδνηήζεηο πνπ έδσζε ζην ξφιν ηνπ κε ην εηθνλίδην. ηελ νζφλε ηνπ ρξήζηε ηψξα, ππάξρεη ην κελνχ Αιιαγή Ρφισλ ( Change Roles ) θαη ζπγθεθξηκέλα ε θαξηέια Δμνπζηνδνηήζεηο ( Authorization ). ηε θαξηέια απηή παξέρνληαη φιεο νη απαξαίηεηεο πιεξνθνξίεο γηα ηηο εμνπζηνδνηήζεηο πνπ έρνπλ δνζεί ζην ξφιν. Αλ δελ ππάξρεη θάπνην πξφβιεκα, ηφηε ε θνπθθίδα αξηζηεξά απφ ηελ θαξηέια Δμνπζηνδνηήζεηο ( Authorization ) απφ θφθθηλε έρεη γίλεη πξάζηλε ( ρήκα 29 ). 108

109 τήμα 29 Δλαιιαθηηθά, ν ρξήζηεο ζα κπνξνχζε αξρηθά λα δεκηνπξγήζεη ζην κελνχ Αιιαγή Ρφισλ ( Change Roles ) ην Όλνκα Πξνθίι ( Profile Name ) θαη αθνινχζσο λα επηιέμεη ην εηθνλίδην Authorization Data ). ζην πεδίν Αιιαγή Γεδνκέλσλ Δμνπζηνδφηεζεο ( Change 109

110 5 ΑΝΑΘΔΖ ΥΡΖΣΧΝ Δ ΡΟΛΟΤ ην κελνχ Αιιαγή Ρφισλ ( Change Roles ), πξέπεη λα επηιεγεί ε θαξηέια Υξήζηεο ( User ) φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα 30. τήμα 30 ηελ νζφλε εκθαλίδεηαη ην πεξηερφκελν ηεο θαξηέιαο Υξήζηεο ( User ) φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα

111 τήμα 31 ην πεδίν Σαπηφηεηα Υξήζηε ( User ID ), ν ρξήζηεο κπνξεί λα γξάςεη ηελ ηαπηφηεηα ηνπ ρξήζηε ή ησλ ρξεζηψλ πνπ ν ίδηνο ζέιεη λα έρνπλ πξφζβαζε ζην ξφιν πνπ έρεη δεκηνπξγήζεη. Ο φξνο Σαπηφηεηα Υξήζηε ( User ID ) αλαθέξεηαη ζην φλνκα- θσδηθφ ( Username ) πνπ έρνπλ νη ρξήζηεο γηα λα ζπλδένληαη ( Log in ) ζην ζχζηεκα ηεο εηαηξίαο. Αλ δελ ην γλσξίδεη, ηφηε επηιέγνληαο ην εηθνλίδην φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα 32, έρεη ηε δπλαηφηεηα λα ςάμεη ζην αξρείν ησλ ρξεζηψλ ηεο εηαηξίαο κε βάζε ηα θξηηήξηα πνπ απηφο ζέιεη ( ρήκα 33 ) θαη ζηε ζπλέρεηα λα επηιέμεη ην εηθνλίδην ζην θάησ αξηζηεξά κέξνο ηεο νζφλεο ηνπ. 111

112 τήμα 32 τήμα 33 Αθνχ επηιέμεη ν ρξήζηεο πνηνο ή πνηνη ζα έρνπλ πξφζβαζε ζην ξφιν ηνπ, ζηελ νζφλε ηνπ εκθαλίδεηαη πάιη ε θαξηέια Υξήζηεο ( User ). Ζ θαξηέια φκσο ηψξα είλαη ελεκεξσκέλε κε ηελ Σαπηφηεηα ( User ID ) θάζε ρξήζηε, ην φλνκα ηνπ ( User Name ) θαζψο επίζεο θαη ηελ πεξίνδν πνπ ν θάζε ρξήζηεο ζα έρεη πξφζβαζε ζην ζπγθεθξηκέλν ξφιν ( ρήκα 34 ). 112

113 τήμα 34 Μεηά ηελ αλάζεζε ησλ ρξεζηψλ, πξέπεη λα γίλεη αληηπαξαβνιή ηνπο κε ηε βάζε δεδνκέλσλ ηνπ ζπζηήκαηνο. Γη απηφ ν ρξήζηεο πξέπεη λα επηιέμεη ην εηθνλίδην Αληηπαξαβνιή Υξήζηε ( User Comparison ) φπσο δείρλεη ην ρήκα 35. τήμα

114 Δπηιέγνληαο ην εηθνλίδην Αληηπαξαβνιή Υξήζηε ( User Comparison ) εκθαλίδεηαη ην παξάζπξν ηνπ ρήκαηνο 36. τήμα 36 Ο ρξήζηεο επηιέγεη ην εηθνλίδην Οινθιήξσζε Αληηπαξαβνιήο ( Complete Comparison ) ζην θάησ αξηζηεξφ κέξνο ηεο νζφλεο ηνπ θαη έηζη νινθιεξψλεη κε επηηπρία ηελ αλάζεζε ησλ ρξεζηψλ ζην ξφιν πνπ δεκηνχξγεζε. Παξάιιεια ην ηξίγσλν ζηελ θαξηέια Υξήζηεο ( User ) απφ θίηξηλν γίλεηαη πξάζηλν, έλδεημε φηη δελ ππάξρεη θάπνην πξφβιεκα ζηελ αλάζεζε ρξεζηψλ ( ρήκα 37 ). τήμα

115 6 ΓΗΑΥΔΗΡΗΖ ΡΟΛΧΝ ην παξφλ εγρεηξίδην, πέξα απφ ηηο δηαδηθαζίεο δεκηνπξγίαο, ζα παξνπζηαζηνχλ, φπσο αξρηθά αλαθέξζεθε θαη νη δηαδηθαζίεο δηαρείξηζεο ησλ ξφισλ. Με απηφ ηνλ ηξφπν, δίλεηαη ζηνλ ελδηαθεξφκελν ρξήζηε ηνπ ζπζηήκαηνο SAP, ε δπλαηφηεηα λα έρεη ηνλ πιήξε έιεγρν ησλ ξφισλ πνπ δεκηνχξγεζε, ρσξίο λα ρξεηάδεηαη θάζε θνξά λα δεκηνπξγεί θαηλνχξηνπο ξφινπο. 6.1 ΓΗΑΓΡΑΦΖ ΡΟΛΟΤ ην κελνχ Γηαρείξηζε Ρφινπ ( Role Maintenance ), ν ρξήζηεο επηιέγεη ην εηθνλίδην ζην επάλσ αξηζηεξά κέξνο ηεο νζφλεο ηνπ, αθνχ πξψηα γξάςεη ην φλνκα ηνπ ξφινπ πνπ ζέιεη λα δηαγξάςεη ζην πεδίν Ρφινο ( Role ) φπσο δείρλεη ην ρήκα 38. τήμα 38 ην αλαδπφκελν παξάζπξν ( ρήκα 39 ), Γηαγξαθή Ρφινπ ( Delete Role ), ην ζχζηεκα απιά δεηάεη επηβεβαίσζε ηεο δηαγξαθήο ηνπ ξφινπ ζε πεξίπησζε πνπ έγηλε θάπνην ιάζνο. 115

116 τήμα ΑΛΛΑΓΖ ΡΟΛΟΤ ην κελνχ Γηαρείξηζε Ρφινπ ( Role Maintenance ), ν ρξήζηεο γξάθεη ην φλνκα ηνπ ξφινπ πνπ ζέιεη λα αιιάμεη ζην πεδίν Ρφινο ( Role ) θαη επηιέγεη ζηε ζπλέρεηα ην εηθνλίδην, φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα 40, γηα λα κεηαθεξζεί ζην κελνχ Αιιαγή Ρφισλ ( Change Roles ). τήμα 40 ηελ νζφλε ηνπ ρξήζηε ηψξα εκθαλίδεηαη ην κελνχ Αιιαγή Ρφισλ ( Change Roles ) φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα

117 τήμα 41 Ο ρξήζηεο ηψξα έρεη ηε δπλαηφηεηα λα δηαρεηξηζηεί ην ξφιν ηνπ. Μπνξεί λα παξέκβεη ηφζν ζην Μελνχ ( Menu), ζηηο Δμνπζηνδνηήζεηο ( Authorizations ), φζν θαη ζηνπο Υξήζηεο ( Users ) επηιέγνληαο απιά ηελ θαξηέια ηνπ πεδίνπ πνπ ζέιεη λα αιιάμεη. Δπηιέγνληαο ηελ θαξηέια Δμνπζηνδνηήζεηο ( Authorizations ) κεηαθέξεηαη ζην κελνχ Αιιαγή Ρφισλ ( Change Roles ) θαη ζηε ζπλέρεηα πξέπεη λα επηιέμεη ην εηθνλίδην ζην πεδίν Αιιαγή Γεδνκέλσλ Δμνπζηνδφηεζεο ( Change Authorization Data ). ηελ νζφλε ηνπ ηψξα είλαη ην κελνχ Αιιαγή Ρφισλ: Δμνπζηνδνηήζεηο ( Change Roles: Authorizations ), φπσο δείρλεη ην ρήκα 42, ζην νπνίν κπνξεί λα αιιάμεη ηηο εμνπζηνδνηήζεηο ηνπ ξφινπ ηνπ. τήμα

118 6.3 ΓΗΑΓΡΑΦΖ ΔΞΟΤΗΟΓΟΣΖΖ Γηα ηε δηαγξαθή κηαο εμνπζηνδφηεζεο θάπνηνπ ξφινπ, είλαη απαξαίηεην απηή λα είλαη αλελεξγή ( inactive). Αξρηθά ζα δνχκε πσο γίλεηαη κηα εμνπζηνδφηεζε αλελεξγή ή ελεξγή αληίζηνηρα θαη ζηε ζπλέρεηα πσο ε δηαγξαθή ( delete ) ηεο. Ο ρξήζηεο δηαιέγεη ην πεδίν εμνπζηνδφηεζεο πνπ ζέιεη λα θάλεη αλελεξγφ ή ελεξγφ θαη επηιέγεη αθνινχζσο ην εηθνλίδην ή φπσο δείρλεη ην ρήκα 43. τήμα 43 Με απηφ ηνλ ηξφπν κηα εμνπζηνδφηεζε κεηαηξέπεηαη απφ αλελεξγή ζε ελεξγή ή θαη ην αληίζηξνθν. ηε ζπλέρεηα γηα ηε δηαγξαθή ηεο εμνπζηνδφηεζεο ν ρξήζηεο επηιέγεη ην εηθνλίδην είηε δίπια απφ ηελ αλελεξγή εμνπζηνδφηεζε είηε ζην επάλσ αξηζηεξά ζεκείν ηεο νζφλεο ηνπ φπσο δείρλεη ην ρήκα

119 τήμα 44 ηελ νζφλε ηνπ εκθαλίδεηαη ην παξάζπξν πνπ θαίλεηαη ζηα ρήκαηα ( 44 θαη 45 ) ζην νπνίν ην ζχζηεκα απιά δεηεί επηβεβαίσζε ηεο δηαγξαθήο ζε πεξίπησζε πνπ έγηλε θάπνην ιάζνο ή ν ρξήζηεο δε ζέιεη λα δηαγξάςεη πιένλ ηελ εμνπζηνδφηεζε. τήμα

120 6.4 ΠΡΟΘΖΚΖ / ΓΗΑΓΡΑΦΖ ΔΞΟΤΗΟΓΟΣΖΖ ( Manually ) Αλ ν ρξήζηεο ηψξα ζέιεη λα πξνζζέζεη κφλνο ηνπ θάπνην αληηθείκελν εμνπζηνδφηεζεο ( authorization object ) επηιέγεη ην εηθνλίδην δείρλεη ην ρήκα 46. φπσο τήμα 46 Σν ζχζηεκα κεηέπεηηα εκθαλίδεη ζηελ νζφλε ηνπ ρξήζηε ην παξάζπξν ( Manual selection of authorizations ) πνπ θαίλεηαη ζην ρήκα 47. ην αλαδπφκελν απηφ παξάζπξν δίλεηαη ε δπλαηφηεηα ζην ρξήζηε λα επηιέμεη κφλνο ηνπ πνην αληηθείκελν εμνπζηνδφηεζεο ( authorization object ) ζέιεη λα πξνζζέζεη. 120

121 τήμα 47 Δπηιέγνληαο ην εηθνλίδην εκθαλίδεηαη ζηε νζφλε αθφκε έλα αλαδπφκελν παξάζπξν ( ρήκα 48 ) ζην νπνίν παξνπζηάδνληαη φια ηα αληηθείκελα εμνπζηνδφηεζεο ( authorization objects ) ηνπ ζπζηήκαηνο επηηξέπνληαο ζην ρξήζηε λα επηιέμεη απηά πνπ ν ίδηνο ρξεηάδεηαη. 121

122 τήμα 48 Αληίζηνηρα, αλ ν ρξήζηεο επηζπκεί λα δηαγξάςεη κφλνο ηνπ θάπνην αληηθείκελν εμνπζηνδφηεζεο ( authorization object ) ηφηε επηιέγεη πάιη ην εηθνλίδην θαη ζην αλαδπφκελν παξάζπξν ( βιέπε ρήκα 47) δηαγξάθεη απηφ πνπ δελ ρξεηάδεηαη πιένλ ζην ξφιν ηνπ. 6.5 TEXNIKA ONOMATA ( TECHNICAL NAMES ) ην κελνχ Αιιαγή Ρφινπ: Δμνπζηνδνηήζεηο ( Change Role: Authorization ), δίπια απφ θάζε είδνο εμνπζηνδφηεζεο, ην πιεξνθνξηαθφ ζχζηεκα SAP εκθαλίδεη ηα ηερληθά νλφκαηα ( technical names ) θάζε εμνπζηνδφηεζεο ( ρήκα 49 ). 122

123 τήμα 49 Πξφθεηηαη γηα κηα επηινγή απφ ην κελνχ, ζηελ νπνία ν ρξήζηεο βιέπεη ζηελ νζφλε ηνπ ηα νλφκαηα ησλ αληηθεηκέλσλ εμνπζηνδφηεζεο ( authorization objects ) ζην δεμηφ κέξνο θάζε εμνπζηνδφηεζεο. Δίλαη έλαο εχθνινο θαη ζπλάκα γξήγνξνο ηξφπνο γηα ην ρξήζηε, λα ςάμεη έλα αληηθείκελν εμνπζηνδφηεζεο θάπνηνπ ξφινπ κέζα ζην ζχζηεκα γηα λα ην ηξνπνπνηήζεη. Ζ δηαδξνκή γηα ηελ εκθάληζε ή φρη ησλ ηερληθψλ νλνκάησλ είλαη: Utilities Technical Names off / on. Ζ επηινγή Utilities βξίζθεηαη ζην επάλσ κέξνο ηεο νζφλεο ηνπ ρξήζηε. Σν ρήκα 50 παξνπζηάδεη ηελ νζφλε ηνπ ρξήζηε ρσξίο ηα ηερληθά νλφκαηα. 123

124 τήμα ΔΛΔΓΥΟ ΔΞΟΤΗΟΓΟΣΖΔΧΝ ( ΚΗΝΖΖ SU53 ) Σν ζχζηεκα δίλεη ζην ρξήζηε ηε δπλαηφηεηα λα θάλεη έιεγρν ησλ εμνπζηνδνηήζεσλ πνπ ππάξρνπλ ζε έλα ξφιν νπνηαδήπνηε ζηηγκή ν ίδηνο ζέιεη. Δηζάγνληαο ζην παξάζπξν εληνιψλ ηελ θίλεζε SU53 ή /nsu53, ζην κελνχ Δχθνιεο Πξφζβαζεο ηνπ SAP ( SAP Easy Access Menu), ζηελ νζφλε ηνπ εκθαλίδεηαη ην κελνχ ηνπ ρήκαηνο 51. τήμα 51 ην κελνχ απηφ κπνξεί ν ρξήζηεο λα έρεη κηα πιήξε εηθφλα ησλ εμνπζηνδνηήζεσλ ηνπ ξφινπ. Με απηφ ηνλ ηξφπν είλαη ζε ζέζε λα δηνξζψζεη ηπρφλ ιάζε πνπ ζα πξνθχςνπλ ζηηο εμνπζηνδνηήζεηο θαηά ηε δηάξθεηα ηεο ιεηηνπξγίαο ηνπ ξφινπ απφ 124

125 άιινπο ρξήζηεο. Δίλαη έλαο γξήγνξνο αιιά θαη απιφο ηξφπνο λα εληνπηζηεί ακέζσο νπνηνδήπνηε ιάζνο ζηηο εμνπζηνδνηήζεηο αιιά θαη λα γίλεη κηα γξήγνξε επίβιεςε ηνπο. 6.7 ΚΗΝΖΔΗ ΑΝΑ ΡΟΛΟ ( ΚΗΝΖΖ S_BCE_ ) ην ζχζηεκα ππάξρεη κηα θίλεζε ( transaction ) κε ηελ νπνία ν ρξήζηεο είλαη ζε ζέζε νπνηαδήπνηε ζηηγκή λα ηξαβήμεη γηα νπνηνδήπνηε ξφιν, αλαθνξά κε φιεο ηηο θηλήζεηο ηνπ ξφινπ. Ζ θίλεζε απηή, είλαη ε S_BCE_ θαη ν ρξήζηεο θαιείηαη λα ηελ πιεθηξνινγήζεη ζην παξάζπξν εληνιψλ φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα 52. τήμα 52 Μφιηο πιεθηξνινγεζεί ε εληνιή, ζηελ νζφλε ηνπ ρξήζηε εκθαλίδεηαη ε εηθφλα ηνπ ρήκαηνο

126 τήμα 53 Αθνινχζσο ν ρξήζηεο ζην θίηξηλν πεδίν Ρφινο ( Role ) πιεθηξνινγεί ην φλνκα ηνπ ξφινπ απφ ηνλ νπνίν ζέιεη λα δεη ηηο θηλήζεηο ή κπνξεί λα επηιέμεη ην εηθνλίδην γηα λα επηιέμεη απφ φινπο ηνπο ξφινπο πνπ ππάξρνπλ ζην ζχζηεκα. Αλ επηιέμεη ην εηθνλίδην, αξρηθά αλαδχεηαη ην παξάζπξν ηνπ ρήκαηνο 54. τήμα

127 Ο ρξήζηεο έρεη ηελ επηινγή ζην παξάζπξν απηφ κεηαμχ Απινχ ( single ) ξφινπ θαη ηνπ χλζεηνπ ( composite ), ελψ ζηε ζπλέρεηα επηιέγνληαο ην εηθνλίδην, ζην θάησ αξηζηεξά κέξνο ηεο νζφλεο ηνπ, εκθαλίδεηαη ην παξάζπξν ηνπ ρήκαηνο 55. τήμα 55 ην ζεκείν απηφ ν ρξήζηεο έρεη ηε δπλαηφηεηα λα θάλεη πην ιεπηνκεξή αλαδήηεζε ηνπ ξφινπ ή επηιέγεη ην εηθνλίδην θαη ζηελ νζφλε ηνπ εκθαλίδεηαη κηα ιίζηα κε φινπο ηνπο ξφινπο φπσο θαίλεηαη ζην ρήκα

128 τήμα 56 Δπηιέγνληαο ην ξφιν πνπ ζέιεη, ν ρξήζηεο πάιη επηιέγεη ην εηθνλίδην θαη κεηαθέξεηαη ζηελ αξρηθή νζφλε ηνπ ρήκαηνο 53. Αλ πιεθηξνινγήζεη ην φλνκα ηνπ ξφινπ θαηεπζείαλ ζην πεδίν θαη επηιέμεη ην εηθνλίδην ηφηε ζηελ νζφλε ηνπ εκθαλίδεηαη ε ιίζηα κε ηηο θηλήζεηο ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ ξφινπ ( ρήκα 57 ). 128

129 τήμα 57 Σν SAP δίλεη ηε δπλαηφηεηα ζην ρξήζηε λα απνζεθεχζεη ηε ιίζηα κε ηηο θηλήζεηο αλά ξφιν ζε δηάθνξεο κνξθέο αξρείνπ φπσο Excel θηι. 129