Επανασχεδιασμός Επιχειρηματικών Διεργασιών Οικονομικού και Διαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων με χρήση ERP Ανοιχτού Κώδικα

Transcript

1 ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΤΜΗΜΑΤΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ «ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ» ΤΜΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ Επανασχεδιασμός Επιχειρηματικών Διεργασιών Οικονομικού και Διαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων με χρήση ERP Ανοιχτού Κώδικα Διπλωματική Εργασία της Κουντουρίδου Ε. Νίκης (ΑΕΜ: 497) Εξεταστική Επιτροπή Επιβλέπων: Μέλη: Σταμέλος Ιωάννης Αγγελής Ελευθέριος Πετρίδου Ευγενία Θεσσαλονίκη Μάρτιος 2016

2 Ευχαριστίες Η παρούσα διπλωματική εργασία εκπονήθηκε στα πλαίσια του Διατμηματικού Μεταπτυχιακού Προγράμματος «Πληροφορικής και Διοίκησης» των τμημάτων Πληροφορικής και Οικονομικών Επιστημών του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου υπό την επίβλεψη του καθηγητή κ. Σταμέλου Ιωάννη. Η διπλωματική αποτελεί τον επίλογο στην πορεία του μεταπτυχιακού γι αυτό και θα πρέπει να χαρακτηρίζει το άτομο που την εκπονεί γι αυτό θα ήθελα να ευχαριστήσω τον κ. Σταμέλο Ιωάννη καθώς μέσω της διδασκαλίας του μου έδειξε πως η πορεία προς την υιοθέτηση ενός πληροφοριακού συστήματος, και γενικότερα ενός λογισμικού, δεν είναι μονόδρομος και δεν περιορίζεται μόνο στα στενά πλαίσια του εμπορικού λογισμικού που κυκλοφορεί στην αγορά, το οποίο δεν είναι τίποτα άλλο από ένα μαύρο κουτί στο οποίο δε μπορεί να επέμβει ο χρήστης. Πέραν του εμπορικού λογισμικού υπάρχει και ο Ανοιχτός Κώδικας ο οποίος μέσω της συνολικής συνεισφοράς και της διάθεσης του πηγαίου κώδικα οδηγεί στη δημιουργία καλύτερου τελικού προϊόντος στα πλαίσια ανάπτυξης της δημιουργικότητας και άμεσης επέμβασης του χρήστη. Ακόμη, θα ήθελα να ευχαριστήσω κάθε καθηγητή ξεχωριστά για τη γνώση και την καθοδήγησή τους σε όλη τη διάρκεια του μεταπτυχιακού. Ιδιαίτερες ευχαριστίες στον κ. Γκιούρη Θεόδωρο, Επίκουρο καθηγητή του τμήματος Λογιστικής ΑΤΕΙ Θεσσαλονίκης για την εμπιστοσύνη στις ικανότητές μου και την παρακίνησή μου προς την ανεύρεση μεταπτυχιακού για την περαιτέρω εξέλιξή μου. Δεν θα είχα προχωρήσει στην κατάθεση της αίτησης αν δεν είχε επέμβει γι αυτό και τον ευχαριστώ γι αυτή του την κίνηση. Ακόμη, ένα τεράστιο ευχαριστώ στην οικογένειά μου και ιδιαίτερα στους γονείς μου Ευφροσύνη και Ευθύμιο, τον αδερφό μου Θεοφάνη, τον παππού μου Αναστάσιο, τη γιαγιά μου Θεοφανή και τους δικούς μου ανθρώπους, ξέρουν ποιοι είναι, για την εμπιστοσύνη και την τεράστια υπομονή τους καθ όλη τη διάρκεια του μεταπτυχιακού παραμένοντας στο πλάι μου με αγάπη και καρτερικότητα. Τέλος, ένα μεγάλο ευχαριστώ σε ανθρώπους που ξέρω ότι θα ήταν περήφανοι για μένα και για όσα έχω πετύχει μέχρι τώρα παρόλο που δεν είναι εδώ. Τους οφείλω γιατί και εκείνοι έχουν βάλει ένα λιθαράκι στο να εξελιχθώ στο άτομο που είμαι σήμερα. Κουντουρίδου Νίκη

3 ΠΕΡΙΛΗΨΗ Τα συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων, γνωστά ως ERP, παρουσιάζονται ως μία επιχειρηματική λύση αυτοματοποίησης των λειτουργιών της επιχείρησης με τέτοιο τρόπο ώστε να παρέχεται πληροφόρηση σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού. Με αυτό τον τρόπο εξυπηρετούν τον σκοπό δημιουργίας τους. Καθώς όμως όλο και περισσότερες επιχειρήσεις καλούνται να εφαρμόσουν ένα πληροφοριακό σύστημα προκειμένου να ανταπεξέλθουν στον ανταγωνισμό, το κόστος απόκτησης και συντήρησης ενός πληροφοριακού συστήματος γίνεται όλο και πιο δύσκολο δεδομένου των δυσμενών οικονομικών συνθηκών που επικρατούν. Η γενικότερη τάση, η οποία κερδίζει έδαφος με την πάροδο των ετών, θέλει την στροφή των χρηστών και των επιχειρήσεων προς τη χρήση λογισμικού Ανοιχτού Κώδικα λόγω της διαφάνειας του λογισμικού και του μικρότερου κόστους εφαρμογής. Αρκετές επιφανείς επιχειρήσεις έχουν καταφύγει στη λύση που παρέχει ο Ανοιχτός Κώδικας με επιτυχία καταρρίπτοντας τον μύθο που θέλει ο βαθμός χρηστικότητας ενός λογισμικού να έχει άμεση σχέση με το κόστος απόκτησής του και την εμπορικότητά του. Η παρούσα διπλωματική εξετάζει το γεγονός υιοθέτησης ενός συγκεκριμένου ERP συστήματος Ανοιχτού Κώδικα και εφαρμογής του σε μία ελληνική υπαρκτή βιομηχανία στα πλαίσια μείωσης των εξόδων της επιχείρησης, ελεύθερης πρόσβασης στον πηγαίο κώδικα για περαιτέρω ανάπτυξη του συστήματος με μικρότερο κόστος και ενίσχυσης της τοπικής αγοράς πληροφορικής αντί των ελάχιστων μεγάλων εταιρειών κατασκευής λογισμικού.

4 ABSTRACT The Enterprise Resource Planning systems, known as ERPs, are presented as a business automated solution for the company s operations in such a way as to provide information to all levels of the entire organization. In this way, they fulfill the purpose of their creation. But as more and more businesses are obliged to implement an information system to cope with the competition, the cost of acquisition and maintenance of the information system becomes more difficult because of the unfavorable economic conditions. The general trend, which is gaining ground over the years, expects to shift users and businesses to use the Open Source Software because of the transparency of software and less expensive implementation. Several leading companies have resorted to the solution provided by the Open Source successfully dispelling the myth that wants the usability degree of software to be directly related to the acquisition cost and its marketability. This thesis examines the fact of adopting a particular ERP open source system and applying it in an existed Greek industry in the context of reducing the costs of the operation, free access to the source code for further development of the system at a lower cost and enhance local IT market instead of minimum major software manufacturing companies.

5 Περιεχόμενα Ευχαριστίες... 2 ΠΕΡΙΛΗΨΗ... 3 ABSTRACT... 4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΓΕΝΙΚΗ ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΤΟΥ ΕΛ/ΛΑΚ Παρουσίαση του ΕΛ/ΛΑΚ Ορισμός του «Ελεύθερου Λογισμικού» και ιστορικά στοιχεία Ορισμός του «Λογισμικού Ανοιχτού Κώδικα» και ιστορική εξέλιξη Ανοιχτά Πρότυπα Ιστορική εξέλιξη του ΕΛΛΑΚ Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα Ανάλυση S.W.O.T. του ΕΛ/ΛΑΚ ΕΛΛΑΚ και ελληνική πραγματικότητα Σύνοψη κεφαλαίου ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2:ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Εισαγωγή Γενική επισκόπηση των συστημάτων ERP Ορισμός και δομικά στοιχεία των συστημάτων ERP Ιστορική εξέλιξη Οφέλη και αρνητικές επιπτώσεις Μεθοδολογία εγκατάστασης ενός συστήματος ERP Παράγοντες διασφάλισης επιτυχούς εφαρμογής ενός ERP Επιλογή ενός πακέτουerp Λόγοι αποτυχίας ενός ERP Συστήματα ERP ανοιχτού κώδικα Ορισμός ERP ανοιχτού κώδικα (Open Source ERP) και οι άδειες χρήσης του Κριτήρια επιλογής ενός Open Source ERP Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα επιλογής ενός Open Source ERP Διαθέσιμα Open Source ERP Σύνοψη κεφαλαίου ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΟΥ OPEN SOURCE ERP ODOO Εισαγωγή... 43

6 3.2 ERP ODOO Ιστορία και εξέλιξη Modules που απαρτίζουν το σύστημα Εκδόσεις Odoo Odoo εμπειρία Success stories Υποστήριξη Αναγνώριση της αξίας του Odoo Σύνοψη κεφαλαίου ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4:ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ODOO ΣΤΗΝ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ Εισαγωγή/ Χρήση του λογισμικού Odoo στην βιομηχανία Δημιουργία της επιχείρησης-γραφικό περιβάλλον του Odoo Εγκατάσταση του συστήματος Γραφικό περιβάλλον της Community έκδοσης Δημιουργία της εταιρείας Εκτέλεση διεργασιών μέσω του Odoo Σενάριο Βιομηχανίας Βασικές επιχειρηματικές διεργασίες για την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης Βαθμός εκτέλεσης διεργασιών στο Odoo με βάση το ISO και τις απαιτήσεις της επιχείρησης Πρόσθετα εργαλεία Odoo Νέα έκδοση Odoo για την υποστήριξη της επιχείρησης Καταγραφή απαιτήσεων προς υλοποίηση Κοστολόγηση απαιτήσεων Σύνοψη κεφαλαίου ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5:ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΓΙΑ ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΗ ΕΡΕΥΝΑ Γενικά συμπεράσματα Προτάσεις για περαιτέρω μελέτη ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ Ξένη βιβλιογραφία Ελληνική βιβλιογραφία Διαδίκτυο

7 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Είναι γεγονός πως με την εμφάνιση του λογισμικού Ανοιχτού Κώδικα, και ιδιαίτερα με την εξάπλωσή του στον τομέα των Πληροφοριακών Συστημάτων, δημιουργήθηκε η επιθυμία σύγκρισης των εμπορικών συστημάτων ERP με τα πακέτα ανοιχτού κώδικα και παράθεσης των οφελών και μειονεκτημάτων των δύο αυτών μορφών συστημάτων. Η υπεροχή της μιας μορφής έναντι της άλλης είναι κάτι το οποίο δεν μπορεί να ειπωθεί άμεσα καθώς καθορίζεται με βάση τους σκοπούς της εκάστοτε επιχείρησης. Αυτό όμως που μπορεί να τονισθεί είναι η ραγδαία εξάπλωση του Ανοιχτού Κώδικα και η υιοθέτησή του από όλο και περισσότερες επιχειρήσεις, ανάμεσά τους και γνωστές εταιρείες με κύρος. Η τάση η οποία επικρατούσε θέλοντας την επιχείρηση να επιλέγει ένα ERP αυξημένης εμπορικότητας και κόστους ώστε να έχει τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα έχει αρχίσει να εξασθενεί δεδομένης της οικονομικής κατάστασης που επικρατεί, κυρίως στα ξένα κράτη. Οι επιχειρήσεις στον ελλαδικό χώρο εξακολουθούν να υποστηρίζουν την στρατηγική της μείωσης του περιττού κόστους για την βελτίωση της οικονομικής της θέσης γι αυτό και ψάχνουν τρόπους για να μειώσουν τα μη αναγκαία κόστη. Ένα μεγάλο κόστος το οποίο καλείται να πληρώσει η επιχείρηση είναι και το κόστος εγκατάστασης και συντήρησης ενός Συστήματος ERP. Η παρούσα διπλωματική έχει ως σκοπό τη γνωστοποίηση της παρουσίας του Ανοιχτού Κώδικα και των οφελών που αποκομίζει ο χρήστης και την εξέταση της εφαρμογής ενός Πληροφοριακού Συστήματος Ανοιχτού Κώδικα σε μία ελληνική βιομηχανία. Η βιομηχανία είναι ένας ιδιαίτερος επιχειρηματικός κλάδος ο οποίος χρειάζεται την υποστήριξη ενός οργανωμένου Πληροφοριακού συστήματος που θα διαχειρίζεται και το κομμάτι της παραγωγής με το Material Resource Planning. Η διπλωματική αποτελείται από 5 κεφάλαια. Το πρώτο κεφάλαιο αφορά την γενική επισκόπηση του ΕΛ/ΛΑΚ με την παράθεση της ιστορικής εξέλιξής του και τα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα τα οποία πηγάζουν από την υιοθέτησή του. Στο δεύτερο κεφάλαιο γίνεται μία γενική επισκόπηση των συστημάτων ERP αναφέροντας πρωτίστως τον ορισμό των Πληροφοριακών Συστημάτων και έπειτα τα δομικά τους στοιχεία, όπως επίσης τη μεθοδολογία που ακολουθείται για την επιτυχή εγκατάσταση ενός ERP. Το κεφάλαιο κλείνει με την παρουσίαση των συστημάτων ERP ανοιχτού κώδικα, τα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα επιλογής ενός Open Source ERP και την παρουσίαση ενδεικτικών συστημάτων ανοιχτού κώδικα που υπάρχουν σήμερα. Στο τρίτο κεφάλαιο παρουσιάζεται το ERP ανοιχτού κώδικα Odoo από άποψη ιστορικής

8 εξέλιξης, δομικής υπόστασης και επιλεγμένων success stories. Το τέταρτο κεφάλαιο αφορά την εφαρμογή του συγκεκριμένου ERP ανοιχτού κώδικα σε μία ελληνική βιομηχανία που δραστηριοποιείται στην Ελλάδα και στη συνέχεια την κοστολόγηση των επιπλέον εφαρμογών που χρειάζονται για την ολοκληρωμένη υποστήριξή της. Ακολουθεί το πέμπτο κεφάλαιο με την παρουσίαση των αποτελεσμάτων της έρευνας και κάποιες προτάσεις για μελλοντική έρευνα.

9 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΓΕΝΙΚΗ ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΤΟΥ ΕΛ/ΛΑΚ 1.1 Παρουσίαση του ΕΛ/ΛΑΚ Ο όρος «ΕΛ/ΛΑΚ» χρησιμοποιείται για την ομαδοποίηση του Ελεύθερου Λογισμικού (Free Software) και του Λογισμικού Ανοιχτού Κώδικα (Free and Open Source Software). Πρόκειται για ένα εναλλακτικό μοντέλο ανάπτυξης, δράσης και χρήσης λογισμικού. Με αυτό τον τρόπο παρέχεται η δυνατότητα μελέτης του λογισμικού το οποίο διατίθεται ελεύθερα πράγμα το οποίο μπορεί να οδηγήσει σε τροποποιήσεις και μελλοντικές βελτιώσεις. Κοινή συνιστώσα του ελεύθερου και του λογισμικού ανοιχτού κώδικα είναι η διάθεση του πηγαίου κώδικα μέσω αποθετηρίων (source code repositories). Ωστόσο, υπάρχει μία διαφορά ανάμεσα στις δύο αυτές ομάδες οι οποίες ναι μεν χρησιμοποιούνται για την περιγραφή λογισμικού με παρόμοια μοντέλα ανάπτυξης αλλά εστιάζουν σε δύο διαφορετικά στοιχεία. Το μεν Ελεύθερο Λογισμικό τονίζει τη σημασία της αδειοδότησης και τις ελευθερίες που εξασφαλίζει ο χρήστης μέσω αυτής, ενώ από την άλλη μεριά το Λογισμικό Ανοιχτού Κώδικα τονίζει τη σημασία της διάθεσης και άμεσης πρόσβασης στον πηγαίο κώδικα ώστε μέσω της συνεργατικής ανάπτυξης να επιτευχθεί το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα Ορισμός του «Ελεύθερου Λογισμικού» και ιστορικά στοιχεία Ο όρος «Ελεύθερο Λογισμικό» είναι μια έννοια η οποία διατυπώθηκε από τον ιδρυτή του Ιδρύματος Ελεύθερου Λογισμικού, Richard Stallman και δημοσιεύτηκε στο πρώτο τεύχος του περιοδικού του ιδρύματος «GNU SBULLETIN» το Φεβρουάριο του Με το συγκεκριμένο δημοσίευμα γίνεται μία αποσαφήνιση του ορισμού και σχηματίζεται το πλαίσιο στο οποίο κινείται το ελεύθερο λογισμικό ( Το λογότυπο του Ελεύθερου Λογισμικού Σύμφωνα με τον ιδρυτή, η έννοια του «ελεύθερου» δεν έγκειται σε χρηματικό κόστος αλλά στην ελευθερία που παρέχεται στο χρήστη, άρα πρόκειται για ένα κοινωνικό κίνημα. Χαρακτηριστικά αναφέρει σαν πρωταρχική ελευθερία τη δυνατότητα εκτέλεσης ενός προγράμματος και έπειτα αντιγραφής και διανομής του στους γείτονες ώστε να βιώσουν την ίδια εμπειρία με τον αρχικό χρήστη. Ακολουθεί η ελευθερία για

10 την πραγματοποίηση αλλαγών στο πρόγραμμα ώστε ο χρήστης να έχει τον έλεγχο και όχι το πρόγραμμα, πράγμα το οποίο μπορεί να επιτευχθεί μόνο με τη διάθεση του πηγαίου κώδικα Ορισμός του «Λογισμικού Ανοιχτού Κώδικα» και ιστορική εξέλιξη Η έννοια του «Ανοιχτού Κώδικα» στηρίχθηκε στο ελεύθερο λογισμικό εστιάζοντας κυρίως σε τεχνικά πλεονεκτήματα που παρέχονται με σκοπό την ταχεία εμπορευματοποίηση του ελεύθερου λογισμικού και την αποδοχή και εφαρμογή του από τις επιχειρήσεις. Για να χαρακτηριστεί ένα λογισμικό ως ανοιχτού κώδικα θα πρέπει να παρέχει τις εξής ελευθερίες (Daffara, 2009): Ελεύθερη διανομή του λογισμικού ανεξαρτήτως προγράμματος Πραγματοποίηση αλλαγών και διανομής αυτών χωρίς αριθμητικό όριο Πρόσβαση στον πηγαίο κώδικα Απουσία περιορισμών στη χρήση του όπως αποκλεισμός ομάδων ανθρώπων Εμφανίστηκε το 1998 στο Πάλο Άλτο στα πλαίσια εμπορικής εκμετάλλευσης του ελεύθερου λογισμικού με σκοπό την εξάπλωση και αποδοχή του ελεύθερου λογισμικού από τον επιχειρηματικό κόσμο και την προτίμησή του έναντι των εμπορικών προγραμμάτων. Μετά την ανάλυση του Erik Raymond το 1997 σχετικά με την ανάλυση των αρχών του ελεύθερου λογισμικού και της κοινότητας των χάκερ, η οποία οδήγησε στην παρακίνηση της Netscape Communications Corporation να κυκλοφορήσει τον προσωπικό της διαδικτυακό περιηγητή (internet browser), ξεκίνησε η ανεύρεση ιδεών τρόπων αποκόμισης οφελών και προβολής του ελεύθερου λογισμικού στον κόσμο των επιχειρήσεων. Καθώς το κοινωνικό κίνημα της ελευθερίας του λογισμικού έμοιαζε ως κάτι το ιδεατό αλλά όχι αρκετά ρεαλιστικό για τον επιχειρηματικό κόσμο, έπρεπε να τονισθεί ένα άλλο στοιχείο το οποίο θα προέτρεπε στη χρήση και φυσικά στην ανάπτυξη ενός τέτοιου λογισμικού. Οι επιχειρηματικές δυνατότητες που προκύπτουν από την κοινή χρήση και την συνεργασία του πηγαίου κώδικα αποτέλεσαν το βασικό στοιχείο του νέου όρου που είχε δημιουργηθεί με την ονομασία «ανοιχτός κώδικας» (Open Source) ( Σύντομα ο όρος χρησιμοποιήθηκε από πολλούς όπως ο Bruce Perens, προγραμματιστής και ένθερμος συνήγορος του ανοιχτού κώδικα, και ο Tim O Reilly, ιδρυτής της εταιρείας O Reilly Media και υπεύθυνος για την περαιτέρω διάδοση του ανοιχτού κώδικα και των Web 2.0 τεχνολογιών.

11 Στα πλαίσια διάδοσης και υποστήριξης του ανοιχτού κώδικα δημιουργήθηκε η Πρωτοβουλία Ανοιχτού Κώδικα (Open Source Initiative) το Φεβρουάριο του Με ιδρυτές τους Erik Raymond και Bruce Perens σε συνδυασμό με τα 20 έτη εμπειρίας που αποκόμισαν μέσα από ιστορικά στοιχεία περιπτώσεων ανάπτυξης κλειστών και ανοιχτών λογισμικών μέσω του διαδικτύου, η OSIκατάφερε να προωθήσει την λύση του ανοιχτού κώδικα στις εμπορικές επιχειρήσεις, πράγμα το οποίο εξακολουθεί να κάνει έως σήμερα. Η εικόνα 1 παρουσιάζει τα νέα μέλη που εισήχθησαν το 2012 στην Open Source Initiative ( Εικόνα 1:Εισαγωγή νέων μελών στην εταιρεία Ανοιχτού Κώδικα το 2012 Πηγή: Ανοιχτά Πρότυπα Στα πλαίσια εξασφάλισης της διαλειτουργικότητας αναγκαίος ήταν ο καθορισμός συγκεκριμένων προτύπων. Ως «Ανοιχτό Πρότυπο» ορίζεται ένας τύπος αποθήκευσης ή πρωτόκολλο το οποίο καθορίζει το πλαίσιο λειτουργίας του. Για να χαρακτηριστεί ένα πρότυπο ως ανοιχτό θα πρέπει να ισχύουν συγκεκριμένες ελευθερίες, όμως το βασικό πλεονέκτημα που απορρέει από τη χρήση των ανοιχτών προτύπων είναι το αποτέλεσμα το οποίο προκύπτει από την εφαρμογή τους ( Πιο συγκεκριμένα, στον αποδέκτη «κοινωνία» εξασφαλίζεται η ανταγωνιστικότητα του λογισμικού και η προσβασιμότητα σε λογισμικό κατάλληλο για πειραματισμούς και προώθησης της καινοτομίας. Αντίστοιχα, στον αποδέκτη «χρήστη» εξασφαλίζεται η «λειτουργικότητα», δηλαδή η επικοινωνία με άλλους χρήστες ανεξάρτητα από τον τύπο του λογισμικού που χρησιμοποιούν, όπως επίσης η συμβατότητα ανεξαρτήτως

12 συσκευής και η δυνατότητα αναβάθμισης χωρίς να αποκλείεται η δυνατότητα επεξεργασίας παλαιότερων αρχείων. Μ άλλα λόγια, τα Ανοιχτά Πρότυπα αναπτύσσουν μία υγιή και ελεγχόμενη πολιτική προμηθειών λογισμικού παρέχοντας ασφάλεια και διασφαλίζοντας την διαλειτουργικότητα και προσβασιμότητα των συστημάτων που διατίθενται ελεύθερα. 1.2 Ιστορική εξέλιξη του ΕΛΛΑΚ Για την καλύτερη παρουσίαση της εξέλιξης του ΕΛ/ΛΑΚ κρίνεται αναγκαία η παράθεση των γεγονότων πολύ πριν την εμφάνιση του όρου «ελεύθερο λογισμικό» που εισήγαγε ο ιδρυτής του Richard Stallman. Τη δεκαετία του 1950, η πλειοψηφία του λογισμικού είναι προϊόν συνεργασίας ερευνητών και καθηγητών με το κόστος παραγωγής να ενσωματώνεται στο κόστος αγοράς του υλικού. Τα λειτουργικά συστήματα διανέμονται ελεύθερα και συντηρούνται από την κοινότητα με τον πηγαίο κώδικα να διατίθεται μαζί με το λογισμικό για τις οποιεσδήποτε διορθώσεις ή βελτιώσεις. Με τη διέλευση των ετών, το κόστος παραγωγής λογισμικού, το οποίο συνοδεύεται από το υλικό (hardware), αυξάνεται όλο και περισσότερο. Δεδομένης αυτής της κατάστασης σε συνδυασμό με τον χαρακτηρισμό της αποκλειστικής διάθεσης του λογισμικού με το υλικό ως ζημιογόνο, παρέχεται πρόσφορο έδαφος στην ανεξαρτητοποίηση της παραγωγής του λογισμικού από το υλικό και δίνει το στίγμα για την έναρξη της αποκλειστικής βιομηχανίας λογισμικού το Κατά τις δεκαετίες 60 και 70 η εταιρεία AT&Tμε σημαντικά μέλη όπως ο Ken Thompson, Dennis Ritchie και ο Douglas Mcllroy, ανέπτυξε το λειτουργικό σύστημα UNIX, το οποίο αρχικά παρέχονταν δωρεάν στην κυβέρνηση και στην ακαδημαϊκή κοινότητα για αποκλειστική χρήση και όχι διανομή. Στην πορεία αυτό άλλαξε με την επιβολή περιοριστικών αδειών χρήσης στην προσπάθεια εμπορευματοποίησης του συστήματος κατά τα τέλη της δεκαετίας του 70. Την ίδια κατεύθυνση ακολούθησε η πλειοψηφία βιομηχανίας λογισμικού η οποία στην προσπάθεια αποτροπής των χρηστών από την μελέτη του κώδικα και την παραμετροποίησή του, προχώρησε στη διάθεση των προγραμμάτων αποκλειστικά σε εκτελέσιμη μορφή, ενώ το 1980 ο νόμος προστασίας της πνευματικής ιδιοκτησίας, γνωστός ως copyright, εφαρμόζεται και στο λογισμικό.

13 Εν συνεχεία, το 1983 ο ιδρυτής του μετέπειτα ιδρύματος ελεύθερου λογισμικού (Free Software Foundation) Richard Stallman, επιλέγει την αρχιτεκτονική του UNIX στα πλαίσια παραγωγής ενός λειτουργικού συστήματος το οποίο θα μπορεί να διανέμεται ελεύθερα και οι χρήστες θα μπορούν να έχουν άμεση πρόσβαση στον πηγαίο κώδικα. Με τις βάσεις για την εισαγωγή της ελευθερίας στην ανάπτυξη λογισμικού να έχουν τεθεί, δημοσιεύεται ο πρώτος ορισμός του Ελεύθερου Λογισμικού το 1986 και ακολουθεί η δημοσίευση της πρώτης αδείας GNUGPL το Αναπτύσσονται όλο και περισσότερα εργαλεία και εφαρμογές με μερικές από αυτές να ξεχωρίζουν σημαντικά όπως φαίνονται στην εικόνα 2. Εικόνα 2: Εργαλεία του ελεύθερου λογισμικού που ξεχωρίζουν Το 1991 αποτελεί ημερομηνία σταθμό στην κατασκευή του πυρήνα Linux από τον Φιλανδό Linus Torvalds με τη χρήση του GNU compilerκαι την αδειοδότηση της GPLτο επόμενο έτος. Από κει και έπειτα ξεκινά η κυκλοφορία του Linuxμε το Debian Linux ως πρώτη διανομή από τον Ian Murdockτο 1993 και ένα χρόνο μετά με τη Red Hat Linux 1.0 να αποτελεί την πρώτη εμπορική έκδοση την οποία και οι εταιρείες χρησιμοποιούν ως βάση ανάπτυξης των προϊόντων τους, πράγμα το οποίο απεικονίζεται στην εικόνα 3. Εικόνα 3:Πρώτη εμπορική διανομή και πρώτη κυκλοφορία μετά την κατασκευή του πυρήνα Linux Το 1994 δημιουργείται το Apache Groupγια την διάθεση των Web server Apache(σήμερα καταλαμβάνουν περισσότερο από το 65% των serverλόγω των

14 αυστηρών κανόνων και των αυστηρών standardsποιότητας) και αναπτύσσεται η γλώσσα PHP και στη συνέχεια δημιουργείται η πρώτη σχεσιακή βάση δεδομένων που ακολουθεί τις αρχές του ελεύθερου λογισμικού MySQL. Με αυτό τον τρόπο δίνεται η δυνατότητα σχηματισμού του αρχέτυπου μοντέλου LAMP για λύσεις web υπηρεσιών το οποίο αναλύεται παρακάτω: Linux (λειτουργικό σύστημα) Apache (server) MySQL(σχεσιακή βάση δεδομένων) Php (γλώσσα προγραμματισμού) Το 1998 δημιουργείται η Πρωτοβουλία Ανοιχτού Κώδικα (Open Source Initiative) και το 1999 το Open Office κάνει την εμφάνισή του πέραν του ήδη υπάρχοντος Microsoft Officeπου είναι κλειστού λογισμικού και επικρατούσε στην αγορά. Από το 2000 και μετά διαμορφώνεται μία πολιτική η οποία ενθαρρύνει το ελεύθερο λογισμικό και βάζει σε δεύτερες σκέψεις τις μεγάλες εταιρείες κατασκευής υλικού. Παρακολουθώντας τις εξελίξεις σε θέματα λογισμικού, η εταιρεία IBMυποστηρίζει το Linuxμέσα από τα προϊόντα της αποκτώντας μεγαλύτερη αναγνωρισιμότητα, πράγμα το οποίο ακολουθεί λίγα χρόνια αργότερα η Dell όταν κυκλοφόρησε η πρώτη έκδοση του Ubuntu Linux το 2004.

15 1985 Ίδρυση Free Software Foundation από τον Richard Stallman 1989 Δημοσίευση της πρώτης έκδοσης αδείας GNU GPL 1991 Δημιουργία πυρήνα Linux από τον Linus Torvalds 1994 Red Hat Linux 1.0 Apache server Php γλώσσα 1998 Netscape Navigator Ίδρυση Open Source Initiative Εικόνα 4: Ημερομηνίες σταθμοί στην ανάπτυξη του Ανοιχτού Κώδικα Έκτοτε, το ΕΛ/ΛΑΚ καταφέρνει να βρίσκεται πάντα στο επίκεντρο της προσοχής μέσω των ανανεωμένων λογισμικών πακέτων και των εφαρμογών που διανέμει ανά τακτά χρονικά διαστήματα όπως για παράδειγμα η νέα έκδοση του Ubuntu που βρίσκεται υπό ανάπτυξη και την αναμένουν πως και πως. Ονομάζεται Xenial Xerusμε σύμβολο έναν αφρικανικό σκίουρο. Η πρώτη Alpha έκδοση ανακοινώθηκε πριν λίγες μέρες και αναμένεται η επόμενη στις 28 Ιανουαρίου σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που παρουσιάζεται στην ακόλουθη εικόνα 5.

16 Εικόνα 5:Χρονοδιάγραμμα νέας έκδοσης Ubuntu Πηγή: 1.3 Πλεονεκτήματα Τα πλεονεκτήματα τα οποία απορρέουν είναι ποικίλα όμως θα μπορούσαν να συνοψιστούν ως εξής: Διαφάνεια Διαλειτουργικότητα Ασφάλεια Διόρθωση κώδικα με παράλληλο τρόπο peer review Συνοπτική ανάπτυξη λογισμικού με χρήση εφαρμογών Συνεχής υποστήριξη Δυνατότητα παραμετροποίησης Απουσία ή μειωμένο κόστος ανανέωσης αδείας χρηστών Υιοθέτηση βέλτιστων πρακτικών 1.4 Μειονεκτήματα Αντίστοιχα, τα μειονεκτήματα που υπάρχουν συνοψίζονται στα παρακάτω: Έλλειψη υποστήριξης Αβεβαιότητα συνέχειας του λογισμικού Ασφάλεια Πιθανότητα ασυμβατότητας με συστήματα κλειστού τύπου

17 Έλλειψη εξειδικευμένων εφαρμογών 1.5Ανάλυση S.W.O.T. του ΕΛ/ΛΑΚ Όπως κάθε επιχείρηση, στο πλαίσιο της διαδικασίας του στρατηγικού σχεδιασμού όπου είναι απαραίτητη η ανάλυση και η αξιολόγηση των χαρακτηριστικών τόσο του εσωτερικού όσο και του εξωτερικού περιβάλλοντος, έτσι και στο ΕΛ/ΛΑΚ θα μπορούσε να εφαρμοστεί η ανάλυση S.W.O.T. Tα αρχικά της σχηματίζονται από τα ακρωνύμια των λέξεων Strengths (ισχυρά σημεία), Weaknesses (αδυναμίες), Opportunities (ευκαιρίες) Threats (Απειλές) περιγράφοντας τη διαδικασία αυτόαξιολόγησης θα λέγαμε από την οποία μπορεί να προκύψει μία επιτυχημένη στρατηγική (Σαρμανιώτης, 2005). Στην εικόνα 6 εφαρμόζεται η ανάλυση S.W.O.T. για το ΕΛ/ΛΑΚ. Strengths Μειωμένο κόστος εγκατάστασης Μειωμένο κόστος αναβάθμισης Επιδέχεται παραμετροποίηση Διαλειτουργικότητα Διαφάνεια Weaknesses Έλλειψη υποστήριξης πολλών γλωσσών & templates Μικρή εξάπλωση ΕΛ/ΛΑΚ στην Ελλάδα Έλλειψη εξειδικευμένων εφαρμογών Opportunities Απαγκίστρωση από τους προμηθευτές λογισμικού Δυνατό εργαλείο στην οικονομική κρίση Αυξανόμενο ενδιαφέρον από προγραμματιστές Συνεχής βελτίωση του λογισμικού S.W.O.T. analysis Threats Έλλειψη υποστήριξης κοινότητας Προβλήματα εγκατάστασης Αδυναμία εκπαίδευσης του προσωπικού Παρεκλίσεις από τον οικονομικό & χρονικό προϋπολογισμό Εικόνα 6:Ανάλυση S.W.O.T. του ΕΛ/ΛΑΚ 1.6 ΕΛΛΑΚ και ελληνική πραγματικότητα Το ΕΛ/ΛΑΚ γνώρισε ιδιαίτερη άνθιση σε πολλές χώρες με χαρακτηριστικό παράδειγμα την Κίνα από την οποία χρηματοδοτήθηκε για την ανάπτυξη ελεύθερου λειτουργικού συστήματος και GUI στην κινεζική γλώσσα.

18 Αντίστοιχα στην Ελλάδα, η μη κερδοσκοπική εταιρεία ΕΕΛ/ΛΑΚ ιδρύθηκε το 2008 αποτελούμενη από 29 Πανεπιστήμια, ερευνητικά Κέντρα και διάφορους κοινωφελείς φορείς. Βασικός σκοπός της εταιρείας είναι η προώθηση του ανοιχτού κώδικα, των Ανοιχτών Προτύπων και γενικότερα οποιουδήποτε τεχνολογικού ευρήματος, το οποίο δεν αποτελεί προϊόν εμπορικής δραστηριότητας ούτε προσπαθεί να γίνει, προς τον επιχειρηματικό και δημόσιο τομέα της χώρας. Για την υλοποίηση των στόχων που έχει αναλάβει να υλοποιήσει η ΕΕΛ/ΛΑΚ απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί η συνεργασία με σημαντικούς φορείς οι οποίοι θα συνεισφέρουν στην καλύτερη προώθηση των συμφερόντων της εταιρείας, όπως φαίνεται στην εικόνα 7. Με την ενεργή συμμετοχή της ελληνικής κοινότητας χρηστών και developers, τους ενδιαφερόμενους φορείς, τα Πανεπιστημιακά εργαστήρια και ερευνητικά κέντρα της χώρας και τις εταιρείες που συμβάλλουν στην ανάπτυξη των αξιών του ΕΛ/ΛΑΚ, οι ακόλουθοι στόχοι γίνονται κοινός σκοπός όλων των συνεργατών. Προώθηση Ελεύθερου λογισμικού και Ανοιχτών προτύπων στο ευρύτερο κοινό Συντονισμός των εμπλεκόμενων φορέων και χάραξη κατευθυντήριων γραμμών για την ανάπτυξη συνεργατικού πνεύματος μεταξύ τους Φροντίδα έγκυρης και έγκαιρης πληροφόρησης ανοιχτών τεχνολογιών εντός και εκτός των ελληνικών συνόρων Δημιουργία κέντρων προώθησης ανοιχτών τεχνολογιών Προσφορά τεχνικής υποστήριξης εφαρμογών ΕΛ/ΛΑΚ Συμμετοχή στο σχεδιασμό και την υλοποίηση αναπτυξιακών και ερευνητικών έργων Συντονισμός εθελοντών προγραμματιστών για τη δημιουργία βασικού κορμού ανάπτυξης και υλοποίησης λογισμικού (

19 COMMUNIA Open Government Partnership Open Data Institute Open Budget Initiative Open Policy Network Εικόνα 7:Συμμετοχές της ΕΕΛ/ΛΑΚ 1.7Σύνοψη κεφαλαίου Στα πλαίσια ανάπτυξης ενός εναλλακτικού μοντέλου διάθεσης λογισμικού το οποίο δεν θα κινητοποιείται μόνο με βάση τις οικονομικές απολαβές εισήχθη ο όρος «Ελεύθερο Λογισμικό» και λίγα χρόνια αργότερα το «Λογισμικό Ανοιχτού Κώδικα». Πρόκειται για μια φυσική εξέλιξη η οποία επήλθε μετά τον διαχωρισμό του υλικού από το λογισμικό τα οποία έως τότε θεωρούνταν ως ένα και δεν διατίθετο προς πώληση ως μεμονωμένα. Οι δύο όροι θεωρήθηκαν ταυτόσημοι με μερικές διαφορές γι αυτό και χρησιμοποιήθηκε μία κοινή ονομασία γνωστή ως ΕΛ/ΛΑΚ. Ως γνωστό, η υιοθέτηση της νοοτροπίας που προωθεί το ΕΛ/ΛΑΚ μπορεί να προσφέρει περισσότερα οφέλη από ότι αρνητικές επιπτώσεις γεγονός το οποίο ενθαρρύνει τους υποστηρικτές του (χρήστες και προγραμματιστές) γι αυτό και αυξάνονται όλο και περισσότερο. Οι απόψεις σχετικά με το ΕΛ/ΛΑΚ ποικίλουν με αρκετούς να επιχειρηματολογούν είτε υπέρ είτε κατά της συγκεκριμένης τάσης όσον αφορά το λογισμικό που προσφέρεται. Αυτό φυσικά εξαρτάται από τη σκοπιά που βλέπει ο καθένας το ζήτημα. Το μόνο σίγουρο είναι ότι πάντα θα υπάρχουν άνθρωποι οι οποίοι θα τάσσονται υπέρ του ΕΛ/ΛΑΚ, όπως επίσης θα υπάρχουν πάντοτε άνθρωποι οι οποίοι θα υποστηρίζουν τα εμπορικά λογισμικά κλειστού κώδικα.

20 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2:ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΠΟΡΩΝ 2.1 Εισαγωγή Στη σημερινή εποχή τα Πληροφοριακά Συστήματα θεωρούνται ως αναπόσπαστο εργαλείο κάθε επιχείρησης που επιθυμεί την αυτοματοποίηση των λειτουργιών της και την εύρυθμη λειτουργία της παρέχοντας ολοκληρωμένη πληροφόρηση σε όλα τα επίπεδα λειτουργίας της. Είναι το εργαλείο το οποίο πλέον θεωρείται υποχρεωτικό για την επιχείρηση η οποία θέλει να ανταπεξέλθει στον υπάρχοντα ανταγωνισμό με την κατανόηση του συστήματος λειτουργίας της και την σωστή οργάνωσή του προκειμένου να είναι ευέλικτη στις επικείμενες αλλαγές (Verville et al. 2007). Κατά πόσο όμως μπορεί μία επιχείρηση με τα σημερινά οικονομικά δεδομένα να ανταπεξέλθει στις οικονομικές απαιτήσεις που έχει ένα Πληροφοριακό Σύστημα; Για το λόγο αυτό όλο και περισσότερες επιχειρήσεις στρέφονται στον ανοιχτό κώδικα για την ανεύρεση λύσεων κατάλληλων για την υποστήριξη των επιχειρήσεων (Johansson & Sudzina, 2008). Έτσι λοιπόν τα Πληροφοριακά Συστήματα Ανοιχτού Κώδικα κερδίζουν έδαφος μέρα με τη μέρα με καταξιωμένες επιχειρήσεις να υιοθετούν αυτού του είδους τη λύση στην προσπάθεια όχι μόνο μείωσης του κόστους εγκατάστασης και συντήρησης του συστήματος αλλά και για την απόκτηση μεγαλύτερης ευελιξίας, ώστε να αναπτύσσεται το σύστημα ακολουθώντας την ανάπτυξη της επιχείρησης. 2.2 Γενική επισκόπηση των συστημάτων ERP Ορισμός και δομικά στοιχεία των συστημάτων ERP Ως Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων ορίζεται το σύνολο των αλληλοσχετιζόμενων στοιχείων το οποίο χρησιμοποιείται για την συλλογή, εγγραφή, επεξεργασία, αποθήκευση και ανάλυση πληροφοριών με σκοπό την παροχή υποστήριξης στη λήψη αποφάσεων και τον έλεγχο ενός οργανισμού.(στεφάνου & Μπιάλας, 2007) Είναι το αποτέλεσμα αλληλεπίδρασης τριών συστατικών στοιχείων όπως απεικονίζονται στην εικόνα 8. Είναι ο συνδυασμός των διαδικασιών μιας επιχείρησης, του ανθρώπινου δυναμικού, των δεδομένων, του υλικού (hardware) και του λογισμικού (Software) που αλληλεπιδρούν μεταξύ τους και ταυτόχρονα με το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης ως ένα ολοκληρωμένο Σύστημα προκειμένου να παραχθεί η πληροφορία η οποία θα υποστηρίξει τον οργανισμό (Koch C., 2006).

21 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Εικόνα 8:Συστατικά στοιχεία Πληροφοριακού Συστήματος Οι ορισμοί που συντάσσονται προκειμένου να επεξηγήσουν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο την έννοια του πληροφοριακού συστήματος συμπίπτουν κατά ένα πολύ μεγάλο ποσοστό, απλά σχηματίζεται η έννοιά τους με τη χρήση διαφορετικών εκφράσεων. Σύμφωνα με τους Laudon&Laudon, ως Σύστημα Διαχείριση Επιχειρησιακών Πόρων ορίζεται το πληροφοριακό σύστημα σκοπός του οποίου είναι η ενοποίηση (Integration) όλων των πόρων της επιχείρησης. Πιο συγκεκριμένα, ένα σύστημα ERP ενσωματώνει όσο το δυνατόν περισσότερα από τα επιμέρους τμήματα και τις λειτουργίες μιας επιχείρησης βελτιστοποιώντας τη χρηστική αξιοποίηση των πόρων με σκοπό την υποστήριξη των διαδικασιών της επιχείρησης. Κύριο χαρακτηριστικό αυτών των συστημάτων είναι η ολοκλήρωση (Integration) καθώς προσπαθούν να ενσωματώσουν τα επιμέρους τμήματα σε ένα ενιαίο μηχανογραφημένο σύστημα αποθηκεύοντας τις πληροφορίες της επιχείρησης σε μία κεντρική βάση δεδομένων, δίνοντας πρόσβαση σε όλα τα τμήματα της επιχείρησης προκειμένου να υποστηρίξουν τον οργανισμό με τον καλύτερο δυνατό τρόπο (Klaus H., Rosemann M. & Gamble G.G., 2000).

22 Είσοδος Διεργασία Έξοδος ΑΝΑΔΡΑΣΗ Εικόνα 9:Ενέργειες πληροφοριακού συστήματος Το παραπάνω σχήμα (εικόνα 9) απεικονίζει τις ενέργειες που πραγματοποιούνται σε ένα Πληροφοριακό Σύστημα. Ως πρώτο στάδιο ορίζεται η είσοδος όπου έχουμε τις εισροές των δεδομένων που προέρχονται τόσο από το εσωτερικό όσο και από το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. Εισροές δεδομένων μπορούν να προκύψουν από τις αλληλεπιδράσεις της επιχείρησης με τους πελάτες, τους προμηθευτές, και φυσικά τους ανταγωνιστές, χωρίς να αποκλείουμε και οποιουσδήποτε άλλους παράγοντες οι οποίοι θα μπορούσαν να αποτελέσουν πηγή δεδομένων (Laudon & Laudon, 2009). Ακολουθεί το στάδιο της διεργασίας το οποίο έχει λάβει τον χαρακτηρισμό του «μαύρου κουτιού» και περιλαμβάνει την επεξεργασία, τον υπολογισμό και εν τέλει την μετατροπή των πρωτογενών στοιχείων, που έχουν εισαχθεί στο σύστημα, σε πληροφορία. Πρόκειται για μια χρήσιμη και κατανοητή μορφή επεξεργασμένων πρωτογενών στοιχείων που απεικονίζεται με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορεί να αξιοποιηθεί από την επιχείρηση. Στην έξοδο έχουμε την εκροή των πληροφοριών και τη διανομή τους στους χρήστες ανάλογα με το επίπεδο προσβασιμότητας που κατέχουν. Σαν τελευταίο στάδιο ορίζεται η ανάδραση η οποία έχει σχέση με τις εκροές που προκύπτουν από το σύστημα και τις διορθώσεις που πραγματοποιούν οι χρήστες αλληλεπιδρώντας με το σύστημα. Μία ακόμη διατύπωση της έννοιας των ERP εκφράζει και ο Bheshtiο οποίος χαρακτηρίζει τα συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων ως μία

23 επιχειρηματική λύση η οποία αυτοματοποιεί τις λειτουργίες της επιχείρησης και τις αποθηκεύει σε μια κοινή βάση δεδομένων από όπου μπορούν να ωφεληθούν όλα τα επίπεδα της επιχείρησης όπως φαίνονται στο σχήμα της εικόνας 10 που ακολουθεί (Laudon & Laudon, 2009). Εικόνα 10:Επίπεδα της επιχείρησης με τα αντίστοιχα συστήματα που ενώνει ένα ERP Κάθε επίπεδο της επιχείρησης διαθέτει και το ανάλογο σύστημα με σκοπό την παροχή καλύτερης πληροφόρησης. Το ERP είναι η «ομπρέλα» κάτω από την οποία συγκεντρώνονται όλα τα συστήματα που είναι εγκατεστημένα δημιουργώντας ένα ενοποιημένο σύστημα διαχείρισης των επιχειρηματικών διαδικασιών. Το λειτουργικό-εκτελεστικό επίπεδο της επιχείρησης (Operational Level) διαχειρίζεται τις βασικές λειτουργίες που είναι απαραίτητες για τη λειτουργία της επιχείρησης. Τα Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (Transaction Processing Systems) αναλαμβάνουν τη διεκπεραίωση των καθημερινών συναλλαγών και αποτελούν κύρια πηγή εισροής δεδομένων. Στην είσοδο έχουμε τις καθημερινές συναλλαγές που πραγματοποιούνται και τα καθημερινά γεγονότα τα οποία εν συνεχεία επεξεργάζονται, ταξινομούνται και ενημερώνονται. Από την επεξεργασία προκύπτουν εκροές με τη μορφή αναλυτικών αναφορών, λιστών και περιλήψεων. Ως χρήστες ορίζονται οι υπάλληλοι και οι επιβλέποντες.

24 Ακολουθεί το διοικητικό επίπεδο (Management Level) το οποίο ασχολείται με αναλύσεις και ελέγχους. Μπορεί να εξυπηρετηθεί από δύο τύπους συστημάτων: α)τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (Management Information Systems) και β)τα Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης (Decision Support Systems). Όσον αφορά τα MIS, στην είσοδο έχουμε τόσο περιληπτικά δεδομένα συναλλαγών όσο και μεγάλου όγκου δεδομένα τα οποία επεξεργάζονται με μια ανάλυση χαμηλού επιπέδου από όπου προκύπτουν περιλήψεις και αναφορές ως εκροές. Χρήστες αυτών των συστημάτων είναι τα μεσαία στελέχη της επιχείρησης. Επιπρόσθετα, υπάρχουν και τα DSS όπου χρησιμοποιούνται για την υποστήριξη των μεσαίων στελεχών στη λήψη αποφάσεων. Στην είσοδο υπάρχουν μικρού όγκου δεδομένα ή ακόμα και εκτεταμένες βάσεις δεδομένων, αναλυτικά μοντέλα και εργαλεία ανάλυσης δεδομένων. Αυτά επεξεργάζονται με τη μορφή προσομοιώσεων και αναλύσεων από όπου προκύπτουν ειδικές αναφορές και λύσεις σε τεθέντα ερωτήματα μείζονος σημασίας. Οι χρήστες μπορούν να είναι διευθύνοντα στελέχη και διευθυντές προσωπικού (O Brien, 2002). Τρίτο, και τελευταίο επίπεδο είναι το Στρατηγικό το οποίο εξυπηρετείται από τα Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης (Executive Support Systems). Στην είσοδο υπάρχουν εσωτερικά και εξωτερικά συγκεντρωτικά δεδομένα τα οποία επεξεργάζονται με τη χρήση γραφικών, προσομοιώσεων και αλληλεπιδράσεων. Αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας είναι η λήψη απαντήσεων σε προβλήματα και οι προβολές αποτελεσμάτων χρήσιμων για το σχεδιασμό της στρατηγική της επιχείρησης (Laudon & Laudon, 2006). Όπως αναφέρθηκε, ένα σύστημα ERP αποτελείται από πολλά επιμέρους συστήματα τα οποία επικοινωνούν μεταξύ τους και μοιράζονται δεδομένα και πληροφορίες. Αν θα θέλαμε να κάνουμε μία «ακτινογραφία» του συστήματος ώστε να παρατηρήσουμε τα δομικά στοιχεία του, θα βλέπαμε ότι κάθε σύστημα ERP αποτελεί προϊόν σύνθεσης πολλών υποσυστημάτων που ονομάζονται modules και μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες μιας επιχείρησης. Κάθε υποσύστημα είναι αυτόνομο αντιπροσωπεύοντας μια λειτουργική ενότητα της επιχείρησης και ταυτόχρονα αλληλοσχετιζόμενο με τα υπόλοιπα modules (Beheshti, 2006). Τα βασικότερα υποσυστήματα τα οποία θα πρέπει να περιέχει ένα σύστημα ERP παρουσιάζονται στην εικόνα 11 που ακολουθεί:

25 Εικόνα 11:Βασικά υποσυστήματα (modules) των ERP Πηγή: Κάθε υποσύστημα επικοινωνεί με τα υπόλοιπα υποσυστήματα παρέχοντας ολοκληρωμένη πληροφόρηση ανά πάσα στιγμή για όλα τα τμήματα της επιχείρησης. Έτσι λοιπόν ως βασικά modules έχουμε: Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας και προμηθευτών Διαχείριση ανθρωπίνου Δυναμικού Διαχείριση παραγωγικής δραστηριότητας & παροχής υπηρεσιών Οικονομική διαχείριση Διαχείριση πελατειακών σχέσεων Ιστορική εξέλιξη Η διερεύνηση της εμφάνισης και της ιστορικής πορείας των συστημάτων ERP προϋποθέτει την αναφορά του γενικού ιστορικού πλαισίου των εφαρμογών που αναπτύχθηκαν με σκοπό την υποστήριξη των επιχειρήσεων. Πριν την εμφάνιση των συστημάτων υποβοήθησης των επιχειρήσεων υπήρχε η μέθοδος η οποία αναπτύχθηκε με βάση τη διαχείριση και τον έλεγχο αποθεμάτων. Αρχικά οι επιχειρήσεις προσπαθούσαν να ανταπεξέλθουν στις απαιτήσεις των πελατών διατηρώντας υψηλά αποθέματα, όμως αυτό δεν ήταν εφικτό για προϊόντα τα οποία είχαν μικρό κύκλο ζωής. Με την πάροδο των ετών το υψηλό κόστος διατήρησης των αποθεμάτων αυξανόταν όλο και περισσότερο οδηγώντας τις επιχειρήσεις στην υιοθέτηση νέων μεθόδων

26 εξοικονόμησης. Η εμφάνιση των υπολογιστών έδωσε τη δυνατότητα. μηχανογράφησης των παραγγελιών και ταυτόχρονα τη δυνατότητα αναδρομής σε παρελθοντικά δεδομένα για την παρακολούθηση των αποθεμάτων και της ταχύτητας με την οποία κινούνται. Ένα νέο σύστημα διαχείρισης των αποθεμάτων κάνει την εμφάνισή του με την ονομασία «Reorder Point» ή «Economic Order Quantity». Σύμφωνα με αυτό το σύστημα η παραγγελία γινόταν κατόπιν εξέτασης του κόστους λήψης παραγγελίας σε συνάρτηση με το κόστος διατήρησης αποθεμάτων. Με αυτό τον τρόπο γινόταν ο υπολογισμός της ιδανικότερης ποσότητας παραγγελίας με τον πιο οικονομικό τρόπο. Όμως η ζήτηση των ετοίμων προϊόντων δεν είναι κάτι το οποίο μπορεί να ελεγχθεί ούτε μπορεί να παραμείνει αμετάβλητο και κατά συνέπεια η ζήτηση για πρώτες ύλες εξαρτάται από αυτήν. Έτσι δημιουργήθηκε η ανάγκη εύρεσης καταλληλότερης μεθόδου η οποία προκειμένου να ικανοποιήσει την μεταβαλλόμενη ζήτηση θα λάμβανε υπόψη κάθε φορά και τις πρώτες ύλες που απαιτούνταν για την παραγωγή τους. Η νέα μέθοδος έγινε γνωστή με την ονομασία MRP (Material Requirement Planning) δηλαδή «Προγραμματισμός Απαιτήσεων Υλικού» και έκανε την εμφάνισή της το Η χρήση ενός πρότυπου πλάνου προγραμματισμού της παραγωγής με βάση το χρόνο (Master Production Schedule) σε συνδυασμό με τον καθορισμό της λίστας των υλικών που απαιτούνται για την παραγωγή (Bill Of Material), γνωστό ως «φασεολόγιο», έδωσε τη δυνατότητα προσδιορισμού των ακριβών ποσοτήτων που απαιτούνταν για την κάλυψη της παραγωγής (Jacobs, R. F. & Weston F.C., 2007). Η αύξηση της παραγωγικότητας των επιχειρήσεων, η διατήρηση του αποθέματος σε ρεαλιστικά επίπεδα και η έγκαιρη αποστολή των ετοίμων προϊόντων στους πελάτες ήταν μερικά από τα οφέλη που προέκυπταν από την εμφάνιση των MRP συστημάτων. Ήταν όμως αρκετό; Παρά την επιτυχία της μεθόδου υπήρχε ένα βασικό στοιχείο το οποίο έπρεπε να ληφθεί υπόψη, οι διαθέσιμοι πόροι της επιχείρησης. Ακόμα και αν υπάρχει σωστή διαχείριση των αποθεμάτων και της παραγωγής λείπει ένα βασικό συστατικό στοιχείο το οποίο αφορά τους απαραίτητους πόρους για την υλοποίηση της παραγωγικής διαδικασίας. Προκειμένου να καλυφθεί το συγκεκριμένο κενό το 1980 κάνει την εμφάνισή του ο Προγραμματισμός των Παραγωγικών Πόρων (Manufacturing Resource Planning) γνωστός ως MRPII. Το νέο σύστημα αποτελεί επέκταση του ήδη υπάρχοντος MRP με την εξαίρεση ότι γινόταν ένας συνδυασμός της διαχείρισης των πόρων της επιχείρησης

27 με άλλες επιπρόσθετες λειτουργίες της απαραίτητες για την ολοκληρωμένη παρακολούθησή της. Οι πρόσθετες λειτουργίες αφορούσαν την οικονομική διαχείριση της επιχείρησης σε συνδυασμό με τον προγραμματισμό της παραγωγής και τον προγραμματισμό των απαιτήσεων των υλικών. Θα λέγαμε κατά κάποιο τρόπο ότι είναι η πρώτη φορά κατά την οποία εξετάζεται μια επιχείρηση στο σύνολό της χωρίς να γίνεται το κέντρο προσοχής αποκλειστικά και μόνο ο προγραμματισμός μιας λειτουργίας της (Gupta, 2000). Νέα εργαλεία και συστήματα κάνουν την εμφάνισή τους με σκοπό την καλύτερη υποστήριξη των επιχειρήσεων ενισχύοντας την δραστηριότητα του MRP μερικά από τα οποία παρουσιάζονται στην εικόνα 12 (Monk, Wagner, 2006). Τα πιο γνωστά είναι τα συστήματα: CAD: Computer Aided Design CIM: Computer Integrated Manufacturing COM: Customer Oriented Manufacturing CAM: Computer Aided Manufacturing DRP : Distribution Requirements Planning Εικόνα 12:Πρόσθετα συστήματα σε συνδυασμό με το MRP Πηγή: mponents%20of%20computer%20integrated%20manufacturing%20systems.png

28 Η αδυναμία παρακολούθησης του συνόλου των συστημάτων που υπάρχουν εγκατεστημένα σε μία επιχείρηση και η απουσία σύνδεσης μεταξύ τους για την εξαγωγή πληροφοριών χρήσιμων για την επιχείρηση οδήγησαν στη γέννηση των συστημάτων ERP. Αρχές της δεκαετίας του 1990 έχουμε την εμφάνιση των πρώτων συστημάτων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων με την Gartner Group ως πρώτη ερευνητική εταιρεία που χρησιμοποίησε τη συγκεκριμένη ορολογία. Στην εικόνα 13 φαίνονται τα στάδια μετάβασης μέχρι την εμφάνιση των Πληροφοριακών Συστημάτων MRP 1980 MRP II 1990 ERP Εικόνα 13:Στάδια εξέλιξης συστημάτων ERP Πλέον, δίνεται η δυνατότητα ενοποίησης των δεδομένων τα οποία αποθηκεύονται σε μία κεντρική βάση με δυνατότητα πρόσβαση σε εργαζομένους διαφορετικών τμημάτων. Έτσι η πληροφορία δεν περιορίζεται αυστηρά στα πλαίσια του κάθε τμήματος με αποτέλεσμα να λαμβάνονται καλύτερες αποφάσεις. Με την δημιουργία υποστηρικτικών υπηρεσιών, όπως τoσύστημα διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας, τον ανασχεδιασμό των επιχειρησιακών διαδικασιών και την εξέλιξη της τεχνολογίας με την αύξηση των δυνατοτήτων των υπολογιστών, κατάφεραν τα συστήματα ERP να εδραιώσουν την σημασία τους ως αναπόσπαστο κομμάτι των επιχειρήσεων. Το υψηλό ποσοστό αγορών συστημάτων ERP, το οποίο αποτέλεσε αντικείμενο με τις υψηλότερες πωλήσεις τη δεκαετία του 1980 και 1990, εκδήλωνε την αλλαγή της νοοτροπίας των επιχειρήσεων και την εισχώρηση των συστημάτων στον πυρήνα λειτουργίας των περισσοτέρων επιχειρήσεων. Εντούτοις δεν ήταν λίγες οι επιχειρήσεις οι οποίες παρά

29 το υψηλό κόστος καταβολής στις προμηθεύτριες εταιρείες λογισμικού δεν κατάφεραν να συμβαδίσουν με τη νέα κουλτούρα που συνόδευε το προς εγκατάσταση λογισμικό. Δεν αρκεί λοιπόν η αγορά ενός συστήματος υψηλού κόστους για την εξασφάλιση της επιτυχίας μιας επιχείρησης. Υπάρχουν πολλοί παράγοντες οι οποίοι εμπλέκονται στην διασφάλιση της εγκατάστασης ενός υγιούς και ποιοτικού συστήματος με υψηλή διάρκεια ζωής το οποίο θα αναβαθμίσει την ολοκληρωμένη διαχείριση της επιχείρησης και θα αποτελέσει επιτυχή επένδυση για την επιχείρηση. Σημαντικό ρόλο διαδραμάτισε και η ανάπτυξη του Διαδικτύου μέσω της οποίας υπήρχε η δυνατότητα διάθεσης και διαχείρισης των δεδομένων ανά πάσα στιγμή. Από τη στιγμή εκείνη υπήρχε η δυνατότητα εγκατάστασης της εφαρμογής στον κεντρικό υπολογιστή αποκαλούμενο server με τους χρήστες του συστήματος να έχουν πρόσβαση από οποιονδήποτε υπολογιστή γνωστοί ως clients και μία ενιαία βάση δεδομένων Database ξεφεύγοντας από τα περιορισμένα όρια της επιχείρησης όπως φαίνεται στην εικόνα 14 (Hayman, 2000). Εικόνα 14:Web Based σύστημα ERP Οι βάσεις για την δημιουργία της «Ψηφιακής Εταιρείας» είχαν τεθεί. Η έννοια του ηλεκτρονικού εμπορίου γίνεται αντικείμενο προσοχής από τον επιχειρηματικό κόσμο στην προσπάθεια κάλυψης όλο και μεγαλύτερου μεριδίου αγοράς τη στιγμή της

30 επιταχυνόμενης εξάπλωσης του Διαδικτύου. Τα Πληροφοριακά Συστήματα καθιστούν δυνατή τη σύνδεση της επιχείρησης με τους αγοραστές-πελάτες και τους προμηθευτές την ανταλλαγή προϊόντων, υπηρεσιών, πληροφοριών και την πραγματοποίηση πληρωμών. Το περιβάλλον της «Ψηφιακής εταιρείας» απεικονίζεται στην παρακάτω εικόνα 15 (Laudon & Laudon, 2004). Πελάτες Τράπεζες & άλλοι οργανισμοί Προμηθευτές Ψηφιακή εταιρεία Εργοστάσια παραγωγής Διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας Εξωτερικοί συνεργάτες Εικόνα 15:Το περιβάλλον της Ψηφιακής Εταιρείας Οφέλη και αρνητικές επιπτώσεις Η ολοκληρωμένη διερεύνηση ενός πληροφοριακού συστήματος ERP προϋποθέτει την παράθεση τόσο των οφελών όσο και των αρνητικών επιπτώσεων που προκύπτουν από τη χρήση του. Τα οφέλη τα οποία προκύπτουν είτε βραχυπρόθεσμα είτε μακροπρόθεσμα είναι ποικίλα, όμως θα μπορούσαν να συνοψιστούν ως εξής (Gupta, 2000 & Beheshti, 2006): Μηχανογράφηση των διαδικασιών της επιχείρησης για καλύτερη διαχείριση των πληροφοριών Μείωση των λειτουργικών εξόδων της επιχείρησης Αύξηση της αποδοτικότητας λόγω της αυτοματοποίησης των διαδικασιών Αύξηση ικανοποίησης του πελάτη λόγω ταχύτερης και βελτιωμένης εξυπηρέτησής του Απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος έναντι ανταγωνιστών

31 Μειωμένο ποσοστό λαθών λόγω της ενιαίας βάσης δεδομένων στην οποία έχουν πρόσβαση οι μέτοχοι της εταιρείας Βελτίωση της ποιότητας τόσο στις διαδικασίες που ακολουθούνται όσο και στα παραχθέντα προϊόντα και υπηρεσίες. Ευελιξία στις αλλαγές που επιβάλλονται από το εξωτερικό περιβάλλον (πχ. Αλλαγή συντελεστών ΦΠΑ) Καλύτερη και ταχύτερη πληροφόρηση των στελεχών της επιχείρησης με τη μορφή αναφορών οι οποίες προέρχονται από το σύνολο των δεδομένων της επιχείρησης και μάλιστα σε πραγματικό χρόνο. Θέτει τις βάσεις για τη δραστηριοποίηση της επιχείρησης στο ηλεκτρονικό εμπόριο Ασφάλεια λόγω της διαφάνειας όσον αφορά την πρόσβαση στον πηγαίο κώδικα Από την άλλη μεριά δεν πρέπει να αγνοήσουμε το γεγονός της αποκόμισης μειονεκτημάτων εκτός από τα οφέλη. Τα μειονεκτήματα που προκύπτουν είναι σαφώς πολύ λιγότερα από τα πλεονεκτήματα, ωστόσο δεν χρήζουν μικρότερης σημασίας. Το πρώτο και βασικότερο μειονέκτημα το οποίο ταυτόχρονα αποτελεί και ανασταλτικό παράγοντα υιοθέτησης ενός ERP συστήματος είναι το κόστος. Το κόστος εγκατάστασης ενός συστήματος ERP δεν περιορίζεται μόνο στο κόστος απόκτησής του αλλά και στα υπόλοιπα κόστη τα οποία το συνοδεύουν όπως το κόστος του κατάλληλου εξοπλισμού, το κόστος συντήρησης, ανανέωσης των αδειών, αναβάθμισης του συστήματος και άλλα. Τα υπόλοιπα μειονεκτήματα παρουσιάζονται ως εξής (Laudon & Laudon, 2009): Πιθανή έλλειψη υποστήριξης Δημιουργία πολλαπλών διακλαδώσεων (forking) Επίπεδο ωριμότητας του ERP Έλλειψη ευχρηστίας Χρόνος εγκατάστασης ενός συστήματος ERP Χρόνος εκπαίδευσης και προετοιμασίας των χρηστών Πρόβλημα συμβατότητας με ήδη υπάρχοντα λογισμικά της επιχείρησης Αβέβαιο αποτέλεσμα της επένδυσης λόγω μη προσαρμογής της επιχείρησης στο σύστημα. Πρόβλημα ασφάλειας λόγω της πιθανής υποκλοπής στοιχείων

32 2.3 Μεθοδολογία εγκατάστασης ενός συστήματος ERP Οι μικρές ή οι μεσαίες επιχειρήσεις έχουν τη δυνατότητα επιλογής ενός εκ των πολλών συστημάτων ERP που υπάρχουν στην αγορά ανάμεσα σε εμπορικά ERP και σε ERP των οποίων ο πηγαίος κώδικας διατίθεται ελεύθερα (Open Source). Από την άλλη μεριά, οι μεγάλες επιχειρήσεις λόγω του μεγάλου όγκου των επιχειρησιακών διαδικασιών τους οδηγούνται στην επιλογή μεγάλων πακέτων ERP με αυξημένη πολυπλοκότητα τόσο στην υλοποίηση όσο και στην διαχείρισή τους, ώστε έχουν μειωμένη δυνατότητα επιλογής ανάμεσα στα συστήματα που υπάρχουν στην αγορά. Απευθυνόμενοι στις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, επιλογές επιτυχούς εγκατάστασης ενός συστήματος ERP έχουν ως εξής (Herzog, 2006 & Επιλογή ενός πακέτου ERP και μόχλευση των δυνατοτήτων του Ανάπτυξη λογισμικού ERP ξεχωριστά Ενσωμάτωση των καλύτερων πρακτικών από ERP πακέτα Παράγοντες διασφάλισης επιτυχούς εφαρμογής ενός ERP Η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP δημιουργεί αυτόματα την ανάγκη προσδιορισμού του τρόπου λειτουργίας της επιχείρησης τώρα (As is) και στο μέλλον (To be). Είναι κατανοητό λοιπόν πως προκειμένου μια επιχείρηση να προχωρήσει στην εγκατάσταση ενός πληροφοριακού συστήματος θα πρέπει πρώτα να προβεί σε ορισμένες αναγκαίες ενέργειες ώστε να πραγματοποιηθεί η σωστή επιλογή του συστήματος το οποίο θα καταφέρει να εξυπηρετεί τις λειτουργίες της επιχείρησης τώρα αλλά και στο μέλλον. Σύμφωνα με το White Paper από Epicor, η επιτυχία εγκατάστασης ενός πληροφοριακού συστήματος θα μπορούσε να συνοψιστεί στους παράγοντες που ακολουθούν (Epicor whitepaper, 2014). I. Δημιουργία διαλειτουργικής ομάδας: Με τη δημιουργία διαλειτουργικών ομάδων η επιχείρηση εξασφαλίζει την κάλυψη των τμημάτων της, όσον αφορά το επίπεδο των λειτουργιών, και την δημιουργία μιας ενσωματωμένης ομάδας εντός της επιχείρησης για την γενική οδήγηση της επιτυχίας του πρότζεκτ. Κατά κάποιο τρόπο θα λέγαμε ότι με τη δημιουργία τέτοιων ομάδων προετοιμάζεται η επιχείρηση για την επιτυχημένη μετάβαση ολόκληρης της επιχείρησης

33 στο νέο σύστημα. Οι ομάδες θα πρέπει να εμπεριέχουν τις παρακάτω βασικές οργανωτικές λειτουργίες: Διαχείριση έργου: Αυτή η λειτουργία διαχειρίζεται το πρότζεκτ που βασίζεται στο πλαίσιο, τους διαθέσιμους πόρους, τον προϋπολογισμό και τα βασικά ορόσημα. Πολύ λίγες επιχειρήσεις έχουν την εμπειρία και το εύρος ζώνης εντός της επιχείρησης για την εκτέλεση ενός τόσο μεγάλου και πολύπλοκου πρότζεκτ γι αυτό και οι περισσότερες καταφεύγουν στη σύναψη συνεργασίας με τον προμηθευτή της εφαρμογής. Τεχνολογία πληροφοριών: Η εγκατάσταση ενός πληροφοριακού συστήματος αυτόματα δημιουργεί την ανάγκη αναβάθμισης των δεξιοτήτων του προσωπικού λόγω της μετάβασης από την παλαιότερη τεχνολογία προς ένα πιο καθιερωμένο περιβάλλον ανεπτυγμένου τεχνολογικού επιπέδου. Συγκεκριμένες περιοχές κλειδιά που πρέπει να προετοιμαστούν από την διαλειτουργική ομάδα κατά τη διάρκεια της εγκατάστασης περιλαμβάνουν: Κατανόηση της διαμόρφωσης του υλικού (hardware) για την υποστήριξη καλύτερης απόδοσης του συστήματος. Ικανότητα εξαγωγής δεδομένων από το υπάρχον σύστημα (legacy system) για μετατροπή στο νέο ERP σύστημα. Γνώση λήψης και εφαρμογής μπαλωμάτων και service packs. Ανάπτυξη «καλών πρακτικών» για τη διατήρηση ενός προγράμματος δοκιμής νέων εκδόσεων, προσαρμογών ή διορθώσεων. Εκτελεστική διαχείριση: Με τη συγκεκριμένη λειτουργία έχουμε την ουσιαστική εμπλοκή των εκτελεστικών οργάνων της επιχείρησης για την επίλυση τυχόν εσωτερικών διαφορών. Κατανοώντας την κουλτούρα της επιχείρησης, η οποία είναι συνδυασμός της κουλτούρας και συνήθειας των ανθρώπων που προσλαμβάνονται από την επιχείρηση, και από τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η επιχείρηση, δίνεται η δυνατότητα κατεύθυνσης των εργαζομένων προς την: Πιστή εφαρμογή των επιχειρησιακών πρακτικών της επιχείρησης.

34 II. III. Κατανόηση της «Μεγάλης Εικόνας» (big picture) που απαιτεί το ERP για μια σωστή συνεργασία. Συνέπεια ως προς τα δεδομένα και τον τρόπο συλλογής τους. Καθορισμός προσδοκιών: Σε αυτόν τον παράγοντα περιλαμβάνονται οι τεχνικές πρόβλεψης και μετριασμού αντίστασης των μετόχων. Στην πλειοψηφία τους οι αλλαγές επιφέρουν και ένα μεγάλο κύμα αντιδράσεων με τελικό αποτέλεσμα την μη εναρμόνιση με το νέο προς εφαρμογή σύστημα. Προκειμένου λοιπόν να μειωθούν ή να επαλειφθούν τυχόν αρνητικές αντιδράσεις είναι σημαντική η ανάπτυξη κατάλληλων μεθόδων ώστε να δημιουργηθεί ένα κλίμα ενθουσιασμού και ορμής για το συγκεκριμένο project. Σε μία επιχείρηση ως μέτοχοι νοούνται όλοι όσοι μετέχουν στην εξασφάλιση της λειτουργίας της επιχείρησης γι αυτό και είναι σημαντική η παρακίνησή τους προς την ενθουσιώδη αποδοχή του νέου συστήματος. Η θετική παρακίνηση των μετόχων προς το νέο σύστημα θα μπορούσε να πραγματοποιηθεί με ποικίλους τρόπους. Οι πιο επιτυχημένοι είναι οι εξής: Καθορισμός κριτηρίων επιτυχίας του έργου Εκτέλεση ανάλυσης των υποδομών Σχεδιασμός πλάνου επικοινωνίας για τους μετόχους Ανάπτυξη πλάνου για δημιουργία ευνοϊκού κλίματος προς το project Μόχλευση εκτελεστικών χορηγών Εναρμόνιση επιχειρηματικών διαδικασιών με το νέο σύστημα: Προκειμένου να δημιουργηθούν νέες επιχειρηματικές διαδικασίες, οι οποίες θα συγχρονίζονται με το νέο σύστημα, υπάρχουν μέσα τα οποία βοηθούν στην επίτευξη αυτού του παράγοντα. Αρκετές φορές κρίνεται απαραίτητη η χρήση μιας υγιούς επιχειρηματικής περίπτωσης με συναφές αντικείμενο ενασχόλησης, η οποία χρησιμοποιείται ως πρότυπο ώστε να συμβάλλει στο σχεδιασμό και την λήψη αποφάσεων για τη διαμόρφωση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις όπου ο ίδιος ο προμηθευτής του λογισμικού καθορίζει και κατά κάποιο τρόπο θα λέγαμε ότι χαρτογραφεί τις διαδικασίες στα πλαίσια εξασφάλισης των καλών πρακτικών. Ανεξάρτητα από τον τρόπο σχεδιασμού των επιχειρηματικών διαδικασιών, αυτό που

35 προκύπτει είναι η αυτοματοποίηση των διαδικασιών η οποία οδηγεί στην αύξηση του επιπέδου συνέπειας όσον αφορά τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. IV. Σταδιακή προσέγγιση εφαρμογής: Η αυστηρότητα στην έκταση του αρχικού πλάνου είναι κρίσιμη καθώς αρκετές φορές οι αλλαγές που πραγματοποιούνται είναι δικαιολογημένες. Από την άλλη μεριά, καλό θα είναι να υπάρχει ένα συγκεκριμένο πλάνο που θα αφορά την λειτουργικότητα και τον προϋπολογισμό του συστήματος. Το φαινόμενο το οποίο είναι γνωστό ως «toy box effect» μπορεί να αποβεί μοιραίο για την επιχείρηση καθώς μόλις οι χρήστες ανακαλύψουν τις λειτουργίες του νέου συστήματος επιθυμούν όλες τις λειτουργίες άμεσα, χωρίς να υπολογίζουν το βαθμό συνάφειάς τους με το αντικείμενο δραστηριότητας της επιχείρησης. Βάζοντας προτεραιότητα ανάμεσα στις λειτουργίες που χρειάζεται η επιχείρηση από την πρώτη κιόλας μέρα μετά την εγκατάσταση του συστήματος και στις υπόλοιπες λειτουργίες -που δε θα ήταν και άσχημο να έχει- καταφέρνει να ξεχωρίσει αυτές που είναι βασικές και πρέπει να υλοποιηθούν άμεσα από αυτές που δεν είναι απαραίτητες για την δεδομένη στιγμή και ίσως να μη χρειαστούν και ποτέ. V. Καθορισμός χρόνου και οικονομικών επενδύσεων: Ακόμα και αν η επιχείρηση προβεί σε αυτού του είδους την επένδυση έπειτα από κατάλληλη μελέτη και εκτίμηση των οικονομικών παραγόντων σε συνάρτηση με τον παράγοντα χρόνο, υπάρχει και ένας ακόμη παράγοντας ο οποίος θεωρείται ως απαραίτητη επένδυση. Η επιτυχία και η απόδοση της επένδυσης ενός συστήματος ERP είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με τους τελικούς χρήστες του προγράμματος. Είναι λοιπόν αναγκαία η λήψη κατάλληλων μέτρων για την εξασφάλιση της σωστής εκπαιδευτικής κατάρτισης των μετόχων της επιχείρησης όχι μόνο πριν την εγκατάσταση αλλά και σε μια διαρκή βάση ξεφεύγοντας από τις τυπικές και ανιαρές μεθόδους εκμάθησης. Μία μέθοδος που χρησιμοποιείται είναι το lunch-and-learns όπου η εταιρεία παρέχει εκπαίδευση κατά τη διάρκεια ενός γεύματος. Ακόμη, υπάρχει η μέθοδος war room όπου οποιαδήποτε στιγμή της ημέρας οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στο νέο λογισμικό σε ξεχωριστούς σταθμού

36 εργασίας. Με αυτό τον τρόπο μπορούν να έχουν πρόσβαση στο εκπαιδευτικό περιεχόμενο για πρακτική χωρίς να αποσπάται η προσοχή τους από εξωτερικά ερεθίσματα όπως τηλεφωνήματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ( ). Με την κατανόηση των πέντε αυτών παραγόντων οδηγείται η επιχείρηση στην έγκαιρη, εντός πεδίου, επιτυχημένη και εντός προϋπολογισμού εφαρμογής. Ένα σύστημα ERP αποτελεί τόσο χρονική όσο οικονομική επένδυση γι αυτό και η εξ αρχής κατανόηση αυτής της μορφής επένδυση μειώνει την πιθανότητα αστοχίας του συστήματος ώστε να υποστηρίξει την επιχείρηση χωρίς να υπάρξει οποιαδήποτε χρονική και οικονομική επίπτωση Επιλογή ενός πακέτουerp Από τη στιγμή που αποφασίζει μια επιχείρηση να προχωρήσει στην εγκατάσταση ενός συστήματος ERP θα πρέπει να μπει στη διαδικασία επιλογής του καταλληλότερου για αυτήν συστήματος. Αρκετές επιχειρήσεις προβαίνουν στην επιλογή ενός συστήματος με βάση την δημοτικότητά του ή σύμφωνα με το σύστημα το οποίο έχουν εγκαταστήσει οι ανταγωνιστές του πράγμα το οποίο ουκ ολίγες φορές έχει αποβεί μοιραίο για την επιχείρηση. Πλέον υπάρχει ποικιλία συστημάτων ERP λόγω του πρόσφορου εδάφους που έχει δημιουργηθεί με βάση το υψηλό επίπεδο μηχανογράφησης που ακολουθούν οι επιχειρήσεις στο σύνολό τους, πράγμα το οποίο δίνει τη δυνατότητα επιλογής. Προκειμένου η επιχείρηση να επιλέξει το κατάλληλο για εκείνη ERP υπάρχουν συγκεκριμένα στάδια τα οποία πρέπει να ακολουθηθούν (Christian Nebenfuhr, 2005): Ανάλυση των διεργασιών της επιχείρησης Ανάλυση των εννοιών των πακέτων ERP Προεπιλογή των πακέτων που υποστηρίζουν τις διεργασίες της επιχείρησης Επιλογή έπειτα από ημερίδες και εκτιμήσεις διαφόρων παραγόντων Ανασχεδιασμός έναντι εξατομίκευσης (re-engineering Vs customization) Προσπάθεια έναντι οφελών Εφαρμογή

37 2.3.3 Λόγοι αποτυχίας ενός ERP Η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP αποτελεί επένδυση και όπως σε κάθε επένδυση έτσι και σε αυτήν εισάγεται το στοιχείο του κινδύνου εκτός από την απόδοση της επένδυσης (Return On Investment). Οι κυριότεροι παράγοντες που μπορούν να χαρακτηρίσουν την επένδυση του συστήματος ως αποτυχημένη παρατίθενται ως εξής (Chen, 2001): Λανθασμένη καταγραφή των απαιτήσεων του συστήματος Αδυναμία εφαρμογής ενός συγκεκριμένου χρονικού και οικονομικού προϋπολογισμού κατά την εγκατάσταση Ανεπαρκής εκπαίδευση των χρηστών Λανθασμένη επιλογή πολύπλοκου συστήματος Αδυναμία κατανόησης της «μεγάλης ιδέας» του συστήματος 2.4 Συστήματα ERP ανοιχτού κώδικα Όπως γνωρίζουμε, οι επιχειρήσεις έχουν ως σκοπό την μεγιστοποίηση της κερδοφορίας τους πράγμα το οποίο επιτυγχάνεται με την μείωση του κόστους γι αυτό και ο κύριος λόγος ο οποίος οδηγεί μια επιχείρηση στην επιλογή ενός ERPανοιχτού κώδικα είναι οικονομικός. Ένα εμπορικό ERP «κουβαλάει» το αρχικό κόστος αγοράς του πακέτου στο οποίο προστίθεται το κόστος εγκατάστασης, υποστήριξης, το κόστος παραμετροποίησης για την κάλυψη των αναγκών της επιχείρησης και το κόστος του υλικού (hardware). Τα ERP ανοιχτού κώδικα παρουσιάζονται ως ένα εναλλακτικό μοντέλο υποστήριξης στη λήψη αποφάσεων μιας επιχείρησης με κύριο όφελος την μειωμένη δαπάνη απόκτησης και εγκατάστασής του Ορισμός ERP ανοιχτού κώδικα (Open Source ERP) και οι άδειες χρήσης του Σε μια προσπάθεια προσδιορισμού της έννοιας των πληροφοριακών συστημάτων Ανοιχτού Κώδικα θα λέγαμε πως αντιπροσωπεύουν τα συνήθη συστήματα ERP με τη διαφορά ότι το λογισμικό διατίθεται μέσα από κανάλια διανομής και υπάρχει άμεση δυνατότητα επέμβασης στον πηγαίο κώδικα ο οποίος διατίθεται μαζί με το λογισμικό. Για τη διανομή του υλικού απαραίτητη προϋπόθεση είναι η εξασφάλιση ειδικής αδείας η οποία και θέτει τους όρους σύμφωνα με τους οποίους θα γίνει η διανομή του λογισμικού. Οι πιο διαδεδομένες και ιδιαίτερα αξιόπιστες είναι η GPL (General Public License) και η MIT (Massachusetts Institute of Technology). Στην προσπάθεια μετατροπής του κώδικα σε ένα είδος εμπορικής δραστηριότητας δημιουργήθηκε ο όρος

38 copyleft ο οποίος περιλαμβάνεται στις περισσότερες άδειες εξασφαλίζοντας τη δημοσιοποίηση του πηγαίου κώδικα μαζί με τις τροποποιήσεις του λογισμικού. Το λογότυπο του όρου φαίνεται στην εικόνα 16 ( Εικόνα16:Copyright και Copyleft license Πηγή: Κριτήρια επιλογής ενός Open Source ERP Προκειμένου μία επιχείρηση να οδηγηθεί στην επιλογή ενός πληροφοριακού συστήματος ανοιχτού κώδικα θα πρέπει να λάβει υπόψη της κάποια βασικά κριτήρια τα οποία θα την οδηγήσουν στην βέλτιστη επιλογή. Τα κυριότερα κριτήρια χωρίζονται με βάση το αντικείμενο αναφοράς τους. Έτσι έχουμε κριτήρια: Βάση της λειτουργικότητας του συστήματος: Σε αυτή την περίπτωση εξετάζονται σημαντικοί παράγοντες που αφορούν τη λειτουργία του συστήματος και κατά πόσο αυτό μπορεί να ικανοποιήσει την ίδια την επιχείρηση. Τέτοιες περιπτώσεις αποτελεί το ποσοστό κάλυψης των διεργασιών της επιχείρησης από το ERP, η απόδοση του συστήματος και η δυνατότητά του να συνεργαστεί με ήδη υπάρχοντα εγκατεστημένα συστήματα ή συστήματα που υπάρχει πιθανότητα να συνδεθούν μελλοντικά στα πλαίσια του To_Be πλάνου της επιχείρησης. Βάση των τεχνικών του χαρακτηριστικών: Ως τεχνικά χαρακτηριστικά ορίζονται όλα εκείνα τα στοιχεία τα οποία έχουν σχέση με το τεχνικό κομμάτι του συστήματος. Κύριο και βασικότερο κριτήριο είναι η βάση δεδομένων που θα χρησιμοποιεί το σύστημα προκειμένου να λειτουργεί σωστά. Στη συνέχεια έρχεται η γλώσσα προγραμματισμού η οποία και καθορίζει το επίπεδο δυσκολίας όσον αφορά την παραμετροποίηση-εξατομίκευση του συστήματος. Βάση των χαρακτηριστικών του λογισμικού: Βασικό κριτήριο στην επιλογή ενός ERP ανοιχτού κώδικα είναι τα χαρακτηριστικά τα οποία το συνοδεύουν. Πρώτα από όλα μπαίνει το στοιχείο της υποστήριξης και της εξασφάλισης της

39 συνέχειας του συστήματος. Σημαντικό ρόλο σε αυτό παίζει η κοινότητα μέσω της οποίας ένα ERP καθίσταται βιώσιμο και κατάλληλο προς υιοθέτηση από τις επιχειρήσεις πράγμα το οποίο μπορεί να εξετασθεί με βάση την δραστηριότητα της κοινότητας, το ρυθμό με τον οποίο γίνονται οι αναβαθμίσεις και το επίπεδο ανταπόκρισης ερωτημάτων στο forum της κοινότητας. Επίσης, τίθενται θέματα που έχουν να κάνουν με τις ελευθερίες και τις παροχές που εξασφαλίζει ο χρήστης του συστήματος με την απόκτηση της άδειας χρήσης του λογισμικού. Τέλος, εξετάζεται το πλήθος των συνεργατών που μπορούν να υποστηρίξουν το σύστημα και μάλιστα σημαντικό ρόλο παίζει η εντοπιότητά τους με στόχο την παροχή καλύτερης υποστήριξης. Επιπρόσθετα υπάρχουν και άλλα κριτήρια τα οποία βοηθούν στην επιλογή του καταλληλότερου λογισμικού εξίσου σημαντικά και μπορούν να κατηγοριοποιηθούν σε 5 μεγάλες κατηγορίες. Λειτουργική προσαρμογή Ευελιξία Υποστήριξη Συνέχεια Ωριμότητα Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα επιλογής ενός Open Source ERP Από την επιλογή ενός ERP ανοιχτού κώδικα μπορούν να υπάρξουν τόσο πλεονεκτήματα όσο και μειονεκτήματα. Αν θα μπορούσαμε να συνοψίσουμε τα πλεονεκτήματα που πηγάζουν από ένα τέτοιο πληροφοριακό σύστημα τότε θα καταλήγαμε στα εξής ( Χαμηλό κόστος απόκτησης σε σχέση με τα εμπορικά συστήματα που υπάρχουν στην αγορά. Πλήρης πρόσβαση στον πηγαίο κώδικα Ευκολότερη παραμετροποίηση για την κάλυψη των αναγκών της επιχείρησης Μειωμένο ή δωρεάν κόστος αναβάθμισης Υποστηρίζει πολλαπλούς οργανισμούς και γλώσσες Μετατρέπεται σε περιουσιακό στοιχείο της επιχείρησης και αυξάνει την υπεραξία της Αυξημένο ποσοστό συνεργατικότητας με άλλα συστήματα

40 Άμεσο οικονομικό κέρδος και σε βάθος χρόνου Παρά το όφελος που μπορεί να αποφέρει η εγκατάσταση ενός ERP ανοιχτού κώδικα, υπάρχουν και κάποιες αρνητικές επιπτώσεις που συνοδεύουν αυτή την επιλογή. Πιο συγκεκριμένα, το κύριο μειονέκτημα που προκύπτει είναι το ρίσκο που παίρνει η επιχείρηση όσον αφορά την υποστήριξη και την ανάπτυξη του συστήματος. Όσο υπάρχει κοινότητα, αυτόματα υπάρχει ενδιαφέρον και συνέχεια στο ERP που έχει αναπτυχθεί. Αντίθετα, όταν πάψει να υπάρχει κοινότητα και δεν υπάρχει υποστήριξη από τους προγραμματιστές, οι οποίοι το ανέπτυξαν, τότε η επιχείρηση καλείται είτε να καταφύγει σε ένα άλλο σύστημα είτε να βρει τρόπο να διατηρήσει το ήδη υπάρχον σύστημα, δηλαδή να αποταθεί σε προγραμματιστές που είναι γνώστες του αντικειμένου. Και στις δύο περιπτώσεις υπάρχουν σημαντικές επιπτώσεις κυρίως οικονομικού χαρακτήρα. Ένα ακόμη σημαντικό μειονέκτημα είναι η έλλειψη αξιοπιστίας και εγκυρότητας των δεδομένων καθώς στα περισσότερα κανάλια διανομής των συγκεκριμένων συστημάτων δεν πραγματοποιείται έλεγχος και φυσικά δεν εγγυάται 100% η ασφάλεια των μεταφερόμενων πληροφοριών. Τέλος, σημαντικό μειονέκτημα, και ταυτόχρονα ανασταλτικός παράγοντας στην υιοθέτηση ενός ERP ανοιχτού κώδικα για τα ελληνικά δεδομένα, είναι το μικρό μερίδιο αγοράς καθώς λίγοι προγραμματιστές υπάρχουν που ασχολούνται με τέτοιου είδους συστήματα ανοιχτού κώδικα και ακόμα λιγότερες εταιρείες υποστήριξης συστημάτων ανοιχτού κώδικα Διαθέσιμα Open Source ERP Τα ERP ανοιχτού κώδικα που υπάρχουν στην αγορά είναι πολλά, το στοιχείο όμως που μας βοηθά να τα ξεχωρίσουμε και να καταλήξουμε στα επικρατέστερα είναι η τελευταία σταθερή έκδοσή του. Με αυτό τον τρόπο παρουσιάζεται η εξέλιξη του συστήματος και η δραστηριότητά του. Άλλα επιμέρους στοιχεία τα οποία μας βοηθούν σε αυτή την επιλογή είναι (Herzog, 2006): Αριθμός των downloads Έτος ζωής του συστήματος (δηλώνει την εμπειρία του) Ενεργή κοινότητα Αναγνώριση από διάφορους φορείς

41 Τα παρακάτω συστήματα επιλέχθηκαν με βάση την τελευταία σταθερή έκδοση, πράγμα το οποίο δηλώνει τη δραστηριότητα της κοινότητας και την εξέλιξη του λογισμικού, και την αναγνωρισιμότητά τους. Ο πίνακας 1 που ακολουθεί παρουσιάζει τα 15 αυτά ERP. Πίνακας 1:15 ERP με βάση την τελευταία σταθερή έκδοση ΟΝΟΜΑ ΠΛΑΤΦΟΡΜΑ ΑΔΕΙΑ ΤΕΛΕΥΤΑΙΑ ΕΚΔΟΣΗ Odoo Python, Javascript, PostgreSQL AGPLv (9.0) WebERP PHP, MySQL GPLv (4.12.2) Tryton Python, GTK+ GPLv (3.8) Adempiere Java GPL 2015 (3.8 LTS) Dolibarr Javascript, PostgreSQL, PHP, MySQL GPLv (3.6.2) idempiere Java GPLv (3.1) Epesi PHP, MySQL MIT License 2015 (1.7.0) ERP5 Python, Javascript, Zope, MariaDB, MySQL GPL 2014 (5.5) Postbooks C++, Javascript, PostgreSQL CPAL 2014 (4.5.0) ERP Next Python, Javascript, MySQL GPL 2014 (4.1.0) SQL Ledger Perl, PostgreSQL GPL 2014 (3.0.6) Apache Apache license Java OFBiz ( ) Ledger SMB Perl, PostgreSQL GPL 2014 (1.4.7) Open Bravo Java, PostgreSQL, Oracle OBPL 2013 (3.0) Compiere Java GPL/commercial 2010 (3.3.0) (πηγή:wikipedia.org) 2.5 Σύνοψη κεφαλαίου Η παραπάνω ανασκόπηση αποτελεί τεκμηρίωση της μείζονος σημασίας των συστημάτων ERP για τον επιχειρηματικό κόσμο καθώς παρατέθηκαν τα οφέλη που προκύπτουν από την πραγμάτωση μίας τέτοιας επένδυσης παρά το γεγονός ύπαρξης κινδύνων και υψηλού ρίσκου στην επιλογή και εφαρμογή του καταλληλότερου

42 συστήματος ERP. Ακόμα περισσότερο, τονίσθηκε η συνεχώς αυξανόμενη και αξιοσημείωτη δραστηριότητα του ανοιχτού κώδικα στον τομέα των ERP συστημάτων η οποία αρχίζει να κερδίζει τον επιχειρηματικό κόσμο όλο και περισσότερο με την αύξηση του μεριδίου αγοράς της.

43 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΟΥ OPEN SOURCE ERP ODOO 3.1 Εισαγωγή Από τα προσφερόμενα συστήματα ERPπου βασίζονται στη φιλοσοφία του ανοιχτού κώδικα, τον αριθμό των οποίων περιορίσαμε με τη χρήση σημαντικών κριτηρίων, υπάρχει ένα ERP το οποίο ξεχώρισε και για το οποίο θα θέλαμε να εμβαθύνουμε περισσότερο. Είναι το ERP Odoo από την Odoo S.A. Η επιλογή του συγκεκριμένου ERP είναι εύλογη λόγω της αυξανόμενης δραστηριότητάς του, με την αναγνώρισή του από μέσα προώθησης του ανοιχτού κώδικα, και λόγω της ενίσχυσης του πελατολογίου της εταιρείας από σημαντικούς επιχειρηματικούς οργανισμούς όπως η TOYOTA Material Handling και η Danone. 3.2 ERP ODOO Πρόκειται για σουίτα εφαρμογών διαχείρισης επιχειρήσεων ανοιχτού κώδικα που απευθύνεται σε όλα τα μεγέθη των επιχειρήσεων. Η αρχιτεκτονική την οποία χρησιμοποιεί είναι η 3-tier architecture η οποία βασίζεται στον Server (εξυπηρετητή), στον Client(πελάτη)και στη βάση δεδομένων (Database). Η γλώσσα προγραμματισμού η οποία χρησιμοποιεί ο Serverείναι η Pythonενώ ο Clientβασίζεται σε JavaScript γλώσσα στην οποία εμπεριέχονταιxml αρχεία με την Postgre SQLως βάση δεδομένων. Δεν τίθεται θέμα περιορισμού εφαρμογής του Odoo από πλευράς λειτουργικού συστήματος καθώς υποστηρίζεται τόσο από τα κλειστού τύπου λειτουργικά συστήματα όπως Windows, Unix και Mac OSX, όσο από τα ανοιχτού τύπου συστήματα όπως το Linux Ιστορία και εξέλιξη Η Odoo S.A. είναι η εταιρεία η οποία ιδρύθηκε το 2004 από τον Fabien Pinckaers, τρέχων CEO της εταιρείας, και είναι υπεύθυνη για την έκδοση του λογισμικού Odoo. Πρωτοεμφανίστηκε με την ονομασία Tiny ERPμε ημερομηνία πρώτης έκδοσης το Φεβρουάριο του 2005 κάτω από την αδειοδότηση GPL. Ακολούθησαν άλλες 3 εκδόσεις με την έκδοση 4.0 το 2006 να αποτελεί την τελευταία έκδοση υπό τη συγκεκριμένη ονομασία. Τον Απρίλιο του 2009 κυκλοφορεί η έκδοση 5.0 με πλέον διαφορετική ονομασία γνωστή ως Open ERP κάτω από την ίδια άδεια. Η επόμενη σταθερή έκδοση σημειώνεται τον Ιανουάριο του 2011 με τον πρώτο Web Client, γνωστό ως GTK client, ο οποίος υπάρχει έως σήμερα ως legacy interface για όσους διαθέτουν ακόμη τη συγκεκριμένη έκδοση του λογισμικού. Με τη νέα άδεια AGPLv3,

44 στην ουσία πρόκειται για την ένωση δύο διαφορετικών αδειών, εξασφαλίζεται η κάλυψη των κενών που άφηνε η GPLάδεια όσον αφορά τον Application Service Provider (ASP). Η έκδοση 6.1 κυκλοφόρησε 1 χρόνο αργότερα, αντικαθιστώντας τον GTK clientμε τον πρώτο Ajax web client, ενώ στην επόμενη έκδοση που κυκλοφόρησε στο τέλος του έτους 2012 έχουμε τη χρήση βελτιωμένου web client και αύξηση της χρηστικότητας ( Το Σεπτέμβριο του 2014 το πρόγραμμα αλλάζει πλέον ονομασία και υιοθετεί την επωνυμία Odoo. Με τη νέα έκδοση 8.0 η οποία κυκλοφόρησε το Σεπτέμβριο του 2014, καλύπτει πεδία ζωτικής σημασίας για τον επιχειρηματικό κόσμο όπως το e-commerce, τα Point Of Sales (POS) και το Business Intelligence για τα ανώτερα στελέχη της επιχείρησης με σκοπό τη σωστή τους πληροφόρηση. Η τελευταία σταθερή έκδοση είναι η 9.0 με ημερομηνία έκδοσης τον Οκτώβρη του 2015 όπου έχουμε την κυκλοφορία της Community edition με την άδεια της LGPLv3 η οποία επιτρέπει στους προγραμματιστές και τις επιχειρήσεις να χρησιμοποιούν και να αναβαθμίζουν το εκάστοτε λογισμικό υπό την LGPL(Lesser GPL) άδεια κάνοντας δικό τους, χωρίς να είναι απαραίτητο να διανέμουν τον πηγαίο κώδικα με τα δικά τους συστατικά-προσθήκες αναγκαζόμενοι από τους όρους της copyleft αδείας. Στην ουσία πρόκειται για μία συμβιβαστική λύση μεταξύ του αυστηρού copyleft από το GNU και άλλων αδειών με περισσότερες ελευθερίες όπως η MIT License. Με τη συγκεκριμένη άδεια γίνεται σαφές ότι δεν υπάρχει εγγύηση από την LGPL για την απόλυτη ελευθερία του τελικού χρήστη όσον αφορά τη χρήση του λογισμικού παρά μόνο για την ελευθερία στην τροποποίηση των τμημάτων που βρίσκονται κάτω από την άδεια της LGPL. Αυτή τη στιγμή υποστηρίζεται η έκδοση 7.0 του Open ERP, η 8.0 του Odoo και η 9.0 η οποία είναι και η πιο πρόσφατη.

45 3.2.2 Modules που απαρτίζουν το σύστημα Τα βασικά modulesτα οποία απαρτίζουν το πακέτο είναι 30, με πάνω από 3000 άλλα modulesτα οποία υπάρχουν σε επίπεδο community. Τα βασικότερα συστατικά όπως παρουσιάζονται και στην εικόνα 17 είναι: Sales Management: Υποσύστημα διαχείρισης των πωλήσεων. Διαχειρίζεται το κομμάτι των πωλήσεων από τη στιγμή που δημιουργείται μια προσφορά, η οποία μπορεί να καταλήξει σε παραγγελία, μέχρι και το στάδιο όπου συλλέγονται στοιχεία για την ανάλυση της πορείας των πωλήσεων. Purchase Management: Υποσύστημα διαχείρισης των αγορών. Πραγματοποιείται καταγραφή των προμηθευτών με τους οποίους συναλλάσσεται η επιχείρηση και διαχείριση των αγορών που εκτελούνται. Material Requirements Planning: Υποσύστημα το οποίο έχει να κάνει με τον σχεδιασμό της παραγωγής, τον προγραμματισμό και τα αποθέματα για την διαχείριση των διεργασιών παραγωγής. Στην ουσία διασφαλίζει α)τη διαθεσιμότητα των α υλών για την παραγωγή και τη διαθεσιμότητα των ετοίμων προϊόντων για αποστολή στους πελάτες, β)τη διατήρηση των α υλών και παραγόμενων προϊόντων στα χαμηλότερα επίπεδα, και γ)το σχεδιασμό της παραγωγικής δραστηριότητας σε συνδυασμό με τις αγορές εμπορευμάτων και τις παραδόσεις των έτοιμων προϊόντων. (wiki) Customer Relationship Management: Υποσύστημα το οποίο διαχειρίζεται τις πελατειακές σχέσεις μιας επιχείρησης αξιοποιώντας τα δεδομένα τα οποία συλλέγονται από τους πελάτες με σκοπό τη βελτιστοποίηση της εξυπηρέτησης των πελατών, ώστε να αυξηθεί το ποσοστό της ικανοποίησής τους, και την αύξηση της κερδοφορίας της επιχείρησης. Υποστηρίζεται κυρίως από τις λειτουργίες των πωλήσεων, τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού και το μάρκετινγκ.( Supply Chain Management: Υποσύστημα το οποίο έχει την εποπτεία τόσο των υλικών όσο των πληροφοριακών και οικονομικών δεδομένων που συνοδεύουν τις α ύλες καθώς μεταφέρονται από τους προμηθευτές προς την επιχείρηση και τα έτοιμα προϊόντα που μεταβαίνουν από την επιχείρηση προς τους πελάτες.( HR Management: Υποσύστημα διαχείρισης του προσωπικού της επιχείρησης. Αφορά το κομμάτι της ολοκληρωτικής διαχείρισης των υπαλλήλων το οποίο

46 μπορεί να ολοκληρωθεί με τα κατάλληλα apps όπως η στελέχωση, τα χρονοδιαγράμματα, οι άδειες και η διαχείριση των εξόδων. Finance Resource Management: Υποσύστημα διαχείρισης των οικονομικών της επιχείρησης. Βοηθά στη διεκπεραίωση των λογιστικών εργασιών ακολουθώντας τα ισχύοντα λογιστικά πρότυπα και στο συντονισμό των υπόλοιπων δραστηριοτήτων της επιχείρησης για την επίτευξη του σκοπού της επιχείρησης, δηλαδή την αύξηση της κερδοφορίας της Εκδόσεις Odoo ΤοOdoo προσφέρεται σε 3 εκδόσεις: Online Enterprise Community Εικόνα 17 Τα modules τα οποία απαρτίζουν το σύστημα Σε καθεμία εφαρμόζεται διαφορετική οικονομική πολιτική και φυσικά τα Servicesκαι τα Featuresτα οποία προσφέρονται ποικίλουν ανάλογα με την έκδοση. Προκειμένου λοιπόν να υπάρχει μια σωστή πληροφόρηση, θα παρουσιαστεί η κάθε έκδοση ξεχωριστά με τις παροχές και τα κόστη τα οποία την πλαισιώνουν.

47 Online Edition Στη συγκεκριμένη έκδοση το Odoo είναι διαθέσιμο στο Cloud με τη βάση δεδομένων να φιλοξενείται από τους κεντρικούς serversτης εταιρείας Odoo και στην οποία μπορεί να έχει ο χρήστης απευθείας πρόσβαση μέσω της Customized URL από οποιονδήποτε υπολογιστή. Η συγκεκριμένη έκδοση προτείνεται σε επιχειρήσεις με λιγότερους από 50 χρήστες για out of the box χρήση λόγω του κόστους κυρίως. Το μηνιαίο κόστος υπολογίζεται με βάση τον αριθμό των χρηστών, την κάθε εφαρμογή που θέλει η επιχείρηση να εγκαταστήσει, τις επιπλέον εφαρμογές τύπου UPS και το κόστος εγκατάστασης και υποστήριξης. Στην εικόνα 18 φαίνεται το πρώτο στάδιο όπου εισάγεται ο αριθμός των χρηστών και επιλέγονται οι κατάλληλες για την επιχείρηση εφαρμογές. Εικόνα 18:Επιλογή εφαρμογών στην online έκδοση (πηγή: odoo.com) Εφόσον γίνει η επιλογή των κατάλληλων εφαρμογών, δίνεται η δυνατότητα προσθήκης επιπλέον επιλογών με την ανάλογη χρέωση, καθώς επίσης τυχόν customizations τα οποία είναι απαραίτητα για την εκάστοτε επιχείρηση με το ανάλογο κόστος. Το Implementation Service είναι ένα επιπλέον κόστος το οποίο προστίθεται στα υπόλοιπα κόστη. Η εικόνα 19 δείχνει τις συγκεκριμένες επιλογές.

48 Εικόνα 19: Επιπλέον εφαρμογές (πηγή: odoo.com) Enterprise Edition Σε αντίθεση με την Online, ηenterprise έκδοση εφαρμόζεται τοπικά στον Server της επιχείρησης, γι αυτό και η πρόσβαση στο ERP γίνεται αποκλειστικά από το εσωτερικό της επιχείρησης, εκτός και αν αποκτηθεί πρόσβαση μέσω VPN σύνδεσης. Σε αυτή την έκδοση υπάρχουν περισσότερα features γι αυτό και αποτελεί μία ολοκληρωμένη λύση για κάθε επιχείρηση. Προτείνεται για επιχειρήσεις με περισσότερους από 20 χρήστες λόγω του κόστους, ιδίως για customized projects. Το κόστος ανέρχεται στα 240 ευρώ ανά χρήστη ετησίως. Μέχρι 5 χρήστες το κόστος είναι: Από τον 6 ο χρήστη και μετά το κόστος είναι 240 ανά χρήστη.

49 Σε σύγκριση με την onlineέκδοση, όσον αφορά τα προσφερόμενα features, η διαφορά τους έγκειται στο γεγονός ότι σε αυτή την έκδοση 3 υπηρεσίες δεν προσφέρονται από την Odoo S.A. αλλά υπάρχει επιπλέον κόστος για το οποίο δίνει προσφορά ο συνεργάτης της Odoo. Οι υπηρεσίες είναι: Implementation Service (Υπηρεσία εφαρμογής/υλοποίησης) Support (Υποστήριξη) Hosting & Maintenance (Φιλοξενία & Συντήρηση) Community Edition Η συγκεκριμένη έκδοση θυμίζει την enterpriseκαθώς εφαρμόζεται τοπικά και προτείνεται για επιχειρήσεις άνω των 20 χρηστών, με τη διαφορά ότι μπορεί να γίνει downloadτης εφαρμογής χωρίς κόστος από την επίσημη ιστοσελίδα της Odoo S.A. Προτείνεται για επιχειρήσεις οι οποίες ναι μεν αναζητούν μία οικονομική λύση όσον αφορά το κόστος εγκατάστασης ενός ERP συστήματος μέσα στον περιορισμένο προϋπολογισμό τους αλλά έχουν στη διάθεσή τους developers για να τους υποστηρίξουν καθώς οποιεσδήποτε προσαρμογές/customizations πρέπει να γίνουν, θα πρέπει είτε η επιχείρηση να απευθύνεται στην κοινότητα είτε να διαθέτει μια ομάδα υποστήριξης. Ο πίνακας 2 παρουσιάζει συγκριτικά και τις 3 εκδόσεις Odoo οι οποίες προσφέρονται από την Odoo S.A. Πίνακας 2: Οι προσφερόμενες εκδόσεις συγκριτικά Services Community forum Bugfixes Implementation service Support Hosting & Maintenance Features User Interface Desktop Mobile version Online Enterprise Community Extra fee Extra fee Extra fee

50 New design Accounting Basic accounting Accounting dashboard Dynamic accounting reports Bank Interfaces Statement Import Checking printing &Deposit Customer follow-ups Project Management Tasks Issues Timesheets Timesheets Chrome & Mobile App Forecasts Gantt charts Sales Management CRM Sales Voip Integration Customer Portal esignature Subscriptions Digital products Human Resources Employee directory Expenses Vacations Recruitments Appraisals Departments dashboard

51 Inventory Inventory Management MRP Purchase Management Barcode support Shipping:UPS, DHL, USPS, Temando Multi-company flows Website builder Website builder Blogs Presentations Themes Extra fee Extra fee Form builder Call-to-Actions blocks Versioning A/B Testing E-commerce Full ecommerce Shipping Integration ebay Connector Amazon Connector Point of Sale Point of Sale POS Restaurants Loyalty cards Marketing Events Expenses Marketing Live chat Lead Scoring

52 Marketing Templates Miscellaneous Chat Google Spreadsheet Integration Fleet Notes Odoo εμπειρία Ένα πακέτο ERP κρίνεται με βάση συγκεκριμένους παράγοντες. Ένας από αυτούς είναι και η εμπειρία η οποία αναγνωρίζεται από τα έτη ζωής του πακέτου σε συνδυασμό με τις σταθερές εκδόσεις τις οποίες έχει διανέμει. Το Odoo συνολικά μετράει 10 έτη ζωής, συμπεριλαμβανομένων και των ετών με τις προηγούμενες ονομασίες, πράγμα το οποίο του προσδίδει επιπρόσθετη αξία Success stories Είναι γεγονός πως η αξία και το κύρος ενός ERP διασφαλίζεται, όπως επίσης αυξάνεται, μέσα από την εμπειρία την οποία μεταφέρουν οι πελάτες-επιχειρήσεις οι οποίες έχουν εφαρμόσει το πακέτο. Το Odoo έχει αρκετά Success storiesκάποια από τα οποία θα αναφέρουμε για λόγους υποστήριξης της αξίας του πακέτου και ενίσχυσης του σκοπού για τον οποίο στο κομμάτι της έρευνας έχουμε επιλέξει το συγκεκριμένο ERP. Ως πρώτο επίτευγμα αξίζει να αναφέρουμε την επιτυχή εφαρμογή του Odoo στην TOYOTA Industries Corporation, μέλος της TOYOTA Material Handling Group, η οποία είναι υπεύθυνη για την κατασκευή και πώληση ανυψωτικών μηχανημάτων και περονοφόρων οχημάτων που λειτουργούν με αέριο και diesel. Εξαιτίας της ανάγκης για αναδιάρθρωση του συστήματος πωλήσεων ώστε να εξυπηρετούνται με τον καλύτερο δυνατό και πιο αποδοτικό τρόπο, έπρεπε να καταφύγουν στην υιοθέτηση ενός συστήματος ERP. Δεδομένης της κατάστασης στην αγορά, έπρεπε να βρουν ένα σύστημα το οποίο και θα τους εξυπηρετούσε αλλά ταυτόχρονα θα αποτελούσε μία επένδυση ταχείας απόδοσης. Επομένως έπρεπε είτε να αναπτύξουν ένα ERP από μόνοι τους, είτε να διαλέξουν ένα φθηνό ERP. Την λύση προσέφερε το Odoo το οποίο ανέλαβε να εγκαταστήσει η εταιρεία Smile μέσα στο χρονικό όριο το οποίο είχε τεθεί από την διοίκηση της κεντρικής εταιρείας στην Ευρώπη. Το πρώτο module το οποίο

53 εφαρμόστηκε επιτυχώς ήταν το Sales που ήταν και ο κύριος λόγος για τον οποίο κατέφυγε η επιχείρηση στην εγκατάσταση ενός ERP. Ακολούθησαν τα modules Manufacturing για την κατασκευή των προϊόντων, Purchase για τις αγορές των πρώτων υλών και Accounting για την απευθείας τιμολόγηση των πελατών της επιχείρησης σε διάστημα μόλις 6 μηνών με τη βοήθεια της Smile από το Σεπτέμβριο του 2014 έως το Μάιο του Άλλη μια επιτυχής εφαρμογή του πακέτου αποτελεί η περίπτωση των εταιρειών Frew, Gasco και AB Young οι οποίοι ειδικεύονται στην πώληση και διανομή βιομηχανικών εξαρτημάτων. Οι συγκεκριμένες εταιρείες είναι στενά συνδεδεμένες καθώς παλαιότερα αποτελούσαν τμήματα της ίδιας εταιρείας. Οι τρεις αυτές εταιρείες έχουν παρόμοιες λειτουργίες και μοιράζονται τον ίδιο χώρο όπως επίσης και τους ίδιους back office πόρους για τις λειτουργίες του λογιστηρίου, της τεχνολογίας, της αποθήκης και τις εγκαταστάσεις με σκοπό την οικονομία σε πάγια και χρήση του προσωπικού. Οι εταιρείες, οι οποίες λειτουργούν ως μία με την ονομασία Frew Process Group, είχαν ήδη εγκαταστήσει το SAP Business One, όμως δεν κατάφερνε να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις τους υποστηρίζοντας τις επιχειρηματικές τους διεργασίες. Το κυριότερο πρόβλημα ήταν το ηλεκτρονικό εμπόριο καθώς χρειάζονταν μία καλύτερη προσέγγιση, το οποίο φυσικά θα ολοκληρωνόταν με τις υπόλοιπες βασικές λειτουργίες όπως οι πωλήσεις, η διαχείριση αποθεμάτων, η διαχείριση των πελατειακών σχέσεων και άλλες λειτουργίες κατάλληλες για την επιχείρηση. Η λύση προήλθε από το Odoo και συγκεκριμένα ένας από τους goldσυνεργάτες της εταιρείας, η Ursa Information Systemsπου δραστηριοποιείται στην Καλιφόρνια ανέλαβε την αντικατάσταση του SAP με το Odoo. Το πρώτο πράγμα το οποίο έκανε ήταν να αναλύσει τα επιχειρηματικά συστήματα της επιχείρησης και έπειτα σε συνεργασία με τις επιχειρήσεις έπρεπε να βελτιστοποιήσουν σημαντικές περιοχές και διαδικασίες προκειμένου να δημιουργήσουν ένα πλάνο. Κατά κάποιο τρόπο θα λέγαμε ότι ήθελαν να καταγράψουν τις απαιτήσεις των πελατών τους και τις επιχειρηματικές διεργασίες τις οποίες ήθελαν να μπορούν να εκτελούν με τη βοήθεια του προγράμματος. Μέσα σε λίγους μήνες κατάφεραν να μεταβούν από το προηγούμενο σύστημα στο Odoo, το οποίο πλέον καλύπτει τις ανάγκες τους για τον τομέα του λογιστηρίου, των πωλήσεων, των αγορών, της διαχείρισης αποθεμάτων, της διαχείρισης των πελατειακών σχέσεων και την γεω-χωρική ανάλυση των πωλήσεων.

54 Ο Scott Young, διευθυντής της Frew Process Group, αναφέρει χαρακτηριστικά πως η ανοιχτή αρχιτεκτονική είναι το χαρακτηριστικό το οποίο εκτιμούν ιδιαιτέρως με το Odoo γι αυτό και κάθε φορά που ζητούν κάτι, ο προγραμματιστής-συνεργάτης ποτέ δεν λέει ότι δεν είναι εφικτό. Αυτό είναι και το μεγάλο πλεονέκτημα του ανοιχτού κώδικα. Είναι αρκετά δύσκολο η επιχείρηση να μπορεί να φανταστεί το πώς θα είναι μελλοντικά, δηλαδή το To Be, ώστε να διαλέξει το κατάλληλο ERP για την κάλυψη των διεργασιών της, γι αυτό και ο ανοιχτός κώδικας αποτελεί το κλειδί της επιτυχίας. Όντως, το θετικό στοιχείο του Odoo είναι η προσβασιμότητα στον κώδικα η οποία δίνει τη δυνατότητα προσαρμογής του συστήματος στις απαιτήσεις της επιχείρησης, πράγμα το οποίο μόνο ένα σύστημα ανοιχτού κώδικα μπορεί να προσφέρει Υποστήριξη Η υποστήριξη που παρέχει το Odoo είναι δύο ειδών. Πρώτον υπάρχει η υποστήριξη ως υπηρεσία η οποία παρέχεται στην Online έκδοση και στην Enterprise έκδοση με επιπλέον χρέωση, ενώ για την Community έκδοση δεν προβλέπεται. Δεύτερον, υπάρχει η υποστήριξη με την ευρεία έννοια η οποία αναφέρεται στην παροχή βοήθειας προς τους πελάτες και τους συνεργάτες της Odoo S.A. με οποιοδήποτε μέσο μέσα από την κοινότητα. Τρεις είναι οι κατηγορίες παροχής υποστήριξης μέσα από την κοινότητα: α) Χρήστες, β) Εκπαίδευση και γ) Προγραμματιστές. Στην κατηγορία των χρηστών προσφέρεται Online demo για την προσωπική επαφή του χρήστη με το προσφερόμενο προϊόν προκειμένου να διαπιστώσει ο ίδιος ο χρήστης τόσο τις δυνατότητες του προϊόντος όπως το περιβάλλον του λογισμικού, όσο το βαθμό κάλυψης των διεργασιών της επιχείρησης στην οποία θέλει να το προσαρμόσει. Επιπλέον υποστήριξη παρέχεται με την ύπαρξη του εγχειριδίου του χρήστη (User Documentation), σχετικών βιβλίων και αρθρογραφίας, όπως επίσης βίντεο και slides. Σημαντικό ρόλο παίζει και η ύπαρξη του forumγια την κάλυψη τυχόν εξειδικευμένων ερωτημάτων. Στο κομμάτι της εκπαίδευσης λαμβάνουν χώρα εκπαιδευτικά σεμινάρια τεχνικής και λειτουργικής φύσεως Online και On-site σε τακτά χρονικά διαστήματα, όπως το σεμινάριο τεχνικής εκπαίδευσης στην Ινδία, το οποίο λαμβάνει χώρα στις 22 Φεβρουαρίου 2016 χωρίς οικονομικό κόστος. Τέλος, στο κομμάτι το οποίο αναφέρεται στους προγραμματιστές, παρέχεται το αντίστοιχο εγχειρίδιο για προγραμματιστές, το forum και τα αντίστοιχα

55 κομμάτια στα οποία μπορούν να συνεισφέρουν, όπως για παράδειγμα η αναφορά ενός Bug ή η συνεισφορά σε tests για βελτίωση του συστήματος Αναγνώριση της αξίας του Odoo Η στιγμή που κυκλοφόρησε η έκδοση 6.0 με τον πρώτο web client το 2011, αποτέλεσε σταθμό στην αναγνωρισιμότητα του Odoo με την επιβράβευση της αξίας του υπό τη μορφή βραβείων. Τα πιο σημαντικά βραβεία είναι τα BOSSIE Awards τα οποία κατέκτησε τρεις φορές. Πρόκειται για διακρίσεις οι οποίες διοργανώνονται από το InfoWorld, μέλος του International Data Group, δίκτυο το οποίο απαρτίζεται από δημοσιογράφους και ειδήμονες στο χώρο της τεχνολογίας παρέχοντας πληροφορίες, ασκώντας κριτική σε προϊόντα και παρέχοντας πάσης τεχνολογικής φύσεως βοήθεια. Αναλυτικότερα, οι διακρίσεις που έχει λάβει το Odoo και οι βασικοί συντελεστές της επιχείρησης είναι τα ακόλουθα: INSEAD Innovator Award 2011 Highest-ranked Belgian company in the Deloitte Technology Fast50 Benelux 2012 BOSSIE Award for the Best Open Source Solution 2012 Trends Gazelles Award 2013 Linux New Media Award for The Best Open Source solution compatible with European Accounting Systems 2013 BOSSIE Award for the Best Open Source Solution 2013 L Entreprise Prometteuse by Ernst & Young 2013 BOSSIE Award for the Best Open Source Solution 2015 Fabien Pinckaers elected Top Manager of the Year by Le Soir 2015 ( 3.3 Σύνοψη κεφαλαίου Ένα από τα πολλά ERP που κυκλοφορούν στην αγορά είναι και το Odoo. Προσφέρεται σε τρεις εκδόσεις Online, Enterprise και Community ανάλογα με τις απαιτήσεις του κάθε πελάτη-επιχείρηση και τις δυνατότητές του, οικονομικά και λειτουργικά. Κάθε έκδοση έχει τα δικά της χαρακτηριστικά με τις αντίστοιχες οικονομικές χρεώσεις πλην της Community έκδοσης η οποία προσφέρεται δωρεάν και δίνεται η δυνατότητα παρέμβασης-πρόσβασης στον πηγαίο κώδικα από άτομα με εξειδικευμένες γνώσεις φυσικά. Διεθνώς αναγνωρισμένο με τη λήψη σημαντικών διακρίσεων (π.χ. BOSSIE

56 Awards) και με αρκετά success stories στο ενεργητικό του από γνωστές εταιρείες όπως η TOYOTA Material Handling, η Danone, η Singer και άλλες επώνυμες και μη επιχειρήσεις, αποτελεί ένα άξιο προσοχής ERP αυξημένων δυνατοτήτων. Η εικόνα 20 παρουσιάζει ενδεικτικά κάποιες από τις συνεργαζόμενες εταιρείες με την Odoo S.A. ( Εικόνα 20: Ενδεικτικοί πελάτες της Odoo S.A.

57 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4:ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΤΟΥ ODOO ΣΤΗΝ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ 4.1 Εισαγωγή/ Χρήση του λογισμικού Odoo στην βιομηχανία Το πακέτο Odoo έχει γίνει ευρέως γνωστό μέσω της δραστηριότητάς του σε πάνω από 120 χώρες. Ωστόσο, η χρήση του στην Ελλάδα βρίσκεται ακόμη σε πρώιμο στάδιο παρά το γεγονός της ύπαρξης επίσημου συνεργάτη στη χώρα. Αυτό θα μπορούσε να οφείλεται σε θέματα έλλειψης εμπιστοσύνης καθώς κυριαρχεί η αντίληψη της ύπαρξης συσχέτισης μεταξύ κόστους και αξιοπιστίας. Αρκετά συχνά δημιουργείται η αίσθηση πως εάν μία επιχείρηση προβεί στην εγκατάσταση ενός γνωστού και ακριβοπληρωμένου ERP, τότε η επιτυχής εφαρμογή του στην επιχείρηση είναι εγγυημένη, πράγμα το οποίο δεν ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα. Όσο δημοφιλές και αν είναι ένα ERP ο παράγοντας ο οποίος πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπόψιν είναι ο βαθμός εκτέλεσης των διεργασιών της επιχείρησης στην παρούσα της κατάσταση As Is και στην κατάσταση στην οποία θα βρίσκεται στο μέλλον To Be. Σαφώς αρκετές επιχειρήσεις δεν ξεκινούν την δραστηριότητά τους έχοντας στα βραχυπρόθεσμα σχέδιά τους την μελλοντική πορεία της νεοϊδρυθείσας επιχείρηση, όμως ένα γενικό πλάνο σίγουρα θα πρέπει να υπάρχει. Σε αυτό το σημείο είναι που εισέρχεται ο ανοιχτός κώδικας με το μεγάλο πλεονέκτημα το οποίο πηγάζει από αυτόν το οποίο δεν είναι άλλο από την εξασφάλιση της πρόσβασης στον πηγαίο κώδικα. Το θέμα το οποίο πραγματεύεται η διπλωματική είναι η μελέτη εφαρμογής ενός συστήματος ERP Ανοιχτού Κώδικα σε μία επιχείρηση η οποία δραστηριοποιείται στον ελλαδικό χώρο. Για το σκοπό αυτό επιλέχθηκε μία πραγματική βιομηχανία η οποία χρησιμοποιεί ένα μόνο λογισμικό καθαρά για το λογιστικό κομμάτι της επιχείρησης ενώ για όλες τις υπόλοιπες λειτουργίες χρησιμοποιεί τα βασικά λογισμικά της αγοράς (πχ office), πράγμα το οποίο διευκολύνει τόσο εμάς όσο και την ίδια την επιχείρηση εφόσον προσπαθήσει να μεταβεί στο ERP το οποίο προτείνουμε. Πιο συγκεκριμένα, από το πακέτο Odoo επιλέξαμε την Community έκδοση 9.0, η οποία διατίθεται χωρίς κόστος από τα αποθετήρια της κοινότητας, και στη συνέχεια υπό την καθοδήγηση των στελεχών της επιχείρησης και την πρόσβαση στο ISOπου έχει συσταθεί για την υποστήριξη της λειτουργίας της, προσπαθήσαμε να καταγράψουμε το ποσοστό υποστήριξης των διεργασιών της επιχείρησης από το επιλεχθέν ERP. Με την συνεχή ανατροφοδότηση μέσω της προσωπικής επαφής με την

58 επιχείρηση καταφέραμε να διαπιστώσουμε γενικότερα κατά πόσο ένα ανοιχτού κώδικα ERP μπορεί να υποστηρίξει ενεργά και ολοκληρωμένα μία επιχείρηση και ειδικότερα αν η συγκεκριμένη έκδοση που εξετάζουμε μπορεί να υποστηρίξει επιτυχώς μία ελληνική βιομηχανία. Η επωνυμία της επιχείρησης όπως επίσης και το αντικείμενο δραστηριότητάς της δεν θα αναφερθούν για λόγους προστασίας ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων. 4.2 Δημιουργία της επιχείρησης-γραφικό περιβάλλον του Odoo Εγκατάσταση του συστήματος Η εγκατάσταση του συστήματος είναι μια αρκετά εύκολη διαδικασία. Το μόνο που χρειάζεται σε αρχικό στάδιο είναι η λήψη του λογισμικού η οποία γίνεται από το επίσημο site της Odoo και συγκεκριμένα στο Εκεί δίνεται η δυνατότητα επιλογής του αρχείου με βάση το λειτουργικό σύστημα που έχει ο χρήστης όπως φαίνεται και στην εικόνα 21. Εικόνα 21: Επιλογή αρχείου βάση λειτουργικού συστήματος Γραφικό περιβάλλον της Community έκδοσης Με την επιτυχή λήψη και εγκατάσταση του αρχείου εισάγεται ο χρήστης στο γραφικό περιβάλλον της Community έκδοσης Odoo 9.0, η πλέον πιο πρόσφατη έκδοση. Η εικόνα 22 δείχνει την αρχική οθόνη του συστήματος όπου φαίνονται οι εφαρμογές προς εγκατάσταση. Αρκετά σημαντικό είναι το γεγονός της επιλογής των εφαρμογών που χρειάζεται ο χρήστης-επιχείρηση, οι οποίες μπορούν στην πορεία να αλλάξουν. Μέχρι στιγμής οι εφαρμογές φτάνουν τις 31 σε αριθμό.

59 Εικόνα 22: Εφαρμογές που προσφέρει η Community έκδοση Δημιουργία της εταιρείας Η δημιουργία της επιχείρησης είναι μια διαδικασία που ακολουθείται βήμα βήμα. Πρώτο στάδιο αποτελεί η προσαρμογή των Γενικών Ρυθμίσεων. Σε αυτό το στάδιο δηλώνουμε α)τον αριθμό των εταιρειών στις οποίες θα εφαρμοστεί το σύστημα, καθώς δίνεται η δυνατότητα υποστήριξης πολλαπλών εταιρειών, β)το της επιχείρησης, γ)το είδος των αρχείων τα οποία θα μπορούν να εισαχθούν στο σύστημα, δ)αν θα υπάρχει Integration με την Googleόσον αφορά το Google Driveκαι το ημερολόγιο, και ε)σε περίπτωση που επιλέξουμε την υποστήριξη πολλαπλών εταιρειών, αν θα μοιράζονται πόροι μεταξύ των εταιρειών. Η εικόνα 23 παρουσιάζει τις επιλογές που έχουν αναφερθεί. Στη δική μας περίπτωση θα επιλέξουμε την υποστήριξη πολλαπλών εταιρειών καθώς αυτό μας ζητήθηκε από τη βιομηχανία.

60 Εικόνα 23:Γενικές ρυθμίσεις για τη δημιουργία της επιχείρησης Επόμενο στάδιο είναι η διαμόρφωση της επιχείρησης. Εδώ δηλώνεται το όνομα της επιχείρησης, τα στοιχεία της, το τρέχον νόμισμα το οποίο θα χρησιμοποιείται, αν το υποσέλιδο των αναφορών θα είναι προσωποποιημένο και ποιο θα είναι το μήνυμα το οποίο θα αποστέλλεται σε περίπτωση ληξιπρόθεσμων οφειλών. Η εικόνα 24 δείχνει το μενού διαμόρφωσης των στοιχείων της επιχείρησης. Εικόνα 24:Διαμόρφωση Βιομηχανίας

61 Τελευταίο κομμάτι των γενικών ρυθμίσεων αποτελεί η γλώσσα του συστήματος, την οποία επιλέγουμε. Η επιχείρησή μας με την επωνυμία «Βιομηχανία» και το λογότυπο and life becomes easier έχει πλέον δημιουργηθεί. 4.3 Εκτέλεση διεργασιών μέσω του Odoo Βασικός σκοπός ενός συστήματος ERP είναι η παροχή ολοκληρωμένων λύσεων σε μία επιχείρηση, το οποίο συνεπάγεται με την υποστήριξη της επιχείρησης στην εκτέλεση των διεργασιών της. Σε αυτό εξυπηρετεί το πρώτο και βασικότερο στάδιο στην υιοθέτηση ενός συστήματος το οποίο είναι ο καθορισμός των απαιτήσεων. Οι διεργασίες μιας επιχείρησης καθορίζονται με βάση το αντικείμενο δραστηριότητας της επιχείρησης και το ISO το οποίο έχει συνταχθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να υπάρχει εγγράφως ο τρόπος με τον οποίο θα λειτουργεί η επιχείρηση. Στη δική μας περίπτωση ως βασικό στοιχείο για τον καθορισμό των διεργασιών χρησιμοποιήθηκε το ISO στο οποίο μας δόθηκε πρόσβαση μέσω της επιχείρησης και έπειτα υποστηρικτικά χρησιμοποιήθηκαν οι πρόσθετες απαιτήσεις των στελεχών της επιχείρησης. Το θετικό στοιχείο στην διεξαγωγή του ερευνητικού κομματιού ήταν η ύπαρξη του ISO και η απουσία εγκατεστημένου συστήματος ERP το οποίο θα δυσκόλευε κατά μεγάλο ποσοστό την συνολική μετάβαση από το ένα σύστημα στο άλλο Σενάριο Βιομηχανίας Προκειμένου να παρακολουθήσουμε σωστά το βαθμό εκτέλεσης των διεργασιών των λειτουργιών που εξετάζουμε θα πρέπει να βασιστούμε σε ένα σενάριο το οποίο έχει διαμορφωθεί με βάση τα στοιχεία της βιομηχανίας που εξετάζουμε. Έστω λοιπόν ότι η Βιομηχανία η οποία θέλει να μεταβεί επιτυχώς σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα ERP και συγκεκριμένα στην Community έκδοση Odoo 9.0. Τα δεδομένα που έχουμε είναι τα εξής: Για να παράγει το προϊόν Α χρειάζεται τις πρώτες ύλες Β, Γ, Δ και Ε με τα ανάλογα κόστη. Διαθέτει τεχνολογικό και μηχανολογικό εξοπλισμό που χωρίζεται σε ομάδες. Διαθέτει ικανό αριθμό υπαλλήλων όμως επιθυμεί να προσλάβει επιπλέον άτομα. Χρησιμοποιεί ποικίλα μέσα προβολής προς τους πελάτες και επιθυμεί ένα ολοκληρωμένο επικοινωνιακό πλάνο.

62 Με βάση αυτά τα δεδομένα και τις απαιτήσεις που έχουν υποδειχθεί θα προχωρήσουμε στην εφαρμογή τους στο σύστημα Βασικές επιχειρηματικές διεργασίες για την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης Οι επιχειρηματικές διεργασίες καθορίζονται από τις λειτουργίες και τα τμήματα της επιχείρησης. Με βάση την πυραμίδα των πληροφοριακών συστημάτων ανά λειτουργία μιας επιχείρησης που μελετήσαμε νωρίτερα οι λειτουργίες ενός οργανισμού είναι τέσσερις. Sales&Marketing: Αφορά τη διαχείριση του τομέα των πωλήσεων και του Μάρκετινγκ Manufacturing&Production: Πρόκειται για το κομμάτι του προγραμματισμού και της διαχείρισης της παραγωγής και των αποθεμάτων που είναι απαραίτητα για τον προγραμματισμό της. Finance&Accounting: Αφορά καθαρά το λογιστικό και οικονομικό κομμάτι της επιχείρησης το οποίο καθορίζει και την ομαλή λειτουργία των υπολοίπων λειτουργιών. Human Resources: Λειτουργία η οποία σχετίζεται με τους ανθρώπινους πόρους εντός και εκτός του οργανισμού όπως το ανθρώπινο δυναμικό της επιχείρησης, οι πελάτες, οι προμηθευτές και γενικότερα όσοι αναπτύσσουν σχέσεις με την επιχείρηση. Από αυτές τις τέσσερις λειτουργίες θα αναφερθούμε αποκλειστικά στην λειτουργία της λογιστικής και του ανθρώπινου δυναμικού, καθώς επίσης στο κομμάτι του μάρκετινγκ. Γι αυτό λοιπόν θα εγκαταστήσουμε συγκεκριμένες εφαρμογές οι οποίες όμως θα «συνεργάζονται» μεταξύ τους καθώς ισχύει η αρχή της Ολοκλήρωσης-Integration Finance and Accounting Για τη διαχείριση των οικονομικών είναι απαραίτητη η εγκατάσταση συγκεκριμένων εφαρμογών. Η εικόνα 25 παρουσιάζει τις εφαρμογές που χρειάζονται για την υποστήριξη της συγκεκριμένης λειτουργίας, τις οποίες θα μελετήσουμε ξεχωριστά. Αυτό που πρέπει να έχουμε πάντα υπόψιν είναι η ολοκλήρωση-ενοποίηση των εφαρμογών καθώς συνεργάζονται μεταξύ τους. Γι αυτό λοιπόν μπορούμε να έχουμε για παράδειγμα πρόσβαση στις Αγορές (Purchase Management) και μέσα από τη λογιστική.

63 Εικόνα 25:Εφαρμογές για τα Οικονομικά και τη Λογιστική Με το πέρας της εγκατάστασης των εφαρμογών πρέπει να ορίσουμε το λογιστικό σύστημα στο οποίο θα βασιστεί το οικονομικό κομμάτι, γι αυτό και στην εφαρμογή Λογιστική και Οικονομικά θα μεταβούμε στις ρυθμίσεις ώστε να διαμορφώσουμε το λειτουργικό κομμάτι της εφαρμογής. Η εικόνα 26 παρουσιάζει τις επιλογές που παρέχονται από την Community έκδοση συμπεριλαμβάνοντας και κάποιες επιλογές που υποστηρίζονται καθαρά από την Enterprise έκδοση φανερώνοντας τις διαφορές ανάμεσα στις δύο αυτές εκδόσεις.

64 Εικόνα 26:Ρυθμίσεις λογιστικής Από τις ρυθμίσεις μπορούμε να δηλώσουμε το πιο βασικό κομμάτι το οποίο είναι το λογιστικό σύστημα με βάση το οποίο θα πραγματοποιούνται οι συναλλαγές και γενικότερα ολόκληρη η λειτουργία της επιχείρησης. Πολύ σημαντικό στοιχείο είναι η πληθώρα των λογιστικών συστημάτων τα οποία υποστηρίζονται από τη συγκεκριμένη έκδοση. Στη δική μας περίπτωση θα επιλέξουμε το ελληνικό σύστημα καθώς η βιομηχανία βρίσκεται εντός των ελληνικών συνόρων και εναρμονίζεται με τα ελληνικά λογιστικά πρότυπα και κατά συνέπεια με το ελληνικό λογιστικό σχέδιο. Καθώς η επιχείρηση ενδιαφέρεται μακροπρόθεσμα για επέκταση και σε άλλες χώρες, είναι εύλογο πως θα πρέπει να υπάρχει και το αντίστοιχο λογιστικό σύστημα στις παρακάτω

65 επιλογές. Στην εικόνα 27 φαίνονται τα λογιστικά πρότυπα από τα οποία μπορεί να επιλέξει ο χρήστης. Εικόνα 27:Υποστηριζόμενα λογιστικά πρότυπα Εφόσον δηλώσουμε το λογιστικό σύστημα, ορίζουμε τη λογιστική χρήση, την ημερομηνία κλειδώματος της χρήσης, τη δυνατότητα υποστήριξης πολλών νομισμάτων, την ύπαρξη αναλυτικής λογιστικής και τις πληρωμές από διάφορες πηγές όπως PayPalκαι Wire Transfer. Τέλος, εισάγουμε τον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησης και δηλώνουμε τους συντελεστές ΦΠΑ τους οποίους θα χρησιμοποιεί η βιομηχανία. Σε περίπτωση που θέλουμε να προσθέσουμε επιπλέον συντελεστές, το σύστημα μας παρέχει τη δυνατότητα προσθήκης ή ακόμα και τροποποίησης η οποία όμως δεν συνίσταται αφού ήδη θα υπάρχουν καταχωρημένες εγγραφές. Λογιστικές διεργασίες Αγορές εμπορευμάτων Μετά από προσεχτική μελέτη παρατηρήθηκε ότι το σύστημα είναι σε θέση να υποστηρίξει επιτυχώς μία βιομηχανία στο κομμάτι των αγορών εμπορευμάτων. Πιο συγκεκριμένα, ως πρώτο στάδιο υπάρχει η δημιουργία του μητρώου των προμηθευτών,

66 πράγμα το οποίο γίνεται χειροκίνητα. Δημιουργούμε κάθε προμηθευτή ξεχωριστά είτε από την επιλογή Vendors (προμηθευτές) είτε όταν ήδη βρισκόμαστε στη δημιουργία του τιμολογίου αγοράς. Είτε με τον έναν είτε με τον άλλο τρόπο οδηγούμαστε στην ίδια καρτέλα όπου δηλώνουμε τα στοιχεία του προμηθευτή, την ιδιότητά του (πελάτης ή προμηθευτής), τους όρους πληρωμής του, κάποιες σημειώσεις σχετικά με τον προμηθευτή και τους λογαριασμούς οι οποίοι θα συμμετέχουν στις λογιστικές εγγραφές όπως φαίνεται και στην εικόνα 28. Εικόνα 28: Εγγραφή νέου προμηθευτή Προς το παρόν έχουμε δημιουργήσει τους προμηθευτές Metalso & Niki S.Aόπως φαίνονται στην εικόνα 29 με τη μορφή πλακιδίων ακολουθώντας τη μέθοδο Kanban για μεγαλύτερη ευκολία, ενώ υποστηρίζεται και η επιλογή προβολής σε λίστα.

67 Εικόνα 29:Δημιουργηθέντες προμηθευτές Έχοντας δημιουργήσει τον προμηθευτή μπορούμε να δημιουργήσουμε τιμολόγιο αγοράς μέσα από το βασικό μενού της λογιστικής επιλέγοντας Vendor bills και Δημιουργία. Εισάγουμε τον προμηθευτή επιλέγοντας από τη λίστα και στην περίπτωση όπου δεν υπάρχει, τον δημιουργούμε απευθείας. Η φόρμα του τιμολογίου αγοράς παρουσιάζεται στην εικόνα 30. Εισάγουμε βασικά στοιχεία όπως η ημερομηνία του παραστατικού, η ημερομηνία λήξης και στην περίπτωση όπου μας έχουν στείλει προσφορά, συμπληρώνουμε και αυτό το στοιχείο. Εικόνα 30: Δημιουργία τιμολογίου αγοράς Το υπόλοιπο κομμάτι αφορά τα εμπορεύματα που τίθενται προς αγορά. Στην επιλογή Product επιλέγουμε το προϊόν από τη λίστα. Εφόσον δεν έχουμε καταχωρημένη λίστα δημιουργούμε τις πρώτες ύλες εκείνη τη στιγμή όπως φαίνεται στην εικόνα 31. Εκεί δηλώνουμε όνομα, προσθέτουμε φωτογραφία και τσεκάρουμε τα χαρακτηριστικά τα οποία θα συνοδεύουν το εμπόρευμα όπως αν μπορεί να πωληθεί απευθείας χωρίς επεξεργασία.

68 Εικόνα 31:Δημιουργία εμπορεύματος Β Βάση δεδομένων γνωρίζουμε τις πρώτες ύλες που πρέπει να αγοραστούν ώστε να παραχθεί το προϊόν Α επομένως συντάσσουμε σωστά και την παραγγελία αγοράς η οποία παρουσιάζεται στην εικόνα 32 όπου θα δρομολογηθεί για την έκδοση του τιμολογίου αγοράς. Εικόνα 32:Δημιουργία παραγγελίας αγοράς

69 Έξοδα Βάση λογιστικής γνωρίζουμε πως υπάρχουν κάποια έξοδα τα οποία δεν σχετίζονται άμεσα με την παραγωγική διαδικασία οπότε δεν επιβαρύνουν και το κόστος του παραγωγής του τελικού προϊόντος. γι αυτό λοιπόν υπάρχει η εφαρμογή που διαχειρίζεται τα έξοδα και ενοποιείται με την εφαρμογή της λογιστικής. Στην εικόνα 33 φαίνεται η καταχώριση ενός εξόδου με τίτλο «Επαγγελματικό δείπνο» το οποίο μπορεί να έχει πραγματοποιηθεί στα πλαίσια ανάπτυξης του ήδη υπάρχοντος πελατολογίου. Επομένως, το καταχωρούμε σαν έξοδο αναγράφοντας την αιτιολογία, την ημερομηνία, τον υπάλληλο, το φόρο και τον τρόπο πληρωμής δηλαδή αν χρεώθηκε απευθείας στο λογαριασμό της εταιρείας ή αν πληρώθηκαν από τον υπάλληλο προσωρινά και αργότερα θα αποζημιωθεί από την εταιρεία. Το πρόγραμμα είναι σχεδιασμένο με τέτοιο τρόπο ώστε τόσο στις περιπτώσεις εξόδων όσο και στις αγορές εμπορευμάτων, τις προσλήψεις υπαλλήλων, τις επιδιορθώσεις μηχανημάτων και σε άλλες διεργασίες είναι απαραίτητη η έγκριση από τον υπεύθυνο. Έτσι λοιπόν και σε αυτή την περίπτωση των εξόδων μπορεί να λάβει έγκριση ή όχι ανάλογα με το τι έχει ορισθεί σαν έξοδο. Εικόνα 33: Δημιουργία εξόδου

70 Πωλήσεις ετοίμων προϊόντων Τα έσοδα των πωλήσεων αποτελούν ένα από τα βασικά κομμάτια της λογιστικής ως προς τις εισροές των εσόδων. Αυτό το οποίο εξετάζουμε είναι ο βαθμός υποστήριξης της συγκεκριμένης διεργασίας με τη χρήση της εφαρμογής που παρέχεται από το πρόγραμμα. Η εικόνα 34 παρουσιάζει τη δημιουργία ενός τιμολογίου προς τον πελάτη Spectra. Εικόνα 34:Δημιουργία παραστατικού για τον πελάτη Πληρωμές προμηθευτών-εξοφλήσεις πελατών Όσον αφορά τα κομμάτι των πληρωμών, από την επιλογή Payments διαλέγουμε την συναλλαγή που θέλουμε να δηλώσουμε. Σε πρώτο στάδιο επιλέγουμε το Payment Type, δηλαδή τον τύπο πληρωμής: α)αποστολή χρημάτων, β) λήψη χρημάτων και γ)εσωτερική μεταφορά. Οι δύο πρώτες περιπτώσεις αναφέρονται στην αποστολή χρημάτων προς τους προμηθευτές και λήψη χρημάτων από πελάτες (ή ακόμη και από προμηθευτές σε περιπτώσεις προβολής προϊόντων των προμηθευτών). Η τρίτη περίπτωση αφορά μεταφορά μεταξύ των υπαρχόντων διαθεσίμων της επιχείρησης είτε πρόκειται για ταμειακά διαθέσιμα, όπως μετρητά, είτε πρόκειται για λογαριασμούς όψεως. Επόμενο στάδιο είναι η επιλογή του πελάτη ή προμηθευτή και στη συνέχεια η επιλογή της μεθόδου πληρωμής, το ποσό, η ημερομηνία πληρωμής και ένα πεδίο για

71 σχόλια όπως φαίνεται στην εικόνα 35. Η πληρωμή είτε αποθηκεύεται είτε επιβεβαιώνεται οπότε και δημιουργείται η αντίστοιχη εγγραφή στο ημερολόγιο όπως φαίνεται στην εικόνα 36. Εικόνα 35:Δημιουργία παραστατικού πληρωμής Εικόνα 36: Καταγραφή πληρωμής στο ημερολόγιο Λογιστικές εγγραφές Για τη σωστή λειτουργία της λογιστικής λειτουργίας απαραίτητη προϋπόθεση ήταν η εγκατάσταση του κατάλληλου λογιστικού συστήματος. Όπως γνωρίζουμε, βασικό στοιχείο της λογιστικής είναι το λογιστικό σχέδιο το οποίο ναι μεν είναι κοινό για όλες τις ελληνικές επιχειρήσεις αλλά προσαρμόζεται ανάλογα με τις ανάγκες της κάθε επιχείρησης. Για παράδειγμα, υπάρχουν επιχειρήσεις οι οποίες επιθυμούν την αναλυτική πληροφόρηση και τήρηση των λογιστικών τους βιβλίων γι αυτό και

72 χρησιμοποιούν τεταρτοβάθμιους λογαριασμούς ώστε να καταγράφουν πιο αναλυτικά το πελατολόγιό τους. Το σύστημα δίνει τη δυνατότητα α)δημιουργίας λογιστικού σχεδίου προσαρμοσμένου στα δεδομένα της επιχείρησης και β)εισαγωγής σε περίπτωση που διαθέτει λογιστικό σχέδιο σε αρχείο όπως δείχνει η εικόνα 37. Εικόνα 37: Λογιστικό σχέδιο επιχείρησης Με την εγκατάσταση του λογιστικού σχεδίου ενημερώνονται αυτόματα οι εγγραφές στο ημερολόγιο πλην τις εγγραφές που αφορούν άλλες δραστηριότητες. Γι αυτές τις πρόσθετες δραστηριότητες υπάρχει η επιλογή Journal Entries όπου γίνεται χειροκίνητα η καταγραφή των ημερολογιακών εγγραφών. Το Odoo μας παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας νέας καταχώρισης είτε την εισαγωγή αρχείου με καταχωρήσεις. Στην εικόνα 38 καταχωρήθηκε μία νέα ημερολογιακή εγγραφή που αφορά έσοδα από πωλήσεις πρόσθετης δραστηριότητας πέραν της κύριας δραστηριότητας της επιχείρησης.

73 Εικόνα 38: Καταχώρηση νέας ημερολογιακής εγγραφής πρόσθετης δραστηριότητας Σε αυτή την περίπτωση θα μπορούσε το Odoo να υποστηρίξει την βιομηχανία στην πρόσθετη δραστηριότητα από την οποία θα έχει εισροές. Τέλος, σημαντική είναι και η διαδικασία απόσβεσης των παγίων. Η Βιομηχανία διαθέτει εξοπλισμό ο οποίος έχει ενταχθεί στη διαδικασία απόσβεσης γι αυτό και αυτή η δυνατότητα είναι απαραίτητο στοιχείο για την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης. Από το μενού της λογιστικής στην επιλογή Adviser Ενεργό πραγματοποιείται η καταχώρηση των παγίων τα οποία τίθενται προς απόσβεση. Στην εικόνα 39 φαίνεται η διαδικασία υπολογισμού του ποσού απόσβεσης για έναν υπολογιστή.

74 Εικόνα 39 Καταχώρηση παγίου προς απόσβεση Αρκετά σημαντική είναι η επιλογή εισαγωγής αρχείου παγίων προς απόσβεση καθώς η Βιομηχανία μπορεί να εισάγει ένα αρχείου υπολογιστικών φύλλων το οποίο θα μπορέσει να δημιουργήσει τα πάγια χωρίς να χρειαστεί η χειροκίνητη καταχώρισή τους ένα προς ένα. Reporting Πολύ σημαντικό κομμάτι στην πληροφόρηση των στελεχών είναι οι αναφορές υπό την μορφή Reports. Στις αναφορές δίνεται η δυνατότητα παρακολούθησης κινήσεων συγκεκριμένων λογαριασμών ώστε το στέλεχος της επιχείρησης να παρακολουθεί την γενικότερη πορεία των εισροών και εκροών και την τάση των πωλήσεων σε συνάρτηση με το χρόνο. Στην εικόνα 40 φαίνονται οι μετρήσεις που προκύπτουν από την ανάλυση των τιμολογίων πώλησης προς τους πελάτες.

75 Εικόνα 40: Συγκεντρωτικές μετρήσεις σύμφωνα με τα τιμολόγια Ένα ακόμη Report που παρέχεται είναι το γενικό καθολικό της Βιομηχανίας το οποίο εμφανίζει τους λογαριασμούς του λογιστικού σχεδίου και τις κινήσεις που πραγματοποιήθηκαν. Η εικόνα 41 παρουσιάζει το γενικό καθολικό της Βιομηχανίας με τις κινήσεις που πραγματοποιήθηκαν το τελευταίο διάστημα για την χρήση που εξετάζουμε. Εικόνα 41:Γενικό καθολικό βάσει των καταχωρήσεων Human Resources Για τη διαχείριση της λειτουργίας του Ανθρώπινου Δυναμικού είναι απαραίτητη η εγκατάσταση συγκεκριμένων εφαρμογών. Η εικόνα 42 παρουσιάζει τις εφαρμογές που έχουν άμεση σχέση με το ανθρώπινο δυναμικό της επιχείρησης και είναι απαραίτητες για τη σωστή διαχείριση του προσωπικού.

76 Εικόνα 42: Εφαρμογές διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού Δημιουργία τμημάτων & Διαχείριση υπαλλήλων Σε πρώτο στάδιο παρέχεται η δυνατότητα δημιουργίας των τμημάτων τα οποία θα στελεχώσει η επιχείρηση με τα κατάλληλα άτομα. Η βιομηχανία η οποία εξετάζουμε είναι χωρισμένη σε τμήματα οπότε και η δημιουργία των κατάλληλων τμημάτων είναι κάτι το οποίο υποστηρίζεται από το σύστημα. Στην εικόνα 43 παρατηρούμε το διαχωρισμό των τμημάτων της Βιομηχανίας στην οποία φαίνονται και αν υπάρχουν ενεργές αιτήσεις για την στελέχωση του κάθε τμήματος, κάτι το οποίο θα εξετάσουμε στη συνέχεια. Ακολουθεί το κομμάτι διαχείρισης των υπαλλήλων όπου μπορεί ο υπεύθυνος να επεξεργαστεί τα στοιχεία των υπαλλήλων και να παρακολουθεί συνολικά την πορεία τους καθώς ενοποιούνται οι σχετικές εφαρμογές σε αυτήν και ο υπεύθυνος έχει μια συνολική εικόνα της κατάστασης. Σε κάθε υπάλληλο γίνεται αναφορά στο τμήμα στο οποίο ανήκει, όπως επίσης ο τίτλος εργασίας τον οποίο κατέχει και ο μάνατζερ στον οποίο υπάγεται. Στην εικόνα 44 παρουσιάζονται οι υπάλληλοι που ανήκουν στην επιχείρηση με τη μορφή πλακιδίων ακολουθώντας το σύστημα Kanban. Κάθε καταχώριση υπαλλήλου συνοδεύεται και από την επισύναψη φωτογραφίας για βελτιστοποίηση της διαχείρισης των υπαλλήλων.

77 Εικόνα 43: Δημιουργία τμημάτων Εικόνα 44 Υπάλληλοι της Βιομηχανίας Στο κομμάτι της διαχείρισης των υπαλλήλων ανήκει και η δημιουργία των συμβάσεων εργασίας. Εκεί αναγράφεται η εκάστοτε σύμβαση που δημιουργείται, ο υπάλληλος στον οποίο εφαρμόζεται, ο μισθός και ο τύπος του συμβολαίου. Η εικόνα 45 αναφέρεται στην επεξεργασία του προφίλ του υπαλλήλου ενώ η εικόνα 46 στη δημιουργία νέας σύμβασης.

78 Εικόνα 45 Επεξεργασία προφίλ εργαζομένου Εικόνα 46 Δημιουργία σύμβασης Στελέχωση τμημάτων (Recruitment Process) Εφόσον έχει δημιουργηθεί το κάθε τμήμα, παρέχεται η δυνατότητα στελέχωσης των τμημάτων με νέους υπαλλήλους. Η Βιομηχανία στα πλαίσια προώθησης των πωλήσεων αναζητά υπαλλήλους για τη στελέχωση του τμήματος των πωλήσεων. Η

79 εικόνα 47 δείχνει μία από τις αιτήσεις στο συγκεκριμένο τμήμα όπου αναγράφονται τα απαραίτητα στοιχεία του υποψηφίου και παρέχεται η δυνατότητα δημιουργίας συνέντευξης και επισύναψης των εγγράφων που συνοδεύουν την αίτηση. Σημαντικό εργαλείο αποτελεί η ύπαρξη ενός προτύπου συνέντευξης το οποίο μεταβάλλεται ανάλογα με τις απαιτήσεις της επιχείρησης και την προτεινόμενη θέση. Η διαδικασία της συνέντευξης είναι μία από τις διεργασίες της Βιομηχανίας που προβλέπεται από το ISO και μπορεί να υποστηριχθεί από το Odoo πλήρως. Εικόνα 47: Εισαγωγή υποψηφίου για το τμήμα πωλήσεων Φύλλα χρόνου εργασίας (Timesheets) Πρόκειται για μία εφαρμογή η οποία συνεργάζεται με τη διαχείριση των υπαλλήλων και με την εφαρμογή των αδειών. Για κάθε φύλλο εργασίας δηλώνεται ο υπάλληλος, η περίοδος που αφορά, το πρότζεκτ με το οποίο ασχολείται ο υπάλληλος και η ημερήσια χρονική ενασχόλησή του με αυτό καθώς επίσης η ώρα προσέλευσης και αποχώρησης. Τα φύλλα υποβάλλονται προς έγκριση από τον μάνατζερ και αποθηκεύονται. Στην περίπτωση της Βιομηχανίας η συγκεκριμένη εφαρμογή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο της παρουσίας των εργαζομένων. Η εικόνα 48 παρουσιάζει ένα φύλλο εργασίας της υπαλλήλου Κυριάκου Μάγδας για το διάστημα 29/2-6/3.

80 Εικόνα 48:Δημιουργία φύλλου εργασίας για συγκεκριμένη υπάλληλο Πρότζεκτ (Project) Στα πλαίσια οργάνωσης του χρονοδιαγράμματος εργασίας των υπαλλήλων, κυρίως των πωλητών, παρέχεται το εργαλείο της δημιουργίας Project. Με αυτό τον τρόπο υπάρχει μία οργάνωση όσον αφορά τα καθήκοντα κάθε εργαζομένου και ένας συνεχής έλεγχος για την πορεία κάθε καθήκοντος. Στην εικόνα 49 παρουσιάζεται η δημιουργία ενός Project που αφορά την προώθηση των πωλήσεων στην Θεσσαλονίκη ενώ στην εικόνα 50 φαίνεται το Dashboard των Project που βρίσκονται σε εξέλιξη. Σε κάθε Project συμπληρώνεται η περιγραφή, ο υπεύθυνος υπάλληλος στον οποίο ανατίθεται το project και η ημερομηνία ολοκλήρωσης της διαδικασίας. Η εφαρμογή συνεργάζεται με το χρονοδιάγραμμα που έχει ο κάθε υπάλληλος γι αυτό και υπάρχει και η επιλογή συμπλήρωσης ενός φύλλου χρόνου εργασίας.

81 Εικόνα 49: Δημιουργία Project Εικόνα 50: Dashboard με Project σε ισχύ Άδειες Μία επιπλέον εφαρμογή που παρέχει η συγκεκριμένη έκδοση είναι η δήλωση των απουσιών κάθε υπαλλήλου. Στο μενού της εφαρμογής το οποίο υποστηρίζεται από την ύπαρξη ημερολογίου, δημιουργείται το έγγραφο αδείας στο οποίο αναγράφεται ο λόγος απουσίας, το χρονικό διάστημα, αν η απουσία αφαιρείται από τις ημέρες αδείας που δικαιούται ο υπάλληλος ή αν αφαιρείται από τις μέρες ασθενείας, ο υπάλληλος και το τμήμα στο οποίο ανήκει όπως φαίνεται στην εικόνα 51. Επόμενο στάδιο μετά τη δημιουργία είναι η έγκριση από τον υπεύθυνο ή η απλή αποθήκευσή της μέχρι να σταλεί το απαραίτητο δικαιολογητικό το οποίο μπορεί να επισυναφθεί στην απουσία. Στην εικόνα 52 μπορεί ο υπεύθυνος να παρακολουθήσει τη συνολική πορεία των αδειών φιλτράροντας τα αποτελέσματα για τη λήψη εξειδικευμένης πληροφόρησης.

82 Εικόνα 51:Καταχώρηση απουσίας υπαλλήλου Εικόνα 52:Αναλυτική παρουσίαση αδειών με τη χρήση φίλτρων Marketing Σύμφωνα με το ISO της Βιομηχανίας πρέπει να υπάρχουν αποτελεσματικά μέσα προβολής και επικοινωνίας με τους πελάτες ώστε: α)να ενημερώνεται για το βαθμό ικανοποίησης των πελατών μετά την αγορά του προϊόντος και β)να λαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τις προτιμήσεις των πελατών για το σχεδιασμό νέων προϊόντων. Έμμεσα επιτυγχάνεται η αύξηση του όγκου των πωλήσεων και απόκτηση ενός σταθερού και πιστού πελατολογίου το οποίο με τη σειρά του έχει τη δυνατότητα ανάπτυξης του προφορικού μάρκετινγκ. Για τη διαχείριση της λειτουργίας του Μάρκετινγκ υπάρχουν οι ακόλουθες εφαρμογές οι οποίες απεικονίζονται στην εικόνα 53. Όλες τους συμβάλλουν στην υποστήριξη των διεργασιών του ISO για την επικοινωνία με τους πελάτες, υπάρχοντες και εν δυνάμει. Με την εγκατάσταση της

83 εφαρμογής για την δημιουργία ιστοσελίδας οι περισσότερες από τις υπόλοιπες εφαρμογές ενσωματώνονται σε αυτήν επομένως η ολοκλήρωση-συνεργασία των εφαρμογών μεταξύ τους είναι ξεκάθαρη. Εικόνα 53: Εφαρμογές υποστήριξης της λειτουργίας Μάρκετινγκ Προβολή της Βιομηχανίας Βασικό στοιχείο προβολής κάθε επιχείρησης και επικοινωνίας με τους πελάτες αποτελεί η δημιουργία της επίσημης ιστοσελίδας της επιχείρησης. Η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας ιστοσελίδας με τη χρήση προτύπων τα οποία μπορούν να διαμορφωθούν ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης. Στη δική μας περίπτωση η ιστοσελίδα θα πρέπει να εστιάζει στα προϊόντα που κατασκευάζει η Βιομηχανία τα οποία και θα προβάλλει με σκοπό: α)τη γνωριμία των πελατών με τα προϊόντα και την επιχείρηση και β)την ένταξή τους στο πελατολόγιό της. Η εικόνα 54 παρουσιάζει το γραφικό περιβάλλον της ιστοσελίδας όπου ο διαχειριστής παρεμβαίνει διαμορφώνοντας την εμφάνιση και τη δομή της. Το βασικό πλεονέκτημα της εφαρμογής είναι η ευχρηστία και η φιλικότητα προς το χρήστη καθώς δεν χρειάζεται να διαθέτει γνώσεις προγραμματισμού. Υπάρχει μια σελίδα πρότυπο και από κει και πέρα η διαμόρφωση της δομής γίνεται πολύ εύκολα με το μενού δομής όπου με ένα drag&drop επιλέγεται ο τύπος δομής που θέλει να προσθέσει ο διαχειριστής της ιστοσελίδας (πχ. μεγάλη εικόνα στο κέντρο) όπως

84 φαίνεται στην εικόνα 55 και το τοποθετεί στο σημείο όπου επιθυμεί, ανάλογα με το τι θέλει να πετύχει, όπως φαίνεται και στην εικόνα 56. Εικόνα 54: Βασική δομή-περιβάλλον δημιουργίας ιστοσελίδας Εικόνα 55: Διαμόρφωση δομής ιστοσελίδας

85 Εικόνα 56: Εισαγωγή εικόνας στο κέντρο και προσθήκη κειμένου και σχολίων Με την εγκατάσταση της εφαρμογής της ιστοσελίδας δίνεται και η δυνατότητα εγκατάστασης της εφαρμογής του ηλεκτρονικού εμπορίου που ενσωματώνεται στη διαχείριση της ιστοσελίδας και συνεργάζεται με τα προϊόντα της επιχείρησης, καθώς κατά τη δημιουργία ενός νέου προϊόντος υπάρχει η επιλογή της δημοσιοποίησής του στην ιστοσελίδα της επιχείρησης, δηλαδή της εμφάνισής του στην ιστοσελίδα προς πώληση. Η εικόνα 57 προβάλει ένα από τα καταχωρημένα προϊόντα στο κομμάτι των ηλεκτρονικών αγορών Shop της ιστοσελίδας.

86 Εικόνα 57: Προϊόν προς πώληση στο ecommerce Ανταλλαγή πληροφοριών με τους πελάτες Σύμφωνα με το ISO η επιχείρηση επιθυμεί την συνεχή επικοινωνία με τους πελάτες τόσο για την καλύτερη εξυπηρέτησή τους όσο και για την πληροφοριακή ανατροφοδότηση από πελάτες που έχουν ήδη πραγματοποιήσει αγορές. Αυτό το σκοπό εξυπηρετούν οι εφαρμογές Mass Mailing Campaigns, Online events, Forum, Ιστολόγιο και Website Live Chat. Κάθε μία από αυτές τις εφαρμογές παρέχει τη δυνατότητα ανταλλαγής πληροφοριών με πελάτες και μη προκειμένου να εξελίσσεται και να βελτιώνεται συνεχώς αντιμετωπίζοντας αποτελεσματικά τον επικείμενο ανταγωνισμό. Όλες σχεδόν οι εφαρμογές ενσωματώνονται στην ιστοσελίδα της επιχείρησης, πλην της μαζικής αλληλογραφίας και της δημιουργίας καναλιών Live Chat, γι αυτό και δεν έχουν ξεχωριστό μενού καθώς πρόκειται για προσθήκες-προεκτάσεις της λειτουργίας της ιστοσελίδας. Η εικόνα 58 παρουσιάζει τη δημιουργία ενός καναλιού επικοινωνίας για Web Live Chat το οποίο απαιτεί την ύπαρξη ιστοσελίδας. Επόμενη εφαρμογή αποτελεί η ομαδική αλληλογραφία η οποία μπορεί να αντλήσει στοιχεία από ήδη υπάρχοντες πελάτες και προμηθευτές ανάλογα με το σκοπό δημιουργίας της ομαδικής αλληλογραφίας. Στην εικόνα 59 παρουσιάζεται η ομαδική αλληλογραφία προς ήδη υπάρχοντες πελάτες για την ενημέρωσή τους όσον αφορά το νέο προϊόν της Βιομηχανίας.

87 Εικόνα 58: Δημιουργία καναλιού επικοινωνίας Εικόνα 59: Δημιουργία mailing lists προωθητικού περιεχομένου Ακόμη μία εφαρμογή για την επίτευξη επικοινωνίας με τους πελάτες αποτελεί το ιστολόγιο της Βιομηχανίας. Η εικόνα 60 απεικονίζει μία ανάρτηση από τον διαχειριστή της ιστοσελίδας όσον αφορά το νέο προϊόν της επιχείρησης. Τέλος, υπάρχει η εφαρμογή δημιουργίας εκδήλωσης η οποία ενσωματώνεται στην ιστοσελίδα όπως φαίνεται στην εικόνα 61.

88 Εικόνα 60: Καταχώριση διαχειριστή στο blogτης ιστοσελίδας Εικόνα 61: Δημιουργία νέας εκδήλωσης-event

89 Έρευνα Η τελευταία διεργασία που ανήκει στη λειτουργία του Μάρκετινγκ της επιχείρησης είναι η πραγματοποίηση έρευνας για την ικανοποίηση των πελατών. Βάση του ISO, η Βιομηχανία έχει εντοπίσει τις πηγές άντλησης πληροφοριών γι αυτό και πραγματοποιείται μελέτη μέσω ερωτηματολογίου. Το Odoo έρχεται να υποστηρίξει τη συγκεκριμένη διεργασία με τη δημιουργία έρευνας υπό τη μορφή ερωτηματολογίου. Στο βασικό μενού της εφαρμογής οι έρευνες χωρίζονται σε :α)προσωρινές, β)σε εξέλιξη και γ)κλεισμένα, ενώ υπάρχει η δυνατότητα προσθήκης επιπλέον κατηγοριών. Στην εικόνα 62 φαίνεται μία έρευνα που διεξήχθη με βάση την πώληση ενός συγκεκριμένου προϊόντος σε πελάτες οι οποίοι έχουν ήδη αγοράσει το προϊόν ενώ στην εικόνα 63 παρουσιάζονται οι απαντήσεις συγκεντρωτικά ανά ερώτηση επιλέγοντας είτε την ανάλυση ποσοστού είτε την γραφική παράσταση των αποτελεσμάτων. Εικόνα 62 Έρευνα για το Fiat 500 fridge

90 Εικόνα 63 Ανάλυση αποτελεσμάτων της έρευνας που είναι σε ισχύ Βαθμός εκτέλεσης διεργασιών στο Odoo με βάση το ISO και τις απαιτήσεις της επιχείρησης Έχοντας ως βασικό σημείο αναφοράς το ISO και τις απαιτήσεις των στελεχών επιπρόσθετα παρατηρήσαμε τα εξής: Στο κομμάτι των αγορών το ISO προβλέπει 4 διεργασίες και το Odoo υποστηρίζει τις 2. Στο κομμάτι των Οικονομικών-Λογιστική διαχείριση το ISO προβλέπει 4 διεργασίες και το Odoo υποστηρίζει τις 3. Στο κομμάτι του τεχνολογικού εξοπλισμού το ISO προβλέπει 5 διεργασίες και το Odoo υποστηρίζει τις 4. Στο κομμάτι της διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού το ISO προβλέπει 4 διεργασίες και το Odoo υποστηρίζει και τις 4. Στο κομμάτι του Marketing-επικοινωνία με του πελάτες το ISO προβλέπει 4 διεργασίες και το Odoo υποστηρίζει ξανά και τις 4. Πιο αναλυτικά στους πίνακες 3, 4, 5, 6, 7 παρουσιάζονται οι διεργασίες με βάση το ISO ανά λειτουργία, καθώς επίσης και οι πρόσθετες απαιτήσεις που ζητήθηκαν εκτός ISO όπως φαίνονται στον πίνακα 8.

91 Πίνακας 3:Διεργασίες που αφορούν τις Αγορές εμπορευμάτων Λειτουργία Αγορών εμπορευμάτων Διεργασία Εισαγωγή μητρώου προμηθευτών Συνεχής αξιολόγηση προμηθευτών Έλεγχος διαθεσιμότητας αποθήκης για αγορά εμπ/των Αίτηση προσφοράς σε προμηθευτές για καλύτερες τιμές Αποτέλεσμα Δεν υποστηρίζεται Δεν υποστηρίζεται Υποστηρίζεται Υποστηρίζεται Πίνακας 4: Διεργασίες που αφορούν το Λογιστικό και Οικονομικό κομμάτι Λειτουργία Λογιστικής Διεργασία Καταχώριση λογιστικών άρθρων Μισθοδοσία Συναλλαγές πελατών μέσω καρτών, μετρητών & τραπεζικών λογαριασμών Συνεχής βελτίωση μέσω ειδικών αναφορών (Reports) Αποτέλεσμα Υποστηρίζεται Δεν υποστηρίζεται Υποστηρίζεται Υποστηρίζεται Πίνακας 5: Διεργασίες που αφορούν το Μάρκετινγκ Λειτουργία Μάρκετινγκ-Διεργασίες που σχετίζονται με τους πελάτες Διεργασία Αποτέλεσμα Ανταλλαγή πληροφοριών με τους πελάτες Υποστηρίζεται Βαθμός ικανοποίησης πελατών Υποστηρίζεται Προβολή της βιομηχανίας Υποστηρίζεται Ανάλυση των στοιχείων που έχουν συλλεχθεί Υποστηρίζεται Πίνακας 6: Διεργασίες που αφορούν τον Τεχνολογικό εξοπλισμό Διαχείριση Τεχνολογικού Εξοπλισμού Διεργασία Αποτέλεσμα Διαχωρισμός εξοπλισμού σε ομάδες Υποστηρίζεται Προγραμματισμένες συντηρήσεις Υποστηρίζεται μερικώς Διαδικασία συντήρησης που προβλέπεται από το ISO Υποστηρίζεται

92 Επισύναψη εγχειριδίου σε κάθε καταχωρημένη συσκευή Έλεγχος τήρησης διαδικασίας συντήρησης από ανώτερα στελέχη Υποστηρίζεται Υποστηρίζεται Πίνακας 7: Διεργασίες που αφορούν το Ανθρώπινο δυναμικό της επιχείρησης Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού Διεργασία Διαδικασία στελέχωσης προσωπικού Εξέταση απόδοσης προσωπικού Έγκριση προσλήψεων και αξιολόγηση από τον Προσωπάρχη Τήρηση αρχείου προσωπικού Αποτέλεσμα Υποστηρίζεται Υποστηρίζεται Υποστηρίζεται Υποστηρίζεται Πίνακας 8: Διεργασίες που αφορούν πρόσθετες απαιτήσεις της Βιομηχανίας Απαιτήσεις εκτός ISO Τμήμα Απαίτηση Αποτέλεσμα Γενική διεύθυνση Υποστήριξη πολλαπλών εταιρειών Υποστηρίζεται Λογιστική Πολλαπλά νομίσματα Δεν υποστηρίζεται Αγορών Προσθήκη στηλών Δεν υποστηρίζεται Λογιστικής Σύνδεση με τράπεζα Δεν υποστηρίζεται Αγορές Αυτόματη εισαγωγή εμπορευμάτων σε συγκεκριμένη θέση στην αποθήκη με την καταχώριση του παραστατικού Δεν υποστηρίζεται Πρόσθετα εργαλεία Odoo Εκτός από τις βασικές εφαρμογές που χρειάζεται μια επιχείρηση υπάρχουν και κάποια πρόσθετα εργαλεία για την καλύτερη διαχείριση των λειτουργιών της επιχείρησης. Οι Σημειώσεις και το Ημερολόγιο είναι εφαρμογές οι οποίες έχουν άμεση σχέση με το ανθρώπινο δυναμικό της επιχείρησης και παρέχουν ευκολίες για την καλύτερη απόδοση των υπαλλήλων, ενώ η εφαρμογή Διαφάνειες απευθύνεται τόσο στο εσωτερικό της επιχείρησης όσο και στο εξωτερικό της περιβάλλον. Η εφαρμογή Lunch αναφέρεται σε μεγάλες επιχειρήσεις οι οποίες θα πρέπει να μεριμνούν για τη σίτιση των εργαζομένων, ενώ η εφαρμογή Fleet Management διαχειρίζεται τα οχήματα τα

93 οποία ανήκουν στην επιχείρηση. Η εικόνα 64 απεικονίζει τις πρόσθετες εφαρμογές του Odoo που ίσως αργότερα χρειαστεί η Βιομηχανία που εξετάζουμε καθώς θα αναπτύσσεται. Εικόνα 64: Πρόσθετες εφαρμογές του Odoo Σημειώσεις (Notes) Στην εικόνα 65 παρουσιάζεται η εφαρμογή Σημειώσεις όπου δημιουργείται κάθε σημείωση με τη μορφή Kanban καρτών για την υπενθύμιση σημαντικών γεγονότων και συναντήσεων. Αντί λοιπόν για την καταγραφή γεγονότων σε ημερολόγιο ή σε post-it χαρτάκια, υπάρχει η συγκεκριμένη εφαρμογή η οποία μπορεί να παράσχει τις απαραίτητες πληροφορίες στον κάθε χρήστη. Εικόνα 65: Σημειώσεις-υπενθυμίσεις γεγονότων και συναντήσεων Διαφάνειες (Presentations) Οι Διαφάνειες είναι ένα κομμάτι το οποίο ενσωματώνεται στην ήδη υπάρχουσα ιστοσελίδα ως Presentations και περιλαμβάνει τρία κανάλια επικοινωνίας: α)public Channel, β)partner Channel και γ)employee Channel. Στην πρώτη περίπτωση οι παρουσιάσεις οι οποίες δημιουργούνται και ανήκουν σε αυτό το κανάλι επικοινωνίας

94 είναι ορατές από όλους τους δημόσιους χρήστες. Στην δεύτερη περίπτωση έχουν πρόσβαση μόνο οι συνεργάτες της επιχείρησης καθώς στο συγκεκριμένο κανάλι δημοσιεύονται παρουσιάσεις μόνο στο ιδιωτικό δίκτυο των συνεργατών. Τέλος, στην τρίτη περίπτωση δημοσιεύονται εσωτερικές διαφάνειες εντός του εσωτερικού περιβάλλοντος της επιχείρησης. Στην εικόνα 66 παρουσιάζεται το βασικό μενού για τις παρουσιάσεις. Εικόνα 66: Κανάλια παρουσιάσεων Ημερολόγιο (Calendar) Το ημερολόγιο είναι μια πολύ απλή εφαρμογή η οποία έχει σχέση με την καταγραφή γεγονότων. Στην εικόνα 67 παρουσιάζεται ο μήνας Μάρτιος με τις αντίστοιχες καταχωρήσεις. Στην περίπτωση του διαχειριστή υπάρχει η δυνατότητα καταχώρισης και στα ημερολόγια των υπόλοιπων υπαλλήλων.

95 Εικόνα 67: Καταχωρήσεις ημερολογίου Σίτιση εργαζομένων(lunch) Η εφαρμογή είναι αρκετά απλή όμως μπορεί να εξελιχθεί σε αρκετά χρήσιμη στην περίπτωση ύπαρξης μεγάλου αριθμού εργαζομένων. Εικόνα 68:Επιβεβαίωση παραγγελίας από τον υπεύθυνο Στην εικόνα 68 έχει ήδη δημιουργηθεί η παραγγελία όπου δηλώθηκε το φαγητό και στη συνέχεια εκκρεμεί η αποδοχή της παραγγελίας από τον Manager ο οποίος μπορεί είτε να την εγκρίνει είτε να την ακυρώσει. Ο λογαριασμός σίτισης τηρείται και παρακολουθείται ανά ομάδες ενώ ο managerέχει πρόσβαση σε όλη τη διαδικασία ελέγχοντας και εγκρίνοντας τις παραγγελίες, ελέγχοντας τους προμηθευτές και τις πληρωμές. Η επιλογή Alerts υπάρχει για την εμφάνιση μηνυμάτων που έχουν σχέση με

96 το φαγητό όπως για παράδειγμα να παραγγείλει ο υπάλληλος πριν το διάλειμμά του ώστε να λάβει εγκαίρως την έγκριση. Διαχείριση οχημάτων επιχείρησης (Fleet Management) Η εφαρμογή διαχείρισης των οχημάτων παρέχει τη δυνατότητα καταγραφής των οχημάτων που χρησιμοποιεί η επιχείρηση δηλώνοντας τα στοιχεία του οχήματος όπως μοντέλο, αξία, χρώμα και χαρακτηριστικά, καθώς επίσης δίνεται η δυνατότητα παρακολούθησης και αναγωγής των εξόδων, των συμβάσεων, των καυσίμων, των χιλιομετρικών αποστάσεων και διορθώσεων σε κάθε όχημα ξεχωριστά. Η εικόνα 69 παρουσιάζει ένα συγκεκριμένο όχημα το οποίο έχει ενταχθεί στο στόλο της επιχείρησης. Προς το παρόν η Βιομηχανία δεν χρειάζεται τη συγκεκριμένη εφαρμογή, όμως σε περίπτωση όπου χρειαστεί, το Odoo την διαθέτει. Εικόνα 69: Διαχείριση οχήματος της επιχείρησης 4.4 Νέα έκδοση Odoo για την υποστήριξη της επιχείρησης Προκειμένου να υποστηριχθεί σωστά και ολοκληρωμένα η Βιομηχανία η οποία εξετάζουμε, είναι απαραίτητη η υποστήριξη όλων των διεργασιών από το σύστημα. Γι αυτό το σκοπό όσες διεργασίες που προβλέπονται είτε από το ISO είτε ζητήθηκαν από τη Βιομηχανία ως επιπλέον απαιτήσεις, θα πρέπει σε πρώτη φάση να δημιουργηθούν και έπειτα να επικοινωνούν σωστά και με τις υπόλοιπες εφαρμογές. Γι αυτό το σκοπό θα πρέπει να προχωρήσουμε πρώτα στην καταγραφή των επιπλέων απαιτήσεων και

97 διεργασιών οι οποίες δεν υποστηρίζονται από το Odoo και στη συνέχεια θα κοστολογηθούν ώστε να εξετασθεί εξ ολοκλήρου η διαδικασία υιοθέτησης του συγκεκριμένου ERP ως προς τον χρόνο υλοποίησης και το κόστος Καταγραφή απαιτήσεων προς υλοποίηση Είναι γνωστό και κοινώς αποδεκτό πως ένα ERP δεν μπορεί να ταιριάζει με το προφίλ κάθε επιχείρησης γι αυτό υπάρχει και το κομμάτι του Customization όπου γίνονται ορισμένες προσαρμογές του συστήματος ώστε να μπορεί να υποστηρίξει τις διεργασίες της επιχείρησης. Στην περίπτωση της Βιομηχανίας όπου εξετάζουμε τα πρόσθετα τα οποία θα πρέπει να αναπτύξουμε εμφανίζονται στον πίνακα 9 που ακολουθεί. Πίνακας 9: Απαιτήσεις προς κοστολόγηση Τμήμα Αγορών Αγορών Αγορών Λογιστικής Λογιστικής Λογιστικής Λογιστικής Λογιστικής Τεχνολογικού εξοπλισμού Απαιτήσεις προς υλοποίηση Απαίτηση Αυτόματη εισαγωγή εμπορευμάτων σε συγκεκριμένη θέση στην αποθήκη με την καταχώριση του τιμολογίου Εισαγωγή μητρώου προμηθευτών Συνεχής αξιολόγηση προμηθευτών Πολλαπλά νομίσματα Σύνδεση με τράπεζα Συγκεντρωτικές καταστάσεις Ανάλυση με συγκεκριμένες ημερομηνίες Μισθοδοσία Προγραμματισμένες συντηρήσεις Κοστολόγηση απαιτήσεων Η ανάπτυξη λογισμικού για την κάλυψη των πρόσθετων απαιτήσεων είναι κάτι το σύνηθες αποτελώντας το Customization του ERP για την ολοκληρωτική υποστήριξη της κάθε επιχείρησης. Έτσι και στην περίπτωση της Βιομηχανίας θα χρειαστεί η επέμβαση στον κώδικα προκειμένου να καλυφθούν τα κενά. Θα χρειαστεί λοιπόν μία κοστολόγηση των απαιτήσεων ως προς τον υπολογισμό του χρόνου και του κόστους. Οι μέθοδοι κοστολόγησης λογισμικού που χρησιμοποιούνται σήμερα είναι πολλοί. Ανάμεσά τους ξεχωρίζει η εκτίμηση κόστους με τη μέθοδο της μελέτης περιπτώσεων

98 γνωστή ως Use Case Points. Είναι παρόμοια με τη μέθοδο μέτρησης βαθμών λειτουργίας με λιγότερο λεπτομερή ανάλυση. Χρησιμοποιείται για τη μέτρηση της λειτουργικότητας και όχι του φυσικού μεγέθους του προς ανάπτυξη λογισμικού. Σε αυτή τη μέθοδο υπάρχει μια υποκειμενικότητα καθώς βαθμολογούνται οι περιπτώσεις, όμως είναι από τις πιο αποτελεσματικές μεθόδους διότι μέσα από την μελέτη των περιπτώσεων είναι πιο σαφείς οι απαιτήσεις των χρηστών η αλλαγή των οποίων μπορεί να αποτελέσει λόγο αστοχίας της εκτίμησης. Σύμφωνα με τη μέθοδο, κάθε μελέτη περίπτωσης αποτελείται από τους Χρήστες (Actors) και τα σενάρια (Scripts). Οι Actors είναι οι πιθανοί χρήστες του συστήματος που διαμορφώνουν τις πιθανές λειτουργίες του συστήματος για διαφορετικούς χρήστες ενώ τα Scripts παρουσιάζουν τις πιθανές συναλλαγές του συστήματος, αποτελώντας στιγμιότυπα μιας περίπτωσης χρήσης. Κάθε συναλλαγή υποδηλώνει το γεγονός που προκύπτει μεταξύ του συστήματος και του χρήστη. Η μέτρηση είναι αποτέλεσμα υπολογισμού του παράγοντα Χρήστη και του παράγοντα Συναλλαγή σε συνδυασμό με τους Τεχνικούς και τους παράγοντες Περιβάλλοντος. Πιο συγκεκριμένα, για τον παράγοντα χρήστη λαμβάνεται υπόψη ο αριθμός των χρηστών και ο χαρακτηρισμός του καθενός ως απλό, μέτριο ή σύνθετο ανάλογα με την πολυπλοκότητα της εφαρμογής, και παίρνοντας το αντίστοιχο βάρος. Εν συνεχεία, ο παράγοντας συναλλαγή λαμβάνει τις ίδιες περιπτώσεις χαρακτηρισμού με τα αντίστοιχα βάρη. Τέλος, οι τεχνικοί και οι περιβαλλοντικοί παράγοντες βαθμολογούνται και έπειτα πολλαπλασιάζεται ο βαθμός με το αντίστοιχο βάρος. Στη συγκεκριμένη περίπτωση κοστολόγησης κάνουμε τις εξής παραδοχές: Η κοστολόγηση θα πραγματοποιηθεί ανά τμήμα. Οι Τεχνικοί παράγοντες ισχύουν για κάθε περίπτωσης χρήσης. Οι Περιβαλλοντικοί παράγοντες βαθμολογούνται με τη μονάδα διότι δεν θέλουμε να επηρεάσει τα αποτελέσματα καθώς οι παράγοντες αφορούν τον προγραμματιστή ή τους προγραμματιστές που θα υλοποιήσουν το σύστημα. Οι Τεχνικοί παράγοντες με τη βαθμολογία και τα αντίστοιχα βάρη παρουσιάζονται στον πίνακα 10. Η βαθμολογία κυμαίνεται από 0-5 και έχει υπολογισθεί σύμφωνα με την βιομηχανία και την εφαρμογή με τις αντίστοιχες περιπτώσεις χρήσης που θέλουμε να αναπτύξουμε.

99 Πίνακας 10: Τεχνικοί παράγοντες της μεθόδου Use Case Points Παράγοντας Περιγραφή Βάρος Βαθμολογία Τ1 Κατανεμημένο σύστημα 2 0 Τ2 Ρυθμός απόκρισης, Απόδοση 1 4 Τ3 Online αποτελεσματικότητα 1 4 Τ4 Σύνθετοι υπολογισμοί, επεξεργασία 1 4 Τ5 Επαναχρησιμοποίηση κώδικα 1 0 Τ6 Ευκολία εγκατάστασης 0,5 1 Τ7 Ευχρηστία 0,5 4 Τ8 Φορητότητα 2 0 Τ9 Ευκολία αλλαγών 1 3 Τ10 Ταυτοχρονισμός 1 0 Τ11 Χαρακτηριστικά ασφάλειας 1 2 Τ12 Άμεση πρόσβαση τρίτων 1 1 Τ13 Εκπαίδευση χρηστών 1 3 Για τον υπολογισμό του Technical Factor έχουμε : Tf= Σ 13 i=1 Wi*Ti με το οποίο στη συνέχεια υπολογίζουμε το TCF=0.6+(0.01*Tfactor). Έτσι προκύπτει Tf=0.835 Αντίστοιχα οι περιβαλλοντικοί παράγοντες παρουσιάζονται στον πίνακα 11. Παράγοντας Περιγραφή Βάρος Βαθμολογία F1 Γνώστης RUP 1.5 2,9 F2 Εμπειρία με το είδος της εφαρμογής 0,5 2,9 F3 Εμπειρία αντικειμενοστρέφειας 1 2,9 F4 Εμπειρία αναλυτή 0,5 2,9 F5 Κίνητρα 1 2,9 F6 Σταθερές απαιτήσεις 2 2,9 F7 Υπάλληλοι μερικής απασχόλησης -1 2,9 F8 Δυσκολία γλώσσας προγραμματισμού -1 2,9 Για τον υπολογισμό του Environmental Factor έχουμε: Efactor=Σ 8 ι=1 Wi*Ei με το οποίο υπολογίζουμε το Ef=1.4+(-0.03*Efactor). Έτσι προκύπτει Ef=1

100 Ο τύπος υπολογισμού των περιπτώσεων είναι: UCP=UUCP*TCF*EF όπου UUCP το άθροισμα των χρηστών και των συναλλαγών με τα βάρη τους (Unadjusted Use Case Point). Ακολουθεί η κοστολόγηση ανά τμήμα με τη βοήθεια του UML Graph Editor. Τμήμα Αγορών UCP= [(1*1) + (2*5) + (1*10)]*0.835*1=17.53 Effort=ανθρωποώρες*UCP Για 10 ανθρωποώρες Effort=10*17.53= ανθρωποώρες, δηλαδή /160=1,09 ανθρωπομήνες Για 20 ανθρωποώρες Effort=20*17.53=350.6 ανθρωποώρες, δηλαδή 350.6/160=2,19 ανθρωπομήνες Τμήμα Τεχνολογικού εξοπλισμού

101 UCP= [(1*1) + (1*5)]*0.835*1=5.01 Effort=ανθρωποώρες*UCP Για 10 ανθρωποώρες Effort=10*5.01=50,10 ανθρωποώρες, δηλαδή 50,10/160=0.31 ανθρωπομήνες Για 20 ανθρωποώρες Effort=20*5.01= ανθρωποώρες, δηλαδή /160=0.63 ανθρωπομήνες Τμήμα Λογιστικής UCP= [(1*1) + (1*10) + (3*15)]*0.835*1=46.76 Effort=ανθρωποώρες*UCP Για 10 ανθρωποώρες Effort=10*46.76= ανθρωποώρες, δηλαδή /160=2.92 ανθρωπομήνες Για 20 ανθρωποώρες Effort=20*46.76= ανθρωποώρες, δηλαδή /160=5.84 ανθρωπομήνες

102 Τμήμα Λογιστικής-Μισθοδοσία UCP= [(1*3) + (1*10) + (1*15)]*0.835*1=23.38 Effort=ανθρωποώρες*UCP Για 10 ανθρωποώρες Effort=10*23.38= ανθρωποώρες, δηλαδή /160=1,46 ανθρωπομήνες Για 20 ανθρωποώρες Effort=20*23.38= ανθρωποώρες, δηλαδή /160=2.92 ανθρωπομήνες Παρατηρούμε λοιπόν ότι αν ακολουθήσουμε την επιλογή Effort=10 ανθρωποώρες ανά UCP τότε χρειαζόμαστε συνολικά περίπου 6 ανθρωπομήνες για να υλοποιήσουμε τις προσθήκες στο ήδη υπάρχον σύστημα ενώ για Effort=20 ανθρωποώρες ισχύουν οι 12 ανθρωπομήνες περίπου. Σαφώς τα αποτελέσματα μπορούν να αλλάξουν δεδομένων των περιβαλλοντολογικών παραγόντων τους οποίους δηλώσαμε ως 1 ώστε να μην επηρεάσουν το αποτέλεσμα καθώς εξαρτάται από την ομάδα υλοποίησης και το χρόνο παράδοσης της εφαρμογής. 4.5 Σύνοψη κεφαλαίου Για την υποστήριξη της Βιομηχανίας που δραστηριοποιείται στην Ελλάδα επιλέχθηκε η Community έκδοση του Odoo λόγω του ανοιχτού κώδικα, της ποικιλίας των εφαρμογών και την χρήσης του από όλο και περισσότερες επιχειρήσεις με υψηλό τζίρο και αναγνωρισιμότητα. Οι εφαρμογές που παρέχονται από το ERP καλύπτουν τα περισσότερα τμήματα της υπό εξέταση Βιομηχανίας και συγκεκριμένα τη λειτουργία της Λογιστικής και Οικονομικής διαχείρισης, της διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού και της στρατηγικής μάρκετινγκ που ακολουθεί η βιομηχανία.

103 Έπειτα από μελέτη παρατηρήθηκε ότι σε αρκετά μεγάλο βαθμό υποστηρίζει τις διεργασίες της Βιομηχανίας που εξετάζει η παρούσα έρευνα στις συγκεκριμένες λειτουργίες, ενώ όσες διεργασίες δεν υποστηρίζονται ή υποστηρίζονται μερικώς, λόγω του ανοιχτού κώδικα και της πρόσβασης σε αυτό, μπορούν να γίνουν προσθήκες στο λογισμικό. Η εκτίμηση κόστους με τη μελέτη περιπτώσεων, γνωστή ως Use Case Points, χρησιμοποιήθηκε για την κοστολόγηση των επιπλέον απαιτήσεων για τη μέτρηση της λειτουργικότητας του λογισμικού που τίθεται προς ανάπτυξη.

104 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5:ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΓΙΑ ΜΕΛΛΟΝΤΙΚΗ ΕΡΕΥΝΑ 5.1 Γενικά συμπεράσματα Σκοπός της παρούσας έρευνας ήταν η παρουσίαση του ανοιχτού κώδικα και η απομυθοποίηση της κατωτερότητας του λογισμικού ανοιχτού κώδικα σε σύγκριση με τα εμπορικά λογισμικά, ιδίως στον τομέα των Πληροφοριακών συστημάτων. Για την υλοποίηση της έρευνας και την επίτευξη του σκοπού της αντλήθηκαν δεδομένα από μία υπαρκτή βιομηχανία που δραστηριοποιείται στην Ελλάδα, τα οποία εν συνεχεία χρησιμοποιήθηκαν στην Community έκδοση του Odoo 9.0 το οποίο και επιλέχθηκε ανάμεσα από αρκετά ERP ανοιχτού κώδικα που υπάρχουν σήμερα. Η επιλογή του συγκεκριμένου ERP δεν ήταν τυχαία καθώς βασίστηκε καταρχάς στην ελεύθερη πρόσβαση στον πηγαίο κώδικα και στην πληθώρα των εφαρμογών, και έπειτα στην υιοθέτησή του από καταξιωμένες επιχειρήσεις με μεγάλο κύκλο εργασιών και υψηλές απαιτήσεις. Όπως λοιπόν προέκυψε από τον τρόπο ανάπτυξης της παρούσας έρευνας, ο συνδυασμός του ISO της Βιομηχανίας, η πραγματοποίηση συνεντεύξεων και η κοστολόγηση με βαθμούς λειτουργίας φαίνεται ότι μπορεί να αποδώσει καρπούς προσφέροντας ένα πληροφοριακό σύστημα με πλεονεκτήματα και αποτελώντας μια οικονομική λύση για κάθε επιχείρηση, ιδίως υπό τις οικονομικές συνθήκες που επικρατούν γενικότερα στον κόσμο, αλλά και ειδικότερα στην Ελλάδα. Για την ολοκληρωμένη παρουσίαση του πληροφοριακού συστήματος είναι επιτακτική η αναφορά στα μειονεκτήματα που προέκυψαν από την εφαρμογή του και κατά τη διάρκεια χρήσης του για την εξακρίβωση της υποστήριξης των διεργασιών της Βιομηχανίας. Αρχικό πρόβλημα ήταν η υπερφόρτωση του local host της Odoo όπου φιλοξενείται προσωρινά η Community έκδοση. Ναι μεν ο χρήστης κατεβάζει το αρχείο και το εγκαθιστά ακόμα και στον προσωπικό του υπολογιστή, αλλά μέχρι να αποκτήσει δικό του χώρο στο διαδίκτυο για να τον φιλοξενήσει, καθώς πρόκειται για Web Based εφαρμογή, αναγκαστικά χρησιμοποιεί το local host της Odoo. Ήταν μετρημένες οι φορές όπου υπήρχε πρόβλημα με τον server, όμως διορθωνόταν μετά από λίγες μέρες. Ακόμα ένα μειονέκτημα ήταν η απουσία της μισθοδοσίας η οποία θα μπορούσε να αποτελέσει αποτρεπτικό παράγοντα εφαρμογής του συστήματος αλλά λόγω της πρόσβασης στον κώδικα μπορεί να δοθεί λύση. Τέλος, υπάρχει η δυνατότητα επιλογής

105 γλώσσας του συστήματος, ανάμεσα στις οποίες είναι και η ελληνική, όμως δεν μεταφράζονται όλα τα πεδία των εφαρμογών. Ο κώδικας όμως είναι ανοιχτός και η γλώσσα προγραμματισμού είναι σχετικά απλή ώστε να υπάρχει το ανάλογο Customization. Πέραν των προβλημάτων που μπορούν να ξεπεραστούν, ένα σημαντικό εύρημα θα μπορούσε να καταστεί η ακολουθία των βημάτων εφαρμογής ενός ERP συστήματος ανοιχτού κώδικα όπως προέκυψε από την πραγματοποιηθείσα έρευνα. Με μία μικρή τροποποίηση, καθώς η έρευνα είχε ξεκινήσει με την εφαρμογή ενός συγκεκριμένου ERP, τα βήματα θα ήταν τα παρακάτω. βήμα 1 Μελέτη διεργασιών βάσει του ISO της επιχείρησης και συλλογή απαιτήσεων μέσω συνεντεύξεων. βήμα 2 βήμα 3 βήμα 4 Καταγραφή των διαδικασιών της επιχείρησης και των απαιτήσεων Μετάφραση των απαιτήσεων σε περιπτώσεις χρήσης Επιλογή του λογισμικού που θα υποστηρίζει την επιχείρηση Κοστολόγηση μη υποστηριζόμενων απαιτήσεων Νέα έκδοση του συστήματος μετά τις προσθήκες έτοιμο προς χρήση 5.2 Προτάσεις για περαιτέρω μελέτη Τα αποτελέσματα της παρούσας έρευνας προέκυψαν έπειτα από την χρήση συγκεκριμένων δεδομένων όπως το ISO της συγκεκριμένης επιχείρησης, τον τρόπο λειτουργίας της, το αντικείμενο δραστηριότητάς της και το επίπεδο πληροφόρησης που επιθυμούν τα στελέχη της. Επομένως, πρόκειται για αρκετά εξειδικευμένα αποτελέσματα τα οποία δεν μπορούμε να γενικεύσουμε αναφερόμενοι σε όλες τις επιχειρήσεις της Ελλάδας. Αυτό όμως το οποίο θα μπορούσε να γενικευθεί ως πληροφορία είναι η δυνατότητα υποστήριξης μιας βιομηχανίας από το πληροφοριακό σύστημα γενικότερα στις βασικές διεργασίες της περιλαμβάνοντας το κομμάτι της

106 παραγωγικής διαδικασίας το οποίο είναι ιδιαίτερα περίπλοκο και χρήζει ιδιαίτερης προσοχής. Μελλοντική έρευνα θα μπορούσε να αποτελέσει η μελέτη περίπτωσης άλλης επιχείρησης με διαφορετικό αντικείμενο δραστηριότητας ώστε να μελετηθεί ο βαθμός υποστήριξης των βασικών διεργασιών της επιχείρησης από το σύστημα και στη συνέχεια η ανάπτυξη των επιπρόσθετων εφαρμογών με customization.

107 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ Ξένη βιβλιογραφία Beheshti, H.M. (2006), What managers should know about ERP/ERP II. Chen, I.J. (2001), Planning for ERP systems: analysis and future trend, Business Process Management Journal, 7 (5), pp Daffara, C. (2009) The SME Guide to Open Source Software, 4th Edition. Epicor whitepaper, (2014), Planning for a successful ERP implementation. Gupta, A. (2000), Enterprise resource planning: the emerging organizational value Herzog, Thomas, (2006), A comparison of Open Source ERP Systems. Jacobs, R. F. & Weston F.C. (2007), Enterprise Resource Planning A brief history. Johansson, B. & Sudzina, F. (2008), ERP systems and open source: an initial review and some implications for SMEs. Klaus, H., Rosemann, M., & Gable G.G. (2000), What is ERP? Laudon, K., Laudon, J., (2004), Essentials of Management Information Systems: Managing the Digital Firm, 6th Edition. Laudon, K. & Laudon, J. (2006) Management Information Systems: Managing the Digital Firm, 9th ed. Prentice Hall. Laudon, K., Laudon, J., (2009), Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης, Κλειδάριθμος. Monk, E., & Wagner, B., (2006), Concepts in Enterprise Resource Planning systems, Industrial Management & Data Systems, 100( 3), pp Verville, J. J., Palanisamy, R., Bernadas, C. & Halingten, A. (2007), ERP Acquisition Planning: A Critical Dimension for Making the Right Choice.

108 Ελληνική βιβλιογραφία Σαρμανιώτης Χρήστος, 2005, Μάνατζμεντ, Γκιούρδας εκδοτική. Στεφάνου Ι. Κωνσταντίνος & Μπιάλας Χρήστος, 2007, SAP R/3 Δομή, Υλοποίηση, Χρήση και Εφαρμογές.

109 Διαδίκτυο Enterprise%20Resource%20Planning.pdf

110 Πηγή: