Ποσοτική ανάλυση συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων στη Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε.

Μέγεθος: px
Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "Ποσοτική ανάλυση συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων στη Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε."

Transcript

1 ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Σπουδών στη Διοίκηση και Οικονομία Κατεύθυνση «Διοίκηση Υπηρεσιών» με Εξειδίκευση τη «Διοίκηση Logistics» Διπλωματική Εργασία Ποσοτική ανάλυση συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων στη Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε. Πετρίδου Κυριακή Αριθμός Μητρώου: 79 Επιβλέπων Καθηγητής: Ζηκόπουλος Χρήστος, Λέκτορας Υπόλοιπα Μέλη της Τριμελούς Επιτροπής: Παπαδόπουλος Χρυσολέων και Διαμαντίδης Αλέξανδρος Θεσσαλονίκη, Φεβρουάριος,

2 ΠΕΡΙΛΗΨΗ Η παρούσα διπλωματική εργασία εκπονήθηκε στα πλαίσια του Μεταπτυχιακού Προγράμματος που προσφέρει το τμήμα Οικονομικών Επιστημών του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης στην Κατεύθυνση «Διοίκηση Υπηρεσιών», με Εξειδίκευση τη «Διοίκηση Logistics». Αντικείμενό της, όπως γίνεται φανερό και από τον τίτλο της εργασίας είναι η μελέτη μιας πραγματικής επιχείρησης και η προσπάθεια καθορισμού του καταλληλότερου συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων για την επιχείρηση που επιλέχθηκε. Συγκεκριμένα, μελετάται η περίπτωση της Δ.Ε.Θ. - HELEXPO Α.Ε. Αρχικά, παρουσιάζεται αναλυτικά η εταιρεία και όλα τα στοιχεία της που σχετίζονται με τη λειτουργία της αποθήκης και τη διατήρηση αποθεμάτων. Στη συνέχεια, επιλέγονται δέκα από τους σημαντικότερους κωδικούς, στη μελέτη των οποίων θα στηριχθεί η εργασία για να καθοριστεί το καταλληλότερο σύστημα διαχείρισης αποθέματος. Το προτεινόμενο σύστημα διαχείρισης των αποθεμάτων θα προσδιοριστεί με τη διατύπωση απλών κανόνων για την επιθεώρηση και την αναπλήρωση του αποθέματος. Φυσικά, δεν αρκεί η απλή περιγραφή ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων. Μέσα από την εφαρμογή του στην πράξη και με την αξιολόγησή του, θα διαπιστωθούν τυχόν αδυναμίες του συστήματος και περιθώρια για περαιτέρω βελτίωση. Από τη σύγκριση μεταξύ του ισχύοντος συστήματος που ήδη εφαρμόζει η επιχείρηση και του προτεινόμενου συστήματος, θα αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα του συστήματος που προτείνεται. Το βασικό συμπέρασμα που προκύπτει από το σύνολο της παρούσας εργασίας είναι ότι η απουσία ενός ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων κοστίζει ποικιλοτρόπως στην εταιρεία. Η εφαρμογή ενός τεκμηριωμένου, τυποποιημένου και προσαρμοσμένου στα χαρακτηριστικά και τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων αποδεικνύεται πολύτιμο εργαλείο που έχει ως αποτέλεσμα την εξοικονόμηση πόρων και την αποδοτικότερη λειτουργία όλης της επιχείρησης. 2

3 Abstract The purpose of this thesis is the analysis of the processes and characteristics of a real warehouse and the determination of the most suitable ordering policies in order to develop an efficient inventory management system for the control of all items. Specifically, we study the case of the Thessaloniki International Fair - HELEXPO SA and we use company s data, associated with the storage. The next phase includes the selection of ten of the most important SKUs, for which we propose an appropriate inventory management system. The proposed inventory management system uses simple rules for inventory inspection and replenishment taking into account the associated costs as well as the demand characteristics. The effectiveness of the proposed system is evaluated through its comparison with the existing one. The main conclusion is that the absence of an integrated inventory management system costs variously the company. The implementation of a standardized and adjusted to the characteristics and peculiarities of the enterprise inventory management system proves to be a valuable tool for the savings and the efficient operation of the whole enterprise. 3

4 ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ Θα ήθελα να ευχαριστήσω ιδιαιτέρως τόσο την κυρία Κατερίνα Έλκα, Διευθύντρια Οικονομικών της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. όσο και τον κύριο Σταύρο Σταυρίδη, τον Υπεύθυνο Αποθήκης, που δέχθηκαν να με βοηθήσουν στην παρούσα εργασία, να μου εξηγήσουν όλες τις καθημερινές εργασίες μιας αποθήκης αλλά και να με «φιλοξενήσουν» για δύο μήνες περίπου στις εγκαταστάσεις της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. έτσι ώστε να μπορέσω να συγκεντρώσω όλα τα απαραίτητα δεδομένα. Επίσης, χρωστάω ένα μεγάλο ευχαριστώ στον κύριο Χρήστο Χασαπίδη αλλά και στον κύριο Δημήτρη Μεφαλόπουλο που μου έδειξαν και μου έμαθαν τόσα πολλά για το πώς ακριβώς γίνεται η ετήσια απογραφή σε μια αποθήκη. Με την εκπόνηση αυτής της διπλωματικής εργασίας, ολοκληρώνονται οι σπουδές μου και αισθάνομαι την ανάγκη να εκφράσω την ευγνωμοσύνη μου σε όλους τους καθηγητές μου στο Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Διοίκηση Logistics και στη γραμματέα του προγράμματος, Ελένη Αντωνοπούλου που με τη στάση τους και τις γνώσεις τους μπόρεσαν να ενισχύσουν την αγάπη μου για τον συγκεκριμένο κλάδο. Ακόμα, ευχαριστώ θερμά τον κύριο Δημήτρη Παπαγγέλου που με υπομονή και ιδιαίτερη προθυμία μου έλυσε όσες απορίες είχα σχετικά με το πληροφοριακό σύστημα της Singular Logic με αποτέλεσμα να μου γλιτώσει πολύτιμο χρόνο. Τέλος, θα ήθελα να ευχαριστήσω όλους όσους με στήριξαν και με παρότρυναν συνεχώς όλο αυτό το διάστημα και κυρίως τους γονείς μου, τις φίλες και τους φίλους μου, τον Κώστα αλλά πάνω από όλα τον κύριο Ζηκόπουλο, τον επιβλέποντα καθηγητή μου. Χωρίς την πολύτιμη βοήθειά του, τη στήριξή του, την υπομονή και την καθοδήγησή του δε θα μπορούσε να ολοκληρωθεί αυτή η εργασία. 4

5 Περιεχόμενα ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Γενικά Δομή και σκοπός διπλωματικής εργασίας... 8 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ Η ιστορία της Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε Η δραστηριότητα της Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε Οι κυριότερες εκθέσεις και διοργανώσεις Οι εγκαταστάσεις της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε Η αποθήκη της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε Τα αποθέματα που διατηρεί η ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε Περιορισμοί στα αποθέματα Οι προμηθευτές της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε Οι πελάτες της αποθήκης της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε Κωδικοποίηση της αποθήκης της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ Γενικά για την ταξινόμηση των αποθεμάτων Ταξινόμηση αποθεμάτων βάσει της φυσικής μορφή τους Ταξινόμηση αποθεμάτων βάσει του σκοπού για τον οποίο δημιουργούνται Ταξινόμηση αποθεμάτων βάσει της ABC ανάλυσης Ταξινόμηση των αποθεμάτων της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. βάσει της ABC ανάλυσης Συμπεράσματα ABC ανάλυσης και παρουσίαση επιλεγμένων κωδικών ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΟΒΛΕΨΗ ΤΗΣ ΖΗΤΗΣΗΣ Η σημασία της πρόβλεψης της ζήτησης Ποιοτικές μέθοδοι πρόβλεψης (Qualitative Forecasting Methods) Ποσοτικές μέθοδοι πρόβλεψης (Quantitative Forecasting Methods) Ανάλυση χρονοσειρών (Time Series Analysis) Αιτιολογικές μέθοδοι (Casual Methods) - Ανάλυση συσχέτισης Επίδοση μοντέλων πρόβλεψης Βήματα για την επιλογή της κατάλληλης ποσοτικής μεθόδου πρόβλεψης Πρόβλεψη της ζήτησης στη Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε Χρονοσειρές Μελέτη ύπαρξης συσχέτισης Πρόβλεψη της ζήτησης με τη μέθοδο της Εκθετικής Εξομάλυνσης

6 Πρόβλεψη της ζήτησης με τη μέθοδο του Απλού Κινούμενου Μέσου Όρου Πρόβλεψη της ζήτησης με τη μέθοδο του Σταθμισμένου Κινούμενου Μέσου Όρου Επιλογή μεθόδου πρόβλεψης Προβλέψεις ανά κωδικό ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ Συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων Διαχείριση αποθεμάτων με γνωστή και σταθερή ζήτηση Διαχείριση αποθεμάτων με γνωστή και μεταβαλλόμενη ζήτηση Διαχείριση αποθεμάτων με τυχαία (στοχαστική) ζήτηση σε μία περίοδο Διαχείριση αποθεμάτων με τυχαία (στοχαστική) ζήτηση σε πολλές περιόδους Συνιστώσες κόστους διαχείρισης αποθεμάτων Κόστος απόκτησης αποθέματος (Κ) Κόστος παραγγελίας αποθέματος (C p ) Κόστος διατήρησης αποθέματος (C h ) Κόστος έλλειψης αποθέματος (C b ) Προσδιορισμός των τιμών των παραμέτρων κόστους της Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε Περίπτωση έλλειψης Υπολογισμός της βέλτιστης συχνότητας παραγγελίας Υπολογισμός της EOQ για κάθε κωδικό Προτεινόμενο σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων για τη Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε Καθορισμός αποθεμάτων ασφαλείας Εφαρμογή του προτεινόμενου συστήματος και σύγκριση με το υπάρχον ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΣΥΝΟΨΗ Αξιολόγηση Αποτελεσμάτων Συμπεράσματα Προτάσεις για περαιτέρω έρευνα Βιβλιογραφία Παραρτήματα

7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1.1. Γενικά Ως απόθεμα θεωρείται κάθε υλικό, εξάρτημα ή τελικό προϊόν που διατηρείται για μελλοντική χρήση σε κάποιο σημείο της αλυσίδας εφοδιασμού. Η σωστή διαχείριση των αποθεμάτων εξασφαλίζει το επιθυμητό επίπεδο εξυπηρέτησης και παράλληλα, ελαχιστοποιεί τα σχετικά στοιχεία κόστους. Για να υπολογιστεί το άριστο ύψος των αποθεμάτων είναι αναγκαίο να προηγηθεί η πρόβλεψη της ζήτησης με όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ακρίβεια και να ακολουθήσει η επιλογή και η οργάνωση του κατάλληλου συστήματος αναπλήρωσης των αποθεμάτων, το οποίο θα ταιριάζει κάθε φορά στις ανάγκες της κάθε επιχείρησης. Σύμφωνα με την προσέγγιση της λιτής παραγωγής (lean production) και της φιλοσοφίας του JIT (Just-in-time), το απόθεμα και πιο συγκεκριμένα, το υπερβάλλον απόθεμα (excess inventory) «κρύβει» πιθανές αδυναμίες του συστήματος της επιχείρησης. Η ασφάλεια που προσφέρει το απόθεμα παρομοιάζεται συνήθως με το επίπεδο της θάλασσας (νερό), που δεν αφήνει να φανούν όλα τα προβλήματα (βράχια) της επιχείρησης. Για την εφαρμογή συστημάτων λιτής παραγωγής, απαραίτητη είναι η μείωση του αποθέματος για έναν επιπλέον λόγο, για να «αποκαλυφθούν» οι κρυμμένες αδυναμίες, ανεπάρκειες και αστοχίες της κάθε επιχείρησης. Εικόνα 1.1. Το υπερβάλλον απόθεμα κρύβει προβλήματα 7

8 Το συσσωρευμένο απόθεμα που δεν προκύπτει σαν αποτέλεσμα της ανάλυσης της Οικονομικής Ποσότητας Παραγγελίας ή της εφαρμογής ενός συγκεκριμένου Συστήματος Διαχείρισης, πολλές φορές καλύπτει προβλήματα που αφορούν τη μη ορθολογική διαχείρισή του. Ένας από τους κυριότερους λόγους διατήρησης μεγάλης ποσότητας αποθέματος από κάθε κωδικό είναι η αδυναμία διενέργειας προβλέψεων. Έτσι, το απόθεμα τελικά λειτουργεί ως «προστασία» απέναντι στη μεταβλητότητα της ζήτησης και στην αβεβαιότητα που προκύπτει από αυτήν. Όπως και να έχει, είναι σημαντικό να γίνει κατανοητό ότι η ύπαρξη αποθέματος κοστίζει στην επιχείρηση λόγω της δέσμευσης κεφαλαίου και αποθηκευτικού χώρου. Επίσης, το απόθεμα υπόκειται σε απαξίωση, φθορά ή/ και κλοπές (Bonney, 1994). Η Διαχείριση Αποθεμάτων αποτελεί μια κρίσιμη λειτουργία για κάθε επιχείρηση, στη συγκεκριμένη περίπτωση και για τη Δ.Ε.Θ HELEXPO Α.Ε. και το ύψος του αποθέματος πρέπει να ορίζεται από προκαθορισμένες διαδικασίες και όχι εμπειρικά. Είναι αναγκαίο να βρεθεί η ποσότητα εκείνη του αποθέματος που θα εξισορροπεί κάθε φορά το κόστος που συνεπάγεται η ύπαρξη του στην αποθήκη και το κόστος που προκύπτει από ενδεχόμενη έλλειψη του αποθέματος που απαιτείται. 1.2 Δομή και σκοπός διπλωματικής εργασίας Η συγκεκριμένη εργασία εστιάζει στη διαχείριση αποθεμάτων και παρουσιάζει τα διαδοχικά στάδια που είναι απαραίτητα ώστε να καθορίσουμε ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση. Ο λόγος που επιλέχθηκε η συγκεκριμένη επιχείρηση για την εκπόνηση της διπλωματικής είναι το ιδιαίτερο ενδιαφέρον που παρουσιάζει. Πρόκειται για μια επιχείρηση που απασχολεί πολυάριθμο προσωπικό είτε μόνιμα (σχεδόν πενήντα άτομα), είτε εποχιακά, κατά τη διάρκεια των εκθέσεων. Διαθέτει προσωπικό φύλαξης, προσωπικό καθαριότητας, προμηθευτές και πολλούς άλλους εξωτερικούς συνεργάτες. Η ευημερία της επηρεάζει άμεσα αλλά και έμμεσα την οικονομική κατάσταση και άλλων επιχειρήσεων τόσο στη Θεσσαλονίκη όσο και στην υπόλοιπη Ελλάδα. Τέλος, διοργανώνει με επιτυχία κάθε χρόνο τη Διεθνή Έκθεση Θεσσαλονίκης που αποτελεί το γεγονός της χρονιάς για την πόλη της Θεσσαλονίκης. Στο δεύτερο κεφάλαιο, παρουσιάζεται η επιχείρηση που επιλέχθηκε και αναλύεται ο τρόπος με τον οποίο μέχρι σήμερα οργανώνει τις διαδικασίες της, οι οποίες σχετίζονται με τη λειτουργία των αποθηκών. Έπειτα, στο τρίτο κεφάλαιο, ταξινομούνται τα διάφορα αποθέματά της μέσω της ABC ανάλυσης βάσει της αξίας τους για την επιχείρηση και επιλέγονται δέκα κωδικοί που κρίνονται ως σημαντικότεροι. Οι δέκα κωδικοί που επιλέγονται δεν ανήκουν όλοι κατ ανάγκη στην κατηγορία Α. Μετά από συζήτηση με τον υπεύθυνο αποθήκης, καταλήξαμε σε δέκα κωδικούς που παρουσιάζουν ιδιαίτερο ενδιαφέρον για την εταιρεία, ακόμα και αν η αξία τους είναι μικρότερη σε σχέση με την αξία άλλων. Έχοντας στη διάθεσή μας τα απαραίτητα στοιχεία για τους κωδικούς αυτούς, στο τέταρτο κεφάλαιο, γίνεται προσπάθεια εύρεσης του ιδανικότερου μοντέλου πρόβλεψης. Η ικανότητα μιας επιχείρησης να κάνει όσο το δυνατόν πιο εύστοχες προβλέψεις των αναγκών της και της ζήτησης τη βοηθάει να βελτιώσει την 8

9 αποτελεσματικότητα του προγράμματος εφοδιασμού και να αυξήσει το επίπεδο εξυπηρέτησης. Αφού αναλυθούν συνοπτικά οι διάφορες γνωστές ποιοτικές και ποσοτικές μέθοδοι διεξαγωγής προβλέψεων, δοκιμάζονται κάποιες από τις ποσοτικές μεθόδους και καταλήγουμε σε αυτήν που κρίνεται ως επικρατέστερη. Η μέθοδος αυτή εφαρμόζεται και στους δέκα κωδικούς, ώστε να προβλεφθεί η ζήτηση για τις επόμενες χρονιές και πιο συγκεκριμένα για το Στη συνέχεια, στο πέμπτο κεφάλαιο αφού έχουν καθοριστεί όλα τα στοιχεία κόστους που συνδέονται με τα αποθέματα, προχωράμε στην εύρεση της Οικονομικής Ποσότητας Παραγγελίας (EOQ) και του αποθέματος ασφαλείας για κάθε κωδικό ξεχωριστά. Γίνεται μια γενικότερη αναφορά σε όλα τα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων, ανάλογα με τη μορφή της ζήτησης και προτείνεται ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων με απλούς κανόνες, ειδικά προσαρμοσμένο στις ανάγκες της επιχείρησης. Πέρα από τη θεωρητική ανάλυση του συστήματος αυτού, ακολουθεί για την τελευταία χρονιά (2012) η σύγκριση της πρακτικής της επιχείρησης, η οποία είναι καθαρά εμπειρική και του προτεινόμενου συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων. Η αξιολόγησή τους γίνεται με κριτήριο το συνολικό κόστος αποθέματος αλλά και την ετοιμότητα της επιχείρησης να αντιμετωπίσει ενδεχόμενες περιπτώσεις ελλείψεων και να αποφύγει τις έκτακτες παραγγελίες που κοστίζουν ακριβότερα στην επιχείρηση. Η συγκριτική αυτή ανάλυση επιτρέπει την εξαγωγή συμπερασμάτων σχετικά με την αποτελεσματικότητα του συστήματος αναπλήρωσης που προτείνεται. Έπειτα, στο έκτο κεφάλαιο, παραθέτονται τα συμπεράσματα σχετικά με τις υπάρχουσες διαδικασίες που ακολουθεί η επιχείρηση όσον αφορά τα αποθέματα και δίνονται ορισμένες χρήσιμες κατευθύνσεις για το τι θα μπορούσε να αλλάξει σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης των αποθεμάτων. Τέλος, παρουσιάζονται θέματα τα οποία θα μπορούσαν να αποτελέσουν αντικείμενο περαιτέρω έρευνας, τα οποία θα αύξαναν την αποτελεσματικότητα της αποθήκης της επιχείρησης και θα προσέφεραν παραπάνω βελτίωση, χωρίς επενδύσεις επιπλέον κεφαλαίου. Συνοψίζοντας, σκοπός της διπλωματικής αυτής εργασίας είναι η αναθεώρηση του συστήματος που εφαρμόζει μέχρι σήμερα η επιχείρηση. Το σύστημα αυτό όπως θα δούμε και παρακάτω στηρίζεται αποκλειστικά στην εμπειρία του εκάστοτε στελέχους που είναι αρμόδιο για τη διοίκηση της αποθήκης. Στόχος είναι να καθοριστούν σαφείς κανόνες για την αναπλήρωση του αποθέματος, οι οποίοι όμως θα είναι άμεσα συνδεδεμένοι με τις ανάγκες και τις απαιτήσεις της επιχείρησης που μελετάται. Τέλος, η παρούσα διπλωματική αποτελεί μια ολοκληρωμένη προσπάθεια εφαρμογής της θεωρίας διαχείρισης αποθεμάτων στην πράξη και θα μπορούσε να λειτουργήσει σαν παράδειγμα για άλλες επιχειρήσεις καθώς περιγράφει και αναλύει σε ικανοποιητικό βαθμό όλα τα σταδία που πρέπει να ακολουθήσει μία επιχείρηση για να καταλήξει στο καταλληλότερο για αυτήν σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων. 9

10 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2. ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ 2.1. Η ιστορία της Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε. Η ιδέα για την ίδρυση της Διεθνής Έκθεσης Θεσσαλονίκης (Δ.Ε.Θ.) ανήκει στον Νικόλαο Γερμανό, ο οποίος στα 65 του χρόνια οραματίζεται τη δημιουργία του θεσμού. Στην αρχή, αντιμετωπίζει ποικίλες αντιδράσεις και δυσκολίες. Υπάρχουν αντιρρήσεις για το αν θα πετύχει ένα τέτοιο εγχείρημα στη Θεσσαλονίκη. Όπως περιγράφει η κόρη του Μαρία Χρηστίδου- Γερμανού, ο Νικόλαος Γερμανός με «σιδερένια θέληση» κατορθώνει να πάρει την άδεια από τον Ελευθέριο Βενιζέλο. Έτσι, το 1925 ιδρύεται η Δ.Ε.Θ. και στις 3 Οκτωβρίου το 1926, διοργανώνεται η πρώτη έκθεση με την συμμετοχή 600 εκθετών, 310 από τους οποίους είναι ξένοι. Μόνο δύο χώρες, η Σοβιετική Ένωση και η Ουγγαρία συμμετέχουν επίσημα στη διοργάνωση. Η πρώτη αυτή έκθεση διαρκεί δύο εβδομάδες και η επισκεψιμότητά της αγγίζει τα άτομα. Το κύρος της Διεθνής Έκθεσης Θεσσαλονίκης μεγαλώνει συνεχώς και ο θεσμός ακολουθεί ανοδική πορεία μέχρι και την 15 η Δ.Ε.Θ. του 1940, που αποτελεί και την τελευταία προπολεμική έκθεση. Από το 1941 μέχρι και το 1950 η έκθεση διακόπτεται λόγω της κρίσιμης κατάστασης στην Ελλάδα, ενώ κατά τη διάρκεια της Κατοχής, τα περίπτερα της Δ.Ε.Θ. χρησιμοποιούνται από τους Γερμανούς ως αποθήκες. Το Σεπτέμβριο του 1951, γίνονται τα εγκαίνια της πρώτης μεταπολεμικής έκθεσης, της 16 ης στη σειρά και αποτελεί μοναδικό διεθνές εμπορικό γεγονός για όλη τη χώρα. Επίσης, σημαντική χρονιά για τη διοργάνωση είναι το 1960, όταν η Δ.Ε.Θ. γιορτάζει 25 χρόνια λειτουργίας. Τη χρονιά αυτή, οι επίσημες συμμετοχές ξένων κρατών φτάνουν τις δεκαοχτώ, εκθέτουν 300 Έλληνες και 1526 ξένοι. Ακόμα, την ίδια χρονιά στα πλαίσια της Δ.Ε.Θ. διοργανώνεται για πρώτη φορά στη Θεσσαλονίκη η «Εβδομάδα Ελληνικού Κινηματογράφου» και δύο χρόνια αργότερα, το 1962, το «Φεστιβάλ Ελληνικού Τραγουδιού». Τον Οκτώβριο του 1977, η Δ.Ε.Θ. μετατρέπεται, βάσει του νόμου 735, από Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου σε Ανώνυμη Εταιρεία, με πρωτοβουλία του Ιωάννη Βελλίδη, προέδρου του Διοικητικού Συμβουλίου. Επίσης, εξασφαλίζεται για τη Δ.Ε.Θ. το μοναδικό προνόμιο διοργάνωσης γενικών εκθέσεων σε διεθνές επίπεδο. Για την απόφασή του αυτή, ο Ιωαννής Βελλίδης διευκρινίζει ότι «πρώτον, δεν μεταβάλλεται ο σκοπός της έκθεσης, η οποία είναι τεθειμένη στην υπηρεσία της ελληνικής οικονομίας και λειτουργεί χάριν του δημοσίου συμφέροντος. Δεύτερον, μεταβάλλεται η μεθοδολογία και ο τρόπος λειτουργίας της, γιατί λειτουργεί πλέον κατά τους κανόνες της ιδιωτικής οικονομίας και τρίτον, η μεταβολή αυτή εναρμονίζεται με τη νέα στρατηγική της και εξοπλίζει την έκθεση με τα απαραίτητα μέσα για να την πραγματοποιήσει». Η νομική της μεταβολή προωθεί την ευελιξία στη λήψη αποφάσεων και τη διεύρυνση του εύρους των εκθέσεων. Τώρα πια, η Δ.Ε.Θ. μετονομάζεται σε «Δ.Ε.Θ. - HELEXPO Α.Ε.» και δεν περιορίζεται σε μία μόνο έκθεση το χρόνο, αλλά διοργανώνει κλαδικές εκθέσεις, συνέδρια και πολιτιστικές εκδηλώσεις με μεγάλη επιτυχία. 10

11 Το 1999, η πρώην ενιαία εταιρεία «Δ.Ε.Θ. - HELEXPO Α.Ε.» διασπάται και στη θέση της συστήνονται οι εταιρείες «ΔΙΕΘΝΗΣ ΕΚΘΕΣΗ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Α.Ε.» και «HELEXPO Α.Ε.- ΕΛΛΗΝΙΚΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΔΙΕΘΝΩΝ ΕΚΘΕΣΕΩΝ, ΣΥΝΕΔΡΙΩΝ ΚΑΙ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ». Η HELEXPO Α.Ε. αποτελεί τον εθνικό εκθεσιακό φορέα της Ελλάδας και έχει το αποκλειστικό δικαίωμα χρήσης του Διεθνούς Εκθεσιακού Κέντρου Θεσσαλονίκης, των Διεθνών Συνεδριακών Κέντρων «Ιωάννης Βελλίδης» και «Νικόλαος Γερμανός» καθώς και του Εκθεσιακού και Συνεδριακού Κέντρου Αττικής HELEXPO Palace. Επιπλέον έχει το αποκλειστικό δικαίωμα χρήσης των εμπορικών σημάτων (trademarks) όλων των κλαδικών εκθέσεων. Ακόμα, η Διεθνής Έκθεση Θεσσαλονίκης (Δ.Ε.Θ.), η γενική έκθεση που διοργανώνεται κάθε χρόνο τον Σεπτέμβριο είναι η πιο γνωστή και αποτελεί ίσως το σημαντικότερο οικονομικό γεγονός της Ελλάδας και της ευρύτερης περιοχής της Νοτιοανατολικής Ευρώπης. Αξίζει, επίσης, να αναφερθούμε στη θυγατρική εταιρεία της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε., την εταιρεία «ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΕΚΘΕΣΙΑΚΕΣ ΠΑΡΑΓΩΓΕΣ Α.Ε.» με διακριτικό τίτλο HELEXPRO. Η HELEXPRO δραστηριοποιείται στην Ελλάδα, στο χώρο της παροχής πάσης φύσεως υπηρεσιών υλοποίησης και υποστήριξης της παραγωγής εκθεσιακών δραστηριοτήτων και στη μελέτη και κατασκευή εκθετηρίων σε εκθεσιακούς και συνεδριακούς χώρους. Αποτελεί μία από τις ισχυρότερες εταιρείες ολοκληρωμένου εκθεσιακού marketing, εκθεσιακών εφαρμογών και παραγωγής εκδηλώσεων και προσφέρει συνολικές υπηρεσίες εκθεσιακής προβολής. Φτάνοντας στο σήμερα, μετά από 14 χρόνια χωριστής πορείας, τον Μάρτιο του 2013 επιτυγχάνεται η συγχώνευση της ΔΕΘ Α.Ε. με την HELEXPO Α.Ε., με απορρόφηση της δεύτερης από την πρώτη δημιουργώντας έναν ενιαίο εκθεσιακό φορέα. Επιπλέον, υπάρχουν σκέψεις είτε για μετεγκατάσταση στη Σίνδο είτε για συνέχιση στις υπάρχουσες εγκαταστάσεις με ανάπλαση των υποδομών και εκσυγχρονισμό των εκθεσιακών εγκαταστάσεων. Κατά την περίοδο εκπόνησης της παρούσας διπλωματικής εργασίας, η πιο πρόσφατη Διεθνής Έκθεση Θεσσαλονίκης είναι η 78 η στη σειρά με διάρκεια από τις 7 μέχρι τις 15 Σεπτεμβρίου 2013 «με βασικούς άξονες την καινοτομία, την τεχνολογία, την ανάπτυξη και την εξωστρέφεια» όπως αναφέρεται και στο σχετικό κείμενο της επίσημης ιστοσελίδας της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε Η δραστηριότητα της Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε. Κύρια δραστηριότητά της είναι η παροχή υπηρεσιών όπως η διοργάνωση της Διεθνής Έκθεσης Θεσσαλονίκης τον Σεπτέμβριο και άλλων κλαδικών εκθέσεων, η οργάνωση συνεδρίων και εκδηλώσεων κυρίως στην περιοχή της Θεσσαλονίκης, αλλά και οπουδήποτε αλλού στην Ελλάδα ή στο εξωτερικό και η παραχώρηση έναντι ενοικίου των χώρων της για διάφορες εκδηλώσεις. Μέσω της θυγατρικής της εταιρείας (HELEXPRO), παρέχονται υπηρεσίες εκθεσιακής προβολής και υπηρεσίες κατασκευής εκθεσιακών περιπτέρων, τυποποιημένων εκθετηρίων (stand) σε εκθεσιακούς και συνεδριακούς χώρους. 11

12 Εικόνα 2.1. Παράδειγμα τυποποιημένου εκθετηρίου χώρου με εξοπλισμό (Standard Booth) 2.3. Οι κυριότερες εκθέσεις και διοργανώσεις Από τις υπηρεσίες που προσφέρει η ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε., η κυριότερη τόσο από άποψη εσόδων όσο και από άποψη σημαντικότητας είναι η διοργάνωση κλαδικών εκθέσεων και συνεδρίων. Οι σημαντικότερες εκθέσεις, συνέδρια και διοργανώσεις που λαμβάνουν χώρα ετησίως στις εγκαταστάσεις της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. στη Θεσσαλονίκη είναι οι παρακάτω: Δ.Ε.Θ. (T.I.F.) Η Διεθνής Έκθεση Θεσσαλονίκης αποτελεί τη σημαντικότερη διοργάνωση της χρονιάς και η προετοιμασία της ξεκινάει πολύ νωρίτερα, λόγω της σπουδαιότητάς της και του πλήθους των διαφόρων εκθετών. Συνήθως, διαρκεί 9 μέρες και ξεκινάει το πρώτο ή το δεύτερο Σαββατοκύριακο του Σεπτέμβρη. Είναι γενική και όχι κλαδική έκθεση. Αφορά πολλούς διαφορετικούς τομείς όπως είναι η ενέργεια και η δόμηση, ο αθλητισμός, ο αγροτικός τομέας, το αυτοκίνητο, το έπιπλο και η διακόσμηση, η τεχνολογία και πολλά άλλα. Καθώς πρόκειται για γενική έκθεση, υπάρχει πολύ μεγάλη ποικιλία εκθεμάτων και συνήθως, τα περίπτερα ομαδοποιούνται ανάλογα με το τι εκθέτουν. Επίσης, υπάρχουν συμμετοχές ξένων χωρών και διάφορες παράλληλες εκδηλώσεις όπως είναι συναυλίες, συνέδρια, ημερίδες και άλλα. Infacoma Η Infacoma εντάσσεται στην κατηγορία «Δόμηση Ενέργεια». Πρόκειται για Διεθνή Έκθεση Δομικών Υλικών, Μονωτικών, Κουφωμάτων, Ειδών Υγιεινής, Προκατασκευών και Τεχνολογίας. Διαρκεί συνήθως 4 ημέρες και πραγματοποιείται στα μέσα Φεβρουαρίου. Τα τελευταία τέσσερα χρόνια (από το 2009 ως το 2012) διοργανώνεται μαζί με την MarminStone, μια μικρότερη έκθεση από άποψη συμμετοχών και τα τελευταία δύο χρόνια, πραγματοποιείται παράλληλα με την EnergyTech, η οποία συνεχώς αναπτύσσεται και ακολουθεί ιδιαίτερα ανοδική πορεία. EnergyTech Η EnergyTech πραγματοποιήθηκε για πρώτη φορά το 2007 και από τότε προσελκύει όλα και μεγαλύτερο ενδιαφέρον. Πρόκειται για Διεθνή Έκθεση 12

13 Ανανεώσιμων και Συμβατικών Πηγών, Εξοικονόμησης Ενέργειας, Τεχνολογίας και Περιβάλλοντος. Συνήθως, διοργανώνεται παράλληλα με την Infacoma, λόγω της συνάφειας των εκθεμάτων τους και διαρκεί 4 ημέρες. Zootechnia και Agrotica Η Zootechnia όπως και η έκθεση Agrotica ανήκουν και οι δύο στην κατηγορία «Πρωτογενής Παραγωγή» και γίνονται εναλλάξ κάθε δύο χρόνια. Η έκθεση Agrotica διαρκεί συνήθως 5 ημέρες και τελευταία φορά πραγματοποιήθηκε το Έχει προγραμματιστεί να ξαναγίνει 30 Ιανουαρίου με 2 Φεβρουαρίου το Η Zootechnia διαρκεί συνήθως 4 ημέρες και διοργανώθηκε για τελευταία φορά το Λόγω της συνάφειας των αντικειμένων τους, οι δύο αυτές εκθέσεις θα μελετηθούν μαζί. Furnidec Η Furnidec (Διεθνής Έκθεση Επίπλου) αποτελεί μία από τις πιο μεγάλες διοργανώσεις της HELEXPO όσον αφορά τη διάρκεια, καθώς διαρκεί συνήθως 8 ή 9 ημέρες. Η τελευταία έγινε το Το 2012 δεν πραγματοποιήθηκε και για το 2013 δεν υπάρχει επίσημη ανακοίνωση. Ωστόσο, η φύση της συγκεκριμένης έκθεσης είναι πολύ κοντινή με την Furnidec Business, έτσι οι δύο αυτές εκθέσεις θα μελετηθούν μαζί. Furnidec business Παραδοσιακά η συγκεκριμένη επαγγελματική έκθεση Επίπλου γίνεται τέλη Ιανουαρίου και έχει διάρκεια 4 ημέρες, όπως άλλωστε η πλειοψηφία των κλαδικών εκθέσεων της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. Το 2012, πραγματοποιήθηκε αρχές Μαρτίου και το 2013, αναβλήθηκε και θα πραγματοποιηθεί τελικά αρχές Οκτώβρη στο εκθεσιακό κέντρο της Αθήνας, Helexpo Palace. Ωστόσο, καθώς τις χρονιές , η Furnidec Business αποτελούσε σημαντικό γεγονός της Θεσσαλονίκης, τα δεδομένα που συγκεντρώσαμε για την παρούσα εργασία αφορούν και τη συγκεκριμένη κλαδική έκθεση. Detrop Oenos Biologica και Artozyma Στον κλάδο των τροφίμων και ποτών, η ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. δραστηριοποιείται με τη διοργάνωση της Διεθνούς Έκθεσης Τροφίμων, Ποτών, Μηχανημάτων, Εξοπλισμού και Συσκευασίας με την επωνυμία Detrop. Παράλληλα, με την έκθεση Detrop που λαμβάνει χώρα κάθε δύο χρόνια, πραγματοποιούνται και οι πιο εξειδικευμένες εκθέσεις: Oenos που αφορά τον οίνο και Biologica που αφορά τα βιολογικά προϊόντα. Τη χρονιά που δεν πραγματοποιείται η Detrop, παραδοσιακά γινόταν στη θέση της η έκθεση Artozyma που έχει ως αντικείμενο την Αρτοποιία και την Ζαχαροπλαστική, το 2012 όμως η έκθεση αυτή αναβλήθηκε και μέχρι σήμερα, δεν έχει υπάρξει επίσημη ανακοίνωση για μελλοντική διοργάνωσή της. Kosmima Η έκθεση Kosmima έχει ως κύρια εκθέματα Κοσμήματα, Ωρολόγια, Πολύτιμους Λίθους, Μηχανήματα και Εξοπλισμό Κοσμημάτων. Πραγματοποιείται συνήθως μέσα Οκτώβρη, διαρκεί 3 ημέρες και μπορούν να την επισκεφθούν μόνο εμπορικοί επισκέπτες. Την τελευταία χρονιά (το 2013) έλαβε χώρα αρχές Νοέμβρη. 13

14 Philoxenia Η έκθεση Philoxenia αποτελεί τη μεγαλύτερη κλαδική έκθεση όσον αφορά τον Τουρισμό. Γίνεται κάθε χρόνο το φθινόπωρο, είτε Οκτώβριο είτε Νοέμβριο και συγκεντρώνει πάρα πολλούς εκθέτες και επισκέπτες. Η τελευταία Philoxenia πραγματοποιήθηκε το 2013 από τις 21 μέχρι τις 24 Νοεμβρίου. Nanotechnology Η έκθεση Nanotechnology έγινε για πρώτη φορά τον Ιούλιο του 2011 και από τότε πραγματοποιείται κάθε χρόνο στις εγκαταστάσεις της HELEXPO, παράλληλα με σχετικά συνέδρια που αφορούν κυρίως τις νανοτεχνολογίες, τα οργανικά ηλεκτρονικά και τις ευκαιρίες του συγκεκριμένου κλάδου. Προσελκύει τεράστιο ενδιαφέρον, διαρκεί συνήθως μία βδομάδα και αποτελεί σημαντική διοργάνωση για τη ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε.. Χριστουγεννιάτικη Θεματική Εκδήλωση Από το Δεκέμβριο του 2010, διοργανώνεται στη ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε., Χριστουγεννιάτικη εκδήλωση που διαρκεί συνήθως ένα μήνα, πριν και μετά τις ημέρες των Χριστουγέννων και τελειώνει συνήθως την πρώτη εβδομάδα του Ιανουαρίου. Το 2010 και το 2011, η Χριστουγεννιάτικη αυτή εκδήλωση ονομαζόταν Christmas Magic City ενώ το 2012 και το 2013, πραγματοποιήθηκε ως Αστερόκοσμος. Λόγω της μεγάλης διάρκειας της εκδήλωσης αλλά και της μεγάλης επισκεψιμότητας της, οι διοργανωτές δίνουν πολύ μεγάλη σημασία στο συγκεκριμένο γεγονός και στην επιτυχή διοργάνωσή του. Άλλες εκθέσεις της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε., οι οποίες είτε είναι πολύ μικρές σε μέγεθος είτε έχουν καταργηθεί πλέον από το ετήσιο πρόγραμμα εκθέσεων, είναι οι παρακάτω: MarminStone Η MarminStone αποτελεί μία ακόμα κλαδική έκθεση που εντάσσεται στην κατηγορία «Δόμηση και Ενέργεια» και αφορά κυρίως τον κλάδο του μαρμάρου. Πρόκειται για Διεθνή Έκθεση Μαρμάρου, Πετρωμάτων, Ορυκτών, Κατασκευών από Μάρμαρο, Μηχανημάτων και Εξοπλισμού. Η τελευταία MarminStone έγινε το 2012, παράλληλα με τις εκθέσεις Infacoma και EnergyTech. Το 2013 δεν πραγματοποιήθηκε και δεν υπάρχει επίσημη ανακοίνωση όσον αφορά το Polis Πρόκειται για κλαδική έκθεση φορέων Τοπικής Αυτοδιοίκησης, Δημοσίου και Κοινωνικού τομέα και Ιδιωτικών επιχειρήσεων. Πραγματοποιείται ανά δύο χρόνια και η τελευταία διοργάνωσή της έγινε το Το 2013 δεν πραγματοποιήθηκε ακόμα και στην επίσημη ιστοσελίδα, έχει δοθεί ως μελλοντική πιθανή ημερομηνία η ίδια ημερομηνία με την Philoxenia, χωρίς όμως άλλες πρόσθετες πληροφορίες. Book Fair (Διεθνής Έκθεση Βιβλίου Θεσσαλονίκης) Ανήκει στην κατηγορία «Πολιτισμός» και το 2013, διοργανώθηκε για 10 η φορά στο Διεθνές Εκθεσιακό Κέντρο Θεσσαλονίκης. Παραδοσιακά, πραγματοποιείται πριν το καλοκαίρι, Απρίλιο ή Μάιο αναλόγως πότε είναι κάθε χρονιά οι διακοπές του 14

15 Πάσχα. Τελευταία φορά, έγινε το Μάιο του 2013 και διήρκεσε 4 ημέρες. Πρόκειται για σημαντική αλλά μικρή έκθεση. Summer Holidays Expo Ακόμη μία κλαδική έκθεση σχετική με τον τουρισμό είναι και η Summer Holidays Expo, πολύ μικρότερη όμως από τη Philoxenia. Το 2012, λόγω των δύσκολων οικονομικών συγκυριών, η έκθεση αυτή αναβλήθηκε με σχετική ανακοίνωση των διοργανωτών και έχοντας ως στόχο την πραγματοποίησή της στο μέλλον υπό ευνοϊκότερες συνθήκες. Agrotech Η Agrotech αποτελεί κλαδική έκθεση της HELEXPO, που πραγματοποιήθηκε για πρώτη φορά το 2009 στο εκθεσιακό κέντρο Λαμίας. Δεν θα μας απασχολήσει στην παρούσα διπλωματική καθώς τα αποθέματα που τυχόν χρησιμοποιήθηκαν για την υποστήριξη της συγκεκριμένης έκθεσης διαχειρίστηκαν σε τοπικό επίπεδο. Infosystem Η Infosystem, η κλαδική έκθεση Πληροφορικής, Τηλεπικοινωνιών και Ψηφιακής Τεχνολογίας είναι μια αρκετά μικρή έκθεση που πραγματοποιήθηκε για τελευταία φορά το 2010 και δεν υπάρχει καμία πληροφορία για μελλοντική διοργάνωσή της. Furnima Πρόκειται για Διεθνή Έκθεση Μηχανημάτων, Πρώτων Υλών, Εργαλείων, Υλικών και Εξοπλισμού Επιπλοποιίας. Το 2012, ακυρώθηκε και στη θέση της διοργανώνεται η συμμετοχή ελληνικών εταιριών με την επωνυμία Furnima Bulgaria στην αντίστοιχη έκθεση στη Σόφια της Βουλγαρίας. Για το 2013, δεν υπάρχει επίσημη ανακοίνωση για το πότε και αν θα πραγματοποιηθεί. Καθώς, είναι αρκετά μικρή, η συγκεκριμένη κλαδική δεν θα συμπεριληφθεί στην παρούσα εργασία. Property Η κλαδική έκθεση και το συνέδριο Property έχουν κύριο αντικείμενο τη διαχείριση και την αξιοποίηση της ακίνητης περιουσίας. Εντάσσεται στις εκθέσεις της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. αλλά καθώς γίνεται κάθε χρόνο στο εκθεσιακό κέντρο Helexpo Palace στην Αθήνα, δεν θα μας απασχολήσει στην παρούσα διπλωματική καθώς τα αποθέματα που χρησιμοποιούνται για την υποστήριξη της συγκεκριμένης διοργάνωσης αποθηκεύονται και διαχειρίζονται τοπικά. Gold Silver ( Χρυσός Ασήμι ) Αποτελεί κλαδική έκθεση που ανήκει στην κατηγορία «Κοσμήματα» μαζί με την Kosmima που αναφέραμε πιο πάνω. Το 2013 διοργανώθηκε για πρώτη φορά από τη ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. Καθώς, όμως ο χώρος διεξαγωγής της έκθεσης αυτής είναι εκθεσιακά κέντρα της Αθήνας (το 2013 πραγματοποιήθηκε στο Metropolitan Expo) δεν θα την λάβουμε υπόψη σε αυτήν τη διπλωματική εργασία. 15

16 2.4. Οι εγκαταστάσεις της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. Η ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. στεγάζεται στο κέντρο της πόλης στο Διεθνές Εκθεσιακό και Συνεδριακό Κέντρο Θεσσαλονίκης και τα γραφεία βρίσκονται στην οδό Εγνατία στο νούμερο 154. Ωστόσο, ολόκληρη η ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. καλύπτει έναν πολύ μεγάλο χώρο, ανάμεσα στις οδούς Αγγελάκη, Εγνατία, Λεωφόρο 3 ης Σεπτεμβρίου και Λεωφόρο Στρατού. Οι εγκαταστάσεις της περιλαμβάνουν τα δεκαέξι περίπτερα (Περίπτερο 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16 και 17) όπου πραγματοποιούνται κάθε χρόνο οι διάφορες εκθέσεις, τα διοικητικά γραφεία της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. και τα συνεδριακά κέντρα «Ιωάννης Βελλίδης», «Νικόλαος Γερμανός» και την αίθουσα «HELEXPO CORONA». Το συνεδριακό κέντρο «Ιωάννης Βελλίδης» αποτελεί το μεγαλύτερο συνεδριακό κέντρο σε όλη την Ελλάδα. Στην Αθήνα, οι εκθέσεις πραγματοποιούνται στο εκθεσιακό κέντρο «HELEXPO PALACE» στο Μαρούσι. Στην παρούσα διπλωματική, δεν θα ασχοληθούμε με τις εγκαταστάσεις στην Αθήνα, καθώς τα αποθέματα που μελετάμε χρησιμοποιούνται μόνο για τις εκθέσεις που λαμβάνουν χώρα στη Θεσσαλονίκη. Εικόνα 2.2. Κάτοψη των εγκαταστάσεων του Διεθνούς Εκθεσιακού Κέντρου Θεσσαλονίκης 2.5. Η αποθήκη της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. Η αποθήκη της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. βρίσκεται δίπλα στην Πύλη 1 (επί της Εγνατίας). Βρίσκεται σε στρατηγικό σημείο καθώς μόνο από την πύλη αυτή επιτρέπεται η διέλευση των αυτοκινήτων και των φορτηγών. Έτσι, η παράδοση των αποθεμάτων γίνεται ακόμα πιο εύκολη. Απασχολεί συνήθως έναν υπάλληλο (αποθηκάριος), ο οποίος είναι υπεύθυνος για την παραλαβή των νέων αποθεμάτων (υποδοχή), για τη σωστή κωδικοποίηση κάθε υλικού, για την τοποθέτησή του στη σωστή θέση και επίσης, για την προετοιμασία 16

17 των δελτίων εξαγωγής και εισαγωγής των υλικών και των εργαλείων. Τέλος, αυτός επιφορτίζεται και με τη διακίνηση των υλικών μέσα στην επιχείρηση. Η αποθήκη χωρίζεται σε δύο χώρους (Αποθήκη Παντείου Τύπου και Αποθήκη Ηλεκτρολογικού Εξοπλισμού), ανάλογα με το είδος των αποθεμάτων και είναι ανοιχτή μόνο όσο βρίσκεται εκεί ο αρμόδιος υπάλληλος. Τις υπόλοιπες ώρες παραμένει κλειδωμένη για την ασφάλεια των αποθεμάτων. Υπάρχει επίσης στον ίδιο χώρο, ένα κουζινάκι για τον αποθηκάριο, γραφείο υποδοχής όπου γίνεται και η συμπλήρωση των διάφορων εγγράφων (για παράδειγμα των δελτίων εξαγωγής) και το γραφείο του αποθηκάριου όπου βρίσκεται ο υπολογιστής με το πληροφοριακό σύστημα, όπου ο αποθηκάριος καταχωρεί κάθε μέρα τα απαραίτητα παραστατικά όπως είναι τα διάφορα τιμολόγια, τα δελτία εισαγωγής και εξαγωγής και άλλα Τα αποθέματα που διατηρεί η ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. Τα αποθέματά της δεν αφορούν προϊόντα που αποθηκεύει η επιχείρηση για να τα μεταπωλήσει στο μέλλον. Αποτελούν υλικά τα οποία θα χρησιμοποιηθούν είτε σαν αναλώσιμα κατά τη διάρκεια διαφόρων εκθέσεων είτε ως ανταλλακτικά και απαραίτητα υλικά σε προγραμματισμένες ή/και έκτακτες επισκευές των μηχανημάτων, στη συντήρηση του μηχανολογικού και ηλεκτρολογικού εξοπλισμού των περιπτέρων και των υπολοίπων εγκαταστάσεων της Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε. Καταχωρούνται συνήθως ως δαπάνες σε κάποιον από τους παρακάτω λογαριασμούς εξόδων: Επισκευές και συντηρήσεις Επισκευές και συντηρήσεις Εδαφικών εκτάσεων Επισκευές και συντηρήσεις Κτιρίων - Εγκαταστάσεων κτιρίων - Τεχνικών έργων Επισκευές και συντηρήσεις Μηχανημάτων - Τεχνικών Εγκαταστάσεων - Λοιπού Μηχανολογικού εξοπλισμού Επισκευές και συντηρήσεις Μεταφορικών μέσων Από την ιστοσελίδα της «Διαύγειας» (www.diavgeia.gov.gr) της Υπηρεσίας Ανάπτυξης Πληροφορικής (Υ.Α.Π.) αντλήθηκαν επίσης πληροφορίες για το πού χρησιμοποιούνται τα αποθέματα της επιχείρησης. Στην αντίστοιχη σελίδα, αναρτώνται υποχρεωτικά οι δαπάνες που πραγματοποιούνται μέσα στη χρονιά και τα σημειώματα των δαπανών περιγράφουν αναλυτικά και το σκοπό για τον οποίο προμηθεύεται η επιχείρηση το κάθε υλικό. Αναφερόμαστε στα δεδομένα αυτά για να γίνει εμφανές το μεγάλο εύρος των διαφόρων αποθεμάτων που εισάγονται στην αποθήκη και για να επισημάνουμε ότι μόνο κάποιες από τις προμήθειες (και όχι όλες) μπορούν να προβλεφθούν εκ των προτέρων. Ενδεικτικά αναφέρουμε τις παρακάτω περιπτώσεις: προμήθεια οικοδομικών υλικών (μονωτικά και σιλικόνη) για κατασκευή μόνωσης σε διάφορα περίπτερα προμήθεια αθλητικού εξοπλισμού (δύο μπασκέτες και δύο εστίες) για τις ανάγκες εκδηλώσεων ενόψει της Δ.Ε.Θ. προμήθεια αλκαλικών μπαταριών για τους μεταφραστικούς δέκτες ενόψει συνεδρίου προμήθεια διαφόρων υλικών (ειδικά σπρέι ηλεκτρολογικών επαφών, ειδικό αποφρακτικό αποχετεύσεων για σωλήνες PVC και υγρό καθαρισμού και απολύμανσης των στοιχείων των μικρών κλιματιστικών μονάδων) για εργασίες συντήρησης 17

18 προμήθεια ηλεκτρολογικού υλικού για τις ανάγκες του Christmas Magic City 2011 προμήθεια αχυρόμπαλων για τη διακόσμηση του Χριστουγεννιάτικου Πάρκου προμήθεια φωτοσωλήνα για το στολισμό των πυλών προμήθεια υδραυλικών εξαρτημάτων για τη συντήρηση των εγκαταστάσεων προμήθεια ηλεκτρολογικού υλικού για εργασίες συντήρησης προμήθεια ταινίας σήμανσης προμήθεια υλικών και ειδών υγιεινής για την κατασκευή αποχωρητηρίων (wc) για Α.μ.Ε.Α. για να χορηγηθεί άδεια για την καταλληλότητα των κτιρίων προμήθεια ποτηριών γευσιγνωσίας για την έκθεση OENOS Σε περιπτώσεις όπου απαιτούνται υλικά για εργασίες συντήρησης, τα οποία ζητούνται σχεδόν κάθε χρόνο, υπάρχει περιθώριο να πραγματοποιηθούν προβλέψεις, να γίνει προμήθεια των αποθεμάτων εγκαίρως και γενικά να επιδιώξουμε σωστότερη διαχείρισή τους. Στις υπόλοιπες περιπτώσεις, για παράδειγμα τα αποθέματα που χρησιμοποιούνται για διακόσμηση περιπτέρων και για πολύ ειδικές περιπτώσεις, θα πρέπει να περιμένουμε να εκδηλωθεί η ζήτηση και έπειτα, να τοποθετήσουμε νέα παραγγελία γιατί υπάρχει περίπτωση τα αποθέματα αυτά να χρειαστούν μόνο για μία έκθεση και μετά να είναι άχρηστα για την επιχείρηση Περιορισμοί στα αποθέματα Η χωρητικότητα της αποθήκης είναι αρκετή ώστε να υπερκαλύπτει τις ανάγκες τις επιχείρησης και δεν υπάρχουν περιορισμοί όσον αφορά το πόσο απόθεμα μπορούμε να παραγγείλουμε και κατ επέκταση, να αποθηκεύσουμε. Ακόμα, δεν υπάρχουν περιορισμοί ούτε στο κεφάλαιο που μπορεί να ξοδέψει η επιχείρηση για αποθέματα χωρίς αυτό να σημαίνει ότι πρέπει να γίνει κατάχρηση της οικονομικής αυτής δυνατότητας της επιχείρησης. Τα υψηλά αποθέματα αποτελούν δέσμευση κεφαλαίου για την επιχείρηση και απώλεια τόκων που θα μπορούσε να έχει από άλλες εναλλακτικές επενδύσεις. Η Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε. αποτελεί μια επιχείρηση που προσπαθεί με κάθε τρόπο να περιορίσει τις άσκοπες δαπάνες και να επενδύσει εκεί όπου πραγματικά χρειάζεται για να μπορέσει να αναπτυχθεί περισσότερο και να βελτιώσει τις παρεχόμενες υπηρεσίες της. Τέλος, συμμετέχει υποχρεωτικά, όπως αναφέρθηκε πιο πάνω, στο Πρόγραμμα «Διαύγεια» (www.diavgeia.gov.gr) της Υπηρεσίας Ανάπτυξης Πληροφορικής (Υ.Α.Π.) του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης. Στην αντίστοιχη σελίδα, αναρτώνται υποχρεωτικά όλες οι δαπάνες που πραγματοποιούνται μέσα στη χρονιά και καταχωρούνται τα ακριβή ποσά τους Οι προμηθευτές της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. Η ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε συνήθως πραγματοποιεί μία ή δύο φορές το χρόνο διαγωνισμούς για την αγορά των πιο σημαντικών αποθεμάτων της μέσω του τμήματος Προμηθειών (procurement) αλλά παραγγέλνει πολλά αποθέματα και σε ξεχωριστές παραγγελίες, κατά τη διάρκεια της χρονιάς. Σε κάποιους κωδικούς, όπως είναι ο κωδικός Κ.0011 έχει τύχει να τοποθετηθούν μέχρι και 4 παραγγελίες τον ίδιο μήνα, ενώ σε άλλους κωδικούς, όπως ο Κ.0003 τα τελευταία χρόνια δεν έχει γίνει ούτε μία παραγγελία και η 18

19 επιχείρηση καταναλώνει αποθέματα που έχουν αγοραστεί πριν από το Όπως φαίνεται, κυριαρχεί ένα άτακτο σύστημα παραγγελιών που βασίζεται περισσότερο στη διαίσθηση και στην εμπειρία του εκάστοτε υπαλλήλου της αποθήκης. Συνήθως, οι παραγγελίες των υλικών γίνονται μαζικά 2 φορές το χρόνο με διαγωνισμούς που κάνει το τμήμα Προμηθειών, αλλά τις περισσότερες φορές, όταν κάτι έκτακτο προκύψει μπορεί ο αποθηκάριος να ζητήσει από τον προϊστάμενό του να πραγματοποιήσουν μια έκτακτη παραγγελία ενός ή περισσοτέρων αποθεμάτων. Το τμήμα Προμηθειών δεν σχετίζεται άμεσα με την αποθήκη, η μόνη του σχετική ενέργεια είναι η παραλαβή του δελτίου που αναφέρει τις προβλεπόμενες ανάγκες της αποθήκης σε βασικά υλικά και ο συνυπολογισμός των αναγκών αυτών στον ετήσιο διαγωνισμό για την προμήθεια υλικών. Λόγω της θέσης της και του μεγέθους της σαν επιχείρηση εξασφαλίζει χαμηλές τιμές από τους προμηθευτές ανεξαρτήτως ποσότητας παραγγελίας. Το κόστος των υλικών έχει πρωτεύουσα σημασία, όμως είναι απαραίτητο τα αποθέματα να φτάνουν στην αποθήκη τη σωστή στιγμή και χωρίς καθυστερήσεις. Έτσι, όταν πρόκειται για προμήθειες και επιλογή προμηθευτών, η χαμηλή τιμή δεν αποτελεί το μοναδικό λόγο επιλογής ενός προμηθευτή. Η ποιότητα, η συνέπεια, η ταχύτητα εκπλήρωσης των παραγγελιών παίζουν επίσης, πολύ βασικό ρόλο. Στην περίπτωση της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε, υπάρχουν αρκετοί προμηθευτές καθώς τα αναγκαία υλικά είναι τόσο διαφορετικά μεταξύ τους που ένας προμηθευτής δεν έχει τόσο μεγάλη ποικιλία, ώστε να τα προσφέρει όλα. Κάτι που συμβαίνει συχνά είναι ο ένας προμηθευτής να έχει στη διάθεσή του έναν κωδικό από αυτούς που ζητάει η επιχείρηση αλλά να μην «δουλεύει» καθόλου έναν άλλον, οπότε η επιχείρηση είναι αναγκασμένη να στραφεί σε άλλο προμηθευτή είτε μόνο για το δεύτερο υλικό είτε και για τα δύο. Όλοι σχεδόν οι προμηθευτές είναι τοπικοί, δηλαδή δραστηριοποιούνται στο Νομό Θεσσαλονίκης και η δυναμικότητα τους είναι αρκετή ώστε να εξασφαλίζει στην επιχείρηση σχεδόν πάντοτε την ποσότητα που αυτή ζητάει άμεσα. Οι παραδόσεις των αποθεμάτων γίνονται είτε αυθημερόν είτε την επόμενη μέρα ανεξάρτητα με το πού βρίσκονται οι προμηθευτές. Οι προμήθειες σε όλες τις επιχειρήσεις υποστηρίζουν πάνω από όλα τους εσωτερικούς πελάτες (internal customers). Στην περίπτωση της Δ.Ε.Θ. - HELEXPO Α.Ε., τα αποθέματα αφορούν τους εσωτερικούς πελάτες, για το λόγο αυτό οι προμήθειες πρέπει να γίνονται με μεγάλη προσοχή, έτσι ώστε να αποφεύγονται καθυστερήσεις και τυχόν προβλήματα στις διαδικασίες. Ωστόσο, αν και το θέμα της επιλογής των προμηθευτών είναι ζωτικής σημασίας για κάθε επιχείρηση, «ξεφεύγει» από τα όρια της παρούσας διπλωματικής εργασίας Οι πελάτες της αποθήκης της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. Εσωτερικοί πελάτες της αποθήκης της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. θεωρούνται αρχικά, οι εργαζόμενοι της ίδιας της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. που απασχολούνται σε ανάλογο τμήμα όπως είναι τα στελέχη που εργάζονται στην «Τεχνική Διεύθυνση», για παράδειγμα το «Στέλεχος Ηλεκτρονικών Εγκαταστάσεων, Δικτύων και Οπτικοακουστικών μέσων». Επίσης, πελάτες της αποθήκης θεωρούνται οι εργαζόμενοι της αναδόχου τεχνικής εταιρίας που αναλαμβάνει την προληπτική και τρέχουσα συντήρηση των κτιριακών και ηλεκτρολογικών εγκαταστάσεων του 19

20 Εκθεσιακού και Συνεδριακού κέντρου της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. Κατά τη διάρκεια της παρούσας διπλωματικής, ανάδοχος εταιρία είναι η «ΔΟΜΟΤΕΧΝΙΚΗ Α.Ε.». Η ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. προσφέρει υπηρεσίες όπως είναι η διοργάνωση εκθέσεων, συνεδρίων και άλλων εκδηλώσεων. Δεν εμπορεύεται προϊόντα ούτε παράγει αγαθά. Παρόλα αυτά χρειάζεται να έχει πολύ καλά οργανωμένες αποθήκες, έτσι ώστε να εξυπηρετεί τους σκοπούς της. Γίνεται εύκολα αντιληπτό ότι ενώ οι άμεσοι (εσωτερικοί) «πελάτες» της αποθήκη είναι οι εργαζόμενοι (είτε της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. είτε της εκάστοτε αναδόχου εταιρίας), στην ουσία οι καθυστερήσεις, οι ελλείψεις και όλα τα προβλήματα θα μεταφερθούν τελικά και στους τελικούς (εξωτερικούς) πελάτες που είναι είτε οι εκθέτες που συμμετέχουν σε κάθε εκδήλωση είτε οι επισκέπτες. Επειδή οι προετοιμασίες για τις εκθέσεις γίνονται σε πολύ περιορισμένο χρονικό διάστημα δεν υπάρχει η πολυτέλεια για καθυστερήσεις. Επιπλέον, καθώς πολλά υλικά χρησιμοποιούνται για επισκευές ή έκτακτα γεγονότα που πρέπει να γίνουν άμεσα, δεν υπάρχει χρόνος για αναβολή επισκευών και συντηρήσεων και έτσι, πρέπει οι διοργανωτές να είναι έτοιμοι ανά πάσα στιγμή για ότι προκύψει Κωδικοποίηση της αποθήκης της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. Όλα τα αποθέματα που υπάρχουν στην αποθήκη έχουν ένα μοναδικό και συγκεκριμένο αριθμό (κωδικό) και μόλις κάποιο εξάρτημα αγοράζεται ή επιστρέφει στην αποθήκη τοποθετείται στην ανάλογη θέση με τον αντίστοιχο κωδικό. Τα αποθέματα έχουν ένα ή περισσότερα καθορισμένα ράφια όπου τοποθετούνται (fixed slot location). Έτσι, υπάρχει μια συνέχεια ως προς το πού αποθηκεύεται ένα προϊόν, ανεξάρτητα με την ποσότητά του. Ωστόσο, αν και αυτό οδηγεί σε μικρότερη εκμετάλλευση του χώρου, η ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. λόγω των μεγάλων εγκαταστάσεων της, πολλές από τις οποίες μένουν αχρησιμοποίητες για χρόνια, δεν αντιμετωπίζει πρόβλημα έλλειψης χώρου. Καθώς υπάρχουν περισσότεροι από 2000 κωδικοί, ο εργαζόμενος στην αποθήκη δεν είναι δυνατόν να τους θυμάται όλους. Στην εργασία του αυτή τον βοηθάει το λογισμικό σύστημα που χρησιμοποιείται, το ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (ERP - Enterprise Resource Planning System) της SingularLogic. Με τη βοήθεια του λογισμικού αυτού μπορεί ο καθένας να εισαγάγει κάτι γενικό όπως για παράδειγμα «Σωλήνας» και το πρόγραμμα να του «επιστρέψει» όλους τους κωδικούς που σχετίζονται με σωλήνες. Στη συνέχεια, ο υπάλληλος απλά πρέπει να διαλέξει τον κατάλληλο κωδικό, για παράδειγμα «30.09.Κ.0001 Σωλήνας Φ20 HELIFLEX». Γίνεται εύκολα κατανοητό ότι θα πρέπει να περιγράφουμε με πολλή προσοχή και με λεπτομέρειες τον κάθε κωδικό και σε καμία περίπτωση, να μην διατηρούμε δύο (ή και παραπάνω) κωδικούς για το ίδιο ακριβώς προϊόν. Η κωδικοποίηση των αποθεμάτων έχει την παρακάτω μορφή: Χ Χ. Χ Χ. Κ. Χ Χ Χ Χ Τα δύο πρώτα στοιχεία είναι είτε αριθμοί είτε γράμματα. Παραδοσιακά, στην Αποθήκη Ηλεκτρολογικού Εξοπλισμού, οι κωδικοί των αποθεμάτων ξεκινούν με αριθμούς, όπως για παράδειγμα. ο κωδικός Κ.0001 «Ακροδέκτες COS Πρέσσας Φ10», ενώ στα αποθέματα της Αποθήκης Παντείου Τύπου, τα πρώτα δύο ψηφία είναι γράμματα του ελληνικού αλφάβητου όπως για παράδειγμα, ο κωδικός ΑΑ.01.Κ.0002 «Πινέλλα 1&1/2». Όπως θα δούμε και παρακάτω, έχει γίνει μια προσπάθεια 20

21 ομαδοποίησης των διαφόρων αποθεμάτων σε συγκεκριμένους κωδικούς ανάλογα με το είδος τους. Ωστόσο πέρα από τη γενική κατηγορία όπως για παράδειγμα ότι οι «Διακόπτες» αντιστοιχούν συνήθως σε κωδικούς 07.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ, δεν υπάρχει κάποια πρόβλεψη για το τι αριθμοί θα εισάγονται στις άλλες 2 θέσεις πριν και στις 4 θέσεις μετά το γράμμα Κάππα. Όπως αναφέραμε και προηγουμένως, η αποθήκη χωρίζεται και φυσικά αλλά και εικονικά μέσου του λογισμικού συστήματος σε δύο μέρη ανάλογα με το είδος των αποθεμάτων: Αποθήκη Ηλεκτρολογικού Εξοπλισμού Η αποθήκη αυτή περιλαμβάνει αποθέματα που σχετίζονται με ηλεκτρολογικό και ηλεκτρονικό υλικό. Στην τελευταία απογραφή, που αφορούσε τη χρονιά 2012, στη συγκεκριμένη αποθήκη βρέθηκαν κωδικοί. Στον πίνακα 2.1., ενδεικτικά θα αναφέρουμε κάποιες γενικές κατηγορίες μαζί με τους κωδικούς τους. Πίνακας 2.1. Αποθέματα Αποθήκης Ηλεκτρολογικού Εξοπλισμού Ακροδέκτες (01.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Αντιστάσεις (02.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Ασφάλειες (03.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Βάσεις Ασφαλειών (05.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Διακόπτες (07.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Επαφές (08.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Θερμάστρες (09.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Καλώδια (10.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Εκκινητές (12.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Ρελέ (13.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Λαμπτήρες (14.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Κλέμες (15.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Μήτρες (16.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Μπάλαστ (17.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Μπαταρίες (18.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Μπουάτ (19.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Μούφα (20.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Ντουί (21.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Ταινίες (22.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Πίνακες (23.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Ρευματοδότες (24.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Μετασχηματιστές (25.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Πυκνωτές (26.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Πινακίδες (27.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Δεματικά (28.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Βίδες και άλλα υλικά (30.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Κολλάρα Φθορίου (31.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Λουκέτα (32.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Κιβώτια (33.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Πηνία (34.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Εξαεριστήρες (47.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Εξοπλισμός τηλεφώνου (48.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Διάφορα Εργαλεία (49.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Διάφορα Σπρέι (98.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Αποθήκη Παντείου Τύπου Η αποθήκη αυτή περιλαμβάνει όλα τα αποθέματα που έχουν σχέση με τα υδραυλικά, με την επισκευή των κτιρίων, των εγκαταστάσεων, την ανακαίνιση των χώρων και τη διακόσμηση των διαφόρων εκθέσεων. Στην τελευταία απογραφή του 2012, υπήρχαν 958 κωδικοί. Στον πίνακα 2.2., αναφέρουμε τις πιο σημαντικές κατηγορίες μαζί με τους κωδικούς τους. 21

22 Πίνακας 2.2. Αποθέματα Αποθήκης Παντείου Τύπου Πινέλα, Σπάτουλες, Κοντάρια Ρολλών και Χρώματα, Βελατούρα, Αστάρι, Στόκος,Νέφτι, Διαλυτικό Νατρίου, Βερνίκι και Χαρτοταινίες (ΑΑ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Πλακάκια μπάνιου, Καπάκια λεκάνης, Νιπτήρες, Καζανάκια και ό,τι έχει σχέση με το μπάνιο (ΑΙ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Βάνα, Βρύση, Γωνίες, Μούφες, Συστολές, Τουμπόραμα, Σωλήνες, Τάπες, Σιφώνια, Σχάρες, Φλοτέρ, Φούσκες, και άλλα υλικά (ΑΒ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Μεντεσέδες, Σανίδια ξύλου, Μελαμίνη, Μοριοσανίδες (Νοβοπάν), Υαλόχαρτα (ΑΓ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Φίλτρα (ΑΞ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Σύρτες (ΑΔ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Καθρέπτες (ΑΕ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Μπασκέτες (ΑΛ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Ταινίες, Πίσσα, Σιλικόνη, Πολυουρεθάνη, Νάυλον, μονωτικά υλικά (ΑΘ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Χριστουγεννιάτικα Διακοσμητικά (ΑΑ.99.Κ.ΧΧΧΧ και ΑΨ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Τσιμέντο, Ασβέστης, Γυψοσανίδες (ΑΚ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Λάμες, Σύρματα, Λαμαρίνες, Κλειδαριές, Χερούλια, Καρφιά (ΑΗ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Είδη γραφείου όπως χαρτόνια, λαστιχάκια, και άλλα (ΑΦ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Πυροσβεστήρες και Υλικά για πυροσβεστήρες (ΑΝ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Μεντεσέδες, Σανίδια ξύλου, Μελαμίνη, Μοριοσανίδες (Νοβοπάν) (ΑΓ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Χαρτικά, Σακούλες και διάφορα Καθαριστικά Υγρά (ΑΡ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ και ΑΖ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Σημαίες (ΑΜ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Ανεμιστήρες (ΑΨ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Μοκέτα (ΒΒ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Κύλινδρος (ΒΓ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) Επίσης, τα ποτήρια (κωδικός ΒΗ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ), οι σαμπανιέρες (κωδικός ΑΖ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ), τα καλάθια μεταφοράς των ποτηριών (κωδικός ΑΖ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) και το τρόλει για τα καλάθια (κωδικός ΑΖ.ΧΧ.Κ.ΧΧΧΧ) αν και στο λογισμικό πρόγραμμα ανήκουν στην «Αποθήκη Παντείου Τύπου», αποθηκεύονται σε ένα ξεχωριστό δωμάτιο και αντιμετωπίζονται με μεγάλη προσοχή λόγω της εύθραυστης φύσης τους. Τα αποθέματα αυτά χρησιμοποιούνται κυρίως για την έκθεση OINOS και σε μικρότερη ποσότητα για διάφορα εγκαίνια και άλλες επίσημες εκδηλώσεις. Καθώς δεν μπορούμε να αναλύσουμε όλους τους κωδικούς ξεχωριστά και να κάνουμε προβλέψεις για τον καθένα ξεχωριστά, χρειαζόμαστε να βρούμε ποιοι είναι οι σημαντικότεροι και να επικεντρωθούμε σε αυτούς. Η ABC ανάλυση μας οδηγεί στην επιλογή των κωδικών στους οποίους πρέπει να δοθεί εξαιρετική προσοχή. 22

23 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3. ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ 3.1 Γενικά για την ταξινόμηση των αποθεμάτων Τα είδη που διατηρούνται σε απόθεμα διαφέρουν στο κόστος, στο βάρος, στον όγκο, στο σχήμα, στη μονάδα μέτρησης (π.χ. τεμάχια, μέτρα, και άλλα). Οι διάφοροι κωδικοί μπορούν να αποθηκεύονται σε διάφορες συσκευασίες όπως παλέτες, χαρτοκιβώτια, κουτιά, βαρέλια ή να τοποθετούνται χύμα (bulk) στα ράφια. Κάποιοι κωδικοί θέλουν ειδική μεταχείριση καθώς είναι εύθραυστοι (π.χ. λαμπτήρες, καθρέπτες, κ.τ.λ.), ενώ άλλοι μπορεί να βρίσκονται άναρχα τοποθετημένοι στα ράφια και να μην υπόκεινται καταστροφές (π.χ. καλώδια). Επίσης, κάποιοι κωδικοί μπορεί να απαξιώνονται τεχνολογικά γρηγορότερα από άλλους και να έχουμε συχνή αντικατάστασή τους από άλλα προϊόντα πιο σύγχρονα. Για παράδειγμα, οι συμβατικοί λαμπτήρες τείνουν να καταργηθούν και στη θέση τους, αγοράζονται λαμπτήρες εξοικονόμησης ενέργειας. Αποθέματα υπάρχουν ασφαλώς, πέρα από τις εμπορικές και παραγωγικές επιχειρήσεις, και στις επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών όπου τα διάφορα υλικά και οι προμήθειες χρησιμοποιούνται για να υποστηρίξουν την κάθε υπηρεσία. Στον πίνακα 3.1. παρουσιάζονται οι κυριότεροι ορισμοί που αφορούν το απόθεμα και στη συνέχεια, ακολουθεί η ταξινόμηση των αποθεμάτων βάσει διαφόρων κριτηρίων. Μπορούμε να κατηγοριοποιήσουμε τα αποθέματα βάσει μορφής (φυσική κατηγοριοποίηση), βάσει οικονομικού λόγου για τον οποίο διατηρούνται και βάσει αξίας (ABC ανάλυση). Ακολουθεί συνοπτική αναφορά για κάθε κατηγοριοποίηση, αν και η ταξινόμηση βάσει αξίας μέσω της ABC ανάλυσης είναι αυτή που θα μας βοηθήσει να ταξινομήσουμε τους κωδικούς και να επιλέξουμε ορισμένους από αυτούς για να τους αναλύσουμε. Ο πιο σημαντικός ορισμός είναι αυτός του Συνολικού αποθέματος γιατί βάσει αυτού λαμβάνονται οι αποφάσεις σχετικά με την αναπλήρωση του αποθέματος. 23

24 Πίνακας 3.1. Χρήσιμοι Ορισμοί για το Απόθεμα Χρήσιμοι Ορισμοί για το Απόθεμα Ορισμός Περιγραφή Ελάχιστη Τιμή Διαθέσιμο Απόθεμα (On-hand Inventory) Το απόθεμα που πραγματικά υπάρχει στην αποθήκη Μηδέν Καθυστερούμενο Απόθεμα (Backorders) Απόθεμα για το οποίο έχει εκδηλωθεί ζήτηση από τους πελάτες αλλά η ζήτηση δεν έχει ικανοποιηθεί από την επιχείρηση Μηδέν Καθαρό Απόθεμα (Net Stock) Το απόθεμα που μένει αφού αφαιρεθεί η ζήτηση που έχει εκδηλωθεί Καθαρό Απόθεμα = Διαθέσιμο Απόθεμα- Καθυστερούμενο Απόθεμα Μπορεί να πάρει και αρνητικές τιμές Υπό παραγγελία Απόθεμα (On order) Το απόθεμα που έχει ήδη παραγγείλει η επιχείρηση αλλά ακόμα δεν έχει φτάσει Μηδέν Δεσμευμένο Απόθεμα (Committed Stock) Το απόθεμα που είναι δεσμευμένο για διάφορους λόγους και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί άμεσα Μηδέν Συνολικό Απόθεμα (Inventory Position) Συνολικό Απόθεμα= Καθαρό Απόθεμα + Υπό παραγγελία απόθεμα - Δεσμευμένο Απόθεμα Μπορεί να πάρει και αρνητικές τιμές 3.2.Ταξινόμηση αποθεμάτων βάσει της φυσικής μορφή τους Τα αποθέματα διακρίνονται με βάση τη φυσική μορφή τους σε: πρώτες ύλες εφόδια, δηλαδή αναλώσιμα είδη καθημερινής χρήσης που δεν αποτελούν μέρος του τελικού προϊόντος ενδιάμεσα προϊόντα, δηλαδή ημικατεργασμένα ή υπό επεξεργασία προϊόντα τελικά προϊόντα 24

25 Στην περίπτωση της Δ.Ε.Θ. HELEXPO, όπως θα φανεί και από το σύνολο της παρούσας εργασίας, τα αποθέματα αποτελούν κυρίως εφόδια για την επιχείρηση για να μπορέσει να υποστηρίξει τις υπηρεσίες που προσφέρει Ταξινόμηση αποθεμάτων βάσει του σκοπού για τον οποίο δημιουργούνται Εκτός από τη φυσική κατηγοριοποίηση, έχουμε και την «οικονομική» κατηγοριοποίηση των αποθεμάτων. Παρουσιάζονται παρακάτω πέντε είδη αποθεμάτων που το καθένα σχετίζεται με κάποιον λόγο για τον οποίο διατηρούμε αποθέματα. Έτσι, τα αποθέματα ταξινομούνται ανάλογα με τον βασικό οικονομικό λόγο και τον σκοπό για τον οποίο δημιουργούνται. Αν και είναι εύκολο να βρισκόμαστε σε ένα εργοστάσιο και να κατατάσσουμε τα αποθέματα που βλέπουμε σύμφωνα με την «φυσική» κατηγοριοποίηση, είναι μάταιο να προσπαθούμε να τα κατατάξουμε με την «οικονομική» κατηγοριοποίηση, γιατί η «οικονομική» κατηγοριοποίηση δεν υπάρχει στον πραγματικό κόσμο. Σε κάθε περίπτωση υπάρχουν πάντα περισσότεροι από ένας λόγοι για να διατηρούμε αποθέματα. Πάντως, η παραπάνω ορολογία χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου η μια αιτία κυριαρχεί έναντι των άλλων (Βλάχος, 2005). Φυσικά, εξετάζουμε τους κυριότερους λόγους διατήρησης αποθεμάτων, σίγουρα όμως υπάρχουν και πολλοί άλλοι. Ενδεικτικά αναφέρουμε τα αποθέματα κερδοσκοπίας όπου αγοράζουμε μεγάλες ποσότητες για να «εκμεταλλευτούμε» χαμηλότερες τιμές και όχι, επειδή πραγματικά χρειαζόμαστε τις ποσότητες αυτές. Οι πέντε όμως βασικές κατηγορίες αποθεμάτων είναι οι παρακάτω: Κυκλικό Απόθεμα ή Απόθεμα Κύκλου (Cycle Inventory or Base stock) Αναφέρεται στο απόθεμα που είναι αναγκαίο για να ικανοποιήσουμε τη κανονική ζήτηση μιας περιόδου (ενός κύκλου). Σύμφωνα με τον Βλάχο (2005), πολλές φορές, είναι οικονομικά σκόπιμο να παραγγείλουμε ή να παράγουμε περισσότερα από ένα τεμάχια ενός είδους τη φορά. Αυτό συμβαίνει όταν υπάρχει ένα σταθερό κόστος παραγγελίας, το οποίο δεν εξαρτάται από τον αριθμό των τεμαχίων που παραγγέλνονται, όταν οι προμηθευτές προσφέρουν εκπτώσεις για μεγάλες παραγγελίες και σε περιπτώσεις παραγωγής, όπου οι μηχανές απαιτούν ρύθμιση (setup) κάθε φορά που αλλάζει το παραγόμενο προϊόν. Γενικότερα, όταν εμφανίζονται οικονομίες κλίμακας που σχετίζονται με το μέγεθος της παραγγελίας ή της πατρίδας παραγωγής, είναι οικονομικά πιο συμφέρουσα η παραγγελία ή παραγωγή μεγάλων ποσοτήτων τη φορά. Αν όμως οι πωλήσεις συμβαίνουν σταδιακά, μια παραγγελία ή μια παρτίδα παραγωγής απαιτεί κάποιο χρόνο για να καταναλωθεί και το απόθεμα αυτό που διατηρείται εν τω μεταξύ αναφέρεται ως απόθεμα κύκλου. Το μέγεθός του εξαρτάται από το χρονικό διάστημα ανάμεσα σε δύο παραγγελίες. Αν τοποθετούμε παραγγελία μία φορά την εβδομάδα, τότε θα πρέπει να διατηρούμε κυκλικό απόθεμα ίσο με την εβδομαδιαία ζήτηση. Όσο πιο συχνά γίνονται οι παραγγελίες, τόσο θα μειώνεται το κυκλικό απόθεμα που θα διατηρεί η επιχείρηση. Απόθεμα Ασφαλείας (Safety or Bufferstock Inventory) Αποτελεί το απόθεμα που διατηρούμε μαζί με το κυκλικό απόθεμα, έτσι ώστε να αποφευχθούν τυχόν απρόβλεπτες καταστάσεις λόγω αβεβαιότητας στη ζήτηση ή/και στο χρόνο παράδοσης παραγγελίας (lead time). Το απόθεμα ασφαλείας 25

26 χρησιμεύει στην καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών, στην αποφυγή ελλείψεων και στη διαχείριση των διαφόρων προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν. Είναι πολύ πιθανό τα προβλήματα αυτά να αφορούν τους προμηθευτές, ειδικά όταν οι προμηθευτές δεν είναι αξιόπιστοι ως προς τους χρόνους παράδοσης ή/και ως προς την ποιότητα των προϊόντων. Για να δημιουργηθεί απόθεμα ασφαλείας είτε η επιχείρηση παραγγέλνει σκόπιμα μεγαλύτερη ποσότητα από αυτή που πραγματικά χρειάζεται είτε πραγματοποιεί μια παραγγελία της νωρίτερα. Το βασικό πρότυπο που σχετίζεται με το απόθεμα ασφαλείας αναφέρεται ως το πρόβλημα του εφημεριδοπώλη (newsvendor problem), αν και δεν αναφέρεται μόνο στην πώληση εφημερίδων (Βλάχος, 2005). Αν το απόθεμα ασφαλείας τίθεται ίσο με μηδέν, αυτό πρακτικά σημαίνει ότι η επιχείρηση προγραμματίζει να φτάνει η νέα παραγγελία, ακριβώς τη στιγμή που το διαθέσιμο απόθεμα μηδενίζεται. Απόθεμα σε Κίνηση ή Διερχόμενο Απόθεμα (Pipeline or In-transit stock) Πρόκειται για τα αποθέματα τα οποία μετακινούνται από ένα σημείο σε άλλο στην αλυσίδα εφοδιασμού, για παράδειγμα από την αποθήκη του προμηθευτή μας στη δική μας αποθήκη. Αποτελούν αποθέματα από παραγγελίες που έγιναν αλλά δεν τις έχουμε παραλάβει ακόμα. Απόθεμα Πρόβλεψης ή Αναμονής ή Εποχιακό Απόθεμα (Anticipation stock or Seasonal Stock or Speculative stock or Build Stock) Αποτελεί το απόθεμα που διατηρεί μια επιχείρηση για πολλούς λόγους όπως είναι για να απορροφήσει ανόμοια ζήτηση σε διαφορετικές χρονικές περιόδους (εποχικότητα), πιθανές μελλοντικές αυξήσεις στις τιμές, πιθανές μελλοντικές ελλείψεις στους προμηθευτές της, και άλλα. Η στάθμη του εποχιακού αποθέματος σε κάθε χρονική στιγμή δίνεται ως η διαφορά μεταξύ της αθροιστικής παραγωγής/ παραγγελίας (τι έχουμε παράγει/ παραγγείλει μέχρι την παρούσα χρονική στιγμή) και τι έχουμε πουλήσει/ καταναλώσει (Βλάχος, 2005). Απόθεμα Αποσύνδεσης (Decoupling stock or Intermediate stock) Το απόθεμα αποσύνδεση διατηρείται μεταξύ δύο αλληλοεξαρτώμενων λειτουργιών της επιχείρησης ως αντιστάθμισμα (buffer) για να απορροφήσει τις διακυμάνσεις στους ρυθμούς παραγωγής των διαδοχικών λειτουργιών. Γενικότερα, ένα μεγάλο απόθεμα αποσύνδεσης μειώνει την πιθανότητα αναμονής και κατά συνέπεια οδηγεί σε αύξηση του ρυθμού παραγωγής (throughput). Το βέλτιστο μέγεθος του αποθέματος αποσύνδεσης εξαρτάται από την αλληλεπίδραση μεταξύ της αύξησης του ρυθμού παραγωγής και του αντίστοιχου κόστους διατήρησης. Το πρόβλημα μπορεί να αναλυθεί με χρήση της θεωρίας αναμονής ή και της προσομοίωσης (Βλάχος, 2005) Ταξινόμηση αποθεμάτων βάσει της ABC ανάλυσης Κάθε επιχείρηση, ανεξάρτητα από το μέγεθός της, έχει να ασχοληθεί καθημερινά με τη διαχείριση πολλών διαφορετικά αποθεμάτων. Στην παρούσα εργασία, θα χρησιμοποιήσουμε εκτενώς τον όρο SKU που προκύπτει από τα αρχικά των λέξεων Stock Keeping Unit και αναφέρεται στη στοιχειώδη μονάδα αποθέματος και πρόκειται για έναν μοναδικό κωδικό. 26

27 Όταν μια επιχείρηση έχει ως απόθεμα χιλιάδες κωδικούς (SKUs) δεν είναι ούτε εύκολο ούτε οικονομικό να δίνει σε όλους τους κωδικούς την ίδια (ιδιαίτερη) προσοχή, για το λόγο αυτό πρέπει οι κωδικοί να ταξινομηθούν ανάλογα με τη σημαντικότητά τους. Η μέθοδος που χρησιμοποιείται εκτενέστερα στη βιβλιογραφία είναι η ABC ανάλυση ή αλλιώς ανάλυση Pareto. Βασίστηκε στην αρχή του Pareto ή κανόνα 80/20. Ο κανόνας προέκυψε όταν ο Vilfredo Pareto διαπίστωσε ότι στην Ιταλία, το 20% του πληθυσμού κατείχε το 80% της γης. Υπάρχουν βέβαια και πολλά άλλα παραδείγματα όπου το 80% των αποτελεσμάτων προέρχονται από το 20% των αιτιών. Η ABC ανάλυση (ή ανάλυση Pareto) είναι η πιο διαδεδομένη όσον αφορά την ταξινόμηση αποθεμάτων (και όχι μόνο) γιατί είναι αρκετά εύκολη και εύχρηστη και υπογραμμίζει το γεγονός ότι τα διάφορα αποθέματα που έχει μια επιχείρηση δεν έχουν την ίδια σημασία για αυτήν. Στην ABC ανάλυση, χρησιμοποιείται ο κανόνας 80/20 που αναφέρει ότι το 80% του κύκλου εργασιών μιας επιχείρησης προέρχεται από το 20% των αποθεμάτων της. Αυτό που υπενθυμίζει ο κανόνας Pareto είναι ότι πολλές φορές πρέπει να αφιερώσουμε εξαιρετική προσοχή στα λίγα αλλά σημαντικά στοιχεία που είναι υπεύθυνα για το μεγαλύτερο όγκο είτε των εσόδων της επιχείρησής μας είτε των εξόδων. Συνήθως βασίζεται σε ένα κριτήριο και ίσως αυτό να αποτελεί πρόβλημα, γιατί σίγουρα αποφάσεις τόσο σημαντικές θα πρέπει να λαμβάνονται με πολυκριτήριες μεθόδους (Torabi, Hatefi και Pay, 2012). Σίγουρα όμως αποτελεί μια πολύ βασική ταξινόμηση των αποθεμάτων προς μελέτη. Είναι πολύ σημαντικό να ορίσουμε εξαρχής μέχρι ποιο ποσοστό οι διαφορετικοί κωδικοί θα ενταχθούν στις κατηγορίες Α, Β και C αντίστοιχα. Δεν υπάρχουν σωστές και λάθος τιμές, ωστόσο, στη βιβλιογραφία, συνήθως χωρίζονται με τα παρακάτω ποσοστά η κατηγορία Α περιλαμβάνει το μικρότερο αριθμό κωδικών των αποθεμάτων, μικρότερο από το 1/5 του συνόλου (δηλαδή λιγότερο από το 20%) και οι κωδικοί αυτοί αντιστοιχούν σε πολύ μεγάλο κομμάτι του κύκλου εργασιών της επιχείρησης (περίπου 80%) η κατηγορία B αποτελείται από κωδικούς που αντιστοιχούν στο ¼ του συνόλου, δηλαδή περίπου 25% μέχρι και 35% και αφορούν το 15% περίπου του κύκλου εργασιών τέλος, ότι περισσεύει ανήκει στην κατηγορία C. Έτσι, περίπου το 50% μέχρι και 60% του συνόλου των κωδικών «ευθύνονται» μόλις για το 5% του κύκλου εργασιών της επιχείρησης (Ζηκόπουλος, 2011). Πίνακας 3.2. Κατηγοριοποιήση κωδικών βάσει της ABC ανάλυσης Κατηγορία Α Κατηγορία Β Κατηγορία C Ποσοστό Κωδικών 20% 25%-35% 50%-60% Ποσοστό Κύκλου Εργασιών Επιχείρησης 80% 15% 5% 27

28 Οι Murphy και Wood (2008) αναφέρουν ότι κάποιες σύγχρονες επιχειρήσεις προσθέτουν και μία τέταρτη κατηγορία, την D (D από το «dogs» ή/και «dead inventory» που σημαίνει «νεκρό απόθεμα»), η οποία κατηγορία περιλαμβάνει αποθέματα που δεν ζητούνται καθόλου πια (zero demand). Τα αποθέματα αυτά απλώς αυξάνουν το κόστος διατήρησης και καταλαμβάνουν σημαντικό χώρο στις αποθήκες. Τα αποθέματα αυτά στην περίπτωση της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. αφορούν κωδικούς που χρησιμοποιήθηκαν κάποτε για μια μεμονωμένη ανάγκη και δεν χρησιμοποιήθηκαν ξανά, είτε γιατί μετά για την ίδια ανάγκη προτίμησαν πιο σύγχρονα υλικά, οπότε αυτά θεωρούνται τώρα «απαρχαιωμένα» (obsolete) είτε η ίδια ανάγκη δεν δημιουργήθηκε ξανά. Δεν πρέπει, ωστόσο, να ξεχνάμε ότι ένας κωδικός μπορεί να θεωρείται απαρχαιωμένος για μια επιχείρηση αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί άνετα σε κάποια άλλη. Το καλύτερο θα ήταν να μπορέσει η επιχείρηση να διαθέσει κάπως τα προϊόντα αυτά και να εντοπίσει ευκαιρίες ώστε να ανακτήσει μέρος της αξίας τους (investment recovery) ή έστω να μειώσει τα στοιχεία κόστους που σχετίζονται με τα αποθέματα. Θα μπορούσε για παράδειγμα, η επιχείρηση είτε να τα δωρίσει σε κάποιο φιλανθρωπικό σκοπό είτε να τα διαθέσει για ανταλλακτικά και να πάρει πίσω ένα μέρος της αξίας αγοράς τους. Σαν τελευταία λύση, θα μπορούσε να τα ανακυκλώσει, ακόμα και χωρίς χρηματικό αντάλλαγμα απλά για να «καθαρίσει» την αποθήκη της και να απελευθερώσει αποθηκευτικό χώρο. Συνοψίζοντας, όσον αφορά την κατηγοριοποίηση βάσει της ABC ανάλυσης, στην κατηγορία Α, έχουμε αυτά που είναι πιο σημαντικά για την επιχείρηση και τα οποία, η επιχείρηση πρέπει να παρακολουθεί στενά για να αποφεύγονται οι ελλείψεις. Στη Β κατηγορία, είναι αυτά που είναι λιγότερο σημαντικά και στην κατηγορία C, ταξινομούνται αυτά που είναι το λιγότερο σημαντικά για την επιχείρηση. Για παράδειγμα, μπορεί τα αποθέματα της πρώτης κατηγορίας να είναι αναγκαίο να τα παρακολουθούμε καθημερινά, της δεύτερης κατηγορίας σε μηνιαία βάση και της τρίτης κατηγορίας ανά τρίμηνο. Ωστόσο, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι μπορεί κάποιοι κωδικοί να μην είναι ούτε ακριβοί ούτε να τους έχουμε σε μεγάλες ποσότητες αλλά παρόλα αυτά να χρειάζεται να τους παρακολουθούμε στενά για την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης, ακόμα και αν δεν ανήκουν στην κατηγορία Α Ταξινόμηση των αποθεμάτων της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. βάσει της ABC ανάλυσης Εφαρμόσαμε την ABC ανάλυση ξεχωριστά στις δύο αποθήκες της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. (Αποθήκη Ηλεκτρολογικού Εξοπλισμού και Αποθήκη Παντείου Τύπου), αν και θα μπορούσαμε να την εφαρμόσουμε και ενιαία στο σύνολο των αποθεμάτων. Ωστόσο, με την ξεχωριστή ανάλυση μπορούμε να βρούμε χωριστά τα αποθέματα κατηγορίας Α, Β και C για κάθε αποθήκη. Στην παρούσα διπλωματική, θα ασχοληθούμε μόνο με την Αποθήκη Ηλεκτρολογικού Εξοπλισμού, για την οποία πραγματοποιήσαμε την ABC ανάλυση για τις δύο τελευταίες χρονιές (2011 και 2012) και μπορούμε να ταξινομήσουμε τους κωδικούς της αποθήκης στις τρεις κατηγορίες (A, B και C). Φυσικά, ότι ισχύει για την Αποθήκη Ηλεκτρολογικού Εξοπλισμού, ισχύει και για τη δεύτερη αποθήκη (Αποθήκη Παντείου Τύπου), ωστόσο λόγω του μεγάλου όγκου δεδομένων, 28

29 αποφασίσαμε να παρουσιάσουμε και να αναλύσουμε μόνο τα αποτελέσματα της πρώτης αποθήκης. Τα στοιχεία που χρειαστήκαμε για να πραγματοποιήσουμε την ABC ανάλυση και τα οποία αντλήθηκαν με τη βοήθεια του αποθηκάριου από το πληροφοριακό σύστημα της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε., είναι: η μέση τιμή αγοράς (p) κάθε κωδικού, η οποία προκύπτει αυτόματα από το λογισμικό και φαίνεται και στο τέλος της χρονιάς όταν εκτυπώνουμε το δελτίο απογραφής η ετήσια ζήτηση (R) σε τεμάχια του κάθε κωδικού που προκύπτει από τα δελτία εξαγωγής που συμπληρώνει καθημερινά ο αποθηκάριος και τα οποία περνιούνται στο πληροφοριακό σύστημα Τα στοιχεία αυτά αφορούν το 2012, καθώς αποτελεί το πιο πρόσφατο ολοκληρωμένο έτος. Όπως είναι γνωστό και από τη θεωρία, η ABC ανάλυση εφαρμόζεται ως εξής: 1. Βρίσκουμε την ετήσια ζήτηση (R) σε τεμάχια για κάθε κωδικό και έπειτα, την πολλαπλασιάζουμε με την αντίστοιχη τιμή αγοράς του (p), έτσι ώστε να υπολογίσουμε την ετήσια αξία κάθε κωδικού: R * p. 2. Ταξινομούμε τους κωδικούς με κριτήριο την ετήσια αξία τους σε φθίνουσα σειρά (από αυτόν με τη μεγαλύτερη ετήσια αξία σε αυτόν με τη μικρότερη). 3. Βρίσκουμε την ανάλογη αθροιστική αξία. Δηλαδή για τον πρώτο κωδικό, η αθροιστική αξία ισούται με την ετήσια αξία του. Για τον δεύτερο κωδικό, η αθροιστική αξία του είναι ίση με την ακριβώς προηγούμενη αθροιστική αξία συν τη δική του ετήσια αξία, για τον τρίτο κωδικό η αθροιστική αξία του ισούται με την προηγούμενη αθροιστική αξία συν τη δική του ετήσια αξία, και ούτω καθεξής. 4. Υπολογίζουμε τη σχετική αθροιστική αξία, διαιρώντας κάθε φορά, την αθροιστική αξία του κωδικού με την συνολική ετήσια ζήτηση όλων των κωδικών: Σχετική Αθροιστική Αξία = Αθροιστική Αξία / Συνολική Ετήσια Ζήτηση όλων των κωδικών 5. Ανάλογα με τη σχετική αθροιστική τους αξία κατατάσσουμε τους κωδικούς στις διάφορες κατηγορίες (A, B, C). Στην κατηγορία Α, ανήκουν οι πρώτοι κωδικοί των οποίων, η σχετική αθροιστική αξία φτάνει μέχρι το 80%. Στην κατηγορία Β, κατατάσσουμε τους επόμενους κωδικούς που αντιστοιχούν σε σχετική αθροιστική αξία από 80% έως 95% και οι υπόλοιποι κωδικοί που ακολουθούν, ανήκουν στην τελευταία κατηγορία (C). Ταξινόμηση όλων των κωδικών στις κατηγορίες A, B, C βάσει της ABC ανάλυσης παραθέτουμε στο Παράρτημα 1. Συγκεκριμένα, στην κατηγορία Α, κατατάσσουμε συνολικά 72 κωδικούς. Ενδεικτικά, στον πίνακα 3.3. παραθέτουμε τους πρώτους 30 κωδικούς που ανήκουν στην κατηγορία αυτή. 29

30 Πίνακας 3.3. Πρώτοι 30 κωδικοί κατηγορίας Α βάσει ABC ανάλυσης Θέση (2012) Μοναδικός Κωδικός Αποθέματος (SKU) Ετήσια Ζήτηση 2012 (R=D 2012 ) Αξία του κάθε κωδικού R*p 2012 Αξία του κάθε κωδικού (%) Σχετική Αθροιστική Αξία (%) Κ ,5 10,9 10, Κ ,0 6,2 17, Κ ,5 3,1 20, Κ ,0 2,9 23, Κ ,9 2,9 25, Κ ,1 2,8 28, Κ ,0 2,5 31, Κ ,8 2,5 33, Κ ,5 2,3 35, Κ ,8 2,0 37, Κ ,0 1,7 39, Κ ,0 1,6 41, Κ ,9 1,5 42, Κ ,9 1,5 44, Κ ,3 1,5 45, Κ ,5 1,4 47, Κ ,8 1,3 48, Κ ,2 1,3 49, Κ ,3 1,2 50, Κ ,4 1,2 52, Κ ,6 1,0 53, Κ ,0 1,0 54, Κ ,0 1,0 55, Κ ,4 0,9 56, Κ ,2 0,9 56, Κ ,5 0,8 57, Κ ,9 0,8 58, Κ ,5 0,8 59, Κ ,5 0,7 60, Κ ,0 0,7 60,7 Στο σημείο αυτό, αξίζει ακόμα να σημειωθεί ότι εφαρμόσαμε την ABC ανάλυση σε δύο περιπτώσεις: 1. Χρησιμοποιώντας το σύνολο των αποθεμάτων που είναι κωδικοί. Τα αποτελέσματα αυτής της ανάλυσης παρουσιάζονται για το έτος 2012 στον πίνακα 3.4. και για το 2011στον πίνακα Εξαιρώντας τους κωδικούς που είχαν μηδενική τιμή ετήσιας ζήτησης στην απογραφή του 2012 που έγινε στα μέσα Ιανουαρίου του Η μηδενική τιμή ετήσιας ζήτησης σημαίνει ότι όλο το 2012, δεν 30

31 χρησιμοποιήθηκαν καθόλου και οι κωδικοί αυτοί είναι 782 στο σύνολο, αποτελούν δηλαδή περίπου το 71% του συνόλου των κωδικών της αποθήκη αυτής. Έτσι, στον πίνακα 3.5. βάζουμε ως σύνολο το 324 αντί για το καθώς οι 782 κωδικοί δεν συμπεριλαμβάνονται. Στον πίνακα 3.7., υπολογίζονται οι κωδικοί που είχαν μηδενική ετήσια ζήτηση το Οι κωδικοί αυτοί είναι 777 και αποτελούν το 70% περίπου του συνόλου των SKUs της αποθήκης Ηλεκτρολογικού Εξοπλισμού. Πίνακας 3.4. ABC ανάλυση 2012 για την Αποθήκη 1 (Αποθήκη Ηλεκτρολογικού Εξοπλισμού) για το σύνολο των κωδικών ABC ανάλυση 2012 (1) Κατηγορία Α Κατηγορία Β Κατηγορία C Σύνολο Πλήθος κωδικών (SKU) Ποσοστό του συνόλου των κωδικών (SKU) Ποσοστό της ετήσιας συνολικής αξίας ,5% 8,0% 85,5% 80% 15% 5% % 100% Πίνακας 3.5. ABC ανάλυση 2012 για την Αποθήκη 1 (Αποθήκη Ηλεκτρολογικού Εξοπλισμού), εξαιρώντας κωδικούς με μηδενική τιμή ετήσιας ζήτησης ABC ανάλυση 2012 (2) Κατηγορία Α Κατηγορία Β Κατηγορία C Σύνολο Πλήθος κωδικών (SKU) Ποσοστό του συνόλου των κωδικών (SKU) Ποσοστό της ετήσιας συνολικής αξίας ,2% 27,2% 50,6% 80% 15% 5 % % 100% 31

32 Πίνακας 3.6. ABC ανάλυση 2011 για την Αποθήκη 1 (Αποθήκη Ηλεκτρολογικού Εξοπλισμού) για το σύνολο των κωδικών ABC ανάλυση 2011 (1) Κατηγορία Α Κατηγορία Β Κατηγορία C Σύνολο Πλήθος κωδικών (SKU) Ποσοστό του συνόλου των κωδικών (SKU) Ποσοστό της ετήσιας συνολικής αξίας ,5% 7,7% 87,8% 79,8% 15,2% 5,0% % 100% Πίνακας 3.7. ABC ανάλυση 2011 για την Αποθήκη 1 (Αποθήκη Ηλεκτρολογικού Εξοπλισμού), εξαιρώντας κωδικούς με μηδενική τιμή ετήσιας ζήτησης ABC ανάλυση 2011 (2) Κατηγορία Α Κατηγορία Β Κατηγορία C Σύνολο Πλήθος κωδικών (SKU) Ποσοστό του συνόλου των κωδικών (SKU) Ποσοστό της ετήσιας συνολικής αξίας ,2% 25,8% 59,0% 79,8% 15,2% 5,0% % 100% 3.6. Συμπεράσματα ABC ανάλυσης και παρουσίαση επιλεγμένων κωδικών Έχοντας πραγματοποιήσει την ABC ανάλυση και για τις δύο χρονιές, διαπιστώνουμε ότι από τους 50 κωδικούς που άνηκαν στην κατηγορία Α το 2011, οι 32 κωδικοί, το 64% περίπου, περισσότεροι από τους μισούς, το 2012, άλλαξαν κατηγορία. Από αυτούς, οι 6 έγιναν κωδικοί κατηγορίας Β και οι υπόλοιποι 26 έγιναν κωδικοί κατηγορίας C. Από τους κωδικούς κατηγορίας Β, άλλαξαν κατηγορία 65 κωδικοί, δηλαδή το 76,5% των κωδικών. Οι 54 «έπεσαν» στην κατηγορία C, ενώ μόλις 11 πήγαν στην κατηγορία Α. Επίσης, από τους 971 κωδικούς κατηγορίας C, άλλαξαν κατηγορία οι 105 μόνο (μόλις το 10,8%) και οι υπόλοιποι παρέμειναν στην κατηγορία C. Από τους κωδικούς 32

33 που άλλαξαν κατηγορία, οι 62 έγιναν κατηγορίας Β και οι υπόλοιποι 43 «ανέβηκαν» στην κατηγορία Α. Τέλος, διαπιστώνουμε ότι από τους κωδικούς, οι 904 (το 81,7% του συνόλου) παρέμειναν στις ίδιες κατηγορίες που ήταν και το 2011 και μόλις το 18,3% (202 κωδικοί) παρουσίασε «κινητικότητα» όσον αφορά την αλλαγή κατηγορίας. Ο πίνακας 3.8. συνοψίζει τις παραπάνω παρατηρήσεις. Πίνακας 3.8. Κινητικότητα κωδικών στις διάφορες κατηγορίες από το 2011 στο 2012 Αλλαγή Κατηγορίας 2012 Κατηγορία Α Κατηγορία Β Κατηγορία C Σύνολο 2011 Κατηγορία Α Κατηγορία Β Κατηγορία C Σύνολο Η παρούσα εργασία θα επικεντρωθεί στα πιο σύγχρονα δεδομένα, δηλαδή θα δώσουμε βαρύτητα στα αποθέματα κατηγορίας Α που προέκυψαν από την ABC ανάλυση του Ωστόσο, είναι εξαιρετικά σημαντικό ότι 18 κωδικοί και τις δύο χρονιές παραμένουν στην κατηγορία Α. Παρουσιάστηκαν στον αποθηκάριο και οι 72 κωδικοί αποθεμάτων κατηγορίας Α, που προέκυψαν μετά την ABC ανάλυση του 2012 και μετά από συζήτηση μαζί του, αποφασίστηκε να επικεντρωθούμε σε 8 από αυτούς, καθώς και σε 2 ακόμα κωδικούς που δεν ανήκουν στην κατηγορία Α. Οι 10 κωδικοί που διαλέξαμε δεν είναι οι πρώτοι 10 που προκύπτουν στην ABC ανάλυση του 2012 αλλά είναι κωδικοί που είτε θεωρήθηκαν και από τον αποθηκάριο ιδιαίτερα σημαντικοί για τη λειτουργία της επιχείρησης είτε παρουσιάζουν κάποιες ιδιαιτερότητες ως είδος αποθέματος. Ωστόσο, γίνεται εύκολα κατανοητό ότι η ανάλυση που θα ακολουθήσει μπορεί ανάλογα να εφαρμοστεί σε οποιοδήποτε κωδικό επιθυμούμε. Οι 10 κωδικοί που διαλέξαμε είναι οι παρακάτω: Κ.0011 Καλώδιο NYLHY 3*1,5 mm 2 εύκαμπτο Βρίσκεται και το 2011 (θέση 7) και το 2012 (θέση 11), στην κατηγορία Α και όπως, μας πληροφόρησε ο αποθηκάριος είναι όντως ένα υλικό που έχει μεγάλη ζήτηση. Περιλαμβάνεται συνήθως και στη συγκεντρωτική παραγγελία που γίνεται δύο φορές τον χρόνο με διαγωνισμό Κ.0013 Καλώδιο NYLHY 5*2,5 mm2 εύκαμπτο Είναι και το 2011 (θέση 15) και το 2012 (θέση 23), στην κατηγορία Α και όπως, μας πληροφόρησε ο αποθηκάριος είναι όντως ένα υλικό που χρειάζεται κατά τη διάρκεια της χρονιάς. Παραγγέλνεται συνήθως σε μεγάλες ποσότητες, στην 33

34 αρχή του χρόνου και μέσα στη χρονιά, σε επαναληπτική παραγγελία. Παρ όλα αυτά, το 2011 και 2012, δεν αγοράστηκε καθόλου καθώς υπήρχε διαθέσιμο απόθεμα από τις προηγούμενες χρονιές Κ.0003 Στάρτερ 4-65W Philips S10 Ο συγκεκριμένος κωδικός, ενώ στην ABC ανάλυση του 2011, βρίσκεται στην κατηγορία C (θέση 643), στην ABC ανάλυση του 2012, συμπεριλαμβάνεται στα αποθέματα κατηγορίας Α (θέση 45). Φαίνεται, ότι ενώ είχε αρκετή ζήτηση το 2009 (476 τεμάχια) και το 2010 (431 τεμάχια), μεγαλύτερη και από αυτή του 2012 (240 τεμάχια), το 2011 η ετήσια ζήτηση ήταν μηδενική και για αυτό το λόγο, βρίσκεται το 2011 στην κατηγορία C, αλλά το 2012 «ανεβαίνει» στην κατηγορία Α Κ.0001 Λάμπες Φθορισμού TLD 18W/33 Philips Αποτελεί σημαντικό υλικό, το οποίο βρίσκεται το 2011 στην κατηγορία Β (θέση 56) και το 2012 στην κατηγορία Α (θέση 9). Η αλλαγή αυτή είναι αναμενόμενη καθώς, η ετήσια ζήτηση το 2012 σχεδόν διπλασιάστηκε (αύξηση 118%) από την αντίστοιχη του 2011, καθώς από τα 122 τεμάχια πήγε στα 266 τεμάχια Κ.0017 Λάμπες Φθορισμού TLD 18W/54 Philips Είναι και το 2011 (θέση 20) και το 2012 (θέση 24), στην κατηγορία Α και όπως μας εξήγησε ο αποθηκάριος είναι ένα υλικό χρησιμοποιήθηκε αρκετά και το 2012, παρόλο που η ετήσια ζήτηση μειώθηκε κατά 78 τεμάχια από την αντίστοιχη του Κ.0003 Προβολέας HQI 400W Στεγανός Ο συγκεκριμένος κωδικός, ενώ στην ABC ανάλυση του 2011, βρίσκεται στην κατηγορία C (θέση 363), στην ABC ανάλυση του 2012, συμπεριλαμβάνεται στα αποθέματα κατηγορίας Α (θέση 4). Πρόκειται για προβολείς που τοποθετούνται στα περίπτερα και παραμένουν εκεί και μετά τη λήξη της συγκεκριμένης έκθεσης. Πρόκειται δηλαδή για έναν κωδικό που δεν χρησιμοποιείται σε καθημερινή βάση, αλλά μόνο για να αντικατασταθούν παλιοί προβολείς ή μετά από απόφαση της Διοίκησης για να αποκτήσει καλύτερο φωτισμό ένα συγκεκριμένο σημείο Κ.0005 Κλέμες πλαστικές 25mm2 Είναι και το 2011 (θέση 30) και το 2012 (θέση 10), στην κατηγορία Α και όπως μας πληροφόρησε ο αποθηκάριος είναι όντως ένα υλικό που έχει ζήτηση, αν και συνήθως παραγγέλνεται σε μεγαλύτερες ποσότητες και περισσεύει και για επόμενες χρήσεις. Το απόθεμα που υπάρχει μέχρι και σήμερα, αγοράστηκε το 2009 και το 2010 και μέχρι και σήμερα δεν έχει εξαντληθεί αλλά μεταφέρεται από χρονιά σε χρονιά Κ.0003 Ταινία Ηλεκτρομονωτική P.V.C. 20m Βρίσκεται το 2011 (θέση 28) στην κατηγορία Α και το 2012 «έπεσε» στην κατηγορία Β (θέση 86). Ενώ δεν είναι ακριβό υλικό, το ένα τεμάχιο αγοράζεται για λιγότερο από 1 ευρώ, παραγγέλνεται σε πολύ μεγάλες ποσότητες και χρησιμοποιείται πάρα πολύ σε πολλές επισκευές. Για παράδειγμα, το

35 αγοράστηκαν 150 τεμάχια, το 2010 αγοράστηκαν 200 τεμάχια, την επόμενη χρονιά προμηθεύτηκαν 344 τεμάχια και το 2012 μόλις 100 τεμάχια. Ωστόσο, τα τεμάχια αυτά δεν χρησιμοποιούνται την χρονιά που αγοράζονται και συνήθως, μεταφέρονται σαν απόθεμα για την επόμενη Κ.0003 Μετασχηματιστής Εντάσεως 20KV/100/5 Ενώ στην ABC ανάλυση του 2011, βρίσκεται στην κατηγορία C (θέση 330), στην ABC ανάλυση του 2012, συμπεριλαμβάνεται στα αποθέματα κατηγορίας Α (θέση 6). Από τις κινήσεις του συγκεκριμένου κωδικού διαπιστώνουμε ότι είχαμε στην αποθήκη μόλις 2 τεμάχια από αυτόν τον κωδικό και η ποσότητα αυτή είχε αγοραστεί πριν από το Τελικά, χρησιμοποιήθηκε μόλις το Πρόκειται για έναν κωδικό με πολύ μικρή ζήτηση, αλλά με αρκετά μεγάλη τιμή μονάδας. Για αυτό το λόγο, συμπεριλαμβάνεται στους κωδικούς κατηγορίας Α το Ωστόσο, είναι ένας κωδικός που σπάνια χρησιμοποιείται. 10. ΑΑ.99.Κ.0030 Φωτοσωλήνας Ο συγκεκριμένος κωδικός, στην ABC ανάλυση του 2011, βρίσκεται στην κατηγορία Α (θέση 5), όμως στην ABC ανάλυση του 2012, συμπεριλαμβάνεται στα αποθέματα κατηγορίας C (θέση 491). Είναι ένας κωδικός που αγοράζεται για πολύ συγκεκριμένη χρήση καθώς αποτελεί διακοσμητικό στοιχείο για την Χριστουγεννιάτικη Γιορτή που γίνεται κάθε χρόνο από το Από τις κινήσεις του συγκεκριμένου κωδικού βλέπουμε ότι ο συγκεκριμένος κωδικός δημιουργήθηκε το Δεκέμβριο του 2010, όταν αγοράστηκαν 500 τεμάχια, αφού η Χριστουγεννιάτικη εκδήλωση πραγματοποιήθηκε για πρώτη φορά το Τελικά, χρησιμοποιήθηκαν μόλις την επόμενη χρονιά, τον Δεκέμβριο του 2011, τα 400 τεμάχια και τα 100 τεμάχια που έμειναν, διατηρούνται στην αποθήκη για μελλοντική χρήση. Ωστόσο, το 2012 δεν ζητήθηκε καθόλου ο κωδικός και πρέπει να εξετάσουμε αν θα χρειαστούμε επιπλέον ποσότητα στο μέλλον ή αν όχι, θα πρέπει να διαθέσουμε με κάποιον τρόπο και αυτά τα τεμάχια που μας περίσσεψαν από το

36 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4. ΠΡΟΒΛΕΨΗ ΤΗΣ ΖΗΤΗΣΗΣ 4.1. Η σημασία της πρόβλεψης της ζήτησης Η επιτυχία σε οποιαδήποτε επιχείρηση εξαρτάται σε πολύ μεγάλο βαθμό από την ικανότητά των στελεχών της να προβλέπουν ικανοποιητικά τις ανάγκες της επιχείρησης και να είναι σε θέση να λαμβάνουν τις ανάλογες αποφάσεις εγκαίρως. Ως πρόβλεψη (forecasting) θεωρείται η εκτίμηση της τιμής μιας μεταβλητής (της ζήτησης στη δική μας περίπτωση) στο μέλλον. Οι προβλέψεις είναι απαραίτητες για όλες σχεδόν τις αποφάσεις, είτε αυτές είναι μακροπρόθεσμες (π.χ. εγκατάσταση εργοστασίου) είτε μεσοπρόθεσμες (π.χ. πρόσληψη εργαζομένων) είτε βραχυπρόθεσμες (π.χ. παραγγελίες πρώτων υλών από τους προμηθευτές). Η αβεβαιότητα που «συνοδεύει» τη ζήτηση προϊόντων και υπηρεσιών και, συνεπώς τις απαιτήσεις σε μηχανές, υλικά, κεφάλαια, ανθρώπινο δυναμικό και γενικά, σε δυναμικότητα, κατέστησε αναγκαία την ανάπτυξη μεθόδων πρόβλεψης (Εμίρης, 2012 β). Οι προβλέψεις αυτές θα χρησιμοποιηθούν για τη λήψη αποφάσεων, όπως προσδιορισμός ποσότητας πρώτων υλών, προγραμματισμός παραγωγής και άλλα. Το πόσο αποτελεσματικές θα είναι οι αποφάσεις αυτές συνδέεται άμεσα με το πόσο αξιόπιστες είναι οι προβλέψεις που πραγματοποιήθηκαν. Αν η πραγματική ζήτηση είναι τελικά μεγαλύτερη από αυτήν που προβλέψαμε τότε θα καταλήξουμε να έχουμε έλλειψη (undersupply) και κατ επέκταση δυσαρεστημένους πελάτες ή/και διακοπές στην παραγωγή. Αν συμβαίνει το αντίθετο, τότε θα έχουμε πλεόνασμα (oversupply) και συνεπώς, μεγαλύτερο απόθεμα, με αποτέλεσμα να αυξάνονται αυτόματα και όλα τα σχετικά στοιχεία κόστους. Κατά τον Bonney (1994), είναι σύνηθες η έλλειψη και το πλεόνασμα να συμβαίνουν ταυτόχρονα αλλά σε διαφορετικές θέσεις (ή και σε διαφορετικές επιχειρήσεις). Και στις δύο περιπτώσεις, είτε έχουμε πλεόνασμα είτε έχουμε έλλειψη, δεν είμαστε ούτε αποτελεσματικοί ούτε αποδοτικοί. Όσο πιο ακριβείς είναι οι προβλέψεις τόσο μειώνεται το κόστος των αποθεμάτων. Ωστόσο, δε γίνεται να είμαστε απόλυτα ακριβείς καθώς πρόκειται για κάτι που θα συμβεί στο μέλλον. Μπορούμε όμως να επιλέξουμε με κατάλληλα κριτήρια την πρόβλεψη που, αν και δεν θα εξαλείψει, θα μειώσει το μέγεθος του σφάλματος της πρόβλεψης. Συνήθως, όσο αυξάνει ο όγκος των διαθέσιμων δεδομένων τόσο αυξάνει η ακρίβεια των προβλέψεων, υπό την προϋπόθεση ότι τα δεδομένα είναι καθαρά και δεν υπόκεινται σε στρεβλώσεις (Ρεπούσης, 2009). Όταν οι προβλέψεις μας είναι ακριβείς, δεν αγοράζουμε υπερβολικά αποθέματα που κοστίζουν και χρειάζονται ολοένα και μεγαλύτερο αποθηκευτικό χώρο. Ακόμα, αυξάνεται το ποσοστό αξιοποίησης του δυναμικού της επιχείρησής μας (έμψυχου και άψυχου) και πετυχαίνουμε αποτελεσματικότερη οργάνωση της παραγωγής και των προμηθειών. Τέλος, ένα από τα σημαντικότερα οφέλη των αξιόπιστων προβλέψεων είναι η καλύτερη ικανοποίηση των πελατών μας (λιγότερες ελλείψεις) και συνεπώς, η αυτόματη μείωση του κόστους έλλειψης. Το κόστος αυτό περιλαμβάνει τόσο το διαφυγόν κέρδος όσο και τα έξοδα που συνδέονται με ενέργειες που κάνει η 36

37 επιχείρησή μας για να αντιμετωπίσει τις ελλείψεις (για παράδειγμα κόστος επίσπευσης) και να ικανοποιήσει τους πελάτες της, έστω και με κάποια καθυστέρηση. Με τον όρο «διαφυγόν κέρδος» εννοούμε το κέρδος που θα αποκομίζαμε με τη συνήθη πορεία των πραγμάτων. Στην περίπτωση των επιχειρήσεων, εννοούμε την πώληση που χάσαμε λόγω έλλειψης αποθεμάτων και την κακή φήμη που αποκτάει η επιχείρηση και χάνει ίσως έτσι και μελλοντικές πωλήσεις. Η διενέργεια προβλέψεων της ζήτησης αποθεμάτων είναι απαραίτητη να γίνει πριν προχωρήσουμε στην επιλογή και εφαρμογή οποιουδήποτε συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων (Ζηκόπουλος, 2011). Οι μέθοδοι πρόβλεψης βασίζονται είτε σε μαθηματικά μοντέλα, είτε σε ποιοτικές μεθόδους, είτε και σε συνδυασμό και των δύο. Τα μαθηματικά μοντέλα χρησιμοποιούν ιστορικά στοιχεία, ενώ οι ποιοτικές μέθοδοι στηρίζονται κυρίως στην εμπειρία στελεχών της επιχείρησης αλλά και στις ικανότητες ειδικών που μπορεί να μην εργάζονται στην εταιρία Ποιοτικές μέθοδοι πρόβλεψης (Qualitative Forecasting Methods) Οι ποιοτικές μέθοδοι είναι συνήθως υποκειμενικές, διαισθητικές και βασίζονται στην κρίση, σε γνώμες και εκτιμήσεις. Συνήθως, στις μεθόδους αυτές δε μπορούμε να αναλύσουμε επαρκώς το σφάλμα πρόβλεψης και τις χρησιμοποιούμε κυρίως όταν υπάρχουν λίγα ή καθόλου ιστορικά στοιχεία και έτσι, δεν μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε πιο σύνθετες μεθόδους πρόβλεψης. Για παράδειγμα, ποιοτικές μεθόδους χρησιμοποιούμε όταν θέλουμε να εισάγουμε ένα νέο προϊόν. Επίσης, τις επιλέγουμε όταν είναι διαθέσιμα άτομα που έχουν μεγάλη εμπειρία στο συγκεκριμένο θέμα. Οι πιο διαδεδομένες είναι οι παρακάτω: Μέθοδος των Δελφών (Delphi Method) Πρόκειται για μια πολύ γνωστή μέθοδο που επιδιώκει να συνθέσει τις διαφορετικές γνώμες μιας ομάδας εμπειρογνωμόνων (ειδικών) για να λυθεί ένα σύνθετο πρόβλημα. Χρησιμοποιείται μια επαναληπτική διαδικασία όπου ζητείται η γνώμη του κάθε εμπειρογνώμονα τουλάχιστον δύο φορές για το ίδιο θέμα, έτσι ώστε να μπορεί να ξανασκεφτεί την απάντησή του λαμβάνοντας υπόψη την γνώμη των υπολοίπων, εκτός και αν επιτευχθεί ομοφωνία από την αρχή (Ishikawa, 1993). Καθώς οι ειδικοί δεν έρχονται σε επαφή αλλά τα επιχειρήματά τους γνωστοποιούνται ανώνυμα στη συντονιστική ομάδα δεν είναι αναγκαίο να «συναντιούνται» φυσικά. Έτσι επιτυγχάνεται η ευελιξία αλλά εξασφαλίζεται και η απουσία προκαταλήψεων και επιρροών ανάμεσα στους ειδικούς. Η υπεροχή της συγκεκριμένης μεθόδου έγκειται στο ότι έχουμε στη διάθεσή μας μια μεγαλύτερη «δεξαμενή» πόρων όπως γνώση, πληροφορίες, δεξιότητες και εμπειρία (Herbert και Yost, 1979). Έρευνα Αγοράς (Market research) Στην έρευνα αγοράς, η συλλογή των απαραίτητων δεδομένων γίνεται με διάφορους τρόπους όπως είναι οι συνεντεύξεις, οι δημοσκοπήσεις, τα ερωτηματολόγια. Φυσικά, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι οι προθέσεις που εκδηλώνουν οι ερωτηθέντες δεν οδηγούν πάντα στην ίδια καταναλωτική συμπεριφορά. 37

38 Έρευνα από τη βάση (Grass Roots) Η πρόβλεψη πραγματοποιείται από τα στελέχη που έρχονται σε άμεση επαφή με το αντικείμενο της πρόβλεψης. Έτσι, αν θέλουμε να προβλέψουμε τις πωλήσεις ενός προϊόντος, απευθυνόμαστε στους πωλητές (Chase, Jacobs και Aquilano, 2005). Οι εκτιμήσεις των πωλητών έχουν ιδιαίτερη βαρύτητα αφού έρχονται σε απευθείας επαφή με τους πελάτες. Ιστορική Αναλογία (Historical Analogy) Η πρόβλεψη γίνεται ορίζοντας μια αναλογία ανάμεσα στο μέγεθος που θέλουμε να προβλέψουμε και σε ένα παρόμοιο για το οποίο έχουμε ιστορικά στοιχεία ζήτησης. Έτσι, χρησιμοποιούμε τα ιστορικά στοιχεία του δεύτερου μεγέθους και βγάζουμε σχετικά συμπεράσματα για το πρώτο. Αν θέλουμε δηλαδή να προβλέψουμε τη ζήτηση ενός νέου προϊόντος, χρησιμοποιούμε ιστορικά στοιχεία ενός άλλου συμπληρωματικού ή/και ανταγωνιστικού προϊόντος. Μέθοδος Διευθυντικών Εκτιμήσεων / Επιτροπής Στελεχών (Jury of executive opinion) Στη συγκεκριμένη μέθοδο, μας ενδιαφέρει μόνο η γνώμη των διευθυντικών στελεχών. Πολλά κορυφαία στελέχη καταθέτουν τις απόψεις τους σχετικά με την πρόβλεψη με απώτερο σκοπό να καταλήξουν σε κοινά αποδεκτές αποφάσεις. Η διαφορά με τη Μέθοδος των Δελφών είναι ότι δεν υπάρχει το στοιχείο της ανωνυμίας. Ομοφωνία ομάδας (Panel Consensus)/ Συμβούλιο Στελεχών Συμμετέχουν άτομα από όλη την επιχείρηση (ανόμοια ιεραρχικά στελέχη) κυρίως από βασικά τμήματα όπως είναι το τμήμα παραγωγής και μπορούν να εκφράσουν όλοι την άποψή τους ανοιχτά. Η ομοφωνία που είναι το ζητούμενο είναι δύσκολο να επιτευχθεί αλλά σίγουρα ακούγονται πολλές και διαφορετικές απόψεις. Ωστόσο, λόγω της δυναμικής των ομάδων, ένα άτομο με ισχυρή προσωπικότητα ή ισχυρή θέση στην ιεραρχία μπορεί να έχει τεράστια επίδραση στην πρόβλεψη και οι γνώμες των υπολοίπων να υποεκτιμηθούν Ποσοτικές μέθοδοι πρόβλεψης (Quantitative Forecasting Methods) Τις ποσοτικές μεθόδους προβλέψεων μπορούμε να τις χωρίσουμε σε δύο υποκατηγορίες: 1) Ανάλυση Χρονοσειρών (Time Series Analysis) 2) Αιτιολογικές Μέθοδοι (Casual Methods) 38

39 Ανάλυση χρονοσειρών (Time Series Analysis) Οι προβλέψεις που χρησιμοποιούν την ανάλυση χρονοσειρών, στηρίζονται σε ιστορικά ποσοτικά δεδομένα, απαιτούν χρόνο και ανάλογα με το μαθηματικό πρότυπο που θα επιλεχθεί, παρουσιάζουν και διαφορετικό βαθμό δυσκολίας. Ωστόσο, οι προβλέψεις αυτές είναι αντικειμενικές και μόλις οριστεί το μαθηματικό μοντέλο, μπορούν εύκολα να χρησιμοποιηθούν από τον καθένα. Επίσης, είναι πολύ σημαντικό να θυμόμαστε ότι το γεγονός ότι μια μέθοδος είναι απλούστερη στην εφαρμογή της από μία άλλη, δε σημαίνει ότι δεν θα έχει αξιόπιστα αποτελέσματα. «Εμπειρικές μελέτες έχουν οδηγήσει στο συμπέρασμα ότι οι σχετικά απλές μέθοδοι προεκβολής (ή αλλιώς μέθοδοι χρονοσειρών), αποδίδουν τόσο καλά όσο και οι πιο πολύπλοκες μέθοδοι.» (Makridakis, et al., 1984; Armstrong, 1985). Συνήθως, όταν εξετάζουμε ιστορικά ποσοτικά δεδομένα, ψάχνουμε να βρούμε αν υπάρχει το στοιχείο της τάσης (trend), της εποχικότητας (seasonality), της κυκλικότητας (cycles), της αυτοσυσχέτισης (autocorrelation) και της τυχαίας μεταβλητότητας (random variation). Στη συνέχεια, επιλέγουμε το κατάλληλο μαθηματικό μοντέλο βάσει της θεωρίας. Η ανάλυση χρονοσειρών στοχεύει στην αναγνώριση επαναλαμβανόμενων προτύπων (patterns), βασιζόμενοι κυρίως στο γράφημα της ζήτησης. Το ζητούμενο στην επιλογή της κατάλληλης μεθόδου πρόβλεψης είναι να ακολουθήσουμε ένα μοντέλο που θα μας προσφέρει τις πιο ακριβείς προβλέψεις, έχοντας αξιοποιήσει με τον καλύτερο τρόπο όλα τα διαθέσιμα ιστορικά στοιχεία. Ωστόσο, πρέπει να είμαστε πολύ προσεκτικοί στην εισαγωγή των δεδομένων, όπως κάθε φορά που εισάγουμε πληροφορίες σε ένα σύστημα, γιατί αν τα δεδομένα είναι λάθος, όλα τα αποτελέσματα θα είναι λάθος («Garbage in, garbage out»). Τέλος, όταν χρησιμοποιούνται μαθηματικά μοντέλα θα πρέπει να επιλεχθεί εκείνο το οποίο περιγράφει όσο πιο ικανοποιητικά γίνεται τη συμπεριφορά της ζήτησης (Ζηκόπουλος, 2011) και φυσικά, να ελεγθεί κατά πόσο οι προβλέψεις αυτές αποδείχθηκαν τελικά ακριβείς. Οι προβλέψεις, ειδικά αυτές που περιλαμβάνουν την ανάλυση χρονοσειρών, βασίζονται στην υπόθεση ότι ό,τι συνέβαινε στο παρελθόν, θα συνεχίσει να συμβαίνει και στο μέλλον. Είναι προφανές όμως, ότι κάτι τέτοιο δεν συμβαίνει πάντα. Οι κυριότερες μέθοδοι χρονοσειρών αναλύονται παρακάτω. Απλοϊκή μέθοδος (Naive Method) Πρόκειται για την πιο απλή από τις ποσοτικές μεθόδους πρόβλεψης. Το μειονέκτημά της είναι ότι δεν παράγει πάντα ακριβείς προβλέψεις αλλά σίγουρα είναι πολύ απλή στην εφαρμογή της. Συνήθως χρησιμοποιείται λόγω του πλεονεκτήματος του χαμηλού κόστους, παρόλο που δεν προσφέρει ακρίβεια. Στη μέθοδο αυτή, θεωρούμε ότι η πρόβλεψη για την περίοδο (t+1) ισούται με την τελευταία παρατήρηση (πραγματική τιμή της ζήτησης) της περιόδου (t). όπου D t : πραγματική ζήτηση περιόδου t F t 1 F = D t 1 t : εκτιμώμενη ζήτηση περιόδου t+1 (πρόβλεψη) 39

40 Κινούμενος Μέσος Όρος (Moving Average) Απλός Κινούμενος Μέσος Όρος (Simple Moving Average) Αποτελεί μία από τις βασικότερες μεθόδους πρόβλεψης και χρησιμοποιείται όταν η ζήτηση είναι στατική (δεν μεταβάλλεται η μέση τιμή της). Πρόκειται για τον απλό μέσο όρο των N τελευταίων παρατηρήσεων όπου κάθε στοιχείο έχει την ίδια βαρύτητα. Αν έχουμε δεδομένα μέχρι και το D (t -1), για να προβλέψουμε τη ζήτηση της επόμενης περιόδου χρειαζόμαστε τη μέση τιμή των τελευταίων Ν περιόδων. F t = D (t -1) D t2 D t N N... Σε κάθε περίοδο, αντικαθιστώ την παλιότερη πραγματική τιμή ζήτησης με την νεότερη και για αυτό το λόγο, λέγεται και «κινούμενος» ή «κινητός» μέσος όρος. Dt Dt N Τελικά η πρόβλεψη γίνεται μέσω της σχέσης: Ft 1 Ft N D t : πραγματική ζήτηση περιόδου t F t : εκτιμώμενη ζήτηση περιόδου t (πρόβλεψη) Ν: συνολικός αριθμός περιόδων που συμμετέχουν στο μέσο όρο Οι τιμές του Ν επιλέγονται συνήθως μεταξύ 3 και 12. Όσο μεγαλύτερη είναι η τιμή του Ν, η πρόβλεψη δεν αντιδρά άμεσα σε μεταβολές του επιπέδου ζήτησης και έτσι, μειώνεται η μεταβλητότητα της πρόβλεψης. Έτσι, όσο πιο μεγάλο είναι το Ν τόσο πιο «ομαλές» προκύπτουν και οι προβλέψεις, τόσο μικρότερη είναι η επίδραση των ακραίων τιμών ενώ με μικρότερο Ν, οι προβλέψεις ανταποκρίνονται περισσότερο στις αλλαγές της ζήτησης. Το μειονέκτημα της μεθόδου είναι ότι δίνεται ίση βαρύτητα σε όλες τις προηγούμενες Ν τιμές της ζήτησης. (Ζηκόπουλος, 2011). Σταθμικός ή Σταθμισμένος Κινούμενος Μέσος Όρος (Weighted Moving Average) Πρόκειται για παραλλαγή της μεθόδου του Απλού Κινούμενου Μέσου Όρου, με τη διαφορά ότι χρησιμοποιούμε συντελεστές βαρύτητας, καθώς θέλουμε να δώσουμε περισσότερο έμφαση σε ορισμένα δεδομένα. Για παράδειγμα, μπορούμε να δώσουμε μεγαλύτερη βαρύτητα στο τι έγινε πρόσφατα και μικρότερη σε προγενέστερες χρονικές περιόδους, χωρίς να χάσουμε τελείως την επίδραση των πιο παλιών δεδομένων. Η πρόβλεψη γίνεται μέσω της παρακάτω σχέσης: F = w D w D... w D t1 (1) 1 (2) 2 (t) t w (1) w (2)... w (t) 1 D t : πραγματική ζήτηση περιόδου t F t : εκτιμώμενη ζήτηση περιόδου t (πρόβλεψη) 40

41 w (t) : η βαρύτητα που δίνουμε στην περίοδο t Επίσης, υπάρχει και ο Διπλός Κινούμενος Μέσος Όρος, που αποτελεί επέκταση του Απλού Κινούμενου Μέσου Όρου και χρησιμοποιείται στην περίπτωση της γραμμικά μεταβαλλόμενης ζήτησης (Βλάχος, 2005). Μέθοδοι Εκθετικής Εξομάλυνσης (Exponential Smoothing) Απλή εκθετική εξομάλυνση (Single Exponential Smoothing - SES) Χρησιμοποιείται όταν δεν υπάρχει τάση (trend) και η πρόβλεψη γίνεται λαμβάνοντας υπόψη τιμές προηγούμενων περιόδων, δίνοντας όμως μεγαλύτερη «αξία» (βαρύτητα) στις πιο πρόσφατες τιμές μέσω της σταθεράς εξομάλυνσης a. Η σταθερά εξομάλυνσης a παίρνει τιμές από 0 έως 1 (0<α<1), αν και συνήθως κυμαίνεται μεταξύ 0,01 και 0,30. Μεγάλες τιμές του a δίνουν μεγαλύτερη βαρύτητα σε πρόσφατες τιμές και έχουν ως αποτέλεσμα να εμφανίζεται μεγαλύτερη ευαισθησία σε μεταβολές της ζήτησης. Η επίδραση της τιμής του a είναι αντίστροφη από την επίδραση της τιμής του Ν. (Ζηκόπουλος, 2011). Το γενικό μοντέλο που χρησιμοποιείται είναι το παρακάτω: F F = a D (1- a) F t1 t t ή ισοδύναμα F a t1 t t t D F Διπλή εκθετική εξομάλυνση (Double Exponential Smoothing) Αποτελεί επέκταση της απλής εκθετικής εξομάλυνσης και πιο συγκεκριμένα, χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου η ζήτηση εμφανίζει τάση. Υπάρχουν διάφορες παραλλαγές όπως η διπλή εκθετική εξομάλυνση κατά Holt, κατά Brown και κατά Gardner-McKenzie (Βλάχος, 2005). Ωστόσο, η πιο συνηθισμένη είναι η διπλή εκθετική εξομάλυνση κατά Holt. Διπλή εκθετική εξομάλυνση κατά Holt Ο Holt πρότεινε μια επέκταση της απλής εκθετικής εξομάλυνσης για τις περιπτώσεις που υπάρχει σταθερή τάση (έχουμε δηλαδή γραμμικά μεταβαλλόμενη ζήτηση). Η πρόβλεψη της ζήτησης της περιόδου t 1 ισούται με το άθροισμα της ζήτησης (S) και της τάσης (T) κατά την ίδια περίοδο F S T ( t1) ( t1) ( t1) Κάθε φορά που γίνεται γνωστή μια νέα τιμή της ζήτησης, το επίπεδο της ζήτησης (S) και η τάση (T) επαναπροσδιορίζονται μέσω εκθετικής εξομάλυνσης με τις παραμέτρους a και b, όπως φαίνεται και παρακάτω. Σταθερές εξομάλυνσης: S T ( t1) ( t1) a D b ( t) παράμετρος a με τιμές μεταξύ 0,02 και 0,5 S ( t1) S( t) (1 b) T( t) (1 a) F ( t) 41

42 παράμετρος b με τιμές μεταξύ 0,005 και 0,17 Όσο μεγαλύτερες είναι οι σταθερές a και b, τόσο μεγαλύτερη βαρύτητα δίνεται στις πρόσφατες τιμές της ζήτησης και το μοντέλο είναι πιο ευαίσθητο σε αλλαγές των S και Τ. Αξίζει να σημειωθεί ότι υπάρχει συγκεκριμένος κανόνας για την αρχικοποίηση της μεθόδου. Τριπλή εκθετική εξομάλυνση (μέθοδος Winters) Η μέθοδος αυτή χρησιμοποιείται στην περίπτωση που η ζήτηση παρουσιάζει εμφανή περιοδικότητα (εποχικότητα). Η πρόβλεψη της ζήτησης αποτελείται από το άθροισμα του επιπέδου της ζήτησης (S) και της τάσης (T), το οποίο όμως άθροισμα στη συνέχεια το πολλαπλασιάζουμε με την κατάλληλη τιμή του εποχικού συντελεστή (I). Η παράμετρος I (t) είναι αυτή που σχετίζεται με την εποχικότητα της ζήτησης. Ο αριθμός των εποχικών συντελεστών διαφέρει ανάλογα με το είδος της εποχικότητας που έχουμε κάθε φορά. Ο εποχικός συντελεστής εκφράζει το λόγο της ζήτησης μιας εποχής προς τη μέση τιμή της ζήτησης (ανεξαρτήτως εποχής). Οι τιμές που παίρνει το I (t) μας δείχνουν αν η ζήτηση της συγκεκριμένης εποχής είναι: μεγαλύτερη από τη μέση τιμή της ζήτησης, όταν το I (t) >1 μικρότερη από τη μέση τιμή της ζήτησης, όταν το I (t) <1 Η ζήτηση στη μέθοδο τριπλής εκθετικής εξομάλυνσης (μέθοδος Winters) προκύπτει από την παρακάτω σχέση: F I S T ( t1) ( t1) ( t1) ( t1) Κάθε φορά που γίνεται γνωστή μια νέα τιμή της ζήτησης, το επίπεδο της ζήτησης (S) και η τάση (T) επαναπροσδιορίζονται μέσω εκθετικής εξομάλυνσης με τις παραμέτρους a και b, όπως φαίνεται και παρακάτω. S ( t 1) a D ( t) (1 a) F I ( t) ( t) όπου L είναι ο αριθμός των περιόδων Σταθερές εξομάλυνσης: T S ( t1) S( t) ( 1 b T( t) ( t 1) b ) I D ( t) ( t L) c ( 1 c) I ( t) S( t) παράμετρος a με τιμές μεταξύ 0,02 και 0,5 παράμετρος b με τιμές μεταξύ 0,005 και 0,17 παράμετρος c με τιμές μεταξύ 0,05 και 0,50 Μεγαλύτερα a, b, c σημαίνει μεγαλύτερη βαρύτητα σε πρόσφατες τιμές της ζήτησης και μεγαλύτερη ευαισθησία σε αλλαγές των παραμέτρων του μοντέλου. Το 42

43 άθροισμα των εποχικών συντελεστών πρέπει να ισούται πάντα με το L, δηλαδή με τον αριθμό των «εποχών» της συγκεκριμένης εφαρμογής. I I I ( 1) (2)... ( L) L Αιτιολογικές μέθοδοι (Casual Methods) - Ανάλυση συσχέτισης Στις αιτιολογικές μεθόδους, γίνεται μια σύνδεση της μεταβλητής για την οποία θα γίνει η πρόβλεψη, με τις αιτίες που ιστορικά την έχουν επηρεάσει (Σαμαρά, 2000). Η υπόθεση που γίνεται στις συγκεκριμένες μεθόδους είναι ότι η συμπεριφορά της μεταβλητής, για την οποία θέλουμε να κάνουμε προβλέψεις, σχετίζεται με την συμπεριφορά άλλων ανεξάρτητων παραγόντων. Υποθέτει ότι ένας ή περισσότεροι παράγοντες (ανεξάρτητες μεταβλητές) σχετίζονται με τη ζήτηση (εξαρτημένη μεταβλητή) και η σχέση αυτή μεταξύ αιτίας και αποτελέσματος (Cause-and-effect) μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την πρόβλεψη της ζήτησης. Επιχειρούμε έτσι, να κάνουμε προβλέψεις, χρησιμοποιώντας δεδομένα που δε σχετίζονται άμεσα με τα αποθέματα, αλλά εμμέσως επηρεάζουν τη ζήτησή τους. Για παράδειγμα, στην παρούσα διπλωματική, θα μπορούσε να υπάρχει σχέση ανάμεσα στον αριθμό των περιπτέρων που λειτουργούν κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης έκθεσης και των αποθεμάτων που θα ζητηθούν το διάστημα της έκθεσης αυτής. Η ανάλυση συσχέτισης χρησιμοποιείται για να διαπιστώσουμε αν υπάρχει αλληλεπίδραση μεταξύ διαφόρων μεταβλητών. Γενικά, η ύπαρξη συσχέτισης μεταξύ δύο μεταβλητών, δεν σημαίνει οπωσδήποτε ότι η μία επηρεάζεται από την άλλη. Ίσως, η συσχέτιση να οφείλεται στην επίδραση άλλης ή άλλων παραμέτρων πάνω σ αυτές. Για αυτό, η συσχέτιση απλά μας δείχνει την ένταση της γραμμικής σχέσης, όταν αυτή υπάρχει, χωρίς όμως να διερευνά και τα αίτια που προκαλούν αυτή τη σχέση (Παπαδημητρίου, 2005). Μέθοδοι Παλινδρόμησης (Regression Models) Η ανάλυση συσχέτισης (παλινδρόμηση) είναι από τις σημαντικότερες αιτιολογικές μεθόδους. Με την ανάλυση παλινδρόμησης, προσπαθούμε να ερμηνεύσουμε την τιμή μιας μεταβλητής Υ (εξαρτημένης) από μία ή περισσότερες άλλες μεταβλητές Χ (ανεξάρτητες) κάνοντας εκ των προτέρων την υπόθεση ότι οι μεταβλητές Χ επιδρούν επί της Υ (Παπαδημητρίου, 2005). Απλή Γραµµική Παλινδρόµηση (Simple Linear Regression) Η απλή γραμμική παλινδρόμηση βασίζεται στην υπόθεση ότι η (εξαρτημένη) μεταβλητή που μελετάμε και για την οποία θέλουμε να κάνουμε προβλέψεις εξαρτάται μόνο από μία ανεξάρτητη μεταβλητή και ότι η σχέση που τις συνδέει είναι γραμμική, δηλαδή Y X Υ: εξαρτημένη μεταβλητή Χ: ανεξάρτητη μεταβλητή Η γραμμικότητα της σχέσης, δηλαδή ο βαθμός στον οποίο ισχύει η υπόθεση ότι υπάρχει μια σχέση μεταξύ Υ και Χ που είναι γραμμική, μετριέται με το συντελεστή 43

44 προσδιορισμού r 2, που παίρνει τιμές μεταξύ 0 και 1 και αποτελεί μέτρο της καταλληλότητας χρήσης της γραμμικής σχέσης που προκύπτει με βάση τα παραπάνω. Αν η απόκλιση μεταξύ των πραγματικών τιμών του Υ και των αντίστοιχων εκτιμήσεων ήταν 0, τότε θα προέκυπτε r 2 = 1. Αν, αντίθετα, ο συντελεστής προσδιορισμού έχει τιμή κοντά στο 0, τότε η ευθεία συσχέτισης Υ = α + βχ εξηγεί ελάχιστα τις αποκλίσεις, δηλαδή η ευθεία (και η αντίστοιχη γραμμική σχέση που αυτή εκφράζει) είναι ακατάλληλη για να εξηγήσει τη σχέση που συνδέει τις δύο μεταβλητές (Εμίρης, 2012 β). Πολλαπλή Γραµµική Παλινδρόµηση (Multiple Linear Regression) Πρόκειται για μια γραμμική παλινδρόμηση με μια εξαρτημένη μεταβλητή Υ αλλά με περισσότερες από μία ανεξάρτητες μεταβλητές. Όλοι οι τύποι της απλής παλινδρόμησης επαληθεύονται και μπορούν να θεωρηθούν σαν η πιο απλή περίπτωση πολλαπλής παλινδρόμησης Επίδοση μοντέλων πρόβλεψης Σίγουρα, στη διαδικασία των προβλέψεων, πολύ σημαντικό ρόλο παίζει η αξιολόγηση και η συνεχής παρακολούθηση της επίδοσή τους και αυτό συνήθως γίνεται από τον προσδιορισμό και τη μέτρηση των σφαλμάτων πρόβλεψης. Συνήθως, όταν υπολογίζουμε τα σφάλματα πρόβλεψης μας ενδιαφέρουν δύο παράγοντες: η προκατάληψη (bias) και η ακρίβεια (accuracy). Η προκατάληψη μας δείχνει αν τείνουμε να σφάλλουμε περισσότερο προς μια συγκεκριμένη κατεύθυνση, αν δηλαδή υπερεκτιμούμε ή υποεκτιμούμε τη ζήτηση μέσα από τις προβλέψεις μας. Η ακρίβεια στις προβλέψεις, από την άλλη, αφορά το πόσο διαφέρει η εκτιμώμενη τιμή από την πραγματική χωρίς να μας ενδιαφέρει η «κατεύθυνση» του σφάλματος. Σύμφωνα με τον Ρεπούση (2009), τα σφάλματα των προβλέψεων διακρίνονται σε στατιστικά και τυχαία. Τα στατιστικά οφείλονται στην κακή εκτίμηση ή παράλειψη παραγόντων (π.χ. εποχικότητα) που επηρεάζουν τη ζήτηση, τα τυχαία από την άλλη οφείλονται σε μη προβλέψιμους παράγοντες που επηρεάζουν τη ζήτηση. Ωστόσο, η αξιοπιστία της πρόβλεψης μπορεί να βελτιωθεί σημαντικά μέσα από την κατανόηση των αιτιών που ενδεχομένως οδήγησαν σε μεγάλα σφάλματα ή λανθασμένες εκτιμήσεις. Γενικά, το σφάλμα πρόβλεψης είναι η διαφορά της προβλεπόμενης τιμής της ζήτησης από την πραγματική τιμή της ζήτησης στην ίδια περίοδο. Σφάλμα Πρόβλεψης = Πραγματική Τιμή (ζήτησης) Προβλεπόμενη Τιμή (ζήτησης) e D F ( t) ( t) ( t) Ειδικότερα, έχουμε τους παρακάτω δείκτες σφαλμάτων: Συνολικό Άθροισμα Σφαλμάτων (Cumulative sum of Forecast Error CFE) Ο δείκτης αυτός μας δείχνει αν υπάρχει μια συστηματική ατέλεια στη μέθοδο πρόβλεψης που χρησιμοποιούμε και μετρά οποιαδήποτε προκατάληψη (bias) στην πρόβλεψη. Για παράδειγμα, αν οι προβλεπόμενες τιμές είναι πάντα μικρότερες από τις πραγματικές, τότε το CFE θα είναι θετικό και συνεχώς, θα μεγαλώνει. Ωστόσο, οι θετικές αποκλίσεις εξουδετερώνονται από τις αρνητικές, έτσι ώστε να μπορεί να 44

45 εμφανιστεί τελικά μικρό μέσο σφάλμα αν και έχουν σημειωθεί στην πραγματικότητα πολύ μεγάλες (θετικές και αρνητικές) αποκλίσεις (Εμίρης, 2012 β). Για αυτό το λόγο, προτιμούμε συνήθως είτε απόλυτες τιμές σφάλματος είτε τις τιμές υψωμένες στο τετράγωνο. CFE n D( t ) F( t ) t1 Μέσο Σφάλμα ΜΣ (Mean Forecast Error MFE) Το μέσο σφάλμα μας παρέχει ένδειξη για την κλίση της εκτίμησης. Μια εκτίμηση θεωρείται αμερόληπτη εάν η αναμενόμενη τιμή του σφάλματος αυτού είναι μηδέν. Μας δίνει περίπου τις ίδιες πληροφορίες με το CFE. MFE n D n F ( t) ( t) t 1 Μέσο Τετραγωνικό Σφάλμα ΜΤΣ (Mean Square Error MSE) Γενικά, το MSE όπως είναι αναμενόμενο, «τιμωρεί» περισσότερο τις μεγάλες αποκλίσεις καθώς τις υψώνει στο τετράγωνο. MSE n 2 2 D( ) ( ) n t F t e( t) 2 ˆ t1 Μέση Απόλυτη Απόκλιση ΜΑΑ (Mean Absolute Deviation MAD) n Καθώς, έχουμε απόλυτη τιμή των σφαλμάτων, απαλλασσόμαστε από το μειονέκτημα της MFE και τα σφάλματα με διαφορετικά πρόσημα δεν αλληλοεξουδετερώνονται αλλά συνυπολογίζονται. t1 n MAD n t1 D ( t) F n ( t) n t1 e ( t) n ˆ 0,8 ˆ 1,25 Μέσο Απόλυτο Ποσοστιαίο Σφάλμα ΜΑΠΣ (Mean Absolute Percentage Error MAPE) Μετρά το πόσο λάθος είναι οι προβλέψεις ως ποσοστά της πραγματικής τιμής της μεταβλητής. Συνήθως, αντιμετωπίζουμε προβλήματα στην εφαρμογή του σφάλματος αυτού όταν οι πραγματικές τιμές D (t) είναι μηδενικές, καθώς, δεν μπορούμε να διαιρέσουμε με το μηδέν. MAPE 1 n n D F ( t) ( t) 1 D t1 ( t) n n e D ( t) t1 ( t) Tracking Signal (TS) Πρόκειται για μια μέθοδο αξιολόγησης που μας δείχνει αν η μέθοδος που ακολουθήσαμε περιέχει προκατάληψη (bias) ή όχι και 45

46 χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου η ισχύς του μοντέλου πρόβλεψης είναι υπό αμφισβήτηση. Υπολογίζεται διαιρώντας το Συνολικό Άθροισμα Σφαλμάτων με τη Μέση Απόλυτη Απόκλιση. Αφού το Συνολικό Άθροισμα Σφαλμάτων μπορεί να είναι είτε θετικό είτε αρνητικό, το ίδιο συμβαίνει και με το TS. To TS συγκρίνει τις προβλέψεις που έχουν γίνει με τις πραγματικές τιμές και προειδοποιεί όταν υπάρχουν απροσδόκητες αποκλίσεις. TS n t1 D ( t) MAD F ( t) CFE MAD Αρχικά, καθορίζονται συγκεκριμένα όρια με βάση την κατανομή των σφαλμάτων. Για παράδειγμα, αν έχουμε επίπεδο εξυπηρέτησης 99,7% (δηλαδή 3 ), για να θεωρηθεί σημαντικό το TS πρέπει να περάσει το όριο του 3,75. Αν το TS είναι μεγαλύτερο από 3,75 τότε υπάρχει επίμονη υποεκτίμηση της τιμής της πρόβλεψης. Από την άλλη πλευρά, εάν το TS είναι μικρότερο του -3,75 τότε, υπάρχει επίμονη υπερεκτίμηση της τιμής της πρόβλεψης. Έτσι, στην ουσία, αν η απόλυτη τιμή του TS είναι μεγαλύτερη από το 3,75 έχουμε ισχυρή προκατάληψη (bias) στις προβλέψεις μας. Η προσέγγιση αυτή βασίζεται στη σχέση που υπάρχει ανάμεσα στο MAD και στη τυπική απόκλιση του σφάλματος και η τιμή 3,75 προκύπτει επειδή στην τιμή αυτή το CFE αντιστοιχεί σε 3,75 MAD, δηλαδή 3ˆ, αφού όπως είδαμε και παραπάνω ισχύει: MAD 0,8 ˆ ˆ 1,25 MAD 3 ˆ 3, 75 MAD Σε κάθε χρονική περίοδο το CFE και το MAD, υπολογίζονται ξανά και βρίσκουμε το TS κάθε περιόδου. Αν το TS παίρνει τιμές που βρίσκονται πέρα από τα όρια που καθορίστηκαν, για παράδειγμα αν δεν ανήκει στο σύνολο [-3,75,3,75] ενώ θέλουμε επίπεδο εξυπηρέτησης 99,7%, τότε η μέθοδος πρόβλεψης που χρησιμοποιείται πρέπει να επαναπροσδιοριστεί. Οι διάφοροι δείκτες σφαλμάτων πρόβλεψης δεν υπερέχουν ο ένας του άλλου αλλά δίνουν συμπληρωματικές πληροφορίες. Έτσι, για να καταλήξουμε στην επιλογή της κατάλληλης μεθόδου πρόβλεψης θα ήταν σκόπιμο να χρησιμοποιούμε παραπάνω από ένα δείκτη σφάλματος πρόβλεψης ως κριτήριο, για παράδειγμα καλό θα ήταν να υπολογίσουμε τις τιμές και για το MSE και για το MAD Βήματα για την επιλογή της κατάλληλης ποσοτικής μεθόδου πρόβλεψης Συμπερασματικά, για να προχωρήσουμε στην επιλογή του κατάλληλου μαθηματικού μοντέλου για τη διενέργεια πρόβλεψης της ζήτησης, χρήσιμο θα ήταν να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα: 1. Σχεδίαση του διαγράμματος των ιστορικών τιμών της ζήτησης για να διαπιστώσουμε τα χαρακτηριστικά της ζήτησης του συγκεκριμένου προϊόντος (για παράδειγμα τάση, εποχικότητα, κ.τ.λ.). 2. Επιλογή κατάλληλου μοντέλου βάσει της θεωρίας. 46

47 3. Αξιοποίηση των παλαιότερων διαθέσιμων ιστορικών στοιχείων για αρχικοποίηση, όπου αυτό είναι απαραίτητο. 4. Πραγματοποίηση προβλέψεων, δοκιμάζοντας διαφορετικές τιμές για τις παραμέτρους μας (σταθερές εξομάλυνσης a, b και c). 5. Υπολογισμός σφάλματος πρόβλεψης για κάθε μία από τις διαφορετικές τιμές των παραμέτρων μας και επιλογή τιμών παραμέτρων για τις οποίες προκύπτει το μικρότερο σφάλμα. 6. Τελικός υπολογισμός τιμών δεικτών σφάλματος όπως είναι το MSE, MAD, και άλλα. 7. Περιοδικός έλεγχος της ακρίβειας του μοντέλου που επιλέχθηκε και αν κριθεί απαραίτητο, αναθεώρηση του μοντέλου. Για να επιλέξουμε την κατάλληλη μέθοδο πρόβλεψης κάθε φορά πρέπει να αξιολογήσουμε διάφορους παράγοντες όπως τους πόρους (χρόνο, χρήμα, ανθρώπινο δυναμικό) που είμαστε διατεθειμένοι να «επενδύσουμε», τα διαθέσιμα ιστορικά στοιχεία που διαθέτουμε και το κατά πόσο είναι ακριβή και αξιόπιστα. Σίγουρα, στην προσπάθειά μας για ακριβείς προβλέψεις θα ήταν καλό να συμπεριλάβουμε κάποιο εξειδικευμένο λογισμικό (ειδικά όταν χρησιμοποιούμε ποσοτικές μεθόδους) δεν πρέπει όμως να ξεχνάμε ότι όσο ακριβό και εξελιγμένο αν είναι ένα τέτοιο λογισμικό, δεν μπορεί ούτε να εξαλείψει όλα τα σφάλματα των προβλέψεων ούτε να υποκαταστήσει πλήρως την ανθρώπινη εμπειρία Πρόβλεψη της ζήτησης στη Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε. Στη δική μας περίπτωση, θα επιχειρήσουμε να προβλέψουμε τη ζήτηση με τη χρήση της ανάλυσης χρονοσειρών αλλά και με τη μέθοδο της ανάλυσης συσχέτισης. Με τον όρο χρονοσειρά αναφερόμαστε σε ένα σύνολο τιμών για ένα μέγεθος που μας ενδιαφέρει από μετρήσεις ή παρατηρήσεις σε ίσα χρονικά διαστήματα (Δερβιτσιώτης, 2006). Χρησιμοποιούμε τη μέθοδο των χρονοσειρών όταν θεωρούμε ότι η πρόβλεψη των μελλοντικών τιμών μιας μεταβλητής (στη συγκεκριμένη περίπτωση της ζήτησης) μπορεί να στηριχτεί αποκλειστικά σε παλιότερες ιστορικές τιμές της συγκεκριμένης μεταβλητής. Η υπόθεση ότι η μελλοντική ζήτηση εξαρτάται μόνο από την παλιότερη ζήτηση, αν και είναι αρκετά εύχρηστη, παρόλα αυτά πρέπει να αντιμετωπίζεται και με κάποια επιφύλαξη. Με τη βοήθεια της ABC ανάλυσης, καταλήξαμε σε 10 κωδικούς για τους οποίους θα διενεργήσουμε προβλέψεις και θα ασχοληθούμε με τη διαχείριση των αποθεμάτων τους. Οι 8 από αυτούς ανήκουν στην κατηγορία Α. Ο κωδικός «ΑΑ.99.Κ.0030» Φωτοσωλήνας ανήκει στην κατηγορία C το 2012, σε αντίθεση με το 2011 που ήταν από τους πρώτους της κατηγορίας Α και ο κωδικός Κ.0003, ο οποίος βρίσκεται το 2011 (θέση 28) στην κατηγορία Α και το 2012 «έπεσε» στην κατηγορία Β (θέση 86). Φυσικά, οι ίδιες διαδικασίες μπορούν να εφαρμοστούν για κάθε κωδικό και να προκύψουν τα ανάλογα συμπεράσματα. Η ζήτηση των διαφόρων αποθεμάτων διαφέρει ανάλογα με τη φύση τους και παρουσιάζει σποραδικότητα. Θα φανεί και παρακάτω, ότι είναι πολύ συχνό φαινόμενο στο πρόβλημα που εξετάζεται εδώ ένας κωδικός να παρουσιάζει μηδενική ζήτηση είτε σε συγκεκριμένες χρονοσειρές είτε ακόμα και ολόκληρο το έτος. 47

48 Τα δεδομένα που χρησιμοποιήθηκαν στην παρούσα μελέτη είναι η ζήτηση όπως αυτή καταγράφηκε στο πληροφοριακό σύστημα της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. από την 1 η Ιανουαρίου του 2009 έως την 31 η Δεκεμβρίου του Διαλέξαμε το διάστημα αυτό για να έχουμε όσο το δυνατό παλαιότερα στοιχεία αλλά και επειδή στο διάστημα αυτό, βρίσκεται σε πλήρη εφαρμογή και λειτουργία το πληροφοριακό σύστημα που χρησιμοποιεί η επιχείρηση, όπου και καταγράφονται οι κινήσεις όλων των κωδικών. Αν και η παρούσα διπλωματική ολοκληρώθηκε κατά τη διάρκεια του 2013, δεν ήταν δυνατόν να χρησιμοποιηθούν στοιχεία που αφορούν το έτος Έτσι, οι προβλέψεις μας αφορούν το 2013, χωρίς όμως να έχουμε στοιχεία για το κατά πόσο πετυχημένες είναι. Φυσικά, κάτι τέτοιο θα μπορούσε να μελετηθεί αργότερα, ίσως μετά και την ετήσια απογραφή που γίνεται τέλη Ιανουαρίου, αρχές Φεβρουαρίου την επόμενη χρονιά (στη δική μας περίπτωση το 2014) Χρονοσειρές Για να ασχοληθούμε με τις προβλέψεις της ζήτησης των αποθεμάτων θεωρήθηκε σημαντικό να ξεκαθαρίσουμε τις περιόδους της ζήτησης. Η επιλογή έγινε βάσει των κλαδικών εκθέσεων που γίνονται κάθε χρόνο και τελικά, καταλήξαμε να χωρίσουμε το έτος σε 9 διαφορετικές ανεξάρτητες περιόδους, έτσι ώστε να βρούμε τη ζήτηση για κάθε μία χρονοσειρά για κάθε κωδικό. Ο διαχωρισμός πραγματοποιήθηκε με αυτό τον τρόπο λόγω της συνάφειας που έχουν οι διάφορες εκθέσεις μεταξύ τους (όπως για παράδειγμα η Furnidec με τη Furnidec Business) αλλά και για να διαπιστωθεί αν όντως υπάρχει ανάγκη για διαφορετικά αποθέματα ή/και διαφορετική ποσότητα από τον ίδιο κωδικό σε κάθε έκθεση. Οπότε και στη συνέχεια της εργασίας μας, οι προβλέψεις που θα γίνουν θα αφορούν ζήτηση εποχής και όχι ημερήσια ή εβδομαδιαία ζήτηση. Πίνακας 4.1. Γενική διάκριση περιόδων (χρονοσειρών) ανάλογα με τις διάφορες κλαδικές εκθέσεις Χρονοσειρές Εκθέσεις 1 Furnidec / Furnidec Business 2 Agrotica/ Zootechnia 3 Infacoma/ Marminstone/ EnergyTech 4 Artozyma/ Detrop/ Oinos/ Biologica 5 ΔΕΘ 6 Kosmima 7 Philoxenia Διάφορες μικρές εκθέσεις/ 8 Μέρες χωρίς εκθέσεις 9 Christmas Καθώς όμως οι εκθέσεις δεν συμβαίνουν κάθε χρόνο τις ίδιες ημερομηνίες, κάποιες αναβάλλονται και κάποιες πραγματοποιούνται κάθε δύο χρόνια, θεωρήθηκε απαραίτητο να δηλώσουμε συγκεκριμένα τις ημερομηνίες κάθε χρονιάς που αντιστοιχούν σε κάθε χρονοσειρά. 48

49 Έτσι, για παράδειγμα η ζήτηση που πραγματοποιείται στις 20 Ιανουαρίου το 2009, το 2010 αλλά και το 2011 αντιστοιχεί στη «Χρονοσειρά 1» αλλά η ζήτηση που πραγματοποιείται στις 20 Ιανουαρίου το 2012 αντιστοιχεί στη «Χρονοσειρά 8». Αυτό συμβαίνει επειδή η κλαδική έκθεση «Furnidec Business» διοργανώθηκε μέσα Ιανουαρίου και το 2009 και το 2010 και το 2011, όμως το 2012 άλλαξε ημερομηνία και πραγματοποιήθηκε αρχές Μαρτίου. Όπως φαίνεται και στον αντίστοιχο αναλυτικό πίνακα στο Παράρτημα 2, σε κάθε χρονοσειρά δε συμπεριλάβαμε μόνο τις ημέρες λειτουργίας της συγκεκριμένης κλαδικής έκθεσης αλλά και τις ημέρες προετοιμασίας και αποσυναρμολόγησης (μετά το πέρας της έκθεσης) των περιπτέρων. Συνήθως, όλο το διάστημα αυτό διαρκεί 10 με 15 ημέρες, εκτός από τη Διεθνή Έκθεση που γίνεται το Σεπτέμβριο όπου οι προετοιμασίες ξεκινάνε πολύ νωρίτερα λόγω της σημαντικότητας του γεγονότος αλλά και του πλήθους των εκθετών. Στη περίπτωση της Διεθνής Έκθεσης, οι προετοιμασίες ξεκινάνε ένα μήνα περίπου πριν. Επίσης, η διάρκεια της ΧΡΙΣΤΟΥΓΕΝΝΙΑΤΙΚΗ - Christmas» έκθεσης είναι περίπου ένας μήνας. Ξεκινώντας από την αρχή του έτους, παρατηρούμε ότι από 1 Ιανουαρίου μέχρι 20 Ιανουαρίου, δεν ξεκινάει καμία έκθεση. Συνεχίζεται η «ΧΡΙΣΤΟΥΓΕΝΝΙΑΤΙΚΗ - Christmas» έκθεση που έχει ήδη ξεκινήσει από την προηγούμενη χρονιά και τελειώνει συνήθως την πρώτη εβδομάδα του Ιανουαρίου. Όμως, η ζήτηση κωδικών για τη συγκεκριμένη έκθεση («ΧΡΙΣΤΟΥΓΕΝΝΙΑΤΙΚΗ - Christmas») είναι αμελητέα αρχές Ιανουαρίου, επειδή τα stands και οι κατασκευές ήδη έχουν γίνει πολύ νωρίτερα, οπότε δεν χρειάζονται άλλα υλικά. Η πρώτη έκθεση του χρόνου είναι μέχρι και το 2011, η «FURNIDEC BUSINESS» που αφορά τον επαγγελματικό εξοπλισμό, η οποία μετά το 2012 μεταφέρθηκε και πραγματοποιείται κάθε Μάρτιο. Από το 2012, πρώτη έκθεση της χρονιάς είναι είτε η έκθεση «AGROTICA» είτε η «ZOOTECHNIA», οι οποίες πραγματοποιούνται εναλλάξ αλλά απαιτούν την ίδια αντιμετώπιση και την ίδια προετοιμασία. Η «AGROTICA» αναφέρεται στον κλάδο της γεωργίας και παρουσιάζει ανά δύο χρόνια αγροτικά μηχανήματα, εξοπλισμό και εφόδια. Η «ZOOTECHNIA» από την άλλη αναφέρεται στην κτηνοτροφία και στην πτηνοτροφία και γίνεται τις χρονιές που δεν γίνεται η «AGROTICA». Λόγω της μεγάλης συνάφειας πολλές φορές μέχρι και το κοινό δεν τις ξεχωρίζει και η αντιμετώπισή τους από τους εργαζομένους είναι σχεδόν ίδια, καθώς παρουσιάζουν περισσότερα κοινά παρά διαφορές και πραγματοποιούνται πάντα κάθε Φεβρουάριο και οι δύο. Τον Φεβρουάριο συνεχίζουμε με επίσης πολύ σημαντικές εκθέσεις που αφορούν τον κατασκευαστικό κλάδο. Πριν τις 20 Φεβρουαρίου, κάθε χρόνο, έχουμε 3 εκθέσεις που πραγματοποιούνται μαζί. Μετά το 2011, η έκθεση «INFACOMA» που έχει ως αντικείμενο τη δόμηση, η «MARMIN» έκθεση μαρμάρου και η «ENERGYTECH» που παρουσιάζει όλες τις εναλλακτικές πηγές ενέργειας πραγματοποιούνται στις ίδιες ημερομηνίες. Συνεχίζοντας, μέσα Μαρτίου υπάρχουν οι εκθέσεις «DETROP», «OINOS», «BIOLOGICA» και «ARTOZYMA». Οι εκθέσεις αυτές παραδοσιακά γίνονται εναλλάξ, δηλαδή μια χρονιά πραγματοποιείται η «DETROP», μαζί με την «OINOS» και τη «BIOLOGICA»και την επόμενη, η έκθεση «ARTOZYMA» και η διοργάνωσή τους έχει πολλά κοινά καθώς και οι δύο αφορούν τον τομέα τροφίμων. Η «DETROP» αφορά γενικά όλα τα τρόφιμα και τα ποτά, η έκθεση «OINOS» το κρασί και γίνεται κάθε φορά μαζί με την «DETROP», η έκθεση «BIOLOGICA» αφορά τα βιολογικά προϊόντα και τέλος, η έκθεση «ARTOZYMA» αφορά την αρτοποιεία και την ζαχαροπλαστική. Το 49

50 2012, η έκθεση «ARTOZYMA» ακυρώθηκε και δεν υπάρχει επίσημη ενημέρωση για το πότε θα ξαναγίνει. Μέχρι τέλη Μαίου περίπου, υπάρχει ένα αρκετά μεγάλο διάστημα όπου οι εκθέσεις και οι εκδηλώσεις είναι λίγες και λιγότερο απαιτητικές. Ενδεικτικά αναφέρουμε κάποιες από αυτές. Η «SUMMER HOLIDAYS» αφορά τις καλοκαιρινές διακοπές και τον τουρισμό και πραγματοποιήθηκε τελευταία φορά το Υπάρχει επίσης, η «FURNIDEC» που αφορά έπιπλα αλλά όχι επαγγελματικό εξοπλισμό όπως η «FURNIDEC BUSINESS» και πραγματοποιήθηκε ξεχωριστά μόνη της τελευταία φορά το Ακόμα, υπάρχει η έκθεση «ΒΙΒΛΙΟΥ» που γίνεται συνήθως κάθε Μάιο και οι ακριβείς ημερομηνίες κυμαίνονται ανάλογα με το πότε είναι το Πάσχα κάθε χρονιάς. Έτσι, κατανοούμε ότι στους τρεις πρώτους μήνες αλλά και στους επόμενους δύο (Απρίλιος και Μάιος) διοργανώνονται πολύ σημαντικές εκθέσεις και η προετοιμασία για τις εκθέσεις αυτές είναι έντονη. Πρόκειται για ένα πολύ σημαντικό διάστημα για την επιτυχή διοργάνωση των εκθέσεων αυτών, αν και φυσικά, κάθε φορά οι μέρες του Πάσχα αποτελούν μια μικρή περίοδο χαμηλής ζήτησης επειδή σταματάνε για τις μέρες αυτές όλες οι εκδηλώσεις. Όσον αφορά τους μήνες Ιούνιο και Ιούλιο, θεωρούνται μια περίοδος (εποχή) με πολλή χαμηλή ζήτηση και ότι υλικά χρειαστούν κατά τη διάρκειά της είναι για έκτακτες ανάγκες και συντήρηση εγκαταστάσεων και όχι για προετοιμασία εκθέσεων και υπάγονται στη χρονοσειρά «Διάφορες Μικρές Εκθέσεις/ Μέρες χωρίς εκθέσεις». Μόνο το συνέδριο «NANOTECHNOLOGY» γίνεται κάθε Ιούλιο από το 2011 και απαιτεί προετοιμασία αλλά δεν αποτελεί τόσο μεγάλη διοργάνωση, έτσι ώστε να αποτελέσει ανεξάρτητη χρονοσειρά. Τον Αύγουστο και κυρίως μετά το Δεκαπενταύγουστο ξεκινάει η περίοδος προετοιμασίας για τη μεγαλύτερη διοργάνωση, τη Διεθνή Έκθεση Θεσσαλονίκης που πραγματοποιείται κάθε Σεπτέμβριο και διαρκεί 9 μέρες. Οπότε περίπου μέχρι τις 20 Σεπτεμβρίου, όλοι ετοιμάζονται πυρετωδώς για το μεγάλο αυτό γεγονός και η κίνηση στην αποθήκη είναι ιδιαίτερα αυξημένη. Η περίοδος αυτή αποτελεί μια χρονοσειρά από μόνη της λόγω της σημαντικότητας της διοργάνωσης και της απαιτητικής προετοιμασίας. Έπειτα, τους μήνες που απομένουν, έχουμε τρεις διαφορετικές χρονοσειρές που σχετίζονται αντίστοιχα με την έκθεση κοσμημάτων «KOSMIMA» τον Οκτώβριο, την έκθεση τουρισμού «PHILOXENIA» τον Νοέμβριο και τέλος, από τις 26 Νοεμβρίου και μέχρι το τέλος της χρονιάς, γίνονται οι προετοιμασίες για την «ΧΡΙΣΤΟΥΓΕΝΝΙΑΤΙΚΗ - Christmas». Οι ημερομηνίες κάθε έκθεσης συγκεντρώθηκαν από το αναλυτικό πρόγραμμα που δημοσιεύεται στην επίσημη ιστοσελίδα της Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε. (www.helexpo.gr) με όλες τις εκθέσεις κάθε χρονιάς Μελέτη ύπαρξης συσχέτισης Γίνανε πολλές διαφορετικές προσπάθειες προσέγγισης των προβλέψεων της ζήτησης για κάθε κωδικό. Αρχικά, μέσω των διαγραμμάτων καταλήξαμε στο ότι δεν υπάρχει ούτε εμφανής τάση ούτε εμφανής εποχικότητα. Εξετάστηκε, πρωτίστως, η πιθανότητα ύπαρξης ουσιαστικής συσχέτισης (correlation) ανάμεσα στη ζήτηση των αποθεμάτων και στον αριθμό των περιπτέρων 50

51 της κάθε έκθεσης αλλά και στον αριθμό των εκθετών. Παρακάτω παρουσιάζονται τα αποτελέσματα που βρήκαμε όσον αφορά τη συσχέτιση. Ωστόσο, λόγω του μικρού ποσοστού ισχυρών συσχετίσεων στο σύνολο των δεδομένων, δεν προχωρήσαμε στη διενέργια προβλέψεων μέσω γραμμικής παλινδρόμησης αλλά εξετάσαμε άλλους τρόπους, κατά την άποψή μας, πιο αποδοτικούς για την πρόβλεψη της ζήτησης. Στο Παράρτημα 3, παρουσιάζονται αναλυτικά τα δεδομένα κάθε έκθεσης που χρειαζόμαστε για να διερευνήσουμε την ύπαρξη συσχέτισης. Τα δεδομένα αυτά αφορούν: τον αριθμό των εκθετών που συμμετέχουν τη συγκεκριμένη χρονιά στη συγκεκριμένη κλαδική ή γενική έκθεση τον αριθμό των περιπτέρων που είναι σε λειτουργία κατά τη διάρκεια της συγκεκριμένης έκθεσης Ξεκινώντας από τον πρώτο κωδικό «10.02.Κ.0011», για κάθε χρονοσειρά (που αντιστοιχεί σε μία ή περισσότερες εκθέσεις) ελέγξαμε με τη βοήθεια του Excel αν υπάρχει κάποια σημαντική συσχέτιση ανάμεσα: στον αριθμό των εκθετών και στη ζήτηση των αποθεμάτων στον αριθμό των περιπτέρων και στη ζήτηση των αποθεμάτων Για παράδειγμα, η χρονοσειρά 1 (που αντιστοιχεί στις εκθέσεις Furnidec Business και Furnidec ) παρουσιάζει τις παρακάτω τιμές ζήτησης: Πίνακας 4.2. Ζήτηση Κωδικού «10.02.Κ.0011» από το 2009 έως το 2010 Χρονοσειρές Ημερομηνίες Πίνακας 4.3. Ζήτηση Κωδικού «10.02.Κ.0011» για τη χρονοσειρά 1, αντίστοιχος αριθμός εκθετών και αριθμός περιπτέρων για κάθε χρονιά από το 2009 έως το Ζήτηση σε αποθέματα Αριθμός Εκθετών Αριθμός Περιπτέρων Στην παρούσα εργασία, η τιμή της ζήτησης αποτελεί τη δεσμευμένη μεταβλητή y που μας ενδιαφέρει και ο αριθμός των εκθετών και αντίστοιχα ο αριθμός των περιπτέρων αποτελούν τις ανεξάρτητες μεταβλητές x 1 και x 2. 51

52 Τιμή Ζήτησης Ο συντελεστής συσχέτισης που θα υπολογίσουμε μας δείχνει πώς μεταβάλλεται η τιμή του y σε σχέση με το x 1 ή/και το x 2. Η συσχέτιση μας δείχνει αν μια αλλαγή στην τιμή ενός μεγέθους επηρεάζει το άλλο μέγεθος και αν ναι, πόσο έντονα. Από την άλλη, η παλινδρόμηση μας δίνει τη δυνατότητα αν γνωρίζουμε την τιμή της ανεξάρτητης μεταβλητής x, να προβλέψουμε την τιμή της μεταβλητής y. Για να αποκτήσουμε μια πρώτη ιδέα για το αν υπάρχει οποιαδήποτε συσχέτιση ανάμεσα σε δύο μεγέθη και αν οι δύο τυχαίες μεταβλητές συμμεταβάλλονται,ξεκινάμε δημιουργώντας ένα διάγραμμα διασποράς (Scatter Plot or Diagram). Η οπτική απεικόνιση δύο συνόλων δεδομένων μπορεί να αποκαλύψει με παραστατικό τρόπο πιθανές τάσεις και μεταξύ τους συσχετίσεις, οι οποίες μπορεί είτε να έχουν γραμμική μορφή είτε όχι (Ράπτης, 2009). Όσο ισχυρότερη η συσχέτιση τόσο πιο ξεκάθαρη σχηματίζεται η ευθεία ή η αντίστοιχη καμπύλη και τόσο πιο κοντά στη γραμμή αυτή βρίσκονται τα διάφορα σημεία. Στη δική μας περίπτωση τα δύο διαγράμματα διασποράς έγιναν στο Excel και στον άξονα των x μπήκε στην πρώτη περίπτωση (σχήμα 4.1.), ο αριθμός των περιπτέρων που ήταν σε λειτουργία κατά τη διάρκεια των εκθέσεων Furnidec και Furnidec Business και στη δεύτερη περίπτωση (σχήμα 4.2.), ο αριθμός των εκθετών. Στον άξονα των y και στις δύο περιπτώσεις παρουσιάζεται η τιμή της ζήτησης για τον συγκεκριμένο κωδικό. Παρατηρώντας αρχικά τα διαγράμματα διασποράς των σχημάτων 4.1. και 4.2. που αφορούν τη χρονοσειρά 1, δεν διαφαίνεται κάποια ισχυρή συσχέτιση σε καμία από τις 2 περιπτώσεις, ωστόσο είναι αναγκαίο να το επιβεβαιώσουμε και με μαθηματικούς τύπους, πέρα από τη γραφική απεικόνιση. Επίσης, αν τελικά υπάρχει συσχέτιση, πολύ σημαντικό θα είναι να βρεθεί πόσο ισχυρή είναι η συσχέτιση αυτή Διάγραμμα Διασποράς Αριθμός Περιπτέρων & Τιμή Ζήτησης y = 4,9568x - 18,329 R² = 0, Αριθμός Περιπτέρων Σχήμα 4.1. Διάγραμμα Διασποράς της χρονοσειράς 1, όπου x είναι ο αριθμός περιπτέρων και y είναι η τιμή της ζήτησης. 52

53 Τιμή Ζήτησης Διάγραμμα Διασποράς Αριθμός Εκθετών & Τιμή Ζήτησης y = 0,3498x - 35,158 R² = 0, Αριθμός Εκθετών Σχήμα 4.2. Διάγραμμα Διασποράς της χρονοσειράς 1, όπου x είναι ο αριθμός εκθετών και y είναι η τιμή της ζήτησης. Ένα μέτρο συσχέτισης είναι ο συντελεστής συσχέτισης Pearson (r), ο οποίος μετρά τον βαθμό συσχέτισης δύο τυχαίων μεταβλητών και υποδεικνύει τόσο την κατεύθυνση της σχέσης των δύο μεταβλητών όσο και το πόσο έντονη είναι η συσχέτιση αυτή. Είναι καθαρός αριθμός, παίρνει τιμές στο κλειστό σύνολο [-1,1] και καθώς δεν εκφράζεται σε συγκεκριμένες μονάδες μέτρησης, είναι ανεξάρτητος των μονάδων μέτρησης των μεταβλητών Χ και Υ. Ο βαθμός γραμμικής συσχέτισης καθορίζεται από την απόλυτη τιμή του r και όχι από το πρόσημο του r. Το πρόσημο του r καθορίζει το είδος της συσχέτισης αν είναι δηλαδή θετική ή αρνητική (Παπαδόπουλος, 2013). Συγκεκριμένα, όταν ο συντελεστής συσχέτισης παίρνει την τιμή 1 υπάρχει τέλεια συσχέτιση και όλα τα σημεία στο γράφημα διασποράς προσαρμόζονται απόλυτα σε μια ευθεία γραμμή ενώ όταν ο συντελεστής συσχέτισης παίρνει την τιμή -1 έχουμε πλήρη αντισυσχέτιση. Το θετικό πρόσημο σημαίνει ότι έχουμε θετική συσχέτιση, δηλαδή ότι όταν αυξάνονται οι τιμές της μια μεταβλητής αυξάνονται και οι τιμές της άλλης. Όπως είναι αναμενόμενο, το αρνητικό πρόσημο συμβολίζει αρνητική συσχέτιση, δηλαδή όταν οι τιμές της μιας μεταβλητής αυξάνονται, οι τιμές της δεύτερης μειώνονται. Η τιμή 0 σημαίνει απόλυτη έλλειψη συσχέτισης. Ο συντελεστής συσχέτισης υπολογίζεται από τον παρακάτω τύπο: r ( xi ( x i x) x) ( y 2 i y) ( y i y) 2 (τύπος 4.1) Για να υπολογίσουμε την τιμή του συντελεστή συσχέτισης, απαραίτητο είναι να δημιουργήσουμε τον πίνακα 4.4., όπου y 30 (μέση τιμή Y i ) και x 186,25 (μέση τιμή X i ). 53

54 Πίνακας 4.4. Απαραίτητα δεδομένα για τον υπολογισμό του συντελεστή συσχέτισης Ζήτηση Αποθεμάτων Υ i Αριθμός Εκθετών Χ i Y i y X i x (Yi y) (Xi x) (Yi y) 2 (Xi x) , , , ,75-837, , , , , , , ,56 Σύνολο 9050, ,75 2 Στη δική μας περίπτωση, ο συντελεστής συσχέτισης από τον τύπο 4.1 ισούται με 0,682349, έχουμε δηλαδή μέτρια θετική συσχέτιση. Η αξιολόγηση της έντασης της συσχέτισης γίνεται αυθαίρετα, δεδομένου ότι σκοπός μας είναι να υπάρξει ένας βασικός διαχωρισμός. Τα σχετικά όρια επιλέχθηκαν όπως φαίνονται στον πίνακα 4.5. Πίνακας 4.5. Όρια για καθορισμό της έντασης της συσχέτισης Συντελεστής συσχέτισης Συσχέτιση < 0,00 Αρνητική 0,00-0,50 Ασθενής 0,50-0,70 Μέτρια 0,70-1,00 Ισχυρή Εναλλακτικά, ο συντελεστής συσχέτισης προκύπτει εύκολα και γρήγορα μέσα από έτοιμη συνάρτηση του Excel, η οποία ονομάζεται PEARSON και το μόνο που χρειαζόμαστε είναι δύο πίνακες, έναν πίνακα με το σύνολο των τιμών της εξαρτημένης μεταβλητής (dependent variable) που στην περίπτωσή μας είναι η τιμή της ζήτησης αποθεμάτων και έναν πίνακα με το σύνολο των τιμών της ανεξάρτητης μεταβλητής (independent variable), στην περίπτωσή μας, ο αριθμός των εκθετών. Πίνακας 4.6. Απαραίτητος πίνακας για τον υπολογισμό του συντελεστή συσχέτισης μέσω της συνάρτησης PEARSON στο Excel Έτος Ζήτηση σε αποθέματα Αριθμός Περιπτέρων Δημιουργώντας τον παραπάνω πίνακα στο Excel και χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση PEARSON, εύκολα βρίσκουμε και τον συντελεστή συσχέτισης μεταξύ του αριθμού των ενεργών περιπτέρων και της ζήτησης των αποθεμάτων, ο οποίος ισούται με 0, και έχουμε ομοίως με την προηγούμενη περίπτωση μέτρια θετική συσχέτιση. Στο σημείο, αυτό αξίζει να αναφερθεί ότι όπως είναι αναμενόμενο υπάρχει σημαντική συσχέτιση ανάμεσα στον αριθμό των εκθετών σε μία έκθεση και στον αριθμό των περιπτέρων, ο συντελεστής συσχέτισης για παράδειγμα στη χρονοσειρά 1 54

55 (που αντιστοιχεί στις εκθέσεις Furnidec Business και Furnidec ) είναι στην περίπτωση αυτή 0, Όταν δηλαδή αυξάνεται ο αριθμός των εκθετών αυξάνεται και ο αριθμός των περιπτέρων που λειτουργούν. Προχωρώντας στη διπλωματική αυτή εργασία, συνεχίζουμε με τη μελέτη ύπαρξης συσχέτισης και στους υπόλοιπους κωδικούς. Από τους δέκα κωδικούς που έχουμε επιλέξει να εξετάσουμε, στους δύο δεν μπορέσαμε να διερευνήσουμε την ύπαρξη ή όχι συσχέτισης γιατί κατά τη διάρκεια των τεσσάρων χρόνων των δεδομένων μας παρουσιάστηκε μόνο μία τιμή ζήτησης. Για τους υπόλοιπους οχτώ κωδικούς, εξετάσαμε ξεχωριστά σε κάθε χρονοσειρά αν υπάρχει συσχέτιση ανάμεσα στο ύψος της ζήτησης των αποθεμάτων και στο πλήθος των εκθετών που συμμετέχουν στις αντίστοιχες εκθέσεις και ανάμεσα στο ύψος της ζήτησης των αποθεμάτων και στον αριθμό των περιπτέρων. Αναλυτικά όλα τα αποτελέσματα φαίνονται στον Παράρτημα 4. Ενδεικτικά παρουσιάζουμε στον πίνακα 4.7., έναν από τους οχτώ κωδικούς, έτσι ώστε να σχολιαστούν τα αποτελέσματα. Πίνακας 4.7. Μελέτη ύπαρξης συσχέτισης στον κωδικό Κ.0003 Κωδικός Κ Χρον/ρέ ς Συντελεστής Συσχέτισης (ζήτησηαριθμός εκθετών) Συσχέτιση Συντελεστής Συσχέτισης (ζήτησηαριθμός περιπτέρων) Συσχέτιση 1 - Μ.Δ. - Μ.Δ. 2-0,26 Αρνητική -0,68 Αρνητική 3 0,89 Ισχυρή 0,88 Ισχυρή 4-0,14 Αρνητική 0,00 Ασθενής 5-0,99 Αρνητική -0,96 Αρνητική 6 - Μ.Δ. - Μ.Δ. 7 - Μ.Δ. - Μ.Δ. 9 0,33 Ασθενής 0,56 Μέτρια Όπως είναι λογικό λείπει η χρονοσειρά 8 που δεν αντιστοιχεί σε συγκεκριμένες εκθέσεις και αφορά είτε μέρες με πολύ μικρές εκθέσεις ή/και συνέδρια είτε μέρες χωρίς καθόλου εκθέσεις. Στην τρίτη στήλη και στην πέμπτη στήλη, έχουν υπολογιστεί οι αντίστοιχοι συντελεστές συσχέτισης και στην τέταρτη και έκτη στήλη, χαρακτηρίζουμε τη συσχέτιση αυτή. Το «Μ.Δ.» συμβολίζει τη μηδενική ζήτηση, δηλαδή και τα τέσσερα χρόνια, η συγκεκριμένη χρονοσειρά (για παράδειγμα η 1 η ) παρουσιάζει μηδενική ζήτηση στο συγκεκριμένο κωδικό. Έτσι, δεν μπορούμε να βγάλουμε συμπεράσματα για την ύπαρξη ή όχι συσχέτισης λόγω έλλειψης δεδομένων. Όσον αφορά την «Αρνητική» συσχέτιση, η οποία εμφανίζεται αρκετά, αποτελεί κάτι παράδοξο. Δεν μπορούμε να συνδέσουμε λογικά το γεγονός ότι για 55

56 παράδειγμα ο αριθμός των εκθετών (ή/ και των περιπτέρων) μειώνεται, δηλαδή μειώνεται η «έκταση» της συγκεκριμένης έκθεσης, αλλά οι ανάγκες αυξάνονται. Οι πολλές αρνητικές συσχετίσεις αποτέλεσαν σίγουρα έναν λόγο που απορρίψαμε γενικότερα την ανάλυση συσχέτισης και παλινδρόμησης για να κάνουμε προβλέψεις στη συγκεκριμένη επιχείρηση. Θα μπορούσαμε να επικεντρωθούμε στις προβλέψεις μόνο των κωδικών εκείνων όπου η συσχέτιση είναι θετική και ισχυρή και μόνο για τις συγκεκριμένες χρονοσειρές. Ωστόσο, μόλις 22 από τις 128 περιπτώσεις (δηλαδή μόλις το 17,18%) παρουσιάζει ισχυρή συσχέτιση και θα είχε ενδιαφέρον να ασχοληθούμε με προβλέψεις για τους κωδικούς αυτούς μέσω της ανάλυσης παλινδρόμησης. Το γεγονός της ύπαρξης έντονης συσχέτισης ανάμεσα σε δύο μεταβλητές δε συνεπάγεται απαραίτητα και την ύπαρξη μιας συναρτησιακής σχέσης αυτών, το ζήτημα αυτό εξετάζεται μέσω της ανάλυσης παλινδρόμησης. Έτσι, σε περίπτωση όπου κρίναμε πολύ ισχυρή την ύπαρξη συσχέτισης μεταξύ των παραπάνω μεταβλητών, θα μπορούσαμε να προχωρήσουμε στην κατασκευή ενός μοντέλου πρόβλεψης της μιας μεταβλητής (για παράδειγμα της τιμής της ζήτησης) από την άλλη (για παράδειγμα τον αριθμό των εκθετών) μέσω απλής παλινδρόμησης (simple regression). Αξίζει να αναφερθεί ότι σημαντικό μέτρο αξιολόγησης του μοντέλου απλής παλινδρόμησης είναι συνήθως ο συντελεστής προσαρμογής R 2 (coefficient of determination), ο οποίος μετράει το ποσοστό της συνολικής μεταβλητότητας της μεταβλητής y που οφείλεται σε αλλαγή της τιμής της μεταβλητής x. Ο συντελεστής προσαρμογής R 2 κυμαίνεται μεταξύ 0 και 1. Πιο συγκεκριμένα, όσο πιο κοντά στη μονάδα βρίσκεται ο συντελεστής προσαρμογής R 2, τόσο μικρότερη είναι η διασπορά του σφάλματος της παλινδρόμησης και τόσο καλύτερη είναι η πρόβλεψη που βασίζεται στην ευθεία παλινδρόμησης (Κουγιουμτζής, 2013). Ο συντελεστής προσαρμογής R 2 συμπίπτει με το τετράγωνο του συντελεστή συσχέτιση Pearson (r). Έτσι, υπολογίζοντας και τον συντελεστή προσαρμογή R 2 θα μπορούσαμε να βρούμε το ποσοστό της μεταβλητότητας που εξηγείται από το μοντέλο που υπολογίσαμε. Ωστόσο, λόγω του μικρού ποσοστού ισχυρών συσχετίσεων στο σύνολο των δεδομένων, βάσει των αντίστοιχων διαγραμμάτων διασπόρας και βάσει του υπολογισμού του συντελεστή συσχέτισης r, καταλήξαμε στο ότι δεν υπάρχει σημαντική συσχέτιση των παραγόντων αυτών με τη ζήτηση. Έτσι, δεν προχωρήσαμε στη διενέργια προβλέψεων μέσω γραμμικής παλινδρόμησης αλλά εξετάσαμε άλλες μεθόδους για την πρόβλεψη της ζήτησης Πρόβλεψη της ζήτησης με τη μέθοδο της Εκθετικής Εξομάλυνσης Χρησιμοποιήθηκε η μέθοδος Εκθετικής Εξομάλυνσης με τη σταθερά εξομάλυνσης a να παίρνει διάφορες τιμές ανάμεσα στο 0,01 και στο 0,30. Για να προχωρήσουμε σε προβλέψεις για το 2012, κάναμε αρχικοποίηση χρησιμοποιώντας το μέσο όρο των τιμών της ζήτησης του 2009 και του Ο μέσος όρος αυτός αποτελούσε την πρόβλεψη F 2011 για το 2011, το οποίο είναι απαραίτητο μαζί με την πραγματική τιμή της ζήτησης D 2011 για να κάνουμε προβλέψεις για το 2012, δηλαδή για να βρεθεί το F Στη συνέχεια, γνωρίζοντας την πραγματική τιμή της ζήτησης για το 2012, βρήκαμε τα σφάλματα πρόβλεψης MSE και MAD. Η παράμετρος a συνήθως, στη 56

57 μέθοδο αυτή, παίρνει τιμές μεταξύ 0,01 και 0,30 (Ζηκόπουλος, 2011). Καθώς, η σταθερά εξομάλυσης a ανήκει στο διάστημα (0,1) μπορούμε να τις δώσουμε οποιαδήποτε τιμή από αυτές. Επιλέξαμε να πραγματοποιήσουμε προβλέψεις χρησιμοποιώντας ως σταθερά εξομάλυνσης τις ακραίες τιμές 0,01 και 0,30 και επιλέξαμε αυθαίρετα και την τιμή 0,15. Ενδεικτικά, αναφέρουμε ότι για a= 0,01 το συνολικό MSE (δηλαδή το MSE και για τους 10 κωδικούς) ισούται με 33934,61, ενώ για a= 0,15 το συνολικό MSE είναι 41896,88 και για a= 0,30 το συνολικό MSE παίρνει την τιμή 61647,13. Παρατηρούμε, λοιπόν, ότι διαλέγοντας τη σωστή τιμή για τη σταθερά εξομάλυνσης a, για παράδειγμα να διαλέξουμε a= 0,01 αντί για a= 0,30 μπορούμε να μειώσουμε το σφάλμα πρόβλεψης MSE έως και 45%. Το ίδιο ισχύει και στην περίπτωση του υπολογισμού του συνολικού σφάλματος MAD. Για a= 0,01 το συνολικό MAD για τους 10 κωδικούς ισούται με 269,73, ενώ για a= 0,15 το συνολικό MAD είναι 270,66 και για a= 0,30 το συνολικό MAD παίρνει την τιμή 281,47. Έτσι, αν διαλέξουμε τη σωστή τιμή για τη σταθερά εξομάλυνσης a, για παράδειγμα να διαλέξουμε a= 0,01 αντί για a= 0,30 μπορούμε να πετύχουμε μείωση του σφάλματος πρόβλεψης MAD της τάξεως του 4%. Όπως φαίνεται, από τις 3 τιμές που δώσαμε στη σταθερά εξομάλυνσης, αυτή που μας επιστρέφει τα μικρότερα σφάλματα και στην περίπτωση του MSE και στην περίπτωση του MAD, είναι η τιμή 0,01. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να δώσουμε μεγαλύτερη βαρύτητα σε παλιότερες τιμές της ζήτησης και μικρότερη σημασία στις πιο πρόσφατες τιμές της (δηλαδή στις τιμές του 2011) Πρόβλεψη της ζήτησης με τη μέθοδο του Απλού Κινούμενου Μέσου Όρου Έπειτα, προχωρήσαμε προβλέποντας τη ζήτηση ανά περίοδο με τη μέθοδο του Απλού Κινούμενου Μέσου Όρου με Ν=3, για να προβλέψουμε τη ζήτηση για το 2012 και μετά, έχοντας τα πραγματικά στοιχεία της ζήτησης του 2012, υπολογίστηκε το σφάλμα πρόβλεψης MAD και MSE για να εκτιμηθεί η απόδοση της μεθόδου αυτής. Το συνολικό MSE ισούται με 66765,32 και το συνολικό MAD ισούται με 279,22. Είναι φανερό στους πίνακες 4.8. και 4.9. ότι με τη μέθοδο αυτή προκύπτει μεγαλύτερο σφάλμα (MAD και MSE) από ότι με τη μέθοδο της απλής εκθετικής εξομάλυνσης με σταθερά εξομάλυνσης a= 0,01. 57

58 Πίνακας 4.8. Σύγκριση σφάλματος MSE που προκύπτει από τη μέθοδο της Απλής Εκθετικής Εξομάλυνσης και από τη μέθοδο του Απλού Κινούμενου Μέσου Όρου Απλή Εκθετική Εξομάλυνση με a=0,01 Απλή Εκθετική Εξομάλυνση με a=0,15 Απλή Εκθετική Εξομάλυνση με a=0,30 Απλός Κινούμενος Μέσος Όρος ΑΑ.99.Κ ,78 400, , , Κ , , , , Κ , , , , Κ , , ,77 687, Κ , , , , Κ ,46 82,35 133,86 184, Κ ,43 29,91 29,44 29, Κ , , , , Κ ,17 698,61 792,14 840, Κ ,44 0,44 0,44 0,44 ΣΥΝΟΛΙΚΟ MSE 33934, , , ,32 Πίνακας 4.9. Σύγκριση σφάλματος MAD που προκύπτει από τη μέθοδο της Απλής Εκθετικής Εξομάλυνσης και από τη μέθοδο του Απλού Κινούμενου Μέσου Όρου Απλή Εκθετική Εξομάλυνση με a=0,01 Απλή Εκθετική Εξομάλυνση με a=0,15 Απλή Εκθετική Εξομάλυνση με a=0,30 Απλός Κινούμενος Μέσος Όρος ΑΑ.99.Κ ,44 6,67 13,33 14, Κ ,50 108,06 117,22 119, Κ ,08 43,34 40,39 39, Κ ,24 34,99 26,15 18, Κ ,03 36,17 37,39 37, Κ ,16 6,44 8,59 9, Κ ,38 2,30 2,21 2, Κ ,38 15,25 15,11 15, Κ ,30 17,24 20,85 21, Κ ,22 0,22 0,22 0,22 ΣΥΝΟΛΙΚΟ MAD 269,73 270,66 281,47 279,22 58

59 Πρόβλεψη της ζήτησης με τη μέθοδο του Σταθμισμένου Κινούμενου Μέσου Όρου Στη συνέχεια, δοκιμάστηκε και η μέθοδος του Σταθμικού ή Σταθμισμένου Κινούμενου Μέσου Όρου (Weighted Moving Average). Η μέθοδος αυτή σε αντίθεση με αυτήν του Απλού Κινούμενου Μέσου Όρου, δίνει διαφορετική βαρύτητα στις διάφορες παρατηρήσεις. Επιλέγοντας κάθε φορά τον κατάλληλο συνδυασμό συντελεστών βαρύτητας καταφέρνουμε να ελαχιστοποιήσουμε τα σφάλματα πρόβλεψης. Για παράδειγμα, αν θέλουμε να κάνουμε προβλέψεις και θέλουμε να αξιοποιήσουμε τα ιστορικά στοιχεία των τριών τελευταίων ετών δίνοντας μεγαλύτερη βαρύτητα στις πιο πρόσφατες τιμές, ενδεικτικά αναφέρουμε ότι θα μπορούσαμε να επιλέξουμε τους εξής συντελεστές βαρύτητας: w 1 =0,1, w 2 =0,2 και w 3 =0,7. Οι συνδυασμοί φυσικά είναι άπειροι και το μόνο που πρέπει να προσέξουμε είναι ότι κάθε φορά ο κάθε συντελεστής βαρύτητας πρέπει να είναι μεγαλύτερος ή ίσος με το μηδέν και μικρότερος ή ίσος με τη μονάδα και ότι όλοι οι συντελεστές βαρύτητας πρέπει να αθροίζουν στη μονάδα. Στη δική μας περίπτωση, με τη βοήθεια του Solver του Excel καταφέραμε να βρούμε για κάθε ένα κωδικό ξεχωριστά τον συνδυασμό συντελεστών βαρύτητας (w) για τον οποίο, ελαχιστοποιείται (min) τόσο το σφάλμα πρόβλεψης MAD όσο και το σφάλμα πρόβλεψης MSE. Ανάλογα με το ποιο από τα δύο σφάλματα επιλέγουμε να ελαχιστοποιήσουμε, προκύπτουν διαφορετικά βάρη (w). Η μέθοδος αυτή μείωσε κατά πολύ τα σφάλματα πρόβλεψης (MAD και MSE) όπως φαίνεται και στους πίνακες και Υπολογίστηκαν τα αντίστοιχα σφάλματα σε δύο περιπτώσεις. Στην πρώτη περίπτωση η επιλογή των συντελεστών βαρύτητας (w) γίνεται με σκοπό την ελαχιστοποίηση του σφάλματος MAD και στη δεύτερη περίπτωση, με σκοπό την ελαχιστοποίηση του σφάλματος MSE. Πίνακας Υπολογισμός σφάλματος MSE που προκύπτει από τη μέθοδο του Σταθμισμένου Κινούμενου Μέσου Όρου σε δύο περιπτώσεις. Σταθμισμένος Κινούμενος Μέσος Όρος 1.min MSE Σταθμισμένος Κινούμενος Μέσος Όρος 2.min MAD ΑΑ.99.Κ ,00 0, Κ , , Κ , , Κ ,24 208, Κ , , Κ ,45 76, Κ ,44 28, Κ , , Κ ,41 645, Κ ,44 0,44 ΣΥΝΟΛΙΚΟ MSE 25713, ,24 59

60 Πίνακας Υπολογισμός σφάλματος MSE που προκύπτει από τη μέθοδο του Σταθμισμένου Κινούμενου Μέσου Όρου σε δύο περιπτώσεις. Σταθμισμένος Κινούμενος Μέσος Όρος 1.min MSE Σταθμισμένος Κινούμενος Μέσος Όρος 2.min MAD ΑΑ.99.Κ ,00 0, Κ ,89 90, Κ ,89 26, Κ ,28 7, Κ ,48 29, Κ ,85 4, Κ ,78 1, Κ ,29 12, Κ ,91 16, Κ ,22 0,22 ΣΥΝΟΛΙΚΟ MAD 203,58 190,73 Ωστόσο, ούτε η μέθοδος του Σταθμισμένου Κινούμενου Μέσου Όρου ούτε η μέθοδος της Απλής Εκθετικής Εξομάλυνσης επιλέχθηκε τελικά για την πρόβλεψη της ζήτησης, λόγω μειωμένης ακρίβειας. Όπως θα εξηγήσουμε και παρακάτω, λόγω της σποραδικότητας της ζήτησης, μας συμφέρει περισσότερο να επικεντρωθούμε σε προβλέψεις σε ετήσια βάση και να παραβλέψουμε τελείως την έννοια του διαχωρισμού της ετήσιας ζήτησης σε ζήτηση επιμέρους περιόδων. Είναι βασικό να θυμόμαστε ότι οι συγκεντρωτικές προβλέψεις είναι πάντα πιο ακριβείς από τις μεμονωμένες (Ζηκόπουλος, 2011) Επιλογή μεθόδου πρόβλεψης Μετά από πολλές δοκιμές για την εύρεση της καταλληλότερης μεθόδου πρόβλεψης για τη ζήτηση των αποθεμάτων, αποφασίστηκε η μέθοδος του Απλού Κινούμενου Μέσου Όρου με n=3 σε ετήσια βάση για τη διεξαγωγή των προβλέψεων και στους δέκα κωδικούς. Φυσικά, αν η επιχείρηση θελήσει να προχωρήσει σε προβλέψεις της ζήτησης και για τους υπόλοιπους κωδικούς, θα πρέπει να μαζέψει όσα περισσότερα διαθέσιμα ιστορικά στοιχεία υπάρχουν, να διαπιστώσει αν υπάρχει τάση ή/και εποχικότητα και έπειτα, να διαλέξει την κατάλληλη μέθοδο προβλέψεων. Στην περίπτωση των δέκα κωδικών που εξετάσαμε, δεν υπάρχει ούτε εμφανής τάση ούτε εποχικότητα. Τις περισσότερες φορές, στην πράξη, τα αποθέματα δεν παρουσιάζουν σταθερά προβλέψιμα μοτίβα (pattern) ζήτησης (Bruggeman και Vandendaele, 1983). Επίσης, όπως ήδη διαπιστώσαμε μέσα από την ανάλυση συσχέτισης, η ζήτηση των αποθεμάτων δεν φαίνεται να εξαρτάται ούτε από τον αριθμό των εκθετών κάθε διοργάνωσης ούτε από τον αριθμό των περιπτέρων που είναι σε λειτουργία κάθε 60

61 φορά. Ακόμα, ενώ αρχικά δοκιμάσαμε να χωρίσουμε το έτος σε εννέα διαφορετικές περιόδους ανάλογα με τις εκθέσεις που πραγματοποιούνται, έτσι ώστε να αντιστοιχίσουμε τη ζήτηση των αποθεμάτων με την κάθε έκθεση, κάτι τέτοιο δεν μας προσέφερε ικανοποιητικά αποτελέσματα. Η ζήτηση για αποθέματα ήταν τόσο σποραδική που δεν εξυπηρετούσε η συγκεκριμένη μέθοδος. Οπότε, επιλέχθηκε μια πιο συγκεντρωτική προσέγγιση όπου η ζήτηση μελετάται και αναλύεται σε ετήσια βάση και οι προβλέψεις μας αφορούν ολόκληρο το έτος, για παράδειγμα ολόκληρο το Έτσι, πετύχαμε και μεγαλύτερη ακρίβεια αλλά και αποφύγαμε χρονοβόρες αναλύσεις που ούτως ή άλλως δεν θα έδιναν αξιοποιήσιμα αποτελέσματα. Είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ότι στην πράξη, όταν σε ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων, μπορούμε να παραγγείλουμε περισσότερες από μία φορές μέσα στο χρονικό διάστημα για το οποίο πραγματοποιείται η πρόβλεψη, δεν είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσουμε σύνθετα μοντέλα πρόβλεψης (Bruggeman, Vandendaele, 1983). Εξάλλου, όπως θα δούμε και παρακάτω όπου επιχειρούμε να βρούμε την Οικονομική Ποσότητα Παραγγελίας (EOQ) για κάθε κωδικό, η ποσότητα αυτή είναι τόσο μεγάλη που ξεπερνά την ετήσια ζήτηση. Με τη συγκεκριμένη μέθοδο πρόβλεψης καταφέραμε ταυτόχρονα και μεγαλύτερη ακρίβεια στις προβλέψεις σε σχέση με τις υπόλοιπες μεθόδους και απλοποίηση της μεθόδου διενέργειας προβλέψεων. Ωστόσο, συνοπτικά παρουσιάστηκαν και οι υπόλοιπες μέθοδοι που δοκιμάστηκαν και οι λόγοι απόρριψης της καθεμιάς Προβλέψεις ανά κωδικό Κ.0011 Το υλικό «εύκαμπτο καλώδιο NYLHY 31, 5 mm 2» με κωδικό «10.02.Κ.0011» και μονάδα μέτρησης το μέτρο βρίσκεται και το 2011 (θέση 7) και το 2012 (θέση 11), στην κατηγορία Α. Αποτελεί ένα από τα πιο σημαντικά αποθέματα της εταιρίας, καθώς χρησιμοποιείται αρκετά συχνά, όπως φαίνεται και από τον πίνακα ζήτησής του που αφορά τις χρονιές 2009 έως και Ο κωδικός αυτός δεν παρουσιάζει ούτε εμφανή τάση ούτε εποχικότητα. Όπως ήδη αναφέρθηκε, η μέθοδος που επιλέχθηκε για να γίνουν οι προβλέψεις είναι η μέθοδος του Απλού Κινούμενου Μέσου Όρου τριών περιόδων ( n 3 ) σε ετήσια βάση. Χρησιμοποιώντας τα δεδομένα της ζήτησης των τριών προηγούμενων ετών, που φαίνονται στον παρακάτω πίνακα, προκύπτει η (στρογγυλοποιημένη) προβλεπόμενη τιμή της ζήτησης για το 2012 ίση με 1533 μέτρα. Πίνακας Πραγματική τιμή της ζήτησης του κωδικού «10.02.Κ.0011» ( ) D 2009 D 2010 D F D D 3 D μέτρα Ωστόσο, η πραγματική τιμή της ζήτησης για το 2012 είναι ίση με 540. Υπερεκτιμήσαμε λοιπόν τη ζήτηση κατά 993 μέτρα. Γνωρίζοντας τώρα την πραγματική τιμή της ζήτησης για το 2012, μπορούμε να συνεχίσουμε με πρόβλεψη της τιμής της 61

62 ζήτησης για το Προκύπτει η (στρογγυλοποιημένη) προβλεπόμενη τιμή της ζήτησης για το 2013 ίση με 1213 μέτρα. Πίνακας Πραγματική τιμή της ζήτησης του κωδικού «10.02.Κ.0011» ( ) D 2010 D 2011 D F D D 3 D μέτρα Στην περίπτωση του 2013, δεν είναι εφικτό να κριθεί η ακρίβεια της πρόβλεψης καθώς δεν έχουμε στοιχεία για την πραγματική τιμή της ζήτησης το Όπως, βλέπουμε η μέθοδος του Απλού Κινούμενου Μέσου Όρου είναι αρκετά απλή στην εφαρμογή της και είναι κατάλληλη όταν δεν υπάρχει εμφανής τάση ή/ και εποχικότητα στη ζήτηση του κωδικού Κ.0013 Χρησιμοποιώντας τα δεδομένα της ζήτησης των τριών προηγούμενων ετών, υπολογίζεται και για τον κωδικό Κ.0013 η προβλεπόμενη τιμή της ζήτησης για το 2012, ίση με μέτρα. Πίνακας Πραγματική τιμή της ζήτησης του κωδικού «10.02.Κ.0013» ( ) D 2009 D 2010 D F D D 3 D μέτρα Ωστόσο, η πραγματική τιμή της ζήτησης για το 2012 είναι ίση με 130. Υπερεκτιμήσαμε λοιπόν τη ζήτηση κατά 201 μέτρα. Γνωρίζοντας τώρα την πραγματική τιμή της ζήτησης για το 2012, μπορούμε να συνεχίσουμε με πρόβλεψη της τιμής της ζήτησης για το Προκύπτει η (στρογγυλοποιημένη) προβλεπόμενη τιμή της ζήτησης για το 2013 ίση με 183 μέτρα. Πίνακας Πραγματική τιμή της ζήτησης του κωδικού «10.02.Κ.0013» ( ) D 2010 D 2011 D F D D 3 D μέτρα Στην περίπτωση του 2013, δεν είναι εφικτό να κριθεί η ακρίβεια της πρόβλεψης καθώς δεν έχουμε στοιχεία για την πραγματική τιμή της ζήτησης το Μπορούμε, λοιπόν, πολύ εύκολα να συνεχίσουμε με τους υπόλοιπους κωδικούς και να βρούμε την προβλεπόμενη τιμή της ζήτησης και για το 2012 και για το Επίσης, στην περίπτωση του 2012, μπορούμε να συγκρίνουμε την 62

63 προβλεπόμενη τιμή της ζήτησης F 2012 με την πραγματική της τιμή D 2012, καθώς έχουμε τα απαραίτητα διαθέσιμα στοιχεία. Μολαταύτα, στην περίπτωση του 2013, κάτι τέτοιο δεν είναι εφικτό, καθώς δεν γνωρίζουμε την πραγματική τιμή της ζήτησης D. Καθώς, πρόκειται απλά για απλή αντικατάσταση στη παρακάτω μαθηματική 2013 σχέση δεν θα αναλύσουμε εκτενέστερα την εφαρμογή της μεθόδου του Απλού Κινούμενου Μέσου όρου σε όλους τους κωδικούς. Οι προβλεπόμενες τιμές της ζήτησης τόσο για το 2012 όσο και για το 2013 φαίνονται στον πίνακα 4.16., μαζί με τις πραγματικές τιμές της ζήτησης και τη σύγκριση της πραγματικής τιμής της ζήτησης με την προβλεπόμενη τιμή της για το έτος Σε περίπτωση όπου η πραγματική τιμή της ζήτησης D 2012 είναι μεγαλύτερη από την τιμή που προβλέπεται F 2012, τότε έχουμε υποεκτίμηση της ζήτησης. Στην αντίθετη περίπτωση, έχουμε υπερεκτίμηση της ζήτησης ( D 2012< F 2012 ). Πίνακας Πρόβλεψη της ζήτησης για το 2012 και για το 2013 Κωδικός D 2009 D 2010 D 2011 F 2012 D 2012 D F 2012 F Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ Κ ΑΑ.99.Κ

64 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ 5.1. Συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων Η διαχείριση των αποθεμάτων (Inventory Management) αποτελεί νευραλγικό τομέα σε κάθε επιχείρηση που επιθυμεί να ικανοποιήσει τη ζήτηση με τον οικονομικότερο δυνατό τρόπο. Ο όρος διαχείριση αποθεμάτων αναφέρεται σε όλες αυτές τις τεχνικές που υιοθετούνται, έτσι ώστε να διασφαλιστεί το κατάλληλο ύψος αποθέματος και να παρέχεται ικανοποιητική εξυπηρέτηση διατηρώντας παράλληλα το συνολικό κόστος όσο χαμηλότερα γίνεται. Ως απόθεμα εννοούμε οποιοδήποτε υλικό, εξάρτημα ή τελικό προϊόν βρίσκεται σε κάποιο σημείο μιας αλυσίδας εφοδιασμού και διατηρείται για μελλοντική χρήση. Ο κυριότερος λόγος που οι επιχειρήσεις αναγκάζονται να διατηρούν αποθέματα είναι για να εξασφαλίσουν την ομαλή λειτουργία της επιχείρησής τους, να μπορέσουν να αντιμετωπίσουν πιθανές έκτακτες καταστάσεις και να μειώσουν την πιθανότητα εμφάνισης έλλειψης. Τόσο η διατήρηση του αποθέματος όσο και η έλλειψη αυτού κοστίζουν, έτσι το ιδανικό θα είναι να βρεθεί η «χρυσή τομή» για την κάθε επιχείρηση. Τα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων μπορούν να κατηγοριοποιηθούν με βάση την επαναληπτικότητα της απόφασης, τον τρόπο που γίνεται ο εφοδιασμός (αγορά ή παραγωγή), τη μορφή της ζήτησης, την πολιτική αναθεώρησης του αποθέματος και το αν είναι γνωστός ή όχι ο χρόνος ικανοποίησης της παραγγελίας (Anagun, 1997). Στην παρούσα διπλωματική, η επιλογή της μεθόδου διαχείρισης των αποθεμάτων βασίζεται στη μορφή της ζήτησης. Είναι πολύ σημαντικό να θυμόμαστε ότι οι σωστές αποφάσεις για την ποσότητα παραγγελίας, το σημείο αναπαραγγελίας και την πολιτική επιθεώρησης του αποθέματος επηρεάζουν το κόστος, το ύψος του αποθέματος και το παρεχόμενο επίπεδο εξυπηρέτησης (service level). Η μορφή που μπορεί να έχει η ζήτηση φαίνεται στον πίνακα 5.1., ενώ στις επόμενες παραγράφους παρουσιάζονται τα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων που είναι κατάλληλα για κάθε περίπτωση. Πίνακας 5.1. Μορφή της ζήτησης των αποθεμάτων (Ζηκόπουλος, 2011) Γνωστή (Καθοριστική) 1.α Σταθερή 1.β Μεταβαλλόμενη Τυχαία (Στοχαστική) 2.α Μιας περιόδου 2.β Πολλών Περιόδων 64

65 Διαχείριση αποθεμάτων με γνωστή και σταθερή ζήτηση Η διαχείριση αποθεμάτων με γνωστή και σταθερή ζήτηση αποτελεί την απλούστερη περίπτωση από τις τέσσερις που θα αναλυθούν και συγχρόνως, τη λιγότερο ρεαλιστική. Κύρια υπόθεση του συγκεκριμένου μοντέλου είναι ότι η ζήτηση είναι σταθερή και γνωστή εκ των προτέρων, κάτι τέτοιο όμως στο σύγχρονο περιβάλλον των επιχειρήσεων σπάνια ισχύει. Η προσέγγιση της Οικονομικής Ποσότητας Παραγγελίας (Economic Order Quantity EOQ) αποτελεί μια κλασική μέθοδο διαχείρισης των αποθεμάτων που χαρακτηρίζονται από καθοριστική και σταθερή ζήτηση. Μέσω του μοντέλου της EOQ, καθορίζεται το ιδανικό μέγεθος της παραγγελίας Q *, το οποίο ικανοποιεί τη ζήτηση ελαχιστοποιώντας παράλληλα τη συνάρτηση συνολικού κόστους αποθεμάτων: Συνολικό Κόστος Διαχείρισης Αποθεμάτων TC (Q) = Κόστος Απόκτησης K +Κόστος Διατήρησης C h (Q) +Κόστος Παραγγελίας (Q) C p TC( Q) K C h C p p R AIL c h N c p Q p R c 2 h R c Q p όπου Q : η ποσότητα παραγγελίας Q : το μέσο διατηρούμενο απόθεμα ( AIL -Average Inventory Level) 2 c p : το κόστος ανά παραγγελία c h : το κόστος διατήρησης μιας μονάδας αποθέματος ανά χρονική μονάδα (π.χ. ανά έτος). Συνήθως, το ch υπολογίζεται ως ποσοστό I του κόστους απόκτησης p, άρα I p c h R :η συνολική ζήτηση ανά χρονική μονάδα (π.χ. ανά έτος) p :το κόστος απόκτησης μιας μονάδας αποθέματος 65

66 Σχήμα 5.1. Διάγραμμα Συνολικού Κόστους Διαχείρισης Αποθέματος - Μοντέλο Οικονομικής Ποσότητας Παραγγελίας (EOQ) Όπως είναι αναμενόμενο, από τη μία, το κόστος διατήρησης αποθέματος (Holding Cost) θα αυξάνεται όσο μεγαλύτερη είναι η ποσότητα παραγγελίας Q. Από την άλλη, το κόστος παραγγελίας θα μειώνεται, όσο αυξάνεται η ποσότητα παραγγελίας Q, καθώς έτσι θα έχουμε όλο και λιγότερες παραγγελίες Ν. Το σημείο όπου οι δύο καμπύλες ενώνονται είναι και το σημείο όπου έχουμε την τιμή της ιδανικής ποσότητας παραγγελίας, EOQ για την οποία το συνολικό κόστος ελαχιστοποιείται. Οπότε, θα πρέπει να βρεθεί η ποσότητα εκείνη όπου τα δύο αυτά στοιχεία κόστους είναι ίσα. R Q c p Q c h 2 Κάνοντας τις πράξεις, έχουμε την τιμή της ιδανικής ποσότητας παραγγελίας, η οποία ονομάζεται Οικονομική Ποσότητα Παραγγελίας και υπολογίζεται από τον παρακάτω τύπο: EOQ 2 c c p h R 2 c p I p R (τύπος 5.1) Ωστόσο, για να μπορέσει να εφαρμοστεί το μοντέλο της EOQ είναι απαραίτητες οι παρακάτω βασικές προϋποθέσεις: Η συνολική ζήτηση R παραμένει γνωστή και σταθερή Τα στοιχεία κόστους, δηλαδή το κόστος παραγγελίας c p και το κόστος διατήρησης αποθέματος h c, δεν αλλάζουν Ο χρόνος ικανοποίησης της παραγγελίας (lead time) είναι είτε γνωστός και σταθερός είτε μηδενικός Δεν επιτρέπονται οι ελλείψεις Δεν υπάρχουν περιορισμοί στο ύψος της παραγγελίας Q, λόγω περιορισμών όπως είναι η έλλειψη χώρου στην αποθήκη ή η έλλειψη κεφαλαίου Το κόστος απόκτησης p είναι ανεξάρτητο της ποσότητας παραγγελίας Q, δεν υπάρχουν δηλαδή εκπτώσεις λόγω μεγάλων παραγγελιών 66

67 Στην παρούσα εργασία, το μοντέλο της Οικονομικής Ποσότητας Παραγγελίας δεν μπορεί να εφαρμοστεί με επιτυχία γιατί ακόμη και αν θεωρούσαμε τη ζήτηση γνωστή εκ των προτέρων σε καμία περίπτωση δεν είναι σταθερή αλλά είναι μεταβαλλόμενη και μέσα στην ίδια περίοδο αλλά και από έτος σε έτος. Ωστόσο, ακόμα και αν δεν είναι εφικτό να χρησιμοποιηθεί αυτούσιο το μοντέλο της Οικονομικής Ποσότητας Παραγγελίας, ο υπολογισμός της EOQ, θα μας φανεί ιδιαίτερα χρήσιμος όσον αφορά την επιλογή της κατάλληλης μεθόδου για τη διαχείριση των αποθεμάτων Διαχείριση αποθεμάτων με γνωστή και μεταβαλλόμενη ζήτηση Η πιο χαρακτηριστική περίπτωση αποθεμάτων, όπου η ζήτηση είναι καθοριστική και μεταβαλλόμενη, είναι αυτή της παραγωγής σε διαδοχικά στάδια συναρμολόγησης, όπου η γνωστή τελική ζήτηση αναλύεται σε απαιτήσεις πρώτων υλών και ενδιάμεσων προϊόντων σε προηγούμενες χρονικές περιόδους (Ζηκόπουλος, 2011). Τα συστήματα αυτά όπου εφαρμόζεται ο Προγραμματισμός Απαιτούμενων Υλικών (Material Requirements Planning MRP) αποτελούν μία περίπτωση αποθεμάτων με γνωστή και μεταβαλλόμενη ζήτηση. Άλλες κατηγορίες αποθεμάτων με τη συγκεκριμένη μορφή ζήτησης είναι: τα ανταλλακτικά για προγραμματισμένη προληπτική συντήρηση τα ανταλλακτικά για προϊόντα που αποσύρονται από την κυκλοφορία τα προϊόντα που παράγονται ή παραγγέλνονται αφού πρώτα εκδηλωθεί η ζήτηση τα προϊόντα με γνωστή τάση ή/και εποχικότητα (εποχιακά αγαθά) Αρχικά, οι παραδοχές που πρέπει να γίνουν έτσι ώστε να μπορούμε να εφαρμόσουμε αποτελεσματικά τη διαχείριση των αποθέματων σε ένα σύστημα όπου η ζήτηση είναι γνωστή και μεταβαλλόμενη είναι οι παρακάτω: Ο χρόνος ικανοποίησης της παραγγελίας (lead time) είναι είτε μηδενικός είτε γνωστός και σταθερός Τα στοιχεία κόστους δεν αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου Δεν επιτρέπονται ελλείψεις Η διαχείριση κάθε κωδικού είναι ανεξάρτητη Η ζήτηση είναι γνωστή για ολόκληρο τον ορίζοντα προγραμματισμού Η αξία απόκτησης του αποθέματος είναι ανεξάρτητη από την ποσότητα παραγγελίας Η ποσότητα παραγγελίας είναι διαθέσιμη στην αρχή κάθε περιόδου Η μέθοδος που δίνει τη βέλτιστη λύση είναι ο αλγόριθμος δυναμικού προγραμματισμού «Wagner Whitin». Ενώ, η μέθοδος αυτή δυναμικού προγραμματισμού ελαχιστοποιεί το συνολικό κόστος διαχείρισης των αποθεμάτων μέσα από επαναληπτικές διαδικασίες, δεν προτιμάται λόγω της πολυπλοκότητάς της, η οποία εμποδίζει μη - ειδικούς να υιοθετήσουν τη μέθοδο αυτή και να την εφαρμόσουν στην πράξη (Μπερμπέρης,2010). Άλλες μέθοδοι που χρησιμοποιούνται είναι η Οικονομική Ποσότητα Παραγγελίας (EOQ), όταν η μεταβλητότητα της ζήτησης είναι σχετικά μικρή και διάφοροι ευρετικοί αλγόριθμοι (Heuristic Algorithms). Οι ευρετικές μέθοδοι αν και χαρακτηρίζονται από μειωμένη ακρίβεια, δεν απαιτούν δύσκολους μαθηματικούς υπολογισμούς και προσφέρουν αρκετά καλά αποτελέσματα, κοντά στη βέλτιστη λύση. 67

68 Οι πιο γνωστές ευρετικές μέθοδοι διαχείρισης αποθεμάτων γνωστής και μεταβαλλόμενης ζήτησης είναι οι εξής: Στρογγυλοποιημένη Οικονομική Ποσότητα Παραγγελίας (EOQ) Περιοδική Ποσότητα Παραγγελίας (Periodic Order Quantity POQ) Αλγόριθμος Silver Meal (S-M Heuristic) Μέθοδος Εξισορρόπησης στοιχείων κόστους (Part Period Balancing - PPB) Παραγγελία σε κάθε περίοδο (Lot for Lot L4L/ LFL) Στην παρούσα εργασία, δεν θα επεκταθούμε περισσότερο στην ανάλυση των μεθόδων αυτών, παρόλο που παρουσιάζουν ιδιαίτερο ενδιαφέρον. Στη δική μας περίπτωση, η ζήτηση παρουσιάζει στοχαστικότητα, δεν είναι δηλαδή γνωστή εκ των προτέρων και για αυτό το λόγο, δεν είναι δυνατή η εφαρμογή των μεθόδων που ήδη αναφέρθηκαν Διαχείριση αποθεμάτων με τυχαία (στοχαστική) ζήτηση σε μία περίοδο Βασική υπόθεση της συγκεκριμένης κατηγορίας ζήτησης είναι ότι η διάρκεια ζωής του αποθέματος είναι τόσο μικρή ώστε να μην είναι εφικτό να χρησιμοποιηθεί το απόθεμα που θα περισσέψει για ικανοποίηση της ζήτησης σε επόμενη χρονική περίοδο. Η μέθοδος αυτή βρίσκει εφαρμογές σε πολλές περιπτώσεις προϊόντων που χαρακτηρίζονται από φθαρτότητα (perishability), όπως είναι τα εποχιακά είδη για παράδειγμα τα χριστουγεννιάτικα στολίδια, τα ευπαθή προϊόντα, τα προϊόντα υψηλής τεχνολογίας, τα νωπά τρόφιμα, τα φρούτα, τα λαχανικά, τα φάρμακα και πολλά άλλα. Συνήθως, η ποσότητα παραγγελίας υπολογίζεται με το «μοντέλο του Εφημεριδοπώλη» (Newsvendor Model or Newsboy Model or Single-Period Model). Ωστόσο, στην περίπτωση της δικής μας εργασίας, δεν επιλέγεται το μοντέλο αυτό καθώς όλα τα αποθέματα της αποθήκης μπορεί να ζητηθούν και τελικά να χρησιμοποιηθούν πολλές περιόδους μετά από την παραλαβή τους και δεν τίθεται θέμα αλλοίωσης ή απαξίωσης. Για το λόγο αυτό, δεν θα αναφερθούμε περαιτέρω στην περίπτωση της στοχαστικής ζήτησης μιας περιόδου Διαχείριση αποθεμάτων με τυχαία (στοχαστική) ζήτηση σε πολλές περιόδους Η κατηγορία αυτή αποτελεί την περίπτωση που συναντάμε πιο συχνά από όλες όσες αναφέρθηκαν και περιγράφει και τη ζήτηση στην περίπτωση της Δ.Ε.Θ. - HELEXPO Α.Ε. Τα χαρακτηριστικά της είναι τα εξής: Το τελικό απόθεμα που θα περισσέψει σε μία περίοδο μπορεί να καταναλωθεί αργότερα προκειμένου να ικανοποιήσει τη ζήτηση των επόμενων περιόδων Οι αποφάσεις σχετικά με τα αποθέματα σε μία περίοδο επηρεάζουν τα σχετικά στοιχεία κόστους και των περιόδων που ακολουθούν Είναι αναγκαίο να αποφασιστούν τρεις παράμετροι: η συχνότητα επιθεώρησης του αποθέματος (συνεχής ή περιοδική επιθεώρηση), η χρονική στιγμή κατά την οποία γίνεται η αναπαραγγελία (re order point) και το μέγεθος της παραγγελίας (Q) Καθώς η ζήτηση είναι στοχαστική και διαμορφώνεται έξω από το σύστημα της επιχείρησης, οι αποφάσεις σχετικά με τη διαχείριση των αποθεμάτων έχουν σχέση 68

69 μόνο με τον τρόπο ανανέωσής τους. Είναι απαραίτητο να βρεθεί το κατάλληλο σύστημα αποθεμάτων που θα δίνει απαντήσεις στα δύο πιο σημαντικά ερωτήματα που αφορούν τα αποθέματα : κάθε πότε θα γίνεται παραγγελία (ή θα γίνεται εκκίνηση της παραγωγής) πόση ποσότητα παραγγέλνεται (ή θα παράγεται) Από όλες τις δυνατές λύσεις (για το «πότε;» και «πόσο;»), η διοίκηση πρέπει να διαλέξει την καλύτερη. Αφού το σύστημα αποθεμάτων υπάρχει για να εξασφαλίζει ομαλή και οικονομική ικανοποίηση της ζήτησης, ως κριτήριο επιλογής δεχόμαστε συνήθως την ελαχιστοποίηση του συνολικού κόστους αποθεμάτων (Δερβιτσιώτης, 2006). Τα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων χωρίζονται σε δύο μεγάλες κατηγορίες με δύο ακραίες προσεγγίσεις όσον αφορά τη συχνότητα επιθεώρησης του αποθέματος: Συστήματα Σταθερής Ποσότητας Παραγγελίας ή Συστήματα Συνεχούς Παρακολούθησης Αποθέματος Στο σύστημα αυτό, μόλις φτάσει το απόθεμά μας σε ένα συγκεκριμένο (προκαθορισμένο) επίπεδο S, ενεργοποιούνται οι εντολές για παραγγελία μιας σταθερής ποσότητας Q. Το απόθεμά μας στο σύστημα αυτό, πρέπει να παρακολουθείται συνεχώς, έτσι ώστε να μην ξεπεράσουμε το όριο αποθέματος που έχουμε θέσει, στο οποίο θα τοποθετείται η νέα παραγγελία. Έτσι, θα πρέπει με κάθε εισαγωγή ή εξαγωγή αποθέματος να ενημερώνονται κατάλληλα τα αρχεία μας ή/και τα πληροφοριακά συστήματα και να γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή το ύψος του αποθέματος στην αποθήκη. Όπως είναι φανερό, στα συγκεκριμένα συστήματα απαιτείται περισσότερη δουλειά όσον αφορά τις καθημερινές εργασίες ενημέρωσης των αρχείων. Συνήθως προτιμώνται σε υλικά που είτε είναι ακριβά οπότε δεν θέλουμε να παραγγείλουμε μεγάλες ποσότητες αλλά θέλουμε να τα ελέγχουμε πιο στενά είτε σε υλικά που δεν θέλουμε με τίποτα να λείψουν από την αποθήκη μας όπως είναι σημαντικά ανταλλακτικά, απαραίτητα για τη συντήρηση των μηχανών και την παραγωγική διαδικασία. Συστήματα Σταθερής Περιόδου Παραγγελίας ή Συστήματα Περιοδικής Παρακολούθησης Αποθέματος Στο συγκεκριμένο σύστημα, οι εντολές για νέα παραγγελία ενεργοποιούνται ανεξάρτητα από το ύψος του αποθέματος, στο τέλος μιας περιόδου που έχουμε ορίσει. Έτσι, η περίοδος παραγγελίας είναι σταθερή αλλά δεν είναι σταθερή η ποσότητα παραγγελίας. Σε αντίθεση με το προηγούμενο σύστημα που αναλύσαμε, γίνεται καταμέτρηση του αποθέματος μόνο σε περιόδους αναπαραγγελίας. Έτσι, τα συστήματα αυτά διατηρούν μεγαλύτερες ποσότητες αποθεμάτων για να αποφευχθεί η εμφάνιση έλλειψης ανάμεσα στις περιόδους αναπαραγγελίας. Ωστόσο, συχνά στη βιβλιογραφία συναντάμε πολλά υβριδικά συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων, τα οποία ενσωματώνουν στοιχεία των Συστημάτων Συνεχούς και Περιοδικής Αναθεώρησης Αποθεμάτων. Ένα από αυτά είναι και το Σύστημα Επιλεκτικής (Προαιρετικής) Αναπλήρωσης ή Επιλεκτικού Ανεφοδιασμού (Optional Replenishment System), που συνδυάζει τα χαρακτηριστικά των άλλων δύο συστημάτων. Τα επίπεδα των αποθεμάτων επιθεωρούνται περιοδικά, αλλά οι παραγγελίες γίνονται μόνο όταν το ύψος των αποθεμάτων έχει πέσει κάτω από ένα 69

70 προκαθορισμένο επίπεδο (s). Τοποθετείται παραγγελία ποσότητας τόσης ώστε να αναπληρωθεί το απόθεμα ασφαλείας που έχει τυχόν αναλωθεί κατά τη διάρκεια της προηγούμενης περιόδου και ίσης με την προβλεπόμενη ανάλωση κατά την επόμενη περίοδο. Η διαφορά είναι ότι τώρα παραγγέλλεται και εκείνο το μέρος του αποθέματος ασφαλείας το οποίο πιθανώς αναλώθηκε προηγουμένως. Στο σύστημα αυτό διατηρείται το χαρακτηριστικό της παραγγελίας μιας σταθερής ποσότητας (ίσης με τη μέση ανάλωση ανά περίοδο), που χαρακτηρίζει το σύστημα σταθερής ποσότητας παραγγελίας, με τη διαφορά ότι τώρα παραγγέλλεται και το μέρος εκείνο του αποθέματος ασφαλείας που πιθανώς αναλώθηκε προηγουμένως. Επίσης διατηρείται το χαρακτηριστικό της σταθερής περιόδου επιθεώρησης και αναπλήρωσης του αποθέματος, που χαρακτηρίζει το σύστημα σταθερής περιόδου παραγγελίας. Το μικτό αυτό σύστημα έχει το χαμηλότερο συνολικό κόστος αποθεμάτων (Εμίρης, 2012 α), μας αποτρέπει από την τοποθέτηση παραγγελιών μικρής ποσότητας και είναι προτιμότερο όταν η επιθεώρηση του αποθέματος και το κόστος παραγγελίας είναι υψηλό (Gaither και Frazier, 2002). Το σύστημα προαιρετικής αναπλήρωσης αποκαλείται επίσης και σύστημα ελαχίστου μεγίστου και αναφέρεται σαν σύστημα (s, S) όπου s είναι το σημείο επανάληψης της παραγγελίας και S είναι το μέγιστο ύψος των αποθεμάτων. Το σύστημα αυτό επιτρέπει να δίνονται παραγγελίες σε αποδοτικές (μεγάλες) ποσότητες οπότε δεν γίνονται συχνές μικρές παραγγελίες και έτσι, μειώνεται το συνολικό κόστος παραγγελίας (Παπανικολάου, 2008) Συνιστώσες κόστους διαχείρισης αποθεμάτων Για τον σχεδιασμό και τη βελτιστοποίηση οποιουδήποτε συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων, κρίνεται απαραίτητο να καθοριστούν εκ των προτέρων, με όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ακρίβεια, οι τιμές των διαφόρων στοιχείων κόστους που συνδέονται με τη διαχείριση των αποθεμάτων. Στη θεωρία, γίνεται εύκολα αντιληπτή η κατηγοριοποίηση των δαπανών στα επιμέρους στοιχεία κόστους, όπως προτείνεται και παρακάτω. Στην πράξη όμως, ούτε η κατηγοριοποίηση αυτή αλλά ούτε η ποσοτικοποίηση ορισμένων στοιχείων κόστους είναι ιδιαίτερα εύκολη. Μολαταύτα, είναι αναγκαίο να γίνεται προσπάθεια ανάλυσης του κόστους και εκτίμησης των τιμών των συνιστωσών του. Η σύσταση του συνολικού κόστους αποθεμάτων (Total Cost TC) φαίνεται στην εικόνα 5.1. και αναλύονται παρακάτω, αρκετά λεπτομερώς, οι επιμέρους κατηγορίες κόστους. 70

71 Εικόνα 5.1. Συνολικό Κόστος Συστήματος αποθεμάτων Κόστος απόκτησης αποθέματος (Κ) Το συνολικό κόστος απόκτησης του αποθέματος ονομάζεται εναλλακτικά κόστος αγοράς ή κόστος προμήθειας και αντιστοιχεί στην ετήσια ζήτηση επί την τιμή της μιας μονάδας. Εκφράζεται με την παρακάτω μαθηματική σχέση: K p R όπου R είναι η ετήσια ζήτηση (τεμάχια/ έτος) p είναι η τιμή μονάδας, το κόστος απόκτησης μονάδας αποθέματος, το ποσό δηλαδή που δαπανάται για να αγοραστεί ή για να παραχθεί το προϊόν και μετριέται σε / τεμάχιο Το κόστος αγοράς αποθέματος Κ δεν είναι σταθερό, αφού εξαρτάται από την ετήσια ζήτηση. Το p μπορεί να είναι σταθερό ή να εξαρτάται από το μέγεθος της παραγγελίας. Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχουν εκπτώσεις, αν η παραγγελία ξεπερνάει μια συγκεκριμένη ποσότητα και έτσι, η τιμή να είναι χαμηλότερη. Για έναν έμπορο, το κόστος απόκτησης είναι η τιμή (συμπεριλαμβανομένων και πιθανών δαπανών, όπως π.χ. των μεταφορικών) που πληρώνει στον προμηθευτή συν οποιαδήποτε δαπάνη απαιτείται για να καταστήσει το προϊόν έτοιμο για πώληση. Για τους παραγωγούς, το παραπάνω κόστος είναι πιο δύσκολο να υπολογισθεί. Για παράδειγμα, ένα κατάστημα αγοράζει ένα προϊόν για 20 και πληρώνει έναν υπάλληλο για να το τοποθετήσει στα ράφια με κόστος 1 ανά τεμάχιο. Συνεπώς, για το παράδειγμα αυτό είναι το κόστος απόκτησης ισούται με 21 / τεμάχιο. Ένα δεύτερο παράδειγμα αναφέρεται σε ένα προϊόν μιας βιομηχανικής επιχείρησης, το λογιστικό κόστος παραγωγής του οποίου είναι 4,32 ανά μονάδα. Μετά από λεπτομερή εξέταση, προέκυψε ότι ο υπεύθυνος παραγωγής ξοδεύει το 30% του χρόνου του για να επιβλέψει την παραγωγή αυτού του προϊόντος. Το πραγματικό κόστος θα πρέπει να εμπεριέχει και την αξία του κόστους επίβλεψης. Έτσι για το 30% 71

72 ενός μισθού και για παράδειγμα, ετήσια παραγωγή μονάδων, το ,30 κόστος παραγωγής θα πρέπει να προσαυξηθεί κατά 0,15 (= ) ανά μονάδα (Βλάχος,2005). Το μοναδιαίο κόστος απόκτησης p είναι σημαντικό για δύο λόγους. Πρώτον, το συνολικό κόστος προμήθειας (ή παραγωγής) Κ εξαρτάται άμεσα από αυτό και δεύτερον, το κόστος διατήρησης ενός προϊόντος σε απόθεμα c εξαρτάται από το p (Βλάχος, 2005). h Κόστος παραγγελίας αποθέματος (Cp) Η ανανέωση του αποθέματος μπορεί να γίνει είτε από εξωτερικούς προμηθευτές με την τοποθέτηση μιας παραγγελίας είτε από εσωτερική παραγωγή μετά από απαραίτητη προετοιμασία του κατάλληλου εξοπλισμού. (Δερβιτσιώτης, 2006). Το κόστος παραγγελίας αποθέματος Cp (Ordering cost) ή αλλιώς κόστος ανανέωσης αποθέματος εναλλακτικά ονομάζεται κόστος ρύθμισης της παραγωγής ή κόστος ανά προετοιμασία για παραγωγή, όταν η ανανέωση του αποθέματος προκύπτει από εσωτερική παραγωγή. Υπολογίζεται από την ακόλουθη μαθηματική σχέση και στις δύο περιπτώσεις και είναι φανερό ότι το συγκεκριμένο κόστος C μειώνεται όταν τοποθετούμε μικρό αριθμό παραγγελιών με μεγάλη ποσότητα αποθέματος κάθε φορά. p C p c p N όπου N είναι είτε ο αριθμός παραγγελιών είτε ο αριθμός των προετοιμασιών για παραγωγή ανά μονάδα χρόνου (π.χ. ανά έτος) και υπολογίζεται ως εξής: R N Q όπου R είναι η ετήσια ζήτηση σε απόθεμα Q είναι η ποσότητα παραγγελίας c p είναι το κόστος ανά παραγγελία ή το κόστος ρύθμισης/ προετοιμασίας της παραγωγής. Πρόκειται για σταθερό ποσό, ανεξάρτητο από το μέγεθος της παραγγελίας (ή της παραγωγής) και εκφράζεται ως χρηματική αξία π.χ. ανά παραγγελία (ή ανά προετοιμασία για παραγωγή). Το κόστος ανά παραγγελία c p περιλαμβάνει το σύνολο των εξόδων που αφορούν την τοποθέτηση παραγγελίας (order) όπως είναι: οποιοδήποτε κόστος αφορά τη διαχείριση παραγγελιών το κόστος προετοιμασίας των σχετικών εντύπων παραγγελίας το κόστος έρευνας αγοράς το κόστος τηλεπικοινωνιών όπως τα ταχυδρομικά ή/και τηλεφωνικά έξοδα το κόστος ενεργειών για την παρακολούθηση μιας παραγγελίας 72

73 το κόστος που προκύπτει από τον πιθανό ποιοτικό έλεγχο και από την καταχώρηση των τιμολογίων του προμηθευτή τα έξοδα που σχετίζονται με το προσωπικό στο τμήμα προμηθειών Το κόστος αυτό με την εφαρμογή σύγχρονων συστημάτων, όπως το EDI (Electronic Data Interchange) και το Διαδίκτυο (π.χ. χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) ολοένα και μειώνεται. Στη περίπτωση που η επιχείρηση δεν προμηθεύεται τα σχετικά προϊόντα αλλά τα παράγει χρησιμοποιώντας δικές της εγκαταστάσεις, το κόστος ρύθμισης της παραγωγής c περιλαμβάνει το σύνολο των εξόδων που αφορούν την p προετοιμασία της παραγωγικής διαδικασίας (setup) και την έναρξη του παραγωγικού κύκλου Κόστος διατήρησης αποθέματος (Ch) Πρόκειται για το κόστος του να διατηρούμε απόθεμα στις αποθήκες και συμβολίζεται με C h. Το κόστος διατήρησης αποθέματος (Holding Cost, Carrying Cost ή Storage Cost) εξαρτάται από το κόστος του να έχουμε μια μονάδα σε απόθεμα π.χ. για ένα έτος και από το μέσο διατηρούμενο απόθεμα κατά τη διάρκεια ενός έτους. Το συνολικό κόστος διατήρησης δίνεται από την παρακάτω μαθηματική σχέση: Κόστος διατήρησης C c ( AIL) I p ( AIL) όπου h h AIL (Average Inventory Level) είναι το μέσο διατηρούμενο απόθεμα σε μονάδες Το AIL, όταν η ζήτηση μεταβάλλεται με σταθερό ρυθμό, ισούται με Q 0 ( Q ) όπουq είναι το απόθεμα στην αρχή της περιόδου (μόλις 2 2 παραληφθεί η παραγγελία) και σταδιακά, στο τέλος της περιόδου γίνεται μηδέν. p είναι το κόστος απόκτησης μονάδας αποθέματος και μετριέται σε / τεμάχιο p AIL είναι η αξία του μέσου διατηρούμενου αποθέματος σε ευρώ c h είναι το μοναδιαίο κόστος διατήρησης, δηλαδή το κόστος διατήρησης μίας μονάδας αποθέματος αξίας ενός ευρώ π.χ. για ένα έτος και μετριέται σε / τεμάχιο & έτος. Συνήθως το ch εκφράζεται ως ποσοστό του κόστους απόκτησης c h = I * p I είναι το ποσοστό της επένδυσης σε απόθεμα που αντιστοιχεί στο κόστος διατήρησης του αποθέματος Το κόστος διατήρησης, στην πράξη, περιλαμβάνει τα παρακάτω στοιχεία κόστους: τα λειτουργικά έξοδα της αποθήκης (π.χ. ενοίκια αποθηκών και έξοδα από διάφορες παροχές όπως ηλεκτρισμός, θέρμανση, συντήρηση, ύδρευση, ασφάλεια αποθήκης, και άλλα) το εργατικό κόστος 73

74 το κόστος χειρισμού κατά την αποθήκευση και κατά τη μεταφορά του αποθέματος το κόστος καταμέτρησης του αποθέματος το κόστος των ειδικών απαιτήσεων αποθήκευσης το κόστος φθοράς, καταστροφής, αλλοίωσης, κλοπής (inventory shrinkage) το κόστος λόγω της μικρής διάρκειας ζωής (perishability) του προϊόντος που αποθηκεύεται. Η βιομηχανία γαλακτοκομικών είναι χαρακτηριστικό παράδειγμα σε αυτή την περίπτωση. (Βλάχος, 2005) το κόστος τεχνολογικής απαξίωσης (obsolescence), όταν ένα προϊόν μας θεωρηθεί παρωχημένο (ξεπερασμένο) από τεχνολογικής άποψης το κόστος ασφάλισης αποθέματος (ασφάλιστρα) τους σχετικούς φόρους (φορολογία αποθεμάτων) που στη βιβλιογραφία εκφράζονται ως το 2-5% της αξίας του αποθέματος το ευκαιριακό κόστος του επενδυμένου κεφαλαίου, το κόστος αυτό είναι ίσο ή μεγαλύτερο της απόδοσης που θα είχε η επιχείρηση αν είχε επενδύσει τα κεφάλαιά της στην αμέσως πιο ελκυστική επένδυση αν αυτό δεν επενδυόταν σε αποθέματα, δεδομένου ότι τα κεφάλαια με τα οποία αγοράσαμε τα αποθέματα δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε άλλη δραστηριότητα ή να επενδυθούν αλλού.. Βέβαια, μια τέτοια προσέγγιση δεν είναι πρακτική μια και οι πιθανές επενδύσεις μπορεί να αλλάζουν από μέρα σε μέρα. Για αυτό συνήθως καθορίζεται μια τιμή, η οποία δεν αλλάζει αν δεν συμβούν σημαντικές αλλαγές στο περιβάλλον της επιχείρησης (Βλάχος, 2005) Κόστος έλλειψης αποθέματος (Cb) Το κόστος έλλειψης (stock out cost, being out of stock) C b ονομάζεται και κόστος εξάντλησης ή μη ικανοποίησης της ζήτησης/ των πελατών (Shortage Cost) και προκύπτει όταν μια επιχείρηση δεν μπορεί να ικανοποιήσει τη ζήτηση με τα υπάρχοντα αποθέματα. Όσον αφορά την ίδια την έλλειψη, διακρίνουμε, συνήθως, δύο περιπτώσεις: στην πρώτη περίπτωση, η ζήτηση δεν ικανοποιείται αμέσως εξαιτίας της έλλειψης αποθέματος, αλλά θα ικανοποιηθεί αργότερα, με καθυστέρηση δηλαδή, μόλις το απόθεμα ανανεωθεί. Στην περίπτωση αυτή, δεν έχουμε απώλεια πωλήσεων και ο πελάτης είναι διατεθειμένος να περιμένει (Brand loyal customer) και να παραλάβει την παραγγελία του με καθυστέρηση (Delayed sale - backorders). Όπως είναι λογικό το κόστος έλλειψης είναι μεγαλύτερο όσο μεγαλύτερο είναι το χρονικό διάστημα στο οποίο ο πελάτης είναι υποχρεωμένος να περιμένει έως ότου ικανοποιηθεί η παραγγελία του. (Ζηκόπουλος, 2011) στη δεύτερη περίπτωση, ο πελάτης δεν είναι διατεθειμένος να περιμένει και έτσι, η πώληση χάνεται για πάντα (lost sale or lost customer). Το κόστος έλλειψης περιλαμβάνει τόσο τις δαπάνες για να αποφύγουμε την έλλειψη αποθέματος όσο και τις δαπάνες που συνεπάγεται η έλλειψη αποθέματος και στην πραγματικότητα, είναι σχεδόν ανέφικτο να μηδενιστεί. Στην περίπτωση ενός παραγωγού, περιλαμβάνει το κόστος έκτακτης μεταβολής της παραγωγικής διαδικασίας (υπερωρίες, επαναπρογραμματισμός, αλλαγή μεγεθών παρτίδων, και τα λοιπά). Για τον έμπορο, περιλαμβάνει έκτακτες αποστολές ή υποκατάσταση με λιγότερο προσοδοφόρα προϊόντα. Αυτά τα στοιχεία κόστους μπορούν να 74

75 υπολογισθούν με σχετική ακρίβεια. Υπάρχουν όμως πιο ασαφή στοιχεία κόστους που πηγάζουν από τη μη εξυπηρέτηση ενός πελάτη. (Βλάχος, 2005). Το κόστος έλλειψης γενικά σχετίζεται με: την πιθανή ζημία στην καλή φήμη της επιχείρησης (loss of goodwill cost), λόγω έλλειψης της ζητούμενης ποσότητας το διαφυγόν κέρδος από πωλήσεις που χάθηκαν για πάντα, καθώς οι πελάτες δεν ήταν διατεθειμένοι να περιμένουν μη έγκαιρη λήψη εσόδων, λόγω ικανοποίησης των παραγγελιών με καθυστέρηση τα έκτακτα έξοδα για τη συντομότερη διεκπεραίωση μιας παραγγελίας την παροχή εκπτώσεων ώστε ο πελάτης να δεχθεί να ικανοποιηθεί η παραγγελία του με καθυστέρηση Προσδιορισμός των τιμών των παραμέτρων κόστους της Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε. Έχοντας ήδη αναλύσει, ένα προς ένα, όλα τα στοιχεία κόστους που συνδέονται με τα αποθέματα, θα προσδιορίσουμε τις τιμές για καθένα από αυτά, συγκεκριμένα για την περίπτωση της Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε. Αρχικά, καθορίζεται το κόστος απόκτησης αποθέματος (Κ), το οποίο υπολογίζεται πιο εύκολα από όλες τις συνιστώσες κόστους. Στην περίπτωση της Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε., ισούται με την τιμή αγοράς κάθε κωδικού τον τελευταίο χρόνο. Αν και η τιμή αγοράς κάθε κωδικού ίσως διαφέρει από έτος σε έτος, μέσα στην ίδια χρονιά κυμαίνεται γύρω από μία συγκεκριμένη τιμή. Σε περιπτώσεις όπου η τιμή αγοράς υπερβαίνει κατά πολύ τη συνηθισμένη τιμή θεωρούμε ότι η τιμή αυτή είναι αυξημένη επειδή έχουμε έλλειψη. Έτσι, το επιπλέον κόστος θα υπολογιστεί ως κόστος έλλειψης, όπως θα δούμε και παρακάτω. Η δεύτερη παράμετρος κόστους που πρέπει να καθοριστεί είναι το κόστος παραγγελίας (C p ) ή αλλιώς κόστος ανανέωσης αποθέματος. Η ανανέωση του αποθέματος στη ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. γίνεται με την τοποθέτηση παραγγελίας σε εξωτερικούς προμηθευτές και υπολογίζεται από την ακόλουθη μαθηματική σχέση: C p c p N όπου N είναι ο αριθμός παραγγελιών ανά μονάδα χρόνου (π.χ. ανά έτος) Το ετήσιο κόστος παραγγελίας στην περίπτωση της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. περιλαμβάνει ολόκληρο το κόστος τηλεπικοινωνίας και το εργατικό κόστος που σχετίζεται μόνο με τις παραγγελίες. Η ύπαρξη τηλεφωνικής γραμμής στην αποθήκη χρησιμεύει κυρίως για την προετοιμασία και την τοποθέτηση των παραγγελιών (έρευνα αγοράς, επικοινωνία με προμηθευτές) και τα τηλεφωνικά έξοδα εκτιμούνται υποθετικά περίπου σε 25 ευρώ/μήνα άρα 300 ευρώ/χρόνο και λαμβάνονται υπόψη εξ ολοκλήρου στο κόστος παραγγελίας. Το εργατικό κόστος αποτελεί τον μισθό του υπαλλήλου της αποθήκης (αποθηκάριου) μαζί με την ασφάλισή του και φτάνει τις ευρώ ετησίως. Το ποσό αυτό επιμερίζεται ως δαπάνη στο κόστος που αφορά τη διατήρηση των 75

76 αποθεμάτων και στο κόστος παραγγελίας. Ο υπάλληλος, για παράδειγμα το 2012, έκανε 94 παραγγελίες, περίπου δηλαδή 8 παραγγελίες το μήνα, 2 παραγγελίες την εβδομάδα. Την ημέρα που φτάνει η παραγγελία, ο αποθηκάριος ασχολείται αποκλειστικά με την παραλαβή (receiving) των αποθεμάτων, την τοποθέτησή τους στο σωστό ράφι (storage), την καταχώρηση των τιμολογίων και τη σωστή ενημέρωση του συστήματος (ERP) με την ποσότητα αποθέματος που παραλήφθηκε. Υποθέτοντας ότι οι εργάσιμες μέρες είναι 300, υπολογίζουμε ότι 96 μέρες ετησίως «ξοδεύονται» στην αναπλήρωση του αποθέματος (8 παραγγελίες το μήνα) και οι υπόλοιπες 204 από τις 300 στη διαχείριση των αποθεμάτων. Έτσι, υπολογίστηκε ότι περίπου το 32% της εργασίας του αποθηκάριου ( 96 0, 32 ) αφορά τις 300 παραγγελίες και το 68% της εργασίας του ( 204 0, 68 ) αφορά ενέργειες σχετικές με 300 τη διαχείριση των αποθεμάτων όπως η εσωτερική μετακίνηση των αποθεμάτων, η συμπλήρωση σχετικών εντύπων όπως είναι τα δελτία εξαγωγής και εισαγωγής, η απογραφή της αποθήκης, η τακτοποίηση και ο έλεγχος αποθεμάτων και άλλα. Οπότε, κατά προσέγγιση το εργατικό κόστος επιμερίζεται σύμφωνα με τον πίνακα 5.2. και τελικά υπολογίζεται ότι το συνολικό εργατικό κόστος ανέρχεται στα 8000 ευρώ/ έτος. Πίνακας 5.2. Επιμερισμός εργατικού κόστους Εργατικό Κόστος Εργατικό Κόστος (C h ) 0, ευρώ/έτος Εργατικό Κόστος (C p ) 0, ευρώ/έτος Τέλος, για να βρούμε το κόστος ανά παραγγελία ( c ) διαιρούμε το συνολικό κόστος C p που βρήκαμε με το σύνολο των παραγγελιών που γίνονται μέσα σε μια χρονιά (περίπου 95 παραγγελίες). Οπότε, προκύπτει ότι το κόστος ανά παραγγελία είναι περίπου 87 ευρώ. Οι σχετικοί υπολογισμοί παρουσιάζονται στον πίνακα 5.3. Πίνακας 5.3. Υπολογισμός Κόστους Παραγγελίας p Κόστος Παραγγελίας C p Εργατικό Κόστος 0, ευρώ/έτος Τηλεπικοινωνίες ευρώ/έτος Συνολικό Κόστος Παραγγελιών C ευρώ/έτος p Κόστος ανά παραγγελία c ευρώ/παραγγελία p Στη συνέχεια, προσδιορίζεται η τιμή του κόστους διατήρησης αποθέματος. Το κόστος αυτό περιλαμβάνει από τη μία, δαπάνες που υπολογίζονται σε ευρώ ανά έτος και από την άλλη, δαπάνες όπως είναι το ευκαιριακό κόστος που υπολογίζονται ως ποσοστό του κόστους απόκτησης κάθε κωδικού. Το κομμάτι του κόστους διατήρησης που μετριέται σε ευρώ ανά έτος περιλαμβάνει τα παρακάτω στοιχεία κόστους: 76

77 τα λειτουργικά έξοδα της αποθήκης (ενοίκια αποθηκών και έξοδα από διάφορες παροχές όπως ο ηλεκτρισμός και η ύδρευση). Σχετικά με το ενοίκιο, καθώς όλες οι εγκαταστάσεις ανήκουν στη ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε και δεν καταβάλλει ενοίκια για κανένα κτίριο της, αποφασίστηκε να έχει μηδενική τιμή. Συνήθως, για τη δημιουργία και διατήρηση αποθηκών χρειάζεται μεγάλη επένδυση, έτσι επιχειρήσεις που διαχειρίζονται μεγάλο όγκο αποθεμάτων και μπορούν να τις εκμεταλλευτούν πλήρως, οδηγούνται στην επιλογή των ιδιόκτητων αποθηκών. Στην περίπτωση της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε, αξίζει να σημειωθεί ότι ο συγκεκριμένος χώρος της αποθήκης δεν θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί για καμία άλλη χρήση πέρα από αποθήκη ή/και γραφεία διοίκησης, δηλαδή δεν είναι κατάλληλος για να «φιλοξενήσει» κάποιες από τις υπηρεσίες που προσφέρει η επιχείρηση (όπως η διοργάνωση εκθέσεων ή/και συνεδρίων). Επίσης, υπάρχουν πολλά άδεια γραφεία που δεν χρησιμοποιούνται ούτως ή άλλως, οπότε υποθέτουμε ότι δεν υπάρχει ούτε ευκαιριακό κόστος όσον αφορά το κτίριο αυτό. Όσον αφορά τον ηλεκτρισμό και την ύδρευση, καθώς η επιχείρηση δεν επιμερίζει τα διάφορα στοιχεία κόστους ανάλογα με τις λειτουργίες αλλά ανάλογα με τις δραστηριότητες της, εκτιμήθηκαν τα έξοδα για τον ηλεκτρισμό και την ύδρευση βάσει του μεγέθους της αποθήκης αλλά και του ωραρίου που είναι ανοιχτή. Συγκεκριμένα, ο ηλεκτρισμός υπολογίστηκε 170 ευρώ/ μήνα άρα 2040 ευρώ/χρόνο και η ύδρευση 40 ευρώ/ μήνα άρα 480 ευρώ/χρόνο. το εργατικό κόστος που αφορά τη διαχείριση της αποθήκης. Το εργατικό κόστος που σχετίζεται με τη διαχείριση του αποθέματος μέσα στην αποθήκη, υπολογίστηκε όπως είδαμε προηγουμένως (πίνακας 5.2.) στο 68% του συνολικού εργατικού κόστους, δηλαδή ευρώ/ έτος. Ωστόσο, για να καθοριστεί το κόστος διατήρησης αποθέματος συνολικά ως ποσοστό του κόστους απόκτησης κάθε κωδικού είναι απαραίτητο και τα ετήσια έξοδα να εκφραστούν ως ποσοστά. Για το λόγο αυτό, διαιρούμε τα συνολικά ετήσια έξοδα της αποθήκης που αφορούν την αποθήκευση (19520 ευρώ/έτος) με την συνολική αξία των αποθεμάτων, όπως αυτή υπολογίστηκε κατά την ετήσια απογραφή και των δύο αποθηκών στο τέλος του 2012 που παρουσιάζεται στον πίνακα 5.4. Ο υπολογισμός του κόστους διατήρησης αποθέματος ως ποσοστό της αξίας των διατηρούμενων αποθεμάτων παρουσιάζεται στον πίνακα 5.5. Πίνακας 5.4. Σύνολα απογραφής (2012) για τις 2 αποθήκες της Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε. Σύνολα απογραφής (2012) Αποθήκη «Παντείου» Αποθήκη «Ηλεκτρολογικού» ,36 ευρώ 83479,87 ευρώ 20942,49 ευρώ 77

78 Πίνακας 5.5. Υπολογισμός Κόστους Διατήρησης Αποθέματος Ch (ευρώ/έτος) Κόστος Διατήρησης Αποθέματος Ch (ευρώ/έτος) Ενοίκιο 0 Ηλεκτρισμός (Δ.Ε.Η) ευρώ/έτος Ύδρευση (Ε.Υ.Α.Θ) ευρώ/έτος Εργατικό Κόστος 0, ευρώ/έτος Συνολικά Ετήσια Έξοδα ευρώ/έτος Συνολικά Ετήσια Έξοδα (%) 19520/(83479, ,49) 0, % Το σωστότερο θα ήταν να διαιρέσουμε τα συνολικά ετήσια έξοδα με το μέσο διατηρούμενο απόθεμα. Ωστόσο, λόγω έλλειψης επαρκών στοιχείων, διαιρέσαμε με τη συνολική αξία των αποθεμάτων, κατά την ετήσια απογραφή του Τέλος, στο κόστος διατήρησης πρέπει να συμπεριληφθεί το ευκαιριακό κόστος του επενδυμένου κεφαλαίου. Το κόστος αυτό είναι ίσο ή μεγαλύτερο της απόδοσης που θα είχε η επιχείρηση αν είχε επενδύσει τα κεφάλαιά της στην αμέσως πιο ελκυστική επένδυση αν αυτό δεν επενδυόταν σε αποθέματα. Το κόστος αυτό υπολογίστηκε κατά προσέγγιση στο 5% του κόστους απόκτησης των αποθεμάτων και είναι περίπου διπλάσιο από το επιτόκιο που προσφέρει η τράπεζα για μια απλή κατάθεση. Έτσι, έχοντας εκφράσει συνολικά το κόστος διατήρησης σε ποσοστά, καταλήγουμε (πίνακας 5.6.) ότι το κόστος διατήρησης αποθέματος είναι της τάξεως του 24% του κόστους απόκτησης του κάθε κωδικού. Πίνακας 5.6. Υπολογισμός Συνολικού Κόστους Διατήρησης Αποθέματος Συνολικό Κόστος Διατήρησης Αποθέματος Ch (%) Συνολικά Ετήσια Έξοδα (%) 19% Ευκαιριακό Κόστος 5% Ch (%) % Τελευταίο αφήσαμε το κόστος έλλειψης. Στην πράξη, η ποσοτικοποίηση του κόστους αυτού είναι η δυσκολότερη από όλες τις παραμέτρους κόστους. Στην περίπτωση της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε., δεν υπάρχει η επιλογή του να παρουσιαστεί έλλειψη σε ένα υλικό και να μην γίνουν ενέργειες για την άμεση ικανοποίηση της ζήτησης. Ο αποθηκάριος θα προσπαθήσει με κάθε τρόπο να διαχειριστεί την έλλειψη, καθώς κάποιες φορές τα αποθέματα είναι απαραίτητα για επισκευή ή συντήρηση κτιρίων ή/και μηχανημάτων και ίσως κινδυνεύσει και η επιτυχία ολόκληρης της έκθεσης. Έτσι, όταν ένας κωδικός είναι σε έλλειψη, αν ο αποθηκάριος έχει την πολυτέλεια του χρόνου θα κάνει μια έκτακτη παραγγελία στους προμηθευτές που συνεργάζεται και θα την παραλάβει το πολύ μετά από μία ημέρα, αλλιώς θα αναζητήσει μόνος του το υλικό σε κάποιο κοντινό κατάστημα. Συνήθως, οι προμηθευτές της ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. είναι αρκετά μεγάλες εταιρίες και διατηρούν σημαντικά αποθέματα, οπότε μπορούν να καλύψουν άμεσα ενδεχόμενες έκτακτες παραγγελίες. Ακόμα, επειδή η ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. είναι αρκετά σημαντικός πελάτης για πολλούς προμηθευτές, οι παραγγελίες της ικανοποιούνται κατά προτεραιότητα. Ωστόσο, αν ο αποθηκάριος χρειάζεται άμεσα ένα υλικό και δεν μπορεί να περιμένει 78

79 ούτε μία μέρα αναγκάζεται να ψάξει μόνος του το υλικό αυτό και να αφήσει την εργασία που ενδεχομένως κάνει στην αποθήκη για να πάει να παραλάβει το συγκεκριμένο υλικό. Φυσικά, εκτός από την σπατάλη του χρόνου του αποθηκάριου, υπάρχει και σπατάλη χρημάτων, αφού δεν υπάρχει η άνεση του χρόνου, ώστε να μπορέσει να κάνει την κατάλληλη έρευνα αγοράς. Έτσι, ο αποθηκάριος αναγκάζεται να αγοράσει άμεσα και πολύ ακριβότερα το υλικό που είναι σε έλλειψη. Για παράδειγμα, ο κωδικός «10.02.Κ.0011» το 2009 αγοράστηκε έως και 56% ακριβότερα, το 2010 έως και 11% ακριβότερα, το 2011 έως και 16% και τέλος, το 2012 η τιμή αγοράς του αυξήθηκε μέχρι και 84%. Χαρακτηριστικό ωστόσο αποτελεί το παράδειγμα του κωδικού «22.01.Κ.0003» που μία χρονιά (το 2011) αγοράστηκαν έκτακτα 2 τεμάχια του συγκεκριμένου κωδικού και κόστισαν 1456% παραπάνω από τη συνήθη τιμή της προγραμματισμένης παραγγελίας. Παρ όλα αυτά, η ΔΕΘ HELEXPO Α.Ε. σπάνια αντιμετωπίζει ελλείψεις και από τον τρόπο που διαχειρίζονται τις παραγγελίες μέχρι σήμερα, φαίνεται ότι για υλικά που χρησιμοποιούνται συνεχώς προτιμούν να έχουν απόθεμα στις αποθήκες ακόμα και αν χρησιμοποιηθεί την επόμενη χρονιά παρά να αντιμετωπίσουν μια ενδεχόμενη έλλειψη. Είναι πολύ σημαντικό να αναφερούμε ότι καθώς πολλές εκθέσεις λειτουργούν και Σαββατοκύριακα, αργίες και εορτές όπου οι προμηθευτές είναι κλειστοί, είναι λογικό και συνετό η επιχείρηση να διατηρεί ένα ικανοποιητικό (αλλά σίγουρα όχι υπερβολικό) απόθεμα ασφαλείας Περίπτωση έλλειψης Στην επιχείρηση που μελετάμε, όπως ήδη αναφέρθηκε, δεν υπάρχει η δυνατότητα ύπαρξης έλλειψης, τουλάχιστον όχι για περισσότερο από μία ημέρα. Σε περίπτωση που εκδηλωθεί ζήτηση για έναν κωδικό και αυτός δεν υπάρχει άμεσα διαθέσιμος στην αποθήκη, πρέπει να γίνουν άμεσα ενέργειες για αναπλήρωση του αποθέματος και ικανοποίηση της ζήτησης. Πρέπει ο κωδικός να παραγγελθεί αμέσως χωρίς να μας ενδιαφέρει αν η τιμή του είναι υψηλότερη. Υπάρχουν ακόμα περιπτώσεις, όπου το απόθεμα είναι αναγκαίο να αναπληρωθεί επειγόντως. Για παράδειγμα, αν κατά τη διάρκεια μιας έκθεσης, μια κατασκευή χαλάσει και πρέπει να επισκευαστεί όσο πιο γρήγορα γίνεται, ο αποθηκάριος ίσως αναγκαστεί να πάει ο ίδιος να προμηθευτεί σε οποιαδήποτε τιμή τον κωδικό που βρίσκεται σε έλλειψη, που δεν υπάρχει δηλαδή στα ράφια της αποθήκης. Στα δεδομένα της εργασίας μας, όπως φαίνεται και στο Παράρτημα 5, σε κάποιους κωδικούς, όπως είναι ο κωδικός Κ.0011, αν το απόθεμα υπολογιστεί βάσει των κινήσεων που εμφανίζονται στο πληροφοριακό σύστημα, γίνεται αρνητικό, υπονοώντας την ύπαρξη έλλειψης. Κάτι τέτοιο όμως δεν είναι δυνατόν να υφίσταται. Αυτό που πραγματικά συμβαίνει είναι ότι ίσως παλιότερα είχε επιστραφεί στην αποθήκη αποθέμα που είχε περισσέψει από τον συγκεκριμένο κωδικό και ενώ, θα έπρεπε να περαστεί στο σύστημα με το ανάλογο «Δελτίο Εισαγωγής», αυτό δεν συνέβη. Έτσι, στην πραγματικότητα η ζήτηση ικανοποιήθηκε αλλά στο πληροφοριακό σύστημα φαίνεται λανθασμένα ότι έχουμε έλλειψη. Ωστόσο, συνήθως στις ετήσιες απογραφές τέτοιου είδους λάθη διορθώνονται με απογραφικά δελτία εισαγωγής και εξαγωγής ώστε να συμφωνεί το απόθεμα στο πληροφοριακό σύστημα με το πραγματικό απόθεμα στο ράφι. Φαίνεται, για ακόμη μία φορά, πόσο σημαντική είναι η σωστή και προσεκτική καταχώρηση των αρχείων για να είμαστε ενημερωμένοι ακριβώς για το πραγματικό ύψος του αποθέματος και να μην παραγγέλνουμε άσκοπα 79

80 αλλά και να μην βρεθούμε αντιμέτωποι με ξαφνική έλλειψη ενώ θεωρούσαμε ότι υπήρχαν διαθέσιμα αποθέματα. Δεδομένου ότι μέχρι σήμερα η επιχείρηση δεν κατέγραφε τις περιπτώσεις εμφάνισης έλλειψης. Για αυτό το λόγο, στην παρούσα εργασία, ορίζεται ως περίπτωση έλλειψης, η τοποθέτηση παραγγελίας σε ιδιαίτερα υψηλή τιμή. Το να διαφέρουν οι τιμές από χρονιά σε χρονιά, θεωρείται ως κάτι φυσιολογικό και η περίπτωση αυτή δεν ορίζεται ως έλλειψη. Μόνο αν η τιμή αγοράς, μέσα στην ίδια όμως χρονιά, αυξηθεί τουλάχιστον κατά 50% από τη συνηθισμένη τιμή, κρίνουμε ότι έχουμε περίπτωση έλλειψης. Για παράδειγμα, από τα αντίστοιχα τιμολόγια δελτία αποστολής, παρατηρούμε σχετικά με τον κωδικό Κ.0011 ότι ενώ το 2012, η συνηθισμένη τιμή αγοράς του ισούται με 0,45 ευρώ, στις 7 Μαΐου αγοράστηκε με τιμή αγοράς p=0,83 ευρώ. Πλήρωσε δηλαδή 84% ακριβότερα για να αποκτήσει τον κωδικό αυτό. Σε αυτήν την περίπτωση είναι εύλογο να υποθέσουμε ότι η παραγγελία αυτή δεν ήταν προγραμματισμένη και ο αποθηκάριος δεν είχε την πολυτέλεια του χρόνου να βρει τον προμηθευτή που θα του έκανε την οικονομικότερη προσφορά και έτσι, αναγκάστηκε να παραγγείλει σε τόσο υψηλή τιμή. Πίνακας 5.7. Ορισμός έλλειψης για την παρούσα επιχείρηση Περίπτωση Έλλειψης Τοποθέτηση Παραγγελίας σε ιδιαίτερα υψηλή τιμή (τουλάχιστον 50% αυξημένη σε σχέση με την συνηθισμένη τιμή αγοράς) Ο ορισμός αυτός για την έλλειψη δίνεται μόνο για τη συγκεκριμένη εργασία. Σε άλλες επιχειρήσεις, η έλλειψη εντοπίζεται με άλλους τρόπους. Για παράδειγμα, σε εμπορικές επιχειρήσεις, η έλλειψη αποθέματος μπορεί να σημαίνει χαμένες πωλήσεις, δυσφήμιση για την επιχείρηση, αγορά υποκατάστατου προϊόντος και διάφορα άλλα. Στην περίπτωση της Δ.Ε.Θ-HELEXPO Α.Ε., η έλλειψη αποθεμάτων δεν κοινοποιείται ποτέ στους τελικούς πελάτες (εκθέτες και επισκέπτες), όμως τους επηρεάζει άμεσα. Κυρίως εκδηλώνεται με καθυστερήσεις στην παράδοση των σχετικών έργων (όπως επισκευές των βλαβών και κατασκευές των εκθετήριων stand) και μια γενικότερη αναστάτωση στην παρεχόμενη υπηρεσία Υπολογισμός της βέλτιστης συχνότητας παραγγελίας Τα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων με στοχαστική ζήτηση σε πολλές περιόδους βασίζονται στην EOQ για τον υπολογισμό της ποσότητας παραγγελίας ή του χρόνου που μεσολαβεί μεταξύ δύο παραγγελιών. Τα στοιχεία κόστους όπως τα ορίσαμε νωρίτερα δεν αλλάζουν. Φυσικά, πάντοτε μπορεί να γίνει καλύτερη εκτίμηση των διαφόρων παραγόντων και να συμπεριληφθούν και άλλα δεδομένα για την καλύτερη εκτίμηση των διαφόρων στοιχείων κόστους, ωστόσο θεωρούμε ότι ο τρόπος που υπολογίστηκε παραπάνω το κόστος παραγγελίας c και το κόστος διατήρησης αποθέματος c είναι αρκετά κοντά p στην πραγματικότητα και δεν αλλάζει σε ένα λογικό χρονικό ορίζοντα όπως είναι το ένα ή τα δύο έτη. Ακόμα, δεν υπάρχει περιορισμός ούτε όσον αφορά την έκταση του αποθηκευτικού χώρου που όπως είπαμε υπερκαλύπτει τις ανάγκες της επιχείρησης ούτε όμως όσον αφορά το διαθέσιμο κεφάλαιο. Ο χρόνος ικανοποίησης της παραγγελίας είναι πολύ μικρός, κάποιες φορές είναι η επόμενη εργάσιμη ημέρα και h 80

81 άλλες φορές, η παραγγελία παραδίδεται και αυθημερόν. Επίσης, οι προμηθευτές, όπως φαίνεται και από τα σχετικά τιμολόγια, προσφέρουν τις καλύτερες τιμές τους ανεξαρτήτως της ποσότητας παραγγελίας, καθώς αποτελεί σημαντικό πελάτη τους και θέλουν να έχουν άριστη συνεργασία με τη Δ.Ε.Θ. - HELEXPO Α.Ε. Φυσικά, δεν επιτρέπονται ελλείψεις, καθώς τα αποθέματα αυτά τις περισσότερες φορές έχουν ζωτική σημασία για τη διεξαγωγή εκθέσεων και συνεδρίων και αφορούν επισκευές και κατασκευές που πρέπει οπωσδήποτε να γίνουν. Η ζήτηση είναι στην πλειοψηφία των περιπτώσεων μη εξαρτημένη. Σε πολύ λίγες περιπτώσεις, η ζήτηση του ενός κωδικού συνδέεται με τη ζήτηση ενός άλλου, όπως για παράδειγμα είναι η ζήτηση για το πλαστικό χρώμα και το ρολό βαψίματος. Με τις περιπτώσεις αυτές, ούτως ή άλλως εμείς δεν θα ασχοληθούμε. Τα κλασικά συστήματα προυποθέτουν σταθερό μέσο ρυθμό ζήτησης, που εδώ δεν υπάρχει. Ήδη έγινε προσπάθεια εύρεσης της καλύτερης μεθόδου πρόβλεψης της ζήτησης, ωστόσο όσο κοντά και να «πέσουμε» στις προβλέψεις είναι σχεδόν ανέφικτο να εξαλείψουμε το σφάλμα πρόβλεψης. Σίγουρα όμως όσο πιο ακριβείς είναι οι προβλέψεις μας τόσο πιο μικρό θα είναι το σφάλμα πρόβλεψης και τόσο πιο αποτελεσματικό θα είναι το σύστημα διαχείρισης που θα εφαρμοστεί. Για τις ανάγκες της διπλωματικής, θα χρησιμοποιήσουμε τις προβλέψεις που πραγματοποιήθηκαν παραπάνω για τους δέκα κωδικούς όσον αφορά το 2013 (F 2013 ) αντί της ζήτησης R στο μοντέλο της EOQ Υπολογισμός της EOQ για κάθε κωδικό Γενικά, για να εφαρμόσουμε το μοντέλο της Οικονομικής Ποσότητας Παραγγελίας, εκτός του ότι πρέπει να ισχύουν όλες οι παραπάνω υποθέσεις, είναι απαραίτητο να έχουν προσδιοριστεί οι τιμές των στοιχείων κόστους c και c, να είναι γνωστή και σταθερή η τιμή αγοράς του p και η ετήσια ζήτηση R για τον συγκεκριμένο κωδικό. Τα στοιχεία αυτά αντικαθίστανται στον τύπο της EOQ και έτσι, προκύπτει η βέλτιστη ποσότητα παραγγελίας. p h EOQ 2 c c p h R 2 c p I p R ΑΑ.99.Κ.0030 Αρχικά, προσδιορίζουμε τις παρακάτω τιμές, τις οποίες στη συνέχεια θα αντικαταστήσουμε στον μαθηματικό τύπο της EOQ: R F μέτρα p 2,5 ευρώ ανά μέτρο I 24% 0,24 cp 87 ευρώ ανά παραγγελία EOQ 2 c c p h R 2 c p I p R ,24 2,5 196 μέτρα 81

82 Από τον μαθηματικό τύπο της EOQ, προκύπτει ότι το βέλτιστο για την επιχείρηση θα είναι να παραγγέλνει 196 μέτρα από τον κωδικό αυτό κάθε 18 μήνες, δηλαδή κάθε τρία εξάμηνα Κ.0011 Οι τιμές για το κόστος ανά παραγγελία και το κόστος κεφαλαίου παραμένουν ίδιες για όλους τους κωδικούς. Αλλάζει όμως η τιμή της ετήσιας ζήτησης και η τιμή αγοράς του συγκεκριμένου κωδικού. Για τον συγκεκριμένο κωδικό, προκύπτει ότι βέλτιστη ποσότητα παραγγελίας ίση με 1398 μέτρα κάθε 14 μήνες, δηλαδή κάθε 1,2 χρόνια. I 24% 0,24 cp 87 ευρώ ανά παραγγελία R F μέτρα p 0,45 ευρώ ανά μέτρο Κ.0013 Η τιμή της ετήσιας ζήτησης ισούται με 183 μέτρα ( R F2013) και η τιμή αγοράς του p με 1,1 ευρώ ανά μέτρο.οι τιμές του c p και του I, όπως ήδη εξηγήσαμε, παραμένουν ίδιες για όλους τους κωδικούς. Έτσι, η ιδανική ποσότητα παραγγελίας ισούται με 348 μέτρα και η αναπλήρωση θα πρέπει να γίνεται κάθε 23 μήνες, περίπου δηλαδή κάθε 2 χρόνια (1,9 για την ακρίβεια). Με τον ίδιο τρόπο, υπολογίζεται η Οικονομική Ποσότητα Παραγγελίας για τους υπόλοιπους επτά κωδικούς και οι τιμές της EOQ παρουσιάζονται συγκεντρωτικά στον παρακάτω πίνακα. Οι τιμές για το κόστος ανά παραγγελία και το κόστος κεφαλαίου είναι κοινές για όλους τους κωδικούς: I 24% 0,24 cp 87 ευρώ ανά παραγγελία Επίσης, διαιρώντας την Οικονομική Ποσότητα Παραγγελίας με την ετήσια ζήτηση, υπολογίζεται η χρονική στιγμή αναπαραγγελίας Τ σε έτη. Πολλαπλασιάζοντας τώρα την πρότελευταία στήλη με το 12, βρίσκουμε μετά από πόσους μήνες πρέπει να τοποθετηθεί η νέα παραγγελία. Ο πίνακας 5.8. συνοψίζει τα αποτελέσματα των υπολογισμών για τους δέκα επιλεγμένους κωδικούς. 82

83 Πίνακας 5.8. Υπολογισμός της Οικονομικής Ποσότητας Παραγγελίας και της Χρονικής Στιγμής Αναπαραγγελίας για όλους τους κωδικούς Κωδικός P τιμή ( / τεμάχιο) F(2013)=R (τεμάχια) EOQ (τεμάχια) T=EOQ/R (έτη) T=EOQ/R (μήνες) ΑΑ.99.Κ , , Κ , , Κ , , Κ , , Κ , , Κ , , Κ , , Κ , , Κ , , Κ , , Προτεινόμενο σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων για τη Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε. Το σύστημα που εφαρμόζεται μέχρι σήμερα στην επιχείρηση είναι εμπειρικό, βασίζεται περισσότερο στην πείρα των στελεχών και στη διαίσθησή τους χωρίς να υπάρχουν συγκεκριμένοι κανόνες ούτε όσον αφορά την περίοδο παραγγελίας ούτε την ποσότητα. Μέχρι στιγμής, η επιθεώρηση του αποθέματος πραγματοποιείται κάθε χρόνο στις αρχές του Ιανουαρίου με σκοπό να ολοκληρωθεί η απογραφή του προηγούμενου έτους και διαρκεί περίπου δύο εβδομάδες. Επίσης, ο αποθηκάριος κάθε φορά που εκδηλώνεται ζήτηση για έναν κωδικό ενημερώνεται από το πληροφοριακό σύστημα για τη διαθεσιμότητα του προϊόντος και έπειτα, ελέγχει αν συμφωνεί η ποσότητα του πληροφοριακού συστήματος με την ποσότητα στα ράφια της αποθήκης. Την ίδια διαδικασία ακολουθεί ο αποθηκάριος και στην περίπτωση εξαγωγής και εισαγωγής μονάδων αποθέματος από κάθε κωδικό. Ωστόσο, δεν έχει καθοριστεί κάποιος κανόνας που να προσδιορίζει το ύψος του αποθέματος που θα «προειδοποιεί» τον αποθηκάριο να παραγγείλει έτσι ώστε να προλάβει ενδεχόμενη έλλειψη. Η τακτική αυτή της καταμέτρησης αποθέματος που επικρατεί γίνεται καθαρά για να διαπιστώνεται δειγματοληπτικά (και όχι σε όλους τους κωδικούς αλλά μόνο σε αυτούς που χρησιμοποιούνται) αν υπάρχουν φαινόμενα κλοπής ή αν γενικά υπάρχει συμφωνία μεταξύ του αποθέματος στο πληροφοριακό σύστημα και του αποθέματος στο ράφι. Βέβαια, σε περιόδους μεγάλων εκθέσεων λόγω φόρτου εργασίας, ο αποθηκάριος δεν προλαβαίνει να σιγουρευτεί για τη διαθεσιμότητα του αποθέματος και απλά, ελέγχει αν υπάρχει «φυσικό» απόθεμα στην αποθήκη. Αν δεν υπάρχει, παραγγέλνει είτε ακριβώς την ποσότητα που του έχουν ζητήσει είτε λίγο παραπάνω. Αυτό που προτείνεται από την παρούσα διπλωματική εργασία είναι μια συχνότερη επιθεώρηση του αποθέματος για να αποφευχθούν ελλείψεις αλλά και να μην παραγγέλνεται άσκοπα υπερβάλλον απόθεμα. Ακόμα, το σύστημα που προτείνουμε για τον έλεγχο του αποθέματος αποτελείται από απλούς κανόνες που θα βοηθήσουν την επιχείρηση κάθε φορά να αποφασίζει κατά την επιθεώρηση του αποθέματος, πρώτον, αν την συμφέρει να παραγγείλει και δεύτερον, πόση ποσότητα πρέπει να παραγγείλει. Το προτεινόμενο σύστημα προσφέρει τυποποίηση στη διαχείριση των αποθεμάτων, που δεν υπήρχε μέχρι σήμερα. Ακόμα, ενώ αντιμετωπίζει 83

84 ένα σύνθετο πρόβλημα όπου λαμβάνονται υπόψη όπως θα δούμε τα περισσότερα χαρακτηριστικά και οι ιδιαιτερότητες της συγκεκριμένης επιχείρησης, γίνεται εύκολα κατανοητό και από τον αποθηκάριο και από οποιοδήποτε στέλεχος της επιχείρησης και δεν παρουσιάζει, όπως θα φανεί και παρακάτω, ούτε υπολογιστική δυσκολία ούτε δυσνόητους μαθηματικούς τύπους. Ήδη παρουσιάσαμε συνοπτικά τα πιο σημαντικά συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων, βάσει των χαρακτηριστικών της ζήτησης. Στην περίπτωση της Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε., όπου η ζήτηση είναι στοχαστική και μεταβαλλόμενη, προτείνεται ένα μικτό (υβριδικό) σύστημα αναπλήρωσης του αποθέματος με επιθεώρηση του αποθέματος τόσο περιοδικά (δύο φορές το χρόνο) όσο και συχνότερα με έλεγχο του ύψους του σε κάθε εξαγωγή από την αποθήκη. Δεν επίλεχθηκε αυτούσιο, ένα από τα παραπάνω συστήματα, αλλά αυτό που προτείνεται συνδυάζει στοιχεία από διάφορα συστήματα. Η ζήτηση των αποθεμάτων, όπως αναφέραμε και νωρίτερα, θα μπορούσε να χωριστεί σε εννέα διακριτές περιόδους (Παράρτημα 2) ανάλογα κάθε φορά με την έκθεση που πραγματοποιείται. Το γεγονός αυτό, σε συνδυασμό με τη μεγάλη διαφοροποίηση της τιμής της ζήτησης από περίοδο σε περίοδο (δηλαδή από έκθεση σε έκθεση), θα καθιστούσε ενδιαφέρουσα μια προσέγγιση της διαχείρισης των αποθεμάτων παρόμοια με αυτή που ήδη περιγράψαμε στο κεφάλαιο για τη διαχείριση αποθεμάτων με γνωστή και μεταβαλλόμενη ζήτηση. Δηλαδή θα μπορούσαν να εφαρμοστούν προσεγγίσεις διαχείρισης αποθεμάτων που θα στηρίζονταν σε κάποιες από τις ευρετικές μεθόδους που προτείνονται αντί του αλγορίθμου δυναμικού προγραμματισμού «Wagner Whitin». Ωστόσο, καθώς η ζήτηση των αποθεμάτων παρουσιάζει υψηλή μεταβλητότητα και η μεσοπρόθεσμη πρόβλεψη των αναγκών ανά έκθεση (ανά περίοδο) θα οδηγούσε σε πολύ μεγάλα σφάλματα, αποφασίστηκε η διενέργεια ομαδοποιημένων προβλέψεων. Έτσι, οι προβλέψεις μας γίνονται με βάση το έτος και όχι την κάθε έκθεση (περίοδο) ξεχωριστά. Η απόφαση αυτή για ομαδοποιημένες προβλέψεις (προβλέψεις σε ετήσια βάση) ενισχύεται και από το γεγονός ότι η Χρονική Στιγμή Αναπαραγγελίας Τ (T=EOQ/R) όπως φαίνεται και στον παράπανω πίνακα είναι μεγαλύτερη του έτους. Συνεπώς, αφού η ζήτηση είναι μεταβαλλόμενη αλλά στοχαστική, θα στραφούμε και στα αντίστοιχα μοντέλα διαχείρισης αποθεμάτων. Στη βιβλιογραφία εξετάζονται συνήθως οι δύο ακραίες περιπτώσεις επιθεώρησης του αποθέματος, συστήματα είτε με σταθερή περίοδο παραγγελίας (Τ) είτε με σταθερή ποσότητα παραγγελίας (Q). Ωστόσο, εμείς θα δημιουργήσουμε ένα υβριδικό σύστημα που θα ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες της επιχείρησής μας. Λόγω της υψηλής μεταβλητότητας της ζήτησης και της ύπαρξης περιόδων με μηδενική ζήτηση, η επιλογή ενός κλασσικού συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων είτε σταθερής ποσότητας παραγγελίας είτε σταθερής περιόδου παραγγελίας δεν ενδείκνυται. Καθώς δεν μπορούμε να προβλέψουμε με ακρίβεια τη ζήτηση μακροπρόθεσμα, δεν είναι εφικτό να καταλήξουμε από πριν σε ένα σύστημα περιοδικής επιθεώρησης με συγκεκριμένο Τ, γιατί με δεδομένες και τις υψηλές τιμές των βέλτιστων συχνοτήτων παραγγελίας (πίνακας 5.8.) μπορεί το απόθεμά μας να τελειώσει απρόσμενα πολύ νωρίτερα και να μην μπορέσουμε να αντιδράσουμε έγκαιρα σε πιθανή εκδήλωση της ζήτησης. Κάποιες χρονικές στιγμές, όπως θα δούμε και παρακάτω, μπορεί να εμφανιστούν εντελώς ξαφνικές ανάγκες. Ούτε είναι δυνατό όμως να εφαρμόσουμε ένα σύστημα συνεχούς επιθεώρησης με συγκεκριμένη ποσότητα παραγγελίας, καθώς όπως είπαμε η ζήτηση παρουσιάζει υψηλή 84

85 μεταβλητότητα και έτσι, το ύψος της ποσότητας παραγγελίας θα πρέπει να μπορεί να καθορίζεται δυναμικά, όταν είναι εφικτή η καλύτερη εκτίμηση της βραχυπρόθεσμης μελλοντικής ζήτησης. Το γεγονός ότι συμφέρει περισσότερο την επιχείρηση να παραγγέλνει μεγαλύτερες ποσότητες σε κάθε παραγγελία και να μην παραγγέλνει τόσο συχνά, φαίνεται ξεκάθαρα και από τις βέλτιστες συχνότητες παραγγελίας που παρουσιάστηκαν στον πίνακα 5.8. Στόχος μας είναι να προσδιορίσουμε την ακριβή ποσότητα που θα παραγγέλνουμε από κάθε κωδικό ξεχωριστά. Για πολλούς κωδικούς η ποσότητα EOQ που βρέθηκε είναι πολύ μεγαλύτερη από την ετήσια ζήτηση, κάποιες φορές καλύπτει ζητήσεις δύο (ή και παραπάνω) ετών. Κάτι τέτοιο όμως είναι αρκετά επίφοβο να γίνει στην πράξη, καθώς η ζήτηση για τα επόμενα χρόνια ίσως να διαμορφωθεί τελείως διαφορετικά και τότε, είτε θα δημιουργηθούν ελλείψεις είτε θα έχουμε παραγγείλει απόθεμα που θα περισσέψει και ίσως να μην χρησιμοποιηθεί ούτε στην επόμενες χρονιές. Η πλειοψηφία των κωδικών, σύμφωνα με την προσέγγιση της EOQ, «απαιτεί» παραγγελίες κάθε 1,5 χρόνια ή και παραπάνω. Μάλιστα, στην περίπτωση του κωδικού Κ.0013 το μοντέλο προτείνει παραγγελίες κάθε 3,3 χρόνια. Ωστόσο, λόγω των δεδομένων που συνεχώς αλλάζουν και της αδυναμίας μας να προβλέψουμε επακριβώς τη ζήτηση την επόμενη χρονιά, πόσο μάλλον μετά από 39 μήνες, καταλήγουμε στην απόφαση της παραγγελίας μια φορά το χρόνο αλλά με επιθεώρηση του αποθέματος με ένα συγκεκριμένο μοντέλο που θα ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες της συγκεκριμένης επιχείρησης. Πιο συγκεκριμένα, προτείνεται κάθε έξι μήνες να γίνεται έλεγχος αποθέματος και να ελέγχεται κάθε φορά αν το διαθέσιμο απόθεμα που έχουμε στην αποθήκη επαρκεί για να καλύψει τη ζήτηση του εξαμήνου, δηλαδή την ζήτηση για τους πρώτους έξι μήνες. Ειδικότερα, ο έλεγχος να πραγματοποιείται τον μήνα Ιανουάριο και τον μήνα Ιούλιο. Τον Ιανουάριο είναι προγραμματισμένη ούτως ή άλλως η ετήσια απογραφή της αποθήκης. Τον μήνα Ιούλιο δεν γίνονται συνήθως εκθέσεις παρά μόνο κάποιες μικρές ιδιωτικές και ο φόρτος εργασίας είναι πολύ μικρότερος. Έτσι, είναι εφικτό να αφιερωθούν δύο εβδομάδες για τον έλεγχο της αποθήκης. Σίγουρα, μέσα στα οφέλη που θα προκύψουν από τη σωστότερη διαχείριση της αποθήκης θα είναι και ο περιορισμός της διάρκειας της απογραφής, καθώς οι δύο εβδομάδες αποτελούν μεγάλο χρονικό διάστημα. Οι υψηλές τιμές της ζήτησης για την έκθεση του Σεπτεμβρίου είναι ένας ακόμη λόγος για τον οποίο επιλέχθηκε ο Ιούλιος ως ο δεύτερος μήνας επιθεώρησης του αποθέματος. Από τα μέσα Αυγούστου αρχίζουν οι προετοιμασίες για τη μεγαλύτερη διοργάνωση της Δ.Ε.Θ. HELEXPO Α.Ε., τη Διεθνή Έκθεση Θεσσαλονίκης που πραγματοποιείται κάθε Σεπτέμβρη. Για αυτό τον λόγο, είναι σημαντικό να γίνονται οι απαραίτητες αναπληρώσεις αποθέματος προτού ξεκινήσει η έκθεση και ακόμα καλύτερα, προτού ξεκινήσουν οι απαραίτητες προετοιμασίες όπως είναι η συντήρηση των περιπτέρων, η κατασκευή των stand των εκθετών και άλλα. Ωστόσο, μέχρι στιγμής η επιχείρηση πραγματοποιούσε τις περισσότερες παραγγελίες της λίγο πριν ξεκινήσει η έκθεση αυτή και κάποιες φορές, οι παραγγελίες τοποθετούνταν αφού είχε ήδη ξεκινήσει. Ενδεικτικά, στον πίνακα 5.9., παρουσιάζεται το ποσοστό των παραγγελιών που γίνονται κατά την προετοιμασία και κατά τη διάρκεια της Διεθνής Έκθεσης του Σεπτεμβρίου τις χρονιές 2011 και

86 Πίνακας 5.9. Ποσοστό παραγγελιών που πραγματοποιούνται κατά την προετοιμασία και κατά τη διάρκεια της ΔΕΘ. Έτος Ποσοστό Παραγγελιών κατά την προετοιμασία και κατά τη διάρκεια της ΔΕΘ % % Οι παραγγελίες αυτές τοποθετήθηκαν τις ημέρες λειτουργίας της έκθεσης και όχι νωρίτερα, καθώς η ζήτηση για τα συγκεκριμένα αποθέματα δεν είχε προβλεφθεί και δεν υπήρχαν στην αποθήκη διαθέσιμα αποθέματα από προηγούμενες παραγγελίες. Εκτός του γεγονότος ότι οι έκτακτες παραγγελίες κοστίζουν στην επιχείρηση ακριβότερα λόγω υψηλότερης τιμής, προκαλούν αναστάτωση στους εργαζόμενους και ίσως, κάποιες εργασίες καθυστερούν εξαιτίας της έλλειψης των συγκεκριμένων υλικών. Γίνεται εύκολα αντιληπτό ότι όσο καλύτερα έχουμε προβλέψει τις ανάγκες μας και έχουμε προετοιμαστεί κατάλληλα, τόσο πιο επιτυχής θα είναι και η κάθε διοργάνωση και δεν θα ξοδεύεται πολύτιμος χρόνος σε εργασίες που μπορούσαν να γίνουν νωρίτερα. Στο σημείο αυτό πρέπει να διευκρινιστεί ότι για να βρεθεί η ετήσια ζήτηση και κατ επέκταση, η ζήτηση του εξαμήνου, η μισή της ετήσιας ζήτησης δηλαδή, θα πρέπει να γίνουν προβλέψεις που θα ενσωματώνουν τα πιο πρόσφατα στοιχεία. Όπως αναφέραμε και σε προηγούμενο κεφάλαιο, η μέθοδος που επιλέχθηκε είναι η μέθοδος του Απλού Κινούμενου Μέσου Όρου τριών περιόδων, η οποία είναι πολύ απλή στην εφαρμογή της και πολύ εύκολη να εφαρμοστεί από οποιοδήποτε στέλεχος. Ωστόσο, το καλύτερο θα ήταν αν και αρχικά να κάνουμε προβλέψεις σε ετήσια βάση, στη συνέχεια σε κάθε έκθεση να προσπαθούμε να διενεργούμε βελτιωμένες βραχυπρόθεσμες προβλέψεις. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται κάθε έξι μήνες όταν γίνεται ο έλεγχος του αποθέματος συνοψίζονται στον πίνακα Πίνακας Κριτήρια για την απόφαση νέας παραγγελίας κατά την επιθεώρηση αποθέματος κάθε έξι μήνες Ύψος Διαθέσιμου Αποθέματος Έλεγχος Αποθέματος (Ιανουάριος Ιούλιος) Κριτήριο Απόφασης Απόφαση για νέα παραγγελία Διαθέσιμο Απόθεμα δεν R καλύπτει τη ζήτηση του I εξαμήνου 2 Διαθέσιμο Απόθεμα R καλύπτει τη ζήτηση του I εξαμήνου 2 Η επιχείρηση παραγγέλνει R I Η επιχείρηση δεν παραγγέλνει 86

87 Η ζήτηση του εξαμήνου υπολογίζεται ως η μισή ετήσια ζήτηση. Για παράδειγμα, αν η ετήσια ζήτηση έχει υπολογιστεί R 1200 τεμάχια, τότε η ζήτηση R του εξαμήνου προφανώς ισούται με τεμάχια. Υπάρχουν, λοιπόν οι εξής δύο περιπτώσεις: το διαθέσιμο απόθεμα να μην επαρκεί για να ικανοποιήσει την ζήτηση του εξαμήνου, να είναι μικρότερο δηλαδή από 2 R, οπότε η επιχείρηση θα πρέπει να τοποθετήσει νέα παραγγελία για να είναι έτοιμη για να ανταποκριθεί στη ζήτηση του εξαμήνου. Ωστόσο, δεν θα παραγγείλει ακριβώς τόσα τεμάχια για R να φτάσει την ζήτηση του εξαμήνου, δηλαδή δεν θα παραγγείλει I αλλά 2 θα παραγγείλει τόσα αποθέματα όσα της λείπουν για να μπορέσει να ικανοποιήσει τη συνολική ετήσια ζήτηση R. Οπότε, στο προηγούμενο υποθετικό παράδειγμα όπου η ετήσια ζήτηση είναι R 1200 τεμάχια, αν στην πρώτη επιθεώρηση το διαθέσιμο απόθεμα I είναι R 500 τεμάχια και δεν επαρκεί να καλύψει την ζήτηση εξαμήνου τεμάχια, τότε δεν θα παραγγείλει απλώς 100 τεμάχια για να καλύψει την ζήτηση του εξαμήνου. Θα παραγγείλει ποσότητα ίση με R I, άρα 700 τεμάχια. Αυτό προτείνεται γιατί όπως διαπιστώθηκε συμφέρει την επιχείρηση να παραγγέλνει μεγάλες ποσότητες. το διαθέσιμο απόθεμα φτάνει για να καλύψει τη ζήτηση του εξαμήνου, R δηλαδή είναι μεγαλύτερο ή ίσο από. Στην περίπτωση αυτή, η επιχείρηση 2 δεν θα τοποθετήσει νέα παραγγελία. Φυσικά, όπως αναλύεται παρακάτω για να αποφευχθεί η έλλειψη μέσα σε αυτό το εξάμηνο, σε περίπτωση που η ζήτηση του εξαμήνου υπερβεί τις προβλέψεις μας, προτείνεται να γίνεται έλεγχος του αποθέματος και σε κάθε εξαγωγή από την αποθήκη. Έτσι, ίσως γίνει νέα παραγγελία είτε κάποια άλλη στιγμή, όπου το διαθέσιμο απόθεμα θα φτάσει ένα προκαθορισμένο επίπεδο που θα εξετάσουμε παρακάτω είτε θα γίνει νέα παραγγελία το επόμενο εξάμηνο, εξετάζοντας όμως πάλι το κριτήριο του Πίνακα Σε σπάνιες περιπτώσεις όπου η ετήσια ζήτηση R υπολογίζεται μικρότερη από το απόθεμα ασφαλείας (όπως στην περίπτωση του κωδικού Κ.0003 που θα δούμε παρακάτω), η αρχική παραγγελία που κάνουμε υπολογίζεται ίση με ss I αντί για R I, καθώς θα πρέπει πάντα να έχουμε στην αποθήκη διαθέσιμο απόθεμα ίσο ή μεγαλύτερο με το απόθεμα α&s