ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ ΥΠΗΡΕΣΙDΝ

Transcript

1 \\111' 'ιt? (.... j -... "-...\ ("\}<- 1 c:.: \ \.\. ~.. ΑΡΧΗΓΕΙΟΝ ΠΥΡΟΣΒΕΣΤΙΚΟΥ ΣΩΜΑΤΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ ΥΠΗΡΕΣΙDΝ ΠΥΡΟΣΒΕΣΤΙΚΟΥ ΣDΜΑΤΟΣ ΑΘΗΝΑΙ '76

2

3

4

5 ΕΛΛΗΝΤΚΗ Δ flmokpatia ΥΠΟΥ l'γ Ε Ι ΟΝ ΔfΙΜΟΣΙΛΣ ΤΑΞΕΩΣ ΑΡΧΗΓΕΙΟΝ ΠΥΡΟΣΒΕΣΤfΚΟΥ ΣΩΜΑΤΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΙΣ : IV ΜΕΛΕΤΩΝ ΤΜΗΜΑ: Β ' ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ ΥΠΗΡΕΣΙΟΝ ΠΥΡΟΣΒΕΣΤΙΚΟΥ ΣΟΜΑΤΟΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟΝ Α' ΓΕΝΙΚΑ ΩΕΡΙ ΕΓΓΡΑΦΟΝ ΚΑΙ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ 1.- ΣΚΟΠΟ Σ Σκοπός τοο παρόντος Κανονισμο\} είναι 1Ί κατ ' έv ι αίον τρόπον έξασφίιλ ισι ς της έπι ιcοινωνίας μεταξύ τών ' Υπηρεσιών καi τών Όργάνωv τού Jl υ ροσβεστικοϋ Σώματος, τών Δημοσ ί ων Π ολ ι τικ&ν καί Στρατιωτικών 'Υπηρεσιών, των Φορέων της δημοσίας καί iδιωτικης δραστ η ρ ι ότ η τος καί τοϋ κοινοο. 2.- ΟΡΙΣΜΟΙ α. Άλλη λ ο γ ρ α φ ία καλείται ή δ ι ά γραπτων κειμ ένων έ πικοινων:α μετα ξύ δύο η καί περισσοτέρων Φορέων il Cιτόμων. Ή τοιαύτη έπ ι κοινωνία προ ϋ ποθέτει όπωσδήποτε έκδότην καί άποδέκτην. οταν ό έκδοτης il ό άποδέκτης i\ καί άμφότεροι είναt Δημόσιαι Ύπηρεσίαι, ή άλληλογ ραφία αϋτη καλείται Δ η μ ο σ ί α καi τό περιεχόμενον αύτης ποικίλ λε ι, άναλόγως του έπ ιδιωκομένου σκοποϋ. Δύναται π.χ. νά εiναι αίτησις ίl παραοχή πληροφοριών, διατύπωσις άπόψεων ή παροχή όδηγιών παράκλησ ι ς ή έντολ ή πρός i:νtργ ειαν κ.λ.π. β. Σ χ έ δ ι ο ν καλείται τό πρωτότυπον, fιτοι χειρόγραφον il δακτυλογραφημένον il Εντυπον κ ε ίμενον, τό όποίον φέρει τάς μονογραφάς il ύπογραφάς τοϋ συντάκτου καί τών ίεραρχικ&ς προϊσταμένων του, ώς καi

6 τήν τελικfιν i>πογραφήν τοϋ πρός τοϋτο έξουσιοδοτουμένου όργάνου. γ. "Έ γ γ ρ α φ ον καλείται κάθε γραπτόν κείμενον, i>πό τυ)ν στενήν δέ Εννο ιαν ε γ γ ρ α φ ον καλείται τό ύπό τ&ν Δημοσίων Ύπηρεσι&ν συντασσόμενον κ ε ίμενον διά τήν διεξαγωγήν τf'\ς άλληλογραφίας των. δ. Συντάκτης καλείται ό προβαίνων άρμοδίως εlς τήν σύνταξ ι ν ο{ δήποτε έγγράφου. ε. Π ρ ο σ u π ο γ ρ αφή καλείται ή ύπό τοϋ συντάκτου καί τ&ν ένδιαμέσων μέχρι τοϋ τελικ&ς ύπογράφοντος, τεθείσα μονογραφή η ύπογραφή έπί τοϋ σχεδίου τοϋ έγγράφου, διά της όποίας δηλοϋται 1Ί συμφωνία τούτων πρός τό περιεχόμενον αύτου. ζ. Σ η ν u π ο γ ρ α φ ή καλεiται ή τεθείσα μονογραφή il ύπογραφή έπt τοϋ σχεδίου του έγγράφου i>πό τών έξουσ ιοδοτουμένων όργάνων, δταν ταϋτα ε{ναι περισσότερα του ένός καί κατ' άκολουθίαν όπάρχουν περισσότεραι της μιίiς τελικαί i>πογραφα ί, δπως έπί παραδείγματι συμβαίνει είς τήν περίπτωσ ι ν τgίν κοιν(i)ν Ύπουργικ&ν άποφάσεων κ.λ.π. δπου ο[ τελικ&ς ύπογράφοντες εiνα ι περισσότεροι τοϋ ένός. η. Ύ π ο γ ρ α φ ή καλείται ή τελικ1; όπογραφή ή όποία τίθεται Ιδιοχείρως έπί τοϋ σχεδίου τοϋ έγγράφου, ύπό τοϋ άρμ οδίως έξοuσιοδοτουμένου όργάνου. θ. Δα κ τ υ λ ογρά φ η σι ς καλείται ή δ ιά γραφομη χανi'jς πtστη άντιγραφή τοϋ κειμένου παντός έγγράφου έκ του σχεδίου του. ι. Ά να παρ α γ ω γ 1) έ γ γ ρ ά φ ων καλείται 11 διά μηχανικών il llλλων μέσων παραγωγή έκ τοϋ πρωτοτύπου, τοϋ έπ ιθυμητοl) (ιριθμοϋ άντιτύ πων παντός κειμένου, δπως η πολυγράφησις, η φωτοαντιγράφησ ις κ.λ.π. κ. Δ ι εκ π ε ρ α ίωσις καλείται τό σύνολον τών ένεργειών, ήτοι ή πα ραβολή, ή έπικύρωσ ι ς, η σφράγισις, η φακέλλωσις, ή καταχώρησις είς τό βιβλίον διεκπεραιώσεως κ.λ.π., α{ δποίαι άπαιτούνται διά τήν άποστο λήν τ&ν καθ ' οlονδήποτε τρόπον άναπαραχθtντων άντιτύπων και τών σχεδίων έγγράφων πρός τούς άποδέκτας αύτ&ν. λ. Διακίνησις άλλη λ ο γ ρ α φ ία ς καλ εται τό σύνολον τ&ν ένεργει&ν, διά τών όποίων έπ ιτ υγχάνετα ι ή άσφαλής καί ταχεία προώθησις τi'jς άλληλογραφίας είς τούς άποδέκτας αύτi'jς. Ή άλληλογραφία τf'ις όποίας άποδέκται είναι Δ/νσεις, Τμήματα, Γραφεία κ.λ.π. τής έ κδούση ς ταύτης 'Υπηρεσίας καλείται έσω τε ρ ι κ ή διακίνησις, ή άπευ Ουνομένη δέ εiς έτέρας 'Υπηρεσίας Ν.n.Δ.Δ. κ.λ.π. καλείται έξω τερ ι κ ή δ ι α κ ί ν η σι ς. μ. Δ ι α β α θ μ ι σ μ έ ν ο ν ύ λ ι κ ό ν καλείται κάθε έγγραφον κείμενον (Εγγραφον, έπιστολή, σημείωσις, πρακτικόν, άναφορά, ύ πόμνησι ς, σήμα, σκαρίφημα, χάρτης, σχεδιάγραμ~ια, σχέδιον, σκίτσον, η έτέρα μορφή καταχωρηθείσης πληροφορίας, καρμπόν, φωτογραφία, φίλμ) ώς καί κάθε μηχάνημα il τμήμα μηχανί1ματος, ή γνωστοποίησις τ&ν όποίων εiς άναρμόδιον θά έπέφερε ζημίας εtς τό Κράτος καi τά όποία, άναλό-

7 γως τf'jς σοβαρότητος της π ροιcαλουμένης ζημίας χαρακτηρίζονται διά καταλλ ή λου βαθμο{j άσφαλείας. ν. ' Α δια β ά θ μη τον ύ λ ι κ ό ν καλε iται κάθε t:γγ ραφον iί ύλ ι κόν, τό δπο iον δέν εχε ι χαραιcτηρισθη ύπό βαομ οϋ άσφαλε ί ας il φέρει τήν ένδε ιξ ι ν τοi) κατωτάτου βαομο{j άσφαλείας <ι' Α δ ι α β ά θ μ η τ ο ν». 3.- ΣΚΟΠΟΣ ΚΑΙ ΔΙΑΚΡΙΣΙΣ ΤΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ α. Διά τf1ς άλληλογραφίας t:ξασφαλiζεται ή δ ι εξαγωγ ι) τών ύπη ρεσ ι ακών ύποθέσεων, ή εκφρασ ις άπόψεων, ή παροχ ή όδ η )'ιων; ή εκδοσ ις έντολών, ή γνωστοποίησ ι ς γεγονότων,ή όποβολή α ίτημάτων, ή παραγωγ ή έννό μων άποτελεσ μάτων, ή παρακολούθησ ις κα ί ό ελεγχος τlόν συ μ βαινόντων καί ή έξασφάλ ι σ ι ς γεν ι κ&ς τf'jς έσωτερικf'ις έπικοινωνίας μεταξu τών Ύ πηρεσι&ν καί τών όργάνων το{j Σώματος καί τής έξωτερικης έπαφης αύτ&ν μετά των λοιπlόν Δημοσίων Πολ ιτικών καί Στρατιωτικ&ν Ύπ η ρεσ ι &ν, τών Φορέων τf'jς δημοσ ί ας καί ίδιωτικής δραστηριότητος καί το{j κο ι νοϋ. β. Ή άλληλογραφία διακρίνεται είς ε!σερχομένην καί έξεpχομένην. Είσερχομένη ειναι ή άλληλογραφία που περιέρχετα ι είς τήν Ύπ η ρεσίαν δ ι ' οιονδήποτε μέσον καί έξερχομένη είνα ι ή άλληλογ ραφ ί α πού συντάσσεται ύπό της 'Υπηρεσίας καί προορίζετα ι δι' οίονδί1ποτε άποδέκτην. 4.- ΕΙΔΗ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ Ή άλλη λογραφία δ ι εξάγεται διά τών κάτωθι διαφόρων έγγράφων. α. Άναφο ρ αί. β. Συνi1θη tγγραφα. γ. "Εγγραφοι εiσηγi1 σεις. δ. 'Αποφάσεις. ε. 'Εγκύκλιοι. στ, Διαταγαί. η. 'Υπηρεσιακά σημειώ ματα. Ο. 'Ενημερωτικά σημειώματα. ι. 'Υπηρεσιακά δελτία. κ. Τηλεγραφήματα. λ. Τηλεφωνικά σί1ματα. μ. Τηλετυπ1)ματα. ν. Πρακτικά Συμβουλίων iί 'Επιτροπών. ξ. ' f ατρ ι καί γνωματεύσεις. ο. Συμβάσε ις προμηθείας ύλικών il άναθέσεως έργασt&ν. π. Πρωτόκολλα παραδόσεως καί παραλαβης. ρ. 'Εκθέσεις. σ. Βεβαιώσεις - πιστοποιητικά. τ. 'Αποσπάσματα έκ τών 'Υπηρεσιακών Βιβλίων. υ. Προσωπικά tγγραφα (Αiτήσε ι ς - Άναφοραί). 5.- ΥΙΙΗΡΕΣΙΑΚΑΙ ΑΝΑΦΟΡΑΙ Άναφοραi ετναι έγγραφα ύποβαλλόμενα άπό κατωτέραν πρός άνωτέραν

8 Ύπ η ρεσίαν τοϋ Σώματος (Ύπουργεrα, Ίερaς Μητροπόλει ς Νομαρ χίας). 6.- ΣΥΝΗΘΗ ΕΓΓΡΑΦΑ Συνi1Οη iίγγραφα εfναι τά άπευουνόμενα ~ιετα ξύ Ισοτίμων ίεραρχικώ ς 'Υπηρεσ ι ών τοϋ Σώματος καί τών πάσης φύσεως τρίτων, (Δημοσίων 'Αρχών, Όργαν ι σμ&ν iδιωτών κ.λ.π. ). 7.- ΕΓΓΡΑΦΟΙ ΕΙΣΗΓΗΣΕΙΣ α. Α ί εγγραφοι είσηγήσεις εfνα ι έσωτερ ικά κυρίως έγγραφα διά τ&ν όnοίων i:ξετάζονται συγκεκριμένα Θέματα. Διά των έγγράφων είσηγί1σεων, προτείνονται ήτιολογ η μtναι λύσε ι ς σχετικαi μέ τά ύπό κρίσιν θέματα. πρός τοϋτο άναλύονται οί έπηρεάζοντες τό θέμα παράγοντες, έξάγοντα ι συμπε ράσ ματα καί διατυποϋνται σχετικαί προτάσε ι ς καί άπόψεις ύπό τών διαφόρων άρμοδίων κλιμακίων, πρό της καταλήξεως τοϋ Οέματος ε!ς τόν τελικως άιτοφασίζοντα. β. Αί έγγραφοι είσηγήσεις συντάσσοντα ι τό πρωτοβουλiι;ι τοϋ κατά περίπτωσ ι ν άρμοδίου όpγάνου il κατόπι ν έντολης τοϋ ίεραρχικώς προϊστασταμtνου του καί άποβλέnουν είς τό νά διευκολύνουν ii νά ένη μ ερώσουν τά άνώτερα κλιμάκια της 'Υπηρεσίας, είς τά όποία έχει άνατεοi'j ή άρμοδ ι ότης λήψεως της τελικης άποφάσεως. γ. Ή ύποβολή των έγγράφων είσ η γήσεων εiς τούς ίεραχικ&ς προϊσταμένους γίνετα ι μεο' άnάντων των άναγκαίων διά τήν ένημέρωσίν των στοιχείων. Ό τρόπος συντάξεως των έγγράφων είσ η γήσεων δέον δπως έπιτρέπη τήν εύχερη καί ταχείαν κατανό η σιν τοϋ θέματος καί τήν λi'jψ ι ν τών l:νδεδειγμένων άποφάσεων ύπό τών άρμοδίων κλιμακίων της ίεραρχίας. 8.- ΑΠΟΦΑΣΕΙΣ α. Αί άιτοφάσεις είναι διοικητικαί nρά ξε ι ς αί όnοίαι έκδίδονται συνi1οως, κατόιτ ι ν σχετικιlς έξουσιοδοτήσεως Νόμου ί\ Διατάγματος. β. Αί άnοφάσεις κατά τήν σύνταξίν των χωρίζονται εί ς δύο μέρη, fiτοι. (!) Είς τό Π ροοίμιον, τό όnοίον άpχίζει μέ τήν φρϋ.σιν ((~Ε χ ον τες ύπ ' δψιν καί nεριλαμβάνει κατ άριθμητικι)ν σειράν δλας τάς διατάξε ι ς καί τά λοιπά στοιχεiα έπί τ&ν όποίων στηρίζεται i1 άπόφασις (2) Εiς τό διατακτικόν, τό όποίον άρχίζει μέ τι)ν λέξιν ιιά π ο φα σ ί σ ί ζ ο μεν καί περιλαμβάνει είς 1iριθμη μ ένας παραγράφους την άπόφασιν ή όιτοία Εχ_ει ληφοiί άπό τό ύπογράφον αύτήν άρμόδιον δργανον ('Υπου ργός, Άρχ_ηγός Π υροσβεστικού Σώματο ς, 'Υπαρχηγός n υροσβεστικου Σώ~ιατος κ.λ : π.). γ. Έάν 1Ί άπόφασις, κατά ρητήν διάταξιν Νόμου ii λόγφ τrις φύσεώς της, πρέπει νά είναι είδικώς ιjτιολογημένη, ί1 αiτιολογ ία περιλαμβάνεται μεταξύ προοιμίου καί διατακτικού. δ. Αί άποφάσεις των διοικητικών όργάνων διακρίνονται εiς καν ον ι ν ι σ τικ ά ς, αί όποίαι περιέχουν κανόνας δικαίου καί είς ά το μικ ου χα ρ α κ τ iί ρο ς, αί όποίαι περιλα~ιβάνουν διορισμούς προσωπι-

9 κου, ιφοαγωγάς, άπολύσεις, παροχάς έπιδομάτων κλπ. Έκ τών έκδιδομ ένων άποφάσεων δ ημ οσιεύονται διά η[ς Έφημεpίδος της Κυβερνί1- σεως μόνον έκείναι αί όποίαι προβλέπονται έκ των σχετικών Νόμων ii Διαταγ μ άτων. ε. Πilσα άπόφασι ς άτο μικοϋ χαρακη[pος έντ ίοεται ύποχρεωτικώς είς τόν άτομικόν φάκελλον τοϋ 'Αξ ιωμα τ ι κού ii ύπαλλί1λου τοϋ περ ι λαμβανομένου είς ηiν άπόφασιν. 9.- ΕΓΚΥΚΛΤΟΙ α. Αί έγκύκλιοι είναι Εγγ ραφα, τά όποiα έκδίδοντα ι ύπό τοϋ Ύπουργείου Δη μ οσίας Τάξεως καί τοϋ 'Αρχηγείου Π υ pοσβεστικοϋ Σώματος κα ί έξυπηρετοϋν τούς άκολούοους σκοπούς : ( Ι ) Τ ήν κοινοποίησιν βασικ&ν διοικητικών ii λειτουργικών διαταγών i] όδηγιών γεν ι κοί) iί εiδικοϋ ένδ ιαφέροντος. (2) Τ ήν έρ μηνείαν παροχήν όδηγ ι ών έπi της έφαρμογης των διατάξεων Νόμων, Διαταγμάτων, Ύπουργικων άποφάσεων κλπ. (3) Τήν δημοσίευσιν δtοικητικων πράξεων αί όποiαι άφοροϋν ι.:ίς εύpύ κύκλον 'Υπηρεσιών ii καί έτέρων άρχ&ν η καί τοϋ κοινού. (4) Τήν γνωστοποίησιν εiς τούς ένδιαφερομένους άποφάσεων iί συστάσεων, ώς καί τήν παροχήν δδηγ ι ων έπί της έφαρμογης αύτών. β. Αί έγκύκλιοι, αί έκδ ι δόμεναι ύπό τού Άρχηγείου Π υροσβεστ ι κού Σώματος, λαμβάνουν αύξοντα άρ ι Ομόν έγκυκλίου, i1 δέ άρίθμησις των σελίδων Οά πραγματοποι~,ται καο ' έγκύκλιον π. χ. Ε ΓΚΥΚΛ ΙΟ Σ vn ΑΡ Ι Θ. 1 σελίς 1, 2, Ε ΓΚΥΚ Λ ΙΟΣ ΥΠ' Α ΡΙ Θ. 2 σελίς 1, 2, 3, καί τίοεντα ι έντός ε ίδικών φακέλλων (ΚΛΑΣΕ Ρ ). Ό διά τάς έγκυκλίους χρησιμοποιούμενος χάρτ η ς δέον νά είναι άρίστης πο ι ότητος διαστάσεων 115 χ ι λ. Χ 250 χιλ. γ. Αί έγκύκλιοι, άναλόγως τοϋ περιεχομένου αuτών ii κοινοποιούνται διά της ' Ημερησίας Δ ι αταγi)ς ε ί ς ίίπαντας τούς 'Αξιω ματικούς καί ύπαλλι'1 - λους του Σώματος ii κοινοποιοt\νται μόνον είς τούς 'Αξιω μ ατικούς i\ ε ί ς ε!ς ώpισμένους άρμοδίους. δ. Π iiσα τροποποίησις ii συμπλί1ρωσ ι ς έγ κυκλίου τού Άρχηγείου γίνεται δ ι ' άναγραφης του τροποποιητικού ii συμπληρωματικοϋ κειμένου αύτi)ς έπί τού φύλλου χάρτου, κατά τρόπον ώστε, μετά τήν άντικατάστασιν τού παλαιού φύλλου, ί1 έγκύκλ ι ος νά άποτελη ένιαiον κείμενον, περ ι λαμβάνον μόνον τά δι' αύτi'jς iσχύοντα καί είς ούδεμίαν περίπτωσιν καταργηθέντα ii τροποποιηθέντα κείμενα ΔΙΑΤΑΓΑΙ α. Διαταγαί είναι τά Εγγραφα έκείνα, τά όποτα άπευθύνοντα ι πρός όφισταμένας Ύπηρεσίας ii ύπαλλ1iλους, δ ι ά συγκεκριμένας ένεργείας έκ μέρους αύτων, είς έκπλήpωσ ι ν συγκεκριμένων προθέσεων της προϊσταμένης Άpχ~ς. β. Α{ διαταγαί διέπονται βασικώς άπό τούς κάτωοι κανόνας :

10 (Ι) 'Εκδίδονται έγκα ί ρως, προκειμένου οί έκτελεσταί νά i:χουν τόν ά πα ιτούμενον χρόνον διά τι]ν έμπρόοεσμον έκτέλεσιν των. (2) εις τάς προτάσε ι ς τοϋ κειμένου των, α( όποiαι προβλέπουν ένi:ργειαν, χρησιμοποιεiται προστακτ ι κόν ίίφος. (3) Περ ι λαμβάνουν άπαντα τά άναγκαrα στοιχετα τά όποiα πρέπει νά γνωρίζουν oi παραληπται, ώστε ούτοι εύχερg.ις καί έπακριβως νά άντιλα μ βάνωντα ι τό πνευμα των. (4) Π ροσδιορίζουν έπα ιφιβως τά δρια δράσεως καί ένεργεiας τών έκτελεστών χωρ ί ς νά ύπεισέρχωνται εiς λεπτομερεlας, α[ όποiαι δυνατόν νά άποστερ ι) σουν τί1ν, καλιϊ>ς έννοουμένην, πρωτοβουλίαν τών παραληπτι1ιν έντός τοϋ κύκλου της δράσεώς των ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΑ α. Τά σημειώματα άποτελοϋν μορφήν έγγράφου έσωτερικής φύσεως, τά όποrα χρ η σ ιμ οπο ι ούνται διά ζητήματα η ένεργείας προσωρινο\ί ένδιαφέρον τος η δευτερευούσης σημασίας, χωρίς νά παρίσταται άνάγκη κοινο π οιήσεως αύτ&ν εiς έτέρας 'Υπηρεσίας. β. Τά σημε ι ώ ματα διακρ ί νονται ε!ς δύο κατηγορίας: ( Ι ) Σ η μειώματα δ ι ά τών όποίων διαβιβάζονται διάφορα Οέματα il ζητοgντα ι πληροφορία ι δευτερευούσης σημασίας μεταξύ τών 'Υπηρεσιών τοο Σώματος. (2) Σ η μειώματα διά τών δποίων έφοδιάζονται τά δργανα τοϋ Σώματος δταν έκτελοϋν μίαν συγκεκριμένην ύπηρεσίαν, π. χ. πυρασφάλεια κινη ματοοεάτρων, il δταν πρόκειται νά ταξιδεύσουν δι' ύπεpαστικο\ί λεωφορείου δι' έκτέλεσιν ύπηρεσίας είς τόπον ό δποiος δέν συνδέεται δ ι ' άστικης συγκο ι νωνίας κλπ ΕΝΗΜΕΡΩΤlΚΑ ΣΗΜΕΙΩΜΑΤΑ α. Τά ένημερωτικά σημειώματα άποτελοϋν μορφήν έγγράφων έσωτερικης φύσεως καί χρησιμοποιοdνται διά τήν ένημέρωσιν τ6'>ν προiσταμtνων Ύπ η ρεσι&ν il τών λοιπών άνωτέρων η άνωτάτων κλιμακίων έντός μιϋ.ς καί της αύηlς 'Υπηρεσίας. β. Τά ένημερωτικά σ η μειώματα συντάσσονται σuνί1οως διά τήν έξυπηρέτησιν των άκολούθων σκοπών. (1) Νά άποτελέσουν τήν περίληψιν μακροσκ ελtί>ν έγγράφων, εiς τήν περίπτωσιν κατά τήν δποίαν ό προiστάμενος ένδ ιαφέρεται βασικώς διά τήν ούσίαν καί όχι διά τάς λεπτομερείας τοϋ θέματος. (2) Νά έκθέσουν τό Ιστορικόν ένός Οέματος, ώστε τοϋτο νά εiνα ι κατανοητόν ύπό το(} προϊσταμένου, έάν τυχόν δέν γνωρίζει ούτος tάς λεπτομερείας. (3) Νά διατυπώσουν άπόψεις καί είσηγί1σεις έν σχέσει μέ τήν ρύομισιν ένός θέματος, il νά αίτιολογί1σουν τούς λόγους, οί όποiοι έπέβαλον τήν εκδοσιν ένός έγγράφου ΔΕΛΤJΑ α. Τά δελτία άποτελοϋν μορφήν έγγράφων, τά όποtα περιλαμβάνουν τά

11 άπαραiτητα στοιχεια τών άποτελεσμάτων συγκεκριμένων ύπ ηρεσιακών έvερύειών, κατ έν ιαιον τρόπον, χάριν στατιστικών, ένημερωτικών καί λοιπων σκοπών. β. Τά δελτία λαμβάνουν αύξοντα άριομόν κατ' έτος καί συντάσσονται κυρίως έπi είδικφν έντύπων, δπως π.χ. τά δελτία πυρκαϊών, δελτία κινήσεως όχημάτων κλπ ΤΗΛΕΓΡΑΦΗΜΑΤΑ - ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΑ Σ ΗΜΑΤΑ - THΛETYΓffiMA ΤΑ α. Αύτά άποτελοον εlδικόν τύπον έγγράφου καί χρησιμοποιοονται δπου καί δταν έπιβάλλεται ή ταχεlα διαβίβασις η λήψις πληροφοριών il διαβίβασις έπειγούσης έντολης η προώοησ ι ς έπείύοντος θέματος, ταrίτα δέ συντάσσονται κατά τρόπον περιληπτικόν πλήν δμως περιεκτικόν τών άπαραιτήτων στοιχείων πρός εύχερη έκπλί1ρωσιν τοο σκοποϋ των. β. Τά τηλεγραφήματα, τηλεφωνικά σί1ματα καί τηλετυπήματα, καταχωρο\ίνται εις iδιον βιβλίον εκαστον καί λαμβάνουν αύξοντα άριθμόν κατ' έτος ΠΡΑ ΚΠΚΑ ΣΥΜΒΟΥΛΙΩΝ ΚΑΙ ΕΠJΤΡΟΠΩΝ α. Τά πρακτικά ί.ιποτελούν έκοεσ ιν τών συζητηθέντων θεμάτων καί τών λ ηφθεισών άποφάσεων, κατά συνεδρίασιν συλλογικών όργάνων. β. ' Η σύνταξις, ή ύπογραφή, ή τήρησις, ώς καί ή κοινοποίησις τών πρακτικών, όσάκις αϋτη άπαιτείται, δ ιενεργείται μερίμνη καί εύούνη τοϋ όρισοέντος Γραμματέως τοϋ Συλλογ ικου όργάνου καί όπου δέν όρίζεται τοιούτος, ύπό τού νεωτέρου μέλους τό όποtον έκτελε ί τά τοιαϋτα κα θήκοντα. Ύ Τά πρακηκά κατά κανόνα περιέχουν τήν ήμερομηνίαν, τό Ετος, τόν τόπον συνεδριάσεως (πόλ ι ν, όδόν, άριομόν, Γραφείον), τόν προεδρεύοντα, τά παρόντα μέλη, τήν ίδιότητα τών παρόντων μελών (βαθμόν, τακτικόν ii άναπληρωματικόν μέλος), τά μέλη τά όποια άπουσίασαν λόγω κωλύμ ματος κ-αίτοι είχον κ-λητευθί'j, τά θέματα τά όποrα συνεζητί1θησαν τήν άπόφασιν ή όποiα έλήφοη, ώς κ-αi τήν γνώμην τών μειοψηφησάντων μελφν. δ. Τά πρακτικά ύπογράφονται ί.ιπό όλους έκ-είνους οί όποlοι έλαβον μέρος είς τήν σύσκ-εψιν καθώς κ-αί ύπό τοd Γραμματέως. ε. Τά πρακτικά τέλος άριομοϋνται καί καταχ.ωροϋνται, κατά τάς σ;ι.ετικάς δ ιατάξεις, είς ήριομημένα εiδικ-ά βιβλία Πρακτικώ ν ΙΑΤΡΙΚΑΙ ΓΝΩΜΑΤΕΥΣΕΙΣ α. Α[ Ίατρικ-αί γνωματεύσεις άποτελουν μορφήν έγγράφων τά δποlα όποβάλλονται είς τήν Ύπηρεσίαν τοϋ έν αuταlς διαλαμβανομένου άσθενοϋντος, διά τ-ήν έκδοσιν τί'jς οίκίας διο ικ ητικής πράξεως μεταβολης της καταστάσεως αuτοϋ, όπου άπαιτειται.

12 β. Αί Ί ατρικαί γνωματεύσε ι ς πρέπει ά~αρ~ιτί1tως~ νά διαλ.α~ιβάνουν τήν ήμε ρ ομηνίαν, τό έτος καί τόν τόπον tιcδοσεως. απαντα τ~ στοι~εrα τσ(; άσοενοϋς ( Β αθμόν, άριομόν μητρώου, όνοματεπωνυμον ΙCαι πατρωνυμον), τήν άσθένε ι αν έξ ιlς πάσχει ούτος, τόν πιθανόν χρόνον ν?ο'ηλε(ας.οί κοι il έν Νοσοκομείφ καί γεν ι κώς πάν έτερον στοιχεiον χρησιμον δ ια τήν ύπό της Διο ι κί1σεως μόρφωσιν γνώμης διά τάς καο ' έαυ τη περαιτέρω άνεργείας ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ α. Α ί συμβάσε ι ς άποτελοίιν είδικήν μορφήν tγγράφων, tά όποτα συντάσσ ονται μ εταξύ Ύπηρεσιων καί πpοιιηοευτών il έργοληπτών i\ έκμ ισοωτων καί άποσιcοποϋν είς τόν ΙCαΟορισμόν τών όρων οί όποiοι Οά δ ι έπουν τήν προμήθε ι αν ύλικών η τι)ν άνάθεσιν έκτελέσεως έργου ii τήν μίσοωσιν ά κ ινήτου κλπ. β. Αί Συ μ βάσε ι ς βασικώς νά δ ι αλα~ιβάνουν τόν τόπον. τόν χρόνον καί τοiις συμβαλλομένους, τήν ίδιότητα τών συ)ιβαλλομένων, tήν άκριβη περιγραφήν τών ύπό προ μ ήοε ι αν ύλιιcών ποιοτικφς καί ποσοτικίi>ς, τόν χρόνον καί τόν τόπον παραδόσεως τών ύλιιcών, τόν τρόπον πληρωμί'jς τ ί'j ς άξίας η της ά μ οιβης η τοίι μισθώματος, τάς ποινιtιάς ρήτρας, διά περίπτωσιν μι) τηρήσεως τών δpων ύπό τών συμβαλλο~ιένων καί γε νικώς πάν στοιχείον η πρόβλεψ ι ν διά τήν κατοχίφωσιν τών συμφερόντων τοϋ Δημοσίου. γ. Αί συμβάσε ι ς χαρτοσ Ηιαίνονται, κατά Νόμον καί ύπογράφονται παρ' άμφοτέρων τών συμβαλλομέ\ ων, οί δποiοι δέον δπως εi\'uι νόμφ άρμόδ ι οι η είδ ι κ&ς πρός τούτο έξουσιοδοτημένοι ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΑ ΠΑΡΑΔΟΣΕΩΣ ΚΑΙ Π Α ΡΑΛΑ ΒΗΣ α. Τά πρωτόκολλα εiναι είδ ι κά χρεωπιστωτικά έγγραφα tά όποtα συντάσσοντα ι tι ατά τι)ν παράδοσιν ΙCαί παραλαβήν διαφόρων ύλικών, άκινήτων κλπ., πpός πίστωσ ι ν το\ι παpαδίδοντος ΙCαί χpέωσιν τ(){j παραλα)ιβάνοντος. β. Τ ίι πρωτόtιολλα ταϋτα δέον νά περιλαμβάνουν τόν τόπον καί χρόνον συντάξεως, τά όνοματεπώνυμα τόν βαομόν, τήν ίδιόtηtα tιαί γενιιcώς ίίπαντα τά στοιχεiα tοϋ παραδίδοντος tιαί παραλαμβάνοντας. τύ. παραδιδό μ ενα καί παρα λαμβανόμενα ύλ ικά λεπτομcριi)ς ποσοτικώς καί ποιοτικώς καί ύπογράφονται ίιπό τοϋ παρuδίδοντος καί παρuλαμβάνοντος ΕΚΘΕΣΕΙΣ α. Αί έκοέσε ι ς άποτελοuν είδιtι1)ν μορφήν έγγράφων, τά όποτα συνrάσσονται ύπό τών κατά Νόμον άρμοδίων όργά\ιων il κατόπιν διαταγϊίς τών προίστα~ιένων καί διαλαμβάνουν τά άπαραίτητα στοιχεία τοϋ άντικεψένοu διίι τό όποίον είδικώς συντάσσοντuι. β. Αί tκοέσεις περιλαμβάνουν τόν τόπον καί χρόνον συντάξεώς των, τά στοιχεία τοϋ συντάκτοu, τάς διuτάξεις βάσει τών όποίων συντάσσονται τήν περιγραφιiν τών γεγονότων καταστάσεων κλπ. τήν άξ ι ολόγησι~ τούτων κ:αί τήν αiτιολόγησιν τών άποτελ&σ)ιάτων tιαί προτίισεων. 10

13 20.- ΒΕΒΑΙΩΣΕlΣ - ΠΊΣΤΟΠΟΙΉΠΚ Α α. Αί βεβαιώσεις η π ιστοποι ητικά είνα ι ε ί δ ικά έγγραφα, έ κδ ι δό μ ενα ύπό τών κατά Νόμφ άρμοδίων ύπηρεσι&ν, πρός βεβαίωσ ι ν iί πιστοποίησιν ύφ ισταμένων καταστάσεων, έτέρων 'Υπηρεσιών, Όργανισμ&ν, ύπαλλ ήλω ν ίδιωτών κλπ., δ ιά πaσαν Νόμιμον χρ1jσ ι ν τ(ί αίτί1σε ι τών ένδια φερο μ ένων καί χαρτοσημαίνοντα ι δπου τούτο Νό μος ό ρ ίζε ι, στηρίζο ντα ι δέ έπί στοιχείων έξαγομένωv έκ τηρουμένων φακέλλων, βιβλίων η έν πάσε ι περ ι πτώσει έπί πραγματικών γεγονότων Α ΠΟΣΠΑΣΜΑΤΑ ΕΚ ΤΩ ΒΙΒΛΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΑΚΩΝ α. Τά άποσπάσματα έ κ τών τηρουμένων ύπ η ρεσ ιακών βιβλίων άποτελοϋν μ ορφι)ν έγγράφων έκδιδομένων πρός τόν σκοπόν έν ημερώσεως Π ροiσταμένων κλιμακίων τ~ς ίεραρχίας η τήν έξωϋπηρεσιακήν χρ1)σ1ν πρός έξυπ ηρ έτ ησι ν Άξ ι ωματικων, ύπαλλήλων τοϋ Π υροσβετικοϋ Σώματος καί παντός tτέ ρου έχοντος έννομον συμφέρον. β. Τά άποσπάσματα έ κ τών ύπ η ρεσ ι ακών βιβλίων περ ι έχουν έπαιφ ι β&ς τά άναγραφό~1ενα είς τά βιβλία καί έφ' όσον δέν προορίζοντα ι δ ι ύπ η ρεσιακήν Χ.Ρ lσιν άλλά πpός έξυπηρtτ ησι ν άτομ ικ οu σκοποu, χορηύοuνται η) αίτήσει τοϋ ένδιαφεpομένου κα ί χαρτοσημαίνονται κατά τά είδ ι κώ τερον περί τελών χαρτοσήμου όρ ι ζόμενα ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ (Αiτήσεις - ά"αφοραί) α. Αί αiτήσε ι ς...-αί άναφοραί άποτελοϋν μ ορφήν έύυ pάφων τά όποfα ύποβάλλοντα ι ύπό τών ύπαλλήλων, αί μέν άναφοραί είς τήν ύπ ηpεσί αν των αί δέ αίηlσεις είς τήν ύ πηρεσίαν rων κα ί είς οiανδήποτε καο' ϋλην άρμοδίαν ύπ ηρεσίαν. β. Διά rούτων ύποβάλλονrα ι ένώπιον rών άρμοδίων κατύ. περίπτωσιν ύπηρεσιακων iί ύπό τ(ί)ν κειμένων δ ι ατάξεων καοορι ζο μένων προϊσταμένων καί λο ι π&νόpγάνων, αίτί1μαrα, παpάποναάτομ ικ ης μοpφη ς il άναφέpονrαι στοιχεtα ii ΎεΎονόrα ή γνωστο ποίησι ς των όποίων άποrελεi πολλάκις καοηκον τού ύπαλλήλου. γ. Αί αίrίισε ι ς, άναφοραί ύποβύ.λλονται πάνrα διά της ί εραpχ ικώς όδοϋ καί συνtάσσονrαι έπί λευκού χάρτου έκτός έύ.ν κατά περίπrωσιν προβλέπεrα ι εiδικόν ένrυπον και χαρrοσημαίνονται όπου 6 Νόμος όρίζει Π ΑΠΑ Ι ΔΙΑΣΤΑΣΕ ΙΣ ΧΑΡΤΟΥ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ α. Α{ διαστάσε ι ς r&ν φύλλων χάρrου rά όποiα χpησιμοποιοuνrαι συνήοως διά τήν σύνταξιν τών διαφόρων έηράφων είναι αί κάτωοι αί όποίαι καοι ερώο ησαν ύπό rf'tς ΔιεΟ\ οuς Όργανώσεως προτύπων ( Ι ΝΤΕ Ι~ΝΑ ΤΙΟ ΝΑL STANDARDS ORCANIZATION Ι SΟ) καί υ iοοεrήοησαν άpμοδίως. (1) Τύπος Α4 210 χ ιλ. Χ 297 Χιλ. (2) Τύπος Α5 148 χιλ. Χ 210 Χιλ. 11

14 24.- ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΟΣ ΧΑΡΤΗΣ ΕΙΣ ΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑ α. Q[ έντυποι τ ί τλο ι των διαφόρων έγγράφων τοcι Σώματος χρησψοποιοονται μόνον ώς πρώτα φύλλα αύτών, διά δέ τά λοιπά φύλλα χρησιμοποιείτα ι χάρτης τi)ς ί δ ί ας πο ι ότητος καί διαστάσεων. β. Τά έγγραφα δακτυλογραφούνται il πολυγραφούνται καi έπί των δύο δψεων έκάστου χρησιμοποιουμένου φύλλου χάρτου, έφ' δσον βεβαίως ή πο ι ότ η ς τοϋ χάρτου ι.:αί ό έξυπηρετούμενος σκοπός έπιτρέπουν τοϋτο ΤΙΤΛΟΙ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ α. Ώς τίτλοι 'Υπ η ρεσ ι ών η προσώπων, νοούνται οί έπισήμως καοιερω. μένο ι πλήρε ι ς τίτλο ι, όπως π.χ. ΥΠ ΟΥΡΓΕΙΟΝ ΔΊ-fΜΟΣ Ι ΑΣ ΤΑΞΕΩΣ (ΥΠΔΤ), Α ΡΧΗ ΓΕ ΙΟΝ Π Υ ΡΟΣΒΕΣΤΙΚΟΥ ΣΩΜΑΤΟΣ (ΑΠΣ), ΔIΟ Ι ΚΗΣΙΣ Π Υ ΡΟΣ Β ΕΣ ΤΓΚΉ Σ ΥΠΗΡ ΕΣ Ι ΑΣ Π ΟΛΕΩΣ ΑΘΗΝΩΝ (ΔΠΥΠ ΑΘΉΝΩΝ), Γ ΕΝ ΙΚΉ ΑΠΟΘΉΚ Η ΥΛ ΙΚΟΥ JΤΥΡΟΣΒΕΣΤΙΚΟΥ ΣΩ Μ ΑΤ ΟΣ ( ΓΑΥ Π Σ), Π Υ ΡΟΣ Β ΕΣΤΙΚΉ ΥΠ Η Ρ ΕΣ ΙΑ ΒΟΛΟΥ ( Π.Υ. Β ΟΛΟΥ) κλπ. β. 'Ως σ υντετμημένος τίτλος χαρακτηρiζεται ή συντομογραφία, ή όποία δύνατα ι νά χρησιμοπο ι i)ται εlς τόν χώρον της δημοσίας διοικήσεως καί τοϋ Σώ ματος, είς τόν γραπτόν καθώς καί είς τόν προφορ ι κόν λόγον, άντί τού πλήρους τ ί τλου μ ιaς 'Υπηρεσίας η ένός 'Αξιώματος, ύπό τοuς άκολούθους δρους : ( Ι ) 0 { συντετμημένο ι τίτλοι νά έχουν καθιερωθη μακροχρονίως καί νά έχουν γ ί νει άποδεκτοί, π.χ. Α. Π.Σ. = ΑΡΧΉΤ ΕΙΟΝ ΠΥΡΟΣΒΕΣΤΙΚΟΥ ΣΩΜΑΤΟΣ ii ΑΡ ΧΗΓ ΟΣ ΠΥ ΡΟΣΒΕΣ ΤΙΚΟΥ ΣΩΜΑΤΟΣ, Δ.Ε.Η. ~ ΔΗΜΟΣ Ι Α Ε ΠΙ ΧΕ!ΡΗΣ Ι Σ ΗΛΕΚΤΡ ΙΣΜΟΥ,Ο.Τ.Ε. ~ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΤΗ ΛΕ JΤΙΚΟ ΙΝΩΝΙΩΝ ΕΛΛΑΔΟΣ. (2) Κατά τήν χρησιν των δέον νά μι) δημιουργήσουν σύγχυσιν il άμφιβολίαν, ώς πρός τ ι)ν κατανόησίν των, ύπό τοϋ παραλήπτου, δι ' δ καί νά άναγράφωνται τουλάχ ι στον μίαν φοράν όλογράφως καί έντός παρενθέσεως συντετμημένως. α. 01 καθιερωμένοι τίτλο ι των Ύπηρεσιων το() Πυροσβεστικού Σώματος εfναι: { Ι ) Α Ρ Χ ΗΓ Ε ΙΟΝ Π Υ ΡΟΣ ΒΕΣ ΤΙ ΚΟΥ ΣΩΜΑΤΟΣ ij ΑΡΧΗΓΟΣΠΥΡΟΣ D ΕΣ ΤΙΚΟΥ ΣΩΜΑΤΟΣ (Α.Π. Σ.) (2) ΥΠΑΡ Χ ΗΓΟΣ JΤΥΡΟΣΒΕΣΤΙ ΚΟΥ ΣΩΜΑΤΟΣ (Υ.Π.Σ.) (3) Δ ΙΕΥΘΥΝΤΗΣ Α Ρ Χ ΗΓΕΙΟΥ Π ΥΡΟΣΒΕΣΤΓΚΟΥ ΣΩΜΑΤΟΣ (Δ{ΝΤΗ Σ Α.Π.Σ.) (4) Δ ΙΟ Ι Κ Η Σ ΙΣ JΤΥ ΡΟΣΒΕΣ ΤΙΚ ΗΣ ΥΠ Η ΡΕΣΙΑΣ ΠΟΛΕΩΣ (Δ.Π.Υ.Π.) (5) ΓΕΝ ΙΚΗ ΑΠΟΘΉ ΚΗ ΥΛ ΙΚΟΥ Ιl Υ ΡΟΣΒΕΣΤΙΚΟΥ ΣΩΜΑΤΟΣ (Γ.Α.Υ. Π.Σ.) (6) ΕJΤ Ι ΚΟΥΡ Ι ΚΟΝ ΤΑΜΕ!ΟΝ ΥΠ ΑΛΛΉΛΩΝ ΠΥ Ι'ΟΣDΕΣΤΙΚΟΥ ΣΩ ΜΑΤΟΣ (ΕΤΥ ΠΣ) 12

15 (7) ΤΆΜΕΙΟΝ ΆΡΡΩΓΗΣ ΥΠΆΛΛΗΛΩΝ ΠΥΡΟΣΒΕΣΤΙΚΟΥ ΣΩ- ΜΆΤΟΣ (ΤΆΥΩΣ) (8) ΠΥΡΟΣΒΕΣΤΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΆ (Π.Υ.) (9) ΚΕΝΤΡΟΝ ΑΣΥΡΜΆΤΟΥ ΕΠΙΚΟΙΝ ΩΝ LΆΣ (Κ.Ά.Ε.) (10) ΠΥΡΟΣΒΕΣΤΙΚΟΝ ΣΥΝΕ Ρ ΓΕ Ι ΟΝ ( Π. ΣΥΝ.) 26.- ΣΤΑΔΙΑ ΣΥΝΤΑΞΕΩΣ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ α. Τό κείμενον παντός έγγ ράφου άrrοτελεί τόν λόγον τfις ύπάρξεως του καί δ ι έπεται ύπό βασικών κανόνων, οί όποiοι έχουν σχέσιν μέ τήν σύνταξιν καί τήν έμφάνισιν τούτου. β. Δεδομένου ότι τά έγγραφα συντάσσοντα ι χάριν τ&ν άποδεκτών των, πρέπει νά καταβάλλεται κάθε προσπάθε ι α ώστε τό περιεχόμενόν των νά καθίσταται l.tκόπως καί άμέσως κατανοητόν άπό τούς άποδέκτας. γ. Κάθε έγγραφον πρέπει νά άναφέρετα ι εlς ένα καί μόνον θέμα. δ. Π ρό τί)ς λήξεως άποφάσεως διά τήν σύνταξιν ένός έ:γγράφου, πρέπει νά έρευνϊιται ή δυνατότ ης \'ά άποφευχθη τουτο καί 6 σκοπός νά έ πιτευχοη δι' άλλης έ:νεργείας, ώς π.χ. τηλεφων ικώς i\ δ ι ά προσωπικης παραστάσεως. ε. Μετά τήν άπόφασ ι ν δ ι ά τήν σύνταξιν ένός έγγράφου, δ ύπεύουνος διά τήν σύνταξiν του προβαίνει είς τήν άπαραίτητον προετοιμασiαν ή δποiα περιλαμβάνε ι : (1) Τι)ν διερεύνησιν τοϋ αίτίου τό δποiον προεκάλεσε τήν σύνταξιν τοο έγγpάφου. (2) Τόν πpοσδιοp ι σ μ όν τοϋ, διά τοϋ έγγpάφου έπιδιωκομένου σκοποί\ καί τοϋ είδους τοϋ έγγράφου τό όποiον Οά συνταχθι), π.χ. σύνηθες έγγραφον, έγγραφος είσήγησ ι ς, άπόφασις, tγ κύκλιος κλπ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΗ ΓΛΩΣΣΑ α. Διά τήν σύνταξιν τοϋ κειμένου παντός έγγράφου χρησιμοποιεiτα ι ή άπλη καθαρεύουσα καί ή κατά περίπτωσ ι ν παραδεδεγμένη δpολογία (τυποποιημέναι φράσεις, έν ιαία όνοματολογία, καθιερωμένα σύμβολα καί συντμήσεις). β ' Η χρησφοποιουμένη φρασεολογία πρέπει νά είναι κατανοητή και νά tξασφαλiζι,1 τήν άμοιβαία συνεργασίαν μεταξu έκδότου καί άποδειcτών, δ ι ' δ καί νά άποφεύγεται ή χρησις άρχαϊκών έκφράσεων, άσυνήθων il έξηζητη μ ένων λέξεων ώς καί συντμήσεις α[ όποται ε{να ι δεκτικαt παρα νοήσεως. γ. Τά έγγραφα γενικώς πρέπει νά συντάσσονται μετά της όφειλομένης κατά περίπτωσιν λεπτότητας καί νά μή παρουσιάζουν πολύπλοκον δομήν, ίδία δέ δταν άπευθύνωνται εiς πολίτας ΒΑΣΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡJΣΤΙΚΑ ΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ α. Ή σ α φ ή ν ε ι α. Αί χρ ησιμοποιούμενα ι λέξεις πρέπε ι νά έχουν σαφi'j 13

16 καί δχ ι διφορου μ ένην fννο ιαν, τό νόημα κάθε προτάσεως νά ετναι εύκόλως κατανο η τόν ε ί ς πρώτην άνάγνωσιν. β. ' Η ά κ ρ ί β ε ι α. Ή άκρίβεια τ&ν περιστατικών καί τό μ έγεθος αi:ιτών εfνα ι ο i:ισ ι ώδ η ς, ό προσδιορισμός τοϋ τόπου, τοϋ χρόνου καί τ&ν άρι Ομητικων σ 'Ι: Ο ι χείων πρέπε ι νά εfναι άκριβής. Αί i:ιπερβολαί, αί άορι στίαι καί τά ύπονοούμενα πρ έπε ι νά άποφεύγωντ αι. γ. ' Η συντομία. Τό περιεχό μενον παντός έγγράφου πρέπει νά τό χαρακτηρiζlj ή συντο μία, χωρίς αϋτη νά παραβλάπτιj τήν σαφήνε ι αν ~αί τήν άκ{>ίβειαν αi:ιτοu. Αί έπαναλήψεις νύ. άποφεύγωνται κατά τό δυνατόν. δ. ' Η λ ο γ ι κ 1]. Τά συμπεράσματα πρ έ πει νά ετναι λογικά καί νά διαtu ποuνται εiς προτάσεις, αί όποία ι άκολουοοuν άλλi1λας κα τϊι λογι1'όν ε ίρμόν. Τά νοή ματα νά μή άλληλοσυγκρούωνται άλλά νά Cχουν συνέ πειαν, νά συνδέων ιαι καί νά δ ιαδέχων"rαι κατά λογικήν τάξ ι ν μεταξύ των. ε. Τ ό ϋ φ ο ς. Τό ύφος των έγγράφων πρέπει νά εlναι σο βαρόν καί είς τό ίφμόζον έπίπεδον, άνεξαρτήτως ίεραρχικοϋ έπ ιπ έδου. Κατύ. τ ιlν σύν r α ξ ι ν πρέπει έπ ιμελ&ς νά άποφεύγωνται αί έκφράσεις α{ όποiαι προδίδουν δυσανασχέ-rησιν, ii δίδουν είς τό Cγγραφον τή ν μορφή v δ ι αμαρτυρίας ΕΤΕΡΟΙ ΒΑΣΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ α. Τύ. Cγγραφα γεν ι κώς πρέπει νά συντάσσωνται είς γλ&σσαν κατ' έξοχι)ν άπλf'\v, αύστηράv καί κατά τό δυνατόν ξ ηράν, άνευ λογοτεχν ικ&ν σχη- 11 άτων οί δέ συντακτικοί καί γραμματικοί κανόνες πρέπει νά τηρούνται μετά σχολαστικότητος. β. Κατά τιiν σύνταξ ι ν τών έγγράφων, πρέπει νά άποφεύγωνται αί μακροσκελείς περίοδο ι καί i1 πολύπλοκος σύνταξ ι ς, αί όποτα ι αύξάνουν τάς πιθανότητας παρανοι)σεως η άσφα λείας καί it άνάπτυξις τ&ν iδε&ν νά γίνεται είς μικρά ς, κατά τό δυνατόν, προτάσεις ΣΥΝΤΑΞΙΣ ΣΧΕΔ10Υ ΕΓΓΡΑΦΟΥ α. Κ αϊά τ~)ν κατάρτισιν σχεδίου έγγ ράφο υ, ό συντάκτη ς συμμορφοϋται πρ ός τάς εiς αύτόν παρασχεοείσας γενικάς i1 είδ ικάς έντολάς καί όδηγίας τού προϊσταμένου του. Π έραν τούϊων έφόσον κρίνε ι άναγκαfον συνεργάζετα ι μετά τ&ν ύπ η ρεσ ια κ&ν παραγόντων οί όποίο ι δύνανται νά ε χουν γvώμην διά τό ύ.ντικεί~ιενον χάρ ι ν τοϋ όποiου συντάσσ εται τό εγγραφον. β. Μετά τι)ν συγκέντρωσιν τών στοιχείων καί πληροφοριg.ιν, ό συντάκτη ς προβαίνε ι ε ί ς τι)ν σύνταξ ιν τοu σχεδίου καί έν συνεχεία καοορίζει τόν βαομόν άσφαλείας καί τούς παραλ ή πtας ΠΡΟΣΥΠΟΓΡΑΦΗ ΣΧΕΔΤΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ α. Μετά τ ή ν σύνταξιν τού σχεδίου έγγράφου προωοεiται τοϋτο ίεραρχικ&ς μέχρι το{! τελ ι κ&ς ύπογράφοντος όργάνου. ~ Εκαστος προϊστάμενος 14

17 μονογράφει τό σχέδιον έγγράφου καi άναγράφει την ήμερομ η νίαν κατά την όποίαν έτtοη ή ύπογραφή. β. 0 { συντάκται τών σχεδίων έγγράφω ν παρακολουοοϊίν ταϊίτα μέχρι τελ ι κf1ς ύπογραφης των ΔΑΚΤΥΛΟΓΡΑΦΗΣ[Σ ίj ΑΝΑΠΑΡΑΓΩΓΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ α. Τό σχέδ ι ον του έγγράφου, μετά την ύ πογραφήν του, ύπό τών άρμοδ ί ων δίδετα ι πρός δακτυλογράφησ ι ν η άναπαραγωγήν είς καθορισοέντα άριομόν άντιγράφων. β. Διά την άρτίαν καί καλαίσοητον f.μφάνισιν παντός έγγράφου, άπαιτείται 1Ί τί1ρησ ι ς τών κατωτέρων κανόνων, τούς όποίους πρέπει νά έχουν ύπ' όψιν των ο ί συντάκται καί of δακτυλογράφο ι έγγράφων Δ!ΑΧΩΡ!ΣΜΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΕΙΣ ME.l'H α. Τά συνήθ η tγγ ραφα διαχωρίζονται είς τρία κυρίως μέρη, ήτο ι : ( Ι ) Είς τά στοιχεία πρό τοϊί κυρίως κειμ ένου. (2) Εi ς τό κυρίως κείμενον (3) Εiς τά στοιχεία μετά τό κυρίως κεί~ιενον ΤΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΡΟ ΤΟΥ ΚΥΡΙΩΣ ΚΕΙΜΈΝΟΥ α. Ύ π η ρε σία έ κ δ 6 του. Εiς τό άνω άρ ισ τερόν τμημα του έγγράφου άναγράφονται τά άπα ι τού μ ενα έκάστοτε στοιχεία τί)ς Ύπηρεσίας τοϋ έκδότου, κατά τι)ν κατιοϋσαν τάξ ι ν μέχρι έπ ι πέδου Τμίηιατο ς. β. Τα χ υ δ ρ ο μ ι κ ή Δ ι ε ύ Ου ν σ ι ς. Ά ναγράφονται ή όδός καί ό άρ ι Ομός τοϋ οίκήματος είς τό όποίον στεγάζεται ή "Υπηρεσία τοϊί έ κ δότου, ώς καί ό άριθμός του Ταχυδρομ ι κοϋ Τομέως έφ δσοy ύπάpχε ι. γ. Ά ρ ι Ο μ ό ς Τηλεφώνου. Μετά τι)ν Ταχυδρομικήν διεύουνσ ι ν άναγράφεται 6 άριομός τηλεφώνου του συντάκτου, εiς περίπτωσιν δέ χρησιμοποιί1σεως έσωτερικης συνδέσεως, μ έσω τηλεφων ικ οϋ κέντρου, προηγείται ό άριθμός του τηλεφωνικού κέντρου, άκολουοεί κάθετο ς διαχωριστική γραμμ ή καί Cπετα ι ό άριθμός τί)ς έσωτερ ικ fίς συνδέσεως π.χ / ΒΑΘΜΟΙ ΑΣΦΑΛΕ!ΑΣ α. Βαθμός άσφαλείας είναι ϊ:νδειξ ι ς τιθεμένη έπi έγγράφων δ ι ' 1Ί ς σκοπ εττα ι, δπως, ταtίτα. ύπαχθοtίν εiς αύστηροτέρας διαδικασίας δ 1 ακινήσεως διά τήν προστασίαν της άσφαλείας της Χώρας. β. w Απαντα τά fγγραφα τά λαμβάνοντα ώς έκ του περιεχομένου των βαομόν τινά άσφαλείας χαρακτηρίζονται δ ιαβαθμισμένα, τά δέ λοιπά άδιαβά Ομητα καί δέν τίθεται έπ' αύτών ή σχετική ένδειξις. γ. Ή διαβάθμισις γίνεται δ ι ' ένός τών κατωτέρων βαο~ιών άσφαλείας κατά τήν κατιοϋσαν τάξιν αύτών, ύπό του συντάκτου τοϊι έγγράφου, έλέγχεται δέ ύφ' δλων τών άρμοδίων οίτινες προσυπογράφουν τοοτο 1..-αί τίθετα ι έπί άπασών τών σελίδων είς τήν άνω άριστεράν καί κάτω δεξ ι άν γων ίαν τούτου. 15

18 (1) ΕΤΝΑ: Διά τοϋ βαθμοό άσφαλεlας ΕΤΝΑ χαρακτηρlζονται. ι.γγραφ~ κα i κείμενα τ&ν όποίων τό περιεχόμενον άφορ4 εiς σοβαρα Εθνικα θέματα καί τό όποtον άποκαλυπτόμενον είς μή tξουσιοδοτημένον πρόσωπον, δυνατόν νά προκαλέσu έξαιρετικιi>ς βαρεtαν ζημίαν εiς τήν ΈΟνι κήν ίiμυναν της Χώρας. (2) ΑΚ ΡΩΣ ΑΠ ΟΡ Ι'ΗΤΟΝ: Διά το{; βαθμοu 'Ασφαλείας Άκρως 'Απόρρ ητον χαρακτ η ρίζονται έγγραφα τ&ν όποίων τό περιεχόμενον άποκαλυπτόμενον είς μι) έξουσ ιοδοτημένου πρόσωπον, δυνατόν νά προκαλέσ ι.1 σοβαράν ζημ ίαν εiς τι)ν ΈΟνικήν άμυναν της Χώρας ητοι: (3) 'Απόρρητα : Διά τοϋ βαθμοϋ άσφαλείας Άπορρήτου χαρακτηρ{ζονται fγγραφα τ&ν όποίων τό περιεχόμενον άποκαλυπτό)ιενον είς μή tξουσιοδοτημένον πρόσωπον είναι λίαν πιθανον vά προκαλtσυ ζημίαν είς τήν Έθνικήν άμυναν καί τό σύστημα άσφαλείας της Χώρας. (4) Έμπιστευτικόν: Δ ιά τοϋ βαθμοϋ άσφαλείας Έμπιστεuτικόν χαρακτηρίζονται έγγραφα των όποίων τό περ ιεχόμενον άποκαλυπ τόμενον είς μή έξουσιοδοτ η μένον πρόσωπον, εiναι ένδεχόμενον νά προκαλtσυ ζημ ίαν ε lς τι) ν ΈΟνικήν άμ υναν καί τό σύστημα άσφαλείας της Χώρας ij νά προ κύψουν διο ι κητικϊίς φύσεως ζ ημίαι εiς τήν ύπηρεσ{αν. δ. 'Η διαβάθμ ισις γίνετα ι ίιπό τοο συντάκτου τοϋ έγγράφου καi έλtγχετα ι ύφ' δλων τ(ί)ν άρμοδίων, ο[ όποiοι προσυπογράφουν τοϋτο )Ιέχρι καί τοϋ τελ ι κιi>ς ύπογράφοντος καί τίθεται έπί άπασ&ν τι'ϋν σελίδων είς τήν άνω άρ ιστεράν καί κάτω δεξιάν γωνίαν αύτοϋ. ε. Είς τήν περίπτωσιν κατά τήν όποίαν δέν ίιπάρχει Βαθμός 'Ασφαλείας, ή Ι':νδειξ ις ιιαδ [Α ΒΑΘΜΉΤΟ >) δύναται νά παραλείπεται ΑΡΧΑΙ ΟΡΘΗΣ ΔΙΑ.ΒΑΘΜΙΣΕΩΣ α. Άναφορα! λήψεως τροποπο ι ήσεως η συμπληρώσεως διαβαθμισμένων έγγράφων, δέν είναι άναγκαίον νά φέρουν τόν αύτόν βαθ)ιόν άσφαλείας τοϋ έγγράφου εις δ άναφέροντα ι. β. Παραπομπή είς fγγραφον ύψ η λtlς διαβαθμίσεως δέν συνεπάγεται διαβάο~ι ισιν το\j νέου έγγράφου δ ιά τοϋ αύτοϋ βαομοϋ άσφαλείας. ο βαθμός άσφαλείας τοϋ νέου έγγράφου καθορίζεται βάσει τοϋ περιεχο)ιένου τούτου. γ. Τά παραρτήματα ένός έγγράφου δύναται νά λάβουν βαθμόν άσφαλε(ας χαμηλότερον τοϋ τοιούτου τοϋ κυρίως έγγράφου, άναλόγως τοϋ περιεχομένου αύτοϋ. δ. Γενική Διαταγή ούδέποτε λαμβάνει βαομόν 'Ασφαλείας άπό ΑΠΟΡ ΡΗΤΟΝ καί άνω. ε. Φάκελλος όρχειοθετήσεως έγγράφων δστ ις περ ιέχει Cγγραφα διαφόρων Βαθμ&v άσφαλείας, διαβαομlζεται διά του βαθμοil 'Ασφαλείας τοο tγ. γράφου διτερ έχει τόν ύψηλότερον βαο~ιόν ΑΛΛΑΓΗ ΔΙΑΒΑΘΜJΣΕΩΣ α. Ό βαθμός άσφαλείας έγγράφου δύναται νά ύποβιβασοη είς χαμηλότερον 16

19 τοιοϋτον η καί, νά άπαλ η φθi'j δταν έκλείψουν ο{ λόγο ι οττινες έπέβαλον τήν όψ η λήν διαβάθμ ισι ν κατά τόν χρόνον της έκδόσεώς του. β. Ό ύπ:οβιβασ μ ός άσφαλείας έγγράφου η i1 άπ:οδιαβάθμισίς τούτου δύναται νά καθορίζεται κατά τήν σύνταξιν τοϋ έγγράφου δ ι ά τοϋ προσδ ι ορ ισμοϋ της ήμερομην!ας η τοϋ γεγονότος, τό όπ:ο iον flθελεν έπιφέ ρει τ οϋτον, ώς καί τόν βαθμόν άσφαλεlας είς δν τό Εγγραφον δύνατ αι νά μ εταπ:έστ~. γ. 'Επί δ ια βιβαστ ικοϋ έγγράφου ύψ η λης δ ιαβαθμίσεως λόγω όψ η λοϋ βαθμοϋ άσφαλείας τ&ν συ νημμένων, δέον δπ:ως άναγράφεται ύπ:ό της έκδούση ς τό Εγγραφον Άρχi'jς, ώς τελευταία παράγραφος τοϋ κειμένου, ή φρά σι ς «Άποχωριζόμενον τών συνη μμένων, ό βαθμός άσφαλείας τοϋ παρόντος ύπ:οβιβάζετα ι εις (άναγpάφεται ό νέος βαθμός άσφαλε ία ς), τοϋτο έπ: ιβάλλετα ι iδία δταν τό διαβ ιβαστ ικ όν tγγ ρα φον κοινοποιούμενον είς τ ι νας άπ:οδέκτας 6.νευ συνημμένων, δέν άπ:αιτεί i δ ιαίτερον χειρ ισμ όν ύπ:ό τούτων. δ. Δικαίωμα ύποβιβασ μ οϋ il άναβιβασμοϋ τοϋ βαθμοϋ άσφαλείας έγγράφου fι τi'jς άπ:οδιαβαθμίσεως τούτου, Εχε ι μόνον ή έκδίδουσα τό Εγγραφον Ά ρχή. Εiς τάς περιπτώσει ς ταύτας ό ύποβ ι βασμός η ό άναβ ι βασμός του βαθμοϋ άσφαλείας η ή άπ:οδιαβάθμισ ι ς τοϋ έγγpάφου δέον νά κοινοποιf'ιται ε[ς άπαντας τούς άποδέκτας (είτε πρός ένέργε ι αν, είτε π:ρός γνώσιν). ε. 'Υπεύθυνος δ ι ά τόν τελικόν Ελεγχον έπ: ί της όροι'jς διαβαθμίσεως κα ί χαρακτηρ ισμ οu των έγγ ράφων, τυγχάνει ό διο ικητ ί1ς, il Διευθυντή ς, η ό Προϊστά μ ενος της έκδιδούσης τοϋτο Άpχf'ις ΒΑΘΜΟΙ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΟΣ α. Άπ:ό άπ:όψεως προτερα ιότ η τος κατά τήν δ ι εκπ:αιρtωσ ι ν καί τήν ένέρ Ίειαν, τά δ ημόσια lγγραφα χαρακτ ηρ ίζοντα ι ώς «ΕΞ Α Ι Ρ ΕΤΙΚΩΣ Ε ΠΕΙ ΓΟΝΤΑ>>, ιι ΕΠΕ ΙΓΟΝΤΑ» καί ιικο ΙΝΑ>). 'Ή ενδε ι ξις <ικο Ι ΝΟΝ» δέν άναγράφεται έπί τών έγγράφων. β. Τό δ ι καίωμα χρήσεως βαθμων προτεραιότ η τος έχε ι κάθε 'Υπηρεσία, έφ' δσον τό περιεχόμενον καί ή φύσις των έγγράφων τά όποτα χειρίζεται δ ι καιολογοϋν άνάλογον βαθμόν προτεραιότητος. γ. Ό χαρακτηρισμός της προτεραιότητος γίνετα ι άπό τόν συντάσσοντα τό έγγραφον καί έλέγχετα ι άπό δλους τούς άρμοδίους, οί όπ:οίοι προσυπογράφουν έπ' αύτοϋ. δ. 'Ως (<ΕΞΑΙΡ ΕΤΙ"ΚΩΣ Ε Π Ε ΙΓΟΝΤΑ» χαρακτηρίζοντα ι τά έγγραφα έ κετνα τών όποίων ή φύσις τοϋ περιεχομένου των δικαιολογε[ δ ι εκπεραίωσιν ϋ.νευ οuδεμιuς καοuστερήσεως καί προώθησιν διά τοϋ ταχυτέρου δυνατοϋ μέσου. ε. 'Ως «Ε ΠΕΙΓΟΝΤΑ)> χαρακτηρίζονται τά tγγραφα έκείνα τά όποτα προσδιορίζουν έκδήλωσιν ύπηρεσιακων ένεργε ιων, έντός τακτi'ις προθεσμίας βραχυτέρας τοϋ είιλόγου χρόνου. ζ. 'Ως (<ΚΟΙΝΑ)) χαρακτηρίζονται τά έγγραφα έκεiνα τά όποία διεκπε- 17

20 ραιοϋντα ι καί προωθοϋντα ι κατά φυσ ι ολογ ι κην σειράν, έπi τa βά σ ε ι τf'\ς ήμερο μ ην ί ας αύτ&ν. η. Ό βαομός προτεραιότητος άναγράφεται είς τι)ν πρώτην σ~λίδα τοϋ.tγγ ράφου καi εlς τό ίίνω δεξιόν μέρος αύτοϋ ιlνωοεν της ημερομηνιας ΕΙΔΙΚΗ ΜΕΤΑΧΕΙΡΙΣΙΣ ΤΟΥ ΕΓΓΡΑ ΦΟΥ α. Ε ίς τάς περ ι πτώσεις κατά τάς όποίας έπ ι βάλλεται είδική ~~ε:αχείρισ ι ς τοϋ έγγράφου, χρ η σιμοπο ι οϋνται πρός τόν σκοπόν τοϋτον αι ακόλουοο ι ένδε ί ξε ις: ( Ι ) ιιι1 Ρ Ο Σ Ω Π [ Κ ΟΝ>) ή όποία σημαίνει ότι τό Εγγραφον πρέπε ι νά παραδο0~"ί είς χε ί ρας τοϋ άποδέκτου έντός κλειστοϋ φακέλλου. (2) ιιε JT Ι Α Π Ο ΔΕ Ι Ξ Ε l>j ή όποία σ η μαίνει δτι τό Εγγραφον πρέπει νά παραδοοη ε ί ς τήν άρμοδίαν διά τήν παραλαβήν του Ύπηρεσίαν έπi ύπογραφϋ σχετικοϋ άποδε ι κτ ι κοϋ η ύπογραφή έπί τοϋ σχετικοϋ βιβλίου των έπί άποδείξει έγγράφων. (3) (<Δ Ι Α Γ Γ Ε Λ ι Α Φ Ο Ρ ΟΥ» ή όποία σ η μαίνε ι δτι τό έγγραφον π ρέπει νά μεταφερθf'\ ~ιέχρι της 'Υπηρεσίας i1 όποία εfναι άρμοδία διά τιίν παραλαβ1lν του, δι' άγγελιοφό ρου. β. Α[ άνωτέ ρω ένδείξε ι ς άναγράφοντα ι είς τό άνω ψi)μα της πρώτης σελίδος τοϋ έγγράφου καt κάτωοι το\\ βαομοϋ άσφαλείας διά κεφαλαίων γραμμάτων ΑΡΙΘΜΟΣ ΠΡΩΤΟΚΟΛΟΥ ΚΑΙ ΦΑΚΕΛΛΟΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΚάτωΟεν της ένδείξεως «Τ η λέφωνον» της παραγράφου 37.4., τίοεται 1Ί ένδειξ ι ς A J > J Θ. JΤ ΡΩΤ. καί δεξιά έν συνεχεία ταύτης ό άρ ι θμός πρωτοιςόλλου τοϋ έγγράφου. Είς τήν ίδίαν σειράν, έν συνεχεία τοϋ άριομοil Π ρωτοιςόλλου, τίοεται τό γράμμα («J))>, τό όποtον σημαίνε ι Φάιςελλος, καί ιι ετ' αύτό ό άριθμός τοίί Φ αιςέλλου είς τόν όποtον, κατά τό Οεματολόγιον, Οά τοποθετηοη πρός άρχειοοέτησιν τό έγγραφον ΤΟΠΟΣ ΚΑΙ ΧΡΟΝΟΛΟΓΙΑ ΕΚΔ ΟΣΕΩΣ α. Τ 6 π ο ς έ "δόσεως. 'Αναγράφεται μετά τήν πρόοεσιν ιϊενj> π.χ. 'Εν 'Αθήναις, είς τήν πρώτην σελίδα τοu έγγράφου καί είς τό άνω δεξιόν μ έρος αύτης. β. Χ ρο ν ο λογία εκδόσεως. 'Αναγράφεται μετά τόν τόπον έκδόσεως ή ήμέρα iφιομητικώς, άιςολουοεt ό μήν όλογρά.φως καί έπετα ι τό έτος έιςδόσεως άρ ι Ομητικ&ς, π.χ. έν ΆΟΙιναις τη 12 Αύγούστου ΑΠΟΔΕΚΤΑΙ α. 'Εάν τό tγγραφον άπευθύνεται πρός Ύπηρεσίαν, ό άποδέκτης ειναι άπροσώπως ή 'Υπηρεσ ί α. 'Εάν δ ~ιως πρέπει νά καθορισοί) σαφ&ς συγιςειςρψένον πρόσωπον, προσδιορίζεται δ ι ά της άναγραφης του όνοματεπωνύμου καi της ίδιότητός του. β. οι άποδέκται παντός έγγράφου διακρίνοντα ι είς δύο κατηγορίας, ήτοι: 18

21 (1) Ά π ο δ έκτα ι π ρ ό ς έ ν έ p γεια ν. Εfναι έκείνοι κυρίως πού ένδ ι αφέρονtαι δ ι ά τό Εγγρ(ιψον καί ύποχ ρεοίiνtαι νά ένεργήσουν σύμφωνα πρός τά κ:αοοριζόμενα ύπ' αύτοu. (2) Ά π ο δ έ κ τ α ι π ρ ό ς κ ο ι ν ο π ο ί η σι ν. Εfνα ι of άποδέκται l:κείνοι ο ί όποίο ι λαμβάνουν τό Cγγραφον πρός l:ν 1111 έρωσ ι ν των κ:αί άπό τούς όποίους δl:ν άναμtνεται κατ' άρχήν δtι πρέπει νά προβοi}ν ε{ς ούδεμίαν ένέργειαν σχετικι) πρός τό περ ι εχόμ ενον τοίi έγγράφου, έ κτός έίιν ρητ&ς είς τό έγγραφον όρ ί ζετα ι τοίιtο. γ. Οί άποδέκ:tαι άναγράφονtαι ιlνω δεξ ι ά της πρώτης σελίδος τοϋ έγγράφου, κάτωθεν τοίι τόπου καί της χρονολογ ίας έ κ δόσεως αi:>τοίi, μ ε τά τι)ν ένδειξιν ιι ΠΡΟ Σ>), προκειμένου περί τών άποδε κ τών-πρός ένέργε ι αν κα ί τιίς ένδείξεως «ΚΟ ΙΝ)) προκε ιμ ένου περ ί των άποδεκτών πρός κοινοποίησ ι ν. δ. 'Ή σειρά άναγραφης των άποδεκτ&ν, έάν είναι περισσότεροι τοϋ ένός, λαμ βάνεται έκ της καθ ι ερω μ έν η ς σεφi'iς προβαδ ίσμ ατος τών 'Υπ ουρ γε ί ων καί της ίεραρχικη ς κ λ iμ ακος τ&ν Ύπηρεσιων τοίi Σώματο ς, Οί άποδέκται δταν είναι περισσότεροι τοϋ i:.νός έξατομ ικεύονται διά της χ pή σεως άρ ι Ομων η μιιφων γραμμάτων ΠΙΝΑ Ξ ΔΙΑΝΟΜΗΣ α. Είς τι;ν περίπτωσιν κατά τι)ν όποίαν οί άποδέ κται είνα ι πολυάριομοι. συντάσσετα ι πίναξ Διανομης, ό όποίος περιλαμβάνει κατά σειράν κ:αί κεχωρισμένως τούς άποδέκτας πρός ένέργειαν, τούς άποδtκτας πρός κοινοποίησιν καί τούς άποδέκτας της 'Εσωτερικής Διανομης, ώς καί τάς σχετικάς πρός τ ι) ν δ ι ανομι)ν πληροφορίας. β. Ό J1 ίναξ Δ ι ανομης συντάσσετα ι έπί τι) ς τελευταίας σελ ί δος τοϋ έγ γ ράφο υ, έφ' δσον ύπάρχει πρός τοϋτο έπαρκi'jς έλεύθερος χώρος, i] δταν δεν ύπάρχει τοιοϋτος, εiς πρόσθετον φύλλον χάρτου, όπότε τοϋτο άποτελεί άναπόσπαστον μέρος τοϋ έγγ ράφου καί άριθμείται κανονικως. γ. ~Οταν συντάσσεται Π ίναξ Διανομi'jς, μετά τι)ν ένδε ι ξ ιν ιι ΠΡΟΣ» άναγ ράφεται 1Ί στερεότυπος φράσις ιι'αποδέκτας Πί yακος Διανομης)) ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΑΠΟΔΕΚΤΩΝ α. Ό άκριβι'ις καθορισμός των άποδεκτών τοi) έγγ ράφου είνα ι πρωταρχιιο'ι εi:>ούν η τοϋ συντάκτου. β. Ί - 1 ληψις ένός έγγράφου ύπό άποδέκτου, χαρακτηρ ι σοέντος έσφαλμένως ώς άποδέκτου πρός ένέργειαν, ύποχρεώνει τοϋτον νά διαβιβάσι;ι τό εγγραφον πρός τόν πράγ~ιατι ύπεύθυνον δι' ένέργε ιαν ii έν περιπτώσε ι άμφιβολιών νά έπαναφέρτι τοϋτο είς τόν έκδότ ην. γ. Διά τι)ν έξατομ ίκευσ ι ν τών ά.ποδεκτων πρέπει νά άναγράφεται ό άκριβής τίτλος τf\ς 'Υπηρεσίας καί ή διεύθυνσις αύτης ΘΕΜΑ Τό Οέμα άναγράφεται είς τόν οίκείον χώραν του έντύπου καί πρέπει νά ά.ποτελi'j συνοπτικι)ν περίλ η ψ ιν του κυρίως κειμένου του έγγράφου καί 19

22 νά άποδ ί δυ σαφώς τό περιεχόμενον αύτοϋ. Φράσεις γενικα~ καi ~άριστοι α{ δποτα ι δυνατόν νά προκαλέσουν σύγχυσιν πρέπει ~ά αποφευγωνται, π.χ. ιικοινοποίησ ις έγκυκλίου>j η «Κανον ι κή άδεια ΑξιωματικΟ(Ί)J η ιcκτιριακαt έγκαταστάσειςιι κ.λ.π. Άντί τούτων πρέπει νά ά~γράφεται : c<κοινοποίησις έγ κυκλίου κ. ' ΥπουργοU Δημοσίας Τάξεως έπι ταtς έορταtς τοσ Π άσχα>ι η «Κανον ι κή ι'.ίδεια ΎποπυραγοU τάδε» fι cιέπ ισκευη κτιριακών έγκαταστάσεων Π.Υ. Βό λοω1 κ.λ.π ΣΧΕΠΚΑ α. Μετά τό θέμα καί πρό τοϋ κυρίως κειμένου, είς τό άκρον άριστερόν τοο έγγράφου, έπt της πρώτης σελlδος αύτοϋ μετά τήν fνδε ι ξιν ΣΧΕΤ: άναγpάφονται τά σχετικά έγγραφα, τά όποiα άριομοσνται διά γραμμάτων τf'jς άλφαβήτου έντός παρενθέσεως τιθεμένων, π.χ. ΣΧΕΤ: (α) 7865/3425 Φ. 55/ 1/3-8-76, -Π.Υ. 'Αγρινίου. (β) 33548/2485 Φ. 55/ 1/ , ήμετέpα. β. Ώς πρώτον σχετ ι κόν άναγράφεται τό έγγραφον έκεiνον τό όποiον προε κάλεσε τήν σύνταξιν τοϋ έγγράφου καί άκολουοοϋν κατά χρονολογικήν σειράν τά σ η μαντικώτερα τών λοιπων, liτινα δύναται νά παραληφθοϋν έφ' δσον δέν παρίστατα ι άπόλυτος άνάγκη και νά άναφέρωνται έντός του κειμένου τούτου, ώς καί τά Νομοθετήματα, διά νά άποφεύγωνται αί πολλαi παραπομπαί άπό σχετικού (α) ε{ς σχετικόν (β) κλπ., αl όποiαι καθιστούν πολλάκις τήν άνάγνωσιν τοο κειμένου δυσχερη καί όχληράν. γ. Τ ό άναγραφόμενον, ώς σχετικόν, προσδιορίζεται διά τοϋ άριομοϋ Πρωτοκόλλου τού έγγράφου της χρονολογίας έκδόσεώς του καί τi'jς μνείας τοϋ έκδότου. 'Αντί της μνείας τοϋ έκδότου δύναται νά άναγράφεται ή λέξις ι<'η μέτερονι> il ιι'υμέτερονjι κατά περίπτωσιν. δ. Διά τήν μνείαν τοϋ ι<σχετ ικ ού>ι τού άναγραφομένου πρό τοϋ κυρίως κειμένο υ, έξ άφορμης τοϋ όπο ίου συντάσσεται τό άποστελλόμενον έγ γραφον νά χρησιμοποιτ,ται ή φράσις ιι'επί άνωτέρου σχετικού fι cιδιά του ώς Ciνω σχετικοϋ)ι η cικατόπιν τοϋ άνωτtρου σχετικοο» fl ιιεlς άπάντησιν άνωτέρου σ χετικοϋ11 il ιιέν συνεχεία άνωτέρου σχετικοϋ κλ π ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΟΥ ΚΥΡΙΩΣ ΚΕΙΜΕΝ ΟΥ ΕΓΓΡΑΦΟΥ α. Ή έκφρασ ις «tχομεν τήν τιμήν νά... >Ι δύναται νά παραλείπεται κατά τήν σύνταξιν τών έγγράφων είτε ταϋτα Ε;ιουν ύπηρεσιακόν χαρα κτi'jρα είτε έπιστολικόν ij καί προσωπικόν. β. Προκειμ ένου περί ύπηρεσιακών έγγράφων άναλόγως τi'jς περιπτώσεως δύνανται νίι χρησιμοποιούνται αί κατωτέρω ένδε ικτικ &ς άναγραφόμεναι έκφράσεις. γ. 'Από άνωτέρου πρός κατώτερον κλιμάκιον: c(έπί άνωτέρου σχετικοϋ γνωρίζομεν ii άνακοινούμεν, η διαβιβάζομεν, il παραγγέλομεν il tντελλόμεθα κλπ. δ. Μεταξύ κλιμακίων τοο αύτοu έπιπέδου: 'Επί άνωτέρω σχετικοο γνωρ{ ζομεν, iί διαβιβάζομεν, i\ παρακ:αλοϋμεν κλπ. 20

23 ε. Άπό κατωτέρου πρός άνώτερον κλιμάκιον: 'Επί άνωτέρας σχετικfίς, ύ ποβάλλομεν, η άναφέρομεν, η παρακαλοϋμεν κ λπ. ζ. Παρ εν Ο έ σεις. Ή χρησιμοποίησις παρενοέσεων καί iδίως δταν δ ι" αύτ&ν tπ ιμη ιcύνωνται ύπερβολ ικ Gχ; α l προτάσεις καλόν είναι νά άποφεύγωνται. η. Ε 1 σ α γ ω γ ι κ ά. Ή χρ ησιμ οποίησ ι ς είσαγωγι κών π~έπει νά περιορί ζετα ι κυρίως είς περιπτώσεις κα τά τάς όποίας ή έπί λέξε ι άναγραφή ένός χωρίου κρίνεται ώς άπολύτως tπ ι βεβλη μ ένη διά λόγους σαφηνεiας. Τίτ λο ι Ύπηρεσι&ν δέν τίοενται έντός είσαγωγ ικώ ν. Ο. Σ η με Τα στίξεως. Εiς τήν χpf\σιν τ(ί)ν σημείων στίξεως πρέπει νά δίδετα ι ί δ ιαι τέρα προσοχή, δ ι ά τόν λόγον ότι ή κατάχρησις τούτων il ή έσφαλμέν η χρ ησιμ οποίησίς των όδηγεt συνήθως ε ί ς άσαφείας η παρανοήσε ι ς αί όποiα ι άποβαίνουν είς βάρος τιίς εύκρ ι νε ί ας καί τt'jς άκριβείας το\i κειμένου ένός οiουδήποτε έγγράφου. ι. Ή με ρο μ η ν ία. Αϋτη προσδιορίζεται δ ιά τού άριομοϋ ό όποiος άντιστοιχετ είς τήν ήμέραν τοϋ μηνός, τοϋ μηνός όλογράφως καί ούχi έν συντμήση καί τού fτους άριθ μητι κ(ί)ς χρησιμοπο ι ουμ ένων δλων τών ψ η φίων καί ούχi τών δύο τελευταίων. κ. Αί λέξεις ι<σήμερον11, <ιαύρ ι ον)ι η 6.λλαι παρεμφερεiς δέν πρέπει νά χρ ησιμ οποιοοντα ι η έφ' όσον χρησ ιμοποιοϋνται νά προσδιορίζοντα ι έπαιcριβώς καί διά τιίς ήμερομηνίας, π.χ. ((αύριον τρ ί την 1 7 ην ΜαΤου 1976» κ.λ.π. λ. Α { ώρα ι. Ή άρ ι Ομητική άποτύπωσις της ώρας έπ ιτυγχάνεται διά της χρήσεως τετραψηφίων άριομ&ν μέχρι καί 2359, κατά τά διεον&ς παραδεδεγμένα. Τά δύο πρ(i)τα ψηφία καθορίζουν τήν ώραν καί τά δύο τελευταiα καθορίζουν τά πρ&τα λεπτά της οίκείας ώρας. ΜεταξU ώρ(i)ν καί πρώτων λεπτ&ν τίθεται πάντοτε τελεία, όπως r..χ Ή χρησιμο ποίησις τών ώρ(i)ν η πρέπε ι νά άποφεύγεται έπειδή ένδεχο μένως νά δημ ιουργήσιj σύγχισιν σχετικ&ς πρός τ ήν ή μέραν εiς τήν όποίαν άναφέρονται αί ώρα ι αύται. μ. Ά π ό δ ο σι ς έ μ φάσεως. Ή άπόδοσις ύπερβολ ι κής έμφάσεως διά τfις ύπογραμμίσεως il χρησιμοποιήσεως κεφαλαίων γρα μμ άτων πρέπει νά χρησιμοποιητα ι εί ς όλως έξαιρετικ:άς περιπτώσεις. ν. Χ ρ ΙΊ σι ς κ ε φα λα ίων. Διά κεφαλαίων γραμμάτων άναγράφονται τά άρχικά συντετμημένων τίτλων καί πaν ό, τι ρητgχ; καθορίζεται ύπό τ&ν γραμματικ&ν κανόνων. ξ. Διά τήν άναγραφήν τ&ν άριθμών χnησιμοποιοϋνται κατ άρχήν άραβικά ψηφία. Π ρό ς άποφυγήν σφαλμάτων δύνατα ι ό συντάκτης έγγράφου νά άναγράψιj τούς άριθμο ύς όλογράφως καί τά άραβικά ψ η φία τοϋ άριομοϋ έντ ός παρενθέσεως ΔΟΜΗ ΚΥΡΙΩΣ ΚΕΙΜΕΝΟΥ Τό κυ ρίως κείμενον έ νός ούσιώδους καί έκτεταμένου έγγράφου άποτε λεiτα.ι έκ τεσσάρων τμημάτων, ητοι, τfις ε ίσα Ύ ω γης τοϋ χ: υ ρ {ως Οέματο ς, τ&ν συμπερασμάτων καί τ&ν προτάσεων. 21

24 β. Ε i σ α γ ω γ ή. Διά τί)ς ε{σαγωγί)ς ό άποδέκτης τοϋ έγγpάφου ένημε. ροϋται έπί της ύφ ισ ταμένης καταστάσεως, κατατοπίζεται έπί τοϋ Π\ 1 εu.. ματος τοt έκδότου καί γενικιi>ς είσάγεται εiς τό Οέ)ια τοϋ έγγράφου. Η είσαγωγή δυνατόν νά περ ιλαμβάνη παραπομπάς εiς fτερα σχετικά κείμενα, συνοπτικήν έπ ι σκόπησιν τί)ς καταστάσεως καί τω,, αίτίων τά όποια προεκάλεσαν τήν σύνταξιν του tγγρά:φου καί τόν έπιδ ιωκ().. μενον σκοπόν η τήν διατύπωσιν τοϋ ύπό έξέτασιν θtματος. γ. Κυρ 1 ως Ο έ μα. Διά τοϋ κυρίως θέματος παρέχονται τά άπαιτούμενα στοιχεlα, t κτίοεντα ι γεγονότα καί έπ ιχ ειρήματα έπί των όποlων στηρίζετα ι ή έξαγωγή των συμπερασμάτων. Ή άνάπτυξις τοϋ κυρίως Οέιιατος, άποτελεt τό "ύρ ι ον καί έκτενέστερον τμj1μα τοϋ έγγράφου. δ. Σ υ μ π ε ρ άσμα τα. Ταύτα είναι ή λογική συνέπεια η άπόρροια τοσ κυρίως θέματος του tγγράφου, δι' δ πρέπει νά tξάγωντα ι άπαραιτήτως έκ των έπιχειρη ιι άτων καί λοιπων στοιχείων αύτοϋ. Είς τό τμf'ιμα τοίιτο τοϋ κειμένου δέν ένδείκνυται ή άναγραφή νέων στοιχείων η έπιχειρη. μάιων μι) σψπερι ληφοέντων είς τό προηγηθέν τμf'\ιlα η ή αύοαlρετος δι ατ ύπωσις συμπερασμάτων μή στηριζομένων έπί τ&ν προεκτεοέντων ε ί ς τό κ υρίως κείμενον στοιχείων. ε. Α ί προτάσεις. Τά έξαχθέντα συμπεράσματα λαμβάνουν τήν 11 ορφήν συγκεκριμένων προτάσεων ί\ αίτημάτων τά όποlα δύ\ αντα ι νά ύλοπο ι ηθο{)ν i'ι νά προκαλtσουν έντολάς πρός έκτέλεσιν ΠΑΡΑ ΓΡΑΦΟΙ Διά τήν όρθι)ν σύνταξιν παντός έγγρίιφου, έξαιρέσει τιuν λίαν συντόμων καί πρός εύχερεστέραν κατανόησιν τούτου, έχιβάλλεruι ή διαίρεσις τοϋ κειμένου είς παραγράφους καί ή 11:εραιτέρω ύποδιαlρεσις αύτοϋ, κατά περίπτωσιν. β. ' Η παράγραφος άποτελεi τήν βασικι)ν μονόδα συντάξεως παντός κεψένου καί πρέπει νά χρησιμοποιf'ιται διά τήν διατύπωσ ι ν αύτοτελων νοημάτων. γ. 'Εκάστη παράγραφος πρέπει νά άποτελη ένότητα, νά εfναι λογική, σαφής καί "ατά τό δυνατόν βραχεια. δ. <?ταν fνci: έγγραφον άποτελf'ιται άπό μίαν καί μόνην παρίιγραφον αuτη δέν αριθμετται, έάν δέ το{)το άποτεληται έκ δίιο η περισσοτέρων παραγράφων, αύτα ι άρ ι ΟμοΌνται δι" άραβικων άριθμg:ιν Ι, 2, 3. κ.λ.π. ε. Αί παράγραφοι όταν εfνα ι μα"ροσκελετς καί πρός πληρεστtραν κατα ν~ ησιν :οϋ έγy~άφου ύπό τοϋ άποδtκτου καί έφ όσον τό περιεχόμενον αuτg.ιν το έπ ι τρεπει χωρί ζοντα ι είς ύποπαραγράφοuς, έδάφ ι α, ύπεδύ:φ ια καί στοιχεiα ϋ.τινα "αί άρ ι Ομοϋνται ώς κάτωθι: ( Ι ) ~Υποπαράγραφοι: Διά μικρ<ί)ν γραμμάτων τοϋ 'Ελληνικοϋ ω.φαβήτοu ητοι, α, β, γ, κ.λ.π. (2) 'Εδάφ ια: Δι' άραβικων άριθμιuν τιθεμένων έντός παρενθέσεως fιτοι: (!), (2), (3) <λπ. 22

25 (3) Ύπεδάφια: Διά μικρών γραμμάτων τοϋ Έλληνικοϋ άλφαβήτου τιθεμένων έντός παρενθέσεων, fιτοι: (α), (β), (γ) κλπ. (4) Στοιχεία: Δ ι ίι μικρών στοιχείων Λατινικών άριο ιι ών, 1Ίτοι 1, 11,ιιι,ιν,ν κλπ ΠΑΙ>Α ΠΟΜΠΑΙ α. Όταν γίνωνται παραπομπαί είς παραγράφους καί λοιπάς ύποδ ιαιρέσεις ένός έγγράφου, δέον ν' άναφέρωνται δλαι αί ά\'ώτεpα ι αύτi)ς ύποδιαιρέσεις π.χ. παράγρ. 2 η παράγρ. 2β η παpάγρ. 2α (3) κλπ. β. Αί προσθi)και εiς παραρτήματα πραγματοποιοuνται ώς έξης «Π ροσθιlt.:η 3/Α' πού σημαίνε ι τήν 3ην προσθήκην του παραρτίηι ατος Α'. γ. 'Όταν είς τό κείμενον έγγράφου τινός γίνεται παραπομπή είς tγγραφον μ ν ημ ονευόμενον είς τίις σχετικάς, τότε τό γράμμα τοϋ σχετικοu τίθεται έντός παρενοέσεων π.χ., είς άπάντησιν (α) il (β) il (γ) σχετικου καί έφ' δσον ένδε(κνυτα ι άκολουοεi iι παράγραφος. δ. Αί παραπομπαί εiς έγγραφα γίνετα ι διά της μνείας τών στοιχείων ταυτότητο ς του έγγράφου fιτο ι τόν άρ ι Ομόν πρωτοκόλλου αύτου, τόν φάκελλον, τήν ftμερομηνlαν έκδόσεώς του καί τήν έκδουσα Άρχiι, κατ ' έξαίρεσ ι ν εiς τήν περίπτωσιν ταύτην ή ήμερομηνία δύνατα ι ν' άναγράφεται άριθμητικώς π.χ ε. Αί παpαπομπαί είς 1 ό μος καί Διατάγματα γ ί\ ονται διά τιlς μνείας του αύξοντος άριθμοϋ του rό μου il του Διατιίγματος τοίι άρθρου αίιτοίι και της ήμερομηνίας έιcδόσεως τούτου ητις δύναται έν τi] περιπτώσει ταύηι ν' άναγραφη άριθμητιιcώς ΔΙΑΡΘΡΩΣl Σ ΚΕΙΜΕ ΩΝ ΝΟΜΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΤΑΓΜΑΤΩΝ α. Π ροκειμένου περί Νόμων η Διαταγμάτων, βασικι)ν μονά δ α αίιτών άποτελεi τό άρθρον. Τά άρθρα άp ι ΟμοUντα ι δι' άραβικών άριθμών, ώς π.χ. άρθρον!ον, άρθρον 2ον κ.ο.κ. 'Εάν ό Νόμος ί\ τό Διάταγμα άποτεληται έξ ένός μόνον ϋpθpου, ή άpίθμησις τούτου γίνεται δ ιά της ένδείξεως ώς ιιϋρθρον μόνον J). β. ' Η διαίρεσ ι ς τοϋ κειμένου τών άρθρων τών όμων il Διαταγμάτων είς πιφαγpάφους, έδάφια κ.λ.π. γίνεται όπως καί ιί δ ιαίρεσ ι ς παντός κειμένου έγγράφοu ΤΕΧΝΙΚΑ ΣΗΜΕ Ι Α ΕΓΓΡΑ ΦΟΥ α. n ε ρ ι θ ώ ρ ι ον. Τό περιθώριον είναι ηι~ίμα του χάρτου, τό όποίον άφίινεται λευκόν ιίριστερά καί δεξιά τοϋ κειμένου. Είς κάθε έγγραφον άφήνεται περιθώριον πλάτους τριών (3) έκατοστών τοϋ μέτρου περίπου είς τό ό.ριστερόν μέρος και ένός ( Ι ) έκαστοστοο περίπου είς τό δεξ ι όν μέρος τ11ς σελίδος. Τά περιθώρ ια τ11ς δευτέρας σελ(δος, ώς καi τών λοιπών σελίδων ό.ρτίου ό.ριθμοu, έφ' δσον αύται δακτuλογραφοϋνται έπί της όπισθίας δψεως του φύλλου, άφήνοντας ό.ντιστρόφως, πpός άποφυγήν καταστροφης του κειμένου έν περιπτώσει διατρίισεως τών έγγράφων πρός άρχειοοέτησιν. 23

26 β. Δ ι ά σ τ ι χα : Διά τόν έ μφανη δ ι αχωρισμόν τών γραμμών ένός δακτυλογ ραφημ ένου κειμένου άφήνοντα ι διάστιχα. Διάστιχον δέ καλεττα ι ι) άπόστασι ς μ εταξύ δύο δ ι αδοχικών στοίχων τοϋ κειμ ένου. Κατά τήν δακτυλογράφ ησι ν ένός κειμένου χρησιμοποιεrται συνήθως άπλοϋν διά στοι χον. Δ ι ά δέ τόν διαχωρισμόν τών παραγράφων μεταξύ των καί τών λο ιπ ών ύποδιαιρέσεων δέον νά χρησψοπο ι ηται δ ιπλούν διάστιχον. γ. Δ ι άστημα. Διάστημα καλείται δ χώρος τόν όποτον καταλαμβάνει fνα γ ράμ μα ii τό διάστ ημα κατά τό όποίον μετακινετται ό κίλυνδρος της γραφομ ηχ ανής εiς εκαστον κτύπημα τοϋ πλήκτρου. δ. Τ ε λ ε Τα ι. Εl ς τό τέλος τοϋ κειμένου μιίiς παραγράφου iί ύποδιαι ρέσεως αuτής τίθεται τελεία. Έφ ' όσον ή παράγραφος ύποδιαιρετται περαιτέρω εtς ύποπαραγράφους τίθετα ι δύο τελεiαι, fιτοι άνω καί κάτω. ε. 'Α ρ ί θ μ η σ ι ς σ ε λ ί δω ν. ' Ί-f δευτέρα καί α{ έπόμεναι σελίδες τού κυρίου σώματος ένός έγγράφου άριθμοϋνται δ ι ά διαδοχικών άραβικών άριο μώ ν, άρχομένων άπό τοϋ άριθμοt:ί δύο (2) δ ιά τήν δευτέραν σελίδα. Οί άριθμοt αύτοί άναγράφονται εiς τό μέσον τοϋ άνωτέρω τμήματος της σελίδος, μ εταξύ δύο παυλών π.χ ζ. Π έρας σε λ ί δος συνεχ ι ζο μένου κειμένου. 'Εάν τό κ εί μ ενον έκτείνετα ι πέραν της μιας σελίδος ii καί τg':ιν έπομένων σελίδων, ε ί ς τό τέλος έκάστης σελίδος τίθεται τό σύ μβο λον (. /.) τό όποiον ση μαίνει ότι τό κείμενον συνεχίζεται είς έπομ έν ην σελ ίδα ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΓΓΡΆΦΩΝ ΜΕΤΑ ΤΟ ΚΥΡJΩΣ ΚΕΙΜΕΝΟΝ Ύ π ο γ ρ α φ ή έ γ γ ρ ά φ ων. ~Ολα τά fγγραφα ύπογράφοντα ι ύπό τών, κατά τάς κειμένας διατάξε ι ς, έχόντων δ ικαίωμα ύπογραφης τιθε μένου άνωθεν της ίδιοχείρου ύπογραφης τού τίτλου του ύπογράφοντος καί κάτωθεν αίιτης τό όνοματεπώνυμον καί ό βαθμός αίιτου, π.χ. Ό Διο ικ ητής ('Υπογραφή) 'Ι ωάννης Ύποπυραγός Κάλος β. Εiς περ ί πτωσιν ύπογραφής κατ ' έξουσιοδότ ησιν, ι1νωθεν τοϋ τίτλου τ011 ύπογράφοντος τίθεται ή Ενδε ι ξ ι ς της έξουσιο δοτήσεως καί ό τίτλος του έξουσ ι οδοτούντος, ώς π.χ. ΈντολΙΊ Ύπουργοϋ Ό ' Αρχηγός ('Υπογραφή) ('Ονοματεπώνυμον) γ. Είς περίπτωσιν ύπογραφής ύπό τ011 άναπληρ011ντος τόν έχοντα δικαίωμα, ύπογραφης, τίθετα ι πρό του τίτλου του άναπληρωμένου ή ένδειξις (<Ό άναπληρωτής)) π.χ. Ό 'Αναπλ ηρωτής ('Υπογραφή) 'Ιωά ννης Κάλλος 'Υποπυραγός Διοικητοϋ 24