ΓΕΝΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ

Transcript

1 ΓΕΝΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 1/ 40

2 Κεφάλαιο 1 - Γενικές Πληροφορίες ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1.1 Η Ταυτότητα της Εταιρείας 1.2 Αντικείμενο Πιστοποίησης Συστημάτων Διαχείρισης της ΕΒΕΤΑΜ Α.Ε. 1.3 Η Διασφάλιση της Ανεξαρτησίας & Αμεροληψίας 1.4 Η Διασφάλιση της Εμπιστευτικότητας 1.5 Τα Τέλη Πιστοποίησης 1.6 Ορισμοί Κεφάλαιο 2 -Όροι & Διαδικασίες για τη Χορήγηση Πιστοποίησης 2.1 Γενικά 2.2 Παροχή Πληροφοριών στους Ενδιαφερόμενους 2.3 Υποβολή Αίτησης 2.4 Διενέργεια Αξιολόγησης 2.5 Κοινοποίηση Έκθεσης Αξιολόγησης 2.6 Χορήγηση & Ανανέωση Πιστοποίησης 2.7 Υπογραφή Συμφωνητικού 2.8 Μεταφορά διαπιστευμένης πιστοποίησης Κεφάλαιο 3 - Δικαιώματα & Υποχρεώσεις Πιστοποιημένων Εταιρειών/Οργανισμών 3.1 Υποχρεώσεις των Κατόχων Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης 3.2 Αναφορές στην Πιστοποίηση 3.3 Αλλαγές σχετικές με τον Πιστοποιημένο Φορέα 3.5 Παράπονα από Πελάτες Κεφάλαιο 4 Υποχρεώσεις της ΕΒΕΤΑΜ Α.Ε. Κεφάλαιο 5 - Τροποποίηση, Επέκταση, Περιορισμός, Αναστολή & Ανάκληση 5.1 Τροποποίηση, Επέκταση ή Περιορισμός της Πιστοποίησης 5.2 Αναστολή της Πιστοποίησης 5.3 Ανάκληση της Πιστοποίησης 5.4 Ενημέρωση των Κρατικών Αρχών Κεφάλαιο 6 Παράπονα Αμφισβητήσεις - Ενστάσεις 6.1 Παράπονα και Αμφισβητήσεις 6.2 Ενστάσεις Κεφάλαιο 7 Χρήση των Πιστοποιητικών Συμμόρφωσης Σημάτων Συμμόρφωσης Συστήματος Διαχείρισης Κεφάλαιο 8 - Τέλη Πιστοποίησης Παράρτημα Α1 Προσδιορισμός απαιτούμενου χρόνου για Σ.Δ. κατά ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001 και ΕΛΟΤ 1801 Παράρτημα Α2 Προσδιορισμός απαιτούμενου χρόνου για Σ.Δ. κατά ΕΛΟΤ ΕΝ Παράρτημα Α3 Προσδιορισμός απαιτούμενου χρόνου για Σ.Δ. κατά ΕΛΟΤ 1429 Παράρτημα Α4 Προσδιορισμός απαιτούμενου χρόνου για Σ.Δ. κατά ΕΛΟΤ ΕΝ ISO Παράρτημα Β Ορισμοί Παράρτημα Γ Σχέδιο Σύμβασης χορήγησης/ανανέωσης / επέκτασης πιστοποιητικού & σήματος συμμόρφωσης συστήματος διαχείρισης Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 2/ 40

3 1.1 Η ΤΑΥΤΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Επωνυμία Ανώνυμη Εταιρεία Βιομηχανικής Έρευνας, Τεχνολογικής Ανάπτυξης και Εργαστηριακών Δοκιμών, Πιστοποίησης και Ποιότητας με διακριτικό τίτλο «ΕΒΕΤΑΜ Α.Ε» ΕΔΡΑ: Α Βιομηχανική Περιοχή, Βόλος Τηλέφωνο: /1 /2 FAX: volos.office@mirtec.gr Γραφείο ΑΘΗΝΩΝ Μ. Μερκούρη 76, Άγ. Δημήτριος Τηλέφωνο: , , FAX: athens.office@mirtec.gr Παράρτημα ΑΘΗΝΩΝ Ελ. Βενιζέλου 4, Καλλιθέα, ΑΘΗΝΑ Τηλέφωνο: , FAX: athens.branch@mirtec.gr Εργαστήρια ΑΘΗΝΩΝ Κηφισού 50, ΑΘΗΝΑ Τηλέφωνο: FAX: athens.lab@mirtec.gr Γραφείο ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Βιομηχανική Περιοχή Σίνδου, ΣΙΝΔΟΣ Τηλέφωνο: FAX: thess.office@mirtec.gr Εργαστήρια ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ Βιομηχανική Περιοχή Σίνδου, ΣΙΝΔΟΣ Τηλέφωνο: FAX: Παράρτημα ΘΗΒΩΝ 72 ο χλμ. Εθνικής Οδού Αθηνών Λαμίας, Τ.Θ.18646, ΧΑΛΚΙΔΑ Τηλέφωνο: , FAX: thiva.office@mirtec.gr Έτος ίδρυσης 1985 (2011) ΑΦΜ ΔΟΥ ΒΟΛΟΥ Ιστοσελίδα Αρμόδιο Πρόσωπο για τις επαφές με τον Φορέα Διαπίστευσης : Ο εκάστοτε υπεύθυνος ΔΠ Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 3/ 40

4 1.2 ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΔ ΤΗΣ ΕΒΕΤΑΜ Α.Ε. Οι υπηρεσίες πιστοποίησης ΣΔ της ΕΒΕΤΑΜ Α.Ε. αφορούν: Συστήματα Διαχείρισης Ποιότητας σύμφωνα με τις Οδηγίες της ΕΕ που απονέμονται σε κατασκευαστές προϊόντων: Ανελκυστήρες & Κατασκευαστικά στοιχεία ασφάλειας Εξοπλισμό υπό πίεση Εξοπλισμό πλοίων Μηχανές Συστήματα Διαχείρισης Ποιότητας κατά ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001, όπου περιλαμβάνονται και δραστηριότητες πιστοποίησης σύμφωνα με τους Κανονισμούς (ΕΚ) αριθ.2015/20167 και αριθ.304/2008 της Επιτροπής Συστήματα Περιβαλλοντικής Διαχείρισης κατά ΕΛΟΤ ΕΝ ISO Συστήματα Διαχείρισης της Υγείας και της Ασφάλειας στην εργασία κατά ΕΛΟΤ 1801 Συστήματα Διαχειριστικής Επάρκειας Οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημόσιου χαρακτήρα κατά ΕΛΟΤ 1429 Συστήματα Διαχείρισης της Ασφάλειας Τροφίμων κατά ΕΛΟΤ ΕΝ ISO Η συνολική διαχείριση και η χορήγηση των Πιστοποιητικών Συμμόρφωσης Συστήματος Διαχείρισης ικανοποιεί τις απαιτήσεις του Προτύπου ΕΛΟΤ ΕΝ ISO/IEC 17021, τις αντίστοιχες κατευθυντήριες οδηγίες της ΕΑ καθώς επίσης και τους κανονισμούς του Φορέα Διαπίστευσης. Το Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης είναι το έγγραφο που υποδηλώνει ότι η πιστοποιηθείσα επιχείρηση έχει τεκμηριώσει, έχει εφαρμόσει και τηρεί Σύστημα Διαχείρισης, το οποίο αποτελεί ένα μέσο διασφάλισης για την σταθερή ποιότητα των παραγόμενων προϊόντων και των παρεχόμενων υπηρεσιών, σε σχέση με τις προδιαγεγραμμένες γι' αυτά απαιτήσεις. Είναι σαφές ότι το Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης δεν σχετίζεται κατ' ουδένα τρόπο με την αξιολόγηση και πιστοποίηση των παραγομένων προϊόντων και παρεχομένων υπηρεσιών. Επομένως τα πιστοποιητικά ΣΔ δεν είναι πιστοποιητικά συμμόρφωσης προϊόντων και δεν πρέπει να συγχέονται με αυτά, ούτε να χρησιμοποιούνται ως τέτοια. 1.3 Η ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΤΗΣ ΑΝΕΞΑΡΤΗΣΙΑΣ & ΤΗΣ ΑΜΕΡΟΛΗΨΙΑΣ Πολιτική της ΑΕ ΕΒΕΤΑΜ είναι να παρέχει τις σχετικές υπηρεσίες πιστοποίησης ΣΔ με τρόπο που διασφαλίζει την ανεξαρτησία και αμεροληψία της εταιρείας, όπως διατυπώνεται στην δήλωση αμεροληψίας που περιέχεται στο Εγχειρίδιο για την Ποιότητα. Αυτό επιτυγχάνεται τόσο με τη λειτουργία ανεξάρτητου Συμβουλίου Πιστοποίησης, το οποίο χαράσσει τον σχεδιασμό και παρακολουθεί την εφαρμογή της πολιτικής σε θέματα πιστοποίησης, όσο και με τη χρησιμοποίηση τεχνικά ικανού προσωπικού το οποίο είναι απαλλαγμένο από κάθε είδους εμπορική επιρροή. Η ΕΒΕΤΑΜ εξάλλου, στα πλαίσια της λειτουργίας της ως φορέας πιστοποίησης, δεν εμπλέκεται καθ οιονδήποτε τρόπο στην παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών κατά τον σχεδιασμό συστημάτων διαχείρισης ούτε στην παροχή υπηρεσιών εσωτερικής επιθεώρησης στους πιστοποιημένους πελάτες της. Η ΕΒΕΤΑΜ δεν αναθέτει επιθεωρήσεις εξωτερικά σε συμβούλους συστημάτων διαχείρισης. Η πρόσβαση στις υπηρεσίες της εταιρείας είναι ελεύθερη για όλους τους φορείς, ανεξαρτήτως ιδιοκτησίας ή μεγέθους, ενώ η επεξεργασία των αιτήσεων για πιστοποίηση γίνεται με τρόπο ομοιόμορφο χωρίς διακρίσεις. 1.4 Η ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΤΗΣ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑΣ Η Α.Ε. ΕΒΕΤΑΜ διασφαλίζει ότι οποιαδήποτε πληροφορία, σχετική με την πιστοποιούμενη επιχείρηση/οργανισμό, αποκτάται κατά τη σχετική αξιολόγησή της, διατηρείται εμπιστευτική σε όλα τα επίπεδα λειτουργίας της εταιρείας και δεν αποκαλύπτεται σε οποιοδήποτε τρίτο μέρος, εκτός εάν υπάρχει γραπτή συναίνεση της επιχείρησης. Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 4/ 40

5 Σε περίπτωση που από το νόμο επιβάλλεται η αποκάλυψη των πληροφοριών αυτών σε τρίτο μέρος, η ΑΕ ΕΒΕΤΑΜ ενημερώνει την ενδιαφερόμενη επιχείρηση. 1.5 ΑΣΤΙΚΗ ΕΥΘΥΝΗ Για τις προσφερόμενες από την ΕΒΕΤΑΜ Α.Ε. υπηρεσίες πιστοποίησης συστημάτων διαχείρισης έχει υπογραφεί συμβόλαιο ασφάλισης επαγγελματικής ευθύνης. 1.5 ΤΑ ΤΕΛΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Απαραίτητη προϋπόθεση για τη χορήγηση και τη διατήρηση της πιστοποίησης είναι η έγκαιρη εκπλήρωση των οικονομικών υποχρεώσεων του πελάτη. Τα τέλη πιστοποίησης προσδιορίζονται στο Κεφάλαιο ΟΡΙΣΜΟΙ Κατά την εφαρμογή του παρόντος κανονισμού ισχύουν οι ορισμοί που αναφέρονται στο Παράρτημα Β του παρόντος. Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 5/ 40

6 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΟΡΟΙ & ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΧΟΡΗΓΗΣΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ 2.1 ΓΕΝΙΚΑ Η διαδικασία χορήγησης και διατήρησης του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια : Προκαταρκτική συζήτηση/ Ανταλλαγή πληροφοριών Επιθεώρηση Αξιολόγησης (σε 2 στάδια) Επιθεωρήσεις Επιτήρησης Επιθεωρήσεις Επαναξιολόγησης Ειδικές Επιθεωρήσεις Κατά τα ανωτέρω στάδια εφαρμόζονται οι αρχές, οι οποίες περιγράφονται στα σχετικά πρότυπα. Η ΕΒΕΤΑΜ λαμβάνει υπόψη της τους κινδύνους που ενέχει η παροχή σωστής και αμερόληπτης πιστοποίησης. Οι κίνδυνοι αυτοί μπορεί να σχετίζονται με τους στόχους της επιθεώρησης, την δειγματοληπτική μέθοδο, την αμεροληψία, νομικά, κανονιστικά και θέματα ευθυνών, τη χρήση σημάτων κ.ά. Η επιχείρηση οφείλει κατά τις επιθεωρήσεις να γνωστοποιεί στην ΕΒΕΤΑΜ τις απαιτήσεις, όπως καθορίζονται από την νομοθεσία (Εθνική και Κοινοτική), προς τις οποίες πρέπει να συμμορφώνονται τα παραγόμενα απ' αυτήν προϊόντα και / ή οι παρεχόμενες υπηρεσίες. Οι επιθεωρητές της ΕΒΕΤΑΜ ελέγχουν εάν οι απαιτήσεις αυτές έχουν δεόντως ενσωματωθεί στο Σύστημα Διαχείρισης της επιχείρησης/οργανισμού και επαληθεύουν εάν έχουν χορηγηθεί οι τυχόν απαιτούμενες άδειες και εγκρίσεις από τις αρμόδιες αρχές και υπηρεσίες. Επίσης οι επιθεωρητές έχουν δικαίωμα πρόσβασης στα αρχεία ελέγχων, που έχουν πραγματοποιηθεί από τις αρμόδιες αρχές και υπηρεσίες/ φορείς πιστοποίησης/ άλλους φορείς ή οργανισμούς. Όταν διενεργούνται επιθεωρήσεις στο εξωτερικό, ελέγχεται η εφαρμογή της εκάστοτε ισχύουσας, στην συγκεκριμένη χώρα, νομοθεσίας και η ενσωμάτωση των απαιτήσεων αυτής στο Σύστημα Διαχείρισης της επιχείρησης/οργανισμού. 2.2 ΠΑΡΟΧΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΤΟΥΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΟΥΣ Οι ενδιαφερόμενες για πιστοποίηση εταιρείες λαμβάνουν τις σχετικές πληροφορίες μέσω του παρόντος Κανονισμού. Προφορικές πληροφορίες και διευκρινίσεις για την εφαρμογή των Κανονισμών παρέχονται με ευθύνη του εκάστοτε συντονιστή της δραστηριότητας πιστοποίησης ΣΔ. 2.3 ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΣΗΣ Οι επιχειρήσεις/οργανισμοί που επιθυμούν την πιστοποίηση του Συστήματος Διαχείρισης, υποβάλλουν στην ΕΒΕΤΑΜ Αίτηση, σύμφωνα με το ειδικό έντυπο της ΕΒΕΤΑΜ, ( GP- CERTQS/ΕΝ01-1), συνοδευόμενη από το Εγχειρίδιο. Η ίδια αίτηση υποβάλλεται και σε περίπτωση επέκτασης σε νέους τομείς ή αλλαγής στάθμης προτύπου πιστοποίησης, για τις οποίες απονέμεται και χωριστό Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης. Σε περίπτωση όπου έχουν πιστοποιηθεί όλες οι μονάδες παραγωγής μίας επιχείρησης και όλες οι δραστηριότητές της, δύναται να εκδοθεί ενιαίο Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης, στο οποίο θα αναγράφονται όλες οι μονάδες παραγωγής και οι αντίστοιχες δραστηριότητες. Ο ενδιαφερόμενος παραλαμβάνει από την ΕΒΕΤΑΜ τον παρόντα Γενικό Κανονισμό και ορίζει τον εκπρόσωπο της Διοίκησης για τα θέματα Διαχείρισης Συστημάτων, και τον Αναπληρωτή του, για τη διενέργεια επαφών με την ομάδα επιθεώρησης. Εφόσον η επιχείρηση/οργανισμός επιθυμεί, είναι δυνατόν κατά την διάρκεια της επιθεώρησης να παρίσταται σύμβουλος, ο οποίος έχει συμμετάσχει στην ανάπτυξη του Συστήματος Διαχείρισης, τα στοιχεία του οποίου πρέπει να έχουν ήδη γνωστοποιηθεί στην ΕΒΕΤΑΜ. Ο Σύμβουλος θα παρίσταται ως παρατηρητής, χωρίς παρέμβαση στη διαδικασία επιθεώρησης. Η Αίτηση ανασκοπείται προκειμένου να εξετασθεί εάν η ΕΒΕΤΑΜ διαθέτει την ικανότητα να αξιολογήσει την επιχείρηση/οργανισμό και μπορεί να ανταποκριθεί στο χρόνο που θέτει ο πελάτης. Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 6/ 40

7 Σε περιπτώσεις που η Αίτηση απορρίπτεται, ενημερώνεται γραπτώς η επιχείρηση/οργανισμός καθώς και το Συμβούλιο Πιστοποίησης, για τους λόγους μη αποδοχής αυτής. Στη συνέχεια, αφού ληφθούν υπόψη οι ειδικές τεχνικές απαιτήσεις του πεδίου Πιστοποίησης της επιχείρησης/οργανισμού, συγκροτείται η Ομάδα Επιθεώρησης, η οποία αποτελείται από έναν Συντονιστή Επιθεώρησης ( Lead Auditor) και τουλάχιστον έναν Επιθεωρητή ( Auditor) ή Εκπαιδευόμενο Επιθεωρητή ( Trainee Auditor). Αν απαιτείται, περιλαμβάνονται και Τεχνικοί Εμπειρογνώμονες, που επιλέγονται από τους καταλόγους των εγκεκριμένων Επιθεωρητών/Τεχνικών Εμπειρογνωμόνων της ΕΒΕΤΑΜ. Δίδεται ιδιαίτερη προσοχή ώστε να μην συμπεριληφθεί στην Ομάδα Επιθεώρησης άτομο που έλαβε μέρος ως σύμβουλος στον σχεδιασμό (οργάνωση και λειτουργία) ή/ και την επέκταση του Συστήματος Διαχείρισης που θα επιθεωρηθεί και να μην εργάζεται ή να έχει οποιαδήποτε σχέση με ανταγωνιστική επιχείρηση τουλάχιστον τα τελευταία δύο χρόνια. Όταν κοινοποιηθεί η σύνθεση της Ομάδας Επιθεώρησης, ο ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα να ζητήσει την αντικατάσταση μέλους ή και μελών της, εάν συντρέχουν σοβαροί λόγοι (π,χ. θίγεται η ανταγωνιστικότητά του ή κινδυνεύει η ασφάλεια της τεχνογνωσίας της επιχείρησης λόγω σύνδεσης του / των Επιθεωρητών με ανταγωνιστές του). Σε τέτοιες περιπτώσεις επανακαθορίζεται η Ομάδα Επιθεώρησης Προσδιορισμός χρόνου επιθεώρησης Για τον προσδιορισμό του απαιτούμενου χρόνου επιθεώρησης ( Στάδιο 1 & 2) σε Α/Η (1Α/Η =8 ώρες) χρησιμοποιούνται οι πίνακες των Παραρτημάτων Α1, Α2, Α3, Α4 του παρόντος Γενικού Κανονισμού, (βάσει των προτύπων και του IAF MD 5). Για τα Συστήματα Διαχείρισης Ποιότητας ( Πίνακας Παραρτήματος Α1), βασικό κριτήριο αποτελεί ο ενεργός αριθμός του προσωπικού της υπό πιστοποίηση επιχείρησης/οργανισμού. Ο αριθμός των εργαζομένων υπολογίζεται βάσει του προσωπικού πλήρους απασχόλησης στο πεδίο υπό πιστοποίηση συμπεριλαμβανομένων και όσων εργάζονται σε κάθε βάρδια. Μη μόνιμο προσωπικό (εποχικό, προσωρινό, εργολάβοι και υπερ γολάβοι) καθώς και προσωπικό μερικής απασχόλησης, που είναι παρόν κατά την διάρκεια της επιθεώρησης, συμπεριλαμβάνεται στον αριθμό αυτό μετά από μετατροπή του αριθμού του σε ισοδύναμο αριθμό προσωπικού πλήρους απασχόλησης. Μείωση στον αριθμό του προσωπικού μπορεί να γίνει σε περιπτώσεις που σημαντικό ποσοστό αυτού εκτελεί απλές παραπλήσιες εργασίες. Για τα Συστήματα Περιβαλλοντικής Διαχείρισης λαμβάνονται υπόψη και άλλοι ειδικοί παράγοντες, όπως η πολυπλοκότητα του συστήματος διαχείρισης. Με την χρήση κατάλληλων πολλαπλασιαστών, οι ίδιοι πίνακες χρησιμοποιούνται σαν βάση και για τον προσδιορισμό του απαιτούμενου χρόνου για τις επιθεωρήσεις ετήσιας επιτήρησης (περίπου το 1/3 του χρόνου της επιθεώρησης αξιολόγησης), και επαναξιολόγησης (περίπου τα 2/3 του χρόνου της επιθεώρησης αξιολόγησης εάν αυτή διενεργείτο τη στιγμή της επαναξιολόγησης, χωρίς να συμπεριλαμβάνεται σε αυτόν ο χρόνος για την ανασκόπηση της απόδοσης του Συστήματος κατά την προηγούμενη της επαναξιολόγησης περίοδο). Άλλοι παράγοντες που μπορεί να επηρεάσουν τον απαιτούμενο χρόνο επιθεώρησης Συστημάτων Ποιότητας και Περιβαλλοντικής Διαχείρισης είναι: Λόγοι προσαύξησης του χρόνου επιθεώρησης Πολύπλοκα logistics με περισσότερα από ένα επιθεωρούμενα κτίρια της επιχείρησης/οργανισμού. Απαίτηση διερμηνείας για το προσωπικό όταν η επιθεώρηση γίνεται σε παραπάνω από μια γλώσσες. Μεγάλες εκτάσεις της επιχείρησης/οργανισμού αναλογικά με το προσωπικό (πχ δασική έκταση) Υψηλές απαιτήσεις σε νομοθετικό πλαίσιο (πχ τρόφιμα και φάρματα, αεροδιαστημική, πυρηνική ενέργεια, κά) Υψηλή πολυπλοκότητα διεργασιών ή πολλαπλές μοναδιαίες δραστηριότητες. Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 7/ 40

8 Δραστηριότητες που απαιτούν επισκέψεις σε προσωρινές τοποθεσίες για την επιβεβαίωση των δραστηριοτήτων των μόνιμων τοποθεσιών που υπάγονται στο σύστημα διαχείρισης προς πιστοποίηση. Λόγοι προσαύξησης του χρόνου επιθεώρησης μόνο για Συστήματα Περιβαλλοντικής Διαχείρισης Μεγαλύτερη ευαισθησία του περιβάλλοντος υποδοχής σε σύγκριση με μια τυπική θέση βιομηχανικού τομέα Απόψεις ενδιαφερομένων μερών Έμμεσες πτυχές που απαιτούν αύξηση του χρόνου Πρόσθετες ή ασυνήθεις περιβαλλοντικές πτυχές ή ρυθμιζόμενες συνθήκες του τομέα Λόγοι μείωσης του χρόνου επιθεώρησης Ο πελάτης δεν διαθέτει σχεδιασμό (μόνο για Συστήματα Διαχείρισης Ποιότητας) Πολύ μικρός χώρος για τον αριθμό των εργαζομένων (πχ. συγκρότημα γραφείων μόνο). Ωριμότητα του συστήματος διαχείρισης. Προηγούμενη γνώση της εταιρείας (πχ. πιστοποίηση βάσει άλλων προτύπων). Ετοιμότητα του πελάτη για πιστοποίηση (πχ ήδη πιστοποιημένος από άλλο φορέα). Δραστηριότητες χαμηλής πολυπλοκότητας Διεργασίες που αφορούν μόνο μια γενική δραστηριότητα (πχ. μόνο Υπηρεσίες). Πανομοιότυπες δραστηριότητες σε όλες τις βάρδιες με απόδειξη ότι υπάρχει ισοδύναμη απόδοση βασισμένη σε εσωτερικές επιθεωρήσεις ή σε επιθεωρήσεις από φορείς πιστοποίησης. Μεγάλο ποσοστό εργαζομένων που εκτελούν τα ίδια, απλά καθήκοντα. Στο προσωπικό συμπεριλαμβάνονται και κάποιοι που εργάζονται εκτός, π.χ. πωλητές, προσωπικό υπηρεσιών, οδηγοί κ.ά. για τους οποίους είναι δυνατόν η επιθεώρηση να γίνει μέσω ανασκόπησης αρχείων. Ο χρόνος επιθεώρησης περιλαμβάνει και τον χρόνο που απαιτείται για τον σχεδιασμό, την ανασκόπηση εγγράφων, την επικοινωνία με το προσωπικό του επιθεωρούμενου και την συγγραφή της έκθεσης, είτε αυτός δαπανάται στις εγκαταστάσεις του επιθεωρούμενου είτε εκτός. Ο χρόνος της επί τόπου επιθεώρησης δεν θα πρέπει να είναι λιγότερος από το 80% του αρχικά υπολογισμένου χρόνου. Ο χρόνος των εκπαιδευόμενων επιθεωρητών και των εμπειρογνωμόνων δεν συμπεριλαμβάνεται στον χρόνο της επιθεώρησης, ούτε και ο χρόνος που απαιτείται για την μετακίνηση των επιθεωρητών. Σε περιπτώσεις που ο αιτών λειτουργεί προσωρινές εγκαταστάσεις, αυτές συμπεριλαμβάνονται στο πρόγραμμα επιθεώρησης βάσει της παρ.9 του IAF MD5. Αν χρησιμοποιηθούν τεχνικές απομακρυσμένης επιθεώρησης ( remote auditing) όπως τηλεδιασκέψεις ( teleconferences) ή χρήση ηλεκτρονικών εργαλείων ( web-based tools), ή εξέταση πρόσθετων στοιχείων που ζητούνται από την ομάδα επιθεώρησης, μπορεί να συνυπολογιστεί στο χρόνο της επιτόπιας επιθεώρησης. Αν ο χρόνος της απομακρυσμένης επιθεώρησης ξεπεράσει το 30% του συνολικού προβλεπόμενου χρόνου, τότε απαιτείται επιπλέον τεκμηρίωση από την Ομάδα Επιθεώρησης. Σε περιπτώσεις πολυθεσικών οργανισμών, όταν στις διάφορες θέσεις/εγκαταστάσεις εφαρμόζονται βασικά παρόμοιες διαδικασίες ή δραστηριότητες, για τον καθορισμό του απαιτούμενου χρόνου επιθεώρησης ως προς την δυνατότητα εφαρμογής δειγματοληπτικών επιθεωρήσεων, λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις του εγγράφου IAF-MD1, και ο πελάτης ενημερώνεται σχετικά πριν από την έναρξη της επιθεώρησης. Πολυθεσικοί ( multi-site) οργανισμοί είναι αυτοί που διαθέτουν καθορισμένη κεντρική υπηρεσία (κεντρικά γραφεία) όπου σχεδιάζονται, ελέγχονται ή γίνεται η διαχείριση ορισμένων δραστηριοτήτων, και ένα δίκτυο τοπικών γραφείων ή παραρτημάτων ( θέσεων), όπου αυτές οι δραστηριότητες πραγματοποιούνται πλήρως ή μερικώς. Παραδείγματα πολυθεσικών οργανισμών περιλαμβάνουν όσους: 1. λειτουργούν με franchises Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 8/ 40

9 2. διαθέτουν δίκτυο γραφείων πωλήσεων 3. παρέχουν τις ίδιες υπηρεσίες από πολλαπλά σημεία 4. διαθέτουν παραρτήματα Τα κριτήρια, σύμφωνα με τα οποία ένας οργανισμός μπορεί να επιλεγεί για να επιθεωρηθεί με δειγματοληπτικές μεθόδους, αναφέρονται αναλυτικά στην παρ. 3 του εγγράφου IAF-MD1. Τουλάχιστον το 25% του δείγματος επιλέγεται τυχαία και το υπόλοιπο με τέτοιο τρόπο ώστε οι διαφοροποιήσεις μεταξύ των θέσεων που επιλέγονται κατά τη περίοδο ισχύος του πιστοποιητικού να είναι όσο το δυνατόν μεγαλύτερες. Στην επιλογή των θέσεων, η οποία μπορεί να γίνεται και μετά την ολοκλήρωση της επιθεώρησης των κεντρικών γραφείων, λαμβάνονται υπόψη ανάμεσα σε άλλα και: Αποτελέσματα εσωτερικών επιθεωρήσεων και ανασκοπήσεων από τη διοίκηση ή προηγούμενες επιθεωρήσεις από φορέα πιστοποίησης Αρχείο παραπόνων, διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες Σημαντικές διαφορές στο μέγεθος των θέσεων Διαφορές στις βάρδιες και στις διεργασίες παραγωγής Πολυπλοκότητα στο σύστημα διαχείρισης και στις διεργασίες του Τροποποιήσεις από την τελευταία επιθεώρηση πιστοποίησης Ωριμότητα του ΣΔ και γνώση του οργανισμού Περιβαλλοντικά θέματα και επιπτώσεις για περιπτώσεις Συστημάτων Περιβαλλοντικής Διαχείρισης Διαφορές σε νοοτροπία, γλώσσα και κανονιστικές διατάξεις και Γεωγραφική διασπορά Η δειγματοληψία των μονάδων τεκμηριώνεται κάθε φορά κατά περίπτωση, όπως για παράδειγμα στην περίπτωση ενός οργανισμού δραστηριότητας μεσαίου ή χαμηλού κινδύνου με λιγότερους από 50 εργαζόμενους σε κάθε θέση εφαρμογής, ο ελάχιστος αριθμός θέσεων εφαρμογής που θα επιθεωρηθεί είναι: Αρχική επιθεώρηση: ο αριθμός του δείγματος είναι η τετραγωνική ρίζα του αριθμού των απομακρυσμένων θέσεων, στρογγυλοποιημένος στον πλησιέστερο ακέραιο προς τα πάνω. Ετήσια επιτήρηση: ο αριθμός του δείγματος υπολογίζεται με την τετραγωνική ρίζα του αριθμού των απομακρυσμένων θέσεων, πολλαπλασιασμένος με το 0.6 και στρογγυλοποιημένος προς τα πάνω στον πλησιέστερο ακέραιο. Επιθεώρηση Επαναξιολόγησης: ο αριθμός του δείγματος υπολογίζεται με την τετραγωνική ρίζα του αριθμού των απομακρυσμένων μονάδων, όπως στην αρχική αξιολόγηση, εκτός εάν κρίνεται αποτελεσματική η διαχείριση του συστήματος στην περίοδο των τριών χρόνων, οπότε σ αυτή την περίπτωση πολλαπλασιάζεται με 0.8 και στρογγυλοποιείται στον πλησιέστερο ακέραιο προς τα πάνω. Τα κεντρικά γραφεία επιθεωρούνται στην αρχική αξιολόγηση και κατά την επαναξιολόγηση και τουλάχιστον μια φορά ετησίως ως μέρος της επιτήρησης. Για περισσότερες διευκρινίσεις σχετικά με την επιθεώρηση πολυθεσικών οργανισμών, ο επικεφαλής επιθεωρητής εξετάζει λεπτομερώς τις απαιτήσεις του εγγράφου ΙΑF MD1, για την επιλογή των θέσεων, στις οποίες στη συνέχεια εφαρμόζονται οι απαιτήσεις του IAF MD5. Ειδικότερα για πιστοποιήσεις ΣΔΑΤ ( Συστημάτων Διαχείρισης Ασφάλειας Τροφίμων), ένας πολυθεσικός οργανισμός μπορεί να πιστοποιηθεί κάτω από ένα σύστημα διαχείρισης όταν ισχύουν οι παρακάτω όροι: α) όλες οι θέσεις λειτουργούν υπό ένα κεντρικά ελεγχόμενο και διαχειριζόμενο ΣΔΑΤ, όπως περιγράφεται στην παράγραφο 4 του προτύπου ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 22000:2005, ή άλλου ισοδύναμου ΣΔΑΤ. β) σε κάθε θέση και ένα χρόνο πριν από την πιστοποίηση έχει διενεργηθεί μία εσωτερική επιθεώρηση γ) ευρήματα που καταγράφονται σε μεμονωμένες θέσεις θεωρούνται ενδεικτικά όλου του συστήματος και οι διορθωτικές ενέργειες πρέπει να εφαρμόζονται ανάλογα. Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 9/ 40

10 Δειγματοληπτικές μέθοδοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο για τις κατηγορίες Α, B, E, F, και G (Πίνακας Α.1 του ISO/TS 22003:2013) και για οργανισμούς με περισσότερες από 20 θέσεις και παρόμοιες λειτουργίες εντός αυτών των κατηγοριών. Αυτό ισχύει για τις επιθεωρήσεις αρχικής πιστοποίησης, επιτήρησης και επαναξιολόγησης. Η απόφαση για εφαρμογή δειγματοληπτικών μεθόδων πρέπει να τεκμηριώνεται. Το πρόγραμμα των ετήσιων εσωτερικών επιθεωρήσεων μετά την αρχική πιστοποίηση πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις θέσεις του οργανισμού. Όταν εφαρμόζονται δειγματοληπτικές μέθοδοι, ισχύουν τα παρακάτω: α) Για οργανισμούς με 20 ή λιγότερες θέσεις, πρέπει να επιθεωρούνται όλες. Για περισσότερες από 20, η αναλογία πρέπει να είναι μία ανά πέντε (1/5) με τυχαία επιλογή και όλες θα πρέπει να συμμορφώνονται. β) Τουλάχιστον μία φορά ετησίως, πρέπει να διενεργείται επιθεώρηση των κεντρικών γραφείων. γ) Τουλάχιστον μία φορά ετησίως, πρέπει να διενεργούνται επιθεωρήσεις επιτήρησης στις απαιτούμενες θέσεις βάσει της δειγματοληψίας. δ) Τα ευρήματα των θέσεων που επιθεωρήθηκαν δειγματοληπτικά πρέπει να θεωρούνται ενδεικτικά όλου του συστήματος και οι διορθωτικές ενέργειες να εφαρμόζονται ανάλογα Επιθεώρηση Συστημάτων Ενοποιημένης Διαχείρισης ΣΕΔ ( IMS- Integrated Management Systems) Όταν ένα σύστημα διαχειρίζεται διάφορες πτυχές της λειτουργίας ενός οργανισμού ως προς τις απαιτήσεις περισσοτέρων από ένα προτύπων διαχείρισης, σε ένα δεδομένο επίπεδο ενοποίησης, το σύστημα αυτό μπορεί να ποικίλλει από ένα συνδυασμένο σύστημα που απλά προσθέτει ξεχωριστό σύστημα για κάθε πρότυπο έως ένα σύστημα ενοποιημένης διαχείρισης το οποίο μοιράζεται στοιχεία και υπευθυνότητες μέσω της τεκμηρίωσης ενός απλού συστήματος. Για τον προσδιορισμό του χρόνου που απαιτείται για την επιθεώρηση ενοποιημένων συστημάτων που καλύπτονται από δύο ή περισσότερα πρότυπα π.χ. Α+Β+Γ, σύμφωνα με τις οδηγίες του IAF MD 11, υπολογίζεται το άθροισμα των επί μέρους χρόνων επιθεώρησης για κάθε σύστημα διαχείρισης και ο τελικός χρόνος διαμορφώνεται λαμβάνοντας υπόψη παράγοντες αύξησης ή μείωσης. Στους παράγοντες μείωσης περιλαμβάνονται: ο βαθμός ενοποίησης του συστήματος διαχείρισης του οργανισμού, η ικανότητα του προσωπικού του οργανισμού να αντιμετωπίσει ερωτήσεις που αναφέρονται σε περισσότερα από ένα πρότυπα, η διαθεσιμότητα επιθεωρητών με επάρκεια σε περισσότερα από ένα πεδία, Για την διαμόρφωση του προγράμματος επιθεώρησης λαμβάνεται υπόψη ο πίνακας του Παραρτήματος 1 του IAF MD11. Στους παράγοντες αύξησης του απαιτούμενου χρόνου περιλαμβάνονται: η πολυπλοκότητα της επιθεώρησης ενός ενοποιημένου συστήματος σε σχέση με ενός απλού Στο στάδιο 1 μιας συνδυασμένης επιθεώρησης πρέπει να συλλέγεται πληροφόρηση σχετικά με το βαθμό ενοποίησης των συστημάτων διαχείρισης του οργανισμού και την ικανότητα ανταπόκρισης του προσωπικού στις απαιτήσεις μιας τέτοιας επιθεώρησης. Ο πελάτης ενημερώνεται ότι η διάρκεια της επιθεώρησης ενός ΣΕΔ, που υπολογίστηκε βάσει του επιπέδου ενοποίησης που δηλώθηκε αρχικά, είναι δυνατόν να τροποποιηθεί κατά την διάρκεια της επιθεώρησης Σταδίου 1 και μετέπειτα, καθώς ο βαθμός ενοποίησης επιβεβαιώνεται. Ο υπολογισμός του απαιτούμενου χρόνου επιθεώρησης πρέπει να τεκμηριώνεται. Η μείωση δεν πρέπει να υπερβαίνει το 20% του αθροίσματος των επί μέρους χρόνων ανά πρότυπο. Όταν γίνονται συνδυασμένες επιθεωρήσεις σε μη ενοποιημένα συστήματα διαχείρισης, αν και μπορούν να διεξάγονται ταυτόχρονα, δεν δικαιολογείται μείωση του χρόνου επιθεώρησης. Όταν η συνδυασμένη επιθεώρηση αφορά και επιθεώρηση συστήματος σύμφωνα με τις απαιτήσεις Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 10/ 40

11 κοινοτικής οδηγίας, ο χρόνος προσαυξάνεται τεκμηριωμένα κατά 0,5 1 ΑΗ, ανάλογα με την κρίση του επιθεωρητή. 2.4 ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ Μετά την υποβολή της αίτησης και τον καθορισμό της ομάδας επιθεώρησης ακολουθεί η διενέργεια αξιολόγησης της συμμόρφωσης του συστήματος διαχείρισης της εταιρείας/οργανισμού, η οποία διεξάγεται σε δύο στάδια Αρχικές Συνομιλίες Ανταλλαγή Πληροφοριών Η ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ πληροφορεί τους ενδιαφερόμενους για τις διαδικασίες, την χρονική διάρκεια και το κόστος της κάθε επιθεώρησης. Αν ζητηθεί, μπορεί επίσης να συντάξει οικονομικό προϋπολογισμό. Οι αρχικές συνομιλίες δεν έχουν κανένα κόστος για τον ενδιαφερόμενο. Κατά την διάρκεια των αρχικών συνομιλιών διευκρινίζονται επίσης θέματα που αφορούν στο πεδίο πιστοποίησης, το πρότυπο πιστοποίησης, τις μονάδες προς πιστοποίηση και τυχόν άλλα θέματα που θέτει ο ενδιαφερόμενος, με σκοπό τον καθορισμό των λεπτομερειών της διενέργειας της επιθεώρησης αξιολόγησης και ειδικότερα του προγράμματος αυτής Επιθεώρηση Αξιολόγησης Η επιθεώρηση αξιολόγησης διεξάγεται σε δύο στάδια. Αρχικά κατά το στάδιο 1 η ομάδα επιθεώρησης μελετά το Εγχειρίδιο καθώς και όποιο άλλο έγγραφο έχει τεθεί υπόψη της από τον ενδιαφερόμενο, με στόχο την εξέταση της συμβατότητάς τους με τις απαιτήσεις του αντιστοίχου προτύπου και του παρόντος Κανονισμού. Η διαδικασία αυτή μπορεί να πραγματοποιηθεί και στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης, αν παραστεί ανάγκη. Τα αποτελέσματα κοινοποιούνται στον πελάτη αφού καταγραφούν στο έντυπο Λίστα επιθεώρησης (Στάδιο 1) / GP-CERTQS/EN02-1. Για να διενεργηθεί η επιθεώρηση αξιολόγησης ( Στάδιο 2) απαιτείται η πλήρης εφαρμογή του προς πιστοποίηση Συστήματος Διαχείρισης και η ύπαρξη αντίστοιχων αρχείων ποιότητας, για διάστημα τουλάχιστον τεσσάρων (4) μηνών. Απαραίτητη προϋπόθεση είναι η διενέργεια, εκ μέρους της επιχείρησης/οργανισμού, μιας ολοκληρωμένης εσωτερικής επιθεώρησης του Συστήματος Διαχείρισης και ανασκόπησής του από την Διοίκηση. Κατά την διάρκεια της εναρκτήριας και της καταληκτήριας συνεδρίασης, οι οποίες διενεργούνται αντίστοιχα στην αρχή και στο πέρας των επιθεωρήσεων, θα πρέπει να είναι παρούσα η Διοίκηση της επιχείρησης/οργανισμού καθώς και ο εξουσιοδοτημένος εκπρόσωπός της. Το Σύστημα Διαχείρισης της επιχείρησης/οργανισμού εξετάζεται και επιθεωρείται στο σύνολο του κατά το Στάδιο 2 της επιθεώρησης αξιολόγησης, για να διαπιστωθεί ότι καλύπτει τα σημεία που απαιτούνται, σύμφωνα με το αντίστοιχο πρότυπο και τον παρόντα Κανονισμό. Επιπρόσθετα επιθεωρείται η εφαρμογή του αντίστοιχου Συστήματος Διαχείρισης, οι οργανωτικές δομές, οι Διαδικασίες/ Οδηγίες/ Έντυπα της επιχείρησης/οργανισμού καθώς και η καταλληλότητα και αποτελεσματικότητα του Συστήματος Διαχείρισης, αναφορικά με τους στόχους και την Πολιτική της επιχείρησης/οργανισμού, τα οποία και αξιολογούνται. Η αξιολόγηση του Συστήματος Διαχείρισης της επιχείρησης/οργανισμού, δεν περιορίζεται μόνο στα σημεία που καλύπτονται από το Εγχειρίδιο, αλλά επεκτείνεται στην αξιολόγηση όλων των δραστηριοτήτων της επιχείρησης/οργανισμού, που κατά την τεκμηριωμένη άποψη των επιθεωρητών της ΕΒΕΤΑΜ έχουν σχέση ή επηρεάζουν τη λειτουργία του Συστήματος Διαχείρισης της επιχείρησης/οργανισμού, ως προς το πεδίο πιστοποίησης. Κατά την έννοια των ανωτέρω, οι αποκλίσεις από τις απαιτήσεις του προτύπου πιστοποίησης ή του παρόντος Κανονισμού μακροσκοπικά κατατάσσονται στις εξής κατηγορίες : Κύρια Μη Συμμόρφωση : παντελής έλλειψη ή πλημμελής καταγραφή μιας απαιτητής από το αντίστοιχο πρότυπο διαδικασίας ή μη εφαρμογή μιας τέτοιας διαδικασίας ή μη τήρηση των απαιτήσεων του παρόντος Κανονισμού. Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 11/ 40

12 Απλή Μη Συμμόρφωση : παρατηρηθείσα απόκλιση περιορισμένης έκτασης στην τεκμηρίωση ή εφαρμογή μιας διαδικασίας του Συστήματος Διαχείρισης, σε σχέση με τις απαιτήσεις του αντιστοίχου προτύπου. Παρατήρηση : α) μεμονωμένη παρατηρηθείσα απόκλιση στην τεκμηρίωση ή στην εφαρμογή διαδικασίας του Συστήματος Διαχείρισης, που ενδέχεται να γίνει μη συμμόρφωση στο μέλλον β) στοιχείο της τεκμηρίωσης ή της εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης, το οποίο εμφανίζει τάση ή είναι πιθανή μελλοντική αιτία για μη συμμόρφωση. Σημαντικός αριθμός απλών μη συμμορφώσεων, που συστηματικά εστιάζονται σε μια συγκεκριμένη διαδικασία του Συστήματος Διαχείρισης, συνιστά κύρια μη συμμόρφωση. Η ΕΒΕΤΑΜ δεν προβαίνει στη χορήγηση Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης μέχρι τη διαπίστωση της αποτελεσματικής άρσης όλων των κυρίων μη συμμορφώσεων και τη δέσμευση της επιχείρησης/οργανισμού για την άρση των απλών μη συμμορφώσεων σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, μετά την παρέλευση του οποίου είναι δυνατόν να απαιτηθεί από την EBETAM αξιολόγηση των ενεργειών που πραγματοποιήθηκαν. Η ολοκλήρωση των ανωτέρω πρέπει να έχει πραγματοποιηθεί το αργότερο σε ένα (1) μήνα μετά τη διενέργεια της Επιθεώρησης Αξιολόγησης. Ο ενδιαφερόμενος είναι υποχρεωμένος να ειδοποιήσει γραπτώς την ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ μόλις προβεί στις αντίστοιχες διορθωτικές ενέργειες. Ανάλογα με την φύση των μη συμμορφώσεων, η επαλήθευση μπορεί να γίνει είτε με την κατάθεση, από τον ενδιαφερόμενο σχετικής τεκμηρίωσης είτε με επιτόπου ειδική επιθεώρηση. Αν εντοπισθούν σοβαρά προβλήματα, δηλαδή το Σύστημα Διαχείρισης της επιχείρησης/οργανισμού δεν συμμορφώνεται σε μεγάλη έκταση με το πρότυπο πιστοποίησης και τον παρόντα Κανονισμό, ο συντονιστής της ΕΒΕΤΑΜ είναι υποχρεωμένος να το αναφέρει στη Γενική Διεύθυνση της επιχείρησης/οργανισμού χωρίς καθυστέρηση, ώστε να διακοπεί αμέσως η επιθεώρηση και να υπάρξει μείωση του κόστους της, ενώ υποβάλλει σχετική έκθεση, στην οποία αιτιολογείται η απόφαση, χωρίς να απαιτείται αναλυτική καταγραφή των μη συμμορφώσεων. Στην περίπτωση αυτή δίδεται χρόνος στην επιχείρηση για την διόρθωση των μη συμμορφώσεων. Η επιθεώρηση αξιολόγησης μπορεί να επαναληφθεί το νωρίτερο μετά από τέσσερις (4) μήνες. Αν κατά την διάρκεια της νέας επιθεώρησης αξιολόγησης σημειωθούν πάνω από τέσσερις (4) κύριες μη συμμορφώσεις, τότε ο Υπεύθυνος της ΕΒΕΤΑΜ προβαίνει σε αρνητική εισήγηση. Σε αυτές τις περιπτώσεις όταν πρόκειται για Επιβεβαίωση Διαχειριστικής Επάρκειας σύμφωνα με το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429, ενημερώνεται και η αρμόδια αρχή. Σε περιπτώσεις όπου η ομάδα επιθεώρησης αντιμετωπίζει προβλήματα συνεργασίας με το προσωπικό της επιχείρησης/οργανισμού (έλλειψη παρουσίας, συνεχή τηλεφωνήματα, έντεχνη άρνηση απάντησης στα ερωτήματα, παραπλανητικές μεθόδους, μεθόδους επηρεασμού κ.λπ.), πρέπει να το αναφέρει αμέσως στον επικεφαλής επιθεωρητή, ο οποίος, ανάλογα με την έκταση του προβλήματος, ενημερώνει την διοίκηση της επιχείρησης/οργανισμού. Αν το θέμα δεν λυθεί και συνεχιστούν τα εμπόδια, αποφασίζεται η διακοπή της Επιθεώρησης Επιθεωρήσεις Επιτήρησης Ο σκοπός των ετήσιων αυτών επιθεωρήσεων μετά την έκδοση του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης, είναι να εξασφαλίζεται η συνεχής ορθή εφαρμογή των διαδικασιών του Συστήματος Διαχείρισης της επιχείρησης/οργανισμού και η ικανοποίηση των απαιτήσεων της ΕΒΕΤΑΜ, όπως αυτές περιγράφονται στον παρόντα Κανονισμό και στην υπογραφείσα, μεταξύ ΕΒΕΤΑΜ και επιχείρησης/οργανισμού, σύμβαση. Ο απαιτούμενος χρόνος για τη διενέργεια των ετήσιων επιθεωρήσεων υπολογίζεται αναλογικά με το χρόνο της αρχικής αξιολόγησης/πιστοποίησης και δεν είναι λιγότερο από το 1/3 αυτού. Για το πρότυπο 22000, ο χρόνος αυτός δεν μπορεί να είναι λιγότερο από 1 Α/Η ( 0,5 Α/Η για κατηγορίες Α& Β). Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 12/ 40

13 2.4.4 Επιθεωρήσεις Επαναξιολόγησης Πριν από το τέλος της περιόδου ισχύος του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης και εφόσον δεν έχει ζητηθεί από την επιχείρηση η διακοπή του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης, διενεργείται πάντα η Επιθεώρηση Επαναξιολόγησης. Για την επαναπιστοποίηση της επιχείρησης/οργανισμού ο χρόνος που απαιτείται για την επιθεώρηση υπολογίζεται αναλογικά με το χρόνο της αρχικής αξιολόγησης και δεν είναι λιγότερο από τα 2/3 αυτού Ειδικές Επιθεωρήσεις Οι Ειδικές Επιθεωρήσεις διενεργούνται : α) Όταν απαιτείται η επιτόπια επαλήθευση διορθωτικών ενεργειών προς άρση μη συμμορφώσεων, που εντοπίστηκαν κατά την διάρκεια της επιθεώρησης αξιολόγησης ή επιτήρησης. β) Εάν υπάρχουν στοιχεία ή ενδείξεις ότι δεν ικανοποιούνται πλέον οι απαιτήσεις του σχετικού προτύπου και του παρόντος Κανονισμού (π.χ. μετά από παράπονα πελατών της πιστοποιημένης επιχείρησης, παράβαση υφιστάμενης νομοθεσίας διαπιστωθείσα από αρμόδια αρχή). γ) Όταν η Ειδική Επιθεώρηση απαιτηθεί στα πλαίσια διμερών ή πολυμερών συμφωνιών με άλλους Φορείς/ Οργανισμούς Πιστοποίησης ή ζητηθεί από οποιοδήποτε άλλο φυσικό ή νομικό πρόσωπο, μετά από αίτησή τους και μετά από συμφωνία προς τούτο, της επιχείρησης. δ) Όταν ζητηθεί επέκταση πεδίου Επέκταση του Πεδίου Πιστοποίησης / Αλλαγή Στάθμης Προτύπου Πιστοποίησης Για την επέκταση του πεδίου Πιστοποίησης ή της στάθμης του Προτύπου Πιστοποίησης, η επιχείρηση/οργανισμός πρέπει να υποβάλει νέα αίτηση και την σχετική τεκμηρίωση στην ΕΒΕΤΑΜ. Ανάλογα με την περίπτωση μπορεί να γίνει ειδική επιθεώρηση ή επιθεώρηση αξιολόγησης σε συνδυασμό με την επιθεώρηση επιτήρησης ή την επαναληπτική επιθεώρηση αξιολόγησης. 2.5 ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ΕΚΘΕΣΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ Μετά τη διενέργεια της αξιολόγησης η ΕΒΕΤΑΜ κοινοποιεί στον πελάτη γραπτή Έκθεση Επιθεώρησης, προσδιορίζοντας τις μη συμμορφώσεις που θα πρέπει να αποκατασταθούν. Για την απόδειξη της αποκατάστασης των μη συμμορφώσεων μπορεί να απαιτηθεί η διενέργεια συμπληρωματικής επιθεώρησης ή μόνο η υποβολή κατάλληλης τεκμηρίωσης. 2.6 ΧΟΡΗΓΗΣΗ & ΑΝΑΝΕΩΣΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Γενικά Το Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης της ΕΒΕΤΑΜ πιστοποιεί ότι η συγκεκριμένη επιχείρηση/οργανισμός έχει εγκαταστήσει, διατηρεί και εφαρμόζει αποτελεσματικά Σύστημα Διαχείρισης, το οποίο συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του σχετικού προτύπου και του παρόντος Κανονισμού, άρα η επιχείρηση/οργανισμός διαθέτει τις οργανωτικές δομές, τα τεχνικά μέσα καθώς και το εκπαιδευμένο προσωπικό που είναι απαραίτητα για να εξασφαλίζεται σταθερή ποιότητα των προϊόντων ή/ και των υπηρεσιών που προσφέρει, όπως καθορίζεται από τις προδιαγεγραμμένες απαιτήσεις Χορήγηση & Ανανέωση του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης της ΕΒΕΤΑΜ Η διάρκεια ισχύος του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης είναι τρία (3) έτη. Υπάρχει περίπτωση να χορηγηθεί και Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης μικρότερης χρονικής ισχύος εάν το ζητήσει ο ενδιαφερόμενος γραπτώς με την αίτηση του, και για συγκεκριμένους λόγους Χορήγηση Πιστοποιητικού και Σήματος IQNet Η ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ, ως εταίρος του διεθνούς δικτύου IQNet, μαζί με το Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης και με βάση την επιθεώρηση και πιστοποίηση που πραγματοποιήθηκε, χορηγεί και Πιστοποιητικό και Σήμα IQNet. Το IQNet, από την ίδρυσή του, το 1990, αποτελεί το μεγαλύτερο δίκτυο κορυφαίων Φορέων Πιστοποίησης διεθνώς. Η πιστοποίηση IQNet επιτρέπεται χάρη στην εμπιστοσύνη που εγκαθιδρύεται Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 13/ 40

14 μεταξύ των εταίρων του δικτύου μέσω των ισότιμων αποτελεσμάτων αξιολόγησης, συνεργασίας και έχοντας υπογράψει τον συμφωνητικό IQNet σχετικά με την αμοιβαία αναγνώριση των πιστοποιητικών. Το πιστοποιητικό IQNet εκδίδεται, τροποποιείται ή αποσύρεται παράλληλα με την έκδοση, τροποποίηση ή απόσυρση του πιστοποιητικού συμμόρφωσης της ΕΒΕΤΑΜ. Την κύρια ευθύνη έκδοσης του πιστοποιητικού IQNet την έχει η ΕΒΕΤΑΜ ως εταίρος του δικτύου. Σε περίπτωση που η ΕΒΕΤΑΜ σταματήσει να αποτελεί εταίρο του δικτύου, το πιστοποιητικό IQNet ακυρώνεται μέσα σε 30 ημέρες. Ο κάτοχος του πιστοποιητικού πληροφορείται γραπτώς μέσω επιστολής η οποία θα κοινοποιείται στα κεντρικά γραφεία του δικτύου IQNet για την ακύρωση του πιστοποιητικού. 2.7 ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΣΥΜΦΩΝΗΤΙΚΟΥ Αφού εγκριθεί η χορήγηση Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης και πριν τούτο παραδοθεί στην επιχείρηση/οργανισμό, υπογράφεται σύμβαση μεταξύ της ΕΒΕΤΑΜ και της επιχείρησης/οργανισμού, η οποία καθορίζει τις υποχρεώσεις και τα δικαιώματα της ΕΒΕΤΑΜ και της πιστοποιημένης επιχείρησης/οργανισμού, και έχει διάρκεια ισχύος όση και το πιστοποιητικό. 2.8 ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΔΙΑΠΙΣΤΕΥΜΕΝΗΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΣΔ Σε περιπτώσεις που η αρχική πιστοποίηση εταιρείας / οργανισμού έχει γίνει από άλλο διαπιστευμένο φορέα, ορίζεται επιθεωρητής που αναλαμβάνει την ανασκόπηση του συστήματος και επιτόπια επίσκεψη στις εγκαταστάσεις του πελάτη. Η ανασκόπηση θα περιλαμβάνει: επιβεβαίωση ότι οι πιστοποιημένες από άλλον φορέα υπηρεσίες του πελάτη εμπίπτουν στο πεδίο διαπίστευσης της ΕΒΕΤΑΜ. (Εάν όχι, τότε ενημερώνεται σχετικά ο πελάτης, και αν θελήσει να συνεχίσει τη συνεργασία, υποβάλλεται άμεσα από την ΕΒΕΤΑΜ στο ΕΣΥΔ αίτηση επέκτασης πεδίου διαπίστευσης και διενεργείται αρχική αξιολόγηση στις εγκαταστάσεις του οργανισμού). τους λόγους της αλλαγής φορέα πιστοποίησης διερεύνηση της εγκυρότητας του ισχύοντος πιστοποιητικού εάν είναι δυνατόν σε συνεργασία με τον φορέα που το εξέδωσε ανασκόπηση των τελευταίων εκθέσεων επιθεώρησης (αρχικής, επιτήρησης ή επαναξιολόγησης) και των σχετικών ΜΣ τα παράπονα και την αντιμετώπισή τους το στάδιο του τελευταίου κύκλου πιστοποίησης νομική συμμόρφωση Κανονικά μόνο εν ισχύ πιστοποιήσεις μπορούν να μεταφερθούν. Πιστοποίηση που έχει ανακληθεί δεν γίνεται αποδεκτή για μεταφορά. Σε περιπτώσεις που η πιστοποίηση έχει απονεμηθεί από φορέα που δεν υφίσταται πλέον ή που η διαπίστευσή του έχει λήξει, ανασταλεί ή ανακληθεί, είναι στην διακριτική ευχέρεια της ΕΒΕΤΑΜ να το αποδεχθεί ή όχι. Στην περίπτωση που αποδεχθεί πρέπει να έχει την σύμφωνη γνώμη του φορέα διαπίστευσής της. Εάν δεν εντοπισθούν ιδιαίτερα προβλήματα κατά την ανασκόπηση, ακολουθείται η διαδικασία πιστοποίησης ΣΔ της ΕΒΕΤΑΜ. (Εφαρμόζεται το IAFMD2). Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 14/ 40

15 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ & ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΜΕΝΩΝ ΕΤΑΙΡΕΙΩΝ/ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ 3.1 ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΚΑΤΟΧΩΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ και ΣΗΜΑΤΟΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ Ο κάτοχος του Πιστοποιητικού και του Σήματος Συμμόρφωσης υποχρεούται : να εφαρμόζει συνεχώς και αποτελεσματικά τις διαδικασίες που περιλαμβάνονται στο Σύστημα Διαχείρισης της επιχείρησης/οργανισμού, σύμφωνα με την τεκμηρίωσή του. να εφαρμόζει τις διορθωτικές ενέργειες που αφορούν στις κύριες και απλές μη συμμορφώσεις, που εντοπίζονται κατά την διάρκεια των επιθεωρήσεων, εντός του συμφωνημένου, με την ομάδα επιθεώρησης, χρονικού διαστήματος, καθώς και αυτές που αφορούν στις παρατηρήσεις μέχρι την διενέργεια της επόμενης επιθεώρησης. Αν οι απλές μη συμμορφώσεις και οι παρατηρήσεις εντοπιστούν εκ νέου κατά την διενέργεια της επόμενης επιθεώρησης, καταγράφονται αντίστοιχα ως κύριες μη συμμορφώσεις / απλές μη συμμορφώσεις. να διακόψει εντός μίας το πολύ εβδομάδας κάθε χρήση ή διαφήμιση του Πιστοποιητικού και Σήματος Συμμόρφωσης, καθώς και κάθε αναφορά σ' αυτά εάν ανακληθούν για οποιοδήποτε λόγο. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να επιστραφούν τα αντίστοιχα πρωτότυπα των πιστοποιητικών και να ενημερωθεί γραπτώς η ΕΒΕΤΑΜ για την απόσυρση όλων των σχετικών αναφορών στο Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης. να μην επιφέρει σημαντικές αλλαγές στο Σύστημα Διαχείρισης που ήταν σε εφαρμογή κατά την διάρκεια της επιθεώρησης αξιολόγησης χωρίς την γραπτή ενημέρωση της ΕΒΕΤΑΜ (π.χ. αλλαγή δομής, επέκταση δραστηριοτήτων ή παύση παραγωγής, αλλαγή τοποθεσίας εγκατάστασης, αλλαγή εκπροσώπου για θέματα ποιότητας κ.λπ.). Σε κάβε περίπτωση αλλαγής, η σχετική πληροφόρηση θα πρέπει να υποβάλλεται στην ΕΒΕΤΑΜ γραπτώς εντός είκοσι (20) ημερών από την εφαρμογή της μεταβολής. Σε αντίθετη περίπτωση η ΕΒΕΤΑΜ μπορεί να λαμβάνει όλα τα προβλεπόμενα μέτρα. να διατηρεί και να θέτει στην διάθεση την ΕΒΕΤΑΜ κατά τις επιθεωρήσεις, αρχείο με τα παράπονα τα οποία του απευθύνονται, που σχετίζονται με το Σύστημα Διαχείρισης το οποίο εφαρμόζει και τις αντίστοιχες διορθωτικές ενέργειες που πραγματοποιεί. Η μη τήρηση του ως ανωτέρω περιγραφόμενου αρχείου καταγράφεται ως κύρια μη συμμόρφωση από την ομάδα επιθεώρησης της ΕΒΕΤΑΜ στην σχετική έκθεση επιθεώρησης. να χρησιμοποιεί τα Πιστοποιητικά και τα Σήματα Συμμόρφωσης, σύμφωνα με τους όρους που περιγράφονται στoν παρόντα Κανονισμό. να ενημερώνει την ΕΒΕΤΑΜ για οποιεσδήποτε επικίνδυνες καταστάσεις μπορεί να οδηγήσουν την επιχείρηση στην ανάκληση προϊόντων της από την αγορά. Ο ενδιαφερόμενος, αναλαμβάνει την υποχρέωση να παρέχει ακριβείς πληροφορίες στους επιθεωρητές της ΕΒΕΤΑΜ, σε ό,τι αφορά το Σύστημα Διαχείρισής του. Η επιχείρηση/οργανισμός πρέπει να διευκολύνει την διαδικασία της επιθεώρησης, λαμβάνοντας τα κατάλληλα οργανωτικά μέτρα και αναλαμβάνει την υποχρέωση ώστε να παρευρίσκεται στις εγκαταστάσεις της, ο εκπρόσωπός της και το υπεύθυνο προσωπικό. Το προσωπικό αυτό θα είναι διαθέσιμο κατά την διάρκεια της επιθεώρησης για ενδεχόμενες πληροφορίες, εξηγήσεις ή συζητήσεις με τους επιθεωρητές της ΕΒΕΤΑΜ. Επίσης όλα τα έγγραφα της επιχείρησης/οργανισμού, που έχουν σχέση με την επιθεώρηση, πρέπει να είναι έτοιμα και διαθέσιμα. Η επιχείρηση/οργανισμός υποχρεούται να αποδέχεται τις ημερομηνίες διεξαγωγής επιθεωρήσεων επιτήρησης που καθορίζονται από την ΕΒΕΤΑΜ, εκτός αν συντρέχουν σοβαροί λόγοι, οι οποίοι και πρέπει να εκτίθενται. Η επαναλαμβανόμενη μη αποδοχή των ημερομηνιών διεξαγωγής των επιθεωρήσεων ή οι συνεχείς αιτήσεις για αναβολές ή αλλαγές στις ημερομηνίες διεξαγωγής των επιθεωρήσεων, θα συνεκτιμώνται από την ΕΒΕΤΑΜ και μπορεί να συνιστούν λόγο για ανάκληση του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης. Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 15/ 40

16 Εάν λόγω μεταβολών ή αποκλίσεων του Συστήματος Διαχείρισης της επιχείρησης/οργανισμού χρειασθεί να γίνει πρόσθετη αξιολόγηση, το κόστος αυτής βαρύνει εξ ολοκλήρου την επιχείρηση/οργανισμό. 3.2 ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΣΤΗΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ Ο κάτοχος Πιστοποιητικού και Σήματος Συμμόρφωσης επιτρέπεται να επικαλείται, μέσω δημοσιεύσεων ή στις συναλλαγές του με τρίτους, μόνον ότι οι αντίστοιχες δραστηριότητες οι οποίες καλύπτονται από το επίσημο πιστοποιητικό, είναι πιστοποιημένες και ικανοποιούν τις απαιτήσεις συγκεκριμένων προτύπων, σύμφωνα με το αντίστοιχο πιστοποιητικό. Ο κάτοχος Πιστοποιητικού και Σήματος Συμμόρφωσης δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιεί την πιστοποίηση με τρόπο που θα μπορούσε να δυσφημίσει τον Φορέα Πιστοποίησης και δεν κάνει οποιαδήποτε δήλωση σε σχέση με την πιστοποίηση, την οποία ο Φορέας Πιστοποίησης θα μπορούσε να θεωρήσει ως παραπλανητική ή ότι στερείται εξουσιοδοτήσεως. Εάν ο κάτοχος Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης διαθέτει μόνο πιστοποιημένο Σύστημα Διαχείρισης, οι σχετικές αναφορές θα πρέπει να υποδεικνύουν ότι το σύστημα είναι σε συμμόρφωση με προκαθορισμένα πρότυπα ή /και άλλες κανονιστικές διατάξεις και δεν θα χρησιμοποιεί την πιστοποίηση για να υπονοήσει ότι το προϊόν έχει εγκριθεί από την ΕΒΕΤΑΜ. 3.3 ΑΛΛΑΓΕΣ ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΜΕ ΤΟΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΜΕΝΟ ΦΟΡΕΑ Η επιχείρηση/οργανισμός οφείλει να ενημερώνει άμεσα την ΕΒΕΤΑΜ για οποιαδήποτε αλλαγή στο σχεδιασμό ή στην παραγωγή του προϊόντος, στο Σύστημα Διαχείρισης, στην ιδιοκτησία, στη δομή ή στη διοίκησή του. Με τη γνωστοποίηση των παραπάνω αλλαγών, η ΕΒΕΤΑΜ επαναξιολογεί εκ νέου τη συμμόρφωση προς τις ισχύουσες απαιτήσεις. 3.4 ΠΑΡΑΠΟΝΑ ΑΠΟ ΠΕΛΑΤΕΣ Η επιχείρηση/οργανισμός οφείλει να τηρεί αρχείο των παραπόνων που της υποβάλλονται και να διαθέτει τα αρχεία αυτά στον Φορέα Πιστοποίησης. Να εξετάζει τη βασιμότητα των παραπόνων, να διερευνά τα αίτια για τυχόν μη συμμορφώσεις και να λαμβάνει κατάλληλες διορθωτικές ενέργειες, τις οποίες θα πρέπει να τεκμηριώνει. Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 16/ 40

17 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΒΕΤΑΜ Α.Ε. Η ΕΒΕΤΑΜ υποχρεούται, στα πλαίσια των δυνατοτήτων της, να προβάλλει και να δημοσιοποιεί τα Πιστοποιητικά Συμμόρφωσης στην Ελλάδα και στο εξωτερικό. Οι συλλογικές ενέργειες προβολής και δημοσιότητας αποφασίζονται από την ΕΒΕΤΑΜ σε συνεργασία με το Συμβούλιο Πιστοποίησης. Η ΕΒΕΤΑΜ πραγματοποιεί τις επιθεωρήσεις με ειδικευμένο προσωπικό, κατά τον καλύτερο τρόπο, σύμφωνα με τις γνώσεις του και την εμπειρία του. Αν μία επιχείρηση/οργανισμός διατυπώσει αιτιολογημένα παράπονα για την ποιότητα και την αντικειμενικότητα συγκεκριμένης επιθεώρησης, η ΕΒΕΤΑΜ θα προβεί σε νέα επιθεώρηση, με δικά της έξοδα, και αν τούτο είναι αναγκαίο, με διαφορετική ομάδα επιθεώρησης. Η ΕΒΕΤΑΜ υποχρεούται να πληροφορεί τις πιστοποιημένες επιχειρήσεις για τις αλλαγές που υφίστανται τα Πρότυπα με βάση τα οποία χορηγήθηκε το Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης στη συγκεκριμένη επιχείρηση, ώστε να προγραμματίζονται και οι επερχόμενες αλλαγές στο Σύστημα Διαχείρισης ή να αποποιείται η επιχείρηση/οργανισμός το Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης. Σε περίπτωση που η ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ προτίθεται να επιφέρει αλλαγές στις απαιτήσεις για πιστοποίηση, υποχρεούται να παρέχει έγκαιρη ειδοποίηση και να λαμβάνει υπόψη τις απόψεις των ενδιαφερομένων μερών πριν αποφασίσει για την ακριβή μορφή και την ημερομηνία έναρξης ισχύος των αλλαγών. Η ΕΒΕΤΑΜ ΑΕ τηρεί και ενημερώνει συνεχώς, την κατάσταση των πιστοποιημένων επιχειρήσεων/οργανισμών με αναφορά στο πεδίο ισχύος και τις ημερομηνίες έκδοσης και ανανέωσης του κάθε πιστοποιητικού. Η κατάσταση αυτή η οποία ανανεώνεται μηνιαία, είναι διαθέσιμη στον ιστότοπο της εταιρείας, Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 17/ 40

18 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ, ΕΠΕΚΤΑΣΗ, ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΣ, ΑΝΑΣΤΟΛΗ & ΑΝΑΚΛΗΣΗ 5.1 ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ, ΕΠΕΚΤΑΣΗ Η ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Η επιχείρηση/οργανισμός μπορεί να ζητήσει τροποποίηση, επέκταση ή περιορισμό του αντικειμένου πιστοποίησης υποβάλλοντας αντίστοιχη αίτηση. Ο Φορέας Πιστοποίησης εξετάζει την αίτηση αυτή, ακολουθώντας την ίδια διαδικασία όπως και στην περίπτωση της αρχικής αίτησης. 5.2 ΑΝΑΣΤΟΛΗ ΤΗΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Η επιχείρηση/οργανισμός μπορεί να ζητήσει, με συστημένη επιστολή της, την αναστολή ή την ανάκληση της πιστοποίησής της. Στην περίπτωση αυτή, οι υποχρεώσεις της επιχείρησης/οργανισμού, που απορρέουν από την εφαρμογή του παρόντος Κανονισμού, παύουν να ισχύουν ένα (1) μήνα μετά την αποστολή της εν λόγω επιστολής. Ο Φορέας Πιστοποίησης μπορεί να αναστείλει την πιστοποίηση για περιορισμένο χρονικό διάστημα, για διάφορους λόγους, όπως : Εάν κατά την επιτήρηση διαπιστωθούν μη συμμορφώσεις με τις εφαρμόσιμες απαιτήσεις, οι οποίες όμως δεν δικαιολογούν την άμεση ανάκληση. Σε περίπτωση κακής χρήσεως της πιστοποίησης από την επιχείρηση/οργανισμό χωρίς στη συνέχεια η τελευταία να προβαίνει σε κατάλληλη διορθωτική ενέργεια. Σε περίπτωση που ο πιστοποιημένος πελάτης δεν αποδέχεται την διεξαγωγή επιθεωρήσεων επιτήρησης ή επαναξιολόγησης με την απαιτούμενη συχνότητα. Σε περίπτωση παράβασης των όρων του παρόντος Κανονισμού. Σε περίπτωση που το ζητήσει ο ίδιος ο πελάτης Η αναστολή της πιστοποίησης, γνωστοποιείται στην επιχείρηση/οργανισμό με συστημένη επιστολή, στην οποία αναγράφονται και οι όροι για την επαναφορά της. Κατά την περίοδο αναστολής απαγορεύεται οποιαδήποτε αναφορά του πελάτη στην πιστοποίηση. Εάν στο τέλος της περιόδου αναστολής, δεν έχουν αρθεί οι λόγοι που την προκάλεσαν, η πιστοποίηση ανακαλείται ή περιορίζεται το πεδίο πιστοποίησης. 5.3 ΑΝΑΚΛΗΣΗ ΤΗΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Πέραν της αναστολής, η πιστοποίηση μπορεί να ανακληθεί στις κατωτέρω περιπτώσεις : Εάν κατά την επιτήρηση διαπιστωθούν πολύ σοβαρές μη συμμορφώσεις Εάν ο πιστοποιηθείς δεν εκπληρώνει τις οικονομικές του υποχρεώσεις ή παραβαίνει άλλους όρους του Συμφωνητικού Πιστοποίησης Εάν οι απαιτήσεις που ισχύουν για τα προϊόντα που καλύπτονται από το πιστοποιητικό αλλάξουν, και η επιχείρηση/οργανισμός δεν θελήσει να συμμορφωθεί στις απαιτήσεις των αλλαγών στο εφαρμόσιμο πρότυπο. Εάν λήξει η περίοδος αναστολής χωρίς αποτέλεσμα. Η ειδοποίηση για ανάκληση γίνεται εγγράφως, καθορίζοντας τους λόγους και την ημερομηνία λήξης ισχύος του συμφωνητικού σύμφωνα με τον πίνακα που ακολουθεί. Λόγοι που προκαλούν ειδοποίηση σχετική με ανάκληση / ακύρωση πιστοποιητικού Επιθυμία του Αδειούχου Ο Φορέας Πιστοποίησης κρίνει ότι τα προϊόντα είναι επικίνδυνα Παραβίαση του εφαρμοζόμενου προτύπου, χωρίς το προϊόν να καθίσταται επικίνδυνο Μη πληρωμή οικονομικών οφειλών Παραβίαση άλλων όρων του συμφωνητικού Υποχρεωτική συμμόρφωση με νέες απαιτήσεις Ημέρες προειδοποίησης πριν την ανάκληση / ακύρωση πιστοποιητικού Μέγιστο 30 ημέρες Άμεσα Μέγιστο 60 ημέρες Μέγιστο 30 ημέρες Μέγιστο 60 ημέρες Κατόπιν διαπραγματεύσεων Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 18/ 40

19 σε σχέση με αναθεωρούμενο πρότυπο Η επιχείρηση/οργανισμός μπορεί να υποβάλει ένσταση κατά της απόφασης ανάκλησης, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στον παρόντα κανονισμό. Σε περιπτώσεις ενοποιημένων συστημάτων διαχείρισης, εάν ανασταλεί ή ανακληθεί η πιστοποίηση σύμφωνα με ένα από τα πρότυπα, ο φορέας πιστοποίησης πρέπει να εξετάσει κατά πόσο επηρεάζεται η πιστοποίηση σύμφωνα με τα υπόλοιπα. 5.4 ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΩΝ ΚΡΑΤΙΚΩΝ ΑΡΧΩΝ Οι περιπτώσεις ανάκλησης ή αναστολής της πιστοποίησης δημοσιοποιούνται στον ιστότοπο και ενημερώνονται σχετικά οι αρμόδιες αρχές. Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 19/ 40

20 6.1 ΠΑΡΑΠΟΝΑ & ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΕΙΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 ΠΑΡΑΠΟΝΑ - ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΕΙΣ - ΕΝΣΤΑΣΕΙΣ Παράπονα και αμφισβητήσεις, σχετικά με τις παρεχόμενες από την ΕΒΕΤΑΜ υπηρεσίες πιστοποίησης, μπορεί να υποβληθούν εγγράφως από τα ενδιαφερόμενα μέρη. Τα υποβαλλόμενα παράπονα και αμφισβητήσεις εξετάζονται από τον Γενικό Διευθυντή της εταιρείας. 6.2 ΕΝΣΤΑΣΕΙΣ Ενστάσεις σχετικά με απόφαση για χορήγηση, αναστολή ή ανάκληση της πιστοποίησης μπορεί να υποβληθούν εγγράφως από τα ενδιαφερόμενα μέρη εντός ενός (1) μηνός από της κοινοποιήσεως σε αυτούς της σχετικής απόφασης ή από την ημερομηνία που έλαβαν γνώση αυτής. Οι ανωτέρω ενστάσεις εξετάζονται από το Συμβούλιο Πιστοποίησης, ενώπιον του οποίου ο ενιστάμενος μπορεί να εκθέσει τους λόγους που στηρίζουν την υποβληθείσα ένσταση. Κατά την εξέταση της ενστάσεως από το Συμβούλιο Πιστοποίησης, δεν συμμετέχουν σε αυτό μέλη του Συμβουλίου, τα οποία έχουν αποδεδειγμένα σύγκρουση συμφερόντων με τον ενιστάμενο. Η απόφαση επί της ενστάσεως λαμβάνεται εντός δύο (2) μηνών από την υποβολή της και είναι τελεσίδικη. Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 20/ 40

21 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΩΝ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΣΗΜΑΤΩΝ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Μετά την χορήγηση του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης και του Πιστοποιητικού IQNet, η επιχείρηση/οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιήσει, στο έντυπο και διαφημιστικό υλικό της, το Σήμα Συμμόρφωσης Συστημάτων Διαχείρισης της ΕΒΕΤΑΜ και το Σήμα Πιστοποίησης IQNet, Μπλε PANTONE 301U Μπλε PANTONE 661C Ασημί PANTONE 877C τα οποία πρέπει υποχρεωτικά να συνοδεύονται από την επωνυμία του πιστοποιημένου οργανισμού, τον αριθμό του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης, την περίοδο ισχύος του, το πρότυπο με βάση το οποίο έχει γίνει η πιστοποίηση του Συστήματος Διαχείρισης και την ένδειξη ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ: ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ EΛOT (EN).- Αρ... Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες το πεδίο εφαρμογής δεν καλύπτει το σύνολο των δραστηριοτήτων και/ ή το σύνολο των μονάδων παραγωγής της επιχείρησης/οργανισμού, το σήμα συμμόρφωσης πρέπει εκτός των προαναφερθεισών ενδείξεων να συνοδεύεται και από ένδειξη που θα προσδιορίζει αυτές τις δραστηριότητες και/ή μονάδες παραγωγής. Σε καμία περίπτωση το σήμα δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιείται σε εκθέσεις εργαστηριακών ελέγχων, διακρίβωσης ή επιθεωρήσεων ούτε σε πιστοποιητικά και ούτε σε προϊόντα ή συσκευασίες προϊόντων με τρόπο που να μπορεί να ερμηνευθεί ότι υποδηλώνει συμμόρφωση προϊόντος. Σε περίπτωση που πελάτης κάνει χρήση δήλωσης αναφορικά με το πιστοποιημένο σύστημα διαχείρισης στη συσκευασία προϊόντος ή σε συνοδεύον έγγραφο, η δήλωση αυτή δεν πρέπει με κανένα τρόπο να υποδηλώνει ότι μέσω αυτής το προϊόν η διεργασία ή η υπηρεσία έχουν πιστοποιηθεί. Στη δήλωση πρέπει να γίνεται αναφορά στην ταυτοποίηση του πιστοποιημένου πελάτη, στο σύστημα διαχείρισης (ποιότητας, περιβάλλοντος κ.λπ.) και το εφαρμοζόμενο πρότυπο καθώς και στον φορέα πιστοποίησης. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8 ΤΕΛΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Οι οικονομικοί όροι ρυθμίζονται σύμφωνα με τα προβλεπόμενα από σχετική απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου της ΕΒΕΤΑΜ Α.Ε. Υπεύθυνος Σύνταξης: Π.Δ.Π. Υπεύθυνος Έγκρισης : Σ.Π. Υπεύθυνος Έκδοσης : Π.Δ.Π. 21/ 40