Διοίκηση Έργων - Project Management

Transcript

1 Πανεπιστήμιο Αιγαίου Πολυτεχνική Σχολή Τμήμα Μηχανικών Οικονομίας και Διοίκησης Διοίκηση Έργων - Project Management ΔΙΑΛΕΞΗ 2 η : Φάση 1 - Στρατηγική και διαχείριση του έργου Δρ. Β. Ζεϊμπέκης Επίκουρος Καθηγητής vzeimp@fme.aegean.gr University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

2 Ατζέντα Η σημασία της στρατηγικής του έργου Στρατηγική οργανισμού και έργα Διαχείριση έργων ως στρατηγική ικανότητα Συντονισμός πόρων Στόχοι έργου και οργανισμού Συνολική διαδικασία διαχείρισης έργων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

4 Γιατί είναι απαραίτητη η στρατηγική; Η στρατηγική είναι απαραίτητη μέσα σε ένα έργο δεδομένου ότι συμβάλει στον καθορισμό των προτεραιοτήτων, που λαμβάνονται υπόψη στο πλαίσιο των υφιστάμενων διαδικασιών λήψης διαχειριστικών αποφάσεων Σε αντίθεση με το παρελθόν, από τις αρχές της δεκαετίας του 1990 η επιτυχία ενός έργου εξαρτάται σε σημαντικό βαθμό από τη στρατηγική, καθώς τα έργα πλέον έχουν πάψει να αφορούν μόνο τον κλάδο των κατασκευών και αφορούν και άλλους κλάδους Τα έργα αποτυγχάνουν συχνά και όλα δείχνουν ότι μάλλον θα συνεχιστεί αυτή η κατάσταση, αν δεν αλλάξει κάτι θεμελιώδες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο διαχειριζόμαστε τα έργα Πάνω από το 90% των προβλημάτων που οδηγούν ένα έργο στην αποτυχία, οφείλονται στο σύστημα (στρατηγική) και όχι στα άτομα University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

5 Βασικές αιτίες αποτυχίας ενός έργου (1/2) Αιτία 1: Η στρατηγική του οργανισμού δεν περιλαμβάνει το ρόλο των έργων στην επίτευξη των στόχων του οργανισμού Αιτία 2:Η διαχείριση έργων δεν θεωρείται στρατηγική ικανότητα Τα έργα αναγνωρίζονται από τους οργανισμούς ως τα μέσα για την υλοποίηση των δραστηριοτήτων τους Όταν η στρατηγική του οργανισμού θεωρηθεί ως μια αλληλένδετη σειρά έργων, τότε οι οργανισμοί εξυπηρετούνται καλύτερα Η σύνδεση μεταξύ των έργων και των στόχων ενός οργανισμού προϋποθέτει μια σημαντική προσπάθεια συντονισμού από το management Για πολλά χρόνια η διαχείριση των έργων εστιαζόταν σε τακτικό και λειτουργικό επίπεδο, αδιαφορώντας για το στρατηγικό επίπεδο Οι διαχειριστές εμπλέκονται στα έργα «πολύ αργά» με αποτέλεσμα να μην έχουν την απαιτούμενη πληροφόρηση σε στρατηγικό επίπεδο, προκειμένου να καταφέρουν να εμποδίσουν προβλήματα ή να χρησιμοποιήσουν γνώσεις (σε λειτουργικό επίπεδο) έτσι ώστε να μεγιστοποιηθεί η αποτελεσματικότητα του έργου University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

6 Βασικές αιτίες αποτυχίας ενός έργου (2/2) Αιτία 3: Ο οργανισμός δεν διαθέτει μηχανισμό συντονισμού των πόρων Οι οργανισμοί δεν είναι σε θέση να προσδιορίσουν τα έργα που εκτελούνται καθώς και τις ανάγκες τους σε πόρους Σε αυτές τις περιπτώσεις παρατηρείται σημαντική υπεραισιοδοξία σχετικά με τα όσα μπορούν να επιτευχθούν, ενώ δεν υπάρχει λογική βάση για το χειρισμό αποφάσεων τύπου: «πρέπει να αναλάβουμε αυτό το έργο;» Αιτία 3: Ο οργανισμός δεν διαθέτει μηχανισμό συντονισμού των πόρων Το ζητούμενο στο συγκεκριμένο στάδιο είναι η συμφωνία ανάμεσα στους στόχους του οργανισμού και τους στόχους του έργου Ο διαχειριστής του έργου είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσει μια λογική βάση για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τις προτεραιότητες και τους συμβιβασμούς University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

7 Ανάλυση της αποτυχίας ενός έργου 1. Η στρατηγική του οργανισμού δεν περιλαμβάνει το ρόλο των έργων στην επίτευξη των στόχων του οργανισμού 2. Η διαχείριση έργων δεν θεωρείται στρατηγική ικανότητα Ο οργανισμός δεν προωθεί ούτε αναπτύσσει τις δυνατότητες έργου 3. Ο οργανισμός δεν διαθέτει μηχανισμό συντονισμού των πόρων 4. Οι στόχοι του έργου δεν συμβαδίζουν με τους στόχους του οργανισμού Ο οργανισμός δεν διαθέτει τη δυνατότητα ή τη δυναμικότητα Ο πόροι χρησιμοποιούνται κατά προτεραιότητα κάπου αλλού Δεν υπάρχουν πόροι Σήμερα τα έργα αποτυγχάνουν πάντα Δεν υπάρχει δρόμος εξέλιξης για τις ικανότητες έργου Τα έργα θα συνεχίσουν πάντα να αποτυγχάνουν University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

9 Η σχέση ανάμεσα στο όραμα και στη στρατηγική (1/2) Το όραμα υπονοεί ότι γνωρίζουμε τη σημερινή θέση μας και έχουμε ιδέα για το που θέλουμε να βρισκόμαστε σε κάποια μελλοντική χρονική στιγμή Ο ρόλος του ανώτερου κλιμακίου της διοίκησης σε ό,τι αφορά την υλοποίηση του οράματος περιλαμβάνει τον καθορισμό στόχων για τον οργανισμό Η στρατηγική ασχολείται με την εξασφάλιση μιας οδού μέσω της οποίας θα επιτευχθεί η υλοποίηση των στόχων και κατ επέκταση του οράματος Οπότε η καλή στρατηγική θεωρείται θεμελιώδες στοιχείο της επιτυχίας σε κάθε οργανισμό αφού παρέχει τα μέσα για την υλοποίηση του οράματος University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

10 Η σχέση ανάμεσα στο όραμα και στη στρατηγική (2/2) Σήμερα Σε 5 χρόνια Σήμερα βρισκόμαστε σε αυτό το λόφο. Το όραμα είναι ότι θέλουμε να βρεθούμε σε εκείνο το λόφο σε 5 χρόνια Στόχος Μονοπάτι 1 = Στρατηγική 1 Μονοπάτι 2 = Στρατηγική 2 Η στρατηγική είναι το μονοπάτι το οποίο πρέπει να ακολουθήσει η επιχείρηση για να φτάσει στον προορισμό (στόχο) της University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

11 Στην παραδοσιακή προσέγγιση έργου: Η διαδικασία της στρατηγικής: Παραδοσιακή προσέγγιση έργου Οι διαχειριστές αντί να στοχεύουν στη δημιουργία ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος, προσπαθούν να ελαχιστοποιήσουν τις αρνητικές προοπτικές των έργων Η προσοχή εστιάζεται στη συμμόρφωση (των εντολών της διοίκησης) και σε μια στάση «να φροντίσουμε μην τα κάνουμε θάλασσα» Η στρατηγική είναι μέλημα αποκλειστικά της διοίκησης και εφαρμόζεται από επάνω προς τα κάτω, συχνά ανεξάρτητα από το τι είναι δυνατό σε επίπεδο έργου University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

12 Η διαδικασία της στρατηγικής: Στρατηγική προσέγγιση έργου Στην στρατηγική προσέγγιση έργου: Υπάρχει ισχυρή σχέση ανάμεσα στη στρατηγική και τις δραστηριότητες σε επίπεδο έργου Η στρατηγική εξακολουθεί να σχεδιάζεται από τη διοίκηση, ωστόσο υπάρχει τροφοδότηση (feedback) από το επίπεδο του έργου στα παρακάτω πεδία: Πρόοδος εργασιών Υφιστάμενο φόρτο εργασίας και υφιστάμενες δυνατότητες Όρια δυνατοτήτων και πιθανές νέες δυνατότητες Ιδέες για τρόπους ανάπτυξης νέων ευκαιριών που εμφανίστηκαν από δραστηριότητες του έργου Με την αμφίδρομη επικοινωνία, η διαδικασία της στρατηγικής αποκτά περισσότερο συναινετικό χαρακτήρα και τα στελέχη γνωρίζουν την πραγματικότητα για τις δυνατότητές και τους περιορισμούς που υπάρχουν University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

13 Παραδοσιακή VS Στρατηγική προσέγγιση έργου Παραδοσιακή προσέγγιση Ασθενής σχέση ανάμεσα στη στρατηγική του έργου και τη στρατηγική του οργανισμού Έλλειψη συντονισμού ανάμεσα στα έργα Αναπόφευκτες διενέξεις πόρων Οι διαχειριστές έργων «ελαχιστοποιούν τις αρνητικές δυνατότητες έργων» Στρατηγική οργανισμού Στρατηγική έργου Στρατηγική προσέγγιση Χαρακτηρίζεται από πληρότητα, συντονισμό και εστίαση Οδηγείται από τη στρατηγική Συμβάλλει στη διαμόρφωση και στην κατανομή της στρατηγικής Η στρατηγική ικανότητα στη διαχείριση έργων εξασφαλίζει μια πηγή ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος Στρατηγική οργανισμού Στρατηγική έργου University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

15 Όταν η διαχείριση έργου δεν αντιμετωπίζεται ως μια στρατηγική ικανότητα Στην παραδοσιακή προσέγγιση το διάγραμμα Gantt αποτελεί το μόνο και βασικότερο εργαλείο διαχείριση των έργων Ωστόσο, αυτό έχει ως αποτέλεσμα συχνά να δίνεται η εντύπωση ότι «αν το μόνο εργαλείο που διαθέτεις είναι ένα σφυρί, τότε όλα αρχίζεις να τα βλέπεις σαν καρφιά» Gantt Chart University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

16 Ανάγκη για διαχείριση των έργων ως στρατηγική ικανότητα Προβλήματα που δημιουργούνται επειδή δεν αντιμετωπίζεται η διαχείριση έργων ως στρατηγική ικανότητα: Ο οργανισμός δεν προωθεί ούτε αναπτύσσει τις δυνατότητες έργου Δεν υπάρχει δρόμος εξέλιξης για τις ικανότητες διαχείρισης έργων Η ανάγκη και η σημασία για διαχείριση των έργων ως στρατηγική ικανότητα συμβάλει: Στην επίτευξη άριστων αποτελεσμάτων μέσω των έργων, κάτι που έχει ζωτική σημασία αν αυτό είναι το κύριο μέσο απόκτησης εσόδων Στην εξασφάλιση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος το οποίο θα μπορούσε να προκύψει ως άμεσο αποτέλεσμα της ικανότητας, ή έμμεσα, μέσω της δυνατότητας να αλλάξει ο οργανισμός για να ικανοποιηθεί μια διαφαινομενική ανάγκη University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

18 Η ανάγκη για συντονισμό των πόρων Τις περισσότερες φορές οι εταιρίες διαπιστώνουν ότι έχουν προγραμματίσει διπλάσιες ή τριπλάσιες εργασίες από όσες θα μπορούσαν στην πραγματικότητα να εκτελέσουν φυσιολογικά μέσα σε ένα χρόνο Το παραπάνω έχει ως αποτέλεσμα τη δημιουργία καταστάσεων οι οποίες οδηγούν σε υπερβολικό άγχος των στελεχών και παράλληλα είναι άκρως αντιπαραγωγικές για τον οργανισμό Για την αποφυγή τέτοιων καταστάσεων οι οργανισμοί στρέφονται στη διαχείριση προγράμματος ή στη διαχείριση χαρτοφυλακίου Το πρόγραμμα είναι ένας αριθμός έργων που αναλαμβάνει μια επιχείρηση και τα οποία έχουν κοινό ένα συγκεκριμένο στοιχείο: Στρατηγικός στόχος Συγκεκριμένος πελάτης ή ομάδα πελατών Συγκεκριμένη τεχνολογία University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

19 Η πρόκληση στο συντονισμό πόρων κατά τη διάρκεια διαχείρισης προγράμματος / χαρτοφυλακίου Λένε ότι η διαχείριση έργων μοιάζει με την προσπάθεια του ζογκλέρ να παίξει με τρείς μπάλες: 1) το κόστος, 2) την ποιότητα και 3) το χρόνο. Η διαχείριση προγράμματος μοιάζει με την προσπάθεια να οργανώσεις μια ομάδα ζογκλέρ που ο καθένας θα παίζει με τρείς μπάλες τις οποίες πότε πότε θα αλλάζουν μεταξύ τους (Reiss, 1966) Διαχείριση Προγράμματος Διαχείριση έργου Διαχείριση έργου Διαχείριση έργου Διαχείριση έργου Ποιότητα Ποιότητα Ποιότητα Κόστος Χρόνος Κόστος Χρόνος Κόστος Χρόνος Ποιότητα Κόστος Χρόνος... Ζογκλέρ 1 = Έργο 1 Ζογκλέρ 2 = Έργο 2 Ζογκλέρ 3 = Έργο 3 Ζογκλέρ Ν = Έργο Ν University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

20 Εργαλεία διαχείρισης προγράμματος Η αποδοτική και αποτελεσματική διαχείριση προγράμματος μπορεί να επιτευχθεί με τη χρήση δυο σημαντικών εργαλείων: Εργαλείο 1: Συνολικό σχέδιο έργου Το συνολικό σχέδιο αποτελεί το βασικό εργαλείο ενός οργανισμού για το έλεγχο των έργων που πραγματοποιεί Εργαλείο 2: Γραφείο έργου Το γραφείο έργου συμβάλει καθοριστικά στην υποστήριξη των έργων καθώς επίσης και στη συνεχή συμβολή των έργων στους στόχους του οργανισμού University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

21 Εργαλείο 1: Συνολικό σχέδιο έργου Η αποδοτική και αποτελεσματική διαχείριση προγράμματος μπορεί να επιτευχθεί με τη χρήση δυο σημαντικών εργαλείων: Εργαλείο 1: Συνολικό σχέδιο έργου Το συνολικό σχέδιο αποτελεί το βασικό εργαλείο ενός οργανισμού για το έλεγχο των έργων που πραγματοποιεί Εργαλείο 2: Γραφείο έργου Το γραφείο έργου συμβάλει καθοριστικά στην υποστήριξη των έργων καθώς επίσης και στη συνεχή συμβολή των έργων στους στόχους του οργανισμού University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

22 Εργαλείο 1: συνολικό σχέδιο έργου Οι επιχειρήσεις έχουν μια καλή εικόνα για τις καθημερινές επαναλαμβανόμενες λειτουργίες τους (operations) διότι τις παρακολουθούν εύκολα και καταλαβαίνουν τι συμβαίνει με αυτές Αντίθετα τα έργα (projects) σε έναν οργανισμό (με εξαίρεση τα μεγάλα κατασκευαστικά έργα) είναι λιγότερο ορατά και απαιτείται μια συνολική εικόνα έτσι ώστε ο οργανισμός να γνωρίζει τι ακριβώς συμβαίνει Ο αντικειμενικός σκοπός του συνολικού σχεδίου έργου είναι η παρουσίαση της συνολικής εικόνας ή η παροχή μιας συνοπτικής δήλωσης για όλες τις δραστηριότητες των έργων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

23 Εργαλείο 1: Με ένα συνολικό σχέδιο έργου επιτυγχάνονται μια σειρά από οφέλη για τον οργανισμό Αξιολόγηση της συνεισφοράς του εκάστοτε έργου στη στρατηγική του οργανισμού Προσδιορισμός των έργων τα οποία μπορούν να αναληφθούν από την εταιρία με τη χρήση συγκεκριμένων αντικειμενικών κριτηρίων Ιεράρχηση και προτεραιοποίηση των εκτελούμενων έργων Καθορισμός απαιτούμενου χρόνου ανά έργο Αξιολόγηση των αναγκών κάθε έργου και μετάφραση αυτών σε επίπεδο ικανοτήτων, πόρων και λογικής University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

24 Εργαλείο 1: Προβλήματα τα οποία αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις χωρίς τη χρήση συνολικού σχεδίου έργου Αναλαμβάνουν πάρα πολλά έργα, γεγονός που οδηγεί σε υπερβολική κατανομή πόρων και μείωση της προσοχής που δίνεται σε σημαντικά έργα Δεν μπορούν να περιορίσουν το πεδίο των έργων Έχουν την τάση να δαπανούν πόρους σε έργα που θα αποδώσουν ελάχιστο όφελος αλλά έχουν συναισθηματική αξία για το manager ή το διευθυντή που τα προωθεί Οι στόχοι των έργων δεν συμβαδίζουν με τους στόχους του οργανισμού Αγνοούν στοιχειώδεις αρχές της διαχείρισης έργων Δεν επιτυγχάνουν ισορροπία ανάμεσα στους βραχυχρόνιους και μακροχρόνιους στόχους University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

25 Εργαλείο 1: Βασικά θέματα για την ορθή διαχείριση προγραμμάτων Η συνεχής παρακολούθηση του φόρτου εργασίας (workload) και η ορθή κατανομή των πόρων από το διαχειριστή του προγράμματος συμβάλλει καθοριστικά στην επιτυχημένη εκτέλεση των έργων Ο υπολογισμός του απαιτούμενου χρόνου ανά δραστηριότητα έχει άμεση σχέση με τη δέσμευση πόρων και κρίνεται απαραίτητο να πραγματοποιείται με προσοχή έτσι ώστε να περιορίζονται προβλήματα υπερβολικής δέσμευση πόρων Εκτός από το χρόνο ανά δραστηριότητα είναι σημαντικό να λαμβάνονται υπόψη οι ικανότητες και τα προσόντα των πόρων που απαιτούνται για τη διαχείριση ενός χαρτοφυλακίου έργων Τα στελέχη που εμπλέκονται σε ένα έργο θα πρέπει να γνωρίζουν τη σπουδαιότητα και τη συμβολή των έργων στη στρατηγική του οργανισμού University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

26 Εργαλείο 2: Γραφείο έργου Η αποδοτική και αποτελεσματική διαχείριση προγράμματος μπορεί να επιτευχθεί με τη χρήση δυο σημαντικών εργαλείων: Εργαλείο 1: Συνολικό σχέδιο έργου Το συνολικό σχέδιο αποτελεί το βασικό εργαλείο ενός οργανισμού για το έλεγχο των έργων που πραγματοποιεί Εργαλείο 2: Γραφείο έργου Το γραφείο έργου συμβάλει καθοριστικά στην υποστήριξη των έργων καθώς επίσης και στη συνεχή συμβολή των έργων στους στόχους του οργανισμού University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

27 Εργαλείο 2: συνολικό σχέδιο έργου Οι επιχειρήσεις οι οποίες ασχολούνται με έργα μεγάλης κλίμακας, χρησιμοποιούν γραφεία έργων που τους βοηθούν σε όλες τις πτυχές της διαχείρισης έργων Το γραφείο δημιουργείται ως μια λειτουργία (τμήμα) παράλληλα με άλλες λειτουργίες μέσα στον οργανισμό Η προσθήκη της συγκεκριμένης ή των συγκεκριμένων λειτουργιών συμβάλλουν στην αναγνώριση της σπουδαιότητας των δραστηριοτήτων του έργου και ειδικότερα στην ανάγκη η εκτέλεση των έργων να γίνεται από επαγγελματίες διαχειριστές έργων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

28 Εργαλείο 2: Η σχάση ανάμεσα στο έργο και στο γραφείο έργου Γραφείο έργου Δεξιότητες Γνώσεις Προσωπικό Πόροι Υποστήριξη Τεκμηρίωση Έλεγχοι Παροχή συμβουλών Πληροφορίες για έργα Γνώσεις που αποκτήθηκαν από το εν λόγω έργο Πείρα στελεχών από έργα Γενικά έξοδα Διαδικασία έργου University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

30 Στρατηγική έργων και οργανισμών Έργα Έργα άμεσης απόδοσης Έργα που αφορούν στην ολοκλήρωση ενός συμβουλευτικού έργου, ενός κατασκευαστικού έργου, ή γενικά κάθε εργασίας που συνήθως εκτελείται για λογαριασμό κάποιου τρίτου από τον οποίον πληρώνεται ο οργανισμός (άμεσο όφελος). Έργα αλλαγής ενός οργανισμού Έργα που αφορούν στο σύστημα πληροφοριών ενός οργανισμού, μια συγχώνευση ή την έναρξη δραστηριότητας μιας νέας επιχείρησης. Τα έργα αυτά δεν αποδίδουν αμέσως κάτι, ωστόσο υπάρχει η πρόθεση για μακροχρόνιο όφελος. Στόχοι οργανισμού Στόχοι έργου Ανάπτυξη στρατηγικής Μήτρα στρατηγικής University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

31 Έργα άμεσης απόδοσης Έργα Έργα άμεσης απόδοσης Έργα που αφορούν στην ολοκλήρωση ενός συμβουλευτικού έργου, ενός κατασκευαστικού έργου, ή γενικά κάθε εργασίας που συνήθως εκτελείται για λογαριασμό κάποιου τρίτου από τον οποίον πληρώνεται ο οργανισμός (άμεσο όφελος). Έργα αλλαγής ενός οργανισμού Έργα που αφορούν στο σύστημα πληροφοριών ενός οργανισμού, μια συγχώνευση ή την έναρξη δραστηριότητας μιας νέας επιχείρησης. Τα έργα αυτά δεν αποδίδουν αμέσως κάτι, ωστόσο υπάρχει η πρόθεση για μακροχρόνιο όφελος. Στόχοι οργανισμού Στόχοι έργου Ανάπτυξη στρατηγικής Μήτρα στρατηγικής University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

32 Στρατηγική έργων άμεσης απόδοσης Η στρατηγική εισροή είναι οι στόχοι του οργανισμού, οι οποίοι στη συνέχεια μετασχηματίζονται σε στόχοι του έργου Οι στόχοι του οργανισμού μπορεί να εστιάζονται στο γεγονός ότι ο οργανισμός ασκεί επιχειρηματική δραστηριότητα προκειμένου να γίνει: Ο πιο γρήγορος (χρόνος) Ο καλύτερος (ποιότητα) Ο φθηνότερος (κόστος) Ο διαχειριστής έργου πρέπει να καθορίσει το επίπεδο για κάθε έναν από τους παραπάνω στόχους και στη συνέχεια να θέσει σε εφαρμογή μια διαδικασία έργου έτσι ώστε να διασφαλίσει την επίτευξη αυτών των στόχων Η προσέγγιση αυτή τονίζει ότι η συμμόρφωση προς τους δηλωθέντες στόχους είναι η πιο σημαντική για τη μέτρηση της επιτυχίας του έργου University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

33 Συμμόρφωση και χαρακτηριστικά απόδοσης Οι μηχανισμοί με τους οποίους ο διαχειριστής έργων εξασφαλίζει τη συμμόρφωση διαφέρουν από εκείνους που διασφαλίζει την απόδοση, δεδομένου ότι οι στόχοι συμμόρφωσης από τους στόχους απόδοσης είναι διαφορετικοί Χρόνος Κόστος Ποιότητα Απόδοση Συμμόρφωση Μικρότερος δυνατός Όπως σχεδιάστηκε Μικρότερο δυνατό Όπως προϋπολογίστηκε Ανωτάτου επιπέδου Όπως προσδιορίστηκε Δεδομένου ότι οι απαιτήσεις των πελατών είναι πιθανόν (σχεδόν σίγουρο) ότι θα αλλάξουν κατά την πρόοδο του έργου είναι σημαντικό να υπάρχει η ικανότητα του συστήματος του έργου να λαμβάνει υπόψη αυτή την αλλαγή (βαθμός ευελιξίας συστήματος έργου) Ο βαθμός ευελιξίας κρίνεται απαραίτητο να προβλέπεται εξαρχής καθώς προβλέπονται συχνά ποινές σε σχέση με τους άλλους στόχους (κόστος ευελιξίας) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

34 Συμψηφισμοί στη διαχείριση έργων Τα τρία χαρακτηριστικά του έργου (κόστος, χρόνος & ποιότητα) αλληλοεπιδρούν μεταξύ τους με αποτέλεσμα να πραγματοποιείται μεταξύ τους κάποιος συμψηφισμός Χαμηλή Ποιότητα Συμψηφισμός είναι η ιεράρχηση των στόχων ενός έργου, ενώ θεωρείται αρκετά σημαντικός δεδομένου ότι μπορεί να επηρεάσει τις αποφάσεις του έργου, τόσο κατά το στάδιο του σχεδιασμού όσο και κατά τη διάρκεια εκτέλεσης του έργου Υψηλός κόστος Ποιότητα Υψηλός χρόνος University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

35 Συμψηφισμοί στη διαχείριση έργων - Παράδειγμα Ο σημαντικότερος στόχος για ένα έργο που αφορά στην δημιουργία ενός BUSINESS PLAN είναι η δημιουργία του σε ένα συγκεκριμένο κόστος Οπότε στα στοιχεία του χρόνου και της ποιότητας είναι απαραίτητο να πραγματοποιηθούν συμβιβασμοί προκειμένου να διασφαλιστεί η επίτευξη του στόχου που αφορά το κόστος Επομένως με βάση τα παραπάνω ο στόχος απόδοσης είναι το κόστος, ενώ οι στόχοι συμμόρφωσης είναι ο χρόνος και η ποιότητα University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

36 Έργα αλλαγής ενός οργανισμού Έργα Έργα άμεσης απόδοσης Έργα που αφορούν στην ολοκλήρωση ενός συμβουλευτικού έργου, ενός κατασκευαστικού έργου, ή γενικά κάθε εργασίας που συνήθως εκτελείται για λογαριασμό κάποιου τρίτου από τον οποίον πληρώνεται ο οργανισμός (άμεσο όφελος). Έργα αλλαγής ενός οργανισμού Έργα που αφορούν στο σύστημα πληροφοριών ενός οργανισμού, μια συγχώνευση ή την έναρξη δραστηριότητας μιας νέας επιχείρησης. Τα έργα αυτά δεν αποδίδουν αμέσως κάτι, ωστόσο υπάρχει η πρόθεση για μακροχρόνιο όφελος. Στόχοι οργανισμού Στόχοι έργου Ανάπτυξη στρατηγικής Μήτρα στρατηγικής University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

37 Στρατηγική για προγράμματα αλλαγής του οργανισμού Ανάπτυξη στρατηγικής Ανάπτυξη στρατηγικής:καθορισμός ενός προγράμματος έργων τα οποία θα πληρούν τις βασικές απαιτήσεις για αλλαγές στον οργανισμό Μήτρα στρατηγικής Μήτρα στρατηγικής:καθορισμός του τρόπου διασφάλισης των προβλημάτων τα οποία πιθανώς να προκύψουν κατά τη διάρκεια ενός έργου University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

38 Ανάπτυξη στρατηγικής Η βασική αρχή είναι ότι οι στρατηγικές και τα έργα ενός οργανισμού πρέπει να παρουσιάζουν ένα υψηλό επίπεδο «λογικής συνέπειας» Βασικά χαρακτηριστικά της ορθής διαδικασίας ανάπτυξης στρατηγικής είναι τα εξής: Ευθυγράμμιση των στόχων σε όλα τα κλιμάκια του οργανισμού ώστε η στρατηγική να είναι άκρως ορατή και αντιληπτή σε ικανοποιητικό βαθμό Όλα τα μέλη του οργανισμού είναι υπεύθυνα για τη διαδικασία Η πρόοδος προς την επίτευξη των στόχων παρακολουθείται μέσω άκρως ορατών μέτρων Οι στόχοι βασίζονται στις ανάγκες των πελατών University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

39 Παράδειγμα: Πίνακας ανάπτυξης στρατηγικής Στόχοι Επίπεδο 1 Δραστηριότητες Επίπεδο 1 Στόχοι Επίπεδο 2 Δραστηριότητες Επίπεδο 2 Στόχοι Επίπεδο 3 Δραστηριότητες Επίπεδο 3 Καθορισμών χαρτοφυλακίου έργων υπό διαχείριση Επίτευξη ισορροπημένων κατανομών εργασιακών καθηκόντων Κλείσιμο του 80% των έργων με ηλικία μεγαλύτερη των 2 ετών Καθορισμός του φόρτου εργασίας λόγω των υφιστάμενων έργων Εξέταση των δυνατοτήτων όλων των έργων με ηλικία μεγαλύτερη των 2 ετών Μείωση κατά 20% του «πρόδρομου» χρόνου των νέων προϊόντων Κατανόηση των υφιστάμενων διαδικασιών Αύξηση του επιπέδου σύμπτωσης των διαδικασιών Αποτύπωσητων υφιστάμενων διαδικασιών Φροντίδα για συγκέντρωση των απαιτούμενων στελεχών για τα κυριότερα έργα Εκπαίδευση των διαμεσολαβητών των έργων Εντοπισμόςτων δυνατών και αδύνατων σημείων των διαδικασιών Επανεξέταση όλων των σημαντικών έργων της τελευταίας τριετίας Επανασχεδιασμός των διαδικασιών έργων Μείωση κατά 80% του χρόνου δημιουργίας μοντέλων Εγκατάσταση μηχανημάτων γρήγορης κατασκευής μοντέλων Μείωση κατά 38% του χρόνου μηχανολογικού σχεδιασμού του προϊόντος Εγκατάσταση νέας έκδοσης λογισμικού σχεδίασης University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

40 Μήτρα στρατηγικής Η μήτρα στρατηγικής θα χρησιμοποιηθεί κατά την εξέταση του θέματος της ανάπτυξης στρατηγικής, δεδομένου ότι εμφανίζει τη σχέση ανάμεσα στα έργα που πραγματοποιούνται καθώς επίσης στους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού Παράδειγμα: Το έργο 2 σύμφωνα με την παρακάτω μήτρα έχει αρνητική επίδραση στο Στόχο 1, οπότε κρίνεται απαραίτητη η επανεξέταση του έτσι ώστε να διαπιστωθεί ακριβώς ο χαρακτήρας αυτής της επίδρασης και κατά πόσο μπορεί να εξαλειφθεί Έργο 1 Έργο 2 Έργο 3 Στόχος 1 Στόχος 2 Στόχος 3 ΥΠΟΜΝΗΜΑ: Ισχυρή θετική σχέση Υποτονική θετική σχέση Ισχυρή αρνητική σχέση University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

41 Συνολική διαδικασία διαχείρισης έργων Η σημασία της στρατηγικής του έργου Στρατηγική οργανισμού και έργα Διαχείριση έργων ως στρατηγική ικανότητα Συντονισμός πόρων Στόχοι έργου και οργανισμού Συνολική διαδικασία διαχείρισης έργων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

42 Παράδειγμα: Πίνακας ανάπτυξης στρατηγικής Γενικός διευθυντής Ανώτερο κλιμάκιο διοίκησης Διαχείριση προγράμματος Διαχείριση έργων Ομάδα έργου Αναφορές & Ευκαιρίες Αναφορές & Ευκαιρίες Αναφορές & Ευκαιρίες Πρόοδος Όραμα Στρατηγική οργανισμού Προγράμματα Στρατηγική έργου Δραστηριότητες έργου Αποστολή Εστίαση Έργα & Προτεραιότητες Σχέδια & Προτεραιότητες Ανάλυση του ανταγωνισμού Συνολικό σχέδιο έργων Γραφείο έργου / προγράμματος Στόχοι συμμόρφωσης / απόδοσης University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright

43 Βιβλιογραφια Maylor, H., 2005, Διαχείριση έργων, 3 η έκδοση, Εκδοσεις Κλειδάριθμος, Αθήνα, Ελλάδα (ISBN: ) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright