ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ. Επικοινωνία είναι μια διαδικαςία μεταβιβάςεωσ και κατανόθςθσ πλθροφοριϊν από ζνα άτομο ι οργανιςμό προσ ζναν άλλο.

Transcript

1 ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ 1. Τι είναι η επικοινωνία; Επικοινωνία είναι μια διαδικαςία μεταβιβάςεωσ και κατανόθςθσ πλθροφοριϊν από ζνα άτομο ι οργανιςμό προσ ζναν άλλο. 2. Τι είναι διαπραγμάτευςη ςτο πλαίςιο τησ επικοινωνίασ; Διαπραγμάτευςθ είναι θ τυπικι, προφορικι, επικοινωνιακι διαδικαςία, μζςω κοινισ αποδεκτισ ςυμφωνίασ και με όρουσ τα εμπλεκόμενα μζρθ τθσ οποίασ προςπακοφν να ςυμφωνιςουν, παρά τα ςυγκρουόμενα ςυμφζροντά τουσ, να διεκδικιςει ο κακζνασ χωριςτά για τθν επιχείρθςθ που εκπροςωπεί τα, κατά το δυνατόν, μεγαλφτερα οφζλθ. 3. Ποια είναι τα είδη τησ επικοινωνίασ; Η προφορική επικοινωνία Αυτι θ μορφι επικοινωνίασ μπορεί να είναι, είτε πρόςωπο με πρόςωπο - όταν επικοινωνεί κανείσ με κάποιον άλλον που βρίςκεται μπροςτά του, βλζπει τισ κινιςεισ του, τισ εκφράςεισ του και ζχει τθ δυνατότθτα τθσ άμεςθσ αναπλθροφόρθςθσ ( feedback )- είτε τθλεφωνικι. Η διαφορά τθσ τθλεφωνικισ επικοινωνίασ από τθν πρόςωπο με πρόςωπο επικοινωνία, ζγκειται ςτο ότι ο ζνασ δεν βλζπει τον άλλον και δεν μπορεί να πάρει το μινυμα πλιρεσ, αλλά μόνον ακουςτικά. Η Γραπτή επικοινωνία Με τον όρο γραπτι επικοινωνία εννοοφμε κάκε είδουσ επικοινωνία μεταξφ ανκρϊπων που επιτυγχάνεται με πρόχειρεσ ςθμειϊςεισ, επιςτολζσ, ζγγραφα, βιβλία, περιοδικά, εγκυκλίουσ, κτλ. Αυτά άλλοτε διενεργοφν τθν επικοινωνία για να ενθμερϊςουν ι να ψυχαγωγιςουν. Άςχετα από αυτό, τα μθνφματα που μεταβιβάηονται από το γραπτό λόγο, είναι αυτά που αποτυπϊνονται με κείμενα ςε χαρτί. Στο γραπτό λόγο ζχουμε λεπτομερι καταγραφι γεγονότων και ςκζψεων, επιςθμοποίθςθ εγγράφων, αποκικευςθ ςχθμάτων και κειμζνων που μποροφν να μεταφζρουν κάποιο μινυμα. Βαςικό χαρακτθριςτικό τουσ θ αναλλοίωτθ παρουςία μες το χρόνο, από κει και θ λατινικι ριςθ «τα γραπτά μζνουν». Ο γραπτόσ λόγοσ μπορεί να είναι και μονόδρομοσ και αμφίδρομοσ, αφοφ εφκολα μπορεί να υπάρξει αλλθλογραφία μεταξφ διαφόρων οντοτιτων, ενϊ αντίκετα, το βιβλίο, το περιοδικό και θ εφθμερίδα, αποτελοφν μια μονόδρομθ επικοινωνία. Με τα παραπάνω διαπιςτϊνουμε εφκολα ότι ο γραπτόσ λόγοσ κακίςταται καλφτεροσ τρόποσ μετάδοςθσ ςφνκετων 1

2 μθνυμάτων που χρειάηεται να μεταδοκοφν ακριβϊσ, ςε πολλοφσ αποδζκτεσ, ακόμα και ςε διαφορετικοφσ χϊρουσ ι χρονικά διαςτιματα. Η Γλώςςα του ςώματοσ Είναι θ μοναδικι επικοινωνία ςτον κόςμο των ηϊων. Συχνά ο πομπόσ δεν ζχει επίγνωςθ τθσ δικισ του μθ λεκτικισ επικοινωνίασ παρ όλο που είναι καταφανισ ςε αυτόν που τθν απόκωδικοποιεί. Μερικζσ φορζσ κανζνασ από τουσ δφο δεν ζχει επίγνωςθ αυτισ, θ οποία περιλαμβάνει εκφράςεισ του προςϊπου, βλζμμα, χειρονομίεσ και άλλεσ κινιςεισ, ςτάςθ ςϊματοσ, ςωματικι επαφι, χϊρο, ροφχα εμφάνιςθ, τόνο φωνισ. Ζχει βρεκεί ότι υπάρχουν 7 κφριεσ εκφράςεισ του προςϊπου: ευτυχία, ζκπλθξθ, φόβοσ, λφπθ, κυμόσ, αθδία, ενδιαφζρον. Κάκε μια από αυτζσ φζρνει αλλαγι ςε ολόκλθρο το πρόςωπο. Ειδικά το ςτόμα και τα φρφδια φζρνουν το μεγαλφτερο ποςοςτό πλθροφοριϊν. Η Τυπική και άτυπη επικοινωνία Πζρα από τθ τυπικι υπάρχει και θ άτυπθ επικοινωνία (ο ψίκυροσ, θ διάδοςθ) που μεταφζρει πλθροφορίεσ ζξω από τα κανονικά κανάλια και το τυπικό ςφςτθμα οργάνωςθσ τθσ επιχείρθςθσ. Τα χαρακτθριςτικά τθσ άτυπθσ επικοινωνίασ είναι ότι μεταφζρει τισ πλθροφορίεσ γρθγορότερα διότι αποφεφγεται θ γραφειοκρατία, είναι ςυνικωσ προφορικι και αφορά κυρίωσ κζματα ζξω από τθν ρουτίνα. Τισ περιςςότερεσ φορζσ ζχει ςχζςθ με άτομα και όχι με γεγονότα, ελζγχεται και τροφοδοτείται από τουσ ίδιουσ τουσ εργαηόμενουσ. 4. Ποια είναι τα ςτοιχεία τησ επικοινωνίασ; Για να υπάρχει επικοινωνία πρζπει να υπάρχουν τα εξισ ςτοιχεία. α. Ο Πομπόσ, αυτόσ δθλαδι που εκπζμπει το μινυμα. β. Ο Δζκτθσ, αυτόσ ο οποίοσ δζχεται το μινυμα. γ. Το Μινυμα, ο ςυνδετικόσ κρίκοσ ανάμεςα ςτον πομπό και τον δζκτθ. δ. Ανταπόκριςθ (Feedback), θ διαδικαςία δθλαδι εκείνθ κατά τθν οποία ο πομπόσ του μθνφματοσ γνωρίηει αν το μινυμα του ζγινε κατανοθτό ι όχι. 2

3 5. Αναλφςτε την ζννοια τησ ςυνεδρίαςησ και τησ ομιλίασ. Ποιεσ είναι οι διαφορζσ τουσ; Συνεδρίαςη είναι θ τυπικι, προφορικι, επικοινωνιακι διαδικαςία όπου όλα τα ςυλλογικά όργανα τθσ επιχείρθςθσ ςυναντιοφνται με ςκοπό να αποφαςίςουν για κζματα που απαςχολοφν τθν επιχείρθςθ. Η ομιλία αποτελεί μια τυπικι προφορικι επικοινωνιακι διαδικαςία όπου ο αποςτολζασ του μθνφματοσ προςπακεί να μεταφζρει πλθροφορίεσ ενθμερωτικοφ εορταςτικοφ ψυχαγωγικοφ, επιςτθμονικοφ χαρακτιρα ςε μια ομάδα ακροατϊν. Οι διαφορά των δφο αυτϊν επικοινωνιακϊν διαδικαςιϊν είναι ότι θ ςυνεδρίαςθ αφορά επιχειρθςιακζσ ομάδεσ ςτο χϊρο τθσ ίδιασ τθσ επιχείρθςθσ, ενϊ θ ομιλία αφορά άτομα ι ομάδεσ από διαφορετικοφσ χϊρουσ μζςα ι και ζξω από τθν επιχείρθςθ. 6. Αναφζρατε τα είδη τησ προφορικήσ επικοινωνίασ. Συηιτθςθ Σχολιαςμόσ Φθμολογία Διάλογοσ Σφςκεψθ Οδθγία Παρατιρθςθ Εντολι Συνεδρίαςθ Ομιλία Διάλεξθ Παρουςίαςθ Ακρόαςθ Συνζντευξθ Διαπραγμάτευςθ 7. Ποια είναι τα αρνητικά αποτελζςματα του γραπτοφ λόγου για την επιχείρηςη; Μείωςθ τθσ αξιοπιςτίασ και του κφρουσ τθσ επιχείρθςθσ Αδυναμία ςφνδεςθσ με το εξωτερικό περιβάλλον Απϊλεια χρόνου Δυςλειτουργία του εςωτερικοφ περιβάλλοντοσ Αδυναμία εφαρμογισ πολιτικϊν τθσ επιχείρθςθσ Μείωςθ του επαγγελματιςμοφ των ςτελεχϊν Αδυναμία ανάπτυξθσ τθσ επιχείρθςθσ 8. Τι είναι η αμφίδρομη επικοινωνία; Αμφίδρομη επικοινωνία καλείται αυτι κατά τθν οποία τόςο ο αποςτολζασ, όςο και αποδζκτθσ ζχουν τθν ευχζρεια να ανατροφοδοτιςουν τθν άλλθ πλευρά με ςτοιχεία τα οποία υποδθλϊνουν κζςεισ, τάςεισ και γενικότερεσ αντιδράςεισ ςτο περιεχόμενο του μθνφματοσ με τρόπου που θ μία πλευρά να γνωρίηει τισ γενικζσ κζςεισ τθσ άλλθσ. Πριν τθν εφαρμογι επικοινωνιακϊν διαδικαςιϊν οι οποίεσ κακιερϊνουν τθν αμφίδρομθ επικοινωνία οι ςυμμετζχοντεσ πρζπει να εξετάςουν τι παρακάτω: 1. Εάν υφίςτανται κενά ςτθν εννοιολογικι ανάλυςθ του περιεχομζνου του μθνφματοσ 3

4 2. Εάν απαιτείτε θ ζκφραςθ των απόψεων του αποδζκτθ ςτο περιεχόμενο του μθνφματοσ 3. Εάν το περιεχόμενο του μθνφματοσ προχποκζτει μερικζσ αναφορζσ του αποδζκτθ μζχρι τθν ολοκλιρωςθ του ςτόχου του μθνφματοσ. 4. Εάν οι δυςκολίεσ που κα προκφψουν κατά τθ διάρκεια υλοποίθςθσ του ςτόχου απαιτοφν μεγαλφτερο βακμό ςυνεργαςίεσ και ελζγχου από τον αποςτολζα. 9. Τι είναι η μονόδρομοσ επικοινωνία; Μονόδρομοσ επικοινωνία καλείται αυτι τθσ οποίασ θ φορά ζχει τθν δυνατότθτα να κινθκεί από τθ μια κατεφκυνςθσ ςτθν άλλθ, ανεξάρτθτα τθσ ιεραρχικισ διαφοράσ που χωρίηουν τον αποςτολζα από τον αποδζκτθ, χωρίσ όμωσ να υφίςταται δυνατότθτα επιςτροφισ τθσ επικοινωνιακισ αντίδραςθσ. Η μονόδρομοσ επικοινωνία αναπτφςςεται από το ςτζλεχοσ προ του εργαηόμενο και θ επιλογι τθσ ςυνδυάηεται με τθν κατά περίπτωςθ εξζλιξθ τθσ επικοινωνιακισ προςπάκειασ του πρϊτου ςε ςυνδυαςμό με τον βακμό ςοβαρότθτασ του περιεχομζνου του μθνφματοσ και το επείγον του χαρακτιρα του. Απαιτεί ιδιαίτερθ επικοινωνιακι ικανότθτα, δεξιότθτα και κατάλλθλο χειριςμό εκ μζρουσ του αποςτολζα προκειμζνου να μθν εξελιχκεί ςε αυταρχικι διαδικαςία αφοφ ςτερεί από τον αποδζκτθ τθν δυνατότθτα να εκφράηει τισ απόψεισ του. Ο αποςτολζασ τζτοιου μθνφματοσ πριν τθν εφαρμογι τθσ ςυγκριμζνθσ επικοινωνιακισ τακτικισ πρζπει να εκτιμιςει και να αξιολογιςει οριςμζνα ςτοιχεία τα απορία πρζπει να επικρατοφν όπωσ: 1. Τθν κριςιμότθτα τθσ γενικότερθσ κατάςταςθσ 2. τα αδιαπραγμάτευτα χρονικά περικϊρια για τθν ςχετικι αντίδραςθ ςτου αποδζκτθ ςτο περιεχόμενο του μθνφματοσ Τθν υποχρεωτικι υλοποίθςθ του ςτόχου του μθνφματοσ ο οποίοσ και δεν επιδζχεται αντιρριςεισ και ςυμβιβαςμοφσ 4. Τισ ενδεχόμενεσ ανωμαλίεσ και προβλιματα που κα προκφψουν λόγω τθσ ενδεχόμενθσ κακυςτζρθςθσ ςτθν υλοποίθςθ του ςτόχου του μθνφματοσ. 10. Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα τησ προφορικήσ και γραπτήσ επικοινωνίασ; Πλεονεκτιματα γραπτισ επικοινωνίασ: Είναι ςαφισ και προθγείται ςκζψθ μελζτθ προςχεδιαςμόσ Δεν επιδζχεται αοριςτολογίεσ, ζχει κφροσ και δφςκολα παρερμθνεφεται Ζχει χαρακτιρα επίςθμο Ζχει μακροβιότθτα 4

5 Μειονεκτιματα γραπτισ επικοινωνίασ: Είναι περιςςότερο ψυχρόσ, απρόςωποσ, τυπικόσ Δεν εκφράηει τα ςυναιςκιματα του πομποφ Δεν ζχει αμεςότθτα Δεν δίνει τθν δυνατότθτα άμεςθσ απόκριςθσ Ποια είναι τα πλεονεκτιματα τθσ προφορικισ επικοινωνίασ: Είναι αυκόρμθτοσ, πθγαίοσ Εκφράηει τον ςυναιςκθματικό κόςμο του πομποφ και του δζκτθ Επιδζχεται επεξθγιςεισ, διάλογο, αντίλογο, αντίκεςθ Είναι απρόςμενοσ και ειλικρινισ Ποια είναι τα μειονεκτιματα τθσ προφορικισ επικοινωνίασ: Είναι λιγότερο επιμελθμζνοσ. Μπορεί εφκολα να παρερμθνευτεί ι αλλοιωκεί Τα νοιματα τθσ επικοινωνίασ μποροφν εφκολα να ξεχαςτοφν Τα λόγια επιδζχονται πολλζσ ερμθνείεσ 5